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REVISTA PROFESIONAL DE OFIMÁTICA, GESTIÓN DOCUMENTAL E IMPRESIÓN DIGITAL Nº 149 - Marzo - Abril 2019 - Año XXVII - www.repropres.net

ARTICULOS ●

Servicios Impresión

Copyright

Transformación digital

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EMPRESAS ●

Brother

Lexmark

Canon

Compart

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Konica Minolta

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Ricoh

FERIAS ●

Graphispag

ESPECIAL GESTIÓN DOCUMENTAL

P.V.P. 11€


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umario 04. EDITORIALES 04. Un Graphispag más, pero nunca el mismo… 05. Cloud computing y Blockchain

36. FERIAS Graphispag define la impresión con más tecnología, innovación y conexión con el mundo digital

06. NOTICIAS La actualidad del mercado

En portada... HP Inc

14. ARTICULOS 14. Transformando la tinta en flujos de información 16. Un cuento sobre el copyright 20. Estudio sobre la situación actual en los proyectos de transformación digital 21. Fujitsu muestra las 6 predicciones que marcarán el sector financiero en 2019

Calle José Echegaray,18 (Acceso por Gabriel García Márquez) Parque Empresarial Madrid-Las Rozas 28232 - Las Rozas, Madrid Tel.: 900 803 638 https://h71044.www7.hp.com/g a/es/es/contactus.php?DESIGNJET&&att1= www.hp.es

22. EMPRESAS 22. Brother se asocia con BarTender® empresa de software líder en diseño de etiquetas 23. Lexmark refuerza el mercado de las pymes con su nueva línea de productos 24. Canon presenta plataforma imageRUNNER ADVANCE Generación 3 26. La gama imagePROGRAF TX de Canon obtiene un gran crecimiento 27. Compart presenta DocBridge® Auditrack 28. Epson entre las 100 compañías más innovadoras del mundo 30. Konica Minolta anuncia Workplace Hub 32. Solpheo blinda la seguridad de documentos 33. KYOCERA presenta la solución cloud 34. Ricoh presenta la nueva gama de equipos multifuncionales inteligentes

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Prohibida la reproducción total o parcial de los contenidos aparecidos en esta publicación sin previa autorización por escrito. Las opiniones y artículos publicados son responsabilidad exclusiva del autor, sin que esta revista las comparta necesariamente.

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ariana.prado.crespo@gmail.com

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Sergio Paradís

EDICIÓN/REDACCIÓN Rosa Arza rosa.arza@repropres.net DIRECTOR FUNDADOR Dardo Gómez dardo.gomez@repropres.net

44. ESPECIAL GESTIÓN DOCUMENTAL 44. La automatización de procesos 45. Los datos son el nuevo petróleo 47. Entrevista Harald Grumser, CEO de Compart 48. Claves de la gestión documental para cumplir con el nuevo GDPR 50. Gestión de la información, gestión del cambio 52. La utopía de la ‘oficina sin papeles’ 54. Cuando la transformación digital de las empresas empieza por la gestión documental 56. La digitalización de la gestión documental representa el gran salto a la eficiencia 58. Cómo aplicar la gestión documental para convertirse en oficina “paper light” 60. La gestión documental se va a la nube privada 62. Poner orden al caos 64. Sin gestión documental eficaz no hay paraíso

sparadis@edicionesindustriagrafica.com

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UN GRAPHISPAG MÁS, pero nunca el mismo…

H

ace algo más de dos meses que inauguramos 2019 y ya estamos a las puertas de un nuevo salón Graphispag; digo nuevo porque un salón ferial siempre ha sido y seguirán siendo una novedad. Decía un poeta que la experiencia no es ciencia, pero a renglón seguido apostillaba: pero tampoco es pecado. Algo que viene a cuento ante los agoreros que no tienen memoria suficiente para sostener que lo hayan visto todo, pero que enfermos de “modernidad” (en el peor sentido de la palabra) reniegan de estas citas feriales con el peregrino pretexto de que los nuevos recursos de comunicación hacen innecesaria su celebración. La riqueza de estos nuevos recursos se potencia cuando sabemos utilizarlos en su justa medida; sobre todo, cuando no los utilizamos para limitarnos en nuestras capacidades. Y eso ocurre cuando desechamos todo lo anterior -que no es lo pasado sino lo que sigue estando- sin haber terminado de aprovechar todo lo que puede dar. El conocimiento personal es la suma de todos los conocimientos adquiridos; pero también es la apertura mental a los conocimientos futuros y en esto último se ha basado el desarrollo del actual salón Graphispag. Los memoriosos (disculpen, pero quedamos algunos) recordamos que hubo marcas feriales de la misma Fira como fueron Graphintro, Serigraph o graphispag digital, que a lo largo de los años han tenido como primera función mostrar novedades y que han sido los salones apertura de la modernidad (en el buen sentido). Aunque también, de forma paralela y tan importante como lo anterior, abrir los ojos de los hombres y mujeres del sector a las nuevas tecnologías y los futuros desarrollos que se vislumbraban como los cambios necesarios para una nueva era de la impresión. Los que hemos tenido la suerte de hacer REPROpres a lo largo de 27 años (se dice pronto) hemos vivido en la primera línea la revolución digital; la única revolución en profundidad que tuvo la disciplina de la impresión gráfica. Lo anterior habían sido mejoras, riquísimas algunas, pero todas sobre un mismo concepto: la copia. Mientras que lo digital nos permite la creación número a número. En este mismo espacio, pero en una edición del desaparecido salón Graphintro-Serigrah se hizo -hace dieciocho años- la primera experiencia de impresión digital remota y se hizo desde el stand de nuestra revista. Desde allí se dispararon los documentos a imprimir sobre nueve terminales de otros tantos expositores. Así, a lo largo de los cinco días del salón se lanzaron tres boletines papel diarios sobre la actualidad del salón personalizados para cada impresor. Tampoco es pecado recordarlo, porque hacerlo sirve para tener presente que los salones feriales siempre han servido y, seguramente, seguirán sirviendo como espacios escaparate que nos aproximen de forma eficaz a lo que necesitamos para mejorar los servicios de nuestras empresas. Todos los espacios de novedades que encontraremos Graphispag, más sus seminarios y sus espacios de demostraciones se han ido diseñando y renovando, edición a edición, de forma que han ayudado a tejer el actual tejido productivo de lo que una vez se conocía como artes gráficas. Ya estamos en otro Graphispag, en otro nuevo Graphispag…

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Dardo Gómez Ruiz-Díaz, Director Fundador Repropres. dardo@repropres.net


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Cloud computing

Y BLOCKCHAIN

Y

a en el Comparting del pasado año, foro internacional de gestión documental y salida de documentos organizado por Compart, se puso manifiesto que el cloud computing y el blockchain se han incorporado a la gestión documental. Allí se explicó que la utilización de blockchain en la creación de los documentos va a resultar muy relevante para sectores como el de la sanidad o las finanzas. También se dijo que el cloud computing está impulsado por el Reglamento de Protección de Datos de la UE – GDPR. Compart considera que el GDPR despeja el camino a las soluciones cloud en documentos y en su gestión de salida. Para el CEO de Compart, Harald Grumser “cada vez más empresas están haciendo frente a sus cargas máximas de volumen con la ayuda de la nube y es por eso que en este momento tenemos el requisito de hacer que nuestras soluciones sean siempre compatibles con la nube”.

Rosa Arza, Editora Repropres Rosa.arza@repropres.net

Para este directivo no hay duda de que la nube requiere de un replanteamiento del sector IT y precisamente ésa es una de las tendencias en gestión documental para este año, según pone de manifiesto la consultora tecnológica chilena Apiux. En su opinión, resultará fundamental tener soporte en la nube ya que brinda múltiples beneficios, principalmente la disponibilidad de tener 24×7 los documentos para un rápido u fácil acceso. Otra tendencia es la integración a las redes sociales, ya que hoy en día ya se utilizan para enlazar datos con aplicaciones, y también la adaptación lo mejor posible a los dispositivos para brindar una experiencia móvil a los usuarios. Especial relevancia tendrá el que los sistemas de gestión documental permitan el acceso a clientes para que estos puedan gestionar y realizar búsquedas de archivos de su interés. La colaboración es un factor importante en las tendencias de los gestores documentales. Al igual que los flujos de trabajo y la gestión de proyectos confluyan en una única plataforma. Sin olvidar la escalabilidad para que el software de gestión de documentos ofrezca la capacidad para realizar transición sin problemas según el tamaño de la organización. Y finalmente que los servicios de esta gestión documental sean más asequibles para las empresas. Para aquellas empresas que todavía se estén planteando la digitalización la consultora tecnológica GDX Group les muestra muchas ventajas para que se decidan. Por ejemplo, una vez digitalizados los documentos, trabajar con ellos es más sencillo y rápido: se pueden establecer flujos de trabajo automatizados, que permiten validar documentos desde cualquier lugar y hacer un seguimiento del proceso; se pueden programar robots virtuales que realicen tareas repetitivas de manera automática y los albaranes pueden llegar al departamento de administración al instante para facturar los servicios de inmediato. Las aplicaciones son infinitas y se adaptan a las necesidades y a la forma de trabajar de cada organización. Además, la digitalización proporciona una mayor sostenibilidad medioambiental, al eliminar el papel y las impresiones, optimización de recursos tanto materiales como humanos, pudiendo dedicar el tiempo a tareas más productivas, así como la posibilidad de aumentar los beneficios, al aprovechar los descuentos por pronto pago, disponer de información actualizada a la hora de tomar decisiones, facturar y cobrar antes, explica GDX. Si a pesar de todo esto aún se plantean dudas podéis consultar nuestro especial sobre gestión documental de esta edición, donde a lo largo de 22 páginas expertos en la materia ofrecen sus consejos para tomar la decisión más acertada.

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TOSHIBA NOMBRA A JESÚS CONTRERAS Director de la unidad de negocio de impresión en España Toshiba Tec en España ha nombrado a Jesús Contreras nuevo director de la unidad de negocio de Impresión de la compañía. Desde esta nueva responsabilidad, Contreras reforzará la estrategia de posicionamiento y ventas de las soluciones de impresión y gestión documental de la compañía japonesa y ampliará su red de distribuidores, partners y clientes en nuestro país. Jesús Contreras, de 46 años, es licenciado en Administración y Dirección de Empresas por la Universidad de Coventry (Reino Unido) y cuenta con una diplomatura y postgrado en marketing del IE Business School. El nuevo directivo de Toshiba acumula más de 20 años de experiencia en el mercado de la impresión, ocupando distintos puestos en las compañías Xerox o Kyocera, organización, esta última, en la que desarrolló su labor profesional durante los últimos 15 años. En estas empresas, Contreras ha ocupado distintos puestos de dirección en las áreas de desarrollo de negocio y marketing, creando e impulsando estrategias empresariales y comerciales enfocadas en la mejora de la competitividad y la creación de una oferta de valor. Según afirma Contreras, “me incorporo a Toshiba con el objetivo de reforzar la posición de la compañía como socio tecnológico especialista y de confianza de partners y clientes, en un momento en que éstos son más conscientes que nunca de la contribución de nuestros dispositivos inteligentes y soluciones documentales a la productividad, la movilidad y la optimización de los recursos de las organizaciones”. Con este nombramiento, la compañía reafirma su apuesta decidida por la unidad de negocio de Printing, que, junto con las unidades de Auto ID (Barcode) y Commerce (Retail), conforman las tres áreas de negocio de Toshiba Tec en España. REPROpres 6

IDC MARKETSCAPE NOMBRA A

Lexmark líder mundial en servicios gestionados de impresión y de documentos Lexmark, empresa líder en tecnologías de impresión y digitalización a nivel mundial, ha anunciado que ha sido reconocida como líder por la empresa de investigación y asesoría de mercado IDC en su IDC MarketScape: Worldwide Contractual Print and Document Services Hardcopy 2018-2019 Vendor Assessment. Lexmark ha sido líder en IDC MarketScapes en servicios gestionados de impresión y de documentos, servicios de flujo de trabajo, y servicios de seguridad en la impresión durante los últimos años. El último informe cita a Lexmark situándolo en “una posición sólida para abordar y gestionar eficazmente los entornos de los clientes e impulsar una transformación digital real.” Al nombrar a Lexmark como líder, el informe afirma que “Lexmark continúa separándose de sus competidores a través de su enfoque de mercados verticales y la prestación de servicios globales”. El informe añade, “Combinado con las inversiones en Cloud, IoT, y analítica de datos, Lexmark está creando una plataforma de prestación de servicios globales diseñada para mantener el ritmo de las cambiantes dinámicas en el lugar de trabajo”. IDC MarketScape sugiere a las organizaciones considerar a Lexmark “cuando busquen conocimientos específicos verticales en una gran variedad de mercados y aplicaciones”, así como “cuando estén considerando programas que se centren en áreas claves como la infraestructura de impresión, la seguridad y la optimización de procesos”. “De forma intencionada diseñamos hardware, soluciones y servicios como sistemas integrados sin fisuras que ofrecen un entorno de impresión más simple, seguro y productivo”, afirma Allen Waugerman, senior vice president y chief technology officer de Lexmark. “Estamos orgullosos de que el informe IDC MarketScape reconozca el valor que ofrecemos a nuestros clientes”. Con una tasa de renovación en la contratación de servicios de impresión gestionados del 95% y el reconocimiento del liderazgo por parte de IDC MarketScape en las categorías de hardware, seguridad y servicios, los clientes de todo el mundo pueden tener confianza a la hora de elegir a Lexmark.


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SAVE4PRINT PRESENTA PRINT360,

su nueva APP para mejorar la gestión de la impresión

Con el fin de mejorar la calidad de la impresión gestionada del canal de distribución IT, Save4Print estrena una nueva aplicación móvil. Se trata de Print360, una APP que proporciona al momento información sobre el estado de los consumibles y

de los contadores de las impresoras o multifuncionales. Se caracteriza por su facilidad de uso y muestra al distribuidor una idea clara de las necesidades de impresión de su cliente a corto y medio plazo, lo que le permite adelantarse a la competencia. Para Miguel Ángel Guisado, CEO de Save4Print, “Print360 es un complemento único para que el distribuidor pueda ofrecer un Servicio Gestionado de calidad, ya que gracias a la APP, entre otras cosas, el usuario final va a poder apreciar, sin apenas esfuerzo, el gran trabajo que hace su Dealer gestionando su impresión”. Por su parte, para Jorge Morata, director de Operaciones de Save4Print, “Print360 es uno de los sistemas

más modernos para disponer de la información necesaria para la correcta gestión de la impresión y, además, una de nuestras mayores satisfacciones está siendo ver cómo se agilizan los procesos”. La APP ya está disponible en Google Play y está previsto que en las próximas semanas pueda descargarse ya en Apple Store. En la Plataforma MPS se está trabajando en la segunda fase de la presentación de Print360, que verá la luz en las próximas semanas de forma online y que se mostrará con el propósito de contribuir todavía más al crecimiento del distribuidor MPS en un mercado tan exigente como el del Servicio Gestionado de Impresión.

KTM ORGULLOSO DE COLABORAR con Soficat durante el Rally Dakar 2019 KTM Factory Racing está extremadamente encantado de trabajar con Soficat, distribuidor oficial de Xerox España. La colaboración que se inició antes de la exitosa campaña de KTM en el Rally Dakar 2019, permitirá que Soficat siga apoyando a Laia Sanz y al equipo KTM Factory Racing durante la temporada 2019. Soficat, una de las compañías españolas líderes en el campo de la impresión y gestión de documentos, está también en cabeza como el primer distribuidor oficial de Xerox Iberia, una evidencia de la experiencia y los conocimientos técnicos de esta empresa con sede en Barcelona. Dando a continuación una larga colaboración con Laia Sanz piloto de KTM Factory Racing, Soficat ha renovado su acuerdo de sponsor con la 18 veces campeona del mundo el pasado Diciembre de 2018, convirtiéndose en su principal patrocinador. Soficat también ha alcanzado un acuerdo con KTM para llevar a cabo un estudio de Managed Print Services (MPS) para llegar a ser un proveedor de nuestra compañía. La asociación ha sido recompensada de inmediato en el Rally Dakar 2019, con Laia Sanz de nuevo ganadora de la clasificación femenina y terminando en un excelente 11º puesto en la clasificación general, incluyendo el logro de terminar su noveno Dakar consecutivo. Gerard Sicart (CEO de Soficat) comenta al respecto: “Estamos orgullosos y emocionados de formar parte de la familia KTM, una compañía con la que compartimos valores y metas. El Rally Dakar es una de las carreras más difíciles del mundo, y ese ambiente desafiante es lo que nos llamó la atención para involucrarnos en el programa del Rally de KTM, impulsados por nuestra colaboración con Laia. Por supuesto, haber estado trabajando con KTM para la carrera de 2019, la cual fue increíblemente satisfactoria para la marca Austriaca por su 18º victoria, y para Laia, que completó su noveno Dakar con un espectacular

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11º puesto, nos hace estar muy orgullosos. Todo el mundo de las carreras está pendiente del Dakar ahora mismo, y para Soficat es muy importante la visibilidad que nos proporciona para nuestra marca. Esperamos esperanzados para la próxima temporada de Rally y nuestra colaboración con el equipo de KTM Factory Team”. Jordi Viladoms (KTM Rally Team Manager) dice: “Estamos realmente orgullosos de que una empresa exitosa como Soficat, que no participa directamente en el deporte del motor, vea a KTM como una buena compañía para promocionarse. Significa mucho para el equipo de KTM Factory Racing que Soficat crea en los valores que tenemos y en el deporte del rally en general. También es fantástico que Soficat haya decidido continuar con su apoyo a Laia y su proyecto personal. "El soporte brindado por Soficat para el Rally Dakar resultó extremadamente valioso y nos enorgullece haber podido recompensar ese compromiso con resultados tan sólidos".


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KONICA MINOLTA DESARROLLA el lugar de trabajo del futuro

El aprovechamiento de los datos y la incorporación de tecnología interconectada serán los principales desafíos a los que se enfrente el lugar de trabajo del futuro para Konica Minolta. Desde la llegada de Internet a la oficina moderna no se han producido grandes cambios en cuanto a la adopción de nuevas tecnologías. Con el uso de datos, la inteligencia artificial (AI) y la conectividad del Internet de las Cosas (IoT) todo está preparado para afrontar un periodo de cambios que beneficien la incorporación de estas tecnologías por parte de pequeñas y grandes empresas. Konica Minolta incide en que, a medida que evoluciona el entorno de trabajo, es necesario el desarrollo de tecnologías de apoyo que permitan mantener el ritmo de trabajo. En este sentido, Konica Minolta destina sus esfuerzos y recursos a la creación del lugar de trabajo del futuro, para que los empleados puedan desarrollar sus tareas de forma eficiente a través de tecnologías que satisfagan sus necesidades. La tecnología de IoT de Konica Minolta tiene como objetivo la construcción de un sistema ‘cibernético’ superior que asegure la recolección precisa de datos utilizando una combinación única de tecnologías cloud e IoT que apoyen la toma de decisiones. Este sistema convierte la información del mundo real en soluciones significativas. Para Konica Minolta, formular el lugar de trabajo del futuro significa pensar menos sobre el cómo y más sobre el qué se puede hacer en términos de productividad, creatividad y satisfacción en general. Se trata de llevar la emoción a los negocios, de promover una mayor colaboración y productividad y de ofrecer una mayor eficiencia y seguridad. Una de las soluciones de Konica Minolta para este reto es Workplace Hub, una plataforma IoT de vanguardia que revolucionará la industria y el entorno TI de pymes. El centro de trabajo unifica toda la

tecnología de la organización a través de una única plataforma centralizada e impulsa la eficiencia mediante la reducción de los costes de gestión de TI y la prestación de servicios. Además, Workplace Hub proporciona información en tiempo real basada en datos que contribuye a mejorar los procesos. Konica Minolta ya piensa en la próxima etapa de transformación para el lugar de trabajo del futuro. Con la integración de sistemas AI e IoT, Workplace Hub evolucionará hasta convertirse en Cognitive Hub. Esta nueva plataforma aplicará la computación inteligente a la IA y a la inteligencia humana aumentada para ampliar la red de interfaces de usuarios y mejorar la colaboración entre equipos y empleados. Cognitive Hub se convertirá en un nexo de unión para los flujos de información dentro del lugar de trabajo digital y proporcionará servicios basados en inteligencia aumentada que cualquier empleado podrá utilizar fácilmente. Además, será capaz de conectarse con los futuros dispositivos, como las gafas de realidad aumentada Wearable Communicator-, las paredes inteligentes y las pantallas flexibles. “Nuestra visión consiste en la evolución hacia una compañía digital que aporte nuevo valor a empresas y organizaciones”, comenta Francisco Javier Boter, Product Manager of Solutions and Services de Konica Minolta. “A partir de nuestras principales actividades de desarrollo de soluciones IT para los negocios, los materiales de alto rendimiento y los sistemas sanitarios y ópticos de uso industrial, decidimos predecir los potenciales desafíos de nuestros clientes para crear soluciones conjuntas. Konica Minolta es una verdadera compañía B2B2P y las soluciones que creamos contribuyen al beneficio de nuestros dos millones de clientes y de la sociedad en general”.

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KYOCERA PRESENTA

un estudio en el que analiza los proyectos de transformación digital

GRUPO ISS, NOMBRADA DE NUEVO la mejor empresa de outsourcing del mundo

Grupo ISS, la multinacional danesa líder en la gestión e integración de servicios generales, ha sido nombrada un año más la mejor empresa de outsourcing a nivel mundial por la Asociación Internacional de Profesionales de Outsourcing (IAOP)., ISS ha recibido además un reconocimiento especial por estar en lo más alto de esta lista año tras año y liderar el desarrollo de la industria del outsourcing. “En ISS, la externalización es sinónimo de colaboración. Trabajamos para conseguir que nuestros clientes dispongan de los mejores lugares de trabajo. Esto no sería posible sin la implicación y capacitación de nuestros empleados. Además, la utilización de la mejor tecnología del sector y la cobertura global de ISS, nos brindan una ventaja competitiva en el sector de Facility Services. Es un orgullo que IAOP haya reconocido el valor que aportamos a nuestros clientes, así como el impacto de nuestras acciones en materia de responsabilidad social corporativa”, comenta Jeff Gravenhorst, CEO de Grupo ISS. ISS ha sido designada de nuevo como “Superestrella” del Global Outsourcing 100, al haber estado en el top durante 6 años. Además, ha conseguido la estrella de cada categoría: Referencias de Clientes, Tamaño y crecimiento, Premios y Certificados, Programas para la Innovación y Programas de Responsabilidad Social Corporativa. Grupo ISS ha obtenido una puntuación de 7,33 sobre 8, en comparación con la media del Global Oustourcing 100 2018, que es de 4,81. La evaluación de las 100 mejores compañías del Global Outsourcing 2018 se basa en una rigurosa metodología de puntuación e incluye la valoración independiente por parte de un jurado de la IAOP. Cada año, IAOP publica el ranking de empresas de outsourcing globales de todos los sectores y por séptimo consecutivo, Grupo ISS, ha obtenido cinco estrellas, la máxima puntuación posible. REPROpres 10

Que el empleado es el centro de toda estrategia de transformación digital es un hecho que las empresas ya han asumido; sin embargo, la trasposición de la experiencia digital del usuario hacia la empresa también precisa de una forma de trabajar distinta, donde se exigen horarios flexibles, la ruptura del espacio físico de la oficina o la colaboración en tiempo real. En este contexto los datos hablan por sí mismos y muestran un mapa organizacional en el que, por ejemplo, solo en un 8% de las mismas los empleados pueden decidir dónde desarrollar su trabajo. Ante este panorama y con el objetivo de orientar a las áreas de Recursos Humanos en la transformación digital de las organizaciones mediante sus empleados, KYOCERA Document Solutions ha presentado un estudio en el que analiza la situación actual, barreras y soluciones de cinco claves identificadas a través de la visión de diferentes directivos de grandes organizaciones españolas. Bajo el título ‘El rol de la dirección de Recursos Humanos en la transformación digital’, la compañía aborda aspectos críticos como el binomio agilidad/innovación, donde a pesar de formar ya parte de la cultura de las organizaciones se observa que la mitad de las empresas encuestadas aún lo perciben como una actividad separada de la responsabilidad del empleado y en las que solo el 24% realiza ciclos constantes de innovación. También se han tenido en cuenta otros factores como la necesidad de flexibilidad y lucha contra el ‘presencialismo’, en el que se hace esencial redefinir cómo y quién realiza el trabajo; el impulso de la estructura de colaboración departamental frente a los silos, donde se hace fundamental diseñar espacios de trabajo y herramientas que propicien la colaboración; o la importancia de la satisfacción del empleado para su vinculación con la empresa. Así mismo, destaca el papel que juega el empoderamiento del empleado en la toma de decisiones, que revela una situación en la que solo una de cada cuatro empresas fomenta que estas sean tomadas en su contexto por las personas mejor preparadas para ello. Entre las principales conclusiones analizadas cabe destacar que la transformación digital del back-office hacia el empleado representa una oportunidad para que los departamentos de Recursos Humanos cobren un rol determinante dentro de la empresa y sean, aún más, impulsores del negocio.


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CHRISTIAN MASTRODONATO

es nombrado Leading Influencer de la industria IT

Konica Minolta se complace en anunciar que Christian Mastrodonato, Chief Technologist de Workplace Hub, ha sido nombrado como uno de los ‘Young Influencers’ del año por The Cannata Report, un recurso de inteligencia líder en la industria IT empresarial y los servicios gestionados. En su quinta edición, el premio Young Influencers está diseñado para destacar a los jóvenes que desempeñan funciones críticas en tecnología empresarial, servicios gestionados y la industria de la imagen. En 2018, The Cannata Report eligió a seis profesionales líderes que, a su manera, desafían los estereotipos tradicionales y buscan la constante innovación en sus carreras profesionales. Mastrodonato, que se unió a Konica Minolta en 2014 para el primer Business Innovation Centre en Europa, fue reconocido como pionero comprometido a través de su trabajo con la consecución de un futuro dinámico. Su entusiasmo por la innovación queda patente en su trayectoria profesional; antes de incorporarse a Konica Minolta ha liderado diferentes programas estratégicos, de ingeniería y de investigación aplicando tecnologías de Ciencia de Datos, Inteligencia Artificial e Internet de las Cosas en una selección de sectores industriales como el Aeroespacial, la Construcción, la Energía, la Sanidad y las Ciudades Inteligentes. Su función actual es la de supervisar la estrategia general de arquitectura técnica, el diseño de soluciones y los procesos de

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desarrollo para Workplace Hub, la nueva categoría de IT disruptiva de Konica Minolta que es quizás el mejor ejemplo de su arduo trabajo. Con un sistema operativo inteligente para ayudar a las organizaciones a preparar sus recursos físicos y digitales y permitir a los administradores de IT a tomar decisiones más intuitivas y eficaces, Workplace Hub es una clara demostración del uso de jóvenes, nativos digitales como Mastrodonato, en la creación de soluciones flexibles que el lugar de trabajo necesitará en el futuro. "Es gratificante porque realmente tenemos la oportunidad de impactar", comenta Mastrodonato en su entrevista. "Estamos creando un ecosistema en torno a la analítica, el Internet de las Cosas y la Inteligencia Artificial. Esto es sólo el principio desde un punto de vista tecnológico y aquí es donde empieza la verdadera diversión". Dennis Curry, Deputy CTO & Technology Fellow, añade: "Dentro de nuestro equipo global de I+D, buscamos continuamente personas que puedan superar los límites y pensar de forma diferente. Sabemos que, para convertirnos en un proveedor líder de servicios IT e Internet de las Cosas, debemos desafiar la percepción que tenemos de las reglas de la industria. Christian es uno de los muchos colegas talentosos dentro de nuestro negocio y estamos encantados de que su perseverancia en impulsar la innovación para resolver las necesidades de nuestros clientes haya sido reconocida de esta manera".


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rtículo IDC

TRANSFORMANDO la tinta en flujos de información

La digitalización del contenido está teniendo un profundo impacto en el negocio de impresión para la oficina y está modificando las tendencias del mercado hacia el consumo de servicios de impresión. Poco a poco van quedando atrás los pedidos de hardware y los correspondientes ingresos generados por los consumibles y los proveedores de impresión están impulsando nuevos modelos de servicios de impresión que lleguen a todos los segmentos empresariales.

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os diferentes proveedores de impresión están trabajando en línea con esta demanda de servicios de impresión, transformando sus existentes servicios alrededor del hardware hacia unos servicios más profesionalizados que se integran con las estrategias de digitalización de documentos y transformación digital de las empresas. Según IDC, para el año 2021, los contratos de impresión como servicio representarán el 45% de todos los negocios de impresión de oficinas en todo el mundo. La tendencia es clara, y en 2021 prácticamente la mitad de las empresas estarán enfocando sus necesidades de impresión hacia los nuevos modelos de impresión gestionados. Estos nuevos modelos también ponen de manifiesto nuevas necesidades que las empresas están demandando alineadas con sus procesos de transformación digital: Integración de la información de forma inmediata con sus sistemas de gestión de datos internos. Procesos adicionales alrededor de la información capturada: almacenamiento, recuperación, administración, capacidades colaborativas, automatización de los flujos de trabajo…Aumento de los niveles de seguridad en la captura de la información y su posterior transmisión. Ayuda al cumplimiento normativo en materia de protección de datos (RGDP). El mercado de impresión no solo se condiciona por estas nuevas necesidades, sino que debe acomodarse a los nuevos hábitos de uso cambiantes en las empresas que continúan consolidando nuevos dispositivos que contribuyen a la eliminación de impresiones e impresoras. Las empresas tienen un claro compromiso con la reducción del consumo de papel y el uso del color y en algunos casos observamos estrategias claras para la eliminación del uso de papel a tres años vista. Todo esto pone de manifiesto la necesidad de acompañar a la empresa en la transición del papel hacia el mundo digital donde la gestión del contenido contribuya a generar un mayor valor y una mejora de los procesos de negocio La escalabilidad y replicación de los nuevos servicios de impresión determinan un tipo de servicio basado en nube, que sea integrable con cualquiera de los repositorios de información que las empresas vienen utilizando y donde la modalidad de entrega es SaaS. Esto supone una REPROpres 14

transformación en la forma que las empresas venían consumiendo los servicios de impresión convirtiendo el CAPEX en OPEX. En el nuevo modelo de servicios de impresión predominará un denominador común que condicionará las ofertas del mercado. Estamos hablando de la necesidad de vincular la Seguridad a la información que se gestiona en la empresa desde el inicio del ciclo de captura, almacenamiento


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y gestión de esta información. El 60% de los RFP de servicios de impresión administrados (MPS) incluirán la provisión de servicios continuos de auditoría de seguridad de la impresión y el documento. El reto para el proveedor de impresión es claro. Deberá comunicar una propuesta de valor atractiva centrada en las necesidades actuales de los clientes en un mercado maduro como el de la impresión, prestando especial atención a los nuevos modelos de digitalización y gestión del flujo de información con un enfoque holístico, que permita ayudar a las organizaciones a impulsar los mejores resultados comerciales y apoyar los objetivos comerciales estratégicos. En la actualidad, las líneas que separan los servicios de impresión, la administración de documentos, la automatización del flujo de trabajo y los servicios administrados, aparecen muy difusas representando una nueva oportunidad para relanzar el hasta ahora maduro y estable mercado de impresión que media sus rendimientos en base a medidas como “página impresa”. La diferenciación se deberá encontrar enfocándose en otros componentes del entorno de TI: movilidad, seguridad, aplicaciones, computación en la nube y análisis de datos. El nuevo mercado emergente de los servicios gestionados de impresión alcanzará un volumen en 2022 de 20.700 M$ a nivel mundial, y mantendrá una tendencia alcista globalmente hasta 2022 con una tasa CAGR entre 2017-2022 en torno al 8%. La oportunidad estará centrada fundamentalmente en la PYME donde este crecimiento alcanza tasas del 8,4% (CAGR) en comparación del segmento de las grandes empresas donde este crecimiento será del 2,2% (CAGR) La participación del canal en este nuevo mercado pasará por extender las capacidades directas del proveedor de impresión en un nuevo mercado que poco tiene que ver con el negocio heredado y que tiene que ver más con un compromiso con el modelo de comercial contractual, un enfoque

en servicios de la valor agregado, la flexibilidad necesaria para reformar las prácticas comerciales existentes y los planes de compensación, y un sólido abanico de soluciones que deberá apoyarse en el canal distribuidor para adaptar el servicio a las nuevas necesidades del cliente y generar la satisfacción tan importante en la nueva economía digital. Así pues, los proveedores de impresión deberán concentrarse en ampliar las ofertas de servicios en la nube para impulsar el compromiso de los socios de canal y simplificar la implementación de unos nuevos programas de canal basados en servicios. Emilio Castellote Senior Research Analyst IDC Spain

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rtículo AER

UN CUENTO sobre el copyright

La explotación de los derechos de autor es objeto de controversia desde su génesis, lo que puede explicarse en razón a su historia y al modelo simonita de explotación de las “IDEAS”. Para encontrar sus raíces hay que remontarse a Gutenberg, pues hasta la invención de su imprenta, allá por 1440, el monopolio de la copia de libros (realizada de forma amanuense sobre pieles de oveja), la tenía el clero, cuyos monjes copistas ven amenazada su actividad con la irrupción de la nueva técnica de impresión y el uso del papel, que abarataba la producción y permitía difundir información más rápidamente a más gente.

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sto último inquietó a la Iglesia Católica pues suponía perder el control de la información que le permitía determinar lo que las personas podían saber. La reacción no se hizo esperar y, como poder universal que era, presionó a las monarquías europeas para que la tecnología de impresión fuese prohibida, con un argumento que –con distintas manifestaciones– permanece hasta hoy: ¿qué iba a pasar con los monjes copistas...?. Pero, tal pretensión, no hubiera tenido mucho éxito si no hubiera sido por la irrupción del Protestantismo. Efectivamente, la lucha entre Enrique VIII y el Papa lleva a la creación de la Iglesia Anglicana, pero su hija María I, ardiente católica, empeñada en devolver Inglaterra a la Fe, ve un enemigo para su proyecto

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en la posibilidad de distribuir, en masa y rápidamente, información contraria a sus intereses, lo que la lleva a aliarse con la “Stationers' Company” en 1557. La Stationers’ constituía un monopolio sobre la industria editorial al que se le dio poder para perseguir a aquellos "libros ofensivos" que violaban los estándares fijados por la Iglesia y el Estado” jugando un muy importante papel en la legislación vinculada al comercio del libro. Nadie que no fuera miembro de la Stationers' estaba autorizado a imprimir libros. Los miembros obtenían la propiedad sobre las copias al inscribirse en un registro llamado "Stationers' Company Register"; había nacido el copyright!!. Una curiosidad: María I muere sin lograr


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su objetivo de restaurar el catolicismo en Inglaterra, pero su invención del copyright, ideado inicialmente como un instrumento de censura, permanece hasta hoy. La historia posterior transita entre épocas más flexibles en las que la creatividad crece en Inglaterra y otras en las que la censura se reinstituye y obliga a autores, impresores y editoriales a pre-registrarse en la “Compañía de Libreros de Londres” antes de publicar, so perjuicio de poder ser cerrado o destruido cualquier equipo o libro ilegal, incluso acabar en prisión... hasta 1695. Tras la Revolución Gloriosa de 1688, que da inicio a la democracia parlamentaria moderna inglesa, disminuye la presión (aunque el registro en Statationers’ se mantuvo hasta 1923, que pasó a ser voluntario). Pero, los privilegiados del monopolio que asisten a su extinción, intentaron su restauración y vaticinaron, como un mantra que se mantiene hasta nuestros días: “sin copyright, nada más será escrito”... En verdad esta reacción era la manifestación de los libreros ante la idea de que los “autores” pudieran transformarse en “dueños” de sus obras. Pero maniobraron bien y con “El Estatuto de la Reina Ana” (1710) logran mantener su monopolio al establecerse un plazo protección de 14 años, prorrogable por otros 14 años, tras los cuales el autor podía... ¡escoger a otro editor!. Esa fue la primera gran victoria del lobby del copyright. En 1849 el Parlamento inglés que se encontraba elaborando la Ley de las Bibliotecas Públicas es presionado para impedir la creación de las bibliotecas públicas, porque en ellas... ¡¡se podría leer gratis!!. Pero el Parlamento entendió más beneficioso el acceso público al conocimiento y a la cultura que las restricciones pretendi-

das por aquellos y en 1950 se abre la primera Biblioteca Pública. Los vaticinios en aquel momento debieron ser algo así como: ¡si las personas leen gratis, no se venderán más libros, nadie volverá a escribir un libro!. Visto con la perspectiva que da la Historia resulta hilarante ese temor, si no fuera porque el mantra se mantiene actualmente: ahora frente a internet, las reprografía, la universidad... y eso así porque la industria del conocimiento, que es capaz de comprar y vender ideas, pero incapaz de crear una “idea”, vive del mero empaquetamiento de las de otros y sigue anclada en la economía de la escasez que les permitió surgir cuando los libros aún se escribían a mano sobre piel de cordero. Desde entonces hasta nuestros días la evolución ha sido contraria al único espíritu que podía justificar el copyright, ser útil para promover el progreso de las ciencias y las artes, es decir, ampliar la cultura y poner el conocimiento a disposición de la sociedad, y ha trazado un viaje que viene desde la censura del pensamiento y al monopolio del empaquetado de las ideas de otros. El relato histórico de una realidad puede verse contaminado por la impronta personal de su narrador, no así el análisis objetivo de la estructura de esa realidad. Y esa estructura, en el caso de la Propiedad Intelectual, es de corte simonita porque consiste en la compra-venta de lo espiritual (las ideas) por medio de bienes materiales (como en la compra de indulgencias que siglos atrás permitió la Iglesia). La Propiedad Intelectual es un concepto tan difícil de definir que ni la propia ley lo define, y es que no se puede definir como “es” lo que “no es”... La RAE define «Intelectual» como “perteneciente o relatiREPROpres 17


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rtículo AER

vo al entendimiento”; «entendimiento» es la “potencia del alma, en virtud de la cual concibe las cosas” y «concebir cosas» es justo la definición de IDEA que da la RAE al decir que «es el primero y más obvio de los actos del entendimiento». Por tanto, hablar de “propiedad intelectual” es hablar de “propiedad de las ideas” y las ideas, por su propia naturaleza, no pueden ser objeto de apropiación y por eso no se puede definir como “es” lo que “no es”. Porque para que algo sea apropiable se requiere que su objeto “sea útil”, de otro modo, carecería de fin la apropiación; que exista en cantidad limitada y que sea susceptible de ocupación, que pueda poseerse. Pero ninguno de estos atributos es predicable de las “ideas”, ya que ni la utilidad es consustancial a la idea (hay ideas absolutamente inútiles), ni las ideas son limitadas (una idea puede pensarse infinitas veces), ni son susceptibles de ocupación dada su inmaterialidad. Por tanto, ni las ideas no son objeto de propiedad, ni la propiedad intelectual es tal propiedad, ni, por tanto, es posible dar un concepto válido de ésta. Así pues, «La Propiedad Intelectual es la pretensión de convertir meras percepciones sobre concepciones inmateriales (las ideas) en realidades materiales a las que aplicar algunos atributos de las cosas materiales». El monopolio del copyright ha creado un artificio por el cual trasladan los atributos de las cosas materiales a las cosas inmateriales (las ideas) pero sólo aquellas características que sirven a sus intereses porque las cosas materiales se consumen con el uso, se pierde su posesión cuando se venden y al dejar de ser de su propiedad, se deben reponer para poder vender otras de su misma clase..., pero ellos dicen que las ideas no se consumen con el uso –en realidad, ni con el uso ni sin él– y por tanto nunca se pierde su posesión, y como no se consumen con el uso, y no pierden su posesión pueden comercializarlas en infinitas y simultáneas ocasiones y lugares, sin tener que reponerlas, ni ellos, ni sus herederos. ¡Cualquiera quisiera para sí lo REPROpres 18

mismo: fabricar un ladrillo y venderlo infinitas y simultáneas veces sin tener que volver a fabricarlo... pero tal prebenda solo es privilegio del monopolio del copyright!. La contradicción que encierra el modelo de explotación de la industria del copyright se encuentra claramente expresada en el siguiente pensamiento de Thomas Jefferson, autor de la Declaración de Independencia de los Estados Unidos (1776): “Si la naturaleza ha hecho alguna cosa menos susceptible que todas las demás de la propiedad exclusiva, es la acción del poder de pensar llamada idea, que un individuo puede poseer exclusivamente mientras la mantiene para sí mismo, pero que en el momento en que la divulga, se impone en la posesión de cada uno, y el receptor no puede desposeerse de ella. Nadie posee menos, porque los demás posean la totalidad de ella. El que recibe una idea mía, recibe instrucción sin disminuir la mía; igual que quien enciende su vela con la mía, recibe luz sin que yo quede a oscuras. Las ideas deberían difundirse libremente de una a otra parte del mundo, para la instrucción moral y mutua del hombre, y la mejora de su condición...”

Juan Carlos Escudero Grijalvo /Abogado

Marta Escudero / Economista

Asesoría Jurídica AER, Asociación Española de Reprografía. info@aerdigital.es


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rtículo transformación digital

ESTUDIO SOBRE LA SITUACIÓN

actual y principales desafíos ubicados en los proyectos de transformación digital KYOCERA Document Solutions presenta un estudio en el que, tras recoger la visión de diferentes directivos de Recursos Humanos de grandes organizaciones, analiza la situación actual y principales desafíos ubicados en los proyectos de transformación digital.

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ovilidad, innovación, estructura colaborativa, empoderamiento del empleado y satisfacción se configuran como las áreas transversales en las que los departamentos de RRHH deben incidir para ella. Entre los principales retos figuran la redefinición de los roles laborales, la implementación de herramientas que propicien la colaboración entre equipos o la ruptura jerárquica en la toma de decisiones. Que el empleado es el centro de toda estrategia de transformación digital es un hecho que las empresas ya han asumido; sin embargo, la trasposición de la experiencia digital del usuario hacia la empresa también precisa de una forma de trabajar distinta, donde se exigen horarios flexibles, la ruptura del espacio físico de la oficina o la colaboración en tiempo real. En este contexto los datos hablan por sí mismos y muestran un mapa organizacional en el que, por ejemplo, solo en un 8% de las mismas los

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empleados pueden decidir dónde desarrollar su trabajo. Ante este panorama y con el objetivo de orientar a las áreas de Recursos Humanos en la transformación digital de las organizaciones mediante sus empleados, KYOCERA Document Solutions ha presentado un estudio en el que analiza la situación actual, barreras y soluciones de cinco claves identificadas a través de la visión de diferentes directivos de grandes organizaciones españolas. Bajo el título ‘El rol de la dirección de Recursos Humanos en la transformación digital’, la compañía aborda aspectos críticos como el binomio agilidad/innovación, donde a pesar de formar ya parte de la cultura de las organizaciones se observa que la mitad de las empresas encuestadas aún lo perciben como una actividad separada de la responsabilidad del empleado y en las que solo el 24% realiza ciclos constantes de innovación. También se han tenido en cuenta otros factores como la necesidad de flexibilidad y

lucha contra el ‘presencialismo’, en el que se hace esencial redefinir cómo y quién realiza el trabajo; el impulso de la estructura de colaboración departamental frente a los silos, donde se hace fundamental diseñar espacios de trabajo y herramientas que propicien la colaboración; o la importancia de la satisfacción del empleado para su vinculación con la empresa. Así mismo, destaca el papel que juega el empoderamiento del empleado en la toma de decisiones, que revela una situación en la que solo una de cada cuatro empresas fomenta que estas sean tomadas en su contexto por las personas mejor preparadas para ello. Entre las principales conclusiones analizadas cabe destacar que la transformación digital del back-office hacia el empleado representa una oportunidad para que los departamentos de Recursos Humanos cobren un rol determinante dentro de la empresa y sean, aún más, impulsores del negocio.


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redicciones sector financiero

FUJITSU MUESTRA LAS 6 PREDICCIONES que marcarán el sector financiero en 2019

Para Fujitsu, la tecnología continuará impulsando de manera intensa cambios profundos en el sector financiero. La adopción de nuevos servicios financieros y enfoques innovadores para el despegue de la nube publica, IA, grandes avances de blockchain e IoT.

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lo que se suma, una inminente transformación del sector seguros y una mayor apertura de la banca, que marcará, sin lugar a dudas, la incorporación de grandes avances tecnológicos en este sector. En este contexto, la multinacional marca 6 las tendencias que marcarán este nuevo año que comienza y son:

1. Adopción de Cloud Público en los servicios financieros Con casi el 30% de los CIOs planeando reducir su inversión en grandes infraestructuras de TI y centros de datos, la nube se está convirtiendo en el modelo preferido cuando se trata de reemplazar hardware y software. Además, ahora que las instituciones financieras han trabajado para resolver sus cuellos de botella de cumplimiento y responsabilidad en la nube interna durante los últimos años, la adopción de cloud público realmente despegará en 2019. Los bancos medianos harán cada vez más la transición a nubes comunitarias compartidas, que requieren menos experiencia interna. También es probable que veamos proveedores cloud, dominados por AWS, Microsoft y Oracle, que impulsan un nuevo nivel de capacidades de PaaS, además de las plataformas IaaS, lo que permitirá a los bancos dar sus primeros pasos en la creación de aplicaciones nativas de la nube. 2. Nuevos enfoques, nuevos procesos Los bancos comenzarán a explorar y validar nuevos enfoques bancarios nativos cloud, basados en una visión modular de la banca y alejarse de los costosos entornos heredados. Para conseguirlo, recurrirán cada vez más a técnicas ágiles de desarrollo de software, lo que a su vez ayudará a impulsar las implementaciones continuas de software en multi-cloud, a través de la integración continua y procesos de entrega.

mente para fines interbancarios, pagos M2M y nuevos conceptos de digital wallet. 5. El sector de los seguros comienza su transformación Esperamos ver algunas implementaciones de IoT interesantes en la industria de seguros que explorarán cada vez más los casos de uso rentables de la tecnología para reducir el riesgo, a la vez que mejoran la rentabilidad y los ratios operativos combinados (COR, siglas en inglés). Mientras tanto, es probable que los bancos sigan luchando para buscar la manera de aprovechar con efectividad el IoT en el 2019. 6. Mayor apertura Impulsados por las expectativas de los clientes para una experiencia más fluida, comenzaremos a ver la adopción de la banca abierta. Sin embargo, si bien el movimiento abre oportunidades para algunas instituciones, otras tendrán dificultades: esperamos que las instituciones tradicionales experimenten problemas iniciales a medida que trabajan para lograr la diferenciación en nuevos ecosistemas intersectoriales. Esta apertura se extenderá a la industria de seguros, donde es probable que veamos a algunos brokers comenzar a avanzar hacia un concepto de seguro abierto, compartiendo "información de seguros" con productos y servicios en otros ecosistemas.

3. La escasez de habilidades comenzará a ser un problema A medida que aumenta la demanda de habilidades tecnológicas clave, a las instituciones financieras les shaping tomorrow with you resultará cada vez más difícil atraer y retener el talento de TI experto en IA, Cloud y Blockchain. Es probable que esto haga que las empresas comiencen a repensar sus estrategias de contratación y capacitación / educación pero, mientras tanto, el efecto será una desaceleración en la adopción y la innovación. 4. Un gran avance en Blockchain Veremos como la conocida promesa de que Blockchain comienza a dar frutos, a medida que la criptomoneda y / o los despliegues de distributed ledger pasen a la siguiente fase de madurez. Se espera ver muchos proyectos experimentales y pruebas de concepto en 2019, utilizados inicialREPROpres 21


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mpresas Brother

BROTHER SE ASOCIA CON ®

BarTender empresa de software líder en diseño de etiquetas Brother, experto en soluciones de impresión, identificación y digitalización, se ha asociado con BarTender® by Seagull Scientific, la empresa de software líder en diseño de etiquetas, para ofrecer a sus clientes unas mayores posibilidades de etiquetado profesional.

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sta colaboración propicia la impresión de etiquetas de calidad, ideales para su uso en sectores como logística, distribución, sanitario y retail. BarTender® ofrece soluciones ready-to-print o personalizadas para imprimir etiquetas con direcciones, códigos de barras, ofertas de descuento, pulseras o brazaletes para pacientes y mucho más. Además de las características de diseño avanzadas, que incluyen la importación de logotipos e imágenes, el software ofrece guías paso a paso para garantizar el cumplimiento de los estándares en las etiquetas. También proporciona medidas de seguridad, como la protección de los formatos de etiquetas con contraseñas y cifrado. Esta alianza entre Brother y BarTender®, permitirá que los usuarios puedan crear una amplia variedad de etiquetas personalizadas o plantillas, de forma más fácil, rápida y mejor que en el pasado, directamente desde este potente software, ampliamente extendido en multitud de sectores. Los equipos de etiquetado e impresión de etiquetas Brother compatibles con BarTender® son: TD-4000 / TD-4100N, PT-P900W / PT-P950NW, y más que se irán incorporando progresivamente. Los usuarios de estos equipos pueden descargarse los controladores de software de BarTender® en: https://www.seagullscientific.com/drivers/brother-windows-printer-drivers/

Brother lleva la impresión en movilidad a un nivel superior Brother, experto en soluciones de impresión, identificación y digitalización, ha ampliado su gama de impresoras térmicas portátiles de la serie RJ con dos nuevos modelos - RJ-4230B y RJ-4250WB - que forman parte de la nueva gama RJ-4200, y que proporcionan importantes transformaciones específicamente diseñadas para mejorar la experiencia de usuario y cubrir los entornos más exigentes. Además, ofrecen una alta protección conREPROpres 22

tra caídas de hasta 2,1m y la certificación IP54, convirtiéndose en las soluciones más robustas que ha lanzado Brother al mercado. Ambos modelos incluyen Bluetooth y NFC permitiendo integrar fácilmente la tecnología de impresión móvil a través de dispositivos iOS o Android. Son la mejor solución para que las empresas, tanto grandes como pequeñas donde la movilidad es clave, puedan imprimir etiquetas y recibos de 4 pulgadas de ancho. Además, el modelo RJ-4250WB también incluye WiFi, ofreciendo incluso más opciones de impresión móvil a los entornos que así lo requieran. Esta gama ha sido diseñada para cubrir necesidades de diferentes sectores, entre los que se incluyen: logístico/almacenes por su posibilidad de instalarse en carretillas, comercial, trabajadores de campo, venta asistida en tienda/retail, mantenimiento y reparaciones y mucho más. Asimismo, incluye una amplia variedad de accesorios para ayudar a los empleados a personalizar sus soluciones e incrementar su eficiencia, tanto en situaciones interiores como en exteriores. Una de las principales mejoras de la gama RJ-4200 de Brother es la integración gratuita de la app Brother Mobile Deploy, una aplicación de gestión de dispositivos móviles basada en la nube, que está disponible en todos los modelos de esta nueva serie y que se puede descargar tanto en Apple App Store como en Google Play. Brother Mobile Deploy ayuda a ahorrar tiempo y dinero, ya que permite configurar las impresoras de forma remota, eliminando la necesidad de que el soporte técnico tenga que ayudar a configurar o actualizar los equipos físicamente en la oficina o por teléfono. Al usar Brother Mobile Deploy y una conexión a Internet, las actualizaciones se pueden enviar directamente a los dispositivos de los trabajadores de campo, por lo que se puede actualizar una impresora o una flota completa fácilmente.


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mpresas Lexmark

LEXMARK REFUERZA EL MERCADO

de las pymes con su nueva línea de productos de la Serie 2 Lexmark, empresa líder en tecnologías de impresión y digitalización a nivel mundial, ha anunciado que extiende sus funcionalidades de nivel empresarial a una nueva línea de impresoras diseñadas para el mercado de las pymes.

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a nueva línea Serie 2 de Lexmark está diseñada para grupos de trabajo muy pequeños que buscan imprimir, copiar, enviar por fax y digitalizar de forma sencilla y segura, todo en un mismo dispositivo compacto y fácil de usar. Los grupos de trabajo muy pequeños, que suelen estar formados por entre dos y cuatro personas, incluyen pequeñas empresas, start-ups, sucursales o franquicias. Hoy se han lanzado dos productos monocromo en la línea: la impresora Lexmark B2236dw y el dispositivo multifunción Lexmark MB2236adw con funciones de digitalización, copia y envío de faxes. “No importa el tamaño de la empresa, Lexmark se compromete a ayudar a sus clientes a minimizar los costes y la carga de TI de sus impresoras”, comentó Sammy Kinlaw, vice president, worldwide channel and OEM sales de Lexmark. “Las pequeñas empresas no pueden permitirse el lujo de perder tiempo o dinero actualizando sus equipos informáticos cada año. Lexmark ha diseñado estos dispositivos para ser fiables y seguros, ofrecer potencia y velocidad, y han sido fabricados para durar”. Los grupos de trabajo muy pequeños y las pequeñas empresas siguen suponiendo un importante segmento en crecimiento, según el informe de ADP/Moody’s Analytics, sólo en diciembre de 2018 se incorporaron 89.000 puestos de trabajo en pequeñas empresas. Estos dispositivos, que marcan la entrada de Lexmark en este segmento, ofrecen una rápida impresión en monocromo de hasta 34 páginas por minuto, además de la impresión estándar a doble cara. Gracias a su conexión WiFi, estos dispositivos ofrecen conectividad y soporte mejorado para los usuarios móviles, mientras que la seguridad de espectro completo de Lexmark garantiza el mismo nivel de seguridad y protección tradicionalmente reservados para los dispositivos de nivel empresarial. Juntos, los dos dispositivos ofrecen un alto rendimiento con un diseño compacto y ligero. Fácil de transportar o ubicar en espacios estrechos, la impresora B2236dw tan solo pesa 6,8 kg, mientras que el dispositivo multifunción MB2236adw no supera los 10 kg de peso. Además de imprimir, el multifunción MB2236adw también digitaliza hasta 23 páginas por minuto. “A pesar de su pequeño tamaño y peso, hemos conservado las características propias de Lexmark que nuestros clientes conocen y adoran. Esto incluye extender la seguridad de espectro completo de nivel empresarial de Lexmark al mercado de las pymes, así como la conectividad estándar Wi-Fi y móvil”, dijo Chris White, director de product marketing de Lexmark. “Con funciones de gestión de energía para reducir su consumo eléctrico, estas impresoras son respetuosas con el medio ambiente y se ajustan a los presupuestos de las pequeñas empresas”. REPROpres 23


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mpresas Canon

CANON PRESENTA EL FUTURO de la seguridad y de la productividad de documentos con la última edición de su plataforma imageRUNNER ADVANCE Generación 3 Canon Europa, líder mundial en soluciones de imagen, se enorgullece de anunciar la nueva edición de su tercera generación de la plataforma imageRUNNER ADVANCE con la nueva versión 3.8 de firmware.

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sta amplia familia, de 26 productos y 7 series, ofrece tecnología de seguridad puntera y la misma interfaz intuitiva en todos los dispositivos. Desarrollada con toda la gama de impresoras multifunción (MFP) de Canon en mente, esta tercera edición de la plataforma de tercera generación incluye mejoras en todos y cada uno de los dispositivos de la ampliamente galardonada serie imageRUNNER ADVANCE. Daniel Woodstock, Product Marketing Manager de Canon Europa comentó: «Canon está comprometida con la innovación en la oficina. Por ello, sus últimos productos de hardware y software han sido diseñados para mejorar la productividad mediante flujos de trabajo documentales inteligentes para los entornos de oficina más exigentes. Nuestra estrategia de MFP conectadas tiene por objetivo ampliar el ecosistema digital de la oficina en nuestros clientes y ofrece una experiencia de usuario, asistencia y servicios imbatibles».

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Seguridad desde el diseño Dado que la protección de datos se está convirtiendo en la mayor prioridad para las empresas de todos los tamaños, la 3ª edición de imageRUNNER ADVANCE incorpora una amplia gama de medidas preventivas para que las empresas sean capaces de prever los problemas de vulnerabilidad en su seguridad. Creados en base a la experiencia de Canon, que siempre ha ofrecido las mejores soluciones de seguridad en su categoría, los dispositivos de esta nueva generación siguen integrando las funciones de seguridad de las ediciones anteriores, entre las que se incluyen el cifrado del disco duro con validación FIPS140-2 para cifrar datos automáticamente. Entre las nuevas funciones de seguridad, ahora se incluye la verificación del sistema en el momento del arranque. Los usuarios pueden abrir programas con toda seguridad gracias al arranque seguro (ROT, Root of


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Trust). Esta función de seguridad innata impide que los hackers eviten los mecanismos de seguridad de las MFP, que contienen parte de la información más valiosa de las empresas. Los nuevos datos Syslog ofrecen información de seguridad en tiempo real acerca del dispositivo, que se puede analizar mediante una solución de terceros adecuada usando los estándares reconocidos del sector. Además, la funcionalidad Syslog amplía la integración de estos dispositivos con cualquier servidor SIEM (Security Information and Event Management). En última instancia, esto permite al administrador analizar los problemas de seguridad reales y potenciales para realizar intervenciones preventivas en tiempo real o análisis de investigación tras un fallo de seguridad. Con mayor transparencia, los fallos de seguridad son más fáciles de investigar y de gestionar. Los certificados digitales son el medio para cifrar los datos y verificar la integridad de los documentos escaneados o del correo electrónico creado mediante los dispositivos imageRUNNER ADVANCE. Usando el registro de certificados de seguridad automatizado por medio de SCEP (Simple Certificate Enrolment Protocol) o NDES (Network Device Enrolment Service) se minimizan los requerimientos de administración al actualizarse el dispositivo de forma autónoma con los certificados más recientes. «La información es el activo más valioso de la empresa», comenta Daniel Woodstock. «Por esta razón, en la nueva plataforma se han ampliado las funciones avanzadas de seguridad multicapa para salvaguardar los datos importantes de todos los dispositivos conectados a la red». En los próximos meses, Canon tiene planeado ofrecer más desarrollos en el entorno de la seguridad de la información, mediante la mejora continua de la integración de sus productos en áreas tales como la detección en tiempo real, con el objetivo de mejorar aún más la protección frente a la intrusión.

ahorra tiempo y recursos, al tiempo que aumenta la productividad gracias a sus flujos de trabajo eficientes y su facilidad de uso. Nuestra estrategia de MFP conectadas facilita la gestión proactiva y la optimización continua de la infraestructura de impresión, y su mayor visibilidad ayuda a gestionar toda la vida útil de los documentos». Gestión de dispositivos en un entorno de trabajo moderno Para ayudar aún más a sus clientes, uniFLOW Online, la solución de Canon basada en la nube y galardonada con los premios BLI, también ha sido actualizada para la nueva plataforma. Las empresas se beneficiarán del aumento de la sinergia entre hardware y software para agilizar los procesos internos. uniFLOW Online 2019.1 ofrece una funcionalidad adicional como la impresión desde la nube y compatibilidad con un amplia gama de proveedores de servicios, entre los que se incluyen Box, Dropbox, Evernote®, Google Drive™, Microsoft OneDrive® y Microsoft SharePoint® Online. «Reconocemos que no existe una única solución que resuelva todos los problemas de las empresas.» concluyó Daniel Woodstock. «Por esta razón hemos trabajado para asegurarnos de que la 3ª edición de la tercera generación de imageRUNNER ADVANCE ofrezca un servicio completamente personalizado a la medida de todos y cada uno de nuestros clientes, gracias a su compatibilidad con una gran variedad de modelos y soluciones integradas diseñados para trabajar juntos sin problemas».

Gestión e integración La nueva edición de los dispositivos imageRUNNER ADVANCE tiene un diseño intuitivo para que la experiencia del usuario sea la óptima. La interfaz de usuario inicial ofrece una experiencia flexible y personalizable que permite agilizar las tareas y flujos de trabajo. La combinación de las funciones del menú principal con el menú rápido y la novedosa función de cronograma de la nueva plataforma permite almacenar el comportamiento del usuario en los dispositivos y ofrecer accesos directos a los trabajos pasados o los repetitivos. Para poder responder a la necesidad de las empresas de mejorar su agilidad y capacidad para funcionar desde cualquier sitio, los nuevos dispositivos estarán equipados con conexión directa mediante código QR, permitiendo a los usuarios de iOS establecer Wi-Fi para conexión directa a través de su app de cámara de iOS predeterminada o la función de cámara Canon PRINT Business (CPB), mejorando así la interacción móvil y la flexibilidad. Durante el escaneado, se puede utilizar el modo OCR para identificar con precisión 25 idiomas europeos. La personalización y conectividad avanzadas en todos los dispositivos de la nueva gama aporta una mejora significativa a la productividad de toda la fuerza de trabajo. Daniel Woodstock prosigue: «Dado que la gestión de la información continúa pasando a los canales digitales, queremos ofrecer a nuestros clientes mayor control que hasta ahora, tanto en los procesos como en los costes. La 3ª edición de la plataforma imageRUNNER ADVANCE REPROpres 25


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mpresas Canon

LA GAMA IMAGEPROGRAF TX

de Canon obtiene un gran crecimiento en el número de unidades instaladas en Europa Los sistemas de impresión de planos y documentación técnica de la gama imagePROGRAF TX de Canon han obtenido un gran crecimiento desde su presentación a finales de 2017. Durante 2018, el número de instalaciones en empresas del sector AEC creció un 50% respecto al año anterior.

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a gama imagePROGRAF TX se compone de tres modelos: TX-2000, TX-3000 y TX-4000 que, en muy poco tiempo, se han convertido en los favoritos de gabinetes de arquitectura e ingeniería de tamaño medio. Su plataforma de gran precisión y su motor de impresión de alta velocidad ofrecen una productividad imbatible. Además, los quipos de la gama TX incluyen cabezales de última generación FINE y las tintas especiales LUCIA TD, lo que les permite reproducir fielmente los detalles y las líneas más definidas ofreciendo al mismo tiempo una excelente calidad de color a la máxima velocidad. Para completar la oferta para pymes del segmento AEC, Canon ha presentado recientemente unos equipos más compactos con precios más ajustados, la nueva gama imagePROGRAF TM de impresoras de 24” y 36”. Michele Tuscano, Vice-President EMEA DGS Sales & Service de Canon Europa, comenta: “Hoy en día los clientes tanto del sector público como privado desean producir trabajos de alta calidad en gran formato bajo demanda y necesitan mantener los costes externos al mínimo. Hemos identificado esta oportunidad para crear un agama de productos optimizados para negocios que tienen un volumen de impresión medio-bajo y desean beneficiarse de poseer su propia impresora de gran formato con tecnología de inyección de tinta”.

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mpresas Compart

COMPART PRESENTA ® DocBridge Auditrack

Compart, proveedor líder internacional de soluciones multicanal para la gestión de documentos, anuncia que ya está disponible un nuevo software, DocBridge® Auditrack, diseñado para monitorizar en tiempo real, evaluar y rastrear los procesos de los documentos y sistemas, así como las cuestiones relacionadas con las comunicaciones con los clientes.

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l nuevo DocBridge® Auditrack es una solución de software potente y escalable que permite el seguimiento y rastreo de la correspondencia a través de todo el ciclo de la producción, ya que el recorrido de un documento puede ser seguido sin problemas desde su creación hasta su envío. Desarrollado para satisfacer los requisitos específicos de sus clientes, DocBridge® Auditrack consolida automáticamente toda la información relevante de varias aplicaciones y áreas de la producción de documentos en un único almacén de datos centralizado. No obstante, puede ser adaptado a las necesidades específicas de cada usuario, como pueden ser la incorporación de nuevos canales de comunicación. Los datos recopilados y consolidados pueden posteriormente procesarse y visualizarse en forma de informes y paneles. El mayor beneficio que aporta a los usuarios reside en que la herramienta proporciona un fácil y completo acceso al ciclo de comunicación multicanal de la compañía, y les permite analizarlo de acuerdo con

múltiples criterios posibles. DocBridge® Auditrack proporciona un acceso en tiempo real a los datos de procesamiento, permitiendo a los usuarios responder inmediatamente a problemas y situaciones críticas. Asimismo, el software permite efectuar investigaciones detalladas basándose en varios filtros y opciones de búsqueda. Con DocBridge® Auditrack, Compart pone solución a un quebradero de cabeza típico que afecta a todo tipo de industrias, y es que, más que nunca, requisitos regulatorios complejos están forzando a las compañías a monitorizar su comunicación con los clientes a través de todos los canales posibles y a garantizar que se hace dentro del marco legal. Esto no se aplica solo a los mismos documentos, sino también a los “temas” asociados durante todo el proceso de comunicación (recepción, creación, envío). Con su almacén de datos centralizado de fácil acceso, DocBridge® Auditrack crea la base tecnológica para resolver este problema.

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mpresas Epson

EPSON ENTRE LAS 100

compañías más innovadoras del mundo por octavo año consecutivo Desde Clarivate Analytics aseguran que solamente 35 organizaciones han logrado estar presentes en las ocho ediciones del ranking Derwent Top 100 Global Innovators, nacido en 2011, y una de ellas es Epson. La inclusión de la firma en esta clasificación, según Clarivate, es “un símbolo de sólido desarrollo en términos de innovación, especialmente en lo que atañe al reconocimiento de productos y servicios por parte de sus principales competidores”.

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a institución ha apuntado, además, que Seiko Epson presenta habitualmente grandes volúmenes de solicitudes de patentes, pero en concreto durante este último año, ha tenido un gran éxito transformándolas en derechos concedidos. Asimismo, la compañía batió su propio récord de éxito en solicitudes de derechos de invención, tanto en Estados Unidos, como en Japón, China y Europa. Epson dispone de tantas patentes como países en los que está presente a nivel global. De hecho, trabaja con 20 agencias especialistas en el tema, contratos que han aumentado puntualmente para momentos clave de la compañía. En el ranking de clasificación de patentes de 2017, Epson ocupó la novena posición en Japón por las licencias otorgadas, la posición 22 en EEUU y la 16 en China. Dos de sus campos objetivo son el de los proyectores y el de las impresoras de inyección de tinta. En este ámbito, la compañía se encuentra entre los líderes de la industria en términos de cantidad y calidad de patentes; por lo que se posiciona como la empresa con mayor propiedad intelectual a nivel global. “Es un honor ser seleccionados como uno de los Top 100 Innovadores Globales de Derwent por octavo año consecutivo”, aseguraba Toshiya Takahata, directora ejecutiva y gerente administrativa general de la División de Planificación Corporativa y Propiedad Intelectual de Epson. Takahata añadió: “Basándonos en nuestra visión corporativa Epson 25, alineamos nuestras estrategias comerciales y de propiedad intelectual, y nos enfocamos en adquirir patentes de alta calidad que contribuyan significativamente al negocio. Por todo ello, creemos que los criterios de adjudicación son indicadores importantes del éxito de nuestra estrategia, y este premio es la prueba de la globalidad y calidad de nuestra propiedad intelectual. Tal y como se indica en nuestra Filosofía de Gestión, Epson busca convertirse en una empresa indispensable para el sector, ambición que consideramos compatible con los objetivos de desarrollo sostenible ODS de las Naciones Unidas. En este sentido, continuaremos llevando a cabo actiDe izquierda a derecha: vidades de propiedad Rafael González y David intelectual González. con el objetivo de contribuir a la conformación de una sociedad sostenible”. REPROpres 28

Clarivate Analytics analiza la propiedad intelectual y las tendencias de patentes basadas en la propiedad de datos, con la finalidad de determinar las corporaciones e instituciones más innovadoras del mundo. El análisis abarca cuatro criterios principales: volumen de patentes, éxito, globalización e influencia. Iniciado en 2011, el informe Top 100 Global Innovators se encuentra en su octavo año. Epson, SEAQUAL™ y LCI Barcelona presentan el proyecto de economía circular B·SEArcular El aumento de los residuos plásticos es una de las amenazas más importantes para los ecosistemas en todo el mundo. El consumo desorbitado de este material, que en 2017 alcanzó una demanda de 40 millones de toneladas, y la mala gestión de su reciclaje y recogida, han provocado que cada año lleguen a mares y océanos más de 8 millones de toneladas, unos 200 kilos cada segundo, según Greenpeace. Más concretamente, en el Mar Mediterráneo el plástico representa hasta un 60% de los residuos marinos, con una densidad de 8.000 artículos por


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Las alumnas de LCI Barcelona con Michel Chtepa, de Seaqual, y Raul Sanahuja, de Epson.

kilómetro cuadrado, tal y como recoge el Mediterranean Plastic Report, también de Greenpeace. Si bien un primer paso para solucionar este problema es la reducción de la fabricación y el uso de plásticos en el día a día, es necesario pensar también qué hacer con los residuos ya existentes que han acabado contaminando mares y océanos. En esta línea surge B·SEArcular (#BSEArcular), un proyecto único fruto de la alianza entre SEAQUAL, LCI Barcelona y Epson, que responde a la necesidad de demostrar que la economía circular es posible mediante la unión de distintos agentes con un objetivo común. Así, la acción nace de un modelo sostenible que consiste en reutilizar plásticos que fondean el Mar Mediterráneo para fabricar telas que más adelante se transformarán en diseños de moda dentro del entorno universitario. El círculo arranca con la recogida de materiales contaminantes de la costa de Barcelona por parte de la cofradía de pescadores de la ciudad, junto con la posterior selección de aquellos plásticos que se podrán reutilizar y el reciclaje del resto. SEAQUAL es la compañía encargada de reintroducir el plástico en el mercado, transformándolo en hilo fino de poliéster en su fábrica de Antex (Gerona), asegurando su trazabilidad. Michel Chtepa, SEAQUAL Managing Director, asegura que “la iniciativa SEAQUAL se puede aplicar a todas las industria. En el proyecto de B·SEArcular aportamos nuestro innovador proceso de transformación y fabricación, dando valor a los residuos marinos, transformándolos en materia prima para proporcionar soluciones sostenibles a las empresas y a la sociedad. Nuestro Upcycled Marine Plastic es un ingrediente que el consumidor puede reconocer al comprar moda”. Una vez elaborado los tejidos se inicia la parte creativa del proyecto, de la mano de LCI Barcelona y Epson Ibérica. En esta fase, María Odriozola, Gibet Pons, María Molina y Maitena Vega, cuatro estudiantes seleccionadas de la prestigiosa escuela de diseño, utilizarán el tejido certificado de SEAQUAL para dar forma a sus colecciones demostrando que la moda puede ser sostenible. Según Jordi Rotllan, Director de Comu-

nicación de LCI Barcelona, “la industria de la moda está considerada como un sector contaminante. Con este proyecto queremos demostrar que otra forma de hacer moda es posible, con un proceso totalmente respetuoso con el medio ambiente, que además no afecta ni al diseño ni a la calidad y textura de las telas”. En cuanto al diseño del tejido en sí, para que sus creaciones sean realmente ecológicas, utilizarán la tecnología de impresión SureColor de Epson, que permite estampar cualquier diseño en la tela mediante la técnica de sublimación de tinta, con un considerable ahorro en consumo de agua y energía respecto a las técnicas de estampación tradicionales. Finalmente, como el material de las prendas no deja de ser plástico, una vez finalizada la vida útil de la ropa, se puede reciclar para volver al inicio y convertirse en madejas de hilo de poliéster de nuevo, cerrando el círculo virtuoso de este proyecto. Raúl Sanahuja, Responsable de Comunicación de Epson Ibérica, ha afirmado que “la colaboración entre SEAQUAL, LCI y Epson responde a los Objetivos de Desarrollo Sostenible establecidos por las Naciones Unidas, y a la voluntad de cada uno de nosotros de trabajar en el desarrollo de proyectos que permitan un modelo económico más responsable con el medio ambiente”. Las distintas etapas del proyecto corresponden a varios objetivos concretos que en su conjunto buscan promover la sostenibilidad en todas sus facetas. De este modo, la limpieza de los mares se enmarca dentro del Objetivo 6: Agua Limpia y Saneamiento, y del Objetivo 14: Vida Submarina. La etapa que cierra el círculo, en el cual se producen los diseños con materiales plásticos convertidos en hilo fino, fusiona otras dos finalidades, que son el Objetivo 12: Producción y Consumo Responsables, y el Objetivo 4: Educación de Calidad. Para poner al alcance del público toda la actualidad y el día a día del proyecto, Epson ha creado el hashtag #BSEArcular bajo el cual se podrá seguir la evolución de todo el proceso circular que supone esta nueva iniciativa, a través de Twitter, Facebook, Instagram y LinkedIn. REPROpres 29


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mpresas Konica Minolta

KONICA MINOLTA ANUNCIA Workplace Hub, la plataforma inteligente con mayor conexión del mundo para el lugar de trabajo del futuro

Konica Minolta ha presentado Workplace Hub, una innovadora solución empresarial que une toda la tecnología de cualquier organización a través de una única plataforma centralizada. Diseñado para probar el futuro de los lugares de trabajo, sea del tamaño que sea, que se dirigen hacia la transformación digital.

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a primera versión de Workplace Hub, disponible a partir de otoño de 2017, aborda directamente la creciente complejidad de IT, proporcionando una gestión más eficiente y eficaz de la variedad de herramientas, servicios y dispositivos utilizados por las organizaciones modernas Esta nueva plataforma representa la siguiente fase de la larga trayectoria de Konica Minolta en innovación, marcando su posición en el mercado de servicios IT y colocando a la firma en una situación privilegiada para hacer frente a las necesidades cambiantes de los clientes. Actuando como un eje central que simplifica todos los recursos IT de una organización, Workplace Hub impulsa la eficiencia mediante la reducción de los costes globales de la gestión y prestación de servicios y proporcionando información en tiempo real basada en datos que ayuda a mejorar los procesos del negocio. Mediante la creación de un entorno para gestionar y coordinar toda la infraestructura y los servicios IT a través de sistemas, dispositivos y servicios existentes y futuros, Workplace Hub proporciona a los usuarios un panel central con visibilidad de 360 grados de los patrones de uso en todo el negocio, los que permite una sencilla gestión y optimización. Además, la hoja de ruta de productos de la plataforma incluye la futura integración de IoT, Inteligencia Artificial, Intelligent Edge y apoyo a la toma de decisiones a medida que se hace más importante para el entorno empresarial del mañana. Añadiendo esta capa cognitiva de la visión de la organización, desata una comprensión intuitiva del mundo que permite a las personas colaborar mejor y tomar decisiones más inteligentes, eficaces y fáciles basadas en datos. Las alianzas globales con Hewlett Packard Enterprise, Sophos y Microsoft ofrecen lo mejor en hardware, seguridad y soluciones IT. Los servicios adicionales de Canonical y BrainTribe aportan el poder del código abierto y la administración avanzada de datos, facilitando la transformación digital efectiva para cualquier negocio. Francisco Javier Boter, Product Manager of Solutions and Services de Konica Minolta, comenta que "Workplace Hub evolucionará hasta convertirse en la plataforma más completa para servicios y capacidades demandados por el lugar de trabajo del futuro. Esto significa que REPROpres 30

las empresas pueden crecer y administrar su ecosistema IT conjuntamente con las necesidades cambiantes del negocio. Simplifica las operaciones de hoy y abre el camino para nuevas e interesantes integraciones como la inteligencia artificial y la novedosa computación inteligente para convertirse en una parte central de la organización digital del futuro". Este cambio estratégico permitirá a Konica Minolta ofrecer soluciones de transformación digital más completas, mientras continúa proporcionando los mejores productos y servicios al mercado. "El lugar de trabajo está evolucionando a un ritmo sin precedentes y la transformación digital se está volviendo cada vez más importante tanto para la supervivencia como para la prosperidad", comenta Francisco Javier Boter, Jefe de Producto de Servicios y Soluciones "Workplace Hub no sólo permite a empresas de cualquier tamaño lograr una transformación efectiva, también es una prueba de futuro para la próxima oleada de innovaciones tecnológicas que ya se infiltran en el entorno empresarial". La primera versión de Workplace Hub en España, estará disponible a partir de junio 2019 para aquellas organizaciones que buscan servicios gestionados de calidad empresarial a un precio asequible.


Edición

#6

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mpresas Kyocera

SOLPHEO BLINDA LA SEGURIDAD de documentos con su nuevo módulo de gestión documental

Anticiparse a la fecha de vencimiento de facturas, poder automatizarlas, acceder a toda la documentación desde cualquier lugar o tener el control de todas las versiones de un archivo compartido son algunos de los problemas más habituales en las organizaciones; algo que desde hoy es más sencillo que nunca gracias al nuevo módulo documental que presenta Solpheo, la solución de gestión de contenido empresarial desarrollada por KYOCERA Document Solutions.

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racias a las funcionalidades incorporadas en la suite, las organizaciones tienen acceso a un entorno corporativo centralizado y seguro para la gestión de documentos y datos de manera inteligente y productiva, con capacidad de blindar la información a través de políticas de acceso, cifrado y backup. De este modo se consigue multiplicar la efectividad de los equipos de trabajo -con un beneficio directo en la movilidad de empleados y sus opciones de colaboración- y eliminar los riesgos de pérdida de información. Por otra parte, su potente gestor de contenido ofrece al usuario una trazabilidad completa de la información -con avisos de cambios-, la activación de alertas en base a diferentes criterios, la auditoría completa de las acciones de los usuarios y la optimización de las búsquedas de archivos gracias a la asignación de metadatos y las búsquedas avanzadas en toda la documentación empresarial. “En todo proceso de transformación digital las organizaciones buscan herramientas que les permitan ganar eficiencia y mejorar los procesos de trabajo de sus empleados”, señala Antonio Rubio, Product Owner de Solpheo, y añade “precisamente con ese objetivo en mente se ha desarrollado este nuevo software, que mejora la experiencia de usuario con todos los beneficios del entorno digital”. Funcionalidades del módulo documental: Entorno colaborativo: los usuarios pueden editar, comentar, compartir y archivar la documentación de manera segura. Integrado con Office (Plugin) y Office365, con total control de versiones. Drive: Espacio personal accesible desde cualquier dispositivo para almacenar, crear, modificar, compartir y acceder a todas las carpetas y archivos de cada usuario. Este puede ser integrado con otros discos duros en la nube como OneDrive y Google Drive. Compartición de archivos con usuarios de dentro o fuera de la organización, permitiendo compartir documentación durante un tiempo limitado y mediante autenticación. Sincronización bidireccional de ficheros almacenados tanto en local como en la nube. Conexión ODBC con bases de datos externas REPROpres 32

para poder consultar y/o interactuar con datos que puedan ser utilizados en procesos de captura. Capacidad de reproducir la propia estructura organizativa de la empresa mediante la creación de diferentes niveles de unidades organizativas con distintos grados de acceso. Relaciones a través de metadatos: se podrán crear expedientes mediante un metadato común de distinta naturaleza: fecha, numérico, texto, lista, tabla, imagen, etc. La asociación de metadatos a los documentos facilita la búsqueda de los mismos, permite las visualizaciones filtradas, establecer permisos a los documentos y, además, se puede utilizar como elemento clave para ser utilizados en posibles flujos de trabajo asociados a los documentos. Control de acceso a diferentes niveles (estructura organizativa, archivador, registro, metadato, …). Todas las funcionalidades del módulo de gestión documental de Solpheo pueden ser complementadas con los módulos de captura y procesos integrados en la suite de KYOCERA.


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mpresas Kyocera

KYOCERA PRESENTA

la solución cloud para la gestión integral, segura y colaborativa de documentos El nuevo software dispone de todas las funcionalidades propias de un espacio colaborativo y sistema de sincronización de archivos en la nube para poder tener toda la documentación accesible desde cualquier dispositivo y compartirla de forma segura bajo una herramienta empresarial corporativa.

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ispone de una aplicación específica para dispositivos multifuncionales KYOCERA que permite una integración perfecta con el sistema documental en la nube de Solpheo. Permite digitalizar y crear carpetas directamente desde el equipo multifuncional en cualquier espacio colaborativo. KYOCERA Document Solutions, la compañía líder en soluciones de impresión, sistemas de gestión documental y consultoría de procesos de negocio, presenta Solpheo Lite, el nuevo módulo de Solpheo Suite con el que llevar el trabajo colaborativo y la eficiencia al máximo nivel. Gracias a su tecnología cloud, este software permite centralizar toda la información de una compañía en un entorno corporativo seguro para poder almacenarla, gestionarla y compartirla desde cualquier dispositivo de manera ágil y sencilla, cumpliendo así todas las normativas y políticas de seguridad establecidas. Todo ello permite, por ejemplo, trabajar de manera colaborativa sobre un mismo documento con la trazabilidad de toda la información y sus diferentes versiones; el acceso a todos los documentos desde cualquier dispositivo o la subida de archivos desde el propio equipo multifuncional. Además, con el objetivo de llevar una gestión integral del parque documental, Solpheo Lite está embebido en las multifuncionales inteligentes de la marca japonesa sin necesidad de infraestructuras. Las ventajas en cuanto eficiencia y optimización de los flujos de trabajo que representa el lanzamiento del módulo de Solpheo se centran principalmente en dar solución a cuatro puntos críticos propios de cualquier organización: Drive: Solpheo Lite ofrece un espacio personal para almacenar, crear, modificar, compartir y acceder a todas las carpetas y archivos. Además permite tener la in-

formación accesible desde cualquier dispositivo, en un entorno colaborativo seguro y corporativo, y visualizarla sin necesidad de descarga. File Sync: Permite sincronizar ficheros almacenados tanto en el PC como en la nube y crear estructuras de carpetas del PC en el sistema. File Share: Con el nuevo software los equipos de trabajo o empleados pueden compartir ficheros con otros usuarios -dentro o fuera de la organización-, establecer accesos y permisos mediante autenticación y evitar el envío de adjuntos en los correos, centralizando toda la información en Solpheo y evitando así el uso de herramientas no corporativas. Team Collaboration: Las funcionalidades de colaboración brindan la posibilidad de crear espacios para trabajar en equipo, tener información actualizada gracias a las notificaciones y un muro, añadir comentarios sobre los documentos o adjuntar información adicional. REPROpres 33


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mpresas Ricoh

RICOH PRESENTA LA NUEVA gama de equipos multifuncionales inteligentes para el puesto de trabajo digital Ricoh lanza a nivel europeo la nueva gama de equipos multifuncionales inteligentes IM C2000-6000. Se trata de una nueva serie de equipos inteligentes a color A3 que se adaptan a las cambiantes necesidades de los lugares de trabajo digitales.

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a nueva plataforma Always Current Technology de Ricoh posibilita que los nuevos equipos multifuncionales trabajen de manera más inteligente gracias a una tecnología que aporta escalabilidad, seguridad, sostenibilidad y simplicidad de uso. Gracias a estas cualidades, los nuevos dispositivos son la puerta de entrada a la digitalización de las empresas. La nueva gama de multifuncionales IM de Ricoh está integrada por 13 nuevos dispositivos multifunción inteligentes en color A3 con velocidades distintas, incluidos el Ricoh IM C2000, el IM C2500, el IM C3000, el

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IM C3500, el IM C4500, el IM C5500 y el IM C6000. La experiencia de usuario cambia radicalmente gracias a las nuevas prestaciones del panel táctil, más intuitivo y rápido. La nueva serie de multifuncionales IM de Ricoh ha recibido ya dos premios por parte de la entidad BLI (Buyers Lab). En concreto, el nuevo equipo multifunción inteligente a color Ricoh IM C4500 A3 ha sido nombrado “Impresora Multifunción en color de 45 ppm Sobresaliente”. Por su parte, la nueva tecnología de escaneo de Ricoh ha sido premiada como “Logro Sobresaliente en Innovación”.


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Ramon Martin, CEO de Ricoh España y Portugal, declara: “la nueva gama de multifuncionales está concebida, bajo la nueva estrategia Dynamic Workplace Intelligence, para satisfacer las necesidades cambiantes de los puestos de trabajo digitales. Son escalables, seguras, sostenibles y simples de usar. Y, sobre todo, están pensadas para acompañar a nuestros clientes hoy y en el futuro. Gracias a la posibilidad de instalar cualquier aplicación en cualquier momento, nuestros clientes pueden mantener siempre actualizados y customizados sus equipos, lo que les permite trabajar de manera más inteligente y eficaz”. Las nuevas multifuncionales incorporan el Ricoh Smart Integration, la plataforma que permite desarrollar y usar aplicaciones instaladas en la nube. Gracias a la conexión al cloud, los usuarios pueden descargar e instalar nuevas aplicaciones, funciones y actualizaciones directamente en sus dispositivos a medida que estén disponibles, de manera tan sencilla como en un smartphone. El hecho que sea el propio usuario quien puede descargarse las actualizaciones proporciona más agilidad y flexibilidad a las empresas. Así, la plataforma permite a las empresas digitales adaptar sus capacidades en función de sus necesidades, a la vez que mantiene las funciones de seguridad y el software completamente actualizados. El soporte remoto Ricoh Intelligent Support garantiza actualizar el software rápidamente y a distancia. Así se optimiza el tiempo de los usuarios y la productividad de la empresa. Ricoh Smart Integration también ayuda a la digitalización de las empresas conectando el equipo multifuncional a servicios en la nube externos como Google Drive, OneDrive, Office 365, Box y Dropbox. Así, permite trabajar y compartir información con total movilidad, fomentando el trabajo en equipo en cualquier momento y lugar y a través de cualquier dispositivo. Para Ricoh es fundamental asegurar un entorno 100% seguro a las empresas. Por eso, además de las constantes actualizaciones de firmware disponibles en el cloud, las nuevas multifuncionales disponen de disco duro encriptado y la sobreescritura del mismo, asegurando que nadie sin permisos tendrá acceso a la información que haya pasado por el dispositivo. La seguridad también es imprescindible entre las comunicaciones en las redes que estos equipos utilizan, con medidas como la seguridad en los puertos / IP’s, la seguridad dedicada en las líneas de fax y el uso de IPsec para las comunicaciones encriptadas, entre otros. Martin destaca: “Un aspecto clave para fomentar los lugares de trabajo digitales es asegurar la información y ponerla a disposición de quienes la necesiten tan rápido como sea necesario. La seguridad de la información es una prioridad de diseño para Ricoh, motivo por el que esta gama de equipos multifunción inteligentes utiliza el cifrado integrado”. La sostenibilidad es un pilar fundamental en el ADN de Ricoh y todos sus dispositivos están diseñados para que tengan la menor huella de carbono posible. Por ello, las nuevas multifuncionales tienen una función de arranque rápido y bajo consumo energético en modo reposo que mejora su eficiencia energética con uno de los consumos eléctricos (TEC - Typical Electricity Consumption) más bajos del mercado. Además, la nueva gama de multifuncionales inteligentes cuenta con los estándares más altos de eficiencia ener-

gética de la industria, como son Blue Angel Mark en Europa y EPEAT & Energy Star en América del Norte. Los nuevos equipos incorporarán el nuevo Smart Operation Panel, un panel táctil equipado con un procesador mejorado que facilita transiciones más rápidas entre las aplicaciones. La nueva interfaz es más intuitiva y está inspirada en comentarios de clientes y diseñada para mejorar la accesibilidad y la experiencia general del usuario. El panel se puede personalizar para adaptarse mejor a lugares y flujos de trabajo individuales y cubrir sus necesidades. Los especialistas del servicio técnico de Ricoh pueden acceder en remoto al Smart Operation Panel de los dispositivos para resolver problemas rápidamente y ejecutar actualizaciones automáticas de firmware. Las nuevas multifuncionales de Ricoh reducen el tiempo de instalación en un 50% respecto a sus predecesoras, con una mejor calidad y mayor duración de las piezas y del tóner. REPROpres 35


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erias Graphispag

GRAPHISPAG DEFINE LA

impresión con más tecnología, innovación y conexión con el mundo digital Del 26 al 29 de marzo, Graphispag incorporará nuevos espacios y actividades para dar a conocer de forma vivencial e interactiva lo último en impresión, diseño y comunicación visual. El emblemático salón gráfico de Fira de Barcelona, referente en su sector en España, refuerza su programa formativo y de demostraciones para que prescriptores y compradores de todo tipo de productos impresos descubran las posibilidades creativas y el valor añadido que hoy ofrece la industria gráfica, así como su complementariedad y conexión con otras formas de comunicación digital.

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rganizado por Fira de Barcelona en colaboración con Graphispack Asociación, Graphispag 2019 prevé reunir 200 expositores directos y ocupar 9.000m2 en el Pabellón 2 del recinto ferial de Gran Via. El salón espera la representación de más de 380 marcas. Con un fuerte apoyo sectorial y un porcentaje de fidelización del 75%, Graphispag se reivindica como la feria española que integra todas las formas de impresión: las tradicionales, las actuales, y también las más avanzadas que abren nuevos modelos de negocio al sector de las artes gráficas. Marcas líderes como HP, Roland DG, Epson, Heidelberg España, Konica Minolta, Digidelta, Agfa, Soficat-Xerox, Jusa, OPQ Systems-Horizon, Emiliano Martin, Koenig&Bauer Lauvic, Esko, Ipagsa, Unión Papelera, entre otras, apuestan por Graphispag que, además de España, cuenta este año con expositores de Alemania, Bélgica, China, Francia, Italia, Países Bajos, Polonia, Portugal, Reino Unido y Suecia. En la zona de exposición comercial, las firmas participantes presentarán novedades en equipos, tecnología, soportes, consumibles y acabados y exhibirán muestras de productos impresos que se pueden fabricar con ello. Habrá también empresas de servicios gráficos, de rotulación y señalética, software, diseño, impresión 3D e impresión funcional. Nuevas actividades En esta edición, Graphispag estrena diferentes áreas de actividades pensadas para fomentar el networking, el intercambio de conocimiento y sorprender al visitante con aplicaciones gráficas y tecnologías innovadoras que inciden en la comunicación visual. Una de las novedades es el espacio Graphispag Experience, de obligado paso puesto que dará la bienvenida al visitante, y en el que se podrán ver, tocar e interactuar con diferentes técnicas que evocan el pasado, sitúan el presente y adelantan el futuro de la comunicación visual. Por ejemplo, habrá una reproducción en funcionamiento de la imprenta de Güttenberg, demostraciones de rotulación a mano y sesiones de caligrafía artesanal, creación de rótulos de neón, pero también ejemplos de REPpropres 36

3D y realidad virtual en una experiencia virtual pensada para diseñadores de interiores; papeles y soportes livianos y flexibles que se iluminan y que pueden integrarse en anuncios publicitarios, envases o publicaciones; tintas conductivas; video mappings interactivos para cubrir suelos y paredes. Todo ello en un espacio ambientado con todo tipo de superficies y objetos impresos. También se abrirá un área dedicada a la personalización en la que los visitantes podrán comprobar cómo crear objetos únicos a partir de la impresión digital. Asimismo, se estrena un espacio sobre el wrapping o vinilado de vehículos y de decoración de interiores con demostraciones diarias a cargo del GAWI Gremio Aplicadores Wrapping Iberia. Otro de los atractivos de esta edición será la zona Graphispag Process, donde se verán en funcionamiento los equipos y maquinaria necesarios para poner en marcha dos líneas de producción: una de impresión de envases y otra de impresión en gran formato. Varias marcas expositoras han suministrado los equipos para ver el proceso completo desde el diseño al producto final en las diferentes fases de la cadena gráfica. Por su parte, la impresión avanzada encontrará su sitio en Graphispag PrintInnovation, un área coordinada por la Plataforma 3Neo en la que habrá demostraciones de impresión funcional, electrónica impresa, bioimpresión e impresión 3D. También se sucederán charlas y presentaciones y se pondrá en contacto a empresas que están utilizando estas tecnologías en su actividad con profesionales interesados en implantarlas en sectores como el packaging y la comunicación visual. Conferencias y talleres Dentro del programa de Graphispag Talks, se llevarán a cabo unas 50 conferencias y mesas redondas con la participación de expertos y empresas tanto suministradoras de maquinaria y soportes, de servicios gráficos o usuarias de productos impresos. Se hablará de tecnología y nuevos desarrollos, packaging, color y tintas, sostenibilidad, gran formato así como modelos de negocio y oportunidades de crecimiento.


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De izquierda a derecha: Jordi Magre y Jesús Del Hoyo.

Mientras, Graphispag 2019 acoge Grada&CongrésGràfic, un nuevo evento organizado junto al Colegio de Diseñadores Gráficos de Cataluña, que incluye conferencias, talleres y zona expositiva sobre disciplinas que tienen en la imagen su forma de expresión. Contará con la participación de una veintena de expertos en diseño, infografía, ilustración, concept art, packaging, urban scketching o tipografía, entre otras especialidades. Julius Wiedermann, editor de Taschen; Félix Beltrán, creador de la icónica imagen del Che Guevara; o Fernando Baptista, infografista de National Geographic, son algunos de los ponentes confirmados. Habrá talleres específicos ligados al poder comunicativo de la imagen de interés para profesionales que utilizan la comunicación gráfica y visual en su actividad. Por su parte, Graphispag Village será el espacio destinado al networking dirigido a diferentes profesionales de la cadena gráfica y que permitirá encontrar socios, colaboradores o, simplemente, ampliar la red de contactos en el ámbito de la comunicación gráfica y visual. También acogerá los encuentros entre fabricantes, impresores con proyectos de inversión concretos, prescriptores y clientes finales de diferentes sectores de demanda invitados directamente por la organización a través de su programa de compradores. La industria gráfica en España Según datos del INE, el sector gráfico en España está formado por 15.674 empresas que emplean a 93.000 personas y facturan algo más de 14.000 millones de euros. Se trata de un sector muy atomizado en el que predominan pymes y micropymes. En los últimos años se ha producido un proceso de reestructuración y concentración. Con el 22,3% del total de empresas, Cataluña lidera el sector de la industria y la comunicación gráfica en España, seguido de cerca por la Comunidad de Madrid (21,9%), Andalucía (11,2%), Comunidad Valenciana (10,95%), País Vasco (5,3%) y Galicia (4,9%). La crisis económica y el cambio tecnológico incidieron de lleno en la producción y el tamaño del sector gráfico. Desde 2016, el sector muestra un repunte en su facturación impulsada por las las actividades relacionadas con la impresión de packaging y etiquetas, y una mejora en la demanda de catálogos e impresos publicitarios y de la industria editorial. Sin embargo, el sector gráfico continúa en plena transformación y apuesta por crecer en valor con sus productos, sumando además a su negocio

nuevas aplicaciones que van más allá del papel para imprimir cualquier soporte o material de forma personalizada impulsando la comunicación gráfica y visual. Grada&CongrésGràfic Graphispag, se alía con Grada&CongrésGràfic, un nuevo evento que aglutina conocimiento sobre disciplinas que tienen en la imagen su forma de expresión, y en el que participan más de una veintena de expertos en diseño, infografía, ilustración, concept art o tipografía, entre otras. Julius Wiedermann, editor de Taschen; Félix Beltrán, creador de la icónica imagen del Che Guevara; o Fernando Baptista, infografista de National Geographic, son algunos de los ponentes confirmados. Grada&CongrésGràfic, organizado por el Col·legi Oficial de Disseny Gràfic de Catalunya y Fira de Barcelona, nace como eje vertebrador de especialidades que encuentran en la imagen el motor y vehículo de expresión: desde la comunicación visual y el diseño gráfico, a la arquitectura y la ingeniería, pasando por las bellas artes, el urban sketching, la ilustración, el packaging o el diseño textil, entre otras. Durante cuatro días se sucederán en Grada&CongrésGràfic conferencias, talleres, masterclass y sesiones de networking en un programa de actividades que tendrá como grandes ejes la imagen y sociedad, la edición y comunicación visual, y la relación entre el arte, la cultura y la tecnología, así como el talento emergente. Asimismo, contará con una zona expositiva propia en la que participarán unas 30 empresas con productos y servicios dirigidos a los profesionales del diseño gráfico, la comunicación visual y sectores vinculados a la imagen. De este modo, el nuevo evento complementa la oferta de Graphispag que –organizado por Fira de Barcelona en colaboración con Graphispack Asociación–, reunirá la última tecnologia, equipos de impresión y acabados, materiales, soportes y tintas para crear innovadores productos impresos para todo tipo de sectores. Prevé la participación de más de 200 expositores directos y ocupar 9.000m2 en el Pabellón 2 del recinto ferial de Gran Via. La emblemática feria gráfica contará con diferentes áreas experienciales, demostraciones, espacios de innovación y conferencias en torno a las posibilidades comunicativas y creativas de la impresión y la comunicación visual. REPpropres 37


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erias Graphispag

HP PRESENTARÁ EN GRAPHISPAG UNA

amplia oferta de equipos y un espacio de realidad virtual En el stand de HP en Graphispag podrá verse la impresora HP Latex de la serie R. La única solución realmente híbrida, con resultados de la máxima calidad en formatos rígidos y flexibles por igual. Este equipo permite acentuar la calidad de cualquier sustrato rígido con los colores más vibrantes y el blanco más brillante.

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on la nueva impresora HP Latex de la serie R, se puede transformar cualquier sustrato rígido o flexible utilizando colores increíbles. Además, con la nueva gama de colores vibrantes HP Latex en rígido, se pueden transformar nuevos sustratos para diferenciarse de los competidores. La decoloración amarillenta de los blancos se está convirtiendo en cosa del pasado con la tinta blanca HP Latex, una gran innovación en el sector. Con la nueva impresora HP Latex de la serie R se añade valor a las nuevas aplicaciones. Esto incluye la posibilidad de imprimir con el blanco más brillante en nuevos sustratos, como madera y acrílicos. Ahora se pueden realizar impresiones con tinta blanca como nunca se había visto. Este equipo ofrece impresión más inteligente diseñada para multiplicar la productividad y los negocios. Con la nueva impresora HP Latex de la serie R, se puede maximizar el tiempo de actividad y responder a los picos de producción sin comprometer la calidad. Por fin, ha llegado una impresora con alertas proactivas y servicios preventivos. HP Latex 335 HP también mostrará la solución de impresión y corte de HP Latex 335. Permite ampliar las aplicaciones con esta genuina solución de impresión y

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corte de 1,63 m (64 pulg.) Ahorrar tiempo con la genuina solución de impresión y corte de HP que funciona dos veces más rápido. Administrar el flujo de trabajo integrado desde un solo punto y disfrutar de las ventajas de HP Signage Suite para producir más aplicaciones sin necesidad de ser un experto en diseño. Realizar la impresión y corte al mismo tiempo en lugar de depender de un flujo de trabajo con solventes de impresión O corte es una ventaja. Con HP FlexiPRINT y CUT RIP incluidos, la solución completa de HP está diseñada para funcionar como una sola. Impresora HP Latex 570 La impresora HP Latex 570 ofrece costes eficientes y fácilmente integrados en la flota de impresoras. Productividad elevada con velocidades de impresión elevadas y eficiencia en los costes y los flujos de trabajo. Rapidez y facilidad de carga en tan solo un minuto gracias a la mesa pivotante sin ejes. Esto permite llevar a cabo todas las tareas desde la parte frontal de la impresora y disfrutar de velocidades más elevadas y sin necesidad de estar pendiente. La capacidad de emulación de color en toda la flota de impresoras también ayuda a optimizar y a aumentar la velocidad de producción.


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Este equipo permite ejecutar más aplicaciones de alta calidad en el mismo día, en anchuras de hasta 1,63 m con menos costes. Las impresoras HP Latex serie 300 y 500 y las tintas HP Latex con base de agua garantizan resultados brillantes y negros vivos y todas las impresiones salen secas, inodoras y listas para usar. HP DesignJet de la serie Z9+ PostScript HP completará su oferta en Graphispag con las impresoras HP DesignJet de la serie Z9+ PostScript®. Estos equipos permiten entregar calidad fotográfica profesional, más rápido y de forma más sencilla. Más calidad con menos tintas. Sorprender a los clientes entregando calidad fotográfica profesional con confianza. Impresionar con las transiciones suaves y los detalles precisos que proporciona el control de píxeles de HP, todo ello con menos tintas gracias a los cabezales de impresión de alta definición de HP. Disfrutar de la impresión hasta 2,5 veces más rápida sin perder calidad y reducir el tiempo de posprocesamiento con la primera guillotina vertical integrada. Crear contenido y enviar trabajos fácilmente utilizando el centro de aplicaciones de HP.

HP también dispondrá de un espacio de realidad virtual, donde se podrán visualizar los equipos de HP Indigo, un teatro para presentaciones en vivo, y un amplio despliegue de aplicaciones tanto de HP Indigo como de gran formato. El objetivo es que el espacio de HP en Graphispag, sea la referencia de impresión digital del sector, gracias a su amplio portfolio de soluciones, desde etiquetas, pasando por packaging flexible, fotografía, decoración de interiores o impresión sobre rígidos con tinta latex. HP también tendrá presencia en la zona de procesos de Graphispag con los equipos R Series. En este evento se unirán los equipos y tecnologías de diversas marcas expositoras para montar, en tiempo real, dos procesos de producción que incluyen impresión. El visitante podrá ver en acción, interactuar y aprender, ya que el espacio permitirá personalizar todo tipo de diseños, observar el flujo de trabajo completo y llevarse un producto acabado. Además, HP también participará en Grada con la HP T830MFP. Se trata de un evento que recoge todas las disciplinas que utilizan la imagen como motor y como herramienta de sus actividades: desde la comunicación visual, el diseño gráfico, hasta la ciencia, la arquitectura y la ingeniería, y el desarrollo de estas durante todo su recorrido.

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erias Graphispag

SOFICAT XEROX MOSTRARÁ

en Graphispag la Prensa Digital Iridesse y celebrará el Digital Printing Congress Soficat Xerox será uno de los grandes protagonistas de la próxima edición de Graphispag. Además de contar con un stand destacado, Soficat Xerox, el mayor distribuidor del fabricante Xerox Iberia, hará valer su condición de Global Partner celebrando en el salón el Digital Printing Congress, un encuentro organizado por la empresa y que reunirá, como cada año, a empresas, socios y clientes tanto nacionales como internacionales.

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igital Printing Congress es una convención anual organizada por Soficat Xerox exclusivamente para sus clientes. Este año, coincidiendo con el salón Graphispag, Soficat expondrá sus ponencias, formaciones, novedades y exclusivas evoluciones de sus equipos en salas anexas al congreso, para de esta manera, continuar añadiendo valor a sus clientes. Más información en digitalprintingcongress.soficat.es y en redes sociales. Soficat contará con un extenso espacio de más de 150m2 donde exhibirá un catálogo plagado de novedades, destacando la novedosa Prensa Digital Iridesse Production Press, y sus ya consagradas y exitosas nº1 en ventas Prensas Versant 180 y 3100. Todas ellas con diferentes tipos de acabados en línea y accesorios para poder

ver in situ todo su potencial y variedad. Además, diariamente, preparará, imprimirá y distribuirá un diario resumen de cada jornada. También contará con la presencia de su embajadora, la piloto de motos Laia Sanz. Soficat será el único partner del salón capacitado para exponer la Prensa Digital Iridesse, único equipo xerográfico del mercado que puede imprimir colores iridiscentes y seis colores de una sola pasada, entre ellos el oro y la plata. Se trata de un extraordinario e inimitable equipo. El único con la competencia de imprimir con esta brillante tecnología. Esta prensa digital utiliza una nueva fórmula de tóner por emulsión que consigue el tamaño de partícula más pequeña logrado hasta el Xerox Iridesse.

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Versant 3100.

Versant 180.

momento, ofreciendo un control de imagen aún más preciso. Esto garantiza que los tonos, degradados, textos finos y líneas impriman de manera óptima, con velocidades de impresión hasta de 120 páginas por minuto. Además, contiene una gran variedad de opciones de acabado en línea y la capacidad de manejar soportes mixtos y materiales hasta de 400 gr. Iridesse Production Press es capaz de imprimir con efectos barniz, colores metalizados y tintas blancas gracias a las tintas especiales, con lo que consigue diseños que generan asombro y factor sorpresa. Mezclar las tintas secas oro y plata o combinarlas con las tintas tradicionales de cuatricromía da mucho resultado, creando gamas de tonos metálicos y brillantes. A su vez, con la tinta transparente, se aportan colores planos vibrantes, degradados metálicos y fondos de alto

impacto entre otros efectos. “Ahora más que nunca donde el sector está virando a la impresión digital, así como en cualquier área, la tecnología, la velocidad y la inmediatez es prioritaria. Por esto, tenemos que ser capaces de ofrecer a los clientes equipos que respondan a las demandas del mercado, sin olvidar que la formación a los profesionales del rango es fundamental para que sigamos creciendo conjuntamente. Por esto y mucho más, esperamos dar respuestas a todos aquellos futuros clientes que se acerquen a nuestro stand con la esperanza de ofrecerles soluciones y mejoras a todas sus necesidades y dudas. Estamos gratamente satisfechos de continuar aportando valor a nuestros clientes con los equipos Xerox, referentes indudablemente a nivel mundial”, concluye Gerard Sicart, CEO de Soficat.

Gerard Sicart, CEO de Soficat, junto a Laia Sanz, embajadora de la marca durante la presentación del Dakar. REPpropres 41


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erias Graphispag

EMILIANO MARTIN Emiliano martín S.A presentará en Graphispag 2019 en el stand E26 las principales novedades en materiales y soportes para serigrafía, offset e impresión digital. Se podrá ver lo último en láminas de impresión y corte de los principales fabricantes del sector, Avery Dennison, 3M, Arlon y Ritrama. Los soportes rígidos tendrán especial importancia este año con la presentación de numerosas novedades en la gama de colores de su sándwich de aluminio y de varios sistemas novedosos para impresión y decoración. También se podrá ver la última tecnología en impresión de gran formato, la OCe Colorado 1640 de Canon así como la última tecnología de corte y grabado láser. EPSON EPSON expondrá su impresora DTG más versátil para impresión textil directa: la SureColor SCF2100. Esta impresora ofrece un paquete DTG completo para el diseño y la impresión de camisetas, polos, sudaderas, ropa de bebé, bolsas de tela y otros artículos de algodón. Además, su sistema de impresión es considerablemente menos agresivo para el medio ambiente en relación a otras técnicas de print sobre textil, ya que consume menos energía y agua que otras impresoras.En este sentido, dispone de la certificación del Pasaporte Ecológico de OEKO-TEX. La SureColor SC-F2100 resulta muy fácil de configurar y poner en marcha, y mantiene los colores de

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las creaciones más vivos y llamativos. De entre sus características destaca el mantenimiento automático con cartucho de limpieza independiente o su arranque más ágil debido a su circulación mejorada de tinta. También dispone de una actualización que mejora el Software Garment Creator. Y, por si todo ello no fuera suficiente, y aunque su cabezal de impresión tiene una vida útil más larga, cuenta con un año de garantía con posibilidad de ampliación y servicio de asistencia. HISARNOX HISARNOX S.L.U., empresa líder con trayectoria de más de 17 años en el sector de la sublimación y personalización, participará en la Edición 2019 de Graphispag. Allí presentarán la revolucionaria impresora láser de tóner blanco para transfer textil SUNANGEL que permite a los usuarios producir diseños completos sin necesidad de recortar el mismo. Solución muy económica y de fácil manejo. También presentarán la nueva prensa térmica de gran formato de METALNOX PTS 900 DE 110 X 70 cm, la solución y tamaño ideal para la impresión completa en camiseta (full print) y láminas de sublimación de gran formato, asegurando una transfe-

rencia perfecta ya que el calor se distribuye uniforme en toda la resistencia. Como distribuidor oficial de SAWGRASS, también darán cursos para principiantes que quieran iniciarse en el mundo de la sublimación. Finalmente exhibirán una amplia gama de artículos ya sublimados para que se pueda observar la alta calidad de producto, impresión y transferencia. HISARNOX mantiene su posicionamiento corporativo en la industria de diseño y maquinarias, gracias a los resultados de sus productos, innovadores equipamientos y servicio al cliente. ONLINEPRINTERS El uso de regalos promocionales ya sea en campañas comerciales o ferias, es la medida publicitaria que logra que el mensaje llegue al cliente deseado de la manera más duradera. Así lo ha entendido Onlineprinters, y es por esta razón que también ofrece material publicitario útil y de alta calidad, el cual no solo puede seguir usándose, sino que también sigue haciendo visible la marca adquirida. Los clientes asocian la calidad de los regalos promocionales con la calidad y fiabilidad de la empresa anunciante. La mayoría los consideran un detalle simpático y algo orientado a los clientes que recomendarían a otras personas. Por ello, en su tienda en línea, además de los 1.500 productos impresos, Onlineprinters dispone de 800 artículos promocionales y recientemente más de 100 productos textiles. Un ejemplo de ello son los bolígrafos, cuadernos de notas, baterías externas, altavoces de bluetooth, dulces, camisetas y gorras. Onlineprinters posibilita de esta manera el «onestop shopping», todo en un mismo lugar. Una vez en el sitio web, es posible cubrir el 90 por ciento de las necesidades de material publicitario. Todo tipo de productos impresos se puede pedir las veinticuatro horas del día y a precios económicos. Estas son las novedades que Onlineprinters mostrará a los visitantes de Graphispag en el stand C18.


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OPQ SYSTEMS OPQ Systems Maquinaria Gráfica, empresa especializada en equipos de acabados y post-impresión, presentará una amplia gama de soluciones, servicios y productos de su amplio portfolio. En el stand C58, habrá una variedad bastante amplia de equipos expuestos y se podrán realizar demostraciones personalizadas de cada uno de ellos. El objetivo es poder asesorar, informar y ofertar toda una gama de diferentes soluciones para cualquier segmento de producción. Se podran encontrar diferentes sistemas de encuadernación, guillotinas, trilaterales, equipos de grapado, alimentadores digitales, troqueladoras, plegadoras, hendedoras, laminadoras, equipos multifunción, contadoras ... contando con el asesoramiento y la experiencia del personal de OPQ Systems. Debido al cambio constante de la tecnología, la decisión más importante que cada organización debe tomar en ese ámbito, es la inversión en aquellas soluciones tecnológicas que cumplan con sus necesidades actuales y le aseguren el crecimiento necesario para el futuro. Por esta razón, seleccionar la tecnología correcta donde se va a basar su negocio es esencial, no sólo para el comienzo de un cambio sino también para el futuro de la compañía. OPQ Systems, cuenta con alianzas estratégicas con empresas líderes a nivel mundial. Conjuntamente con ellos ofrecemos soluciones, experiencias reales, equipamiento y equipos de trabajo altamente cualificados para afianzar y conseguir una base de relaciones sólidas. En la actualidad, OPQ Systems, distribuye en España, Portugal y Andorra, marcas de renombre mundial como Horizon, Vacuumatic, JBI, Busch, APR Solutions, Foliant, entre otras.

dades del producto acabado a los visitantes. En esta ocasión, Graphispag quiere potenciar la digitalización, personalización y el diseño, como principales ejes de transformación del sector. Desde el packaging al grabado sobre textil, pasando por la decoración y diseño en el sector del retail o bien el troquelado por láser en el mundo de la editorial. La tecnología láser es muy versátil lo que permite poder trabajar con ella en muchas aplicaciones diferentes, ampliando nuevos retos de negocio para las empresas. En su stand B74 se podrán descubrir las posibilidades del acabado digital con la mesa plana de corte KNF50; una mesa pequeña de corte indicada para la reprografía que evita costes en la fabricación de troqueles y agiliza los tiempos de entrega. Además, tendrán tecnología láser CO2, utilizada en series cortas que no requieran de troquel y cuando es necesario marcar gran cantidad de detalles. Tampoco faltarán los materiales, como novedad los nuevos metacrilatos de colores dentro de la amplia gama de consumibles de la que dispone Perez Camps.

PIXARTPRINTING Los visitantes de Graphispag tendrán la oportunidad de tocar con sus propias manos la cali-

dad de impresión de Pixartprinting gracias a los kits de muestras con impresiones hechas en diferentes materiales y con diversas tecnologías, los cuales se entregarán a todos aquellos que visiten el estand. Se trata de muestrarios de Tarjetas de visita, Pegatinas, Materiales rígidos, Lonas publicitarias y Vinilos adhesivos. Por último, Pixartprinting presentará también en el mercado español importantes novedades de productos desarrollados por el Departamento de I+D, como las cubiertas con acabados exclusivos —recién incluidas en un catálogo que cuenta ya con más de 3 millones de productos—, que permiten adornar encuadernaciones con laminados en dorado, en plateado o con barniz 3D para destacar detalles y embellecer catálogos y revistas. ROLAND DG En Graphispag los visitantes podrán ver la nueva impresora por sublimación Texart RT-640M, un equipo multifuncional para textil que permite aplicar el diseño directamente sobre el tejido de poliéster, así como también sobre papel. Otra novedad es la impresora RF-640 de 8 colores. La RF-640 de 8 colores ofrece la gama de colores más amplia de su categoría y consigue una asombrosa calidad. Esta impresora es perfecta para branding e imagen corporativa. Para los profesionales que quieran incorporar un sistema de sobremesa de impresión directa a prenda, Roland DG mostrará la nueva VersaSTUDIO BT-12, un equipo compacto, intuitivo y económico para personalizar camisetas, sudaderas, cojines, etc. La BT-12 imprime gráficos y fotografía directamente sobre prendas textiles. La presencia de Roland DG en Graphispag en el stand 56 tiene el objetivo de ayudar a los visitantes a dar respuesta a nuevos desafíos estratégicos y expectativas del mercado. En este entorno, los profesionales de Roland DG participaran en múltiples workshops y mesas redondas para dar soporte a los usuarios que quieran impulsar sus negocios.

PEREZ CAMPS Con el objetivo de aumentar la producción y ahorrar tiempo, Pérez Camps se suma a la nueva edición de Graphispag dando a conocer las posibiliREPpropres 43


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LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS

o cómo la gestión documental nunca más volverá a ser lo que era

Hoy en día ya nadie cuestiona que afrontar los retos de la brecha digital requiere romper, o más bien reinterpretar, numerosos conceptos que tan arraigados han estado a la esencia misma del sector, y entre todos ellos la gestión documental es, quizás, uno de los ejemplos más significativos.

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bligada a entenderse con las nuevas necesidades digitales y reenfocada hacia la mejora de los procesos de negocio, los sistemas propios de este campo han ido desarrollando herramientas y habilidades cuya función no es otra que la de facilitar la transición tecnológica a los verdaderos protagonistas: las personas. Las compañías que sitúan la Transformación Digital entre sus prioridades ya han entendido esto, y han sabido poner en manos de sus trabajadores las soluciones necesarias para llevarla a cabo. Por ello, y cada vez más rápido, se avanza hacia el desarrollo de nuevas aplicaciones de base tecnológica que sean capaces de dar salida a las necesidades de los empleados en cuestiones como movilidad, colaboración o seguridad. Como decimos, la natural evolución que ha vivido la gestión documental le ha llevado a convertirse en un apéndice más de un organismo mucho más complejo que ha experimentado un tremendo paso adelante gracias a la introducción de nuevas tecnologías. La Inteligencia Artificial y la automatización son dos de las ramas que más están avanzando en este sentido. De hecho, esto no pasa inadvertido, ya que según apunta la consultora Gartner, el número de organizaciones que están haciendo uso de la inteligencia artificial ha experimentado un espectacular incremento del 270% en los últimos cuatro años. Entre los mayores adelantos que se han desarrollado en estos campos figuran hitos como la interpretación del lenguaje natural de una persona o la búsqueda inteligente de datos. Estas tecnologías han sido ya implantadas en distintos sectores para liberar a las organizaciones que cuentan con grandes volúmenes de procesos manuales y fácilmente automatizables. La automatización y la Inteligencia Artificial son complementos perfectos para cualquier suite documental, como es el caso de Solpheo. Banca, Seguros, Sanidad, Logística y Automoción son algunos de los ejemplos de sectores que están aprovechando la Suite Documental Solpheo con las nuevas tecnologías para mejorar sus procesos de negocio y tener un sistema documental optimizado y seguro. Las diferentes soluciones de KYOCERA asociadas a procesos documentales han ayudado, entre otros, al sector bancario, donde se han integrado sistemas de automatización de datos, reduciendo los recurREPpropres 44

sos utilizados en las áreas de documentación y otras áreas de soporte de negocio. También hemos podido aplicar numerosos avances en el sector sanitario, donde, por ejemplo, se aplican a tareas cotidianas como la digitalización de las encuestas de satisfacción y su posterior volcado de datos en los sistemas de registro. Y es que, de esta manera, las conclusiones obtenidas son más eficientes para mejorar cualquier aspecto del ámbito de la salud. Las compañías aseguradoras también disfrutan de las ventajas de la automatización de procesos, evaluando los riesgos con mayor precisión, reduciendo costes operativos y ofreciendo una mejor experiencia a sus usuarios. Se trata de un pilar básico en la digitalización del sector seguros. Qué duda cabe, viendo las distintas aplicaciones que están revolucionando la forma de trabajar y procesar los datos, que la gestión documental está en pleno proceso de transformación, abriendo una nueva era o, quizás, esta ha cambiado tanto que ya nunca volverá a ser lo que era. Antonio Rubio, Product Owner ECM de KYOCERA Document Solutions


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LOS DATOS

son el nuevo petróleo Si piensa que la comunicación sin barreras tan solo implica igualdad de derechos para los discapacitados, significa que aún debe pensar a lo grande. Consiste en revalorizar el contenido y los documentos adaptándolos a los medios actuales de información inteligentes. Los datos son la materia prima de cualquier transformación digital, incluyendo, especialmente, a los documentos y la gestión de salida.

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partir de este otoño, las autoridades y organizaciones del sector público deben hacer que sus comunicados sean accesibles universalmente, tal y como como requiere una directiva actual de la UE. A partir de entonces, cualquier contenido, ya sea un documento en papel o presente en webs o aplicaciones, debe ser accesible, comprensible y robusto para el público. Incluso aunque la accesibilidad universal se reduzca a la igualdad con los discapacitados, la demanda para la información universalmente accesible no se restringe a las necesidades de aquellos con discapacidades físicas o mentales. Estrictamente hablando, el tema de la inclusión va en paralelo a la discusión. De cualquier modo, la comunicación sin barreras tiene múltiples facetas. Su núcleo tiene una premisa: el contenido debe ser generado lo más inteligentemente que se pueda, lo que incluye una especial atención a la lengua (comprensión, sintaxis, disponibilidad en diversos idiomas). En otras palabras, la demanda es para documentos que no están “enriquecidos” con la información estructural requerida por BarrierFree Information Technology Ordinance (BITV) y otros estatutos, pero también con datos útiles que pueden ser extraídos y redirigidos a voluntad, por ejemplo, para conducir una compleja y focalizada búsqueda de información. Lo cierto es que la calidad semántica de un documento juega un rol esencial sin importar lo que requiera la ley. Tomemos como ejemplo las comunicaciones omnicanal. Hoy en día, el destinatario dicta el medio de comunicación; de ahí que los negocios no solo necesiten separar la creación del documento con su distribución, también deben dejar de lado el formato de página para que el contenido pueda ser fácilmente transmitido por otro medio. Pero eso no es posible sin añadir información detallada al documento. Esa información significa que los veinteañeros que controlan las nuevas tecnologías puedan leer y firmar un crédito desde su Smartphone, que las personas de la tercera edad reciban su recibo de la pensión por mail de la forma que prefieran, y, por supuesto, que aquellos con baja visión puedan es-

cuchar en voz alta su factura de la luz. Se trata de aportar una “inteligencia sensible” a la comunicación: la accesibilidad universal implica automáticamente inclusión. Incrustar información estructural se conoce en la jerga como “tagging” (etiquetar). Crear documentos que puedan ser multicanal, y por ende sensibles, también responde a la cuestión de la accesibilidad universal aunque no sea el objetivo principal. Este hecho debería bastar por sí mismo para motivar a las empresas a afrontar el asunto sin demora. A la luz de los macrodatos, la Inteligencia Artificial y otras tecnologías actuales, cada transformación digital que se precie ya se centra en recopilar y usar datos procesables. Un debate sobre la estandarización y automatización de documentos y gestión de salida es inútil si los datos requeridos no están disponibles. Si sigue procesando tus documentos pixelizados para volverlos legibles a través de reconocedores de caracteres ópticos, está muy lejos de crear documentos inteligentes. El objetivo final no es solo la disponibilidad del documento mismo, sino también de los datos que contiene. Hay una amplia conciencia de esto en el seno de las empresas y países. Mientras tanto, los departamentos especializados e incluso los clientes están poniendo el listón muy alto. Marketing y ventas, por ejemplo, piden cada vez más información para poder atraer a clientes específicos de forma automática o con campañas concretas. Métodos de Inteligencia Artificial pueden ser usados para generar fácilmente los datos que se precisan, siempre que estén disponibles. A día de hoy no es suficiente con recuperar los documentos y mostrarlos. Para ser claros: debe ser capaz de hacer algo con el contenido, como generar respuestas a unos problemas específicos rápida y automáticamente. Pero el mundo real aún tiene mucho camino por delante para ponerse al día. Las compañías todavía tienen demasiados “contenedores de datos”, en los que los documentos se almacenan como imágenes sin metadatos. Muchos se contentan con procesar los documentos para que sean legibles, pero no hacen nada para revaREPpropres 45


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special gestión documental

lorizar los datos. Prevalece la actitud de “sentarse y observar”, debido sin duda al legado de la estructura de creación de documentos. ¿Quién quiere separarse de aplicaciones y procesos contrastados? Algunos huyen del gasto extra del tagging de documentos ya existentes tras percatarse de él. Esa es una preocupación con fundamento. Los datos y sus aplicaciones son un valioso producto que pueden hacer ganar mucho dinero. Forman la base sin la cual las tecnologías digitales no pueden explotar todo su potencial. Los datos son el nuevo petróleo. Google está a la vanguardia. La compañía usa su nuevo motor de búsqueda Dataset Search para agrupar los innumerables proveedores de conjuntos de datos en la web para hacer las búsquedas más sencillas para científicos, periodistas y estudiantes. Tras él se halla el fenómeno de la “web semántica”. Se trata de tener disponible no solo el texto, sino el contenido de los datos que pueden ser correlacionados automáticamente. Solo entonces la búsqueda de información en diferentes niveles es posible. En vez de buscar manualmente a través de diversos documentos un pedazo específico de información, la web provee fácilmente la respuesta. Estos no son simples resultados de una búsqueda, sino resultados complejos que solo pueden ser generados enlazando diferentes datos. Si quiere conocer cuál era la población de Berlín en 1920, REPpropres 46

puede encontrarlo sin problemas en la web. Pero si quiere saber cuántos de esos habitantes eran hombres, mujeres o menores de 25 años, necesita métodos de búsqueda más inteligentes. La “web semántica” sigue estando entre los temas más infravalorados. Pero sin duda alguna habrá permeado en nuestras vidas en algunos años. Las universidades alemanas ya ofrecen cursos en comunicaciones sin barreras, como el que se ha estrenado este semestre en la Universidad de Hildesheim. Ya es hora de repensar la generación de documentos. El nuevo enfoque consiste en ver los documentos como fuentes de datos que proveen a las compañías de materia prima para acceder a nuevos mercados. Las tecnologías necesarias están disponibles. Mientras tanto, hay suficientes aplicaciones y soluciones informáticas que aportan la producción de documentos inteligentes. Así pues, ¿por qué esperar? En lo que respecta a la accesibilidad universal, también irá sobre seguro. El enfoque puede diferir de una compañía a otra (reforma completa de la generación de documentos, inclusión a posteriori de información estructural o metadatos, o ambos). Ya es hora de empezar. Harald Grumser, CEO de Compart


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HARALD GRUMSER, CEO de Compart

“LA COMUNICACIÓN SIN BARRERAS ES UNA OPORTUNIDAD” La demanda de comunicación sin barreras no es nueva, pero ¿por qué hay tantas reticencias en esta área? Pues porque para muchas compañías la cuestión se reduce al aspecto de la inclusión. La ley requiere ahora a las autoridades que procesen documentos y contenido para que sean accesibles para los discapacitados. Pero la situación está lejos de ser óptima. Aunque cada ministerio acate completamente con el requerimiento para la comunicación sin barreras, ¿por qué debería una compañía seguir adelante si no se siente obligada? Para muchas compañías, ser denunciadas por los ciegos se considera un riesgo bajo porque no tienen acceso a todo el contenido: el riesgo se considera aceptable. Así que el tema se deja de lado. Hay gran inercia en general al respecto. Aunque no puedan apreciarlo completamente, algunos son conscientes de que el requerimiento para documentos generalmente accesibles les presenta una oportunidad para pensar en modernizar la creación de documentos. Concepto clave: capacidad multicanal. Si generas tus documentos para salida en todos los canales, sin importar el medio, tamaño de visualización, etc… debes lidiar con los datos. Entonces, el problema de la accesibilidad universal y la inclusión es, en principio, un subproducto. Muchas compañías trabajan con sistemas de generación de documentos que tienen más de 20 años. Eso significa que están afrontando el dilema sobre si modernizar completamente la creación de documentos o hacer que los documentos existentes sean más inteligentes. ¿Qué recomienda? Las compañías deben decidir eso por sí mismas. No hay una respuesta clara, no importa desde dónde empiecen, pero deben empezar. Deben fijar una fecha para empezar a crear documentos de acuerdo a un criterio definido. Existen suficientes aplicaciones disponibles. HTML5 y similares son métodos apropiados para generar contenido accesible, estructurado e inteligente para todos los medios. DocBridge © Impress, de Compart, también es una solución apropiada. El problema es qué hacer con los documentos antiguos. Puedes volver y etiquetarlos; existen potentes herramientas disponibles para hacerlo, como DocBridge © Mill Plus, aunque estos procesos siempre tienden a cometer errores. Los documentos afectados deben estar disponibles en formato electrónico y el contenido debe estar descifrado para que sea legible y accesible. Creo que la mayoría de las compañías, con pocas excepciones, han digitalizado sus archivos en papel. Pero hay que tener en cuenta que este método es extremadamente costoso. Así que, ¿merece la pena el esfuerzo? ¿O es mejor desaprovechar

las posibilidades que estructurar y revalorizar los documentos ofrecen? La cuestión es qué relevancia tienen esos documentos, es decir, qué probabilidad estadística hay de que vayan a ser necesarios para búsquedas concretas de información. Depende. Añadir inteligencia después no es siempre el único camino correcto. A propósito de DocBridge © Impress: ¿qué ofrece la solución Compart en este contexto? Aunque también sirve para etiquetar a posteriori, la ventaja crucial de DocBridge © Impress reside en el nuevo enfoque. Desde el principio, cada documento se crea para salida y para ser visualizado en todos los medios; es accesible universalmente y puede ser “enriquecido” con suficientes metadatos para ser procesado aún más a través de la web semántica. Llamamos a esto el principio “diseñar una vez”, que quiere decir que el documento se crea en un solo formato base y es “enriquecido” con datos que tengan capacidad multicanal y sean accesibles universalmente; ergo inteligentes. Con DocBridge © Impress, los usuarios crean documentos sin barreras prácticamente “de paso”, ya que la solución soporta todos los gestores de salida populares como HTML y PDF/UA, el estándar reconocido internacionalmente para documentos accesibles universalmente por Web Content Accessibility Guidelines (WCAG).

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CLAVES DE LA GESTIÓN documental para cumplir con el nuevo GDPR El nuevo Reglamento General de Protección de Datos (en adelante GDPR) supuso un reto para todas las empresas, que han tenido que modificar los procesos que manejen datos de carácter personal para tener un control riguroso de su documentación. De hecho, aquellas compañías que no hayan hecho sus deberes podrían enfrentarse a costosas sanciones por incumplimiento de este.

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l GDPR además plantea otro reto importante: ordenar y gestionar las enormes cantidades de información y datos de clientes que manejan especialmente las grandes corporaciones. En este sentido, según Gartner, el 25% por ciento de los contenidos almacenados nunca se encuentran por errores de tratamiento o porque quien los necesita no sabe dónde encontrarlos. Y esto es algo que las empresas no se

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pueden permitir, y con más motivo todavía con el nuevo Reglamento y la nueva LOPD. El papel de la gestión documental Teniendo en cuenta todas estas exigencias, la gestión documental se convierte en un elemento clave para cumplir con el GDPR, ya que


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alivia la presión en su gestión. Entre otras cosas, la normativa exige que los ciudadanos consientan expresamente cómo las empresas hacen uso de sus datos personales, y que éstas guarden una prueba de que realmente existe ese consentimiento. No basta con archivar el consentimiento, sino que hay que hacerlo de forma correcta. Esto implica que, además de crear los procesos oportunos para gestionar adecuadamente esa información, es necesario desarrollar el proceso que debe seguirse desde que se crea el consentimiento hasta que se archiva, ya que en el futuro podría necesitarse para cuando un cliente deseara ejercer sus derechos. Por tanto, tiene que almacenarse junto a otros datos para que podamos identificarlos sin errores; de nada sirve que el consentimiento se haya almacenado si luego no se puede confirmar con pruebas válidas. Archivo físico o digital Existe una casuística que hace referencia a cómo se guarda ese archivo en el mundo online y cómo en el panorama físico. En el primero resulta sencillo identificar, a través de casillas de verificación o formularios digitales, cómo los usuarios dan o no su consentimiento. Pero en el mundo físico, la mayoría siguen recurriendo al formato papel para recabar el consentimiento de sus clientes, con la consiguiente problemática de almacenamiento y búsqueda. En el caso de aquellos negocios que guardan los consentimientos en papel, es recomendable que también almacenen una copia en formato digital, identificando los archivos con nombres y conceptos claves para que la búsqueda y acceso a los mismos sea más eficiente y efectivo, contribuyéndose así a un significativo incremento de la productividad de la empresa. Además, este proceso de digitalización de los consentimientos de envío de información comercial es clave para cualquier sector que constantemente recopile datos personales de clientes, y más aún en los sectores que traten datos especialmente protegidos. Requisitos para el cumplimiento del GDPR En líneas generales, cualquier compañía, independientemente de su tamaño y del sector en el que opere, debería plantearse si sus procesos y soluciones actuales cumplen con lo que el GDPR exige para el correcto cumplimiento de la protección de los datos de los ciudadanos. Esto es: Contar con un sistema de gestión documental que tenga la capacidad de localizar correctamente la documentación relacionada con las peticiones de los usuarios. Que integre flujos de trabajo específicos para aplicar un procedimiento concreto para cada necesidad. Que permita la exportación de los documentos en un formato adecuado – principalmente digital - para que pueda entregarse al cliente cuando éste lo solicita. Que sea capaz de recuperar toda la información almacenada sobre el usuario, aunque ésta se encuentre en ubicaciones diferentes. Que permita registrar metadatos relacionados con el GDPR que faciliten la identificación de la documentación y del usuario propietario. Que pueda generar de manera automática o manual, metadatos para clasificar e identificar la información de los usuarios. Que genere informes sencillos para facilitar el seguimiento y control del cumplimiento de la normativa por parte de las empresas.

Los sistemas de gestión documental son capaces de identificar antes los datos personales para poder realizar todas las operaciones requeridas por el nuevo reglamento. Y solo de esta forma el GDPR podría considerarse como una oportunidad para diferenciarse de la competencia, y no solo como una mera imposición que hay que cumplir. Porque una correcta gestión documental proporciona valor adicional, mejora sustancialmente la relación con los clientes y optimiza los procesos. Para facilitar la clasificación de los consentimientos, la solución que propone Brother en este sentido pasa por el uso del código de barras como identificador del documento, el cual inicia el proceso de gestión documental. A través de la información parametrizada en un código de barras ubicado en la portada del documento, la Solución avanzada de gestión documental por códigos de barras de Brother (BCU) automáticamente procesa el documento para su archivo. Esta utilidad automatiza la separación (escaneo por lotes), el renombramiento de los archivos -incluyendo en el nombre los datos contenidos en el código de barras- y establece un enrutamiento de cada documento escaneado. Esto se traduce en un gran ahorro de tiempo para la empresa, una mayor seguridad al realizarse todo el proceso de forma automatizada y una reducción de errores, que redundará en una total consistencia de los archivos almacenados. En definitiva, la gestión documental ha de considerarse como una herramienta imprescindible en la estrategia de las compañías, para que éstas cumplan con la legislación actual y no experimenten sanciones de alto coste que impacten negativamente en su negocio. Por tanto, se debe contar con un sistema de gestión adaptado al GDPR, que permita la digitalización de aquellos documentos que son necesarios para el cumplimiento del Reglamento (ej. consentimiento de los clientes para el tratamiento de sus datos), y que optimicen la gestión de los datos personales, asegurando lo más importante: la confianza de los clientes. José Ramón Sanz Responsable de Marketing de Producto de Brother Iberia REPpropres 49


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GESTIÓN DE LA

información, gestión del cambio Según datos de consultora IDC, la transformación digital de las empresas españolas continua imparable. De hecho, se estima que, en nuestro país, el gasto TIC ascenderá a más de 47.500 millones de euros durante el año 2019, lo que supone un aumento del 1,7% con respecto a la inversión realizada en 2018.

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ste es sin duda un escenario muy positivo que atestigua que vamos por el buen camino, aunque no debemos acomodarnos: el Índice de Economía y Sociedad Digital (DESI) nos sitúa en el puesto 10 de entre los 28 países europeos en materia de digitalización. Así pues, todavía nos queda mucho trabajo por hacer en este ámbito, y tanto las empresas como la Administración Pública deben incorporar planes específicos de transformación digital que contemplen la incorporación ordenada de nuevas tecnologías y que nos permitan equipararnos en madurez digital a los grandes líderes europeos como Reino Unido, Noruega o Finlandia. Un punto de inflexión para la adopción masiva de tecnologías de gestión de la información fue la entrada en vigor de del Reglamento General de Protección de Datos a mediados del año pasado. Esta normativa supuso un antes y un después para muchas empresas, que aceleraron sus planes de digitalización para asegurar el cumplimiento legal de su política de protección de datos. Así, la digitalización dejó de ser una opción para convertirse en una prioridad. Las empresas se vieron obligadas a revisar sus operativas para asegurarse que se ajustan a esta nueva norma. Además de los requerimientos legales, son numerosas las ventajas que la transformación digital y la gestión de la información pueden aportar a las empresas. Por ejemplo, en el departamento financiero, la digitalización permite una reducción de costes en el procesamiento de facturas de proveedor de hasta el 62%, y un aumento en la velocidad de los procesos en más de un 50%. La factura electrónica permite minimizar el número de errores en los procesos de facturación y facilitar los trámites de reclamación y cobro de las mismas. Pero el financiero no es el único departamento que puede verse beneficiado por la gestión de la información. En el área de Recursos Humanos, por ejemplo, la automatización de los procesos internos a lo largo de todo el ciclo de vida del empleado desde la selección e incorporación hasta el cese, (procesos de altas, bajas, renovaciones de contratos, e incluso gestión de CVs) mejora el cumplimiento, reduce costes e incrementa la visibilidad de la información y la productividad permitiendo al departamento de RRHH dar un mejor servicio que mejore a su vez la satisfacción del empleado. REPpropres 50


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Otro de los grandes beneficios de la gestión de la información es sin duda su contribución a la flexibilización del trabajo. Gracias al cloud hoy las empresas han dejado de depender del espacio físico que ofrece la oficina y los empleados pueden acceder a sus datos de manera segura en cualquier momento y lugar. Sin embargo, para hacer un uso seguro de la tecnología en la nube es necesario contar con un proveedor de gestión de servicios que garantice la privacidad en el acceso los datos. Según IDC, durante 2019 el 75% de los CIO reestructurarán sus estrategias de ciberseguridad hacia una parte clave como es la confiabilidad y gestión de identidades, para así hacer frente a los retos en el ámbito de la privacidad que supone la oficina móvil. No debemos olvidar, no obstante, que el objetivo último de la gestión de la información y por ende de la transformación digital es siempre la mejora de la experiencia de usuario tanto interno (empleados) como externo (clientes), ya que ambos están relacionados. Una mejora de la experiencia de los empleados se traduce en un aumento de la eficiencia y productividad de los procesos, lo que se verá inevitablemente reflejado en una experiencia del cliente más positiva. Y este aspecto es clave para mejorar la competitividad.

En esta transición inevitable hacia la empresa digital, cabe resaltar la importancia de contar con un partner especializado que pueda asesorarnos durante el proceso y adaptar el camino para la adopción de nuevas tecnologías de digitalización. Gran parte del éxito de estos proyectos reside en una correcta planificación de su implementación, acorde con las necesidades y exigencias de cada empresa. No hay dos empresas iguales y por tanto cada sistema gestión de la información debe ser diferente. Las soluciones de Canon, por ejemplo, son adaptables y escalables, de manera que una vez analizadas las necesidades reales de cada cliente, se personaliza al máximo los servicios ofrecidos para asegurar así que obtienen el mayor beneficio de su inversión en digitalización. Además, se pueden ir incorporando nuevas funcionalidades en función de las prioridades de la compañía. Escalonar la transición digital facilita también la adaptación de la cultura interna, e Implicar a los empleados en este proceso de cambio es una de las claves del éxito de estos proyectos. Marta Olbés-Carrera Information Management Product Manager, Canon España REPpropres 51


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LA UTOPÍA DE LA

‘oficina sin papeles’: cómo librarse de Diógenes y mejorar la productividad personal Con la necesidad de digitalización por parte de las empresas, se ha vendido durante años la utopía de una oficina perfecta en la que todo funciona de forma rápida, sencilla y, por supuesto, online. La realidad pone a cada uno en su sitio y el término paperless office (oficina sin papeles) ha mutado al de less-paper office (oficina con menos papeles), conscientes de la complejidad de eliminar el papel al 100%.

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poyados por una búsqueda de eficiencia operativa –y en muchos casos empujados por requerimientos normativos como el GDPR, la Ley 39/2015 en la administración pública o el SII en contabilidad– todas las empresas se han lanzado a la digitalización de procesos de negocio basados en papel. Una correcta gestión del cambio y selección de las herramientas va a ser la clave para afrontar el cam-

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bio con garantías que permitan mejorar la productividad de los empleados a la vez que cumplir con requisitos legislativos y operacionales. La documentación en papel ha tenido tradicionalmente como aliado a un empleado de excepción que, sin estar en nómina, forma parte de la estructura de muchas plantillas: Diógenes. Su influen-


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cia está muy presente en el día a día de muchos profesionales, sobre todo, cada vez que alguien repite aquello de “guárdalo por si acaso” o “esto seguro que en algún momento nos viene bien”. Sin embargo, ha llegado el momento de “despedir” definitivamente a Diógenes de la oficina, no sin antes reafirmarse en que la información contenida en formato físico supone el recurso de mayor valor dentro de las organizaciones y, como tal, debería ser contemplada. Pero ¿qué pueden hacer los profesionales para ser más eficaces? ¿Por dónde podrían comenzar para evolucionar hacia esa pretendida oficina con menos papel? A continuación, se resumen tres principios básicos que deberían guiar esta transición: 1. Deshacerse de los “por si acaso” Al principio, quizás haya cierto temor a perder o destruir información que pueda ser útil en un futuro, pero lo que sí se debe evitar es la acumulación por sistema, pasando del síndrome de Diógenes a proponer soluciones con las que poner orden y extraer valor del corpus informativo. 2. Mejor en digital Hay que revisar la información que actualmente se sigue recibiendo en papel, que no es poca, como facturas, recibos del banco, informes, ofertas, etc. La mayor parte de estos documentos se pueden obtener ya en digital, así que hay que ser conscientes de ello y, en la medida de lo posible, solicitar el envío solo en formato online. Si este método funciona en el caso de la documentación recibida, debería pensarse igualmente para la información emitida, ya que en muchas ocasiones sigue imperando la multicanalidad, es decir, una misma información pueda llegar tanto en papel como digital. 3. Escanear por defecto Con la tecnología de digitalización adecuada, como los actuales sistemas inteligentes de un solo toque, el escaneo puede convertirse en una acción sencilla que luego permita localizar la información al instante o bien agilizar el flujo de datos dentro de una empresa. 4. Fotocopias, las justas La fotocopiadora es sin duda una de las herramientas más recurrentes por parte de esos profesionales “tipo Diógenes”. Durante muchos años, ha estado en boca de todos el dato de que cada documento se copia una media de nueve veces a lo largo de su ciclo de vida. Y es que todavía muchas grandes organizaciones guardan copias digitales y en papel de una gran parte de sus documentos. Para incrementar la productividad, es necesario que en el entorno de trabajo se cumplan dos requisitos fundamentales, pese a que de primeras resulten de sentido común. Por un lado, todo lo asociado a la organización personal: tener el escritorio ordenado, seguir una serie de rutinas básicas para organizar tareas y que se revise su estado al terminar, reuniones efectivas, además de organizar la información de forma correcta. Y, por otro, apoyarse

en la tecnología: utilizar soluciones de escaneo fáciles e intuitivas que permitan el almacenaje y la recuperación ágil de la documentación, agendas digitales, un buen sistema de mensajería y, cómo no, herramientas adecuadas para cada industria. Independientemente del sector de operación (logística, legal, asesorías financieras, laboral, etc.), la transformación digital se abre paso poco a poco, pero esa elección de herramientas con las que dotar de eficiencia operativa los procesos está al alcance de todos. La conversión de la información y los procesos basados en papel a su equivalente digital es algo necesario para garantizar la supervivencia de los diferentes negocios. La elección de dichos sistemas debe ser la más conveniente para que el impacto en el negocio sea positivo y no choque de frente con la resistencia al cambio. Deben anteponerse los beneficios que se van a obtener, tales como poder encontrar y compartir los documentos rápidamente y de forma segura gracias a un reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de calidad. O tener la información accesible desde cualquier punto, sin posibilidad de pérdida, agilizando procesos de negocio. Solo así se conseguirá una transición adecuada en estos tiempos donde el formato digital y el papel deben convivir necesariamente. Jesus Cabañas Responsable de ventas para la región de Iberia de PFU Limited

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CUANDO LA TRANSFORMACIÓN digital de las empresas empieza por la gestión documental El trabajo en remoto, la inmediatez, la excesiva competencia… Las empresas están sujetas a mucha presión y el cambio de paradigma no ayuda a suavizar el estrés. Menos aún si todavía funcionan con las herramientas del pasado y no dan el salto al entorno digital.

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a transformación de las empresas está siendo un verdadero rompecabezas para muchos CEO que no saben cómo enfrentar esta profunda metamorfosis fraguada al calor de las nuevas tecnologías. Muchas compañías se pierden en el cambio y consideran que con pequeños gestos logran ponerse a la par de otras que ya han nacido digitales, y no se dan cuenta de cuáles son los cimientos reales de su transformación. Y es que para adaptarse al nuevo esce-

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nario es necesario jugar con las reglas que ahora impone el contexto digital y, en este sentido, comenzar con la gestión documental es fundamental y puede ahorrar mucho esfuerzo y dinero a cualquier compañía. La digitalización ha supuesto un crecimiento del 30% en la economía española, por lo que parece evidente que erradicar el uso de papel hace a las empresas más competitivas. No en vano, una per-


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sona puede demorarse entre 18 y 20 minutos en encontrar un archivo sin digitalizar lo que, irremediablemente, se traduce en un aumento de los costes para la organización. Albaranes, facturas, nóminas, notas de gastos, y por ahí sigue la lista. Las empresas almacenan ingentes cantidades de papel que ocupan demasiado espacio y son difíciles de consultar. Resulta, por tanto, evidente que la digitalización documental es un paso natural y necesario en el salto al digital de cualquier empresa. Sin embargo, no todas lo cuentan en el ‘checklist’ de su transformación. Paso a paso Cualquier cambio es lento, y no todas las empresas cambian al mismo ritmo ni tienen las mismas necesidades. Tampoco en su gestión documental. De ahí que Miguel Ángel Gracia, ingeniero de Soluciones de Gestión Documental de Grupo Solitium, aconseje siempre “escuchar al cliente”. Para Gracia, “ésta debería ser nuestra línea de partida, porque sólo escuchando al cliente podremos identificar cuáles son sus problemas con los documentos, sean internos o externos, personalizar su proceso e implementar el producto que requiera de la manera más rápida y cómoda posible”. Y es que hoy día hay muchas soluciones de gestión documental, unas más básicas, otras más avanzadas, que sirven a las organizaciones en función de sus necesidades. Sin un análisis previo de la situación de una empresa no se debería recomendar un producto determinado. Aun así, la digitalización es necesaria “para agilizar la gestión de cualquier compañía”, recuerda el ingeniero de Soluciones de Gestión Documental de Grupo Solitium. Por lo que, aunque cada organización necesite soluciones distintas, todas requerirán, tarde o temprano pasar por el aro de la digitalización. Y eso que “son las medianas y grandes empresas las que deberían obligarse a acometer su digitalización documental por seguridad, velocidad y porque el mobile se está imponiendo en la oficina”, enumera Gracia. ¿Y cuál es el primer paso para la digitalización documental? El escaneo. Grupo Solitium ofrece una solución de captura y archivo electrónico bautizada como ScannerVision, que brinda una alternativa inteligente al escaneo tradicional pues, en un solo clic, permite escanear, digitalizar, dar formato, guardar, etiquetar, enrutar y optimizar todos los documentos. En resumen, automatiza la digitalización de los documentos en papel. La gestión documental viene después. Y en este capítulo Grupo Solitium ofrece una variedad de soluciones. Una de ellas es Icab, la primera suite documental del mercado, perfecta para optimizar los procesos documentales de cualquier empresa, entidad u organización, reduciendo drásticamente los costes asociados. Icab ofrece todas las herramientas relacionadas con la gestión del documento: desde la organización de documentos, las búsquedas rápidas, el workflow, hasta la digitalización certificada. Y todo de manera integrada. DocRouter es otro de los productos del catálogo de Solitium. Se trata de un software que permite archivar los documentos de la empresa a través de las impresoras multifunción de manera sencilla y sin necesidad de conocimientos informáticos, para después buscarlos fácilmente. Esta solución incluye auditoría, instalación, configuración del software y un seguimiento de resultados del primer año.

Pero la solución reina, la más completa que ofrece Grupo Solitium es DocuWare, un potente software de gestión documental con tecnología avanzada para la gestión de contenido empresarial profesional. Esta herramienta archiva automáticamente los documentos según los criterios que fije el usuario, independientemente de su fuente o de su formato. De esta manera y con este software, se puede archivar, compartir y gestionar documentos como registros, mensajes de correo, CAD, etcétera, de forma fácil y segura. DocuWare es compatible con las normas y los procedimientos de los sistemas de empresas y oficinas. Además, es seguro y cuenta con funciones de flujo de trabajo, de acceso web y de integración universal mejoradas, más todas las herramientas que se necesitan para una gestión eficaz del contenido empresarial. “Estamos trabajando como hace 20 años, cuando contamos con herramientas que nos permiten ser más competitivos y ágiles”, se lamenta Miguel Ángel Gracia, para quien la eficiencia, la rapidez para archivar y encontrar documentos y el ahorro de costes son tres ventajas más que suficientes para que las empresas se lancen a su transformación digital. Y es que la gestión documental digitalizada ofrece una ventaja competitiva a aquellas empresas que la asumen más que palpable. Arancha Bustillo Responsable de marketing de contenidos de Grupo Solitium REPpropres 55


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LA DIGITALIZACIÓN

de la gestión documental representa el gran salto a la eficiencia en las empresas Los negocios tradicionales han tenido que hacer frente a los nuevos tiempos y para ello han realizado una transformación digital, esto ha supuesto para las empresas la mejora en sus procesos de trabajo y la apertura hacia nuevos negocios. Uno de los puntos clave de la transformación digital, es la necesidad de la digitalización de la documentación y la automatización de la gestión documental.

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ste proceso consiste en establecer un conjunto de normas técnicas y prácticas que se utilizan para administrar documentos y archivos, de tal manera que se pueda acceder a ellos de forma sencilla, rápida y sin ocupar espacio físico en la oficina. Tradicionalmente la gestión documental era una tarea laboriosa y se llevaba a cabo mediante arduas jornadas laborales colocando, buscando y gestionando documentos, provocando una sensación de insatisfacción para el empleado y para la empresa además de suponer un gasto más añadido, tanto tiempo del empleado como del espacio físico necesario para albergar todos esos documentos impresos almacenados en carpetas. Digitalizar todos estos archivos y el proceso de su almacenamiento, consulta y recuperación, ha permitido que las empresas aprovechen más su estructura y que sus empleados puedan dedicarse a otras funciones más eficientes. Además, al poder acceder a los documentos de una manera más ágil, se optimiza la toma de decisiones, la consistencia operativa y la continuidad del negocio. Uno de los Conceptos más innovadoras para hacer frente al reto de la transformación digital y donde entre muchas otras necesidades podremos cubrir la digitalización certificada y la gestión documental, es Workplace Hub de Konica Minolta, se trata de una solución empresarial que une toda la tecnología necesaria para cualquier organización a través de una plataforma centralizada. REPpropres 56

Está diseñada para facilitar el salto hacia el espacio del futuro de los lugares de trabajo, ya que permite una gestión eficiente e intuitiva de la gran cantidad de herramientas, servicios y dispositivos que se utilizan en las empresas modernas. Workplace Hub (WPH) cuenta con un panel central que dispone de una visibilidad de 360 grados, lo que permite a los usuarios una comprensión intuitiva que da lugar a una mejor colaboración y una toma de decisiones más inteligentes basadas en datos reales y contrastados en un tiempo reducido. El almacenamiento de los documentos hace posible guardar, eliminar o conservar diferentes archivos mediante la aplicación de principios de racionalización y economía que liberan a los trabajadores de esta tarea. Además esta plataforma permite gestionar la información de tal manera que esté disponible durante todos los años de vida del documento, cumpliendo las leyes actuales de protección de datos, manteniéndola a salvo de los cambios tecnológicos que se produzcan en este tiempo ya que asegura el contenido de los mismos independientemente del momento de recuperación y del formato en el que se guardó. Wokrplace Hub es una plataforma que continuará evolucionando a medida que avanzan los tiempos modernos hasta convertirse en la más completa para servicios y capacidades demandados por el lugar de trabajo del futuro, de manera que las empresas pueden


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crecer y administrar su ecosistema IT conjuntamente con las necesidades cambiantes de los negocios. Este sistema simplifica las operaciones de hoy y abre el camino para nuevas e interesantes integraciones como la inteligencia artificial (AI) y el Edge Computing para convertirse en una parte central de la organización digital del futuro. La primera versión de Worplace Hub en España estará disponible a partir de junio de 2019 para las organizaciones que tienen como objetivo ofrecer servicios gestionados de calidad empresarial a un precio asequible. Además de proporcionar unos servicios de alta calidad con esta solución, Konica Minolta va más allá en el campo de la transformación digital, ya que con la integración de sistemas AI e Internet of Things (IoT), Workplace Hub incorporará en un futuro Cognitive Hub, una plataforma que aplicará la computación inteligente a la IA y a la inteligencia humana aumentada para ampliar la red de interfaces de usuarios y mejorar la colaboración entre equipos y empleados.

Cognitive Hub será un nexo de unión para los flujos de información dentro del lugar de trabajo digital y proporcionará servicios basados en inteligencia aumentada que cualquier empleado podrá utilizar fácilmente. Además, será capaz de conectarse con los futuros dispositivos, como las gafas de realidad aumentada, las paredes inteligentes y las pantallas flexibles. El objetivo es la evolución hacia una compañía plenamente digital que aporte un nuevo valor a las empresas y organizaciones, y mediante nuestras principales actividades de desarrollo de soluciones IT para los negocios, los materiales de alto rendimiento y los sistemas sanitarios y ópticos de uso industrial, decidimos predecir los potenciales desafíos del mercado para crear soluciones conjuntas que contribuyen al beneficio de la sociedad en general. Francisco Javier Boter Jefe de Producto de Soluciones y Servicios en Konica Minolta Business Solutions Spain, S.A

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CÓMO APLICAR LA GESTIÓN documental para convertirse en oficina “paper light” Desde que los primeros ordenadores entraron a formar parte de las dinámicas laborales, muchos expertos han previsto la llegada de la oficina sin papel. Sin embargo, 40 años después de que se comenzara a hablar de este tema, y a pesar de los enormes avances tecnológicos, la mayoría de las empresas no están más cerca de cumplir este sueño. ¿La razón? Independientemente del nivel de especialización tecnológica de un negocio, y de sus trabajadores, siempre va a haber un requisito de papel. Es por esta necesidad por la que la gestión documental ocupa un lugar central en la organización de las empresas actuales y del futuro.

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a oficina sin papel requiere un cambio de comportamiento significativo y habrá algunos casos en los que lo digital no terminará de adaptarse nunca. Tanto para imprimir contratos que requieran una firma original, como para proporcionar paquetes de prensa para un evento o editar cualquier documento impreso, el papel sigue estando muy solicitado. Si bien es cierto que la, cada vez más extendida, nube aporta muchos beneficios a la fuerza laboral actual, también requiere un cam-

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bio de mentalidad general para ser verdaderamente efectiva. Cada vez se trabaja con un mayor volumen de documentos provenientes de varias fuentes diferentes que, en muchas ocasiones, no están gestionados de la forma más eficaz. Según un estudio realizado por la consulta IDC (Oportunidades del flujo de trabajo documental por sector vertical, 2012), el 80% del contenido empresarial no está gestionado, y la mitad de ese porcentaje está en papel. Para este problema la nube proporciona herramientas que permiten una mejor


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gestión de la información, pero si las empresas y organizaciones la utilizan sólo para mover un sistema de archivos de forma offline a online, como podría ser un servidor compartido, se producirán los mismos retrasos en la productividad y las mismas frustraciones con las que luchan de forma habitual los trabajadores, tratando de recordar donde está cada documento dentro de una masa creciente de carpetas en línea. Nuestra creciente necesidad de inmediatez es otro factor a considerar en este contexto. Habitualmente los empleados quieren acceder rápidamente a los documentos y datos que necesitan y, cuando la gestión electrónica de los datos falla, lo digital no siempre es capaz de solucionar los problemas. Además de, claro está, la seguridad. El desconocimiento de los procesos que siguen dentro de una empresa los datos importantes, tanto en papel como en digital, supone una brecha de seguridad en la gestión documental. Igual de peligroso puede ser un papel impreso en manos equivocadas que el tráfico de datos importantes de forma abierta por los servidores y dispositivos digitales que forman parte de la empresa, donde pueden perderse y quedarse registrados sin saberlo. La realidad es que la mayoría de los negocios actuales no están preparados ni completamente equipados para una verdadera oficina sin papel. La oficina “paper-light” debería ser el objetivo de las empresas y organizaciones: una combinación de papel y digital, en la que se toman decisiones sobre el uso del papel de forma más inteligente, lo que se traduce en una disminución de los costes, asociada a la reducción, la distribución y la gestión del papel. Las oficinas “paper-light” son algo que también trasciende a las generaciones más jóvenes a medida que se incorporan al mercado laboral. Mientras que los millennials se sienten cómodos con el consumo de datos de forma digital y están acostumbrados a utilizar tecnologías de lectura electrónica, además de herramientas cloud como Google Drive, continúa habiendo muchos que han crecido usando papel y les gusta seguir trabajando con algo tangible. Esta

es precisamente una generación que ve las ventajas de lo digital, pero también reconoce las fortalezas del uso del papel. Por lo tanto, ¿cómo pueden las empresas empezar a encaminarse hacia un entorno con un uso menos intensivo del papel? Los servicios de documentación gestionados (Managed Document Services) son un buen punto de partida, ya que ayudan a minimizar la pérdida de tiempo relacionada con los documentos y las prácticas de impresión ineficientes, identificando los procesos ineficaces en la gestión documental. Con los servicios de gestión de documentos las organizaciones obtendrán una mejor visibilidad y control de su entorno documental y, una vez instalado, puede unificar la información impresa y digital, lo que significa menos dispositivos y menos páginas, ofreciendo mayor productividad. Los servicios de gestión documental cuentan con la posibilidad de administrar todos los dispositivos de impresión de una forma sencilla y cotidiana, mediante un servicio proactivo y predictivo que garantiza un tiempo de actividad óptimo. Además permite también acceder a la impresión desde cualquier dispositivo de la empresa sin poner en peligro la seguridad, gracias a los sistemas de impresión en red y del acceso restringido y personalizado. Es una inversión que puede ayudar a cumplir con muchos de los beneficios prometidos por la oficina sin papel y, con las nuevas opciones de impresión disponibles en el mercado de hoy en día, convertir el entorno administrativo en un canal unificado de gestión documental e impresa. En definitiva, tras cuatro décadas la oficina sin papel sigue siendo un sueño imposible. Ahora es el momento de que las organizaciones sean más realistas y centren sus energías en convertirse en empresas “paper-light” y en empresas con una gestión eficiente del papel, de manera que sean viables tanto en el sector empresarial como en el medioambiental. Juan Leal, General Manager de Lexmark REPpropres 59


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LA GESTIÓN DOCUMENTAL se va a la nube privada Nube privada o, lo que es lo mismo, infraestructura en el cloud con implantación software específica para cada cliente (licencia software privada). Este es el modelo de gestión documental que actualmente se está promoviendo por parte de los fabricantes de tecnología.

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e trata de una evolución del modelo tradicional de implantación "on premise" sobre sistemas en local hacia una "cloudización" de las plataformas en modo SaaS (Software as a Service). El nuevo modelo de gestión documental en nube privada viene dado por la necesidad de personalización, tanto de las plataformas compartidas en la nube como de los sistemas de gestión documental. Hay que tener en cuenta que estos no dejan de ser sistemas de gestión corporativos que deben adaptarse a las particularidades específicas de cada negocio y organización. Por eso, el actual modelo propuesto une lo mejor de ambos mundos. Por una parte, está la nube —en modo IaaS-Infraestructure as a Service, tipo Amazon Web Services y Azure, entre otros—, que proporciona una capacidad de adaptación constante del hardware a las necesidades específicas de cada cliente en cada momento, así como una rapidez de despliegue mucho mayor. Por otra parte, la gestión documental en la nube privada cuenta con instalaciones "on-premise" o particulares y específicas para cada cliente. Estas permiten un nivel de particularización que posibilita la adaptación y adecuación completa a cada cliente y negocio. Aunque en un inicio parecía que este modelo era único y exclusivo de los fabricantes de soluciones de tipo "opensource", ahora ya es la tendencia actual de gigantes como Microsoft. No en vano, su estrategia actual se centra en enfatizar la parte online con la capacidad de soporte y consumo multiplataforma, así como el enfoque colaborativo, que es otra de las tendencias actuales. Porque tener documentos en la nube permite mayor flexibilidad y movilidad, permitiendo el acceso a la información desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar, pudiéndola compartir con cualquiera que esté autorizado a ello, siempre garantizando la total seguridad de los documentos. Y, en este terreno, juegan un papel fundamental los equipos multifuncionales de última generación, como la nueva gama IM C 20000-60000 de Ricoh. Se trata de dispositivos inteligentes conectados al cloud que ya no son simples herramientas de oficina. Son plataformas de gestión de la información que soportan muchos de los procesos clave cotidianos de las empresas. Además, la conexión al cloud permite la actualización constante de los equipos, pudiendo así ajustarse siempre a las necesidades de cada negocio. En definitiva, son, además de las plataformas ideales para impulsar la gestión documental en el cloud, la vía de acceso a la digitalización de las organizaciones. Soluciones integradas La gestión documental es un proceso clave en el día a día de las empresas y su implementación comporta un proyecto de grandes dimensiones y con muchas implicaciones en el negocio. Por eso, para afrontar un proyecto de gestión documental en la nube es fundamental contar con un integrador de múltiples plataformas, que aporte confianza y capacidad de adaptación. El papel del integrador es sugerir siempre las soluciones que mejor se

adaptan a las necesidades del cliente. Precisamente, su fortaleza reside en el conocimiento del sector tecnológico y en la relación con los fabricantes. Cuando una organización decide afrontar una transformación de este tipo (tan íntima), la elección de la plataforma siempre forma parte de una decisión puntual. Pero escoger el compañero de viaje adecuado es lo que marca la diferencia entre que sea un éxito o que fracase estrepitosamente. Javier Díaz, ECM Manager Ricoh Spain IT Services

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PONER orden al caos

En la era de la transformación digital, la información se ha convertido en el activo más valioso de cualquier organización; la nueva panacea para ayudar a las organizaciones a tomar mejores decisiones de negocio, ampliar oportunidades de mercado y maximizar sus ventajas competitivas, pero sólo si se gestiona correctamente.

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egún un estudio mundial de PwC, prácticamente ninguna empresa -incluidas, aquellas que realizan grandes inversiones en sistemas de Big Data o CRM (Customer Relationship Management) para tratar de sacar el máximo jugo a los datos- logra desbloquear todo el potencial de su información. Es más, más del 40% señala obtener pocos beneficios tangibles de sus datos, mientras el 23% no obtuvo ninguno. La documentación en papel es, sin duda, un buen ejemplo de lo que podríamos llamar el patrimonio informativo del que es difícil obtener beneficio sin una gestión eficaz y adaptada a las necesidades del negocio. Y es que, pese a la creciente digitalización, la cantidad de documentación que reciben, crean y gestionan las empresas es cada vez mayor.

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De hecho, un estudio de AIIM Europe (Association for Information and Image Management) señala que, de media, el 15% de la superficie de una oficina está dedicado al almacenaje de documentación impresa y que, cada tres años, el tamaño de este archivo se duplica. Pero, obviamente, no es solo cuestión de espacio, pues los procesos empresariales con mucha carga documental consumen, además, tiempo y recursos. Contratos, facturas, pedidos o albaranes, por citar unos ejemplos, generan un volumen de documentos muy difícil de gestionar y un alto coste para la empresa. Según AIMM, la gestión de documentos representa hasta un 47% de los costes ocultos, incluida una productividad menor, a causa del tiempo invertido. En definitiva, ya sea por pérdida de tiempo o los errores ocasionados por una incorrecta labor de archivo, la implantación de una he-


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rramienta de gestión documental es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier empresa, incluido el importante ahorro de entre el 60 y el 80% de los costes totales, según PwC. Asimismo, no hemos de olvidar las ventajas referidas al trabajo colaborativo y la seguridad de la información, más aún en la época dorada del trabajo en movilidad que vivimos. En relación al primer aspecto, es interesante señalar el resultado de una encuesta llevada a cabo por SER Group entre más de 1.800 CIO y responsables de TI. Según ésta, el 32% de los encuestados señala que el principal obstáculo para la colaboración es que los miembros del equipo no disponen de la misma información. Además, el 25% se queja de la falta de actualización de los documentos y el 20% ni siquiera los encuentra cuando los necesita con urgencia. En este sentido, la gestión documental mejora y potencia los procesos de colaboración entre los distintos equipos, ya que la documentación que se recibe o elabora está siempre disposición de quien la pueda necesitar y en cualquier momento y lugar. Respecto a la seguridad, la impresión y el escaneado son funciones en las que pueden producirse fácilmente fugas de información confidencial, una situación que es más urgente abordar con la entrada en vigor de la normativa GDPR. En este sentido, los servicios de gestión documental ayudan a las empresas a adaptarse a las exigencias de ésta última. Basta poner el ejemplo del derecho al olvido, una de sus obligaciones más populares y complejas, consistente en permitir al usuario solicitar la eliminación de sus datos personales cuando no exista una razón imperiosa para su tratamiento continuado. En el caso particular de los documentos en papel, localizar, en primer lugar, y, a continuación, borrar todos los datos de un usuario resultaría una tarea larga y difícil. Sería necesario localizar todas las copias e, incluso, identificar a todas aquellas personas que han accedido a los documentos que podrían perderse o duplicarse. Gracias la implementación de las soluciones de gestión documental adecuadas, el ejercicio de este derecho no representaría ninguna dificultad para la empresa que, en cuestión de segundos, conocería de forma exacta qué información se ha procesado, dónde se encuentra almacenada y de dónde y a dónde se ha transferido, garantizando

su seguridad a lo largo de su ciclo de vida. Como vemos, los nuevos tiempos imponen nuevas necesidades a las empresas que quieren mantenerse en primera línea del mercado. Por ello, la gestión documental no puede limitarse exclusivamente al ordenador de sobremesa o al portátil. Hoy día ya es obligatorio contar con tecnologías que permitan la conexión con los equipos de impresión a través del teléfono móvil. Algunos de los avances en este terreno incluyen soluciones que permiten localizar la impresora más cercana y conectarse, independientemente del fabricante y la conexión, ya sea WiFi o NFC, e imprimir de forma sencilla, sin cables ni configuraciones extra, ni descarga de aplicaciones o drivers. En definitiva, hoy, con soluciones en la nube sin inversión en infraestructura, escalables y a precios asequibles, es posible diseñar un traje a medida, de modo que cada empresa disponga de un sistema de gestión documental que le permita gestionar la actual explosión de información de forma segura y sin pérdida de oportunidades de negocio. Miguel Sarwat, Director de Marketing de Toshiba Tec Spain Imaging Systems

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special gestión documental

SIN GESTIÓN documental eficaz no hay paraíso Todos los informes de consultoras independientes han coincidido en señalar el Internet de las Cosas (IoT), la Inteligencia Artificial (IA), las tecnologías de reconocimiento de voz, la privacidad y la realidad aumentada como las tendencias tecnológicas que van a marcar la agenda de los CIO en 2019. Todas estas áreas de innovación están avanzando y cada vez existen más proyectos sobre la mesa.

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in embargo, existen viejos problemas para cuya resolución no se está aprovechando el potencial de estas tecnologías. ¿Se ha parado a pensar en cómo se está realizando la gestión documental en su empresa? ¿Cree que el flujo de trabajo con documentos en papel y digitales está optimizado? ¿Puede imprimir fácilmente desde su PC, tablet o smartphone de un modo seguro? Si las respuestas a estas preguntas son negativas, está claro que su empresa tiene por delante un reto menos ambicioso, pero más necesario que el despliegue de una compleja red de IoT, por ejemplo. Si no afronta con seriedad la optimización de la gestión documental, perderá una oportunidad valiosísima para ahorrar dinero y agilizar los procesos de trabajo con un mínimo esfuerzo, tan sólo es necesaria la tecnología adecuada.

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Con el objetivo de ayudar a las organizaciones a conocer su estado actual en materia de gestión documental, Xerox pone a su disposición Document Workflow Management Workbook, una guía práctica para ahorrar, mejorar procesos y saber de primera mano en qué departamentos se debe actuar primero. Le recomiendo imprimirlo y escribir sus respuestas en los espacios correspondientes. Así podrá ver dónde puede ser más eficiente y actuar más rápido, liberando al personal de TI de estas tareas para dedicarse a actividades de más valor, seguramente relacionadas con esas tendencias que mencionábamos al principio. Automatizar la gestión de nuestros documentos supone un salto cualitativo, además de sentar las bases para un tratamiento de la información acorde a las últimas normativas sobre privacidad. La pérdida de informa-


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ción corporativa puede tener graves consecuencias económicas, pero también puede ocasionar un daño reputacional mucho más difícil de revertir. Cada vez estamos más concienciados sobre la necesidad de proteger la información y la automatización de los procesos de gestión es un buen aliado. La privacidad y la seguridad preocupan cada vez más Un sistema de gestión documental eficaz también debe garantizar que únicamente las personas con permiso para acceder a determinados documentos, pueden imprimirlos. Hoy estamos más informados sobre los problemas que puede ocasionar una brecha de seguridad y la confianza que desprende una compañía es cada vez más importante para la toma de decisiones. Precisamente, una gestión documental automatizada, facilita cumplir con el nuevo reglamento general de protección de datos (GDPR, por sus siglas en inglés), un requisito esencial para cualquier empresa que venda sus productos en la Unión Europea. No obstante, el objetivo de cumplir con las normativas siempre hay que entenderlo como una inversión en tranquilidad y no únicamente como un medio para evitar una multa. Es exactamente igual que la inversión en herramientas de ciberseguridad, que es fundamental para evitar que un ciberataque ponga en jaque los datos de nuestra organización. Por otro lado, IoT supone la interconexión de todos los dispositivos y sensores conectados a Internet, un hecho que abre nuevas ventanas de oportunidad a los delincuentes que operan en la Red. ¿Había pensado que su equipo multifunción o su impresora puede convertirse también en una puerta abierta a este colectivo amigo del dinero ajeno? Afortunadamente, los equipos de impresión de Xerox dotados con la tecnología ConnectKey permiten securizar los datos en cualquier equipo conectado a la red. Únicamente mediante un código PIN es posible restringir el acceso únicamente a los usuarios autorizados. De esta manera, sólo estas personas podrán escanear o imprimir documentos confidenciales. Las impresoras dotadas de ConnectKey protegen sus datos sensibles con encriptación y pueden ser borrados del disco duro después de impresos. En paralelo al auge de los dispositivos móviles, las aplicaciones que los nutren (apps) también han incrementado su presencia, acelerando la transición desde el mundo físico al digital. Las apps también forman parte del proyecto de gestión documental que se ponga en marcha, lo cual explica

que cada vez más pymes estén buscando la ayuda de partners que les faciliten esta transición, focalizando más recursos a través de servicios gestionados y soluciones ad hoc. Con unos presupuestos más ajustados que los de las grandes organizaciones, los clientes de las pymes se interesan por soluciones ‘plug and play’. Ya existen en el mercado numerosas soluciones que están ganando terreno como aplicaciones de escaneo y facturación electrónica que están ayudando a reducir costes y mejorar el acceso a los archivos y la administración de su ciclo de vida. En la actualidad, soluciones como éstas vienen a reforzar la importancia de la gestión documental, que precisa de soporte en tiempo real. La seguridad completa no existe, pero una empresa, independientemente de su tamaño, debe proteger su infraestructura y un proveedor especializado es la mejor opción para hacerse cargo. Nos encontramos en una época de crecimiento, de cambio, de adopción de nuevas tecnologías, por lo que es importante que nuestra empresa cuente con cimientos sólidos. En este sentido, consideramos que la gestión documental es uno de ellos. Luis Heras, Xerox Southern Marketing Director

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Repropres 149 - Marzo / Abril 2019  

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