PROCESOS DE APOYO CAPÍTULO 3

3.1. RECURSO HUMANO

Continuando con la planificación, verificación y mantenimiento de las competencias del personal directo y tercerizado, priorizamos la importancia de conservar la constante alineación con los perfiles de cargo establecidos.

Basados en el esquema modelo de entrenamiento en la gestión, el plan de formación y capacitación se ejecutó al 96%, abordando temas relacionados con; Inducción y reinducción, socialización de recomendaciones a exámenes médicos y mediciones de baterías ambientales, socialización de requisitos legales, formación de brigadas de emergencias, conceptos básicos de riesgo (relacionados con la actividad de servicios generales), seguimiento de instrucciones, refuerzo de procedimientos y protocolos, mejoramiento de perfil laboral, SIG - Sistema Integrado de Gestión de Calidad, Riesgos y Oportunidades y Gestión del Cambio. Proceso que se distribuyó en 11 meses con un total de horas catedra y práctica de 272, con una cobertura de asistencia del 84,5% de las personas vinculadas en el proceso.

La baja rotación, el ambiente laboral al interior de la copropiedad y el importante apoyo del Consejo de Administración, permitieron una estabilidad de más del 85% del personal vinculado, generando el compromiso con la operación y mayor experiencia en los colaboradores permitiendo satisfacción y calidad en el servicio, aportando significativamente a los resultados presentados en los últimos años de gestión.

Identificación de necesidades de entrenamiento

Programa de capacitación y formación

Retroalimentación

Ejecución de capacitación y formación

Evaluación de las capacitaciones y formación impartida

Finalmente, se aplicaron las correspondientes evaluaciones de desempeño a los empleados bajo contratación directa y se validó el cumplimiento en el nivel de competencias, aptitudes y actitudes del personal outsourcing. Los resultados fueron favorables y se encuentran acordes a los requisitos para ocupar el cargo que tiene cada colaborador, el promedio en la calificación de los colaboradores es (92,2%).

3.2. GESTIÓN DE CALIDAD

Desde hace 11 años, los procesos administrativos de la copropiedad están certificados bajo los lineamientos normativos ISO 9001, actualizados en su versión más reciente 2015 desde el año 2018.

De acuerdo con el enfoque de la norma, se trabajó en la identificación de riesgos y oportunidades, el control de la documentación y registros del sistema, el seguimiento y atención del servicio no conforme, velando por la aplicación en cada uno de los procesos de acciones correctivas y preventivas fruto de las distintas auditorias atendidas por la administración.

En su gran mayoría, de los resultados de los procesos de auditoría, el 62,7% son hallazgos de tipo preventivo y el 37,3% correctivo lo que representa la solidez de los procesos sobre su actuar de forma oportuna y en pro de mitigar la materialización de incumplimientos en los requisitos y estándares establecidos.

3.2.1. Gestión del Riesgo.

Con el ánimo de identificar, analizar y mantener cuantificada la probabilidad de pérdidas y efectos secundarios derivados de la gestión habitual de la operación, cada proceso desde su saber hacer y basados en la experiencia del actuar, estableció estrategias encaminadas al control, mitigación o eliminación de factores amenazantes a la continuidad del negocio y la calidad del servicio. Para el año 2022, se vincularon al sistema 49 acciones preventivas con enfoque a la gestión del riesgo.

Auditorías Gestión de hallazgos

20 Inspecciones a los procesos que conforman el sistema con un resultado de cumplimiento promedio del 95%

Oportunidades de mejora

Se diseñaron 353 planes de acción, enfocados en la prevención y corrección de hallazgos al interior del SIG.

62,7% Acciones Preventivas y 37,3% Acciones Correctivas

8 oportunidades de mejora atendidas y vinculadas en el sistema con el fin de potencializar, asociar y/o invertir en los controles existentes para la mejora continua del servicio.

Riesgos de infraestructura

Riesgos sobre la competencia del personal 4 26 10 9

Acciones Eficaces

Riesgos documentales

Acciones para abordar

3.3. COMPRAS

Gestionamos de manera oportuna la adquisición adecuada de bienes y servicios para el desarrollo de nuestras operaciones, identificando las necesidades, seleccionando posibles proveedores validando sus competencias, cumpliendo con la normatividad y de acuerdo con las regulaciones legales dispuestas, los principios de transparencia, oportunidad, costos, eficiencia, calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo.

Nuestra política de compras aplica tres modalidades de aprovisionamiento: Contrato, Orden de Compra y Otros como servicios públicos. En el año se realizaron 33 contratos de bienes o servicios, 322 órdenes de compra y 7 compras de otro tipo, para un total de 362 compras por un costo total de $8.605 millones distribuidas así: para la reposición de equipo electrónico, hardware, licencias de software, equipos de seguridad

El 69,62% de las compras fue bajo modalidad de contrato, el 17,48% fue en otras formas contractuales tales como facturas de servicios públicos, seguros, impuestos entre otros y 12,9% con orden de compra. En términos de cumplimiento, todas las adquisiciones presentaron resultados óptimos en tiempo, costo y alcance.

Las compras se efectuaron a 107 proveedores. Como parte de la constante validación de idoneidad, a los proveedores se les aplicaron evaluaciones de desempeño, obteniendo la siguiente calificación: El 86,7% tienen una calificación entre los 90 – 100 puntos, el 12% entre 80 - 90 puntos y solo el 1,3% se posicionan por debajo de los 80 puntos, lo cual permite presentar un parte de tranquilidad sobre el cumplimiento y la experiencia de los proveedores contratados por el inmueble.