PROCESOS DE SERVICIO (MISIONALES) CAPÍTULO 2

2.1. MANTENIMIENTO LOCATIVO

La planeación del proceso establece un cronograma anual de mantenimiento, de acuerdo a las necesidades de cada equipo, tomadas desde los conceptos de los fabricantes y/o instaladores originales de los mismos, que aporta para la administración, gestión y toma de acciones, tareas y responsabilidades enfocadas a garantizar el permanente funcionamiento de los equipos y la oportuna atención sobre el estado de la infraestructura.

Los mantenimientos preventivos del equipamiento continúan contratados con sus instaladores originales o con sus representantes en Colombia. Se logró dar cumplimiento al 100% de las actividades programadas. En cuanto al mantenimiento predictivo se realiza de manera autónoma por el equipo de personal in house que, estableciendo las rutinas de trabajo del personal técnico, permiten reducir los riesgos identificados y garantizan el cumplimiento al 100% del cronograma de trabajo.

Igualmente se atendieron de manera oportuna los mantenimientos correctivos que se presentaron gestionando y minimizando el tiempo de parada de los equipos. Adicionalmente se prestaron servicios de mantenimiento menor y adecuaciones locativas a las empresas en sus áreas privadas generando ingresos por valor de $158 millones, el más representativo fue la intervención en el sistema de detección de incendios realizado en 9 compañías.

DEL EQUIPAMIENTO E INFRAESTRUCTURA 2022

En cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001:2015, para garantizar la precisión de las variables susceptibles en la operación, se ejecutó el plan de calibración de equipos y herramientas utilizadas en las diferentes actividades propias del proceso.

Dentro de las acciones desarrolladas durante el periodo, por el nivel de importancia se destacan las siguientes:

2.1.1. SISTEMA DE RED CONTRA INCENDIO

El proyecto de mayor impacto durante el periodo fue el inicio de la actualización de la red contraincendios, proyecto que busca el remplazo del equipamiento instalado originalmente en la construcción del inmueble y que por sus 26 años de uso han cumplido con su vida útil, reemplazo que se adelanta acercando el sistema al cumplimiento NFPA.

Con un costo aprobado en la Asamblea anterior por $1.315 millones, se contrató con la compañía D&T Proyectos el suministro e instalación del nuevo equipamiento Contra incendio, el cual tiene el siguiente alcance:

» Suministro e instalación de sistema Riser en cada una de las cinco verticales de la torre A y B para tener control de cada vertical, durante cualquier intervención que requiera el sistema sin tener que despresurizar y dejar sin protección la totalidad del inmueble.

» Reemplazo de todas válvulas de 1 ½” y 2 ½” de los 134 gabinetes tipo III, válvulas instaladas listadas UL y aprobadas FM, regulables o con restricción de presión cumpliendo NFPA-14; NFPA-20.

» Reemplazo de las bombas estacionarias, controladores y accesorios, con las nuevas características de presión, caudal y potencia diseñadas por la firma Plinco para el cumplimiento normativo.

» Construcción de puntos de bomberos con válvulas de 2 ½” con certificación UL y aprobadas FM, regulables o con restricción de presión cumpliendo NFPA-14 y NFPA-20, a lo largo de las cinco escaleras de emergencia con acceso a todos los pisos de la copropiedad.

La finalización y puesta en marcha del nuevo sistema se tiene contemplada durante el primer trimestre del año 2023.

2.1.2. SISTEMA ELÉCTRICO

Adicional a las inspecciones diarias y revisión general mensual, se llevó a cabo el mantenimiento y análisis de todos los elementos eléctricos y tableros de la subestación eléctrica, mediante termografía infrarroja, torque, lubricación y verificación de los componentes eléctricos. Se realizó el mantenimiento y mediciones al Sistema Puesta a Tierra, dando cumplimiento al Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas RETIE y la NTC 2050.

Se construyó la acometida de la red eléctrica principal con su respectiva suplencia para los nuevos equipos de extinción contra incendio cumpliendo con requisitos del diseño de estos. Se remplazó el alumbrado del perímetro exterior del edificio por tecnología LED, mejorando las condiciones de visibilidad y seguridad para los transeúntes de la zona.

2.1.3. SISTEMA HIDRÁULICO.

Se dio cumplimiento al programa de lavado y desinfección semestral de los tanques de agua potable como lo exige el marco normativo el decreto 1575 de 2007 y se realizó el análisis físico químico y bacteriológico del agua potable que se suministra para el consumo humano, cumpliendo con la Resolución 414 del 2002.

Se ejecutó el mantenimiento correctivo a una motobomba CAPRIARI que abastece de agua potable el tanque de reservas de la cubierta de la torre B. Con la intervención realizada al equipo se pudo evidenciar la necesidad de contemplar un proceso de reemplazo de estos, por superar el tiempo de vida útil (26 años de instalación).

Se efectúo la limpieza e impermeabilización de cañas perimetrales de sótano TB, corrección de goteras del costado sur occidental del inmueble.

Actuando de manera predictiva se mantiene en funcionamiento la totalidad de la red hidrosanitaria del edificio.

2.1.4. SISTEMA DE TRANSPORTE VERTICAL

Se cumplió con el 100% del mantenimiento preventivo periódico de los 16 ascensores que componen el Sistema de Transporte Vertical. Igualmente se realizaron los ajustes pertinentes a los equipos para el cumplimiento de los requisitos de la norma y su certificación anual, proceso que se desarrolló aplicando la NTC 5921-1 en su nueva versión 2021.

2.1.5. MANTENIMIENTO Y DOTACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA DE LA PLANTA FÍSICA

» Impermeabilización de cubiertas, corrección de filtraciones en fachadas y sótanos.

» Modernización mobiliario Centro de control, instalando superficies de trabajo motorizadas mejorando la postura corporal de los operadores en las diferentes jornadas laborales.

» Dotación de muebles y enseres para el salón de capacitaciones y silletería del personal de operaciones.

» Pintura general de muros cubiertas y lavado de prefabricados fibrit.

» Pintura general del lobby principal.

» Pintura de las zonas comunes de los pisos, cuartos técnicos, escaleras de emergencia.

» Recuperación de señalización y demarcación de parqueaderos.

» Reparación general de la garita de la calle 72.

» Se continuó con el proyecto de remodelación de las baterías de baños de los pisos, modernizando el piso 4 de la torre A y el 15 de la torre B, con una inversión a cargo de los propietarios cercana a los $350 millones de pesos.

2.1.6. SISTEMA DE VENTILACIÓN MECÁNICA

El edificio cuenta con un sistema de ventilación mecánica de inyección, extracción y presurización, por lo cual se tuvo en cuenta las recomendaciones de ACAIRE (Asociación Colombiana de Acondicionamiento de aire) que establece los parámetros de cómo operar y utilizar el sistema en la edificación.

Adicionalmente se realizaron las inspecciones y rutinas de mantenimiento establecidas para el año 2022 por parte del diseñador e instalador del sistema.

2.1.7. SISTEMA DE DETECCIÓN DE INCENDIOS Y ALARMAS

Durante el periodo, se atendió la remodelación de un total de 9 oficinas que requirieron ajustes sobre el sistema de detección de incendios y alarmas, sistema que también requirió reemplazo de algunos componentes en sus paneles principales.

Resultado De

Indicadores del Proceso Mantenimiento

Confiabilidad del equipamiento 99,7% del

Se diseñaron las rutinas y acciones que a lo largo del periodo permitieron garantizar el adecuado funcionamiento y la identificación temprana de las necesidades de los diferentes componentes tecnológicos de la copropiedad y controlar los posibles riesgos como caída de sistemas informáticos, pérdida o fugas de información, ciberataques, pérdida o daño de equipos, desactualización de contenidos, entre otros.

Dando cumplimiento a los programas establecidos por la administración se actualizaron las licencias de los diferentes sistemas ofimáticos, al igual que se hicieron de manera oportuna los back ups de toda la información y bases de datos brindando seguridad en los procesos de continuidad del negocio. De igual manera se mantiene operativo el sistema de detección de incendios y alarmas, los diferentes sistemas de comunicaciones de la operación (internet, telefonía, citofonía, radios, etc.), el sistema de control de accesos peatonal, vehicular y el circuito cerrado de televisión.

Siempre se actualiza la página web del inmueble, el directorio digital del lobby y los diferentes softwares y hardware de control de accesos,

Se realizó el cambio tecnológico en los sistemas de tránsito de información para las cámaras de los ascensores, las cuales funcionaban con láser análogos y fueron actualizados por tecnología wifi, permitiendo la instalación de cámaras digitales.

Se adelantaron labores de mejoramiento y modernización del centro de control, realizando el reemplazo de monitores, teclados, joystick, telefonía, recategorizando e identificando todo el cableado de los equipos.

Se inició el proceso de análisis y estudios para la actualización del software del punto de pago del parqueadero de visitantes, debido a que la compañía instaladora del mismo cerró sus operaciones.

Cuadro de equipos a cargo de tecnología:

Continuando con las buenas prácticas de limpieza y desinfección heredadas de la pandemia, sumadas a las establecidas por la copropiedad, complementadas con las experiencias aprendidas por el recurso humano que lidera el proceso, se estableció la estrategia de trabajo para la limpieza, desinfección y control de plagas de las diferentes zonas comunes del inmueble. Se realizaron de manera oportuna las diferentes rutinas y prácticas establecidas en el acuerdo de nivel de servicio, se programaron las brigadas de limpieza profundas, logrando mantener las instalaciones en buenas condiciones de presentación, limpieza y desinfección, permitiendo reducir al máximo la radicación de quejas por el estado de limpieza o falta de dotación higiénica en los baños del inmueble. Se ejecutó de manera efectiva el programa de fumigación y control de plagas.

Dentro de otras actividades se realizó la limpieza de los muros perimetrales de los sótanos, limpieza profunda de los parqueaderos, control del moho sobre las superficies expuestas a la humedad debido a la extensa época invernal del año.

2.3.1 Control Ambiental

Frente al acopio y disposición de residuos sólidos, se recogieron 54 toneladas, separando 26 toneladas de residuos aprovechables y 28 toneladas de no aprovechables, logrando un porcentaje del 48% de material reciclable con relación a la totalidad de residuos generados en el inmueble.

Debido a las 25,9 toneladas en el año 2022 de material reciclado, se representa que: Se dejen de talar 321 árboles adultos que producen oxígeno para 1.285 personas al año y capturan 3,8 toneladas de dióxido de carbono. Se ahorran 5.250 m3 de agua y 161.803 kW/h de energía. No se emiten 95 toneladas de dióxido de carbono y 3,8 toneladas de etileno.

2.4. CONTROL DE PARQUEADEROS

Este proceso tiene como objetivo principal verificar y controlar el adecuado cumplimiento de la metodología establecida para el registro de ingreso y salida de los vehículos, motocicletas, bicicletas y patinetas a los parqueaderos, teniendo en cuenta los privilegios de acceso del usuario y las políticas de cobro de la administración por uso del parqueadero de visitantes. Este proceso adicionalmente administra la renta de las bodegas y el salón de capacitaciones.

Diariamente se hizo seguimiento y control al software de control de acceso, se mantuvo actualizada la base de datos, se realizó arqueo en la taquilla del parqueadero de visitantes y se contrastó contra el sistema de parqueaderos. Adicionalmente se mantiene actualizada la disponibilidad de espacios y bodegas.

Los ingresos obtenidos por la explotación del parqueadero en sus diferentes modalidades fueron de $183 millones de pesos, el ingreso por el arrendamiento de bodegas fue de $168 millones. El salón de reuniones y capacitaciones fue alquilado en 18 oportunidades a diferentes empresas, generando un ingreso total de $6 millones de pesos. El mismo espacio tuvo un uso por parte de la administración de 356 horas en el año, atendiendo las reuniones de consejo de administración, comités de seguridad, procesos de formación y bienestar.

El número de usuarios de bicicletas y patinetas registrados creció en más del 80% en comparación con el año 2021, evidenciando el compromiso ambiental por parte de los usuarios por considerarse un medio de transporte ecológico, el área destinada a ese uso requiere un estudio de posibilidad de ampliación por la actual demanda.

Indicadores del Proceso Control de Parqueaderos

2.127 cantidad de tiquetes paga compañía

5.973 Cantidad de tiquetes paga visitantes

8.100 Cantidad de tiquetes expedidos en parqueadero

Junio y octubre Meses con mayor frecuencia de ingreso

Resultado De Auditor As

Registros erróneos del sistema de parqueaderos

2.5. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

En cumplimiento de las leyes adoptadas por el estado, ha tomado mayor relevancia, las prácticas, estrategias y acciones de control que buscan de manera permanente la prevención y promoción de la salud en el trabajo, la identificación del origen de las enfermedades profesionales y de los accidentes de trabajo, es así, cómo enfocados en el cumplimiento del Decreto 1072 de 2015, Resolución 0312 de 2019 y las demás normas legales vigentes, de manera anualizada se diseña un cronograma de acciones de control, que permite garantizar la ejecución y el cumplimiento de los objetivos del SG-SST.

Culminamos un año sin haber presentado accidentes de trabajo y sin reportes de enfermedades laborales. Durante el 2022 se dio cumplimiento del 100% en la ejecución del programa anual del sistema, con una ejecución del 95% del presupuesto asignado gestión que confirma el cumplimiento del 95,5% de la evaluación aplicada por la ARL Bolívar sobre el SG-SST.

A continuación, se presentan las acciones de mayor importancia durante el periodo:

» Se adelantó un análisis y actualización detallada a la matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos, junto con el seguimiento a sus inherentes acciones.

» En el mes de julio se atendió al equipo de Gestión del Riesgo de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos de Bogotá, quien emitió concepto de cumplimiento a la revisión técnica de Seguridad Humana y Sistemas de Protección contra incendio del edificio.

» Con la reactivación post pandemia, se evidenció una importante renovación de funcionarios de las compañías que habitan el inmueble, situación que requirió fortalecer los procesos de preparación ante emergencias.

Es así como, desde un enfoque hacia la administración y operación de emergencias en las instalaciones, aplicando procedimientos como: sistema comando de incidentes, procesos operativos normalizados, primeros auxilios, evacuación de emergencias médicas, control y extinción de incendios, se adelantó el proceso de formación de brigadas, el cual presentó un enfoque especial hacia las nuevas prácticas derivadas de los controles bioseguros que dejó la pandemia.

Con un total de 67 horas de capacitación de brigadas para 25 funcionarios participantes, el programa culminó con una práctica en la pista de entrenamiento del Cuerpo Oficial de Bomberos de la calera.

Adicionalmente el edificio, buscando incrementar las competencias de las personas para enfrentar las emergencias, participó del simulacro Distrital de evacuación, esfuerzo colectivo que apunta a una comunidad más conocedora frente a la actuación frente a la materialización del riesgo de desastres. El resultado del ejercicio fue satisfactorio al mejorar la cantidad de personas participantes de las cuales en su gran mayoría realizaron el ejercicio por primera vez al ser nuevos ocupantes del inmueble.

Resultados del ejercicio de evacuación:

De Compa As

2.6. SEGURIDAD FÍSICA

El proceso continúa liderado por el jefe de seguridad del inmueble en alianza estratégica con los proveedores G4S Secure Solutions Colombia en la parte de seguridad humana, K9 Security Ltda. en seguridad canina y Thomas Greg & Sons Colombia en la operación de medios tecnológicos; empresas debidamente certificadas y acreditadas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

A partir del año 2020 debido al aislamiento social y la flexibilidad laboral, actualizamos nuestra estrategia de seguridad, disminuimos la asignación del recurso humano en tres de los cuatro anillos que contempla nuestro plan de vigilancia. Suspendimos temporalmente el servicio de 14 puestos de control durante los tiempos más fuertes del aislamiento, a partir del 2022 y gracias a la instalación de un nuevo sistema de video vigilancia en los sótanos, cancelamos definitivamente 9 puestos, reinstalando solo 5 puestos de control, de los 14 que habíamos suspendido, lo anterior debido a la reactivación progresiva de las actividades de las compañías ocupantes del inmueble.

Durante este periodo se disminuye el equipo de seguridad gracias al remplazo tecnológico en los parqueaderos, la optimización de tiempos y el reagrupamiento de funciones del dispositivo de seguridad, actualizando documentalmente los procesos y protocolos a seguir.

Para garantizar la operatividad del nuevo recurso asignado, se contrata a través de diferentes especialistas las auditorias al servicio, que validen la funcionalidad del esquema, actualice el estudio de riesgos y amenazas, establezca si el recurso asignado para mantener la fortaleza del dispositivo del inmueble es adecuado y suficiente o por el contrario puede ser susceptible de ser aumentado o reducido. Las auditorias arrojaron cero hallazgos de no conformidad, adicionalmente que el dispositivo cuenta con la capacidad de retardar y reaccionar ante una posible agresión y fue calificado como suficiente y acorde a las necesidades actuales del servicio.

Para inicio del año 2023 y los índices de ocupación del parqueadero, posterior al análisis de factibilidad, se cancelan cuatro puestos de control diurnos de lunes a viernes laborales, durante este año estaremos evaluando los resultados de este cambio y monitorearemos la percepción de seguridad velando por mantener la meta de cero incidentes. Como plan de acción, se negocia con los proveedores de seguridad algunas tarifas de los diferentes servicios obteniendo 15% de descuento, que, sumado a la eliminación de los 4 puestos de control mencionados anteriormente, se logra una rebaja anual de $277 millones, lo que representa el 8,9% del valor presupuestado. Esta disminución se realiza garantizando que el edificio cumpla con las tarifas mínimas determinadas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y que el nivel de servicio de seguridad sea el esperado por las partes interesadas.

Los cambios realizados en el plan de vigilancia del edificio durante el periodo 2020 al 2022 no afectaron los resultados operativos y podemos reportar que durante ese tiempo no se materializó ninguno de los riesgos y amenazas identificados para la comunidad.

Como mejoramiento tecnológico se amplió el alcance del circuito cerrado de televisión, logrando un mayor cubrimiento del parqueadero y pasillos externos del edificio, mejorando el tiempo de protección al volver el servicio 24 horas todos los días frente al servicio humano que cumplía una jornada de 12 horas diurnas de lunes a viernes sin incluir festivos.

CUADRO COMPARATIVO DE PERSONAL DE SEGURIDAD INSTALADO AÑO FTE (FULL TIME EMPLOYEES) En 2022 se reducen los FTE en un 15%.

SEGURIDAD AÑO 2019 Y ANTERIORES

Para el año 2023 se presupuesta 8,5% FTE menos.

Desde el año 2020 se ha asignado el 22,2% menos de FTE.