PROCESOS GERENCIALES CAPÍTULO 1

1.1. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL OPERATIVO

Al igual que en años anteriores, la administración, cumplió estrictamente con las disposiciones legales, técnicas y normativas de la propiedad horizontal, estableciendo la metodología necesaria para elaborar el plan estratégico, hacer el seguimiento, la verificación y ejecutar el presupuesto, trabajando desde los diferentes procesos para lograr la satisfacción de las partes interesadas y alcanzar sus expectativas.

Se planearon y ejecutaron soluciones viables y económicas en atención de las necesidades de la copropiedad, desde los lineamientos establecidos en el Reglamento de Propiedad Horizontal al igual que las pautas dadas por nuestro sistema de gestión de calidad.

Durante este periodo nos enfocamos de manera específica en enfrentar y superar las afectaciones de tipo social y económico adquiridas por efecto de la pandemia, la reactivación nos obligó a revisar todas las acciones emprendidas.

En el 2022 trazamos una hoja de ruta desde cada uno de los procesos, orientados a la administración y el control operativo, garantizando el cumplimiento de nuestro propósito superior de controlar el gasto sin disminuir el nivel de servicio. De la mano de los proveedores, rebajamos los costos de operación y como apoyo a la recuperación económica, logramos mantener durante todo el año el descuento solidario del 4,45% en la cuota de administración.

1.1.1. Informe Inmobiliario 2022.

El mercado de oficinas Clase A en Bogotá, cierra el año 2022 con un 10% menos de espacio disponible. Esto refleja el interés en inmuebles con especificaciones de alta calidad y ubicación estratégica, en línea con las necesidades actuales del cliente, que busca una mayor conexión con el entorno, que permita el desarrollo del modelo híbrido como nueva modalidad de trabajo.

Si bien se observa un descenso, la vacancia en la ciudad de Bogotá alcanza en general el 11,6%, destacándose con absorciones en sectores como el noroccidente, Santa Bárbara y Salitre. El sector inmobiliario continúa presentando señales de recuperación, a pesar de las condiciones económicas actuales del País.

El comportamiento de la vacancia en el edificio muestra una recuperación, durante el año 2022 mantuvo un movimiento constante iniciando el año con el 21,4% de área privada disponible cerrando con el 12,9%, disminuyendo en un 39,7% el índice de vacancia.

A lo largo del año la administración acompañó la remodelación de 4.436,10 m2 de oficinas que se encontraban en vacancia y fueron ocupadas nuevamente, lo que corresponde al 7,5% del área disponible en el edificio.

Los nuevos ocupantes del inmueble son: QBE EUROPE S.A., STREAMLINE STUDIOS, KFW IPEXBANK, C.H. ROBINSON INTERNATIONAL COLOMBIA y ALMAVIVA

1.1.2. Tránsito Poblacional

Debido al retorno a la presencialidad y el ingreso de nuevas compañías, el tránsito peatonal y vehicular de funcionarios y visitantes se incrementó, presentando una recuperación frente a los 2 años anteriores. El tránsito por el edificio fue de 1.712.004 personas en el 2022, representando un crecimiento del 82,8% con relación al año anterior.

Con relación al tránsito vehicular, se presentaron 132.102 ingresos, creciendo 72,1% frente al 2021, sin embargo, aún no se logra la recuperación total del uso del parqueadero, el cual comparativamente tiene 400 mil accesos menos con relación al 2019 o lo normal en los años anteriores.

1.1.3. Consumo de Servicios Públicos.

Acorde al número de usuarios y la operación de las compañías del edificio, el consumo de agua y electricidad en el primer semestre mantuvo su tendencia a la baja, incrementando directamente con la ocupación en el segundo semestre del año.

El origen de la energía eléctrica que consume el edificio lo suministra el comercializador Enertotal que a través de sus contratos bilaterales respalda el consumo de sus clientes, Enertotal con base en el informe del administrador del Mercado publicado como balance del año 2022, hace el cálculo de la cantidad de energía renovable y no renovable que hace parte de su canasta de contratación y establece que el 90,73% corresponde a energías renovables. Lo anterior indica que el consumo del edificio y sus ocupantes en gran mayoría consumen energía renovable.

(Fuente: ETTC-0225-01-2023-CMNR ENERTOTAL).

1.1.5. Seguros

Para la renovación en la nueva vigencia 2023 – 2024, se gestionó oportunamente la negociación de términos sobre las coberturas y amparos para las áreas comunes, sus mejoras, contenidos, maquinaria y equipos de la copropiedad, al igual que sus áreas privadas excluyendo mejoras y contenidos de estas; los amparos continuaron contratados con Chubb de Colombia con una participación del 75% y Zúrich con un participación del 25%.

El programa de seguros en su renovación se pacta con los siguientes valores asegurados.

Los copropietarios y/o usuarios que tuvieren interés en mayor información sobre estos amparos, la encontrarán a su disposición en las oficinas de administración.

Cero

32 Quejas Tramitadas

566

1.2. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Basado en el análisis de años anteriores, la planeación estratégica se estructuró a mediano plazo, estableciendo un plan de trabajo para el periodo 2022-2024. La metodología para el diseño de la planeación estratégica vinculó el seguimiento a las apuestas estratégicas, las metas y los logros alcanzados en el marco de los objetivos trazados, encaminados a coordinar el diseño de planes, políticas y programas que atiendan las necesidades de la copropiedad.

Para el logro de los objetivos propuestos, mejoramos continuamente nuestros procesos y los soportamos en una organización calificada y efectiva, ofreciendo servicios altamente valorados que responden a las necesidades del cliente. Así mismo, garantizamos el cumplimiento de la legislación vigente en materia de seguridad y salud en el trabajo, tendientes a prevenir los incidentes y accidentes, promoviendo de forma continua las buenas prácticas, las condiciones y los hábitos laborales buscando siempre el bienestar.

Partes Interesadas

Identificación de contextos

Objetvos Estratégicos 2022-2024

Fortalecer una cultura de la calidad y fomentar la seguridad y salud en el trabajo

Sostenibilidad financiera y control del gasto.

Propiciar estándares de seguridad, confiabilidad y confort.

Implementar herramientas de gestión de conocimiento, sistematización y mejora.

Introducir proyectos, para incentivar la actualización tecnológica y de infraestructura

Indicadores del Proceso Planeación Estratégica

2022

99,3% Cumplimiento de objetivo del proceso 2022 Logro

25 indicadores asociados a la medición estratégica

Aspectos analizados en los contextos INTERNO 107 EXTERNO 39

RESULTADO DE AUDITORÍAS No conformidades

Oportunidades de mejora

12 estrategias planteadas 2022

12,9% Vacancia a 31 de diciembre de 2022