Projekt «Kohalike omavalitsuste võimekuse tõstmine e-teenuste pakkumiseks Ida-Virumaa-Leningradi oblasti piiriülestes piirkondades» Uudiskiri Nr 1
Detsember 2013
Projektiosalejad
e-teenused piiriüleses koostöös hakkavad olema paremini kättesaadavad Projekti (i.k. Increasing capacity of local authorities in providing e-services in IdaVirumaa–Leningrad oblast cross-border area) kaasrahastab Euroopa naabrus- ja partnerlusinstrumendi Eesti-Läti-Vene piiriülese koostöö programm 2007–2013. Tegemist on pilootprojektiga, mis soodustab Kirde-Eesti ja Venemaa Leningradi oblasti piiriülestes administratsioonides olevates arhiivides (Narva, Kingissepp, Slantsy) ühiskonnale vajalike e-teenuste väljaarendamist. Projekti kolm peamist eesmärki on: • Arendada välja lahendused e-teenuste pakkumiseks piiriüleste omavalitsuste arhiivides; • Välja töötada kolmes väljavalitud omavalitsuses ühtsed e-lahendused spetsiaalsete teenuste pakkumiseks; • Levitada väljatöötatud e-lahenduste kohta infot Eestis, Lätis ja Venemaal (programmi piirkonnas); Olukorra analüüsist selgub, et Venemaa piirialadel elavatel inimestel tuleb sageli kokku puutuda dokumentidega, mis puudutavad maaomandit, sugulaste haudasid, tööstaaži jm. Paberkandjal tõendeid tänaseks iseseisvunud riikide arhiividest küsides tuleb inimestel ülepiiriliselt kokku puutuda mitmete keeleliste ja administratiivsete probleemidega. Kahjuks ei tööta täna veel nn ühtse teenusvärava meetod (one-stop-shop), mille puhul peaks kodanik avaliku teenuse tarbimiseks pöörduma üksnes ühe riigiasutuse teenusletti ning edasise töö, mis on seotud vastava päringu rahuldamisega, peaksid ära tegema ametnikud elektroonse koostöö abil teiste, sealhulgas piiririikide riigistruktuuridega.
Piiriülese elekroonse suhtluse peamine keerukus seisneb digitaalse allkirja aktsepteerimises mõlema riigi seadusi järgides – kui Eestis kehtib inimesepõhine unikaalne digitaalne autentimine ID-kaardi abil ning sertifikaatide õigsus ja kehtivus on garanteeritud Sertifitseerimiskeskuse poolt, siis Venemaal võib olla allkiri seaduslik nii inimesepõhiselt kui asutusepõhiselt ning lisaks Riiklikule Sertifitseerimiskeskusele on üle riigi sadu sertifitseerimisteenust pakkuvaid asutusi. Antud projekt tahab pakkuda peamisi e-teenuseid Eesti-Vene piirialal, mis tõhustab kodanike päringute esitamist arhiivides, lühendab päringu menetlemise protsessi ning vastuse saamise aega. Projektitegevuse esimeseks ülesandeks oli kaardistada arhiivide töö ning päringutega seotud infojagamise kitsaskohad kodanikele. Edasi arendatakse välja e-teenused kahe enimnõutud päringu – töötamise ajalugu ning matustega seotud info jaoks. Lõppkasutajate jaoks kirjutatakse ka e-teenuste kasutamise juhend ning omavalitsuste ametnike ning arhiivitöötajate jaoks valmistatakse ette koolitus, mille abil oskavad nad vastavat teenust efektiivsel moel pakkuda. E-teenuste infot levitatakse väljatrükitud flaierite abil ning samuti interneti teel (info pannakse üles projektipartnerite kodulehele).
Projekti tegevused juuni–detsember 2013 Projekt algas 2013.aasta juunis ning kestab 18 kuud. 2013. Aasta tegevused olid:
1. juuli Esimene partnerite kohtumine Tallinnas Selgitati ühiselt projekti eesmärke ning oodatavaid tulemusi; Loodi 7-liikmeline nõukogu projektitegevusi jälgima; Põhipartner (E-Riigi Akademia) tutvustas lepinguga kaasaskäivad eritingimusi ning programmi reegleid, sh aruandlus- ning rahastamistingimusi jne; Projekti tegevus jaotati viieks erinevaks tegevuspaketiks ning vastutavad Partnerid said ülevaate oma kohustustest.
2. juuli Esimene avalik infoseminar.
Puhkusteperioodiga kokkulangemise tõttu osales seminaril 18 inimest. Kutse oli eelnevalt saanud 53 erinevat asutust ning vastavat ametnikku, sh meediakanalid. Üheks olulisemaks osalejaks oli Riigiarhiivi direktor Toivo Jullinen, kellega arutati arhiivide digitaliseerimise protsessi ning lahendusi, samuti piiriülest digitaalsete dokumentide vahetamist ning digitaalse allkirja andmise võimalustest moel, et see oleks ühtemoodi aktsepteeritav mõlemal pool piiri – Eestis ja Venemaal.
August–Detsember
Sihtomavalitsustes ning arhiivides kasutatava e-riigi teenuste formaadi tundmaõppimine. Soovituste ning uute võimaluste väljatöötamine e-lahenduste pakkumiseks kohalike omavalitsuste tasandil, mis puudutab korraldust, määrustikke, administratiivseid protsesse, IKT-infrastruktuuri, võrgustiku loomist, andmete säilitamist jne.
august–detsember
Ringküsitlus Narva, Slantsy ning Kingissepa piiriarhiivide klientidele, samuti arhiivitöötajate ning omavalitsuste küsitlemine. Küsitlemise alusel on koostatud analüüs kodanike avalike teenuste vajaduste osas. On välja selgitatud kõige nõutumad arhiiviteenused omavalitsustes eesmärgiga üle viia need e-formaati ning kasutada piiriüleselt. On tehtud analüüs kolme omavalitsuse võimekuse osas osutada elektroonseid teenuseid.
November–detsember Digitaalse dokumendivahetuse kokkulepped on arutamisel ning kinnitamisel.
Tsitaat:
“Väikseim eesmärk on luua võimalus iga Eesti või Venemaa elaniku jaoks, kellel on digitaalallkirja andmise võimalus, pöörduda päringu tegemiseks otse arhiivitöötajate poole. Detailsem eesmärk on luua hädavajalikud organisatsioonilised ning tehnilised tingimused riigisiseste „one stop shop“ -süsteemide võimaluste laiendamiseks viisil, et kodanikud saaksid pöörduda „enda“ ametnike poole avalike teenuste tarbimiseks distantsilt. Ametnikud, kes osutavad avalikke teenuseid oma riigi kodanikele, võiksid koostööd teha enda kolleegidega teisel pool piiri, vabastades kodanikud sellest kohustusest“. Nikolai Ermakov, juhatuse liige, MTÜ „e-Signature Without Borders“
Toivo Jullinen
Arvo Ott, E-Riigi Akadeemia SА Tegevdirektor
“Käesolev dokument on koostatud Euroopa naabrus- ja partnerlusinstrumendi Eesti – Läti – Vene piiriülese koostöö programmi 2007 – 2013 rahalise abiga. Dokumendi sisu eest vastutavad antud projekti partnerid ja mitte mingitel tingimustel ei saa tõlgendada dokumendi sisu Programmi, Programmis osavate riikide ja Euroopa Liidu seisukohti peegeldavana.”