Handbook: ICT for local government 2007

Akademija za e-upravu

Uz podrﾅ｡ku Inicijativa za reformu lokalne samouprave i javnih sluﾅｾbi (LGI)

IKT ZA LOKALNU SAMOUPRAVU PRIRUﾄ君IK

2007

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 2/ 51

Inicijativa za reformu lokalne samouprave i javnih službi (LGI)

Objavljivanje ovog priručnika finansirala je Inicijativa za reformu lokalne samouprave i javnih službi Instituta otvoreno društvo iz Budimpešte, u okviru Programa za razvoj politike. Stavovi izneti u ovom priručniku ne moraju nužno odražavati stavove navedenog sponzora izdanja.

2

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 3/ 51

SADRŽAJ 1.

REZIME........................................................................................................ 4

2. UVOD .............................................................................................................. 5 2.1 Skraćenice ..............................................................................................................6 2.2 Metodologija ...........................................................................................................6 2.3 Cilj priručnika .........................................................................................................7 2.4 Opšti pregled priručnika........................................................................................8 2.5 Koristi od sprovođenja u život e-uprave na nivou lokalne samouprave ..........8 2.6 Sadašnje stanje u opštinama u Srbiji.................................................................11

3. IKT ZA LOKALNU SAMOUPRAVU............................................................. 12 3.1 Okviri koji omogućuju rad e-uprave...................................................................12 3.1.1 Organizacioni okvir ..................................................................................................... 13 3.1.2 Zakonodavni/regulatorni okvir..................................................................................... 18 3.1.3. Fiskalni okvir. Struktura budžeta................................................................................ 18

3.2. Tehnički model ....................................................................................................19 3.2.1. IKT infrastruktura ....................................................................................................... 19 3.2.2 “Prednja kancelarija”................................................................................................... 24 3.2.3 Stražnja kancelarija .................................................................................................... 25

3.3 E-usluge građanima i poslovnom sektoru.........................................................27 3.3.1 On-line razvoj ............................................................................................................. 28

3.4 Digitalni jaz ...........................................................................................................29 3.5 Tačke javnog pristupa internetu (PIAP) .............................................................31 3.6 Zaštita privatnosti i bezbednosti ........................................................................31

4. SPROVOĐENJE E-VLADE NA NIVOU LOKALNE SAMOUPRAVE ......... 32 4.1 Planiranje razvoja e-uprave.................................................................................32 4.2 Gde smo sada - indikatori i određivanje standarda..........................................32 4.3 ICT strategija opštine...........................................................................................34 4.4 Akcioni plan za sprovođenje ICT........................................................................36 4.5 Finansiranje e-uprave ..........................................................................................37 Prilog 1 Format akcionog plana ....................................................................................... 40 Prilog 2 Begix upitnik ................................................................................................ 41 Prilog 3 Javne on-line usluge .......................................................................................... 44 Prilog 4 Podaci o ICT potencijalu u opštini .............................................................. 45 Prilog 5 Spisak korišćenih dokumenata ................................................................... 51

3

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 4/ 51

1. REZIME Informacione i komunikacione tehnologije (IKT) i telekomunikacione i druge digitalne mreže koje su s njima tesno povezane smatraju se glavnom pokretačkom snagom u izgradnji informacionog društva i digitalizovanih privreda i sve su više priznati kao novi činilac koji bitno doprinosi poboljšanju postojeće prakse upravljanja.

U onim tranzicionim zemljama koje su uspele da razviju relativno stabilne demokratije, prevashodno u zemljama koje su na putu pristupanja Evropskoj uniji, glavna korist koju donose sistemi elektronskog upravljanja zasnovani na najnovijoj tehnologiji ogleda se u izgradnji zrelog i otvorenog informacionog društva koje obezbeđuje široki spektar on-line javnih usluga, osnažuje obostrano korisna i delotvorna partnerstva između javnog i privatnog, postiže opipljiva ekonomska ostvarenja, obogaćuje predstavničku demokratiju prevazilazeći niske nivoe učešća birača i, što je najvažnije, suštinski menja postojeću praksu i obrasce upravljanja.

Ne postoji jedan jedini sistem elektronskog upravljanja, koji bi odgovarao svim zemljama koje se nalaze u različitim fazama razvoja i postigle su različite stupnjeve primene demokratskih načela u stvarnoj ili proglašenoj praksi i politici upravljanja.

Međutim, postoji mnoštvo dragocenih pouka koje se mogu izvući iz svega onoga što je dosad postignuto.

Na nivou lokalne samouprave, elektronsko upravljanje i odgovarajuće korišćenje IKT mogu osnažiti i potkrepiti privredni i društveni razvoj, posebno u tom smislu što će funkcionerima i opštinskim predstavnicima dati novu realnu snagu time što će obezbediti mogućnost uspostavljanja veza, umrežavanja, a samim tim pružanja blagovremenih, efikasnih, transparentnih i odgovornih usluga. Elektronsko upravljanje u lokalnoj samoupravi znači da se snaga i moć IKT koriste kako bi se pomoglo da se unapredi dostupnost, kvalitet i rentabilnost javnih službi i kako bi se pomoglo u oživljavanju odnosa između klijenata odnosno građana i javnih organa kojima je posao da rade za dobrobit građana.

Glavna svrha projekta "Priručnik za primenu IKT u lokalnoj samoupravi" jeste da se pomogne lokalnim subjektima političkog odlučivanja da obavljaju stručni izbor na planu sektorske politike i da shvate koje sve praktične izazove i mogućnosti donosi uvođenje lokalne e-uprave. Ovaj projekat podržava Inicijativa za reformu lokalne samouprave i javnih službi Instituta Otvoreno društvo čija je misija da pomogne decentralizaciju, demokratizaciju i valjano upravljanje.

Ovaj Priručnik su napisali međunarodno priznati estonski stručnjaci koji su imali prilike da u Estoniji i u inostranstvu primene razvojne projekte uvođenja e-uprave na nacionalnom i lokalnom nivou; cilj je Priručnika da pruži smernice o tome kako se može koristiti razvoj IKT u modernom upravljanju na lokalnom nivou. Priručnik sadrži četiri glavna odeljka.

Autori priručnika su zahvalni Inicijativi za reformu lokalne samouprave i javnih službi Instituta Otvoreno društvo na podršci u radu na izradi Priručnika "IKT za lokalnu samoupravu". Autori su takođe zahvalni opštinskim rukovodiocima u Srbiji koji su im preneli svoja viđenja i iskustva u primeni e-uprave na nivou lokalne samouprave u Srbiji.

4

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 5/ 51

2. UVOD E-uprava je instrument informatičkog društva koji se sastoji od principa upravljanja, strategija, sistema i sredstava koji omogućuju korišćenje IKT (informacionih i komunikacionih tehnologija) u uzajamnoj interakciji ključnih aktera društva - države, građana i poslovnog sektora - sve radi jačanja demokratije i pružanja podrške razvoju.

Prenos nadležnosti sa države na lokalni nivo omogućuje opštinama da preuzmu veće razvojne odgovornosti za svoje zajednice. Za sve to potrebno je ulaganje ozbiljnih napora i potrebno je korišćenje informacione i komunikacione tehnologije u tom procesu kako bi se stvarno pružila pomoć lokalnoj samoupravi i omogućilo da ona funkcioniše efikasnije i da obezbedi bolje usluge svojim građanima.

Na nivou lokalne samouprave, e-uprava i odgovarajuća primena IKT mogu pojčati i potkrepiti ekonomski i socijalni razvoj, posebno u tom smislu što će omogućiti funkcionerima i opštinskim predstavnicima da uspostave neophodne veze, da se umreže i da pruže pravovremene, efikasne, transparentne i odgovorne usluge.

Lokalna e-uprava znači da se moć IKT koristi kako bi se pomoglo da se transformišu i unaprede dostupnost, kvalitet i rentabilnost javnih službi i kako bi se pomoglo oživljavanju odnosa između klijenata odnosno građana s jedne strane i organa javne vlasti kojima je posao da rade za dobrobit građana, s druge strane.

Razvoj informatičkog društva u velikoj je meri pitanje koje se dodatno tiče lokalne samouprave - naime, lokalne samouprave su mnogo bliže građanima nego što je to slučaj sa centralnim vlastima. Budući da će posle decentralizacije opštine ponuditi novi, širi spektar raznovrsnih usluga svojim građanima, pravi izazov se ogleda da utome da se nađe rešenje pomoću koga će se te usluge ponuditi kako na tradicionalan način, tako i kao elektronske usluge.

Ako je suditi prema rezultatima evropskih istraživanja, lokalne samouprave u razvijenim zemljama nude do 77 posto svih javnih elektronskih usluga. Često je portal lokalne samouprave i prva stanica na putu koji vodi ka uslugama centralne vlasti.

Primena strategije širokog opsega, kao i osnovnih elemenata informatičkog društva veoma su važna pitanja za lokalnu samoupravu. Zahvaljujući izgradnji okvira za infrastrukturni razvoj IKT i pružanju elektronskih usluga poslovnom sektoru, lokalna samouprava postaje centralni organ koji bitno utiče na razvoj privrede u datom regionu. Konkurencija između lokalnih samouprava u oblasti razvoja informatičkog društva u suštini se svodi na pitanje blagostanja regiona - nadmetanje se vodi oko toga ko će ponuditi bolja radna mesta, bolje mesto za život, bolju socijalnu sigurnost i ko će bolje uzimati u obzir potrebe građana za određenim uslugama.

Pružanje elektronskih usluga i strategije širokog opsega takođe pruža mogućnost da se prevaziđu problemi sa kojima se suočavaju razne društvene grupe i područja koja su udaljena od centra. Dobro razvijena infrastruktura IKT uz snažnu ponudu elektronskih usluga lokalne samouprave pravi je izazov koji, ako se s njim dobro uhvatimo u koštac, omogućuje da se u procese političkog odlučivanja uključe velike grupe aktivnih građana pa samim tim podržava razvoj i sprovođenje e-demokratije u regionu.

Daleko najveći značaj, zbog ukupnog procesa preraspodele i redefinisanja funkcija i strukture lokalne samouprave u Srbiji ima sprovođenje modela e-uprave u lokalnoj samoupravi. Dobro je poznato da IKT može i treba da podrži inoviranje i redefinisanje postojećih organizacionih procesa, baš kao i procesa koji se odvijaju u vladinim organima. Na ovaj način se pruža jedinstvena mogućnost da se u procesu reformi lokalne samouprave u Srbiji primene novi metodi i nove mogućnosti koje donosi IKT.

5

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 6/ 51

2.1 Skraćenice AP - Action-Plan - Akcioni plan BEGIX - Balanced e-Government Index - Indeks uravnotežene e-uprave CIO - Chief Information Officer- Glavni funkcioner zadužen za informacionu tehnologiju, Glavni informacioni rukovodilac DMS - Document Management System - Sistem upravljanja dokumentima EDMS - Electronic Document Management System - Sistem upravljanja elektronskom dokumentacijom eSEEurope - e-South Eastern Europe - E-jugoistočna Evropa HR - Human Resources - Ljudski resursi HW – Hardware - hardver IKT - Information and Communication Technology - Informaciona i komunikaciona tehnologija IR - Information Resource - Informacioni resurs LAN - Local Area Network - Mreža lokalnog područja LG - Local Government - Lokalna samouprava PC - Personal Computer – personalni kompjuter, lični računar PIAP - Public Internet Access Point - Tačka javnog pristupa internetu SW – Software - Softver TAS - Tax Automation System- Sistem za automatizaciju poreza VAT - Value Added Tax - Porez na dodatu vrednost WSIS - World Summit on Information Society - Svetski samit o informatičkom društvu

2.2 Metodologija U radu na pisanju priručnika "IKT za lokalnu samoupravu" sprovedene su sledeće aktivnosti: •

Analizirani su različiti istraživački radovi kako bi se stekla celovita opšta slika o stanju u kome se nalazi e-uprava u lokalnoj samoupravi u Srbiji.

•

Organizovane su studijske posete opštinama u Srbiji i obavljeni su poluzvanični razgovori sa opštinskim rukovodiocima i menadžerima/stručnjacima za IKT.

•

Prikupljeni su i analizirani podaci o najboljoj praksi i razne studije slučaja o oblasti funkcionisanja e-uprave.

•

Prvi nacrt ovog Priručnika sačinjen je na osnovu materijala koji su prikupljeni tokom studijskih poseta i na temelju iskustava stečenih tokom organizovanja obuke raznih funkcionera u osnovnim pitanjima e-uprave.

•

Organizovan je kurs obuke iz oblasti e-uprave koji su pohađali rukovodioci opština u Srbiji i prikupljena su njihova reagovanja na taj Nacrt priručnika.

•

Prvi Nacrt Priručnika je modifikovan da bi se potom pristupilo izradi njegove konačne verzije na osnovu relevantnih povratnih informacija od

6

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 7/ 51

opštinskih rukovodilaca i reakcija i napomena drugih stučnjaka za oblast Euprave.

2.3 Cilj priručnika Ovaj priručnik je praktično sredstvo za uvođenje informaciono-komunikacione tehnologije u lokalnu samoupravu. Napisan je na način koji bi trebalo da pomogne ljudima koji se na nivou lokalne samouprave bave uvođenjem e-uprave, kao i svima onima koji se staraju za modernizaciju i reformu državne uprave. U Priručniku se analiziraju iskustva pojedinih zemalja i ukazuje se na najbolju postojeću praksu, identifikuju se ključni izazovi i uticaji i obrazlažu se moguće strategije i smernice kao okvir za akcije koje bi trebalo da preduzmu individualne lokalne samouprave.

Ne postoje nikakvi instant modeli ili strategije e-uprave za koje bismo mogli reći da su dobri ili loši. Dobar model biće svaki onaj koji uživa konsenzus među akterima procesa i koji je nastao kao plod transparentnog postupka u kome je korišćen metod konsultacija. I pored toga, međutim, postoje neki važni međaši koji označavaju standarde i predstavljaju osnov razvoja raznih inicijativa e-uprave i njihovog prerastanja u elektronsko upravljanje kao sveobuhvatnu javnu uslugu i sistem dobre komunikacije između vlasti i građana.

Cilj Priručnika je sledeće: •

Upoznavanje sa osnovnim načelima e-uprave u lokalnoj samoupravi i bavljenje svim koristima koje donosi korišćenje informacionokomunikacionog potencijala u opštinama, kao i identifikovanje svega onoga što treba promeniti da bi se koristi od e-uprave u najvećoj mogućoj meri uvećale.

•

Upoznavanje sa nizom osnovnih načela koja se tiču organizacionih, zakonodavnih i tehničkih okvira za sprovođenje e-uprave u lokalnoj samoupravi u Srbiji, kao i davanje realističnih preporuka o tome kako je mogućno uspostaviti efikasnu IKT organizaciju u samoj opštini.

•

Pružanje praktičnih sredstava (akcioni plan, obrasci upitnika za samoocenjivanje) koja pomažu u evaluaciji sadašnjeg stanja e-uprave u opštinama i u označavanju oblasti u kojima su poboljšanja potrebna i mogućna.

•

Ukazivanje na primere najbolje prakse/najboljih pojedinačnih slučajeva uspešno sprovedenih inicijativa za uspostavljanje e-uprave koji bi mogli da se koriste u opštinama u Srbiji.

Treba naglasiti da su glavna pitanja u sprovođenju e-uprave prevashodno organizaciona i zakonodavna, a ne tehnička pitanja.

Ne postoji jedinstveni put ka dobrim rezultatima rukovođenja pomoću e-uprave, te će stoga svaka zemlja preduzimati upravo one korake koji će odražavati njene individualne, specifične okolnosti i prioritete na planu upravljanja i privrednog i društvenog razvoja.

7

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 8/ 51

2.4 Opšti pregled priručnika Priručnik se sastoji od četiri glavna odeljka.

Prvi odeljak je uvodna materija za Priručnik.

U drugom odeljku navode se ciljevi ovog Priručnika i ukazuje se na sve koristi koje lokalnim samoupravama donosi sprovođenje u život E-uprave. U tom odeljku nalazi se i opšti pogled na aktuelnu situaciju u Srbiji i na ključne oblasti u kojima bi valjalo sprovesti poboljšanja.

U trećem odeljku opisano je koju vrstu okvira (organizacionih, zakonodavnih i fiskalnih) treba sprovesti u delo da bi se uspešno primenila lokalna E-uprava. U ovom odeljku takođe se ukazuje na sastavne delove tehničkog modela koji su važni za lokalnu samoupravu. Posebno je ukazano na elektronske usluge građanima i poslovnom sektoru, a naznačena je i putna mapa iz koje se vidi kako treba graditi te usluge.

Objašnjeni su i ostali važni činioci/elementi za sprovođenje E-uprave na nivou lokalne samouprave; to su, na primer, pitanja koja se odnose na digitalni jaz, koncepciju Javne tačke pristupa internetu, kao i sva pitanja koja se odnose na zaštitu privatnosti i bezbednosti. Ceo taj odeljak ilustrovan je primerima različitih slučajeva iz prakse. Četvrti odeljak sadrži opšti pregled svega onoga što je važno za sprovođenje u život/funkcionisanje e-uprave na nivou lokalne samouprave. Tu postoji deo koji se odnosi na planiranje razvoja e-uprave; opšti pregled mogućnosti samoocenjivanja euprave na nivou lokalne samouprave; pored toga, opisan je i proces strategije razvoja IKT. Ovde je naveden konkretni obrazac za akcioni plan kako bi se pomoglo u sprovođenju e-uprave na nivou lokalne samouprave i u uspostavljanju nadzora nad njenim radom. Takođe je ukazano i na neke aspekte finansiranja e-uprave.

2.5 Koristi od sprovođenja u život e-uprave na nivou lokalne samouprave Razvoj informatičkog društva u velikoj meri je pitanje koje je vezano za lokalne samouprave - naime, u poređenju sa centralnom vladom, lokalne samouprave su mnogo bliže svojim građanima.

E-uprava na nivou lokalne samouprave obuhvata sledeće: •

Transformisanje usluga - Omogućavanjem da usluge postanu dostupnije, prilagođenije građanima, da u većoj meri predstavljaju odgovor na potrebe građana i da su rentabilnije. Na ovaj način usluge mogu postati dostupnije ljudima sa posebnim potrebama. Takođe je mogućno povezati lokalne usluge (unutar opštinskih veća, između opštinskih veća, kao i između opštinskih veća i drugih javnih, volonterskih ili privatnih agencija).

Na ovaj način mogućno je pružiti pomoć u poboljšanju iskustva koje klijenti stiču u poslovanju sa organima koji pružaju javne usluge na nivou lokalne samouprave.

•

Obnova lokalne demokratije - Na ovaj način, opštinska veća postaju otvorenija, odgovornija, šira po obuhvatu i osposobljenija da vodi pripadnike svoje zajednice. E-uprava može proširiti mogućnosti građana da među sobom raspravljaju o određenim pitanjima, da se uključe u rad lokalnih organa za pružanje usluga i lokalnih veća, da ocenjuju rad svojih političkih predstavnika i da ih pozivaju na odgovornost. Na taj način je takođe mogućno pomoći odbornicima u obavljanju njihove predstavničke dužnosti, kao i u sprovođenju izvršne vlasti i radu u nadzornim organima.

•

Unapređenje lokalne ekonomske vitalnosti - Savremena komunikaciona infrastruktura, stručna radna snaga i aktivno promovisanje elektronskog

8

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 9/ 51

poslovanja mogu pomoći lokalnim i regionalnim većima da unaprede zaposlenost u svojim oblstima i da poboljšaju mogućnosti koje se građanima njihovih zajednica pružaju u pogledu zapošljavanja. Ako ste na čelu opštinskog veća ili nekog opštinskog organa nadležnog za pružanje usluga morate i sebi i organizaciji u kojoj radite postavljati sledeće pitanje: da li znamo kako da iskoristimo e-upravu da bismo ostvarili sve prednosti koje ona može da pruži?

Koristi koje donosi e-uprava: Postoji nekoliko koristi koje donosi sprovođenje u praksu e-uprave: •

E-uprava pomaže da se poboljša efikasnost upravljanja. Informacionokomunikacione tehnologije nužno omogućavaju reforme načina na koji funkcioniše državna uprava. Poboljšanje rada internih operativnih sistema finansijskog sistema, sistema nabavki i sistema plaćanja, sistema internih komunikacija i podele informacija - kao i postupci obrade programa i sistemi isporuka - mogu steći operativnu efikasnost i poboljšati rezultate koje postižu.

•

Poboljšani kvalitet usluga predstavlja jednu od ključnih komponenti reforme državne uprave tokom protekle dve decenije, a upotreba informacionokomunikacione tehnologije radi ostvarenja poboljšanja u načinu pružanja usluga glavni je pokretač aktivnosti E-uprave. Prvenstveno je, zahvaljujući upotrebi interneta, pružen veliki podsticaj uslugama koje se neometano pružaju i u centru pažnje imaju potrošača; osnovni je cilj tih usluga da se izađe iz okvira struktura državne uprave. Na on-line usluge sve se više gleda kao na deo šire strategije usluga, koje donose važnu korist klijentu i poboljšavaju ukupnu efikasnost.

Budući da su korisnici javnih usluga često u obavezi da stupaju u interakciju sa organima vlasti, nezadovoljstvo korisnika kvalitetom usluga organa vlasti lako može prerasti u krupno političko pitanje.

•

Informaciono-komunikacione tehnologije mogu podržati delotvornije rezultate u ključnim političkim sektorima kao što su zdravstvena zaštita, socijalno staranje, bezbednost i obrazovanje. Na kraju krajeva, vlade i državna uprava postoje radi ubiranja rezultata sektorske politike, a informaciono-komunikacione tehnologije su ključni faktori doprinosa u najvećim oblastima sektorske politike. U zemljamačlanicama posebno su zaokupljeni načinom na koji se internet može koristiti radi pružanja konkretnih rezultata u tim oblastima.

•

Bolji aranžmani na planu upravljanja sami po sebi će unaprediti mogućnost ostvarenja ciljeva ekonomske politike. Konkretniji rezultati mogu biti ostvareni u širokom dijapazonu od uticaja na ITC proizvodnju, širenja e-poslovanja i trgovine, kao i poboljšanja produktivnosti, sve do posrednih efekata kao što je smanjenje fiskalnih zahteva zahvaljujući delotvornijim programima i unapređenju efikasnosti u privredi u najširem smislu.

•

E-uprava može pomoći da se značajno odmakne u ostvarivanju reformske agende. Kada se tesno poveže sa cilejvima modernizacije, sprovođenje u delo e-uprave može pomoći državnoj upravi da se usredsredi na sve one dodatne promene koje su neophodne da bi se otklonili problemi u vezi sa pružanjem usluga i dobrim upravljanjem. U isto vreme, na ovaj način se dobija mogućnost korišćenja nekih dragocenih reformskih sredstava i gradi se podrška kako visokih rukovodilaca, tako i vladinih službenika za ostvarivanje tih ciljeva.

•

Kroz angažovanje građana, e-uprava može poboljšati ukupni odnos poverenja između vlade i državne uprave. Time što poboljšava protok

9

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 10/ 51

informacija i ohrabruje aktivno učešće građana, e-uprava u sve većoj meri postaje dragoceno sredstvo za izgradnju poverenja između vlasti i građana.

Svi ovi ciljevi mogu podrazumevati i postizanje neophodnog balansa između efikasnosti i efektivnosti, efikasnosti i otvorenosti, odgovornosti i usredsređenosti na potrošača. Kada je o tome reč, treba uspostaviti prioritete, ali nikako ne treba poći od pretpostavke da su te "nagodbe" neophodne. Nekoliko skandinavskih zemalja ustanovilo je specifičnu funkciju (institucija ombudsmana) kojoj je povereno rešavanje žalbi građana u vezi sa zaštitom privatnosti i poverenja, što znači da se na taj način podržava i zaštita privatnosti i delotvorno korišćenje podataka.

Ključni ciljevi e-uprave u lokalnoj samoupravi •

Veće “povezivanje” – zahvaljujući povezivanju usluga između raznih organizacija u regionu, pomoću poboljšanih komunikacija, zajedničkih informativnih sistema, razmene pristupnih tačaka i metoda isporuke. Ovo obuhvata zajedničko pružanje usluga u kome učestvuju službe i odeljenja centralne vlasti i lokalne samouprave, što posebno važi za zdravstveni sektor i sektor koji čine volonterske organizacije;

•

Veća dostupnost – mogućnost pristupa iz sopstvenog doma, biblioteka, kancelarija, centara zajednice – zapravo sa svakog mesta koje odgovara javnosti, a ne samo iz prostorija opštinskog veća uz čekanje u dugačkom redu. Od ključnog značaja su jednaka mogućnost pristupa za sve i društvena inkluzivnost. Usluge će biti na raspolaganju u ono vreme i na onakav način koji odgovara javnosti – nema ograničenja standardnim kancelarijskim radnim vremenom niti specifičnom tehnologijom pristupa raznim uslugama (pristupni kanali);

•

Pružanje usluga elektronskim putem ili elektronska podrška pružanja usluga – stvaranje sistema usluga i pristupa informacijama koji u većoj meri odgovara potrebama građana, koji ima veću vrednost i koji podrazumeva veću brzinu u zadovoljavanju njihovih potreba, na primer, preko zajedničkih centara za kontakt i veb stranica, kao i pojednostavljeni pristup uslugama za “posebno važne životne situacije” kao što su promena škole, osnivanje nekog posla ili preseljenje.

Neometano pružanje usluge i uklanjanje svih nepotrebnih birokratskih prepreka ovde predstavljaju ključne ciljeve;

•

Otvoreno i odgovorno – pružanje većeg broja informacija o planovima, prioritetima i rezultatima rada, podsticanje konsultacija u javnosti i pružanje podrške odbornicima kako bi ostali u bliskom kontaktu sa građanima koje zastupaju;

•

Usluge koje koriste “e-građani” – treba da podržimo i ohrabrimo sve pripadnike javnosti da prihvate elektronske usluge gde god je to mogućno, posebno u onim situacijama kada to podrazumeva smanjenje troškova transakcije i kada nam omogućuje da resurse, kojih inače nemamo mnogo na raspolaganju, preusmerimo onim zajednicama kojima su najpotrebniji. Mada je teško tačno znati šta će javnost očekivati od elektronskih javnih usluga u budućnosti, i mada smo potpuno svesni činjenice da neće baš svako želeti da koristi elektronske usluge niti će svako biti u stanju da takve usluge koristi, zahvaljujući brižljivom osmišljavanju i stalnim konsultacijama moći ćemo da izbegnemo preskupe investicione greške.

10

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 11/ 51

Izbalansirana e-uprava u lokalnoj samoupravi Kombinacija elektronskih usluga i usluga sa participacijom E-UPRAVA E-DEMOKRATIJA Transakcija usluga usmerenih na korisnika Informacije koje se prenose digitalnim koje pruža lokalna samouprava, a koje se putem (transparentnost) i politički uticaj temelje na informacionim i komunikacionim (participacija) građana i poslovnog sektora tehnologijama u procesu formiranja javnog mnjenja i formiranja stavova javnih institucija, koje mogu biti državne ili nedržavne.

Slika 1: Koncepcija e-uprave u lokalnoj samoupravi

2.6 Sadašnje stanje u opštinama u Srbiji Veliki broj opština radi pomoću digitalnih podataka. Ogromne količine dokumentacionog materijala o stanovništvu, privrednim subjektima i tako dalje obrađuju se elektronskim putem. Ipak, problem se ogleda u tome što aktivnosti na prikupljanju podataka nisu koordinisane, niti su međusobno povezane. Zato se prikupljanje podataka u praksi svodi na unutrašnju stvar svake opštine. Mnoge institucije imaju različite evidencije o istim podacima. To zapravo znači da Vlada Srbije ima veliki informacioni potencijal koji se još uvek ne koristi u potpunosti niti na optimalan način.

Postoje značajne aktivnosti u korišćenju modernih informaciono-komunikacionih tehnologija u opštinama u Srbiji. U nekim opštinama ulažu se veliki napori radi razvoja i uspostavljanja informacionog sistema i pribavljanja sredstava neophodnih za pružanje pomoći u poboljšanju javnih usluga. Tako, na primer, opština Inđija, koja je u tehnološkom smislu najnaprednija opština u Srbiji, nudi sveobuhvatne usluge na planu e-uprave koje se sve mogu dobiti na njenom veb sajtu, počev od izdavanja osnovnih dokumenata, izvoda iz matičnih knjiga, pa sve do izdavanja dozvola i licenci. Isto tako, ova opština ima Centar za pomoć građanima koji veoma dobro funkcioniše i potom je uspešno kopiran u desetinama drugih opština širom zemlje.

U celini gledano, postojeći profil opštine ne poseduje strategiju za poboljšanje korišćenja informaciono-komunikacione tehnologije. Gotovo sva lica koja u opštinama donose odluke upoznata su sa postojanjem IKT, ali nema konkretnih akcionih planova za primenu te tehnologije. Razvoj IKT zavisi od prioriteta gradonačelnika, odnosno predsednika opštine. U isto vreme, među gradonačelnicima jača svest o tome da u budućnosti neće biti mogućno izbeći korišćenje inofrmaciono-komunikacione tehnologije. Ako se rukovodeća struktura u lokalnoj vlasti sastoji od ljudi koji razumeju i prihvataju važnost informaciono-komunikacione tehnologije u savremenoj vlasti, onda su aktivnosti u toj oblasti uvrštene u opštinske planove i sigurno će biti podržane. Veći razvojni projekti uglavnom zavise od strane pomoći i sprovode se uz podršku stranih kompanija koje se bave IKT tehnologijom.

Procenat opštinskog budžeta koji se troši na informaciono-komunikacionu tehnologiju i njen razvoj veoma je mali. Ne postoje mehanizmi ni utvrđeni postupci za budžetsko planiranje IKT. I taj mali procenat budžeta koji se izdvaja u navedene svrhe uglavnom se potroši na telefonske komunikacije, a veoma retko na stvarnu informacionu tehnologiju.

11

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 12/ 51

U opštinama postoji vrlo malo baza podataka i informacionih sistema. Sem toga, podaci nisu integrisani sa bazama podataka koje postoje u ograncima ministarstava.

Posle sprovođenja procesa decentralizacije veoma je važno da se velika pažnja posveti uspostavljanju i integrisanju baza podataka i poboljšanju, odnosno razvoju softverske strukture IKT. Upravljanje elektronskim dokumentima i redosled koraka u okviru jednog istog radnog postupka (workflow) treba da budu ozbiljno razrađeni, kako bi se poboljšala ukupna efikasnost opštine.

Posebno je karakteristična slaba ponuda on-line usluga, a u nekim slučajevima mogućno je samo jednostrano "skinuti" neke formulare sa veb sajta opštine. Na nekim veb sajtovima građanima je omogućeno da postavljaju pitanja opštinskim rukovodiocima i službenicima u opštini, ali ne postoji utvrđena interna procedura i nema opštih propisa o tome koja vrsta podataka treba da bude dostupna javnosti.

Postupak liberalizacije telekomunikacionih usluga doneo je prve dobre rezultate (cene se snižavaju), sve je veća mogućnost pristupa internetu u gradskim područjima), a postoje i prvi projekti za širokopojasne stanice u seoskim sredinama zahvaljujući kojima će udaljene seoske opštine biti bolje povezane. Centralne vlasti, opštine, poslovni sektor i građani koriste sve više kompjutera i sve je veća tražnja za elektronskim uslugama. Često, međutim, kompjuterizacija centralnih i opštinskih vlasti nije sistematska: sasvim je uobičajeno da kompjuteri nisu umreženi niti su povezani sa internetom, čak ni onda kada u kancelarijama postoji internet konekcija.

3. IKT ZA LOKALNU SAMOUPRAVU 3.1 Okviri koji omogućuju rad e-uprave Često među političkim rukovodiocima i šefovima upravnih odeljenja u opštinama iskrsavaju nesporazumi koji veoma precizno odražavaju stanje razvoja informatičkog društva u datom regionu.

•

Prenaglašava se uloga IKT komponente. U suštini, tehnološka komponenta je najjednostavniji deo razvoja i sprovođenja IKT sistema.

•

Ponekad se javlja shvatanje da je mogućno jednostavno preneti IKT sisteme iz jedne zemlje u drugu, ili čak iz jedne opštine u drugu. Međutim, u većini slučajeva to je nemoguće, zbog složenosti proceduralnih i organizacionih pitanja.

•

Često se mogu čuti argumenti kako su IKT sistemi veoma skupi tako da razvoj informaciono-komunikacione tehnologije nije moguć zbog nedostatka budžetskih sredstava. Međutim, sistematski pristup budžetskom planiranju IKT mnogo je važniji od ukupnog novčanog iznosa.

Zahvaljujući tom sistematskom pristupu mogućno je uštedeti novac, pa je čak i uz ograničena finansijska sredstva mogućno garantovati održivost razvoja i sprovođenja u delo.

•

Nema nikoga ko bi mogao da prevede komplikovan, stručnim tehničkim izrazima opterećen jezik na običan jezik koji bi mogli da razumeju najviši rukovodioci. Upravo zbog toga ima onih koji strahuju da IKT kompanije koriste ovu situaciju pokušavajući da prodaju potencijalnim kupcima nešto što je veoma skupo, a nije uopšte pogodno za njih.

12

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 13/ 51

•

Ponekad se može čuti shvatanje da najviši rukovodioci nemaju nikakvu ulogu u ovom razvojnom procesu: sve je, naime, vezano za zakonodavstvo i glavni problem je da se pronađe ona kompanija koja će kreirati programe u skladu sa postojećim zakonodavstvom. Međutim, proces razvoja informaciono-komunikacione tehnologije umnogome predstavlja proces promene rukovođenja i zato je pitanje sastava rukovodstva tu od najvećeg značaja. S tih razloga, neophodno je da opštinski rukovodioci imaju neka elementarna znanja o informacionokomunikacionoj tehnologiji i da su spremni da pruže organizacionu podršku.

Rešenje za većinu ovih problema jeste okvir koji dobro funkcioniše i koji omogućuje rad e-uprave. Da bi se moglo garantovati neometano planiranje, razvoj i primena IKT sistema, neophodno je postojanje organizacionih, regulatornih i fiskalnih okvira. U narednim poglavljima ovog teksta daćemo izvesne opise, obrazloženja i preporuke u vezi sa uspostavljanjem tih okvira.

3.1.1 Organizacioni okvir Uprkos uvreženom mišljenju, najveći izazov prilikom razvoja informatičkog društva ne leži u nastojanju da se prikupi informaciona tehnologija, već u nastojanju da se oblikuju organizacioni, zakonodavni i fiskalni okvir lokalne samouprave kako bi se pružila potrebna podrška razvoju e-uprave.

Organizacioni model nudi lokalnoj samoupravi okvir u koji može da smesti sve aktivnosti vezane za procese donošenja odluka i aktivnosti na planu upravljanja projektima koje su u tesnoj vezi sa uvođenjem e-uprave.

Kao što je već navedeno, organizacioni modeli se mogu razlikovati u zavisnosti od veličine i nivoa organizovanosti lokalne samouprave u kojoj treba da budu primenjeni.

Sem toga, postoji podela između internih aspekata (što podrazumeva primenu u unutrašnjim, javnosti nedostupnim kancelarijama lokalne samouprave) i spoljnih aspekata (što podrazumeva interakciju sa centralnim organima vlasti).

3.1.1.1 Opštine velegradskog tipa - unutrašnja dimenzija Čak i ako osnovna odgovornost za razvoj informaciono-komunikacione tehnologije ostaje u rukama predsednika opštine ili gradonačelnika, u onim lokalnim samoupravama koje mogu da izdvoje značajna finansijska sredstva odgovornost za sprovođenje IKT projekata trebalo bi poveriti menadžeru specijalizovanom za IKT. IKT menadžer, koga ćemo u daljem tekstu označavati rečima "glavni informacioni rukovodilac" (CIO) treba da bude pozicioniran na dovoljno visokom nivou u opštini (obično na nivou načelnika odeljenja). On ili ona biće odgovorni za sledeće: •

Izradu i sprovođenje IKT akcionog plana na nivou opštine;

•

Planiranje i pripremu godišnjeg budžeta IKT, u skladu sa IKT akcionim planom opštine, kao i sa IKT akcionim planom centralne vlade;

•

Sprovođenje u život projekata, uključujući tu i obavljanje nabavki, organizaciju nadzora i izlaženje u susret potrebama opštine na planu obuke kadrova;

13

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 14/ 51

•

Održavanje arhitekture IKT i korisničku podršku;

•

Učešće u IKT radnoj grupi predstavnika opština, na čijem se čelu nalazi predstavnik Centralne koordinacione jedinice pri Ministarstvu za lokalnu samoupravu.

Zahvaljujući postojanju ovih aktivnosti glavnog informatičkog rukovodioca u oblasti pružanja podrške, davanja saveta i obavljanju raznih priprema, treba osnovati i gradsko IKT veće koje će pružati pomoć gradonačelniku u donošenju opštih strateških odluka.

To IKT veće •

ima za svog rukovodioca gradonačelnika ili prvog čoveka gradske uprave;

•

sastoji se od ključnih rukovodilaca glavnih odeljenja i podsektora u opštini;

•

koordiniše napore svih aktera koji su uključeni u IKT projekte i obezbeđuje integraciju svih promena u internu aktivnost odeljenja;

•

koristi pripremni rad glavnog informatičkog rukovodioca;

•

ovlašćeno je da odobri sve strateške inicijative u vezi sa razvojem informaciono-komunikacione tehnologije u opštini, uključujući tu i predloge za pokretanje novih projekata, godišnji budžet IKT, srednjoročne izveštaje o projektima koji su u toku i mere koje su neophodne za sprovođenje tehnološki rekonstruisanih procesa.

U zavisnosti od veličine opštine, nivoa specijalizacije i od postojeće organizacije u opštini, samo gradska skupština može preuzeti zadatke IKT veća.

U većim opštinama i opštinama koje se odlikuju komplikovanijom podelom radnih zadataka, mogu biti imenovani poverenici za IKT. Oni bi trebalo da bolje poznaju pitanja vezana za informaciono-komunikacionu tehnologiju. Njihov je zadatak da podržavaju primenu nove tehnologije u odeljenju u kome rade i da budu kontakt-osobe za glavnog informatičkog rukovodioca. Poverenici za IKT treba prethodno da pohađaju intenzivniju obuku iz oblasti informaciono-komunikacione tehnologije i mogli bi da dobijaju naknadu za dodatne napore koje ulažu; taj dodatak bi trebalo da se sastoji kako od novčanih, tako i od nenovčanih podsticaja.

Uz informaciono-komunikacionu tehnologiju uvek ide i pitanje zaštite podataka. Tamo gde u početku mogu da budu dovoljne osnovne mere fizičke zaštite i proceduralne mere bezbednosti, tokom vremena treba razraditi sveobuhvatnu bezbednosnu politiku.

Potreba za takvom politikom povećava se uporedo sa razvojem različitih sistema i sa razmenom podataka, čime se automatski povećava opasnost od neovlašćenog korišćenja informacija.

Pitanjem zaštite podataka trebalo bi da se bavi funkcioner zadužen za bezbednost podataka, koga može posebno da imenuje i obuči i čiji rad može da nadzire neki viši opštinski rukovodilac. Funkcioner zadužen za bezbednost podataka primenjuje mere organizacione, fizičke i tehničke zaštite podataka, pošto prethodno izvrši analizu svih rizika u vezi sa mehanizmima prikupljanja i razmene podataka koji se u toj opštini koriste.

Idealno bi bilo da rad tog lica zaduženog za bezbednost podataka bude podržan i povratnim informacijama koje se mogu dobiti na osnovu redovne bezbednosne revizije koju treba da obavljaju spoljni stručnjaci.

14

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 15/ 51

Jedan deo aktivnosti, kao što je obuka i razvoj softvera, mogu se potpuno razdvojiti od lokalne samouprave i mogu prerasti u nezavisna preduzeća.

Ostali zadaci i aktivnosti mogu biti obavljeni u saradnji sa IKT odeljenjima u drugim opštinama, bilo kroz direktnu saradnju, ili kroz osnivanje specijalizovane (neprofitne) jedinice koja bi radila prvenstveno ili isključivo za opštine koje je kontrolišu.

Gradonačelnik

Opšte poznavanje razvoja IKT; budžetska pitanja

Zamenik gradonačelnika

Zamenik gradonačelnika

Zamenik gradonačelnika zadužen za razvoj

Budžetska pitanja, akcioni planovi

IT- menadžer / CIO

Akcije, nabavke

Funkcionalna odeljenja

Funkcionalna odeljenja

Povratne informacije

IT odelenje (IT centri)

Poverenici IT u odeljenjima

Slika 2: Primer moguće strukture opštine velegradskog tipa

IT ODELJENJE

Jedinica za razvoj

Strateško planiranje, nadzor, nabavke itd.

Jedinica za sprovođenje, tehnička podrška, šalter za pružanje pomoći, obuka itd.

Slika 3: Moguća struktura IT odeljenja

15

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 16/ 51

3.1.1.2 Male opštine - unutrašnja dimenzija Rukovodilac IKT u maloj opštini ne mora nužno da radi puno radno vreme u toj opštini.

Njeno ili njegovo radno vreme može se deliti sa drugim institucijama - bilo da je reč o školama, vladinim ustanovama ili privatnim preduzećima.

Zadaci koje treba da obavlja IKT menadžer takođe se mogu poveriti nekome sa strane, odnosno, to je vrsta usluga koja se može kupiti od nekog preduzeća ili nekog preduzetnika. Osnovna uloga tog lica jeste posedovanje jasne vizije o budućem razvoju i razumevanje potreba opštine - kako unutar opštinske administracije, tako i u širem smislu.

Za sve usluge može biti angažovan neko sa strane, kao spoljni isporučilac. Tu, međutim, postoji jedna opasnost - zbog toga bi funkcioner koji se bavi opštinskom organizacijom trebalo da bude vešt u pregovaranju i naručivanju usluga od spoljnog partnera.

Predsednik opštine

IT – menadžment angažovan sa strane (spolja) Načelnik administracije

Budžets ka pitanja

ITC menadžer sa pola radnog vremena

Nabavka i pitanja rukovođenja

IT sprovođenje angažovan sa strane (spolja)

Slika 4: Organizaciona struktura IT menadžmenta i sprovođenja IT u malim opštinama

3.1.1.3 Spoljna dimenzija - velike opštine velegradskog tipa Na nivou opština trebalo bi da bude uzeta u obzir centralna informaciono-tehnološka strategija Srbije. Strategije i akcioni planovi lokalnih samouprava trebalo bi da odražavaju ključne teme centralne informaciono-tehnološke strategije. U organizacionom smislu, strateška pitanja IKT razvoja razmatraju se na informacionotehnološkom odboru koji finansira vlada i koji je nadležan za celu zemlju.

Predstavnici velikih opština trebalo bi da budu članovi nacionalnog IT-odbora.

Osnovna i strateška pitanja informatičkog društva vezana za njegov razvoj u opštinama predočavaju se centralnom IT-odboru i on u njima treba da iznese svoje mišljenje. Radi usaglašavanja razvojnog nivoa opština, treba osnovati radnu grupu

16

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 17/ 51

predstavnika IKT menadžera sa opštinskog nivoa. Ta radna grupa ima za cilj rešavanje zajedničkih problema IKT razvoja u opštinama. To je istovremeno i dobar organizacioni mehanizam za usaglašavanje stavova lokalnih samouprava koje potom tako usaglašene treba predočiti IT-odboru na centralnom nivou.

IKT radna grupa u kojoj su angažovani predstavnici opština može biti telo koje pruža savete, iznosi svoja mišljenja i donosi odluke o saradnji opština na nivou cele zemlje.

Radna grupa predstavnika opština

IT odbor vlade

centralne

IT-odbor (opština) Na čelu odbora je gradonačelnik ili zamenik gradonačelnika

IT menadžer (opština)

Nacrt strateških IT odluka

Slika 5: Organizaciona struktura velikih opština za saradnju sa strukturom za informaciono-tehnološko upravljanje centralne vlade

3.1.1.4 Spoljna dimenzija - male opštine Male opštine treba da sarađuju u okviru udruženja lokalnih samouprava. Male opštine obično nisu u stanju da sprovode sopstvenu informaciono-tehnološku strategiju niti da realizuju svoje projekte. Upravo zbog toga treba razraditi zajedničku strategiju (dokument o sektorskoj politici u oblasti informatičke delatnosti) za male opštine.

Postoji još jedna moguća opcija: da se osnuje zajedničko IKT preduzeće - osnivači bi bile opštine iz udruženja opština) koje bi pružalo usluge svim lokalnim samoupravama - sistem rukovanja dokumentima, finansijski sistem, sistem elektronskih poruka i tako dalje. Ista ova uloga mogla bi biti poverena i udruženju IKT centara.

Radna grupa samouprave Savet

lokalne

IT odbor centralne vlade

IKT kompanija Pitanje

Načelnik opštinske administracije

Udruženje lokalnih vlasti/ Ministarstvo za lokalnu samoupravu

17

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 18/ 51

3.1.2 Zakonodavni/regulatorni okvir IKT je najvažnija razvojna komponenta savremenog sveta i dragoceni osnov razvoja informatičkog društva. U razvijenim zemljama upotreba i primena IKT zasnivaju se na optimalno koncipiranim propisima i međunarodnim standardima koji stvaraju stabilno i predvidljivo zakonodavno okruženje, počivajući na zakonima koji su jasno formulisani, transparentni, nediskriminatorni i koji su tehnološki neutralni.

Zakonodavno, političko i regulatorno okruženje u Srbiji, ono koje je neophodno za zakonitu i valjanu primenu informaciono-komunikacione tehnologije u svim sektorima industrije i privrede tek treba da bude dovršeno. Zakonodavni sistem mora biti usklađen sa zakonskim propisima Evropske unije.

Treba doneti zakone o zaštiti privatnosti i rukovanju podacima, o pravima intelektualne svojine, o ugovornom pravu, zakon o elektronskom potpisu, zakon o elektronskom poslovanju, zakon o telekomunikacijama i mnoge druge zakone. S druge strane, neki moderni i dobro napisani zakoni, kao što su zakoni kojima se uređuje oblast zaštite intelektualne svojine, već su prošli kompletnu skupštinsku proceduru i poslanici su ih usvojili, ali im još uvek nedostaju mehanizmi za izvršenje. To znači da su neophodne promene postojećeg pravnog sistema ako Srbija želi da postane moderna država sa svim karakteristikama informatičkog društva.

Ključni koraci koje treba preduzeti u pravcu novog e-zakonodavstva jesu usaglašavanje svih pravnih propisa sa propisima Evropske unije, ispunjavanje obaveza sadržanih u agendi e-Jugoistočna Evropa i Akcionom planu donetom na Svetskom samitu informatičkog društva, izmene i dopune postojećih zakona i donošenje novih zakona i podzakonskih akata.

3.1.3. Fiskalni okvir. Struktura budžeta Planiranje budžeta namenjenog IKT predstavlja deo opšteg budžetskog planiranja u jednoj opštini. Važno je da se na osnovu nekoliko najboljih praktičnih primera utvrdi kako treba urediti strukturu i odrediti metode za planiranje budžeta namenjenog IKT pomoću internih opštinskih propisa. Preporučuje se da se svi troškovi vezani za informaciono-komunikacione tehnologije jasno obrazlože u opštinskom budžetu.

Idealno bi bilo da se polovina IT budžeta koristi za troškove eksploatacije i održavanja, a da se druga polovina koristi za razvoj i ulaganja. Ako pogledamo međunarodna iskustva, videćemo da udeo IKT troškova u ukupnom budžetu iznosi jedan do dva procenta. Uporedo sa razvojem finansijskih mogućnosti opštinskog budžeta, često se pojavljuju međunarodni donatori koji podržavaju razvojne projekte. Izbor mogućih razvojnih projekata zavisi od strateških zadataka tih organizacija. Veoma često ta vrsta finansiranja ima za cilj pružanje podrške projektima koji su tesno povezani sa razvojem civilnog društva, transparentnosti, e-demokratije i raznim pitanjima koja se odnose na borbu protiv korupcije. U takvim slučajevima mehanizam i pravila finansiranja zavise od internih propisa tih međunarodnih organizacija. Uprkos ovim mogućnostima spoljnog finansiranja, IKT budžet u okviru opštinskog budžeta jeste jedan od prioriteta koji ne zavise od toga koliko je procentualno učešće tog novca u ukupnom budžetu. Ovo je važno zbog toga što se na taj način obezbeđuje održivost rada tih sistema, mogućnost da se dati proces koristi za opšte koordinacione funkcije, i tako dalje.

IKT budžet se često deli na:

18

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 19/ 51

•

Troškove održavanja sistema i infrastrukture. Postoji potreba da se svake godine obnovi oko 20 posto infrastrukture.

Formula za izračunavanje koja se može koristiti da bi se procenila potreba za tom vrstom obnove infrastrukture glasi: c=a*b*0,2 (c – potreba za budžetom za obnovu infrastrukture; a – broj IKT radnih mesta u opštini, b – procenjeni troškovi po jedinici infrastrukture, obično dve do tri hiljade evra).

Pored obnove infrastrukture, treba proceniti i neke druge troškove – troškove za vezu sa internetom, troškove održavanja softvera i hardvera, troškove softverskih licenci, cenu IKT obuke osoblja, itd.

•

Troškove razvojnih projekata. Reč je o troškovima koji se često procenjuju pomoću veštačenja.

3.2. Tehnički model Tehnološki model koji se koristi u opštinama sastoji se od dva osnovna dela: •

IT infrastruktura

•

Informacioni sistemi

Osnovne komponente i u jednom i u drugom delu su slične, budući da je većina funkcija koje opštine treba da obavljaju zajednička i propisana je zakonom. Postoje neke razlike između gradskog tipa opštine, i male seoske opštine, ali su one relativno beznačajne i o njima ćemo docnije reći nešto više u tekstu.

3.2.1. IKT infrastruktura IKT infrastruktura za opštinu predstavlja fizički deo e-modela koji se koristi u opštinama. Oprema i konektivnost, svejedno da li žična ili bežična, čine okosnicu razmene informacija kako unutar opštine, tako i između opština. Budući da je IKT oprema istovremeno i najskuplji deo e-modela koji treba nabaviti, postaviti i eksploatisati pomoću vrlo oskudnih finansijskih izvora, treba biti veoma oprezan u procesu planiranja. Opšta preporuka glasi da valja težiti harmoničnom razvoju infrastrukture kako se ne bi stvorila veštačka uska grla koja bi sprečila da se nabavljeni resursi efikasno koriste.

IKT infrastruktura za opštinu sastoji se od personalnih kompjutera, lokalne mreže ili lokalnih mreža, sistema za identifikaciju i autorizaciju korisnika i osnovnog softvera.

Pošto neometani protok podataka predstavlja preduslov razmene podataka između administracija, treba težiti razvoju širokopojasne internet konekcije u svakom lokalnom organu vlasti. Pošto istu takvu potrebu ima i centralna vlada, bilo bi dobro ako bi se kreirao projekat koji bi bio pokrenut i finansiran sa centralnog nivoa, a cilj bi mu bio da centralna vlast plati uspostavljanje početnog okvira za širokopojasnu konekciju, dok bi opštine potom bile odgovorne za troškove eksploatacije i održavanja. Na taj način bila bi uspostavljena osnova za održivo funkcionisanje i razvoj opštinskih IKT sistema.

Snažno se preporučuje da svaki službenik kome je u radu potrebna radna stanica ima tu stanicu povezanu za internet i opremljenu osnovnim setom softverskih alata. Organi lokalne samouprave treba sami da razrade fiksni standardizovani spisak neophodnog

19

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 20/ 51

softvera u jednoj običnoj radnoj stanici u svojoj opštini, kako bi omogućili razmenu informacija i vodili evidenciju o svim imovinskim pitanjima u vezi sa softverom.

Uobičajeno je da uvođenje IKT sistema na lokalnom nivou prolazi kroz sledeće korake1: •

Sistemska analiza procesa i postupaka u lokalnoj samoupravi

•

Analiza izvodljivosti informacionog sistema

•

Konstrukcija mreže

•

Instalisanje informacionog sistema

•

Obuka korisnika

•

Primena sistema nadzora za oglednu upotrebu.

Kako bismo imali informacioni sistem koji u potpunosti funkcioniše, treba ispuniti sledeće osnovne tehničke preduslove: •

Lokalna mreža – svi kompjuteri u lokalnoj administraciji treba da budu umreženi, ili bar jedan kompjuter u svakom odeljenju ili kancelariji treba da bude povezan sa mrežom

•

Centralni server – neophodan je kao host (“domaćin”) modela i kao softverska podrška

•

Internet konekcija – u skladu sa potrebama mreže lokalne samouprave i njenim finansijskim mogućnostima. Velike opštine mogle bi koristiti posebnu liniju, koja obezbeđuje dvadesetčetvoročasovnu vezu sa internetom. Manje lokalne samouprave možda mogu sebi da priušte samo ograničeniju vezu sa internetom.

Kako bi se u praksi sproveo lokalni informacioni sistem, potrebna je sledeća infrastruktura: •

Minimalna informatička oprema lokalne samouprave jeste po jedan kompjuter u svakom odeljenju ili kancelariji. Jedan visokokvalitetni kompjuter poslužiće kao server.

•

Službenici koji će obavljati interaktivni posao sa klijentima moraju poznavati rad u sistemu Windows i na internetu.

•

Odgovarajući softverski paket, uključujući tu i priručnik za korišćenje.

•

Tim eksperata koji će obavljati osnovne sistemske analize, instalisati model i obučiti korisnike.

Kako bi se obezbedilo bolje razumevanje procesa razvoja e-uprave i kako bi se osiguralo da tražnja za elektronskim administrativnim uslugama bude kompetentna, neophodno je preduzimati sledeće: •

Sprovoditi redovni nadzor i analizirati postojeće predstave o korišćenju elektronskih administrativnih usluga.

•

Organizovati i sprovoditi program jačanja svesti o korišćenju elektronskih usluga u poslovnom sektoru, među građanima i u administraciji.

Napisano na osnovu izveštaja “Capacity Building of Local Governments – Development of Model Macedonian Municipality” (“Izgradnja kapaciteta lokalne samouprave – Razvoj ogledne makedonske opštine”).

1

20

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 21/ 51

•

Uporedo sa korišćenjem e-uprave treba sačuvati i razviti tradicionalne kanale za pružanje usluga, i te kanale treba organizovati u skladu sa koncepcijom – “šalter sa jednim zaustavljanjem”(jedinstveni šalter za sve administrativne usluge) kako bi se izbegao “digitalni jaz” između različitih ciljnih grupa.

•

Periodično ocenjivati napredak u primeni elektronskih usluga.

Uobičajeno je da opština poseduje sledeće informacione sisteme: •

Sistem za rukovanje dokumentima (DMS) – Postupci rukovanja dokumentima i upravljanja njima tesno su povezani sa najbitnijim radnim zadacima opštine. U velikim opštinama velegradskog tipa upravljanje dokumentima pomoću mehanizma odobrenja/digitalnog potpisa predstavlja jezgro informacionog sistema. Sistem upravljanja dokumentima treba da bude potpuno primeren osnovnoj IT arhitekturi, dokumentacionoj semantici i mora biti kadar da komunicira sa osnovnom IKT infrastrukturom na državnom nivou.

SLUČAJ ZA PRIMER: Sistem za upravljanje dokumentima GoPro u gradskoj upravi u Tartu, u Estoniji U gradskoj upravi grada Tartua primenjuje se digitalni sistem za upravljanje dokumentima GoPro. Zahvaljujući tom sistemu poboljšani su rezultati gradskih rukovodilaca i službenika: gradski službenici mogu da koriste on-line dokumente i bazu slučajeva; na taj način odmah dobijaju različita stanovišta – mišljenje klijenta, mišljenje nadležnog službenika, mišljenje ustanove, objektivni prikaz samog predmeta, itd. Brzina workflow je dramatično povećana. Ranije je za jedno odobrenje bilo potrebno otprilike jedan dan, sada je uobičajeno da se za dan ili dva izda svih pet ili šest odobrenja i dozvola. Veoma je lako pratiti status nekog dokumenta ili status nekog predmeta. U svakom trenutku mogućno je daljinsko korišćenje sistema i to sa bilo koje lokacije koja ima internet vezu.

Omogućena je puna funkcionalnost za rad na daljinu. Dokumente je mogućno pisati, uređivati, odobravati, nadzirati i upravljati njima.

•

E-mail sistemi. Postoji širok spektar komercijalnih e-mail sistema na tržištu.

Postoje i rešenja sa otvorenim resursima. Bilo bi dobro ako bi e-mail sistem bio integrisan sa sistemom upravljanja dokumentima i planiranja resursa koji postoje u opštini.

•

Sistemi za upravljanje finansijama i za upravljanje kadrovima. Bilo bi dobro ako bi se došlo u situaciju u kojoj bi osnovni informacioni sistemi za upravljanje finansijama i za upravljanje kadrovima mogli zajedno da se razvijaju – sa jedinstvenim interfejsovima kako bi se pojednostavio prenos podataka do centralnih ustanova, statistička obrada i tako dalje.

21

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 22/ 51

SLUČAJ ZA PRIMER: Gradska skupština u mestu Đurđu, u Rumuniji – projekat izrade sistema za rukovanje dokumentima i za automatizaciju poreza (DMS i TAS) Zahvaljujući korišćenju novih sistema za rukovanje dokumentima i za automatizaciju poreza, gradska većnica u Đurđuu danas je otvorena non-stop i za poslovni sektor i građane i njima se tu pružaju efikasne usluge. Dokumenti se više ne obrađuju na papiru, a porezi se ubiru zahvaljujući novom obrascu prijave koji je rešio sve probleme karakteristične za stari sistem. Gradska skupština u Đurđuu otvorila je portal kome se može pristupiti na adresi www.primaria-giurgiu.ro, a sve usluge poslovnom sektoru i građanima su besplatne. U te usluge spadaju: - on-line registracija - on-line zakazivanje sastanaka - elektronska arhiva u kojoj su pohranjene sve odluke Gradske skupštine - on-line preuzimanje obrazaca i pružanje usluga - informacije o poreskom zaduženju preko interneta - elektronske uplate lokalnih poreza i dažbina - on-line postavljanje pitanja i davanje odgovora (forum) - korisne informacije na internetu.

Projekat DMS/TAS već je u velikoj meri povoljno uticao na poslovni sektor i građane Đurđua, kao i na tamošnju Gradska skupština. Ti pozitivni efekti između ostalog obuhvataju: • efikasniji postupak plaćanja poreza i rukovanja dokumentima; • znatno skraćenje vremena čekanja da poreski obveznici izvrše poreske uplate; • brz i jednostavan pristup javnim dokumentima i informacijama; • povećanu transparentnost procesa utvrđivanja budžeta; • veće učešće građana u procesima odlučivanja lokalne samouprave.

Da bi bili osposobljeni da efikasno pružaju usluge poslovnom sektoru i građanima, zaposleni u Gradskoj skupštini Đurđua pohađali su nekoliko kompjuterskih kurseva.

•

Veb stranice opština i alati za e-demokratiju. Bilo bi dobro da se svi alati koji se koriste za e-demokratiju razvijaju zajedno pod “kišobranom” lokalnih vlasti, udruženja ili drugih zajedničkih institucija. Postoji nekoliko preporuka u domenu IT-arhitekture države, kojima se utvrđuju standardi za razvoj veb stranica. Na raspolaganju postoji nekoliko otvorenih izvora alata neophodnih za upravljanje opštinskim informacijama na vebu. Zakonom o slobodnom pristupu informacijama od javnog značaja treba utvrditi spisak informacija koje su sve opštine dužne da stave na svoje veb sajtove.

Kanadska vlada se posebno ističe kao uzor kada je reč o izvanrednom integrisanju korisnika. Na primer, informacije i usluge ne obezbeđuju se preko • administrativnih struktura, već se umesto toga nude potpuno u skladu sa potrebama korisnika (podela na tri takozvane “kapije”: “Kanađani”, “nekanađani” i “kanadski biznis”).

22

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 23/ 51

SLUČAJ ZA PRIMER Projekat lokalne e-demokratije (Velika Britanija), http://www.e-democracy.gov.uk/projects Nacionalni projekat e-demokratije pokrenut je 2005. godine u Velikoj Britaniji kako bi se ispitale nove tehnologije i način na koji one mogu da promene angažman i rad lokalnih gradskih veća sa njihovim građanima.

Cilj ovog projekta je pružanje poboljšanih usluga i ostvarivanje ušteda zahvaljujući efikasnosti, kao i pružanje pomoći lokalnim vlastima, ne bi li one još bolje ostvarile svoje strateške ciljeve iz oblasti e-uprave.

U okviru projekta utvrđeni su strateški vodiči, putna mreža i putokazi i obrasci za razne poslovne situacije, kako bi se pomoglo vlastima da razrade sopstvenu strategiju u punoj meri se oslanjajući na iskustva samog Projekta.

Na ovaj način je nastao jedan okvir koji se lako može koristiti, a u koji su smeštena sva znanja iz projekta i konsolidovani svi zaključci koji su iz njega izvedeni; sve se to nalazi na ovom veb sajtu.

Nacionalni projekat lokalne e-demokratije pružio je organima vlasti proizvode i alate koji su im neophodni za samostalnu razradu delotvorne strategije lokalne edemokratije.

Nacionalni projekat je 2005. godine ovenčan nagradom za najbolji projekat edemokratije u svetu.

•

Državni registri. Većina funkcija koje se odnose na vođenje registra stanovništva, katastarskog registra, registra privrednih subjekata i registra saobraćajnih vozila centralizovana je u državnom registru koji se vodi na centralnom nivou. U isto vreme, razne opštine imaju različite potrebe za informacijama. Trebalo bi prodiskutovati u kojoj meri proširenje postojećeg državnog registra novim kategorijama podataka koje se u njega unose treba da dovede i do proširenja izvesnih opštinskih registara. Postoje ITmehanizmi koji se mogu koristiti radi integrisanja skupova podataka iz državnih registara i važnih informacija sa opštinskog nivoa. Od samog početka mora postojati jasno razumevanje svih pitanja u vezi sa vlasništvom podataka i unakrsnom upotrebom podataka, tako da ih koriste i centralna vlada i opštine (korišćenje podataka za izradu analiza, očuvanje privatnosti, finansijska pitanja).

23

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 24/ 51

SLUČAJ ZA PRIMER: X-put, Estonija – jedan od kamena temeljaca državnog informacionog sistema X-put (X-road) omogućuje bezbedan pristup skoro svim estonskim nacionalnim bazama podataka; on osigurava neophodnu raspoloživost, integritet i poverljivost razmene elektronskih dokumenata; istovremeno predstavlja okruženje preko koga se estonski informacioni sistemi mogu povezati sa sličnim sistemima koji će biti izgrađeni u Evropskoj uniji itd. Sve navedene karakteristike već su uspešno sprovedene u praksu. Stotine usluga koje pružaju informacioni sistemi različitih institucija rade preko X-puta 24 sata dnevno sedam dana u nedelji, tako da svi državljani Estonije koji imaju nacionalnu ličnu kartu ili ugovor o korišćenju internet bankovne šifre mogu da koriste po svom nahođenju usluge koje su namenjene građanima.

Cilj i tehničko rešenje projekta X-put ne sastoji se u prevođenju baza podataka u neki džinovski sistem za upravljanje podacima, već u razvoju standardizovanih interfejsova za baze podataka koje već postoje i u stvaranju nivoa razmene podataka – upravo se taj nivo, odnosno sloj razmene podataka naziva X-put. X-put omogućuje funkcionerima kao i fizičkim i pravnim licima da preko interneta traže podatke iz nacionalnih baza podataka, u granicama ovlašćenja koja imaju. Ovaj sistem obezbeđuje dovoljnu sigurnost prilikom obrade zahteva za dostavljanje podataka iz baza podataka i prilikom prijema odgovora na te zahteve.

3.2.2 “Prednja kancelarija” Izraz “prednja kancelarija” odnosi se na vladu onako kako je vide njeni građani, što se drugačije može označiti kao informacije i usluge koje vlada pruža i interakcija između vlade, s jedne, i građana i poslovnog sektora, s druge strane. Sprovođenje inicijativa za e-upravu odnosi se na dve oblasti koje se neposredno tiču “prednje kancelarije”: primenu i pružanje on-line usluga i angažman samih građana.

24

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 25/ 51

SLUČAJ ZA PRIMER Centar za pružanje pomoći građanima, administrativne usluge, opština Inđija, Srbija

jedinstveni

šalter

za

sve

Opština Inđija je dosad prešla dugačak put kako bi svojim građanima i poslovnim ljudima omogućila da sve administrativne usluge koje im pruža budu dostupnije i pogodnije. Centar za pružanje pomoći građanima predstavlja integrisani deo lokalne samouprave u Inđiji, koji je zamišljen tako da obezbedi neometani pristup najvažnijim opštinskim uslugama; taj centar je prvi takve vrste u Srbiji.

Centar za pomoć građanima pruža korisnicima precizne i blagovremene informacije u vezi sa opštinskim organima i funkcioniše kao jedinstveni šalter za dobijanje svih dokumenata iz matičnih knjiga, počev od izvoda iz matične knjige rođenih ili venčanih, do građevinskih dozvola. Ovaj centar takođe obezbeđuje transparentnost upravljanja i efikasnost, zato što omogućuje zaposlenima da građane usluže brže i istovremeno temeljnije. Centar za pružanje pomoći građanima postiže velike uspehe otkako je osnovan.

Pored tih opštinskih usluga, Centar za pomoć građanima istovremeno je stecište drugih opštinskih organa, konkretno poreske uprave i katastarske službe, a u isti mah deluje i kao bankarski šalter, onako kako to odgovara građanima. Inđija je svojim Centrom za pomoć građanima pružila izvanredan primer koji je docnije uspešno kopiran u desetinama opština širom zemlje.

3.2.3 Stražnja kancelarija Izraz “stražnja kancelarija” odnosi se na interno funkcionisanje organizacije koja podržava osnovne procese i koja nije dostupna niti je vidljiva u javnosti. Uvođenje euprave odvija se ruku pod ruku sa nizom reformi koje se sprovode u “stražnjoj kancelariji”. S jedne strane, e-uprava će pomoći da se sprovedu te reforme, dok će s druge strane e-uprava biti uspešna samo ako te reforme budu sprovedene.

GRAĐANI

E-USLUGE

PREDNJA KANCELARIJA

E-ADMINISTRACIJA

ZAPOSLENI U OPŠTINI

STRAŽNJA KANCELARIJA

25

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 26/ 51

Građanin

EDMS*

Opštinski Web Site Alat za građane

Interfe js alat

Unutrašni IR*

Kancelarija gradonačelnika

Kiosk Građanin

Interfejs

PREDNJA KANCELARIJA

STRAŽNJA KANCELARIJA

External IR

*EDMS – Sistem za rukovanje elektronskim dokumentima (prim.prev.) ** IR - Informacioni resurs (izvor informacija)

Slika 7: Arhitektura sistema “prednje” i “stražnje” kancelarije u jednoj opštini

SLUČAJ ZA PRIMER Informacione tehnologije kao interfejs u opštini Gdanjsk u Poljskoj Veb sajt opštine potpuno je usmeren ka građanima, investitorima i turistima. On sadrži bazu podataka, a odlikuje se privlačnom strukturom i dizajnom. Građani i poslovni ljudi lako mogu da nađu najnovije lokalne vesti na veb sajtu: tako mogu da nađu sve podatke o gradskim vlastima, organizacionoj strukturi gradske skupštine, godišnjem budžetu opštine, zakonskim propisima, odlukama gradske skupštine, a mogu da nađu i detaljni vodič koji će ih uputiti kako da stignu do gradske većnice, ponude za ulaganja, javne tendere, publikacije gradske skupštine, interaktivnu mapu Gdanjska i mogućnost on-line četovanja sa opštinskim funkcionerima.

Prilikom sastavljanja veb stranice težilo se smanjenju birokratskih prepreka i pružanju on-line usluga ne samo opštoj populaciji, već i posebnim grupama kao što su turisti, stariji ljudi ili ljudi sa posebnim potrebama. Svi oni mogu da nađu mnoštvo korisnih informacija i usluga na tematskim veb sajtovima Gdanjska.

Za sve informacije i sve usluge koje gradska skupština Gdanjska pruža građanima izgrađen je integrisani sistem kompjuterskog upravljanja. Sistem sadrži GIS-digitalne mape i aplikacije za mape, posebne fajlove o građevinama, građanima, saobraćajnim vozilima, pravnim licima, gradskim finansijama i porezima.

26

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 27/ 51

3.3 E-usluge građanima i poslovnom sektoru Budući da će opštine posle decentralizacije ponuditi novi, znatno širi spektar usluga građanima, pravi je izazov da se te usluge ponude istovremeno i na tradicionalni način, ali i u vidu e-usluga. Ako je suditi prema istraživanjima koja su obavljena u Evropi, lokalne samouprave u razvijenim zemljama nude do 77 posto javnih e-usluga.

Portal lokalne samouprave često je prva stanica na putu čije su krajnje odredište usluge centralne vlade.

SLUČAJ ZA PRIMER: Sistem 48, opština Inđija (Srbija) Sistem 48 je sveobuhvatni sistem za upravljanje i utvrđivanje odgovornosti koji omogućuje opštinskom rukovodstvu da obavlja nadzor nad radom svojih odeljenja i opštinskih javnih preduzeća, što znači da donosi odluke koje se zasnivaju na što većem broju činjenica i da poboljša ukupni kvalitet i rentabilnost usluga.

Za ovaj sistem potrebno je da sva opštinska odeljenja i sva opštinska javna preduzeća izrađuju detaljne operativne i finansijske izveštaje, i da te izveštaje podnose na redovnim nedeljnim sastancima koji su otvoreni za javnost. Sam predsednik opštine, uz pomoć tima analitičara iz Sistema 48, predsedava na svakom takvom sastanku, čime jasno pokazuje koliko je čvrsto opredeljen za odgovorno i transparentno upravljanje javnim resursima.

Zahvaljujući Sistemu 48 zabeleženi su značajni rezultati u poboljšanju efikasnosti opštinskih usluga, znatno je povećan stepen zadovoljstva građana i ušteđeno je oko 10 procenata godišnjeg budžeta opštine. Životno značajnu komponentu ovog sistema predstavlja kol-centar, koji omogućuje građanima i poslovnim ljudima da nadležnima prenesu svoju zabrinutost i probleme koji su iskrsli u vezi sa najrazličitijim pitanjima koja se tiču pružanja opštinskih usluga. Lokalna samouprava jemči da će na svaki zahtev odgovoriti u roku od 48 sati.

Primena IKT u javnom sektoru po pravilu ima tri dimenzije: • V-prema-V ili korišćenje informacione i komunikacione tehnologije radi poboljšanja funkcionisanja administracije; (vlada-vlada) • V-prema-G ili pružanje usluga građaninu; (vlada-građanin) • V-prema-B odnosno pružanje usluga poslovnom sektoru; (vlada-biznis) Budući da Srbija takođe teži da postane članica Evropske unije, mogućno je koristiti okvir koji predlaže Evropska komisija da bi se razmislilo o tipovima usluga koji je mogućno obezbediti elektronskim putem i koji bi trebalo obezbediti elektronskim putem. Evropska komisija je definisala spisak od 20 osnovnih javnih usluga. Kod 12 od tih 20 usluga ciljna grupa su građani, dok su kod osam usluga ciljna grupa preduzeća, odnosno poslovni sektor. Tih 20 usluga pobrojano je u prilogu 3.

27

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 28/ 51

Kako bi se izmerila “raspoloživost neke javne usluge on-line” definisan je četvorofazni okvir2. Taj okvir je široko prihvaćen. On sadrži osnovne smernice o tome kako treba nastaviti sa razvojem različitih usluga koje se pružaju građanima i poslovnom sektoru.

•

Faza 1 – informacije: informacije koje su neophodne za započinjanje postupka pribavljanja javne usluge dostupne su u on-line vidu.

•

Faza 2 – jednosmerna interakcija: veb sajt koji je javno dostupan pruža mogućnost da se na neelektronski način (prostim preuzimanjem formulara) dobije (odštampa) formular na kome je mogućno započeti postupak pribavljanja usluge.

Fazom 2 se takođe smatra elektronski upitnik za naručivanje neelektronskog upitnika, odnosno formulara.

•

Faza 3 – dvosmerna interakcija. Veb sajt koji je dostupan javnosti pruža mogućnost da se elektronskim putem preuzme zvanični elektronski upitnik neophodan za otpočinjanje postupka za dobijanje određene usluge. To znači da mora da postoji neki vid autentikacije (legitimisanja) lica (u fizičkom ili pravnom smislu) koje je neophodno da bi se u vezi sa uslugom dosegla faza 3.

•

Faza 4 – potpuno elektronsko upravljanje predmetom. Neki javno dostupni veb sajt nudi mogućnost potpunog dobijanja javne usluge preko veb sajta, uključujući samu odluku i čin pružanja usluge. Nije potrebna nikakva druga formalna procedura koju bi podnosilac zahteva morao da obavi i on nema nikakva posla sa “papirologijom”.

Važno je primetiti da je i za građane i za poslovni sektor najvažnija, odnosno najčešće korišćena usluga ona koja podrazumeva jednostavno dobijanje informacija. Koristeći sopstveni veb sajt opština tako može i treba da predoči i informacije o sopstvenom ustrojstvu i sopstvenim aktivnostima, i razne lokalne informacije vezane za to područje. Nikako ne treba zaboraviti da će veb sajtovi vrlo brzo postati izlozi ili “kapije” ne samo za lokalno stanovništvo, već i za ljude iz drugih oblasti, kao i za turiste.

3.3.1 On-line razvoj Faza 4

Faza 3

Transakcija (potpuno elektronsko rukovanje predmetom)

Dvosmerna interakcija Faza 2

Faza 1

Jednosmerna interakcija (formulari koji se mogu preuzeti) Informacija

Faza 0

Slika 8: Različite faze e-usluga Izveštaj o “Raspoloživosti javnih usluga on-line: Kako Evropa napreduje?” (Online Availability of Public Services: How is Europe Progressing?), 3. mart 2005. (http://europa.eu.int/information society/soccul/egov/egov benchmarking 2005.pdf) 2

28

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 29/ 51

Trebalo bi nastojati da se postigne ona situacija u kojoj će svih 20 usluga za građane i poslovni sektor, koje su utvrđene akcionim planom eEvropa (eEurope), biti ponuđene barem u drugoj fazi isporuke usluga. Predlaže se da se te usluge razvijaju i praktično realizuju na centralnom nivou, ali u mnogim slučajevima opštine jedna drugoj u tome pomažu isto onako kao što svaka koristi usluge neke druge opštine. Takođe bi valjalo pomenuti da u većini slučajeva osnovni preduslov za razvoj e-usluga predstavlja valjano funkcionisanje opštinskog sistema “stražnje kancelarije”, kao i operativnih centralnih osnovnih registra.

Vredelo bi analizirati koje bi među svim tim uslugama u okolnostima koje postoje u Srbiji vredelo praktično ostvariti u e-svetu u okviru dvogodišnjeg akcionog plana: •

Informacione usluge

•

Opštinski podaci

•

Podaci o zajednici

•

Obrasci formulara koji se mogu preuzeti sa veb sajta (.doc; .rtf; .sxw; .pdf)

•

Formulari za zahtev za pružanje usluge koji se mogu odmah štampati (.doc; .rtf; .sxw)

•

On-line forumi

•

Pitanja i odgovori (između građana i opštinskih funkcionera)

3.4 Digitalni jaz Digitalni jaz je barijera e-upravi koja podrazumeva da ljudi koji nemaju internet neće moći da imaju nikakve koristi od on-line usluga.

Mada e-uprava takođe može poboljšati pružanje usluga građanima i preko drugih kanala (prvenstveno poboljšanjem procedura koje se preduzimaju u “stražnjoj kancelariji” administracije), usled nemogućnosti pružanja on-line usluga svim građanima može doći do kočenja, odnosno zastoja u realizaciji projekata e-uprave.

Sem toga, najčešće se događa da niži nivo pristupa e-uslugama imaju upravo one društvene grupe koje su i inače u lošijem socijalnom položaju. Na primer, grupe sa manjim dohotkom imaju manje pristupa internetu nego što je to slučaj sa grupama koje imaju visoki dohodak. Te grupe koje su u lošijem društvenom položaju često su meta vladinih intervencija i imaju visoki nivo stalne interakcije sa vlastima. Pritom su mnoge od tih interakcija sa vlastima složene – podrazumevaju identifikaciju, utvrđivanje da li je lice kvalifikovano za pomoć, složene medicinske ili socijalne intervencije – i nisu nimalo pogodne za on-line pružanje. Mada je sigurno da bi pristup vladinim informacijama i uslugama bio važan za te grupe, lako bi se moglo dogoditi da one nemaju praktičnu korist od poboljšanja kvaliteta usluge, niti od mogućnosti većeg izbora on-line usluga.

Usluge e-uprave mogu već samom činjenicom svog postojanja podstaći pojedince da se priključe na internet. Međutim, za većinu građana, relativno su retke prilike kada stupaju u kontakt sa vlastima i ne može se reći da će mogućnost dobijanja e-usluga u celini gledano predstavljati glavni podsticaj za domaćinstva kako bi kupila personalni kompjuter ili internet vezu. Ipak, razne informacije koje mogu da se dobiju od vlasti i

29

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 30/ 51

mogućnosti za konsultacije i aktivni građanski angažman, prvenstveno na lokalnom nivou, mogu biti značajni u sadejstvu sa drugim činiocima za nabavku kompjutera, kao što su obrazovne svrhe, mogućnost korišćenja elektronske pošte i poruka i drugo. S tih razloga važno je da vlasti i dalje sprovode odgovarajuću podsticajnu politiku i da preduzimaju konkretne mere ne bi li smanjile taj digitalni jaz, makar i samo po osnovu e-uprave. Konkretno usredsređivanje na one usluge vlasti koje se najčešće koriste, a posebno su značajne za društvene grupe sa malim stepenom pristupa, zajedno sa opštim marketingom vladinih on-line usluga, mogle bi predstavljati važan element politike čiji je osnovni cilj prevazilaženje digitalnog jaza.

SLUČAJ ZA PRIMER: Look@ the World Project, Estonija Vlada i jedan broj privatnih preduzeća 2001. godine su proglasili projekat Look@ the World (“Pogledaj svet”, www.vaatamaailma.ee) čiji je planirani cilj bio da se procenat internet korisnika u Estoniji poveća sa tadašnjeg broja na preko 90 posto. Projekat je usredsređen na dalje poboljšanje pristupa internetu u Estoniji.

Privatne kompanije koje su na njemu bile angažovane saopštile su da su voljne da investiraju istu onoliku svotu novca koliko vlada godišnje ulaže u informacione tehnologije. Osnovni cilj projekta Look@ the World bio je da se svima pruže jednake mogućnosti za pristup, sticanje veština i motivacije za korišćenje interneta.

Glavne ciljne oblasti projekta Look@ the World bile su sledeće: Obezbediti osnovnu kompjutersku i internet obuku za 100.000 ljudi (koji u tom trenutku nisu bili korisnici interneta): •

tokom prvih godinu i po dana organizovano je 11.000 obuka za pojedince, što znači preko 50 obuka svakog dana;

•

to je podrazumevalo osnivanje 17 novih kompjuterskih “razreda” sa 30 predavača zaposlenih sa punim radnim vremenom i oko 300 predavača koji su u školama radili sa skraćenim radnim vremenom, odnosno honorarno;

•

projekat je bio usmeren pre svega ka radnicima, nižim službenicima i starijoj populaciji;

•

kurs obuke sastojao se od četiri sata osnovne kompjuterske obuke i četiri sata obuke za korišćenje interneta.

Za obuku ostalih organizacionih lidera i onih koji kreiraju javno mnjenje obezbeđeno je sledeće: •

dodatna obuka za školske nastavnike i profesore (kako bi u toku nastave u većoj meri koristili informaciono-komunikacionu tehnologiju);

•

obuka opštinskih rukovodilaca u vezi sa mogućnostima koje pruža IKT;

•

obuka privrednika koji vode mala i srednja preduzeća u vezi sa mogućnostima IKT.

30

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 31/ 51

3.5 Tačke javnog pristupa internetu (PIAP) Prilikom izrade planova za postavljanje infrastrukture IKT u jednoj opštini i prilikom potonje revizije tih planova, neprestano treba imati na umu ne samo potrebe administracije, već pitanje mogućnosti pristupa građana. U većim gradovima mogućno je bar delimično osloniti se na rešenja koja nudi privatni sektor, ali u malim zajednicama lako može da se dogodi da to nije ekonomski održivo, barem ne na sadašnjem nivou razvoja. Međutim, nema nikakvog smisla razvijati e-usluge u okolnostima u kojima samo mala grupa ljudi potencijalno može imati pristupa internetu.

SLUČAJ ZA PRIMER: Tačke javnog pristupa internetu, Estonija Širom zemlje ljudi mogu da pristupe internetu sa 700 javnih tačaka pristupa internetu (PIAP), što znači da postoji 51 takva tačka na 100.000 ljudi - to je jedan od najboljih rezultata u Evropi. Za svaku PIAP postoji specijalni saobraćajni znak sa simbolom @, koji jasno pokazuje gde se ta tačka nalazi. Većina PIAP ustanovljena je u bibliotekama i drugim opštinskim građevinama širom zemlje.

Najbliži PIAP lako se može naći ako se ode na veb sajt www.regio.delfi.ee/ipunktid . U više od 380 područja (bilo da je reč o gradskim trgovima, ili hotelima, restoranima, aerodromima itd.) danas se može dobiti bežični internet velike brzine.

3.6 Zaštita privatnosti i bezbednosti Nema izgleda da građani koriste usluge e-uprave bez garancija za očuvanje privatnosti i bezbednosti. Valsti takođe imaju snažan interes da očuvaju poverenje građana (na primer, da građani budu uvereni da pružena informacija neće biti zloupotrebljena). Teškoća u pogledu zaštite privatnosti pojedinca može predstavljati važnu prepreku na putu sprovođenju e-uprave. Za izgradnju i jačanje poverenja od ključnog je značaja da sve inicijative koje preduzima e-uprava budu potpuno u skladu sa očekivanjima društva u toj oblasti. Osnovni izazov sa kojim se suočavaju koordinatori e-uprave i svi oni koji su zaduženi za njeno praktično sprovođenje ogleda se u potrebi za poštovanjem prihvaćenih načela privatnosti uz istovremeno omogućavanje svih prednosti koje internet i ostale tehnologije donose građanima. Ova ravnoteža je od posebnog značaja kada govorimo o neometanom načinu na koji vlasti pružaju usluge, a te usluge podrazumevaju razmenu i podelu podataka među agencijama.

Vlasti su dužne da prednjače u razvoju kulture zaštite privatnosti i bezbednosti.

Informaciono-komunikaciona tehnologija treba da pomogne u tom prdnjačenju tako što će odigrati važnu ulogu u razvoju javne politike, gde su vlasti i vlasnik i operator sistema i mreža, ali istovremeno i korisnik tih sistema i tih mreža. Kao korisnik informacionih sistema i mreža vlada ima zajedničku ulogu sa poslovnim sektorom, drugim organizacijama i pojedincima na planu obezbeđivanja pouzdanog i zaštićenog korišćenja sistema i mre-a.

31

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 32/ 51

Pitanja o tome koji se mehanizam za identifikaciju koristi suštinski je povezano sa nivoom bezbednosti raznih aplikacija. U tom pogledu, e-usluge koje pruža lokalna samouprava trebalo bi analizirati uzimajući u obzir potrebe za bezbednošću podataka i za elementarnom zaštitom ličnih podataka.

U istraživanju koje je organizovala ICA utvrđeno je da većina zemalja koristi identifikacione sisteme koji su zasnovani na nacionalnom identifikacionom (matičnom) broju. Sledeći motivacioni faktori su ključni za korišćenje tih identifikacionih brojeva: •

pojačana bezbednost i integritet u pružanju usluge;

•

precizno sredstvo za jedinstvenu identifikaciju pojedinaca, što čini da međuresorna razmena podataka bude i efikasnija i delotvornija; i

•

pojednostavljivanje pružanja javne usluge što omogućuj elakši pristup i veću pogodnost za građanina-pojedinca.

Većina zemalja EU već ima neku vrstu elektronskog sistema za identifikaciju nekoliko njih planira da to počne da sprovodi u bliskoj budućnosti, a samo njih uopšte ne namerava da uvodi takve sisteme. Opšti zaključak koji se ovoga može izvesti glasi da se povećavaju mogućnosti da se koristi nacionalnom nivou, umesto identifikacije na opštinskom nivou.

građana, mali broj iz svega e-ID na

Uzimajući u obzir sve ove motivacione faktore možemo reći da će sve veći broj eusluga koje opštine pružaju u budućnosti biti zasnovan na nacionalnoj e-ID.

4.

SPROVOĐENJE SAMOUPRAVE

E-VLADE

NA

NIVOU

LOKALNE

4.1 Planiranje razvoja e-uprave Pored izgradnje održivog okruženja za uspešno funkcionisanje e-uprave, veoma je važno i planiranje razvoja. Planiranje razvoja trea da bude sistematično, stabilno i održivo. U tom procesu planiranja posebno važne uloge imaju organizaciono, zakonodavno i fiskalno okruženje. Veoma često postoje dve vrste planova - strateški i dugoročni planovi s jedne strane, i operativni, jednogodišnji akcioni planovi, s druge strane. Postoje različiti metodi za definisanje tih planova, što takože zavisi i od veličine same opštine. Takođe treba naglasiti da strategije i akcioni planovi ponekad ne postoje na papiru, već je njihova priroda mnogo više improvizatorska i "ad hoc"; izvesno je, međutim, da i ti i takvi planovi postoje, bez obzira na to što nisu na papiru.

4.2 Gde smo sada - indikatori i određivanje standarda Iz razloga utvrđivanja strategije i izrade akcionih planova važno je znati kakvo je trenutno stanje informaciono-komunikacione tehnologije u opštini. Jedan primer ove procene koja uspostavlja ravnotežu između efikasne administracije i odgovorne demokratije jeste BEGIX (Indeks uravnotežene e-uprave); BEGIX je alat koji je usredsređen na merenje "uravnotežene e-uprave" kombinovanjem elektronskih i participatornih usluga.

BEGIX se kao alat zasniva na onoj koncepciji uravnotežene e-uprave po kojoj "valjana" e-uprava predstavlja uravnoteženu kombinaciju elektronskih usluga i vidova

32

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 33/ 51

elektronskog učešća građana koje se razvija u okviru promene upravljačkog okvira.

Ceo ovaj koncept nastao je i razrađen je tokom jednog istraživanja na utvrđivanju standarda koje su sproveli fondacija Bertelsman i Booz Allen Hamilton.

Zbirna ocena uravnotežene e-uprave služi za evidentiranje i dokumentovanje raznih dimenzija e-demokratije i usluga e-uprave (slika 9).

BENEFIT

EFIKASNOST

Šta se nudi i koje prednosti iz toga proističu?

Kako se i koliko se dobro nudi ICT?

TRANSPARENTNOST

Koliko je dostupna i transparentna opština za građane?

PROMENA RUKOVOĐENJA PARTICIPACIJA Na koji način građanin-pojedinac može stvarno uticati na sistem?

Kako opština izlazi na kraj sa sopstvenim preobražajem u pružaoca usluga?

Slika 9: Zbirna ocena uravnotežene e-uprave.

Zbirne ocene omogućuju da se na jednobrazan način proveri stepen ostarenja različitih ciljeva u okviru strategije višeg reda. Matrica koja nastaje na osnovu zbirnih ocena e-uprave sastoji se od jedne dinamične i jedne statične komponente - sa ukupno pet polja - koje sve možemo objasniti na sledeći način: Benefit: Ova prva oblast zbirne ocene odnosi se na kvalitet i kvantitet usluga i samim tim na benefit, odnosno korist koju građani imaju iz te ponude usluga, npr: •

dijapazon usluga koje se već pružaju;

•

ostvarenje ideje "svi poslovi se obavljaju na jednom šalteru" (dostupnost svih usluga preko jednog portala);

•

jednostavnost i dostupnost usluga za korisnika.

Efikasnost: Razmere u kojima su ostvarena stvarna poboljšanja na planu efikasnosti, npr: •

dostupnost procesa, aplikacija, sistema i arhitekture baza podataka;

•

detaljno razrađeno planiranje finansija i resursa (za poslovne slučajeve);

•

stanje postojeće infrastrukture informaciono-komunikacione tehnologije i tehnologija koje čine platforme;

•

kvalitet i opseg obuke i drugih programa pomoću kojih zaposleni i njihovi rukovodioci stiču odgovarajuće kvalifikacije.

Participacija: Ovaj deo matrice bavi se pitanjem da li su usluge kreirane tako da omoguće i podstiču političku komunikaciju i da obezbede viši stepen građanske participacije:

33

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 34/ 51

•

direktan pristup korisnika nadležnim kontakt-licima preko e-mejla ili preko interneta;

•

uzimanje u obzir želja korisnika;

•

uticaj građana na procese odlučivanja kroz konsultovanje sa njima;

•

mogućnosti za vođenje rasprave o temama koje su od značja za javnost (prostorije za četovanje, forumi itd.).

Transparentnost: U ovom polju ostaje zabeleženo da li e-uprava doprinosi ostvarivanju transparentnosti. Tu se, između ostalog, mere sledeći aspekti: •

količina informacija o zakonodavnim procesima i procesima vezanim za izvršnu vlast (na primer, takvim procesima kao što su sastanci raznih odbora, konferencije za novinare, lokalni skupovi);

•

razmere u kojima se može pratiti obrada nekog zahteva - to jest, informacije koje klijenti dobijaju u realnom vremenu o njihovim zahtevima ili molbama;

•

preciznost informacije i njena svedenost tačno u okvire date teme.

Promena načina rukovođenja: Tok procesa planiranja i sprovođenja u okviru programa e-uprave određen je upravo ovom komponentom zbirne ocene. Na primer: •

razvoj strategije, recimo, stepen u kome se redovno vrše poređenja sa ostalim programima e-uprave;

•

nadzor i kontrola;

•

uključenost i motivisanost zaposlenih.

Upitnik za samoocenjivanje naveden je u Prilogu 1, a može se naći i on line, na adresi www.begix.net.

Kada je reč o planiranju strategije i akcija, veoma je važno u kakvom je stanju informaciono-komunikaciona tehnologija u samoj opštini. Često je potrebno da se jednom goidšnje popunjavaju upitnici o IT stanju. U Prilogu 4 naći ćete primere takvih obrazaca. Tu s epostavljaju pitanja o infrastrukturi (ne samo u pogledu interne opštinske vlasti, već i u pogledu situacije na celoj teritoriji opštine). Analiziraju se, takođe, i baze podataka, kao i hardver i softver koji u opštini postoje.

4.3 ICT strategija opštine Teorijski gledano, ICT strategiju treba razraditi u skladu sa opštom razvojnom strategijom opštine, a ne obrnuto, što znači da ne treba opštu razvojnu strategiju opštine prilagođavati ICT strategiji. Veće opštine često imaju neke opšte strateške dokumente, dok to nije slučaj sa malim opštinama. U većini slučajeva strategija se gradi na kombinaciji metoda odozdo na gore (razne opštinske jedinice predlažu razvojne potrebe na osnovu svojih svakodnevnih potreba) i principa odozgo na dole (planiranje se vrši na osnovu nekih strateških razloga razvoja, uključujući tu i zadatke koji su utvrđeni nacionalnom strategijom informatičkog društva). Razvoj strategije je kolektivno delo svih zaposlenih u opštini, a posebno onih koji učestvuju u organizaciji ICT. Vremenski rok strategije najčešće je četiri do pet godina, i to je istovremeno osnov za operativne planove - za godišnje akcione planove.

Za utvrđivanje strategije često se koriste sledeće komponente:

34

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 35/ 51

•

povećati efikasnost administracije, što je od koristi kako za poslovni sektor, tako i za svakodnevni život građana date opštine - aktivnost koja je usmerena ka spoljnoj dimenziji;

•

povećati efikasnost i transparentnost (pitanja o borbi protiv korupcije itd.) poslovanja same opštine - ova aktivnost je usredsređena na unutrašnju dimenziju, na poboljšanje administrativnih procesa u samoj opštini;

•

podržati demokratske procese pomoću alata koji pruža e-demokratija usredsređenost na spoljne procese;

•

povećati pristup internetu i obim javnih informacija. Tu se postavljaju pitanja o e-uključenosti, kao i o širokopojasnoj strategiji.

Do usresređenosti na najviše opštinske rukovodioce dolazi usled namere da se na pragmatičan način objasne najvažnija pitanja razvoja informatičkog društva. Od ključnog je značaja da ovim strateškim razvojem upralvjaju najviši rukovodioci jedne opštine. Za to postoji nekoliko razloga: •

Primena ICT sistema izaziva promene u organizaciji i procesima. Tim promenama ne mogu upravljati ICT rukovodioci. Reč je, naime, o pitanjima kojima treba da se bavi najviše rukovodstvo opštine.

•

Razvojni planovi ICT izvode se iz opštih razvojnih planova opštine. To je opet pitanje kojim treba da se bavi najviše rukovodstvo opštine.

•

Efikasno funkcionisanje sistema ICT omogućuje stvaranje povoljnog okruženja za ekonomski razvoj, povećanje stranih ulaganja, transparentnost rada lokalne samouprave itd. Lični angažman najviših opštinskih rukovodilaca na ovom planu obezbeđuje politički kredibilitet i pouzdanost.

•

Sistemi ICT koji dobro funkcionišu i kojima se dobro upravlja omogućuju izgradnju osnova za rast finansijske stabilnosti u opštini. Time se upućuje jasna poruka biračima o pozitivnim promenama i stabilnosti.

Opštinska strategija ICT treba da bude jasno dokumentovana i čvrsto utemeljena na pravilima i propisima. Za ICT je potrebno da se tokom vremena sačini jedan skup osnovnih dokumenata.

Dokument

Prioritet

Pravila korišćenja sistema ICT

1

Pravila za upravljanje sadržajem internet prezentacije

1

Pravila o upravljanju hardverskim komponentama

1

Pravila o upravljanju softverskim komponentama

1

ICT akcioni plan (2 do 3 godine)

1

ICT budžet (tekuća godina + prognoze za dve godine)

1

ICT strateški plan za opštinu (za period od pet godina)

2

Pravila za početak rada, upravljanje i sprovođenje ICT projekata

2

Pravila za rukovanje dokumentima (uz dodatak koji predstavljaju pravila za rukovanje digitalnim dokumentima

2

Pravila o obaveznom pravljenju back up kopija

2

Politika zaštite podataka

1

35

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 36/ 51

Sredstva za koordinaciju ICT razvoja u javnoj administraciji jesu novac i propisi.

Korišćenje i jednog i drugog vida sredstava prerogativ je najviših rukovodialca.

4.4 Akcioni plan za sprovođenje ICT Godišnji akcioni planovi predstavljaju konkretniji opis projekata, gde se, uporedo sa određivanjem strateških ciljeva, definiše i nekoliko konkretnijih aspekata. To su obično specifični ciljevi projekta, očekivani vremenski okvir, navođenje imena odgovornih lica ili organizacija, opšti metodi za dalje sprovođenje i nastavljanje projekta, predviđene budžetske potrebe i potrebe na planu ljudskih resursa, kao i osnovni plodovi, to jest rezultati projekta. Akcione planove po pravilu izrađuje najviši informacioni rukovodilac, a odobrava ih ICT savet. U manjim opštinama gde nema informacionog rukovodioca ni odgovarajućeg odbora, planove izrađuje savetnik za ICT, a odobrava ih predsednik opštine. Prilikom izrade akcionih planova često se razmatra aspekt njihove profitabilnosti, odnosno stope povraćaja uloženih sredstava.

Akcioni plan često sadrži standarde pomoću kojih je mogućno meriti uspeh razvoja, posebno se usredsređujući na projekte u okviru akcionog plana. Standardi obuhvataju i fiskalna pitanja.

Nadzor nad procesom planiranja spada u dužnosti najvišeg rukovodstva opštine. U mnogim slučajevima to je propraćeno fiskalnim procesom i procesom revizije ICT. Cilj akcionog plana jeste definisanje prioritetnih aktivnosti u svakoj opštini, radi uvođenja i sprovođenja e-uprave na nivou lokalne samouprave.

Format akcionog plana je matrica koja obuhvata sve neophodne aspekte e-upravljanja i može se koristiti u svakoj opštini. Ta matrica sadrži sledeće komponente: •

Akcije - aktivnosti koje opština treba da prduzme da bi ostvarila razvoj eupravljanja na nivou lokalne samouprave;

•

Očekivani rezultati - krajnji rezultati, odnosno krajnji ciljevi aktivnosti;

•

Lice/odeljenje - ko je odgovoran za ostvarenje neke aktivnosti?

•

Potrebni resursi - šta je potrebno da bi se aktivnost do kraja sprovela?

•

Izvor finansiranja - odakle treba ili može da stigne novac neophodan za sprovođenje neke aktivnosti (opštinski budžet, donatorske orgnaizacije itd.);

•

Kriterijumi uspešnosti - preduslov koji je neophodan za sprovođenje neke aktivnosti;

•

Krajnji rok - do kada zadatak mora biti obavljen?

•

Stanje - opis stanja na svakih 3 ili 6 meseci;

•

Finansijski resursi - šta je finansijska mera neke aktivnosti?

Aktivnosti se dele na pet akcionih tokova. Akcioni tokovi su važne komponente za uspešno sprovođenje e-uprave u opštinama. Svaki akcioni tok sadrži nekoliko podnivoa aktivnosti i opštine neprestano mogu dodavati i nove korake, odnosno nove aktivnosti.

Akcioni plan treba da sadrži sledeće glavne akcione tokove: 1. Organizacioni aspekti a. ljudski resursi 2. IT sistemi

36

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 37/ 51

b. IT infrastruktura c. informacioni sistemi 3. Bezbednost 4. E-usluge i e-demokratija 5. Ostalo Kako bi se osigurala dosledna primena akcionih planova, neophodno je razmotriti mogućnost preduzimanja sledećih aktivnosti i usredsrediti se na njih: 1. Svaka opština treba tačno da odredi lice koje je odgovorno za sprovođenje i reviziju akcionog plana; 2. Akcioni plan trea da bude aktivni dokument ("živi dokument") koji opštine treba da revidiraju i modiifkuju bar jednom tokom svakog tromesečja ili polugodišta.

3. Nadzor nad napretkom akcionog plana. Treba obezbediti pomoć opštinama.

Veoma je dobro kada se angažuju stručnjaci sa strane radi merenja stepena sprovođenja akcionih planova - opštine takođe mogu biti konsultovane o svojim budućim neophodnim aktivnostima.

Razvoj međuopštinske mreže - Organizovanje redovnih sastanaka na kojima učestvuju predstavnici opština i na kojima se razmatraju akcioni planovi i razmenjuju ideje.

Predloženi oblik akcionog plana možete naći u prilogu 1.

4.5 Finansiranje e-uprave Utroškom novca za e-upravu mogu se smesta dobiti neki rezultati kao što su ubrzani redosled koraka u okviru poslovnog procesa (workflow), bolji podaci, bolje informisanje i bolji opštinski veb sajt, transparentan rad lokalne samouprave. Takođe treba da imamo na umu da se u mnogim slučajevima celokupna potrošnja odvija na strani opštine, dok je celokupna dobit na strani građana i poslovnog sektora - naime, zahvaljujući korišćenju elektronskih usluga građani mogu da uštede vreme, saobraćajne troškove i da smanje utrošak drugih resursa.

Postoji izvestan broj odlika budžetskih aranžmana koje deluju na štetu delotvorng sprovođenja e-uprave. Tekući budžetski okviri obezbeđuju finansiranje za pojedinačne projekte, ali veoma malo doprinose uspostavljanju zajedničke odgovornosti koja je neotuđivi sastavni deo mnogih projekata e-uprave.

Finansiranje e-uprave: •

U meri u kojoj je reč o eksplicitnom izboru, sprovođenje u život e-uprave često ne može da pobedi u nadmetanju sa drugim privlačnijim ciljevima javne politike kao što su obrazovanje, osiguranje bezbednosti i zdravstvena zaštita.

Mada će se u nastojanjima za pridobijanje javnosti za predloge e-uprave pre svega koristiti očekivani programski rezultati, a ne unapređenje e-uprave kao takve, činjenica je da same vlasti treba da donesu konačnu odluku o nivou finansijskih resursa koje će nameniti e-upravi, i ta odluka treba da bude doneta u svetlosti ostalih generalnih prioriteta.

•

Usled teškoća u merenju troškova i potencijalne koristi ili prednosti koju donose projekti e-uprave, nije nimalo lako razraditi finansijske alternative za projekte i uporediti te alternative u budžetskom kontekstu.

37

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 38/ 51

• Jedan od najvećih izazova predstavlja tretman izvesnih ICT troškova kao kapitalnih troškova, a ne kao tekućih troškova. Nisu svi ICT troškovi po svojoj prirodi kapitalni ili investicioni, već se odnose na održavanje, troškove plata za zaposlene koji se periodično ponavljaju, ili troškove projekata malog obima.

Međutim, ako se krupni projekti ne tretiraju kao investicije, onda će oni morati da se nadmeću sa drugim akutnijim tekućim troškovima i u tom kontekstu će izgledati kao da su preveliki po obimu.

Za e-upravu izvesne probleme mogu doneti i rokovi budžetske potrošnje. Naime, mnogi projekti e-uprave po svojoj prirodi su višegodišnji, pa je s tih razloga potrebno opredeljenje da se određeni resursi troše tokom dugog vremenskog perioda, koji ponekad znatno premašuje godišnji ili višegodišnji budžetski rok. Ti projekti su zapravo opredeljenje da se troše budući prihodi, i onda je potpuno normalno što vlasti oklevaju da sebi vežu ruke preuzimanjem te vrste budućih obaveza. Može se dogoditi da budu favorizovani oni projekti koji ne zahtevaju takvu vrstu budžetske obaveze za dalju budućnost.

Saradnja e-uprave: Postoji izvestan broj budžetskih ograničenja koje sprečavaju zajedničke finansijske aranžmane. Vertikalna priroda tekućih aranžmana dovodi do toga da može biti otežano zahtevati zajedničko finansiranje kojim bi se u plaćanje realizacije nekog projekta uključila neka druga agencija, ili zahteva za udruživanje sredstava. Postoji vrlo malo mehanizama za zajedničko finansiranje i može se dogoditi da je teško proceniti razmere u kojima svaka agencija ponaosob ima koristi od određenog zajedničkog projekta (pa samim tim i odrediti procenat u kome ona treba da učestvuje u finansiranju tog projekta).

• Ako se u postupku utvrđivanja budžeta koristi metod koji se temelji na ostvarenim rezultatima, po neko može biti obeshrabren u smislu saradnje jer se na taj način nagrađuje individualističko ponašanje na uštrb zajedničkih projekata (videti odeljak o zakonodavnim i regulatornim preprekama).

• Ne postoji okvir za podelu profita. Agencije nemaju nikakav podsticaj da same uklone redundantne (suvišne) sisteme tako što će se uključiti u podelu sistema sa ostalim agencijama, sem u slučaju da i same mogu iskoristiti jedan deo na taj način ostvarenih usluga.

Moguća rešenja Mogućno je preduzeti izvestan broj koraka koji će pomoći da se prevaziđu sva navedena budžetska ograničenja i prepreke. Finansiranju e-uprave mogu pomoći sledeće mere: • Veliki ICT projekti mogu se korisno klasifikovati u kategoriju kapitalnih investicija, što obuhvata izvesna pojedinačna ili višestruka kapitalna ulaganja, ali donosi i odgovarajući niz koristi (benefita). Na taj način se omogućuje pravičnije poređenje takvih predloga sa alternativama tekućih troškova, odnosno u nekim sistemima je mogućno prebaciti kapitalni projekat iz okvira tekućeg finansiranja u druge okvire. Klasifikovanje ovako krupnih projekata u kategoriju kapitalnih investicija pomaže da se finansiraju projekti e-uprave. To istovremeno pomaže i u rešavanju problema budžetskih rokova.

• U jednom broju zemalja, za potrošnju sredstava na e-upravu potrebno je zasebno odobrenje kancelarije koja koordinira e-upravu, da bi se osiguralo da nema nikakvog dupliranja niti neusklađenosti sa širom strategijom i ukupnom arhitekturom budžeta.

38

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 39/ 51

U svakom slučaju, neophodno je da postoje jasna pravila i čvrsto strukturisani proces konsultacija kako bi se održalo poverenje agencija u ovakav pristup.

Partnerstvo između privatnog i javnog sektora takođe se može koristiti za premošćivanje budžetskih ograničenja, odnosno za prevazilaženje jednog broja budžetskih prepreka, uključujući tu i one koje se odnose na pribavljanje kapitala, budžetske rokove i sve ono što obeshrabruje inovacije i međuresornu saradnju.

Tako je, na primer, mogućno koristiti privatnog partnera za izgradnju potrebne infrastrukture, a potom je izdati u zakup, ili organizovati neki drugi vid plaćanja na korisničkoj osnovi, što će svakako smanjiti potrebu za avansnim ulaganjima, ali što je istovremeno bremenito opasnošću da dugoročni troškovi budu veći.

• Specifično centralno finansiranje inovacija može se koristiti za finansiranje inovativnih i visoko rizičnih operacija za koje inače nije mogućno obezbediti finansijska sredstva.

Mogu se koristiti aranžmani za uvećavanje ovih novčanih sredstava pomoću vezivanja sredstava (ili pronalaženje odgovarajućih fondova) drugih agencija, privatnih partnera ili pomoću korišćenja osnovnog kapitala iz centralnog fonda, uz očekivanje da će se ta investicija (delimično ili u potpunosti) isplatiti.

• Zajednički, dogovorni pristup proceni troškova i koristi e-uprave može biti od pomoći za finansiranje uspešnih projekata (videti odeljak o nadzoru i proceni).

• Sposobnost agencija da za sebe zadrže uštedu ostvarenu zahvaljujući inicijativama e-uprave i sama će biti od velike važnosti kao podstrekač agencijama da nastoje da pronađu prostor za povećanje efikasnosti. Ovde je od suštinskog značaja to što mnogi projekti e-uprave imaju čvrstu vezu sa tradicionalnim programskim i organizacionim linijama, jer to dovodi do zajedničkih budžetskih aranžmana. Na osnovu činjenice da će glavnina svih finansijskih sredstava za e-upravu biti obezbeđena iz budžeta agencija (i treba da bude obezbeđena iz tih budžeta) može se koristiti budžetski proces za unapređenje koordinacije inicijativa e-uprave. Saradnji e-uprave može se pomoći preduzimanjem sledećih mera: • Centralni registar inicijativa e-uprave kojima se nastoje obezbediti finansijska sredstva omogući će agencijama i koordinatorima e-uprave da dobro sagledaju čitav spektar novih predloga i da identifikuju potencijalna dupliranja.

• Za ohrabrivanje nekih aktivnosti, kao što su saradničke inicijative agencija, mogu se koristiti centralni fondovi.

• Ako se primenjuje model vodeće agencije, to znači da jedna agencija finansira projekat koji donosi korist drugim agencijama, ali i njoj samoj.

• Drugu mogućnost predstavlja situacija u kojoj agencije koordinišu svoj pristup pribavljanju finansijskih sredstava. To je, na primer, mogućno učiniti tako što će se projekat podeliti na segmente. (Međutim, ovaj pristup može dovesti do toga da iskrsnu problemi sprovođenja koji će se odnositi na podelu rada u okviru projekta, posebno ukoliko su neke agencije uspešnije od drugih u pribavljanju finansijskih sredstava).

• Na osnovu aranžmana koji podrazumevaju udruživanje sredstava, agencije dele finansiranje nekog zajedničkog projekta. Veoma je važno da se takvi aranžmani formalizuju kroz ugovorne obaveze, kako bi svim stranama sve bilo potpuno jasno i kako bi se omogućilo postojanje jedinstvenog pristupa upravljanju projektom i njegovom sprovođenju u delo.

39

PRILOG 1 Format akcionog plana

Akcija

OÄ?ekivani rezultat

I linija akcije: U neposrednoj vezi sa organizacijom Ljudski resursi II linija akcije: ICT sistemi IT infrastruktura Informacioni sistemi III linija akcije: Bezbednost IV linija akcije: e-usluge i e-demokratija V linija akcije: Ostalo

Lice/ odeljenje koje je nadleĹžno

Potrebni resursi Izvor finansiranja

Kriterijumi uspeha

Krajnji rok

Status

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 41/ 51

PRILOG 2

BEGIX UPITNIK (Uravnotežena e-uprava) 1-nema dokaza 2- planiran je izvestan pristup 3- planiran je i primenjen izvestan pristup 4- planiran je, primenjen i revidiran izvestan pristup 5- izvestan pristup je planiran, primenjen i revidiran na osnovu utvrđivanja standarda i taj pristup je u potpunosti integrisan u celinu organizacije

Kriterijumi - BENEFIT

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

Da li se sve relevantne administrativne usluge koje vaša organizacija pruža ogu dobiti on line Da li je mogućno da rešenja koja koristi vaša e-uprava obezbede neke posebno značajne usluge (sve do on line plaćanja)?

Da li su ponude raznih organizacija prikupljene i prilagođene nivou prosečnog korisnika i kao takve predstavljene na zajedničkom veb sajtu (takozvani princip "jednog šaltera")?

Da li će korisnici moći na vašoj veb stranici da pronađu pomoćne funkcije koje će sadržati i uputstvo za upotrebu tako da će moći odmah da ih koriste?

Da li se vaše on line rešenje odlikuje homogenim dizajnom?

Postoji li celoviti tehnički opis procesne arhitekture vašeg projekta e-uprave Kriterijumi - EFIKASNOST Da li je mogućno koristiti neki standardni program (kao što je Word ili Outloot) u svim radnim stanicama koje postoje u vašoj radnoj organizaciji?

Da li koristite planiranje tekućih finansijskih troškova i planiranje resursa (takozvani "poslovni slučaj") da biste povećali efikasnost svoje organizacije pomoću sredstava koje pruža e-uprava?

Da li je softver koji se koristi u vašim internet rešenjima tesno povezan sa programima koji pripadaju vašoj unutrašnjoj ICT strukturi (integrisanje sa sistemima koji se koriste u "prednjoj" i "stražnjoj" kancelariji)?

Da li vaše kolege mogu sveobuhvatno da koriste pomoć i podršku funkcija u oblasti ICT i e-uprave, kako bi iznašli brža rešenja problema?

Da li je vaša organizacija u dovoljnoj meri opremljena personalnim kompjuterima, nout buk kompjuterima i internet konekcijama?

41

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 42/ 51

Kriterijumi - TRANSPARENTNOST

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

Da li korisnici mogu smesta i neometano da stupe u kontakt sa svim relevantnim ljudima iz vaše organizacije koji učestvuju u dijalogu (npr. pomoću e-maila)?

Da li su građani i kompanije toliko aktivno angažovani u vašim planovima da su njihove potrebe bile uzete u obzir kao osnova prilikom izrade planova za dalji razvoj e-uprave (usredsređenost na istraživanja među korisnicima)?

Mogu li građani u potpunosti da utiču na procese odlučivanja u vašoj organizaciji (mogućnost "konsultacija")?

Da li se u okviru aktivnosti koje obavljate u vezi sa eupravom stalno vodi računa o odnosima sa javnošću (na primer kroz PR-kampanje)?

Kriterijumi - PARTICIPACIJA

Imaju li građani mogućnost da učestvuju u političkom životu opštine tako što će kroz komunikaciju kakva je ona koja se odvija na internet forumima ili kroz usmeravane diskusije iznositi svoje predloge?

Da li se vaš veb sajt svakodnevno ažurira kako bi sve informacije na vebu bile potpuno inovirane i odgovarale potrebama korisnika?

Mogu li građani da dobiju aktuelne informacije sa interneta o trenutnom statusu svojih zahteva (takozvana funkcija "praćenja i pronalaženja")?

Da li je tok relevantnih pravnih postupaka koji se odvijaju u okviru vaše organizacije transparentan i razumljiv za građane i kompanije?

Možete li da obezbedite sveobuhvatnu zaštitu privatnosti aplikacijom tehničkih mera i bezbednosnih standarda ("politika zaštite privatnosti")?

Da li postoji potpuni i sveobuhvatni spisak svih kancelarija i svih vaših kolega koji stoje na raspolaganju korisnicima vaših internet rešenja ("žute stranice")?

Kriterijumi - PROMENA UPRAVLJANJA Da li u postupcima koje primenjujete uzimate u obzir rezultate projekata drugih e-uprava i da li pokušavate da te rezultate i sami primenite (usredsređenost na načela najbolje postojeće prakse i određivanja standarda)?

Da li su aktivnosti vaše e-uprave trajna komponenta opšte strategije vaše organizacije?

Da li sistematski angažujete stručnjake i konsultante sa strane u procesu razvoja aktivnosti e-uprave?

42

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 43/ 51

Da li imate profesionalno osoblje sa upralvjanje projektom koje radi na konzinstentnom razvoju aktivnosti e-uprave?

Da li posedujete sveobuhvatnu marketinšku strategiju kako biste obavestili sve učesnike i aktere u procesu o ciljevima i dosadašnjem napretku vašeg projekta e-uprave?

Da li su vaše kolege aktivno uključene u procese promene upravljanja organizacijom?

43

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 44/ 51

PRILOG 3 Javne on-line usluge kako ih je definisala Evropska komisija u okviru Akcionog plana eEVROPA iz 2005. godine

Građani

Poslovni sektor

Porez na dohodak

Doprinosi za socijalno osiguranje zaposlenih

Traženje posla

Porez na prihod korporacija

Socijalna davanja

PDV

Lični dokumenti

Registracija novog preduzeća

Registracija automobila

Predočavanje podataka statističkom zavodu

Zahtev za izdavanje građevinske dozvole

Carinska deklaracija

Prijave policiji (na primer krađe)

Izdavanje dozvola koje se odnose na zaštitu životne sredine

Javne biblioteke

Javne nabavke

namenjenih

Izvodi iz matične knjige rođenih ili venčanih Upis na visokoškolske ustanove Obaveštenje o preseljenju Usluge u vezi sa zdravstvenom zaštitom

44

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 45/ 51

PRILOG 4 Podaci o ICT potencijalu u opštini Tabela 1 Ime opštine Veb stranica opštine Kontakt osoba koja popunjava tabelu

Opšti podaci o opštini Br.

Naziv

1.

Broj zaposlenih

2.

3.

Potrebe za kompjuterskim radnim stanicama (brojčano)

3.1.

3.2.

4.

Broj

Postojeći broj kompjuterskih radnih stanica Uključujući kompjuterske radio-stanice koje imaju internet konekciju Uključujući stalne kompjuterske radne stanice, kao broj lap-top računara Procenat kompjuterskih radnih stanica

#DIV/0!

Tabela 2

ICT struktura i ICT stručnjaci u opštini

1.

Ime odeljenja/jedinice koja se bavi pitanjima ICT (ako takvi postoje), ime i prezime rukovodioca, njegov broj telefona i e-mail adresa

2.

Ime saveta, odbora, itd. koji se bavi pitanjima ICT u opštini, ime i prezime predsednika tog odbora, njegov broj telefona i e-mail adresa

3.

Broj stalno zaposlenog IT osoblja u opštini

45

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 46/ 51

Tabela 3 STRATEGIJA, AKCIONI PLANOVI I MOGUĆNOST PRISTUPA INTERNETU

1.

Da li opština ima svoju strategiju razvoja

Veb adresa

DA

NE

2.

Da li opština ima strategiju/plan ICT razvoja

Veb adresa

DA

NE

3.

Postoje li već pokrenute ili planirane aktivnosti za poboljšanje dostupnosti interneta u oblasti lokalne samouprave

DA

Opis aktivnosti

NE

4.

Da li lokalna samouprava ima besplatan pristup WiFi mreži?

DA

Gde

NE

5.

Da li na teritoriji lokalne samouprave postoje javne tačke pristupa internetu

DA

Gde

NO

Hardverski i operativni sistemi u opštini Tabela 4

Radne stanice

46

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 47/ 51

Broj 6.

7.

Postojeće radio-stanice

Postojeće radio-stanice prema operativnim sistemima

Broj MS Windows XP MS Windows 2000 MS Windows 98 MS Windows NT Linux Ostali operativni sistemi, navedite kako se zovu 1 2 3

0 0 0

Ukupno:

0 Broj

8.

9.

Postojeći kompjuteri povezani sa LAN Postojeći kompjuteri u kategoriji lap-top kompjutera Serveri

Serveri Broj

10.

Postojeći kompjuterski serveri

11.

Postojeći kompjuterski serveri prema operativnim sistemima

Broj - Windows - UNIX - Linux Ostali kompjuterski serveri, navedite njihove nazive 1

0

2

0

3

0 Ukupno:

0 Broj

12.

Postojeći serveri vezani za LAN Komentari

47

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 48/ 51

Upotreba softvera u opštini Tabela 5

Korisnici

Očekivan i broj korisnika u godini 200X

Korisnici

Očekivan i broj korisnika u godini 200X

Kancelarijski paketi 13.

602 PC Suite MS Office 2000 MS Office 2003 MS Office 97 MS Office XP OpenOffice.org Star Office Corel WP Office Ostali kancelarijski paketi, navedite njihove nazive 1 2 3 4

Baze podataka

14.

Delphi FoxPro MS Access Oracle PosgreSQL Progress MySQL Sybase Ostale baze podataka, navedite njihova imena 1 2 3 Baze podataka koje su potpuno samostalno razvijene

48

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 49/ 51 1 2

Korisnici

Očekivan i broj korisnika u godini 200X

Korisnici

Očekivan i broj korisnika u godini 200X

Korisnici

Očekivan i broj korisnika u godini 200X

Korisnici

Očekivan i br.kor. godini 200X

Alati za grupni rad

15.

Lotus Notes MS Back Office Novell GroupWise Oracle Inter Office Ostali alati, navedite njihove nazive 1 2 3

Finansijski softver

1 16.

2 3

Sistem za evidenciju zaposlenih 17.

1 2 3

18.

Sistem za rukovanje dokumentima 1 2 3

49

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 50/ 51

Korisnici

Očekivan i broj korisnika u godini 200X

Korisnici

Očekivan i broj korisnika u godini 200X

Programi za zaštitu od virusa

AVG F-Secure McAfee

19.

Norton Antivirus Ostali programi za zaštitu od virusa, navedite njihove nazive 1 2 3 4

GIS, Geo Info Sistemi

20.

1 2 3 4

50

Priručnik “IKT za lokalnu samoupravu” 51/ 51

PRILOG 5 Spisak korišćenih dokumenata

Balanced e-Government, (Uravnotežena e-uprava), studija Fondacije Bertelsmann (2001)

Capacity Building of Local Governments-Development of Model Macedonian Municipality, (Izgradnja kapaciteta lokalne samouprave - razvoj modela makedonske opštine) UNDP (2004)

E-Democracy Around the World A Survey for the Bertelsmann Foundation by Phil Noble & Associates (E-demokratija u širom sveta: pregled koji su Fil Nobl & i saradnici napravili za Fondaciju Bertelsman) (2001)

Estonian Local Government Online 2013, White Paper (Lokalna samouprava u Estoniji on-line 2013, Bela knjiga) (2007)

Final Report „Preparation of the Plan for Introduction of e-Governance at Local Level, UNDP Project “Capacity Building of Local Government – Development of Model Macedonian Municipality (Konačni izveštaj "Priprema plana za uvođenje e-uprave na nivou lokalne samouprave, projekat UNDP 'Izgradnja kapaciteta lokalne samouprave razvoj modela makedonske opštine'") (2005)

Local e-Government Application – An Example from Romania, RITI Access Project (Primena e-uprave na lokalnom nivou - primer iz Rumunije, RITI projekat pristupa) (2005)

Nacionalna strategija informacionog društva u Srbiji (2005)

Study of e-Government actions in Europe - Best European e-practices (Studija o akcijama e-uprave u Evropi - primeri najbolje evropske e-prakse) (2006)

UK National Strategy for Local e-Government (Nacionalna strategija razvoja lokalne euprave u Velikoj Britnaiji) (2002)

51