Руководство по вндрению э правительства в приграничных регионах

Руководство по внедрению э-правительства в приграничных регионах 2015

Этот документ был разработан при финансовой поддержке Программы приграничного сотрудничества Эстония–Латвия–Россия в рамках Европейского Инструмента Соседства и Партнерства 2007–2013. Содержание данного документа является предметом ответственности исключительно Академии Электронного Управления и ни в коей мере не является отражением позиции Программы, а также участвующих в Программе стран и Европейского Союза

СОДЕРЖАНИЕ 1.

ВВЕДЕНИЕ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1.1 Цель и план Руководства . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1.2 Концепция э-правительства . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1.3 Основные цели и преимущества местного э-правительства . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

2.

Э-УСЛУГИ ДЛЯ ГРАЖДАН И БИЗНЕСА

....................................................

8

2.1 Стадии развития онлайн услуг . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 2.2 Интероперабельность

.....................................................................................

2.3 Вовлечение граждан и э-участие

..................................................................

2.4 Вопросы приватности и безопасности 3.

........................................................

10 10 11

ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ Э-ПРАВИТЕЛЬСТВА В ТРАНСГРАНИЧНЫХ РЕГИОНАХ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 3.1 Стимулирование трансграничных онлайн услуг . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 3.2 Ключевые барьеры предоставления трасграничных услуг 3.3 Системы аутентификации и авторизации граждан

...................

13

..................................

13

3.3.1 Обзор технологии Эстонской ID-карты . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 3.3.2 Обзор российской технологии Крипто-Про 3.3.3 Обзор технологии Латвийской ID-карты

..................................

15

........................................

17

3.3.4 Обзор технологии “Welcome Without Password” (WWP)

..............

17

3.4 Внедрение цифрового архивирования в поперечном приграничных районах - Практический пример из проекта EstLatRus 18 3.4.1 Введение электронных документов и цифрового архивирования . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 3.4.2 Предпосылки управления трансграничных документов 3.4.3 Анализ процессов

...........

19

................................................................................

20

3.4.4 Уроки и выводы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Приложение 1: Полезные ресурсы

.....................................................................

24

Руководство по внедрению э-правительства в приграничных регионах

1

1 ВВЕДЕНИЕ

И

нформационные и коммуникационные технологии (ИКТ) и связанные с ними телекоммуникационные и иные дигитальные сети считаются главной движущей силой в построении экономики. Они получают все большее признание как фактор совершенствования существующей практики управления, где до 80% связи от гражданина к правительству (C2G) осуществляется на местном уровне. Местное электронное правительство означает эксплуатацию возможностей ИКТ для обеспечения качества государственных услуг и способствует возобновлению отношений между гражданами и государственными органами, которые работают на их благо. На местном уровне электронное управление и надлежащее использование ИКТ может повысить и поддержать экономическое и социальное развитие, в частности, в усилении способности должностных лиц и представителей местных органов власти обеспечивать связи, сети и эффективные, прозрачные, своевременные услуги. При обеспечении осуществления государственных услуг в дигитальном виде (эуслуг) через границы большие преимущества могут быть достигнуты именно с помощью ИКТ. Тем не менее, многие государственные онлайн-услуги не работают через границы, или же это предполагает задействование громоздких процедур, тем самым уменьшая мобильность бизнеса и граждан. Поэтому очень важно проанализировать возможности по разработке и реализации качественных услуг, которые снижают приграничные различия и обеспечивают более сбалансированное развитие регионов. Цель настоящего руководства «Внедрение электронного правительства в приграничных регионах» - помочь местному руководству в выборе информационной политики и понимании практических вызовов и возможностей в том, что подразумевает под собой введение э-правительства в приграничном регионе. Руководство содержит примеры передовых методов и рекомендации местным властям по реализации решений электронного правительства в приграничье.

Введение

3

Руководство было разработано в рамках проекта «Повышение потенциала местных властей по оказанию электронных услуг в приграничном регионе ИдаВирумаа и Ленобласти». Общая цель проекта заключается в повышении административного потенциала и электронной готовности местных и региональных властей в обеспечении социально-значимых электронных государственных услуг на основе сотрудничества и реализации э-правительства в приграничном регионе. Проект осуществляется при поддержке Программы ЕИСП трансграничного сотрудничества, которая частично финансируется Европейским Союзом.

1.1

ЦЕЛЬ И ПЛАН РУКОВОДСТВА

Готовых хороших или плохих местных моделей или стратегий э-управления нет. Хорошей моделью будет та, которая пользуется консенсусом среди всех заинтересованных сторон (стейкхолдеров) и эволюционировала из прозрачного и совещательного процесса. Тем не менее, есть некоторые важные вехи бенчмаркинга, которые подводят фундамент под эволюцию различных инициатив э-правительства в э-управление, представляющее собой всеобъемлющую государственную услугу и коммуникационную систему правительство-гражданину (G2C). Руководство дает краткий обзор опыта трех стран, охваченных Программой ЭстЛатРус, в дигитальной сфере, определяет ключевые вызовы и последствия, письменно излагает возможные стратегии и руководящие принципы реализации решений трансграничного э-правительства, в том числе в сфере процессов цифрового архивирования.

1.2 КОНЦЕПЦИЯ Э-ПРАВИТЕЛЬСТВА Электронное правительство – это преобразование сути того, как само правительство взаимодействует. Э-правительство, в дополнение к просто предоставлению услуг, также используется для повышения охвата населения, улучшения прозрачности, совершенствования отклика на запросы граждан и снижения административных расходов. Оно также способствует получению гражданами более широкого доступа к услугам, справедливости и расширению их социальных прав и возможностей. Процесс электронного правительства требует последовательной стратегии, начиная с изучения политической воли нации, ресурсов, нормативно-правовой среды и способности населения пользоваться планируемыми технологиями.

4

Руководство по внедрению э-правительства в приграничных регионах

РИСУНОК 1: Модель э-правительства

ПОТРЕБНОСТИ » Доступ к информации » Онлайн бланки и разрешения » Возможности в работе и бизнесе

ГРАЖДАНИН

ВЫЗОВЫ » Общие услуги » Интегрированные офисные операции » Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) » Доверие клиента » Безопасность проверка и подтверждение данных » Инфраструктура

ПРАВИТЕЛЬСТВО

ПОТРЕБНОСТИ » Процесс участия » Портал, дружелюбный к гражданину » Доступность 24/7 » Простота в использовании » Услуга одного окна » Конфиденциальность

ГРАЖДАНИН

Источник: United Nations e-Government Survey 2008 - From e-Government to Connected Governance

1.3 ОСНОВНЫЕ ЦЕЛИ И ПРЕИМУЩЕСТВА МЕСТНОГО Э-ПРАВИТЕЛЬСТВА Развитие информационного общества в значительной степени это дело органов местного самоуправления (МСУ). Органы местного самоуправления, по сравнению с центральным правительством, более близки к гражданам, поэтому применение э-правительства как на местном уровне, так и в приграничных регионах может привести к достижению следующих целей: » Более “объединены” - наиболее распространенные услуги в различных организациях региона предоставляются через связанные информационные системы, улучшенные точки доступа и способы доставки. Это включает в себя предоставление услуг совместно с центральными и местными государственными органами и ведомствами. » Более доступны - из дома, библиотек, офисов, т.е. из любого более удобного для общественности места, а не в длинных очередях в офисах самоу-

Введение

5

правлений. Ключевыми словами здесь являются равный доступ для всех и социальная включенность. Услуги будут доступны для граждан в любое время, а доступ к сервису (каналы доступа) не сдерживается обычным рабочим временем или конкретной технологией. » Предоставляются или поддерживаются в электронном виде – создание более гибких, более ценимых и более быстрых услуг, а также обеспечение доступа к информации 24 часа и 7 дней в неделю (24/7). Например, упрощение доступа через веб-сайты к таким услугам, как замена школы, создание бизнеса или изменение домашнего адреса. Предоставление цельных услуг и устранение излишней бюрократии являются здесь ключевыми целями. » Открыты и подотчетны - предоставление большей информации о будущей деятельности, приоритетах и показателях, побуждение к консультациям с общественностью, а также поддержка самих работников местных самоуправлений в их контактах с людьми, которых они и представляют. » Используются «э-гражданами» – мы должны поддерживать и поощрять представителей общества принять э-услуги там, где это уместно, особенно если это сокращает операционные издержки и позволяет нам сосредоточить ограниченные ресурсы на тех в нашем обществе, кто наиболее в них нуждается. Хотя тяжело предугадать, что именно общественность будет ждать от электронных государственных услуг в будущем, и мы также должны признать, что не все захотят или будут в состоянии получить доступ к услугам в электронном виде, тем не менее тщательная разработка и постоянные консультации помогут избежать дорогостоящих инвестиционных ошибок. Есть несколько преимуществ, которым внедрение электронного правительства способствует: » Использование ИКТ помогает улучшить эффективность в управлении. ИКТ - необходимый помощник реформам в том, каким образом работают государственные администрации. Улучшение внутренних операционных систем, таких как финансовые системы, внутренние коммуникации и обмен информацией повышает эффективность предоставления услуг в целом. » Улучшенное качество обслуживания является основным компонентом реформы государственного управления на протяжении последних двух десятилетий, и использование ИКТ для создания улучшений в сфере услуг было основной движущей силой для деятельности э-правительства. Онлайн-услуги все чаще рассматривается как часть более широкой стратегии обслуживания, включающей в себя такие важные ключевые слова, как “ори-

6

Руководство по внедрению э-правительства в приграничных регионах

ентированность на клиента” и “эффективность” (быстро, просто и экономически эффективно). » ИКТ могут поддерживать достижение более эффективных результатов в ключевых областях политики, таких как здравоохранение, услуги социального обеспечения, безопасности и образования. В конечном счете, правительства и государственные органы существуют для того, чтобы добиваться результатов своей политики, а ИКТ здесь просто помощник, охватывающий все основные сферы этой политики. » Э-правительство может помочь проводить программы реформ. Внедрение э-правительства, когда оно увязано с целями модернизации, может помочь администрации сосредоточиться на дополнительных изменениях, необходимых для сближения предоставления услуг с заинтересованностью в доброкачественном управлении. В то же время оно предоставляет некоторые ценные инструменты для проведения реформ и способствует выстраиванию поддержки со стороны высокопоставленных руководителей и государственных служащих по достижению этих целей. » Через вовлечение граждан э-правительство может повысить общие доверительные взаимоотношения между правительством и общественностью. Э-правительство путем совершенствования информационных потоков совместно с поощрением активного участия граждан все чаще рассматривается как ценный инструмент и чаще называется уже как электронное управление (э-правительс + э-участие / э-демократия).

Введение

7

2 Э-УСЛУГИ ДЛЯ ГРАЖДАН И БИЗНЕСА

М

естные власти могут повысить удовлетворение граждан по доступности к публичным услугам (э-услуги), так как люди ценят удобство при резервации услуги, уведомлении об ошибках или оплате счетов по вечерам или на выходных через интернет (онлайн). Необходима координация и сотрудничество между местными властями приграничных регионов для того, чтобы удовлетворить следующие требования услуг э-правительства: » Люди имеют представление об имеющихся трансграничных э-услугах и знают, как ими пользоваться; » э-услуги можно легко найти на веб-сайте местных властей или через единую точку доступа на отдельном веб-сайте (one-stop-shop для услуг и т.д.), и они дружелюбны к пользователю; » э-услуги должны быть доступны всем членам целевой группы, включая людей с особыми потребностями и пожилых людей; » э-услуги должны приносить новую ценность (экономить время, деньги и улучшать коммуникацию с чиновниками местной власти); » услуга должна быть интегрирована с другими услугами, где это реализуемо. Пять целей Плана действий э-правительства i2010: ускорение электронного управления в Европе в интересах всех так же должны учитываться при разработке трансграничных услуг.

1.

2.

3.

4.

5.

8

Доступ для всех Повышенная эффективность Услуги э-правительства высокого воздействия Внедрения ключевых способствующих факторов Повышенное участие в процессе принятия решений

Руководство по внедрению э-правительства в приграничных регионах

Последующие параграфы описывают основные принципы э-услуг и выявляют важные факторы, способствующие успешному внедрению.

2.1 СТАДИИ РАЗВИТИЯ ОНЛАЙН УСЛУГ Для того, чтобы измерить “онлайн доступность публичных услуг” была разработана широко используемая Европейскими странами пятиступенчатая модель. Эта модель предоставляет основные руководящие принципы развития разных услуг для граждан и бизнеса. Подобные модели могут быть так же использованы при разработке и измерении трансграничных э-услуг. » Стадия 1 - Информация: информация о том, как пользоваться публичными услугами доступна онлайн. » Стадия 2 – Одностороннее взаимодействие: Публичный веб-сайт предлагает для получения услуги возможность загрузки формы заявления для ее заполнения. Заказ бумажной формы через электронный канал так же считается второй стадией. » Стадия 3 – Двустороннее взаимодействие: Публичный веб-сайт предоставляет электронные формы для заполнения и получения определенной услуги. Стадия 3 предусматривает наличие дополнительного шага аутентификации лица (физического или юридического), которое запрашивает услугу.

РИСУНОК 5: Разные стадии э-услуг Стадия 5 ИНДИВИДУАЛИЗАЦИЯ

Стадия 4 ТРАНЗАКЦИЯ

Стадия 3 ДВУСТОРОННЕЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ

Стадия 2 ОДНУСТОРОННЕЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ

Стадия 1 ИНФОРМАЦИЯ

Стадия 0

Источник: Preparing the 9th eGovernment Benchmark Measurement- method paper, European Commission (2010).

Э-услуги для граждан и бизнеса

9

» Стадия 4 - Транзакция (полная электронная обработка дела): Публичный веб-сайт предоставляет возможность получить услугу полностью через вебсайт, включая решение по услуге и ее предоставление. Нет необходимости ни в какой другой процедуре для заявителя посредством «бумажной работы». » Стадия 5 – Персонализация (проактивное и автоматическое предоставление услуг): На этом уровне предоставляются полностью интегрированные электронные процедуры, которые помогают улучшить связность данных. Со стороны заявителя не требуется других физических действий. Предоставление э-услуг онлайн основывается на новых моделях интеграции фронт- и бэк-офисов, повторном использовании имеющихся данных и на идее проактивного предоставления услуг. Для определенных услуг это означает, что заявитель получает услугу автоматически на основе прошлой регистрации.

2.2 ИНТЕРОПЕРАБЕЛЬНОСТЬ Интероперабельность информационных систем стала важной тематикой для многих стран мира, так как в публичном секторе она определяется как способность правительственных организаций делиться и интегрировать информацию, используя общие стандарты - вкратце, это “разговор друг с другом” без какихлибо технических проблем, которые затрудняют беспрепятственную работу правительства. Для интероперабельности необходимы политическая, техническая, законодательная и организационная деятельность. Интероперабельность делает доступной онлайн систему мониторинга, которая позволяет гражданам проверить статус онлайн транзакций. Как и при менеджменте идентитета, такая система подразумевает, что государственный вебсайт или портал может коммуницировать с системой, используемой чиновниками правительства для процесса транзакции. Доклад Европейской комиссии “Анализ потребностей в трансграничных услугах и оценка организационных, правовых, технических и семантических барьеров” показал, что для успешной реализации трансграничных услуг интероперабельность является ключевым фактором.

2.3 ВОВЛЕЧЕНИЕ ГРАЖДАН И Э-УЧАСТИЕ Электронное участие является сферой особенно значимой для местного уровня управления, где люди вероятнее всего контактируют с публичным организациями. Очень важно рассматривать в какой степени правительства предоставляют вспо-

10

Руководство по внедрению э-правительства в приграничных регионах

могательную информацию, активно консультируя граждан через онлайн каналы и вовлекая их в процессы принятия решений. Каждый из этих аспектов гражданоцентричного управления должен быть определен конкретными и измеряемыми терминами и соответствующими собранными данными для того, чтобы проводить мониторинг взаимосвязи между онлайн услугами и наделением граждан властью. Многие правительства улучшили свои государственные и министерские вебсайты для того, чтобы внедрить интерактивные инструменты для усиления гражданского э-участия. Граждане создают другия отношения со своими правительствами, которые можно охарактеризовать повышенной эффективностью, так как правительство может отвечать на нужды граждан более прямым способом. Инструменты Web 2.0 такие как Facebook, Twitter, блоги, wiki дали гражданам больше возможностей стать более активными. Они могут давать комментарии и выдвигать предложения государственным учреждениям через сайты, несмотря на то, где они находятся и является ли это их местным самоуправлением или самоуправлением через границу. Доступность этих инструментов 24/7 предоставляет экономичный механизм для гражданской бдительности, а так же для видения насколько хорошо работает правительство.

2.4 ВОПРОСЫ ПРИВАТНОСТИ И БЕЗОПАСНОСТИ Маловероятно, что граждане будут пользоваться услугами э-правительства без гарантии приватности и безопасности. У правительств имеется так же интерес в поддержке доверия граждан (например, отсутствие злоупотребления информацией, предоставленной правительству). Трудность защиты индивидуальной приватности может стать серьезным препятствием на пути к внедрению э-правительства. Гарантия того, что инициативы э-правительства соответствуют ожиданиям общества в этой сфере является значимым способом построения доверия. Вызовом координаторов э-правительства, а так же тех, кто его внедряет, является руководство признанными принципами приватности, позволяя при этом получить гражданам привилегии интернета и других техгологий. Этот баланс является особенно важным при плавной работе правительственных услуг с обменом данными между госучреждениями. Правительство ответственно за руководство развития культуры защиты приватности и безопасности. ИКТ должно предоставить это руководство через свою роль в развитии государственной политики, как владелец и оператор систем и сетей и как пользователей этих систем и сетей. Правительство делит роль пользователя инфосистем и сетей с бизнесом и другими организациями для обеспечения безопасного использования систем и сетей.

Э-услуги для граждан и бизнеса

11

3 ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ Э-ПРАВИТЕЛЬСТВА В ТРАНСГРАНИЧНЫХ РЕГИОНАХ 3.1 СТИМУЛИРОВАНИЕ ТРАНСГРАНИЧНЫХ ОНЛАЙН УСЛУГ

С

огласно анализу Еврокомиссии о необходимости трасграничных услуг и оценке организационных, правовых, технических и семантических барьеров, а так же в контексте окончательных выводов по стимулированию трансграничных онлайн услуг будут использоваться следующие категории: » Экономическая: демонстрация экономии затрат для всех заинтересованных сторон (граждане, бизнес, администрации и промышленность) при развитии трансграничных услуг. » Управленческая: существующая структура ролей и обязанностей в координации, общее устойчивое развитие и аспекты расширяемости использования трансграничных услуг. » Организационная: трансграничная модель в установке требований, таких, как оперирование различными языками. » Правовая: комплексные директивы и регуляции, устанавливающие правовые рамки политики, управления, технологий, организационных аспектов, а так же правомерность предоставления услуг. » Общественная и коммуникационная: повышение осведомленности внутри администрации и по направлению к пользователям. » Технологическая: техническая архитектура и функциональные требования, необходимые для трансграничных услуг.

12

Руководство по внедрению э-правительства в приграничных регионах

3.2 КЛЮЧЕВЫЕ БАРЬЕРЫ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ТРАСГРАНИЧНЫХ УСЛУГ Для предоставления и улучшения трансграничных услуг анализ Еврокомиссии «Исследование о необходимости трансграничных услуг и оценка организационных, правовых, технических и семантических барьеров» показывает, что имеется ряд вторичных барьеров, представляющих похожие трудности в предоставлении э-услуг: 1. Три основные барьера для всех услуг, или так же для любой услуги, требующей билатерального взаимодействия: eID, э-подпись и языковые аспекты.

2. Основным вызовом для многих услуг является готовность местной инфраструктуры, заинтересованных сторон и законодательства.

3. Все услуги требуют стабильные механизмы управления для того, чтобы обеспечить устойчивое развитие.

3.3 СИСТЕМЫ АУТЕНТИФИКАЦИИ И АВТОРИЗАЦИИ ГРАЖДАН Вопросы об используемом механизме аутентификации в трансграничных услугах связаны с соответствующими законами и нормами конкретной страны. Эуслуги, предоставляемые трансграничными местными властями, должны быть проанализированы, учитывая необходимый уровень безопасности данных конкретной страны и принципы защиты персональных данных. Многие страны ЕС уже имеют определенную форму электронной системы аутентификации граждан. В некоторых случаях система интегрирована с базой данных электронной ID-карты и/или привязана к мобильному телефону. Если говорить о трансграничных местных самоуправлениях в стране ЕС и стране, не вступившей в ЕС, уровень требований отличается, основываясь на общей информации. Так же, программное обеспечение, используемое для дигитальной подписи, другое. Аспект дигитального доверия между трансграничными институциями крайне важен для каждой электронной услуги. По этой причине является неизбежным включение требований (электронной) информационной безопасности в каждый проект э-управления. Выгода, которую приносит э-услуга или э-решение, должна быть сбалансирована соответствующими мерами безопасности. Важность безопасности и приватности растет вместе с числом внедренных э-услуг. Эти аспекты так же очень важны при внедрении трансграничных э-услуг, которые в равной степени акцептируются по обе стороны границы.

Предоставление э-правительства в трансграничных регионах

13

Многие онлайн и корпоративные сетевые услуги требуют сильной аутентификации пользователя. Традиционный метод аутентификации – комбинация “Login + Password”. Для того, чтобы повысить уровень безопасности инфосистем, были разработаны другие технологии аутентификации – символы и смарт-карты, дигитальные сертификаты и ключи, биометрические системы и т.д. Следующие три решения описывают менеджмент дигитального идентитета, используемого в странах ЕС и странах, не входящих в ЕС. В Эстонии граждане используют национальную ID-карту или мобильный телефон для электронной подписи документов, при этом дигитальная подпись имеет такую же юридическую силу, как и физическая подпись. В Российской Федерации решение Крипто-Про используется для дигитального обмена документами, и программное обеспечение используется внутри страны. В Латвии до сих пор имеется три разные возможности предоставить э-подпись: виртуальная э-подпись, э-подпись через смарт-карточку и э-подпись через eID.

3.3.1 ОБЗОР ТЕХНОЛОГИИ ЭСТОНСКОЙ ID-КАРТЫ Технология Эстонской ID-карты основана на национальной ID-карте, которая выдается Департаментом Полиции и Погранохраны.

ID-карту можно использовать как физически, так и электронно. Каждый человек, кто получает ID-карту, также получает 2 PIN-кода: первый PIN-код состоит из 4 цифр и предназначен для удостоверения личности пользователя электронных услуг, второй PIN-код состоит из 5 цифр и предназначен для цифрового подписывания электронных документов. Эстонский Центр Сертификации обеспечивает сервис подтверждения действительности сертификатов. Большинство государственных услуг доступны онлайн на портале www.eesti.ee после цифровой идентификации. Для того чтобы подписать или просмотреть документы, подписанные в электронном виде, необходимо программное обеспечение под названием DigiDoc, которое можно загрузить бесплатно (www.id.ee), независимо от того где находится пользователь электронной услугой. Обычным гражданам цифровые подписи выдаются бесплатно, цифровая подпись связана со штампом времени. Электронно подписанные документы хранятся в “контейнере”, где с левой стороны перечислены все подписанные файлы, а с правой стороны хранится подпись и штамп времени. Такое решение позволяет добавлять необходимое количество электронных подписей. Электронные подписи используются с 2002 года,

14

Руководство по внедрению э-правительства в приграничных регионах

к 2015 году было уже выдано 202 миллиона электронных подписей (население Эстонии составляет 1,3 миллиона). ID-карта - это удостоверение личности, используемое в Эстонии. Для граждан Эстонии и граждан Евросоюза, проживающих в Эстонии, ID-карта является обязательным документом, удостоверяющим личность. В пределах Евросоюза граждане Эстонии могут использовать ID-карту в качестве рейсового документа. ID-карта обязательна с 15-летнего возраста.

3.3.2 ОБЗОР РОССИЙСКОЙ ТЕХНОЛОГИИ КРИПТО-ПРО

На общероссийском уровне, принципы использования ИТ-карты (Универсальной электронной карты - УЭК) были описаны в Федеральном законе от 27 июля 2010 года №210-фз «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». Универсальная электронная карта – это отдельный вид пластиковой карты содержащей в себе ряд документов первой необходимости, таких как удостовере-

Предоставление э-правительства в трансграничных регионах

15

ние личности, полис и свидетельство обязательного медицинского и пенсионного страхования, а так же соответствующий аналог платёжной банковской карты. Два года система УЭК находилась в стадии разработки и лишь в феврале 2012 была запущена в тестовом режиме на территории девяти крупных регионов страны. С 1 января 2013 года, приступили к выдаче универсальных электронных карт всем желающим гражданам России по обращению в специальном заявлении и к февралю 2015 года их было выдано чуть более 500 000 (0,34% от числа граждан). В сентябре 2013 Правительство РФ предложило концепцию введения нового удостоверения личности и план мероприятий по ее реализации. Согласно этой Концепции, с 1 января 2016 г. должна будет начаться выдача электронного удостоверения личности (параллельно с выпуском внутреннего паспорта гражданина РФ). В настоящее время, в России отсутствует единое решение для использования электронной подписи и применяются такие программные средства, как КриптоПро CSP компании Крипто-Про, КриптоАРМ компании Цифровые технологии, КАРМА компании ЭОС, СКЗИ ВЕРБА компании МО ПНИЭИ, Блокхост-ЭЦП компании Газинформсервис, Криптосервер компании Валидата, МагПро Стандарт компании Криптоком, ЛИССИ-CSP компании ЛИССИ-Софт и др. В государственном и муниципальном секторе наиболее часто используется КриптоАРМ - программа для шифрования и электронной подписи файлов любого формата и размера. Эта программа соответствует всем требованиям российского законодательства в части обеспечения юридически значимого статуса и используется для подписания документов в системах оказания электронных государственных услуг, ведомственного документооборота, различных контрактов и других документов.

16

Руководство по внедрению э-правительства в приграничных регионах

Для использования этой технологии через границу (решение трансграничной подписи) необходима экспортная лицензия.

3.3.3 ОБЗОР ТЕХНОЛОГИИ ЛАТВИЙСКОЙ ID-КАРТЫ Латвия начала выпуск электронных ID-карт (eID) в 2012. ID-карты выдаются Управлением по делам гражданства и миграции. Таким образом, Латвия присоединилась к списку государств-членов ЕС, в которых уже выдаются свои национальные eID. Кроме использования в качестве удостоверения личности и рейсового документа внутри Европейского Союза (ЕС), eID обеспечивает надежную идентификацию для онлайн услуг и создание юридически значимой электронной подписи. Это обеспечивается соответствующим сертификатом аутентификации, средствами для создания и подписывания электронных документов и 120 бесплатными штампами времени, которые включены в eID. Сервис электронной подписи обеспечивается Государственным центром радио и телевидения (LVRTC). Так как ID-карта не является обязательным документом в Латвии, количество пользователей электронных услуг, так же как и электронных документов, подписанных с помощью ID-карты, на данный момент невелико. Большинство электронных услуг можно использовать с помощью облачного решения электронной подписи (eParaksts). Аутентификация на сайте eParaksts осуществляется через банк или используя 3-значный признак пользователя на основе номера мобильного телефона (номер мобильного + пароль + секретный вопрос). Большинство услуг доступны при идентфикации через банк. Третье решение по электронным подписям было представлено в 2013 и предназначено для предпринимателей и государственных служащих. Так как IDкарта не является обязательным документом и не хранится в кармане каждого гражданина, данное решение не предоставляет чиновникам хорошей альтернативы вместо использования личного банка в качестве идентификации.

3.3.4 ОБЗОР ТЕХНОЛОГИИ “WELCOME WITHOUT PASSWORD” (WWP) Некоторые системы цифровой идентификации привязывают пользователя к рабочему месту или персональному компьютеру, на котором установлены все компоненты, необходимые для работы со средствами идентификации. Таким

Предоставление э-правительства в трансграничных регионах

17

образом, накладываются определенные ограничения на использование, и возникают определенные неудобства для пользователя. Технология “Welcome Without Password” (WWP) недавно разработана компанией “Электронная подпись без границ” (e-Signature Without Borders) и основана на комплексном применении криптографии и технологии электронной подписи. Для использования технологии пользователю нужен только современный смартфон с установленным приложением считывания QR кодов. В технологии WWP ключи и сертификаты защищены на программном уровне (в токенах и смарт-картах такая защита обеспечивается на аппаратном уровне). Каждый новый пользователь должен уплатить небольшую сумму за сертификат и его обслуживание. Первичная идентификация пользователя производится через банк. Решение представлено на портале Международной системы защиты от подделок “Crypto Contra Сounterfeit” (CCC) http://fbc24.com/. По этой ссылке на YouTube можно ознакомиться с детальным описанием технологии WWP на русском языке: https://www.youtube.com/watch?v=tHFvfTWet7c

3.4 ВНЕДРЕНИЕ ЦИФРОВОГО АРХИВИРОВАНИЯ В ПОПЕРЕЧНОМ ПРИГРАНИЧНЫХ РАЙОНАХ ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРИМЕР ИЗ ПРОЕКТА ESTLATRUS 3.4.1 ВВЕДЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И ЦИФРОВОГО АРХИВИРОВАНИЯ Электронные документы не новая тема - они использовались с тех пор как персональные компьютеры стали распространенными на рабочем месте в 1990-ых. Постепенно условия для создания, обмена и архивирования электронных документов были созданны в законодательстве всех стран. В Эстонии основные правовые акты, которые регулируют использование электронных документов в административном процессе, включают: » » » »

1 2 3 4

18

Закон о цифровой подписи1 Закон общественной информации2 Закон об архивах3 Закон об административной процедуре4

https://www.riigiteataja.ee/en/eli/ee/Riigikogu/act/508072014007/ https://www.riigiteataja.ee/en/eli/ee/Riigikogu/act/522122014002/ https://www.riigiteataja.ee/en/eli/530102013053/ https://www.riigiteataja.ee/en/eli/ee/Riigikogu/act/530102013037/consolide

Руководство по внедрению э-правительства в приграничных регионах

и несколько указов (административные процедуры для делопроизводства, порядок архивирования и т.д.). Большинство существующих правил покрывают толко активную стадию жизненного цикла электронных документов, в то время как аспекты архивирования и сохранения, как правило, уделяется меньше внимания. Архивирование в бумажной среде включал в себе понятие, что документы передали в распоряжение архива, когда они больше не нужны для текущей деятельности. В цифровой среде архивирование потребовается ранщее чем документы достигли неактивную стадию в их жизненном цикле, но физическое хранение цифровых файлов могут быть разделены между архивом и организации, без ущерба для доступности документов. Практика цифрового архивирования варьируется от организации к организации и часто зависит от наличия ноу-хау, инструментов и навыков. Тип электронных документов (например, текстовые документы, базы данных, аудио или видео документы, веб-сайты и т.д.) также условливает уровень контроля над документами - более статические типы данных (изображения, текст) являются часто в архивах организации, но более динамичные типы объектов менее. Плановый контроль жизненного цикла электронных документов облегчает их архивирование в конце их жизненного цикла - адекватные метаданные, учет требований подлинности, контроль целостности и непрерывный аудит (контрольный журнал) предпосылки для автоматизации процесса архивирования. Использование автоматизированных средств активного управления электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла также позволяет добиваться еще большей эффективности в административных процессах управления документами, в обслуживание клиентов и создания базы знаний для улучшения поддержки пользователей систем. В этом разделий справочника использоваеться пример из проекта EstLatRus автоматизации документооборота архивных справок - в качестве примера управления жизненным циклом электронных документов, что облегчает цифрового архивирования и обеспечивает повышение эффективности организации.

3.4.2 ПРЕДПОСЫЛКИ УПРАВЛЕНИЯ ТРАНСГРАНИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ Проект EstLatRus попытал облегчать трансграничных электронных услуг через разработки законодательства, управленческих процедуров, инфраструктуры ИКТ и квалификаций персонала. В Нарве, Кингисеп и Сланцы местные архивные учреждения выдают сертификаты (архивные справки) гражданам по обе стороны российско-эстонской границы, но в настоящее время процесс на бумажной

Предоставление э-правительства в трансграничных регионах

19

основе слишком медленное. В дополнение к трансграничной принятия цифровых подписей, препятствием было также трудности с эффективным управлением и архивированием электронных документов. Архивные учреждения выдают для многих граждан широкий ассортимент сертифицированных копий документов, треть из которых являются трансграничными. Дополнительное эффективность от внедрения трансграничного обмена электронных документов и их архивирование будет, таким образом, быть существенными. Процесс издавания архивных справок был проанализирован, чтобы определить способы ре-инжиниринга текущего бизнес-процесса для повышения эффективности и скорости и чтобы включить цифровой архивации созданных документов.

3.4.3 АНАЛИЗ ПРОЦЕССОВ Процесс выдачи сертификата, как правило, начинается с момента получения заявления через пост как бумажного документа, передан в лицо и часто создан на месте в архиве, или отправлено по электронной почте или по факсу или по телефону. Обработка заявки может занять от одного дня до одного месяца, в зависимости от характера заявки и запрашиваемой информации. Среднее время обработки в архивном учреждении составляет 1 неделю. Удостоверенный документ (сертификат или архивная справка), выданный архивным учреждением является окончательным после того, как подписан ответственным лицом и зарегистрирован в реестре документов архивного учреждения. Сертификаты направляются заявителю по почте, передаются на месте в архиве (заявитель должен произвести ИД), а иногда и к третьему человеку, выступающим в качестве курьера (письменное разрешение запрашивается). » Использование стандартизированных электронных формуляров документов, которые будут обеспечивать достаточную информацию от заявителев для выполнения запроса и для архивирования запроса позже, как электронных документов. Это может уменьшить потребность спросить дополнительную информацию либо от заявителя или других агентств и служб на более поздней стадии обработки запроса. » Сканирование и OCR (оптическое распознавание символов) входящих приложений на бумаге. Это позволяет копировать текст из документов как для поиска информации в архивах и при составлении архивного сертификата. » Если сканирование происходит в контролируемой среде, отсканированные версии приложений могут быть заархивированы вместо бумажных документов.

20

Руководство по внедрению э-правительства в приграничных регионах

» Использование или внедрение электронных средств находка для архивных коллекций. Поиск в базе данных является более эффективным, чем просмотр бумажных средств поиска. » Системы программного обеспечения управления архивами существуют на рынке. Также системы управления электронными документами (ERMS, СЭД) могут быть настроены в качестве архивных пособия. » Определяя общий набор метаданных для описания типов документа, которые получены и выпущены организацией, а также общими словарями, ключевые слова и тезаурусы возможно облегчать процесс поиска в системах управления электронными документами и архивами. » Системы електронного документооборота (ERMS, СЭД) поддерживают организацию исполнения документов сотрудникоми (назначение задач, например, поиск архивных документов и составления сертификата архива), а также проследить ход работ. Это помогает избежать ситуации, когда некоторые заявки обрабатываются в течение длительного времени или “забыты” по причине отсутствия сотрудника, болезни или по другим причинам. » Переведение в цифровую форму архивных материалов, которые были найдены и использованы в качестве основы для архивных справок (сертификатов). Отсканированные изображения могут быть сохранены в СЭД организации или архивной базы данных для проверки и будущего использования, например когда получен повторный запрос или заявки на дополнительные сертификаты. » Использование готовых шаблонов документов для сертификатов архивы, которые связаны с системой регистрации (например СЭД) для поступающих заявок. Путем соединения можно автоматически заполнить некоторые поля в шаблоне документа и таким образом ускорить- создание сертификата в архивных учреждениях. » Использование системы электронного документооборота (СЭД) для регистрации, утверждения документов и цифровой подписи в архивах, помогут ускорить процесс рассмотрения заявок и утверждения сертификатов. Например: » Каждый раз когда новая заявка регистрируется, СЭД должен провеять, уже существует ли то же заявка или был нанесен с ранее, чтобы ускорить процесс оформления сертификатов. » Возможность для поиска полученного заявления в электронной базе данных по различным ключевым словам (имя человека, название местности, диапазон дат, тип документа и т.д.).

Предоставление э-правительства в трансграничных регионах

21

» Использование предопределенных рабочих процессов в СЭД для утверждения и подписания документа, чтобы ускорить процесс рассмотрения заявок и утверждения сертификатов. Это также позволяет отслеживать этот процесс. » В результате накопляется цифровой архив документов, с цифровой подписью и со всеми необходимыми метаданными, которую легко можно архивировать в электронном виде либо локально, либо передать поставщику архивной службы. » Использование электронных подписей вместо собственноручной подписи и печати организаций, ускорить процесс утверждения сертификатов, способствовает обмен электронных документов и архивирование документов в цифровом виде в будущем. » Отправка готовых архивных сертификатов заявителям по электронным каналам ускорить процесс пересылки и сэкономить на почтовых расходов. Когда файлы большие или требуют безопасных каналов пересылки, можно использовать среды обмена файлами, с похожа на Dropbox, которые обладают механизмы аутентификации пользователей. Экспорт и импорт с такими инструментами обмена файлами должны быть интегрированы в СЭД. » Когда два (архивных) учреждения обменивают цифровые документы, они должны договориться о принятых форматах файла и типах цифровых подписеи, чтобы избежать трудностей с использованием документов (например, очень старые или очень новые форматы файла или их версии не могут быть открыты на новых платформах; форматы файла создали с программным обеспечением, которое не существует в одном партнере, вовлеченном в обмене документов). Реализация некоторых или всех этих рекомендаций позволит автоматизировать рабочий процесс, связанный с обработкой заявок и выдачи сертификатов. Это обеспечит участвующих организаций в значительных выигрышах в скорости реагирования на запросы клиентов, избегая дублирования усилий и создать цифровую коллекцию документов, которую можно искать с помощью автоматизированных средств и архивовать в целом.

3.4.4 УРОКИ И ВЫВОДЫ » Цифровое архивирование начинается с принятия электронных документов под активным контролем управления на самом раннем возможном этапе их жизненного цикла, предпочтительно в стадии их создания.

22

Руководство по внедрению э-правительства в приграничных регионах

» Сканирование бумажных документов ускорит их последующую обработку и позволит избежать создания гибридного коллекция документов на бумаге и в цифровых форматов, что является более сложным для архивирования и использования. » Цифровой архив опирается не только на документов, но и на их метаданных - для поиска и для проверки подлинности документов. Стандарты существуют для метаданных об управлении документами и / или архивного описания, и они должны быть использованы. » Цифровые подписи являются основным средством для создания, обмена, архивирования и хранения аутентичных электронных документов. » СЭД обеспечивают большую часть желаемых функций для принятия под контролем жизненного цикла электронных документов, а также для автоматизации архивного хранения документов. » Взаимные соглашения между ключевыми партнерами и опоры на существующие стандарты делает задачу архивирования значительно проще. » Цифровое архивирование не требует значительных ресурсов - это можно начинать с использованием стандартного офисного программного обеспечения, используемых для обработки документов. Ключевым компонентом является анализ процессов документооборота и жизненного цикла документов с архивными требованиями в виду. Создание документов и процессы документооборота можно и нужно пересмотреть и вновь разработать, чтобы обеспечить создание полного архива цифровов документов. Архив может быть сохранен в СЭДе до конца срока хранения, периодически переносить в специальную программную обеспечение для управления архивом, или переданы поставщиу архивных служб или в государственный архив. В последнем случае, правила и стандарты, установленные архивом должны быть соблюдены. » Цифровое архивирование никогда не будет полностью регулироваться правовыми актами - законодательные и нормативные акты только обеспечивают необходимые основы для использования и хранения электронных документов. Но уровень детализации, необходимое для реализации этих процессов в практике всегда будет требовать инициативу, планирование и управление самой организации. Некоторые полезные рекомендации и примеры лучших практик перечислены в Приложений 1 - Полезные ресурсы.

Предоставление э-правительства в трансграничных регионах

23

ПРИЛОЖЕНИЕ 1: ПОЛЕЗНЫЕ РЕСУРСЫ Архивирование » Эстонский национальный архив http://www.arhiiv.ee/en Цифровая подпись » Эстонские ID-карты и цифровая идентификация: http://id.ee/index.php?id=30500 Системы управления электронными документами » https://www.mkm.ee/en/objectives-activities/information-society/recordsmanagement-information-governance » http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/ managing-electronic-records-without-an-erms-publication-edition.pdf Метаданные » http://community.aiim.org/browse/blogs/blogviewer/?BlogKey=da202182575a-4ce5-87f5-0c3c1ddf3802&tab=recentcommunityblogsdashboard Сканирование бумажных документов » http://www.naa.gov.au/records-management/digital-transition-policy/ scanning-incoming-paper.aspx » http://www.archives.gov/frc/scanning/why-scan.html » http://www.aiim.org/Research-and-Publications/Research/AIIM-White-Papers/ Archived-Content

24

Руководство по внедрению э-правительства в приграничных регионах

Программа приграничного сотрудничества Эстония-Латвия-Россия в рамках Европейского Инструмента Соседства и Партнерства 2007-2013 предоставляет финансирование для развития совместной приграничной деятельности в целях повышения конкурентоспособности региона за счет использования его потенциала и благоприятного положения на перекрестке путей между Европейским Союзом и Российской Федерацией. Веб-сайт Программы www.estlatrus.eu

ЦУ «Академия Электронного Управления» Тынисмяги 2 10122 Таллинн Эстония + 372 641 1313 info@ega.ee