E-kaasamise käsiraamat

E-KAASAMISE HEA TAVA KÄSIRAAMAT www.eparticipation.eu

Käsiraamat on valminud Interreg IVC poolt inantseeritud projekti „eCitizen II – Euroopa linnad ja regioonid kodanikukeskse e-valitsemise suunas” tulemusena.

2012

E-kaasamine – mis see on?

Kui kkaasamine on tegevus, mille ll eesmärkk on anda kodanikele ja valitsusvälistele ühendustele võimalus osaleda neid mõjutavate otsuste tegemisel, siis e-kaasamine on viis ja võimalus teha seda tehnoloogiate kaasabil. Nagu viidatud, ei saa neid mõisteid üksteisest lahutada, ning e-kaasamine on vaid sisulise kaasamise täiendav viis ja siin kehƟvad samad kaasamise põhitõed. Teisalt on e-kaasamine tänapäeva kommunikatsiooniharjumusi ja -oskusi arvesse võƩes saamas paljude inimeste jaoks peamiseks kaasamisvõimaluseks.

ProjekƟ ajendiks on kasvav mure demokraaƟa defitsiidi pärast ühiskonnas. Selle tulemusel on riikide haldusorganid hakanud ning looma eeldusi kodanike kaasamiseks poliiƟlistesse protsessidesse ning tugevdama kaasamisvõimalusi. Nende hulka kuuluvad algatused, infokampaaniad, pilootprojekƟd ja mitmed eksperimendid. Nende projekƟde tulemusena on tekkinud suur hulk vahendeid demokraaƟa edendamiseks ja kaitsmiseks sellistes valdkondades nagu info edastamine ja suhtlemine.

Siiski on veel vähe kontrollitud teadmisi selliste projekƟde ning kogemuste tõhususe kohta teistes Euroopa Liidu liikmesriikides. Käesolev käsiraamat püüab seda lünka täita ning tutvustada juhtumeid, mida võiks käsitleda kodanike ja kohalike omavalitsuste suhtlemisel kasutatavate e-demokraaƟa vahendite näidetena.

Enam ei saa kohalik omavalitsus piirduda vaid veebilehe vahendusel info jagamisega juba otsustatu kohta, sest kodanikud ootavad enamat. Nad on harjunud kasutama veebi ja sotsiaalmeediat kui suhtluskeskkonda ning ootavad seda ka kohalikult omavalitsuselt. Soov olla kaasatud oma eluƟngimuste kujundamisse on igaƟ loomulik ja tervitatav, e-kanalid loovad selleks käepärased võimalused.

E-kaasamise käsiraamatu ja selle juurde kuuluva juhendiga tahame kohalikele omavalitsustele appi tulla ning pakkuda tuge ja nõuandeid, kuidas uute ülesannetega paremini toime tulla.

Käesolev hea tava tutvustamine koos iga teemat sissejuhatava osaga on suunatud eelkõige kohalike omavalitsuste ametnikele ning nendele insƟtutsioonidele, kelle ülesanne on tegeleda kohalike kodanike kaasamisega ning demokraaƟa küsimustega. LoodetavasƟ inspireerib käesolev materjal siiski ka laiemat avalikkust, kaasa arvatud kodanikuühiskonna organisatsioonide esindajaid.

Mis? Käesoleva käsiraamatu ning kogu projekƟ peamine eesmärk on arendada e-osaluse tavasid ja vahetada kogemusi, selleks et suurendada ja edendada osalusvõimalusi Euroopa Liidu liikmesriikides.

2

E - K A A S A M I S E J U H E N D , E - K A A S A M I S E K Ä S I R A A M AT U L I S A

Miks?

E-kaasamine on seega kohalikele omavalitsustele ka oluline ülesanne, mis võimaldab valitsemise läbipaistvust ja inimeste osalust kohaliku elu korraldamisel oluliselt suurendada.

Sisu I. Kaasava otsustusprotsessi kavandamine

4

1. SAMM. Taust, ootused

5

2. SAMM. Protsessi kavandamine

6

3. SAMM. Tegutsemine

8 10

5. SAMM. Otsustamine, hindamine, tagasiside

12

Näidisjuhtum. Tartu linna bussihanke eƩevalmistamine

14

II. Juhised e-kaasamise käsiraamatu kasutamiseks

16

E - K A A S A M I S E J U H E N D , E - K A A S A M I S E K Ä S I R A A M AT U L I S A

4. SAMM. Kommunikatsioon

3

I. Kaasava otsustusprotsessi kavandamine InterneƟkeskkonna kasutuselevõƩ kodanikega akƟivsemaks suhtlemiseks nõuab sihipäraseid tegevusi, mida on võimalik kirjeldada viie sammuna. Iga sammu jaoks

on käsiraamatus ka seda illustreerivad juhtumid – nii edulood kui ka ebaõnnestunud juhtumid, millest on siiski palju õppida.

5 sammu e-kaasamise protsessis 1

2

3

4

5

TAUST, OOTUSED

PROTSESSI KAVANDAMINE

TEGUTSEMINE

KOMMUNIKATSIOON

OTSUSTAMINE, HINDAMINE, TAGASISIDE

Pärast kaasamiseks vajalike sammude kirjeldamist esitame näitena bussihanke korraldamise Tartu linnas, kus e-kaasamine oli oluline kaasamisviis otsuse kujundamisel.

E - K A A S A M I S E J U H E N D , E - K A A S A M I S E K Ä S I R A A M AT U L I S A

Alljärgnevalt on iga sammu täpsemalt kirjeldatud ja esitatud n.ö kontrollküsimused, millele tuleks püüda enne kaasava otsustusprotsessiga alustamist vastus leida. Paljuski kaƩub e-kaasamise üldine põhimõte tavapärase kaasamisprotsessiga, aga uute kommunikatsioonikanalite kasutamine toob kaasa mõndagi uut.

4

1

2

3

4

5

1. SAMM. Taust, ootused Küsimused 1. Millistel juhtudel peaks peaks elanikkonnaga enne otsuse langetamist konsulteerima?

nende arvamusi oluliseks pidada. KindlasƟ ei saa kedagi kaasata vägisi, kaasatavad peaksid selleks ise soovi avaldama, st enne on vaja jagada infot alustavate projekƟde, protsesside kohta.

2. Mis on (e-)kaasamise eesmärk: kas saada tagasisidet kohaliku võimu plaanide kohta või koguda uusi ideid ja eƩepanekuid? Milliseid konkreetseid tulemusi soovime protsessiga saavutada?

- AlaƟ siiski ei saa kaasata ega peagi kaasama väga laia ringi inimesi. Kaasatavate ringi võib piirata juhul, kui tegemist on väga spetsiifilise ja kitsa valdkonnaga.

Aga ƟhƟ võiks algusjärgus olla kaasatavate ring siiski võimalikult lai – et saada uusi ideid ja uut lähenemisviisi. Hiljem võib detaile täpsustada ja erinevaid alternaƟive kaaluda juba kitsam ring spetsialiste.

3. Kas omavalitsuse organisatsioonikultuur ja tööprotsessid võimaldavad kaasamisprotsessi edukalt korraldada ja e-kaasamist rakendada? Millised muudatused on selleks vajalikud?

4. Milline on meie valla/linna elanike valmisolek kaasamisprotsessis osaleda, sealhulgas e-kanaleid kasutada?

Soovitused - KindlasƟ ei tasuks piirduda kaasamisega vaid juhtudel ja küsimustes, kus seadus seda nõuab (nt arengukava).

Kaasata tuleb kõikides olukordades, kus mängus on avalik huvi. Eelnevalt tuleb see avalik huvi ühiselt defineerida. KindlasƟ on oluline kaasata inimesi sellistesse protsessidesse nagu kesklinna planeering, uue silla ehitamine. Ent inimestele on olulised ka omavalitsuse seisukohalt n.ö vähem tähtsad teemad.

Mõlema poole kaasamise õppimiseks ja kaasamiskogemuse saamiseks võikski alustada sellistest. Näiteks konsulteerida linnaosa elanikega, kuhu ja millist mänguväljakut nad linnaosasse soovivad. Avaliku huvi defineerimiseks tasuks teha Ɵhedat koostööd avalike suhete osakonna või spetsialisƟga, sest ƟhƟ on näiliselt vaid omavalitsuse sisemisi struktuure puudutavate otsuste kohta kogukonnal suur huvi.

Väiksemates omavalitsustes, kus selline eraldi struktuuriüksus või spetsialist puudub, võib soovitada iga uue teema puhul kogu ametnikkonnaga üheskoos lühidalt läbi arutada, milliseid elanikkonnagruppe võib üks või teine otsus puudutada.

- Üks väga tugev argument on, et kaasates neid, keda üks või teine otsus puudutab, saab välistada või vähemalt vähendada hilisemat negaƟivset tagasisidet. Aga kaasamine ei vähenda ainult hilisema kriiƟka riski, vaid ka vigade ja valeotsuste riski.

- Vajalik on tugev organisatsioonisisene kompetentsikeskus – see võib olla avalike suhete osakond, väiksemas omavalitsuses ka üks inimene (avalike suhete juht, arendusnõunik jms).

- (E-)kaasamisprotsess eeldab kahtlemata, et organisatsioon on valmis muutma ka oma töö- ja otsustusprotsesse laiemalt – paindlikumaks, kiiremaks, avatumaks.

- Kui lõppotsus on tegelikult juba tehtud ja kaasamine või kaasamata jätmine seda reaalselt enam (erinevatel põhjustel) mõjutada ei saa, siis ei ole mõtet kaasamisprotsessiga alustada. Näiline kaasamine pigem kahjustab organisatsiooni suhteid erinevate elanikegruppidega, rääkimata mainest, ning teeb raskemaks kõik edasised kaasamised.

- Üldine reegel on, et kindlasƟ tuleks kaasata otsuste puhul, mis puudutavad paljusid inimesi. „Paljud“ on muidugi suhteline mõiste, kuid linna konteksƟs „paljud“ on näiteks ühe keskmise tänava elanikud.

Väikeses maaomavalitsuses võib ka 10 inimest ja

5

E - K A A S A M I S E J U H E N D , E - K A A S A M I S E K Ä S I R A A M AT U L I S A

- Vajalik on juhtkonna heakskiit ja pidev toetus.

KindlasƟ on üks kaasamise peamine argument välja selgitada organisatsiooniväliseid arvamusi, et saada uusi vaatenurki ja uusi teadmisi. Probleemid on tavaliselt mitmekülgsed ja üks otsustaja ei tea kõike.

Oluline on kaasata miƩe ainult formaalseid, nii öelda kohustuslikke kaasatavaid. Raamidest välja mõelda aitab ƟhƟ just see, kui kaasatakse neid, keda seni ei ole kaasatud. Näiteks linna planeeringute ja muude linnaruumi puudutavate otsuste tegemisse võiks kaasata senisest akƟivsemalt kunsƟkoolide õpetajaid ja õppureid.

1

2

3

4

5

2. SAMM. Protsessi planeerimine Küsimused

Soovitused

1. Keda me kavandatavasse protsessi kindlasƟ peaksime kaasama? Kes on sihtgrupid, keda eƩevalmistamisel olev küsimus otseselt puudutab? Kellel võiks olla eksperƩeadmisi selles valdkonnas? Kes on sidusgrupid, kes aitavad sihtgrupini jõuda?

- AlaƟ on soovitatav alustada (e-)kaasamisega pigem vara kui hilja. Oluline on, et igas etapis on kaasatutel piisavalt aega, et end teema ja tausƟnfoga (võimalikud alternaƟivsed valikud jne) kurssi viia.

- Kaasamise eesmärk peab olema sõnastatud arusaadavalt ja lühidalt. SamuƟ peab teada andma ajakava ja iga etapi soovitud tulemused.

2. Kuidas nende siht- ja sidusgruppideni jõuda? Kas e-kanalite abil info jagamine toimuva kohta on piisav või tuleb kasutusele võƩa ka muud kanalid?

4. Millised on kaasamisprotsessi reeglid? Kuidas osalejate panust kasutatakse ja neile tagasisidet antakse? Kes teeb lõpliku otsuse, kas protsessis osalejad (näiteks hääletuse teel) või kohalik võim?

5. Kuidas me e-kaasamist tehniliselt läbi viime?

Milliseid tehnoloogiaid kasutame? Kas olemasolevaid või tuleb kasutusele võƩa midagi uut? Kust me neid saame? Kas kasutame vabavaralisi lahendusi või tuleb vajalik lahendus tellida?

- Ehkki kindel kava ja reeglisƟk on väga oluline, on oluline ka paindlikkus, sest erinevate tegurite tõƩu võib kavas eƩe tulla muudatusi. Need ei tohiks väga oluliselt mõjutada lõpptulemust: kaasamisprotsessi juhƟja peab endale selgeks tegema, mis meetodid toimivad, ning olema valmis meetodit, kanalit vms muutma, kui ilmneb, et esialgu valitu ei tööta.

- Märksõnad igasuguse protsessi info edastamisel kaasatutele peaksid olema lihtsus, konkreetsus, lühidus, lööv sõnastus. Keegi ei hakka igas etapis lugema pikki dokumente.

- Kavandatav osalusplatvorm peab olema usaldatav ning samas tehniliselt väga lihtne ja kasutajasõbralik.

- Juba algsesse ajakavasse tuleb planeerida puhveraeg selleks, et lõppfaasis saaks tegeleda eriarvamustega ja kui konsensust ei saavutata, oleks võimalik mingeid etappe korrigeeritult korrata.

6

E - K A A S A M I S E J U H E N D , E - K A A S A M I S E K Ä S I R A A M AT U L I S A

- Algusest peale on oluline koostada väga kindlad reeglid, millal ja mis kanalite vahendusel kaasatakse, kes ja kuidas koondab ja edastab kõigile osalejatele kogutud tagasisidet, millised alternaƟivid jäävad edasiseks otsustamiseks jne. Oluline on reeglid üle korrata igal kaasamisprotsessi etapil. Soovitatavalt tuleb ka reeglid kaasavalt luua, läbi vaielda. Oluline on reeglites kajastada ka seda, kuidas lahendatakse lahkarvamusi (näiteks hääletamise teel) või kes teeb lõppotsuse. Kogu reeglisƟk ja üldse kogu info protsessi kohta peab olema hõlpsalt leitav ning igal hetkel kõigile osapooltele (elektrooniliselt) käƩesaadav.

3. Milline on kaasamisprotsessi ajakava: algus, etapid ja lõpp? Millal peaksime jõudma otsuseni?

1

2

3

4

5

JUHTUMID

Peamine eesmärk Luua dialoogiportaal, mis samal ajal edastab infot ning pakub võimalust osaleda kaasamisprotsessides. Kaasamine toimub eri tasanditel: kasutaja saab valida, kas ta soovib osaleda oma visiooni ja ideedega või ta soovib lihtsalt lugeda kommentaare ning hääletada.

• InterneƟkanalite kasutamine Tartu linna (EesƟ) bussihanke kavandamisel. Näidisjuhtum on toodud leheküljel 17.

• Vejle dialoogiportaal, Vejle (Taani)

VejlesfremƟd.dk on loodud peamiselt poliiƟliseks arutelluks k töö tööstuse t tteemadel. d l

Lühikokkuvõte Õppetunnid

www.vejlesfremƟd.dk on dialoogiportaal interneƟs, kus kodanikud ja eƩevõtjad saavad osaleda uue tööstuspoliiƟka kujundamisel. Vejle linn (asub JüüƟmaal, 50 000 elanikku) on ajakirjanduse vahendusel julgustanud linna eƩevõtjaid debaƟs osalema. Idee algatajad olid kommunikatsiooniosakond ja linnadirektor. VejlesfremƟd.dk ei ole ainult „ideede kogum“. See on ka portaal, kust leiab fakte, analüüse ja informatsiooni tööstuspoliiƟka alaste konverentside ning sündmuste kohta. Seda osa nimetatakse portaali fookuseks.

Oli posiƟivne kogemus kombineerida ühel veebilehel võimalus osaleda kaasamisprotsessis ning saada infot.

Rohkem on olnud neid külastajaid, kes soovisid infot saada. Iga päev on lehte lugenud umbes 30 inimest, oma ideede ja visioonidega on osalenud kahjuks vähesed.

Soovitused Turundustegevus on oluline. Vastasel korral inimesed ei kasuta seda või ei tea, et selline võimalus on olemas. On oluline teavitada inimesi portaali olemasolust nii kohalikus meedias kui ka rääkida sellest avalikel üritustel.

E - K A A S A M I S E J U H E N D , E - K A A S A M I S E K Ä S I R A A M AT U L I S A

Portaal on loodud avatud lähtekoodiga tarkvara alusel ning selle looja on veebidisaini büroo Skybrud.dk koostöös firmaga Seismonaut. Programmeerimisel on kasutatud veebiplatvormi Umbraco.

7

1

2

3

4

5

3. SAMM. E-kaasamise tegevused Küsimused muutmist avatud andmete kasutamise kujul. Üheks esimeseks sammuks võiks olla koostada nende andmete ja andmebaaside nimekiri, mis on vabaks kasutuseks. Nimekiri võiks olla täiendatud lühikese selgitusega iga andmebaasi kohta, akƟivsete otselinkidega andmetele jne. Nii luuakse eeldused, et eƩevõtjad või ka vabaühendused võiksid ise neid andmeid kasutades lahendusi ja teenuseid genereerida. Näiteks võiks siinkohal tuua meieraha. eu, mis on tehtud ürituse Garage48 raames ja kus on visualiseeritud ja häsƟ kergelt mõistetavaks tehtud riigieelarve ja selle osad. Selles lahenduses on kasutatud vabalt käƩesaadavaid andmeid.

1. Kas oleme valmis reaalselt alustama?

1 2. Kas protsessiga seotud ametnikud on oma ülesannetest teadlikud? Kas oleme valmis võimalikeks eƩetulevateks muutusteks protsessi jooksul (mõni inimene lahkub organisatsioonist, haigestub jne)?

3. Milliseid täiendavaid tegevusi tuleks eƩe näha, et toetada kaasavat otsustusprotsessi?

Soovitused - Kaasajad peavad esimese asjana tooma välja need tegurid, mida protsessi raames saab muuta, ja need, mida muuta ei saa, et ei hakataks tegelema ebaoluliste ja asjasse miƩe puutuvate probleemidega.

- Tasuks pöörata tähelepanu lihtsa teavitusruƟini loomisele (näiteks kodanike poolt vabalt valitud ja märgitud kanalis), kui mingid uued andmed on muudetud käƩesaadavaks.

- Oluline on, et keegi organisatsioonist saab pidevalt keskenduda käimasolevale kaasamisprotsessile, et see ei oleks lisaülesanne tegemiseks siis, kui teised asjad on tehtud ja kui midagi muud teha ei ole. Pidevalt tuleb olla kaasatutele tagasisideks ja küsimusteks käƩesaadav, pidevalt kaasamiskeskkondi uue infoga täiendada, küsimustele vastata.

JUHTUMID

Kokkuvõte Valma eƩevalmistav foorum võimaldab Tampere elanikel avaldada oma arvamust eƩevalmistamisel olevate küsimuste kohta. Elanikel on võimalus kaasa rääkida nii eƩevalmistusprotsessi alguses kui ka selle vältel. See muudab kaasamise linnavalitsuse eƩevalmistusprotsesside lahutamatuks osaks.

- Tuleb olla paindlik ja vajadusel teha ka mööndusi ja kõrvalekaldeid algselt kokku lepitud plaanist.

Laekunud arvamused edastatakse e-posƟ teel eƩevalmistusprotsessiga tegelevatele linnaametnikele ja otsustajatele. Otsuse langetajad saavad oma seisukoha kujundamisel neid arvamusi arvesse võƩa.

- Korraga on mõistlik kasutada erinevaid meetodeid ja keskkondi, sest iga sihtgrupi jaoks võib töötada eri kanal (koosolekud, töögrupid, interneƟfoorum).

Valma on e-kaasamise vahend ehk foorum eƩevalmistustöö protsessis. Selle funktsioonid on järgmised:

- Esimestest etappidest alates on oluline sisse seada ka tabel kõigi eriarvamuste fikseerimiseks.

• posƟtab teemad, millele soovitakse kommentaare, kirjeldab protseduuri ning ütleb, millal tegutseda. Näitab kõiki asjassepuutuvaid dokumente, töötlemisinfot ja

- Olulise kaasamistegevusena tuleks omavalitsustel näha kogu valitsusprotsessi läbipaistavamaks

8

E - K A A S A M I S E J U H E N D , E - K A A S A M I S E K Ä S I R A A M AT U L I S A

• Valma eƩevalmistav foorum, Tampere (Soome)

- Oluline on, et ka organisatsiooni enda liikmed oleksid pidevalt kursis, mis seisus on e-kaasamisprotsess.

Mõistlik on luua osaluskeskkond (veebi, sotsiaalmeediasse), kus saaks kogu protsessi kulgemist jälgida (nagu on ehitusalane info mõne omavalitsuse veebis praegu). KindlasƟ aitaks heale arusaamisele kaasa ka graafilise lahenduse kasutamine, et näidata, millises etapis ollakse, millised tegevused on tehtud, mis ees ootab.

1

2

3

4

5

GIS-andmeid (GIS – geographic informaƟon system).

Saadab arvamused eƩevalmistamisega tegelevale ametnikule ja komisjoniliikmetele ning avaldab arvamused, mille saatjad on andnud oma kontaktandmed. Arvamust võib avaldada varjunime all; • Valma posƟtab küsimused teemade kaupa. Uuemad teemad ja arvamused kajastuvad esilehel. Kui registreeruda kasutajaks, saadab Valma soovi korral teateid d kkasutajat huvitavate h teemade d kkohta. h Informatsiooni avaldatakse koos ametlike andmetega, mis tähendab, et iga teema puhul saab samas interneƟkeskkonnas jälgida samal ajal nii seda, mis järgus protsess parajasƟ on, elektroonilisi dokumente kui ka tehtud otsuseid. Valmal on ühendus GIS-teenusega, mille abil saavad kasutajad neid huvitavat teemat lähedalt uurida.

Registreerunud kasutajad saavad tellida neid huvitavate teemade kohta infobülletääne.

Avalikkusele konsultatsioonide andmine ja elanike tagasiside on kvaliteetse eƩevalmistustöö lahutamatu osa.

Valma pakub täielikku ja kasutajasõbralikku lähenemist tagasiside kogumisele väga erinevatel juhtudel.

Soovitused

Peamine eesmärk

- Elanike kaasamist arendama hakates peab olema piisavalt ressursse.

Valma töötaƟ välja selleks, et täiendada esindusdemokraaƟa tava Tamperes. Eesmärk oli anda inimestele parem võimalus ise otsustamisprotsessides osaleda.

- Organisatsioonis peab olema keegi, kelle ülesanne on korraldada kodanike kaasamist.

Õppetunnid

- Elluviimise järgus olid kõige olulisemad partnerid linnavalitsuse osakondade ametnikud. Selles faasis muutus väga oluliseks koostöö linnavalitsuse kommunikatsiooniosakonnaga. Elanikud vajavad enne kaasamisprotsessis osalemist infot osalemisvõimaluste kohta.

Elanike kaasamise tõhustamiseks on väga oluline poliiƟline ja Ɵppjuhtkonna toetus.

Kodanike arvamusi tuleks koguda võimalikult sobival ajal, st tavaliselt pigem varem kui hiljem. Üldiselt ei ole vaja Valma pikemaajalisi küsitlusi. Tavaliselt piisab kahest nädalast. Kodanike kaasamine on võimalik ainult siis, kui neid on piisavalt informeeritud osalemisvõimalustest. Valma-küsimusi edastatakse vastavalt Tampere linna kommunikatsioonitavadele. Iga Valma-teema kohta on avaldatud vähemalt pressiteade.

- On oluline, et eƩevalmistusprotsessi ajal on selge arusaamine, kuidas laekunud arvamusi kasutatakse.

Kas me soovime uusi vaatenurki, koguda infot, selgitada erinevaid võimalusi või midagi muud? Seda tuleks arvestada juba siis, kui otsustatakse, mida ja kuidas Valma-taolise teenuse abil küsida.

Kui mingi teema kohta langetatakse otsust, märgitakse eƩevalmistavas teksƟs, et Valmat on protsessi käigus kasutatud. TeksƟs on ka link Valma kodulehele, kus kõik kommentaarid on avaldatud. Näha saab kommentaaride arvu ning seda, millal kommentaarid laekusid. EƩevalmistav tekst sisaldab ka laekunud kommentaaride lühikokkuvõtet.

- Elanike varane kaasamine on osa eƩevalmistavast tööst ja otsuste tegemisest. Oli oluline, et nii linna juhtkond, valitud ametnikud kui ka riigiteenistujad toetasid kaasamise propageerimise ideed. Ligipääs informatsioonile on e-kaasamise arendamise peamine eeldus.

Valma projekƟ käigus kasutaƟ töömeetoditena töörühmi ja tööpajasid. Seda peeƟ tõhusaks meetodiks, kuigi üsna töömahukaks.

Rohkem näidisjuhtumeid selle sammu kohta e-kaasamise käsiraamatus.

9

E - K A A S A M I S E J U H E N D , E - K A A S A M I S E K Ä S I R A A M AT U L I S A

- Valma arendusprojekƟ juures oli väga oluline Ɵppjuhtkonna toetus, mis on ka avalikkuse kaasamise puhul tavaline.

E - K A A S A M I S E J U H E N D , E - K A A S A M I S E K Ä S I R A A M AT U L I S A

1

2

3

4

5

4. SAMM. Kommunikatsioon Küsimused

2. Kuidas panna meedia toimuvast huvituma, kuidas uudiskünnist ületada, et jõuda meedia vahendusel oluliste elanikegruppideni?

- Sotsiaalmeediakasutamine on kahtlemata tõsine proovikivi kogu organisatsiooni kultuurile ja senistele tööprotsessidele. Sellega toimetulekuks on vaja enne kokku leppida (ja soovitatavalt ka hõlpsasƟ loetavalt kirja panna) reeglisƟk, kas ja kuidas ametnikud sotsiaalmeedias esinema peaksid. Küsimusi on siin palju. Kas omavalitsuse Facebooki, TwiƩerit ja Youtube’i sisustab vaid avalike suhete osakond või avalike suhete nõunik? Kas igal ametnikul peaks olema kohustus oma valdkonnaga seotud teemasid tõstatada, küsimustele vastata? Kas see kohustus peaks olema vaid teatud ametnikel (sel juhul kellel)?

Kui ƟhƟ ametnikud peaksid omavalitsuse Facebooki külastama? Kas ametnikul peaks olema eraldi konto isiklikuks otstarbeks või tohiks ta linna ja valla ellu puutuvatele küsimustele vastata ja neid tõstatada ka oma isiklikult kontolt? Need küsimused peaks iga omavalitsus oma inimestega läbi arutama ja vaidlema, sest tööprotsessid ja organisatsioonikultuur on omavalitsustes väga erinev.

3. Kas meie poolt edastatavad sõnumid ja info on avalikkusele arusaadav?

Soovitused - Mõistlik oleks oma sõnumeid erinevate gruppide peal tesƟda ja vaadata, kas need on mõistetavad, kutsuvad lugema ja kuulama, oma hoiakuid muutma.

- Keerukat infot võiks veebisuhtluse tarvis visualiseerida (lisada pilte, infograafikat, videoklippe), see tagab huvi info vastu ja parema mõistmise ning meeldejäävuse.

- Uudiskünnise ületamiseks peab teema kõnetama paljusid inimesi (vt lk 5 avalik huvi), olema huvitava vaatenurgaga, tooma välja seosed ja mõjud nii, et inimestel oleks võimalik ennast selle teema, probleemiga samastada, näha isiklikku puudutatust.

- Enne kui sotsiaalmeediat kasutama hakata, on kõige olulisem vastata küsimusele, kas ametnikud on selleks ikka valmis. Oluline on meeles pidada, et sotsiaalmeedia kasutamine sunnib ametnikke võtma senisest suuremaid riske, tegema ise kiirelt otsuseid, mida ja mis staadiumis edastada. Siin pole aega avalikule sektorile iseloomulikeks pikkadeks kooskõlastusringideks – sotsiaalmeedia ajastul oodatakse vastuseid nüüd ja kohe.

- KindlasƟ tasub toonitada, et alaƟ on targem meediale ise esimesena infot jagada. Seda isegi olukorras, kus sõnum ei ole omavalitsuse jaoks Ɵngimata meelepärane. Igal juhul tagab ausus ja koostöövalmidus miƩe ainult paremad meediasuhted, vaid kõikide gruppide mõistvama suhtumise ja koostöösoovi.

- Kuna sugugi kõik inimesed ei kasuta sotsiaalmeediat ja ei hakka seda tegema ka tulevikus, on omavalitsuse jaoks koostöö kohaliku meediaga väga oluline.

- Sotsiaalmeedia rolli tasub igal juhul näha laiemana kui vaid infovahetuse või dialoogi pidamise kanalina.

Nagu kaasamisjuhtum Tartu linna bussihanke eƩevalmistamisest sotsiaalmeediakampaaniana tõestab, võimaldab see kanal omavalitsustel suurepäraselt ka veebikonsultatsiooni korraldada ja kaasavalt lõppotsuseni jõuda.

- Samas on sotsiaalmeedia kindlasƟ väga hea platvorm kiireks ja paindlikuks suhtluseks ning see võiks omavalitsuse jaoks olla samuƟ ametlik infoedastuse ja kaasamise kanal.

10

E - K A A S A M I S E J U H E N D , E - K A A S A M I S E K Ä S I R A A M AT U L I S A

- Oluline on omavalitsuses väga selgelt otsustada, kes millistel teemadel sõna võtab. Meedia eelistab eksperte pressiesindajale, kuid avalike suhete osakond võiks jääda siiski meediaesinemiste koordineerijaks ja kõik sõnumid on mõƩekas üheskoos läbi arutada. Oluline on, et organisatsioonist välja minevad sõnumid (eri ametnike kaudu) ei oleks üksteisele vastu rääkivad. EriƟ oluline on see kriisisituatsioonis!

1. Milliseid ee-kanaleid 1 kanaleid tuleks kasutada kasutada, et jõuda võima võimalikult paljude inimesteni? Milliseid muid kanaleid peaksime kasutama, et teadvustada elanikkonnale kaasamist, sh e-osalemise võimalusi? Millist kanalit kasutades jõuame kõige tõhusamalt kaasamisjuhtumi peamise sihtgrupini?

1

2

3

4

5

NÄIDISJUHTUMID • Facebooki rühm nimega Odense + , Odense (Taani)

Selline lähenemine tundub õigustatud – kogutud on üle 13 000 fänni ja diskussioon lehel on akƟivne.

Odense linnavalitsusel oli plaan luua Facebookis konto, et vahendada kultuuriinfot ning algatada kultuuriteemalisi diskussioone. Esialgu siiski kõheldi ja ei oldud päris veendunud, kuidas konto haldamisega hakkama saadakse ning kuidas inimesed algatusega kaasa tulevad. Tuldi mõƩele n-ö osta seda teenust ühelt kultuurielu häsƟ tundvalt sotsiaalmeediafanaaƟkust linnaelanikult. Linnavalitsus küll tõstatab teemasid, kuid samal ajal hoitakse üsna madalat profiili ja ei reklaamita eriƟ, et tegemist on linnavalitsuse Facebooki-kontoga. Pigem jätab linnavalitsus teadlikult mulje, et see on kodanikult-kodanikulekeskkond, sest arvatakse, et tüüpilised sotsiaalmeedia kasutajad võivad linnavalitsuse ametlikku lehte eeldamisi igavaks pidada. Linnavalitsus ise kinnitab, et kui lehel on piisavalt jälgijaskonda ja sisu ning endal kogemust, siis ollakse valmis ka ise kontot täielikult haldama. Samas leiab ka linnavalitsus ise, et kuna praegune kontohaldaja ise ei ole ametnik, lubabki see tal kasutada vabamat sƟili ja kõnekeelsemaid väljendeid ning miƩe olla alaƟ poliiƟliselt korrektne.

• Linnaelanike osalusvõimalustest Facebooki abil, Tampere (Soome)

teavitamine

Tampere linnavalitsuse kohaliku demokraaƟa teenistus lõi Facebookis spetsiaalselt osalusteemalise lehekülje, kus vahendaƟ väga operaƟivselt kõiki jooksvaid kaasamisprotsesse, küsitlusi, noorteparlamendi tööd. Peamine põhjus, miks seda tehƟ, oli tunne, et hoolimata Tampere pikaajaliselt kaasamiskogemusest, puudub inimestel ikkagi teadmine, millised osalusvõimalused linnas on. ArvaƟ, et lihtsalt linnauudiste konto puhul läheb konkreetne osalemisüleskutse kaotsi. Enne peljaƟ küll negaƟivsete kommentaaride tulva, kuid loomulikult lubaƟ kõigile soovijatele vaba ligipääs kommenteerida, küsida jne. Kogemus tõestas, et negaƟivseid kommentaare ei tasu peljata, kõige raskem on aga inimesi siiski osalema meelitada.

E - K A A S A M I S E J U H E N D , E - K A A S A M I S E K Ä S I R A A M AT U L I S A

Rohkem näidisjuhtumeid selle sammu kohta e-kaasamise käsiraamatus.

11

1

2

3

4

5

5. SAMM. Otsustamine, hindamine, tagasiside Küsimused

Soovitused

1. Kuidas me lõpliku otsuse teeme, kui protsessi tulemusena on esitatud palju eriarvamusi?

- Lõpliku valiku langetamisel erinevate arvamuste, lahenduste, kavade jms puhul on oluline veel kord analüüsida iga otsuse mõju eri osapooltele (selleks vajadusel lisaks eksperte kaasates). See aitab ka paremini lõplikku valikut eri osapooltele selgitada ja põhjendada.

2. Kuidas me oma otsusest teada anname ja seda põhjendame? Kas meil on olemas kaalukad toetusargumendid (ning vastuargumendid eriarvamuste jaoks)?

- Oluline on miƩe jäƩa kaasatuid unarusse pärast seda, kui on enda jaoks oluline (otsus, sisend) protsessist käƩe saadud. Kõigile osalenutele tuleb edastada lõppotsus, põhjendada seda, valmistuda põhjalikult selgitama ka seda, miks ei saa arvestada kõigi eriarvamustega. TihƟ tuleb anda personaalset tagasisidet, et välƟda konflikte. Tuleb olla valmis pikaajaliseks suhtluseks eriarvamustel olijatega.

3. Kas me viisime ellu algse plaani? Mis muutus ja miks?

Kui mingi asi ebaõnnestus, siis miks?

4. Kas protsessis osalenud on tulemusega rahul? Kas on rahul ka protsessiga tervikuna, isegi juhul kui tulemus ei ole täpselt vastavuses nende poolt pakutuga?

Kuidas osalejate arvamust teada saada?

- Oluline on välja selgitada kõigi kaasatute (kaasa arvatud organisatsiooni enda üksused, ametnikud) mulje ja hinnang miƩe ainult tulemusele, vaid kogu toimunud protsessile. Ühtlasi võib siin võimalusel paluda ideid ja eƩepanekuid edasisteks tegemisteks.

- Vaja on olla enda vastu aus ja hinnata kriiƟliselt nii algset plaani, tegevusi kui ka reaalset tulemust. Kui midagi ebaõnnestus, siis tuleb välja selgitada ja ka julgelt välja tuua konkreetsed põhjused.

- Lõplik kokkuvõtete ja tagasiside andmise koht peaks olema ühes kergesƟ leitavas ning kasutatavas e-keskkonnas, kus on hea ka varasemaid kaasamisprotsesse ja nende tulemusi jälgida.

- Lõpuks tuleb kindlasƟ tänada kõiki kaasatuid ja kui selleks hetkeks on juba ideid uuteks kaasamisvõimalusteks, on siinkohal sobiv hetk neist lühidalt teada anda, moƟveerides ühtlasi kõiki taas osalema!

12

E - K A A S A M I S E J U H E N D , E - K A A S A M I S E K Ä S I R A A M AT U L I S A

- TähƟs on siiski silmas pidada, et kaasamine ei tohi viia otsustamatuseni. Kaasamisprotsess peab saama konkreetse, n-ö käegakatsutava tulemi. Kompromissi leidmine osapoolte vahel on küll oluline, kuid see ei tohi olla eesmärk omaeƩe. Oluline on miƩe kalduda kõrvale põhieesmärgist.

1

2

3

4

5

NÄIDISJUHTUMID • Lumelabidakampaania, Tartu (EesƟ) Mõne aasta tagused väga lumerohked talved tõid Tartusse uue traditsiooni. Juba neljandat korda korraldas Tartu linnavalitsus jaanuaris-veebruaris 2012 kampaania, kampaania kus tartlasi kutsuƟ üles teatama oma naabermajadest või kodu- ja tööteele jäävatest majadest, mille ees olev kõnnitee on talveperioodil pidevalt eeskujulikult korras, kus lumi on korralikult koristatud ja libedus tõrjutud. 100 parimale majaomanikule kinkis linnavalitsus lumelabida ja tänukaardi ning nende majade aadressid avaldaƟ meedias, Tartu kodulehel ja Facebookis. Tublidest linlastest sai teatada nii Tartu kodulehel, kuhu tehƟ ülilihtne tagasisidemoodul, anda teada “vanamoelisel” viisil Tartu heakorratelefonile helistades või jäƩa kommentaar Tartu linna Facebooki. Kokku andsid tartlased teada ligi 250 aadressist. Suurem osa teateid tuli Tartu kodulehe kaudu, võrdselt vähe tuli neid heakorratelefonile ja Facebooki (sinna pandi üleskutse kahel korral). Facebookis avaldaƟ teadete asemel hoopis kiitust kampaaniale ja arutleƟ, kas lumelabidas tuleks kinkida hoopis neile, kes lumekoristusega hakkama ei saa.

Kuna Tartus (ja ka EesƟs üldiselt) on majaomanikel majaesise kõnnitee korrashoidmine kohustuslik, siis on varem lumistest kõnniteedest rääkides olnud teemaks enamasƟ hoiatused, meeldetuletused ja trahvid, kuid selle kampaania peamine eesmärk on tublisid linlasi, kes kõnniteede korrashoidmise kohustust täidavad eriƟ eeskujulikult, pigem tunnustada ja tänada. SamuƟ on soov kaasata teisi linlasi seda rasket tööd märkama ja sellele rohkem mõtlema.

Facebookiga võib tähendada ka seda, et noorem põlvkond, kes on just sotsiaalmeedias akƟivsem ja linna kodulehte külastab harvem, ei huvitu niivõrd linna igapäevastest heakorraprobleemidest. Samas need inimesed, kes on huvitatud linnatänavate korrashoiust ja selliseid asju tänu oma elukogemusele rohkem märkavad, ei pruugi Facebooki tagasiside kanalina piisavalt usaldada.

Õppetunnid

Soovitused

Kuna Facebooki tuli üsna vähe teateid, siis näitas see, et sotsiaalmeediat (antud juhul Facebooki) ei võeta nii ametliku kanalina kui linna kodulehte, vaid pigem kohana, kus saab väljendada oma toetust ja avaldada arvamust. Kuna enamik tagasisidest anƟ Tartu linna kodulehel, siis võib järeldada, et kodulehe usaldusväärsuses ei kahelda. Sama tendentsi on märgata ka teistes tagasiside küsimistes – kodulehele tuleb mitu korda rohkem tagasisidet, Facebookis aga lihtsalt „laigitakse“ akƟivselt erinevaid teemasid, kuid tõsist arutelu on vähem. Kodulehele jäetud tagasiside rohkus võrreldes

• Tuleb arvestada, et sotsiaalmeediat ei võeta väga ametliku infokanalina. See on pigem koht, kus saab oma poolehoidu näidata.

• Noorema sihtrühmani jõudmiseks peaksid üleskutsed sotsiaalmeedias erinema teistes kanalites edastavatest sõnumitest. Need sõnumid peaksid noori paremini kõnetama.

• Noorema sihtrühma kaasamiseks võiks selliste kaasamisjuhtumite puhuks luua ka sobiva noortepärase app’i.

13

E - K A A S A M I S E J U H E N D , E - K A A S A M I S E K Ä S I R A A M AT U L I S A

Peaeesmärk

1

2

3

4

5

Näidisjuhtum. Tartu linna bussihanke ettevalmistamine Tartu linnavalitsus kavandas 2010. aastal uuendada Tartu bussiparki ja sõidugraafikuid ning kaasas juba hanke eƩevalmistamise etapil protsessi linnaelanikke.

KaasamisprojekƟ avalöök planeeriƟ samaaegsena nii kohalikus meedias (Tartu PosƟmees) kui ka linnavalitsuse veebilehel: 23. märtsil 2010 ilmusid ajalehes intervjuud linnaametnikega, bussigraafikud, erinevate visuaalsete lahendustega busside pildid. Sama info esitaƟ ka linna ametlikul kodulehel, kus oli võimalus kohe oma arvamust avaldada. Avaldatud materjalidele viidaƟ veel erinevates pressiteadetes ning Facebookis ja TwiƩeris. Avalikkusel oli võimalus eƩepanekuid teha 15 päeva. Kokku laekus 233 eƩepanekut. Pidevalt kajastas protsessi käiku Tartu PosƟmees (uued pakutavad bussigraafikud jne).

1. SAMM. Taust, ootused Kaasamise eesmärk oli koguda inimestelt tagasisidet bussigraafikute kohta ning pakkuda võimalust inimestel endil otsustada busside kujunduse üle. Taust soosis selle juhtumi puhul igaƟ e-kaasamise läbiviimist. Oli kõrgendatud avalik huvi, sest teema puudutas väga suurt osa linlastest. Oli konkreetne vajadus bussiparki uuendada ja seetõƩu ka ametnikkonna kõrge valmisolek teemaga tegeleda. Tagatud oli poliiƟline toetus, kuna ühistranspordi kvaliteedi parandamine oli olnud 2009. aasta kohalikel valimistel üks olulisi valimislubadusi.

Kuna otsustamiseks sooviƟ pakkuda busside erinevaid visuaalseid kujunduslahendusi, olid e-kanalid eriƟ asjakohased.

Järgmises etapis pandi tudengite visuaalsed lahendused hääletusele ja esitaƟ uus ülekutse osalemiseks Twitteris ja Facebookis ning linna kodulehel. Ka Tartu PosƟmees esitas uue üleskutse, sel korral hääletada busside visuaalse lahenduse poolt. Hääletuseks anƟ avalikkusele aega 14 päeva. Kokku saadi tagasisidet 319 korral.

Hääletuse lõpptulemusena said Tartu uued bussid kõik endale punase värvilahenduse, mida praegu Tartu tänavatel näha võib.

2. SAMM. Protsessi planeerimine Kaasamise kavandamisel võeƟ sihiks, et arutelu ühistranspordi kvaliteedi üle oleks võimalikult avalik ning et kaasatud saaks võimalikult palju erinevaid sihtgruppe (poliiƟkud, transpordiga seotud erafirmad, linnavalitsuse ametnikud, õppejõud ja üliõpilased jt). Samal ajal võeƟ eesmärgiks ka laiema avalikkuse varajane kursisolek kogu hankeprotsessiga. Täpselt koostaƟ protsessi ajakava, valiƟ kanalid jne. Peamisteks kanaliteks linnaelanike e-kaasamisel valiƟ Facebook ja TwiƩer.

ValmistaƟ eƩe ka meediasuhtluse plaan ja eesmärgiks seaƟ teha Ɵhedat koostööd ajalehega Tartu PosƟmees.

Sõnumid erinevates kommunikatsioonikanalites märkimisväärselt ei erinenud, vaid toetasid üksteist (kanalitest on täpne ülevaade antud juba eespool). Ilmselt oleks osalus olnud veelgi suurem, kui olulise kommunikatsioonipartnerina oleks nähtud ka näiteks Tartu infopunkƟ (seal oleks võinud tekitada tagasiside andmise ja hääletamise koha ka neile, kes e-keskkondi ei kasuta).

5. SAMM. Otsustamine, hindamine, tagasiside

3. SAMM. E-kaasamise tegevused

Lisaks sellele, et tulemusena valiƟ välja busside visuaalne lahendus ja arvestaƟ laekunud tagasisidega ka uute bussigraafikute koostamisel, tuleb e-kaasamise seisukohalt olulisteks tulemusteks ja õppetundideks pidada järgmist:

Kaasamist eƩe valmistades konsulteeriƟ põhjalikult linnavalitsuse spetsialisƟdega (liiklusteenistuse talitlus).

Busside visuaalse lahenduse varianƟde autorid olid Tartu Kõrgema KunsƟkooli tudengid.

14

E - K A A S A M I S E J U H E N D , E - K A A S A M I S E K Ä S I R A A M AT U L I S A

4. SAMM. Kommunikatsioon

1

2

3

4

5

- 8549 inimest tundis huvi ja külastas bussigraafikute lehte (233 avaldas arvamust);

- edasiseks õppetunniks peab linnavalitsus enda jaoks seda, et oleks võinud kohe ja personaalsemalt kõigile osalenutele tagasisidet anda ja tänada, see oleks võinud veelgi enam osalust moƟveerida;

- 7046 inimest külastas visuaalse kujunduse lehte (319 inimest avaldas arvamust); need arvud annavad tunnistust üsna suurest hulgast e-osaluse huviga inimestest;

- inimesed on rohkem valmis osalema „kergetel teemadel“ (busside välimus) kui keerukamatel teemadel (bussigraafikud). See ei tähenda, et kaasamine peaks piirduma „kergete teemadega“, kkeerukamad k d teemad d vajavad d rohkem hk selgitustööd l d ja meisterlikkust, et inimestes huvi äratada.

- tõestatud sai Ɵheda koostöö vajadus ja võimalikkus kohaliku ajalehega, aetakse ju ühte asja ja soovisoovi takse, et linnas oleks sujuv ja mugav ühistransport;

E - K A A S A M I S E J U H E N D , E - K A A S A M I S E K Ä S I R A A M AT U L I S A

- rahalist lisaressurssi see e-kaasamisprojekt ei vajanudki. Ka kohalik leht oli valmis kogu infot tasuta vahendama. Lisatöötunde kogunes kogu kaasamisprojekƟ jooksul umbes 15 täistööpäeva jagu;

15

II. Juhised e-kaasamise käsiraamatu kasutamiseks ProjekƟ „eCiƟzen II“ hea tava käsiraamat on loodud wikikeskkonnana,, kus on võimalik jagada j g hea tava kogemusi g ja näiteid. Esialgne platvorm loodi 2010. aastal. Arendusprojekt wiki jaoks eesmärgiga parandada kasutajakogemust viidi ellu 2011. aasta lõpus.

Registreeritud kasutaja (on ebaselge, kes hakkab seda hiljem j opereerima p või haldama)) saab teha jjärgmisi g toiminguid: • lisada näidisjuhtumeid, • hallata näidisjuhtumeid,

Käsiraamatu avaleht asub aadressil www.eparƟcipaƟon.eu.

• kommenteerida teisi näidisjuhtumeid,

Tavakasutaja, kellel ei ole kasutajatunnust, saab tutvuda lehekülje sisuga, st vaadata näidisjuhtumeid ja lisamaterjale. Tavakasutaja saab lehel liikuda sammude kaupa või otsida juhtumeid teemade või riikide järgi.

E - K A A S A M I S E J U H E N D , E - K A A S A M I S E K Ä S I R A A M AT U L I S A

• hallata oma kontot.

16