25 rzeczy, których nigdy nie dowiesz się od dostawcy oprogramowania

2 5 RZE CZ Y, K TÓRYCH NI G DY N IE DOWI E SZ S I Ę OD D OSTAWCY OPROGRA M OWA N I A

© 2018 ANEGIS / www.anegis.com

25 rzeczy, których nigdy nie dowiesz się od dostawcy oprogramowania

Wszelkie prawa zastrzeżone. Żaden fragment niniej­ szej publikacji nie może być przesłany lub opubli­ kowany w żadnej formie bez uprzedniej pisemnej zgody wydawcy.

W celu uzyskania pozwolenia, napisz do wydawcy tytułując wiadomość “Uwaga: prośba o uży­ cie”. Prośbę należy wysłać na adres e-mailowy: info@anegis.com.

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

Podstawą relacji między dostawcą opro­ gramowania a klientem jest równowaga za­ ufania i ostrożności – tak jak w przypadku każdej relacji biznesowej. Jak buduje się zaufanie w takiej relacji? Doceniając do­ świadczenie dostawcy i wymagając od niego najwyższych standardów. Proste...

Jednak, jak podaje raport firmy Panorama Consulting z 2016 roku dotyczący rozwiązań informaty­cznych dla przedsiębiorstw, tylko 57% ankietowanych przedsiębiorców uznało swoje oprogramowanie za sukces.

Przygotowaliśmy zatem 25 wskazówek, które pomogą Ci znaleźć porozumienie z dostawcą i zapewnić powodzenie wdrożenia ERP.

© 2018 ANEGIS / www.anegis.com

Indeks

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

1

Nalegaj na model sprzedawca/wykonawca

2

W projekcie ERP nie ma miejsca na tajemnice

3

Porada doświadczonego praktyka zawsze mile widziana

4

Rozsądne i uczciwe wynagrodzenie za wykonane etapy

5

Unikaj długich cyklów sprzedaży

6

Wykonanie dobrej pracy wymaga adekwatnej ilości czasu

7

Adaptacja najnowszej wersji według praktyków

8

Włącz partnera w odpowiedzialność za projekt

9

Nalegaj, aby dostawca uczestniczył w analizie funkcjonalnej

10

Strzeż się konsultantów, którym śpieszno

11

Zadawaj trudne pytania

12

Funkcja a proces

13

Przeprowadź warsztaty wymagań

14

Dobrze opracowany kontrakt to podstawa

15

Licencje – płać tylko za to, z czego korzystasz

16

Uzgodnij wszystkie funkcje z liderem projektu

17

Klarowny, szczegółowy plan

18

Najpierw zatwierdzenie, potem działanie

19

Przeznacz na projekt swoje najlepsze zasoby

20

Zrób porządek w swoich danych

21

Jeden zespół - na dobre i na złe

22

Przygotuj się do testów

23

Wymagaj regularnych raportów prac

24

Staraj się nie doprowadzić do modyfikacji zakresu

25

Kluczem do sukcesu jest profesjonalne zarządzanie projektem

© 2018 ANEGIS / www.anegis.com

1

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

Nalegaj na model sprzedawca/wykonawca

Świat ERP zmaga się z poważnym niedoborem specjalistów. Dlatego dostawcy często stosują technikę „przynęta i zamiana” - na prezentacje sprzedażowe lub rozpoczęcia projektów delegują swoich najlepszych pracowników, a następnie stop­ niowo zastępują ich mniej kompetentnymi osobami.

Z trudem zdobyta w komunikacji z klientem wiedza, przekazywana kolejnym członkom zespołu podczas cyklu sprzedaży, zostaje w większości utracona.

Nalegaj na model sprzedawca/wykonawca, w którym dostawca wyznacza jeden, niezmienny zespół, który zajmuje się klientem od początku do końca, a w przypadku zmian w zespole gwaranto­ wane jest bezpłatne wdrożenie nowej osoby.

© 2018 ANEGIS / www.anegis.com

2

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

W projekcie ERP nie ma miejsca na tajemnice

Warto z góry zadeklarować swój budżet i nalegać, aby dostawca powiedział, czy cele projektu mogą być osiągnięte przy podanych założeniach. Zbyt piękne, żeby było prawdziwe? Nie bój się zadawać trudne pytania zarówno przy niskich, jak i wysokich wycenach. To, że coś zostanie pominięte jest niemal pewne.

© 2018 ANEGIS / www.anegis.com

3

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

Porada doświadczonego praktyka zawsze mile widziana Partnerzy producenta wdrażanego systemu ERP zrealizowali wiele projektów i mają wiedzę o tym, jaki powinien być odpowiedni budżet i harmono­ gram przy określonych celach projektu. Ustal budżet, harmonogram i ambitne cele, ale nie dyk­ tuj tych trzech elementów bez konsultacji z do­ świadczonym praktykiem.

© 2018 ANEGIS / www.anegis.com

4

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

Rozsądne i uczciwe wynagrodzenie za wykonane etapy Upewnij się, że dostawca poczyni znaczne inwesty­ cje, żeby wdrożyć Twój system zgodnie z założe­ niami i w ustalonych ramach czasowych. Nalegaj na rozsądnej wysokości raty płatności realizowane po wykonaniu i dostarczeniu ważnych etapów pro­ jektu, ale zachowaj uczciwe podejście co do zakresu ryzyka i poziomu wynagrodzenia.

© 2018 ANEGIS / www.anegis.com

5

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

5

Unikaj długich cyklów sprzedaży

Na początku pojawia się pokusa. Pokusa do pro­

wadzenia długiego procesu sprzedaży po to, żeby zrozumieć wszystkie wzajemne wymagania

i potrzeby oraz określić maksymalne wyceny i zo­­

bowiązania dostawców. Chociaż pozornie wydaje się to dobrym pomysłem, w rzeczywistości tak

szcz­egółowe podejście do procesu sprzedaży może zakończyć się niepowodzeniem projektu. Dlaczego?

Zapytanie ofertowe i projekt systemu będą ba­

zować na procesach i funkcjach w stanie, w jakim się znajdują (As-Is), które mogą zupełnie stracić na

znaczeniu, gdy zostaną wyparte przez właściwości nowego systemu.

© 2018 ANEGIS / www.anegis.com

6

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

6

Wykonanie dobrej pracy wymaga adekwatnej ilości czasu

Wcześniej niekoniecznie oznacza lepiej. Bardziej

korzystne jest ustalenie zakresu projektu i zbudowa­ nie mapy funkcyjnej projektu o odpowiednim stop­ niu szczegółowości po to, aby ułatwić opracowanie

przyszłego projektu w okresie przedsprzedażowym.

© 2018 ANEGIS / www.anegis.com

7

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

7

Adaptacja najnowszej wersji według praktyków

Nie martw się przesadnie znalezieniem dostawcy, który ma doświadczenie z najnowszą wersją Two­

jego systemu. W przypadku chociażby Microsoft, flagowy system firmy – Dynamics 365 – nieprzer­ wanie ewoluuje: w ciągu ostatnich 27 lat poja­

wiło się 16 pełnych i częściowych wersji systemu.

W praktyce oznacza to, że każda ważna wersja to 2-letni cykl, a ponieważ ukończenie większo­ści

dużych projektów zajmuje ok. 2 lata, nie znaj­dziesz specjalisty doświadczonego w zakresie najnowszej

wersji. Większość praktyków, którzy pracowali z co najmniej dwiema lub trzema wer­sjami, powinna wiedzieć, jak przeprowadzić ada­ptację tej naj­

nowszej. Po prostu upewnij się, że Twój dostawca to potrafi.

© 2018 ANEGIS / www.anegis.com

8

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

8

Włącz partnera w odpowiedzialność za projekt

Wielu dostawców zrobi wszystko, żeby uniknąć odpowiedzialności wobec Twojej firmy. Nie zgadzaj

się na podpisanie umowy, w której zapis o macie­ rzy odpowiedzialności (macierz RACI) nie obejmuje partnera.

© 2018 ANEGIS / www.anegis.com

9

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

9

Nalegaj, aby dostawca uczestniczył w analizie funkcjonalnej

Dostawcy systemów ERP są ekspertami w wy­ dobywaniu prawdy od opornych właścicieli pro­

cesów. Dzień spędzony na analizie funkcjonalnej bez wkładu Twojego dostawcy jest dniem straco­

nym. Jego zespół będzie musiał przejść przez tę

analizę ponownie i zadawać niezręczne pytania, których Twoi pracownicy mogli nie mieć odwagi

zadać. Co gorsza, Twoi eksperci zniechęcą się, jeśli będą musieli ponownie zająć się tymi samymi zagadnieniami.

© 2018 ANEGIS / www.anegis.com

10

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

10 Strzeż się konsultantów, którym śpieszno

Konsultanci, którzy spieszą się do fazy projektowej rozwiązania bez pełnego zrozumienia całości dzi­

ałalności biznesowej (włącznie z niepowodzeniami)

mogą nie zanotować wszystkich Twoich oczekiwań.

Pominięte wymagania mogą spowodować koniec­

zność kompletnego przeprojektowania — a tego rodzaju zmiany na ostatnią chwilę kosztują dz­

iesięć razy więcej niż na etapie ustalania wymagań, ponieważ wszystko musi zostać przekodowane i ponownie przetestowane.

© 2018 ANEGIS / www.anegis.com

11

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

11 Zadawaj trudne pytania

Rozmawiaj z liderami zespołu projektowego i za­ dawaj im podchwytliwe pytania dotyczące Twoich procesów. Wybierz jakieś mało znane funkcje

systemu i zapytaj ich o zaprojektowanie procesu wykorzystującego te funkcje. Jeśli powiedzą, że

wymagane jest przeprogramowanie – masz do czynienia z amatorami.

© 2018 ANEGIS / www.anegis.com

12

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

12 Funkcja a proces

Poproś zespół dostawcy o wyjaśnienie różnicy między funkcją a procesem (funkcja pomaga

osiągnąć cel biznesowy; proces to sposób, w jaki ten cel jest osiągany). Jeśli nie potrafią wyraźnie tego odróżnić, Twój projekt nigdy nie spełni założonych oczekiwań.

© 2018 ANEGIS / www.anegis.com

13

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

13 Przeprowadź warsztaty wymagań

Opracuj opisy scenariuszy biznesowych i przykłady

ich wykorzystania. Każdy potrafi utworzyć doku­ mentację procesu sprzedaży/płatności/odbioru czy

wysyłki. Musisz skoncentrować się na tych niekom­

fortowych przypadkach procesów, które powodują duże straty pieniędzy i czasu, jeśli są źle przeprow­ adzane. To z nich bierze się przede wszystkim Twój zwrot z inwestycji.

© 2018 ANEGIS / www.anegis.com

14

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

14 Dobrze opracowany kontrakt to podstawa

Nigdy nie zgadzaj się na umowę wdrożenia ERP bez wyraźnie wymienionych elementów implementacji i ceny każdego elementu — po jednym do każdego

celu biznesowego. Nie akceptuj mglistych obietnic, które mówią o „pomocy” przy dostawie, „wspieraniu”

Twojego zespołu lub „zarządzaniu” celami. Płacisz dostawcy za zaprojektowanie, zbudowanie, skon­

figurowanie, wypełnienie danymi, skorygowanie, dostarczenie, wdrożenie oraz zagwarantowanie

działania Twojego systemu. Nie akceptuj oferty niezawierającej wszystkich tych elementów.

© 2018 ANEGIS / www.anegis.com

15

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

15 Licencje – płać tylko za to, z czego korzystasz

Odsprzedawcy zarabiają znaczną marżę na

sprzedaży licencji i mogą być zachęcani do re­a­

lizacji kwartalnych celów sprzedaży producenta oprogramowania. Nie ma żadnego rozsądnego

sposobu na przewidzenie wymagań licencyjnych klienta przed przeprowadzeniem analizy i pełnym

zdefiniowaniem zmian projektowych i organizacyj­ nych. Całkowicie wykonalne i realne jest rozpoczę­ cie wersji aplikacji od systemu dla 10 użytkowników

i dodawanie nowych dopiero wte­dy, kiedy będzie

to konieczne. Będziesz uiszczać opłaty za wspar­

cie producenta do każdej licencji od pierwszego

dnia ich zakupu, co daje zero zwrotu z inwestycji.

Nie pozwól, żeby odsprzedawca wywierał na To­ bie presję kupowania zawyżonej liczby licencji „na wyrost”.

© 2018 ANEGIS / www.anegis.com

16

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

16 Uzgodnij wszystkie funkcje z liderem projektu

Lider projektu, który postępuje właściwie, musi zaplanować i uzgodnić wszystkie funkcje bizne­ sowe przed zaprojektowaniem rozwiązania.

© 2018 ANEGIS / www.anegis.com

17

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

17 Klarowny, szczegółowy plan

Projekt musi być napisany zrozumiałym językiem (żadnych niewyjaśnionych skrótów) i zawierać: 1) schemat zakresu i wycenę procesów według

obecnego stanu; 2) przyszłe scenariusze bizne­ sowe i przypadki testowe; 3) harmonogram wy­

magań funkcjonalnych; 4) harmonogram wdrożenia wyraźnie określający, jak zostaną spełnione wy­ magania (wersja standardowa/konfiguracja/wy­

magania szkoleniowe/sposoby rozwiązywania problemów/programowanie); 5) klarowną i zwięzłą specyfikację każdego elementu projektu.

© 2018 ANEGIS / www.anegis.com

18

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

18 Najpierw zatwierdzenie, potem działanie

Nie pozwól dostawcy na rozpoczęcie prac, dopóki właściciele procesów po Twojej stronie nie za­ twierdzą i podpiszą specyfikacji — bez wyjątków.

© 2018 ANEGIS / www.anegis.com

19

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

19 Przeznacz na projekt swoje najlepsze zasoby

Pamiętaj, że wdrożenie ERP to wymagający i istotny

dla Twojej firmy projekt. Poproś w swoim biurze, żeby zgłosiły się osoby, które mogą przeznaczyć na niego 50% swojego czasu... Otóż to. Nie łudź

się, że duży projekt oprogramowania może być

zreali­zowany wyłącznie przez właścicieli procesów i administratorów, którzy już i tak mają zajęty cały dzień. Tak – musisz zaangażować w prace proje­ ktowe swoich najlepszych ludzi.

© 2018 ANEGIS / www.anegis.com

20

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

20 Zrób porządek w swoich danych

Przeprowadź porządkowanie i czyszczenie danych właśnie TERAZ. Jedną z głównych przyczyn prze­ kładania uruchomienia projektu jest źle zapla­

nowana i źle przeprowadzona migracja danych.

Jeśli nie jesteś w stanie zapanować nad danymi, kiedy nic Cię nie pogania, nie masz szans nad nimi zapanować, kiedy pojawi się pośpiech i presja.

© 2018 ANEGIS / www.anegis.com

21

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

21 Jeden zespół - na dobre i na złe

Dobrzy pracownicy kosztują i dostawcy będą chcieli

podzielić pracę swoich najlepszych ludzi między kilka różnych projektów. Oni z kolei nie będą w sta­

nie dostarczyć Ci optymalnych rezultatów prac, zaj­

mując się nimi tylko w te wybrane dni, kiedy dla Ciebie pracują. Nalegaj, aby zespół był kompletny

i pozostawał kompletny na czas ważnych sprintów pracy.

© 2018 ANEGIS / www.anegis.com

22

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

Przygotuj się do testów

Przygotuj się odpowiednio na duży nakład pracy przy testowaniu pierwszej dostarczonej wersji Twojego oprogramowania. Jeśli nie możesz prze­ testować oprogramowania, konfiguracji, migracji danych i ustawień bezpieczeństwa niezwłocznie po otrzymaniu systemu, Twoja gwarancja może wygasnąć długo przed tym, zanim zostaną wykryte defekty.

© 2018 ANEGIS / www.anegis.com

23

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

23 Wymagaj regularnych raportów prac

Upewnij się, że system dostawcy rejestruje kon­ kretne dane o poszczególnych celach bizne­ sowych/obszarach interwencji i nalegaj na raporty z postępów w każdy poniedziałek rano. Takie raporty

muszą obejmować procentowe wartości stanu re­ alizacji zadań lub czas pozostały do zakończenia

prac. Reaguj na opóźnienia, gdy tylko się poja­wią.

Zarezerwuj sobie prawo do wymiany członków zespołu, którzy nie radzą sobie z pracą.

© 2018 ANEGIS / www.anegis.com

24

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

24 Staraj się nie doprowadzić do modyfikacji zakresu

Zmiany zakresu to wróg realizacji ograniczonego czasowo i budżetowo projektu. To proste równanie

- zakres musi być dokładnie opisany bez wyją­tków... albo upewnij się, że masz bardzo dużo pie­niędzy lub

wyrozumiały zarząd, aby udźwignąć konsekwencje zmian.

© 2018 ANEGIS / www.anegis.com

25

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

25 Kluczem do sukcesu jest profesjonalne zarządzanie projektem

Nie ignoruj zarządzania projektami – Ty i Twój dos­ tawca będziecie potrzebować dobrych kierowników

projektów. Przygotuj się na finansowanie obu. Twój kierownik projektów musi być asertywny, zmoty­ wowany i mieć odpowiednie uprawnienia, aby podejmować decyzje, które doprowadzą projekt do

mety. We wdrażaniu systemu ERP nie ma miejsca na święte krowy.

© 2018 ANEGIS / www.anegis.com

Jeśli zainteresował Cię ten temat, sięgnij po inne e-booki - znajdziesz je na naszym blogu pod adresem ax-dynamics.com/blog.

Masz pytania? Napisz do nas: © 2018 ANEGIS / www.anegis.com

info@anegis.com