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VISTOS: La nota OyM 236/14 de
y de Organización octubredel 2014,mediantela cualel Jefedel Departamento de Manejode FondoRotatorio parael Pagode remiteel Reglamento Métodos y Exlranjeros en la EscuelaUniversitaria de Honorarios de Docentesnacionales y aprobación. Posgrado de la UMSS,parasu consideración CONSIDHRANDO: Que, el de Organizacióny Métodosa sugerencia de la Escuela Departamento modificaciones en el Reglamento de Universitaria de Posgradoha incorporado referencia. de Posgrado Que,la EscuelaUniversitaria por notaEUPG594114 remitida 17 de octubre del 2014, al Departamento de de lOrganización y Métodos,dando su conformidada la nueva versióndel y solicitala prosecución deltrámite. documento, Que, tomando en cuenta que la actualización del Reglamentotiene el objeto de establecer las normas, parala aprobación, procedimientos y responsabilidades administración, descargo y control corresponde su aprobación. del FondoRotatorio, PORTANTO, SE RESUELVE: ARTICULO UNICO.Aprobarel REGLAMENTO DE MANEJODE FONDOROTATORIO PARA EL PAGODE DE DOCENTESINVITADOS HONORARIOS NACIONALES Y EXTRANJEROS (coNsuLToRtAS) EN LA ESCUELA UNTVERS|TAR|A DE POSGRADO, y Métodos,el mismoqueforma izadopor el Depaftamento actuaf de Organ'rizacion parteindivisible y entraen vigenciaa partirdel de la presentedisposición rectoral m e sd e n o v i e m b rdee l 2 0 1 4 . y cúmplase. Regístrese, comuníquese .. r:."*¡JOA
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zalesCaftagena RECTOR c . c .V R - D A F - E U P G- A l n t .- U A D - A r c h .
A RECIBIDO
1- $EPr0t5 or.*.+vt#& y urrooo5 \0.ü.s.s.- Casilia 992 - email: rector@umss.edubo-rvww.umss.edu.bo Av. Ballivián N, 591 esq. Reza .Tel. 4524768-69-Fax: 4524772 Cochabambo- Boliüa
Universidad Mayor de San Simรณn Vicerrectorado Escuela Universitaria de Posgrado
REGLAMENTO DE MANEJO DE FONDO ROTATORIO PARA EL PAGO DE HONORARIOS DE DOCENTES NACIONALES Y EXTRANJEROS EN LA ESCUELA UNIVERSITARIA DE POSGRADO-UMSS
Cochabamba, octubre de 2014 RR 816/14
ร ndice
CAPITULO I .......................................................................................................... 3 DISPOSICIONES GENERALES .............................................................................. 3
CAPITULO II ......................................................................................................... 4 DE LOS REQUISITOS, PROCEDIMIENTOS Y MONTOS .......................................... 4
CAPITULO III ........................................................................................................ 7 DE LAS PROHIBICIONES ...................................................................................... 7
CAPITULO IV........................................................................................................ 7 DISPOSICIONES FINALES .................................................................................... 7
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REGLAMENTO DE MANEJO DE FONDO ROTATORIO PARA EL PAGO DE HONORARIOS DE DOCENTES INVITADOS NACIONALES Y EXTRANJEROS (CONSULTORIAS) CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES Articulo 1º (Antecedentes) La Escuela Universitaria de Posgrado de la UMSS, para alcanzar sus objetivos y metas académicas y estratégicas, contrata regularmente a prestigiosos profesionales del interior y exterior del país, para desarrollar Cursos y Programas de Posgrado y actividades estratégicas. Dado que los módulos y actividades por sus propias características, las más de las veces concluyen en fines de semana, feriados u horarios nocturnos y los profesionales contratados tienen la urgencia de retornar inmediatamente a su lugar de origen y ante la imposibilidad de cobrar cheques fuera de horario bancario, se requiere disponer de un fondo rotatorio que permita cumplir con el pago de honorarios oportuno y en efectivo. Articulo 2º (Objeto) El presente reglamento tiene por objeto establecer las normas, procedimientos y responsabilidades para la aprobación, administración, descargo y control del Fondo Rotatorio, determinando los deberes y obligaciones de los funcionarios universitarios designados para este fin. Articulo 3º
(Ámbito de aplicación)
Las disposiciones del presente reglamento son de aplicación obligatoria en la Escuela Universitaria de Posgrado de la UMSS, cuando requiera efectuar pago a docentes procedentes del interior y del exterior del país, acorde a las actividades que desarrolla. Articulo 4º
(Base legal)
El Presente Reglamento ha sido elaborado en el marco de las siguientes disposiciones legales vigentes: Ley 1178 de Administración y Control Gubernamentales (SAFCO Reglamento de la Responsabilidad por la Función Pública aprobado con Decreto Supremo N° 23318-A del 3 de Noviembre de 1992 Decreto Supremo 26237 que modifica la Responsabilidad Administrativa del Reglamento de Responsabilidad por la Función Pública Página 3 RR 816/14
Resolución Suprema 222957 del 24 de marzo de 2005 que aprueba las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada Decretos Supremos N° 181 y Nº 1497 que regulan las “Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios” y su respectiva reglamentación R.R. Nº 406/03 y R.R. Nº 417/04 que autorizan la apertura, manejo de una cuenta corriente fiscal a la Escuela Universitaria de Posgrado y la firma de todos los contratos de servicios profesionales. Articulo 5º (Revisión y Actualización) El Departamento de Organización y Métodos (OyM), en coordinación con la Escuela Universitaria de Posgrado de la UMSS, estarán a cargo de la revisión y actualización del presente reglamento específico, por lo que se evaluará la aplicabilidad, basada en las observaciones, recomendaciones, análisis de su experiencia de la aplicación y la dinámica operativo-administrativa de la EUPG y la UMSS, o cuando se emitan nuevas disposiciones de carácter legal. Artículo 6º (Previsión) En caso de presentarse omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretación del presente Reglamento, éstos serán solucionados en los alcances y previsiones de la Ley 1178 SAFCO, D.S. Nº 181 de 28 de junio de 2009, D.S. Nº 147 publicado el 14 de mayo de 2013 correspondientes a las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios y el Reglamento Específico correspondiente. Artículo 7º (Destino del Gasto) El Fondo Rotatorio al ser un desembolso anticipado de dinero, está destinado a cubrir los siguientes gastos que serán apropiados según el clasificador presupuestario vigente: Estudios e Investigaciones, Auditorias Externas y Revalorizaciones Consultorías por Producto Servicios de Transporte y Seguros, Pasajes Nacionales e Internacionales.
CAPITULO II DE LOS REQUISITOS, PROCEDIMIENTOS Y MONTOS Articulo 8º (Requisitos para ser Responsable de Manejo del Fondo Rotatorio) El funcionario universitario o Habilitado que tiene bajo su responsabilidad el manejo del Fondo Rotatorio, debe ser un funcionario de planta con una antigüedad mínima de 3 años y debe firmar el formulario “Compromiso de Rendición de Cuentas”, para asignar la correcta tenencia, manejo o empleo del mismo. Página 4 RR 816/14
Artículo 9º (Designación de Responsable) El responsable del manejo Posgrado de la UMSS, será Departamento de Gestión mediante nota al Director conocimiento.
del Fondo Rotatorio de la Escuela Universitaria de designado mediante memorándum por el Jefe del Administrativa y Financiera, notificando a su vez de la Escuela Universitaria de Posgrado para su
Artículo 10º (Procedimiento de Solicitud) El Jefe del Departamento de Gestión Administrativa y Financiera, solicitará por escrito a la Dirección de la Escuela Universitaria de Posgrado la apertura del Fondo Rotatorio, indicando lo siguiente: Nombre y apellidos del Habilitado o funcionario responsable del manejo y custodia de dicho fondo Cargo que desempeña Cédula de Identidad (adjuntar fotocopia) Dirección actual y número telefónico Monto requerido Una vez aprobada la apertura de Fondo Rotatorio por el Director de la Escuela Universitaria de Posgrado de la UMSS, será procesada por el Responsable de Contabilidad y Compras Menores, el Encargado de Tesorería; girará el cheque a la orden del Habilitado o funcionario responsable del Fondo Rotatorio, a quien se le abrirá un Cargo de Cuenta en los registros contables, el mismo que debe ser cerrado hasta el 15 de diciembre de cada año. Articulo 11º
(Montos del Fondo Rotatorio)
El monto del fondo rotatorio de la Escuela Universitaria de Posgrado UMSS es de máximo de Bs. 100.000,00 (Cien mil 00/100 bolivianos), mismo que podrá ser ajustado anualmente de acuerdo a requisitos y necesidades previa autorización y decisión de la Escuela Universitaria de Posgrado. Articulo 12º (Manejo del fondo rotatorio) El manejo del Fondo Rotatorio, será custodiado y administrado bajo responsabilidad del Habilitado, en coordinación con el Jefe del Dpto. de Gestión Administrativa y Financiera-EUPG. La documentación respaldatoria enviada por la unidad solicitante debe ingresar a la Dirección de la Escuela Universitaria de Posgrado, al menos dos semanas antes al inicio del servicio para poder ser atendido de forma adecuada y hacer efectivo el pago al profesional oportunamente y esta es: • •
Contrato Original (más dos copias) Planilla de Pago Original Página 5
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• • • • • • • • • • •
Planilla Presupuestaria Certificación Presupuestaria Ficha de verificación Informe Record del Docente Proveído autorizando la contratación Solicitud de Elaboración de Contrato Carta de Invitación Seguimiento académico Fotocopia de CI Declaración jurada de ingresos mensuales (sólo nacionales) Itinerario
Posterior al pago, para fines de descargo, el habilitado exige a la unidad la presentación de la documentación respaldatoria sobre el cumplimiento del servicio, en un plazo máximo de dos días hábiles, adjuntando la siguiente documentación adicional: • • • • •
Formulario de reembolso (o cierre a fin de gestión) con VºBº del Jefe del Dpto. de Gestión Administrativa y Financiera Contrato Original firmado por el interesado Planilla de Pago Original firmada por el interesado Planilla de asistencia Informe de coordinación del programa o curso de posgrado
En caso de no devolución de la documentación por parte de la unidad, los trámites subsiguientes (de la Unidad Ejecutora), no serán atendidos y se exigirá al Director respectivo de la Unidad, la devolución del importe total pagado, por las instancias correspondientes. Todos los documentos que respalden los desembolsos serán archivados en orden cronológico y correlativo, hasta su correspondiente reembolso o cierre. Articulo 13º (Reembolso del Fondo Rotatorio) El reembolso del Fondo Rotatorio, se realizará inmediatamente después de ser aprobada la rendición de cuentas por el Jefe del Dpto. de Gestión Administrativa y Financiera-EUPG, debe ser reembolsado en igual cantidad. El habilitado deberá elaborar el formulario de reembolso o cierre, adjuntando la documentación sustentatoria. En el detalle de los gastos debe indicarse el motivo para el que fue utilizado y dónde se han destinado esos gastos, que deben ser aprobados por el Jefe del Departamento de Gestión Administrativa y Financiera de la EUPG. Articulo 14º
(Presentación de los gastos)
La presentación de los gastos debe tener la siguiente relación: Programa, proyecto, actividad y/u obra de conformidad a la estructura programática de la Página 6 RR 816/14
UMSS, luego deberá consignarse la partida presupuestaria de acuerdo a los clasificadores emitidos anualmente por el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
CAPITULO III DE LAS PROHIBICIONES
Articulo 15º (Prohibiciones) Se prohíbe al habilitado realizar las siguientes operaciones: • • • • • • •
Cambio de cheques personales Otorgar vales como anticipo de sueldos Otorgar vales por préstamos temporales Efectuar erogaciones dispendiosas o que no estén contempladas en el presente Reglamento Depositar parcial o totalmente el monto del fondo, en su cuenta corriente bancaria, caja de ahorro y otros. Los fondos deberán ser solamente manejados dentro la institución y por ninguna causa en su domicilio. Delegar la responsabilidad del manejo del fondo a otro funcionario o persona particular.
CAPITULO IV DISPOSICIONES FINALES Articulo 16º
(Cierre del fondo rotatorio)
Al 15 de diciembre de cada año debe cerrarse el Fondo Rotatorio y el Habilitado presentar la liquidación final, adjuntando los documentos sustentatorios y la papeleta de depósito bancario por el saldo sobrante del Fondo Rotatorio, depositado en la cuenta pagadora de la EUPG que mantiene en el Banco. Articulo 17º
(Presentación del formulario del fondo rotatorio)
Para verificar el manejo correcto el habilitado deberá presentar el formulario del Fondo Rotatorio,cuando así se lo requiera, sea el Jefe del Departamento de Gestión Administrativa y Financiera, el Departamento de Tesorería y Crédito Público y/o el Departamento de Auditoria Interna, adjuntando la documentación de respaldo y el saldo de efectivo sobrante; en caso de existir cualquier diferencia será responsabilidad del habilitado.
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