UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMON
U M S S
REGLAMENTO Y MANUALES DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DEL FONDO ROTATORIO DE LA ESCUELA UNIVERSITARIA DE POSGRADO – UMSS
Marzo, 2008 COCHABAMBA * BOLIVIA
Departamento de Organización y Métodos - UMSS
REGLAMENTO ESPECÍFICO PARA EL MANEJO DEL FONDO ROTATORIO DE LA ESCUELA UNIVERSITARIA DE POSGRADO – UMSS CAPÍTULO I ARTÍCULO 1°
ANTECEDENTES
La Escuela Universitaria de Posgrado de la UMSS, para alcanzar sus objetivos y metas académicas y estratégicas, contrata regularmente a prestigiosos profesionales del interior y exterior del país, para desarrollar Cursos y Programas de Posgrado y actividades estratégicas.
Dado que los cursos y actividades por sus propias características, las más de las veces concluyen en fines de semana, feriados u horarios nocturnos, y los profesionales contratados tienen la urgencia de retornar inmediatamente a su lugar de origen, y ante la imposibilidad de cobrar cheques fuera de horario bancario, se requiere disponer de un fondo rotatorio que permita cumplir con el pago oportuno y en efectivo, de honorarios, viáticos y estipendios.
ARTÍCULO 2º
DEFINICIÓN
Fondo Rotatorio es el monto de dinero que se utiliza para pagar en efectivo, honorarios, viáticos y estipendios a docentes y 1
Departamento de Organización y Métodos - UMSS profesionales, contratados por la Escuela Universitaria de Posgrado, procedentes del interior o exterior del país.
El Fondo Rotatorio es parte del Activo Disponible generado por la propia Escuela Universitaria de Posgrado.
Se denomina Fondo Rotatorio, por la periodicidad con la que deben efectuarse los descargos para su respectivo reembolso y mantenimiento del fondo.
ARTÍCULO 3°
OBJETO DEL REGLAMENTO
El presente Reglamento Específico, tiene por objeto normar y regular la solicitud de apertura, manejo y cierre del Fondo Rotatorio, en cuanto a importe, justificación de gastos y el cumplimiento de los procedimientos, con la presentación de documentos legales que respalden la rendición de cuentas y reembolso correspondiente.
ARTÍCULO 4°
BASE LEGAL
El presente Reglamento, está enmarcado en la Ley 1178 de Administración y Control Gubernamentales (Ley SAFCO), el Decreto Supremo Nº 29190 del 11 de julio de 2007 “Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios” y su respectiva Reglamentación. Así como las RR. 406/03 y RR. 417/04, que autorizan la apertura, manejo de una Cuenta Corriente Fiscal a la Escuela Universitaria de Posgrado y la firma de todos los contratos de servicios profesionales.
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ARTÍCULO 5°
RESPONSABLES
DEL
MANEJO
DEL
FONDO
ROTATORIO
Son responsables de la administración del Fondo Rotatorio el Director de la EUPG y el Jefe del Departamento de Administración Financiera de la Unidad de Posgrado.
El Director de la EUPG es responsable del seguimiento y control del manejo del Fondo Rotatorio.
El Jefe del Departamento de Administración Financiera, a quien en cada gestión se entrega el Fondo Rotatorio, es responsable de su manejo y custodia.
Son corresponsables mancomunados del manejo del Fondo Rotatorio, los Habilitados de las diferentes Unidades Ejecutoras de
Posgrado
(Posgrados
Facultativos
y
Centros
Multidisciplinarios), que coordinan con el Jefe del Departamento de Administración Financiera de la EUPG, la cancelación de honorarios, viáticos y estipendios a la conclusión de los cursos y programas de posgrado y actividades estratégicas.
ARTÍCULO 6°
DE LA APERTURA DEL FONDO ROTATORIO.
El Director de la Escuela Universitaria de Posgrado mediante memorandum, instruye al Departamento de Contabilidad Integrada de la UMSS, proceda a la apertura de la cuenta a
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Departamento de Organización y Métodos - UMSS nombre del Jefe del Departamento de Administración Financiera de la EUPG.
El Departamento de Contabilidad Integrada, después de proceder al registro contable, remite la documentación al Departamento de Tesorería y Crédito Público para la emisión del cheque, la misma que se deducirá de la Cuenta Corriente Fiscal perteneciente a la Escuela Universitaria de Posgrado, girada a la orden del Jefe del Departamento de Administración Financiera de la EUPG, quien, al momento de recibir el cheque, firmará el “Compromiso de Rendición de Cuentas”.
ARTÍCULO 7°
MONTO DEL FONDO ROTATORIO
El monto del Fondo Rotatorio de la Escuela Universitaria de Posgrado de la UMSS, será como máximo Bs. 100.000 (Cien Mil 00/100 Bolivianos), el mismo que podrá ser ajustado anualmente de acuerdo a requisitos y necesidades de la Escuela Universitaria de Posgrado, previa autorización y decisión del Director de la EUPG – UMSS.
ARTÍCULO 8°
DEL CONTROL Y DOCUMENTACIÓN DE DESCARGO
El Jefe de Departamento de Administración Financiera de la EUPG deberá exigir a los habilitados de las unidades ejecutoras, la presentación de toda la documentación que respalde los pagos realizados y consolidarla para su correspondiente reembolso o cierre.
Los Habilitados de las Unidades Ejecutoras y el Coordinador de los cursos de Posgrado, tienen la obligación de presentar la 4
Departamento de Organización y Métodos - UMSS documentación respaldatoria, sobre el desarrollo, conclusión del curso o módulo y el pago efectuado, en un plazo no mayor a 5 (cinco) días hábiles después de haber sido realizada la operación. En caso de incumplimiento, los trámites subsiguientes de la Unidad Ejecutora, no serán atendidos y se exigirá a los habilitados de dicha Unidad, la devolución del importe total pagado, por las instancias respectivas.
El Jefe de Departamento de Administración Financiera de la EUPG, previa verificación de la documentación respaldatoria recibida, procederá a la rendición de cuentas al Departamento de Contabilidad Integrada de la UMSS de acuerdo a las Normas Básicas de Contratación de Bienes y Servicios y Reglamentación vigente.
La documentación respaldatoria de descargo que debe presentarse para el pago de docentes de cursos de posgrado será: •
Contrato Original.
•
Planilla de Pago Original.
•
Certificación Presupuestaria.
•
Informe Record del Docente.
•
Solicitud de Elaboración de Contrato.
•
Solicitud de Pago.
•
Informe del Coordinador del Curso o Programa de Posgrado.
•
Parte de Asistencia.
•
Carta de Invitación
•
Fotocopia del Pase a Bordo o Fotocopia de Pasaje Terrestre.
•
Otros documentos. 5
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Cuando se efectúe solamente el pago de viáticos o cuando se trate de actividades estratégicas, los documentos que deben presentarse serán: •
Planilla de Pago Original.
•
Certificación Presupuestaria.
•
Solicitud de Pago.
•
Informe de actividades realizadas por el beneficiario.
•
Carta de Invitación.
•
Fotocopia del Pase a Bordo o Fotocopia de Pasaje Terrestre.
ARTÍCULO 9°
REEMBOLSO DEL FONDO ROTATORIO
El reembolso del Fondo Rotatorio de la Escuela Universitaria de Posgrado, se efectuará inmediatamente después de ser aprobada la rendición de cuentas, por el Director de la Escuela.
ARTÍCULO 10°
DE LAS PROHIBICIONES
Se prohíbe al Jefe de Departamento de Administración Financiera de la EUPG y a los habilitados de las Unidades Ejecutoras de Posgrado realizar las siguientes operaciones:
o
Cambio de efectivo por cheques personales, letras, pagarés, boletas de garantía, etc.
o
Otorgar vales como anticipo de sueldos.
o
Otorgar vales por préstamos temporales.
o
Efectuar operaciones dispendiosas o que no estén contempladas en el presente Reglamento. 6
Departamento de Organización y Métodos - UMSS o
Depositar parcial o totalmente el monto del Fondo Rotatorio en su cuenta corriente bancaria, caja de ahorro u otros.
o
Los fondos deberán ser manejados dentro de la Institución y por ninguna causa en su domicilio u otro lugar ajeno a la Institución.
o
Delegar la responsabilidad del manejo del Fondo Rotatorio a otra persona.
El incumplimiento al presente artículo, será objeto de las responsabilidades enmarcadas en la Ley No. 1178 SAFCO y D.S. 233318 – A y Reglamentos Internos.
ARTÍCULO 11°
CIERRE DEL FONDO ROTATORIO
Antes de finalizar la gestión académica, el Jefe del Departamento de Administración Financiera de la EUPG presentará el descargo final, adjuntando la documentación respaldatoria, previa aprobación de la rendición de cuentas por el Director de la Escuela y luego efectúa las conciliaciones de cuentas con el Departamento de Contabilidad Integrada para proceder al cierre de la cuenta Fondo Rotatorio.
ARTÍCULO 12°
PREVISIÓN
En caso de presentarse omisiones, contradicciones o diferencias en la interpretación del presente Reglamento, éstos serán solucionados en los alcances y previsiones de la Ley Nº 1178 (LEY SAFCO) y Reglamentos Internos vigentes.
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