TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƢ - LƢU TRỮ BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA NGƢỜI HỌC TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN GIÁO SƢ VĂN TÂN Mã số đề tài: ĐTSV.2020.01 Chủ nhiệm đề tài : Cao Thị Thủy Lớp : 1705LTHA Cán bộ hƣớng dẫn : ThS. Phạm Thị Hồng Quyên Hà Nội, 2020 https://lop7.edu.vn/
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƢ - LƢU TRỮ BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA NGƢỜI HỌC TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN GIÁO SƢ VĂN TÂN Mã số đề tài: ĐTSV.2020.01 Chủ nhiệm đề tài : Cao Thị Thủy Thành viên tham gia : Nguyễn Kim Phƣợng Phạm Trần Phƣơng Uyên Lớp : 1705LTHA Cán bộ hƣớng dẫn : ThS. Phạm Thị Hồng Quyên Hà Nội, 2020 https://lop7.edu.vn/
LỜI CẢM ƠN Để thực hiện báo cáo khoa học này, nhóm nghiên cứu đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ từ nhiều cơ quan, tổ chức và cá nhân. Báo cáo khoa học được hoàn thành dựa trên sự tham khảo, học tập kinh nghiệm từ các kết quả nghiên cứu liên quan, các sách, báo chuyên ngành của nhiều tác giả ở các trường Đại học, các tổ chức nghiên cứu, tổ chức chính trị… Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Phạm Thị Hồng Quyên người trực tiếp hướng dẫn khoa học đã luôn dành nhiều thời gian, công sức hướng dẫn nhóm trong suốt quá trình thực hiện nghiên cứu và hoàn thành báo cáo khoaTiếphọc.theo, chúng em xin gửi lời cảm ơn đến Trung tâm lưu trữ quốc gia III và cá nhân các anh chị Phòng Thu thập Chỉnh lý đã nhiệt tình chỉ bảo và có những chia sẻ bổ ích cho chúng em trong quá trình thực hiện báo cáo. Chúng em xin trân trọng cảm ơn toàn thể các thầy cô giáo trong khoa Văn thư Lưu trữ đã tận tình truyền đạt những kiến thức quý báu, giúp đỡ chúng em trong quá trình học tập và nghiên cứu. Tuy có nhiều cố gắng, nhưng trong báo cáo khoa học này không tránh khỏi những thiếu sót. Chúng em kính mong Quý thầy cô và những người quan tâm đến báo cáo có thêm những ý kiến góp ý để báo cáo được hoàn thiện hơn Một lần nữa chúng em xin chân thành cám ơn! Hà Nội, ngày …. tháng … năm … Tác giả https://lop7.edu.vn/
LỜI CAM ĐOAN Chúng tôi xin cam đoan đây là nghiên cứu khoa học do nhóm nghiên cứu làm dưới sự hướng dẫn khoa học của giảng viên. Các nội dung trong đề tài này là trung thực, chính xác và chưa được công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây. Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận chúng tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung đề tài của mình. https://lop7.edu.vn/
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN M ĐẦU ..............................................................................................................1 1. Lí do chọn đề tài .........................................................................................1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề..........................................................................2 3. Mục tiêu nghiên cứu ...................................................................................3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu..................................................................4 6. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................4 7. Đóng góp của đề tài ....................................................................................5 8. Bố cục của đề tài 5 CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN VÀ TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN..................................6 1.1. Lý luận chung về phông lưu trữ cá nhân.................................................6 1.1.1. Khái niệm phông lưu trữ.......................................................................6 1.1.2. Khái niệm phông lưu trữ cá nhân 6 1.1.3. Đặc điểm của tài liệu phông lưu trữ cá nhân........................................8 1.1.4. Quyền và nghĩa vụ của chủ thể sở hữu tài liệu lưu trữ cá nhân............9 1.1.4.1. Đối với tài liệu do cá nhân tự bảo quản.............................................9 1.1.4.2. Đối với tài liệu được đăng ký tại Lưu trữ lịch sử theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Luật Lưu Trữ năm 2011:.....................................................10 1.1.4.3. Quyền và nghĩa vụ cá nhân, gia đình, dòng họ có tài liệu...............10 1.1.5. Thành phần, nội dung tài liệu phông lưu trữ cá nhân.........................11 1.1.6. Điều kiện thành lập phông lưu trữ cá nhân 12 1.1.7. Giá trị tài liệu của phông lưu trữ cá nhân 13 1.2. Lý luận chung về tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân......................16 1.2.1. Khái niệm tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân ..............................16 1.2.2. Xác định giới hạn phông lưu trữ cá nhân ...........................................16 1.2.3. Phương án phân loại tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân 17 Tiểu kết chương 1:........................................................................................21 https://lop7.edu.vn/
CHƢƠNG2.THỰCTRẠNGTỔCHỨCTÀILIỆUPHÔNGLƢUTRỮCÁ NHÂNGIÁOSƢVĂNTÂNTẠITRUNGTÂMLƢUTRỮ QUỐCGIAIII..24 2.1. Kháiquátvề Trung tâmLưu trữquốc gia IIIvàcông tác sưu tầm, quản lý tàiliệu lưu trữ cánhân tại Trung tâm...............................................................24 2.1.1. Khái quát về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.....................................24 2.1.2.Côngtácsưutầm,phânloạitàiliệuphônglưutrữcánhântạiTrungtâm.27 2.1.2.1. Công tác sưu tầm tài liệu phông lưu trữ cá nhân.............................27 2.1.2.2. Công tác phân loại tài liệu phông lưu trữ cá nhân 28 2.2. Thực tiễn tổ chức tài liệu phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân....................29 2.2.1. Nghiên cứu, biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân....................................................................29 2.2.1.1. Bản lịch sử đơn vị hình thành phông Giáo sư Văn Tân 29 2.2.1.2. Lịch sử phông Giáo sư Văn Tân......................................................34 2.2.2. Xây dựng phương án phân loại tài liệu trong phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân.........................................................................................................38 2.2.3. Hệ thống hóa tài liệu trong phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân..............41 Tiểu kết chương 2 44 CHƢƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN GIÁO SƢ VĂN TÂN.........................................................................................45 3.1. Nhận xét việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III................................................................45 3.1.1. Ưu điểm...............................................................................................45 3.1.2. Hạn chế ...............................................................................................46 3.1.3. Nguyên nhân 47 3.2. Đề xuất một số biện pháp tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III..................................................47 3.2.1. Hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp lí quy định việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân ..................................................................................47 3.2.2. Sưu tầm, thu thập bổ sung hoàn chỉnh tài liệu phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân.........................................................................................................48 3.2.3.Hoàn thiện phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân49 https://lop7.edu.vn/
3.2.4. Lập hồ sơ tài liệu phông lưu trữ cá nhân............................................53 3.2.5. Đa dạng hóa hình thức khai thác, sử dụng tài liệu thuộc phông lưu trữ cá nhân 54 Tiểu kết Chương 3:.......................................................................................55 KẾT LUẬN........................................................................................................56 TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................58 PHỤ LỤC...........................................................................................................60 https://lop7.edu.vn/
1 M ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài Phông lưu trữ cá nhân là một bộ phận của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Đó là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một cá nhân riêng biệt được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Phông lưu trữ cá nhân thường được thành lập đối với các nhân vật tiêu biểu, điển hình hoạt động trên các lĩnh vực của đời sống xã hội. Tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân có rất nhiều giá trị và ý nghĩa to lớn. Đây là nguồn sử liệu quan trọng để nghiên cứu về cuộc đời và sự nghiệp hoạt động cách mạng, hoạt động khoa học, sáng tác nghệ thuật của các cá nhân tiêu biểu; về các vấn đề chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật... Đồng thời là đối tượng để nghiên cứu và sử dụng vào các mục đích khác nhau của xã hội như: cung cấp tư liệu cho việc xây dựng các tuyển tập (đối với tài liệu cá nhân trong lĩnh vực văn học), phục vụ trưng bày triển lãm tài liệu tại các buổi hội thảo, hội nghị; phục vụ nhu cầu nghiên cứu của các nhà khoa học,... Hiện nay, có hơn 100 phông lưu trữ cá nhân, chủ yếu là của các văn nghệ sĩ và một số nhà hoạt động trên các lĩnh vực khoa học, xã hội khác đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Trong số đó thì có phông lưu trữ cá nhân của Giáo sư sử học, nhà văn, nhà báo Văn Tân là phông có số lượng tài liệu tương đối đầy đủ, đa dạng về thành phần và phong phú về nội dung. Ông là một trong những cá nhân tiêu biểu, xuất sắc trên các lĩnh vực hoạt động khác nhau như hoạt động nghệ thuật, hoạt động cách mạng, hoạt động khoa học. Trong quá trình công tác của mình, ông đã đảm nhận những vai trò, vị trí quan trọng trong bộ máy nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội.
Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, phông lưu trữ cá nhân của Giáo sư Văn Tân đã được thành lập để lưu giữ lại khối tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của Giáo sư bao gồm các bản viết tay, bản thảo, bản đánh máy có bút tích của ông... Đồng thời, khối tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân này là nguồn sử liệu có giá trị và có thể khai thác sử dụng vào các mục đích khác nhau như nghiên cứu về thân thế, sự nghiệp của giáo sư Văn Tân; phục vụ https://lop7.edu.vn/
2 các cuộc triển lãm trưng bày tài liệu, phục vụ nhu cầu của các nhà nghiên cứu… Tuy nhiên, việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân nói riêng vẫn còn nhiều hạn chế Với mục đích tìm hiểu thực tiễn tổ chức tài liệu của một phông lưu trữ cá nhân cụ thể nhằm làm sáng tỏ những vấn đề lý luận đã được cung cấp trong chương trình học, chúng tôi đã chọn đề tài: “Tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân” làm đề tài nghiên cứu khoa học. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu ở góc độ lý luận, chúng tôi tham khảo những cuốn giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của tác giả Đào Xuân Chức và cộng sự (1990); “Kỷ yếu tọa đàm khoa học về quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ” của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2015); Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2016);… giáo trình đã giúp chúng tôi có những kiến thức lí luận cơ bản đến những vấn đề chuyên sâu về tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ và lưu trữ học, công tác tổ chức quản lí tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ cá nhân nói riêng. Về góc độ thực tiễn, chúng tôi cũng tìm đọc một số bài viết liên quan, các đề tài khoa học nghiên cứu về phông lưu trữ cá nhân như: Những tài liệu liên quan đến thân thế và sự nghiệp, những bài viết về Giáo sư Văn Tân được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III; Phạm Thị Hồng Liên (1999), Vấn đề thu thập và quản lý tài liệu Phông lưu trữ cá nhân của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, khóa luận tốt nghiệp cử nhân khoa học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Hà Nội; Nguyễn Lan Chiên (2005), Công tác bổ sung tài liệu Phông lưu trữ cá nhân tại trung tâm lưu trữ quốc gia III nhận xét và kiến nghị, khóa luận tốt nghiệp cử nhân khoa học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Hà Nội; Phạm Bích Hải (2007), Một số nét về công tác lưu trữ tài liệu xuất xứ cá nhân trong thời gian qua, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ, (số 9); https://lop7.edu.vn/
3 - PGS. TS Vũ Thị Phụng (2013), Lưu trữ tài liệu trong các gia đình ở Việt Nam qua khảo sát thực tế và các vấn đề cần nghiên cứu, Tổ chức và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhân dân, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, tr.79;Th.s Trần Văn Quang , Ths. Phạm Thị Ngân (2017), Những dấu ấn một thời qua khảo sát tài liệu lưu trữ của gia đình ông Huỳnh Đức Nữa, Dấu ấn thời gian số 1+2/2017. - Các báo cáo khoa học về ý thức lưu giữ tài liệu cá nhân của các gia đình, dòng họ như: “Khảo sát ý thức của các gia đình trong việc lưu giữ các tài liệu thuộc sở hữu cá nhân” của tác giả Đỗ Thị Lan Anh và Nguyễn Thị Thơm; “Khảo sát ý thức của một số dòng họ tại huyện Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh trong việc lưu trữ các tài liệu thuộc sở hữu cá nhân” của tác giả Ngô Thị Thuyên,... Những tài liệu trên đã cung cấp cho chúng tôi cơ sở lý luận và thực tiễn để nghiên cứu. Khi tìm hiểu những tài liệu này chúng tôi thấy rằng có tài liệu cung cấp kiến thức chung về phông lưu trữ cá nhân, có tài liệu cung cấp một số nét về Giáo sư Văn Tân nhưng những tài liệu trên chưa cung cấp đầy đủ những thông tin về tổ chức phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân. Vì vậy, đề tài chúng tôi vừa có tính kế thừa, vừa tính phát triển những công trình nghiên cứu trước đó với mong muốn đóng góp một phần công sức của mình trong công tác tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân được hoàn thiện hơn.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được mục tiêu đã nêu trên, đề tài của chúng tôi thực hiện các https://lop7.edu.vn/
3. Mục tiêu nghiên cứu Qua đề tài này, chúng tôi muốn giới thiệu thành phần, nội dung, đặc điểm tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân của Giáo sư Văn Tân. Đồng thời, chúng tôi nghiên cứu về thực trạng tổ chức tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân này. Từ đó, chúng tôi nêu lên những ưu điểm, hạn chế trong việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân và đưa ra một số đề xuất để việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân được tốt hơn.
4 nhiệm vụ sau đây: Tìm hiểu, nghiên cứu cuộc đời và sự nghiệp hoạt động cách mạng, sự nghiệp hoạt động khoa học của Giáo sư sử học, nhà văn, nhà báo Văn Tân; Khảo sát thành phần tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III; Tìm hiểu công tác tổ chức tài liệu phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân; So sánh giữa lí luận và thực tiễn để từ đó đưa ra nhận xét, đề xuất.
5. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng:Đốitượngnghiên cứulàphônglưutrữcánhân GiáosưVăn Tân. Phạm vi nghiên cứu: + Không gian: Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (Số 34 Phan Kế Bính, Cống Vị, Ba Đình, Hà Nội). + Thời gian: 1959 1978. 6. Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài, chúng tôi sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cơ bản sau:+ h ng pháp hảo sát Phương pháp này giúp chúng tôi về mặt thực tiễn đánh giá một cách khách quan về tổ chức phông lưu trữ cá nhân nói chung và của Giáo sư Văn Tân nói riêng, góp phần có được những thông tin chính xác trong việc tìm hiểu cũng như nghiên cứu được hoàn thiện hơn; + h ng pháp ph ng v n Chúng tôi áp dụng phương pháp này để phỏng vấn cán bộ tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III và thân nhân của giáo sư nhằm tìm hiểu cách tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân tại đây; + h ng pháp so sánh: Dựa trên những lý thuyết cũng như những nghiên cứu của các tác giả trong và ngoài nước qua đó chỉ ra những điểm tương đồng và khác biệt trong tổ chức giữa tài liệu cá nhân với tổ chức tài liệu cơ quan, tổ chức ; + h ng pháp ph n t ch, t ng h p Đây là phương pháp được chúng tôi sử dụng để nghiên cứu những cơ sở lý luận trong việc tìm hiểu tổ chức phông lưu trữ cá nhân. Trên cơ sở các công trình nghiên cứu trước đó, tiếp thu, kế thừa https://lop7.edu.vn/
5 những thông tin có liên quan đến đề tài; sắp xếp thông tin thành một hệ thống. Từ đó sẽ có cái nhìn tổng quan trong việc tổ chức phông lưu trữ cá nhân của Giáo sư Văn Tân.
7. Đóng góp của đề tài Cung cấp thông tin thực tiễn về phông lưu trữ cá nhân và tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân qua đó cung cấp thêm tư liệu để giảng viên, sinh viên tham khảo trong nghiên cứu, giảng dạy và học tập. Cụ thể đề tài giới thiệu cho độc giả thành phần, nội dung và đặc điểm của tài liệu phông lưu trữ cá nhân tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III (cụ thể là Phông lưu trữ cá nhân của Giáo sư Văn Tân); từ đó thấy giá trị, vai trò việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân đối với đời sống xã hội;... Ngoài ra, đề tài còn phát hiện ra những bất cập trong việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân, lý giải nguyên nhân của những bất cập này và đưa ra một số đề xuất. 8. Bố cục của đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục thì đề tài có cấu trúc gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về phông lưu trữ cá nhân và tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân. Chương 2: Thực tiễn tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Chương 3: Nhận xét và đề xuất một số biện pháp nâng cao hiệu quả tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân. https://lop7.edu.vn/
Tại Việt Nam, cụm từ “tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ” được xuất hiện lần đầu tiên trong Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982: “Tài liệu riêng của các cá nhân, gia đình, dòng họ và tập thể có giá trị về chính trị, quân sự, kinh tế, văn hóa, giáo dục, xã hội, khoa học, kỹ thuật được Nhà nước đăng ký và bảo hộ, các cơ quan lưu trữ hướng dẫn, giúp đỡ về mặt bảo quản. Nhà nước khuyến khích việc kí gửi, tặng tài liệu đó vào các cơ quan Lưu trữ Nhà nước, cấm chuyển ra nước ngoài dưới mọi hình thức; trong trường hợp muốn bán thì chỉ được bán cho cơ quan lưu trữ Nhà nước”. Cho đến năm 1992, trong Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ nhà nước xuất bản: “Tài liệu xuất xứ cá nhân là tài liệu được hình thành trong quá https://lop7.edu.vn/
Theo trang web chịu sự điều hành của HighBeam Research thư viện số nổi tiếng ở Chicago, tài liệu cá nhân được định nghĩa là “… những tài liệu sử dụng trong khoa học xã hội, ghi lại một phần cuộc sống của bản thân họ. Tài liệu này bao gồm các tài liệu, nhật ký, tiểu sử, với nhiều loại hình khác nhau. Các tài liệu cá nhân nhằm mục đích phản ánh chủ quan của một đời người và có giá trị thông tin để nghiên cứu [19].
6
CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN VÀ TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN
1.1. Lý luận chung về phông lƣu trữ cá nhân 1.1.1. Khái niệm phông lưu trữ Theo điều 2 Luật lưu trữ số 01 2011 QH13: “Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân”. 1.1.2. Khái niệm phông lưu trữ cá nhân Trên thế giới, thuật ngữ tài liệu cá nhân được định nghĩa ở nhiều góc độ khác nhau: Theo trang web Từ điển Tâm lý học của Mỹ, tài liệu cá nhân là các tác phẩm, tài liệu, vật liệu được tạo ta bởi một cá nhân, bất cứ khi nào đánh giá tài liệu cá nhân có thể đưa ra kiến thức về đặc tính, đạo đức, quan điểm, niềm tin của cá nhân đó [18].
7
trình sống và hoạt động của một hoặc một nhóm người” [12,76]. Trong khái niệm về tài liệu lưu trữ được quy định trong Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia do Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành năm 2001, tài liệu lưu trữ quốc gia cũng bao gồm tài liệu của các cá nhân, nhưng lại chỉ là các nhân vật lịch sử, tiêu biểu. Điều này đã làm thu hẹp cách hiểu cũng như phạm vi của tài liệu cá nhân. Về mặt lý thuyết, việc xác định tài liệu lưu trữ cá nhân chỉ liên quan đến những nhân vật nổi tiếng cũng tạo nên những rào cản cho sự mở rộng phạm vi sưu tầm các tài liệu có nguồn gốc cá nhân và đang nằm trong tay nhân dân. Vì thế, chúng ta cần phải có cách hiểu đầy đủ hơn về tài liệu xuất xứ cá nhân. Từ những định nghĩa về tài liệu cá nhân nêu trên, thuật ngữ phông lưu trữ cá nhân đã được khái quát như sau: Theo cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của Liên Xô” do Phòng chế độ Nghiệp vụ Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng dịch và ấn hành năm 1967 định nghĩa: “Phông cá nhân là một khối tài liệu hoàn chỉnh hình thành theo quá trình lịch sử được tích luỹ nên trong sự nghiệp hoạt động của một cá nhân, của một gia đình, của một gia tộc”. Theo Bách khoa toàn thư mở: “Lưu trữ cá nhân là một nhánh của khoa học và lưu trữ gia phả, tập trung vào việc sưu tầm và bảo quản các giấy tờ cá nhân và các tài liệu khác của cá nhân có liên quan. Nó thường liên quan đến tiền sử gia đình, khi tiểu sử của gia đình ảnh hưởng, đóng góp để lại như một di sản cho thế hệ tương lai”.
Trên cơ sở các quan điểm trên, chúng tôi lựa chọn định nghĩa về phông https://lop7.edu.vn/
Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” (1990) của các tác giả Đào Văn Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền thì đưa ra định nghĩa: “Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một nhân vật riêng biệt được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Phông lưu trữ cá nhân thường được thành lập đối với những nhà hoạt động xuất sắc trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật... mà tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của họ có ý nghĩa chính trị, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác” [4,60 61].
8 lưu trữ cá nhân như sau: Theo Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: “Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một cá nhân tiêu biểu được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định” [6,131]. Ví dụ: Tại Kho lưu trữ Trung ương Đảng có: Phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh, Phông lưu trữ Tổng Bí thư Lê Duẩn... Tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III có: Phông lưu trữ của nhà văn Tô Hoài, Phông lưu trữ nhà thơ Xuân Quỳnh, Phông lưu trữ nhạc sỹ Văn Cao, Phông lưu trữ nghệ sĩ nhiếp ảnh Võ An Ninh, . 1.1.3. Đặc điểm của tài liệu phông lưu trữ cá nhân Tài liệu phông lưu trữ cá nhân là một loại hình tài liệu lưu trữ nên có các đặc điểm chung của tài liệu lưu trữ: nội dung của tài liệu chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh quá trình sống, hoạt động của cá nhân; hình thành gần như đồng thời với các sự kiện liên quan đến cá nhân nên có tính chính xác cao và rất đa dạng về loại hình, tác giả, chất liệu, ngôn ngữ. Đó là những tài liệu như giấy khai sinh, chứng minh thư, hộ chiếu, những hình ảnh cá nhân đó chụp với bạn bè, gia đình, … tài liệu về thân thế của cá nhân; là những tài liệu phản ánh về các dấu mốc qua0n trọng, những tài liệu mà cá nhân đó không bao giờ quên khi hồi tưởng lại và ít nhiều ảnh hưởng tới con đường khoa học của họ. Bên cạnh đó, tài liệu phông lưu trữ cá nhân cũng có các đặc điểm riêng sau: Một là, tài liệu phông lưu trữ cá nhân là tài sản riêng thuộc sở hữu tư nhân hoặc đan xen giữa sở hữu công và sở hữu tư. Do đó, phần lớn tài liệu của cá nhân được lưu giữ tại gia đình của cá nhân đó. Một số ít tài liệu của cá nhân tiêu biểu còn được lưu giữ tại các cơ quan Lưu trữ, Bảo tàng … hoặc được cá nhân khác sưu tầm. Mặt khác, khi đề cập tới tài liệu lưu trữ cá nhân còn có lượng lớn tài liệu của các cơ quan, tổ chức viết về cá nhân đó, đó không chỉ là tài liệu đề cập tới ở văn bản giấy mà còn là những tài liệu được sản xuất thành phim như: Trần Đại Nghĩa chân dung người anh hùng, … Hai là, thành phần, nội dung tài liệu được lựa chọn để lưu trữ phụ thuộc https://lop7.edu.vn/
9 vào quan điểm riêng của từng cá nhân. Ngoài những tài liệu liên quan trực tiếp, gián tiếp đến cá nhân hoặc do họ tự sáng tác ra, còn có những tài liệu khác được sưu tầm và lưu giữ do sở thích riêng của từng cá nhân. Ba là, nhóm tài liệu sáng tác do chính cá nhân sáng tác ra thường mang dấu ấn riêng của mỗi cá nhân [2,3]. 1.1.4. Quyền và nghĩa vụ của chủ thể sở hữu tài liệu lưu trữ cá nhân 1.1.4.1. Đối với tài liệu do cá nh n tự bảo quản Chủ sở hữu tài liệu là chủ thể có quyền: chiếm hữu, sử dụng và định đoạt đối với tài liệu đó. Trong đó, ba quyền trên được hiểu như sau: Quyền chiếm hữu tài liệu là quyền nắm giữ, quản lý tài liệu. Trong trường hợp chủ sở hữu chiếm hữu tài liệu thuộc sở hữu của mình thì chủ sở hữu được thực hiện mọi hành vi theo ý chí của mình thì chủ sở hữu được thực hiện mọi hành vi theo ý chí của mình để nắm giữ, quản lý tài liệu nhưng không được trái pháp luật, đạo đức xã hội. Khi chủ sở hữu ủy quyền quản lý tài liệu cho người khác thì người được ủy quyền thực hiện quyền chiếm hữu tài liệu đó trong phạm vi, theo cách thức, thời hạn do chủ sở hữu xác định. Quyền sử dụng tài liệu là quyền khai thác giá trị của tài liệu, hưởng các khoản lợi thu được từ việc khai thác tài liệu. Trong trường hợp chủ sở hữu thực hiện quyền sử dụng tài liệu thuộc sở hữu của mình thì chủ sở hữu được khai thác tài liệu theo ý chí của mình nhưng không được gây thiệt hại hoặc làm ảnh hưởng đến lợi ích công cộng, quyền, lợi ích hợp pháp của người khác. Quyền sử dụng tài liệu có thể được chuyển giao cho người khác thông qua hợp đồng hoặc theo quy định của Pháp luật. Người không phải là chủ sở hữu có quyền sử dụng tài liệu đúng tính năng, công dụng, đúng phương thức đã quy định trong hợp đồng chuyển giao quyền sử dụng tài liệu hoặc theo quy định có liên quan khác của Pháp luậQuyt.ền định đoạt là quyền chuyển giao quyền sở hữu tài liệu hoặc từ bỏ quyền sở hữu đó. Chủ sở hữu có quyền bán, trao đổi, tặng cho, để thừa kế, từ bỏ hoặc thực hiện các hình thức định đoạt khác phù hợp với quy định của pháp luật. Người được chủ sở hữu ủy quyền định đoạt tài liệu phải thực hiện việc định đoạt https://lop7.edu.vn/
10 phù hợp với ý chí, lợi ích của chủ sở hữu [2,7]. 1.1.4.2. Đối với tài liệu đ c đăng ý tại L u trữ lịch sử theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Luật L u Trữ năm 2011 Nếu tài liệu chỉ được đăng ký thông tin tại Lưu trữ lịch sử còn việc bảo quản tài liệu do cá nhân, gia đình, dòng họ tự thực hiện thì chủ sở hữu tài liệu vẫn là cá nhân, gia đình, dòng họ. Nếu tài liệu được ký gửi để bảo quản tại lưu trữ lịch sử thì lưu trữ lịch sử chỉ có quyền quản lý tài liệu “do được chủ sở hữu tài liệu ủy quyền” và quyền sử dụng tài liệu “theo thỏa thuận với chủ sở hữu tài liệu”; quyền sở hữu tài liệu vẫn thuộc về cá nhân, gia đình, dòng họ - Nếu tài liệu được hiến tặng hoặc bán cho lưu trữ lịch sử thì lưu trữ lịch sử có đủ ba quyền là quyền chiếm hữu, quyền sử dụng, quyền định đoạt đối với tài liệu đó. Trong trường hợp này, quyền sở hữu tài liệu sẽ thuộc về lưu trữ lịch sử. 1.1.4.3. Quyền và nghĩa vụ cá nh n, gia đình, dòng họ có tài liệu Cá nhân, gia đình, dòng họ có tài liệu có các quyền sau đây: Được đăng ký tài liệu tại lưu trữ lịch sử nếu tài liệu đáp ứng được điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều 5 Luật Lưu trữ năm 2011 và hướng dẫn, giúp đỡ về kỹ thuật bảo quản và tạo điều kiện để phát huy giá trị tài liệu; Quyết định việc hiến tặng, ký gửi tài liệu cho Lưu trữ lịch sử; Thỏa thuận việc mua bán tài liệu; Được ưu tiên sử dụng tài liệu đã hiến tặng; Cho phép người khác sử dụng tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử nhưng không được xâm hại an ninh quốc gia, lợi ích của nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; Được nhà nước khen thưởng theo quy định của pháp luật. Bên cạnh đó, gia đình, dòng họ có tài liệu còn có các nghĩa vụ sau đây: - Chỉ được hiến tặng hoặc bán cho Lưu trữ lịch sử các tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia; Trả phí bảo quản theo quy định của Pháp luật đối với tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử, trừ tài liệu đã được đăng ký. https://lop7.edu.vn/
Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác”. Có thể phân loại tài liệu của phông lưu trữ cá nhân thành các nhóm cơ bản như sau: - Tài liệu về tiểu sử cá nhân. (V dụ: Sơ yếu lý lịch, các giấy tờ tùy thân; gia phả; sổ tay, hồi ký, nhật ký về tiểu sử; các bài viết, công trình nghiên cứu, phim tư liệu về tiểu sử cá nhân, …) Tài liệu về hoạt động học tập của cá nhân. (V dụ: Học bạ; bảng điểm; sách vở ghi chép về các môn học; thẻ học sinh, sinh viên; bằng tốt nghiệp; giấy khen, bằng khen về các thành tích đạt được trong quá trình học tập, ) - Tài liệu về quá trình lao động và làm việc của cá nhân. (V dụ: Quyết định tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm vào các vị trí công tác; quyết định nâng lương thường xuyên hoạc đột xuất; các tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc như công văn, tờ trình, biên bản, thông báo, báo cáo…; thư từ trao đổi công việc với các cơ quan, tổ chức và cá nhân khác; tài liệu sáng tác như các công trình nghiên cứu khoa học, các sáng tác nghệ thuật, các tác phẩm văn học, thơ ca, nhạc họa… có thể dưới dạng bản thảo hoặc tác phẩm, công trình đã được công bố, xuất bản.)
11 1.1.5. Thành phần, nội dung tài liệu phông lưu trữ cá nhân Theo quy định tại Khoản 2 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 thì: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,tổ chức, cánhân.
Tài liệu tạo hình. (V dụ: Ảnh chụp, ký họa, tranh vẽ về cá nhân…) https://lop7.edu.vn/
Tài liệu về quá trình tham gia các đoàn thể, tổ chức. (V dụ: Hồ sơ xét kết nạp Đảng và công nhận Đảng viên chính thức; thẻ Đảng; tài liệu phục vụ các buổi sinh hoạt Đảng; Bản tự nhận xét, kiểm điểm của Đảng viên…)
Tài liệu về tài sản. (V dụ: Các giấy chứng nhận quyền sở hữu; hóa đơn, chứng từ về mua bán tài sản hoặc tài liệu có liên quan đến tài sản của cá nhân…) -
12 - Tài liệu vinh danh, khen thưởng. (V dụ: Các quyết định khen thưởng; các bằng khen, giấy khen, huân chương, huy chương, kỷ niệm chương; giải thưởng quốc gia, quốc tế ) Các sưu tập do cá nhân và các thành viên trong gia đình, dòng họ sưu tập, thu nhập. (V dụ: Ấn phẩm, tài liệu, tranh, ảnh, tem …) Có thể thấy rằng thành phần, nội dung tài liệu của phông lưu trữ cá nhân rất đa dạng và phong phú. Những tài liệu này không chỉ ghi lại những sự kiện, biến cố diễn ra trong quá trình sinh sống, học tập và làm việc cũng như những cống hiến, đóng góp của cá nhân đối với gia đình, dòng họ, xã hội, đất nước qua các giai đoạn lịch sử khác nhau mà còn phản ánh truyền thống gia đình, dòng họ và một phần đời sống tinh thần, vật chất của mỗi cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các thành viên trong gia đình, dòng họ [2,4]. 1.1.6. Điều kiện thành lập phông lưu trữ cá nhân Trong đời sống và hoạt động của mỗi cá nhân tiêu biểu đều hình thành tài liệu. Đây là nguồn tài liệu quan trọng có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Theo quy định khoản 1 Điều 5 Luật lưu trữ năm 2011 thì: Những tài liệu sau đây của cá nhân, gia đình, dòng họ (sau đây gọi chung là cá nhân) có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam: Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học sáng tác, thư từ trao đổi Phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử Công trình bài viết về cá nhân - Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân, gia đình, dòng họ sưu tầm được.
Người được thành lập phông cá nhân là các nhà hoạt động chính trị, xã hội, các nhà khoa học kỹ thuật, nhà văn, nhà thơ, nhà sáng chế, những kết quả cuộc sống hoạt động của cá nhân hình thành các tài liệu quý hiếm. Mỗi một https://lop7.edu.vn/
13 phông cá nhân là một tập hợp độc lập những tài liệu hình thành trong cuộc đời và sự nghiệp của cá nhân đó. 1.1.7. Giá trị tài liệu của phông lưu trữ cá nhân Cũng giống như các loại hình tài liệu lưu trữ khác, tài liệu của phông lưu trữ cá nhân là một nguồn sử liệu đặc biệt, có giá trị trên nhiều phương diện như chính trị, lịch sử, kinh tế, văn hóa xã hội … Thứ nhất, tài liệu của phông lưu trữ cá nhân là nguồn sử liệu có thể sử dụng để nghiên cứu về thân thế, sự nghiệp của cá nhân cũng như lịch sử phát triển của một gia đình, dòng họ với những đặc điểm riêng biệt do đặc thù giai cấp xã hội, dấu ấn thời đại mà họ sinh sống, hoạt động. V dụ: Khi nghiên cứu khối tài liệu của Giáo sư Toán học Hoàng Tụy (một trong hai người tiên phong trong việc xây dựng ngành Toán học Việt Nam), chúng ta sẽ phần nào hiểu được những cống hiến khoa học của Ông đối với việc cải cách nền giáo dục Việt Nam nói chung và nghành Toán học Việt Nam nói riêng (tiêu biểu là việc phát minh ra phương pháp “Lát cắt Tụy”, được coi là mốc đầu tiên đánh dấu sự ra đời của một chuyên nghành toán mới Lý thuyết tối ưu toàn cục )… Bên cạnh đó, những tài liệu này “còn có giá trị như những chứng tích về hoạt động khoa học trong một giai đoạn khó khăn của đất nước”. Thứ hai, nhiều thông tin quan trọng trong tài liệu của phông lưu trữ cá nhân có thể bổ sung cho các nguồn tài liệu lưu trữ khác. Thông qua những tài liệu này, chúng ta có thể nhận thức một phần về lịch sử đất nước, trong đó có vai trò của những cá thể tiêu biểu trong tiến trình lịch sử dân tộc. V dụ: Dựa vào gia phả của dòng họ Nguyễn Trãi ở Nhị Khê và các địa phương khác, giới nghiên cứu đã có thể làm rõ hơn về vụ án Lệ Chi Viên. Trong thời gian gần đây, việc phát hiện và giải mã 60 trang tài liệu gốc bằng chữ Hán, chữ Nôm và bản gia phả đã được dịch sang tiếng Việt nói về dòng họ Võ Văn ở xã An Vĩnh (tỉnh Quảng Ngãi), trong đó có tờ Chỉ thị của Thượng Tướng Công thời Tây Sơn năm 1987 và phả hệ Võ Văn do chính Võ Văn Khiết lập ngày 19 6 1806 đã phần nào làm phong phú thêm kho tư liệu về đội dân binh Hoàng Sa kiêm quản Bắc Hải trên đảo Lý Sơn; đồng thời góp phần khẳng định chủ https://lop7.edu.vn/
14 quyền của Việt Nam đối với hai quần đảo Hoàng Sa và Trường Sa … Thứ ba, tài liệu của phông lưu trữ cá nhân còn góp phần nuôi dưỡng lòng tự hào dân tộc và giáo dục truyền thống yêu nước cho các thế hệ trẻ. Thông qua gia phả dòng họ, những bằng khen, giấy khen hay những bài viết, đoạn phim tư liệu về các cá nhân tiêu biểu trong dòng họ, ông bà bố mẹ có thể truyền cho con cháu mình tình yêu, lòng tự tôn và ý chí phấn đấu để kế tục truyền thống gia đình. Những hồ sơ, kỷ vật của cán bộ đi B là một trong những sử liệu quý giá, minh chứng về một giai đoạn lịch sử vẻ vang của những con người đã cống hiến, hy sinh vì sự nghiệp đấu tranh giải phóng dân tộc. Những trang nhật ký của bác sỹ Đặng Thùy Trâm hay anh lính trẻ Nguyễn Văn Thạc đã làm rung động hàng triệu trái tim của bạn đọc bởi vẻ đẹp tâm hồn thuần khiết, tình yêu quê hương đất nước nồng nàn. Qua những tài liệu này, thế hệ trẻ hôm nay sẽ hiểu hơn về quá khứ hào hùng dân tộc. Biết ơn các thế hệ cha ông đi trước và tự hào hơn vì đất nước Việt Nam sinh ra những người con ưu tú và quả cảm. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 khẳng định: “Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa của dân tộc, có ý nghĩa quan trọng trong công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc”. Tài liệu lưu trữ giúp chúng ta tái dựng lại các sự kiện lịch sử một cách chân thực, sống động. Tuy nhiên, cũng không ít nhà nghiên cứu lịch sử đã thất bại trong việc tìm kiếm tài liệu phản ánh các sự kiện lịch sử trong các kho lưu trữ. Bởi lẽ do nhiều nguyên nhân như: chiến tranh, thiên tai, công tác lưu trữ còn chưa nhận được sự quan tâm đúng mức. Trên thực tế, nhiều tài liệu quý vẫn đang tồn tại trong nhân dân, trong các lưu trữ cá nhân và là tài sản riêng của các cá nhân, gia đình liên quan đến các sự kiện, hiện tượng lịch sử hoặc những người có ý thức giữ gìn nguồn di sản chữ viết của dân tộc. Tài liệu lưu trữ cá nhân góp phần làm đa dạng, phong phú thành phần tài liệu đưa ra triển lãm.Trong những năm qua, trong quá trình chuẩn bị, sưu tầm tài liệu phục vụ cho các triển lãm do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức Cục cũng nhận thấy thực tế, tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ cơ quan chưa phản ánh một cách đầy đủ và phong phú thực tế lịch sử quốc gia, dân tộc. Chẳng hạn như, khi sưu tầm tài liệu chuẩn bị cho các triển lãm tài liệu lưu trữ do Cục https://lop7.edu.vn/
15
Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức, mặc dù Ban tổ chức đã tìm kiếm tài liệu trong rất nhiều kho lưu trữ như: các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, kho lưu trữ thuộc Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương Đảng; Phòng Lưu trữ Bộ Ngoại giao; Phòng tư liệu ảnh Thông Tấn xã Việt Nam; Trung tâm lưu trữ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức có mối liên hệ với chủ đề triển lãm… nhưng tài liệu tìm được cũng chưa đủ để làm rõ các khía cạnh của chủ đề triển lãm. Giải pháp đặt ra là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã đề nghị các cá nhân có mối quan hệ đặc biệt với chủ đề triển lãm cùng tham gia, hợp tác trong việc sưu tầm tài liệu phục vụ triển lãm. Giải pháp trên đã mang lại thành quả bất ngờ, khoảng 15% tài liệu ảnh đưa ra triển lãm có xuất xứ là tài liệu lưu trữ thuộc sở hữu cá nhân, cụ thể như sau: Trong tổng số 145 tài liệu ảnh trưng bày tại Triễn lãm: “Lịch sử hợp tác kinh tế và khoa học kỹ thuật Việt Nam Liên xô, 1950 1990” tổ chức tại Hà Nội năm 2005 có 20 tài liệu do các cá nhân đã từng công tác, học tập tại Liên Xô giai đoạn 1950 1990 như: ông Nguyễn Trọng Nhân, lưu học sinh khoá đầu tiên ở Liên Xô, nguyên Bộ trưởng Bộ Y tế; ông Lưu Văn Lợi, nguyên Tham tán Công sứ Việt Nam tại Liên Xô; Gia đình cố giáo sư, viện sĩ Nguyễn Khánh Toàn; viện sĩ Nguyễn Văn Hiệu; phó thủ tướng Nguyễn Khánh; Bí thư thành uỷ Hà Nội Nguyễn Phú Trọng; trung tướng Phạm Tuân… cung cấp. Những ví dụ điển hình từ thực tế các triển lãm tài liệu lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức trong những năm gần đây đã khẳng định vị trí quan trọng của tài liệu lưu trữ thuộc sở hữu cá nhân trong việc làm sáng tỏ các sự kiện lịch sử. Ngoài giá trị về lịch sử thì tài liệu phông lưu trữ cá nhân còn có giá trị về thực tiễn như nghiên cứu khoa học, phục vụ giảng dạy, học tập; khám, chữa bệnh…: Những tài liệu phông lưu trữ của những nhà văn, nhà thơ, nhà khoa học nổi tiếng như Hoài Thanh, Đặng Thai Mai, Xuân Quỳnh, Lưu Quang Vũ... giúp chúng ta có thêm tư liệu để biết thêm về họ, tận mắt chứng kiến những bản thảo, những bài viết liên quan và những tác phẩm làm nên tên tuổi của cá nhân từ đó ta có một nguồn tài liệu tham khảo phục vụ cho quá trình học tập, giảng dạy, https://lop7.edu.vn/
Ví dụ: Chủ tịch Hồ Chí Minh (1890 1969) phông lưu trữ tiếp tục hình thành sau khi cá nhân qua đời: điếu văn, di chúc, hồi ức, hồi kí, ... của người thân cận, tài liệu liên quan đến ngày sinh, các công bố và giải liệu tài liệu. Thành phần phông lưu trữ cá nhân rất đa dạng, ngoài những tài liệu lưu trữ cá nhân của người được thành lập phông (tài liệu riêng tư, bản thảo, thư từ,…) có thể có cả những tài liệu của những người thân gần gũi của cá nhân đó (bố, mẹ, vợ hoặc chồng, anh chị em và con cái,…) nếu như những tài liệu này có ý nghĩa đối với cá nhân đó, hoặc những tài liệu này có giá trị về mặt khoa học và https://lop7.edu.vn/
16 nghiên cứu khoa học. Trong khám chữa bệnh không thể không kể đến các vị danh y có đóng góp cho nước nhà như: Giáo sư Đặng Văn Ngữ, Giáo sư Hồ Đắc Di, Bác sĩ Phạm Ngọc Thạch, … đã để lại nhiều công trình nghiên cứu có giá trị cho nền y học nước nhà. Tiêu biểu như Giáo sư Tôn Thất Tùng nhờ vào những bản thảo, ghi chép bản vẽ về sơ đồ cấu tạo, phẫu thuật của gan, các bài nghiên cứu của ông; chúng ta biết được ai là người đã nghiên cứu thành công phương pháp “cắt gan có kế hoạch” hay gọi là “Phương pháp mổ gan khô” hay “Phương pháp Tôn Thất Tùng” một phát kiến không chỉ có công lao với nền y học nước nhà, mà còn có giá trị mang tầm thế giới. 1.2. Lý luận chung về tổ chức tài liệu phông lƣu trữ cá nhân 1.2.1. Khái niệm tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Là việc thực hiện các hoạt động phân loại, sắp xếp các tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cá nhân theo những đặc trưng nhất định, đảm bảo tính khách quan, chính xác, có hệ thống nhằm phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. 1.2.2. Xác định giới hạn phông lưu trữ cá nhân Xác định giới hạn phông lưu trữ là việc xác định giới hạn thời gian của phông lưu trữ cụ thể.Xác định giới hạn phông cá nhân trước hết cần lưu ý xác định độ dài cuộc sống và hoạt động của cá nhân được thành lập phông. Tuy nhiên, có những phông cá nhân có giới hạn dài hơn cuộc sống của cá nhân được thành lập phông, khi có những tài liệu sau này viết về cá nhân đó.
các giá trị khác. Trong một số trường hợp có cả tài liệu được hình thành sau khi cá nhân ấy đã qua đời: tài liệu tang lễ, các bài báo, hồi ký về cá nhân đó, tài liệu về tổ chức lễ kỷ niệm và xuất bản các tác phẩm của cá nhân đó. Cần lưu ý trong thành phần phông lưu trữ cá nhân không cần các loại tài liệu chính thức có liên quan đến hoạt động của cơ quan, nơi cá nhân đó công tác, các tài liệu này thuộc phông lưu trữ cơ quan. 1.2.3. Phương án phân loại tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân Cũng giống như phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan, khi phân loại tài liệu phông lưu trữ cá nhân đều phải tiến hành các công việc như nghiên cứu lịch sử người hình thành phông và lịch sử phông, xây dựng phương án phân loại, hệ thống hoá tài liệu. Tuy nhiên, do phông lưu trữ cá nhân thường bao gồm rất nhiều loại tài liệu khác nhau, như tài liệu về tiểu sử, thư từ trao đổi, bản thảo chép tay, tài liệu về hoạt động chính trị, xã hội, khoa học, sáng tác văn học, tranh ảnh, tài liệu của người khác nói về người hình thành phông khi người đó còn sống và sau khi đã qua đời..., nên không thể chọn một đặc trưng chung để phân tài liệu trong phông thành các nhóm cơ bản, mà cùng một lúc có thể vận dụng nhiều đặc trưng khác nhau để phân nhóm, như các đặc trưng sự vật, chuyên đề, tác giả, tài liệu, thời gian, ngành hoạt động. Mặt khác, công tác xây dựng một phông lưu trữ cá nhân cũng khác với công tác xây dựng một bảo tàng hay một nhà lưu niệm về người đó. Người ta có thể để nguyên thư viện của cá nhân trong một nhà lưu niệm hay một viện bảo tàng danh nhân, nhưng không bao giờ lại đưa tất cả sách của thư viện cá nhân vào phông lưu trữ cá nhân, mà chỉ đưa vào những sách và tài liệu có liên quan hoặc mang bút tích của người hình thành phông. Như đã nêu ở, do tính đa dạng của tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân, nên việc phân chia các nhóm cơ bản của phương án phải dựa theo các đặc trưng của tài liệu trong phông. Ngoài ra, còn lệ thuộc vào ý nghĩa và mức độ hoàn chỉnh của phông lưu trữ đó. Đối với những phông lưu trữ cá nhân mà tài liệu không hoàn chỉnh, thì không cần thiết phải xây dựng một phương án phân loại chi tiết. Thứ tự trước sau của các nhóm tài liệu cơ bản trong phông lưu trữ cá https://lop7.edu.vn/
17
V dụ: Một nhà nghiên cứu khoa học thì nhóm tài liệu chính là những công trình nghiên cứu mà người đó chủ trì hoặc trực tiếp tham gia nghiên cứu; phông lưu trữ cá nhân của một nhà văn thì nhóm tài liệu chính bao gồm các tác phẩm văn học nghệ thuật do người đó sáng tác…
+ Tài liệu về các hoạt động phụ của người đó: Đây là nhóm tài liệu có vị trí quan trọng sau nhóm tài liệu chính, nhóm tài liệu này phản ánh một phần đóng góp của cá nhân đó đối với hoạt động của ngành liên quan. https://lop7.edu.vn/
18 nhân thường phụ thuộc vào tính chất hoạt động của người hình thành phông, thành phần, nội dung tài liệu trong phông. Thứ tự sắp xếp đó nhằm làm nổi bật những hoạt động chủ yếu của người hình thành phông. Nếu người hình thành phông là một nhà khoa học thì các nhóm cơ bản được sắp xếp theo thứ tự sau: 1. Tài liệu về tiểu sử: bao gồm những tài liệu liên quan đến quá trình sinh ra cá nhân đó như: giấy khai sinh, chứng minh thư, giấy tờ xác nhận trình độ văn hoá và nghiệp vụ, văn bản quyết định bổ nhiệm, đề bạt, thuyên chuyển công tác, thẻ tham gia các tổ chức xã hội (thẻ đảng, thẻ công đoàn...), hồ sơ lý lịch cá nhân v.v...2.Các công trình nghiên cứu khoa học và tài liệu liên quan: tài liệu về sáng tác, gồm có bản thảo các tác phẩm văn học, nghệ thuật, các công trình nghiên cứu khoa học... hay tài liệu do cá nhân sưu tầm được trong quá trình sống và hoạt động cá nhân có thể sưu tầm được những tài liệu có giá trị bổ sung vào phông lưu trữ quốc gia.
3. Tài liệu về hoạt động xã hội: Những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của người hình thành phông ở các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp... trên các cương vị khác nhau, như giấy tờ trao đổi, các bài nói chuyện, bản thảo các văn bản do người đó soạn được sắp xếp vào loại tài liệu hoạt động xã hội. + Tài liệu về hoạt động chính của cá nhân đó: Đây là nhóm tài liệu đóng vai trò quan trọng trong phông lưu trữ cá nhân. Nhóm tài liệu này sẽ phản ánh rõ nét những công lao đóng góp của cá nhân đó trong quá trình phát triển ngành hoặc lĩnh vực mà cá nhân đó tham gia hoạt động, đồng thời cũng là nhóm tài liệu có số lượng và thành phần chính trong phông lưu trữ cá nhân.
V dụ: Một nhà toán học có thể trong quá trình hoạt động có tham gia nghiên cứu về vật lý, hoá học… thì trong quá trình sống và hoạt động của cá nhân đó sẽ hình thành những tài liệu liên quan đến các lĩnh vực lý học và hoá học; một nhà thơ đôi khi tham gia sáng tác văn xuôi, truyện ký, nên tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân đó có nhóm tài liệu về hoạt động chính là các tác phẩm thơ ca còn nhóm tài liệu về các hoạt động phụ sẽ là những sáng tác văn xuôi, truyện+ký…Tàiliệu về việc tham gia các hoạt động xã hội: Đây là nhóm tài liệu phản ánh các hoạt động xã hội không thuộc lĩnh vực chuyên môn của cá nhân đó. Nhóm tài liệu này có ý nghĩa phản ánh các mối quan hệ đoàn thể, quần chúng của cá nhân, bao gồm các loại tài liệu như: Tài liệu về tham gia hoạt động Đoàn, Công đoàn, thamgia các hoạt động Hội nghề nghiệp, Hội cựu chiến binh, … 4. Thư từ trao đổi: Nhóm tài liệu này chủ yếu là những bức thư trao đổi trong lĩnh vực quan hệ gia đình, họ hàng, bạn bè, đồng nghiệp... Tuy nhiên, nhóm tài liệu này cũng có ý nghĩa làm phong phú thêm đời sống tinh thần của cá nhân người hình thành phông đồng thời góp phần làm hoàn chỉnh phông lưu trữ cá nhân.5. Những bài viết liên quan đến người hình thành phông: Một cá nhân là một nhân vật lịch sử hay một nhân vật tiêu biểu thường được quần chúng mến mộ và khâm phục. Như vậy, trong quá trình sống và ngay cả khi cá nhân đó qua đời cũng có nhiều cá nhân khác viết và nghiên cứu về người đó. Nhiều nhân vật lịch sử tiêu biểu cả cuộc đời có những đóng góp lớn lao cho đất nước, cho dân tộc song trong cuộc sống còn nhiều điều bí ẩn mà khi người đó qua đời các nhà nghiên cứu mới tập trung nghiên cứu và làm sáng tỏ. Đây là khối tài liệu mở của phông lưu trữ cá nhân và là nguồn thu thập, bổ sung vào phông lưu trữ cá nhân.
6. Tài liệu tạo hình: - Tài liệu phim, ảnh, ghi âm liên quan đến hoạt động của người đó: Do đặc trưng về vật liệu và kỹ thuật chế tác tài liệu nên nhóm tài liệu này phải được để thành một khối riêng và cần có kỹ thuật bảo quản khác tài liệu giấy. Nhóm tài liệu này có ý nghĩa làm sinh động, phong phú và hoàn thiện phông lưu trữ cá nhân. https://lop7.edu.vn/
19
20 - Tài liệu điện tử: Đây cũng là nhóm tài liệu có đặc trưng chế tác, bảo quản và sử dụng khác với các loại tài liệu khác. Nội dung của nhóm tài liệu này có thể trùng hoặc không trùng với tài liệu hành chính và tài liệu phim, ảnh, ghi âm song nó cũng góp phần làm phong phú, sinh động thêm thành phần tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân đồng thời cũng chứa đựng những tài liệu ở dạng điện tử thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng và sao chép khi cần thiết. Nhìn chung, mỗi cá nhân hình thành phông đều có những hoạt động sôi nổi. Vì vậy, cần dựa vào đặc điểm của tài liệu trong phông và quá trình hoạt động của người hình thành phông để xây dựng phương án phân loại thích hợp cho từng phông cụ thể. Sau khi đã xác định được các nhóm tài liệu cơ bản của phương án phân loại, lại dựa vào các đặc trưng của tài liệu trong từng nhóm đó để phân thành các nhóm lớn, nhóm nhỏ. Tài liệu trong các nhóm cơ bản có thể phân nhóm và sắp xếp theo trình tự sau đây: Tài liệu về tiểu sử: Đối với nhóm tài liệu này có thể chia thành các nhóm theo thứ tự: Tài liệu về ngày sinh, chứng minh thư, tài liệu về quan hệ gia đình, tài liệu về trình độ văn hoá và chuyên môn, các giấy tờ, quyết định về công tác... - Tài liệu về hoạt động xã hội: tài liệu về hoạt động xã hội của người hình thành phông được xếp theo từng loại công tác. Ví dụ: Trong phông lưu trữ của nhà hoạt động xã hội đã tham gia nhiều lĩnh vực công tác có thể phân nhóm và sắp xếp như sau: Tài liệu về hoạt động ở Uỷ ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; Tài liệu về hoạt động ở Hội nghị Việt Xô Tài liệu về hoạt động ở Uỷ ban Khoa học xã hội. Nếu tài liệu về hoạt động xã hội không nhiều lắm thì có thể xếp vào nhóm tài liệu về tiểu sử. - Tài liệu về sáng tác: Tài liệu về sáng tác của các nhà khoa học thường được sắp xếp theo chuyên đề. Trong phạm vi từng chuyên đề, thì sắp xếp theo thứ tự thời gian viết ra các tác phẩm đó. Những tài liệu phản ánh các giai đoạn khác nhau của quá trình hình thành bản thảo cuối cùng của một tác phẩm đều được sắp xếp theo tác phẩm. Ngoài ra, có thể sắp xếp các bản thảo theo các thể tài tác phẩm, như sách chuyên khảo, các bài báo, các tài liệu công bố... https://lop7.edu.vn/
21 Tiểu kết chƣơng 1: Trong Chương 1, chúng tôi đã trình bày lí luận chung về phông lưu trữ cá nhân và tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân. Ở chương này, chúng tôi đã nêu khái niệm, đặc điểm, điều kiện thành lập, phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ cá nhân và giá trị tài liệu của phông lưu trữ cá nhân đối với đời sống xã hội. Đồng thời, chúng tôi cũng nêu lên quyền và nghĩa vụ của chủ thể sở hữu tài liệu lưu trữ cá nhân giúp việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ được tốt hơn. Đây chính là cơ sở để chúng tôi nghiên cứu thực tiễn tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân ở Chương 2. https://lop7.edu.vn/
24 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN GIÁO SƢ VĂN TÂN TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA III 2.1. Khái quát về Trung tâm Lƣu trữ quốc gia III và công tác sƣu tầm, quản lý tài liệu lƣu trữ cá nhân tại Trung tâm 2.1.1. Khái quát về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong 4 trung tâm lưu trữ quốc gia trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; được thành lập theo Quyết định số 118 QĐ BTTCBCP ngày 10 6 1995 của Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ); có trụ sở tại số 34, Phan Kế Bính, Ba Đình, Hà Nội. Trung tâm có chức năng thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc từ Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến nay. Đây là nơi lưu giữ những kỷ vật quý giá, bảo quản an toàn và trưng bày những tài liệu quý hiếm của quốc gia, từ tài liệu của những cá nhân nổi tiếng hoạt động trong các lĩnh vực chính trị, văn hóa, xã hội đến những công trình toàn quốc. a, Nhiệm vụ và quyền hạn Đề xuất, trình Cục trưởng để trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ xem xét, phê duyệt hoặc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt các đề án, dự án về bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và kinh phí thực hiện các nhiệm vụ không thường xuyên đối với tài liệu được giao quản lý. Đề xuất, trình Cục trưởng phê duyệt, ban hành kế hoạch thực hiện các hoạt động lưu trữ đối với tài liệu được giao quản lý. - Thực hiện các nhiệm vụ theo phân cấp của Cục trưởng + Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân: Tài liệu của cơ quan, tổ chức Trung ương và các cơ quan, tổ chức cấp liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa; Tài liệu của cơ quan, tổ chức Trung ương của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Quảng Bình trở ra phía Bắc; https://lop7.edu.vn/
25 Hồ sơ địa giới hành chính các cấp; Tài liệu được sưu tầm, hiến tặng, ký gửi từ các tổ chức, cá nhân, gia đình dòng họ tiêu biểu; Các tài liệu khác được giao quản lý; + Thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ được giao trực tiếp quản lý:Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập thuộc phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức chuẩn bị tài liệu nộp lưu; tổ chức kiểm tra, đánh giá chất lượng hồ sơ, tài liệu trước khi thu thập vào lưu trữ lịch sử; Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; Tổ chức giải mật tài liệu và xác định tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng theo quy định của phápThựcluật;hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: Sắp xếp, vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu và các biện pháp khác; Xây dựng và quản lý an toàn, bảo mật toàn bộ cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ; Tổ chức khai thác, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; + Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của Trung+tâm;Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí của Trung tâm theo quy định pháp luật, Bộ Nội vụ và phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; + Thực hiện các dịch vụ công, dịch vụ lưu trữ và các hoạt động dịch vụ khác theo quy định pháp luật và quy định của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, bao gồm: Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ: Thực hiện chỉnh lý tài liệu thông thường và tham gia giải mật, chỉnh lý tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sửdụng và tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật tại các cơ quan, tổ chức; Số hóa tài liệu: Thực hiện số hóa tất cả các loại tài liệu, kể cả tài liệu https://lop7.edu.vn/
26 thuộc danh mục bí mật nhà nước và chịu trách nhiệm bảo mật và bàn giao toàn bộ cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước; cung cấp phần mềm chuyên dụng về quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ. Bảo quản tài liệu: Cung cấp dịch vụ cho thuê kho tàng bảo quản, thống kê và khai thác tài liệu lưu trữ; Tu bổ, phục chế tài liệu hư hỏng, xuống cấp, khử trùng; khử axit; Trưng bày, khai thác tài liệu; Sử dụng tài sản công vào mục đích kinh doanh, cho thuê, liên doanh, liên kết; Tư vấn, trực tiếp hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ. + Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước giao. b, C c u t chức Theo Quyết định số 06 QĐ BNV ngày 02 tháng 01 năm 2020 của Bộ Nội Vụ quyết định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm III gồm 5 phòng, đơn vị sau: Phòng Thu thập và chỉnh lý; Phòng Bảo quản tài liệu; - Phòng phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Phòng Tài liệu nghe nhìn; Phòng Hành chính Tổng hợp; c, Số l ng và thành phần tài liệu Trung tâm đang bảo quản hơn mười lăm nghìn mét giá tài liệu của gần 300 cơ quan nhà nước, tổ chức đoàn thể trung ương và các nhân vật tiêu biểu, bao gồm 4 khối tài liệu. Đó là tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn và tài liệu xuất xứ cá nhân. Khối tài liệu hành chính hình thành trong quá trình hoạt động của gần 300 cơ quan nhà nước ở trung ương như: Quốc hội, Chính phủ, các Bộ và ủy ban hành chính các khu, liên khu đã giải thể... có thời gian từ năm 1945 đến nay. Khối tài liệu khoa học kỹ thuật bao gồm tài liệu thiết kế, thi công các công trình trọng điểm như Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh và Quảng trường Ba Đình, Nhà máy thủy điện Hòa Bình, đường dây 500KV Bắc Nam, cầu Thăng Long; hồ sơ bản đồ, địa giới hành chính các cấp... https://lop7.edu.vn/
27 Khối tài liệu nghe nhìn gồm khoảng trên 4000 cuộn băng ghi âm, hơn 150.000 ảnh phi âm. Đặc biệt trong khối tài liệu này có khối tài liệu về Paris với khoảng 4.000 tài liệu chưa công bố. Khối tài liệu xuất xứ cá nhân gồm các tài liệu tiểu sử, tài liệu riêng của cá nhân, bản thảo các công trình nghiên cứu, sáng tác của các nhà khoa học, văn nghệ sỹ, các nhà hoạt động chính trị, xã hội nổi tiếng... Khối tài liệu này do Trung tâm sưu tầm hoặc do cá nhân tự nguyện hiến tặng. Bên cạnh đó, Trung tâm còn lưu giữ hơn 70.000 hồ sơ cá nhân cùng một số kỷ vật của các cán bộ đi B trong thời kỳ kháng chiến chống Mỹ. Hiện nay, Trung tâm III đang bảo quản hơn 100 phông lưu trữ cá nhân, chủ yếu là của các văn nghệ sĩ và một số nhà hoạt động trên các lĩnh vực khoa học, xã hội như: nhạc sỹ Văn Cao, nhà nghiên cứu văn học Hoài Thanh, đồng chí Tôn Quang Phiệt, Giáo sư Viện sĩ Nguyễn Khánh Toàn, Giáo sư nghiên cứu văn học Đặng Thai Mai, Giáo sư sử học Văn Tân, Giáo sư Tiến sĩ Viện sĩ lịch sử xã hội học Phạm Huy Thông, nhà nghiên cứu lịch sử Trần Văn Giáp, nhà văn Tô Hoài, Sơn Tùng, nhà thơ Xuân Diệu, Lưu Trọng Lư, Tế Hanh... Khối tài liệu này đã góp phần làm phong phú thêm Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. 2.1.2. Công tác sưu tầm, phân loại tài liệu phông lưu trữ cá nhân tại Trung tâm 2.1.2.1. Công tác s u tầm tài liệu phông l u trữ cá nh n Công tác sưu tầm và thu thập tài liệu là một nhiệm vụ có vị trí quan trọng hàng đầu của hoạt động lưu trữ tại Trung tâm III. Công việc được thực hiện thường xuyên và nhận được sự quan tâm đặc biệt của Trung tâm. Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ là thuộc sở hữu cá nhân, do cá nhân tự sản sinh ra và nhà nước không bắt buộc đối với việc họ phải nộp tài liệu vào các lưu trữ lịch sử trong đó có Trung tâm III. Trong những năm gần đây, đặc biệt là sau khi Luật lưu trữ có hiệu lực. Khối lượng tài liệu lưu trữ có giá trị được sưu tầm về Trung tâm ngày một nhiều và các loại hình tài liệu cũng ngày càng phong phú. Tài liệu có xuất xứ cá nhân là tài sản trí tuệ thuộc quyền sở hữu riêng của mỗi cá nhân. Đến nay, ngoài những văn bản pháp lý mang tính chỉ đạo chung của Nhà nước, chưa có văn bản nào cụ thể ban hành riêng về công tác sưu tầm https://lop7.edu.vn/
28 tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ. Do vậy, để tiếp cận được với cá nhân, gia đình, dòng họ và sưu tầm được tài liệu của họ thì các cán bộ Trung tâm III đã phải áp dụng nhiều hình thức, phương pháp khác nhau như: đến tận nhà cá nhân để xây dựng mối quan hệ gần gũi, thân mật; tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo, gặp gỡ các cá nhân; tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng dưới hình thức bài viết, phim ảnh về việc cá nhân trao tặng danh hiệu, về thành phần tài liệu cá nhân cần đưa vào lưu trữ, … Đối với khối tài liệu của Giáo sư Văn Tân lúc đầu do vợ ông giữ. Do sợ con cháu về sau không giữ gìn bảo vệ được tốt tài liệu nên mới bàn giao cho lưu trữ. Các bản thảo viết tay được bàn giao cho lưu trữ sau khi xuất bản ấn phẩm. Hiện gia đình đang giữ bản thảo của ấn phẩm Giáo sư viết về “Quan hệ Ngoại Giao giữa Việt Nam và Trung Quốc”. Gia đình đang xem xét để bàn giao vào lưu trữ. Vào các dịp lễ tết, trung tâm đều cử cán bộ đến thăm, chúc mừng thân nhân gia đình. Hiện nay, gia đình của Giáo sư đang giữ danh mục tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm.
2.1.2.2. Công tác ph n loại tài liệu phông l u trữ cá nh n Tài liệu phông lưu trữ cá nhân được phân loại không giống như đối với tài liệu hành chính, mà khi sưu tầm về Trung tâm, cán bộ chỉnh lý không áp dụng theo văn bản cụ thể nào mà dựa theo thực tế tình hình tài liệu và những nội dung, thành phần tài liệu mà cá nhân đó hiện có để thực hiện phân loại. Tài liệu của mỗi cá nhân sẽ được sưu tầm, phân loại chỉnh lý riêng theo từng cá nhân, lập thành một phông lưu trữ riêng của cá nhân đó. Tài liệu sau khi sưu tầm về sẽ được phân loại, sắp xếp khoa học theo từng phông cá nhân riêng. Phông lưu trữ cá nhân được bắt đầu từ khi người đó sinh ra và kết thúc khi người đó qua đời. Tuy nhiên, vẫn có quan điểm cho rằng thời điểm kết thúc của phông lưu trữ cá nhân có thể kéo dài cho đến khi không còn các cá nhân khác viết về người đó. Phông lưu trữ cá nhân bao gồm nhiều nhóm tài liệu phong phú đa dạng, từ tài liệu về tiểu sử đến các tài liệu phản ánh quá trình học tập, làm việc và những tài liệu thư từ trao đổi, tài liệu của những cá nhân khác viết về người đó. Trong đó có nhiều loại hình tài liệu khác nhau như: tài liệu https://lop7.edu.vn/
29 hành chính; tài liệu nghiên cứu khoa học; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu chuyên môn; tài liệu phim ảnh, ghi âm; tài liệu điện tử… Do đặc điểm tài liệu phông lưu trữ cá nhân rất phong phú đa dạng và nhiều thể loại nên không thể xây dựng một phương án phân loại thống nhất đối với các loại phông lưu trữ cá nhân mà trong quá trình phân loại cần vận dụng linh hoạt nhiều đặc trưng phân loại tài liệu. Người ta thường căn cứ vào tính chất hoạt động của cá nhân hình thành phông mà quy định một phương án phân loại và sắp xếp thứ tự các nhóm trong phông riêng biệt. Việc phân loại ở cấp độ tiếp theo trong mỗi nhóm tài liệu trên cần dựa vào đặc trưng của từng nhóm và vận dụng linh hoạt, sáng tạo các đặc trưng phân loại tài liệu theo đặc trưng hoạt động của cá nhân và dựa theo số lượng hiện có của tài liệu [14,33].
V dụ: Phông Nhạc sĩ Trần Hoàn, bao gồm: Tài liệu về tiểu sử của Nhạc sĩ Trần Hoàn; Tài liệu về sáng tác của Nhạc sĩ Trần Hoàn; + Tập ca khúc viết tay; + Tập ca khúc viết tay, photo, đánh máy; + Tập ca khúc đã xuất bản và ca khúc đang trên báo, tạp chí; + Kịch bản phim, ca khúc viết cho phim, kịch và các tác phẩm thơ; Sách đã xuất bản của Nhạc sĩ Trần Hoàn; Tài liệu công cụ của Nhạc sĩ, Bổ trưởng Trần Hoàn; Tàiliệu củacáctácgiảkhácnghiêncứuvềâmnhạccủaNhạcsĩTrần Hoàn. 2.2. Thực tiễn tổ chức tài liệu phông lƣu trữ Giáo sƣ Văn Tân 2.2.1. Nghiên cứu, biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân 2.2.1.1. Bản lịch sử đ n vị hình thành phông Giáo s Văn T n Lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thành phông hoặc khối tài liệu. Cũng giống như phân loại tài liệu trong phông lưu trữ cơ quan, khi phân loại tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân việc làm đầu tiên là chúng ta đi tìm hiểu về lịch sử đơn vị hình thành https://lop7.edu.vn/
30
phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân: Tên thật: Trần Đức Sắc Ngày sinh: 11 9 1913 Nơi sinh: Thôn Kim Hoàng Thọ Nam, nay là xã Vân Canh, huyện Hoài Đức, Hà Tây (nay thuộc Hà Nội)
Mất: 1988 (hưởng thọ: 75 tuổi)
Quá trình hoạt động cách mạng: Ông tham gia hoạt động cách mạng từ năm 1929, với gần 60 năm tuổi Đảng, 10 năm bị giam cầm trong nhà tù đế quốc mà di chứng để lại là đôi chân gần như bị liệt của ông (Hình 2.1). Năm 1937, trong phong trào Mặt trận dân chủ, Văn Tân làm báo Tin tức cùng với Trường Chinh, Trần Huy Liệu, Trần Đình Long, Võ Nguyên Giáp... Năm 1941, ở tù Sơn La, ông lại cùng với Trần Huy Liệu làm báo “Suối reo”. Những năm bị giam cầm trong ngục tù đế quốc đã làm đôi chân GS Văn Tân đi không còn vững nhưng nhiệt huyết trong ông thì không hề suy giảm. Bầu nhiệt huyết đó được truyền vào 25 cuốn sách, 117 bài nghiên cứu của ông để lại cho hậu thế. Với 10 năm bị giam cầm trong nhà tù đế quốc. Cách mạng thành công ông tham gia làm Báo Cứu quốc và hoạt động trong nhiều lĩnh vực, trải qua nhiều nhiệm vụ nhưng nhiều hơn cả vẫn là sử học. Hoạt động chuyên môn: Giáo sư Văn Tân thuộc thế hệ những người mở đường khai phá cho sử học hiện đại Việt Nam sau năm 1945 cùng với những tên tuổi lớn như: Đặng Thai Mai, Trần Huy Liệu, Đào Duy Anh, Nguyễn Khánh Toàn, Trần Văn Giàu, Phạm Huy Thông, Trần Văn Giáp (Hình 2.2).
Do sở trường và tâm huyết, năm 1950 ông về Vụ Văn học và Nghệ thuật thuộc Bộ Giáo dục, sau đó sang Trung Quốc học tập rồi về Ban Nghiên cứu Văn Sử - Địa. Từ đó sự nghiệp văn học của ông được khẳng định với hàng loạt công trình nghiên cứu như: Văn học trào phúng (1958), Nguyễn Khuyến (1959), Sơ thảo lịch sử văn học Việt Nam (1957 1960), Lịch sử văn học Việt Nam sơ giản (1963). Về ngôn ngữ ông có Từ điển Trung - Việt (1956), chủ biên Từ điển https://lop7.edu.vn/
31 tiếng Việt (1967) cùng với Ngụy Như Kon Tum, Nguyễn Tấn Gi Trọng, Nguyễn Lân, Đoàn Hựu, Nguyễn Khang, Ngô Thúc Lanh và từ điển Trung Việt; Từ điển Tiếng Việt, do ông chủ biên. Uyên bác về Ngôn ngữ học, Từ điển học, Hán Nôm học, Văn học nhưng địa hạt chính mà Giáo sư Văn Tân “thâm canh” là Sử học. Sự nghiệp Sử học của ông với nhiều cuốn sách, hàng trăm luận văn đăng trên các tạp chí, các báo. Ông say mê với người anh hùng áo vải Quang Trung Nguyễn Huệ và cụm công trình “Cách mạng Tây Sơn”; “Nguyễn Huệ - Con người và sự nghiệp” của Giáo sư Văn Tân đã được tặng Giải thưởng Nhà nước (2000), sau khi ông qua đời 12 năm. Trong nghiên cứu sử học, Giáo sư Văn Tân rất coi trọng công tác sử liệu học và quan điểm sử học. Sinh thời ông, đã có người nhận xét: “Văn Tân làm sử như chiến sĩ.” Ông hăm hở, xông xáo, “tác chiến” quyết liệt. Dù chân yếu, đi lại khó khăn phải có người đỡ nhưng Giáo sư Văn Tân vẫn năng nổ, hăng hái lặn lội đi các địa phương để khảo sát điền dã, tìm tư liệu. Ông gần dân, yêu quý dân và thường nói với những cán bộ trẻ của Viện Sử: “Nhân dân là những người làm ra lịch sử. Chúng ta chỉ là những người chép sử”. Nhà nước phong hàm Giáo sư cho ông từ đợt đầu tiên (1980) và dân chúng thôn dã nhiều lần được đón ông đến nói chuyện thì thân mật và kính trọng gọi ông là "cụ Văn Tân sử học". Ngày ấy, “Tổ Cổ sử” của Viện Sử học có những tên tuổi mà giới sử gia Việt Nam hôm nay gọi là những cây đại thụ và cổ thụ, gồm Trần Văn Giáp, Trần Văn Khang, Đào Duy Anh, Hoa Bằng, Nguyễn Đổng Chi…, “Tổ Phiên dịch” có những nhà Hán học uyên thâm như Phạm Trọng Điềm, Đỗ Mộng Khương… Đứng đầu hai tổ là Giáo sư Văn Tân, Giáo sư Phan Huy Lê, Chủ tịch Hội Khoa học lịch sử Việt Nam, người đã có nhiều năm làm việc cùng Giáo sư Văn Tân, đánh giá: “Ông là người giữ vai trò quan trọng trong việc tổ chức dịch, xuất bản các bộ sách tư liệu cơ bản về lịch sử Việt Nam. Ông cũng là người thẳng thắn, rất kiên định quan điểm được ông cho là đúng nhưng vẫn biết nghe những ý kiến khác, kể cả những quan điểm trái ngược”. Giới Sử gia Việt Nam chỉ có một diễn đàn duy nhất để trao đổi và công bố https://lop7.edu.vn/
Thành quả của Giáo sư Văn Tân là kết quả của sự khổ luyện kiên trì. Các học giả cùng thời, các học trò thế hệ sau và tất cả những ai biết ông đều khâm phục sức làm việc miệt mài tưởng như vô tận và trí nhớ tuyệt vời của ông. Ông chính là cây đại thụ mọc lên vùn vụt, tỏa rợp bóng trên lĩnh vực Cổ sử; là luồng gió nóng thổi vào những tranh luận, hùng biện hấp dẫn, thú vị trong lĩnh vực nghiên cứu này. Trong những cuộc thuyết trình, diễn giả Văn Tân với giọng nói sang sảng, tư duy mẫn tiệp đã thu hút sự hứng thú và làm mọi người thán phục. Nhiều người nghĩ Giáo sư Văn Tân có tài hùng biện bẩm sinh nhưng theo Giáo sư Lê Văn Lan, kỳ thực không hề bẩm sinh chút nào. Chính Giáo sư Lê Văn Lan đã từng tận mắt thấy ông khổ công chuẩn bị cho mỗi buổi thuyết trình như thế nào. Trong khi các diễn giả thường đọc những bài viết sẵn hoặc chít ít cũng cầm tờ đề cương có viết những đoạn trích dẫn để khỏi phải học thuộc lòng, Giáo sư Văn Tân ngược lại, không bao giờ cầm một tờ giấy nào lên bục diễn thuyết. Thực ra, ông đã đọc đi đọc lại những điều cần nói không biết bao nhiêu lần. Giáo sư Văn Tân là một cây bút chiến sắc sảo, ông viết rất nhanh. Có những bài nghiên cứu ông viết chỉ trong vài ngày. Cuốn “Lịch sử Việt Nam” 217 trang, ông viết trong hơn một tháng. Tập sách hoàn chỉnh đầu tiên viết về Nguyễn Trãi được ông viết xong trong 10 ngày. Nhưng để có “bút lực” đó là cả một quá trình cặm cụi dày công tích lũy, là bao nhiêu ngày ông như dán mình trên ghế ở ngôi nhà số 21 Hòa Mã, ngập chìm trong khối sách vở cao ngất ba bề bốn bên, chỉ https://lop7.edu.vn/
32 những công trình nghiên cứu, đó là tờ nguyệt san Tạp chí Nghiên cứu Lịch sử. Điều hành tờ báo này cũng chính là Giáo sư Văn Tân. Giáo sư Sử học Lê Văn Lan thuở còn là nhân vật “trẻ nhất làng” Cổ sử của Viện Sử học đã từng được chính Giáo sư Văn Tân hướng dẫn công tác nghiên cứu, nhớ lại người thầy dạy nghề của mình, Giáo sư Lê Văn Lan nói: “Giáo sư Văn Tân đương thời từng lao mình vào nghiên cứu các lĩnh vực sử cổ và trung đại, ông tung hoành, chiếm ngự không sót một mảng đề tài nào. Ông gây ấn tượng như một “học giả quyền uy”, một ông tướng “múa gậy vườn hoang” bởi đây chính là thời kỳ khai phá của một nền sử học mới. Ông cùng với những nhà sử học thời đó đã tạo nên tiền đề cho thế hệ các nhà sử học hôm nay được suy ngẫm về khoa học lịch sử”. [15]
33 còn ô cửa số bé để ánh sáng lọt vào soi trang bản thảo (Hình 2.3). [16] Giáo sư Văn Tân vẫn thường dặn các “đồ đệ” như Giáo sư Lê Văn Lan, Giáo sư Nguyễn Danh Phiệt, Phó Giáo sư Vũ Huy Phúc… bằng câu nói nổi tiếng của Lê Quý Đôn: “Bụng không chứa ba vạn quyển sách, mắt không nhìn thấy khắp núi sông thiên hạ thì vị tất đã làm được văn hay”. Vì vậy, ông luôn có ý cho các “đồ đệ” được đi cùng trong những chuyến công tác. Đối với Giáo sư Lê Văn Lan, đó chính là sự bình đẳng, là tình cảm thân thiết giữa người thủ trưởng, người thầy với cấp dưới, với cậu học trò. Dẫu việc đi lại với Giáo sư Văn Tân thật khó khăn do ông bị liệt một bên chân nhưng ông vẫn đi rất nhiều. Những chuyến khảo sát giúp ông thu thập tài liệu cho những đề tài mà thư tịch còn mờ mịt. Ông cũng đi thuyết trình lịch sử ở khắp các cơ quan, địa phương, cứ đâu mời là ông hăm hở đi, không từ chối một ai, ông thường bảo: “Sử học là tài sản của toàn dân”. Đến cuộc thuyết trình nào, ông cũng không quên bảo thẳng ban tổ chức: “Này, đừng bày vẽ tiệc tùng hay trả tiền thù lao nhé”. Khi tới “nói chuyện sử học” với người dân, ông luôn dùng ngôn ngữ bình dị, được người dân yêu mến gọi là “cụ Văn Tân sử học”. Ông khoái chí lắm và thường nói với các anh em trẻ: “Họ mới chính là người làm ra lịch sử. Chúng ta chỉ chép sử thôi”. Từ cuối thập niên 1950, Giáo sư Văn Tân đã khẳng định rằng giáo dục lịch sử dân tộc đóng một vai trò hết sức trọng yếu: “Lịch sử dân tộc là môn học có điều kiện giáo dục lòng yêu nước, ý thức giao cấp, quan điểm và lập trường giai cấp… Chúng ta lơ là về mặt giáo dục lịch sử dân tộc” (Trích ý kiến trao đổi để xây dựng quyển Thông sử Việt Nam. Tạp chí Nghiên cứu Văn Sử Địa, số ra tháng 12 1958).
Thế hệ những người làm sử học hôm nay có điều kiện sống và làm nghề thuận lợi hơn hẳn trước kia, lại có may mắn được “đứng trên vai những người khổng lồ” thuộc các thế hệ nhà nghiên cứu đi trước. Nước nhà và các bậc tiền bối kỳ vọng họ có thể tạo nên những đột phá mở ra triển vọng lớn cho nền học thuật nước nhà. Bảo bối dành cho thế hệ hôm nay không gì khác chính là bí quyết mà thế hệ đi trước đã “thuộc nằm lòng” Dù điều kiện tối thiểu nhưng hãy cống hiến tối đa - đó cũng chính là những gì mà cả cuộc đời Giáo sư Văn Tân đã https://lop7.edu.vn/
34 thực hiện.Đầu năm 1988, để tưởng nhớ Giáo sư Đào Duy Anh, Giáo sư Văn Tân đã viết bài “Đào Duy Anh một nhà văn hóa lớn, một nhà sử học lớn” đăng trên Tạp chí Nghiên cứu Lịch sử, giờ đây, xin được mượn lại câu kết trong bài báo ấy để nói về chính ông (tr ch lời hó Giáo s Vũ Huy húc): “Nếu trong cuộc đời một nhân vật, di sản đáng quý để lại cho thế hệ sau không phải là quyền cao trong lịch sử thì Giáo sư Văn Tân quả là một chiến sĩ cách mạng, một nhà văn hóa lớn của chúng ta!”. Giải thưởng, huân, huy chương: Với những đóng góp to lớn của mình, Giáo sư đã vinh dự được Nhà nước tặng thưởng Huân chương Độc lập hạng Ba; Huân chương kháng chiến chống Mỹ hạng Nhất, hạng Nhì. Đặc biệt năm 2000, ông được truy nhận Giải thưởng Nhà nước về Khoa học và Công nghệ cho cụm công trình “Cách mạng Tây Sơn”; “Nguyễn Huệ Con người và sự nghiệp”. 2.2.1.2. Lịch sử phông Giáo s Văn T n Phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân là toàn bộ khối tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của ông có giá trị thực tiễn, giá trị lịch sử, được thu thập và bảo quản trong kho lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
2. Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): 65 hồ sơ đơn vị bảo quản 3. Thành phần và nội dung của tài liệu: 3.1. Thành phần tài liệu: Toàn bộ các tài liệu trong phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân được chế tác trên vật liệu là giấy. Các tài liệu này được viết trên nhiều loại giấy như: giấy in, giấy viết... Có những tài liệu được viết trên một mặt giấy, có tài liệu được viết trên cả hai mặt giấy. Ngoài ra, trong phông có nhiều loại tài liệu khác nhau như: tài liệu đánh máy và có bút tích sửa chữa của Giáo sư Văn Tân, tài liệu viết tay có bút tích sửa chữa của ông, tài liệu viết bằng tiếng Pháp, Hán,… https://lop7.edu.vn/
1 Giới hạn thời gian của tài liệu: Thời gian tài liệu trong phông lưu trữ giáo sư Văn Tân 1959 1978.
+ Công văn của Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp v/v mời Giáo sư Sử học Văn Tân tham gia công tác bồi dưỡng kiến thức tuyển chọn nghiên cứu sinh chuyên ngành Sử Việt Nam năm 1977.
35 - Phần lớn tài liệu trong phông là tài liệu viết tay và các bài nghiên cứu. V dụ: + Bài nghiên cứu “Quan điểm đạo đức của Nguyễn Trãi” của Giáo sư Sử học Văn Tân năm 1980. + Bài nghiên cứu về lịch sử “Thời đại Hùng Vương” của Giáo sư Sử học Văn Tân (không rõ thời gian). + Bản thảo cuốn sách “Thời đại Hùng Vương và An Dương Vương” của Giáo sư Sử học Văn Tân (không rõ thời gian, bản viết tay). Tài liệu là bản viết tay do Giáo sư sưu tầm V dụ: + Khái quát về cuộc đời và sự nghiệp của một số nhân vật lịch sử như: Dĩnh Đạt, Nguyễn Công Bạt, Lý Ngọc Kiều, Đoàn Văn Khâm, Quảng Nghiêm,… do Giáo sư Sử học Văn Tân sưu tầm; + Bản kê nhân vật lịch sử thời cổ đại, trung đại, cận đại, hiện đại do Giáo sư Sử học Văn Tân sưu tầm. Tài liệu là thư từ trao đổi, thiệp mời, thiệp chúc tết, công văn mời. V dụ: + Tập thiệp chúc Tết và giấy mời gặp mặt đầu năm của đồng chí Trường Chinh Chủ tịch hội đồng Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Ban chấp hành Đảng cộng sản Việt Nam, Viện khoa học Xã hội miền Nam, … Gửi giáo sư sử học Văn Tân năm 1979 1987. + Tập thư tờ, công văn mời của bạn bè, đồng nghiệp trong nước và nước ngoài gửi Giáo sư Văn Tân về việc trao đổi công tác năm 1975 1982.
- Tài liệu đánh máy có bút tích của tác giả. Ví dụ: Bài nghiên cứu “Quan hệ Việt Nam và Campuchia hồi thế kỷ XVII và thế kỷ XVIII” của Giáo sư Sử học Văn Tân. - Tài liệu viết bằng ngôn ngữ khác: https://lop7.edu.vn/
Tài liệu là bài phê bình V dụ: Bài viết “Sử học Ngụy phục vụ chủ nghĩa bá quyền khu vực” (phê bình một số luận điểm sai lầm trong giới Sử học Việt Nam). Tài liệu bị rách thủng, không đầy đủ V dụ: + Bài nghiên cứu “Đặng Xuân Bảng và Sử học bộ khảo” của Giáo sư Sử học Văn Tân năm 1978 + Bài nghiên cứu “Viết bài lịch sử xâm lược và bành trướng 20 thế kỷ của Trung Quốc đối với Việt Nam” của Giáo sư Sử học Văn Tân năm 1984. + Bài nghiên cứu “Những nhân vật lãnh đạo Nhà nước Việt Nam trong thời quân chủ” của Giáo sư Sử học Văn Tân. + Luận án Phó Tiến sĩ khoa học đề tài “Sự nghiệp nhà nước của dân tộc Việt Nam” của nghiên cứu sinh Đỗ Văn Minh do Giáo sư Sử học Văn Tân hướng dẫn. - Trong phông có một số tài liệu không rõ nhan đề, tác giả, thời gian V dụ: + Cuốn sách nghiên cứu về cuộc khởi nghĩa của Lê Lợi; kháng chiến chống quân thanh của Nguyễn Huệ (Không rõ nhan đề, tác giả, thời gian) + Vở ghi chép nghiên cứu về lịch sử các đời vua + Bài trả lời 2 Nhà phê bình Nguyễn Phan Quang và Nguyễn Đức Minh về quyển lịch sử nội chiến ở Việt Nam từ 1771 1802 (không rõ tác giả, thời gian). https://lop7.edu.vn/
36 V dụ: + Tập thư tờ, công văn mời của bạn bè, đồng nghiệp trong nước và nước ngoài gửi Giáo sư Sử học Văn Tân về việc trao đổi công tác năm 1975 1982 (Tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Nhật) + Bài nghiên cứu “Lịch sử cổ đại và khảo cổ học” của Giáo sư Sử học Văn Tân (Không rõ thời gian; Tiếng Pháp). + Khái quát về cuộc đời và sự nghiệp của một số nhân vật lịch sử như: Dĩnh Đạt, Nguyễn Công Bạt, Lý Ngọc Kiều, Đoàn Văn Khâm, Quảng Nghiêm, … do Giáo sư sử học Văn Tân sưu tầm (Tài liệu viết tay; Tiếng Việt Hán).
37 + Bài viết về sự ra đời và phát triển của 3 viện bảo tàng ở Hà Nội: Viện Bảo tàng Lịch sử, Viện Bảo tàng Cách mạng và Viện Bảo tàng Quân đội (không rõ tiêu đề, tác giả, thời gian). 3.2. Nội dung tài liệu: Nội dung tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân giáo sư Văn Tân gồm có 3 nhóm lớn: Nhóm tài liệu tiểu sử (Hồi ký, sổ ghi chép, thư từ của bạn bè đồng nghiệp gửi Giáo sư): Nhóm này khái quát được nhiều nét trong cuộc đời của ông như: Lý lịch Đảng viên của ông, thành tích công tác của ông trong những năm kháng chiến, trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn, những chức vụ, vị trí công tác mà ông từng đảm nhận, các tổ chức chính trị xã hội mà ông đã từng tham gia, các mối quan hệ đồng nghiệp bạn bè của ông. Nhóm tài liệu nghiên cứu: Nhóm tài liệu này chủ yếu thể hiện quá trình nghiên cứu về lịch sử của ông. Ông đã có nhiều bài nghiên cứu, công văn, bài viết phản ánh lịch sử như: Bài nghiên cứu về Lịch sử ngoại giao của Việt Nam của Giáo sư Sử học Văn Tân năm 1973, Công văn của Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp v/v mời Giáo sư Sử học Văn Tân tham gia công tác bồi dưỡng kiến thức tuyển chọn nghiên cứu sinh chuyên ngành Sử Việt Nam năm 1977, Bài nghiên cứu “Viết bài lịch sử xâm lược và bành trướng 20 thế kỷ của Trung Quốc đối với Việt Nam” của Giáo sư Sử học Văn Tân năm 1984, … Nhóm tài liệu tham khảo: Nhóm này thể hiện việc sưu tầm, thu thập tài liệu phục vụ cho công việc nghiên cứu phê bình của ông trên các lĩnh vực lịch sử (lịch sử Việt Nam, di tích lịch sử, lịch sử thế giới); văn học; chính trị, triết học. 4. Tình trạng vật lý của phông: Một số tài liệu trong phông bị rách, thủng. 5. Công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ,... 6. Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu: Hiện nay khối tài liệu phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân được sử dụng để phục vụ nhu cầu nghiên cứu của độc giả. https://lop7.edu.vn/
38 2.2.2. Xây dựng phương án phân loại tài liệu trong phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân Về công tác phân loại, hiện nay Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chưa có văn bản chính thức quy định về mẫu khung phân loại phông lưu trữ cá nhân nói chung và mẫu khung phân loại tài liệu phông lưu trữ cá nhân các nhà khoa học nói riêng. Nên khi tiến hành phân loại tài liệu, Trung tâm III đã xây dựng phương án phân loại đã căn cứ vào quá trình nghiên cứu và vị trí công tác của Giáo sư, tình hình thực tế tài liệu trong phông. Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ cá nhân nói chung, phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân nói riêng tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III hiện nay được thực hiện như sau: Căn cứ Tiểu sử, cuộc đời nghiên cứu, sáng tác của Giáo sư Văn Tân; Căn cứ tình hình thực tế tài liệu hiện có; Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu đã lựa chọn phương án phân loại và lập hồ sơ tài liệu phông cá nhân Giáo sư Văn Tân theo phương án: Vấn đề Thời gian.Trong mỗi nhóm lớn, chia tài liệu ra các nhóm nhỏ hơn (tương đương với 1 năm) và trong nhóm nhỏ hơn, tài liệu được chia tiếp tương đương với 01 hồ sơ (đơn vị bảo quản) Phương pháp phân loại này thường tốn nhiều thời gian, phải có nhiều diện tích để phân nhóm tài liệu và sẽ gặp những khó khăn nhất định trong quá trình vừa phân loại vừa phục vụ tra tìm tài liệu. Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đảm bảo độ chính xác cao và có thể kiểm tra được nội dung của từng đơn vị bảo quản. Thực tế khi phân loại tài liệu phông lưu trữ cá nhân tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III, tài liệu được phân thành những nhóm cơ bản theo đề mục như: Tài liệu tiểu sử; tài liệu nghiên cứu, tài liệu tham khảo, …Trong những nhóm cơ bản lại phân thành nhiều nhóm tài liệu, tuỳ theo tình hình cụ thể của tài liệu. Đây là phương án phân loại được xây dựng trên cơ sở đặc điểm hình thành tài liệu của tài liệu lưu trữ cá nhân. Phân loại tài liệu trong phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân cần đạt được yêu https://lop7.edu.vn/
39 cầu cơ bản là: tính khoa học và tính triệt để Tính khoa học thể hiện ở chỗ sau khi phân loại, tài liệu trong phông phải được sắp xếp một cách khoa học, logic để dễ bảo quản, dễ tra tìm và phản ánh được nội dung và thành phần tài liệu của phông đồng thời làm nổi bật được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức cũng như những đặc điểm của đơn vị hình thành phông. Tính triệt để thể hiện trong việc cơ quan lưu trữ đã xây dựng phương án phân loại phù hợp cho tài liệu trong phông được phân chia mạch lạc theo từng cấp độ lớn, nhỏ của các nhóm, đảm bảo không có tài liệu thừa ra sau khi tài liệu được phân loại theo phương án đã chọn. Phân loại tài liệu được thực hiện theo những nguyên tắc nhất định. Để đảm bảo nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, việc phân chia tài liệu trong các phông lưu trữ cá nhân nói chung và phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân nói riêng cần được chỉ đạo xuyên suốt trên lập trường quan điểm của Đảng và thống nhất về nghiệp vụ theo quy định của Nhà nước. Việc phân loại tài liệu đảm bảo không được phân tán tài liệu trong phông và tôn trọng nguyên tắc xuất sinh tài liệu, không phá vỡ mối quan hệ lịch sử của tài liệu trong phông. Phân loại tài liệu cần đảm bảo nguyên tắc thống nhất với công tác thu thập, bổ sung tài liệu và công tác xác định giá trị tài liệu trong phông. Việc phân loại tài liệu phải tạo điều kiện thuận loại cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu đồng thời công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào phông cũng cần được thống nhất. Phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân gồm nhiều nhóm tài liệu phong phú và đa dạng từ tài liệu về tiểu sử đến các tài liệu phản ánh quá trình học tập, làm việc và những tài liệu thư từ trao đổi, tài liệu của những cá nhân khác viết về ông. Trong đó có nhiều loại hình tài liệu khác nhau như: Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu chuyên môn. Do đặc điểm tài liệu phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân phong phú, đa dạng và nhiều thể loại nên không thể xây dựng phương án phân loại thống nhất mà vận dụng linh hoạt nhiều đặc trưng, tính chất hoạt động của ông và sắp xếp thứ tự các nhóm trong phông riêng biệt. https://lop7.edu.vn/
Bài nghiên cứu “Quan hệ Việt Nam và Campuchia hồi thế kỷ XVII và thế kỷ XVIII” của Giáo sư Sử học Văn Tân https://lop7.edu.vn/
Bài nghiên cứu “Lịch sử cổ đại và khảo cổ học” của Giáo sư Sử học Văn Tân (Không rõ thời gian) Bài nghiên cứu “Những nhân vật lãnh đạo Nhà nước Việt Nam trong thời quân chủ” của Giáo sư Sử học Văn Tân
40 Việc phân loại ở cấp độ tiếp theo trong mỗi nhóm tài liệu trên cần dựa vào đặc trưng của từng nhóm và vận dụng linh hoạt, sáng tạo các đặc trưng phân loại tài liệu theo đặc trưng hoạt động của Giáo sư Văn Tân và dựa theo số lượng hiện có của tài liệu. V dụ: I Tài liệu tiểu sử Tập thiệp chúc Tết và giấy mời gặp mặt đầu năm của đồng chí Trường Chinh - Chủ tịch hội đồng Nhà nước CHXHCNVN, Ban chấp hành Đảng cộng sản Việt Nam, Viện khoa học Xã hội miền Nam,…gửi Giáo sư Sử học Văn Tân năm 1979 1987 Tập thư tờ, công văn mời của bạn bè, đồng nghiệp trong nước và nước ngoài gửi Giáo sư Sử học Văn Tân về việc trao đổi công tác năm 1975 1982 II Tài liệu nghiên cứu Bài nghiên cứu về Lịch sử ngoại giao của Việt Nam của Giáo sư Sử học Văn Tân năm 1973 (Tài liệu không đầy đủ) Bài nghiên cứu “Đặng Xuân Bảng và Sử học bộ khảo” của Giáo sư Sử học Văn Tân năm 1978 Bài nghiên cứu “Quan điểm đạo đức của Nguyễn Trãi” của Giáo sư Sử học Văn Tân năm 1980 (Bản viết tay) Bài nghiên cứu “Viết bài lịch sử xâm lược và bành trướng 20 thế kỷ của Trung Quốc đối với Việt Nam” của Giáo sư Sử học Văn Tân năm 1984 Bản thảo cuốn sách “Thời đại Hùng Vương và An Dương Vương” của Giáo sư Sử học Văn Tân (Bản viết tay, không rõ thời gian)
41 (Bản đánh máy có bút tích của tác giả) Bài nghiên cứu “Trách nhiệm công tác văn nghệ ở Trung Quốc” đăng trên tập san Văn học nghệ thuật do Giáo sư Sử học Văn Tân dịch sang tiếng việt Công văn của Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp v/v mời Giáo sư Sử học Văn Tân tham gia công tác bồi dưỡng kiến thức tuyển chọn nghiên cứu sinh chuyên ngành Sử Việt Nam năm 1977 Ý kiến của Giáo sư Sử học Văn Tân về đề cương luận án Phó Tiến sĩ của đồng chí Mai Quốc Liên năm 1982 Công văn của viện lịch sử quân đội Việt Nam Bộ Quốc Phòng v v mời giải sử sử học Văn Tân tham gia cuộc họp nhận xét, góp ý soạn đề cương thực tập sinh của đồng chí Nguyễn Anh Dũng cán bộ nghiên cứu của viện năm 1985 (kèm đề cương thực tập sinh cấp II) Luận án Phó Tiến sĩ khoa học đề tài “Sự nghiệp nhà nước của dân tộc Việt Nam” của nghiên cứu sinh Đỗ Văn Minh do Giáo sư Sử học Văn Tân hướng dẫn Bài nhận xét của Giáo sư Sử học Văn Tân về luận án “Phan Bội Châu con người và sự nghiệp” Nhìn vào nhóm tài liệu tiểu sử và tài liệu nghiên cứu được phân loại ở phông, chúng ta có thể thấy rằng tùy tình hình thực tế tài liệu hiện có trong phông để linh hoạt phân loại cho phù hợp. Đối với tài liệu trong một nhóm được phân theo khối bút tích và không bút tích nếu khi phân loại không đối chiếu kỹ cũng có thể xảy ra trùng thừa. Trong quá trình phân loại, có phông tài liệu không có bút tích đã được loại trực tiếp nên đã hạn chế được số lượng lưu và tránh được tài liệu trùng thừa giữa các nhóm. 2.2.3. Hệ thống hóa tài liệu trong phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân Khi lập hồ sơ tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân, Trung tâm III đã thực hiện các quy trình sau: - Lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu trong hồ sơ để loại bỏ những tài liệu trùng thừa, hết giá trị: https://lop7.edu.vn/
42 + Đối với công tác lập hồ sơ gồm nhiều công đoạn như: sắp xếp văn bản bên trong hồ sơ, đánh số tờ, biên mục, viết chứng từ kết thúc. + Vận dụng các đặc trưng để lập hồ sơ: Tài liệu hình thành trong hoạt động của cá nhân thường ít hình thành hồ sơ theo vấn đề, sự việc như phông lưu trữ cơ quan. Do đó, việc lập hồ sơ tài liệu phông lưu trữ cá nhân phải vận dụng nhiều đặc trưng khác nhau, nói chung phải rất linh hoạt. + Tài liệu trong phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân, được đánh thứ tự theo các trang có chữ của tài liệu theo số Ả rập phía trên góc phải của tài liệu. Đặc biệt tài liệu có bút tích của ông ở mặt sau các trang tài liệu cũng được đánh liên tục trong đơn vị bảo quản. + Xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ chung, chưa có văn bản chính thức quy định về xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ cá nhân nói chung và tài liệu phông lưu trữ các nhà khoa học nói riêng. Các phông này ngoài việc vận dụng các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu chung như: tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu; tác giả tài liệu; thời gian, địa điểm hình thành tài liệu; sự lặp lại thông tin trong tài liệu; hiệu lực pháp lý; khối lượng và mức độ hoàn chỉnh của phông; tiêu chuẩn ngôn ngữ, vật liệu và kỹ thuật chế tác, đặc điểm bề ngoài của tài liệu; tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu; còn chú ý xem xét giá trị bút tích của người hình thành phông, coi đây là một trong những tiêu chuẩn quan trọng để đánh giá tài liệu được lưu hay loại. Soạn thảo tiêu đề hồ sơ theo mẫu: Tên loại Vấn đề Tác giả Thời gian + Tiêu đề hồ sơ phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân được viết ngắn gọn giới thiệu khái quát thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ. Ngoài những đặc trưng cơ bản khi viết tiêu đề hồ sơ là thể hiện được thể loại, tác giả, nội dung tài liệu bên trong và thời gian tài liệu đề cập đến và tiêu đề hồ sơ vấn đề thì trong phông cá nhân việc thể hiện bút tích của cá nhân lên bìa hồ sơ cũng rất được chú ý vì nó thể hiện giá trị tài liệu trong hồ sơ. Mỗi dạng hồ sơ có cách viết tiêu đề khác nhau. Chứng từ kết thúc của mục lục hồ sơ phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Sử học Văn Tân được ghi rõ số trang của mục lục đánh liên tục theo số Ảrập, tổng số đơn vị bảo quản trong toàn phông, những đơn vị trùng khuyết, ghi rõ tên https://lop7.edu.vn/
43 người lập hồ sơ. Hệ thống hóa tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân ; Căn cứ vào phương án phân loại đã được xây dựng để hệ thống hoá tài liệu phông lưu trữ cá nhân. Nguyên tắc hệ thống hoá tài liệu cho toàn phông là đi từ cái chung đến cái riêng nhóm lớn đến nhóm nhỏ, nhóm nhỏ đến nhỏ nhất. Hệ thống hóa tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và khai thác, sử dụng tài liệu. Nhờ hệ thống hóa tài liệu, các cơ quan lưu trữ có thể xây dựng hệ thống các công cụ tra tìm theo phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề. Mặt khác, cũng nhờ hệ thống hóa tài liệu, người khai thác sẽ thuận lợi trong việc tra tìm thông tin trong tài liệu theo phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề mà họ quan tâm. Tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân được hệ thống hoá các nhóm cơ bản như sau: Sơ bộ phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân được hệ thống hóa tài liệu trong phông cá nhân theo 3 nhóm như sau: I. Tài liệu tiểu sử II. Tài liệu nghiên cứu III. Tài liệu tham khảo Dựa vào thực tế tài liệu trong mỗi nhóm để hệ thống hoá. Ví dụ: Nhóm I Tài liệu tiểu sử phông lưu trữ Giáo sư Sử học Văn Tân Đơn vị bảo quản Tiêu đề hồ sơ 0003 Tập thiệp chúc Tết và giấy mời gặp mặt đầu năm của đồng chí Trường Chinh Chủ tịch hội đồng Nhà nước CHXHCNVN, Ban chấp hành Đảng cộng sản Việt Nam, Viện khoa học Xã hội miền Nam,…gửi Giáo sư Sử học Văn Tân năm 1979 1987 0004 Tập thư tờ, công văn mời của bạn bè, đồng nghiệp trong nước và nước ngoài gửi Giáo sư Sử học Văn Tân về việc trao đổi công tác năm 1975 1982 https://lop7.edu.vn/
44 - Biên mục hồ sơ : + Biên mục hồ sơ chính là điều kiện cần thiết để xây dựng các loại công cụ tra cứu về nội dung tài liệu có bên trong hồ sơ. Cũng như biên mục tài liệu phông cơ quan, biên mục tài liệu phông cá nhân gồm biên mục bìa hồ sơ và mục lục tài liệu trong hồ sơ. + Biên mục bìa hồ sơ là thể hiện tên đơn vị hình thành phông, tiêu đề hồ sơ, thờigian bắt đầu kếtthúc,số trang tài liệu, thời hạn bản quản,số đơn vị bảo quản. + Do không có quy trình hủy tài liệu phông lưu trữ cá nhân tại Trung tâm III. Vậy nên khối tài liệu phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân được bảo quản vĩnh viễn trong kho lưu trữ Tiểu kết chƣơng 2 Trong Chương 2, chúng tôi đã trình bày về thực trạng tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Từ khái quát về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, thực trạng công tác sưu tầm và phân loại tài liệu ở đây; đến tìm hiểu về thực tiễn tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân như nghiên cứu, biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông , phân loại tài liệu, hệ thống hóa, … đây là cơ sở để chúng tôi đưa ra các đánh giá, nhận xét và đề xuất biện pháp trong việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Sử học Văn Tân ở chương 3. https://lop7.edu.vn/
45 CHƢƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN GIÁO SƢ VĂN TÂN 3.1. Nhận xét việc tổ chức tài liệuphông lƣu trữcá nhân Giáo sƣ Văn Tân tạiTrungtâmLƣutrữ quốc gia III Qua việc tìm hiểu thực trạng tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân giáo sư Văn Tân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, chúng tôi nhận thấy một số ưu điểm và hạn chế sau: 3.1.1. Ưu điểm Về công tác phân loại: Tài liệu của phông được phân loại về các nhóm lớn, nhóm nhỏ để theo phương án phân loại đã được xây dựng. Trong quá trình phân loại tài liệu, Trung tâm cũng đã tôn trọng sự hình thành tự nhiên của tài liệu nên hạn chế xé lẻ hồ sơ vấn đề như tài liệu nghiên cứu của Giáo sư Tân hay tập hợp tài liệu tham khảo để nghiên cứu phục vụ cho công việc. Đặc điểm của tài liệu trong phông: Trung tâm đã vận dụng một cách linh hoạt không lệ thuộc quá nhiều vào số trang và độ dày mỏng của tài liệu. Điều này đã tránh được việc xé lẻ tài liệu trong hồ sơ. (V dụ: Trong phông của Giáo sư Văn Tân có những đơn vị bảo quản chỉ có một tài liệu dày trên 300 trang vẫn phải giữ nguyên mà không tách rời tài liệu)
Về mục lục hồ sơ: Mục lục hồ sơ tài liệu phông đã thể hiện rõ các đề mục và tiểu mục theo phương án phân loại của Trung tâm lựa chọn, phục vụ tốt cho việc bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu. Hiện nay tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân đã được hệ thống hóa tài liệu nhằm phục vụ cho việc khai thác sử dụng được nhanh gọn thuận tiện tiết kiệm thời gian. https://lop7.edu.vn/
Trung tâm đã xem xét kỹ khi xác định bút tích, dấu ấn của giáo sư có trong tài liệu, từ đó đã hạn chế được việc loại nhầm tài liệu có giá trị.
Về biên mục tài liệu: Công tác biên mục tài liệu được tiến hành chi tiết và cẩn thận thể hiện rõ những bút tích dấu ấn của cá nhân lên tiêu đề hồ sơ và ghi chú mục lục bên trong hồ sơ.
46 - Cán bộ lãnh đạo Trung tâm III đã có sự quan tâm, chỉ đạo sâu sắc về quản lý nghiệp vụ lưu trữ tài liệu phông lưu trữ cá nhân. 3.1.2. Hạn chế Bên cạnh những ưu điểm trên, việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân giáo sư Văn Tân còn một số bất cập như: Đối với các văn bản quy định, hướng dẫn: Chưa có văn bản quy định, hướng dẫn công tác sưu tầm, bổ sung và phân loại riêng dành cho tài liệu có xuất xứ cá nhân khiến cho công tác sưu tầm, thu thập, phân loại tài liệu cá nhân vẫn còn gặp nhiều khó khăn. Đối với việc sưu tầm, thu thập tài liệu: Hạn chế lớn nhất trong việc sưu tầm tài liệu cá nhân vào lưu trữ nhà nước đầu tiên phải kể đó chính là kinh phí. Đối với lưu trữ tư nhân do có nguồn vốn dồi dào nên việc thu thập, sưu tầm và giải quyết chế độ đãi ngộ đối với cá nhân giao nộp tài liệu có nhiều thuận lợi hơn. Thực tế những năm gần đây, gia đình hoặc bản thân các cá nhân thường lựa chọn giao nộp tài liệu vào lưu trữ tư nhân thay vì lưu trữ nhà nước. Tiếp đến, do nhận thức của người dân chưa cao nên nhiều tài liệu không được lưu giữ tốt, khi sưu tầm bị mất mát. Nhiều tài liệu quan trọng không được sự đồng ý sưu tầm vào Trung tâm. Như phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân thì ông được biết đến với hai vai trò đó là một nhà hoạt động cách mạng và nhà nghiên cứu khoa học nhưng khi khảo sát thực tế phông lưu trữ chúng tôi nhận thấy số tài liệu đang được bảo quản trong phông chưa được đầy đủ. Phông vẫn chưa phản ánh được thời gian giáo sư hoạt động cách mạng mà chỉ phản ánh lên được quá trình giảng dạy và nghiên cứu khoa học của ông. Đối với việc tổ chức tài liệu trung tâm chưa đưa ra được giá trị cụ thể đối với những đơn vị bảo quản, chủ yếu các phông lưu trữ cá nhân có thời hạn bảo quản vĩnh viễn. Một số phông tài liệu được lưu quá rộng không phản ánh được nhiệm vụ, quyền hạn, quan điểm của cá nhân và gây lãng phí diện tích bảo quản tài liệu trong phông. https://lop7.edu.vn/
47 - Đối với việc khai thác sử dụng tài liệu: Tuy tài liệu phông lưu trữ cá nhân khi giao nộp vào Trung tâm III thuộc sự quản lí của Nhà nước nhưng khi có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu phải có sự đồng ý của thân nhân gia đình cá nhân đó. Đây là một điểm hạn chế rất lớn khi khai thác tài liệu cá nhân vì có thể gia đình của cá nhân đó muốn bảo vệ tài liệu hoặc lo sợ tài liệu sử dụng mục đích không đúng gây ảnh hưởng xấu nên sẽ rất cân nhắc trong việc đồng ý cho phép khai thác sử dụng tài liệu. 3.1.3. Nguyên nhân Về phía cơ quan quản lý Nhà nước: Cục Văn thư lưu trữ nhà nước vẫn chưa ban hành được các văn bản nghiệp vụ hướng cụ thể cho các phông cá nhân như: mẫu khung phân loại tài liệu phông lưu trữ cá nhân, mẫu hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ cá nhân nên công tác chỉnh lý vẫn còn gặp nhiều khó khăn. Do vậy, việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân nói chung và phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân nói riêng vẫn chưa đạt hiệu quả cao.
Về phía Trung tâm: chưa chủ động đề xuất hoặc trao đổi với các đơn vị chức năng của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để giải quyết kịp thời những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện công tác sưu tầm, phân loại tài liệu vào Trung tâm. Về phía cá nhân, gia đình, vẫn chưa nhận thức được đầy đủ lợi ích to lớn của việc giao nộp tài liệu vào Trung tâm lưu trữ cho nên phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân vẫn chưa được hoàn thiện đầy đủ cũng như chưa phản ánh được chính xác về cuộc đời và sự nghiệp của ông 3.2. Đề xuất một số biện pháp tổ chức tài liệu phông lƣu trữ cá nhân Giáo sƣ Văn Tân tại Trung tâm lƣu trữ quốc gia III Qua việc tìm hiểu thực trạng, xác định các ưu điểm, hạn chế trong việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân. Chúng tôi xin đề xuất với trung tâm lưu trữ quốc gia III một số giải pháp sau: 3.2.1. Hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp lí quy định việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Trung tâm III cần phải tham mưu cho Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước https://lop7.edu.vn/
48 nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản liên quan đến tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân. Hệ thống pháp luật về lưu trữ trong những năm gần đây đang từng bước hoàn thiện nhưng chỉ mới chú trọng đến việc khuyến khích, khen thưởng, còn xử phạt thì chưa được quy định, trong khi đây là những hoạt động ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý công tác lưu trữ tài liệu nói chung và tài liệu phông lưu trữ nói riêng. Cơ chế thi đua, khen thưởng, xử phạt cần phải ban hành văn bản riêng, có giá trị pháp lý cao như Nghị định của Chính phủ quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành về khen thưởng, xử lý vi phạm pháp luật trong công tác lưu trữ để các cơ quan tổ chức thực hiện. Nếu không các quy định về khen thưởng, xử phạt cũng chỉ mang tính hình thức và sẽ không còn là nguồn động viên, khích lệ đối với cán bộ làm công tác lưu trữ. 3.2.2. Sưu tầm, thu thập bổ sung hoàn chỉnh tài liệu phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân Thực tế khi khảo sát tài liệu phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân chỉ thấy tài liệu của ông khi là một nhà khoa học. Trong khi đó, Giáo sư đã có thời gian tham gia hoạt động Cách mạng nhưng tài liệu này trong lưu trữ thì không có. Vì vậy việc sưu tầm, thu thập bổ sung tài liệu về cá nhân là rất cần thiết. Cán bộ lưu trữ phải xây dựng kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngắn hạn về công tác sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ xuất xứ cá nhân. Cần lựa chọn hình thức vận động tuyên truyền thích hợp như gặp gỡ thân nhân Giáo sư, tổ chức các cuộc trưng bày nhân kỷ niệm ngày sinh của cá nhân hoặc tuyên truyền qua các phương tiện thông tin như báo chí, truyền hình. Đây là hình thức sưu tầm thu thập mang tính phổ biến rộng rãi và dễ tiếp nhận nhất vì thông qua đó những cá nhân đang lưu giữ những tài liệu có giá trị của Giáo sư có thể giao nộp, ký gửi, hiến tặng hoặc nhượng, bán tài liệu, kỉ vật của Giáo sư. Bên cạnh đó, qua tìm hiểu hồi ký của Giáo sư, Trung tâm có thể nắm được các cơ quan, tổ chức Giáo sư từng làm việc, những người hoặc thân nhân người hoạt động cùng thời với Giáo sư để biết được những cá nhân, đơn vị có lưu giữ tài liệu của cá nhân hình thành phông. Từ đó, có phương án thuyết phục họ giao nộp tự nguyện hoặc có điều kiện tài liệu vào phông. https://lop7.edu.vn/
49 3.2.3. Hoàn thiện phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân Nghiên cứu trên cơ sở các phương án phân loại, chúng tôi thấy mỗi phương án có những ưu điểm và nhược điểm khác nhau. Các phương án đã bộc lộ những hạn chế như khó xác định ranh giới tài liệu giữa các nhóm và có những tài liệu không biết đưa vào nhóm nào. Thực tế cho thấy, nhiều tài liệu trong phông cá nhân không rõ thời gian, tác giả nên khi phân loại cán bộ lưu trữ phải so sánh đối chiếu và dựa vào nội dung, ngôn ngữ bên trong tài liệu để xác định tác giả và thời gian rồi đưa về các nhóm sao cho hợp lý nhất. Chúng tôi thấy rằng, cần xây dựng một mẫu bảng phân loại chung nhất có tính mở cho các phông lưu trữ cá nhân nói chung. Khi xây dựng mẫu bảng phân loại chúng ta căn cứ vào nhiệm vụ quyền hạn của cá nhân trong mỗi thời kỳ . V dụ: Hoạt động chính trị Cách mạng là hoạt động thường sử dụng cho những cá nhân có cuộc đời hoạt động gắn bó với cuộc kháng chiến của dân tộc, còn những cá nhân hoạt động từ thời kỳ đổi mới trở lại đây thường không có nhóm này.Tàiliệu hình thành trong quá trình hoạt động của cá nhân được phân thành: Tài liệu tiểu sử; Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi; Phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; Công trình, bài viết về cá nhân; Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm được. Như vậy phương án được lựa chọn để phân loại tài liệu về các nhóm cơ bản như trên là theo đề mục. Tùy vào tình hình thực tế tài liệu có trong mỗi nhóm, tài liệu được phân chia tiếp về các nhóm lớn theo đặc trưng sau: - Tài liệu tiểu sử: phân theo vấn đề; Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi: phân loại theo thể loại thời gian; - Phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử: phân theo thời gian thể loại; Công trình, bài viết về cá nhân: phân loại theo mặt hoạt động; - Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm được: phân loại theo tác phẩm. https://lop7.edu.vn/
4 Tài
ỏi
…) 2 Các
50 Việc phân loại tài liệu tiểu sử; sổ công tác, ghi chép khác của cá nhân, tài liệu tự học tập nghiên cứu; ấn phẩm tài liệu do cá nhân sưu tầm không phức tạp vì khối lượng không nhiều và nội dung tài liệu tương đối rõ ràng. Nên chú ý tới tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cá nhân vì đây là nhóm tài liệu có khối lượng lớn và nội dung phức tạp. Việc vận dụng đặc trưng mặt hoạt động khi phân loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động chính trị của cá nhân có thể gặp một số vướng mắc, do nội dung hoạt động công tác có sự phối hợp lẫn nhau. V dụ: Cùng đề tài là lịch sử nhưng tài liệu khi nghiên cứu giảng dạy sẽ khác với tài liệu hoạt động chuyên môn. Khi phân loại theo mặt hoạt động tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Giáo sư Văn Tân có thể có những nhóm chính sau: Tài liệu trong hoạt động chính trị; Tài liệu trong quá trình hoạt động chuyên môn; Tài liệu trong quá trình nghiên cứu và giảng dạy; Đối với nhóm tài liệu thư, điện trao đổi chỉ bao gồm những thư từ trao đổi không thể sắp xếp theo đặc trưng vấn đề và những mặt công tác có trong phông. Từ đó chúng tôi đề xuất khung phân loại cụ thể như sau: BẢNG PHÂN LOẠI TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN GIÁO SƢ VĂN TÂN STT Khối, nhóm tài liệu I Tài liệu tiểu sử 1 Các tài liệu cá nhân (các bản sơ yếu lý lịch, các phiếu kê khai chứng minh thư, thẻ đảng viên, hộ chiếu, các văn bằng chứng chỉ, bằng khen, giấy khen, huân huy chương, thư điệ h thăm, thiếp thăm hỏi và chúc mừng gửi cho giáo sư hồ sơ truy nã, kết án (nếu có) liệ lễ tang như: thư điện chia buồn, cáo phó (nếu có)
u
https://lop7.edu.vn/
3 Các
n
5 Các tài liệu tiểu sử viết về giáo sư (các bài báo, bài viết, hồi ký, các tác phẩn tiểu sử) 6 Tài liệu viết về gia đình, dòng họ II Tài liệu công tác 1 Tài liệu trong quá trình hoạt động chính trị 1.1 Hoạt động của giáo s trong vai trò ủy viên th ý Tạp ch Lao tù của Chi bộ cộng sản nhà tù H a Lò Các bài viết, bài nói, ý kiến phát biểu Tài liệu có bút tích 1.2 Hoạt động của giáo s trong vai trò biên tập viên báo Thời thế, báo Thời báo, báo Tin tức Hà Nội - Các bài báo, bài viết, bài phát biểu của giáo sư ở các soạn tòa báo Bản thảo, bài góp ý, sửa lỗi của giáo sư 1.3 Hoạt động của giáo s trong vai trò ủy viên th ý báo Suối Reo tạ nhà từ S n La Các bài viết, bài nói, ý kiến phát biểu - Tài liệu có bút tích Hồ sơ công việc (nếu có)
1.4 Hoạt động của giáo s trong thời gian hoạt động cách mạng tại Nghĩa Lộ, S n La, hú Thọ Các bài viết, bài nói, bài tuyên truyền, phát biểu ý kiến - Tài liệu có bút tích
1.5 Hoạt động của giáo s trong vai trò th ý tòa soạn báo Cứu quốc - Các bài viết, bài nói, ý kiến phát biểu Tài liệu có bút tích Hồ sơ công việc (nếu có) 2 Tài liệu trong quá trình hoạt động chuyên môn
2.1 Hoạt động của giáo s trong vai trò Tr ởng ban Văn học, Vụ Văn học nghệ thuật https://lop7.edu.vn/
51
Tài liệu có bút tích 2.4 Hoạt động của giáo s trong thời gian công tác tại Viện Sử học, Viên Khoa học xã hội Việt Nam Các bài viết, bài nó, bài nhận xét cho ý kiến của giáo sư về sử học Tài liệu có bút tích 2.5 Hoạt động của giáo s trong vai trò th ý tòa soạn Tạp ch Nghiên cứu lịch sử Các bài viết, bài nói, ý kiến phát biểu Tài liệu có bút tích Hồ sơ công việc (nếu có)
52 Các bài viết, bài nói, ý kiến chỉ đạo ở ban Văn học, Vụ Văn học Tài liệu có bút tích -Tài liệu không có bút tích Hồ sơ công việc (nếu có)
2.3 Hoạt động của giáo s trong thời gian công tác tại ban Văn Sử Đia thuộc Ủy ban Khoa học Nhà n ớc -các bài viết, bài nói, bài nghiên cứu, ý kiến chỉ đạo tại tổ Văn học, ban Văn Sử Địa Hồ sơ công việc (nếu có)
3 Tài liệu trong quá trình nghiên cứu và giảng dạy 3.1 Tài liệu về nghiên cứu lịch sử c đại khảo c học Bài nói, bài nghiên cứu về lịch sử cổ đại khảo cổ học Bản thảo, bài viết tay Bản đánh máy, bản đánh máy có bút tích
2.2 Hoạt động của giáo s trong thời gian tham gia là từ điển Tiếng Việt Các bản thảo, bài viết Tài liệu có bút tích
3.2 Tài liệu nghiên cứu về lịch sử ch nh trị ngoại giao -Bài nói, bài viết về lịch sử chính trị - ngoại giao https://lop7.edu.vn/
53 Bản thảo, bản viết tay Bản đánh máy, bản đánh máy có bút tích 3.3 Tài liệu nghiên cứu về lịch sử văn hóa xã hội Bài nói, bài nghiên cứu về lịch sử Văn hóa Xã hội -Bản thảo, bản viết tay Bản đánh máy, bản đánh máy có bút tích 3.4 Hoạt động giảng dạy Các bài nhận xét, hướng dẫn nghiên cứu sinh của giáo sư Giáo án, các bài viết, bài nhận xét, của giáo sư trong thời gian giảng dạy tại khu học xá Nam Ninh (Trung Quốc) Tài liệu có bút tích III Thƣ, điện Thư, điện đi Thư, điện gửi đến giáo sư IV Tài liệu sƣu tầm học tập, nghiên cứu và tài liệu ghi chép khác của giáo sƣ 1 Tài liệu sưu tầm học tập nghiên cứu 2 Tài liệu ghi chép khác của giáo sư Sổ tay Bản thảo các cuốn sách 3.2.4. Lập hồ sơ tài liệu phông lưu trữ cá nhân Về nguyên tắc tài liệu phải được lập hồ sơ sau khi vấn đề, sự việc được giải quyết xong. Nhưng đối với tài liệu phông cá nhân đặc biệt là những tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động Cách mạng cũng chưa được chú ý phân loại ngay từ khi sự việc, vấn đề vừa được giải quyết xong. Do vậy các văn bản thường bị phân tán, lẫn lộn giữa vấn đề này với sự việc khác. Khi tổ chức tài liệu phông cá nhân nên linh hoạt không áp dụng cứng nhắc các yêu cầu lập hồ sơ. Đối với tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cá nhân thì càng không nên chú ý thể thức đầu tiên mà phải chú ý đến những https://lop7.edu.vn/
54 tài liệu có dấu ấn bút tích của cá nhân đó. Những ý kiến của cá nhân góp ý, sửa chữa trực tiếp lên tài liệu chính là những tài liệu thực sự phản ánh tư tưởng, quan điểm của cá nhân đó khi giải quyết công việc. Như vậy, khi tổ chức tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cá nhân không nên áp dụng một cách máy móc các yêu cầu lập hồ sơ như tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan mà cần phải linh hoạt và chú ý đến đặc điểm tài liệu do cá nhân sản sinh ra. Về lâu dài, Cục Văn Thư - Lưu trữ nhà nước cần ban hành văn bản quy định, hướng dẫn, trong đó có nêu ra nguyên tắc và những tiêu chuẩn cơ bản trong việc tổ chức tài liệu của cá nhân. 3.2.5. Đa dạng hóa hình thức khai thác, sử dụng tài liệu thuộc phông lưu trữ cá nhân Trung tâm Lưu trữ quốc gia III cần có kế hoạch về việc đầu tư kinh phí, đa dạng hóa hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu phông lưu trữ cá nhân nói chung và phông lưu trữ giáo sư sử học Văn Tân nói riêng nhằm phát huy giá trị tài liệu phục vụ cho nhu cầu khai thác thông tin của độc giả. Cụ thể như sau: - Cần có sự đầu tư kinh phí định kỳ hằng năm các hoạt động tuyên truyền, hướng dẫn, giải thích để mọi người có được những nhận thức đúng đắn về loại hình tài liệu này. Sở dĩ cần nhấn mạnh điều này là vì trên thực tế còn rất ít người hiểu được giá trị thực sự của các tài liệu không có nguồn gốc từ Nhà nước. Hoàn thiện, đa dạng hóa và hiện đại hóa các hình thức khai thác sử dụng tài liệu:+ Tại phòng đọc: Trung tâm cần mở rộng đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu để các cán bộ, nhà nghiên cứu, sinh viên, … được tiếp cận khai thác tài liệu phông lưu trữ giáo sư Văn Tân.
+ Tổ chức triển lãm: Cùng với các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, Trung tâm III tổ chức các triển lãm theo chuyên đề nhân ngày kỷ niệm thành lập Hội Khoa học Lịch sử Việt Nam, kỷ niệm ngày Khoa học và Công nghệ Việt Nam hoặc tổ chức triển lãm về các nhà khoa học, nhà nghiên cứu lịch sử, … Để thông qua đó nhằm tuyên truyền và giới thiệu đến công chúng các https://lop7.edu.vn/
55 thành tựu nghiên cứu khoa học lịch sử của các cá nhân được thành lập phông lưu trữ nói chung và giáo sư sử học Văn Tân nói riêng. Trung tâm cũng cần tổ chức triển lãm ở các địa điểm trung tâm, có khả năng thu hút công chúng, có diện tích phù hợp để trưng bày giới thiệu tài liệu. Bên cạnh hình thức truyền thống cần phát triển, đẩy mạnh các hình thức khai thác, sử dụng mới như: cung cấp bản sao tài liệu phông lưu trữ cá nhân qua hòm thư điện tử, qua đường bưu điện; thực hiện tư vấn khai thác sử dụng tài liệu, cung cấp thông tin tài liệu qua mạng… Hiện nay Internet đã trở thành phương tiện làm việc chủ yếu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân nên Trung tâm lưu trữ quốc gia III có thể sử dụng phương tiện này quảng bá về nội dung, ý nghĩa và thành phần tài liệu của phông lưu trữ cá nhân giáo sư sử học Văn Tân. Trung tâm III có thể thông qua Website của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hoặc thông qua trang fanpage của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III để cập nhật những tác phẩm, bài nghiên cứu của giáo sư để phục vụ rộng rãi cho nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu của các đối tượng. Trên đây là một số hình thức khai thác sử dụng mà nhóm nghiên cứu chúng tôi cho rằng có thể áp dụng đối với Phông lưu trữ giáo sư sử học Văn Tân. Nếu áp dụng các hình thức này theo chúng tôi sẽ tạo điều kiện phát huy hiệu quả giá trị tài liệu trong phông, đồng thời cũng sẽ giúp Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tạo được niềm tin đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình giao nộp tài liệu đang lưu giữ bổ sung vào phông lưu trữ giáo sư sử học Văn Tân. Tiểu kết Chƣơng 3: Trên cơ sở quá trình khảo sát việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III chúng tôi đã đưa ra nhận xét và một số biện pháp với mục đích góp phần vào việc nâng cao chất lượng tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân nói chung và phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đạt hiệu quả cao hơn. https://lop7.edu.vn/
Qua việc khảo sát, nghiên cứu phông lưu trữ cá nhân giáo sư Văn Tân hiện đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, chúng tôi càng thấy được giá trị, ý nghĩa to lớn của tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu xuất xứ cá nhân nói riêng trong đời sống xã hội. Là sinh viên đang theo học chuyên ngành Lưu trữ học, chúng tôi càng nhận thấy bản thân phải có trách nhiệm bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ vì đây là di sản của dân tộc có giá trị đặc biệt đối với công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Giáo sư Văn Tân rất phong phú và đa dạng, khi được khai thác và sử dụng chúng sẽ là nguồn sử liệu quan trọng góp phần bổ sung và làm phong phú thêm vào nền sử học dân tộc. Qua nghiên cứu tài liệu lưu trữ cá nhân của Giáo sư, chúng tôi nhận thấy cuộc đời và hoạt động cá nhân họ là tấm gương sáng cho các thế hệ sau noi theo phát huy kế thừa các thành tựu mà ông đã để lại cho dân tộc ta. Phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân là một bộ phận quan trọng của phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Sưu tầm, thu thập, phân loại và hệ thống hóa tài liệu là nội dung quan trọng của công tác lưu trữ. Vì vậy làm tốt công tác sưu tầm, thu thập phân loại và hệ thống hóa tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân sẽ góp phần vào việc thực hiện công tác lưu trữ của kho lưu trữ ngày càng phát triển.
56 KẾT LUẬN
Qua việc tìm hiểu về tổ chức tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Giáo sư Văn Tân, đề tài đã trình bày thực trạng và những ưu điểm, hạn chế trong việc sưu tầm, thu thập, phân loại và hệ thống hóa tài liệu của phông này tại kho lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Thông qua đó đề tài của chúng tôi đã đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân.
Chúng tôi hy vọng rằng đề tài sẽ bổ sung vào lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ những vấn đề về sưu tầm, thu thập và phân loại tài liệu phông lưu trữ cá nhân nói chung và phông lưu trữ nhà khoa, sử học Văn Tân nói riêng. Xong do hạn chế về thời gian, trình độ, khuôn khổ phạm vi nghiên cứu của đề tài, những nội dung nghiên cứu trên chỉ là những nghiên cứu bước đầu. Bên cạnh đó còn có https://lop7.edu.vn/
57 nhiều vấn đề cần tiếp tục tìm hiểu và nghiên cứu trong thời gian tới. Chúng tôi rất mong vấn đề tổ chức tài liệu phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân sẽ nhận được sự quan tâm của các nhà quản lý, các cơ quan có trách nhiệm, cũng như các nhà nghiên cứu để khối tài liệu này có thể phát huy hết giá trị của chúng phục vụ cho đời sống xã hội. https://lop7.edu.vn/
1. Nguyễn Lan Chiên (2005), Công tác b sung tài liệu hông l u trữ cá nh n tại trung t m l u trữ Quốc gia III nhận xét và iến nghị, Khóa luận tốt nghiệp cử nhân khoa học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Hà Nội;
3. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2015), Kỷ yếu tọa đàm khoa học “Quản lý tài liệu của cá nh n, gia đình, dòng họ”, Hà Nội; 4. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác l u trữ, Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội; 5. Phạm Bích Hải (2007), Một số nét về công tác lưu trữ tài liệu xuất xứ cá nhân trong thời gian qua, Tạp ch Văn th L u trữ, (số 9);
6. Chu Thị Hậu (chủ biên), (2016), Lý luận và ph ng pháp công tác l u trữ, Nhà xuất bản Lao động Hà Nội, Hà Nội; 7. Phạm Thị Hồng Liên (1999), V n đề thu thập và quản lý tài liệu hông l u trữ cá nh n của Trung t m L u trữ quốc gia III, Khóa luận tốt nghiệp cử nhân khoa học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Hà Nội; 8. Phạm Thị Ngân (2010), Giá trị, ý nghĩa của tài liệu xu t xứ cá nh n những biện pháp tiếp cận và quản lý nhằm phát huy giá trị của chúng, Khóa luận tốt nghiệp cử nhân khoa học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Hà Nội; 9. Phạm Thị Ngân (2015), Nghiên cứu vai trò và mục đ ch hai thác sử dụng tài liệu các hông l u trữ cá nh n tại Trung t m L u trữ Quốc gia III, Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành Lưu trữ, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Hà Nội; https://lop7.edu.vn/
2. Nguyễn Thị Chinh (2009), Vai trò của tài liệu l u trữ thuộc sở hữu cá nh n từ thực tế các triển lãm tài liệu l u trữ, Kỷ yếu Hội thảo khoa học“Khai thác và phát huy giá trị của tài liệu l u trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nh n văn”;
58 TÀI LIỆU THAM KHẢO
59 10. Vũ Thị Phụng (2013), T chức và phát huy giá trị tài liệu l u trữ nh n d n, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, tr79; 11. Quốc hội Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (2011), Luật L u trữ số 01/2011/ QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; 12. Từ điển L u trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ nhà nước xuất bản năm 1992; 13. Trần Lệ Thu (2016), T chức quản lý tài liệu cá nh n, gia đình, dòng họ tại Trung t m L u trữ quốc gia III, Khóa luận tốt nghiệp, Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; 14. Vũ Thị Ngọc Thúy (2009), S u tầm, thu thập và t chức khoa học tài liệu các phông l u trữ T ng b th tại ho L u trữ Trung ng Đảng, Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành Lưu trữ, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Hà Nội; 15. https://dantri.com.vn; 16. https://nhandan.com.vn; 17. https://thanhnien.vn; 18. http://psychologydictionary.org; 19. http://www.encyclopedia.com. https://lop7.edu.vn/
60 PHỤ LỤC Hình 2.1. Chân dung Giáo sư Sử học Văn Tân (Nguồn Trung t m Di sản các nhà Khoa học Việt Nam) https://lop7.edu.vn/
61 Hình 2.2. Ảnh chụp giáo sư Văn Tân cùng Trường Chinh, Trần Huy Liệu, Phạm Văn Hảo, … tại trụ sở báo Tin Tức ngày mới thành lập năm 1937, giáo sư Văn Tân là người thứ 3 từ trái sang (Nguồn: https://dantri.com.vn) https://lop7.edu.vn/
62 Hình 2.3. Hình chụp giáo sư Văn Tân bên bàn làm việc (Nguồn:https://thanhnien.vn) https://lop7.edu.vn/
63 Hình 2.4. Bìa mục lục hồ sơ (Nguồn Tác giả đề tài chụp) https://lop7.edu.vn/
64 Hình 2.5. Bìa mục lục hồ sơ (Nguồn Tác giả đề tài chụp) https://lop7.edu.vn/
65 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc ĐƠN XIN KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU Kính gửi: - Trung tâm Lưu trữ quốc gia III - Gia đình giáo sư Văn Tân Họ và tên chủ nhiệm đề tài: Cao Thị Thủy Ngày, tháng, năm sinh: 18 02 1999 Quốc tịch: Việt Nam Số Chứng minh thư nhân dân: 152200477 Cơ quan công tác: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Địa chỉ liên hệ: 36 Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội. Số điện thoại liên hệ: 03388062460 Họ và tên thành viên tham gia khai thác và sử dụng tài liệu gồm: Nguyễn Kim PhượngSố CMTND: 035199002525 Phạm Trần Phương UyênSố CMTND: 092001940 Đề tài nghiên cứu: Tổ chức tài liệu phông lƣu trữ cá nhân Giáo sƣ Văn Tân. Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu: Để thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học “Tổ chức tài liệu phông lưu trữ giáo sư Văn Tân” nhóm nghiên cứu muốn tìm hiểu về thực trạng tổ chức tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân của Giáo sư qua các công việc như thu thập, phân loại và hệ thống hóa tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân giáo sư Văn Tân. Vậy nên chúng cháu muốn xin phép trung tâm và thân nhân của giáo sư tạo điều kiện cho nhóm nghiên cứu chúng cháu được tiếp cận với khối tài liệu của giáo sư Văn Tân để chúng cháu có thể hoàn thành tốt đề tài nghiên cứu khoa học của mình. Thời gian nghiên cứu: Chúng cháu xin cam kết thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế của cơ quan lưu trữ và những quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Chúng cháu xin chân thành cảm ơn! XÁC NHẬN CỦA TRUNG TÂM XÁC NHẬN CỦA GIA ĐÌNH GIÁO SƢ NGƢỜI LÀM ĐƠN (Mẫu đơn xin khai thác sử dụng tài liệu) https://lop7.edu.vn/
