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Gestão de informações e documentos e colaboração corporativa

ANOS DEPOIS

Como a revista Information Management contribui para difundir a gestão de conteúdo no Brasil

Ano 6 - Número 31 Agosto de 2012 R$ 18,00

LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO O que muda e como deve ser aplicada na prática a legislação

DIGITALIZAÇÃO

Acompanhe a polêmica em torno da lei 12.682/2012

Tudo pronto para a terceira edição do IM31.indb 1

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Diretor da ABGD e consultor

Cientista da Informação

Marcio Teschima

4 Auditórios +40 Conferências +50 Palestrantes +1000 Participantes

Presidente da ABGD

Consultor e arquiteto ECM, CDIA+, ECMs

Luiz Alfredo Santoyo

Gerente de Novas Tecnologias Aplicadas/Technical Evangelist da IBM Brasil

Consultor na área de Scanners e Gerenciamento de Documentos

Professor, doutor, autor de livros e consultor na área de Governança de TI, especialmente na área financeira.

Eduardo Gutierrez

Cezar Taurion Wilton Tamane

Aragon Fernandes

Consultor e instrutor internacional do programa CDIA+ e AIIM ECM

Analista de mercado e diretor do 451 Research (UK)

Presidente da AIIM, a maior autoridade mundial em Gestão da Informação

Walter Koch

Alan Pelz-Sharpe

John Mancini

Daniel Dias

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Coffee Break

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25 24 DEPÓSITO CADEIRAS E MESAS

SALA PRODUÇÃO

Acesso Exposição

Acesso Auditório

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Acesso Auditório

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Auditório

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Tecnologia

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Auditório

Gestão

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• Auditórios Show Case: Duas salas com apresentações de ESTUDOS DE CASO, FERRAMENTAS e APLICAÇÕES que estão fazendo a diferença nas empresas.

• Auditório Tecnologia: com foco nas novas tecnologias que estão mudando a maneira de CAPTAR, GERENCIAR, ARMAZENAR, PRESERVAR e DISTRIBUIR as informações nas empresas: Cloud Computing, Mobilidade, BYOD, Consumerização, Big Data, Social Business, entre outras.

• Auditório Gestão: apresentações estratégicas focadas na Gestão de Informações e Documentos Corporativos. Serão abordados temas como Arquitetura da Informação, BPM, BPO, Gestão de Documentos, Descentralização do Records Management, BPM, Segurança da Informação.

Muito mais conteúdo organizado em 4 auditórios. 6

CONGRESSO + EXPOSIÇÃO PARALELA

Credenciamento

O ECMSHOW é um evento Internacional, único realizado no Brasil, com foco 100% no tema GESTÃO de INFORMAÇÕES e DOCUMENTOS de uso CORPORATIVO e, em sua terceira edição, trará como principais inovações:

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CARTA AO LEITOR Publisher Eduardo David - eduardo.david@guiabusinessmedia.com.br Diretor Geral Arnaldo David - david@guiabusinessmedia.com.br Editora Susana Batimarchi - MTB 16.022 - susana@guiabusinessmedia.com.br Assistente de Redação Aline Lopes - aline@guiabusinessmedia.com.br Colaboradores Ana Lúcia Moura Fé, Sonia Martinez e Gilberto Pavoni Junior Revisão Mariana Pajuelo - MTB 49.801 mariana.pajuelo@guiabusinessmedia.com.br Diretora Comercial Sandra Mletchol - sandra@guiabusinessmedia.com.br

Prontos para o ECMSHOW 2012

Assistente Comercial Jéssica Alves - jessica@guiabusinessmedia.com.br Executivos de Negócios Cristiane de Oliveira - cristiane@guiabusinessmedia.com.br Diretor de Arte Flávio Della Torre - flavio@guiabusinessmedia.com.br Assistentes de Arte Wilson Hiramatsu Gerente Administrativo Tadeu Nunes - financeiro@guiabusinessmedia.com.br Conselho Editorial Walter Koch, Alan Pelz-Sharp, Wilton Tamane, Daniel Dias Pinto, Rodrigo Montagner e José António Galves Colaboradores de Conteúdo Walter Koch, Alan Pelz-Sharp, Wilton Tamane, Jesse Wilkins, Thiago Cruz Soares, Marcelo Souza Silva, José Guilherme Junqueira Dias, Cinthia Freitas, José Antonio Galves, Atle Skjekkeland, Daniel Dias Pinto e Angelo Volpi

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or mais um ano, o terceiro consecutivo, estamos iniciando a divulgação do ECMSHOW 2012. Toda nossa atenção está voltada para o mercado e os preparativos desse evento tomam toda a equipe, que passa muito tempo discutindo e levantando os principais assuntos para ofertar ao público o melhor do mercado nacional e internacional. São horas e mais horas de um trabalho intenso, reuniões e encontros. Passamos os últimos meses vivendo, respirando e nos entregando a este maravilhoso “Mundo Novo”. Novo no sentido de ter mais conteúdo, de trazer as mais recentes tendências mundiais para frente do palco, de estar inovando... sempre; assim este ano marca a consolidação do maior evento sobre Gestão da Informação e Documentos. O ECMSHOW está de casa nova, será realizado no Caesar Park Hotel, uma localização mais próxima dos centros de negócios da cidade de São Paulo e de mais fácil acesso para os congressistas; terá também mais salas de conteúdo, pois, após a abertura, o Grande Auditório se dividirá em duas salas com conteúdos focados nas áreas de interesse escolhidas pelos próprios congressistas. Isso sem contar as Salas Show Case, onde os cases e as apresentações das melhores práticas do mercado darão o tom da temática neste espaço. Além disso, haverá uma área especialmente concebida para que os congres-

sistas possam ter contato direto com os maiores especialistas do mercado. Neste espaço, poderão trocar ideias, tirar dúvidas e discutir os melhores caminhos para seus projetos. Para os gestores executivos C Level também haverá uma grade especial com os principais keynotes do evento. Este ano o ECMSHOW conta com as presenças internacionais já confirmadas de John Mancini, que fala nesta edição sobre as perspectivas da tecnologia de ECM no cenário mundial, e de Alan Pelz-Sharpe, que faz uma análise do mercado nacional, sob a ótica de um analista, em um artigo exclusivo também nesta edição. Além disso, não deixe de ler a matéria comemorativa dos cinco anos de existência da Revista Information Management e as reportagens sobre a Lei de Acesso à Informação e sobre a legalidade dos Documentos Digitais, que realmente foram os temas mais comentados entre os profissionais da informação nos últimos meses. Espero vê-los no nosso encontro. Por enquanto, tenham uma ótima leitura!

INFORMATION MANAGEMENT é uma publicação da Editora Guia de Fornecedores Ltda - empresa de comunicação especializada em produzir e distribuir conteúdos jornalísticos para o mercado corporativo, através de publicações impressas e digitais, portais na internet, eventos e treinamentos profissionais. INFORMATION MANAGEMENT aborda as novas tecnologias, processos e estudos de caso sobre ECM/EIM – Gerenciamento de Informações e Documentos de uso Corporativo e todos os fatos mais relevantes da cadeia de valor deste mercado envolvendo todo o ciclo de vida da informação: Produção, Captação, Gerenciamento, Armazenamento, Preservação e Disponibilização. É dirigida a executivos e profissionais técnicos das áreas de negócios: TI, Administração, Finanças, Centros de Documentação – CEDOC, RH, Jurídico, Projetos, Logística, Suprimentos,Comercial, Marketing, Transportes, Engenharia, etc, nas 8 mil principais empresas dos segmentos: Bancos, Seguradoras, Manufatura, Serviços, Telecom, Saúde, Petroquímica, Mineração, Varejo, Automotivo, Construção , Agroindústria, Educação, Governo e Setor Público, entre outros. As informações contidas nas mensagens publicitárias publicadas pela revista é de exclusiva responsabilidade das empresas anunciantes. Os artigos assinados são responsabilidade de seus autores e não refletem necessariamente a opinião dos editores da revista. Todo o conteúdo da INFORMATION MANAGEMENT, revista e portal, é de livre reprodução, sendo necessária a citação da fonte, conforme legislação de direitos autorais. Marketing e Audiência Saiba como promover e valorizar sua marca, seus produtos ou serviços na INFORMATION MANAGEMENT – revista e portal. Solicite nosso Mídia Kit pelo e-mail comercial@guiabusinessmedia.com.br ou pelo tel: 11-3392- 4111 ramal 17 com Jéssica Alves Central de atendimento Assinatura anual: (06 edições) Brasil R$ 170,00. Outros países US$ 260,00. Para assinar ligue 11- 3392-4111 ramal 25 ou e-mail assinaturas@ guiabusinessmedia.com.br Redação: Para falar com a redação da INFORMATION MANAGEMENT ligue: 11-3392-4111 ramal 18 ou envie suas notícias para redação@ guiabusinessmedia.com.br Newsletter: Para receber notícias diárias sobre ECM/EIM (Gerenciamento de Conteúdo e Informações Corporativas), assine nossa Newsletter no endereço: www.informationmanagement.com.br Publicidade: Para anunciar na revista ou no portal INFORMATION MANAGEMENT, ou discutir uma estratégia de comunicação para aumentar as venda de seu produto ou serviço, ligue para 11-3392-4111 ramal 29 ou envie um e-mail para comercial@guiabusinessmedia.com.br. Eventos: Para informações sobre os eventos ECMSHOW – EXPO + CONFERENCE, ECM ROAD SHOW e SHAREPOINT 360º ligue para 11-33924111 ramal 16 ou e-mail eventos@editoraguia.com.br. Treinamentos Profissionais: Para receber a agenda de Cursos e Eventos sobre Gerenciamento de Informações Corporativas, ligue: 11-3392-4111 ramal 16 ou e-mail guiatraining@guiabusinessmedia.com.br Parcerias de eventos: GARTNER e CIAB/FEBRABAN, BITS – Business TI South America, FUTURECON. Distribuição Nacional Impressão: Neoband

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Susana Batimarchi Editora

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NESTA EDIÇÃO

NÚMERO 31 | AGOSTO DE 2012

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LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO

A Lei que entrou em vigor este ano trouxe desafios complexos e exigiu uma intensa gestão de conteúdos no Governo

06 Entrevista

Pela primeira vez no ECMSHOW 2012, o presidente da AIIM, John Mancini, será o principal Keynote do evento. Em entrevista, fala de sua percepção dos mercados brasileiro e latino-americano de gestão da informação.

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5 anos depois

Para comemorar 5 anos da Revista Information Management, elaboramos uma análise comparativa entre a evolução da tecnologia e sua intersecção com as tecnologias de gestão da informação e documentos.

30 Estudo de Caso

Saiba como o Hospital Infor, de São Bernardo do Campo/SP, conseguiu implantar um sistema de gestão de prontuários com uso de tecnologia e de gestão da informação.

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Uma Lei a Mais

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Ainda não aconteceu, por força de Lei, a legalização dos documentos digitais. O texto aprovado deixou caminho aberto para novas discussões e avanços para o futuro da digitalização.

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UpFront Infográfico Carreiras Livros Agenda Guia ECM Crônica

Artigos 44 Certificações novas em Gestão da Informação - Walter Kock

46 Big Data e ECM - Wilton Tamane 54 A informação e o novo paradigma social - João Justo Filho e

Francisco Paletta

56 O Brasil deve se preocupar com Cloud?-

Alan Pelz-Sharpe

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entrevista

John Mancini

Por Susana Batimarchi

Divulgação

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A Ocupação da TI John Mancini, principal Keynote do ECMSHOW 2012, fala nesta entrevista das perspectivas do mercado global e especificamente latinoamericano quanto à utilização do ECM - Enterprise Content Management - e faz uma prévia do que trará para sua apresentação no Brasil.

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Information Management - Em sua opinião as empresas estão preparadas para a Era da Informação Extrema (Extreme Information Era)? Isso também se aplica às companhias latinoamericanas e brasileiras? John Manicini - A mudança para Sistemas de Engajamento e/ou Envolvimento aumenta drasticamente em complexidade e volume de dados e informações, que devem ser geridos dentro de uma organização. As organizações são confrontadas com o fato de que nem tudo pode ou deve ser guardado para sempre, mas devido ao risco de litígios, há a poupança de “tudo”. Ao mesmo tempo, existe um interesse crescente pelo o valor que está escondido em toda essa informação, e pelas novas ferramentas de gestão. Ao lidar com este conflito, as organizações devem também trabalhar com o fato de que a informação eficaz é aquela que possui a gestão em grande escala, o que deve ser uma prioridade estratégica, exigindo novas ideias e abordagens. Claramente, o mercado latinoamericano está diretamente ligado a essas tendências. De acordo com previsões recentes do Gartner, os gastos com TI nos mercados emergentes, incluindo o Brasil, serão responsáveis por 31% dos gastos globais com TI neste ano. O Gartner prevê que a América Latina coletivamente deverá gastar até US$ 326 milhões em TI durante 2012.

IM - O senhor acredita que a América Latina enfrenta os mesmos desafios que o resto do mundo em termos de automação de processos de negócio? J.M. - Os desafios são exatamente os mesmos. O verdadeiro envolvimento do cliente é mais do que apenas possuir um verniz social, porque quando se deseja trazer o cliente para o negócio, todas as fraquezas de seus sistemas de back-end e seus processos serão expostos. A realidade da maioria das organizações é que há uma grande quantidade de limpeza a ser feita em processos do core do negócio, a fim de se ter departamentos funcionando perfeitamente e entregar esses serviços de forma precisa. Não importa o quão elegante seja o front-end (Sistemas de Engajamento ou de Envolvimento), não pode operar em um ambiente onde os processos que o suportam e complementam são engolidos pelo papel e pela ineficiência. Hoje, grande parte das empresas possui ambientes híbridos onde há documentos e formulários em papel, formulários online, que são transmitidos via fax, telefonia, e-mails, SMS, sistemas móveis e redes sociais. A captura automática de informações introduzida o mais cedo possível no processo de negócio e mais perto do ponto de origem produz dados mais limpos, resultando em informação de maior qualidade, menos manipulação de exceções e uma melhor gestão do processo. Uma vez que a base de

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entrevista

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informação em papel se move para o domínio digital, esta pode ser utilizada para enriquecer outras aplicações corporativas. As informações em papel podem muito bem deixar de existir, já que ninguém pode obtê-las sem um grande esforço. IM - O Big Data realmente impacta os processos de negócios, ou é apenas mais hype (modismo)? J.M. - O Gartner identifica o Big Data por quatro atributos: volume, velocidade, variedade e complexidade. Sobre o “risco” de por de lado a equação, o volume de informações que chega até nós deixa claro que a retenção de informações de forma manual e os processos de descarte dessas informações simplesmente se arrastam desde a Era dos Sistemas de Records ou Guarda, e já não bastam. Além da enormidade dessa tarefa, a falta de clareza sobre qual conteúdo é valioso tem sido o principal obstáculo, juntamente por medo de errar, e este é um trabalho sobre o qual não há ROI imediato, devido à insegurança de se livrar de informações, mesmo que desatualizadas. Mas o Big Data está relacionado à gestão da informação de risco. As organizações estão percebendo que há valor em toda esta informação. Muitas “grandes” soluções de dados não eram possíveis de serem executadas anteriormente no mundo das informações não-estruturadas, porque: 1) eram muito caras para implementar, 2) não eram capazes de lidar com os grandes volumes de dados envolvidos, ou 3) os dados necessários simplesmente não existiam em formato eletrônico. As novas ferramentas trazem agora capacidades de BI e os benefícios da otimização, gestão de ativos, detecção de padrões e verificação de compliance ao mundo de informações nãoestruturadas.

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“As informações em papel podem muito bem deixar de existir, já que ninguém pode obtê-las sem um grande esforço.”

Por enquanto, o Big Data ainda está em fase de adoção inicial, embora eu preveja um crescimento significativo nos próximos dois ou três anos. IM - O senhor acredita que o “Social, Local, Móvel e Cloud” é o novo mantra para profissionais da informação? J.M. - A “consumerização em TI” é evidente pela crescente disponibilidade de smartphones e tablets no local de trabalho, bem como o uso da tecnologia em nuvem. Esses fatos estão mudando a forma como as empresas fazem negócios e exigem novas formas de pensar da operação. Enquanto a maioria das organizações reconhece que dispositivos móveis e aplicativos são importantes para a comunicação com o cliente, muito trabalho ainda precisa ser feito para adotar processos móveis e permitir que o “negócio” passe do papel para PCs e tablets. IM - Qual o principal tema de seu novo livro, OccupyIT? J.M. - Meu novo e-book, OccupyIT, é um Manifesto de Tecnologia para o Cloud, na “Era Social, Local e Móvel”. Nele, encorajo os executivos

de negócios para se engajarem em iniciativas de TI e considerarem os cinco passos para proativamente priorizar suas organizações em projetos de TI. Estes passos simplificadamente são: Comprometer-se com a nuvem; dar “mobilidade” a tudo; tornar o negócio social; digitalizar toda a informação móvel e preparar-se para obter o que chamo de Extreme Information (A Era da Informação Extrema), e essas demandas de negócios requerem diferentes habilidades dos profissionais que irão estabelecer novas funções para área da TI. Novos trabalhadores vão surgir a partir de uma variedade de papéis técnicos, incluindo gestores de conteúdo, proprietários de processos e arquitetos da informação, que terão de entender as solicitações de como ajudar a conduzir a reorientação de prioridades de TI e processos para engajar os clientes, parceiros e funcionários das organizações. Estou ansioso para encontrar todos durante a minha apresentação no ECMSHOW 2012 em São Paulo. Enquanto isso, faça o download do meu e-book OccupyIT em http://www.aiim. org e me deem sua opinião.

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UPFRONT

Dados

36% do conteúdo digital do mundo estarão na nuvem Até 2016, 36% do conteúdo digital gerado no mundo por consumidores serão armazenados na nuvem. No ano passado, este número era de 7%, mas a era pós-PC, a mobilidade e a necessidade por múltiplos dispositivos conectados estão levando ao aumento do conteúdo digital. As informações são do Gartner, que mostra em seu levantamento que a necessidade global dos consumidores por armazenamento digital crescerá de 329 exabytes em 2011 para 4,1 zettabytes em 2016, incluindo conteúdos digitais armazenados em PCs, smartphones, tablets, discos, Network Attached Storage (NAS) e repositórios

em Cloud. Esse é um volume incrível, levando em conta que 4,1 zettabytes equivalem a 4,1 trilhões de gigabytes. No curto prazo, a maior parte das necessidades de armazenar conteúdos será atendida por sites de mídias sociais, que já oferecem espaço gratuito para o upload de fotos e vídeos e compartilhamento. Apesar dos serviços de backup online serem utilizados como provedores de armazenamento na nuvem, seu armazenamento total atribuído a consumidores é pequeno em relação ao mantido pelos sites de mídias sociais. “A tendência é que os serviços das empresas de backup online sejam

oferecidos como aplicativos em tablets, smartphones e TV com conexão banda larga, devido às parcerias entre os fabricantes de equipamentos e as empresas de storage online e sincronização”, diz Joseph Fieman, vicepresidente de pesquisa do Gartner.

Da perspectiva de negócios à eliminação do papel, se não irrealista, é louvável, e uma meta Chris Walker - Consultor Sênior da Oracle Consulting.

ASSOCIAÇÃO

CIOs da Saúde Para assegurar a troca de conhecimento e experiências, foi criada a Associação Brasileira CIO Saúde – ABCIS. A nova entidade tem a finalidade de reunir os profissionais do setor de tecnologia da informação na saúde, responsáveis pela inovação e suporte tecnológico aos hospitais e agentes ativos da transformação, para a melhoria da qualidade e atendimento de saúde. “A tecnologia da informação é hoje a ferramenta mais estratégica para a inovação e a melhoria da qualidade do atendimento da saúde. Neste contexto, a ABCIS nasce fortalecida, dando continuidade ao trabalho que há quatro anos o Grupo CIOS Saúde já vinha realizando, agregando dirigentes de TI dos hospitais, discutindo necessidades 10  INFORMATION MANAGEMENT | JUL / AGO 2012

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e soluções eficazes para auxiliar o profissional da saúde na tarefa de salvar vidas”, afirma David Oliveira, escolhido como o primeiro presidente da ABCIS. “A TI na saúde é estratégica, unifica áreas e aumenta a segurança para os cuidados com o paciente. A ABCIS vai aprofundar a discussão sobre a convergência de conhecimentos de um grupo diferenciado de profissionais da saúde”, finaliza Oliveira. Além de promover o intercâmbio de conhecimento, melhores práticas e tecnologias para o segmento da saúde, a ABCIS promoverá a educação e o desenvolvimento profissional, discussões sobre temas relevantes e realizará estudos, entre outros conteúdos, visando a evolução das aplicações de TI e Engenharia Clínica.

David Oliveira: A TI em saúde é estratégica inclusive para segurança dos pacientes

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PESQUISA 2012 SOBRE CUSTO E GESTÃO DA INFORMAÇÃO Resultados para a América Latina

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CONSEQ UÊNCIAS DE UMA PERDA

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Carreira

Marissa Meyer troca o Google por Yahoo A empresária Marissa Meyer anunciou em meados de julho que estava deixando o Google após 13 anos. Ela recebeu a proposta do Yahoo! e aceitou pouco depois, já avisando sobre sua gravidez. Para ela, a postura evidenciou a “mentalidade madura” da empresa. Marissa disse durante uma entrevista que não pretende ficar ausente por muito tempo. Ela era vice-presidente de novos produtos do Google e uma das porta-vozes mais

Galves: A expectativa em contratar serviços é que ele realmente possa atender minha necessidade atual e futura no que tange à gestão da informação e utilização da ferramenta. Muitas vezes, temos uma necessidade simples e as empresas nos ofertam uma ferramenta complexa que acaba trazendo mais transtorno do que soluções tecnológicas ou soluções para própria área de negócios, e passa a não atender minha necessidade e se torna um problema gerenciar a ferramenta. IM: Quais as principais barreiras na implantação de um projeto de ECM? Galves: A principal barreira é entender o que o negócio precisa para que a ferramenta possa auxiliar, se você não entender o negócio, vai criar uma barreira para implementar a ferramenta de ECM. A outra é a legislação, às vezes a tecnologia está muito mais avançada do a legislação, então ela não dá um apoio suficiente para utilizar toda a tecnologia que a ferramenta pode proporcionar para o negócio. IM: Como a mobilidade contribuiu

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Datacenter portátil

conhecidas do gigante da web em todo o mundo. Nos últimos anos, Marissa foi a principal responsável pelo design de interface de produtos de grande sucesso, como o Google Maps e o serviço Gmail. Em seu novo trabalho terá como grande desafio recuperar o Yahoo!, companhia que foi uma das protagonistas em inovação na internet no início dos anos 90 e acabou engolida pelo Google.

Desafios dos projetos de ECM IM: Quais os desafios de contratar serviços de ECM?

TI

para esse trabalho? Galves: A mobilidade é um facilitador, uma tendência do mercado atual. Temos aproximadamente duas linhas ativas para cada habitante no Brasil, isso significa que temos uma mobilidade total de acesso à informação, bem como a divulgação de informação. E essas ferramentas de ECM têm uma tendência muito grande de contribuir com o negócio ao fazer o gerenciamento de informações. Quanto mais mobilidade, mais acesso à informação, e com mais informação é possível divulgá-las em uma quantidade menor de tempo.

José Antonio Galves, Consultor de Gestão Documental da Vivo

A HP deu um salto de produtividade e ampliou sua capacidade computacional com a instalação de um HP EcoPOD, um datacenter de última geração (NGDC) em Alpharetta, no estado da Geórgia, nos Estados Unidos. A adoção do HP EcoPOD – o mais eficiente do mundo no quesito energético – é parte do projeto da empresa para consolidar 85 datacenters de TI no mundo inteiro em apenas seis NGDC nos Estados Unidos. Totalmente completo, um HP EcoPOD de 12 metros comporta 2 mil servidores HP ProLiant e HP Integrity, com capacidade computacional equivalente a cerca de 1.850 m2 do espaço de NGDC já existente. A HP também está concluindo a instalação de um HP EcoPOD de 12 metros em um segundo datacenter na região de Atlanta, operado pela área de TI da companhia, desta vez na cidade de Suwannee, na Geórgia. Existem ainda HP EcoPODs em montagem nos dois datacenters de Austin, no Texas.

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UPFRONT

carreiras A MANDIC anunciou Antonio Carlos Pina como novo CTO da companhia. O executivo irá comandar a divisão de tecnologia e terá como foco principal a expansão de plataformas de produtos e serviços oferecidos pela empresa. A contratação do profissional faz parte do processo de integração da MANDIC com a Tecla Internet que se iniciou em março deste ano. Marcelo Sales assumiu o cargo de diretor de vendas na Hitachi Data Systems. O executivo, que já trabalhou em empresas como Sonda IT, SAP, Ericsson e Unisys, será o responsável pela Área de Vendas do portfólio de File and Content Services para a América Latina da Hitachi Data Systems Omar Carvalho é o novo gerente financeiro da Fotini. O executivo irá comandar a administração dos recursos da empresa, desde os pagamentos, recebimentos, fluxos de caixa, emissão de NFe de serviços e extratos até gerenciamento de contratos. José Ongay é o novo gerente de vendas de serviços e suporte a clientes da Lexmark na América Latina. Ongay tem a missão de elevar os níveis de satisfação dos clientes corporativos e de governo da Lexmark, mediante a criação e implementação de planos e programas de fidelização, infraestrutura de serviços, gestão de logística e de estoques de peças de reposição e kits de manutenção, processos de importação e exportação, bem como os contratos de níveis de serviço.

Expansão

Internet crescerá 4 vezes nos próximos 4 anos Estudo anual realizado pela Cisco prevê que o número de dispositivos e conexões no mundo todo aumentará para quase 19 bilhões -- praticamente o dobro de 2011 -em 2016. Em 2016, estima-se que o tráfego IP global anual será de 1,3 zettabyte - (um zettabyte equivale a um sextilhão de bytes ou um trilhão de gigabytes). Esse aumento significativo no tráfego e na penetração de serviços é motivado por diversos fatores, como: l Um número cada vez maior de dispositivos: a proliferação de tablets, telefones celulares e outros dispositivos inteligentes, assim como de conexões M2M (máquina a máquina) está elevando a demanda de conectividade. l Em 2016, haverá aproximadamente 18,9

O investimento em conhecimento paga sempre o melhor preço Benjamin Franklin

DAM

Cresce o mercado de Análise Massiva de Dados O Big Data pode ser o hype (modismo) do momento, mas as plataformas de data warehousing, ferramentas de análise e aplicações, estão alcançando os dois dígitos de crescimento no mercado global, segundo levantamento recente feito pela IDC. As previsões de crescimento para esta área atingiram a taxa de 9,8% ao ano, ou cerca de 35,1 bilhões dólares este ano, e deve chegar a 50,7 bilhões dólares até 2016. Com relação a 2011, a análise de negócios sofreu um aumento de 14,1% nas receitas em

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bilhões de conexões de rede -- quase 2,5 conexões para cada pessoa no planeta -- em comparação com os 10,3 bilhões registrados em 2011. l Mais usuários de Internet: em 2016, espera-se 3,4 bilhões de usuários de Internet -- cerca de 45% da projeção demográfica mundial, de acordo com as estimativas das Nações Unidas.

comparação com o ano anterior. Como parte desse segmento global de análise de negócios, o data warehousing, no tocante à softwares, representou o maior crescimento, com 15,2% em 2011 comparado com 2010. A IDC também atrela o crescimento das aplicações analíticas em 13,3% no ano passado a partir de 2010, e das ferramentas de BI e analíticas em 13,2% no ano passado a partir de 2010. As aplicações de planejamento de produção representaram 6,1% de crescimento em 2011 face ao ano anterior.

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Livros Segurança

O Impacto da Cibersegurança As implicações da segurança são uma ameaça real para qualquer empresa virtual. Para atingir suas metas, os hackers exploram qualquer vulnerabilidade que encontrar em uma rede. A Check Point realizou uma pesquisa de empresas brasileiras com o Instituto Ponemon e chegou às seguintes conclusões: • Aproximadamente 40% das empresas brasileiras consideram vírus, worms e cavalos de Tróia os tipos mais perigosos de crime virtual para a organização; • 35% das empresas brasileiras recebem entre 26 e 50 ataques por semana; • 64% das empresas brasileiras perderam informações importantes devido a crimes virtuais, incluindo propriedade intelectual e segredos de negócios; • 23% dos dispositivos móveis foram infectados no Brasil.

Tipos de experiências com infecções nos últimos dois anos • Ataques com Negação de Serviço 55% • Infecções por malware 37% • Injeções de SQL 31% • Infecções de bot 24%

O Custo do Crime Virtual

De acordo com os participantes da pesquisa, o custo médio de um ataque criminoso virtual varia entre US$ 100.000 e quase US$ 300.000 por incidente de segurança.

Principais metas dos hackers • 57% Fraudes financeiras • 42% Interrupção das operações • 35% Roubo de dados de clientes

De acordo com as empresas brasileiras, muitos funcionários simplesmente não estão cientes dos riscos de segurança e das políticas corporativas, e mais da metade das empresas admite não ter implementado o treinamento de segurança e os programas de conscientização adequados.

Nesta edição, a redação indica o livro

“Proteja seus dados de ameaças internas e externas com a Política de Privilégio Mínimo”

Os autores John Mutch e Brian Anderson, com anos de experiência na implementação da segurança do privilégio mínimo, descrevem em detalhes maneiras de proteger ambientes virtuais e assegurar um modelo multi-inquilino para a nuvem (cloud). O livro está sendo distribuído pela Novatec Editora.

Implantação de um Governo Eletrônico e-Gov

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Software

Novo Microsoft Office Em sua próxima fase o Microsoft Office será “concebido como um serviço” com mais funcionalidades para mobilidade e colaboração social, como adiantou o CEO da empresa, Steve Ballmer. Além disso, o SharePoint 2013 terá uma interação com a suíte de produtividade que inclui Word, Excel e SharePoint, e será oferecido como software ou como oferta de nuvem para uso profissional e pessoal, “como parte da transição do negócio do Office para um serviço de cloud”, enfatizou Ballmer. Segundo ele, o novo papel da nuvem em Office, o SkyDrive, será um elemento de 16  INFORMATION MANAGEMENT | JUL / AGO 2012

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modernidade e um aspecto vital para trabalhar em vários dispositivos fora do escritório. O Office torna o carregamento do Excel mais fácil e rápido, e os contatos pessoais são rapidamente conectados com as redes sociais. Os aplicativos de negócios podem ser desenvolvidos na nuvem através da plataforma Azure da Microsoft. Como novidade, a empresa também anunciou que o mais recente Windows 8 fornecerá o pano de fundo para algumas das características de interface e usabilidade com o novo Office, cujo lançamento está previsto para outubro.

Como seria a administração pública e a interação do Estado com a sociedade sem uso do papel, e como implementar este projeto em todos os órgãos públicos do Brasil? Esta é a proposta do livro “Implantação de um Governo Eletrônico e-Gov”, lançado em março deste ano pela Editora Brasport. O autor Marcelo de Sousa Silva recebeu o prêmio ENAP de Melhor Inovação do Governo Federal em 2012, concedido pela Receita Federal do Brasil.

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UPFRONT

BYOD

Social

Profissionais de TI estão fora do escritório

Twitter é a rede social mais popular entre empresas

Ter um só local de trabalho não é mais uma realidade tão presente no mercado de TI. Quase 40% da categoria já não ficam apenas na empresa em que trabalha. É o que aponta uma pesquisa realizada pelo Instituto Datafolha para o Sindicato de Trabalhadores de TI (Sindpd). O estudo mostra que de cada 10 profissionais, dois trabalham no sistema In Company, alojados nos clientes da empresa. 11% passam o dia a dia visitando vários clientes e 7% exercem suas atividades em casa (home Office). O levantamento também aponta que esse fator tem ligação direta com a renda mensal familiar. O número de funcionários fora do escritório é maior entre quem ganha mais de 20 salários mínimos por mês, o equivalente a mais de R$ 12.440,00. 28% de quem ganha essa quantia, trabalha no sistema in company. Já entre aqueles que recebem de 5 a 10 salários mínimos (R$ 3.110,00 a R$ 6.222,00) e de 10 a 20 (R$ 6.222,00 a R$ 12.440,00) esse

índice cai para 19%. A fatia de maior renda é também a que mais trabalha como home Office. Enquanto a porcentagem entre esses profissionais é de 12%, para quem recebe de 10 a 20 salários, ela diminui para 9%. Apenas 4% dos trabalhadores com renda de 5 a 10 salários desenvolvem suas atividades em casa. Para o presidente do Sindicato dos Trabalhadores de TI do Estado de São Paulo, Antonio Neto, essa é uma tendência que continuará a crescer. Mas é necessário que as companhias garantam os direitos dos funcionários que ficam fora da sede.

e-Mail

O social business acabará com o e-mail? 47 milhões de brasileiros já utilizam o Facebook. Diante desta constatação, Marcos Abellón, diretor geral da W5 Solutions – empresa especializada em soluções de Business Intelligence, escreveu recentemente um artigo onde constata que as empresas brasileiras estão descobrindo que esses canais são novas formas de se comunicar com seus clientes e acompanhar seus gostos e as tendências de consumo. “O social business – que é capacidade de produzir, gerar e compartilhar conhecimento – com foco em conhecer e estar mais próximo do seu cliente pode também orientar ações internas nas empresas”, disse o executivo. Para Abellón, assim como as novidades em outros tempos, o telefone e o fax, as redes sociais acabaram por incorporar-se à vida corporativa de forma definitiva que

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irá ao seu tempo (o tempo e a forma de trabalhar de cada empresa) acelerar a inovação, promover a interação e a colaboração. “É preciso definir os objetivos, conscientizar os Abellón da W5 colaboradores com Solutions: as empresas precisam regras e objetivos aprender a usar as claros para que redes sociais façam o melhor uso do sistema, aprimorando a comunicação, colaborando uns com os outros e, como consequência, melhorando a produtividade”, conclui o diretor da W5.

O Twitter é a rede social mais utilizada entre as grandes empresas do mundo, aponta o “Estudo Global Social Mídia Check-up”, realizado pela Burson-Marsteller. O relatório aponta que 80% das 100 primeiras empresas que estão na lista elaborada pela revista “Fortune”, que inclui nomes como Telefônica, Santander e Repsol, possuem pelo menos uma conta nesta rede. Cada uma destas empresas, situadas entre as 100 primeiras na lista da “Fortune”, tem uma média de quase 15 mil seguidores no Twitter, um número que foi triplicado a partir de 2011. Depois do Twitter, as redes sociais mais utilizadas pelas grandes companhias são YouTube e Facebook. Isso porque, 79% dessas empresas possuem um canal próprio no site do YouTube, sendo que no último ano esse índice era situado em 57%. No caso do Facebook, o número de empresas que possuem pelo menos uma página nesta plataforma é de 74%. Apesar de sua recente implementação, a rede Google+ também já é utilizada por 48% das grandes corporações. O “Estudo Global Social Media Check-up” foi desenvolvido pela BursonMarsteller, com dados da Visible Technologies. www.informationmanagement.com.br

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Tradição com inovação e tecnologia

AGENDA

Próximos eventos

Agosto

Outubro

20 a 23 – Formação de Gestores de Documentação, Informação e Conhecimento - CDIA+

9 e 10 – ECM Specialist

Este programa faz parte do treinamento CDIA+ desenvolvido pela empresa de consultoria americana @doc. O objetivo é apresentar metodologia para o desenvolvimento de projetos para a gestão de documentos, informações não estruturadas e conhecimento, e preparar para o exame de certificação CDIA+. A ARKTEC alia tradição e inovação tecnológica ao oferecer, há 20 anos, soluções para o armazenamento e logística de documentos. Com serviços integrados, completos e flexíveis, assume operações que não fazem parte do foco principal dos clientes BPO (Business Process Outsoucing), permitindo a estes um aumento da produtividade e força total nas estratégias de seu negócio. Instalada em mais de 40.000 m² de armazéns, a ARKTEC possui infraestrutura para atender as exigências técnicas de armazenagem, independentemente do suporte-papel (documentos), mídias ópticas e magnética (CD e fitas de backup), digital (imagens em nossos servidores) ou microformas (microfilmes e microfichas).

Armazenagem e Gerenciamento de Documentos Organização Documental Digitalização de Documentos Armazenagem e Gerenciamento de Mídias em Sala-Cofre Sistema Arktec

É a ferramenta pelo qual o cliente realiza Pesquisas, Consultas, Solicitações, Devoluções, Emissão de relatórios, Controles de empréstimos, Controle de expurgo, entre outros

ISO 9001:2008

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Informações no site Guia Training www.guiatraining.com.br

Setembro 11 e 12 – ECM Practitioner Treinamento presencial de dois dias. Fornece uma sólida formação sobre estratégias, métodos e ferramentas para a gestão de conteúdo. Apresenta tecnologias e melhores práticas globais para arquitetar informação, digitalização de imagens, metadados, taxonomias, segurança de conteúdo, gestão de processos e automação, localização, entrega e apresentação de conteúdo. Informações no site Guia Training www.guiatraining.com.br

18 e 19 – ECM Show SP Serão dois dias de intenso conteúdo, em que os profissionais mais renomados do mercado apresentarão palestras, cases sobre tecnologias, aplicações e discutirão as principais tendências do setor. O evento conta também com uma exposição onde os maiores fornecedores de produtos e serviços do segmento mostrarão na prática suas soluções; e será realizado no Hotel Caesar, na Vila Olímpia, em São Paulo. www.ecmshow.com.br

Treinamento presencial de dois dias. Cobre as melhores práticas globais para a implementação de projetos de ECM. Certificação Internacional da AIIM. Informações no site Guia Training www.guiatraining.com.br

22 a 25 - Formação de Gestores de Documentação, Informação e Conhecimento - CDIA+ Este programa faz parte do treinamento CDIA+ desenvolvido pela empresa de consultoria americana @doc. O objetivo é apresentar metodologia para o desenvolvimento de projetos para a gestão de documentos, informações não estruturadas e conhecimento, e preparar para o exame de certificação CDIA+. Informações no site Guia Training www.guiatraining.com.br

Novembro 6 e 7 - ECM Practitioner Treinamento presencial de dois dias. Fornece uma sólida formação sobre estratégias, métodos e ferramentas para a gestão de conteúdo. Apresenta tecnologias e melhores práticas globais para arquitetar informação, digitalização de imagens, metadados, taxonomias, segurança de conteúdo, gestão de processos e automação, localização, entrega e apresentação de conteúdo. Informações no site Guia Training www.guiatraining.com.br

27 e 28 - ECM Specialist Treinamento presencial de dois dias. Cobre as melhores práticas globais para a implementação de projetos de ECM. Certificação Internacional da AIIM. Informações no site Guia Training www.guiatraining.com.br

Rua Gupe, 10.565 - Jardim Belval - Barueri/SP Próximo ao Km 30 da Rodovia Castelo Branco (Sentido São Paulo) Fone: (11) 4707-3351 Email: arktec@arktec.com.br

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GESTÃO DE5REGISTROS Especial anos

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Por Susana Batimarchi

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á cinco anos a Apple estava lançando seu primeiro iPhone, não havia ainda tablets na forma que os temos e os smartphones estavam apenas engatinhando, fosse em tecnologia, design ou funcionalidades. Redes Sociais, sim, existiam tanto Orkut quanto Facebook ou Linked In, mas nenhuma delas tinha ganho tanto espaço de mídia ou nos negócios como vemos hoje. Especificamente no campo da

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anos depois

Quem se lembra onde estava cinco anos atrás? Acredito que não seja um exercício muito difícil para a maioria das pessoas. Mas e a tecnologia? O que estava acontecendo no mundo da tecnologia da informação há cinco anos? Bem, aí as coisas podem complicar um pouco...

gestão da informação, acompanhando o gráfico distribuído pela AIIM, entre 2001 e 2009 estávamos em plena era dos Sistemas de Engajamento Social (Systems of Engagement – veja quadro), isto é, quando a Internet passou a dominar os meios de gestão de conteúdo, as web pages eram a principal preocupação dos gestores. No cenário mundial, o Google se destacava como a maior empresa e o foco da gestão estava somente na web. No Brasil o cenário não era diferente no geral, mas algumas particularidades nos rodeavam, visto que o grande boom do setor nos anos 60 fez com que as tecnologias de transformação de documentos em papel para documentos digitais fossem conhecidas pela sigla GED (Gestão Eletrônica de Documentos), cunhada ainda nos anos 70 em função da transformação dos processos de negócios e

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Início de 2010 “Enterprise Content Management (ECM) é as estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo e documentos relacionados aos processos organizacionais. O ECM abrange a gestão de informações no âmbito de uma empresa inteira sendo que a informação está na forma de um documento em papel, um arquivo eletrônico, um banco de dados de fluxo de impressão, ou mesmo um e-mail”. Em uma recente pesquisa publicada nas mídias internacionais e realizada por analistas da TechNavio sobre uma previsão para o mercado global de Enterprise Content Management, os números apontam que este nicho pode alcançar, somente nos EUA, o patamar de US$ 6,7 bilhões até 2015. Entretanto, a mesma pesquisa aponta a causa desse crescimento. Um dos fatores fundamentais que contribuem para o crescimento desse mercado é a necessidade de cumprir com as regulamentações governamentais e manter registros e documentos bem organizados para fácil acesso, além arquivos para auditorias potenciais, governança corporativa, conformidade regulatória e de memória e preservação. Até então se falava de megabytes, hoje se fala que 2,2 zettabytes de documentos com 1 página cada, segundo levantamento da

O uso inteligente da informação

PRESERVAÇÃO

Conceitos que vão além do papel

DOCUMENTOS DIGITAIS

Rumo a legalidade 25.07.07 12:41:47

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AUTOGESTÃO EM DOCUMENTOS

ABB consolida modelo

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Certificação Digital cresce e conquista o mercado corporativo

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Início de 2008 “Enterprise Content Management (ECM) é as estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo e documentos relacionados aos processos organizacionais. As ferramentas e estratégias de ECM permitem a gestão de informações não estruturadas de uma organização, onde quer que a informação exista.”

Gestão documental

Ano 2 - Número 7 - Junho de 2008 - R$ 18,00

também com a introdução dos PCs, principalmente puxados pelo processo de negócios do setor financeiro. Os notebooks ou laptops estavam em alta e nenhum executivo deixava de ler seus inúmeros e-mails ou sua empresa de ter uma página na internet ou uma rede de intranet para comunicação com seus funcionários (era o princípio do que veio a se tornar a Colaboração). Foi nesse cenário de transição que surgiu a primeira revista latino-americana focada neste mercado de gestão de informações e documentos: Document Management. Primordialmente, os temas levantados nas edições da revista visam explorar todo o ciclo da informação: captura, gerenciamento, guarda, preservação e entrega. Mas foi também neste período que os grandes players internacionais fixaram seus produtos e prepararam o terreno para que outras companhias, antes somente conhecidas no exterior, pudessem testar seus produtos em território nacional. A transformação do mercado era clara, estávamos em transição, até mesmo pela definição da própria AIIM como descrito a seguir e que pode ser comparada em dois momentos distintos nos últimos anos:

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NF-e Capa_07.indd 1

Arrecadação on-line já é realidade 28.07.08 17:14:10

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GESTÃO DE5REGISTROS Especial anos

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Novas tecnologias, processos e soluções para gestão de documentos

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Data Loss

Chief Document Officer Quem são estes profissionais e como atuam

P R E V E N T I O N

Email

SIX SIGMA

Missão Crítica

Taxonomia O processo que permite às organizações encontrarem seus conteúdos

VIRTUALIZAÇÃO: aliada nos momentos de crise Capa_10.indd 1

Veja nesta edição , o segundo Guia de Especificação de produtos

CIAB 2010 O que você deve conferir no maior evento da área financeira e-Discovery: Como preparar sua empresa para as obrigatoriedades legais.

ARTIGOS: ESTÃO CHEGANDO AO BRASIL CURSOS CERTIFICADOS PELA AIIM 04.02.09 08:57:18

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Symantec, têm um custo estimado de US$ 1,1 trilhão/ano. Mas, eis que de repente... Mesmo com a entrada de novas empresas de software e hardware neste mercado, outras tendências o fizeram ebulir mais rapidamente, e certamente este ponto de ruptura foi a disseminação do Cloud Computing. A virtualização de desktops foi a porta de entrada, e a partir desse conceito outras ofertas começaram a surgir na sequência, como os Softwares as a Service, as Plataformas as a Service, e por fim até a Infraestrutura as a Service, o que abriu definitivamente o mercado para a Mobilidade: acessar o conteúdo de qualquer lugar, a qualquer momento. Sem a ajuda fundamental da tecnologia de Cloud nada disso seria possível. Com a mobilidade também veio o poder de transmissão de banda, que evoluiu dos tímidos GPRS 40 kbps para 4G (LTE) 326 mps. Uma enxurrada de smartphones dominou o mercado começando pelos iPhones com tecnologia revolucionária e desacreditada na época por muitos, seguidos dos Androids que possibilitaram que tudo fosse visto, ouvido, lido e percebido em qualquer lugar, a qualquer momento. Não bastasse esse grande salto, chegam os tablets, dispositivos portáteis com tecnologia própria e que na mesma esteira dos smartphones tornaram-se altamente populares. A indústria mais uma vez interveio na gestão de conteúdo, pois com a popularização do Cloud e da Mobilidade mais um item se somou a este espectro de avanços: as redes sociais; e todas essas informações precisam ser classificadas, ordenadas, guardadas e analisadas num fluxo de trabalho, para finalmente fazerem parte de uma operação de negócio, dentro de uma companhia.

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Como a disciplina ajuda nos projetos de ECM

Grandes Formatos

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ERA

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MAINFRAME

MINI

SISTEMAS DE RECORDS

ANOS

GESTÃO TÍPICA

1960 - 1975 1975 - 1992

LOTES DE TRANSAÇÕES

PROCESSO POR DEPTO

EMPRESA MAIS CONHECIDA

IBM

DIGITAL EQUIPMENT (EMPRESA)

FOCO DA GESTÃO DE CONTEÚDO

MICROFILME

GESTÃO POR IMAGEM (GED)

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Ano 5 - Número 25 - Agosto de 2011 - R$ 18,00

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EIM - O Santo Graal

Segurança e Compliance

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Gestão de informações, documentos e colaboração corporativa

Muitas são as regras mas maior ainda são os riscos de ignorá-las

AIIM Conference 2012 Veja o que aconteceu no maior evento de gestão da informação

Ano 6 - Número 29 Abril de 2012 R$ 18,00

O Grupo Votorantim implementa projeto de BI e transforma sua operação

ECM Road Show

Conheça as capitais que receberão o evento de Content Management em 2012

A ERA DA

ECM na Nuvem

HIPERMOBILIDADE O futuro das informações em movimento para os negócios

o mercado se rende a nova forma de fazer negócios O que é ECM afinal? Conceitos ajudam a entender melhor a tecnologia 25_Capa.indd 1

PC

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INTERNET

SISTEMAS DE ENGAJAMENTO

Up Front: Novidades do mercado nacional e internacional de ECM IM_28.indb 1

REDES SOCIAIS E CLOUD

1992 - 2001 2001 - 2009 2010 - 2015

DOCUMENTO

WEB PAGE

INTERAÇÃO

MICROSOFT

GOOGLE

FACEBOOK

GESTÃO DE DOCUMENTOS

GESTÃO DE CONTEÚDO

SISTEMAS DE REDES SOCIAIS

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Na trilha cultural da

Colaboração Case: Transformação de modelo de negócios baseada em SharePoint IM-29.indb 1

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O advento das redes sociais, já bastante difundidas entre os jovens por meio da internet, passaram a estabelecer um novo paradigma para a gestão de conteúdo. Para as empresas foi o “pote de ouro no final do arco-íris”, já que perceberam como tirar vantagens do mercado por meio dos hábitos de consumo, linguagem, comportamento dessa grande massa de pessoas que interagem por meio das redes sociais; além de poderem capturar, enviar, pesquisar e armazenar seus documentos à distância, em qualquer lugar do mundo. Mas toda a novidade do mundo social também trouxe consigo um crescimento exponencial no volume de informações, no compartilhamento de vídeos, fotos, áudios e textos que invadiram definitivamente o modo de trabalhar das empresas, pois relatórios e análises de consumo hoje estão permeados por gráficos, vídeos, fotos e outras informações adicionais. Este fluxo facilitado de troca de informações inaugurou a Era do Big Data. Vivemos hoje o momento do Local, Social, Móvel e Extreme Information. A gestão de conteúdo do ECM, ou melhor do EIM – Enterprise Information Management, o Local, Social e Móvel já são realidade para qualquer pessoa, em qualquer lugar agora! Estamos trabalhando onde se vende mais tablets do que escovas de dente; num momento em que o trabalhador pode estar em qualquer lugar e acessar as informações e documentos de sua empresa pelo seu smartphone ou tablet; as opiniões estão sendo discutidas nas redes sociais, que podem tanto elevar empresas quanto derrubá-las; onde todas as pessoas têm acesso a tudo em minutos. Mas de onde viemos e o que o futuro nos reserva? Veja a seguir o que pensam os profissionais da informação, consultores, CEOs da indústria, usuários, enfim, os agentes dessa transformação.

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GESTÃO DE5REGISTROS Especial anos

Jaime Morales - DIRETOR Enterprise Sales da EMC “O mercado da Tecnologia da Informação no Brasil passou por grandes transformações e está mais maduro para realizar ações que vão mudar o jeito das empresas fazerem negócios. Comprometida com essa onda da transformação, a EMC tem impulsionado a evolução dos processos, das funções, das habilidades e da estrutura dos departamentos de TI com base em três pilares estratégicos: Big Data, Computação em nuvem e Segurança. As organizações que souberem criar modelos de plataforma (infraestrutura) mais eficientes terão maior capacidade de processamento, análise, gestão e segurança de dados, atributos fundamentais para agarrar as oportunidades de negócios. Uma ação mais rápida com relação às informações encontradas na base de dados produzirá maior valor agregado. Não menos importantes são os desafios que o mercado da Tecnologia da Informação enfrenta. É preciso haver um forte investimento em inovação, criando serviços e produtos que auxiliem as organizações a reduzirem custos em TI e aumentem as oportunidades de negócios.” Ricardo Monteiro - diretor da Scansystem “Como todo mercado ligado à área de TI, o gerenciamento de informações não fica atrás e a velocidade das mudanças nesse mercado pode ser comparada ao lançamento de novos computadores, em que todos os meses, ou é lançado um novo processador mais rápido ou um HD com maior capacidade de armazenamento. Dentro da área em que somos especializados (scanners), também não é diferente. Há cinco anos não podíamos pensar em scanners tão rápidos ou com características de tratamento de imagem como temos hoje. Praticamente todos os novos modelos de scanners já vêm com sistema de iluminação por LEDs que além de serem mais eficientes, dispensam o tempo de espera de aquecimento, já que esse tipo de lâmpada está 100% pronta a funcionar assim que o scanner é ligado.” Patrícia Cândido Oréfice - coordenadora de CEDOC - Centro de Documentação da CONSTRUCAP CCPS Engenharia e Comércio SA “Em minha opinião, as principais transformações do mercado e da tecnologia para o gerenciamento de informações nestes últimos cinco anos, foram, sem dúvida,

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o acesso rápido às informações juntamente com o advento Google; além da maior divulgação da tecnologia e de processos para gerenciamento de informações, através de eventos como o ECMSHOW, que este ano chega em sua 3ª edição. Não podemos se esquecer das mudanças na legislação brasileira com o sancionamento da lei 12.682, que mesmo com alguns vetos já é um avanço quando falamos em documentos digitais, e é importante lembrar da maior conscientização das empresas, que cada vez mais buscam organizar suas informações para se tornarem mais competitivas, e também do alinhamento das áreas de TI das empresas com as necessidades de negócio, transformando as necessidades em valor.” Walter Koch – professor, palestrante, autor e diretor da Imageware “Um dos principais fatos na indústria do ECM no Brasil nos últimos cinco anos foi a implementação da compensação de cheques por imagem. Este projeto, que cobre todo o território nacional, tem janelas de tempo limitadas para a captação de milhões de documentos. Exigiu investimentos na casa dos nove dígitos e levou o Brasil para outro patamar em termos de automação bancária. A sua implementação divulgou os conceitos de digitalização e disponibilização de imagens para toda a população brasileira ativa em termos bancários e abriu o caminho para novas frentes. Em termos futuros, prevemos a consolidação do ECM/EIM com a disseminação dos seus conceitos, metodologias e tecnologias e a aplicação destes em um número cada vez maior de segmentos.” Luiz A. Santoyo – consultor, especialista em Records Management, palestrante e diretor da ABGD “Na minha visão, algumas das principais transformações aconteceram com a entrada de novas tecnologias no mercado: A integração do Cloud Computing; o Gerenciamento da Informação com maior foco nos processos e não só na armazenagem para recuperação eventual; o maior envolvimento dos órgãos governamentais no uso da imagem sem a preocupação exclusiva do fator probatório, e o uso da certificação digital no gerenciamento documental e não só da informação. Considero que a utilização da telefonia celular para as transações comerciais será uma nova revolução na visão e na operacionalidade das empresas. Isso certamente fará com que os processos

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documentais internos das empresas sejam revistos, com grande ênfase na segurança da informação, no armazenamento de dados e na tecnologia. Outro fator que afetará sensivelmente será o projeto RIC, o qual certamente dará outra conotação às condições probatórias, fato que levará as empresas a reverem seus conceitos e processos internos para se adaptarem a essa realidade já presente. Cláudio Chaves, PMP – diretor da OR 7 Tecnologia e Desenvolvimento “Para mim, os últimos cinco anos foram marcados pela convergência de diversas tecnologias de gerenciamento da informação e das inúmeras fusões e aquisições realizadas dentre os principais players do mercado mundial. Desta forma, o tradicional e conhecido repositório de imagem se transformou em uma complexa plataforma de ECM, onde já podemos encontrar componentes de captura avançada, ambiente gráfico de modelagem de processos, motor de BPM, ferramentas de BI, todos integrados ao repositório. Neste mesmo contexto, também considero um importante marco a iniciativa e esforço coletivo dos principais fornecedores de soluções ECM para o desenvolvimento do padrão CMIS Content Management Interoperability Services. Percebo que existem duas tendências que impactarão fortemente o mercado de gerenciamento da informação nos próximos anos. Uma delas diz respeito ao crescimento exponencial do número de dispositivos móveis e a outra se refere ao modelo de serviço na nuvem para utilização de software especializado e recursos de tecnologia da informação.” José Guilherme Junqueira Dias de Souza, CDIA+ / MIT / CGD – palestrante, articulista e superintendente da SBK Business Process OutsourCing “Nestes últimos cinco anos houve uma consolidação da utilização das ferramentas de BPM – Business Process Management como tecnologia aplicada ao gerenciamento de processos e informações. O crescimento da terceirização de processos de negócios exigiu que as empresas de BPO – Business Process Outsourcing, adotassem essas ferramentas tanto na otimização e melhoria de processos, como instrumento de gestão e controle dos SLAs acordados.

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Também foram anos marcados pela maior conscientização das empresas, independentemente do seu porte, quanto à importância da gestão de seus conteúdos informacionais, produzidos e/ou armazenados tanto em formatos analógicos como digitais, o que despertou para a necessidade da definição de Políticas, Normas e Procedimentos para tratamento de seus documentos e informações. Esses últimos cinco anos também foram caracterizados pelo crescimento da utilização de informações eletrônicas. Finalmente, creio ter sido um período de amadurecimento das tecnologias relativas ao gerenciamento de informações e da consolidação dos conceitos ECM e BPM que, necessariamente, devem caminhar juntos a partir de agora.” Wilton Tamane – palestrante, consultor, articulista, blogueiro, especialista em Capture E diretor da CNC Solutions “No mercado de Gerenciamento de Informações, definitivamente evoluímos de aplicações, projetos e soluções voltados a GED/Document Imaging para o Gerenciamento de Conteúdos e Informações estruturadas e não-estruturadas - EIM. Esta evolução veio acompanhada de um volume cada vez maior de projetos de Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM), e com isso consolidamos o Gerenciamento de Informações voltado ao negócio, gerando maior valor agregado. Processos de colaboração, compartilhamento e inovação também foram destaques nos últimos anos e devem se consolidar nos próximos cinco anos, principalmente em função de implementação de EIM, indispensável para garantir o sucesso de qualquer processo corporativo. Nos próximos cinco anos, o Gerenciamento de Processos, Conteúdos e Informações deve definitivamente fazer parte das prioridades de investimentos dos CEOs. A Gestão da Informação passa então a ter sua importância reconhecida, valorizando profissionais especializados na organização da informação e dos conteúdos e na otimização dos processos de negócios.” Daniel Dias Pinto - arquiteto de informações, palestrante, blogueiro, articulista e consultor “O que percebi nos últimos cinco anos foi a massificação do ECM nas empresas, conseguindo, enfim, substituir o ultrapassado termo GED. A oferta de conhecimento e informação na área de gestão da informação aumentou exponencialmente e com qualidade, fomentando a busca por tecnolo-

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GESTÃO DE5REGISTROS Especial anos

gias atualizadas e implementações coerentes. O mercado de gestão da informação foi austeramente impactado pela expansão das novas tecnologias de Web 2.0, principalmente das redes sociais, que se tornaram o maior gerador de conteúdo, útil ou inútil, de todos os tempos, transformando a maneira como gerenciávamos as informações e abrindo portas para um novo pensamento do que realmente é o Conteúdo Empresarial (Enterprise Content). A gestão da informação para o futuro, próximo ou não, caminhará para resolver os problemas criados com a aceleração da criação de conteúdo que vimos nos últimos anos, de forma que se obtenha valor deste tsunami de informações. A integração do Business Intelligence com os mecanismos tradicionais de ECM, base fundamental do EIM, começará a tomar espaço nas grandes organizações.” Cinthia Obladen de Almendra Freitas – professora da PUC/PR, especialista em documentos forenses digitais e articulista “Vejo que os aspectos de mobilidade e convergência foram os atributos mais relevantes nesses últimos cinco anos. Hoje pode-se acessar documentos de diferentes dispositivos em qualquer lugar (escritório, casa, rua, etc). Além disso, os padrões de arquivos de dados são mais conhecidos e têm-se formas de compactação de dados eficientes. Considero que os próximos cinco anos serão uma nova dimensão para o mercado de tecnologia e gerenciamento de informações. Os aspectos de privacidade e segurança da informação se tornarão cada vez mais importantes. Assim, será exigido do usuário um grau elevado de maturidade e preparo no que se refere ao correto e consciente uso das tecnologias de informação e comunicação.” Alan Pelz-Sharpe – analista de mercado de ECM, consultor, palestrante, articulista e diretor do 451 research (uk) “Acho que vamos ver nossa indústria transformar-se muito nos próximos cinco anos. As informações serão automaticamente indexadas, rotuladas, lidas e incluídas no workflow das empresas. As tecnologias de captura vão passar por uma transformação rápida e bastante precisa, o suficiente para começar a substituir totalmente a entrada de dados manual. Estes são tempos excitantes, porque a tecnologia é atualmente bem mais sofisticada e avan-

çada do que a maioria dos compradores consegue perceber, mas a adoção tem sido lenta. O que parecia impossível há alguns anos está se tornando comum, e os próximos cinco anos serão o começo de uma revolução completa na forma como gerimos nossas informações.” Carlos Eduardo Bretos – diretor-presidente da Lexmark International do Brasil “Nesses últimos anos, o ambiente empresarial está mudando continuamente, tornando-se mais complexo, menos previsível e cada vez mais dependente de informação. Verificamos um movimento por parte das empresas de não mais adquirir uma plataforma de ECM genérica, que se mostrou cara e ineficiente, para obter um modelo de adoção de tecnologias ECM pontuais, que resolvam problemas específicos de negócios (Contas a Pagar, RH, Vendas, etc.). O ECM, assim como a infraestrutura, continuará a ser uma importante peça da arquitetura de TI corporativa, mas se tornará mais comoditizada e será entregue aos usuários em diferentes formatos, incluindo nuvem e móvel.” José Antonio Galves – palestrante, blogueiro, articulista e consultor de Gestão Documental | Divisão de Serviços Corporativos da Vivo “Nesses últimos cinco anos as empresas passaram a se preocupar mais em gerenciar as suas informações, tornando-as um ativo de grande valor estratégico. Os avanços intermináveis da tecnologia serviram como principal facilitador para a popularização da informação junto às empresas e aos seus clientes. A partir da quebra desse paradigma, em um mundo totalmente novo, as empresas se preocuparam em se estruturar para monitorar e entender as necessidades dos seus clientes fora do seu habitat, através da Internet e das redes sociais. Com a popularização da informação e o seu acesso fácil, começamos a enfrentar um novo cenário, até então desconhecido para todos nós: “A Banalização da Informação”. Sem dúvida nenhuma, para os próximos cinco anos as empresas irão se preocupar em gerenciar melhor essas informações e “garimpar” para que possam tomar uma decisão mais assertiva, aumentando assim a sua competitividade no mercado. Que venham os próximos cinco anos!!!

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CASE Por Marlene Maeda

Hospital transforma a gestão de prontuário médico Com cerca de 700 pacientes por dia, o ambulatório era o setor mais crítico do tradicional hospital do ABC Paulista; implantação da solução da Estec proporcionou ganhos inéditos aos pacientes, colaboradores e até aos residentes foram beneficiados com as inovações

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Hospital IFOR, fundado em 1968 e um dos poucos especializados em ortopedia em São Bernardo do Campo (ABC Paulista), vinha, nos últimos anos, enfrentando problemas sérios na área de prontuário médico. O modelo de gestão documental implantado décadas atrás se tornou incompatível com as necessidades atuais da organização. A situação mais crítica estava no ambulatório, que recebe cerca de 700 pessoas todos os dias, e, por isso, foi escolhido para dar início às mudanças. Diante da demanda elevada, a falta de acesso rápido aos prontuários e a atualização morosa das informações causavam transtornos da recepção às consultas médicas. A origem dos problemas residia na rotina seguida pelos médicos, que prescreviam as orientações com cópias inadequadas. Somado a isso, o arquivamento dessas vias, que posteriormente seguiam para uma empresa de guarda de documentos, também não contava com uma

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Esper, da Estec: Projeto já prevê o aumento futuro da demanda do cliente.

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O acesso fácil aos prontuários atualizados permite acompanhar melhor os casos de cada paciente

metodologia apropriada, de acordo com o gerente de TI do hospital, Luis Androsoni. Os problemas também afetavam os pacientes em outra ponta. Sempre que uma pessoa solicitava seu prontuário para entrar com um processo junto ao INSS, por exemplo, ela era obrigada a aguardar semanas pela documentação. “Tínhamos uma situação que gerava grande insatisfação, pois a preservação e a busca das informações eram cruciais. Cada vez que precisávamos resgatar um dado, perdíamos horas. Isso quando não tínhamos que pedir diversas caixas à empresa de guarda, o que demandava mais tempo e custo”, afirma ele. Decidida a pôr um fim na cadeia de problemas, a direção do hospital resolveu inovar implantando a solução e2Doc da Estec Tecnologia, empresa localizada em São Paulo. Androsoni afirma que a realidade atual

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do ambulatório em nada lembra o passado de insatisfação dos pacientes e colaboradores. Hoje, com o sistema, as quase 700 folhas geradas diariamente no ambulatório são encaminhadas para a digitalização ao final do expediente. No dia seguinte, ou no máximo em 48 horas, o prontuário médico está atualizado e disponível para consulta. O gerente explica que as facilidades do e2Doc agilizaram a rotina de ponta a ponta, proporcionando melhorias inclusive no relacionamento entre os profissionais do setor. “A otimização de tempo e a confiabilidade dos dados foram alguns dos principais ganhos com o sistema. A informação está disponível para o médico no momento em que ele precisa, com uma busca ágil e precisa. A relação custo/benefício da ferramenta foi espantosa”, diz o gerente. Segundo ele, o hospital também

passou a contar com um respaldo jurídico ainda maior. Os excelentes resultados levaram o IFOR, que realiza cerca de 400 cirurgias por mês, a replicar a solução também no setor de internação, cujos prontuários médicos são maiores. Quem também colhe bons frutos com a adoção da solução da Estec são os residentes. Com o acesso fácil aos prontuários atualizados, eles passaram a aprofundar e a acompanhar melhor os casos de maior destaque, segundo Androsoni, que não descarta a possibilidade de futuramente implementar o sistema nos departamentos de RH e Financeiro do hospital. ”A implantação do e2Doc proporcionou ao IFOR ganhos importantes e maior eficiência na gestão de processos, não só nas necessidades atuais do hospital , mas também nas demandas futuras”, afirma Álvaro Esper, CEO da Estec.

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Chega o evento da Era Social, Local e Móvel Consolidado, chega a terceira edição do mais esperado evento sobre gestão da informação e documentos da América Latina, que acontecerá em São Paulo, nos dias 18 e 19 de setembro, no Caesar Park Hotel e que trará os maiores nomes do segmento no cenário nacional e internacional.

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razer o que de mais recente, moderno e inovador o mercado global de Enterprise Content Management tem a oferecer é o principal objetivo da terceira edição do ECMSHOW 2012. O mercado de Gestão de Informações e Documentos no Brasil e na América Latina acompanha as mudanças radicais que a Tecnologia da Informação tem apresentado, além de seguir outras inovações tecnológicas presentes no dia a dia das corporações, para atender as necessidades da nova classe de trabalhadores da informação que integra as companhias nacionais e multinacionais. A Guia Business Media está organizando a terceira edição do principal encontro entre os principais players do mercado mundial e os profissionais da informação no campo corporativo. O evento de São Paulo, maior centro econômico do país, terá como palco o Caesar Park Hotel, durante os dias 18 e 19 de setembro. Como inovação, o evento traz mais de 40 seções técnicas e estratégicas distribuídas nos dois dias do encontro em quatro auditórios, ou seja, mais conteúdo programático. O ECMSHOW 2012 conta com mais de 36 patrocinadores,

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entre as mais renomadas empresas do mercado. Além disso, terá uma área exclusiva para os congressistas onde poderão fazer consultas com especialistas do mercado de uma maneira direta. Haverá também um meeting especial para CEOs e CIOs com os principais keynotes do evento, a fim de proporcionar uma intensa troca de conteúdo. Por mais um ano, em 2011 o ECMSHOW atingiu a marca de 1.500 congressistas e espera-se que este sucesso se repita em 2012. O auditório principal, dedicado aos executivos C Level (CEO, CIO, CDO, CFO, COO etc) contará com uma programação diferenciada: Palestras de abertura e de encerramento e a transformação desse único auditório em duas grandes salas -- Sala Gestão e Sala Tecnologia -- com um número maior de apresentações focadas nas áreas e nos temas estratégicos para os negócios, onde se pretende uma discussão ampla com foco nas várias interfaces do ECM nos negócios. Como principal keynote convidado, o ECMSHOW receberá este ano o presidente da Association for Information

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and Imaging Management (AIIM), John Mancini. Mancini é considerado entre os especialistas o principal articulador, divulgador e responsável pela globalização que envolve as tecnologias e o mercado mundial de ECM. Segundo ele, as empresas estão cada vez mais buscando maneiras de gerenciar o conteúdo social corporativo. Isso tanto para fins legais ou de regulamentação, como para impulsionar a inovação, reduzir custos de suporte e agilizar os processos. Para Mancini, as corporações têm um longo caminho a percorrer no campo do social business, e um grande entrave para o avanço dessa prática diz respeito à cultura das organizações. Entre os keynotes, estão confirmadas as presenças de Walter Koch, professor, autor e consultor, com vasta experiência no mercado nacional e internacional; Wilton Tamane, especialista renomado na área capture; Aguinaldo Aragon Fernandes, especialista em governança das informações; Luiz Alfredo Santoyo e Eduardo Gutierrez, especialistas em Records Management, entre muitos outros.

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“O ECMSHOW não só é a melhor oportunidade para se atualizar sobre o mundo do ECM e EIM como também permite o contato direto com os principais fornecedores desta indústria. Finalmente temos um evento no Brasil condizente com o porte deste mercado!”, afirma Koch. A extensa grade de conteúdo abordará este ano temas como: Redes Sociais, Mobile Capture, Records Management, BPM/BPO, Cloud Computing, Mobilidade, entre outros. Ainda faz parte da agenda do congresso as Salas ShowCase, que apresentarão uma gama variada de assuntos práticos com foco nos gestores da informação e que tradicionalmente leva em seu conteúdo apresentação de cases de sucesso, e melhores práticas do mercado na implantação de projetos e desenvolvimento de ferramentas de ECM. Com tudo isso, o evento contará uma agenda estruturada e diferenciada que permite aos participantes interagirem, e oferece como benefício a ferramenta mais importante para os negócios nos dias de hoje, por meio dessa mescla de conteúdo, que é a oportunidade de se fazer network.

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ACESSO À INFORMAÇÃO Por Ana Lúcia Moura Fé

Acesso à informação e gestão de documentos Uma relação bilateral

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Lei de Acesso à Informação (n° 12.527/2011), também conhecida como LAI, que entrou em vigor em maio deste ano, trouxe desafios complexos para todos os órgãos do setor público, seja federal, estadual ou municipal. O dispositivo estabelece, em resumo, que nenhuma informação pública seja negada aos cidadãos, a menos que seja classificada como sigilosa ou restrita. Entre as medidas mais imediatas, os órgãos tiveram de criar Serviços de Informações ao Cidadão (SICs) para atender às demandas espontâneas do público (promovendo a transparência passiva), no caso de as informações solicitadas não constarem nos sites oficiais (transparência ativa). O SIC recebe pedidos por meio eletrônico ou presencial, e tem 20 dias, prorrogáveis por mais 10, para dar a resposta ao cidadão. O não cumprimento da lei prevê punições que vão de advertência e multa à ação de improbidade administrativa. O tamanho do impacto dessa nova realidade na rotina da administração pública varia muito de órgão

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para órgão, dependendo de fatores diversos, como natureza das atividades e volume de demanda. Mas a esta altura, meses após a publicação da nova lei, já é possível comprovar que um dos principais fatores que facilitam a implantação da lei é o estágio que a administração já atingiu em termos de gestão de conteúdos e documentos. Isso inclui coisas como organização de processos, metodologias e tecnologias para integrar, armazenar e recuperar informações, além de profissionais com as competências certas para levar a termo essas funções.

Fundamento basilar

“A gestão da informação e de documentos é um dos fundamentos basilares da Lei de Acesso à Informação, um pressuposto para o seu êxito”, diz Vânia Vieira, diretora de prevenção da corrupção da Controladoria Geral da União (CGU). Segundo a executiva, é impossível levantar a informação solicitada pelo cidadão, no prazo exíguo da lei, se não houver bons processos de registro, arquivamento, guarda, conservação e recuperação de documentos.

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Vânia diz que a CGU é um dos órgãos privilegiados, no tocante à adequação à LAI, por ter equipe de TI capacitada e sistema que permite tramitação totalmente eletrônica de informações e documentos, entre outros recursos. Por outro lado, ela avalia que as organizações brasileiras, públicas e privadas, ainda não têm a tradição e a expertise necessárias para lidar com a gestão do conhecimento e da informação na magnitude que a LAI exige. “Com a lei, haverá maior atenção e investimento, o que implica não apenas automatização e digitalização de documentos, mas também capacitação de pessoal”, diz a diretora. Vânia argumenta que, embora o processo de digitalização nos órgãos públicos seja incipiente e demande investimentos, a preocupação maior, neste momento, deve se voltar para a devida guarda e conservação dos documentos, para disponibilizá-los aos cidadãos. Um grande desafio é a classificação da informação, conforme determinação da lei (ultrasse-

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creta, secreta ou reservada). Vânia diz que ainda se aguarda decreto que tratará de forma pormenorizada os procedimentos de classificação, que deve vir acompanhada de termo com motivo, categoria, autoridade competente e um código indexador para cada documento ou informação. “Esse código é um grande avanço que a lei trouxe. A administração deverá publicar anualmente a relação de documentos e informações classificados e em qual categoria, além do prazo para aquela classificação”, explica Vânia. Isso permitirá à população verificar quando os documentos deixarão de ser sigilosos, por exemplo. Independentemente dos desafios, a diretora da CGU diz que a LAI é revolucionária e irá mudar a forma de relacionamento entre poderes públicos e sociedade. Os órgãos que já haviam preparado o terreno para a inovação puxarão as mudanças.

A arrancada da Previdência

No âmbito da Previdência Social, os investimentos em gestão de informação e documentos fizeram a diferença para a adequação ágil à lei, em uma estrutura gigante. Ao todo, nove SICs foram implantadas, sendo uma no Ministério da Previdência

Social (MPS), uma na Superintendência Nacional de Previdência Complementar (Previc), duas na empresa de TI Dataprev, uma no Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e uma em cada superintendência regional do INSS. Nicir Chaves, assessora de gestão estratégica da Previdência Social, revela que a Lei 12.527 encontrou o órgão em estágio avançado no que se refere à gestão de processos e informações. Ela lembra que em 2009 a Previdência já havia implementado projeto de gestão de processos e, em 2010, projeto de gestão da informação corporativa (GIC), ambos incluídos no plano plurianual para 2011. “O GIC alicerça informações referentes a qualquer etapa de processos de trabalho”, diz a assessora, acrescentando que o programa, entre outras funções, gerencia documentos analógicos e digitais, cuida da gestão dos ativos de informação e garante uma política de gestão documental integrada e única. Por outro lado, a assessora revela que a nova lei requereu tarefas específicas complexas. Uma delas foi a definição de ferramentas de grande porte para sustentar os processos da Previdência Social. Para dar uma ideia das dimensões, ela informa que tais processos representam produção documental média

SIC da Previdência (at a glance) A estrutura do Serviço de Informação ao Cidadão (SIC) na Previdência Social consiste de unidade no MPS, nos órgãos vinculados (INSS, Previc e Dataprev) e nas superintendências regionais do INNS. A equipe encarregada da implementação alocou uma atividade de “categorização da informação”, um desdobramento do modelo lógico da Previdência Social que vai dos macroprocessos até o nível de atividades. A categorização auxilia os atendentes do SIC na localização da informação (ativa ou passiva), direcionando o pedido, quando for o caso, ao responsável pela informação. Esta categorização está em fase de implementação de banco de dados. Fonte: MPS/2012

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de 30.000/dia. “Isso só de documentos processuais de benefícios, o que requer, por dia, 1.300 caixas-arquivo, além da aquisição de 36 estantes e uma área de cerca de 33 m² para armazenamento”, diz. Nicir diz que, para atender especificamente à LAI, foi preciso modelar e automatizar os processos que envolvem desde o pedido até a disponibilização da informação. “Modelamos e automatizamos os processos da LAI em ferramenta BPMS/Intalio, e estamos integrando todos com ferramenta de ECM para armazenamento e acesso aos processos gerados a partir dos pedidos. Em seguida, orquestraremos tudo com o e-DOC”, diz a assessora. Ela explica que o e-DOC é o sistema eletrônico de serviços de gestão documental que o órgão está desenvolvendo com tecnologia SOA, aplicando, entre outras referências legais de requisitos e metadados, a Resolução nº 32/2010 do CONARQ/ Arquivo Nacional. A assessora defende que, em desafios dessa natureza, a troca de experiências deve ser incentivada. Da sua parte, a Previdência Social tem recebido visitas de órgãos da Esplanada, interessados em verificar, in loco, as soluções adotadas.

“Temos a oferecer uma metodologia própria de implementação de projetos de BPM que acreditamos ser a única na esfera do governo federal que envolve e integra aplicação de conceitos desde o planejamento estratégico até técnicas de gerenciamento de conteúdo corporativo”, diz a assessora. Ela destaca também o sistema desenvolvido pela instituição para diagnosticar processos e produção documental, o que dá subsídios para o desenho, modelagem e automação dos processos.

Gap entre estado da arte e soluções adotadas

Neide de Sordi, diretora da consultoria InnovaGestão, diz que os desafios para tornar efetiva a nova lei são de ordem cultural, tecnológica e operacional. “Não estamos acostumados a acompanhar as decisões de governo e a implementação das políticas públicas. Além disso, há um gap considerável entre o estado da arte das tecnologias de gestão de conteúdo e o uso das mesmas nas organizações públicas, o que se reflete na baixa qualidade dos serviços prestados à população”, diz a especialista. No âmbito operacional, Neide diz que, a despeito da existência de “ilhas de excelência”, ainda

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Vânia Vieira, da CGU: impossível levantar informação se não houver bons processos

Neide de Sordi, da InnovaGestão: as medidas mais urgentes não serão suficientes

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Nicir Chaves, da Previdência Social: o órgão está em estágio avançado

Walter Caetano, da Conam: município deve tomar uma série de providências

há acervos públicos relevantes que são “depósitos de traças” e exemplos da impossibilidade de garantir o acesso às informações governamentais. A especialista não tem dúvidas de que a efetividade da LAI depende de avanços na implantação de políticas e programas de gestão de conteúdo ou gestão documental. Ela avalia que o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA) da administração pública federal, criado em 2003, é incipiente. “A maioria dos ministérios e órgãos não conta com sistema de protocolo informatizado e centralizado, e os processos administrativos e outros documentos continuam a ser produzidos em papel”, diz. Para Neide, as medidas mais urgentes para a adequação à lei - criação de portais na internet, divulgação proativa de informações, criação dos SICs – não serão suficientes. “Quando as estatísticas de pedidos forem publicadas, estou certa que apontarão impossibilidade objetiva de encontrar as informações solicitadas nos acervos desorganizados. Então, imagino que, em uma segunda etapa, os processos de gestão de conteúdo serão priorizados em cumprimento à Constituição Federal”, diz. Para reforçar a conexão entre gestão de conteúdo/documentos e o atendimento à LAI, a especialista diz que a ausência dos sistemas que

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controlam o fluxo documental -- que incluem a camada de metadados e que informatizam o ciclo documental -- impossibilita a emissão de relatórios e estatísticas confiáveis. “Sem estatísticas, não temos indicadores, sem indicadores não aferimos o atingimento das metas, e sem metas não existe planejamento”, diz. A diretora da InnovaGestão diz que o Poder Judiciário é um exemplo do entendimento da importância de um sistema de gestão de documentos para a gestão, fiscalização e planejamento institucional. “O Conselho Nacional de Justiça está implantando em todos os tribunais o processo judicial eletrônico, cuja padronização se tornou possível com o uso de conceitos de gestão documental”, diz ela. Nesse caso, segundo a especialista, houve a construção de uma taxonomia padronizada em âmbito nacional, com tabelas únicas para assuntos, classes e movimentação processual. “A tabela única de assuntos e a de classes processuais foram instrumentos utilizados para definir e padronizar as temporalidades dos processos judiciais de todo o Brasil pela Recomendação do CNJ n. 37”, lembra a especialista, acrescentando que a construção do sistema PJe se deu em aten-

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Uma trilha para adequação n Divulgar na página eletrônica do município o rol mínimo de informações determinado pela lei; n Criar ferramenta de pesquisa de conteúdo que permita o acesso à informação de forma objetiva, transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão;

externos em formatos abertos, estruturados e legíveis por máquina; n Divulgar em detalhes os formatos utilizados para estruturação da informação; n Garantir a autenticidade e a integridade das informações disponíveis para acesso e mantê-las atualizadas;

n Possibilitar gravação de relatórios em din Indicar local e instruções que permitam ao versos formatos eletrônicos, inclusive aberinteressado comunicar-se, por web ou tetos e não proprietários, tais como planilhas lefone, com o órgão ou entidade detentora e texto, de modo a facilitar a análise das do site; e informações; n Garantir a acessibilidade de conteúdo para n Incluir o acesso automatizado por sistemas pessoas com deficiência. Fonte: Conam/2012

dimento aos critérios do MoReq-Jus, um modelo de requisitos aderente às boas práticas de gestão de conteúdo. “Em termos de acesso à informação sobre processos judiciais, o judiciário brasileiro já é um dos mais transparentes do mundo. No entanto, ainda é preciso aprimorar a disponibilização de informações sobre processos criminais”, diz. A especialista defende que gestão de conteúdo – que classifica como gestão do conhecimento explícito – deve ser o primeiro nível em busca da maturidade em gestão do conhecimento. “E a gestão do conhecimento explícito deve ser feita com aderência aos padrões internacionais de boas práticas em gestão de conteúdo”, diz.

O desafio dos municípios

Se para órgãos federais o esforço de se adequar à LAI pode ser complexo e demorado, o desafio parece ser ainda mais árduo no âmbito das administrações municipais, onde os estágios, em termos de organização de processos e uso de tecnologias e metodologias de gestão de documentos, variam de avançados a incipientes. Walter Penninck Caetano, diretor da Consultoria em Administração Municipal (Conam), alerta que não basta as administrações disponibilizarem

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as informações mínimas em website (exigência da LAI para cidades com mais de 10 mil habitantes). Ele lista uma série de providências relevantes (veja acima), que vão da criação de ferramenta eficaz de pesquisa de conteúdo até a garantia da autenticidade e a integridade das informações. “A Administração que ainda não iniciou a implementação da LAI não precisa se desesperar, mas não deve adiar indefinidamente tal providência”, recomenda. Thiago Ávila, professor de gestão do conhecimento e relacionamento digital da Faculdade de Administração e Negócios (FAN/FGV), avalia que a contratação de consultoria para a adequação de um órgão às determinações da lei é pertinente, em especial em instituições que terão que implementar mudanças significativas em seus processos e em sua cultura organizacional. “Consultorias experientes agregarão bastante valor neste processo de mudança. Entretanto, instituições que já possuem uma cultura de gestão da informação e do conhecimento, com processos de negócio mapeados e que disponham de unidade de atendimento ao cidadão ou clientes, poderão não necessitar de consultoria.” Os principais serviços de consultoria que podem ser contratados, segundo ele, seriam os

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referentes a mapeamento, redesenho ou otimização de processos operacionais e gerenciais, implantação de unidade de atendimento ao cidadão, implantação de sistema de gestão eletrônica de documentos e elaboração de procedimentos para classificação e organização de acervos. Já para a professora da PUCPR, Maria Alexandra Cunha, pesquisadora na área de gestão de TI no setor público, independentemente do porte e estágio atual do município, os seus administradores devem começar a buscar um modelo de gestão que permita saber quais informações existem, onde estão, em qual formato e quem responde pela sua integridade.

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“A prefeitura deve investir em uma sólida política de manipulação e acesso que garanta a segurança da informação, lembrando que a responsabilidade pela divulgação de informações erradas ou perda de informações recairá sobre o servidor”, alerta. Uma dica da especialista é que, antes de pensar em um sistema de gestão da informação, a administração deve estudar a adoção de ferramenta de controle do fluxo (workflow) com recursos que permitam não apenas acompanhamento do trajeto interno de cada demanda de cidadão, como também a emissão de “alarmes” relacionados com o cumprimento dos prazos, entre outras funções.

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Walter W. Koch

Josetti Capusso

CERTIFICAÇÕES

Certificações novas em gestão da informação Walter W. Koch é diretor da ImageWare, consultor internacional em Gestão Documental e TI, e professor dos cursos de pós-graduação da Fesp e Unip. Implementou alguns dos maiores projetos do País. Ministra cursos em diversos países da Europa, África e Oriente Médio. Autor do livro Electronic Document Management - Concepts and Technologies, publicado em Dubai, em 2001. Responsável pelo Treinamento da AIIM no Brasil info@imageware.com.br

*Mais informações podem ser obtidas através do e-mail educa@imageware.com.br ou do site http://guiatraining.com.br/novo/

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m 1995, devido à falta de profissionais capacitados para arquitetar sistemas de document imaging, a associação das indústrias de TI dos EUA (CompTIA) criou o primeiro programa de certificação de nosso mercado, o CDIA – Certified Document Imaging Architect. A ImageWare ajudou a trazer esta certificação para o Brasil em 1996, e posteriormente traduziu o material de apoio. Este programa de certificação foi revisto por um comitê internacional em 2000 e 2005, gerando a versão CDIA+ 2005. Em fevereiro de 2012 houve nova reunião e o programa foi atualizado de forma mais profunda. O novo teste está em processo de elaboração e será disponível em breve. Em 2009 a ImageWare foi convidada pela AIIM – Association for Information and Image Management - para assumir o programa de certificação AIIM ECM na América Latina. Inicialmente foram traduzidas e adaptadas as certificações AIIM ECMp – ECM Practitioner (o que é ECM) e a AIIM ECMs – ECM Specialist (como implementar ECM). Nos últimos anos, centenas de profissionais já participaram dessas certificações, fazendo com que o Brasil passasse a ter destaque junto à AIIM. Em maio deste ano a AIIM iniciou o processo de revisão do conteúdo desses programas e segundo Atle Skjekkeland, COO da AIIM, cerca de 70% do conteúdo foi revisto. Os novos programas serão disponibilizados em agosto, quando o processo de tradução e adaptação será iniciado. Até que o novo teste esteja disponível em português, os programas existentes continuam válidos.

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Desenvolvido pela AIIM de acordo com a norma ISO 17024, que assegura conformidade com procedimentos para programas de certificação, a nova certificação CIP – Certified Information Professional exige que o candidato demonstre conhecimento em seis áreas de domínio do universo da gestão de conteúdo e da informação. Esta nova certificação é sugerida para candidatos que tenham experiência mínima de 3 anos em gestão da informação, com conhecimentos de acesso e uso; segurança e preservação; captação e gestão; arquitetura de sistemas; colaboração e entrega; e planejamento e implementação de projetos. A realização do teste nessa certificação é feita pela Prometric e de início será somente na língua inglesa. 2012 está sendo um ano rico. Três certificações com novas versões e uma certificação nova. Isso demonstra como a demanda por capacitação de profissionais está aquecida em termos mundiais e especialmente no Brasil. Aos que procuram obter mais conhecimento e estão em dúvida sobre qual ou quais programas aderir, podemos fazer um pequeno resumo: - CDIA – foco em digitalização para profissionais de pré-vendas e projeto; - AIIM ECMp – foco em conteúdo não estruturado, metadados, taxonomia para profissionais envolvidos com a gestão da informação; - AIIM ECMs – foco em metodologia para a implementação de gestão de conteúdo para profissionais envolvidos com a implantação de projetos; - AIIM CIP – para quem já fez o ECMp e tem conhecimentos técnicos e experiência em gestão da informação, e que domine a língua inglesa.

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Wilton Tamane

Josetti Capusso

TECNOLOGIA

Big Data e ECM Wilton Tamane é administrador de empresas especializado em sistemas e técnico em Eletrônica Industrial. Consultor na área de scanners e gerenciamento de documentos wiltontamane@gmail.com

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evolução constante da tecnologia aplicada a dispositivos móveis é impressionante e a velocidade com que são disponibilizados no mercado de consumo tem provocado uma grande mudança nos processos de negócios ao serem utilizados em ambientes corporativos. Adicione a questão do uso cada vez mais presente de redes sociais nas empresas e teremos como resultado a geração, o acesso e compartilhamento de um volume de informação e conteúdo que passa a fazer parte do acervo corporativo. Ou seja, sempre que temos novas tecnologias, temos como consequência um volume de dados, informações e conteúdos que cresce de forma assustadora. Para contornar e possibilitar minimamente o gerenciamento de todo esse acervo, muito se tem falado em Big Data. Segundo uma matéria na Computerworld de 30/12/2011, o termo Big Data é usado para denominar o crescimento exponencial dos dados que as empresas precisam ou podem tratar para extrair informação útil. O maior desafio é a análise de dados não estruturados. Sempre convivemos com dados e conteúdos estruturados e não estruturados, analógicos e digitais. Porém, somente agora que atingem volumes ingerenciáveis, o mercado se dá conta de que precisamos de um “data specialist” ou “data scientist”. Eu acrescentaria todos os profissionais que cuidam da organização da informação e metodologias, técnicas e tecnologias voltadas para a busca de informações de forma inteligente e completa para atender de forma eficiente aos processos corporativos. “Encontrabilidade” é um termo pouco conhecido, mas muito utilizado em projetos

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de Gerenciamento de Conteúdos e Informações Corporativas - ECM/EIM e passa também a fazer parte do vocabulário de todos os envolvidos neste tipo de projeto, assim como as redes sociais. Em processos colaborativos para resolução de problemas, inovação e otimização de processos, é fundamental reunir pessoas que de fato tenham competência e experiência adequada. A tecnologia é e sempre será uma ferramenta indispensável para qualquer empresa, porém só terá valor se organizarmos melhor os conteúdos e processos. A conjugação de processos otimizados com informações organizadas e gerenciadas com a tecnologia adequada faz toda a diferença e sem dúvida estará na base de empresas líderes em seus segmentos. O Big Data se torna um desafio a ser enfrentado na medida em que não gerenciamos de forma adequada os dados, conteúdos e informações no dia a dia. Neste ponto é preciso destacar a importância da atuação da Guia Business Media, que tem procurado chamar a atenção dos gestores para soluções de ECM/EIM e foca exatamente nas melhores práticas do Gerenciamento de Conteúdos e Informações Corporativas. Esta atuação tem sido através da publicação, desde 2007, de uma revista especializada neste tipo de solução, a Information Management, da organização de eventos como ECM Show, e realização de treinamentos e certificações internacionais - AIIM, que visam principalmente levar mais informação e capacitação aos profissionais e dar espaço e visibilidade a todos os principais fornecedores de soluções atuantes no nosso mercado. www.informationmanagement.com.br

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digitalização Por Gilberto Pavoni Junior

Uma lei a mais, um papel a mais Não foi dessa vez que o Brasil avançou na substituição dos documentos em papel para o digital. A nova lei sobre o tema frustrou expectativas de mercado, mas, de tão vaga, deixou caminhos abertos para novas discussões e avanços para o futuro da digitalização

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mercado está dividido quanto aos avanços conseguidos com a nova lei sobre documentos eletrônicos (Lei 12.682/2012), sancionada pela presidente Dilma Rousseff em 9 de julho. Há quem desconfie que houve uma regressão, outros têm certeza que nada mudou e um grupo ainda afirma que o avanço foi pequeno mas necessário. Essa multiplicidade de opiniões é fruto do próprio histórico do texto e seu desfecho em legislação. A expectativa praticamente unânime era que finalmente o Brasil teria uma lei que equiparasse juridicamente a cópia digital ao original em papel. Com isso, as empresas ganhariam rapidez em alguns procedimentos e poderiam descartar as montanhas de papel que são obrigadas a guardar atualmente. Mas não foi isso que aconteceu no final. A lei publicada versa somente sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos. Foram vetados todos os artigos que garantiam o mesmo efeito jurídico entre original em papel e documentos digitalizados. E foram exatamente essas negativas que esfriaram e dividiram os ânimos. Não foi dessa vez que o País avançou para a equiparação para valor jurídico entre original em papel e cópia em digital. Não há respaldo legal, e qualquer iniciativa nesse sentido será um risco a ser tomado pelas empresas e pessoas físicas. Com os vetos, a lei apenas exige que o processo de digitalização empregue certificado digital emitido de acordo com a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e que empresas privadas e órgãos públicos adotem sistema de indexação para permitir a conferência da regularidade dos documentos. Os registros originais, “ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente”. Além disso, destaca que o projeto trata de forma assistemática os conceitos de “documento digital”, “documento

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digitalização

digitalizado” e “documento original”. “A lei acabou ficando capenga porque poderia haver uma regulamentação posterior nesse sentido, mas o texto final retirou essa possibilidade”, aponta o CEO da empresa especializada em projetos de Enterprise Content Management (ECM) Costa & Bildner, Bernardino Costa. Para ele, como a Medida Provisória 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, era suficientemente detalhista sobre o uso da certificação digital, o novo texto não trouxe novidade. “O mercado já usa a certificação em documentos digitais e o correto armazenamento e indexação é algo tão óbvio que nem precisava de lei para isso”, comenta. O real avanço, na opinião do especialista, seria o amparo legal para que se pudesse descartar documentos em papel após eles serem digitalizados. Para isso, a lei não precisava

Bernardino, da Costa & Bildner: novo texto não trouxe novidades

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ser detalhista, mas apenas determinar que isso seria reconhecido. Todas as normatizações do processo de digitalização e definições de garantia de veracidade poderiam estar em regulamentações posteriores de diversos órgãos do governo e iniciativa privada. Era essa exatamente a expectativa do mercado quando o Projeto de Lei da Câmara (PLC) 11/2007, da então deputada Angela Guadagnin (PT-SP), saiu do congresso após ser discutido no senado e receber o parecer do senador Aloysio Nunes Ferreira (PSDB/ SP). Em seu relatório, divulgado em junho, o parlamentar colocava que o documento digital e sua reprodução teriam “o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito”. A proposta também garantia aos documentos digitalizados o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados.

Na época, o senador chegou a comentar na imprensa que “a eliminação de toneladas de papel certamente se traduzirá em expressivas reduções de custos para as empresas e em benefícios para o meio ambiente”. E como argumento, ele lembrou como o sistema financeiro ganhou agilidade após a permissão legal para a digitalização de cheques. Quando os bancos adotaram a compensação digital por imagem de cheques, em maio de 2011, a economia calculada foi de R$ 100 milhões. E isso somente na substituição do papel por um arquivo digital, que poderia ser enviado por redes de comunicação em vez do processo que já durava havia 40 anos e usava uma logística que envolvia carros-fortes, aviões e até barcos para algumas localidades mais isoladas. A compensação digital permitiu

Kiatake, do SBIS, otimista quanto ao futuro do mercado de digitalização

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Um modelo de digitalização a seguir

que o desbloqueio do cheque fosse feito em no máximo dois dias, em qualquer lugar do país. Na compensação física, esse procedimento poderia levar até 20 dias nas regiões mais distantes. O avanço tecnológico também reduziu significativamente os casos de clonagem e de roubos de cheques, crimes que, em 2010, causaram prejuízos de R$ 1,2 bilhão para o comércio e de R$ 283 milhões para os bancos. Procurada para comentar o texto final, a Federação Brasileira dos Bancos (Febraban) disse, por meio da sua assessoria de imprensa, que não tem um porta-voz para falar sobre o assunto. A expectativa era que o PLC 11/2007 tivesse o mesmo final, fazendo crescer essas reduções de custo e aumentando a cultura de substituição do papel. Mas os vetos frustraram os planos. Na fundamentação, com base em parecer do Ministério da Justiça, a presidente afirma que “ao regular a produção de efeitos jurídicos dos documentos resultantes do processo de digitalização de forma distinta, os dispositivos ensejariam insegurança jurídica”. Além disso, Dilma destaca que o projeto trata de forma assistemática os conceitos de “documento

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digital”, “documento digitalizado” e “documento original”. A argumentação nos vetos frustrou ainda mais o mercado. Havia já uma sensação de que o texto do PLC tinha saído demasiadamente simplista. Isso poderia ser corrigido em avanços posteriores. Mas o texto da lei ficou vago sobre esse aspecto. “Eu não recomendaria a qualquer cliente meu jogar fora o original em papel e continuo não recomendando porque nada mudou fundamentalmente”, diz o tabelião e especialista forense em documentos digitais Ângelo Volpi. Para ele, há muito que caminhar até que haja segurança jurídica para o descarte do papel e sua substituição pelo digital em documentos já existentes. Adiantar-se às leis “O caminho mais fácil, e que o mercado está trilhando de forma rápida, é começar a produzir cada vez mais originais digitais em vez de papel”, prevê. Com isso, o que está armazenado em grandes montanhas será eliminado aos poucos de acordo com os prazos de descarte previstos ou mantidos permanentemente, se houver valor histórico para isso. Outra

O diretor de Relações Institucionais da Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS), Luis Gustavo Kiatake, é uma das poucas vozes otimistas quanto ao futuro do mercado de digitalização. Apesar de também não ter visto grandes avanços na Lei 12.682, ele acredita na autorregulação e numa lei posterior que consagre as melhores práticas adotadas. “A lei ratifica uma prática, no caso do certificado digital, e isso poderá avançar novamente com o mercado mostrando os caminhos”, diz. Para isso, cita como a digitalização vem ocorrendo no setor de saúde. O SBIS e o Conselho Nacional de Saúde (CNS) criaram um processo confiável para a digitalização. Quem determina a substituição do papel é um conselho de prontuário. Quando uma cópia digital é feita, o diretor técnico desse grupo, o operador e quem fez a transformação assinam digitalmente com seus certificados. No caso desse último, pode ser uma empresa especializada ou o próprio hospital. Além dos três certificados digitais, o processo é controlado por normas técnicas. Os hospitais são obrigados a guardar os documentos de acordo com a lei. No caso de prontuários, durante 20 anos. Mas Kiatake aponta que já há discussões sobre assumir riscos com a eliminação de papel em alguns casos, e que a experiência das empresas mostra que não há problemas. “Há casos nos quais o descarte é impossível porque o prontuário original pode ser requisitado para uma investigação, mas outros nunca são”, diz. Segundo ele, a divulgação da Lei 12.682 irá acarretar novas discussões no âmbito do CNS para se estabelecer quais desses documentos poderão ser descartados. “Se outros setores começarem a estabelecer o mesmo e isso se mostrar bom, não haverá outro caminho a não ser uma lei que venha a ratificar essas práticas”, completa.

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digitalização

Ângelo Volpi: Há muito que caminhar até a segurança jurídica

atitude dada como certa é a autorregulamentação de alguns segmentos de mercado para o descarte do papel depois que for feita a cópia digital independentemente de haver lei ou não. O texto da lei 12.682 não garante a equiparação entre papel e digital nem explica como funcionaria o processo de controles de acesso, gerenciamento de identidade, criptografia adicional ou controle do processo de digitalização, algo necessário para o presidente do Instituto Brasileiro de Direito da Informática (IBDI), Omar Kaminski, outro que acredita que a lei ficou capenga. “A certificação digital por si só não garante autenticidade para documentos digitalizados, já que ainda existe um original em papel. Isso geraria insegurança jurídica”,

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Omar Kaminski, do IBDI, acredita que a lei deixou a desejar

explica. Para ele, a lei traz mais dificuldades e dúvidas do que soluções, e para que seja válida na prática promete acarretar um aumento de custos para as empresas e para a necessária segurança do processo de digitalização. Mas é exatamente nessa lacuna que pode haver outro avanço no setor. Com a 12.682, todos os fornecedores de tecnologia para digitalização de documentos serão obrigados a oferecer meios de os usuários adotarem certificação digital, indexação, recuperação e gerenciamento de informações em seus produtos. Os controles dos processos de digitalização devem começar a ser aprimorados e as empresas devem começar a trocar melhores práticas sobre isso para ser criado um padrão

aceitável e confiável. Com isso, o mercado estará de tal forma apto a digitalizar e garantir a igualdade entre papel e digital que iria pressionar uma lei futura que apenas regulasse as práticas já estabelecidas.

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João Francisco Justo Filho e Francisco Carlos Paletta Divulgação

capacitaÇÃO

A informação e o novo paradigma social João Francisco Justo Filho, Ph. D. pelo Massachusetts Institute of Technology (MIT), é professor da Escola Politécnica da Universidade de São Paulo. (jjusto@lme.usp.br) Francisco Carlos Paletta, Doutor pela Universidade de São Paulo, é diretor da Faculdade de Tecnologia da Fundação Armando Alvares Penteado. (fcpaletta@faap.br)

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evolução é uma ruptura com o status quo que estabelece um novo paradigma social. Um evento com essa dimensão, e que ainda está em curso, é a revolução da informação. Ela vai impactar todas as manifestações humanas nas suas mais diversas expressões temáticas: política, economia, ciências, artes, educação, comunicações, relações sociais, gestão de empresas, relações trabalhistas, dentre outras. Nas próximas décadas, provocará profundas transformações na sociedade contemporânea, sendo ainda difícil de quantificar a sua extensão e amplitude. No decorrer da história da humanidade, ocorreram três grandes revoluções da informação. A primeira delas aconteceu com o estabelecimento da escrita estruturada, que permitiu o registro sistemático de dados e fatos. Entretanto, essa revolução atingiu somente a estrutura administrativa dos governos, ficando distante da sociedade em geral. Esse impacto na sociedade viria acontecer somente no final da Idade Média, na segunda revolução da informação, com o estabelecimento da imprensa moderna. Essa revolução foi desencadeada pela invenção da prensa móvel, que permitiu a publicação de livros e jornais, abrindo o caminho para a disseminação da informação em larga escala. A terceira revolução está em curso neste início de século XXI, resultado do desenvolvimento da internet, que abre o caminho para a universalização do acesso à informação e sua disseminação em tempo real. Essa revolução somente se tornou possível com os desenvolvimentos tecnológicos ocorridos nos últimos

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Francisco Carlos Paletta

cinquenta anos, desde o transistor e o circuito integrado até os computadores de alto desempenho. Estar inserido numa revolução, ainda mais com uma dimensão global, é algo extremamente estimulante, mas requer uma reflexão profunda da sociedade, para o estabelecimento dos parâmetros de um novo status quo. Qual será o significado, a relevância e confiabilidade da informação disponibilizada na internet? Quem deve regular e certificar essa informação? Qual será o equilíbrio apropriado entre conhecimento e informação? Como ficarão as relações humanas nesse novo paradigma? Qual será o limite dos direitos individuais dos cidadãos com relação à sua própria privacidade? Quais são os direitos do Estado em gerir as informações? Como serão as empresas e as relações trabalhistas? Como será o ensino formal na sociedade da informação? Esta revolução da informação está criando condições favoráveis para o desenvolvimento de diversas áreas do conhecimento. Surgem novos mecanismos de organização social e política. Nestes últimos anos, por exemplo, as redes sociais vêm sendo usadas na organização de movimentos político-sociais, como a “Primavera Árabe” e o “Occupy Wall Street”. Esses movimentos evidenciaram o papel das novas ferramentas computacionais como mecanismos facilitadores da expressão política da sociedade, que será inevitavelmente mais ativa e participativa nas próximas décadas. Isto forçará, por exemplo, maior agilidade, transparência e eficiência da gestão pública, o que no Brasil acontece em momento bastante oportuno. www.informationmanagement.com.br

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Alan Pelz-Sharpe

Josetti Capusso

mobilidade

O Brasil deve se preocupar com Cloud? Alan Pelz-Sharpe é analista-chefe do CMS Watch, autor e avaliador de produtos para o CMS Watch E-mail Archiving Report e para o CMS Watch ECM Suites Report. (aps@csmwatch.com)

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mundo das tecnologias de ECM está sempre mudando, mas, ao mesmo tempo, de certa forma, nunca muda. Há necessidade de gerenciar e extrair valor do sempre crescente volume de documentos eletrônicos e em papel. Ainda que o volume de informação e a complexidade de se realizar negócios hoje se tornem cada vez mais onerosos, as tecnologias de ECM devem manter-se alinhadas com as necessidades de seus compradores e dos usuários. Como resultado, embora muito da tecnologia subjacente permaneça a mesma ano após ano, o modismo das áreas de interesse vem e vai. Alguns anos atrás, o interesse estava focado na percepção do valor das corporações em buscar a tecnologia, em outros anos, no compliance e no records management (NT: guarda de registros e documentos) como linha de frente. Então, o que está na moda este ano? Bem, a grande área de interesse deve ser a Cloud. Em 2012, todo vendedor de ECM e tecnologias correlatas tem oferecido a modalidade de nuvem e usa o termo em tantas ações de marketing quanto possível. O termo Cloud em seu contexto é “nebuloso” e difícil de compreender. Teoricamente, a cloud se refere ao uso virtual e em rede do ambiente dos servidores, que proporciona o storage e o poder de processamento, sob demanda. Na prática, entretanto, a Cloud é um termo usado por qualquer provedor de TI “off premnisse”. A nuvem muda a estrutura de computação para as organizações e abre um ambiente de rede que é quase

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ilimitado e sem fronteiras. Isso, por sua vez, permite que um ambiente móvel de trabalho tenha forma diferente de sistema para interação de informação. O mundo do ECM está em pauta há muito tempo. Ele cresce ano após ano e não mostra sinais de abrandar. No entanto, em síntese, o ECM é bastante simples. Ele fornece os meios para gerenciar o ciclo de vida da informação, desde sua criação até a destruição final. É o grande volume de informações que torna o trabalho difícil, mas há sempre uma forma de facilitar seu uso e gerenciamento, por meio de sistemas a baixo custo. Mas a verdade é que nem todas as informações precisam ser gerenciadas ou sequer acessadas, pois a maioria é lixo. Separar as informações que têm valor continua a ser “um osso duro de roer”. Ofertas em nuvem com suas promessas tentadoras de armazenamento ilimitado fazem pouco para resolver o dilema central. O que eles oferecem é a possibilidade de conexões desassociadas, de uma maneira mais livre, mais aberta para interação e transformação, fazendo uso de nossos ativos de conhecimento que hoje ainda são desvalorizados, mas é o que parece ser um passo na direção certa. Mas só porque os compradores na Europa e nos EUA são fascinados pelo conceito de computação em nuvem não significa que os compradores do Brasil e da América Latina devem segui-los, esse é um setor nascente e seu verdadeiro valor ainda está para ser descoberto. Estar atrás da curva de adoção global pode ser, hoje, a melhor política.

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multifuncionais instaladas na rede, sem a necessidade da instalação de executáveis ou de licenciamento de softwares. Este tipo de solução tornou todo o processo de digitalização mais rápido, fácil e de manutenção desprezível, pois o código fica centralizado em um único Data Center. Excedendo as expectativas, a BrScan forneceu ainda a criação de um Portal agregado à ferramenta para divulgar informações sobre o sistema ou mudanças nas regras de negócios da Telefônica | Vivo. Apenas quatro meses após a implementação já foram digitalizadas mais de 3.500.000 páginas por mais de 4.500 usuários da solução distribuídos pelo país. Nas palavras dos gestores da Divisão de Serviços Corporativos da Telefônica|VIVO: “Ver o sistema funcionando nas lojas foi uma alegria para nós. Os números (de usuários e digitalizações) estão fazendo o maior sucesso por aqui.” Dentre os demais produtos/soluções da BrScan estão: • BrSafe: ferramenta online que afere em menos de dois minutos o risco de fraude em documentos de identificação (RG, CNH e CPF).

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á 10 anos no mercado nacional, a PRODimage se especializou no fornecimento de ferramentas para digitalização, indexação e pesquisa de documentos, atendendo centenas de clientes de todos os portes, nos diversos segmentos de negócios, público ou privado. Acreditando no crescimento do mercado, a PRODimage está investindo na atualização tecnológica de seus produtos e na diversificação de seus serviços. Esse trabalho inclui novas opções de software como serviço (SaaS), mudanças em sua estrutura de consultoria e suporte técnico e a reformulação de sua política de canais, com credenciamento e qualificação de novos parceiros de negócios em todo o país. A principal aposta da empresa é na solução de ECM PRODimage Corporate, uma plataforma completa para captura descentralizada (multifuncionais ou scanners), indexação, armazenamento, organização, pesquisa e visualização de documentos, incluindo recursos de controle de acesso, aprovação, assinatura digital, workflow, geração de PDF/A pesquisáveis, versionamento, temporalidade, busca por palavras em todo o texto (FTR), automação da indexação

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(códigos de barra, OCR de campos ou formulários) e integração com outros sistemas através de scripts. Desenvolvido para o ambiente WEB, o PRODimage Corporate possui interface em português, inglês e espanhol, é compatível com os principais navegadores (IE, Chrome, Firefox, Safari), pode ser utilizado em tablets e suporta os bancos de dados SQL Server, Oracle, MySQL ou PostgreSQL. A solução pode ser implantada no ambiente do cliente ou ser adquirida como um serviço na nuvem, sem nenhum investimento fixo em hardware ou software. O cliente pode optar pela implantação parcial dos módulos e pagar em função da volumetria de documentos. A PRODimage também aperfeiçoou seus sistemas de captura e indexação para prestadores de serviços ou empresas que desejem montar seu birô interno, oferecendo implantação, automação da indexação e exportação das imagens, treinamento completo para operadores e supervisores, ferramentas de gestão do trabalho, além de consultoria e suporte técnico permanentes. Para mais informações consulte www.prodimage.com.br ou entre em

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Solutions Providers

ABBYY e NetzTI formam parceria para garantir atendimento completo e de qualidade Ferramentas foram customizadas para atender aos critérios de qualidade da FEBRABAN 2010

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NetzTI, parceira estratégica da ABBYY no Brasil com escritórios em Brasília e São Paulo, foi criada com o intuito de comercializar softwares ABBYY, ao mesmo tempo que oferece consultoria técnica especializada em processamento de documentos, objetivando aumentar a usabilidade da solução e a produtividade do cliente. Entre os serviços ofertados, pode-se destacar a consultoria para elaboração e processamento de formulários e documentos específicos, e treinamento para a qualificação de técnicos operacionais. O diferencial da NetzTI está em não ser uma empresa de BPO (business process outsourcing), mas mesmo assim prestar serviços de consultoria aos clientes de produtos ABBYY. Com essa iniciativa do auxilio ao cliente, a empresa pode atender satisfatoriamente tanto BPOs tradicionais quanto clientes finais do mercado SMB, que normalmente possuem pequenos volumes de documentos e cujo processamento não interessa aos grandes BPOs, devido ao baixo volume. Além disso, a companhia desenvolveu tecnologias específicas para o mercado brasileiro, , como as ferramentas de Controle de Qualidade de Imagens de Cheques e de Digitalização de Processos. A ferramenta de Controle de Qua-

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lidade de Imagens de Cheques é um componente de software para verificar imagens totalmente de acordo com os critérios definidos pela FEBRABAN. O objetivo da solução é garantir a usabilidade das imagens dos cheques em processos bancários, avaliando defeitos nas seguintes etapas: captura do documento, criação do arquivo de imagem, transmissão e ainda avaliação de defeitos nas imagens originados pela característica do documento original, preenchimento, manipulação e processamento. Os componentes são compatíveis com Windows, Linux/Unix e Mainframe. A solução de Digitalização de Processos é uma ferramenta de classificação de processos judiciais que permite a utilização dos clássicos copiar, colar e localizar bem como a redução do uso de papel e o tempo de tramitação, permitindo significativo aumento da produtividade em tribunais procuradorias, escritórios de advocacia e demais instituições que manipulam processos judiciais. Na digitalização, os processos entram como páginas digitalizadas e saem como arquivos PDF pesquisáveis com bookmarks identificando as principais peças processuais. Opcionalmente, a ferramenta pode ser customizada para realizar outras tarefas específicas, como a remoção de páginas em branco, leitura e processamento de códigos de barras

e separação de documentos. Esta ferramenta é utilizada atualmente em diversos órgãos dos Poderes Executivo e Judiciário, entre eles, no TST, TRF 1ª Região., TRT da 4ª e 9ª Regiões, PGR, DPGU, STF, STJ e Antaq. Para mais informações acesse www.NetzTI.com.br ou entre em contato pelos telefones (61) 32011919 ou (11) 3569-5633.

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GUIA ECM A seguir veja a classificação das empresas presentes nesta edição por área de atuação. Este é um serviço da revista Document Management aos leitores a fim de facilitar a busca por produtos e soluções que são bimestralmente ofertados por uma gama selecionada de fornecedores que encontram-se entre os mais conceituados no mercado. BACKUP ON LINE

• ARCHIVUM P.43 • SPLS SYSTEMS P.65 BPM

• ARKTEC P.20 • MOST P.68 • SIMPRESS P.35 • TECMACH P.55 • WORKPRINT P.67 • TOTVS P.21 BPO

• ARKTEC P.20 • P.A ARQUIVOS P.34 • TECMACH P.55 • SIMPRESS P.35 • WORKPRINT P.67 • SPLS SYSTEMS P.65 • TOTVS P.21 CHECAGEM DE IMAGENS

• ARCHIVUM P.43 • ARKTEC P.20 • MOST P.68 • SPLS SYSTEMS P.65 • SIMPRESS P.35 CONSULTORIA

• ARCHIVUM P.43 • BRSCAN P.61 • MOST P.68 • P.A ARQUIVOS P.34 • PRODIMAGE P.62 • SIMPRESS P.35 • SPLS SYSTEMS P.65 • TECMACH P.55 • WORKPRINT P.67 • TOTVS P.21 COPIADORAS

• TECMACH P.55 • WORKPRINT P.67 DATACENTER

• ARCHIVUM P.43 • TOTVS P.21 DESTRUIÇÃO DE DOCUMENTOS

• ARCHIVUM P.43 • ARKTEC P.20 • P.A ARQUIVOS P.34 • TECMACH P.55 • TOTVS P.21 • SPLS SYSTEMS P.65 DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

• ARCHIVUM P.43 • ARKTEC P.20 • BRSCAN P.61

• GANESHA P.65 • MOST P.68 • FUJITSU P.29 P.34 • P.A ARQUIVOS • SIMPRESS P.35 • SPLS SYSTEMS P.65 • WORKPRINT P.67 DIGITALIZAÇÃO DE IMAGENS

• ARCHIVUM P.43 • ARKTEC P.20 • BRSCAN P.61 • MOST P.68 • P.A ARQUIVOS P.34 • SIMPRESS P.35 • SPLS SYSTEMS P.65 • TECMACH P.55 • TOTVS P.21 • WORKPRINT P.67 EDUCAÇÃO

• GUIA TRANING P.58 • SENAC P.19 ENVELOPADORAS

• WORKPRINT P.67 FABRICA DE SOFTWARE

• BRSCAN P.61 • P.A ARQUIVOS P.34 • PRODIMAGE P.62 • SOFTEXPERT P.42 • TOTVS P.21 FORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS

• ARKTEC P.20 • P.A ARQUIVOS P.34 • SIMPRESS P.35 • SPLS SYSTEMS P.65 • TECMACH P.55 GESTÃO DE DOCUMENTOS

• ARCHIVUM P.43 • ARKTEC P.20 • BRSCAN P.61 • GANESHA P.65 P.34 • P.A ARQUIVOS • SIMPRESS P.35 • SPLS SYSTEMS P.65 • TECMACH P.55 • TOTVS P.21 • WORKPRINT P.67 GUARDA FÍSICA DE DOCUMENTOS

• ARCHIVUM P.43 • ARKTEC P.20 • BRSCAN P.61 • GANESHA P.65 • P.A ARQUIVOS P.34

64  INFORMATION MANAGEMENT | JUL / AGO 2012

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• SPLS SYSTEMS

P.65

IMPRESSORAS

• EPSON P.17 • TECMACH P.55 • WORKPRINT P.67 • PANASONIC P.09 • FUJITSU P.29 INDEXAÇÃO

• ARCHIVUM P.43 • ARKTEC P.20 • BRSCAN P.61 • GANESHA P.65 • MOST P.68 P.34 • P.A ARQUIVOS • SIMPRESS P.35 • SPLS SYSTEMS P.65 • TECMACH P.55 • WORKPRINT P.67 INTEGRAÇÃO DE SISTEMAS

• ARCHIVUM P.43 • BRSCAN P.61 P.65 • GANESHA • PRODIMAGE P.62 • TOTVS P.21 INTERNET/EXTRANET

• TOTVS P.21 MICROFILMAGEM

• P.A ARQUIVOS P.34 • SCANSYSTEM P.57 • SPLS SYSTEMS P.65 MICROFILME

• SCANSYSTEM P.57 MULTIFUNCIONAIS

• EPSON P.17 • SIMPRESS P.35 • TECMACH P.55 • WORKPRINT P.67 ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

• ARCHIVUM P.43 • ARKTEC P.20 • GANESHA P.65 • P.A ARQUIVOS P.34 P.65 • SPLS SYSTEMS OUTSOURCING DE IMPRESSÃO

• SIMPRESS P.35 • TECMACH P.55 • WORKPRINT P.67 RECONHECIMENTO - ICR

• ARKTEC P.20 • MOST P.68 • P.A ARQUIVOS P.34

• SPLS SYSTEMS P.65 • TOTVS P.21 RECONHECIMENTO - OCR

• ARCHIVUM P.43 • ARKTEC P.20 • BRSCAN P.61 • P.A ARQUIVOS P.34 • SPLS SYSTEMS P.65 • TOTVS P.21 RFID

• BRSCAN P.61 SALA COFRE

• ARCHIVUM P.43 • ARKTEC P.20 P.34 • P.A ARQUIVOS • SPLS SYSTEMS P.65

• ARKTEC P.20 • TOTVS P.21 • WORKPRINT P.67 SOFTWARE - GESTÃO ATIVOS

• PRODIMAGE P.62 SOFTWARE - GESTÃO DE DOCUMENTOS

• ARKTEC P.20 • BRSCAN P.61 • MOST P.68 • PRODIMAGE P.62 • SCANSYSTEM P.57 • SOFTEXPERT P.42 • SPLS SYSTEMS P.65 • TOTVS P.21 • WORKPRINT P.67 SOFTWARE GESTÃO IMAGENS (DI)

SCANNER MICROGRAFICOS

• EPSON P.17 • SCANSYSTEM P.57 SCANNERS - PAPEL

• EPSON P.17 • SCANSYSTEM P.57 • WORKPRINT P.67 • PANASONIC P.09 • PRODIMAGE P.62 • FUJITSU P.29 SOFTWARE BPM/ WORKFLOW

• ARKTEC P.20 • SOFTEXPERT P.42 • TOTVS P.21 • WORKPRINT P.67 SOFTWARE DIGITALIZAÇÃO

• ARKTEC P.20 • BRSCAN P.61 • PRODIMAGE P.62 • SPLS SYSTEMS P.65 SOFTWARE - GESTÃO DO CONHECIMENTO (KM)

• TOTVS P.21 SOFTWARE - GESTÃO DOCUMENTAL (RM)

• ARKTEC P.20 • BRSCAN P.61 • TOTVS P.21 • SCANSYSTEM P.57 • WORKPRINT P.67 SOFTWARE - ICR

• ARKTEC P.20 • PRODIMAGE P.62 SOFTWARE - OCR

• ARKTEC P.20 • BRSCAN P.61 • MOST P.68 • PRODIMAGE P.62 • WORKPRINT P.67 P.65 • SPLS SYSTEMS Software - Enterprise Aplication Integration

• TOTVS P.21 SOFTWARE- ECM SUITE

• MOST P.68 • BRSCAN P.61 • SOFTEXPERT P.42 • TOTVS P.21 • WORKPRINT P.67 SOFTWARE GER.CONTEUDO NA WEB

• ARKTEC P.20 • MOST P.68 • P.A ARQUIVOS P.34 • PRODIMAGE P.62 • WORKPRINT P.67 SOFTWARE OMR SOFTWARE PROCESS FORMULÁRIOS

• MOST P.68 TAXONOMIA

• P.A ARQUIVOS P.34 • TOTVS P.21 WEBSITES/ PORTAIS

• ARCHIVUM P.43 • P.A ARQUIVOS P.34 • TOTVS P.21

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CrÔnica

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Os bits e a celulose O

Direito, ao inverso da ciência da tecnologia, é a própria definição do que é subjetivo, relativo, o famoso “depende”. A propósito, a divisão das ciências “humanas” ou “sociais” das “exatas” é constantemente enfrentada em calorosos embates, e por óbvio a conclusão é que cada uma tem sua importância e uma não vive sem a outra. Dito isso, relembro das acaloradas discussões que participamos no projeto de lei PLC 11/2007 que transformou-se na lei 12.682/12. Foram incontáveis reuniões e até seminários para discutir a questão da digitalização de documentos e seu tratamento. Nestes, enfrentaram-se justamente os das “exatas” contra os das “humanas”, e correndo por trás os interesses de múltiplos atores. Quando o direito e a tecnologia se cruzam, temos um território onde as infinitas possibilidades são represadas pela lei. Tem sido assim em vários temas, como na questão da coleta de dados versus privacidade, no envio de e-marketing, nos direitos autorais, nas assinaturas digitais e em várias outras. Nessa nova fronteira o imponderável acontece, o judiciário e o legislativo com seus tempos e prazos veem-se emparedados pela velocidade do “tempo real” da tecnologia. A informática assomou-se ao documento, que praticamente nasceu com o direito civil antes mesmo do surgimento do papel, pedras, tábuas e pergaminhos, que serviam como documentos probatórios da vontade humana. Mas assim como água e óleo, papel e suporte digital não se misturam. São tão distintos e diferentes que a única coisa em comum é a capacidade de receberem e transmitirem informações. Bits e celulose, como conciliá-los? Usar conceitos do papel, como original e cópia, no digital não tem o menor sentido. Junte a isso uma legislação feita à centenas de anos, que por sua vez, foi copiada de outras com origens antiquíssimas, para ter-se a ideia da insanidade em definir novos parâmetros legais.

O núcleo da discussão do projeto de lei PLC 011/2007 era o § 3.º do art. 4º, que foi vetado pela presidente e previa: “O documento digitalizado e sua reprodução procedida de acordo com o disposto nesta lei e em regulamento, terão o mesmo valor jurídico do documento original, para todos os fins de direito.” Assim, o sonho de consumo de muitos esbarrou em conceitos basilares do efeito probatório no Direito, e mesmo que assim houvesse sido aprovado, certamente não seria acolhido pelo judiciário. O exato e o humano em muitas vezes habitam diferentes planetas, que o big bang tratou de deixar bem longe um do outro... A “mão invisível” com todo seu poder não consegue unir. • Ângelo Volpi Neto é tabelião de notas em Curitiba, bel. em Direito, escritor e professor de direito eletrônico.

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Information Management 31  

31ª edição da Revista Information Management - A sua revista de Gestão de Informações, Documentos e Colaboração Corporativa

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