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Dicas para um escritório ter menos papel Segundo especialistas algumas dicas podem ajudar aos usuários a ter menos papel. tentabilidade levam as empresas a procurar, cada vez mais, ganhos de eficiência e estes diferenciais competitivos podem assegurar sua sobrevivência”, diz. A Lexmark já apostava anteriormente nessa tendência com o conceito “Imprima Menos e Economize Mais”, que começou a ser disseminado pela empresa há cerca de 8 anos, e hoje colhe importantes resultados no meio empresarial com a adoção desse conceito. “A digitalização tem assumido um importante papel nesse sentido, transformando o manuseio e arquivo dos documentos e, cada vez mais, tem sido aperfeiçoada em termos de qualidade para permitir a ampla adoção desse conceito”, diz o executivo “A Lexmark, que sempre foi uma empresa focada em soluções e serviços de impressão, deu um passo à frente e adquiriu duas novas empresas, com o objetivo de ampliar seu portfólio de soluções para o gerenciamento de conteúdo, disponibilizando essas informações agrupadas de forma estruturada e no formato digital, para facilitar a pesquisa e busca dos documentos nesse novo cenário”, reitera Bretos. A mesma opinião é corroborada pelo vice-presidente da HP no Brasil, Fernando Lewis. “A impressão não está acabando. Ela migra de um mercado para outro, mas não vai acabar. As empresas estão preocupadas no momento em trocar custos fixos por custos variáveis e com a tecnologia dos novos equipamentos permitem que elas imprimam de forma mais inteligente”, argumenta. Para o especialista de mercado de impressão da IDC, Bruno Freitas, o Brasil está crescendo e otimizando seus processos de trabalho. Com isso, segundo ele, há uma tendência de
• Utilize o scanner e a multifuncional para reproduzir seus documentos. • Comece imediatamente a digitalização de seus documentos, a partir da entrada de novos trabalhos. • Dimensione os silos de armazenamento de acordo com a demanda (imediata e futura) para o volume de arquivos digitais. • Não esqueça do legado! Faça hierarquização do que deve ser mantido e do que pode ser eliminado. • Nem todo arquivo, mesmo que digital, deve ser guardado. • Nomeie seus arquivos de acordo com a taxonomia mais utilizada pela empresa e faça isso sistematicamente para todos os documentos. Espalhe esta prática para todos os envolvidos. • Utilize aplicativos que permitam o acesso remoto das informações, seja em nuvem pública ou privada, mas não esqueça da segurança de suas informações. • Utilize as impressoras e multifuncionais de forma estratégica e racional. Sistemas de impressão com autorização e por grupos de trabalho auxiliam na redução de cópias desnecessárias. • Recicle os papéis já utilizados. A natureza agradece! • Procure ter uma tabela de temporalidade para os documentos em papel e guarde apenas o que é imprescindível.
otimização do volume de impressão, ou seja, de racionalização das cópias e da produção de mais arquivos digitais. Entretanto isso não significa que se deixou de imprimir. O mercado de outsourcing de impressão representa em 2011 um volume 15 bilhões de páginas impressas, segundo relatórios das empresas que fazem outsourcing de impressão de acordo com contratos firmados este ano, contra 13 bilhões de páginas, em 2010. “A coexistência dos arquivos em papel e digital já está acontecendo. Mesmo diante da explosão das informações, os dois mundos ainda estão presentes
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no cotidiano das empresas e isso deverá acontecer ainda por algum tempo”, reforça Freitas. A explosão do conteúdo, o Big Data, também já faz parte do dia a dia corporativo mas ainda resta um longo caminho que vai desde a necessidade de comprovações legais até a mudança cultural e de hábito dos usuários, independente do tipo de indústria a que pertencem. No momento uma coisa é certa: tudo que a tecnologia proporciona está à disposição dos usuários, resta ao tempo dizer quanto isso perdurará e quais os novos rumos que irá tomar.
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