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Ano 2 - Número 8 - Outubro de 2008 - R$ 18,00

LATIN AMERICAN

DOCUMENT www.docmanagement.com.br

management

Novas tecnologias, processos e soluções para gestão de documentos

Os Frutos de um bom

PROJETO de ECM

A árdua tarefa de calcular o

ROI

INFOIMAGEM 2008: Veja os principais temas do encontro Capa_08.indd 1

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EDITORIAL

O Mundo ECM em algumas linhas Joseti Capusso

O

mês de setembro foi bastante rico em termos de informações para a revista Document Management. Além dos muitos eventos ligados ao segmento, como o Print Concept da Lexmark, o evento prévio do 6°Certifórum e o próprio Infoimagem 2008, não faltaram descobertas para que nossos leitores possam passar a um novo estágio de discussão. Durante a realização do Infoimagem, o seminário de Bob Larrivee, Diretor de Serviços Educacionais da AIIM International foi importante para a formação dos profissionais que atuam na área de ECM, no Brasil. Segundo o diretor da AIIM, houve um desenvolvimento significativo do mercado brasileiro tanto do ponto de vista tecnológico quanto do amadurecimento dos projetos que envolvem o ECM e BPM. Na percepção do especialista, o nível de interesse do mercado brasileiro ocorre em função de uma perspectiva econômica de abertura para economia global, pois entre os países que compõe a América Latina é o que demonstra maior vocação e interesse em estar aderente às práticas econômicas internacionais. Para isso, a tecnologia e as práticas de ECM são fundamentais e percebo que os profissionais deste mercado estão interessados em preparar suas empresas para esta nova etapa de negócios. Larivee trouxe para o Brasil o primeiro curso da AIIM fora dos Estados Unidos e comentou que em breve poderá apresentar outros níveis deste curso de formação, visto que a demanda existe e o interesse dos participantes é grande por uma formação especializada. Em nossas páginas, estes mesmos profis-

El Mundo ECM en algunas líneas El mes de septiembre fue bastante rico en términos de información para la revista Document Management. Además de los variados eventos asociados al ramo, como el Print Concept de la empresa Lexmark, el evento previo del 6°Certifórum y el propio Infoimagem 2008, no han faltado descubiertas para que nuestros lectores puedan pasar a una nueva etapa de discusión. Durante la realización de Infoimagem, el seminario de Bob Larrivee, Director de Servicios Educacionales de AIIM International, fue importante para la formación de los profesionales que actúan en el área de ECM, en Brasil. Según el director de AIIM hubo un desarrollo significativo del mercado brasilero, tanto del punto de vista tecnológico, cuanto en relación a la madurez de las tecnologías que envuelven ECM y BPM. La percepción del especialista es que el nivel de interés del mercado brasilero se debe al hecho de que en función

sionais poderão acompanhar dois grandes temas: como as Boas Práticas para implantação de projetos de ECM e como justificar o ROI destes projetos. Numa abordagem bastante didática, os leitores poderão ter uma visão mais integral sobre como fazer e o que esperar de seus projetos.

de una perspectiva económica de apertura para la economía global, entre los países que componen la América Latina, sea el país que demuestra mayor vocación e interés en adherir a las practicas económicas internacionales. Para eso, la tecnología y las prácticas de ECM son fundamentales y percibo que los profesionales de este mercado están interesados en preparar sus empresas para esta nueva etapa de negocios. Larivee trajo para Brasil el primer curso de AIIM, fuera de Estados Unidos, y comentó que en breve podrá presentar otros niveles de este curso de formación, visto que la demanda existe y es grande el interés de los participantes por una formación especializada.

A todos uma Boa Leitura!

En nuestras paginas, los referidos profesionales podrán acompañar dos grandes temas como las Buenas Prácticas para implantación de proyectos de ECM y como justificar el ROI de estos proyectos. Con un abordaje bastante didáctico, los lectores tendrán una visión más integral sobre como hacer y lo

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que esperar de sus proyectos. Buena Lectura

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O Mundo do ECM vai se reunir na Philadelphia entre os dias 30/MAR e 02/ABR de 2009

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NESTA EDIÇÃO www.docmanagement.com.br PUBLISHER

Eduardo David eduardo.david@editoraguia.com.br DIRETOR ADMINISTRATIVO

Arnaldo David

david@editoraguia.com.br EDITORA

Susana Batimarchi susana@editoraguia.com.br REDAÇÃO - Colaboradores desta edição

Ana Lúcia Moura Fé Vanderlei Campos DIRETOR COMERCIAL

Alexandre Ortiz

alexandre@editoraguia.com.br GERENTE COMERCIAL

Sandra Mletchol

sandra@editoraguia.com.br

6 Entrevista

Fred Wanderlei, CIO da Casas Bahia, um dos maiores grupos de varejo do Brasil, conta como atingiu a excelência em um dos maiores cases de digitalização centralizada de documentos do país e talvez o maior entre usuários.

16 Boas Práticas em Projetos de ECM O aumento da necessidade de gerenciar as informações e dados estruturados e não estruturados, críticos para o desenvolvimento dos negócios, tem levado empresas a busca de especialização técnica para implementação de projetos de ECM – Enterprise Content Management, como uma forma de estar à frente da concorrência.

ESTAGIÁRIA DE MARKETING

Juliana Maya Hatai

juliana@editoraguia.com.br ARTE E DIAGRAMAÇÃO

Flávio Della Torre

flavio.dellatorre@gmail.com ILUSTRAÇÃO

24 ROI

Como executar esta métrica para justificar os investimentos em projetos de ECM é o que especialistas nacionais e internacionais discutem nesta matéria.

Spacca

spacca@terra.com.br FOTOGRAFIA

Josetti Capusso jcapusso@terra.com.br ADMINISTRAÇÃO

Alessandra Martins alessandra@editoraguia.com.br TRADUÇÃO

Maria Carolina Morell Gonzalez

32 Case CSN

A CSN contratou a Xerox para fornecer os sistemas e serviços que viabilizassem a digitalização de um grande acervo. A Xerox implantou um sistema que facilita o acesso dos usuários aos documentos via web e permite a integração com o sistema de gestão integrada (ERP) para tratar de todos os registros da siderúrgica.

macaferro@uol.com.br CONSELHO EDITORIAL José Guilherme Junqueira Dias de Souza , Wilton Tamane , Walter Koch , Marcelo Thallenberg , Luis Augusto Bellucci , Eduardo Lopes , Rosália Paraíso , Tadeu Cruz , Luiz Alfredo Santoyo , José Roberto de Lazari , Ricardo Monteiro, Roberto Brant, Roberto Prado, Mauricio Alfonso, Paulo Sérgio Carneiro, Paulo R. de Alencastro Jr., Sérgio Fortuna, Ângelo Volpi, Ronei Martins Ferrigolo, Valber Azevedo e Fábio Fischer

40 Case Nossa Caixa

CONTATOS

45 Infoimagem 2008

Administração: administracao@editoraguia.com.br Redação: redacao@editoraguia.com.br Publicidade: publicidade@editoraguia.com.br IMPRESSÃO

Copy Press

DOCUMENT MANAGEMENT é uma publicação da Editora Guia de Fornecedores Ltda, editada em português e espanhol e dirigida a executivos dos departamentos de Administração e Finanças, Tecnologia da Informação, Centros de Documentação, Projetos, Marketing e Comercial das 8.000 médias e grandes empresas nos setores: Governo; Bancos e Seguradoras; Saúde; Educação ; Jurídico; Transporte; Engenharia e Construção, Indústria, Serviço, entre outros, no Brasil e mais: Argentina, Chile, Paraguai, Uruguai, Colombia, Venezuela e México. Seu editorial aborda as Novas Tecnologias, Processos e Soluções na Gestão de Documentos e Conteúdos Corporativos, sempre numa visão empresarial, contribuindo com o desenvolvimento e crescimento do Mercado, dos Negócios e dos Profissionais. DOCUMENT MANAGEMENT não se responsabiliza pelo conteúdo dos anúncios publicados. Os conceitos dos artigos assinados refletem a opinião de seus autores, não necessariamente a da Revista. Todo o conteúdo da DOCUMENT MANAGEMENT é de livre reprodução desde que citada a fonte. Todos os direitos reservados. Assinatura Anual (seis edições). Brasil R$108,00. Outros paises: U$ 140,00. Informações: assinaturas@editoraguia.com.br ou Tel: 55-11-3392.4111

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ENTREVISTA

Ousadia na medida certa Joseti Capusso

Nesta edição, a revista Document Management entrevista o CIO de um dos maiores grupos de varejo brasileiro, a Casas Bahia. Fred Wanderley fala com exclusividade sobre o processo de gerenciamento documental de sua empresa e de como atingir a excelência de serviços com foco nos clientes e soluções desenvolvidas dentro da própria empresa, de acordo com uma visão pessoal e holística do seu negócio.

Fred Wanderley, CIO das Casas Bahia.

DM - Um dos principais pilares de sustentação responsável pelo crescimento da Casas Bahia hoje, pode ser definido como uma excelente infra-estrutura de TI conjugado a política eficiente de gestão de processos, documentos e informações (dados)? Fred Wanderlei – Com certeza. A gestão documental é fundamental para a gestão empresarial do negócio. Sempre foi assim. Não se pode encarar a gestão documental somente como a digitalização de processos. É preciso investir em tecnologia para se atingir a excelência. Aquilo que aparece no mercado, em termos de tecnologia, a empresa tem que estar à frente, porque a tecnologia proporciona produtividade. Não pode se pensar nos investimentos feitos em tecnologia como despesas, mas sim como investimentos visando a produtividade.

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Nós começamos a fazer nosso projeto de gestão de documentos modestamente. Hoje, o projeto já evoluiu a ponto de termos equipamentos de ponta. Por exemplo, quando a Kodak está lançando um equipamento para esta área, nós aqui na Casas Bahia já o temos em nossa central, embora poucas empresas no mundo os tenham. Esta postura ajuda a mudar os padrões do mercado. DM- Como, na sua opinião, a gestão documental em todas as suas faces pode contribuir para uma melhor gestão empresarial? O que fazemos em TI, na Casas Bahia, é prover o Grupo com informações. A excelência da Casas Bahia são as informações que ela tem. No mundo de hoje só tem vantagem quem tiver informações. Não somente a informação inicial, como também

a guarda desta informação e busca posterior. Com isso, podemos sempre ver onde melhorar, ou temos de fazer melhor etc. Enfim, com todo um cabedal de dados e de informações, tira-se delas o que é essencial para se conduzir os negócios. Isso acontece não somente com as informações digitalizadas, mas também com as informações contidas nos documentos, para que não se tenha perdas financeiras. DM- É de conhecimento do mercado que a Casas Bahia têm hoje um dos maiores cases de digitalização centralizada de documentos do Brasil e talvez o maior entre usuários. Quais as principais áreas envolvidas e volumes processados até o presente momento? Na realidade, tudo nasceu dentro da Casas

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Bahia. A necessidade de se capturar imagens, especialmente de contratos e notas fiscais, foi em essência um projeto criado para dar um bom atendimento ao cliente. Identificamos que havia uma grande dificuldade do cliente em guardar seus contratos e notas fiscais para garantia aos produtos adquiridos em primeira instância, e sobre isso havia uma recorrência grande nas lojas. Os clientes nos pediam muito por uma segunda via. Entre os documentos que são entregues aos clientes estão a nota fiscal e o cupom fiscal. Este era o referencial da garantia do produto. As empresas de prestação de serviços para garantia exigiam a nota fiscal e o cupom fiscal e ai o cliente que não tinha o hábito de guardar vinha à Casas Bahia em busca desta segunda via. Na época, em 2003, iniciamos o processo com 22 milhões de contratos ao ano, cerca de 2 milhões ao mês, aproximadamente. O contrato já gera por si quatro folhas: o próprio contrato, a ficha de crédito, o cupom fiscal e uma autorização do cliente para que a empresa possa fazer o armazenamento digital destas informações. Todas as áreas da empresa utilizam e precisam destas informações, seja o jurídico, a cobrança, o crediário, enfim, são várias as áreas que usam as informações geradas pelos contratos dos clientes. DM- Como foi conduzido este projeto? Quais áreas da empresa foram envolvidas? Tudo foi feito internamente com o nosso próprio pessoal. Para se ter uma idéia a equipe é composta por 62 pessoas para preparação dos documentos, em dois turnos de 22 pessoas para digitalização, 23 pessoas para a conferência e 3 coordenadores. O pessoal de conferência já existia e estava no financiamento, somente os demais foram agregados. Hoje temos 387 milhões de imagens digitalizadas, tudo on-line, com storage interno e um rígido controle de ponta a ponta do processo. No passado, tínhamos uma equipe que ficava a procura destas informações para os clientes. O sistema de busca era grande, a dificuldade maior ainda, já que os documentos de todas as 8 regionais e das 600 lojas ficam centralizados aqui em São Paulo. Além disso, tínhamos de guardar estes dados para fim de financiamento. A Casas Bahia deve guardar a documentação para todas as financiadoras, já que somos fiéis depositários dos bancos que financiam os produtos para os clientes. O problema era grande e levava de três a quatro meses para atendermos

o cliente.Numa primeira etapa, o projeto era pequeno, depois vimos que ele tinha outros desdobramentos, pois várias áreas precisavam dos documentos com urgência. E como atender esta demanda? A digitalização de documentos trouxe num primeiro momento o atendimento imediato ao cliente. Os prazos de consulta caíram drasticamente. O processo atendia a cobrança, já que ela utilizava dados do cliente feitos no cadastro, por exemplo. O crediário, por sua vez, precisava de uma análise perfeita daqueles contratos que eram feitos e também saber se o analista na ponta estava seguindo as determinações do sistema de crédito central.

No mundo de hoje só tem vantagens quem tiver informações

DM- Houve contratação de consultores para o desenho do projeto? Nós fizemos tudo em casa, com nossos funcionários, já que a rotatividade é muito baixa e o tempo médio de anos de trabalho é de 20 anos. Na época da implantação tínhamos uma grande demanda, solicitações dos clientes, financiamentos, os documentos rodavam muito entre os departamentos. A decisão foi simples e dentro da política da empresa. Nos reunimos com o grupo e desenhamos o que precisávamos para processo. Somente então partimos para buscar no mercado as máquinas para executar o trabalho. Tivemos para isso ajuda dos fabricantes e ao começarmos os testes vimos quem nos atenderia.

Foi nesta época que chegou a Kodak, que mergulhou conosco no processo e acreditou no projeto. Fizemos um protótipo, começamos com uma loja. Não inventamos a roda, apenas seguimos os passos básicos para implantação. O projeto inicial até previa a digitalização em loja, mas isso, na ponta. É tudo muito bom na teoria, mas o controle de qualidade é zero. DM - Há intenção de se captar estas informações de forma distribuída e diretamente com o cliente nas lojas, no futuro? Quando começamos tínhamos 350 lojas. Hoje são exatamente 560, mas para execução descentralizada de captura de informações necessitaríamos, por exemplo, de um grande número de scanners, mas quem tem um único equipamento na verdade não tem nenhum. Então seriam 700 scanners para atender todas as lojas, com toda a parte logística e manutenção. Para se escanear, há necessidade de se preparar antes os documentos como tirar os grampos, clipes, por exemplo, e como isso funcionaria se os equipamentos falharem? Como treinar todos os envolvidos para se ter qualidade nesta captura? Além disso, na parte da noite teria de se fazer toda a transferência de arquivos e com isso a rede ficaria sobrecarregada, o que acarretaria mais custos, pois estaríamos sempre aumentando a rede, manutenção etc. Chegando aqui não se saberia se os arquivos corresponderiam aos originais e ainda haveria a dificuldade de se fazer a checagem e o controle, além de deixar tudo pronto para auditoria. Já que deveriam vir para cá, decidimos fazer o processo nós mesmos, no Centro de Tecnologia. Todos os documentos dos oito estados onde atuamos vêm para cá, por meio de malotes, primeiro pelos caminhões da empresa e depois optamos por utilizar os malotes dos Correios. Há que se ressaltar que todo um processo é feito antes de despachar os documentos pelo malote. O processo de remessa leva de dois a três dias para chegar, mas cobre todo o território. Fora isso, temos todo um controle dos malotes o que cada loja mandou ou deixou de mandar. Temos uma equipe que faz o controle de todos os documentos e depois a preparação para digitalização. DM- Qual a vantagem de se realizar este processo de forma centralizada , na sua opinião? Uma das vantagens é que este sistema não é só a agilidade, mas todas as informações que voltam-se para a própria empresa. Com um arquivo digitalizado, tem-se a certeza de que estes

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Entrevista ENTREVISTA dados estão realmente de posse da empresa e podem ser utilizados por ela. Podemos fazer um rastreamento bem preciso de um contrato. Posso afirmar que o ciclo de trabalho chegou a todas as áreas da Casas Bahia. O analista de crédito faz uma análise prévia de como está o contrato, já vê na hora, na tela e pergunta automaticamente para quem fez o contrato, em caso de dúvidas, se foi ele que assinou o crédito fez aquela validação etc. Enfim podemos ter um controle total do início ao fim dos processos, com total segurança. DM- Como exemplo, nacional e internacional, que a empresa é para o mercado, o que o senhor aponta com o princípios elementares para uma boa gestão de documentos corporativos? Basicamente é ter o controle de todo o processo e fazer com os seus próprios funcionários. Este sistema é proprietário. Temos uma área de 21 mil metros quadrados somente para guarda de documentos, localizada na cidade de Jundiaí. Há muitos interessados que nos visitam para conhecer nosso sistema de gestão de documentos, tanto do Brasil quanto de outros países. Nada melhor que ler um documento assinado pelo seu cliente. Ali estão as informações que precisamos. Qualquer coisa que se peça ao sistema, dentro de um padrão determinado, ele vai trazer. Se preciso para fazer uma análise por região, por exemplo, o sistema me traz estas informações da forma e com as estatísticas para se fazer esta análise e tomarmos as decisões necessárias. Veja, tudo está em cadeia. Não é tão simples, mas não é difícil de ser executado. DM - Um conselho para os profissionais que estão iniciando agora um projeto de gestão de documentos. Para que um projeto dê certo temos que ter pessoas que conhecem seu negócio. O sucesso está ai. Ao se trazer pessoas de fora para isso, você tem que explicar primeiro o que é o seu negócio, o que pretende e por que ele é importante para o negócio. Há uma rotatividade muito grande nas consultorias e ai de repente se explica o seu negócio para um monte de gente, mas aquele é o seu negócio. Não preciso que a pessoa entenda do meu negócio, quero que me ajude nos meus negócios. O grande segredo de sucesso – não só das Casas Bahia, mas de tudo que se quer implantar – é que você deve fazer com seus próprios funcionários.

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Osadía en la medida correcta En esta edición la revista Document Management entrevista el CIO de uno de los mayores grupos de ventas por menor brasilero, las Casas Bahia. Fred Wanderley habla con exclusividad sobre el proceso de gestión de documentos de su empresa, de como alcanzar la excelencia de servicios con foco en los clientes y soluciones desarrolladas adentro de la propia empresa, de acuerdo con una visión personal y holística de su negocio.

DM - ¿Uno de los principales pilares, responsable por el crecimiento de las Casas Bahia actualmente, puede ser definido como una excelente infra-estructura de TI conjugado a una política eficiente de gestión de procesos, documentos e informaciones (datos)? Fred Wanderlei – Con certeza. La gestión de documentos es fundamental para la gestión empresarial del negocio. Siempre fue así. No se puede pensar la gestión de documentos solamente como la digitalización de procesos. Es necesario invertir en tecnología para alcanzar la excelencia. Lo que aparece en el mercado en términos de tecnología, la empresa tiene que estar adelante, porque la tecnología proporciona productividad. No se debe pensar en las inversiones hechas en tecnología como gastos, pero si como inversiones que visan más productividad. Nosotros comenzamos nuestro proyecto de gestión de documentos modestamente. En los días de hoy, el proyecto ya evolucionó a punto de tenernos equipamientos de punta. Por ejemplo, cuando Kodak esta lanzando un equipamiento para esta área, nosotros aquí, en las Casas Bahia, ya lo tenemos en nuestra central, aun que pocas empresas en el mundo lo tengan. Esta postura ayuda a cambiar los modelos del mercado. DM- ¿Como, en su opinión, la gestión de documentos en todas sus facetas puede contribuir para mejorar la gestión empresarial? Lo que realizamos en TI, en las Casas Bahia, es proveer el grupo de informaciones. La excelencia de las Casas Bahia son las informaciones que tiene. En el mundo actual, solo tiene ventajas quién tiene informaciones. No solo la información inicial, como también la guarda de esta información y busca posterior. De esa manera, podemos siempre ver donde mejorar, lo que tenemos que hacer mejor, etc. En fin, con todo un arsenal de datos y de informaciones, se retira de ellas, lo esencial para conducir los negocios. Eso no ocurre solo con las informaciones digitalizadas, pero también con las informaciones contenidas en los documentos, para que no ocurran perdidas financieras. DM- Se sabe en el mercado, que las Casas Bahia hoy tiene uno de los mayores cases de digitalización centralizada de

documentos de Brasil, y quizás el mayor entre usuarios. ¿Cuales son las principales áreas envueltas y los volúmenes procesados hasta el presente momento? En realidad, todo nació adentro de las Casas Bahia. La necesidad de capturar imágenes, especialmente de contratos y de cupones fiscales fue en esencia un proyecto creado para ofrecer un buen atendimiento al cliente. Identificamos que había una gran dificultad del cliente en guardar sus contratos y cupones fiscales como garantía para los productos adquiridos en primera instancia, eso pasaba con grande recurrencia en las tiendas. Los clientes nos pedían bastante una segunda vía. Entre los documentos que se entregan a los clientes están la nota fiscal y el cupón fiscal. Este era la referencia de garantía del producto. Las empresas que prestan servicios de garantía exigían el cupón fiscal, solo que, el cliente no tenía el hábito de guardarlo. Entonces, venían a las Casas Bahia en busca de una segunda vía. En la época, en 2003, iniciamos el proceso con 22 millones de contratos al año. Cerca de 2 millones de contratos al mes, aproximadamente. El contrato genera cuatro hojas: el propio contrato, la ficha de crédito, el cupón fiscal y una autorización del cliente para que la empresa pueda realizar el almacenamiento digital de estas informaciones. Todas las áreas de la empresa utilizan y precisan de estas informaciones, sea el jurídico, la cobranza, el sector de análisis de crédito, en fin, son varias áreas que usan las informaciones generadas por los contratos de los clientes. DM – Un consejo para los profesionales que están iniciando ahora un proyecto de gestión de documentos. Para que un proyecto funcione tenemos que tener personas que conocen su negocio. El éxito esta ahí. Al traer personas de afuera para eso, hay que explicar primero de que se trata tu negocio, lo que se pretende y porque el es importante para su negocio. Existe una rotación muy grande en las consultoras, entonces, de repente se explica el negocio para un montón de gente, pero aquel es tu negocio. No preciso que la persona entienda de mi negocio, quiero que me ayude con mis negocios. El gran secreto del éxito, no solo de las Casas Bahia, pero de todo que se quiera implantar es que uno debe hacerlo con sus propios funcionarios.

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Na área de segurança, sua empresa pretende investir nos próximos seis meses: Sistema de

“A Document Management tem se mostrado uma publicação séria e atualizada, um tipo de revista que até então só tínhamos no exterior. Ainda hoje, é fácil ouvir falar do assunto ‘informação’ de forma altamente técnica ou estritamente operacional. A DM consegue equilibrar, o colocando em pauta numa perspectiva estratégica; por isso está sempre na minha lista de leituras.”

Helton V. Andrade

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Eu leio a revista Document Management

ENQUETE

Não pretendemos investir nessa área

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A Readsoft Brasil Orgulha-se do Prêmio Aplicação do Ano - CENADEM 2008 Conferido ao Cliente CASAS BAHIA Automação no Processamento de Notas Fiscais A ReadSoft Brasil se orgulha do Prêmio outorgado à Casas Bahia. O sucesso deste projeto deve-se ao fato de que o Sr. Frederico Wanderley- CIO, confiou na capacidade Tecnológica da ReadSoft Brasil Ltda. As Casas Bahia diante da necessidade de modernizar o processamento das Notas Fiscais emitidas e recebidas optaram por uma solução de digitalização. Tendo um forte e bem distribuído sistema de logística que processa, anualmente, um volume de 13 milhões de notas fiscais. Teve seu

processamento de coleta manual das informações, substituída pela automação através da digitalização dos documentos e a captura das informações, integrando com os sistemas Administrativo/Financeiro. Possibilitou a guarda digital das imagens dos documentos e disponibilizou para consulta via web. Dentre tantos benefícios, o sistema gerou velocidade no processo de captação e indexação das notas fiscais, transparência e facilidade para usuários, redução de Mão-de-obra e de erros de digitação, redução do tempo de resposta para com os clientes, além da total integração dos dados e imagens entre departamentos.

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Simpress aprimora gestão da TI com Cobit Divulgação

Com o objetivo de aperfeiçoamento de processos e alinhar a área de TI, a Simpress, provedora de soluções de impressão, adotou o framework Cobit - Control Objectives for Information and related Technology. Alcançar soluções mais eficientes, organizadas e capazes de minimizar riscos de TI e de seus processos, fornecendo métricas para avaliação dos resultados, além de gerenciar os custos desta área e dominar a sua complexidade, são alguns dos benefícios trazidos pela adoção do Cobit. Com um investimento de mais de R$ 3 milhões – entre consultoria, e investimento contínuo no Vitório Danesi, da Simpress desenvolvimento da equipe e maturação dos processos internos - a iniciativa irá correlacionar as estratégias de TI às da companhia, definindo os planos de ação para chegar ao nível máximo de excelência nos princípios básicos de responsabilidade, prestação de contas, direcionamento e controle oferecidos pelos padrões de governança do Cobit. Segundo Vittorio Danesi, Diretor Presidente da empresa, os recentes investimentos da Simpress no aprimoramento da qualidade de seus processos impactarão diretamente nas soluções oferecidas aos clientes. “Grandes corporações exigem uma operação sólida em segurança, com estruturas adequadas e confiáveis. Este conjunto estruturado pelo Cobit se converte em segurança, aderência nas soluções e produtos mais consistentes”, explica.

Diagrama ingressa na área de ECM Divulgação

A Diagrama Tecnologia, empresa com 20 anos de experiência em TI e destacada atuação na área de digitação e tratamento de dados em retaguarda bancária, ingressa no setor de Gerenciamento Eletrônico de Conteúdo. Com escritório em três estados brasileiros (Bahia, Paraíba e Pará) e Carlos Eduardo Pereira ladeado pela equipe da Kodak uma força produtiva de mais de 360 profissionais, a Diagrama espera suprir a carência da região Norte/ Nordeste por um atendimento local, de alguém que conhece as necessidades dos nordestinos. Para isso, a Diagrama construiu sólidas parcerias com empresas de renome no mercado. Junto à Kodak, a Diagrama torna-se a primeira revenda autorizada do Nordeste em scanners e equipamentos de microfilme, assim como da SML, fabricante nacional com tecnologia de ponta em softwares aplicativos de ECM. Consolidando seu ingresso no setor, a Diagrama participou da feira GED Nordeste 2008 ocorrida em Salvador. Segundo Carlos Eduardo S. Pereira, Gerente Comercial da empresa, o público aprovou a atuação de uma empresa da região no setor. “O grande público presente ao evento é prova da carência do setor por empresas de soluções em Gestão Documental. A Diagrama está aqui, pronta para colaborar nos seus desafios”, afirma o executivo

ANGC realiza evento em São Paulo

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Divulgação

A ANGC – Associação Nacional de Gestores de Contratações realizou o 3º ENCONTRA - Encontro Nacional de Gestores de Contratações, em setembro, na cidade de São Paulo. O evento faz parte do escopo da entidade que tem como objetivo ser um fórum permanente entre os gestores para troca de informações e formação. “O interesse por este segmento tem crescido muito e este evento foi pautado pelas demandas que os associados têm direcionado à entidade”, explica Walter Freitas, Diretor Administrativo.Temas como gestão de risco e implantação de gestão de contratos, Certificação Digital e cases de mercado deram a tônica do encontro. Para a presidente da entidade, Soraya Durães, a falta de formação acadêmica, ou mesmo literatura, nesta área está impulsionando a entidade a levar aos interessados cursos de aperfeiçoamento e formação técnica através de parcerias com a FIA/USP e o Projeto de Certificação Profissional em parceria com a CLAEQ – Centro Latino-Americano de Excelência e Qualidade. “ Estas iniciativas, junto aos encontros regulares que estamos promovendo, difundem conhecimentos e especialização numa área bastante importante para todos os segmentos da economia”, reitera. No site a entidade há uma agenda atualizada sobre os novos cursos e sobre a própria entidade.

Walter Freitas e Soraya Durães da ANGC

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CTIS apresenta novo modelo de negócio Divulgação

A CTIS Tecnologia, empresa de serviços de TI e que tem como um de seus pilares de negócios o Outsourcing de Impressão, anunciou, durante a Infoimagem 2008, sua solução para a convergência da gestão de documentos impressos e digitais. O cenário de expansão do parque de multifuncionais e consolidação da terceirização da impressão foi avaliado pela empresa como uma oportunidade de entrada para serviços adicionais de TI, em especial, de Gestão Eletrônica de Documentos e ECM. A integradora, que detém 5% do mercado de impressão corporativa do Brasil, iniciou suas pesquisas para o novo modelo de negócio com projetos-piloto junto a clientes do setor financeiro. A partir de postos de impressão, providos de equipamentos multifuncionais, virtualizou-se o processo

paulo santiago da Ctis

de atendimento a clientes, como abertura de crédito e de back office, como o Jurídico. “Na prática, documentos que antes tramitavam fisicamente pela organização, agora são manipulados eletronicamente,

Serasa, Atos Origin e Synchro oferecem Portal de NF-e A Serasa, a Atos Origin, consultorias de soluções de tecnologia da informação e a Synchro, provedoras de soluções fiscais e tributárias, anunciam um portal completo de gestão de notas fiscais eletrônicas, Além das vantagens tecnológicas e comerciais do Portal Serasa, outro grande diferencial é que ele acompanhará a evolução do projeto SPED, do qual a NF-e faz parte, gerenciando também documentos fiscais eletrônicos que dorival dourado, da serasa serão incorporados e obrigatórios nos próximos meses, tais como EFD (Escrituração Fiscal Digital), ECD (Escrituração Contábil Digital), CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e MC-e (Manifesto de Carga Eletrônico). O Portal Serasa de Notas Fiscais Eletrônicas proporciona às empresas uma solução em formato SaaS, que inclui toda a infra-estrutura e serviços necessários para que o cliente inicie seu processo de nota fiscal eletrônica em tempo recorde, com qualidade e segurança, dispondo do mínimo investimento em TI. “A adoção da Nota Fiscal eletrônica por meio do Portal Serasa simplifica significativamente os processos para as empresas, com muita segurança e economia”, afirma o presidente da Serasa, Dorival Dourado.

garantindo a integridade dos originais, eliminando custos de armazenagem, cópias e principalmente o tempo de processamento, agilizando os processos” explica Paulo Santiago, vice-presidente de IT Services da CTIS Tecnologia. A CTIS criou frameworks para a virtualização de processos como atendimento a clientes, jurídico, recursos humanos e prestação de contas. A empresa aposta na evolução do modelo de outsourcing de impressão para outsourcing de documentos. “A tercerização da impressão é um primeiro passo, que permite às organizações racionalizarem e atualizarem o parque de impressão. Naturalmente, o segundo passo é virtualizar ao máximo seus processos, de forma a imprimir apenas o estritamente necessário”, argumenta Santiago.

e-Xyon desenvolve Módulo de Análise de Contratos para gestão documental A e-Xyon, empresa brasileira de gestão de riscos jurídicos, apresenta ao mercado mais uma ferramenta para agilizar o cotidiano das áreas jurídicas das empresas. Trata-se do Módulo de Análise de Contratos, desenvolvido 100% em ambiente web. O sistema atua reunindo e preservando cronologicamente e discriminando de forma inteligente os assuntos que compõem todos os passos dados na confecção de um contrato. “Na prática o sistema guarda a memória de todos os procedimentos que levaram à criação de um contrato e otimiza o gerenciamento do fluxo das informações e a integração entre os vários departamentos da empresa e a área jurídica”, explica Victor Rizzo, gerente de Negócios da e-Xyon. O Módulo qualifica e detalha os contratos, estabelecendo os parâmetros para contratos futuros, preservando e reutilizando os conhecimentos desenvolvidos em cada atividade de produção de documentos. Com isso, amplia a transparência das empresas.”O Módulo permite um raio-X completo dos contratos em eventuais processos de due diligence mapeando os ativos e passivos da empresa”, diz Rizzo. O sistema faz ainda a gestão acompanhando os prazos do contrato. No processo, minutas são cadastradas, preservadas e não podem ser alteradas garantindo dessa forma a memória do trabalho. Além disso, o sistema resolve de vez a questão de guarda e compartilhamento dos contratos já firmados.O Módulo também consolida todos os gastos relativos à preparação de contratos (certidões, cópias, etc) e é capaz de fornecer estatísticas valiosas.

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Joseti Capusso

Joseti Capusso

Prado Chaves inova com serviços “diferenciados”

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é o novo CEO da Metrofile, assumindo a direção da empresa e reestruturando-a para novos desafios. VitÓrio piCCoLo duArte assumiu a Diretoria de Operações de São Paulo e Sul e a executiva mAgdA QuerogA a Diretoria de Operações do Rio de Janeiro e Norte, enquanto CesAr AndrAde será o responsável pela Diretoria de Tecnologia, Alianças e Soluções.

mArCos ALVes é o novo gerente de contas da Dextra Sistemas A Dextra Sistemas, fábrica de software e especializada em treinamentos de capacitação em TI. edite mArtins assume gerência da qualidade da empresa.

André teiXeirA assumiu como novo gerente de produtos da D-Link, especialmente dedicado ao portfólio de soluções voltadas ao mercado de varejo, Teixeira deve utilizar seu know-how para estreitar o relacionamento com o canal e aprimorar o fluxo de informações com ações efetivas para este mercado.

Luiz FiLipe sAntos assume a gerência de serviços da Keyrus Brasil Entre as metas do executivo está o aumento da produtividade nos projetos. O executivo será o responsável pela área de serviços da unidade brasileira, envolvendo o planejamento, operação e entrega dos serviços prestados pela empresa, principalmente na gestão de equipes especializadas e gerência dos projetos estratégicos em BI, IT Consulting e outsourcing. Divulgação

Fundada no século XIX, a Companhia Prado Chaves atuou no plantio, armazenamento e exportação de café, transformando-se na maior exportadora deste produto no mundo. Anos depois voltou-se ao mercado de algodão, com expressiva atuação no beneficiamento, armazenagem e exportação. Após uma reformulação dos negócios efetuada em 1994, a empresa passou a oferecer serviços e tecnologia de ponta voltadas para a guarda e gerenciamento de documentos. “ Com o crescimento da demanda desenvolvemos um novo plano comercial que envolve todas as áreas da empresa no que podemos chamar de um novo projeto de negócios”, explica o diretor comercial da empresa, Elias Caneiro Vasquez. Segundo ele, este plano de negócios envolve a prospecção de novos clientes e um planejamento minucioso focado nas necessidades dos atuais e futuelias Vasquez e Antonio Carlos ros clientes, além de soluções especificas feitas spínola, da prado Chaves sob medida para cada perfi. “Temos todo o conhecimento tecnológico e logístico para atender à segmentação de clientes, como por exemplo, na área de saúde, na indústria em geral, seguradoras e empresas da área financeira, escritórios de advocacia, além de produtos específicos para as áreas de RH, Jurídico, Fiscal e Finanças, entre outras. Nosso desafio está em atender os clientes em todas as suas necessidades específicas com a mais alta qualidade de serviços”. A empresa conta com uma equipe especializada, composta por biblioteconomistas e técnicos especializados, disponibilizando um Sistema de Gerenciamento de Documentos totalmente via web, desenvolvido internamente, de forma a oferecer um rígido e seguro controle dos arquivos sob sua guarda, além de investir constantemente na capacitação de seus funcionários e também de seus clientes. ”Hoje estamos consolidando as operações de arquivos e sistemas e estamos preparados para fornecer soluções sólidas e definitivas para o arquivamento e recuperação de informações, de maneira rápida e com segurança mas, principalmente, com foco no cliente e nas suas atividades fim, aliando a tradição e experiência que temos na guarda física de documentos ao armazenamento de mídias, como microfilmes e fitas magnéticas entre outros serviços”, acrescenta Antonio Carlos Spínola, diretor da Prado Chaves. Contando com instalações modernas, compostas por equipamentos de última geração e uma equipe de profissionais com certificações CDIA (Certified Document Imaging Architect) e MCP (Microsoft Certified Professional), a Prado Chaves esta se consolidando como um dos players do mercado com soluções de ponta para o gerenciamento eletrônico de documentos, estando preparada para o tratamento de grandes volumes e para Busines Process Outsourcing.

gerALdo mArQues

FLáVio mArteLLi é o novo gerente-geral da Sysprice , empresa do Grupo YKP, uma das principais integradoras de soluções SAP. O novo executivo tem como metas aumentar o faturamento da empresa em 50% até dezembro de 2008 e conquistar 30 novos projetos em 2009.

pAuLo de tArso pACÍFiCo acaba de ser contratado pela WDC Networks como Diretor Comercial após a criação da divisão de Telecom da empresa. A distribuidora WDC Networks atua em soluções de Wi-Fi, WiMAX, VoIP e câmeras de vigilância e seu novo diretor tem por desafio cuidar da nova divisão de Telecom da distribuidora voltada para atender o mercado de operadoras fixas, móveis, ISP´s e Security.

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Adriana Daga é a nova gerente de marketing da Quest Software que irá dedicar-se a fortalecer a marca da empresa, identificar novas oportunidades de negócios e construir, com o canal Quest, ações efetivas de marketing

Wagner Dantas Senna assumiu a Diretoria de Operações da True Access Consulting, empresa de soluções globais em segurança da informação do Grupo TBA. Com sua chegada, o profissional passa a ser responsável pela gestão estratégica das operações e serviços da empresa, definindo metas e avaliando resultados.  

Luis Gimenez passou a integrar a equipe da IT Partners como Diretor de Governança. O executivo tem mais de 20 anos de experiência na área de TI e suas metas incluem fortalecimento de parcerias estratégicas, ampliação do portfólio de serviços e crescimento de 50% Divulgação

ao ano pelos próximos dois anos  

Guilherme Lang Dias Rego acaba de assumir a presidência da OR Info. O executivo terá sob sua responsabilidade todas as equipes da OR e se reportará ao Comitê Executivo, formado pelos sócios fundadores da empresa.

Cláudio Raupp será o novo vicepresidente do Grupo de Computação Pessoal da HP no Brasil. Ele substituirá Juan Jimenez, que ocupa foco em pequenas e médias empresas para a América Latina.

Pietro Beltrame , é o novo responsável no Brasil e América Latina pelo desenvolvimento de negócios de Telecom da Atos Origin, uma das principais consultorias mundiais em soluções de tecnologia da presidente Sérgio Bartoletti para se juntar a equipe de profissionais da Atos Origin do Brasil, tendo como missão alavan-

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informação. O executivo foi convidado pelo

car os negócios da empresa.

Laerte Lopes assume gerência da linha Alvarion na Network1. Com 27 anos de experiência no mercado de tecnologia, o novo executivo ingressa na distribuidora para apoiar estratégia de alavancar as vendas da fabricante. A Network1 é uma distribuidora especializada em produtos de comunicação de dados, convergência, voz, segurança e TI no Brasil.

  A Inspirit fornecedora e desenvolvedora de soluções de “Digital Intelligence” e distribuidora de soluções tecnológicas para a gestão de TI baseadas no conceito de Organização Digital, recebeu no Brasil, o CEO da Olive Software,Yuval Rachmilevitz,  A Olive é uma empresa israelense de larga atuação internacional e especializada em prover soluções para publicações digitais, representada com exclusividade pela Inspirit. O CEO aproveitou a ocasião para divulgação da solução da Olive, especialmente desenvolvida para publicações digitais, que permite que sejam  publicados em  meios interativos e pesquisáveis revistas e outros informativos que podem se transformar em componentes inteligentes. ”Nossa solução é única no mundo e permite que os leitores tenham acesso a mais moderna tecnologia num meio automático, de forma interativa e pesquisável o material transformado em documento”, explica o CEO.  O software possibilita que o compartilhamento esteja disponível dentro de um contexto que favoreça o gerenciamento do conteúdo e sua busca. Os leitores ganham com a facilidade de acesso às páginas da revista em sua forma original, disponibilizada através de um web browser, sem a necessidade de manuseio dos originais. “As formas de busca podem acontecer por imagens, ou por texto, facilitando e aperfeiçoando a busca pelos leitores”, explica Rachmilevitz. O software da Olive  utiliza plataforma tipo Viewpoint e oferece um archiving digital e a réplica eletrônica das publicações, sejam atuais ou históricas, de qualquer publicação.“A parceria com Inspirit nos dá todo o suporte que precisamos para atender a demanda do mercado brasileiro de uma forma mais ampla”, ressalta  o CEO.

Desmaterialização no Judiciário Diante de uma de um momento de mudança da Justiça brasileira, atos processuais que anteriormente eram praticados de forma presencial agora poderão ser efetuados pela internet. Avançando no cenário de desmaterialização do processo judicial que esta sendo implantado em diversos órgãos do Poder Judiciário, a partir de agora, a Alexandre Atheniense própria OAB irá dispor para seus inscritos em todo território nacional da identidade digital, no chip da identidade do advogado, que permitirá a prática de peticionamento e outros atos com o uso do documento eletrônico. A autorização para que a OAB possa atuar como Autoridade Certificadora visando à emissão destas identidades digitais foi publicada no Diário Oficial,no início de setembro.“Com a OAB emitindo os certificados, a adesão de advogados ao processo digital deve aumentar substancialmente”, acredita o presidente da Comissão de Tecnologia da Informação do Conselho Federal da Ordem, Alexandre Atheniense. A conseqüência natural do aumento do uso do processo digital é o julgamento mais rápido das causas

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o cargo há mais de dois anos e assume a unidade de negócios com

CEO da Olive Software visita o Brasil

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pRojeto

Boas Práticas para implantação de Projetos de ECM O aumento da necessidade de gerenciar as informações e dados estruturados e não estruturados, críticos para o desenvolvimento dos negócios, tem levado empresas à busca de especialização técnica para implementação de projetos de ECM – Enterprise Content Management, como uma forma de estar à frente de seus concorrentes.

e

ntender o processo de gerenciamento de documentos por meio de projetos focados nesta área tem se tornado vital para organizações, à medida que mais e mais novos negócios disputam clientes muito exigentes. O que fazer para que estes projetos sejam efetivamente bem sucedidos é o grande desafio. Ao iniciar a implantação de um projeto é necessário que se saiba o porquê da iniciativa. Antes mesmo de começar, é preciso saber o que se pretende, quais serão os benefícios que ele poderá trazer, se há ganhos com produtividade, tempo ou mesmo lucros diretos. A definição pode até parecer, simplista. Entretanto a sua não observação é apontada pelos especialistas como a principal causa de insucesso na maioria das implantações. O que o projeto vai atender? Não se pode simplesmente implantar um projeto porque está na moda. Existem situações em que se ouve falar sobre uma tecnologia ou sistema e acha-se que aquilo é o que se precisa. O projeto bem-sucedido começa quando se sabe o porquê e ao quê ele irá atender. A partir disso,

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é preciso entender a fundo a forma ideal de responder a estas demandas. É neste ponto que entra em cena a figura do consultor. As grandes consultorias e os consultores independentes normalmente são procurados pela sua especialidade em determinadas áreas e cabe a eles um desenho das atividades da empresa, identificar as necessidades, determinar as ferramentas mais adequadas e efetivamente partir para implementação. Há experiências em que a empresa que deseja solucionar problemas de Content Managment inicia por conta própria esta empreitada. Mas a falta de conhecimento, tanto das soluções, quanto do próprio escopo de um projeto nesta área, acabam por implodir a iniciativa antes mesmo que ela decole. “É essencial ter uma visão holística do projeto de ECM. Conhecer o segmento, conhecer a fundo a vertical onde ele será empregado, ter os recursos apropriados e adequados, ter um único discurso, envolver as pessoas que irão trabalhar com estas ferramentas são elementos vitais para o sucesso”, elenca, Carlos Alberto Bassi, consultor independente

e instrutor de vários cursos pelo Cenadem. Para André Nadjarian, Diretor Comercial da Kaizen Consultoria, esta busca por projetos de ECM se deve a um amadurecimento do mercado nacional para a importância no tratamento de suas informações e dados. “As empresas descobriram que não são ‘fábricas de papel’ que por acaso vendem seguros ou refrigeradores, por exemplo. Mas que estes papéis contêm informações que as levam a executar melhor as funções para aquilo que foram concebidas”. E para executar as funções de “core business” de maneira mais assertiva é que os projetos devem atender às regras de Boas Práticas desde o início. “A gestão do projeto deve determinar desde o começo o que se quer, como e quanto tempo leva. Isso porque um projeto de ECM tem como principal característica alterar a forma como uma empresa trabalha”, lembra o diretor da Kaizen. Segundo Waldir Arevolo, consultor sênior da TGT Consultoria, é preciso primeiro entender a questão do ECM para a empresa. “Para muitos um projeto é visto só como uma ferramenta. Por isso é preciso saber o que é o ECM para aquela empresa,

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principal motivador para busca de soluções e projetos”, afirma a executiva da IBM.

o que ela entende por isso, qual sua necessidade, qual é o foco empresarial que ela deseja e qual ela precisa”, argumenta. Quem contrata um projeto normalmente é a área usuária ou a área de negócios por onde se inicia o trabalho de implantação e que fica responsável por ele, mas fatalmente todas as áreas da empresas serão envolvidas neste processo. A área de tecnologia, sem dúvida, é fundamental, já que sem ela nada irá funcionar. O papel do CIO então dependerá do nível de seu envolvimento no processo. Se for de sua responsabilidade, gerenciar o projeto, ele deverá saber como acionar todos os envolvidos e será o “sponsor” ou “dono” do projeto. Independentemente do porte da empresa, “uma das boas práticas para os projetos de ECM é que o

nível hierárquico mais alto seja o responsável pelo projeto.”, observa Bassi. Determinar um tempo de início e fim do projeto é essencial. Projetos de ECM como outros projetos precisam de um tempo de implantação e amadurecimento, entretanto não podem se exceder além do necessário pois arrisca-se com isso a deixar o projeto cair em desuso, na estagnação e obsolescência de suas ferramentas. O objetivo básico de um projeto é usar a informação para resolver problemas de negócios e dar um melhor serviço como reposta, alerta Ana Barberan, gerente de produtos de ECM da IBM. “Entender o que é uma solução de ECM, pensar, principalmente, no atual grande desafio para as empresas, que é o tempo que elas gastam para procurar informações, pode ser considerada o

Do planejamento ao Roll on A partir da identificação de que se deseja a implantação de um projeto de ECM em nível corporativo sob a orientação de um consultor especializado, como rezam as boas práticas, seguem-se etapas distintas e cruciais para o desenvolvimento. A etapa de levantamento é a primeira por ordem de importância. “Após identificar as necessidades, o dimensionamento e adequação dos recursos são os primeiros passos para a implantação. Neste ponto também será feito um mapeamento que irá detectar a infraestrutura tecnológica necessária. Sub-dimensionar equipamentos, como redes, storage, servidores ou qualquer outra demanda tecnológica, é fatal do ponto de vista executivo. A adequação destes equipamentos às futuras tarefas são pontos estratégicos”, salienta Bassi. Em empresas de pequeno porte esta definição é fundamental, mas isso se reflete também

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O QUE FAZER:           

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Levantamento das necessidades e adequação dos recursos técnicos e financeiros. Análise do levantamento e determinação dos responsáveis. Desenho do projeto/workflow. Escolha de ferramentas adequadas à realidade da empresa. Prototipagem do projeto. Implantação por áreas. Envolvimento das várias áreas da empresa e das pessoas. Treinamento constante dos usuários. Versionamento das ferramentas, suporte e manutenção por demanda. Avaliação dos objetivos e benefícios do projeto. Justificar os investimentos com o objetivo final do projeto.

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nas grandes corporações, onde os níveis de dificuldade técnica ganham outras dimensões, já que se necessitará de um processo de integração mais abrangente, devido à existência de outras plataformas já utilizadas e das diferentes linguagens que utilizam e que deverão interagir entre si. “As empresas não devem entender os projetos de ECM como produto único. É preciso desenhar a arquitetura da solução, integrar e padronizar os sistemas, além de verificar pontualmente qual a aderência do projeto com as demais soluções existentes, lembrando-se que não se trata de uma suíte de produtos, mas sim de eleger as mais adequadas e assim buscar sua integração”, reforça Arevolo. Dessa forma conforme a orientação do consultor da TGT, o importante após o levantamento e análise das necessidades é executar a implementação por fases. “É preciso determinar alguns passos como as funcionalidades que se pretende atender com o projeto; o seu workflow; determinar os conteúdos dinâmicos que compõe o projeto; determinar o grau de interação com as atividades externas e fundamentalmente alinhar as expectativas da empresa com as funcionalidades que serão implantadas”, acrescenta.

andré nadjarian da Kaizen

André Nadjarian, da Kaizen, recomenda: “a prototipagem ou projeto piloto antecipado mostra corretamente o que se vai ser implantado”. Para o consultor, é interessante que as empresas e seus responsáveis possam testar o projeto por fases, conhecer as várias ofertas do mercado e identificar quais os produtos mais adequados à sua realidade, além

O QUE NÃO FAZER:           

Acreditar que só produto vai resolver o problema da empresa. Não ter suporte nacionalizado para ferramentas. Partir de maneira isolada, sem conhecimento da área. Não trabalhar o projeto por fases Não revisitar o projeto freqüentemente. Não envolver os usuários desde a implantação. Usar versões antigas e sem novas funcionalidades. Não terminar nunca a implantação. Ter discursos diferentes em relação ao projeto dependendo da área da empresa. Implantar projetos enormes , sem prototipagem. Não ter métricas e nem objetivos claros.

de conhecer o que outras empresas com atividades semelhantes estão utilizando. “A implantação fica mais fácil através dos trials antes de se adotar definitivamente uma solução. O projet- piloto permitirá aos responsáveis a incorporação e acerto de formatos, integrações e testes reais tanto de volume quanto a performance da nova implementação”, completa Arevolo. VisiBiliDaDe mÁXima Dar visibilidade ao projeto também é um dos cuidados que se deve ter em primeiro plano. Todas as áreas deverão ter um levantamento correto, portanto partir de iniciativas departamentais para se chegar ao corporativo, dentro de uma perspectiva do todo em ECM. “Até alguns anos atrás era difícil fazer a implantação de projetos deste tipo. Tudo era difícil, desde a compra dos produtos para infra-estrutura até o desenvolvimento e adaptação das ferramentas. O que se viam eram projetos departamentais. Hoje, ao contrário, o mercado pensa em projetos de nível corporativo”, comenta Nadjarian. Para o fornecedor é fundamental mostrar projetos parecidos aos seus clientes. Além de mostrar a experiência da empresa, esta prática poderá servir para mostrar a metodologia aplicada. “Projetos concebidos dentro das melhores práticas do mercado podem ser comparados entre si. Mostrar casos de sucesso, visitar usuários e mostrar a metodologia permitem que aos fornecedores vendam segurança aos seus clientes”, assegura o executivo da Kaizen. Como as empresas utilizam a mesma informação em várias diferentes áreas, os projetos de-

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Existe uma solução PA para cada etapa do ciclo do documento dentro da sua empresa E você pode acessá-las diretamente em nosso portal Portal DM “Document Manager” Gestão Documental Interativa

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vem prever que se este caminho da informação for incompleto o projeto pode fracassar. “Se uma empresa tem uma bagunça documental em papel, ao implantar ferramentas de ECM, ela passará a ter uma bagunça digital, o que acaba por passar uma imagem ruim tanto das ferramentas quanto dos benefícios que o projeto poderia trazer”, argumenta Carlos Bassi.

O que é CDIA Ao falar sobre projetos de ECM é preciso ter em mente que estamos falando do uso de uma tecnologia indicada para o gerenciamento das informações e dados estruturados e não estruturados, que permitem às empresas, enquanto meio, tomar suas decisões críticas em relação ao seu próprio negócio e a comunicação da empresa interna e externamente. Com estas ferramentas muda-se a forma de trabalho dos usuários e torna-se mais fácil atingir as metas propostas. O profissional responsável por estas implantações é um consultor com uma formação específica sobre esta tecnologia. Em sua formação, o CDIA Certified Document Imaging Architech. Para isso o profissional passa por um programa direcionado a especialistas e consultores de GED, arquitetos e projetistas de sistemas, profissionais de imagens de documentos (inclusive captação de dados, recuperação, armazenamento e gerenciamento de processos), avaliadores de tecnologia e compradores corporativos, profissionais de suporte técnico, administradores de centros de documentação e de redes. O programa visa a preparar os profissionais para o teste de obtenção da Certificação CDIA+: uma credencial reconhecida internacionalmente, atestando a competência e profissionalismo no setor de Gerenciamento Eletrônico de Documentos e o conhecimento crítico das tecnologias usadas para planejar, especificar, implantar e gerenciar um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos. A estrutura do Conteúdo Programático do curso, seguindo os parâmetros da CompTIA, está fundamentada nos cinco Domínios do Teste para Certificação: Levantamento das necessidades da empresa, Análise dos processos da empresa, Recomendação da solução, Projeto da solução e Planejamento para a implantação.

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PROJETO “Deve-se então prever o caminho correto das informações, com base nas definições que o levantamento inicial indicou e também a expansão e o crescimento tanto do volume quanto dos usuários do projeto. Tanto a arquitetura quanto a tecnologia deverão contemplar a expansão. Não se deve, entretanto, definir um projeto gigante, não pode haver precipitação na definição do escopo. Não se pode desprezar os usuários, sua participação, os vários departamentos envolvidos e todo o arsenal de informações não estruturadas como os emails, por exemplo. Assim ao fazer um projeto piloto todas estas variáveis precisam estar sendo consideradas simultaneamente”, reforça Ana Barberan, da IBM.

Waldir Arevolo da TGT

MUDANÇA CULTURAL Os projetos de ECM mudam a forma como as pessoas trabalham. A orientação e treinamento dos usuários é um fator de extrema relevância apontado pela unanimidade dos especialistas. Após a fase de testes, a etapa de treinamento é tão ou mais importante para o bom andamento do projeto quanto a sua definição. Para os vários consultores da área, a integração de todos os usuários envolvidos é vital para o sucesso. “O treinamento vai quebrar as resistências culturais dos usuários. Deve-se tratar do envolvimento das pessoas desde o início para evitar na hora da implantação a resistência. As pessoas podem sentir-se controladas e a idéia de que o BPM pode ser usado contra elas é bastante normal. Por isso, é indicado que se façam treinamentos constantes não só durante a implantação, mas com certa regularidade para aperfeiçoamento no uso das versões mais atualizadas das ferramentas, quanto para mostrar os benefícios para o trabalho. As ferramentas de ECM/ BPM são meios para um melhor gerenciamento do trabalho, não uma maneira de puni-los”, alerta o consultor Carlos Bassi. “Na verdade, a implantação é um trabalho de parceria. Por isso esta cumplicidade se torna um beneficio para empresa. A disponibilidade e o comprometimento dos envolvidos, é disso que estamos falando. Todas as pessoas tomaram consciência de que as tecnologias de ECM estão aí para resolver um problema imediato, operacional, mas que em determinado momento irão resolver também questões estratégicas da companhia. O que se ganha com isso é a agilidade, produtividade e o bom atendimento. Estes benefícios estratégicos devem ser alinhados”, garante o especialista.

DESENVOLVIMENTO E MANUTENÇÃO É quase impossível, devido à grande oferta de produtos, determinar o “melhor” produto ou ferramenta para um projeto. Uma boa prática, sugerida pelos consultores do mercado, é buscar por soluções adaptáveis à realidade da empresa. Nem sempre o que está na cabeça do usuário é possível se fazer no projeto e o que vai ser implementado é outra coisa. “Os clientes querem comprar resultados. A prototipagem e a arquitetura são fundamentais para isso”, diz Nadjarian. O levantamento e a orientação por serviços permitem entender os problemas do cliente e às pessoas a quem é destinado o projeto. Em função de atender a estas duas variáveis os consultores sugerem que é preciso estabelecer uma RFP (Request For Proposal), ou seja, a cada nova variável que surja durante a implantação ou mesmo em função da expansão do projeto inicial, é mais interessante para as empresas terem este recurso à disposição. “Assim o responsável pelo projeto poderá contar com total assistência às demandas não previstas, sem com isso encarecer demais os custos com o projeto”, argumenta Nadjarian. Neste aspecto, o executivo da Kaizen aponta os itens de manutenção e versionamento de ferramentas como elementos não previstos na implantação de projetos que podem comprometer o futuro do mesmo. Versões atualizadas das ferramentas, sua manutenção e costumização devem ser previstos e integrados ao escopo do projeto. Além disso, ele ressalta que o suporte técnico tem que estar próximo do cliente, que entenda da aplicação, traga atualizações ao sistema eleito, mitigando os bugs das ferramentas, sua manutenção, bem como o constante

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Carlos Alberto Bassi, da Informacys Flavio Della Torre

treinamento dos usuários às novas funcionalidades propostas pelo fornecedor. “O papel da consultoria neste aspecto é muito importante, pois é fundamental utilizar um consultor que não seja um consultor genérico, pois estamos falando de ECM, e que tenha experiência neste tipo de projeto, além de um conhecimento profundo da tecnologia. O acessment muito genérico não conseguirá fazer com que o projeto seja implantado no mundo real. Além do que ele poderá apontar ao seu cliente o que há de mais moderno em uso no mercado e poderá indicar até mudanças de ferramenta se for necessário, sempre no melhor interesse da empresa”, argumenta. O Brasil e os projetos de ECM Para o Brasil a questão da implementação de projetos de ECM é mais sensível, pois nem sempre as soluções escolhidas possuem representações e serviços disponíveis para costumização. “ Estes custos associados à implementação por vezes inviabilizam o projeto. O fundamental é escolher um sistema que tenha um suporte e que já te-

nha experiência em sinergia com o foco da empresa já implantadas”, aconselha Arevolo, da TGT. Bassi faz uma análise bem focada dos projetos de ECM. Segundo ele, a maioria das grandes empresas brasileiras, já tem projetos de ECM implantados, em função de exigências legais internacionais como Sarbane Oxley, mas que o movimento já começou

rumo às médias e pequenas empresas nacionais. “ Há um amadurecimento neste sentido. Existe uma demanda real, mas esta classe de empresas está procurando tecnologia. O mercado nacional iniciou estas implantações pela área financeira, depois pelo governo e hoje há um aquecimento grande na área de saúde e na indústria, sazonalmente”, . No caso das médias e pequenas empresas não há ainda legislação especifica, mas os especialistas apontam que os movimentos como da Nota fiscal Eletrônica, por exemplo, são grande impulsionadores para aderência a projetos de ECM e poderão num futuro próximo até representar uma nova uma tendência. A grande meta dos projetos de ECM é que por meio de mudanças na forma do trabalho, o objetivo seja atingido quer seja um melhor atendimento ao cliente ou um aumento efetivo nas vendas, ou qualquer outro objetivo determinado pela empresa. A grande questão fica para análise destes objetivos e também para uma outra métrica bastante importante que é o ROI – Return of investiments.

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PROJETOS Joseti Capusso

ROI na gestão documental Walter W. Koch, CDIA+, MIT, LIT, MsC*

“O

ROI – Return of Investment (Retorno do Investimento) em sistemas de gestão documental é rápido”. Esta afirmativa está no contexto do curso preparatório para a certificação CDIA+ - Certified Document Imaging Architect. Deve existir alguma razão para tanto. De uma forma simplista, o ROI é a relação entre quanto se gastaria para implementar um sistema comparado com os ganhos que o uso deste sistema traria. Por exemplo, se avaliamos o ROI de um espremedor de frutas elétrico, veremos que podemos espremer muito mais laranjas no mesmo espaço de tempo, havendo ganhos de produtividade. Estes ganhos de produtividade permitem vender mais suco do que se vende com o espremedor manual. E, com o dinheiro arrecadado com as vendas adicionais, pagamos o espremedor elétrico e ainda ficamos com lucro. Nos sistemas de gestão documental as coisas não são tão fáceis assim. Até hoje recordo com temor uma tentativa de justificar um sistema baseado na produtividade para o CIO de uma empresa de telecom indiana em 1999. Ele, com o seu turbante que o fazia ainda maior, olhou de cima e disse “com este montante de dólares contrato meia Índia para catar papel...”. Após algumas semanas identificamos que o problema da Índia na época era falta de espaço físico para fins comerciais. Ao passarmos a analisar a viabilidade dos sistemas baseados no espaço físico a ser liberado em áreas nobres, a receptividade mudou. Temos aí a primeira lição – a abordagem de ROI pode ser diferente em regiões (e mesmo organizações) distintas. Boa parte dos fornecedores de soluções de software oferece ferramentas de ROI com diversos graus de complexidade. Tivemos a oportunidade de trabalhar sobre algumas de empresas americanas e identificamos que o peso dos itens está relacionado a custo de hardware e software baixo, recursos humanos caros e espaço físico idem. Quando se tenta aplicar esta mesma ferramenta de estimativa de ROI aqui no Brasil, o que acontece: hardware e software são caros,

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recursos humanos mais ou menos e espaço físico não tanto. Ou seja, avalie se a ferramenta de ROI que está sendo oferecida por um fornecedor ou uma associação foi “tropicalizada” ou permite que os parâmetros a serem avaliados sejam informados para evitar incorrer em visões distorcidas por conta de diferenças regionais e/ou de cultura. O segundo ponto relacionado a este tema é a dificuldade em se mensurar benefícios estratégicos – o “soft dollar savings”. No nível operacional é muito simples. Por exemplo, 10 metros quadrados desocupados vezes R$ 300=R$ 3000 por mês; 4 horas / homem minimizadas por semana vezes o salário de R$ 1000,00 são R$ 100,00 por mês; 250 fotocópias a R$ 0,10 são R$ 25 por mês, etc. Ou seja, permitem a obtenção de dados quantitativos tangíveis. Porém, quando entramos na esfera estratégica – por exemplo diferencial em relação à concorrência – as coisas ficam mais complicadas. Como atribuir valor a este diferencial? Qual a fatia de mercado a ser conquistada? E, neste momento, ter um executivo de visão é a melhor forma de conseguir levar em frente projetos com esta vertente. Entramos então no terceiro ponto: métrica. Não adianta ter um expert em ROI se não foram feitas as devidas medições do processo antes do início do projeto. Recentemente assisti a justificativa de um projeto com a seguinte conta: 5 minutos por advogado por dia com o manuseio de papel x R$ 150/hora x 100 advogados x 240 dias úteis/ano = R$ 300.000,00 / ano. O valor da hora, o número de funcionários e o número de dias por ano são dados fixos. Nesta fórmula, só existe um item variável: o tempo gasto por cada funcionário no manuseio de papel. Para a defesa de uma justificativa destas, é necessário que este tempo seja comprovado. Ou seja, de nada adiantam ferramentas sofisticadas ou técnicas refinadas se não houve uma metodologia de mapeamento do fluxo documental que apontou exatamente os recursos necessários envolvidos em cada um dos passos, permitindo que através de uma simulação ana-

lítica possamos apontar os ganhos. Esta mesma métrica servirá para identificar os ganhos reais obtidos apos a implementação do sistema. Em uma visita a uma grande seguradora norte-americana perguntamos após a visita qual o ganho de produtividade que haviam obtido com a implementação do sistema de workflow. “Perdemos 6%” foi a resposta. Após questionar que vantagem havia obtido então, veio a justificativa: “finalmente temos controle do processo”. Belo exemplo de métrica! Normalmente apontamos uma relação direta entre o mapeamento do fluxo documental existente e a facilidade para se justificar um projeto: quanto mais detalhado o levantamento, mais fácil a justificativa. Resumindo: ROI é bom, desde que esteja adequado à realidade de sua organização; existam dados para fazer as simulações e exista também uma visão estratégica em relação à adoção das tecnologias de ECM.

* Walter W. Koch é diretor da ImageWare. Consultor internacional em gestão documental e TI. Professor dos cursos de pós-gradução da FESP e UNIP. Implementou alguns dos maiores projetos do País. Ministra cursos em diversos países da Europa, África e Oriente Médio. Autor do livro Electronic Document Management - Concepts and Technologies publicado em Dubai em 2001. info@imageware.com.br

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ROI EM PROJETOS DE ECM

O DESAFIO DE MEDIR O VALOR DA GESTÃO DE CONTEÚDO O ROI vem ganhando espaço nas discussões sobre ECM. Vários especialistas identificam os principais desafios de definir esta importante métrica. Por Ana Lúcia Moura Fé

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ergunte a um executivo de TI norte-americano em qual métrica ele mais se baseia atualmente para decidir sobre investimentos tecnológicos. A resposta seguramente será ROI, o acrônimo em inglês para retorno do investimento. Competindo com – e ultimamente desbancando – outros cálculos importantes para justificar projetos, como o TCO (total cost of ownership, ou custo total de propriedade), o ROI vem ganhando destaque nas pautas de TI quando o assunto é gestão de conteúdo corporativo (ou ECM, de Enterprise Content Management), um mercado que cresce a taxas anuais superiores a 12% ao ano, segundo o Gartner. Somente na área de software de ECM, o instituto de pesquisas prevê salto nas receitas mundiais de cerca de US$ 2,9 bilhões em 2007 para mais de US$ 4,2 bilhões em 2010, projeções já consideradas conservadoras por alguns analistas. O Brasil acompanha o ritmo de adoção, com a proliferação de projetos em empresas de portes e segmentos os mais diversos. Diante dessa tendência, Document Management ouviu executivos e consultores, no Brasil e no exterior, com o intuito de identificar os principais desafios das empresas na medição de ROI em pro-

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jetos de ECM. A idéia era verificar, entre outros aspectos, se a complexidade dos investimentos dessa natureza torna igualmente intrincada a tarefa de determinar o retorno de investimento, dificultando a adoção dessa medida. A preocupação não é por acaso. Projetos de ECM envolvem, ao menos conceitualmente, uma miríade de aplicações interligadas, que podem cruzar toda a empresa e abranger desde enterprise document management (EDM), Web content management (WCM), digital asset management (DAM), enterprise records management (ERM) e business process management (BPM), até enterprise integration (ECI), além de todo o amálgama tecnológico que fica sob o guarda-chuva de cada uma dessas siglas. Quando eficazmente integradas, essas tecnologias permitem à empresa gerenciar toda a sua informação não-estruturada, seja em texto, imagem, vídeo ou qualquer outro formato. Para se ter idéia do que isso significa, pesquisa da EMC Corporation revela que, dependendo do setor, o volume de informações não-estruturadas dentro das empresas cresce até 200% ao ano, com cada indivíduo produzindo em torno de 800 megabytes de dados anualmente. Com o ECM, toda essa avalanche de

conteúdo, incluindo o que se origina em sistemas como o ERP e CRM, torna-se passível de gerenciamento, fácil acesso e publicação em múltiplos canais (web, celular, fax, impressora), para os públicos internos e externos da companhia. Os benefícios descritos são atraentes, mas em tempos de rigor orçamentário prevalece nas empresas o axioma “não se gerencia o que não se mede”, e é essa visão que tem impulsionado o cálculo do ROI em investimentos de TI. No caso de ECM, há quem considere uma tarefa árdua capturar todas as variáveis necessárias para desenvolver um efetivo modelo de ROI – que deve incluir o impacto da implementação de uma solução tanto nos custos quanto nas receitas da empresa. “Às vezes, é difícil quantificar o retorno, embora ele seja perceptível”, diz o consultor da Neoris, Ricardo Komaroff, para quem nem todo investimento depende unicamente de uma justificativa financeira. “A indústria farmacêutica, por exemplo, tem de desenvolver sistemas de rastreabilidade e gestão de documentos, por exigência legal. Isso pode justificar o projeto”, diz. Essa opinião não é totalmente compartilhada por Alan Pelz-Sharpe, consultor da norte-americana CMS Watch. “Se não for possível expressar os

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benefícios em ROI, interrompa o projeto e pense novamente se vale a pena continuar. Sim, alguns benefícios são difíceis de medir, mas contar apenas com retorno ‘soft’, inquantificável, provavelmente não será suficiente para justificar um investimento importante”, diz o consultor, que acrescenta. “Mas se você realmente acredita nesses benefícios ‘soft’, então vá devagar, invista de forma incremental, e esteja certo de que tais benefícios realmente acontecerão.” Pelz-Sharpe está entre os que não vêem nenhuma dificuldade na determinação de ROI em projetos de ECM. “No final do dia, haverá duas listas, uma com benefícios (redução de custos com pessoal e despesas gerais de escritório, mais rapidez no processamento de informações críticas, redução dos erros no processamento de documentos, redução de

custos de TI devido à menor necessidade de armazenamento e servidores etc), e outra com custos de capital (hardware, software, testes, serviços, licenças etc) e custos operacionais (manutenção de hardware e software, configuração e manutenção de repositórios/bibliotecas de programas etc). O ROI são os benefícios menos os custos. Não há necessidade de complicar as coisas”, diz o executivo, lembrando que o VPL (valor presente líquido) deve ser usado no cálculo. “A depreciação precisa ser levada em conta, porque a moeda não terá o mesmo valor dentro de 2 a 5 anos”, orienta. A importância do ROI em projetos de ECM se dá, entre outros fatos, porque investir em gestão de conteúdo é uma decisão estratégica que, geralmente, demanda investimentos significativos em software, hardware, infra-estrutura de redes e ser-

viços profissionais. “Atualmente, cerca de 75% das empresas fazem algum tipo de análise de ROI como parte integrante de um business case, quando se trata de investimentos expressivos em ferramentas como EMC Documentum, IBM Filenet e Open Text, entre outras”, diz Pelz-Sharpe. Para o consultor, os cálculos TCO e CDB (cost of doing business) também são aceitáveis nesses tipos de sistema. “Mas para aplicações que mudam a forma como se faz negócio, o ROI é o mais apropriado”, diz. O analista reconhece, entretanto, que a simplicidade de cálculo do retorno do investimento não muda o fato de que a maioria das empresas determina ROI de forma errônea, com efeitos negativos para o negócio. “Essa métrica, quando incorreta, é ilusória, porque estabelece falsas expectativas para o projeto”, alerta Pelz-Sharpe, que destaca ainda, como falha, a ausência de verificações de ROI após a implementação do sistema. “Um business case não deve ser usado simplesmente para tentar justificar um investimento. Deve ser ferramenta para medir a evolução e a eficácia ao longo do tempo. Volte ao seu plano a cada mês de projeto”, aconselha. Na TCI, empresa que oferece terceirização de processos de negócios, incluindo ECM, a orientação é aplicar a metodologia de BPM (business process modeling) antes de avançar para qualquer análise de ROI. “Com isso, analisam-se o fluxo informacional atual da empresa, a infra-estrutura usada para processar esse fluxo e as formas como as informações estão sendo armazenadas e resgatadas, além do ordenamento estratégico, jurídico e empresarial que permeia todas as atividades do cliente”, diz Fábio Fischer, principal executivo da TCI. Fischer explica que é esse trabalho de BPM que irá indicar o investimento de ECM mais apropriado para cada negócio. “Por meio do BPM, sabe-se como está o processo hoje, quais insumos incidem sobre ele e como cada processo influencia os departamentos da empresa. Com base nisso, é possível identificar qual é a solução que mais se alinha com o planejamento estratégico da companhia. É nesse trabalho de BPM que se começa a quantificar o ROI da operação”, diz o CEO. Conhecer os processos de negócio, conforme assinala Fisher, tem como conseqüência um conhecimento aprofundado do TCO, o que é extremamente relevante, segundo o executivo. A propósito, no modelo de terceirização de processos da TCI, o foco está centrado mais nesse cálculo financeiro do

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ROI EM PROJETOS DE ECM Divulgação

que no ROI. “Isso porque, para identificar o que é caro e o que é barato, o cliente precisa saber com precisão os custos atuais, daí a importância do TCO. Considero que uma análise simples de ROI é apenas parte da realidade e, portanto, uma visão míope”, diz o executivo. No seu dia-a-dia, Fischer se depara freqüentemente com clientes que não têm noção do verdadeiro custo de um processo. “É comum a empresa acreditar que conhece o custo, mas, no decorrer de um trabalho de BPM, descobre-se que o valor é bem maior”, afirma. Como dica para quem quer apostar em ECM, Fischer diz que a análise de retorno depende do nível de maturidade de cada negócio. Segundo ele, as empresas hoje em dia querem mais do que ROI e redução de custos. Muitas se mostram dispostas a aceitar custos maiores, em troca de ganhos de performance e itens intangíveis que não integram necessariamente o conceito de ROI. Rosália Paraíso, da Documentar

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O BENEFÍCIO INTANGÍVEL NO FOCO DAS EMPRESAS De acordo com a Association for Information and Image Management (AIIM), há tempos as grandes empresas estão mudando os principais componentes usados na medição do ROI de projetos de ECM. Segundo a entidade, nos seus estágios iniciais, as soluções nessa área eram pontuais, restritas a cada departamento. Devido a isso, a economia de pessoal e a redução de custos de capital eram fatores típicos usados para justificar a implementação de tais soluções. Hoje, entretanto, o ECM é percebido nas

Fábio Fischer, da TCI

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corporações como parte integrante da infra-estrutura de TI. A conseqüência é que benefícios como produtividade e redução de risco cresceram em importância e assumiram posição central no ROI de projetos de ECM, no lugar de economia de mão-de-obra ou redução de custos de capital. São esses benefícios intangíveis, cada vez mais relevantes na análise de retorno de investimentos, que levam especialistas da área a avaliarem com mais cuidado a eficácia do uso de medidas financeiras padrão como principal indicador para tomada de decisão. O instituto Forrester, por exemplo, diz que cresce o número de empresas que se esforçam para medir os benefícios esperados de investimentos de TI, e que a maioria delas usa métricas como ROI, VPL e TIR (taxa interna de retorno). Ocorre que, embora enxerguem essa tendência como um fato positivo – melhor usar métricas-padrão do que não usar nenhuma –, os analistas do instituto alertam que ficar restrito a tais avaliações pode resultar em sérias falhas devido, entre outras coisas, a risco de múltiplas interpretações, idéia de falsa precisão e falha na previsão de oportunidades futuras e na incorporação de riscos, além de falhas na medição dos benefícios intangíveis. Os analistas do Forrester defendem a adoção de metodologias consistentes, com destaque para Business Value Index (BVI), Total Economic Impact (TEI), Val IT e Applied Information Economics (AIE), como forma de medir o valor do negócio atual e projetado, ajudando a melhorar o retorno do inves-

timento e superando eventuais falhas das métricaspadrão financeiras. O argumento dos consultores da empresa de pesquisa é que quando uma corporação usa uma metodologia desse tipo para medir o valor dos investimentos, ela não leva em conta conjecturas nem políticas, e sim fatos que incluem alinhamento estratégico, benefícios tangíveis e intangíveis e nível de risco. E esse é o caminho mais seguro, que deve integrar a estrutura de governança da corporação, asseguram. A propósito, Rosália Paraíso, diretora da Documentar, destaca que a gestão do risco, que tem como ponto forte o monitoramento e histórico das perdas, está no centro de toda essa questão. Quanto mais avançada nessa área, mas facilmente a empresa definirá um modelo de ROI eficaz. Em sua experiência no mercado empresarial, sobretudo segmento de grandes empresas, a executiva observa que os benefícios que justificam investimentos em ECM se tornam cada vez mais evidentes, sob vários pontos de vista, facilitando o trabalho de justificativa dos projetos. “As empresas sentem os benefícios. Vêem os indicadores fortíssimos de retorno, as

Algumas razões para usar o ROI • Uma análise eficaz de ROI implica

entendimento do impacto de uma solução nos custos e na geração de receitas. Portanto, entendimento do seu impacto no lucro da companhia.

• Facilita a priorização dos

investimentos, uma vez que os tomadores de decisão podem comparar projetos.

• Traz uma abordagem mais

“quantificável” para o ato de justificar um projeto, atendendo ao postulado de que “não se gerencia o que não se mede”.

• Impõe responsabilização pelos resultados, o que pode ser um estímulo à equipe

Fonte: Especialistas ouvidos

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ROI EM PROJETOS DE ECM riquezas proporcionadas pelo ECM”, diz. Entre essas riquezas, ela destaca a geração de capital intelectual reutilizável, conformidade (compliance) por meio da criação de registros informacionais interligados ao processo de negócio e mais agilidade e produtividade empresarial, entre outras. O capital intelectual gerenciado e reutilizável, gerado com a implementação de um ECM com metodologia de gestão integrada de recursos informacionais, potencializa o chamado capital de relacionamento, conforme explica Rosália. “Isso significa que a empresa pode ser vista pelo cliente e parceiros como melhor, porque tem informações mais precisas, reage com mais rapidez e é mais produtiva”, diz, acrescentando que esse conhe-

Banco BGN Todo benefício pode ser medido

Joseti Capusso

Paulo Sérgio Carneiro da P3Image

cimento reutilizável funciona como mitigador de risco porque, entre outros benefícios, evita que erros sejam repetidos na empresa. Sob o ponto de vista de agilidade e produtividade empresarial, Rosália dá uma idéia do impacto do ECM no dia-a-dia de uma empresa. “As pessoas gastam entre 60% a 70% do seu tempo produtivo em busca de alguma informação. Isso ocorre porque a maioria dessas informações não está estruturada, impedindo que um fato seja analisado sob seus vários aspectos, seja técnico, comercial, administrativo etc. O ECM elimina a necessidade de buscar informações sobre o mesmo fato em áreas diferentes da empresa”, diz. Por sua vez, o presidente da P3 Image, Paulo

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Cinco meses após iniciar a implementação, sob o modelo de BPO (Business Process Outsourcing), de um sistema de rastreamento sobre o trânsito de 300 mil documentos por mês, o Banco BGN tem motivos para comemorar a decisão de investimento. Funcionando em 20 das 110 agências da instituição, a solução que abrange guarda e gestão dos documentos e contratos do banco já trouxe benefícios visíveis, como melhorias nas comunicações internas, redução do número de digitadores e do tempo de atendimento. De acordo com o superintendente executivo do BGN, Alexandre de Araújo Nogueira, o business plan previu benefícios tangíveis e intangíveis, e não foi difícil quantificá-los em termos de ROI. “Todo retorno pode ser medido

Sérgio Carneiro, destaca o que considera duas visões errôneas que prevalecem no mercado, sobretudo no segmento de pequenas e médias empresas: a idéia de que projetos de ECM custam muito caro e têm retorno difícil de ser medido; e a crença de que o investimento precisa necessariamente ser corporativo. “Os preços de ECM eram elevados há cerca de 12 anos, não são mais. Hoje, é possível pagar em média 2 mil reais por scanners que digitalizam 30 páginas por minuto, só para citar um exemplo”, diz o executivo. Carneiro defende que as companhias não precisam gastar anos a fio realizando estudos que envolvem investimentos pesados, grandes tecnologias e expressiva mudança cultural. O projeto pode iniciar de forma departamental e avançar gradativamente por toda a empresa. “Já testemunhei empresas patinando em grandes empreitadas, por 4 a 5 anos e, no final, a tecnologia escolhida estava desatualizada. E já vi soluções departamentais que geraram retorno de investimento imediato, já no primeiro mês”, diz. Com base em sua experiência na área de digitalização de documentos, o executivo da P3 Image destaca entre os benefícios tangíveis mais visíveis e imediatos: a redução de custos com correios e

quantitativamente, mesmo quando se trata de benefícios qualitativos”, diz o executivo. “Uma redução do tempo gasto com comunicação ou localização, por exemplo, pode ser quantificada por meio de estimativas e traduzida em economia de reais, por ano”, explica. O sistema de rastreamento de contratos do BGN foi implementado pela TCI com o objetivo de reduzir custos de TI, back office e pessoal, melhorar atendimento e qualidade dos serviços, prover agilidade e flexibilidade na disposição de contratos e garantir a correção das informações, entre outros. A empresa espera a cobertura das 110 agências para avaliar o retorno total, mas, de acordo com Nogueira, os resultados obtidos até aqui mostram que fizeram as contas certas.

malotes, a redução do número de cópias (o que alinha a empresa com questões de ecologia) e a redução do custo por espaço de armazenamento de documentos. “Uma empresa com sede na Av. Paulista, onde o metro quadrado é um dos mais caros do país, pode enviar toda a sua papelada para outra região e acessá-la digitalmente. De imediato, economiza no espaço físico e ganha na redução de pessoal, uma vez que não precisará de arquivistas”, exemplifica. De acordo com os depoimentos ouvidos nesta reportagem, são incontáveis os benefícios intangíveis do ECM mas com repercussões positivas imediatas, como a redução de riscos de perda de dados no caso de sinistros, uma vez que as informações digitalizadas podem ter backup, e a localização imediata de documentos, que produz efeitos positivos em cascata, a começar por mais rapidez na tomada de decisões. A forma de capturar todas essas variáveis de forma a, juntamente com os custos, resultar em um modelo eficaz de ROI, pode variar de empresa para empresa e de caso para caso. Mas em um ponto as opiniões dos entrevistados convergem: aplicar metodologias consistentes melhora o retorno dos investimentos, além de estar de acordo com os preceitos de uma boa governança de TI.

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Big picture. Same page. Wilton Tamane*

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m 2004, em sua palestra como keynote speaker na AIIM Show, Anne Mulcahy, CEO da Xerox, mencionou o uso da tecnologia da informação da seguinte forma: “...free people to spend more time on content and less time dealing with technology issues.” “The ‘I’ in I.T. is getting bigger, and the ‘T’ is getting smaller. Today the focus is on what really matters: information,” Seguindo nesta linha, na Infoimagem2008, apresentei um tutorial dando mais ênfase na informação, ou mais precisamente, na forma como hoje as informações contidas em documentos e banco de dados estão organizadas. Findability ou “encontrabilidade”, metadados, Dublin Core, taxonomia, folksonomia, ontologia, vocabulário, semântica, auditoria e inventário, entre outros, são termos a que devemos prestar mais atenção. A padronização na classificação ou categorização com certeza contribuirá para a interoperabilidade entre os vários sistemas gerenciadores de conteúdos e documentos, além de ser base para qualquer projeto de ECM. Na área governamental já existem iniciativas como e-PING Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico. No dia 10 de setembro, a Microsoft, IBM e EMC, anunciaram o desenvolvimento de um conjunto de especificações que visam a interoperabilidade entre as soluções de ECM - Content Management Interoperability Services (CMIS). A idéia é definir uma plataforma e linguagem independente, para acesso a repositórios de ECM e que será submetido ao OASIS - Organization for the Advancement of Structured Information Standards, uma organização internacional. Com isso, se concretiza a idéia de foco mais na informação e menos na tecnologia, onde os usuários não terão a preocupação da Interoperabilidade entre os diversos fornecedores de ECM. Desde 2003, o evento AIIM Show - congresso e feira como foco em ECM, acontece em conjunto com a Print On Demand, congresso e feira essencialmente voltada a impressão digital. Isso de alguma forma, nos leva a concluir que estes dois mundos aparentemente

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sem conexão direta, tem muitos pontos em comum e de forma simplificada, podemos afirmar que estão envolvidos diretamente, de um lado na impressão de documentos e de outro no gerenciamento destes documentos impressos. Nas palavras do CEO da Doculabs, James Watson: “By co-locating AIIM with ON DEMAND, itá has completed the puzzle for complete content-ondemand management. Suppliers and IT executives can now have deeper conversations around complete solutions--from creating and capturing information to customization, delivery, printing and publishing. This has the opportunity to be THE content-on-demand event.” Aqui no Brasil, há alguns anos atrás, dei palestras na Xplor e em várias consultorias com o tema “GED no mundo da Impressão” chamando a atenção para a convergência destes dois segmentos. No GED Nordeste e na Infoimagem2008 - eventos promovidos pelo Cenadem - constatamos pela primeira vez, a participação como expositor de uma empresa com foco em outsourcing de impressão. Não é novidade que algumas empresas deste segmento têm participado de projetos importantes de digitalização, principalmente no modelo distribuído, fazendo uso de multifuncionais em conjunto com scanners de documentos. Porém este é um modelo que ainda esta por ser definido. Outsourcing de impressão é um modelo de sucesso e que tem crescido ano a ano. Aplicado a digitalização de documentos, cria novos modelos de prestação de serviços e, com isso, disponibiliza uma opção que pode contribuir, com certeza, na gestão de documentos. Á idéia seria proporcionar aos clientes usuários a utilização de scanners nos mesmos moldes de impressão e cópia. As empresas fornecedoras se responsabilizam pelo dimensionamento das necessidades de digitalização, através da elaboração de projeto visando uma solução completa, incluindo não só scanners, como também softwares e infra-estrutura neces-

sária para a aplicação de soluções de imagem de documentos. Porém, para que isto se transforme em melhoria de processos, custos menores, com segurança e controle, é preciso aplicar a solução mais adequada, caso a caso. Cito estes dois exemplos, para ilustrar um ponto que procuro chamar a atenção em minhas palestras e cursos voltados aos birôs de digitalização, da importante e essencial questão de estar sempre em sintonia com o mercado onde atuam, e principalmente, na evolução e nas tendências das tecnologias correlatas. Isto porque, na minha visão, cabe a estes prestadores de serviços, absorver tecnologias e viabilizar sua utilização e operação aos seus clientes. Alem disso, aplicar uma tecnologia no tempo certo e de forma adequada são fatores determinantes de sucesso. Se analisarmos as datas mencionadas acima, e quando de fato houve alguma iniciativa concreta, temos uma lacuna de alguns anos. Quem melhor traduzir as tendências e novas tecnologias e implementa-las no tempo e momento correto, com certeza estará sempre a frente em relação aos concorrentes. E finalizo mencionando dois termos que os americanos usam muito: “big picture” e “same page”.

Wilton Tamane* é Administrador de Empresas especializado em sistemas e técnico em Eletrônica Industrial. Consultor na área de Scanners e gerenciamento de documentos wilton@linkernet.com.br

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Preparação para a vida sem papel CSN adota processo para digitalização e autenticação legal de documentos

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produção mensal de documentos na Companhia Siderúrgica Nacional (CSN) é da ordem de 100 mil a 110 mil unidades, entre notas fiscais de saída e entrada, papéis relativos à produção, registros da controladoria, papéis de recursos humanos e todos os documentos das demais áreas. A empresa vinha sofrendo para armazenar esses instrumentos, pois não havia mais muito espaço disponível – problema que deveria se agravar com o crescimento constante. A solução encontrada para o problema foi a digitalização dos documentos e a autenticação em cartório, possibilitando a destruição do papel com a garantia de que a versão digital teria validade legal. O processo de digitalização de documentos na CSN começou em 1996. Hoje, já são mais de quatro milhões de documentos digitalizados, tratados e armazenados. Carlos Franco, gerente de operações de informática da CSN,

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Por Jordana Viotto diz que os principais documentos já estão em formato digital, contabilizando 60% a 70% do volume total. “Os documentos que não estão digitalizados são os menos importantes para a integridade do negócio”, diz ele. A CSN contratou a Xerox para fornecer os sistemas e serviços que viabilizassem a digitalização desse acervo. São oito pessoas dentro da empresa de siderurgia para tratar todos os registros. A Xerox também forneceu o Documentum, sistema que facilita o acesso dos usuários aos documentos via web e permite a integração com o sistema de gestão integrada (ERP) da CSN. Franco aponta que, dessa maneira, além de resolver a questão do espaço, a digitalização também trouxe facilidade de chegar aos documentos, a integridade física dos mesmos e a garantia de que o usuário tenha uma visão rápida de onde quer que ele esteja. O projeto caminhava bem, mas algumas áreas da CSN necessitavam que alguns documentos digitalizados tivessem autenticação individual. “É uma garantia de que você pode jogar fora o registro em papel”, comenta Franco. Com essa demanda, a CSN assinou, em

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Preparación para la vida sin papel

Carlos Franco, gerente de operações de informática da CSN.

2006, um novo contrato com a Xerox, estendendo o anterior e incluindo o registro dos documentos digitais no cartório de títulos. As duas empresas criaram o processo que funciona hoje. Ele começa com a digitalização do documento em papel e a conseqüente transformação desse documento em arquivo. Esse arquivo é gravado dentro do Documentum, software da Xerox, e enviado para a rede. O usuário, por meio de um token de segurança, confere a nota e aprova por meio de assinatura digital. Depois disso, a Xerox também autentica o documento por meio de outro token. Um CD é gerado e vai para o cartório especializado, que verifica todas as assinaturas feitas pelos usuários e pela Xerox. As duas autenticações são descartadas e passa a valer uma terceira, a do cartório. O CD com os documentos retornam para a CSN, que inclui os registros autenticados no Documentum e nos sistemas internos da empresa. Pablo Gazitua, gerente de projeto de tecnologia da Xerox, explica que todo o processo foi homologado pelo cartório Sarlo, de Vitória (ES), especializado nesse ramo e autorizado

a fazer esse tipo de serviço. Franco avisa que existem muitos cartórios que dizem realizar essa atividade, mas que não são reconhecidos. “A empresa contratante deve tomar cuidado, pois acha que está coberta quando não está”, complementa. Hoje, dos 110 mil documentos mensais produzidos pela CSN, cerca de 30 mil são autenticados. Paralelamente, a empresa está realizando a autenticação digital dos anteriores. “Como existe um tempo de carência dos documentos, estamos fazendo esse processo para registros do ano 2000 em diante”, diz. Colocar os anteriores nessa lista seria perder tempo à toa, pois caducaram ou estão para vencer. Gazitua destaca ainda que esse processo prepara a empresa para a destruição do papel, pois os documentos autenticados e registrados individualmente podem ser apresentados, se solicitados judicialmente, como comprovantes oficiais de operações. Ele destaca que diversas empresas têm adotado processos semelhantes, mas que registram a mídia (CD) e não o documento. “É a mesma coisa que registrar uma pasta no cartório, não se faz isso. O registro é individual”, alerta.

La producción mensual de documentos en la Compañía Siderúrgica Nacional (CSN) es del orden de 100 mil a 110 mil unidades, entre cupones fiscales de salida y entrada, papeles relativos a producción, registros de controles, papeles de recursos humanos y todos los documentos de las otras áreas. La empresa venia sufriendo para almacenar esos instrumentos, ya que no había mucho más lugar disponible – problema que se debería agravar con el crecimiento constante de la empresa. La solución que se encontró para el problema fue la digitalización de los documentos y la autenticación de ellos en escribanías, lo que posibilitó destruir los documentos de papel con la garantía de que su versión digital tendría validad legal. El proceso de digitalización de documentos en CSN comenzó en 1996. Hoy, ya son más de cuatro millones de documentos digitalizados, tratados y almacenados. Carlos Franco, gerente de operaciones de informática de CSN, dice que los documentos principales ya están en formato digital, contabilizando 60% a 70% del volumen total. CSN contrató a la empresa Xerox para proveer los sistemas y los servicios necesarios a la digitalización de ese acervo. Son ocho personas adentro de la empresa de siderurgia para tratar de todos los registros. El archivo grabado con la digitalización es enviado para la red. El usuario, por medio de un token de seguridad, confiere el cupón y lo aprueba por medio de firma digital. Después de eso, Xerox también autentica el documento por medio de otro token. Un CD es generado y va para la escribanía especializada, que verifica todas las firmas digitales hechas por los usuarios y por la Xerox. Las dos autenticaciones son descartadas y pasa a valer una tercera, la de la escribanía. El CD con los documentos retornan para la CSN, que incluye los registros autenticados en el Documentum y en los sistemas internos de la empresa. Actualmente, de los 110 mil documentos mensuales producidos por CSN, cerca de 30 mil son autenticados. Paralelamente, la empresa esta realizando la autenticación digital de los anteriores.

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EMAIL Divulgação

Arquivamento de emails Proteção legal e resultados rápidos? Alan Pelz-Sharpe*

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mail é o tipo de dado do qual ninguém quer saber e é um grande problema. As equipes de armazenamento não querem saber, os “mail teams” não dão conta, e os problemas de compliance crescem tão rápido quanto o volume de emails. Email corporativo é uma bomba relógio para as áreas de Direito e TI. Recentemente, eu estava lendo sobre o grande escândalo do Bear Sterns (1) que, supostamente, veio à tona através da descoberta de um email de um diretor do fundo que aparentemente dizia que o banco estava prestes a quebrar. A primeira coisa que eu pensei sobre isso foi que, se for verdade, foi uma “tremenda besteira” ter colocado isso num email. Além disso, por que será que demorou tanto para alguém achar este email - certamente um executivo de alto escalão deveria ter sua conta de email protegida automaticamente e, um email como este teria disparado o alarme em segundos. É claro, que eles poderiam estar usando um sistema externo de rastreamento, mas a essa altura não temos como saber. Este caso mostra novamente a limitação do monitoramento de email e “e-discovery”, e inversamente, o valor do arquivamento dos mesmos. E-discovery é um sistema de busca empresarial, com a habilidade de aplicar sansões legais aos dados. Assim como um sistema de busca empresarial comum é limitado pela qualidade e localização dos conteúdos indexados, o e-discovery também o é. Embora no caso do e-discovery, as limitações são mais severas: evidências podem ou não ser localizadas convenientemente num email, assim como pareceu no caso do Bear Stearns. As evidências mais comuns devem ser selecionadas dos emails, programas de mensagem instantânea, dos sistemas ERP, aplicativos financeiros e corporativos, drives externos e etc. A idéia de que o e-discovery limita-se apenas ao email - como muitos vendedores (e, preocupantemente, muitos

compradores também) acreditam - é extremamente ingênua. Esta crença errônea é baseada no fato de que o maior volume de dados certamente é o do email. O correio eletrônico representa o maior volume de dados na organização, normalmente na ordem de 10 vezes ou mais. Mas aí está o problema. A maior parte dos emails contém informações redundantes ou como se diz tecnicamente “rubbish”. Enquanto debatemos sobre o tamanho, geralmente 80% das informações contidas no email consistem em duplicação. Qualquer ferramenta de busca ainda tem que tratar cada parte dos dados igualmente, retardando o processo e aumentando consideravelmente os custos. Quanto mais será preciso desenvolver a sensibilidade da ferramenta de busca, método de arquivamento, captura, filtro e redução do volume para que seja diminuído o ônus desta “descoberta”? Nós estimamos que o custo de armazenamento de 1GB seja de 10 libras, porém, o custo de “legal discovery” em 1GB custaria pelo menos 1000 libras. Portanto, por um lado, armazenar tudo pode parecer mais barato, mas se algo der errado, pode se tornar espantosamente caro. Novamente, muitas ferramentas EAM reduzem o volume dos arquivos em cerca de 80%. Então parece um grande negócio usar esse tipo de ferramenta para diminuir o volume de emails armazenados, livrando espaço nas caixas de entrada e servidores, sem maiores problemas. Porém, algumas empresas sentem receio em adotar esta prática. Nossa pesquisa detectou que a razão para o receio ao uso deste tipo de ferramenta se dá por porque o pessoal que controla o sistema de email e tem responsabilidade sobre as informações e o pessoal que opera os data-centers estão separados, com diferentes prioridades e disponibilidades financeiras - como o jeito antigo de fazer negócios versus a TI estão desconectados de novo. É

uma vergonha, pois existem tantos produtos no mercado que podem trazer um retorno rápido ao investimento e, o mais importante, resolver a bagunça no sistema de email. Se o compliance é o ponto-de-partida para considerar a compra de um sistema EAM, o fato é que a eficiência e a redução do volume armazenado já foram vastamente comprovados e tomam parte das considerações finais. Então, o que aprendemos com o escândalo do Bear Stearns? Na verdade, não muito além de que os emails e mensagens são peças-chave do montante de informações e que precisamos monitorá-las e gerenciá-las melhor. As ferramentas de monitoramento ainda estão longe de amadurecer, porém as ferramentas de EAM são, de fato, eficientes para a filtragem e arquivamento das informações. A necessidade de encarar os emails e seu conteúdo mais seriamente agora é imperativa, e a construção de uma estratégia, metodologia e políticas para seleção das ferramentas corretas, apesar de ser tarefa complexa, é um dever.

* Alan Pelz-Sharpe é Analista-chefe do CMS Watch, autor e avaliador de produtos para o CMS Watch E-mail Archiving Report e para o CMS Watch ECM Suites Report. aps@csmwatch.com

Nota: O caso Bear Stearns é de 19/06/2008 e está relacionado à prisão dos gestores do fundo, Ralph Cioffi e Matthew Tannin.

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GESTÃO DOCUMENTAL Divulgação

O escritório sem papel Thomas Ansieta*

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dministrar documentos críticos de uma empresa é o grande objetivo da gestão documental. Trabalhar com base em documentos distribuídos, compartilhados e assegurar o fluxo das informações, representa outra das grandes qualidades destas novas tecnologias, cada vez mais populares dentro das empresas. Planilhas de cálculo, apresentações, documentos de texto e e-mails vem representando uma verdadeira “dor de cabeça” para a área TI das empresas, tornaram-se um produto de crescimento exponencial, portanto viram-se obrigados a cuidar dos meios de informação de sua empresa, utilizando com eficiencia os recursos disponibilizados pelas novas tecnologias de gestão documental. Gestão documental é um conceito muito amplo, que cobre todo o ciclo de vida dos documentos dentro de uma empresa. “Implica no tratamento seqüencial e coerente que se dá aos documentos desde sua produção ou recebimento, até a sua extinção ou armazenamento. Em resumo, gestão documental é a captura de dados, indexação de documentos, recuperação da informação, gestão de conteúdos e a automatização dos fluxos de trabalho”. Facilitar a recuperação, revisão, anotações, distribuir ou publicar em um site web. “Além

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do mais, se integram perfeitamente aos sistemas ERP, CRM e aplicações e-business, para criar um único ponto de acesso alinhado á informação fundamental a Getão de Negócios da empresa.” UMA NECESSIDADE CRESCENTE Nos Estados Unidos, só 25% das empresas contam com uma estratégia de gestão de conteúdos, enquanto os outros 25% estão pensando em implementar uma. Esta informação de InfoTrends, mostra que a historia da gestão documental é recente mas seu potencial é imenso. A Gartner Group, consultora internacional anunciou que em 2006 o Enterprise Content Management (ECM) foi de US$2.300 milhões, com uma projeção de crescimento mantido de 12% até 2010, indicando uma visão positiva e crescente deste seguimento. Uma pesquisa realizada no ano de 2006 pela AIIM (Association for Information and Image Management), indica que “89% das empresas acreditam que o gerenciamento administrativo das informações não estruturadas é muito fundalmental para alcançar seus objetivos estratégicos”, essa visão de administração tem crescido muito nos últimos anos.

Mas além dos dados brutos, a gestão documental no Brasil, e no mundo, tornou-se uma necessidade urgente na administração, devido á quantidade crescente de documentos. “A grande maioria das empresas consultam de forma recorrente a informação arquivada. Tem sido cada vez mais necessário contar com soluções tecnológicas inovadoras, que ofereçam vantagens e valor agregado sobre os sistemas manuais convencionais de administração de dados e armazenamento de documentos”.

Thomas Ansieta - Presidente e CEO da ReadSoft Brasil thomas.ansieta@readsoft.com

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Cópias legais via Internet: todos saem ganhando Aplicação inédita na Pasta do Professor permite a impressão sob demanda e fracionada de livros acadêmicos, com proteção de direitos autorais e justa remuneração a todos os agentes legítimos da cadeia de valor. como ao sistema de criptografia implementado em hardware. A Lexmark e a Xerox são os fabricantes até agora homologados para a aplicação da Pasta do Professor. “O projeto Pasta do Professor criou uma solução inédita para harmonizar os interesses de produtores e consumidores de conteúdo. Uma questão complicada, de distribuição via web com garantia de copyright, foi resolvida de forma simples e original com a exploração dos recursos de nossa tecnologia”, observa Carlos Bretos, diretor geral da Lexmark Brasil. “As editoras exigiam muita segurança para disponibilizar seu conteúdo em meio digital” destaca Ricardo Kyosho, diretor técnico da Batori, responsável pela auditoria de segurança. Ele explica que o driver de impressão continua ativo para outros usos do equipamento. Entretanto, a aplicação da Pasta do Professor só permite que o arquivo seja aberto na própria impressora. Alinhamento ao mercado A possibilidade de venda fracionada de livros – com remuneração proporcional aos autores e editores – foi uma das premissas pragmáticas para atender ao público da Pasta do Professor. Até pelo fato de muitos professores universitários serem autores, diversas instituições simplesmente proibem a instalação de balcões de fotocópias em suas dependências. Com a Pasta do Professor, cria-se uma nova frente de vendas para os produtos editoriais. “Há muita gente honesta buscando alternativas para ga-

Jeff Matos

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nquanto cresce a população universitária, o faturamento das editoras dedicadas a esse nicho fica em torno de R$ 500 milhões ao ano. Em contrapartida, as cópias piratas de livros acadêmicos movimentam o triplo, conforme estimativas da Associação Brasileira de Direito Reprográficos (ABDR). Para atacar essa enorme evasão de receita, a ABDR criou a Pasta do Professor (www.pastadoprofessor. com.br), um portal que permite a impressão sob demanda de trechos de livros, disponibilizados pelas 8 maiores editoras do setor. “Vimos que a solução passava por usar a Internet como plataforma de distribuição. Procuramos referências internacionais, mas não havia nada pronto. Por meio da colaboração dos editores, construímos um modelo que agora é estudado pela indústria editorial dos EUA, Canadá e Espanha”, conta Bruno De Carli, articulador do projeto. No portal, acessado no ponto de venda, a editora coloca o diretório de títulos disponíveis. A partir da seleção do trecho a ser impresso, é baixado um arquivo que segue criptografado até a impressora. O arquivo é decodificado apenas pelo hardware da impressora e a cópia sai com uma marca d’água que identifica o revendedor e o aluno. Evidentemente, o equipamento tem que ter suporte a aplicações embarcadas, assim

Por Vanderlei Campos

Bruno De Carli, da ABDR nhar dinheiro de forma legítima. Abrir oportunidade a quem quer trabalhar direito também ajuda a combater o mercado ilegal”, constata Bruno, da ABDR. Ele esclarece que a forma de entrega do conteúdo contempla tanto as exigências de proteção a propriedade intelectual quanto os hábitos dos leitores. “Decidimos entregar o conteúdo em papel, porque as pessoas acabam imprimindo. Isso acontece mesmo quando o texto está aberto na web e é mais extenso. Grande parte dos alunos tem acesso a computador, mas raramente passam tempo o suficiente para ler um capítulo na tela”, enumera Bruno.

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Digitalização de bolso Lacerda e Franze Advogados usa câmeras digitais para agilizar e baratear cópias de processos, que entram diretamente no sistema de GED do escritório.

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specializado em direito empresarial, com foco em direito bancário, a Lacerda e Franze Advogados mantém cerca de 8 mil processos simultâneos em andamento, cada um com uma média de 150 páginas. Só o desgaste e custo de fazer e armazenar fotocópias já fizeram o advogado Sidney Graciano Franze buscar soluções de captura e guarda eletrônicas. “No volume, os poucos centavos de cada cópia pesavam e demorávamos a receber o reembolso do cliente. E os advogados ainda perdiam tempo no balcão de fotocópias”, lembra. Após testar um scanner portátil, com performance inaceitável, Franze ouviu em um evento na OAB que um advogado do interior usava câmeras. “Usamos câmeras de 3 megapixeis. Gastava muito toner, mas resolvia o problema com capital de giro”, lembra. No entanto, o gasto de suprimentos não era o único problema com as imagens. A reticulação do fundo prejudicava a legibilidade e tornava o arquivo pesado. Isso complicava a comunicação com clientes por email. No caso da Justiça Eletrônica, há normas que limitam a 100 KB por folha digitalizada e 2 MB por arquivo anexo às petições. A solução para a captura em campo veio com a adoção do Converge, a plataforma de gerenciamento de conteúdo e GED da SML, que inclui recursos de automação do tratamento de imagens. “O grande desafio no atendimento ao Lacerda e Franze Advogados Associados foi o de tratar as imagens capturadas pelas câmeras digitais nos

Por Vanderlei Campos

Sidney Franze da Lacerda e Franze Advogados Associados

Fóruns, aumentando a qualidade das imagens, reduzindo seu tamanho e, principalmente, retirando o fundo cinza/sépia, que responde por grande gasto de toner na impressão”, explica Oerton Fernandes, gerente de Negócios e Parcerias da SML. O servidor do Converge contém um legado de cerca de 1,5 milhão de páginas digitalizadas e diariamente são feitas cerca de 1,2 mil fotos de páginas do processo. “Os cinco advogados externos chegam aqui, descarregam as imagens, relatam os eventos no sistema de gestão de processos e depois vão para o Fórum, com suas câmeras”, descreve Franze. O advogado avalia que as câmeras de celulares ainda estão longe de apresentar qualidade

adequada e hoje prefere trabalhar com modelos de 6 megapixeis. “Muitos já me disseram que a aplicação seria viável com menor resolução. Não entendo de tecnologia. Conheço é como chega o resultado final”, resume. Reação – Sidney Franze lembra, com bom humor, que um juiz já cogitou lhe proibir de fotografar os processos, embora não tenha sabido explicar a diferença de fazer uma fotocópia. E a desconfiança em relação à inovação chega a todos os níveis. “Outro dia, não conseguia enquadrar a página, porque o balcão era alto, e abri o processo em um banquinho ao lado. O servidor advertiu: ‘pode fotografar, mas tem que ser no balcão’”, conta.

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Nossa Caixa reduz 13% consumo de papel Uso pleno de recursos dos equipamentos e campanha interna resultaram na economia de mais de 2 milhões de folhas

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á em 2006, a Nossa Caixa foi uma das primeiras instituições públicas a se beneficiar de um modelo de serviços gerenciados de impressão. A reorganização do parque e, principalmente, nos procedimentos de trabalho resultaram em uma redução, logo no início do projeto, de 40% nos custos. Com o aumento da preocupação com responsabilidade ambiental, a área de TI propôs, no final do ano passado, uma medida simples: usar as duas faces do papel. “Um recurso usado em apenas 5% das impressões passou, em seis meses, a ser adotado em 27,5%”, conta Vilmar Knoth, diretor de TI da Nossa Caixa. Em um total de cerca de 15 milhões de páginas, significa mais de 2 milhões de folhas economizadas. “São 200 pinheiros por mês preservados”, dimensiona o executivo. Knoth destaca que outro resultado do alinhamento de TI com responsabilidade social e ambiental é o esquema de coleta de carcaças e cartuchos de suprimentos. “Temos certificação ISO 14001 (melhores práticas ambientais) e trabalhamos com processos certificados de destinação”, esclarece Rubem Melendez, diretor de gestão de infra-estrutura da CTIS, provedora dos serviços de impressão em todos os sites da Nossa Caixa. Conforme um acordo entre a instituição, o fabricante dos suprimentos e ApaeSP, a Lexmark paga pelas carcaças e repassa os recursos para a entidade. Melendez lembra que, antes de começar o contrato do outsourcing, as agências e escritórios do banco trabalhavam com 5 tecnologias diferentes de

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Vilmar Knoth, da Nossa Caixa

impressoras, de 7 fabricantes e mais de 90% do parque com mais de 5 anos, sem sequer conectividade em rede. Houve então uma consolidação, em 2,3 mil equipamentos, a maioria multifuncional laser monocromáticas. Junto à padronização e racionalização tecnológica, foram implementados sistemas de gerenciamento corporativo e auto-gerenciamento (com extratos por usuário). “Hoje temos controle empresarial da impressão”, define Knoth. Ao mesmo tempo em que tinha metas de redução de custos, a CTIS teve que entrar em conformidade com as políticas de continuidade de negócios da Nossa Caixa, primeira instituição brasileira a obter

a certificação BS 25999. Knoth avalia que os esquemas de alta disponibilidade e contingência acabaram sendo valorizados pelos próprios usuários finais. “Quando centralizamos e implantamos um gerenciamento mais rígido, esperávamos alguma reação negativa”, admite o diretor de TI. “Na prática, houve uma adesão muita boa. E a qualidade e a tranqüilidade em relação ao serviço foram fundamentais para a aceitação da mudança”, observa. “Estou aqui há um ano e nunca ouvi nenhuma reclamação em relação ao serviço, nem às políticas. Os diretores não têm impressoras pessoais; compartilham um equipamento mais eficiente”, menciona.

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PERÍCIA FORENSE Divulgação

Esteganografia: Imagens de Documentos e Segurança Ângelo Volpi e Cínthia Freitas*

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uando o assunto é segurança de imagens de documentos, muitas perguntas surgem e a discussão pode ser bastante complexa. Primeiro, vale ressaltar que são vários os motivos pelos quais necessita-se garantir a integridade e a veracidade de imagens de documentos, imagens estas obtidas por processo de digitalização, podendo ser desde um documento em papel digitalizado até fotografias digitais. A propósito, nestes casos, como o Código de Processo Civil ainda prevê, somente fotos analógicas e com a inclusão dos negativos, torna-se fundamental criar dispositivos para validar as fotos digitais como prova jurídica. Documentos e imagens digitais contêm dados e informações importantes, e muitas vezes sigilosas precisando ser resguardadas de alterações (sejam estas acidentais ou intencionais), fraudes, cópias e uso não autorizado. Assim, técnicas de registro de propriedade da imagem vêm sendo estudadas e desenvolvidas e podem ocorrer de duas formas: visível ou invisível. O registro visível ocorre quando se deseja tornar evidentes, claros e visíveis os direitos de propriedade. O oposto cabe ao registro invisível. Caracterizam-se por registros visíveis as marcas d’água (watermarking) ou uma imagem translúcida que é sobreposta à imagem original, muitas vezes sendo a logomarca da empresa que detém os direitos da imagem original. Este tipo de registro pode ser facilmente visualizado, tal qual um carimbo (ou de maneira análoga, uma marca d’água no papel). Além disto, possui um mecanismo de inserção da marca sobre a imagem original de modo a dificultar a sua remoção. As marcas d’água digitais visíveis são usadas da mesma maneira que as marcas d’água para papel, nas quais a opacidade do papel é alterada por um processo de impressão prévia de um plano de fundo.

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Por outro lado, as marcas d’água invisíveis são uma sobreposição de imagens que não se pode ver, mas que pode ser determinada através de algoritmos de detecção. Existem dois tipos de marcas invisíveis: a marca frágil e a marca robusta. Como o próprio nome diz, a marca frágil pode ser destruída quando a imagem original é manipulada digitalmente. Tais marcas são utilizadas para garantir a autenticidade de uma imagem, bem como, podem garantir a integridade de evidências, baseadas em imagens, em processos judiciais. As marcas robustas são muito resistentes às mutilações provocadas por manipulações, por exemplo, edição, subtração ou adição de informações e alterações nas cores. Podem ser utilizadas em caso de suspeita de desrespeito ao copyright. Tudo isto está relacionado com a necessidade do homem de escrever mensagens cifradas, ou esconder uma mensagem dentro de outra mensagem. Atualmente, o interesse é esconder uma imagem dentro de outra imagem. A esteganografia é a técnica que permite este tipo de operação, garantindo assim a autenticidade de textos, imagens e até mesmo músicas. Esta técnica não é nova, tendo sido utilizada por Heródoto, o pai da Historia. Outros relatos, mostram que os nazistas criaram o que se denomina de microponto, ou seja, o ponto final (.) de uma sentença continha uma imagem reduzida de algo secreto a ser transmitido dentro de uma mensagem aparentemente sem importância (cover message). Atualmente, as mensagem de cobertura podem ser: textos (cover text) , imagens (cover image) ou áudio (cover audio). Esteganografia não é criptografia, é uma forma comunicação. A primeira técnica não torna a mensagem ilegível ou a imagem distorcida ou sem significado, incompreensível. A criptografia pode ser usada para isto. A esteganografia é mais

eficiente, uma vez que os usuários não percebem que a imagem contém este tipo de controle. Quando se aplica a esteganografia a uma imagem, gera-se o que é denominado de estegoimagem. São algoritmos que trabalham com a substituição de determinados elementos da imagem por outros elementos, ou seja, a imagem secreta. Normalmente, os bits de cobertura são considerados os menos significativos (LSB — Least Significant Bits) do objeto de cobertura.. As técnicas de LSB são aplicadas a cada byte. Portanto, os algoritmos selecionam um bit (o menos significativo) em cada byte do pixel para trocálo pelo bit a ser escondido, não gerando alterações visíveis na imagem e ficando assim imperceptíveis ao olho humano. Ou seja, visualmente a imagem parece exatamente igual a original. Dessa forma, recomenda-se cautela ao utilizar imagens de outras pessoas, empresas, sites, etc, pois nunca se sabe se uma outra imagem está inserida com o objetivo de garantir a integridade, a veracidade e, principalmente, a segurança no correto uso da imagem de um documento.

* Cinthia O. de A. Freitas. Doutora em Informática com Ênfase em Análise e Reconhecimento de Documentos Manuscritos *Angelo Volpi. Tabelião em Curitiba, escritor, articulista e consultor. angelo@volpi.not.br

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SEGURANÇA DAS INFORMAÇÕES Joseti Capusso

Ferramentas SIEM: como vivíamos sem elas? Alexandre José*

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ventos de segurança são gerados por inúmeras fontes e dispositivos dentro de uma rede de computadores, incluindo servidores, firewalls, switches, roteadores, intrusion defense systems, entre outros. Devido à grande quantidade de informações existentes nestes ambientes, as equipes responsáveis pelo seu gerenciamento sempre enfrentam problemas na consolidação e, principalmente, na análise dos acontecimentos, o que na verdade é de suma importância na resposta para incidentes de segurança. Outro desafio é o formato em que esses eventos ocorrem. Com conteúdos e cabeçalhos completamente diferentes, cada dispositivo reproduz o comportamento da rede com os dados pertinentes às suas respectivas características de funcionamento, cabendo à equipe de segurança interpretar e tomar decisões a partir dessas informações. Além disso, administrar logs de um determinado dispositivo não é uma tarefa simples, principalmente quando existe um número elevado de equipamentos. Nas redes corporativas de médio porte com aproximadamente dois mil pontos de rede, por exemplo, é usual a identificação de mais de 50 mil logs gerados por minuto. Embora existam alguns institutos que trabalhem para a criação de uma base de conhecimento de segurança uniforme e seguindo o mesmo padrão, ainda assim é muito difícil encontrar uma base de correlação pronta para os vários elementos de uma rede e que resulte em uma análise customizada de mais de 80% dos eventos que acontecem no ambiente. Desta forma, para realizar uma correlação

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automática e acurada dos eventos que resultam em incidentes de segurança nas redes de computadores, é necessário o uso de ferramentas do tipo security information and event manager – SIEM. Esse tipo de arquitetura aumenta a eficiência e habilidade na identificação e gestão dos milhares de acontecimentos de segurança gerados em um ambiente de TI, tanto em médias, como em grandes organizações, pois possuem a capacidade de normalizar, organizar e correlacionar eventos de praticamente qualquer elemento ou dispositivo da rede que possua um IP; o que permite a geração automática de notificações que auxiliam a equipe de resposta a incidentes (CSIRT – Computer Security Incident Response Team) a tomar decisões corretas sobre os vários tipos de incidentes de segurança que podem acontecer em uma rede. O SIEM ainda permite uma gestão do risco simplificada, reduzindo o tempo de elaboração de outros relatórios não menos importantes para as organizações, tais como, os planos de continuidade, plano de impacto dos negócios e o plano de recuperação de desastres. Com recursos limitados e com o crescimento das explorações de vulnerabilidades nas redes corporativas, tal ferramenta é cada vez mais importante para a gestão da segurança da informação, mesmo em organizações que não possuem um SGSI implementado, mas que enfrentam perdas grandes com incidentes de segurança em seus ambientes corporativos. No entanto, embora o SIEM seja um instrumento importante no processo de automação de algumas tarefas da equipe de respostas a incidentes de segurança, não podemos afirmar que com

a sua utilização todos os problemas relacionados à falta de recursos serão extintos. O trabalho do CSIRT continua sendo muito crítico, difícil e minucioso, pois lida com a antecipação de algo novo e muitas vezes imprevisível. Contudo, a implementação dessas ferramentas na prática tem ajudado muitos gestores de segurança, que conseguem, a partir daí, gerar relatórios com uma velocidade 10 vezes maior do que em um cenário sem esta arquitetura. Outro ponto muito importante nos dias atuais é recuperação de ambientes críticos, que fica mais simples quando utilizamos uma ferramenta como o SIEM, que organiza, mensura e quantifica uma base histórica de todo o comportamento da rede. Esta é uma daquelas ferramentas que, após implementada, nos faz pensar: “como vivíamos sem ela?”

* Alexandre José é engenheiro eletricista, com MBA em Gestão de Projetos e atualmente mestrando em Engenharia da Computação com especialização em Redes pelo Instituto de Pesquisas Tecnológicas – IPT (campus USP), sendo também professor da Faculdade de Informática e Administração Paulista – FIAP. Ingressou na área de telecomunicações há 16 anos e desde 2000 compõe a equipe de engenharia da Enterasys Networks do Brasil onde atualmente ocupa o cargo de gerente da engenharia. ajose@enterasys.com.br

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INFOIMAGEM 2008

O MUNDO ECM NA PERSPECTIVA DOS ESPECIALISTAS Evento reuniu nomes do cenário nacional e internacional com o objetivo único de debater o Enterprise Content Managment em todas as peculiaridades que envolvem este importante segmento. Flavio Della Torre

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Infoimagem 2008 aconteceu entre os dias 9 e 11 de setembro, em São Paulo, no Centro de Convenções Frei Caneca, e teve como novidade para esta edição um dia inteiro dedicado a capacitação de profissionais ligados à área de gestão documental. O Curso Internacional foi conduzido pelo especialista da AIIM Bob Larrivee, Director of Educational Services, America, AIIM International, que abordou profundamente o tema Enterprise Content Management - Practitioner Training Program. A temática discorreu de forma a levar aos participantes uma visão mais profunda do ECM, suas tecnologias associadas, voltadas para o completo e eficaz gerenciamento do ciclo de vida de informações, documentos e seus conteúdos. Bob Larrivee é Diretor de Serviços Educacionais da AIIM International e falou com exclusividade para a revista Document Managment sobre sua percepção do mercado brasileiro de ECM. “Estive aqui há 8 anos e percebi que houve um desenvolvimento significativo do mercado brasileiro, tanto do ponto de vista tecnológico quanto do amadurecimento dos projetos que envolvem o ECM e BPM”, comentou. Segundo professor, o nível de interesse do

Exposição do InfoImagem 2008

mercado brasileiro ocorre em função de uma perspectiva de abertura para economia global. “O Brasil dentro do bloco da América Latina, é o que demonstra maior vocação e interesse em estar aderente as práticas econômicas internacionais. Para isso, a tecnologia e às práticas de

ECM são fundamentais e percebo que os profissionais deste mercado estão interessados em preparar suas empresas para esta nova etapa de negócios”, acrescenta Larrivee. Larivee trouxe para o Brasil o primeiro curso da AIIM fora dos Estados Unidos e comentou que

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EVENTOS Flavio Della Torre

em breve poderá apresentar outros níveis deste curso de formação da AIIM, visto que a demanda existe e o interesse dos participantes é grande por uma formação especializada. CONGRESSO Outras conferências, separadas por assuntos, focalizando cases, além de assuntos técnicos e sistêmicos, detalhando as tecnologias e apresentações especiais também fizeram parte da grade temática do Infoimagem. As conferências foram ministradas por usuários das tecnologias e por especialistas nas tecnologias do ECM. Com a consolidação da web como meio de acesso institucional às empresas e a rápida proliferação e mudanças nos conteúdos, aumenta a necessidade de automatizar a atualização e controle, com ferramentas de Gerenciamento de Conteúdo Web (WCM). Este foi o tema desenvolvido por Luiz Flávio Esteves, palestrante do Cenadem e diretor de negócios da 2D. “O WCM funciona como front end do ECM (sistema de gerenciamento de conteúdo empresarial)”, define. A confiabilidade do conteúdo publicado na web é um problema generalizado. Segundo Esteves uma das grandes preocupações é gerenciar a temporalidade dos documentos na web. Outro objetivo da adoção de WCM é dar às equipes de negócios condições de manter o conteúdo, sem depender do pessoal de tecnologia a cada mudança e facilita a integração com sistemas corporativos. Mas e quando se coloca a tecnologia a serviços de práticas ineficientes? A advertência foi feita na apresenta do especialista Tadeu Cruz, professor de Engenharia de Produção na Mackenzie e responsável pelas palestras sobre BPM (business process management) e BPO (business outsourcing management). O professor avalia que os líderes empresariais têm consciência sobre a não conformidade das práticas adotadas em sua empresa com seus objetivos estratégicos. No entanto, grande parte tenta resolver com ajustes nas ferramentas, não nos procedimentos. Segundo Tadeu Cruz, critérios padronizados para definir a descrição dos documentos aumentam a disponibilidade efetiva das informações. Outro tema abordado com a profundidade necessária foi a questão do uso dos metadados para proporcionar buscas mais ágeis e precisas.

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Bob Larrivee da AIIM

“Hoje, há ferramentas de geração automática, que extraem do documento os dados que servirão como metadados.”, explica Daniel Dias. Ele recomenda que a definição de metadados seja antecedida de uma consulta a todas as pessoas que precisam utilizar os documentos e suas informações, para estabelecer critérios de busca aplicáveis a seus contextos. Avaliação de fornecedores, conformidade a novas arquiteturas e padrões são alguns pontos para minimizar riscos e aumentar o retorno de decisão. Carlos Alberto Bassi, falou sobre o uso corporativo de ferramentas de ECM e BPM para disponibilização aos usuários. O consultor e palestrante do Cenadem, em sua palestra sobre Evolução das tecnologias de ECM, ressaltou que grandes companhias estão entrando nesse mercado de forma definitiva e apontou que a tendência é que as ferramentas de ECM tornem-se mais populares e de uso cotidiano das empresas. Bassi também apontou o aumento na utilização de ferramentas colaborativas como blog, wiki e computação comunitária no ambiente de trabalho. “O ponto forte da Enteprise 2.0 (uma alusão à web 2.0, usada para denominar a Internet de conteúdo participativo) é simplificar a colaboração, o compartilhamento e a gestão do conhecimento”, resume Bassi.

O especialista observa que, na comunicação entre as pessoas em nível corporativo, muitas informações e dicas morrem quando acaba esta interação e em um esquema de colaboração em wiki, por exemplo, a informação correta é produzida,validada e ajustada de forma colaborativa, assim como os erros são vistos e esclarecidos imediatamente. Ele lembra que a geração que ingressa hoje no mercado de trabalho se alfabetizou após a disponibilidade da Internet comercial. Portanto, a familiaridade e conforto que têm com as ferramentas de web 2.0 minimiza a necessidade de treinamentos e tem efeitos rápidos na produtividade e motivação. Com o tema Search IOA, Wilton Tamane tratou de problemas típicos de organização das informações. O consultor e articulista da Document Managment também explorou em sua apresentação as novas tendências de intercâmbio entre documentos produzidos por diferentes ferramentas e a tendência de que no futuro haja uma classificação internacional para produção e arquivamento de documentos. ABGD LANÇA SELO DE QUALIDADE Um painel do evento foi dedicado pela ABGD – Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos, para apresentação oficial do selo de Qualidade da entidade. Durante o painel, Alfredo Santoyo, presidente da ABGD, reiterou a proposta da organização, criada para atender às necessidades críticas do mercado como a padronização em processos, fiscalização, apoio às empresas do setor e principalmente para dar garantias de qualidade a área de Gestão de Documentos. “Para reforçar o princípio da padronização e da excelência nos serviços que este selo foi idealizado”, disse Santoyo. A ABGD, congrega hoje nove associadas, entre as mais expressivas empresas do mercado de guarda documental como ArkTec, Interfile, Iron Mountain, Keepers, Metrofile PA Arquivos, Recall, Grupo Store e TCI. João Carmona, diretor da Recall e da ABGD, fez a apresenta��ão do Selo.”Na visão da entidade, tanto os produtos quanto os serviços prestados pelas empresas que fazem parte deste mercado precisam estar aderentes às exigências dos clientes que estão sempre em busca de melhorias e incrementos”, disse . “A introdução do Selo de Qualidade visa contribuir para a propagação das Melhores Práticas, melhoria dos processos de ges-

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Alfredo Santoyo da ABGD

tão de documentos e principalmente fortalecer as empresas que fazem parte deste segmento, entre outras diretrizes propostas pela ABGD”, afirma Carmona. Para atingir o padrão de qualidade exigido pela ABGD e obter a certificação, a empresa associada deverá passar por auditorias prévias e inspeções bienais da empresa de certificação Bureau

Veritas e evidenciar o cumprimento dos requisitos de infra-estrutura necessários para a prestação dos serviços básicos de guarda de documentos e seus processos. A evidência de atendimento aos requisitos será na sua maioria de natureza documental (físicos, e/ou digitais). O selo é um “atestado” de que a empresa certificada opera com o mais elevado grau de pro-

Na hora de escolher uma empresa de gestão da informação, experiência e flexibilidade contam muito. Com uma infra-estrutura moderna e em constante atualização, mais de 20 anos de experiência e atendendo mais de 1.500 clientes nas principais cidades do Brasil com 14 unidades, 18.000.000 (dezoito milhões) de caixas armazenadas e 2 100.000 m de área própria, a METROFILE continua sendo a melhor opção para armazenamento de document os e gerenciament o de informaçõe s. Acesse e conheça todos os nossos serviços, incluindo o conceito inovador de Business Process Outsourcing (BPO). Você e sua empresa têm muito a ganhar. Afinal, gestão da informação é nosso negócio e na METROFILE sua empresa terá um lugar privilegiado.

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Gestão da Informação

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IBM FÓRUM TEM SUA SEGUNDA EDIÇÃO

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conteceu em São Paulo, a segunda edição do IBM Fórum. O tema deste ano foi “A Empresa do Futuro”, questão abordada no Estudo Global de CEOs 2008 da IBM, que ajuda a esclarecer o futuro do mundo corporativo. A empresa realizou entrevistas com mais de 1.000 líderes de empresas e este estudo forneceu novas perspectivas sobre temas estratégicos como a integração global, novos perfis de clientes e inovação do modelo de negócio. Como na 1ª edição, a agenda deste ano foi montada por um comitê de pesquisadores de mercado, acadêmicos e jornalistas. O keynote speaker deste ano foi Tom Kelley, gerente geral da IDEO, empresa de design e desenvolvimento de produtos que criou o mouse da Apple, a câmara instantânea I-Zone, o Palm V e outros produtos de vanguarda. A IDEO foi eleita este ano, pela Fast Company, uma das 50 empresas mais inovadoras do mundo e em sua palestra abordou o tema “As Dez Faces da Inovação”. Outros executivos como Adam Klaber, Gerente Geral de Consultoria & SOA da IBM; Stanley Litow, vice-presidente mundial de Cidadania Corporativa da IBM; Mark Hennessy, Vice-Presidente Global e CIO da IBM; Willy Chiu, Vice Presidente High Performance On Demand Solutions da IBM, e Jean Paul Jacob, Pesquisador Emérito da IBM, também foram palestrantes do evento. Além das palestras o IBM Fórum também foi palco para o lançamento do Concerto de Idéias, uma parceria da IBM com a Softex – Associação para Promoção da Excelência do Software Brasileiro que rodariá na plataforma IBM Idea factory. O objetivo é gerar idéias para o planejamento estratégico da excelência de software para o Brasil de 2009 e 2010. O planejamento final será submetido pela diretoria da Softex ao seu Conselho de Administração, que, uma vez aprovado, o remeterá ao governo brasileiro como proposta de adoção. A IBM Idea Factory é uma solução de rede social e de colaboração de Web 2.0 e será a plataforma virtual da Softex para que 1500 fornecedores de software independentes e outras comunidades de TI no Brasil possam participar , durante o evento da entidade que ocorrerá entre os dias 4 e 6 de novembro próximo.

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PRINT CONCEPT 2008 TRAZ CEO DA LEXMARK AO BRASIL

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om o objetivo de tratar de forma abrangente o tema sustentabilidade, Paul Curlander, CEO da Lexmark International, esteve no ao Brasil durante a realização do Pint Print Concept 2008. O evento organizado pela Lexmark anualmente reúne usuários e revendas da marca de todo o país, para uma discussão ampla sobre novidades tecnológicas e a visão do mercado sobre as iniciativas da empresa nas áreas sociais e ambientais. O Print Concept também serviu como um fórum para o debate sobre o aproveitamento das oportunidades da tecnologia para que o consumo e o trabalho sejam mais racionais e responsáveis. Na agenda houve também um debate com personalidades como Oded Grajw, presidente do Instituto Ethos; Gilberto Dimenstein, coordenador do programa Pacto da Criança; Cristiana Lobo, jornalista de política; e Eduardo Gianetti, economista e professor do Ibmec. A partir de tecnologias maduras e projetos efetivamente em produção, os desenvolvedores de soluções mostraram como algumas empresas conseguiram convergir três objetivos: ganhos de eficiência; redução de custos; e menor consumo de recursos naturais. Além das melhorias tecnológicas e ações referentes a uso de papel, energia, nos processos industriais e na coleta de resíduos. Curlander destacou as mudanças comportamentais e culturais nas companhias mais inovadoras em responsabilidade social e ambiental. Dirigido a um público especializado, os BSPs (business solution partners) que participaram do PrintConcept 2008 focaram suas apresentações em soluções completas em processos como gestão de documentos, digitalização, SLA, e colaboração. No total de emissões de carbono relacionadas à impressão (doméstica ou empresarial), o uso de papel corresponde a 80%. Nesse sentido a Lexmark foi pioneira em oferecer soluções de racionalização, desde os grandes projetos corporativos de Serviços Gerenciados de Impressão aos utilitários que ajudam o usuário a economizar na impressão de conteúdo da web. Segundo Curlander, a Lexmark acredita que seus clientes podem gastar menos e fazer o melhor, se estiverem dispostos a se adpatar às novas necessidades da economia e do planeta. Pelo fato de ter antecipado a prioridade que a questão ambiental ganhou no mundo corpora-

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EVENTOS

Paul Curlander, CEO da Lexmark

tivo, a Lexmark International, por mérito de seus grandes clientes, vem acumulando experiência em projetos que atendem simultaneamente a requisitos das áreas de TI, financeiro, segurança, RH e relacionamento, além de ganhos ambientais colaterais. Por exemplo, ao criar sistemas de digitalização, circulação e entrega de documentos, a empresa evita multiplicação de cópias, deslocamentos de motoboys, o negócio é feito mais rápido e o cliente tem um atendimento de melhor qualidade. Além das melhorias tecnológicas dos equipamentos e das soluções de racionalização, os altos executivos da Lexmark estarão disponíveis para explicar sobre processos industriais, coleta de resíduos e outras ações corporativas. Também serão destacadas as iniciativas de responsabilidade social, uma prioridade da Lexmark International em todos os mercados em que atua. Além disso, a empresa anunciou uma parceria com Caixa Econômica Federal e a ONG Moradia e Cidadania, que faz da coleta de carcaças e cartuchos como fonte de recursos para programas de educação, emprego e geração de renda para comunidades e cidadãos que precisam de assistência. “Os acionistas, dirigentes, funcionários e parceiros da Lexmark querem compartilhar nossa experiência e aprender com outros fornecedores, clientes e mesmo com os competidores. As empresas e consumidores, por sua vez, consideram cada vez mais a questão de sustentabilidade em suas decisões de compra e precisam de informações sobre os compromissos e práticas ambientais de seus fornecedores”, esclareceu Carlos Bretos, diretor geral da Lexmark Brasil.

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primeiro encontro preparatório para o 6º CertForum aconteceu no último dia 14 de agosto no Hotel Renaissance, em São Paulo, e pode ser considerado uma mostra temática para a edição de Brasília, agendada para os dias 4, 5 e 6 de novembro. A abertura do encontro foi feita pelo diretor-presidente do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), Renato Martini e pelo presidente da pela Câmara Brasileira de Comércio Eletrônico (Câmara-e.net), responsável pela organização, Manoel Mattos. Na platéia, empresários, especialistas, acadêmicos, fornecedores de soluções de hardware e software acompanharam as palestras sobre os usos e benefícios proporcionados pela certificação e pelas novas tecnologias. “O Fórum facilita trocas de experiências, compartilhamento de conhecimento, realização de negócios e debates sobre o futuro da certificação digital”, explicou o diretor-presidente do ITI. Para Martini, o foco do CertForum não é teórico,

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mas prático Daí as várias palestras com apresentação de cases práticos do uso da certificação digital pelo mundo corporativo e também por órgãos públicos, como foi o caso da Assembléia Legislativa do Estado de São Paulo. Entre os vários cases apresentados um exemplo foi do Legislativo paulista, o primeiro a adotar a ferramenta que traz segurança, confiabilidade, integridade e agilidade na tramitação de processos na Assembléia. A previsão é deixar a ferramenta disponível em breve para os 94 deputados, chefes de gabinete e diretores da área administrativa e como resultado prático desta adoção a Assembléia Legislativa conseguiu reduzir em três toneladas o consumo de papel.“A experiência de sucesso do evento em São Paulo foi evidenciada pela apresentação de tantos cases de sucesso potencializando o uso da Certificação Digital como insumo para o avanço rumo à desmaterialização dos processos de negócios em várias áreas”, disse Manoel Mattos.

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CERTFÓRUM TEM PRÉVIA DO ENCONTRO EM SÃO PAULO

Renato Martini do ITI

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Eixos Temáticos A arquivologia conteporânea: métodos, objetos e dimensões teóricas; A arquivologia e suas relações com outros campos do conhecimento ( seja nas práticas profissionais ou na produção do saber arquivístico ) Ementa: A arquivlogia como território interdisciplinar. A arquivologia e as ligações que podem contribuir para o seu desenvolvimento. Os pontos de união com as outras áreas com as quais se relaciona e/ ou faz fronteira, a compreensão dessas relações, os pontos de convergência e divergência e as disciplinas que favorecem os estudos arquivísticos e são favorecidas por eles. A arquivologia e o seu próprio território. A relação entre as partes do todo. O fortalecimento e o desenvolvimento da arquivologia. Reflexões sobre a área e as questões referentes ao seu objeto de estudo, considerando as suas especificidades. Inscrições no site www.enara.org.br Para adquirir cotas de patrocínio envie e-mail para patrocinioscna@enara.org.br

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Flavio Della Torre

MERCADO Últimos lançamentos da Laserfiche Scanner de produção é destaque da Canon A Novatec Corporation anunciou o lan-

çamento da Laserfiche: a plataforma Laserfiche 8, com novos recursos e mais facilidades para integração, e a solução AvanteBrasil, uma versão compacta do sistema Laserfiche Rio. “Específicas para a prática de gestão documental otimizada, estes dois lançamentos são direcionadas para empresas de diferentes tamanhos e segmentos econômicos”, afirma Laudemir Rodrigues Valente, diretor presidente da Novateccorp. O Laserfiche 8, além de integrar recursos personalizados para captura, gerenciamento e distribuição de documentos, é de Laudemir Rodrigues Valente, fácil operacão. Com uma arquitetura aberta, diretor presidente da Novateccorp. ajusta-se a ambientes de rede e também acomoda facilmente um número crescente de usuários, além de suportar as plataformas de base de dados Microsoft e Oracle. Já a solução Laserfiche AvanteBrasil é uma versão compacta da Laserfiche Rio e reúne ferramentas para gestão de documentos, com destaque para os módulos workflow, que proporciona um aumento na produtividade, e Web Access, que permite que todo o conteúdo digitalizado seja acessado remotamente por profissionais devidamente autorizados. www.novateccorp.com.

ATP apresenta solução para o fluxo de financiamento Divulgação

A ATP apresentou uma solução inovadora para compra e financiamento de veículos com o uso de seu produto Imagon Flash. Em poucos minutos o comprador pode preencher seus dados com a caneta digital Imagon Flash, informações que automaticamente são convertidas em arquivo Doc. Com um telefone celular integrado à solução, os documentos necessários para a aprovação (RG, CPF, comprovante de endereço) são fotografados e essas imagens são anexadas às informações do arquivo e enviadas on line para a análise de crédito. Todo o processo é realizado por validação de imagem digital, sendo que em poucos minutos o financiamento pode ser aprovado, o contrato de compra é impresso, inclusive com uma foto do veículo escolhido, com redução de custo operacional da instituição financeira, de tempo, papéis e burocracia. O financiamento é aprovado de acordo com as regras de liberação de crédito da empresa e esse novo processo será possível a partir do momento em que as financiadoras aderirem ao sistema da ATP A ATP é a maior instituição não bancária de processamento de documentos do país. A empresa processa mensalmente 43 milhões de documentos, o que representa aproximadamente 40% do volume bancário total do país. Os documentos são processados em seus 20 Centros Regionais de Processamentos e Negócios instalados em várias cidades brasileiras. www.atp.com.br

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A Canon, empresa japonesa especializada no desenvolvimento de tecnologias de gerenciamento de documentos e de imagem, apresentou recentemente o scanner de produção imageFORMULA DR-X10C, cuja principal característica é a alta velocidade de digitalização de documentos - até 100 páginas por minuto (ppm) e 200 imagens por minuto (ipm). “O imageFORMULA DR-X10C foi desenvolvido para empresas com alto fluxo de informações e demanda por digitalização. As inovações em suas funções e a alta velocidade atendem a todos os padrões de qualidade e produtividade”, destaca Itajubá Marques. Segundo o especialista de produtos da Canon do Brasil, o novo scanner possui ciclo diário de 60 mil digitalizações, mantendo a mais alta velocidade e com resolução de até 600 dpi ópticos. Conta com alimentador automático para 500 folhas, além de funções como detecção de alimentação dupla, detecção de grampos e detecção automática de cor. www.canon.com

Protocolo Digital com validade jurídica A SafeNet e a BRy Tecnologia disponibilizam uma importante solução para aplicação da certificação digital em diferentes segmentos: o sistema PDDE (Protocoladora Digital de Documentos Eletrônicos), solução “plug-and-play” da BRy, que integrada com o HSM (Hardware Criptográfico) da SafeNet permite assinar e datar documentos eletrônicos com validade jurídica. Com este recurso, a solução torna-se capaz de proteger com segurança as chaves privadas de assinatura do emitente. “Isso faz com que o processo de certificação digital se torne ainda mais seguro, já que os HSMs impossibilitam qualquer tipo de alteração nos documentos eletrônicos assinados ou datados pela PDDE”, explica Paulo Vianna, gerente de novos negócios da SafeNet. Com esta integração tecnológica, a solução da BRy agiliza os procedimentos de envio de documentos obedecendo a rigorosos critérios de segurança de empresas e órgãos públicos. Uma das principais preocupações da substituição dos documentos em papel pelo eletrônico é a segurança. O método possibilita a substituição do papel por um arquivo digital com a garantia de segurança do conteúdo e de sua tramitação,conforme explica o diretor da BRY, Marcelo Brocardo. A Protocoladora Digital de Documentos Eletrônicos da BRy já é utilizada pelos Tribunais de Justiça de São Paulo, Santa Catarina, Mato Grosso do Sul e Amazonas e pelos Tribunais Regionais do Trabalho em Santa Catarina, Mato Grosso e Rio Grande do Sul. http://br.safenet-inc.com e www.bry. com.br.

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Racks CommScope

Scansystem lança scanner portátil

A CommScope Enterprise Solutions, especializada em soluções de infra-estrutura, apresenta sua nova linha de racks para ambiente de datacenter. Com três tipos básicos, sendo dois fechados e um aberto, a fabricante oferece variações de tamanhos e acessórios para atender as necessidades dos clientes. Os racks abertos para cabeamento são uma evolução da linha, seguindo o conceito estético de conexão em bloco Visipatch 360, que substitui o uso de patch painel em categoria 6a. Com capacidade para 500kg ou 1000kg de carga, possui acessórios de gerenciamento de cabos em plástico injetado para não destrançar os cabos UTP. Já os racks fechados específicos para servidores suportam até uma tonelada e têm portas com grande área de passagem superando até a norma TIA 942. Por sua vez, os racks fechados para cabeamento suportam até 500 kg de carga e apresentam equipamentos ativos de rede com gerenciamento de cabos internos em 600 mm e 800 mm de largura. www.commscope.com

A Scansystem, empresa distribuidora e revendedora de equipamentos e suprimentos para gestão documental acaba de incorporar ao seu portfólio o scanner portátil Sceye. O Sceye tem como principal característica a integração da câmera digital, que arquiva qualquer documento colocado na área de captura. Digitaliza documentos no formato A4 com qualidade de 300 dpi e no formato A3 com 200 dpi a uma velocidade de uma folha por segundo. Por ser leve e compacto o novo modelo da Scansystem pode ser transportado facilmente e opera em pequenos espaços. O aparelho é bastante compacto e fácil de usar - digitaliza e arquiva documentos a partir de um clique - e apresenta as seguintes medidas: 28,8 cm de altura (fechado), 48 cm de largura (aberto), 11,5 cm de base e pesa 790 gramas. “O lançamento do Sceye vem inaugurar uma nova fase para o scanners portáteis, que tendem a se tornar cada vez mais compactos, funcionais e de alta performance”, afirma Ricardo Monteiro, diretor da Scansystem. www.scansystem.com.br.

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MERCADO Symmetry apresenta nova geração do GigaStor

“O Portal Nacional de Procurações Eletrônicas (PNPE) é a novidade que a QualiSoft está disponibilizando ao público com o objetivo de facilitar a criação, administração e consultas de Procurações Eletrônicas de forma segura, utilizando assinatura digital”, conta Waldemar Fellipe, diretor da Qualisoft. Como elemento inovador, o PNPE disponibiliza a Procuração Eletrônica, desenvolvida para criação, administração e Waldemar Fellipe, diretor da Qualisoft consulta de procurações, por meio eletrônico, aproveitandose das vantagens da certificação digital e das garantias legais existentes, com objetivo de agilizar o processo de formalização das transações eletrônicas. Totalmente desenvolvido para o ambiente web, o portal permite ainda o controle de poderes, o que possibilita verificar, de forma automatizada e no ato de cada assinatura, se a pessoa que assinou um determinado contrato tem poderes para tal.Para facilitar, existem templates que podem ser usados www.qualisoft.com.br

A Symmetry, integradora especializada em backup e análise e monitoramento de rede, está apresentando ao mercado a nova versão do GigaStor. Com capacidade de 288 terabites, a edição SAS chega para atender às corporações que necessitam armazenar e monitorar dados em redes com tráfego intenso. O GigaStor SAS é hoje a maior plataforma de análise retrospectiva de redes, permitindo guardar e capturar pacotes para investigações posteriores. Isso tanto para os casos de troubleshoot como de auditoria forense, uma vez que é possível reconstruir falhas ou ataques com precisão, conforme explica o diretor da integradora, Jacob Feldman. O sistema também facilita a localização de dados específicos, que é um dos principais problemas das corporações depois que as informações são armazenadas. O novo modelo ainda atende às empresas que precisam de um tempo de retenção maior. A linha é fabricada pela Networks Instruments e distribuída no Brasil com exclusividade pela integradora. www.symmetry.com.br

Itautec apresenta MDI O MDI (Multidepósito por Imagem) é uma solução completa desenvolvida pela Itautec para dar mais agilidade ao processo de compensação de cheques. É composta de um scanner que se integra ao ATM ou terminal caixa do atendente e um software que depois de transformar o cheque em imagem, identifica e valida os principais dados (valor, banda magnética, CPF/CNPJ, data, assinatura), automatizando o processo de compensação. O MDI traz ao banco benefícios como: maior agilidade no atendimento a clientes, diminuição de filas e, especialmente, redução de tempo e esforço empregado na tarefa de compensação de cheques, pela automação de grande parte desse processo. A redução do tempo vem principalmente da eliminação de grande parte da digitação de informações de cheques a serem compensados. Como grande parte das informações é reconhecida automaticamente, ao pessoal do banco resta apenas a tarefa de confirmar ou não transações nas quais sejam identificadas divergências. Isso minimiza sensivelmente o trabalho operacional, reduzindo o tempo e esforço gasto na tarefa de compensação de cheques. Para esse reconhecimento, usa tecnologia de extração de dados OCR (Optical Character Recognition) e ICR (Intelligent Character Recognition). A solução é composta por módulos que atuam em diversos pontos no que se refere a serviços ligados às atividades de depósito de cheques: depósitos nos terminais de auto-atendimento pelo próprio cliente, operações realizadas no caixa das agências e operações realizadas no back-office. Conta com funcionalidades nas esferas operacional, administrativa e de gestão. www.itautec.com.br

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Portal para Procurações Eletrônicas

Tecnoset agrega Websense E-mail Security A Websense, empresa de segurança da informação com 70% do mercado mundial de controle do acesso à Internet (solução Websense Web Security), traz agora para o serviço de e-mail segurança e produtividade com a ferramenta Websense E-mail Security. No Brasil, a Tecnoset – integradora de TI que atua com impressão, segurança digital e networking – é uma das poucas parceiras certificadas para a oferta da solução junto às empresas nacionais. Além de ter preparado a equipe comercial e certificados técnicos para pré e pós-venda, a Tecnoset passou a utilizar o Websense E-mail Security em seu próprio site. A opção por incluir esta nova ferramenta no portfólio da Tecnoset levou em conta a estratégia desta divisão de negócio da empresa: a de ter um portfólio abrangente na área de segurança digital, com soluções para detecção e prevenção de intrusões, firewall, acesso seguro à web e, claro, segurança de ferramentas de e-mail. “Para que seja eficiente, a solução precisa ser ajustada corretamente aos parâmetros dos vários tipos de filtros que compõem a solução, adequando-a para atender às necessidades de cada tipo de empresa”, explica Vitório Urashima, especialista em segurança digital da Tecnoset. O modelo comercial da Tecnoset para esta solução inclui não apenas a venda e integração da ferramenta como também a opção de contratação como serviço na versão hosted. Neste caso, a solução fica dentro de data-centers e os emails dos clientes são direcionados primeiro para a Websense, filtrados e depois entregues já limpos para o cliente. www.tecnoset.com.br

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Gerenciamento de conteúdo 100% web 

Samsung anuncia novos Discos Sólidos de Memória

A Datasul, multinacional brasileira de softwares de gestão empresarial integrada, apresenta sua nova solução Datasul By You ECM (Enterprise Content Management),. A solução é responsável pela integração de processos (estruturados e não-estruturados), documentos, gerenciamento e distribuição das informações que também pode ser acessado em qualquer lugar do mundo, via internet. A nova geração da solução baseia-se em conceitos modernos de desenvolvimento de software focados na facilidade de uso, que permitem ao usuário um ganho de produtividade. A Datasul é uma multinacional brasileira, pioneira no desenvolvimento e comercialização de soluções integradas de softwares, com 30 anos de presença de mercado e líder entre as fornecedoras nacionais de sistemas completos para o segmento de empresas de grande e médio porte, com 18,7% de participação neste mercado. O portfólio da Datasul é composto por ERP (Enterprise Resource Planning), soluções para HCM (Human Capital Management), BI (Business Intelligence), ECM (Enterprise Content Management), B2B (Business to Business), CRM (Customer Relationship Management) e e-Learning. Estas ofertas são representadas por duas famílias de produtos: Datasul By You (ERP e soluções complementares integradas) e Datasul So, fit (soluções na plataforma SaaS on demand). A companhia conta com a parceria tecnológica dos principais players mundiais: Adobe, IBM, Microsoft, Progress e Salesforce. www.datasul.com.br

A Samsung Electronics, líder mundial em tecnologia para semicondutores, anunciou hoje o lançamento de uma linha de Discos Sólidos de Memória (SSD) de baixa densidade, alta-performance e 30% menores que os modelos de 2,5 polegadas. Disponíveis nas capacidades de 8GB, 16GB e 32GB, os novos SSDs passarão a ser produzidos a partir do próximo mês e devem atender a crescente demanda do mercado por PCs de baixo-custo. Os novos Discos Sólidos de Memória usam chips de controle flash MLC (multi-level cell), a mesma tecnologia utilizada pelo já lançado SSD de 128GB da Samsung. Todos os modelos terão capacidade de leitura de 90MB/s. A capacidade de escrita será de 70MB/s para o de 32GB; 45MB/s para o de 16GB; e 25MB/s para o de 8GB. www.samsung.com

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Reciclagem

Coleta

Perfil. 30 anos, mais de 78.000 clientes no mundo, 1.500 no Brasil. Classificação, digitalização, identificação, armazenamento e descarte de documentos e dados. Exclusividades. Única no Brasil a utilizar RFID - Radio Frequency Identification no gerenciamento, inventário e recuperação de informações. SDS - Serviço de Destruição Segura. Fornecimento e retirada programada de coletores para eliminação de documentos e mídias. Destruição certificada. Reciclagem do material remanescente.

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Ambiente de Destruição Segura

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Certificado de Destruição Recall

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Certificado de Destruição

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PERSONALIDADES

ricardo tHeil

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cesar andrade

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amÍlcar amarelo

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Joseti Capusso

, como é conhecido Antonio Cesar Ferreira de Andrade, tem 50 anos e é natural de Piracicaba, interior de São Paulo. Sua atividade profissional começa com a sua formação acadêmica como engenheiro civil, na Escola de Engenharia de Piracicaba em 1983, seguido de duas pós-graduações na área de tecnologia da informação, tendo desenvolvido várias aplicações de GED e participado de inúmeros projetos voltados ao segmento. Atua na área de tecnologia da informação desde 1985, quando foi contratado pela Metropolitan Transports para gerenciar a área de tecnologia das empresas do Grupo, sendo que uma delas era a Metrofile Gerenciamento e Logística de Documentos, onde desenvolveu soluções voltadas inicialmente à gestão documental física (DM), e a partir de 1996, ao GED e ao DI (Document Imaging). Criou a área de serviços digitais na Metrofile, voltada a oferecer soluções sob medida aos clientes da empresa. Em 2001 aceitou proposta de trabalho no exterior (Köln - Alemanha), onde, atuando como arquiteto de soluções, pôde participar de grandes projetos de desenvolvimento de soluções de GED/ECM em ambiente WEB. Voltando ao Brasil, trabalhou em projetos de desenvolvimento de sistemas e projetos específicos de ECM para a Metrofile como consultor. Atualmente atua como Diretor de Tecnologia, Alianças e Soluções na Metrofile Brasil. Participou diretamente em projetos que resultaram mais de 100 milhões de imagens documentais produzidas para diversos clientes, e da gestão da armazenagem de dezenas de milhões de documentos físicos, nos últimos anos. Participou de mais de 650 projetos e anteprojetos técnicos de GED/ECM em empresas dos mais variados portes e segmentos de mercado. Durante toda carreira, criou e aplicou na Metrofile metodologias novas, assim como melhores práticas e tendências internacionais obtidas em inúmeros eventos internacionais dos quais participou como da AIIM e PRISM. Membro da comissão técnica da ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gestão Documental) está envolvido diretamente na criação do selo de qualidade ABGD para empresas deste segmento de guarda documental. cesar.andrade@metrofile.com.br

Divulgação

atua hoje como diretor de Assuntos Corporativos da Comprova.com empresa de comprovação legal de transações eletrônicas e de certificação digital do Brasil. Palestrante convidado do ITA/CTA, IBMEC/SP, FASP (MBA-TI), ITI, ABDI, ABECS, AASP, ESA OAB/SP e outras. Consultor e membro convidado de grupos de trabalho do Governo Federal. É fundador e ex-vice-presidente da ISSA-Capitulo Brasil/SP; é sócio-fundador da Câmara Brasileira de Comércio Eletrônico (Câmara-e.net) onde foi vice-presidente, coordenador do Comitê de Segurança da Informação e de Certificação Digital e membro do Movimento Internet Segura. Também atuou como Presidente do Comitê de e-Business, fundador e membro do GETIC (Grupo Executivo de Tecnologia da Informação e Comunicação) e um dos responsáveis pelo projeto de certificação digital da Câmara Americana de Comercio (AMCHAM-SP). Foi, também, vice-presidente do Conselho de Comércio Eletrônico Federação do Comércio do Estado de São Paulo (Fecomercio-SP). É membro da ISACA São Paulo Chapter e Coordenador do GT16 Information Security for Critical Infrastructure do CB21 da ABNT. Pode ser considerado um precursor na introdução da Investigação de Crimes Digitais e um dos pioneiros em Certificação Digital no Brasil. É especialista em TIC (Tecnologia da Informação e Comunicação) e Risco Digital com ênfase em CyberForensics (Digital Evidence and Computer Forensics) e Cell-Fone Forensics, Dissuasão a Sabotagem Digital, Ciber-Terrorismo e Certificação Digital. rtheil@comprova.com

om o intuito estar atentos ás modernidades e novidades tecnológicas que o segmento de gestão documental tem a nos oferecer é imprescindível falar daqueles que fazem desse mercado o que ele é hoje. Por isso, a Seção Personalidades trará aqui os profissionais que estão contribuindo para o desenvolvimento do mercado de ECM no Brasil, mostrando sua trajetória e seus principais feitos. Se você quiser participar ou indicar algum nome para fazer parte desta Seção envie-nos um contato para o email: susana@ editoraguia.com.br, pois teremos imenso prazer em tê-los em nossas páginas.

, 72 anos, nascido em Guarda – Portugal, formou-se em Administração de Empresas e Ciências Contábeis e atuou em empresas como: Kibon, Texas Instruments, Stowe-Woodward e Bendix, entre outras. Como sempre atuou nas áreas de Controladoria e Financeira na região de Campinas, percebeu ao longo dos anos a grande necessidade que as empresas têm em gerenciar seus arquivos e, principalmente, de contar com prestadores de serviços que realizem esta guarda de forma estruturada. E assim, em 1994, fundou a Archivum já com um armazém próprio para atuar na guarda e gerenciamento de arquivos, bem como na digitalização de documentos. Um fato marcante foi a abertura da primeira filial da Archivum em Taboão Da Serra-SP (1999) quando do fechamento do contrato com o Grupo Telefonica. Foram migradas na época de mais de 80.000 caixas espalhadas por todo o Estado de São Paulo. Esta nova unidade consolidou definitivamente a Archivum como uma das principais empresas do segmento.amilcar@archivum.com.br

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A melhor informação para empresas em fase de crescimento.

Francisco Guedes Paiva

Flavio Della Torre

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há 36 anos, iniciou uma empresa para a então emergente tecnologia de microfilmagem que ganhava impulso no Brasil. Desde então a Micro Métodos, fundada em 1972, tornou-se o principal foco da carreira deste profissional. Ele participou dos principais eventos ligados à área de gestão documental no Brasil, sempre defendendo uma postura de compromisso e adequação às expectativas do mercado. Foi ele quem primeiro desenvolveu os serviços de microfilmagem para prontuários médicos hospitalares em São Paulo e ampliou os serviços de seu negócio para universidades, cartórios e empresas de engenharia numa época quando poucas empresas atendiam estes segmentos. Com suas representadas, a Kodak e a Fujitsu, hoje a empresa de Francisco Paiva oferece produtos e serviços de microfilmagem e digitalização, seguindo as mais recentes tendências do segmento. Sua contribuição vem de sua dedicação e trabalho em todos estes anos para a evolução contínua das tecnologias ligadas a à preservação e gestão documental.fpaiva@micrometodos.com.br

Joseti Capusso

Wilton Tamane

é um dos nomes mais conhecidos no mercado brasileiro de Imaging. Hoje com 51 anos e natural de Rinópolis, atua como consultor na cidade de São Paulo, onde se fixou desde a década de 70. Sua formação como técnico em Eletrônica Industrial e Administração de Empresas com ênfase em sistemas de informação, ajudou-o a estruturar uma carreira sólida em várias empresas da área como: a Kodak onde atuou como representante técnico, líder de equipe e instrutor de microfilmagem; Microdak, também na área de microfilmagem; na Iron Mountain como diretor de operações; e na Linker, empresa própria da área de consultoria. Além das atividades profissionais ligadas às empresas do mercado, Tamane também atuou como consultor para o mercado de scanner da Fujitsu do Brasil, na revenda de scanners de documentos na DPI3; consultor da TIS - Top Image Systems; consultor de Projetos e Negócios da Prodimage e instrutor e palestrante em cursos e eventos Cenadem. Segundo ele, sua contribuição ao segmento de gestão documental vem da iniciativa de compartilhar toda a experiência prática adquirida - atuando diretamente na operação, digitalização, comercialização e projetos de imaging - na implantação de soluções de Document Imaging, seja como consultor, instrutor ou através da revenda. wiltontamane@gmail.com

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PRECISANDO EXPANDIR OS SEUS NEGÓCIOS? FALE COM A GENTE. www.docmanagement.com.brDocument Management 57 Tel: 55-11-3392-4111 28.09.08 23:13:16


MUNDO ECM Nesta seção, os leitores da Revista Document Management poderão encontrar definições de termos comumente utilizados tanto por técnicos quanto por especialistas, no seu dia-a-dia de trabalho, em conversas e apresentações, ou ainda, encontrados em livros, sites, blogs etc. Para ampliar conhecimentos, o consultor e professor Walter Koch escolheu alguns termos para proporcionar a formação e aumentar o conhecimento dos profissionais que fazem parte do mercado.

TIFF

Este formato, normatizado pela ISO através do padrão ISO 12639, pode conter imagens monocromáticas (preto e branco), tons de cinza e coloridas. Este formato de arquivo pode conter uma imagem somente (single-page) ou múltiplas páginas (multi-page), dependendo da forma

como foi gerado. Para a compressão das imagens contidas em um arquivo TIFF podem ser utilizados os seguintes algoritmos de compressão: JPEG – utilizado para imagens em tons de cinza e coloridas. Este algoritmo de compressão é padronizado e possui uma norma definindo-o (ISO 10918-1); LZ77 – também conhecido como LZW, utilizado para imagens em tons de cinza e coloridas; Huffman – mais popularmente conhecido como CCITT grupo 3 e MMR para o grupo 4.

Fonte: www.imageware.com.br

Tag Image File Format – Os arquivos no formato TIFF basicamente possuem duas partes: • Cabeçalho do arquivo; • Arquivos com imagens. Estes arquivos estão divididos em: • Descritor da imagem com informações como a resolução, tamanho, tipo e compressão utilizada; • Imagem propriamente dita.

Quando alguém se referencia a TIFF 3, na verdade está querendo dizer que a imagem está contida em um arquivo TIFF e comprimida com o algoritmo Huffman (CCITT G3)

Fonte: www.imageware.com.br

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O SUCESSO NOS NEGÓCIOS DEPENDE DE BONS RELACIONAMENTOS

Soluções i-Partner A i-Partner é uma empresa especializada em soluções de alta tecnologia para gestão de negócios, com foco em portais B2B, B2C, e-commerce, e-Learning, CRMCustomer Relationship Management, BI, Workflow e ITIL, sempre baseados na Plataforma Web e Mobile. Com know-how adquirido ao longo de vários anos, a i-Partner atua também como Consultoria para o Desenvolvimento de Sistemas, agregando sua experiência de desenvolvedor de soluções específicas, possibilitando assim uma implementação rápida e segura através de nossa fábrica de software. Nossas soluções contribuem para a melhoria contínua dos processos de nossos CLIENTES, fortalecendo seus relacionamentos de negócios e tornando-os cada vez mais competitivos no mercado.

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OASIS CRM WEB Gestão de relacionamento com clientes

OASIS MOBILE Aplicações para celular, pda’s e smartphone

OASIS WORKFLOW WEB Gestão de processos

OASIS FÁBRICA Desenvolvimento de Sistemas Específicos

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PROCESSOS DE NEGÓCIO Joseti Capusso

SOBRE BPO E KPO Última parte Tadeu Cruz*

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eja Business Process Outsourcing – BPO, seja Knowledge Process Outsourcing – KPO, o fundamental é que contratante, quem terceiriza, e contratado, quem assume a terceirização, saibam exatamente o que um espera do outro, pois contratos de BPO e KPO são como contratos de casamento: devem durar muito e as relações devem ser sempre harmoniosas. Do contrário, as separações são sempre dolorosas, especialmente em termos financeiros. Pelo menos no que diz respeito a BPO, ao fazer a terceirização, uma empresa busca a “...imperiosa necessidade de cortar custos...”. Todo o resto é importante, mas vem depois. Aliás, nos primórdios, a terceirização visava apenas e tão somente a redução “selvagem” de custos, a qualquer custo. Hoje já existem outras motivações, muitas até mesmo intangíveis, mas a redução de custos continua sendo um fortíssimo motivo para as organizações contratarem BPO e KPO. A falta do correto entendimento por parte do fornecedor de BPO ou KPO das expectativas do cliente, bem como qualquer mal-entendido sobre o que será entregue, são causas primárias do fracasso deste tipo de negócio. Para evitar que contratos de BPO e KPO venham a fracassar, enumero aqui, resumidamente, as etapas necessárias para que estes produtos garantam aos clientes e fornecedores relações estáveis e lucrativas: Criar e documentar todo conhecimento imprescindívela qualquer terceirização por meio de um excelente trabalho de análise, desenho, redesenho, modelagem, e organização dos processos que serão terceirizados. Lembre-se que fluxogramas não documentam processos. Pelo menos não da forma como necessários para podermos conhecê-los, organizá-los, operá-los e gerenciá-los. Com base no conhecimento adquirido sobre cada processo na etapa anterior, de AMOP, deverão ser definidas as metas a serem alcançadas, tanto para cada processo, quanto para cada produto produzido por cada processo. Depois que as metas forem criadas é necessário criarmos ou definirmos os mecanismos que vão nos permitir aferir o cumprimento de cada meta. A estes elementos chamamos de Indicadores de Desempenho.

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Com as metas e os indicadores de desempenho definidos podemos criar um detalhado documento chamado SLA, Service Level Agreement. O acordo de nível de serviço (SLA) é o documento que deve preceder a assinatura do contrato de outsourcing. Nele estão compromissos que serão assumidos por ambas as partes, contratante e contratada, especificados de forma detalhada para permitir a correta operação dos acordos comerciais. Para que o SLA seja corretamente operado, vigiado e controlado, criamos em seguida o SLM, Service Level Management. Os processos SLM têm, entre outras, as seguintes responsabilidades: - gerenciar os acordos dos níveis de serviços; - medir o desempenho do Service Level Agreement por meio de métricas e indicadores de desempenho definidos quando da contratação dos serviços; - garantir a satisfação dos usuários cujos serviços foram terceirizados. Cada um dos processos referenciados no SLM deverá ser analisado, desenhado, organizado e criado nos mínimos detalhes para poder ser corretamente implantado e gerenciado, claro, visando sempre a melhoria continua dos serviços prestados e dos controles existentes sobre o nível de qualidade de cada um deles. Por fim, mas não menos importante, devemos resistir a qualquer tentativa de acomodação quanto ao nível dos serviços prestados e à qualidade dos produtos produzidos por eles. A empresa contratada deve ter como objetivo não somente fornecer serviços excelentes, como estar sempre buscando melhorálos. Para isto, tudo que foi definido e criado nas etapas anteriores deve estar claramente especificado e servirá de base à melhoria continua da qualidade dos processos e dos produtos de contratantes e contratados. Tanto Business Process Outsourcing – BPO, quanto Knowledge Process Outsourcing – KPO, novas tendências operacionais, diferentemente do que foi o Outsourcing puro e simples das décadas de 80 e 90, podem contribuir significativamente para reduzir os efeitos e a própria doença organizacional que chamei de Desorganização Informacional, DoI, por meio de projetos sérios e consistentes de análise, desenho, redesenho, modelagem e organização de processos de negócio.

BPO e KPO podem ser remédios que minorem os efeitos da Desorganização Informacional, enquanto redutores, (porque não há como eliminar a doença) das causas da DoI? Talvez possam ser mesmo. O advérbio “talvez” é usado por mim aqui por uma questão de principio, isto é: BPO e KPO só terão o sucesso que se espera destas abordagens operacionais se antes o BPM fizer a organização conhecer-se a si mesma por meio da análise, desenho, redesenho, modelagem, organização dos processos de negócio que serão terceirizados. Qualquer outra abordagem levará ambas as terceirizações ao fracasso. Tanto BPO quanto KPO necessitam que os processos sejam cuidadosamente conhecidos e documentados para poderem ser executados e gerenciados. Por exemplo, se a análise, o desenho, o redesenho, a modelagem, a organização de processos de negócio for exclusivamente para garantir um selo de reconhecimento de qualquer organismo, é melhor que se esqueça. Se a organização estiver mais interessada em obter as certificações ISO, quaisquer que sejam, não somente as causas da Desorganização Informacional não estarão sendo conhecidas, discutidas e resolvidas, como o objetivo final do projeto, processos de negócio formalmente conhecidos, não será alcançado”. *Tadeu Cruz - Prof. M.Sc. - Formado em Administração de Empresas; especialização em Engenharia de Sistemas e em Análise & Modelagem de Processos de Negócio. Mestre em Engenharia de Produção. Membro-pesquisador do GEACTE-FEA-USP e do SAGE-COPPE-UFRJ. tadeucrz@trcr.com.br

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CANAL EXECUTIVO

China mais perto do resto do mundo

Com relação ao mercado, como a Plustek tem sido percebida? A marca Plustek é reconhecida em vários paises ao redor do mundo. Cada vez mais produzimos e exportamos uma maior quantidade de scanners e isso foi possível graças ao setor de vendas e suporte técnico que temos espalhados pelo mundo. Nossas fábricas e escritórios na China fornecem produtos e preços acessíveis e engenharia de nível superior. Isso faz com que a Plustek tenha este alcance internacional e também lance novos produtos inéditos e aperfeiçoe e reinvente sua linha tradicional de scaners coloridos, por exemplo. Qual a estratégia da empresa para o mercado latino-americano? Nossos produtos foram inicialmente mais desenvolvidos nos mercados europeu e norteamericano e naturalmente asiático. Mas o mercado latino-americano é muito grande e muito interessante em termos de negócios para a Plustek. Acredito que o mercado latino-

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Flavio Della Torre

Há quanto tempo a Plustek está no mercado de imaging e qual sua contribuição neste mercado? A Plustek está no mercado desde 1986. Surgiu como fabricante de equipamentos originais em sistema de OEM ( original equipment manufacturer) para grandes empresas. Produzimos linhas de impressão offset e scanners multifuncionais. Por desenvolvermos produtos com designers inovadores e atender esta manufatura com rígidos padrões de qualidade, nos tornamos uma das maiores empresas de OEM no mundo. Essa experiência nos permitiu partir para a fabricação própria de scanners que são reconhecidos em muitos países por serem produtos de alta qualidade e preços.

Karen Ku da Plustek

americano ainda está descobrindo nossos produtos e nós estamos descobrindo o mercado. Por isso estamos baseando novos escritórios no Brasil e na América Latina para dar implementar este mercado. Da linha de produtos da Plustek, quais os que a senhora acredita serem os mais aderentes às necessidades atuais do mercado latino-americano? Sem dúvida, toda a linha de produtos da Plustek tem adequação às necessidades do mercado latino-americano, visto que nossa linha compreende scanners de mesa, scanners dedicados que atendem à várias demandas dos clientes. Temos produtos multifuncionais que se integram a ambientes corporativos e produtos compactos que atendem necessidades como mobilidade e acesso até os scanners de produção e para livros, por exemplo.

Qual a expectativa da Plustek para o mercado brasileiro e latino-americano? A Plustek tem um compromisso fabricar produtos com alta grau de tecnologia e engenharia embarcada focado no mercado de home office e corporativo, atendendo necessidades de captura em qualquer nível, em qualquer país. Ao trazer nossa experiência conquistada nos mercados internacionais, planejamos também auxiliar as companhias brasileiras e latino-americanas com produtos que permitem atender as demandas de velocidade e volume de captura com um alto nível de qualidade. Além disso, temos como parceiros empresas de nível mundial como ABBYY, On Base, Íris, Lasersoft e Elo que nos permitem oferecer aos clientes uma gama de possibilidades para o melhor do gerenciamento documental. No momento estamos estrategicamente ampliando a nossa base de produtos no mercado brasileiro por meio de parceiros e distribuidores, mas principalmente, levando ao mercado os melhores produtos com os menores preços.

Karen Ku – Vice Gerente Geral de Marketing e Vendas da Plustek Internacional.

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É PRECISO MUITA INTEGRIDADE PARA GERENCIAR OS DOCUMENTOS DE UMA EMPRESA. E MAIS AINDA PARA TER O NOSSO SELO DE QUALIDADE.

A ABGD - Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos - foi criada por empresas do segmento para trazer ainda mais qualidade, ética e profissionalismo em um setor que protege o maior patrimônio deste século: a informação. Se você é empresa, associe-se. Se você é profissional, prepare-se. Se ainda não é cliente, contrate. Se já é cliente, parabéns: o que já era ótimo ficará excelente. Calçada das Violetas, 162 - 2º andar Centro Comercial Alphaville - Barueri São Paulo - Cep 06453-015 Tel. 11 4195.0966 - abgd@abgd.org.br www.abgd.org.br

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Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos

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CANAL EXECUTIVO

Diminuindo as distâncias do gerenciamento de informações

Agilidade e rastreamento são as principais vantagens do capture na sua visão? São, mas há outras razões como para fins legais, por exemplo. Sejam elas quais forem, os documentos devem poder ser pesquisados e rastreados com facilidade. Nos Estados Unidos e na Europa o segmento de capture tornou-se uma das mais importantes fases do gerenciamento de documentos e teve um grande desenvolvimento em suas soluções porque o records managment e o e-dicovery são etapas essenciais dos sistemas de negócios. A terceira questão veio depois do Sharepoint. Cerca de 60% da empresas não têm capacidade para reconhecimento de documentos manuscritos, por exemplo, ou ferramentas focadas em imaging. Com a inserção desse programa as empresas descobriram as maravilhas do compartilhamento de dados e informações ou documentos pura e simplesmente. Entretanto, de outro lado, os revendedores e distribuidores começaram a dar suporte para a ferramenta começaram a notar que apesar de ser uma poderosa ferramenta de colaboração, não havia interfaces para captura. Uma das lacunas que vemos agora também diz respeito à classificação dos documentos, seja em ambientes de trabalho pessoais quanto em ambientes

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Joseti Capusso

Como o senhor vê o segmento de capture no mundo hoje? Em primeiro lugar devemos lembrar que hoje a captura está cada vez mais próxima de onde o documento nasce. Antes, havia uma grande demanda por scanners de grande volume. Hoje os scanners de grupo e os pequenos scanners estão mais presentes nas organizações porque a captura está cada vez mais próxima de onde se inicia o ciclo de vida dos documentos. Mais e mais empresas estão transformando os documentos em papel em documentos eletrônicos. Isso se deve também em grande parte ao próprio desenvolvimento da forma como se realizam os negócios atualmente. As respostas devem ser imediatas e é isso que as pessoas esperam de seus documentos. Gregory Lipich, da ABBYY

corporativos e não mais no back office, mas no front office estes processos estão crescendo mais rapidamente. Isso é conseqüência deste estilo de negócios que mencionei anteriormente. Em geral o mercado de capture está crescendo em torno de 16% ano no mundo, mais até que o mercado de TI. Mas em economias em desenvolvimento como no Brasil, Rússia, Índia e China este crescimento está inda mais acelerado. Nestes países houve um grande investimento em infraestrutura e agora estão a procura de soluções que otimizem os processos de negócios. Podemos comparar o mercado brasileiro e o mercado da Rússia, onde seus produtos tiveram origem? Acredito que sim, já que ambos os países possuem uma grande população e estão partindo para novas soluções de ECM. Na Rússia atuamos de 1989, isto é, há um longo tempo, e aqui no Brasil iniciamos nossas atividades há pouco e ainda levará algum tempo para expandirmos nossa marca junto aos clientes. No entanto, o que eu

percebo é que o custo da mão de obra em vários países tem crescido muito, especialmente, nas economias em desenvolvimento. Este tipo de tecnologia ajuda realmente as organizações a serem competitivas neste estágio dos negócios mundiais. Eu penso que o mercado brasileiro é o mais importante para nossa empresa dentro do mercado sul-americano e decidimos atender os demais paises latino-americanos a partir da nossa operação aqui. Este é um grande mercado, um mercado uniforme, com grandes empresas e uma população bastante grande, o que significa a intensa demanda e produção de documentos, seja para uso corporativo quanto governamental. Existem outros mercados lna região é claro, com grande potencial, como o Chile, por exemplo. Mas a longo termo, pelo número de área de aplicação de soluções e clientes no Brasil é muito maior. A Abbyy tem dois produtos que começam a ser reconhecidos no mercado nacional, um deles é o Fine Reader e o outro é o Flexi Capture. O que o senhor pode nos dizer destas ferramentas? Tenho que dizer que temos o domínio da tecnologia e este domínio nos permite criar diferentes produtos. Temos na verdade mais produtos que estes mencionados mas basicamente a ABBY tem sido reconhecida no mundo pelo Fine Reader, um sistema OCR de reconhecimento que traz produtividade para seus usuários e que por ser um produto desktop, pode ser utilizado tanto para as pessoas individualmente quanto para uso corporativo. Nós temos a tecnologia e desenvolvemos os produtos e isso nos permite ter uma reação mais rápida e um feedback do mercado mais ágil e até adequar nossos produtos as necessidades do mercado se isso for percebido, especialmente, em novas áreas de aplicação.

* Gregory Lipich – é Chief Executive Officer, ABBYY Rússia.

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REFLEXÕES

CRÔNICA

NAVEGAR É PRECISO? “ A Certificação Digital chegou para aplicar valor jurídico na transformação de um processo físico para o mundo digital “ Marcos Nader - diretor da Comprova. “O que fazemos em TI é prover o grupo de informações. A excelência das Casas Bahia está nas informações que temos” Fred Wanderley – CIO Casas Bahia “As empresas descobriram que não são fábricas de papel que por acaso vendem outros produtos.” André Nadjarian – diretor comercial da Kaizen Consultoria “Se não for possível expressar os benefícios em ROI, interrompa o projeto e pense novamente se vale a pena continuar” Alan Pelz-Harp – diretor da CMS Watch Consultoria “Não adianta ter um expert em ROI se não foram feitas as devidas medições do processo antes início do projeto” Walter Koch – diretor da Imageware e consultor de ECM

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Imortalizado por Fernando Pessoa, quero crer que os marinheiros de outrora bem sabiam da dualidade dessa expressão. De fato, navegar é mais preciso do que viver, para aquele temos instrumentos, já para viver... E olha que a indústria da “auto-ajuda” muito tem se esforçado neste métier. No outro sentido, assim como no tempo de Pessoa, navegar continua ser cada vez mais necessário – seja na água ou na web – só que nessa, cada vez mais impreciso. Na internet as palavras são os rumos, mas freqüentemente nos levam a destinos tortuosos, perigosos e até cruéis...Um exemplo? Digitando “mentiroso” no Google, encontramos como primeiro link o nome de nosso glorioso presidente da república! É certo que alguém “aprontou” uma e o colocou na Wikipédia, que prontamente bloqueou a “tradução”, mas o fato é que continua lá. Outras experiências revelam-se preocupantes: Se sua filha na tenra idade, desejar saber sobre “bonecas” irá encontrar muito mais do que a lúdica Barbie... ao contrário, uma verdadeira “barbaridade” de sites oferecendo sexo. Esse assunto já foi abordado em ação judicial no Brasil, onde a modelo fotográfica Bianca Rothier ajuizou medida cautelar contra titulares do registro do nome de domínio do Google e o Altavista, que vinculavam seu nome a sites de conteúdo pornográfico.

A propósito essa tem sido a maior ameaça ao sucesso no negócio dos sites de busca, onde o maior alvo tem sido o Google, que foi obrigado por um tribunal dos EUA a não mostrar imagens de nudez. Essa decisão, que logo depois foi revogada, criou uma situação cômica, pois como é impossível para um software bloquear essas imagens, o trabalho foi delegado a funcionários, com a proverbial cautela de incluir a cláusula em seus contratos com a seguinte previsão: O funcionário compromete-se a nunca ficar excitado durante seu horário de trabalho... E pasmem, caros leitores, a decisão não foi com fins de combater a pornografia, mas sim os direitos autorais sobre as imagens pornográficas! Navegar na web pode ser tão impreciso, que o typosquatting – prática de registrar domínios semelhantes a outros – (que é embalado pelo erro de digitação que, segundo pesquisas é de cerca de 10%) , de tão comum, já é tipificado como crime inclusive no Brasil, onde recentemente foi julgada uma ação nesse sentido. Afinal o que é mais impreciso. Navegar na web ou viver?

Ângelo Volpi

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