CASE levá-lo para um ambiente mais propício. Após algumas reuniões, convencidos os executivos, foi contratada uma empresa que não tinha, na época, uma filial em Belo Horizonte. “Como todo bom mineiro é meio desconfiado, não havia ainda uma empresa de porte, idônea, na capital mineira, que fizesse este trabalho de guarda documental. Após muitas consultas, convencemos a Metrofile, empresa com quem mantínhamos contrato de guarda, aqui em São Paulo, a abrir a sua filial em Minas Gerais, para guarda de documentos da Andrade Gutierrez e que depois acabou por guardar documentos de outras empresas”. A partir daí, houve uma segunda etapa de trabalho que foi a de se escolher uma plataforma de serviços para indexação de todos os arquivos em papel e principalmente dos digitais da organização. “Tivemos alguns problemas com o sistema que foi escolhido incicialmente e, depois de muitas análises, optamos por uma plataforma de serviços que nos atendesse de maneira mais completa, que permitisse a customização, de acordo com as necessidades específicas da Andrade Gutierrez”, recorda Mônica Faria. A opção recaiu sobre a plataforma da Hummingbird que oferecia a gestão de documentos entre outras possibilidades. O atual sistema oferece Document Management – controle de versões e segurança dos documentos; Records Management – classificação e controle de temporalidade da informação; Document Imaging – captura e armazenamento de imagens de documentos em papel; além da previsão para Web Content Management – gestão de informações não estruturadas em websites ou na intranet; Knowledge Management – gestão de conhecimento, relacionando este conhecimento aos especialistas da empresa e Workflow – encaminhamento de informação para suporte ao processo de negócio. Todas as funcionalidades oferecidas por estas tecnologias foram e continuam sendo implementadas através de uma combinação entre a plataforma da Hummingbird e do Microsoft Sharepoint Portal Server. Mudança cultural “Já foram realizados vários treinamentos muito bem sucedidos, mas o que é dificil ainda é quebrar alguns paradigmas, por exemplo, ao produzir um documento eletrônico, o usuário pode salvá-lo no sistema através do preenchimento de um formulário simples para classificação e definição do critério de segurança do mesmo. Entretanto, ainda
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Case há o costume de se manter cópias em arquivos individuais, o que não seria necessário”. Outro aspecto, importante para a Andrade Gutierrez, é a gestão do conhecimento. Por sua natureza de serviços, muito do conhecimento da empresa esta nas mãos dos funcionários que se defrontam, com os mais inusitados desafios em suas obras. Durante os anos 90, a empresa desenvolveu um sistema de gestão do conhecimento, cujo objetivo foi incorporar as melhores práticas e as lições aprendidas em suas obras, além do conhecimento técnico e legal, que pudessem agregar valor e levar a companhia a ganhos expressivos de eficiência. A Andrade Gutierrez foi pioneira entre as empresas brasileiras na implantação deste tipo de sistema. Em 2003, a Imageware foi contratada para avaliar o sistema existente e definir um plano de otimização da gestão do conhecimento anteriormente implantada na empresa. A arquitetura desenhada pela Imageware, previa a integração progressiva das tecnologias de Recods Management, Document Management/Imaging e Workflow com os processos de negócio facilitando a captura do conhecimento. Nos próximos anos, muito conhecimento estará sendo armazenado pelo CDIC, fazendo nascer assim a próxima etapa a ser implantada pela CDO: a gestão e disseminação de todo este conhecimento. Para tanto, após a criação dos repositórios de documentos nas obras e corporativamente, será aplicada uma camada taxonômica permitindo a internalização do conhecimento armazenado. Quanto à dualidade de mídias de informação Mônica não faz segredo: “Não podemos ainda, abrir mão dos documentos em papel, que permanecem guardados de acordo com a tabela de temporalidade por exigências legais, mas estamos iniciando a gestão dos documentos digitais através da plataforma de serviços, hoje já bastante empregada pelas áreas administrativas da empresa”. O que reserva o futuro? “O próximo passo será aprimorar o uso e a interatividade da gestão do conhecimento”. A centralização da gestão documental num departamento é coisa rara no Brasil, mas a experiência da Andrade Gutierrez se mostra até aqui, eficiente e bem sucedida. “ Não sei se posso ser chamada de CDO , mas posso dizer que o meu trabalho à frente do CDIC tem sido, no mínimo, instigante e desafiador”, conclui Mônica Faria.
A Chief Document Officer da Andrade Gutierrez La tradicional ciudad de Belo Horizonte, capital del estado de Minas Gerais, fue durante 52 años la matriz de la constructora Andrade Gutierrez - 4o. lugar en el ranking de las empresas de ingeniería de Brasil. La tradición también arrolla los conceptos de gestión de los procesos de documentación de la empresa. Con el cambio de su matriz administrativa para São Paulo, en el centro de negócios de las empresas paulistas, en la región de la Avenida Luis Carlos Berrini, otras transformaciones y modernidades acompañaron la empresa mineira. Entre ellas están la creación, el desarollo y el armazón del CDIC – Centro de Documentación, Información y Conocimiento de la empresa. La encargada de la elaboración de todo el proceso fue la biblioteconomista Mônica de Castro Faria, también formada en Ciências de la Información, que entre otras experiencias profesionales, estuvó al frente de la biblioteca de la Febraban por 17 años. En la empresa Mônica Faria encontró vários sistemas de gestión de información simultáneos sin ninguna norma, un gran número de archivos en papel puestos en local inapropiado, muchos documentos en micropelícula, además de un sin número de copias innecesárias, entre otros problemas. Luego de dos años de intenso trabajo de selección, separación, implantación de tablas de tiempo para vários tipos de documento, la CDO de Andrade Gutierrez consiguió archivar la documentación necesária en una empresa de guarda (Metrofile). La segunda etapa del trabajo fue elegir una plataforma de servicios para indexación de todos los archivos en papel y principalmente de los documentos digitales de la organización haciendo uso de la plataforma de Hummingbird y de Microsoft Sharepoint Portal Server. En 2003, la empresa Imageware fue elegida para evaluar el sistema y definir un plan de mejorias de la gestión del conocimiento anteriormente implantada en la empresa. La arquitectura diseñada por la consultora previa la integración progresiva de las tecnologias de Recods Management, Document Management/ Imaging y Workflow con los procesos de negócio facilitando la captura del conocimiento. Durante los próximos años, mucho conocimiento será almacenado por la división de Mônica Faria, asi naciendo la próxima etapa a ser implantada por la CDO: la gestión y diseminación de todo este conocimiento. Para tanto, después de la creación de los depósitos de documentos en las obras y en la oficina, será aplicada una capa taxonômica permitiendo el ingreso al conocimiento almacenado.
Document Management
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