gestione documentale
Ripensare i processi collaborativi per aumentare il controllo. di Chiara Lupi
C
oeclerici è una società saldamente presente sul mercato dal 1895, tuttora guidata dalla famiglia Clerici. Il Gruppo opera in 4 settori: Trading, Mining, Shipping e Logistics. L’azienda dunque, tra le varie attività, acquista e vende carbone e risale a tre anni fa l’acquisizione di una miniera in Russia, dalla quale viene estratto circa il 20% del carbone che poi viene venduto. L’azienda, il cui headquarter è a Milano, è presente con 12 sedi nel mondo e, per supportare un processo di internazionalizzazione e crescita, ha avviato un processo di centralizzazione e standardizzazione delle procedure indispensabile per garantirsi il giusto controllo. Il tutto è partito dalla ristrutturazione dei processi collaborativi dell’area documentale. DocFlow il partner di riferimento. Abbiamo incontrato Mauro Gandolfi, Information Technology Manager del Gruppo che ci ha raccontato di come lo sviluppo tecnologico stia supportando la crescita del business del gruppo. Coeclerici è una realtà in crescita, ci può raccontare da dove siete partiti per immaginare uno sviluppo tecnologico a supporto del vostro business? Abbiamo acquisito varie aziende nel mondo e questo ha portato la nostra realtà a interrogarsi. Siamo partiti dalla necessità di integrare i sistemi informativi. Fino al 2009 ogni sede del nostro gruppo si autogestiva. Ognuno aveva il proprio sistema contabile, i propri server e persone che si occupavano della gestione. Nel 2009 si è deciso invece che Milano doveva essere il fulcro di tutta la distribuzione dei servizi informatici per tutte le sedi del mondo. Per tutte le aziende, a maggior ragione per quelle che operano su scenari internazionali, è indispensabile lavorare con una logica di snellimento ed efficientamento dei processi interni. La collaborazione con DocFlow parte da qui? Le esigenze erano legate a due fattori principali: l’efficienza e il controllo. Il fatto che ogni sede avesse applicativi differenti generava un ‘caos informatico’. Si è allora deciso che
22 - Sistemi&Impresa N.8 - novembre 2012
il governo centrale dovesse partire dalla sede di Milano e da qui dovevano partire gli input per seguire alcune regole. Per far questo si è dovuto lavorare per step e la prima cosa da fare è stata esternalizzare l’infrastruttura e i nostri server. Garantire un servizio a Russia, Singapore o Miami considerando i differenti fusi orari significava o avere qui persone h24 oppure esternalizzare il servizio a chi poteva garantire l’help desk. Quindi abbiamo esternalizzato con una logica precisa: il fornitore deve garantire la funzionalità degli apparati server gestiti in outsourcing, mentre l'azienda ha la proprietà di tutti gli applicativi. Ulteriore motivazione che ci ha portato a intraprendere questo percorso, oltre alle esigenze di controllo e certificazione del dato, è stata la volontà di condivisione delle informazioni e la facilità di reperimento delle stesse. I vari step di implementazione hanno seguito la logica di uniformità e integrazione… Siamo partiti dall’installazione di un sistema per virtualiz-
Mauro Gandolfi Information Technology Manager Coeclerici