Issuu on Google+



Synergies among people, processes, data and procedures.    ERP SAP system is present by one or more of its modules in  a  lot  of  companies  to  support  the  analytic  dimension  of  business processes.  But  these  processes  also  have  a  no  less  important  documental  dimension  which,  if  not  sufficiently  supported  by  software  applications  in  use,  lead  to  an  employed  straining, energy waste and business slow‐down.  We have to consider the variety of nature of the different  documents  involved,  so  as  the  various  representation  formats.  Also to consider that the same documents are subjected to many release transformations during the manufacturing  process (let’s just think to the entry of the VAT reference number on purchase invoice). It is clear the reason to have  an instrument which can cooperate with the managing of documental contents.  The instrument which will support the documental dimension has to guarantee the correct life cycle according to the  business politics and laws.  Lots of companies having SAP also use Microsoft Office and Share Point as individual productivity instruments and as  working  groups;  so  that  they  already  have  the  basic  instruments  to  integrate  the  documental  and  the  analytic  dimension of the same managing processes.  The  solutions  developed  by  DocFlow  on  Share  Point  make  possible  to  manage  the  documents  by  integrating  information managed by SAP and making all users take part to the processes in a simple, productive, and integrated  way through the traditional instruments Microsoft Office and Share Point. 

Utilization Scenaries  The experience of DocFlow in real scenery at Clients having ERP SAP allowed the definition of a “real “ scenery set  based on real needs by integrating the structured information and workflow on Microsoft enviroment.    • Incaming Invoices, Incaming Payment, Credit Memos, Payment Advise, account balance   • Purchase Order, Sales Letter, Order Confirmation  • Suppliers managing  • Human Resources (Pay Sheet, health Certificate, Curriculum Vitae, Expenses, Travel Request etc.)  • Customer Relationship Management  • Quality Proces  • Archiving   

DOCFLOW ITALIA Spa |  Centro Direzionale Milanofiori | Strada 4 Palazzo Q8 20089 Rozzano MI  Tel 02 57503366 Fax 02 57503369 | 

Solution architecture   DOCFLOW  SYNERGY  FOR  SAP  by  SharePoint  uses  Microsoft  platform  as  documental  management  system  and  an  interfacing  connector  with  SAP  “SharePoint  Connector  for  SAP  Business  Applications”  developed  by  using  the  “SAP  ArchiveLink” module to interface with each Business Application.   This makes possible to each SAP user to gain access to the documents in the documental directly from SAP‐GUI and to  involve in business processes, for instance of verifying and approval, no SAP users through the realization of working  flow directly from office applications or from SharePoint Portal.   

FUNCTIONALITY  • Possibility  to  archive  documents  directly  from  SAP‐ GUI  • Possibility  to  manage  documents  stored  by  SharePoint interface.  o Index  and  full  text  search  on  indexes  “synchronized” with SAP data.  o visualization,  copy,  printing  and  mail  sending  of documents. o intuitively  navigation  among  the  documents  typologies through customized views.  o Automatic  HyperLink  among  documents  belonging  to  the  same  transation  (order,  invoice,  payment, …).  • Possibility  to  create  in  SharePoint  documental  processes  of  great  complexity  integrated  with  SAP  data.   • Acquisition  of  documents  in  different  formats  from  different channels.  • Distribution  and  using  of  documents  from  different  channels and devices.   

ADVANTAGES  • Integration  of  structured  information  already  existing  in  SAP  with  no  structured information  managed  by  Microsoft  Office  and  SharePoint  (documents,  emai,  pages, …);  • Training  costs  reduction  for  users  thanks  to  the  possibility  of  using  the  familiar  tools  of  Microsoft  Office System;  • Extension of SAP with collaboration functionalities and  Portal offered by SharePoint;  • Possibility  of  using  Workflow  services  in  Microsoft  environment  to  integrate  and  extend  SAP  processes  (such as invoice audit, order management);  • Search  of  existing  information  in  SAP  directly  to  Microsoft Office and SharePoint;  • Possibility  of  using  document  for  different  business  functions not validated to SAP utilization.   

DOCFLOW SUPPORT  DocFlow  is  a  Microsoft  Partner  and  it  has  got  a  team  specialized  in  consulting  and  implementation  of  SharePoint  platform and in the integration of it with SAP.  Thanks  to  its  know‐how  of  processes  and  integration  sceneries  with  various  SAP  releases,  DocFlow  can  implement  Microsoft‐SAP “End to End” integrating solutions for the Customers.   More info: | Tel 02 57503366