DOCFLOW - La vostra azienda è ricca di contenuti. Per gestirli basta un semplice gesto

La vostra Impresa è ricca di contenuti.

Per gestirli basta un semplice gesto.

SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI

Ma quali contenuti?

No, non parliamo di archiviazione... er farvi vedere di cosa ci occupiamo vi invitiamo a chiudere gli occhi. Ora ‘osservate’ tutto quello che avete davanti a voi: la mail di un cliente a cui dare conferma, la fattura di un fornitore da vistare, un preventivo da preparare, oppure l'ordine che state per emettere, ferie da approvare, …

Se riuscite a vedere tutto questo, significa che siete immersi in processi "collaborativi".

La vostra attività prevede la modifica di informazioni prodotte per voi e le vostre azioni avvengono in base alle informazioni a cui avete attinto.

Spesso sono azioni di routine, che disperdono il vostro tempo e la vostra attenzione: date conferma di ricezione di un messaggio, ricordate a qualcuno di darvi qualcosa, fotocopiate un contratto da inserire nel vostro raccoglitore personale, inoltrate ad altri documenti che avete elaborato, …

Informazioni, azioni, ricordi e documenti. Procedure da rispettare e accordi da richiamare. In altre parole flussi da governare.

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Ecco di cosa parliamo: di soluzioni che governano questi flussi con gesti semplici, che facciano risparmiare tempo e impegno a tutti i livelli della vostra Impresa.

Se pensate che i Processi Collaborativi rappresentano l'80% delle informazioni che trattate ogni giorno, spesso veicolate da Documenti che nascono in forma eterogenea per formato (cartaceo, digitale, messaggi e-mail, fax, comunicazioni verbali... ) per giunta creati o classificati senza regole codificate, vi risulteranno ancora più chiari i nostri servizi: rendere omogenee e facilmente reperibili tutte le informazioni documentali attraverso la normalizzazione della vostra organizzazione di lavoro.

Insomma, in azienda, qualunque comunicazione o 'passaggio di conoscenza' avviene attraverso informazioni destrutturate.

Tali informazioni non possono essere trattate da alcun sistema di ERP che, per sua natura, non supporta il metodo e i processi attraverso i quali sono state create.

DocFlow lo sa fare. Non imponendo alcun modello precostituito ma elaborando applicazioni ad hoc create sulla base del vostro sistema-azienda in essere, con tutte le sue caratteristiche peculiari e specialistiche.

FAQ: a cosa serve DocFlow?

Più efficienza, più agilità, più controllo. ocFlow è un partner innovativo nella gestione dei processi collaborativi caratterizzati da alto interscambio di conoscenza e propone soluzioni che migliorano:

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• l'Efficienza Operativa con riduzione dei costi, aumento della profittabilità e della produttività; • l'Agilità di Business per un vantaggio competitivo più elevato, per stabilire una leadership di mercato e per una migliore adattabilità a condizioni sempre più mutevoli; • la Visibilità e il Controllo per una maggiore mitigazione del rischio, per una più alta aderenza alle normative e come supporto ad audit e misurazioni.

G R AZ IO N

Competenza La specializzazione ci permette di offrire skill di punta nel nostro settore con una profonda conoscenza della tecnologia, delle applicazioni e delle normative;

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ORGANIZZAZIONE GESTIONE PROCESSI COMPLIANCE

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Raggiungiamo questi risultati grazie a tre semplici (non scontate) caratteristiche:

Continuità Le nostre soluzioni sono progettate per un utilizzo nel lungo termine: oltre il 50% dei nostri clienti usano le nostre soluzioni da oltre 6 anni; Partecipazione Partecipiamo a un ciclo virtuoso di partnership per migliorare i processi proponendo ai nostri clienti Best Practices selezionate in diversi settori applicativi.

DocFlow in tre parole: Efficienza Efficacia Compliance

‘Cabliamo’ i vostri processi. ntrodurre la tecnologia in supporto ai processi collaborativi significa rendere efficienti i processi people intensive, facilitare la trasmissione della conoscenza e garantire il rispetto delle regole.

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Per raggiungere questi obiettivi DocFlow 'Cabla' i processi, li rende 'obbligatori': si tratta di un metodo per formalizzare le esperienze aziendali, per trasferire il know how dai singoli all'organizzazione e facilitarne la coerenza.

Insomma, individuiamo i processi di comunicazione e ne agevoliamo il flusso attraverso il “cablaggio” del processo stesso e tutto questo avviene collegando le 'knowledge islands', i centri produttori della conoscenza, trasformando quest'ultima da tacita in esplicita.

Il primo vantaggio (assolutamente 'gratuito') deriva dal miglioramento organizzativo ottenuto dal conseguente 'cablaggio' di alcune regole Ecco perché parliamo di: • Efficienza con un ROI dimostrabile e risultati visibili nell'arco dei primi 12 mesi; • Efficacia in termini di aumento della qualità aziendale derivante da una migliore ed organica fruibilità della Conoscenza; • Compliance per la sicurezza delle informazioni con una sostenibile conformità alle crescenti normative (responsabilità penale degli amministratori, conservazione sostitutiva, norme ISO, CNIPA...)

Il prototipo incrementale

Partiamo da voi. Procediamo con voi. ono finiti da un pezzo i tempi nei quali apportare modifiche "in corso d'opera" era non solo costoso ma complicato e laborioso: oggi lo sviluppo di un’applicazione è assolutamente più semplice ed elastico.

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Ecco perché il nostro approccio è quello di raggiungere, dopo una approfondita analisi dello 'stato di fatto', un primo prototipo da plasmare, poi, sulle specifiche esigenze dell'azienda cliente.

In un segmento applicativo dove non esistono modelli consolidati e cultura diffusa, DocFlow propone, quindi, il metodo del “prototipo incrementale” (con il non trascurabile vantaggio di minimizzare la resistenza all' innovazione).

Dapprima si procede all'analisi del processo “as is”, confrontandolo con casi di eccellenza, passando poi alla progettazione del progetto pilota.

Dopo una profonda analisi dei requisiti con key user e le prime eventuali modifiche, saremo pronti per l'implementazione dell'applicazione.

Ma il nostro lavoro non termina qui: DocFlow, infatti, non solo assiste alla messa in produzione ma offre un continuo tuning con 'effective care' (vi invitiamo ad approfondire la conoscenza del nostro metodo nelle prossime due pagine...)

Delivery a tutti i costi.

Quelli più bassi.

Effective Care: la certezza del risultato. ocFlow è portatrice di innovazione nei processi collaborativi partendo da Best practices analoghe, dalla conoscenza dei processi, delle tecnologie e delle normative specifiche.

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Grazie alla sua completa autonomia di sviluppo, implementa la soluzione adattandola alle esigenze del cliente, assiste alla sua messa in produzione e al successivo utilizzo partecipando a tutta la fase di cambiamento, perfino proponendo nuovi miglioramenti grazie alle esperienze maturate e alle ultime tecnologie acquisite.

Queste tecniche e procedure per la certezza dei risultati si chiamano metodo 'Effective Care' che si potrebbe leggere anche così: “se ve lo promettiamo, lo facciamo”.

Effective Care struttura le Attività in Task, raccolte su 3 Piani distinti: • Deployment - Stabilire le Regole di Ingaggio e curare il roll-out delle Soluzioni.

Task propedeutici alla definizione delle regole di ingaggio, la configurazione e costruzione del modello di Effective Care, il roll-out delle soluzioni di progetto e la organizzazione della base di conoscenza necessaria alla erogazione del servizio nel tempo.

• Operations - Condurre nel tempo le Operazioni.

Task funzionali alla conduzione dell’architettura, nei modi e tempi prestabiliti.

• Governance - Presidiare l’Efficacia Task per misurare l’efficacia del sistema, identificare le aree di miglioramento e proporre le opportune azioni evolutive.

Gli strumenti di DocFlow

Tecnologia Leader. Per Leader. er garantire continuità ai suoi clienti, in un mondo dinamico come quello della tecnologia informatica, DocFlow ha scelto di adottare gli standard, quando questi siano presenti.

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Per questo DocFlow sviluppa le proprie soluzioni usando tecnologie di leader mondiali con i quali ha instaurato una relazione strategica di lungo termine.

Su queste tecnologie DocFlow ha costituito nel tempo una profonda conoscenza e autonomia, creando una struttura tecnica fra le più numerose e qualificate in assoluto.

Tre sono le tecnologie fondamentali presenti nelle soluzioni DocFlow : • ECM (Enterprise Content Management) per la gestione dei contenuti • BPM (Business Process Management ) per la gestione dei processi • IMAGING per la gestione dei flussi cartacei

A queste DocFlow aggiunge una specifica competenza nell’integrazione di sistemi che le ha permesso tra l'altro di creare una interfaccia certificata per integrare SAP con sistemi ECM. Tutte le tecnologie accessorie necessarie per gestire i processi documentali, quali la firma elettronica, marca temporale, crittografia, content mining, storage management, incrementano il patrimonio di conoscenze di DocFlow.

Il cliente DocFlow può operare con la massima serenità grazie alla qualificata competenza diretta di un partner che lo accompagna anche in quelle aree dove spesso la conoscenza diventa rarefatta.

Le nostre soluzioni

Gestione Documentale Completa. e soluzioni che DocFlow propone sono il risultato di anni di esperienza, e sono tutte orientate a rendere facilmente fruibili tutte le informazioni necessarie, dati e documenti.

In molte aree aziendali i processi documentali svolgono un ruolo fondamentale: ecco dove il nostro intervento dà i migliori risultati.

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Per citarle, ecco alcune aree: Amministrazione Ciclo Attivo e Passivo Automazione fatture Conservazione sostitutiva Portale documenti per clienti/fornitori

Marketing & Vendite Comunicazioni Cliente Rassegna stampa Offerte e contratti Flusso evasione ordini

Personale Approvvigionamenti e Organizzazione RDA ed Ordine di Acquisto Documenti riservati Contratti di Appalto del personale Qualificazione fornitori Employee Self-service Compliance e Governance Area Tecnica e Qualità Document. Tecnica di Prodotto Affari Societari e Legali Documenti di commessa Delibere CDA e bilanci Documenti ISO 9001 Gestione corrispondenza Non conformità ed azioni correttive Gestione materie pericolose Uno dei più importanti vantaggi che Docflow offre al cliente è la selezione dell'applicazione più idonea: il punto di partenza avanzato per ogni area applicativa che consente di ottenere in tempi brevi risultati significativi...

...e questa è la Suite delle nostre applicazioni al completo: • DocFlow CRDM • DocFlow Improve Gestione dei Documenti Piattaforma per la gestione della Clientela di Compliance e Governance • DocFlow Contract • DocFlow Synergy Management Gestione dei Documenti Gestione del ciclo di vita e dei Processi Amministrativi del Contratto • DocFlow eProcs • DocFlow HRDM Gestione del Protocollo Gestione dei Documenti e Correspondence Tracking della Direzione del Personale • DocFlow SecureDocs • DocFlow ITDM Gestione Gestione dei Documenti Riservati dei Documenti e Processi • DocFlow PLDM di Information Technology Gestione dei Documenti di Commessa

Il successo non è mai soltanto un caso...

... infatti ve ne raccontiamo due.

CASE HISTORY 1: SETTORE ENERGIA CICLO PASSIVO

CICLO ATTIVO

I principali fornitori inviano le fatture in PDF: 33% di carta in meno!

In sei mesi fatture inviate via eMail al 95% dei clienti

Registrazione contabile più spedita: 50% di lavoro in meno.

100% delle fatture pubblicate sul portalino clienti in PDF e XML

Conservazione Sostituiva Processo ‘paperless’ di verifica di fatture e libri fiscali: 0% stampe e autorizzazione fatture 0% archivio” nel 100% delle sedi ____________________ ____________________ 25% di risparmio 50% di risparmio

CASE HISTORY 2: SETTORE EDITORIA 600.000 ordini all’anno, 300.000 fatture da inviare in automatico

Integrazione nativa con Directory aziendale e sistemi ERP e CRM

Processo 8 filiali sul territorio, 50 utenti interni e 400 esterni interamente paperless e conservazione sostitutiva Assegnazione in automatico Ciclo di vita dell’ordine a 6 business unit differenti anche in funzione dei carichi ridotto a pochi giorni ” 4 livelli approvativi su schemi di workflow dinamici _____________________________________________ Missione compiuta in pochi mesi

DocFlow Facts & Figures

In fondo, è tutta questione di... numeri.

• Inizio attività nel 1995 • Certificata ISO9001: 2000 • Sede a Milano • Uffici a Torino, Roma e Padova • 8 Tbyte di dati in linea • Oltre 300 applicazioni in produzione

• 150 clienti attivi per oltre 25.000 postazioni • La maggioranza appartiene al segmento “Grande Azienda” (il 40% dei quali è quotato in Borsa) • Il 95% ha effettuato almeno un nuovo ordine • In produzione con oltre il 99% dei progetti avviati • Il 75% dei clienti ha un contratto di manutenzione attivo • Di questi il 50% utilizza nostre applicazioni da oltre 4 anni • Alcuni di questi utilizzano nostre applicazioni da oltre 8 anni

www.gian-t.biz

DocFlow Italia SpA Centro Dir. Milanofiori Strada 4, Palazzo Q8 20089 Rozzano MILANO Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 marketing@docflow.it www.docflow.com

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