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PROCESSI SMART NEL BIOFARMACEUTICO In un settore dove le verifiche da parte delle autorità sono costanti e l’innovazione continua è in cima alla scala delle priorità, la gestione efficiente dei workflow documentali assume un’importanza strategica. Il caso dell’azienda italiana Kedrion A CURA DI MICHELE CICERI*

D

ematerializzare i documenti. Dematerializzare i processi. Ri-

Le attività del Gruppo riguardano quattro segmenti: la produzione

sparmiare in termini di carta/spazio fisico. Distillare efficienza

e commercializzazione di farmaci plasmaderivati derivanti dal pro-

dall’automazione delle operazioni ripetitive a scarso valore e da un

cesso di frazionamento del plasma; la commercializzazione di

migliore sfruttamento di dati e informazioni. C’è tutto questo nel

vaccini antinfluenzali e di prodotti farmaceutici di sintesi; la rac-

progetto che vede l’azienda biofarmaceutica Kedrion collaborare

colta e la commercializzazione del plasma nei mercati esteri; altre

dal 2001 con lo specialista di processi aziendali DocFlow. Una

attività, tra cui il trasferimento tecnologico del proprio know how

collaborazione nata in un periodo in cui “dematerializzare” signi-

di competenze (sia intra-company sia inter-company) e il conto

ficava soprattutto liberarsi degli archivi cartacei, e che prosegue oggi in uno scenario in cui l’IT è chiamata ad abilitare la Collaboration e fronteggiare il Big Data. Con la particolarità, nel caso di Kedrion, di trovarsi in un settore dove le regole sono rigorose e frequenti i controlli da parte delle autorità. Oggi, dopo 11 anni, in Kedrion non esitano a dire che la scommessa è stata vinta grazie a un insieme di fattori positivi: un management lungimirante, una Direzione IT che ha saputo raccogliere la sfida, una tecnologia vincente e un fornitore in grado di lavorare come un partner. Ad affermarlo è Alessandra Moscaggiura, IT Manager dell’azienda biofarmaceutica lucchese, che ci guida in questo racconto.

L’azienda Kedrion A Castelvecchio Pascoli, in provincia di Lucca, si trova il quartier generale della società biofarmaceutica Kedrion, punto di riferimento del Servizio Sanitario Nazionale per la produzione di farmaci plasmaderivati. Costituita nel 2001, Kedrion ha acquisito competenze che oggi le danno un ruolo di rilievo anche all’estero attraverso officine di produzione autorizzate, uffici di rappresentanza, centri di raccolta plasma, un esteso network di distributori e partnership strategiche con le realtà sanitarie di numerosi paesi in Europa e nel mondo.

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Alessandra Moscaggiura, IT Manager di Kedrion

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CASO UTENTE

lavoro, vale a dire il meccanismo attraverso cui Kedrion, in ac-

l’utente; integrare i contenuti destrutturati con i dati e i processi

cordo con le istituzioni sanitarie, riceve e trasforma tutto il plasma

mantenuti dalle Direzioni Erp; rendere fruibile il patrimonio docu-

italiano raccolto dalle donazioni. Un impegno a parte è la ricerca

mentale garantendo accessi differenziati e rispetto delle policy

nel campo dei farmaci plasmaderivati per il trattamento dei defi-

interne; monitorare e tracciare i flussi sensibili, abilitando conte-

cit rari, un segmento in cui oggi Kedrion è impegnata in progetti

stualmente la conservazione e norma dei documenti archiviati”.

di ricerca in collaborazione con soggetti pubblici e privati.

Il punto di partenza è stato individuato nell’ufficio legale, dove,

Di pari passo, l’innovazione rappresenta per Kedrion un elemento

spiega Moscaggiura: “L’esigenza era di organizzare la parte con-

di distinzione all’interno del proprio modello industriale e un’im-

tatti in funzione delle relative scadenze, delle esigenze interne e

portante leva strategica. Solo grazie all’innovazione continua,

della compliance”.

l’azienda è infatti riuscita a raggiungere risultati di eccellenza, individuando soluzioni tecnologiche e produttive tra le più efficaci

La soluzione

e instaurando un circolo virtuoso di miglioramento dei prodotti e

Kedrion ha iniziato la razionalizzazione della gestione documen-

dei processi.

tale nel 2001 con le soluzioni tecnologiche e il supporto della società DocFlow, punto di riferimento in Italia nell’Enterprise

L’esigenza

Content Management con un approccio orientato ai processi.

“Le Direzioni amministrative di Kedrion sono lo snodo di un si-

“In quegli anni erano pochi a parlare di dematerializzazione e an-

stema complesso di linee guida, politiche e best practice che mi-

cora meno di workflow documentali – afferma Moscaggiura – e

rano a controllare il flusso bidirezionale con le istituzioni pubbliche

per avviare progetti di questo tipo serviva una visione precisa e

e con chi si occupa della compliance interna ed esterna al-

convinta. Vista allora era una sfida, oggi possiamo definirla una

l’azienda”, spiega Alessandra Moscaggiura.

scelta vincente”.

Per questo Kedrion ha avviato nel 2001 un progetto di raziona-

A cominciare dalla prima implementazione, l’Ecm Di DocFlow è

lizzazione della documentazione in azienda. Moscaggiura sotto-

diventato una soluzione enterprise espandendosi a molte aree

linea che: “L’obiettivo iniziale del progetto era soprattutto

amministrative all’interno di Kedrion, dimostrando in questo

recuperare lo spazio fisico occupato dagli archivi cartacei e mi-

modo che una soluzione flessibile consente di porre l’utente al

gliorare la reperibilità e condivisione delle informazioni tra i vari

centro della progettazione IT. “La perfetta integrazione di Doc-

reparti aziendali. Più precisamente, le linee guida adottate per

Flow con SAP, un’altra adozione non scontata decisa da Kedrion

l’individuazione della soluzione tecnologica si articolavano intorno

in quello stesso periodo, ha facilitato molto la scelta”, aggiunge

a quattro esigenze: dematerializzare e automatizzare i processi

Moscaggiura. Oggi il modulo di DocFlow denominato Synergy

della Direzione amministrativa rendendoli più snelli e facili per

ERP Integration consente a Kedrion di collegare e sincronizzare i documenti alle transazioni del sistema SAP. Il relazionamento tra i vari documenti, per esempio tra l’ordine di vendita, il

Da sapere

documento di trasporto e la fattura, avviene durante la notte attraverso la funzione LinkDocument della piattaforma DocFlow.

Avviato nel 2001, quello portato avanti da Kedrion con il supporto di DocFlow è stato uno dei primi grandi pro-

Il progetto oggi

getti italiani di dematerializzazione dei documenti am-

Oggi il sistema documentale DocFLow organizza per Kedrion le

ministrativi a 360°, completo e accurato, esteso ben

informazioni di circa 15mila fatture fornitore e 18mila fatture

oltre il dominio degli utenti addetti al dipartimento di

cliente ogni anno (il dato si riferisce al 2011). Le funzionalità d’uso

contabilità e finanza. Questo pionierismo è stato det-

attivate sulla piattaforma sono al momento 5, a cui si aggiunge

tato sia dall’esigenza di snellire i processi del ciclo at-

la connessione-sincronizzazione con SAP.

tivo e passivo sia dalla complessità degli adempimenti

Ufficio Legale. Il sistema documentale permette la gestione di

normativi che gravano sulle aziende farmaceutiche.

contratti, bozze, corrispondenza, documentazione scambiata fra

Sono infatti gli obblighi derivanti dalla gestione delle

le parti e altro ancora. I documenti entrano nel sistema docu-

conformità che hanno sollecitato Kedrion ad adottare

mentale attraverso il software Application Integration installato

soluzioni performanti per accedere e validare il patri-

sui pc degli utenti. Questo permette di importare i documenti con

monio documentale interno: un insieme correlato di

un semplice drag and drop. I contratti sono inseriti e gestiti da

documenti e dati oggetto continuato di attività di audit

uno scadenziario schedulato giornalmente che invia una mail di

e controlli di congruenza.

notifica all’Ufficio in prossimità della scadenza temporale dei contratti.

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Supply Chain. Qui il sistema documentale permette la gestione

protocolli di studio, documenti dei comitati etici, certificazioni di società private, report sull’esito delle consulenze;

dei documenti di convenzione con enti (regioni, consorzi di regioni, ospedali ecc) e i relativi allegati. Per esempio:

reference alle fatture già presenti in libreria amministrativa;

report sulle performance del fornitore per tipologia di servizio,

• • •

reference verso un contratto quadro già archiviato nella libreria in dotazione all’Ufficio Legale;

con visualizzazione delle informazioni per una valutazione del

archiviazione di rinnovi da parte dell’ufficio Supply Chain dopo

fornitore.

le necessarie approvazioni;

I documenti sono inseriti nel sistema documentale attraverso

gestione della corrispondenza in ingresso (cartacea e/o

l’importazione da interfaccia WEB di DocFlow.

e mail);

Conservazione sostitutiva. Il modulo di Synergy denominato

gestione della corrispondenza in uscita e collegamento delle

AipaDocs permette di firmare i lotti di archiviazione per mezzo di

fatture attive già presenti sulla libreria dell’amministrazione fi-

una smart card gestita dalla responsabile del dipartimento

nanza e controllo;

Amministrazione e Finanza.

archiviazione dei documenti generati dal Quality Control tra-

Registrazione di fatture soggette a finanziamento. Anche il

mite QM di SAP.

processo che riguarda i documenti di questo tipo, cioè le fatture

Anche in questo caso i documenti sono inseriti nel sistema at-

legate a progetti finanziati dallo Stato, è gestito dalla piattaforma

traverso il software Application Integration installato sui pc degli

DocFlow e ha come punto d’arrivo la conservazione a norma.

utenti. Esiste inoltre un servizio che si occupa di prelevare e man-

“La disponibilità di una piattaforma ampia e scalabile come quella

tenere aggiornata l’anagrafica dei clienti SAP nella libreria docu-

di DocFlow ci permette di attivare le funzionalità tenendo conto

mentale.

delle esigenze dei vari reparti aziendali – spiega Moscaggiura –

Product Development. In questo caso il sistema documentale

potendo sempre contare sul supporto e sulla consulenza tecnica

permette di archiviare i contratti e la documentazione fornitori e

di un vendor che lavora insieme a noi come un partner”.

di gestire la relativa anagrafica. Il folder comprende: •

ipotesi di contratto, NDA e preventivi;

Benefici

contratti con gestione del ciclo approvativo;

“Grazie al sistema documentale di DocFlow abbiamo ottenuto notevoli vantaggi nella consultazione e condivisione del patrimonio documentale e delle informazioni in esso contenute; il tutto in modo rapido e sicuro”, afferma l’IT Manager di Kedrion. “Di conseguenza abbiamo registrato la drastica riduzione dei

Schema del processo di Supply Chain

costi relativi agli archivi cartacei, oltre che dei tempi di rilascio e consegna della documentazione verso le istituzioni e verso i dipartimenti interni. Nel complesso, abbiamo registrato un notevole incremento della qualità del servizio”. Tutto ciò si è trasformato in vantaggi concreti per il business, che anche se difficili da misurare possono essere valutati alla luce di alcuni fatti: “L’azienda è cresciuta, ma nel reparto amministrativo non si è reso necessario un incremento del personale perché il sistema documentale ha alleggerito i carichi di lavoro non strategico. Nel contempo – conclude Moscaggiura – l’efficienza è migliorata e siamo riusciti a destinare ad attività più a valore lo spazio fisico che prima era occupato dai faldoni cartacei”. *REDATTORE DI EXECUTIVE.IT

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DocFlow per Kedrion: processi smart nel farmaceutico  

In un settore dove le verifiche da parte delle autorità sono costanti e l’innovazione continua è in cima alla scala delle priorità, la gesti...