Manual de ceremonial y protocolo rotario

MANUAL DE CEREMONIAL Y PROTOCOLO ROTARIO Primera Parte Sonia Patricia Garay Garay Instructora Distrital Adjunta V Región

Índice I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. XIII. XIV. XV.

I.

Ubicación de los Pabellones.

Desfile de Pabellones.

Izamiento de los Pabellones.

Arrío de los Pabellones.

Invitación para los arríos de los Pabellones.

Ejecución y entonación de los himnos Patrios.

Ofrecimiento de Homenajes.

Orden de Prelación de los Funcionarios Rotarios.

Orden de Prelación en la Cabecera de una Reunión Rotaria.

Presentación de los Invitados.

Reunión del Club.

Las Banderas pueden ser izadas por cualquier persona sin distingo.

Estando presente autoridades nacionales, regionales, provinciales, municipales, diplomáticas, consulares o eclesiásticas.

Precedencia de los cónyuges.

Nombramiento de Edecanes.

Ubicación de los Pabellones 1. El Pabellón de mesa: en el centro de la mesa cabecera frente a la presidencia.

2. La Bandera Nacional de pie debe ubicarse siempre a la derecha, mirando desde la cabecera hacia el auditorio y la Bandera Rotaria, a la izquierda.

En el caso de estar la Bandera de la Municipalidad, su disposición será la siguiente: Nacional de pie al Centro (detrás del Presidente), Municipal a la derecha de la Nacional, Rotaria a la izquierda de la Nacional.

Siempre mirando desde la cabecera hacia el auditorio.

3. Si estuviera presente un distinguido invitado o representante diplomático extranjero, la Bandera Nacional irá al Centro, la del país extranjero a la derecha y la rotaria se

ubicará a la izquierda. Si en la reunión existiera Bandera Rotaractiana y/o Interactiana deberán ubicarse a la izquierda de la rotaria en el orden indicado.

4. Ante la presencia de otro Pabellón de otro país, el mástil con Pabellón Nacional debe estar es el centro de la cabecera, detrás del lugar de la presidencia. Los mástiles con Pabellones de otros países, se colocan por estricto orden alfabético en el idioma del país receptor, alternándose a la derecha e izquierda del Pabellón Nacional del País anfitrión. La Bandera de Rotary International se sitúa al costado derecho de los Pabellones Nacionales, guardando una mayor y discreta distancia a la habida entre los mástiles de los Pabellones Nacionales.

II.

Desfile de Pabellones Cuando tenga que procederse a efectuar un desfile de Pabellones representativos de los países del mundo, el mismo de iniciará con el Pabellón Nacional y luego, por orden alfabético en el idioma del país receptor, lo seguirán todos los Pabellones que se incluyan en el desfile, cerrando el mismo, lo hará el Pabellón Rotario.

III.

Izamiento de los Pabellones.

1. Cualquier elección de persona por quien preside una reunión (siguiendo un orden de prelación), es idónea para el izamiento del Pabellón Nacional, de otros países y el Rotario. Este último, preferentemente será izado por rotario, teniendo en cuenta el orden jerárquico de su posición en Rotary. La ceremonia se efectuará en silencio y se podrá aplaudir al llegar al tope de los pabellones.

2. Invitación al izamiento de los Pabellones.

El mismo se hará siguiendo el orden jerárquico o de prelación protocolar de los invitados presentes (civiles, militares, eclesiásticos, institucionales, rotarios, etc) 3. Izamiento a Media asta de los Pabellones.

Cuando por cualquier acontecimiento haya que izar los Pabellones a Media Asta, el procedimiento será el siguiente: se izarán los Pabellones hasta el tope de lo Mástiles y luego se arriarán hasta la parte media de los Mástiles.

En este caso no procede aplaudir el izamiento de los Pabellones.

IV.

Arrío de los Pabellones.

1. El o los Pabellones de los distintos países serán arriados únicamente, si fuera posible, por un connacional al que pertenece el Pabellón. El Pabellón Nacional del país receptor, por supuesto, deberá ser arriado únicamente por un ciudadano de ese

mismo país. El Pabellón Rotario en su arrío, se sugiere lo sea siempre por un rotario.

2. Arrío de los Pabellones puestos a Media Asta Para el arrío de los Pabellones puestos a Media Asta, se procederá como sigue: a. b.

V.

Se elevan los pabellones hasta el tope de los Mástiles.

Se procede al arrío de los Pabellones hasta la base de los Mástiles.

Invitaciones para el Arríos de los Pabellones.

Se procede de la misma forma como se indica en el ítem relativo al izamiento de los mismos, siguiendo el orden que se hubiera tenido al proceder al izamiento de los Pabellones.

VI.

Ejecución y Entonación de los Himnos Patrios.

1. La Ejecución y entonación del Himno Nacional se realizará inmediatamente después del izado de los Pabellones, salvo que la costumbre o el Ceremonial y Protocolo del país receptor indique lo contrario. Los asistentes adoptarán la posición de pie y en sus respectivos lugares.

2. Cuando haya que ejecutar y entonar otros Himnos Nacionales, los mismos se ejecutarán en estricto orden alfabético en el idioma del país receptor o anfitrión.

En primer término de ejecutará y entonará el Himno Nacional del país receptor o anfitrión.

VII.

Ofrecimiento de Homenajes.

1. Cuando se prevea la realización de un homenaje para el que haya que solicitar “un minuto de silencio”, es conveniente hacerlo inmediatamente después del izamiento de los Pabellones.

2. Si además de los izamientos de los Pabellones, se han ejecutado y entonado Himnos Nacionales, el homenaje se realizará inmediatamente después de la ejecución de los Himnos Nacionales.

VIII.

Orden de Prelación de los Funcionarios Rotarios.

Presidente de RI (o representante del Presidente de RI) Presidente Electo Vicepresidente Tesorero Demás directores

Ex presidente de RI (por orden de antigüedad) Presidente del Consejo de Fiduciarios Presidente electo del Consejo de Fiduciarios Vicepresidente del Consejo de Fiduciarios Demás Fiduciarios Presidente, ex presidente inmediato, vicepresidente y tesorero honorario de RIBI Secretario General Presidente Propuesto de RI Ex directores (por orden de antigüedad) Ex Fiduciarios (por orden de antigüedad) Ex Secretarios Generales (por orden de antigüedad) Directores Electos Gobernadores de Distrito Integrantes de Comité de RI y la Fundación, integrantes de grupos de acción, Asesores, Representantes, Dirigentes de Capacitación y miembros de grupos de apoyo (incluidos los Coordinadores de Rotary y los Coordinadores Regionales de La Fundación Rotaria) Directores propuestos Ex Gobernadores (por orden de antigüedad) Fiduciarios Entrantes Gobernadores Electos Según el protocolo, en todo evento formal, la presencia de los funcionarios deberá anunciarse sólo una vez. Todo cargo actual tendrá precedencia sobre un puesto anterior y éste tendrá precedencia sobre un puesto futuro. Los rotarios que ocupen más de un cargo serán catalogados según el cargo más elevado. Se concederá a los rotarios a sus cónyuges la misma categoría.

El Gobernador deberá planificar, promover y presidir todas las reuniones distritales oficiales, excepto en los casos que específicamente se disponga lo contrario.

Después del requerido orden de precedencia que se señala más arriba, se recomienda el protocolo siguiente, el cual podrá modificarse según los usos y costumbres locales.

Integrantes de Comités Regionales y Zonales Asistentes del Gobernador Secretarios o Tesoreros del Distrito Miembros de Comités Distritales Presidentes de Club Presidentes Electos de Club Vicepresidentes de Club Secretarios de Club Tesoreros de Club Maceros de club Otros miembros de la directiva de un club Presidentes de Comités de Club Ex Asistentes del Gobernador Rotarios

Ex Becarios de La Fundación Rotaria Familiares de rotarios En las reuniones distritales, por cortesía, se podrá dar precedencia a los rotarios visitantes del exterior que a los rotarios de la localidad del mismo rango.

Se dará precedencia a las personas no rotarias de alto rango de acuerdo con las costumbres locales. Si el protocolo estipula que los rotarios deban preceder a las personas no rotarias, se recomienda a los clubes y distritos informar a los invitados sobre el particular.

IX.

Orden de Prelación en la Cabecera de una Reunión Rotaria.

1. En toda reunión rotaria que se cuente con la presencia de autoridades civiles, diplomáticas, consulares, militares, eclesiásticas, instituciones, etc., la de mayor jerarquía tomará su lugar inmediatamente a la derecha de quien preside dicha reunión.

2. A la derecha de la primera autoridad invitada, tomará su lugar el funcionario de mayor jerarquía rotaria que se halle presente y, así sucesivamente, tanto a la derecha como a la izquierda de la presidencia, y siempre teniendo en cuenta el orden jerárquico y, por ende, la presencia protocolar pertinente de cada uno de ellos en conformidad al Reglamento de Ceremonial y protocolo del país, el cual está siempre por sobre cualquier otro ordenamiento institucional privado o público.

3. Cuando el orador de la reunión NO SEA ninguno de las autoridades presente, su lugar en la mesa cabecera será ubicado inmediatamente a la izquierda de quien preside la reunión, salvo que se encuentre presente alguna autoridad de mayor preeminencia en el Reglamento de Ceremonia y Protocolo del Estado, en cuyo caso éste último prevalecerá por sobre el orador de la noche.

4. Cuando el orado de la noche sea el invitado especial de la reunión, y no existiendo un invitado con superior precedencia preestablecida en el Reglamento del Ceremonial y Protocolo del estado, su lugar será el inmediato a la derecha de quien preside la reunión.

5. Los señores Gobernadores de Distrito (cualquiera sea su condición) ocupará siempre lugares en la mesa cabecera de la reunión, o bien presidirán las demás mesas.

6. En una reunión con presencia de autoridades no rotarias, en el caso que el Gobernador de Distrito o su Asistente posean además una jerarquía superior dentro de las previstas en el Reglamento de Ceremonia y Protocolo del Estado, su ubicación deberá ser la que corresponda a la de mayor jerarquía de los cargos que desempeña.

X.

Presentación de los Invitados.

1. Cuando quien presida la reunión o el encargado de hacerlo proceda a realiza las “presentaciones”, lo hará de la siguiente manera: a.

b. c. d.

Altas autoridades civiles, diplomáticas, consulares, eclesiásticas, militares, debiendo respetar entre ellas las procedencia que corresponde a cada cual conforme el Reglamento del Ceremonial y Protocolo del Estado.

Autoridades Rotarias, Autoridades Institucionales Visitas no rotarias y rotarias

2. Cuando se haga la “presentación rotaria”, se sugiere hacerlo de la siguiente manera: a. b. c. d.

XI.

Cargo Rotario, Nombre y apellidos, Club al que pertenece y Cargo rotario.

Reunión del Club.

1. El Presidente del Club o quien preside la reunión desarrollará el programa previsto para el mismo, evitará interrupciones de los señores socios y/o presentes que no correspondan al programa en desarrollo. De existir alguna información de algún socio, se sugiere que la misma sea efectuada en el momento de Puntos Varios, debiendo el o los interesados, solicitar al presidente el correspondiente permiso, antes del inicio del reunión.

2. Debe mantener el respeto por los horarios, tanto al inicio como el de la finalización de la reunión; la duración de esta se estima prudente entre los 60 minutos y los 90 minutos.

3. Es altamente recomendable que el presidente solicite a los socios e invitados su asistencia con una indumentaria personal correcta; es decir, adecuada a la calidad que debe revestir toda reunión rotaria y acorde al período estacional de misma.

4. Es recomendable que las reuniones se realicen en lugares confortables, bien iluminados y aireados; una decorosa presentación de la mesa con todos los atributos que hacen al protocolo de la reunión rotaria (campana, banderas, mástiles, pabellones, banderines, cuadro de Paul Harris si se posee, una rueda rotaria, etc.)

5. Es recomendable la presentación impecable de la mesa en cuanto a vajilla, mantelería, cristalería, cubertería y decoraciones florales, etc.

6. La disposición de la mesa de reunión se hará de tal manera que haya la menor distancia posible entre sus extremos, cualquiera de ellos sean, con respecto al

centro de la mesa cabecera. Se preferirá una mesa cabecera algo extendida en lugar de “peines” muy largos que alejan a los comensales del centro de la reunión.

7. Es deseable y recomendable que, tanto las intervenciones del Presidente como la de cualquier rotario en la reunión, ellas se realicen de pié, salvo impedimento físico.

Se invitará a hacerlo de la misma forma a las entrevistas cuando estas tengan algo que informar en la reunión.

8. El toque de campana simboliza el “toque de atención” y, es muy recomendable que, hasta que no se haya conseguido un silencio total, no se dé comienzo a la información o parlamento de quién tenga que hacer uso de la palabra. Este aspecto tendrá que necesariamente manejarlo el Presidente o quien preside la reunión.

9. Si un socio o rotario visitante por disposición u otra alternativa personal, tiene la necesidad de abandonar la reunión antes de la finalización de esta, es recomendable que el mismo se dirija al sitial de la presidencia y solicite previamente el permiso correspondiente para retirarse. Obtenido el permiso se sugiere retirarse en la forma más discreta posible. En el saludo al presidente o quien presida la reunión se entenderá que el mismo es extensivo a todos los presentes.

10. Cuando una autoridad invitada exprese su necesidad de retirarse antes de finalizar la reunión (por disposición, compromiso, etc.) quién preside procederá a suspenderla momentáneamente, informará a los presentes de las circunstancia, a las que agregará las suyas la autoridad en cuestión, luego quien preside acompañará a la visita que se retira hasta que esta salga totalmente del recinto. Una vez realizado lo que procede, ocupará su lugar y procederá a reanudar la reunión.

11. Desde su llegada hasta el momento de retirarse, las visitas deben ser adecuadamente atendidas, evitando por todas las formas posibles que en algún momento ellas o alguno de ellas queden solas.

12. Ante la presencia de alguna autoridad de cualquier orden y que no tenga que ocupar el sitio de orador, se le invitará discreta y cordialmente a hacer uso de la palabra.

Si acepta se le dará entrada después de la actuación del orador de la noche. Si no acepta debe respetarse su decisión y mantenerse reserva de ello.

13. Toda reunión de un club rotario será presidida por su Presidente natural. En caso de ausencia de éste, asumirá la presidencia el Vicepresidente 1° (ó 2° si lo hay), y así sucesivamente por Past Presidente, Ex Presidente, etc.

14. En caso de indisposición del Presidente u otra alternativa que le impongan abandonar la reunión, asumirá la presidencia en la forma como se apuntó en el ítem anterior.

15. En las “reuniones conjuntas” de dos o más clubes rotarios, una vez izados los Pabellones y realizado las presentaciones de práctica, se recomienda ofrecer la dirección de la reunión al o los Presidentes de los Clubes presentes, para que desarrollen sus Programas respectivos (por orden alfabético o importancia circunstancial); retomada la dirección de la reunión por el Presidente del Club Anfitrión, se adecuará su programa e informes en relación con lo realizado por los clubes que le presidieron, haciéndolo en forma discreta.

16. En ocasión de la “Visita Oficial del Gobernador de Distrito”, la reunión se desarrollará, invitando el Presidente al Gobernador de Distrito a izar el Pabellón.

En dicha reunión no habrá otro orador que el Gobernador, de quién se espera efectúe o dé a conocer su mensaje rotario.

17. Cuando se prevea la asistencia de varios Presidentes de clubes rotarios y que no puedan ocupar todos ellos lugares en la mesa cabecera, es recomendable preparar una mesa especial para que la compartan todos ellos y posibilitar así un fluido intercambio de ideas y conocimientos. En caso, dicha reunión cuente con la presencia de numerosas autoridades quienes presidan las mesas de mayor jerarquía que siguen a la mesa principal, en las cuales se intercalará a dichas autoridades o personalidades no rotarias invitadas.

18. La información de secretaría y la de los distintos Comités intervinientes en el programa, es recomendable que sean sobrias, concisas, instructivas y, en lo posible de fácil entendimiento para las visitas no rotarias.

19. En las “reuniones conjuntas”, tanto el inicio como el cierre de la misma, deberá ser efectuado por el Presidente del Club Anfitrión, sin excepción.

20. Cuando un club rotario comparta una reunión con otras entidades que realicen su reunión en forma distinta a la rotaria, la parte que corresponde desarrollar al club rotario deberá realizarse teniendo en cuenta todas las disposiciones y costumbres que hacen al protocolo rotario.

21. En las “Reuniones Conjuntas”, si el orador debe ser presentado por el Presidente de un visitante o el orador rotario es de un club visitante, se procederá de la siguiente manera: a. b. c.

El anuncio de la actuación del orador de la noche lo hará el Presidente del club anfitrión, luego pedirá al Presidente o al rotario del club presentante del orador, que realice la misma, a continuación el orador hará uso de la palabra.

22. Cuando el Orador con el permiso del Presidente del Club Anfitrión, solicite o proponga preguntas a los asistentes, es recomendable que ellas se realicen por escrito a fin de un mejor ordenamiento y evitar posibles molestias al Orador.

23. Al término de la actuación del Orador de la reunión, el Presidente del Club Anfitrión agradecerá su colaboración. En el caso de que el orador pertenezca o hubiera sido invitado por un club visitante, Presidente del Club Anfitrión hará resaltar la circunstancia y agradecerá la colaboración.

24. Al término de la reunión el Presidente agradecerá la presencia de las visitas en el orden establecido de prelación protocolar, la posible entrega de material de información rotaria debe ser hecha con discreción teniendo en cuenta su posible aceptación.

25. Es condición de todo rotario que concurre a una reunión de un club rotario donde no sea conocido, presentar su identificación rotaria, en la que figuran sus datos y su club.

XII.

Las Banderas pueden ser Izadas por cualquier Persona sin Distingo.

Las Banderas pueden ser izadas por cualquier persona sin distingo, pero no han de ser arriadas más que por quienes invistan la nacionalidad propia de aquellas; es decir, la Bandera Nacional no debe ser arriada por un extranjero, la rotaria sólo por un rotario, la rotaractiana sólo por un rotaractiano, la interactiana sólo por un interactiano y las extranjeras, sólo por ciudadanos de los respectivos países, si están presente en la reunión.

1. Deberán guardarse las siguientes normas en el izado y arrío. a. b. c. d.

e.

Izado: La Bandera Nacional debe la primera llegar a tope, mientras que la Bandera Rotaria debe llegar a tope un momento después.

Cuando se iza a media asta, primero debe llegar a tope y luego se lleva a media asta (en ese momento se debe guardar silencio).

Arrío: La Bandera Rotaria debe llegar abajo un instante antes que la Nacional. No se debe aplaudir en el arrío.

No corresponde entonar el himno Nacional en aniversarios o en cambios de mandos de los clubes. Sólo en reuniones de carácter patriótico (Fiestas Patrias) o muy señaladas. Si estuviera presente algún Representante extranjero, después del Himno Nacional del País receptor podrá tocarse y o cantarse el Himno Nacional del país extranjero. En todos los casos, primero se izarán las Banderas y luego se interpretan los Himnos, salvo que la costumbre local indique que la Bandera Nacional ha de ser izada al momento de interpretarse el Himno Nacional. En este caso, siempre prevalecerá la costumbre o disposición reglamentaria prevista en el Reglamento del Ceremonial y Protocolo del estado del país receptor (anfitrión).

El Presidente del Club ocupa siempre el centro de la cabecera; a su izquierda su Secretario.

2. Estando presentes autoridades rotarias, se seguirá el siguiente orden jerárquico.

a. b. c. d. e.

A la derecha el Gobernador Izquierda el Representante de RI A la derecha el Gobernador Electo A la izquierda el Ex Gobernador más reciente Y así sucesivamente con los Ex Gobernadores en forma decreciente (de menos a más antigüedad) y Asistentes del Gobernador ante los Clubes.

Bibliografía 

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Ceremonial y Protocolo Rotario, autor, Patricio Latapiat Homazábal. Diplomático de Carrera del Servicio Exterior de Chile, con el grado de Ministro Consejero. Es Socio Paul Harris de La Fundación Rotaria, actualmente Miembro de Rotary Club Tacna. Ha sido además miembro de Rotary Club Santiago, Chile y de Rotary Club Santa Cruz de la Sierra, Bolivia; habiendo ejercido cargos de responsabilidad en todos ellos.

Asimismo, es autor de “Diplomacia, Ceremonial y Protocolo. Manual de Ceremonial Público y Protocolo de la República de Chile”. Biblioteca de la Academia Diplomática de Chile “Andrés Bello”. 2002 Manual de Procedimiento 2010, Manual de consulta para los dirigentes de Rotary