CREEMOS JUNTOS
Oficina de: Estimado pasante bienvenido a la
ORIENTACIÓN Y PERMANENCIA
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA
INTRODUCCIÓN
El siguiente instructivo está enfocado en diseñar un paso a paso para la atención estudiantil de la oficina de Orientación y Permanencia Estudiantil, en adelante OYP; en el área de psicología educativa ya que esta se encarga de promover la culminación del proceso formativo y la graduación oportuna a través de factores que logren mitigar la deserción académica e incentivan a la comunidad educativa para la permanencia estudiantil de la Fundación Universitaria del Área Andina, en adelante FUAA.
El área de OYP cuenta con un equipo de profesionales con formación en psicología que permite apoyar desde las campos de: psicología clínica, psicología socialfamiliar y psicología educativa, abarcando la atención a los estudiantes con servicios disponibles en horario de 8:00 a.m. a 09:00 p.m. de lunes a viernes y sábados de 8:00 a.m. a 2:00 p.m. con modalidades presenciales en consultorio y de forma virtual por medio de videollamada, dada la información anterior este instrumento lo vamos a dirigir al área educativa.
¿Qué funciones realiza un pesante en la oficina de
OYP?
Diagrama de flujo para la atención
Pautas de atención estudiantil
Estas pautas están diseñadas para proporcionar un enfoque holístico al apoyo estudiantil, asegurando que los estudiantes tengan acceso a los recursos y el apoyo necesarios para prosperar en su entorno académico y personal.
Prestación del servicio acompañamiento psicoeducativo
Atención al estudiante
Priorizar
Asignar
Gestionar
Nivel 1
Motivos de consulta relacionados con:
● Solicitudes voluntarias por parte de los estudiantes
● Dudas sobre temas relacionados a asignaturas
Remisiones
Nivel 2
Motivos de consulta relacionados con:
● Remisión por parte de docentes por temas relacionados a inasistencia a clase
● Remisión directa desde el programa académico por bajo nivel académico
● Remisión por coordinación y docentes consejeros, por incumplimiento con la entrega de actividades
● Remisión del área de psicología clínica o social
Nivel 3
Motivos de consulta relacionados con:
● Aplicación de prueba de orientación vocacional
● Estudiantes con discapacidad.
● Diagnóstico condiciones especiales
● Atención en crisis
Remisión
Hemos llegado a una de tus funciones esenciales en el área aquí puedes crear, ver y gestionar las remisiones del área educativa
Para crear tus
remisiones es muy sencillo sigue los siguientes pasos:
1. Ingresa al portal brújula
2.Ingresa a registro apoyo
3.Ingresa a buscar estudiante
5.Gestiona según lo solicitado Crear remisión Ver remisiones
4.Ingresa los datos del estudiante
Y si… Le asignas al psicólogo educativo, su acompañamiento educativo: Recuerda crear un apoyo individual en brújula donde indiques la información del acompañamiento.
Remisión
Brújula es el portal de ingreso al sistema, en el cual podrás gestionar solicitudes relacionadas al área.
Para crear tus remisiones es muy sencillo sigue los siguientes pasos:
1. Ingresa al portal brújula
Los datos de ingreso son genéricos al área educativa
Remisión
Hemos llegado a una de tus funciones esenciales en el área aquí puedes crear, ver y gestionar las remisiones del área educativa
2.Registro de apoyo
Para crear tus remisiones es muy sencillo sigue los siguientes pasos:
Apoyo individual:
Buscar estudiante
Remisión
Hemos llegado a una de tus funciones esenciales en el área aquí puedes crear, ver y gestionar las remisiones del área educativa
Para crear tus remisiones es muy sencillo sigue los siguientes pasos:
3.Ingresa los datos del estudiante
Datos académicos del estudiante
Ingresa al libro
azul con la siglas *Seg*
Remisión
Hemos llegado a una de tus funciones esenciales en el área aquí puedes crear, ver y gestionar las remisiones del área educativa
Para crear tus remisiones es muy sencillo sigue los siguientes pasos:
4. crea remisiones para las tres áreas de la oficina
5. Apoyo individual, donde gestionas la asignación del profesional
Remisión
Estimado pasante así creas tu remisión, de esta misma forma creas remisiones a las demás áreas de la oficina de OYP.
Debes seleccionar:
tipo: otros apoyos-permanencia
Área a remitir: Psicoeducativa
Sub área:Acompañamiento al proceso de aprendizaje
Descripción: información relacionada al motivo por el cual requiere la atención
Todo se remite a Generico educativa
Como ver y gestionar manos levantadas
Gestión de Manos levantadas, esta función nos ayuda a responder aquellas solicitudes que realiza el estudiante, por medio de Adviser
Ingresa por la pestaña Riesgo est
Estudiante en riesgo: priorización por manos levantadas
Como ver y gestionar manos levantadas
Gestión de Manos levantadas, esta función nos ayuda a responder aquellas solicitudes que realiza el estudiante, por medio de Adviser
Solo das clic en la lista desplegable de cada ítem y llénalo de esta forma
Da clic en ver alertas
Tips: cada periodo académico se diferencia
Ej: el primer semestre se identifica 2024-10 y el segundo semestre se ve reflejado como 2024-60
Como ver y gestionar manos levantadas
Gestión de Manos levantadas, esta función nos ayuda a responder aquellas solicitudes que realiza el estudiante, por medio de Adviser
Aquellas manos en color morado son las que debemos gestionar
OJO: Recuerda solo gestionar las manos levantadas del área educativa. ¿como saberlo?
Generalmente menciona algún tema académico al cual requiere el apoyo.
Como ver y gestionar manos levantadas
Gestión de Manos levantadas, esta función nos ayuda a responder aquellas solicitudes que realiza el estudiante, por medio de Adviser.
Posteriormente cambias el estado de la mano levantada
Le das click en gestionado y comentas que has creado la remisión con la información de la remisión
Gestiones diarias
Son aquellas gestiones realizadas por los practicantes del área, los cuales reportan de acuerdo con las actividades programadas como acompañamientos, llamadas, talleres, seguimiento a monitores entre otros.
El pasante debe hacer una copia semana a semana y debe cambiar el nombre de la pestaña, según la semana que corresponda, en este formato debe registrar las funciones y actividades que los practicantes dejaron registradas en el formulario gestiones diarias
● Número de acompañamientos
● Compromisos académicos
● Gestión telefónica
● Seguimiento a monitores
● Talleres
● Tareas administrativas
Verificación de solicitud de Talleres
Formulario de programación de talleres
Son solicitudes que realizan los programas académicos en pro al desarrollo de habilidades para los estudiantes; para la cual la oficina de OYP cuenta con un amplio portafolio de talleres.Las respuestas las encuentras en la carpeta
Tips: Recuerda los talleres que gestionas son aquellos que al finalizar dicen Educativa
La solicitud de gestiona de acuerdo a la recepción, en el archivo anterior
Asignación Realización de Talleres
Los talleres solicitados al área educativa, son asignados a los profesionales en formación quienes lo realizan en representación de la oficina OYP.
En la carpeta de gestiones del semestre encuentras
Ahora procedemos a asignar en el siguiente documento
Tips: Crea un evento en Calendar donde compartas la información al profesional asignado y al docente que solicitud el servicio.
Al asignar se coloca el nombre del o los profesionales asignados como talleristas y cambias de estado el taller este cuenta con las siguientes opciones:
● Programado
● Realizado
● Cancelado
● Reprogramado
Asignación de casos
Después de creada la remisión, asignamos el acompañamiento psicoeducativo para ello es fundamental saber que, quien realiza estos acompañamientos son los profesionales en formación del área quienes mostrarán sus habilidades y con su apoyo y atencion se cumpliran las metas de la oficina de OYP, en una prestación del servicio integral.
La agenda
La coordinación actualiza la agenda con regularidad, tu función es la siguiente:
1. Agenda/actualización de agenda/agenda oficial
2. llama al estudiante para comprobar su información y disponibilidad
3. Revisa los horarios de los profesionales, revisa su calendar y procede a asignar
4. Una vez todo confirmado procede a informar con una copia de la información en la agenda del profesional, así mismo deja la información en brújula como apoyo individual.
Asignación de casos
1. Agenda/actualización de agenda/agenda oficial
2. llama al estudiante para comprobar su información y disponibilidad
3. Revisa los horarios de los profesionales, revisa su calendar y procede a asignar
Tips: La agenda la encuentras en el escritorio del equipo disponible para el pasante y en onedrive
4. Una vez todo confirmado procede a informar con una copia de la información en la agenda del profesional, así mismo deja la información en brújula como apoyo individual.
Para ampliar un poco más esta información consulta en el siguiente QR
Agradecimientos Oficina de OYP.