Gestão de Produtos Químicos 2023
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Analisar enquadramento (atividade / produto)
Estruturar (documentação)
Identificar correspondente
Protocolar certificado de registro (CR)
Acompanhar finalização do processo
Enviar e arquivar (CR)
Emitir mapa
• Cliente
• Lista de produtos utilizados
• FISPQ
ANALISAR ENQUADRAMENTO
• Lista de produtos controlados pelo exército brasileiro
• Documentos requeridos e obrigatórios
• Cliente
• EXO
• Ministério da defesa EB
• Portaria 118
• Portaria 56
O QUE COMO
Solicitar documentos iniciais
• Solicitar documentação inicial ao cliente: o Lista de produtos utilizados o FISPQ
QUEM QUANDO ONDE
• Equipe EXO
• Sempre no início de um novo processo
Verificar os produtos controlados
• Verificar item a item se os produtos utilizado pelo cliente “lista de produtos utilizados” são controlados ou não pelo exército brasileiro, via portaria 118 “anexo I - lista de produtos controlados pelo exército”
• Não constando o produto na lista da portaria o produto não é controlado
• Equipe EXO
• Sempre no início de um novo processo
• Portaria 118 “anexo Ilista de produtos controlados pelo exército”
Verificar enquadramento da atividade
• Entender com o cliente em qual atividade o produto irá se enquadrar (utilização, transporte, exportação, etc.)
• Abrir portaria 56 do ministério da defesa
• Identificar o tipo de atividade de serviço, conforme atividade de PCE (tabela b5 da portaria)
• Identificar documentos requeridos conforme atividade de PCE (a, b, c, d , e..) na “coluna documentação”
• Equipe EXO
• Sempre no início de um novo processo
• Portaria 56 “Tabela b5atividades com tipos de PCE, documentação e informações complementares
• Portaria 56
• Portaria 118
SIPOC
• Alguns produtos é necessário analisar a composição utilizada pelo cliente
• O órgão demora na resposta dos e-mail e não atende telefone
• Cada região o órgão atende de um jeito particular (varia de região para região)
• Sempre que houver uma alteração na portaria é comunicado facilmente no site deles
• Cliente
• EXO
• Lista de produtos controlados pelo exército brasileiro
• Documentos requeridos e obrigatórios
O QUE COMO
Analisar tipo de requerimento
Solicitar documentos
ESTRUTURAR DOCUMENTAÇÃO
• Dossiê do processo para assinatura
• Cliente
• Identificar o tipo de requerimento a ser solicitado:
o Concessão
o Renovação
o Apostilamento
o Cancelamento
• Solicitar informações e documentação:
o Dados dos responsáveis legais e substituto imediato (RG, CPF e comp. de endereço)
o Plano de segurança
o Conta de luz/água (comprovante de endereço)
o Contrato social (cópia autenticada)
o Responsabilidade Técnica (ART)
o *Outros conforme região
Obs.: Substituto e representante deve estar no contrato social e/ou Ata de reunião. Caso não tenha em ambas um substituto legal, a empresa deverá nomear um procurador ou isentar via declaração de inexistência.
QUEM QUANDO
• Equipe EXO
• Emissão de CR
• Atualização de CR
• Alteração de produto
• Fechamento da empresa
ONDE
• Sistema EXO (GPQ)
• Pasta na rede
• Equipe EXO
• Emissão, atualização ou alteração de CR
• *Conforme requerimento da região (http://www.dfpc.eb.mil. br/ | região militar | tipo de requerimento | passo a passo)
Preparar documentos
• Preencher e preparar documentação:
o Requerimento (concessão, atualização, cancelamento ou apostilamento)
o Declaração de Idoneidade de Responsável
o Declaração de nomeação de substituto
o Procuração EXO
o Caso for entregue por correspondente: fazer substabelecimento
o Emitir Cartão CNPJ
o Emitir GRU - Acessar site EB
o Emitir certidões negativas criminais federal, Estadual, Eleitoral e militar (representante legal e substituto)
• Equipe EXO
• Emissão, atualização ou alteração de CR
• Declarações pasta ne rede
• Certidões eleitoral, militar, federal e estadual, podem haver alterações conforme a região. Acessar site:
http://www.dfpc.eb.mil.br/ | região militar | tipo de requerimento | emitir certidões)
Disponibilizar documentação
• Encaminhar documentação para assinatura do cliente e pagamento da GRU
Obs.: Todos os documentos devem ter firma reconhecida e/ou assinado com assinatura digital
• Controle de Clientes (planilha)
• Sistema EXO (GPQ)
• Site http://www.dfpc.eb.mil.br/
• Equipe EXO
• Montado dossiê
• Correios
• Demora no recebimento da documentação
• Falta de documento com reconhecimento de firma
• O cliente demora constantemente para encaminhar a documentação
• A documentação deve estar na ordem correta para entrega (informações no site EB), se atentar a cor da pasta.
• Cliente
• Dossiê do processo assinado
O QUE COMO
Identificar possível correspondentes
• Acessar migalhas
• Responsável pela entrega física do processo
• Equipe EXO
• Correspondente
Realizar cotação
• Procurar correspondente Jurídico para cidade onde deve ser entregue o documento
• Selecionar correspondente
• Solicitar serviço
• Fazer login
• Para contato existe 2 opções (e-mail ou whats), escrever serviço "entrega de documento exercito" descrever texto pedindo orçamento
Obs.: Para região de Americana e Campinas o processo é realizado pela própria equipe EXO
• Analisar orçamentos
• Solicitar a pessoa selecionado
o Nome completo
o N
° OAB
o Estado civil
o Endereço para envio dos documentos
o WhatsApp
Contratar correspondente
• Preencher subestabelecimento em nome da pessoa que vai entregar o documento
• Reconhecer firma do subestabelecimento ou assinatura digital
• Equipe EXO
• Emissão, atualização ou alteração de CR
• Site https://correspondentes. migalhas.com.br/
• Site
https://correspondentes.migalhas.com.br/
• Equipe EXO
• Emissão, atualização ou alteração de CR
• Site https://correspondentes. migalhas.com.br/
• Equipe EXO
• Emissão, atualização ou alteração de CR
• Documento na rede
• Há uma pratica em trabalhar com correspondentes que já prestam serviço na região, para identificar consultar arquivo na rede “Controle de Clientes”
• Cliente
• Autorização solicitação (concessão, renovação, cancelamento ou apostilamento)
PROTOCOLAR CERTIFICADO DE REGISTRO (CR)
• EXO
• Dossiê do processo assinado
• Responsável pela entrega física do processo
O QUE COMO
Verificar e ordenar documentação
• Acessar a site do EC para identificar como protocolar (passo a passo)
o Endereço do posto da cidade
o Cor de pasta
o Quantidade de vias
o Sequência de documentação
• Ordenar os documentos com sequencial requerido
• Colocar em pasta correta
• Preparar ficha de protocolo de despacho com os dados do correspondente que vai entregar
Obs.: Para região de Americana e Campinas, o processo é realizado pela própria equipe EXO
• Equipe EXO
• Protocolo de entrega
• Cliente
• EXO
Enviar documentação
• Lacrar envelope com documentação completa “dossiê do processo”
• Confirmar endereço com o correspondente
• Procurar agência dos correios mais próxima
• Encaminhar documento
• Equipe EXO
• Emissão, atualização ou alteração de CR
• Site https://correspondentes. migalhas.com.br/login
• Site http://www.dfpc.eb.mil.b r/
• Emissão, atualização ou alteração de CR
• Agência dos correios
Entregar documentação no Exército da região
• Levar presencialmente a documentação completa “dossiê do processo” ao posto responsável pela região
• Retirar protocolo de entrega
• Perguntar ao órgão se o reporte de mapa deve ser mensal ou trimestral, e se pode ser por e-mail ou somente presencial
• Scanner protocolo
• Encaminhar scanner para EXO
• Correspondente
• Equipe EXO
• Emissão, atualização ou alteração de CR
• Posto regional do Exército Brasileiro
• Agência dos correios
• Sites:
https://correspondentes.migalhas.com.br
• Site http://www.dfpc.eb.mil.br/
SIPOC
• Nem todas as regiões são claras e constam informações no sistema, as vezes temos que ligar para o posto da região para mais informações
• As vezes é necessário fazer follow-up de devolução de protocolo ao correspondente
• Alguns caso o cliente solicita colocar o procurador como responsável no processo de emissão/renovação de CR e o Exército ás vezes aceita ás vezes não. No dia da vistoria o responsável deve estar presente.
• Equipe EXO
• Correspondente
• Protocolo de entrega
O QUE COMO
Monitorar andamento do processo
• Acessar o site EC
ACOMPANHAR FINALIZAÇÃO DO PROCESSO
• Conclusão do processo (deferido ou indeferido)
• Equipe EXO
• Cliente
Comunicar com o cliente
Retirar documento
o Mapa > região > consulta de processo
• Informar:
o CNPJ
o N° de protocolo
• Pesquisar
Região que não conta com acompanhamento no site
• Solicitar ao correspondente que entregou o processo, verificar o status presencialmente
• Comunicar status do andamento do processo ao cliente
• Identificar mudança do status “deferido ou indeferido”
• Solicitar para o mesmo correspondente que entregou o processo retirá-lo
• Retirar CR ou pendência
• Encaminhar scanner para EXO
• Encaminhar documentos físico direto ao cliente por correio
QUEM QUANDO
• Equipe EXO
• Correspondente
• Quinzenal
ONDE
• Site http://www.dfpc.eb.mil.b r/
• Posto regional do Exército Brasileiro
• Equipe EXO
• Quinzenal
• Equipe EXO
• Correspondente
• Houver alteração do processo
• Posto regional do Exército Brasileiro
• Agência dos correios
• Site http://www.dfpc.eb.mil.br/
• Posto regional do Exército Brasileiro
• Tem região que não tem acompanhamento no site, sendo necessário acompanhamento presencialmente
• Demora no recebimento da documentação
• Algumas localidades abrem pendência no processo, outras não, simplesmente indefere o processo (ex: Rio de janeiro indeferiu processo sem colocar pendência).
• As pendencias sempre constam prazo para resposta, que muitas vezes são pequenos
• Sempre que houver solicitação e/ou renovação de CR, o Exército realiza uma vistoria no cliente de liberação sem aviso prévio.
SIPOC
FORNECEDORES INPUTS PROCESSOS OUTPUTS CLIENTES
• Posto regional do Exército Brasileiro
• Correspondente
• Conclusão do processo (deferido ou indeferido)
ENVIAR E ARQUIVAR (CR)
• Certificado de registro
• Lista de pendência
• Cliente
• EXO
O QUE COMO QUEM QUANDO ONDE
Avaliar CR CR - Deferida
• Conferir se os dados do cliente estão corretos
• Atualizar controle de vencimentos
CR - Indeferida ou com pendência
• Verificar pendência e motivo do indeferimento
• Providenciar documentação faltante
• Encaminhar para correspondente
• Realizar entrega e monitorar processo
• Equipe EXO
• Finalizado processo
• Planilha de controle (pasta na rede)
• Sistema EXO
Arquivar documento
• Acessar sistema EXO (GPQ)
o Licenças
o Ações
o Editar
o Adicionar documento
o Atualizar licença
• Acessar pasta na rede
o Ano
o Cliente
o Licença
o Exército brasileiro
o Salvar
Comunicar cliente
• Comunicar status do processo ao cliente
• Encaminhar scanner do CR (deferida ou indeferida) e/ou lista de pendência
• Comunicar que o documento físico está a caminho via correios
• Comunicar que a licença está disponível no sistema EXO
• Sistema EXO (GPQ)
• Pasta na rede
• Planilha de controle
• Equipe EXO
• Finalizado processo
• Sistema EXO (GPQ)
• Pasta na rede
• Equipe EXO
• Finalizado processo
• Recomenda iniciar a renovação da licença (CR) 90 dias antes do vencimento
• Cliente
• Notas fiscais de compras
• Planilha produtos controlados
o Consumo
o Utilização
o Estoque
• Sistema EXO (GPQ) atualizado
O QUE COMO
Verificar periodicidade de envio de mapa
Solicitar informações
Preencher mapa
EMITIR MAPA
• Entrega do Mapa (mensal / trimestral)
• Cliente
• EXO
• Identificar periodicidade de entrega do mapa no arquivo “controle de clientes”
• Solicitar informações de consumo para os clientes planilha "produtos controlados“
• Solicitar atualização das informações no sistema EXO (GPQ)
• Preencher "mapa de estocagem“
o N° de Ordem
o Produto controlado
o Estoque período anterior
o Compras
o Produção
o Consumos
o Vendas
o Perdas ou transferência
o Estoque para período seguinte
o Unidade de medida
• Encaminhar mapa para assinatura do cliente (assinatura simples)
• Equipe EXO
• Mensalmente
• Trimestral
Até o 10° dia útil
• Planilha “controle de clientes”
• Equipe EXO
• Final do mês
• Sistema EXO (GPQ)
• Equipe EXO
• Mensalmente
• Trimestral
Até o 10° dia útil
• Mapa de estocagem de produtos controladosanexo XXIV (pasta na rede)
Entregar mapa
• Confirmar como deve ser encaminhado os mapas assinados (e-mail ou presencial)
• Acessar planilha “controle de clientes”
• Coluna “Envio dos mapas para o EB”
• Encaminhar mapa por e-mail (e-mail descrito na coluna) “Prezados, Segue o mapa do x trimestre de 202x da empresa
xx Att”
• Salvar em PDF e-mail encaminhado na pasta do cliente
Presencial
• Encaminhar mapa por e-mail para correspondente
• Correspondente identificado na planilha "controle de clientes 03.02"
• Correspondente encaminha protocolo de entrega scaneado para equipe EXO
• Salvar em PDF protocolo encaminhado na pasta do cliente
• Equipe EXO
• Mensalmente
• Trimestral
• Planilha de controle (pasta na rede)
Arquivar mapa
• Montar book
o Capa o Mapa
o Confirmação de e-mail ou protocolo
o NF
• Salvar book em PDF na pasta do cliente
• Subir book para o sistema EXO (GPQ)
• Equipe EXO
• Mensalmente
• Trimestral
• Sistema EXO (GPQ)
• pasta do cliente (rede)
Comunicar cliente
• Encaminhar book para o cliente
• Notificar que o sistema está atualizado com os mapas
• Sistema EXO (GPQ)
• Pasta na rede
• Planilha de controle
• Equipe EXO
• Mensalmente
• Trimestral
• A empresa Stahl não apresenta mapa no exercito, a informação não passa pela EXO
• A periodicidade de envio de mapas depende de região para região, algumas sendo mensal outras trimestral (perguntar sempre na entrega do processo)
• O Exército aceita os mapas assinados por meio de assinatura digital
cristiano.silva@intertek.com
Intertek 42.565.697/0021-31 Belém PA Jorio Sales danielle.carvalho@intertek.com - técnica fernanda.ferreira@intertek.com - técnica jorio.sales@intertek.com - Gerente -
Intertek 42.565.697/0038-80 Barcarena PA Jorio Sales carla.maciel@intertek.com - Técnica fernanda.ferreira@intertek.com - Técnica danielle.carvalho@intertek.com - Técnica jorio.sales@intertek.com - Gerente Regional
Intertek 42.565.697/0053-19 Maceió AL Marcel Borchardt glaucia.aguiar@intertek.com - técnico marcel.borchardt@intertek.com - Gerente Regional
Número
Analisar enquadramento (atividade / produto)
Estruturar (documentação)
Identificar correspondente
Protocolar registro (alvará e Certificado)
Acompanhar finalização do processo
Enviar e arquivar (alvará e Certificado)
Emitir mapa
• Cliente
• Lista de produtos utilizados
• FISPQ
ANALISAR
ENQUADRAMENTO
• Lista de produtos controlados pela Polícia Civil
• Documentos requeridos e obrigatórios
• Cliente
• EXO
• Polícia Civil
• Legislação do Estado para produtos controlados
O QUE COMO
Solicitar documentos iniciais
• Solicitar documentação inicial ao cliente: o Lista de produtos utilizados o FISPQ
QUEM QUANDO ONDE
• Equipe EXO
• Sempre no início de um novo processo
Verificar os produtos controlados
• Verificar item a item se os produtos utilizado pelo cliente “lista de produtos utilizados” são controlados ou não pela Polícia Civil, via legislação de cada estado para produtos controlados”
• Não constando o produto na lista da PC, o produto não é controlado. Lembrando que alguns estados não possuem controle (lista PC consultoria)
• Equipe EXO
• Sempre no início de um novo processo
• Legislação do estado para Produtos químicos controlados
• Lista PC consultoria (rede)
Verificar enquadramento da atividade
• Entender com o cliente em qual atividade o produto irá se enquadrar (utilização, transporte, exportação, etc.)
• Encaminhar e-mail para Polícia Civil do estado perguntando se naquele tipo de atividade é realizado o controle
• Caso seja confirmado, solicitando quais documentos são necessários.
• Equipe EXO
• Sempre no início de um novo processo
• E-mail com cliente
• E-mail ou telefone da polícia civil do estado (Lista PC consultoria (rede)
• Legislação estadual para Produtos químicos controlados
potenciais
• Alguns produtos é necessário analisar a composição e concentração utilizada pelo cliente
• Não sabemos que cidade atende produtos controlados para policia civil, sempre temos que ligar nas delegacias da região para encontrar a cidade que atende e aplica o controle
• Contatar a policia civil sempre para confirmar lista de documentos e lista de produtos controlados por e-mail
• Cliente
• EXO
• Lista de produtos controlados pela Polícia Civil
• Documentos requeridos e obrigatórios
O QUE COMO
Analisar tipo de requerimento
Solicitar documentos
ESTRUTURAR DOCUMENTAÇÃO
• Dossiê do processo para assinatura
• Cliente
• Identificar o tipo de requerimento a ser solicitado:
o Solicitação
o Renovação
o Inclusão / Exclusão
o Cancelamento
• Solicitar informações e documentação:
o Dados dos responsáveis legais (RG, CPF e comp. de endereço)
o Contrato social (cópia autenticada)
o *Outros conforme região
QUEM QUANDO
• Equipe EXO
ONDE
• Equipe EXO
• Emissão de Alvará e Certificado de vistoria
• Alteração de produto
• Fechamento da empresa
• Emissão, Alteração, Renovação, Cancelamento de Alvará e Certificado de vistoria
• Sistema EXO (GPQ)
• Pasta na rede (controle de clientes)
• *Conforme legislação do estado
Preparar documentos
• Preencher e preparar documentação:
o Requerimento (solicitação, atualização, cancelamento)
o Declaração de Idoneidade de Responsável (com firma reconhecida)
o Procuração EXO
o Alvará e Certificado de vistoria do Ano Anterior (no caso de renovação e/ou alteração)
o Caso for entregue por correspondente: fazer substabelecimento
o Emitir Cartão CNPJ
o Emitir certidão criminal estadual
o Emitir DARE/DAE (taxa de vistoria e alvará)Acessar site estadual
▪ Caso não tenha informações no site , solicitar por e-mail o valor e onde deve ser gerada a guia.
Observação:
✓ PR (PCPR- DEAM) além do alvará pagar vistoria)
✓ SP - DARE Acessar site e colocar > Alvará
✓ PR - PCPR DEAM> Serviços > Alvara e taxa > Explosivo Arma > Tabela de preço
✓ BA - DAE Primeiro enviar os documentos por (e-mail) PC. A PC encaminha valor e emitimos NF via sistema da prefeitura
• Equipe EXO
• Emissão, atualização ou alteração de Alvará e Certificado de Vistoria
• Declarações pasta ne rede
• Certidão Criminal Estadual
Disponibilizar documentação
• Encaminhar documentação para assinatura do cliente e pagamento da DARE/DAE
Obs.: Todos os documentos devem ter firma reconhecida e/ou assinado com assinatura digital
• Controle de Clientes (planilha)
• Sistema EXO (GPQ)
• Equipe EXO
• Montado dossiê
• Correios
• Falta de documento com reconhecimento de firma
• Demora no recebimento da documentação
• Cada delegacia atende de uma forma diferente (ex: americana pede AVCB)
• Sempre que ocorre alteração no processo da Policia civil temos difícil de conseguir as informações, muitas vezes só perguntando
• Cliente
• Dossiê do processo assinado
O QUE COMO
Identificar possível correspondentes
• Acessar migalhas
IDENTIFICAR CORRESPONDENTE
• Responsável pela entrega física do processo
• Equipe EXO
• Correspondente
Realizar cotação
• Procurar correspondente Jurídico para cidade onde deve ser entregue o documento
• Selecionar correspondente
• Solicitar serviço
• Fazer login
• Para contato existe 2 opções (e-mail ou whats), escrever serviço "entrega de documento exercito" descrever texto pedindo orçamento
Obs.: Para região de Americana e Campinas o processo é realizado pela própria equipe EXO
• Analisar orçamentos
• Solicitar a pessoa selecionado
o Nome completo
o N
° OAB
o Estado civil
o Endereço para envio dos documentos
o WhatsApp
Contratar correspondente
• Preencher subestabelecimento em nome da pessoa que vai entregar o documento
• Reconhecer firma do subestabelecimento ou assinatura digital
lista de DOCUMENTOS / SISTEMAS
• Site https://correspondentes.migalhas.com.br/
• Equipe EXO
• Emissão, atualização ou alteração de Alvará e Certificado de Vistoria
• Site https://correspondentes. migalhas.com.br/
• Equipe EXO
• Emissão, atualização ou alteração de Alvará e Certificado de Vistoria
• Site https://correspondentes. migalhas.com.br/
• Equipe EXO
• Emissão, atualização ou alteração de Alvará e Certificado de Vistoria
• Documento na rede
• Há uma pratica em trabalhar com correspondentes que já prestam serviço na região, para identificar consultar arquivo na rede “Controle de Clientes”
• Cliente
• EXO
• Dossiê do processo assinado
• Responsável pela entrega física do processo
O QUE COMO
Verificar e ordenar documentação
Enviar documentação
Entregar documentação na Polícia Civil da região
PROTOCOLAR ALVARÁ E/OU CERTIFICADO DE VISTORIA
• Protocolo de entrega
• Cliente
• EXO
• Ligar na Delegacia da Polícia Civil da cidade e verificar onde deve ser realizada a entrega de documentação
o Endereço do posto da cidade
o Quantidade de vias de documentos
o Sequência de documentação
• Ordenar os documentos com sequencial requerido
Obs.: Para região de Americana e Campinas, o processo é realizado pela própria equipe EXO
• Lacrar envelope com documentação completa “dossiê do processo”
• Confirmar endereço com o correspondente
• Procurar agência dos correios mais próxima
• Encaminhar documento
• Levar presencialmente a documentação completa “dossiê do processo” ao posto responsável pela região
• Retirar protocolo de entrega
• Perguntar ao órgão se o reporte de mapa pode ser por e-mail ou somente presencial
• Scanner protocolo
• Encaminhar scanner para EXO
• Equipe EXO
• Emissão, atualização ou alteração de Alvará e/ou Certificado de Vistoria
• Site https://correspondentes. migalhas.com.br/login
• Equipe EXO
• Emissão, atualização ou alteração de Alvará e/ou Certificado de Vistoria
• Agência dos correios
• Correspondente
• Equipe EXO
• Emissão, atualização ou alteração de Alvará e/ou Certificado de Vistoria
• Posto regional da Polícia Civil
• Agência dos correios
• Sites:
https://correspondentes.migalhas.com.br
SIPOC
• Nem todas as regiões são claras e constam informações no sistema, às vezes temos que ligar para o posto da região para mais informações
• Às vezes é necessário fazer follow-up de devolução de protocolo ao correspondente
• No momento da entrega do processo, eles acusam pendência de documentação imediata e não recebe o processo.
• A Policia Civil aceita procuradores como responsáveis legais, sendo necessário apresentar uma procuração com poderes da empresa.
FORNECEDORES INPUTS
• Equipe EXO
• Correspondente
• Protocolo de entrega
O QUE COMO
Monitorar andamento do processo
• Solicitar ao correspondente para que vá pessoalmente à Delegacia para verificar o andamento do processo
o Protocolo físico
PROCESSOS OUTPUTS
ACOMPANHAR
FINALIZAÇÃO DO PROCESSO
• Conclusão do processo (deferido ou indeferido)
CLIENTES
• Equipe EXO
• Cliente
Comunicar com o cliente
Retirar documento
• Comunicar status do andamento do processo ao cliente
• Solicitar para o mesmo correspondente que entregou o processo retirar Alvará e/ou Certificado de Vistoria
• Retirar Alvará e/ou Certificado de Vistoria ou pendência
• Encaminhar scanner para EXO
• Encaminhar documentos físico direto ao cliente por correio
QUEM QUANDO ONDE
• Equipe EXO
• Correspondente
• Equipe EXO
• Equipe EXO
• Correspondente
• Mensal
• Quando houver posicionamento
• Houver alteração do processo
• Posto regional da Polícia Civil
• Posto regional da Polícia Civil
• Agência dos correios
lista de DOCUMENTOS / SISTEMAS
• Posto regional da Polícia Civil
• Acompanhamento presencialmente na delegacia onde foi entregue, sendo necessário acionar o correspondente a cada 15 / 20 dias
• Algumas vistoria e/ou fiscalização aleatórios no cliente é realizado pela Policia Civil sem aviso prévio
• Alvará costuma ter validade de 1 ano e certifica de vistoria 3 anos
SIPOC
FORNECEDORES INPUTS PROCESSOS OUTPUTS CLIENTES
• Posto regional da Polícia Civil
• Correspondente
• Conclusão do processo (deferido ou indeferido)
ENVIAR E ARQUIVAR
• Alvará e/ou Certificado de vistoria
• Lista de pendência
• Cliente
• EXO
O QUE COMO
Avaliar Alvará e/ou Certificado de vistoria
Alvará e/ou Certificado de vistoria - Deferida
• Conferir se os dados do cliente estão corretos
• Atualizar controle de vencimentos
Alvará e/ou Certificado de vistoria - Indeferida ou com pendência
• Verificar pendência e motivo do indeferimento
• Providenciar documentação faltante
• Encaminhar para correspondente
• Realizar entrega e monitorar processo
• Equipe EXO
• Finalizado processo
• Planilha de controle (pasta na rede)
• Sistema EXO
Arquivar documento
• Acessar sistema EXO (GPQ)
o Licenças
o Ações
o Editar
o Adicionar documento
o Atualizar licença
• Acessar pasta na rede
o Ano
o Cliente
o Licença
o Polícia Civil
o Salvar
Comunicar cliente
• Comunicar status do processo ao cliente
• Encaminhar scanner do Alvará e/ou Certificado de vistoria (deferida ou indeferida) e/ou lista de pendência
• Comunicar que o documento físico está a caminho via correios
• Comunicar que a licença está disponível no sistema EXO
lista de DOCUMENTOS / SISTEMAS
• Sistema EXO (GPQ)
• Pasta na rede
• Planilha de controle
• Equipe EXO
• Finalizado processo
• Sistema EXO (GPQ)
• Pasta na rede
• Equipe EXO
• Finalizado processo
• O vencimento de alvará da policia civil costuma ser ano vigente (jan. - dez.), exceto estado da Bahia que é ano corrido (data da emissão + 365 dias | ex: mar. - mar.)
• Cliente
• Notas fiscais de compras
• Planilha produtos controlados
o Consumo
o Utilização
o Estoque
• Sistema EXO (GPQ) atualizado
EMITIR MAPA
• Entrega do Mapa ( trimestral)
• Cliente
• EXO
O QUE COMO QUEM QUANDO ONDE
Solicitar informações
• Solicitar informações de consumo para os clientes planilha "produtos controlados“
• Solicitar atualização das informações no sistema EXO (GPQ)
• Equipe EXO
• Final do mês anterior
• Sistema EXO (GPQ)
Preencher mapa
• Preencher ”Mapa de compra“
o Informações da NF
o Produto controlado
• Preencher ”Mapa Geral“
o Estoque período anterior
o Compras
o Produção , Consumos , Vendas
o Perdas ou transferência
o Estoque para período seguinte
o Unidade de medida
• Preencher ”Relação de Remessa“
• Encaminhar Mapa de Compra, Mapa Geral e Relação de Remessa para assinatura do cliente (assinatura simples) – Técnico Responsável
• Equipe EXO
• Trimestral Até o 10° dia útil
• Mapa de Compra
• Mapa Geral
• Relação de Remessa
Entregar mapa
• Confirmar como deve ser encaminhado os mapas assinados (e-mail ou presencial)
• Acessar planilha “controle de clientes”
• Coluna “Envio dos mapas para a PC”
• Encaminhar mapa por e-mail (e-mail descrito na coluna)
“Prezados, Segue o mapa do x trimestre de 202x da empresa
xx Att”
• Salvar em PDF e-mail encaminhado na pasta do cliente
Presencial
• Encaminhar mapa por e-mail para correspondente
• Correspondente identificado na planilha "controle de clientes 03.02"
• Correspondente encaminha protocolo de entrega scaneado para equipe EXO
• Salvar em PDF protocolo encaminhado na pasta do cliente
• Equipe EXO
• Trimestral
• Planilha de controle (pasta na rede)
Arquivar mapa
• Montar book
o Capa
o Mapa
o Confirmação de e-mail ou protocolo
o NF
• Salvar book em PDF na pasta do cliente
• Subir book para o sistema EXO (GPQ)
• Equipe EXO
• Trimestral
• Sistema EXO (GPQ)
• pasta do cliente (rede)
Comunicar cliente
• Encaminhar book para o cliente
• Notificar que o sistema está atualizado com os mapas
• Sistema EXO (GPQ)
• Pasta na rede
• Planilha de controle
• Equipe EXO
• Trimestral
• Há casos do cliente compra algum produto novo que requer controle da polícia civil, sendo necessário avaliar com o mesmo alteração da alvará / certificado.
• Caso necessário retificação de mapa, deve ser encaminhado 2 mapas no período “trimestre” superior (retificado / correspondente do trimestre)
• Os mapas são sempre trimestral
• Os mapas são aceitos com assinatura digital
Empresa CNPJ Unidade Estado Nomes dos Envolvidos E-mail dos Envolvidos Realizamos Report de Mapa?
Intertek 42.565.697/0012-40 Candeias BA Marcel Borchardt
Enviam as informações dos Mapas por e-mail ou sistema
carolina.gonzaga@intertek.com - - Técnico josivaldo.silva@intertek.com - Técnico marcel.borchardt@intertek.com - Gerente Regional X e-mail
Intertek 42.565.697/0034-56 Fortaleza CE Jório Sales robson.brandao@intertek.com - técnico jorio.sales@intertek.com - gerente regional - -
Intertek 42.565.697/0041-85 Ipojuca PE Marcel Borchardt glaucia.aguiar@intertek.com - técnico marcel.borchardt@intertek.com - Gerente Regional - -
Intertek 42.565.697/0019-17 Manaus AM Adria Cardoso alyny.barbosa@intertek.com - técnica adria.cardoso@intertek.com - gerente - -
Intertek 42.565.697/0006-00 Paranaguá PR Paulo Negraes
Intertek 42.565.697/0032-94 Parauapebas PA Julio Caetano
alessandra.aguiar@intertek.com - técnica taiane.santos@intertek.com - técnica paulo.negraes@intertek.com - Gerente Regional X e-mail
joyce.souza@intertek.com - técnico jessica.cardoso@intertek.com - técnico Julio.Caetano@intertek.com - Gerente - -
Intertek 42.565.697/0010-89 Recife PE Marcel Borchardt glaucia.aguiar@intertek.com - técnico marcel.borchardt@intertek.com - Gerente Regional - -
Intertek 42.565.697/0011-60 Rio de Janeiro RJ Cristiano Silva herik.souza@intertek.com - Técnico cristiano.silva@intertek.com - Gerente Regional - -
-
X e-mail 0418/2023 0416/2023 0417/2023
Intertek 42.565.697/0050-76 São Luís MA Jorio Sales licia.rodrigues@intertek.com - técnica jorio.sales@intertek.com - Gerente Regional -
Intertek 42.565.697/0009-45 Serra ES Paulo dos Santos paulo.dossantos@intertek.com - Gerente Regional josimara.miranda@intertek.com - técnica - -
Intertek 42.565.697/0021-31 Belém PA Jorio Sales danielle.carvalho@intertek.com - técnica fernanda.ferreira@intertek.com - técnica jorio.sales@intertek.com - Gerente - -
Intertek 42.565.697/0038-80 Barcarena PA Jorio Sales carla.maciel@intertek.com - Técnica fernanda.ferreira@intertek.com - Técnica danielle.carvalho@intertek.com - Técnica jorio.sales@intertek.com - Gerente Regional
-
- -
Intertek 42.565.697/0053-19 Maceió AL Marcel Borchardt glaucia.aguiar@intertek.com - técnico marcel.borchardt@intertek.com - Gerente Regional - -
X
PC (trimestral) - Entregas Abril, Julho, Outubro, Janeiro
Número do Certificado de Vistoria Data de Vencimento Utilizamos correspondente?
Telefone
Ana Elisa
41 9972-6924 anaelisa@vieiranavarro.com.br (entrega de doc) dpe.deam@pc.pr.gov.br (mapa)
Analisar enquadramento (atividade / produto)
Solicitar documentaçã o e acesso
• Cliente
• Lista de produtos utilizados
• FISPQ
ANALISAR
ENQUADRAMENTO
• Lista de produtos controlados pela Polícia Federal
• Documentos requeridos e obrigatórios
• Cliente
• EXO
• Polícia Federal
• Portaria 204 e 223
O QUE COMO QUEM QUANDO ONDE
Solicitar documentos iniciais
• Solicitar documentação inicial ao cliente: o Lista de produtos utilizados o FISPQ
• Equipe EXO
• Sempre no início de um novo processo
Verificar os produtos controlados
• Verificar item a item se os produtos utilizado pelo cliente “lista de produtos utilizados” são controlados ou não pela Polícia Federal, via portaria 204 e 223
• Não constando o produto na lista da portaria o produto não é controlado
• Equipe EXO
• Sempre no início de um novo processo
• Portaria 204 e 223
Verificar enquadramento da atividade
• Entender com o cliente em qual atividade o produto irá se enquadrar (utilização, transporte, exportação, etc.)
• Equipe EXO
• Sempre no início de um novo processo
• Cliente
• Portaria 204 e 223
SIPOC
• Alguns produtos é necessário analisar a composição utilizada pelo cliente
• Sempre que houver qualquer alteração na portaria é comunicado e/ou encontrado facilmente no site da Polícia Federal, importante sempre checar para garantir que não houve alterações
• São complicado os retornos e envio de documentação. O cliente não encaminha as informações (toda as vezes gera uma angustia e correria para entrega de processo e mapas)
FORNECEDORES INPUTS PROCESSOS OUTPUTS
• Cliente
• EXO
• Lista de produtos controlados pela Polícia Federal
• Documentos requeridos e obrigatórios
O QUE COMO
Analisar tipo de requerimento
SOLICITAR DOCUMENTAÇÃO E ACESSO
• Documentos requiridos a serem imputados no Siproquim2
• Cliente
Solicitar documentos
• Identificar o tipo de requerimento a ser solicitado:
o Emissão
o Renovação
o Renovação com alteração
o Cancelamento
• Solicitar informações e documentação:
o Contrato social / Procuração
o Número do RG do Responsável Legal
o Número RG do Responsável Técnico
o ART
o Certificado Digital (no caso de uma primeira solicitação)
QUEM QUANDO
• Equipe EXO
• Emissão de CRC +CLF
• Atualização de CRC + CLF
• Alteração de produto
• Fechamento da empresa
ONDE
• Cliente
• Equipe EXO
• Emissão, atualização ou alteração de CRC +CLF
O QUE COMO QUEM QUANDO
Habilitar EXO como operador (Siproquim2)
• Agendar call com cliente
• Conectar certificado digital no computador (cliente)
• Habilitar a EXO como operador no Siproquim 2 (cliente)
• Controle de Clientes (planilha)
• Sistema EXO (GPQ)
• Cliente
• Equipe EXO
• Emissão de CRC +CLF
• Siproquim 2
• Importante o cliente habilitar a EXO para acesso ao sistema Siproquim2 como operador, para liberação de acesso é necessário certificado digital valido.
• É aceito procuradores como responsáveis legais, sendo necessário apresentar uma procuração com poderes da empresa.
• Cliente
• Documentos requeridos
O QUE COMO
Solicitar Licença
• Baixar Assinador da PF
• Ligar Assinador da PF
• Acessar Siproquim 2
• Selecionar o campo Emissão de CRC+CLF
• Validar e-CNPJ
• Inserir produtos, conforme a atividade
EMITIR LICENÇA (CRC e CLF)
• Processo inserido no Siproquim 2
• Equipe EXO
• Cliente
Renovar Licença no Siproquim 2
• Inserir responsáveis e anexar documentação (contrato social e ART)
• Verificar inconsistência
• Finalizar processo
• Gerar GRU
• Aguardar pagamento
• Enviar requerimento (24h após o pagamento da GRU)
• Verificar status no sistema (Caso haja pendência, realizar solicitações solicitadas)
• Conectar certificado digital no computador
• Baixar Assinador da PF
• Ligar Assinador da PF
• Acessar Siproquim 2
• Selecionar o campo Renovação
• Verificar inconsistência
• Finalizar processo
• Gerar GRU
• Aguardar pagamento
• Enviar requerimento
• Verificar status no sistema (Caso haja pendência, realizar solicitações solicitadas)
• Equipe EXO/ Cliente
• Emissão CRC+CLF
• Siproquim 2
• Equipe EXO
• Renovação da Licença
• Siproquim 2
Renovação com Alteração
• Conectar certificado digital no computador
• Baixar Assinador da PF
• Ligar Assinador da PF
• Acessar Siproquim 2
• Selecionar o campo Renovação com alteração
• Atualizar as informações que serão alteradas (exclusão e/ou inserção)
• Inserir responsáveis e anexar documentação (contrato social e ART)
• Verificar inconsistência
• Finalizar processo
• Gerar GRU
• Aguardar pagamento
• Enviar requerimento no sistema Siproquim2
• Verificar status no sistema (Caso haja pendência, realizar solicitações solicitadas)
• Equipe EXO
• Renovação com Alteração
• Siproquim 2
Cancelamento de Licença
• Conectar certificado digital no computador
• Baixar Assinador da PF
• Ligar Assinador da PF
• Acessar Siproquim 2
• Selecionar o campo Cancelamento
• Realizar baixa dos produtos o Mapa (verificar com a empresa se será transferido, descartado, ou qualquer outra destinação)
• Solicitar cancelamento , preenchendo justificativa
• Verificando o status do cancelamento, enviando a informação para o cliente
• Equipe EXO
• Cancelamento da Licença
• Siproquim 2
• Siproquim 2
• É necessário ter um computador Windows, devido não funcionar em MAC o aplicativo “assinador PF”
• Existe operações que somente funcionam com certificado digital, sem o certificado não consegue fazer nada no sistema (ex: renovação, alterações, cancelamento e apostilamento), sendo permitido apenas o mapa
• Sempre que houver necessidade de fiscalização ou vistoria é comunicado previamente o cliente pela PF
• Qualquer problema no sistema da PF, sempre deve ser encaminhado e-mail para PF, porém os retornos costumam ser demorado
• Siproquim 2 (sistema)
• Conclusão do processo (deferido ou indeferido)
ENVIAR E ARQUIVAR (CRC E CLF)
• Certificado CRC e CLF
• Lista de pendência
• Cliente
• EXO
O QUE COMO QUEM QUANDO ONDE
Acessar sistema Siproquim 2
• Entrar no sistema siproquim2
o Requerimento
o Consultar documentos
o Selecionar período
o Pesquisar
o Verifica situação
o Imprimir certificado
o Arquivo PDF
Avaliar CRC e CLF Deferida
• Conferir se os dados do cliente estão corretos
• Atualizar controle de vencimentos Indeferida ou com pendência
• Verificar pendência e motivo do indeferimento
• Providenciar documentação faltante
• Encaminhar para correspondente
• Realizar entrega e monitorar processo
• Equipe EXO
• Finalizado processo
• Siproquim2
• Equipe EXO
• Finalizado processo
• Planilha de controle (pasta na rede)
• Sistema EXO
Arquivar documento
• Acessar sistema EXO (GPQ)
o Licenças
o Ações
o Editar
o Adicionar documento
o Atualizar licença
• Acessar pasta na rede
o Ano
o Cliente
o Licença
o Exército brasileiro
o Salvar
Comunicar cliente
• Comunicar status do processo ao cliente
• Encaminhar scanner do CRC e CLF (deferida ou indeferida) e/ou lista de pendência
• Comunicar que o CRC e CLF está disponível no sistema
• Siproquim 2
• Sistema EXO (GPQ)
• Pasta na rede “Planilha de controle”
• Equipe EXO
• Finalizado processo
• Sistema EXO (GPQ)
• Pasta na rede
• Equipe EXO
• Finalizado processo
• O sistema funciona muito bem, todas as informações constam dentro do Siproquim2
• Cliente
• Notas fiscais de compras
• Planilha produtos controlados
o Consumo
o Utilização
o Estoque
• Sistema EXO (GPQ) atualizado
O QUE COMO
Solicitar informações
Preencher mapa
Arquivar mapa
EMITIR MAPA
• Entrega do Mapa (mensal)
• Cliente
• EXO
Comunicar cliente
• Solicitar informações de consumo para os clientes planilha "produtos controlados“
• Solicitar atualização das informações no sistema EXO (GPQ)
• Acessar Siproquim 2
• Entrar em Mapas, “Declarar Mapas”
• Clicar em “+ Novo Mapa”
• Preencher o CNPJ do Cliente, ano e mês a ser declarado
• Inserir informações dos produtos controlados que constam na NF no ícone “Movimentação Nacional”
• Cadastrar novo produto (se houver necessidade) no campo “Demonstrativo Geral” – Obs. O Produto deve estar na licença
• Inserir o consumo no campo “Utilização para consumo”
• Inserir perda (se houver) no campo “Registro Perda e Evaporação”
• Verificar saldo no campo “Estoque”, comparando com as informações enviadas pelo cliente .
• Clicar em “Enviar Mapa”
• Montar book o Capa o Mapa o NF
• Salvar book em PDF na pasta do cliente
• Subir book para o sistema EXO (GPQ)
• Encaminhar book para o cliente
• Notificar que o sistema está atualizado com os mapas
• Equipe EXO
• Até dia 15°
• Sistema EXO (GPQ)
• Equipe EXO
• Mensalmente
• SIPROQUIM 2
• Equipe EXO
• Mensalmente
• Sistema EXO (GPQ)
• pasta do cliente (rede)
• Equipe EXO
• Mensalmente
• Siproquim 2
• Há casos do cliente compra algum produto novo que requer controle da polícia federal, sendo necessário avaliar com o mesmo alteração da alvará / certificado
• A empresa Stahl sempre entrega mapa com atraso
• Muitas informações são passadas em divergência pelo cliente “planilha de controle” vs “Notas fiscais” de produtos comprados.
• Caso necessário retificação de mapa, deve ser realizado imediatamente
• Os mapas precisam ter as concentrações e densidade igual ao do fornecedor, o que o fornecedor reportar no mapa, temos que reportar igual. As informações devem constar na NF, quando não houver o cliente deve solicitar essas informações
josivaldo.silva@intertek.com marcel.borchardt@intertek.com
jorio.sales@intertek.com
marcel.borchardt@intertek.com
adria.cardoso@intertek.com
jessica.cardoso@intertek.com Julio.Caetano@intertek.com
cristiano.silva@intertek.com
joselaine.leitzke@intertek.com isadora.mattos@intertek.com marcel.penha@intertek.com paulo.negraes@intertek.com
alexandre.chida@intertek.com paula.aguiar@intertek.com jessica.santos@intertek.com sergio.caetano@intertek.com
jorio.sales@intertek.com
josimara.miranda@intertek.com
Sales danielle.carvalho@intertek.com fernanda.ferreira@intertek.com jorio.sales@intertek.com
carolina.gonzaga@intertek.com - -
josivaldo.silva@intertek.com - Técnico
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glaucia.aguiar@intertek.com - técnico
marcel.borchardt@intertek.com -
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isadora.mattos@intertek.com - técnica marcel.penha@intertek.com - técnico paulo.negraes@intertek.com -
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