PAROLES D’EXPERTS
La dictée numérique vise le zéro faute !
P
our moderniser la production des comptes-rendus et faciliter la vie hospitalière, les solutions de dictée numérique et de reconnaissance vocale se généralisent dans les établissements français. À la clé : une meilleure productivité des personnels, des risques d’erreurs limités et une prise en charge optimisée. Principal enjeu pour les hôpitaux actuellement : l’intégration de ces solutions dans le système d’information médical. Tour d’horizon des projets menés à bien par DICMA, l’un des principaux acteurs du secteur en France.
CHU Clermont Ferrand Le déploiement de la solution de dictée vocale Winscribe remonte déjà à 2005 au CHU de Clermont-Ferrand. « Le projet a en fait été initié en 2003 par la Direction de l’époque afin de gérer un pool de secrétaires sur le site central de l’Hôtel Dieu. Il y a deux ans, le déploiement a été généralisé à leur demande aux autres sites de l’hôpital. La dictée numérique est maintenant déployée sur l’ensemble du CHU via l’application Winscribe. Après un début un peu lent, l’extension a été rapide », détaille Casimir Boyer, DSI du CHU. L’objectif initial était de gagner du temps et de l’efficacité, de réorganiser le secrétariat, et au-delà d’améliorer la qualité de prise en charge. Prochaine étape : le passage à la reconnaissance vocale.
Hôpital Foch, Suresnes L’hôpital Foch de Suresnes s’est également doté de Winscribe, suite à la sélection de deux candidats par appel d’offres, et à un test grandeur nature d’une durée de deux mois. Le déploiement dans l’ensemble des services de l’établissement a pris 9 mois, pour un total de 200 médecins et 80 secrétaires utilisateurs. Les enjeux étaient semblables à ceux de Clermont Ferrand, à savoir réguler le travail de saisie des actes et réorganiser le secrétariat. L’application devait aussi s’intégrer dans le système d’information : les médecins ont notamment la possibilité de dicter directement dans le dossier patient. « Associée aux restructurations du système d’information, la dictée numérique contribue à faire baisser le délai de validation », a notamment expliqué Bernard Trillat, chef de projet à Foch, qui note que la solution « permet de voir en temps réel où sont les dictées. Les comptes-rendus sont faciles à envoyer, la dictée numérique facilite la vie des médecins ». Mais aussi celle des secrétaires, qui relèvent que « la qualité du son, même si la dictée s’est effectuée en milieu bruyant, est très bonne. Le logiciel est convivial et très facile d’utilisation. Une dictée temporairement
98
stoppée est reprise au bon endroit, ce qui était difficile avec les cassettes ».
Centre régional Léon-Bérard de lutte contre le cancer, Lyon Le projet du Centre Léon-Bérard part d’intentions légèrement différentes : « Ce qui nous a fait évoluer, c’est la séparation physique des dicteurs de leurs secrétaires, surtout dans le cadre de l’imagerie. Il y avait donc un vrai problème physique de transfert des cassettes », justifie ainsi Thierry Durand, Directeur des Systèmes d’Information. La capacité d’intégration au SI existant a là encore joué un rôle important : les médecins peuvent travailler sur Winscribe à partir de leurs applications métier, tandis que l’écoute des comptes-rendus avant transcription est possible à travers le dossier patient. Autre élément déterminant dans ce choix : « Le fait de pouvoir dicter par téléphone. On sait que c’est une corde supplémentaire à notre arc, et que l’on peut permettre à des médecins de dicter à l’intérieur de l’hôpital, par exemple à partir de leur téléphone DECT, ou à l’extérieur via leur GSM », souligne Thierry Durand. Au chapitre des résultats, les problèmes liés au support physique cassette ont disparu, et parmi les services déployés, certains comme la radiologie créent désormais leurs comptes-rendus sous deux heures. De plus, le centre a « diminué les risques d’erreur en lançant l’outil de dictée après l’avoir sélectionné dans l’application métier et en communiquant les informations du patient à Winscribe ». Finalement, « les gens n’étaient pas convaincus au départ et maintenant, nous sommes dans une situation où ce sont les utilisateurs qui viennent nous demander d’installer la dictée numérique », résume le dirigeant. Léon-Bérard se penche lui aussi désormais sur le futur déploiement de la reconnaissance vocale. Autre utilisateur dans le même secteur : le Centre anti-cancer Oscar Lambret de Lille souhaitait la gestion centralisée des comptes rendus, un outil compatible avec les logiciels en place, et enfin un système capable de
produire des informations d’activité. Après un déploiement sur l’ensemble des services de soins, le centre devrait prochainement expérimenter lui aussi la reconnaissance vocale… La modernisation des systèmes vocaux se poursuit…
DICMA & Winscribe : faits & chiffres
380 000 utilisateurs Bureaux en Angleterre, aux Etats-Unis, en Nouvelle-Zélande et en Suisse Atouts de la solution : Réduction des coûts, efficacité accrue. Niveaux de service améliorés. Effort réduit. Productivité accrue de transcription. Délais de transcription améliorés. Meilleure gestion du workflow. Retour sur investissement rapide. Capacité d’intégration aux systèmes en place.
Implanté à Lyon depuis les années 70 et depuis plus de 15 ans à Paris. 100% des ressources dédiées à la dictée. Distributeur indépendant des principaux constructeurs. Atouts : Une longue expérience dans le secteur. Une spécialisation dans la distribution des systèmes de dictée. Partenaire indépendant des grands acteurs du marché : Philips, Olympus, Grundig, WinScribe et Nuance. Compétence en matière de déploiement de solutions de dictée numérique.
Mai - Juin 2010 DH MAGAZINE N°132
53