PORTAFOLIOEVIDENCIADE
INSTITUTO NACIONAL DE FORMACIÓN PROFESIONAL Y CAPACITACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO CURSO VIRTUAL DE TÉCNICAS Y PRÁCTICA ADMINISTRATIVA PERTENECE A: MAGALI CARRIZO DASCHMAIRYPROFESORA:MUÑOZTEMA: PORTAFOLIO DE EVIDENCIA DE SISTEMA DE ARCHIVO REPÚBLICA DE PANAMÁ 2022
ÍNDICE SISTEMA DE ARCHIVO ALFABÉTICO INTRODUCCIÓN TALLER No.1 Sistema de Archivo Alfabético: Nombres Naturales TALLER No.2 Sistema de Archivo Alfabético: Títulos Académicos TALLER No.3 Sistema de Archivo Alfabético: Apellidos con Prefijos TALLER No.4 Sistema de Archivo Alfabético: Apellidos con Prefijos TALLER No.5 Sistema de Archivo Alfabético: Apellido de Damas Casadas TALLER No.6 Sistema de Archivo Alfabético: Reglas Combinadas TALLER No.7 Sistema de Archivo Alfabético: Nombre Jurídico TALLER No.8 Sistema de Archivo Alfabético: Nombre Jurídico TALLER No.9 Sistema de Archivo Alfabético: Por Asunto TALLER No.10 Sistema de Archivo Geográfico TALLER No.11 Sistema de Archivo Geográfico: Guía Subguía TALLER No.12 Sistema de Archivo Geográfico TALLER No.13 Sistema de Archivo Numérico Consecutivo Simple TALLER No.14 Sistema de Archivo Numérico Codificado TALLER No.15 Procedimiento Para Archivar Documentos ANEXOS
El archivo es la memoria única de los documentos originales del accionar vital de la empresa. Esa memoria se ha convertido en una de las principales fuentes de antecedentes para la toma de decisiones empresariales.
El volumen de papeles con los cuales opera la empresa crea una cantidad de documentos no controlables, siendo éstos de muy diversas características y aplicaciones. A ello se suma la conservación de memorias magnéticas y las Losmicropelículas.programas de toda empresa moderna incluyen estudios de los archivos activos, inactivos, históricos, la prescripción legal y comercial, el planeamiento de la entrada del material al archivo y la reducción de costos mediante un correcto planeamiento de los archivos.
La función del archivo resulta así fundamental y requiere, para su desenvolvimiento, el uso de material apropiado y de una técnica adecuada. Su campo de responsabilidad se ha venido extendiendo hasta abarcar los más valiosos órdenes del quehacer empresarial
INTRODUCCIÓN
La organización de estos documentos debe hacerse con método, orden y precisión, puesto que deben ser incorporados a esa “memoria colectiva” que es el archivo de una empresa.
TALLERES
SISTEMA DE ALFABÉTICOARCHIVO
Taller N° 1 Sistema de Archivo Alfabético Nombres Naturales Fecha: 5/08/22 1. Lía Rúa Gil 2. Andrés Rúa Gil 3. Sara Rúa Gil 4. Roberto Rúa Gil 5. Ana María Rúa Gil 6. María Rúa Gil 7. Luz Mary Rúa Gil 8. León Mario Rúa Gil Aplicación Rúa Gil, Ana María 8-204-331 Rúa Gil, Andrés 7 123 456 Rúa Gil, León Mario 6 789 012 Rúa Gil, Lía 5 234 678 Rúa Gil, Luz Mary 4 567 890 Rúa Gil, María 3 123 456 Rúa Gil, Roberto 2 789 012 Rúa Gil, Sara 1 345 678
Taller N° 2 Sistema de Archivo Alfabético TítulosFecha:Académicos10/08/22 1. Mayor Carlos González 2. Monseñor Ángel Trujillo 3. Arquitecto Alfonso Casas 4. Coronel Alfonso Restrepo 5. Ingeniero Alfonso Casas 6. General José Landazábal 7. Mayor Alfonso Casas 8. Sor Alba Abadía Aplicación Abadía, Alba (sor) 8 902 234 Casas, Alfonso (arquitecto) 5 678 001 Casas Alfonso (ingeniero) 2 345 678 Casas, Alfonso (mayor) 9 012 345 González, Carlos (mayor) 6-789-012 Landazábal, José (general) 3-456-789 Restrepo, Alfonso (coronel) 1-234-56 Trujillo, Ángel (monseñor) 8-901-234
Taller N° 3 Sistema de Archivo Alfabético Apellidos con Prefijos Fecha: 11/08/22 1. Josefina De Las Mercedes Vásquez Zuluaga 2. Diego Mauricio Valencia Tirado 3. Josefina B. Vásquez Murillo 4. Diego Mauricio Valencia García 5. Josefina Vásquez Arango 6. Diego Mauricio Valencia RobledoAplicación Valencia García, Diego Mauricio 8 234 556 Valencia Robledo, Diego Mauricio 1 234 78 Valencia Tirado, Diego Mauricio 5 22 446 Vásquez Arango, Josefina 2 222 313 Vásquez Murillo, Josefina Bertilda 8 12 123 Vásquez Zuluaga, Josefina De las Mercedes 7 343 598
Taller N° 4 Sistema de Archivo Alfabético Apellido con Prefijos Fecha: 11/08/22 1. Carlos Díaz Granados Pérez 8 213 457 2. Carlota Cuesta Duque 8 56 765 3. Rafael García Herreros 7 56 678 4. Dalia De La Rosa 10-56-74 5. Leonela León Bravo 8-655-743 6. Angélica D' Ángelo Ángel 8-76-543 7. Abel De La Pava Colorado 3 15 334 Aplicación Cuesta Duque, Carlota 8 56 765 D’ Ángelo, Ángel Angélica 8 76 543 De la Pava Colorado, Abel 3 15 334 De la Rosa, Dalia 10 56 74 Díaz Granado Pérez, Carlos 8 213 457 García Herrera, Rafael 7 56 678 León Bravo, Leonela 8 655 743
Taller N° 5 Sistema de Archivo Alfabético Apellido de Casada Fecha: 12/08/22 1. Ana Rodríguez de Roja 2. Adalgiza Rosario de González 3. Flor María de Serres 4. Hilaria Cardozo de Santa María 5. Ana de García 6. Ysaida Farías 7. Alida María Guillén 8. Alejandra Victoria León 9. Ritmar José León Lozada 10.Daniel Lozada 11.Daniel Alejandro Lozada 12.Fabio 17.María16.Carla15.Rafael14.Rafael13.JuanaLozadaSagarayBastidasBastardoSerranoLuisaSerrano Argüello 18.Ernesto Argüello 19.Juana Arveláez 20.Juana Álvarez 21.Avilio 24.José23.Mario22.PaulinaLozadaBorzellinoAraujoAraújoDíaz Aplicación Álvarez, Juana 1-234-567 Araujo, Mario 2-35-678 Araujo Díaz, José 3 456 789 Arguello, Ernesto 4 567 890 Arveláez, Juana 5 678 901 Bastardo, Rafael 6 789 012 Bastida, Rafael 7 890 123 Borzellino, Paulina 8 098 765 Cardozo (de) Santamaría, Hilaria 8 901 234
Farías, Ysaida 9-012-345 García, Ana (de) 9-901-234 González, Adalgiza Rosario (de) 8-890-123 Guillen, Alida María 7-789-890 León, Alejandra Victoria 6-678-901 León Lozada, Ritmar José 5-567-890 Lozada, Avilio 4-456-789 Lozada, Daniel 3-345-678 Lozada, Daniel Alejandro 2 234 567 Lozada, Fabio 1 123 456 Rodríguez (de) Rojas, Ana 8 889 012 Sagaray, Juana 7 773 456 Seres, Flor María (de) 6 555 788 Serrano, Carla 5 556 551 Serrano Arguello, María Luisa 4 999 001
Taller N° 6 Sistema de Archivo Alfabético Técnicas Variadas Fecha: 12/08/22 1. Lesley Ann Jhonston 2. Dr. Edgardo Sandoval 3. Jonathan Edgardo Sandoval 4. José MacPherson hijo 5. José MacPherson padre 6. Carmen Cecilia de Sandoval 7. Carmen Franco de Echeverría 8. Betty Del Río 9. Berta de De La Espriella 10.Alexos D` Acosta Aplicación D’ Acosta, Alexos 1 234 567 De la Espriella, Berta (de) 2-234-678 Del Rio, Betty 3-456-789 Franco (de) Echeverría, Carmen 4-567-890 Jhonston, Lesly Ann 5-678-901 MacPerson, José (hijo) 6-789-012 MacPerson, José (padre) 7-890-123 Sandoval, Carmen Cecilia (de) 8-456-789 Sandoval, Edgardo (doctor) 9-012-345 Sandoval, Jonathan Edgardo 8 765 321
SISTEMA DE ARCHIVO ALFABÉTICO NOMBRES JURÍDICOS
Taller N° 7 Sistema de Archivo Alfabético Nombres Jurídicos Fecha: 17/08/22 1. Heladería 36. 2. Helados La Sensación. 3. Restaurante Jenny 1. 4. Roberto Hernández Mejía. 5. Autoridad del Tránsito y Transporte Terrestre (A.T.T.T) 6. Heladería La Tricentenario. 7. Nora Elena Heredia Pereza 8. Harinera El Triunfo. 9. Juzgado 1º Municipal 10. Álvaro Hernández Zuleta. 11. Aldo Arias, S.A. 12. Dora E. Heredia Naranjo. 13. Restaurante Perro Salvaje 66. 14. Restaurante Jenny 2. Aplicación Aldo Arias, S.A. Autoridad (del) Transito (y) Transporte Terrestre (A.T.T.T.) Harinera (El) Triunfo 00 855 78441 Heladería 36 (treinta y seis) 00 123 4567 Heladería (La) Tricentenario 00 456 7890 Helados (La) Sensación 00 567 8901 Hernández Zuleta, Alvarado 8 223 777 Heredia Naranjo, Dora Eneida 8 333 345 Heredia Pereza, Nora Elena 7 501 213 Juzgado 1 Municipal Hernández Mejías, Roberto 6 893 994 Restaurante Jerry 1 00 965 2345 Restaurante Jerry 2 00 965 2347 Restaurante Perro Salvaje 66 (sesenta y seis) 00 234 5678
TALLER N° 8 Sistema de Archivo Alfabético Nombres Jurídicos Fecha: 18/08/22 1. Mariana Vidal de González. 2. Dr. Marina Medina de Carrillo. 3. Ámbar Vélez Tomas. 4. Rosaura Camila Chávez Torete. 5. Restaurante Jerry N° 1 6. Mayor Alejandrina Pérez Montañez. 7. Ministerio de Desarrollo Social. 8. Farmacia El Buen Pastor. 9. Pedro Grande Rojas. 10. Rosme María Torete Alba. 11. Roque Campos Barba. 12. Licdo. David Campos Bordón. 13. Ing. Rosa Álvarez Cosio. 14. Damaris Jiménez de Aguilar. 15. Iván Medina Campillo. 16. Caja de Seguro Social 17. Autoridad del Tránsito y Transporte Terrestre. 18. Tania Polo De los Ríos, 19. Amary de Campos. 20. Restaurante Jerry N° 2. Aplicación Álvarez Cosio, Rosa (ingeniera) 6-098-234 Autoridad (del) Transito (y) Transporte Terrestre (A.T.T.T.) Caja (de) Seguro Social (C.S.S) Campos, Amary (de) 5 873 234 Campos Barba, Roque 4 545 698 Campos Bordón, David (licenciado) 5 246 222 Chávez Torete, Rosaura Camila 1 234 678 Farmacia (El) Buen Pastor 00 354 83724 Grande Rojas, Pedro 9 478 321 Jiménez (de) Aguilar, Damaris 3 456 890
Medina Campillo, Iván 8-233-213 Medina (de) Carrillo, Marina (doctora) 8-238-778 Ministerio (de) Desarrollo (M.I.D.E.S.) Pérez Montañez, Alejandrina (mayor) 2-987-206 Polo De los Ríos, Tania 8-356-189 Restaurante Jerry No.1 00-345-9876 Restaurante Jerry No.2 00-345-9877 Torete Alba, Rose María 3 333 444 Vélez Tomas, Ámbar 5 687 98 Vidal (de) González, Mariana 6 987 432
TALLER N° 9 SISTEMA DE ARCHIVO ALFABÉTICO POR ASUNTO Fecha: 19/08/22 Dirección Administrativa Generalidades Normas Seguros • Incendio • Vida • Responsabilidad Civil Muebles (y) Equipos • Equipos Tecnológicos • Descartes Publicidad • Propagandas • Revistas Internas • Eventos • Directorio Telefónico • Diario (La) Prensa • Correspondencia Colaboradores • Carlos Vásquez • Ana Raquel Alvarado • Migdarice Récord
Aplicación Dirección Administrativa Colaboradores • Alvarado, Ana Raquel 7-987-345 • Record, Migdarice 5 985 294 • Vásquez, Carlos 2 467 293 Generalidades Muebles (y) Equipos • Descartes • Equipos Tecnológicos Normas Publicidad • Correspondencia • Diario (La) Prensa • Directorio Telefónico • Eventos • Propagandas • Revista Interna Seguros • Incendio • Responsabilidad Civil • Vida
TALLER No 10 SISTEMA DE ARCHIVO GEOGRÁFICO Fecha: 18/08/22 PROVINCIAS1.Panamá2.Coclé3.Colón4.Veraguas5.LosSantos6.Darién7.BocasdelToro8.Herrera9.PanamáOeste10.Chiriquí Aplicación PROVINCIAS Bocas (del) Toro Chiriquí Coclé Colón Darién Herrera Panamá Panamá Oeste (Los) Santos Veraguas
TALLER No 11 SISTEMA DE ARCHIVO GEOGRÁFICO GUÍA Fecha:-SUBGUÍA18/08/22 Veraguas ▪DariénSantiago ▪ La ChiriquíPalma ▪BocasDaviddel Toro ▪ Bocas del Toro Colón ▪ PanamáColón ▪ Ciudad de Panamá Herrera ▪ CocléChitré ▪ PanamáPenonoméOeste ▪ La Chorrera Los Santos ▪ Las Tablas
Aplicación Bocas (del) Toro o Bocas (del) Toro Chiriquí o David Coclé o Penonomé Colón o Colón Darién o (La) Palma Herrera o Chitré Panamá o Ciudad (de) Panamá Panamá Oeste o (La) Chorrera (Los) Santos o (Las) Tablas Veraguas o Santiago
TALLER No 12 SISTEMA DE ARCHIVO GEOGRÁFICO Fecha: 19/08/22 Chiriquí David ▪ Leticia Polo de García 8 125 789 ▪ Carlos García 8 512 321 ▪ Damaris Ramírez de Pote 8-455-125 Coclé Penonomé ▪ Petronila Beitia 9 542 457 Herrera Chitré ▪ Petra Rivas 8 22 55 ▪ Juan Antonio Varela 1 55 78 ▪ Dolores de Motta 4-88-569 Panamá Ciudad de Panamá ▪ Bertilda Gómez 8 485 789 ▪ Bertilda Gómez 3-589-455 ▪ Carla Enilda de Arias 5-568-456 Darién La Palma ▪ Aguilar Márquez, Luis Carlos 5 77 45 ▪ Nicol Arrechera de González 2-88-456 ▪ Fernando Cabeza 2 885 789 Bocas del Toro Bocas del Toro ▪ Luis Ochoa Arena 8-55-456 ▪ Agustina Arias Arena 8-99-55
Los Santos Las Tablas ▪ Luis Ojo 5 781 45 ▪ Carlos Fábrega 7-88-456 ▪ Julia de Gadeas 5-88-94 Panamá Oeste La Chorrera ▪ Carlos Polanco 4 85 789 ▪ Vilma Brocan 6-55-89 Veraguas Santiago ▪ José Aguilar 5 879 45 ▪ Saray Clementina Aguilar Jiménez 8-77-45 ▪ Dachal Pérez 6 89 45 Colón Colón ▪ Karin Góngora de Alain 6 889 44 ▪ Yasury Pinzón Arcilla 6-85-452 Aplicación Bocas (del) Toro Bocas (del) Toro ▪ Arias Arena, Agustina 8 99 55 ▪ Ochoa Arena, Luis 8-55-456 Chiriquí David ▪ García, Carlos 8 512 321 ▪ Polo (de) García, Leticia 8-125-78 ▪ Ramírez (de) Pote, Damaris 8 455 125 Coclé Penonomé ▪ Beitia, Petrolina 9 542 457
Colón Colón ▪ Góngora (de) Alain, Karin 6 889 44 ▪ Pinzón Arcilla, Yasury 6-85-452 Darién (La) Palma ▪ Aguilar Márquez, Luis Carlos 5 77 45 ▪ Arrechera (de) González, Nicol 2 88 456 ▪ Cabeza, Fernando 2-885-789 Herrera Chitré ▪ Motta, Dolores (de) 4 88 569 ▪ Rivas, Petra 8-22-55 ▪ Varela, Juan Antonio 1 55 78 Panamá Ciudad (de) Panamá ▪ Arias, Carla Eneida (de) 5-568-456 ▪ Gómez, Bertilda 8-485-789 ▪ Gómez, Bertilda 3 589 455 Panamá Oeste (La) Chorrera ▪ Brocan, Vilma 6 55 89 ▪ Polanco, Carlos 4 85 789 (Los) Santos (Las) Tablas ▪ Fábrega, Carlos 7 88 456 ▪ Gadeas, Julia (de) ▪ Ojo, Luis 5 781 45 Veraguas Santiago ▪ Aguilar, José 5 879 45 ▪ Aguilar Jiménez, Saray Clementina 8 77 45 ▪ Pérez, Dachal 6 89 45
TALLER N° 13 SISTEMA DE ARCHIVO NUMÉRICO CONSECUTIVO SIMPLE CLÍNICA LOS PORTALES Fecha: 23-08-22 Inauguró el día 5 de enero de 2022 1 Luis Carlos Aguilar 7:00 pm 2- Carmen Souza -9:00 am 3- María Jaén- 10:00 am 4- Damaris Pérez- 2:00 pm 5- Tania Valencia 6:00 am 6 Vilma Castillo 7:20 pm 7 Yovana de Peralta 4:00 pm 8 Sarai Vega de Aguilar 11:30 am 9 Marian Acevedo 8:00 pm 10 Luis Carlos Aguilar 7:40 pm Aplicación 000 Tania Valencia 001 Carmen Souza 002 María Jaén 003 Sarai Vega de Aguilar 004 Damaris Pérez 005 Yovana de Peralta 006 Luis Carlos Aguilar 007 Vilma Castillo 008 Marian Acevedo
TALLER N° 14 SISTEMA DE ARCHIVO NUMÉRICO CODIFICADO Fecha: 23/08/22 200 Almacén Guia Principal 200.1 Deposito Subguía 200.1.1 Perpetuo Carpeta 200.1.2 Físico Carpeta 200.2 Inventario Subguía 300 Archivo 300.1Clientes Locales Fijos 300.2 Clientes Exteriores Contrato 300.3Clientes Interior Contado Crédito 400 Asesoría Legal 400.1 Personal Administrativo Personal de Producción Personal de Vigilancia
Aplicación 200 Almacén 200.1 Depósito 200.1.1 Físico 200.1.2 Perpetuo 200.2 Inventario 300 Archivo 300.1 Clientes Locales 300.1.1 Fijos 300.2 Clientes Exteriores 300.2,1 Contrato 300.3 Clientes Interiores 300.3.1 Contado 300.3.2 Crédito 400 Asesoría Legal 400.1 Personal Administrativo 400.2 Personal de Producción 400.3 Personal de Vigilancia
TALLER N° 15 PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR DOCUMENTOS Fecha: 24-08-22 Ejemplo: Damaris Elena Aguilar Muñoz de González 6 345 678 10 de agosto de 2000 8 de marzo de 2013 2 de julio de 2021 2 de junio de 2022 25 de diciembre de 2022 Amaris Arias Valderrama 8 789 234 30 de julio de 1999 30 de julio de 2013 3 de marzo de 2021 25 de enero de 2022 Damaris Elena Ávila de Aguilar 6-345-678 8 de octubre de 1993 7 de enero de 2000 9 de diciembre de 2015 6 de enero de 202
Aplicación Aguilar Muñoz (de) González, Damaris Elena 6-345-678 10 de agosto de 2000 8 de marzo de 2013 2 de julio de 2021 2 de junio de 2022 25 de diciembre de 2022 Arias Valderrama, Amaris 8 789 234 30 de julio de 1999 30 de julio de 2013 3 de marzo de 2021 25 de enero de 2022 Ávila (de) Aguilar, Damaris Elena 6 345 678 8 de octubre de 1993 7 de enero de 2000 9 de diciembre de 2015 6 de enero de 2021
A N E X O S
TÉCNICA LATINA PARA ARCHIVO DE NOMBRES DE DAMAS CASADAS Fecha: 12/08/22 Elsa Duarte de Casalta Ana María Araujo de Matos Dilcia Santana de Galeno Aplicación Araujo (de) Matos, Ana maría Duarte (de) Casalta, Elsa Santana (de) Galeno, Dilcia
SISTEMA DE ARCHIVO ALFABÉTICO Fecha: 19/08/22 Listado de Nombres de Compañeros del Curso de Técnicas Administrativas 1. Ashley Gutierrez 2. Xenia Hurtado 3. Eric Baso 4. Marilyn Vega 5. Kathlyn Alexandra Pineda Santos 6. Nazly Elizabeth Maldonado Gonzalez 7. Maria Luisa Duarte Pereira 8. Ivan Alberto Peters Valdes 9. Stacy Joan Moreno Escobar 10.Daschmairy Vilma Muñoz Jiménez 11.Itzy Yariela Pinto Gonzalez de Samaniego 12.Kimberly Wenefred Haywood Humphrey 13.Bethzaida Judith Vega Flores 14.Yeni Itzel Martinez Mojica 15.Carlos Gabriel Vasquez Martinez 16.Cristina Del Carmen Garcia Salas 17.Yaxel Nahilce Matarita 18.Yanelis Danay Gracia Montenegro 19.Katherine Katihuska Bolt Rodriguez 20.Maria Del Rosario Navarro Arosemena 21.Ana Raquel Alvarado Gordon de Forbes 22.Kimberly Nicole Quijada Carrion 23.Mayela Yizel Del Cid Caballero 24.Lourdes Karina Isaac Gomez 25.Julissa Nabila Esturain Osorio 26.Magali Esther Carrizo Moreno 27.Madelaine Giraly Qvistgaard Herrera 28.Nayrobis Del Carmen Gonzalez Torres 29.Guadalupe Del Carmen Mercado Menchaca 30.Leida Indira Guzman Quintero 31.Migdarice Itzel Record Williams 32.Belkis Lorena Rodriguez Grenald 33.Yorgelis Edith Negrete Ramos 34.Alexa Isabel Yau Silva
Aplicación 1. Alvarado Gordon (de) Forbes, Ana Raquel 8 123 456 2. Baso, Eric 7 890 123 3. Bolt Rodríguez, Katherine Katihuska 6 456 789 4. Carrizo Moreno, Magali Esther 5 012 345 5. Del Cid Caballero, Mayela Yizel 4 678 901 6. Duarte Pereira, María Luisa 3-234-567 7. Esturain Osorio, Julissa Nabila 2-890-123 8. García Salas, Cristina Del Carmen 3 456 789 9. González Torres, Nayrobis Del Carmen 4 012 345 10.Gracia Montenegro, Yalenis Danay 5 678 901 11.Gutiérrez, Ashley 6 998 456 12.Guzmán Quintero, Leída Indira 6 234 567 13.Haywood Humpherey, Kimberly Wenefred 1-876-123 14.Hurtado, Xenia 8-546-876 15.Isaacs Gómez, Lourdes Karina 5-890-123 16.Maldonado González, Nazly Elizabeth 4 456 789 17.Martinez Mojica, Yeni Itzel 5 098 456 18.Matarita Osorio, Yaxel Nahilce 3 012 345 19.Mercado Menchaca, Guadalupe (del) Carmen 2 678 901 20.Moreno Escobar, Stacy Joan 1-234-567 21.Muñoz Jiménez, Daschmairy Vilma 9-890-123 22.Navarro Arosemena, María (Del) Rosario 8-445-678 23.Negrete Ramos, Yorgelis Edith 7 901 234 24.Peters Valdés, Iván Alberto 6 555 678 25.Pineda Santos, Kathlyn Alexandra 5 999 012 26.Pinto Gálvez (de) Samaniego, Itzil Yariela 4 433 456 27.Quijada Carrión, Kimberly Nicole 3 789 012 28.Qvistgaard Herrera, Madeline Giraly 2-234-567
29.Record Williams, Migdarice Itzel 8 889 011 30.Rodríguez Grenald, Belkis Lorena 7-222-222 31.Vásquez Martínez, Carlos Gabriel 6-612-567 32.Vega, Marilyn 7’345’ 33.Vega Flores, Betzaida Judith 9 987 432 34.Yau Silva, Alexa Isabel 10 234 678
PRUEBA FORMATIVA SISTEMA DE ARCHIVO ALFABÉTICO Fecha: 13-08-22 Instrucciones: Ordene los expedientes aplicando las técnicas enseñadas en clase. 1. Rosmery Chávez de Torete 2. Ana María Vélez de Amor 3. Doctor Nelson Campos Bordón 4. Rosalinda María Muñoz de Pérez 5. Arquitecta Leonela Campos Bordón 6. Ingeniera Laica Mariela Guerrero Morales 7. Raquel Pérez Sánchez 8. Milena Arango Carrizo 9. Tania Acosta Torres de De los Ríos 10.Ing. Ana María Vélez de Amor 11.Aramis Arias Muñoz 12.Carlota Núñez Contreras 13.Betzaida Vega 14.Stacy Moreno de Aguilar 15.Carlos Contreras Aplicación 1. Acosta Torres (de) De Los Ríos, Tania 1 123 456 2. Arango Carrizo, Milena 2 789 012 3. Arias Muñoz, Aramis 3-345-678 4. Campos Bordón, Leonela (arquitecta) 4 901 234 5. Campos Bordón, Nelson (doctor) 5-567-890 6. Chávez (de) Torete, Rosemary 6 123 456 7. Contreras, Carlos 7 789 012 8. Guerrero Morales, Laica Mariela (ingeniera) 8 345 678 9. Moreno (de) Aguilar, Stacy 9 901 234 10.Muñoz (de) Pérez, Rosalinda María 1-567-890 11.Núñez Contreras, Carlota 3 123 456 12.Pérez Sánchez, Raquel 7-789-012 13.Vega, Betzaida 9 345 678 14.Vélez (de) Amor, Ana María 5 901 234 15.Vélez (de) Amor, Ana María (ingeniera) 4 567 890
Regla No. 3 Cuando las personas son solicitadas por su título, este se escribe al final entre paréntesis, considerándolo elemento de ordenación si hay homónimos.
¿Mencione 5 reglas de sistema de archivo alfabético?
Regla No. 1 El apellido es el primer elemento de la primera unidad y es la palabra de orden comparando letra por letra, siguiendo un orden alfabético.
Regla No. 2 Cuando los nombres de las personas son totalmente iguales, se considera el documento de identidad personal (No .de Cedula) para diferenciarlos.
Regla No. 4 Apellidos con prefijos. Algunos apellidos de otros idiomas utilizan los términos D’, De, De La, De Los; se ordenan alfabéticamente en la letra D Regla No. 5 Damas Casadas. Existen 2 sistemas, el americano y el latino. El sistema americano clasifica los nombres por apellido del esposo y el sistema latino, el nombre está conformado por su nombre de pila seguido por el apellido paterno y el de su esposo unido por la preposición de encerrada entre paréntesis conservando el mismo lugar.
Cuestionario N 1 Fecha: 12-08-22 1 ¿Qué es archivo? R Es el proceso de ordenar, clasificar, conservar adecuadamente todos los documentos en un lugar determinado a fin de localizar fácil y rápidamente. 2 ¿Cuál es la ciencia que estudia las técnicas aplicadas a los archivos? R Archivología, archivística o archivonomía. 3 ¿Cuál es la importancia del archivo? R- Representa la memoria de un negocio o conservación de los documentos. 4 ¿Cuáles son las funciones de los archivos? R ➢ Recoger documentos. ➢ Conservar documentos. ➢ Servir documentos. ➢ Ser memoria corporativa ➢ Soportar la toma de decisiones. ➢ Proveer soporte para posibles reclamaciones, requisitos legales. ➢ Cumplimiento de requisitos legales y normativo. ➢ Preservar la historia de la empresa.
6 ¿Cuáles son los sistemas de archivos?
R1. Inspeccionar: Corresponde en verificar si el documento está tramitado, para ir al archivo o si está pendiente de algún trámite.
3. Codificar. Ponerle marca o código al nombre que se ha elegido en el paso anterior.
5 ¿Cuáles son las clases de archivos?
R➢ Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente. ➢ Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto. ➢ Inactivos: recoge los documentos que, habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.
R ➢ Sistema de archivo alfabético. ➢ Sistema de archivo numérico. ➢ Sistema de archivo geográfico. ➢ Sistema de archivo por asunto. ➢ Sistema de archivo cronológico. ➢ Sistema de archivo cromático 7 ¿Cuáles son los procedimientos para archivar?
2. Clasificar: Determinar bajo qué título va a ser archivado el documento, es decir, se elige por empresa, individuo, asunto etc.
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R Letrero central que sirve para identificar lo que contiene cada gaveta. ¿Qué es guía principal? R Sirve de base para la ordenación de los expedientes. ¿Qué es bloques seguidores?
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12-
R Mueble o caja para la protección de los documentos. ¿Qué es un archivero?
5. Archivar: Colocar los documentos en los respectivos fólderes o carpetas o archivadores. ¿Qué es archivar?
R- (archivista) Persona que tiene a su cargo un archivo. ¿Qué es marbete?
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R- Sirve para sostener y comprimir los expedientes dentro de la gaveta.
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SistemaR para organizar y guardar los documentos en forma ordenada y eficiente en un archivador. ¿Qué es archivador?
4. Distribuir: Realiza arreglo alfabético preliminar en una bandeja distribuidora esto evitará abrir varias veces el mismo sitio del archivo.
14 ¿Cómo se llama al sistema de archivo alfabético? R- Nominativo u onomástico. 15 1¿Cómo se divide el sistema de archivo alfabético? R ➢ Sistema de archivo nominal ➢ Sistema de archivo geográfico ➢ Sistema de archivo por asunto 16 Sí los nombres y apellidos del individuo son iguales. ¿Cuál sería su guía? R El número de cedula. 17-¿Dónde se utiliza el sistema de archivo numérico? R ➢ Clínicas y hospitales ➢ Aseguradoras ➢ Cuentas bancarias 18 ¿Cuáles son las ventajas del archivo numérico? R ➢ Permite una expansión conveniente ➢ Ofrece mayor precisión y exactitud ➢ Garantiza absoluta reserva ➢ Rápida visualización.
19-¿Qué es el sistema de archivo geográfico? R Es el que utiliza el nombre del lugar donde está ubicado los clientes de una empresa. 20 ¿Cuántas letras existe en el abecedario? R- 27 letras y se excluyen definitivamente del abecedario los signos ch y
PRUEBA SUMATIVA SISTEMA DE ARCHIVO ALFABÉTICO Fecha: 25/08/22 1. Banco Nacional de Panamá 2. Marcos Medina Castillo 3. Dolores de Cabeza 4. Ministerio de Educación 5. Rosmeri Chávez de Torete 6. Restaurante Jerry N°1 7. Ministerio de Desarrollo Social 8. Enriqueta Vélez de Amor 9. Doctor David Campos Bordón 10.Rosa María Torete Muñoz 11.Arquitecto David Campos Bordón 12.Ingeniera Laica Mariela Guerrero Morales 13.Grupo Melo. 14.Raquel Pérez Sánchez 15.Tania Acosta Torres de De los Ríos 16.Cervecería del Barú 17.Restaurante Jerry N°2 18.Ministerio de Obras Públicas 19.Ministerio de Desarrollo Agropecuario 20.Ing.Leonardo DiCaprio 21.Dr. Aníbal Jiménez Justiniani 22.Agustina de Aguilar 23.Vilma Esther Sánchez de Muñoz 24.Betzaida Vega De Gracia 25.Juan Gabriel Sisnero Pérez
Aplicación 1. Acosta Torres (de) De Los Ríos, Tania 1 234 567 2. Aguilar, Agustina (de) 8 901 234 3. Banco Nacional (de) Panamá (B.N.P.) 4. Cabeza, Dolores (de) 2-345-678 5. Campos Bortón, David (arquitecto) 3-456-789 6. Campos Bortón, David (doctor) 9 234 567 7. Cervecería (del) Barú 00 32 1865 8. Chávez (de) Torete, Rosmeri 7 890 123 9. Di Caprio, Leonardo 4 567 890 10.Guerrero Morales, Laica Mariela (ingeniera) 2 345 432 11.Grupo Melo 00 123 4567 12.Jiménez Justiniani, Aníbal (doctor) 3-234-567 13.Medina Castillo, Marcos 8-901-234 14.Ministerio (de) Desarrollo Agropecuario (M.I.D.A) 15.Ministerio (de) Desarrollo Social (M.I.D.E.S.) 16.Ministerio (de) Educación (M.E.D.U.C.A.) 17.Ministerio (de) Obras Públicas (M.O.P.) 18.Pérez Sánchez, Raquel 6-237-899 19.Restaurante Jerry No.1 00-912-9876 20.Restaurante Jerry No.2 00-912-9877 21.Sánchez (de) Muñoz, Vilma Esther 4 012 890 22.Sisnero Pérez, Juan Gabriel 7 737 656 23.Vega De Gracia, Betzaida 5 987 654 24.Vélez (de) Amor, Enriqueta 3 331 001 25.Torete Muñoz, Rosa María 6 888 967
