poradnik
NAJEMCY T E N A N T
G U I D E
Spis treści I. Wprowadzenie
4
• Kroki
4
niezbędne do wyboru optymalnego biura
II. Ustalenie wymagań dotyczących powierzchni biurowej
5
• Analiza
5
potrzeb
• Przygotowanie • „Zielone”
założeń
6
miejsce pracy
6
III. Analiza rynku oraz dostępnych wariantów
7
• Opcje
8
relokacji
• Rozpoczęcie
poszukiwań
IV. Negocjowanie warunków najmu i koszty nowej siedziby
9 10
• Czynsz 10 • Opłaty
eksploatacyjne
11
• Media 11 • Ubezpieczenie 12 • Sprzątanie
12
• Ulgi
i obniżki
12
• Inne
koszty oraz zapisy umów, na które należy zwrócić uwagę
13
V. Adaptacja i przeprowadzka do nowego biura
14
• Aranżacja
14
• Koszt
2
i ochrona
oraz wyposażenie
przeprowadzki
www.walterherz.com
15
Table of Contents I. Introduction
4
• Steps necessary to choose the best office
4
II. Determining your office space requirements
5
• Analysing the needs
5
• Defining objectives
6
• „Green” workplace solutions
6
III. Analysis of the market and available options
7
• Relocation options
8
• Finding space
9
IV. Negotiating terms of lease and costs of the new head office
10
• Rent
10
• Services charges
11
• Utilities
11
• Insurance
12
• Cleaning and security
12
• Incentives and discounts
12
• Other costs and contract provisions requiring attention
13
V. Fit-out and moving to the new office
14
• Arrangement and equipment
14
• Relocation costs
15
www.walterherz.com
3
Wprowadzenie F irmy coraz częściej postrzegają poszukiwanie powierzchni biurowej jako coś więcej niż tylko wybór lokalizacji. Ewolucja standardów i procedur biznesowych doprowadziła do sytuacji, w której wybór odpowiedniego miejsca dla biznesu stał się procesem pomocnym w zaspokajaniu fizycznych i kulturowych potrzeb danej organizacji, wywierającym aktywny wpływ na wyniki biznesu.
w taki sposób, aby pomógł w planowaniu i koordynacji relokacji oraz w pełnym wykorzystaniu potencjału wynikającego z faktu zmian.
Dopasowanie odpowiedniej powierzchni biurowej do określonej działalności może być złożonym i zniechęcającym zadaniem, dlatego przygotowaliśmy wskazówki mające na celu wyjaśnienie tego procesu. Przewodnik ten został zaprojektowany
Pomagamy przebrnąć przez proces transakcyjny, aby umożliwić szybsze i korzystniejsze zakończenie negocjacji, jednocześnie wspierając budowanie długoterminowych relacji pomiędzy najemcą i wynajmującym.
Introduction T
he process of searching for new office space is increasingly perceived by the companies as something more than merely a choice of location. The evolution of standards and business procedures resulted in a situation, in which choosing an appropriate place for business has become a process that helps meeting the physical and cultural needs of a given organisation and actively affects business results. Adapting appropriate office space to a specific business may be a complex and deterring task; therefore, we prepared guidelines to help clarify the whole process. This guide was designed in such a way as to assist in planning and coordination
4
www.walterherz.com
W Walter Herz rozumiemy potrzeby najemców dotyczące miejsca pracy, dlatego poprzez stałą kontrolę rynku oraz aktualizację narzędzi analitycznych dostarczamy najlepszych dostępnych rozwiązań w zakresie powierzchni biurowych.
of relocation and in the full use of the potential arising from the fact of a change. Walter Herz understands the needs of tenants regarding their workplace; therefore, through the constant monitoring of the market and updating analytical instruments we are able to provide the best solutions when it comes to office space. We help successfully making it through the transaction process to ensure faster and more favourable completion of negotiations, while supporting building long-term relationships between landlord and tenant.
Kroki niezbędne do wyboru optymalnego biura 1. Ustalenie wymagań dotyczących powierzchni biurowej a. Analiza potrzeb b. Przygotowanie założeń 2. Analiza rynku oraz dostępnych wariantów a. Opcje relokacji b. Rozpoczęcie poszukiwań 3. Prezentacje/wizytacje wybranych lokalizacji 4. Proces wyboru najlepszej oferty a. Przygotowanie „krótkiej listy powierzchni” b. Rozesłanie szczegółowych zapytań c. Kompleksowa analiza zebranych ofert d. Wybór najlepszej oferty 5. Finalizacja a. Negocjowanie warunków handlowych umowy najmu b. Negocjowanie zapisów umowy najmu c. Przygotowanie aranżacji powierzchni 6. Adaptacja i przeprowadzka do nowego biura
Steps necessary for choosing the right office 1. Establishing requirements regarding office space a. Analysing the needs b. Preparing requirements 2. Analysis of the market and available options a. Relocation options b. Finding space 3. Presentations/visits at selected locations 4. Process of choosing the best offer a. Preparing a short listof locations b. Sending out detailed inquiries c. Complex analysis of collected offers d. Choosing the best offer 5. Finalisation a. Negotiating commercial terms of lease contract b. Negotiating details of lease contract c. Preparing space arrangement 6. Adaptation and moving to a new office
www.walterherz.com
5
Ustalenie wymagań dotyczących powierzchni biurowej Analiza potrzeb
P
ierwszym krokiem prowadzącym do znalezienia nowej siedziby jest ustalenie, jakiej powierzchni wymaga przenoszony biznes: czy efektywniej pracuje się w open space, czy może w układzie gabinetowym? Nowe biuro powinno wspierać biznes i polepszać osiągane wyniki, tak więc warto zastanowić się, w jaki sposób wpłynie na nie relokacja.
Czy nowe biuro ma pomóc w: • minimalizacji lub optymalizacji kosztów najmu? • bardziej efektywnym wykorzystaniu wynajmowanej powierzchni? • podniesieniu produktywności pracowników? • wyróżnieniu lub ożywieniu przedsiębiorstwa? • wzmocnieniu strategii i marki biznesowej? • zarządzaniu kosztami wzrostu? • poprawie relacji z klientami?
K
iedy zostaną już zidentyfikowane oczekiwania oraz cele, które chce się osiągnąć, należy przeanalizować lokalizację i ustalić, jaka jest wymagana powierzchnia. Warto też zadać sobie kilka dodatkowych pytań. W jaki sposób osiągniemy zakładane cele? Czy potrzebujemy powierzchni większej niż obecnie, a może mniejszej? Czy wystarczy inny rozkład pomieszczeń, czy konieczna jest zmiana lokalizacji?
6
www.walterherz.com
Setting office space requirements Analysing the needs
F
irst step towards finding a new office is determining details about space required by the the relocated business: whether work can be done more effectively in an open space layout or in a modular office layout? The new office ought to support the business and improve results it achieves; therefore, it is worth considering how those will be influenced by relocation.
Is the new office supposed to help with: • minimising or optimising the costs of lease? • using the leased space more effectively? • increasing productivity of employees? • distinguishing or revitalising business? • reinforcing business strategy and brand? • managing costs of growth? • improving relationship with customers?
A
fter expectations and goals to be achieved have been identified, one had to analyze the location and determine what size of space is required . It is worth asking a few additional questions. How the assumed goals are to be achieved? Do we need space bigger than the one we have nowor maybe smaller? Will a different layout be enough? Is the change of location necessary?
www.walterherz.com
7
Przygotowanie założeń
Z
ałożenia dotyczące nieruchomości mają pomóc wyjaśnić i wyrazić potrzeby odnoszące się do nowego miejsca pracy. Są one również przydatne w przypadku korzystania z usług doradcy pomagającego w znalezieniu odpowiedniej powierzchni. Można je także zastosować przy ocenianiu lokalu, którego wizytację zamierza się przeprowadzić.
W założeniach dot. nieruchomości należy uwzględnić: • ilość pracowników przebywających w biurze (min. i maks.) • metraż poszukiwanej przestrzeni (od - do) • preferowaną lokalizację • standard budynku i powierzchni • oczekiwaną ilość miejsc parkingowych • budżet • ramy czasowe relokacji • długość i strukturę umowy najmu • bliskość środków transportu publicznego • bezpieczeństwo i kontrolę dostępu • infrastrukturę informatyczną i komunikacyjną • wymagania dotyczące wyposażenia • rozwiązania proekologiczne/środowiskowe/zrównoważonego rozwoju zastosowane w budynku • godziny prowadzenia działalności • inne wyjątkowe potrzeby (np. kilka źródeł zasilania, światłowody)
Requirements
R
equirements regarding the property are expected to help clarify and express the needs concerning the new workplace. They will also be useful when using services of an agent who helps finding appropriate premises. They may also be applied when assessing premises which are about to be visited.
Requirements concerning the property should include: • number of employees staying in the office (minimum and maximum number) • area of requested space (from - to) • preferred location • standard of the building and the space itself • expected number of parking spaces • budget • time-frame for relocation • length and structure of the lease contract • proximity of public transport • security and access control • IT and communication infrastructure • requirements regarding equipment • pro-ecological /environmental /sustainable development solutions applied in the building • business hours • other needs, (e.g. several sources of power supply, optical fibres)
8
www.walterherz.com
„Zielone” miejsce pracy
S
trategia zielonego budownictwa w nowoczesnych biurowcach to już nie dodatek, a wręcz wymaganie najemców. Zastosowanie najnowocześniejszych rozwiązań wykracza poza fazę projektowania i ma wpływ na bieżące zarządzanie oraz utrzymanie budynku a także optymalizację kosztów i dostarczane usługi. Główne zalety, jakie niosą ze sobą powierzchnie biurowe w „zielonych budynkach”: • zwiększona efektywność budynku • zredukowane koszty eksploatacyjne (ogrzewanie, oświetlenie itp.) • wysoka jakość wykonania budynku • lepsze środowisko pracy • lepsza produktywność • bardziej świadome wykorzystanie przestrzeni
„Green” workplace solutions
T
he strategy of green construction in modern office buildings is not merely another addition, but a requirement of tenants. The use of the newest solutions goes beyond the planning stage and affects the day-to-day management and maintaining of the building as well as optimising the costs and service providers. Main advantages of office spaces in „ the green buildings”: • increased efficiency of the building • reduced operational costs (heating, lighting, etc.) • high quality of the building • better work environment • better productivity • more conscious use of space
www.walterherz.com
9
Analiza rynku oraz dostępnych wariantów
O
dpowiednia powierzchnia biurowa jest niezbędna dla rozwoju prowadzonej działalności oraz osiągania sukcesów. Po przeanalizowaniu potrzeb, należy zadać sobie pytanie: „Czy moje obecne biuro jest w stanie zaspokoić moje obecne oraz przyszłe potrzeby biznesowe?” (np. czy możliwa jest zmiana aranżacji i wyposażenia?).
Jeżeli tak, to można spróbować renegocjować przedłużenie umowy najmu. W takim przypadku powinniśmy przeanalizować koszty zmian i przyszły wzrost firmy. Jeśli nie, powinniśmy rozpocząć proces poszukiwania nowej, optymalnej powierzchni biurowej.
Opcje relokacji
C
zas trwania procesu zmiany siedziby jest ściśle uzależniony od wielkości biura, specyfiki wymagań i panujących na rynku
MOŻLIWOŚCI
trendów. Jednakże, im wcześniej przed zakończeniem obowiązującej umowy rozpocznie się ten proces, tym większy będzie wybór.
KORZYŚCI
OGRANICZENIA
Przedłużenie obecnej umowy najmu
• brak zakłóceń w prowadzonej działalności • brak kosztów relokacji • utrzymanie relacji z bieżącym wynajmującym
• najemca uzależniony jest od zawarcia odpowiadającej mu umowy najmu z obecnym wynajmującym • zmiana aranżacji lokalu może być trudna lub nieefektywna
Przedłużenie umowy bieżącego najmu i dokonanie zmiany aranżacji powierzchni
• utrzymanie relacji z bieżącym wynajmującym
• zakłócenia w działalności i dodatkowe koszty
Relokacja do istniejącego już budynku posiadającego odpowiednio zaaranżowaną i wyposażoną powierzchnię
• szansa na poprawę efektywności wykorzystywania pow. biurowej • możliwość płynnej zmiany siedziby bez strat dla biznesu • koszty ograniczone jedynie do wydatków na przeprowadzkę
• aranżacja i wyposażenie nie będą dostosowane do indywidualnych potrzeb i wymogów prowadzonej działalności
Relokacja do istniejącego już budynku i dokonanie zmiany aranżacji wnętrza
• szansa zoptymalizowania lokalizacji prowadzonej działalności • aranżacja i wyposażenie dostosowane do indywidualnych potrzeb i wymogów prowadzonej działalności • możliwość niwelacji niektórych kosztów przez ulgi zawarte w umowie najmu
• w zależności od wieku budynku mogą występować ograniczenia w aranżacji powierzchni lub dostępie do pewnych usług • znaczne koszty inwestycji i duża ilość wymaganego czasu na wprowadzenie zmian
Najem powierzchni na zasadzie pre-lease (w nowobudowanym bądź planowanym obiekcie)
• lokal zaprojektowany i wykonany specjalnie pod potrzeby i wymogi prowadzonej działalności, co gwarantuje najwyższą efektywność wykorzystania powierzchni
• dłuższy okres potrzebny do zmiany lokalizacji • ryzyko budowlane (ryzyko opóźnienia terminu wprowadzenia się z powodu przedłużających się prac) • rozwiązanie preferowane przez najemców poszukujących dużych biur
< 10
Tabela prezentuje różne możliwości, korzyści oraz ograniczenia wynikające z opcji najmu. Na ustalenie końcowej strategii wpływ będzie miała również dostępność alternatywnych powierzchni.
www.walterherz.com
Analysis of the market and the available options
A
ppropriate office space is necessary for the development of business and for achieving success. After analysis of the needs, the following question needs to be asked: “Does my current office satisfy my present and future business needs?” (e.g. Is a change of arrangement or equipment possible?).
If so, one may try and renegotiate a renewal of a lease contract. In such case one should analyse the costs of change and future growth of the company. If not, one should begin the process of searching for a new, optimum office space.
Relocation options
T POSSIBILITIES
he duration of the process of changing the office is closely related to it size, specific requirements and current trends on the
market. However, the sooner the process begins (before the termination of the currently binding contract), the bigger the choice.
BENEFITS
LIMITATIONS
Renewal of the current lease contract
• no interruption in conducting the business • no relocation costs • maintaining relationship with the current landlord
• tenant is dependent on concluding a suitable lease contract with the current landlord • changing arrangement of the premises may be difficult or ineffective
Renewal of the current lease contract and making changes to the arrangement of the space
• maintaining relationship with the current landlord
• interruption in conducting the business and additional costs
Relocation to an existing building with arrangement and equipment suitable for the tenant
• a chance to improve effectiveness of the use of office space • possibility of a smooth transition of the office without business loss • costs limited only to moving expenses
• arrangement and equipment are not going to be adapted to the individual needs and requirements of the business
Relocation to an existing building and arranging the interior
• a chance to optimise the location of the business • arrangement and equipment adapted to the individual needs and requirements of the business • some costs may be reduced through additional incentives in the lease contract
• depending on the age of the building there may occur limitations regarding the arrangement of space or access to certain services • substantial costs of investing and large amount of time necessary to implement the changes
Pre-lease of space (in a newly-built or planned building)
• the building is designed and built specifically for the needs and requirements of the business, which guarantees top effectiveness of space usage.
• longer period of time needed for changing the location • risk associated with the construction (risk of delaying the date of moving in on account of prolonging construction work) • solution preferred by the larger tenants with specific requirements regarding office space
<
The table presents various possibilities, advantages and limitations arising from a particular option of lease. The final strategy will also be affected by the availability of alternative spaces.
www.walterherz.com
11
Rozpoczęcie poszukiwań
N
ajprostszym sposobem na rozpoczęcie poszukiwań lokalu jest internet. Zapraszamy do odwiedzenia strony www.walterherz.com, na której można zapoznać się z naszymi propozycjami dostępnych lokali. Można również skontaktować się z przedstawicielem Walter Herz, który kompleksowo przeanalizuje Państwa wymagania i pomoże w dokonaniu odpowiedniego wyboru.
Beginning of the search
T 12
he simplest way to begin the search for premises is the Internet. For more available premises please visit our website www.walterherz.com. You can also contact a representative of Walter Herz, who will comprehensively analyse your requirements and assist in selecting the most suitable option.
www.walterherz.com
Negocjowanie warunków najmu i koszty nowej siedziby
K
iedy przychodzi czas na negocjowanie warunków umowy najmu, warto zapoznać się z kilkoma ważnymi terminami, które mają wpływ na wartość umowy. Podsumowanie tych terminów zostało zawarte w niniejszym przewodniku. W przypadku potrzeby uzyskania szerszych informacji prosimy o kontakt z Walter Herz - pomożemy w negocjacjach warunków umowy najmu. Przed rozpoczęciem negocjacji warto poznać i przeanalizować koszty, które najemca będzie ponosić.
Czynsz
O
kresowa płatność z tytułu zajmowania określonej powierzchni. Najczęściej przedstawiana oraz analizowana jako kwota za metr kwadratowy. Jednocześnie stanowi główny element składowy całkowitych kosztów najmu. Stawka czynszu podawana jest głównie w PLN lub EUR za metr kwadratowy. Płatność następuje w PLN po przeliczeniu wedle kursu NBP uzgodnionego przez strony.
Negotiating terms of lease and costs of the new office
W
hen the time to negotiate terms of a lease contract comes, it is worth learning a few important terms which affect the value of a contract. A summary of these terms has been included in this guide. For more comprehensive information, please contact Walter Herz – we will help in negotiating the terms of lease contract. Before negotiations it is worth learning and analysing the costs which the tenant may be obliged to pay.
Rent
P
eriodic payment on account of occupying a defined space. Most often presented and analysed in terms of price per square meter. It is also a main component of the total cost of lease. Rental rate is usually stated in PLN or EUR per square meter. Payment is made in PLN translated at the National Bank of Poland (NBP) exchange rate agreed by the parties.
www.walterherz.com
13
Opłaty eksploatacyjne
W
trakcie analizy warunków najmu warto przeanalizować koszty eksploatacyjne. Odnoszą się one do kosztów wspólnych ponoszonych przez najemców związanych z ogólnym funkcjonowaniem i utrzymaniem budynku, którymi wynajmujący obciąża najemcę, a są to między innymi:
• ubezpieczenia budynku • klimatyzacja • opłaty za zarządzanie • podatki
Opłaty te naliczane są najemcy za każdy metr kwadratowy na podstawie zaliczek lub ryczałtowo. Po zakończeniu roku zaliczki rozliczane są zgodnie z rzeczywistym zużyciem, proporcjonalnie do wynajmowanej powierzchni. Wszelkie koszty wchodzące w skład opłat eksploatacyjnych podlegają weryfikacji i audytom.
• woda • sprzątanie • ochrona
Service charges
W
hen analysing the terms of lease it is worth checking service charges. They refer to the costs shared by all tenants. Such costs are related to the general functioning and maintenance of the building, and are put on a tenant by the landlord. They include, e.g.:
• building insurance • air-conditioning • management fees • taxes
14
www.walterherz.com
• water • cleaning • security
Tenant is charged for each square meter on an advance or flat-rate basis. By the end of the year the advances are settled according to the actual use, in proportion to the leased space. Any costs included in service charges are subject to verification and audits.
Media
Z
użycie energii elektrycznej przez pojedynczego najemcę jest mierzone oddzielnie i opłacane bezpośrednio przez danego najemcę. W niektórych przypadkach wynajmujący kupuje energię elektryczną dla całego budynku i sprzedaje ją powtórnie najemcom wg obo-
wiązującej stawki. Opłaty za wodę pokrywane są przez wynajmującego i refakturowane na najemców za pomocą opłat eksploatacyjnych. W niektórych przypadkach (aby bardzo dokładnie rozliczać najemcę za zużycia), najemca może zamontować podliczniki na wodę, ogrzewanie, prąd.
Ubezpieczenie
U
bezpieczenie budynku leży w gestii jego właściciela i w większości przypadków przenoszone jest na najemców za pomocą opłat eksploatacyjnych. Najczęściej jest to ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, terroryzmu, ognia i innych zdarzeń losowych.
Insurance
T
he insurance of the building rests with its owner and in most cases is transferred on tenants by means of services charges. Most often, it is an insurance against civil liability, terrorism, fire and other force majeure acts. Building insurance is a responsibility of the owner and in most cases is transferred to the tenants through service charges. Most often it is a liability insurance and insurance against terrorism, fire and other accidents.
Utilities
E
lectricity consumption by a single tenant is measured separately and paid for directly by the respective tenant. In some cases, the landlord buys electricity for the entire building and re-sells it to the tenants by the applicable rate. Water charges are paid by the landlord and re-invoiced to tenants through service charges. In some cases (to account the tenant for the consumption very accurately), the tenant may install individual meters for water, heating and electricity.
www.walterherz.com
15
Sprzątanie i ochrona
K
oszty eksploatacyjne ponoszone przez najemcę w większości budynków uwzględniają sprzątanie części wspólnych, takich jak klatki schodowe, czy korytarze oraz ochronę całego budynku. Najemca jest odpowiedzialny za pokrycie kosztów związanych ze sprzątaniem powierzchni swojego biura.
Ulgi i obniżki
C
oraz bardziej popularnym elementem negocjacji stają się ulgi oferowane przez wynajmujących potencjalnym najemcom. Wielkość oferowanych obniżek zależy od wielu czynników, m.in. takich jak aktualna sytuacja na rynku oraz determinacja wynajmującego do wynajęcia lokalu konkretnej firmie. Ulgi mogą mieć postać okresów wolnych od płacenia czynszu (tzw. rent free), wkładu finansowego wynajmującego w aranżację biura lub czasowych obniżek czynszu nominalnego. Rozliczenie pewnych dopłat lub ulg wymaga uzyskania porady podatkowej jeszcze przed rozpoczęciem negocjacji w tym zakresie.
Cleaning and security
T
he services costs borne by a tenant in most buildings include cleaning of common parts, such as staircases, corridors and providing security for the whole building. A tenant shall be liable for covering the costs related to cleaning its part of the office.
Incentives and discounts
M
ore and more popular element of negotiations includes concessions offered by lessors to prospective tenants. The amount of offered discounts depends on many factors, e.g. current market situation and determination of lessor to lease particular premises to a particular firm. Concessions may be in the form of periods with suspended rent payment (so-called Rent free), financial contribution of a lessor into the arrangement of an office or temporary reductions of the nominal rent. The clearing of certain surcharges or concessions require getting tax-related advice before commencement of negotiations in this respect.
16
www.walterherz.com
Inne koszty oraz zapisy umów, na które należy zwrócić uwagę C Z Ę Ś Ć
I
Podatki
P
odatki od nieruchomości oraz za użytkowanie wieczyste, ponoszone przez właściciela nieruchomości, przenoszone są w większości umów na najemców w ramach opłat eksploatacyjnych.
Przywrócenie do stanu pierwotnego
W
iększość umów najmu zawiera klauzulę napraw, w której najemca zobowiązany jest do przywrócenia powierzchni lokalu do stanu pierwotnego przed zakończeniem okresu umowy. Obliguje to najemcę do odtworzenia pierwotnej aranżacji, usunięcia wszelkich modyfikacji i przywrócenia instalacji budynku do ich początkowego stanu.
Other costs and provisions of contracts that require attention P A R T
Taxes
T
I
axes on real estate and perpetual usufruct borne by the owner of property are transferred in most contracts to tenants as part of maintenance fees.
Restoring the original state
M
ost lease contracts include a clause on repairs obliging the tenant to restore the space of the premises to its original state before the end of the contract. Thus, the tenant is obliged to restore the original arrangement, remove any modifications and restore the installations of the building to their original state. Bank collaterals/guarantees.
www.walterherz.com
17
Zabezpieczenia/gwarancje bankowe
W
ynajmujący będzie zazwyczaj wymagał zabezpieczenia najmu od najemcy (gwarancji spełnienia finansowych zobowiązań wynikających z umowy najmu). Zabezpieczenie to może przybrać wiele form, jednakże
wynajmujący zazwyczaj będzie wymagał kaucji lub przedstawienia gwarancji bankowej. Najczęsciej przyjmuje się, że zabezpieczenie wynosi równowartość od trzech do sześciu miesięcy czynszu wraz z opłatami eksploatacyjnymi brutto.
Parking
J 18
eżeli wybrany przez najemcę budynek posiada parking, naliczona zostanie dodatkowa opłata za miejsca parkingowe. Jej
www.walterherz.com
wysokość zależy od ilości miejsc parkingowych oraz ich lokalizacji – w parkingu naziemnym lub podziemnym.
Bank Guarantee
T
he landlord will typically require collateral lease of the tenant (guarantee to meet the financial obligations under the lease agreement). The collateral may assume
many forms, but usually the landlord will require a deposit or a bank guarantee. Usually it is assumed that collateral is the equivalent of three to six months of rent and gross maintenance fees.
Parking
I
f the building selected by a tenant has a car park, an additional fee is added for parking. Its amount depends on the number of parking
spaces and their location â&#x20AC;&#x201C; in a surface car park or an underground car park.
www.walterherz.com
19
C Z Ę Ś Ć
I I
Koszty pośrednictwa
W
zależności od wynajmowanej powierzchni oraz rodzaju współpracy z doradcą, koszty są ponoszone przez różne strony. Jeżeli najemca oczekuje od doradcy pełnej reprezentacji i złożonych analiz finansowych powinien liczyć się z określonymi kosztami za usługę. Najemca powinien upewnić się, czy reprezentująca go firma posiada odpowiednie doświadczenie oraz zespół doradców i analityków, którzy będą w stanie wspierać go na każdym etapie procesu. Współpraca na wyłączność zapewnia zindywidualizowany styl pracy oraz maksymalne korzyści dla najemcy.
Godziny pracy
W
20
iększość budynków biurowych oferuje ochronę i dostęp do biura 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu. Najczęściej w godzinach 8-17 w budynku jest recepcjonistka i ochroniarz, a w pozostałych godzinach jedynie ochrona monitorująca sytuację oraz osoby wchodzące i wychodzące z budynku.
www.walterherz.com
P A R T
I I
Brokerâ&#x20AC;&#x2122;s fee
A
gencyâ&#x20AC;&#x2122;s fee depends on the leased area and on the type of cooperation with an agent, the costs are borne by the various parties. If a tenant expects full representation from an agent, complex financial analysis, they have to accept bearing certain costs. The tenant should make sure whether a firm representing them has appropriate experience and a team of agents and analysts who will be able to support them at any stage of the process. An exclusive collaboration ensures an individualised style of work and maximum benefits for the tenant.
Business Hours
M
ost office buildings offer security and controlled access to the office 24 hrs a day, seven days a week. Most frequently, between 8am-5pm there is a receptionist and a security guard in the building, and in the remaining operating hours there is only security personnel to monitor the situation and people entering and leaving the building.
www.walterherz.com
21
C Z Ę Ś Ć
I I I
Zabezpieczenie umowy najmu
O
becnie stosowanym standardem z tytułu zabezpieczenia umowy najmu jest kaucja lub gwarancja bankowa uwzględniająca 3-krotność czynszu oraz opłat eksploatacyjnych.
Wcześniejsze rozwiązanie umowy najmu
U
mowa najmu jest z reguły zawarta na czas określony. Wcześniejsze zakończenie umowy najmu nie jest zwykle przewidziane, jednak może zostać uwzględnione z zastrzeżeniem zapłaty odpowiedniej kary.
Podnajem i odstąpienie
U
mowy najmu zazwyczaj nie pozwalają najemcy na podnajem w części lub w całości powierzchni, ale wyjątki w tym zakresie zależą od indywidualnych ustaleń między stronami. Najemca ma prawo wystąpić do Wynajmującego o wyrażenie pisemnej zgody na podnajem.
22
www.walterherz.com
P A R T
I I I
Securing lease contract
A
currently used standard in terms of securing a lease contract is a deposit or bank guarantee, including three times the rent and service charges.
Early termination of the lease agreement
L
ease contract is usually concluded for a fixed period. Early termination of the contract is not normally provided, but may be considered subject to payment of an appropriate penalty.
Subletting and withdrawal
L
ease contracts usually do not allow tenant to sublet a part or the whole space, but exceptions in this respect depend on individual arrangements between the parties. The tenant has the right to ask the landlord for a written consent for the sublease.
www.walterherz.com
23
Przeprowadzka i adaptacja nowego biura
O
stateczną fazą w procesie wynajmu biura jest jego aranżacja oraz odpowiednie wyposażenie, a także przeniesienie dokumentów i sprzętu z dotychczasowej do nowej siedziby.
Aranżacja oraz wyposażenie
P
roces aranżacji oraz wyposażenia biura jest bardzo istotnym elementem relokacji, który będzie miał bezpośredni wpływ na funkcjonowanie biznesu. Proces doboru lokalizacji oraz aranżacji powinien stanowić najdłuższy etap projektu. Odpowiednie zaprojektowanie układu pomieszczeń oraz ciągów komunikacyjnych maksymalizuje potencjał i ułatwia efektywne wykorzystane powierzchni. Szczegółowe oraz profesjonalne zarządzanie projektem powinno obniżyć koszty nieoczekiwanych opóźnień podczas fazy aranżacji. Tabela na następnej stronie wskazuje orientacyjne okresy, jakie powinno się wziąć pod uwagę w poszczególnych fazach.
Szacunkowy czas potrzebny na przeprowadzkę METRAŻ
DO 200 M2
OD 201 DO 500 M2
OD 201 DO 500 M2
OD 2,001 DO 5,000 M2
OD 5,001 DO 7,500 M2
OD 7,501 M2 I WIĘCEJ
Określanie wymagań/ założeń
do 2 tygodni
do 2 tygodni
1-2 tygodnie
2-3 tygodnie
3-4 tygodnie
4-6 tygodni
Faza projektowania
do 2 tygodni
do 3 tygodni
4-6 tygodni
4-6 tygodni
6-8 tygodni
8-10 tygodni
Aranżowanie (fit-out)
6-8 tygodni
8-10 tygodni
12-18 tygodni
18-28 tygodni
26-32 tygodnie
32-36 tygodni
Przybliżony, całkowity czas trwania procesu
6-12 tygodni
8-15 tygodni
17-26 tygodni
24-37 tygodni
35- 44 tygodnie
44- 52 tygodnie
24
www.walterherz.com
Adaptation and moving to the new office
T
he final stage in the process of leasing an office is its arrangement and appropriate equipment, as well as moving documents and equipment from the former to the new headquarters.
Arranging and equipping
T
he process of arrangement and providing equipment for the office is an absolutely essential element of relocation which directly affects the business functioning. The process of location selection and arrangement should be the longest stage of the project. Appropriate design of premises layout and communication lanes will maximise the potential and facilitate the effective use of the space. Detailed and professional management of the projects should reduce costs of unforeseen delays during the arrangement stage. The table on the next page indicates estimated periods to be taken into account for particular stages.
Estimated time necessary for moving AREA
UP TO 200 SQ. M.
FROM 201 TO 500SQ. M.
FROM 501 FROM 2.001 FROM 5.001 FROM 7.501 SQ. TO 2.000 SQ. M. TO 5.000 SQ. M. TO 7.500 SQ. M. M. AND MORE
Defining requirements / objectives
0-2 weeks
0-2 weeks
1-2 weeks
2-3 weeks
3-4 weeks
4-6 weeks
Designing stage
0-2 weeks
0-3 weeks
4-6 weeks
4-6 weeks
6-8 weeks
8-10 weeks
Arranging (fit-out)
6-8 weeks
8-10 weeks
12-18 weeks
18-28 weeks
26-32 weeks
32-36 weeks
Approximate total duration of the process
6-12 weeks
8-15 weeks
17-26 weeks
24-37 weeks
35-44 weeks
44-52 weeks
www.walterherz.com
25
Koszt przeprowadzki
N
ajemca jest odpowiedzialny za pokrycie kosztów przeprowadzki ze starego biura do nowego. Powinien wynająć wyspecjalizowaną firmę zdolną do przetransportowania całości wyposażenia oraz dokumentów do nowego biura. W celu minimalizacji ryzyka związanego z przeprowadzką warto wykupić ubezpieczenie relokacyjne. Należy pamiętać również, że niektóre urządzenia i sprzęty mogą być transportowane jedynie przez specjalne służby producenta/sprzedawcy. Podczas szacowania kosztów relokacji, najemca powinien wziąć pod uwagę: • czas przeprowadzki (np.: dzień w środku tygodnia lub weekend) • dostęp do stref rozładunku w starej i nowej lokalizacji • dostęp do wind • udział zarządcy budynku i służb ochrony • czynsz obydwu lokali • koszty transportu • identyfikację wyposażenia, np.: komputery, sejfy, meble • koszty usług informatycznych • koszt firmy przeprowadzkowej • koszty napraw i przywrócenia starego lokalu do stanu pierwotnego (w zależności od umowy) • dodatkowe prace adaptacyjne
26
www.walterherz.com
Cost of moving
T
enant is liable for covering the costs of moving from the existing office to the new one. The tenant should hire a specialist firm capable of transporting the whole equipment and documents to the new office. In order to minimise the risk associated with moving, it is worth purchasing a relocation insurance. It is also worth noting that some equipment and devices can only be transported by specialist services of the manufacturer/seller.
When estimating the cost of relocation a tenant should consider: • time of moving (e.g. middle of the week or weekend) • access to the unloading area in the existing and new location • access to lifts • participation of the building manager and security personnel • rent of both premises • cost of transport • identification of equipment, e.g.: computers, safes, furniture • cost of IT services • cost of moving firm • cost of repairing and restoring previous premises to its original state, (depending on the contract) • additional adaptation works
www.walterherz.com
27
Walter Herz Tel.: (22) 11 200 11 office@walterherz.com www.walterherz.com