NÁKUPNÍ RÁDCE: JAK VYBRAT TISKÁRNU?

MICHALA BENEŠOVSKÁ

Výběr správné tiskárny představuje komplexní rozhodovací proces, který zahrnuje rozpoznání různorodých potřeb a požadavků v kontextu konkrétního použití. Tento průvodce poskytuje přehled o klíčových faktorech, které je třeba zvážit při výběru ideální tiskárny, včetně kapacity, objemu tisku, funkcí a konektivity.

Informace zde uvedené jsou nejen cenné pro zákazníky v procesu výběru, ale také pro prodejce, kteří hledají způsoby, jak efektivně identifikovat a splnit specifické potřeby zákazníků. Jakým výzvám zákazníci čelí, které otázky řeší a jak se s tím popasovat?

Monochromatická, nebo barevná tiskárna?

Barevné stránky jsou často atraktivnější než jejich černobílé protějšky a nabízejí mnoho způsobů, jak zdůraznit informace. Na druhou stranu, určité typy dokumentů neprofitují z barevného tisku a jeho použití v těchto případech představuje spíše zbytečný výdaj.

Například v mnoha situacích není barevný tisk požadován (například u přepážky, v obchodě). Někde je zapotřebí ostrý, snadno čitelný černý text –a vzhledem k tomu, že zákazník nebo pacient často čeká, je obvykle zapotřebí, aby byl dokument dostupný rychle. Monochromatické dokumenty jsou také obvykle efektivnější (nebo alespoň méně nákladné) pro interní sdělení a zprávy.

Použití barev, pokud je využito správně, však může mít velký dopad, jasně a dynamicky předává sdělení a pomáhá vytvořit dobrý první dojem a dokáže zaujmout potenciální klienty. Barvy jsou ideální pro výrobu vlastních brožur, letáků a dalších marketingových materiálů.

V závislosti na obsahu a tiskárně může stát barevná stránka tři- až pětkrát více než monochromatická. Naštěstí se běžné náklady na provoz v průběhu let obecně snižují, což činí kvalitní barevný tisk dostupný pro většinu společností.

Vše v jednom, nebo samostatné zařízení?

Vybírat mezi samostatnou tiskárnou a multifunkčním zařízením znamená zvážit specifické potřeby a pracovní postupy organizace. Multifunkční zařízení, které integruje funkce tisku, kopírování, skenování a v některých případech i faxování, přináší významné výhody pro prostředí, kde jsou tyto funkce pravidelně využívány. V kombinaci s plochým skenerem, který umožňuje skenovat nejen volné dokumenty, ale i objekty, jako jsou stránky knih, se multifunkční zařízení stávají flexibilním řešením pro širokou škálu aplikací.

Avšak v některých situacích, například v prostředí s vysokou frekvencí zákaznického provozu, může být prioritou rychlost a specializace na tisk, což znamená, že samostatná tiskárna by mohla být vhodnějším řešením. Schopnost kopírování a skenování v multifukčním zařízení může v takových případech vést ke zbytečnému zdržení, pokud jsou tiskové kapacity zařízení využívány pro tyto sekundární funkce, zatímco jsou nutné rychlé tiskové operace.

Pokud se organizace rozhodne pro investici do multifunkčního zařízení, klíčovým prvkem výběru by měl být automatický podavač dokumentů (ADF), který umožňuje efektivní zpracování vícestránkových dokumentů bez potřeby manuálního zásahu. ADF zvyšuje produktivitu tím, že umožňuje uživatelům skenovat, kopírovat nebo faxovat hromadu dokumentů v jednom kroku.

Existují dva typy podavače – manuálně duplexní a automaticky duplexní. Manuální duplex vyžaduje, aby uživatel po skenování jedné strany dokumentů hromadu ručně otočil a znovu umístil do podavače pro skenování opačné strany. Naopak automatický duplex nabízí vyšší pohodlí a efektivitu tím, že tento proces automatizuje, buďto otočením stránky, nebo pomocí dvojice senzorů pro skenování obou stran současně.

Jednoprůchodový duplex, který skenuje obě strany dokumentu najednou, je obzvláště efektivní, snižuje čas potřebný pro zpracování a minimalizuje riziko chyb během skenování. Tato technologie se stává preferovanou volbou pro organizace, které vyžadují vysokou úroveň efektivity a spolehlivosti ve svých dokumentových pracovních postupech.

Volba mezi samostatnou tiskárnou a multifunkcí závisí na specifických potřebách organizace a na prioritě mezi specializovaným tiskem a multifunkčností. Při rozhodování je důležité pečlivě zvážit jak přímé tiskové požadavky, tak potenciální výhody integrovaných skenovacích a kopírovacích funkcí.

Inkoust versus laser

Řada uživatelů stále předpokládá, že laserové tiskárny jsou rychlejší, spolehlivější a jejich provoz je méně nákladný ve srovnání s inkoustovými tiskárnami, přičemž kvalita výstupu u laserových tiskáren se obecně považuje za lepší. Avšak volba mezi inkoustovou a laserovou tiskárnou závisí na specifických potřebách tisku a objemu dokumentů.

Laserová technologie, která aplikuje toner na celou stránku najednou, je rychlejší než metoda, jakou většina inkoustových tiskáren nanáší inkoust na papír pomocí relativně malé tiskové hlavy pohybující se tam a zpět a pokládající inkoust linii po linii.

Středně velké až velké inkoustové tiskárny obvykle dosahují rychlosti tisku okolo 25 stran za minutu (ppm), srovnatelné laserové tiskárny jsou často o 10 až 15 stran za minutu rychlejší. Vysoce výkonné laserové tiskárny dosahují rychlosti tisku 50 stran za minutu nebo více. Nicméně rychlost 25 stran za minutu je pro většinu podnikových prostředí více než dostatečná.

Pokud jde o spolehlivost, v minulosti některé inkoustové tiskárny čelily problémům s častým ucpáváním tiskárny papírem, ucpáváním trysky a nižší kvalitou tisku. Tyto problémy jsou však v současnosti již překonány.

Ohledně nákladů na provoz, ačkoliv lze najít výjimky, již není pravidlem, že jsou inkoustové tiskárny dražší na provoz než laserové. Naopak –inkoustové tiskárny s bulk-ink systémy, využívající velké náplně nebo sáčky inkoustu místo malých kazet, mohou být v provozu podstatně levnější než laserové.

Je důležité si také uvědomit, že inkoustové tiskárny spotřebují výrazně méně elektřiny než srovnatelné laserové tiskárny. V prostředí, kde tiskárna nepřetržitě tiskne celý den, to může představovat další úsporu nákladů.

Předpoklad, že laserové tiskárny produkují lepší vizuální výstup než inkoustové, také dnes nutně neplatí. Inkoustové tiskárny obvykle tisknou kvalitnější grafiku, zejména fotografie, zatímco laserové tiskárny excelují v tisku textu nebo sazby. Navíc většina inkoustových tiskáren umožňuje tisk bez okrajů, což dodává fotografiím a marketingovým materiálům profesionálnější vzhled. Laserové tiskárny obvykle vyžadují okraj kolem celého okraje papíru.

V oblasti, kde ale laserové tiskárny nadále převyšují inkoustové, je trvanlivost tisku. Laserový tisk obvykle déle vydrží bez praskání nebo blednutí a není náchylný k rozmazání nebo šmouhám ve vlhkém prostředí.

Tradiční, nebo bulk-in systém?

Výběr mezi tradičními tiskárnami a modely s bulk-ink systémem je stěžejní pro podniky zaměřené na optimalizaci provozních nákladů a zvýšení udržitelnosti tiskových operací.

Tyto inovativní technologie, mezi které patří INKvestment Tank od Brotheru, MegaTank od Canonu, EcoTank od Epsonu a Smart Tank Plus a Instant Ink od HP, nabízejí výrazně nižší provozní náklady ve srovnání s modely založenými na tradičních náhradních kazetách. Klíčovým prvkem těchto systémů je eliminace potřeby časté výměny drahých kazet tím, že se inkoust dodává v ekonomických lahvičkách nebo sáčcích, které uživatelé používají k doplnění interních nádržek tiskárny.

Ačkoli tiskárny s bulk-ink systémem mohou mít vyšší pořizovací cenu ve srovnání s tradičními modely, jejich schopnost poskytovat vysoký objem, kapacitu a pokročilé funkce za výrazně nižší provozní náklady je činí atraktivní volbou pro mnohé malé kanceláře a podniky.

V současném prostředí, kde jsou možnosti snižování nákladů na tisk a kopírování širší než kdy jindy, je důležité provést důkladný výzkum a zvážit jak počáteční investici, tak dlouhodobé provozní náklady při výběru tiskového řešení, které nejlépe vyhovuje potřebám organizace.

Jak důležitý je objem tisku?

Při výběru tiskárny je zásadní zohlednit požadavky na zpracování papíru a objem tisku. Pokud pracovní procesy vyžadují tisk tabulek na právní formát papíru, produkci marketingových materiálů na prémiových lesklých médiích nebo občasné tisknutí štítků, je vhodné volit tiskárnu s více zásobníky nebo zásuvkami. Zvýšená kapacita se stává nezbytností v prostředích s vysokým objemem tisku, kde čekání na doplnění papíru nebo neustálé překonfigurovávání zásuvky pro různé velikosti médií může být nepraktické.

Mnoho tiskáren je vybaveno jednoduchým přídavným podavačem pro tisk jednotlivých obálek, formulářů nebo štítků. Některé modely středního a vysokého objemu nabízejí více zdrojů papíru nebo je o ně lze rozšířit, například dva zásobníky v přední části těla tiskárny a zásobník vysunutelný zezadu. Vysoce výkonné stroje podporují rozšíření kapacity pro vstup papíru prostřednictvím dodatečných zásuvek a košů.

Kapacita vstupu je úzce spojena s objemem tisku tiskárny, který výrobci obvykle uvádějí na měsíční bázi. Dvě nejběžnější měřítka jsou pracovní cyklus (maximální počet stránek, na které je tiskárna hodnocena pro produkci každý měsíc) a maximální doporučený objem tisku (také vyjádřený v počtu stránek za měsíc).

Obvykle jsou tyto objemové ukazatele značně odlišné. Když je měsíční pracovní cyklus stroje řekněme 50 000 stránek, doporučený měsíční objem je obvykle 10 % z této hodnoty nebo méně. Při nákupu tiskárny středního nebo vysokého objemu je nejlepší řídit se doporučeným objemem tisku. Ačkoli tiskárna může fungovat na maximální hranici svého pracovního cyklu měsíc co měsíc, bude vyžadovat méně údržby a vydrží mnohem déle, pokud se držíte blíže k doporučenému objemovému hodnocení.

Tento rozdíl mezi pracovním cyklem a doporučeným objemem tisku je navržen tak, aby odrážel optimální využití tiskárny pro zachování její dlouhodobé spolehlivosti a výkonnosti. Překročení doporučeného objemu může vést k častějším potřebám údržby, vyšším nákladům na opravy, a nakonec ke zkrácení životnosti zařízení. Proto je při plánování kapacity tiskových operací důležité zvážit nejen maximální kapacitu, ale také doporučený objem tisku, aby bylo zajištěno, že zařízení bude sloužit efektivně a bez zbytečných problémů.

A co připojení?

Dnes už neplatí, že k tiskárně se připojujeme výhradně přes počítač. Standardní rozhraní zahrnují dva hlavní typy kabelových spojení (ethernetové sítě nebo připojení k jednomu počítači přes USB), ale i celou řadu bezdrátových možností (802.11 Wi-Fi, Wi-Fi Direct, Bluetooth, Near Field Communication neboli NFC, Mopria, Apple AirPrint a další).

Z tohoto seznamu bezdrátových standardů jsou pouze Wi-Fi a AirPrint skutečné protokoly lokálních sítí (LAN). Ostatní jsou primárně protokoly typu peer-to-peer, které umožňují přímé spojení přenosného zařízení nebo jiného zařízení s tiskárnou bez nutnosti, aby bylo kterékoli z nich součástí LAN. NFC je unikátní tím, že umožňuje připojení k tiskárně jednoduše dotykem zařízení s podporou NFC k hotspotu na tiskárně, obvykle na ovládacím panelu nebo v jeho blízkosti.

Kromě těchto možností podporuje většina komerčních tiskáren a multifunkčních zařízení také připojení prostřednictvím několika oblíbených cloudových služeb, jako jsou Google Cloud Print, Microsoft OneDrive, Box a Evernote. Většina tiskáren je také vybavena ethernetovým portem (rychlostí 10 Mbps, 100 Mbps nebo 1 000 Mbps) a Wi-Fi, stejně jako několika dalšími možnostmi uvedenými výše.

Ethernet je nejrychlejší a nejbezpečnější a často je preferován v kancelářských prostředích; Wi-Fi, kterou dnes málokterá tiskárna postrádá, nabízí pohodlí a je dostatečně rychlá pro většinu použití.

Většina dnešních tiskáren rovněž nabízí zdarma ke stažení aplikace, které umožňují připojení smartphonů a tabletů k tiskárně prostřednictvím bezdrátové sítě.

Jak je to s ovládáním?

S rozsahem funkcí tiskárny nebo multifunkčního zařízení narůstá i potřeba robustního ovládacího panelu nebo ovládacích prvků. Současné kancelářské tiskárny nabízejí širokou škálu možností ovládání tisku, od jednoduchých panelů s několika tlačítky a LED indikátory až po velké, přizpůsobitelné barevné dotykové obrazovky, které mohou prezentovat specifické konfigurace pro jednotlivé uživatele nebo oddělení.

Tyto grafické ovládací panely nejenže umožňují vykonávání funkcí přímo na zařízení, jako je kopírování nebo tisk z cloudu, ale také nabízejí možnost provádět změny v nastavení zabezpečení a jiných konfiguracích, monitorování a objednávce spotřebního materiálu, a generování podrobných reportů o využití, zabezpečení a dalších aspektech. Podobně, a často jednodušeji, lze většinu kancelářských tiskáren ovládat, konfigurovat a monitorovat také prostřednictvím webového portálu, ke kterému se lze připojit z prohlížeče na počítači, telefonu nebo tabletu.

Důležitost efektivního a intuitivního ovládání tiskáren se stává klíčovou pro zajištění plynulého pracovního procesu a maximalizaci produktivity.

Schopnost rychle a snadno přizpůsobit nastavení tiskárny, sledovat její stav a reagovat na potřeby uživatelů přispívá k celkové efektivitě a zabezpečení tiskového prostředí. V dnešní době, kdy technologie nabízí rozmanité možnosti ovládání a konfigurace, je výběr tiskárny s pokročilými a přizpůsobitelnými ovládacími prvky zásadní pro každou organizaci, která usiluje o optimalizaci svých tiskových procesů a zvýšení bezpečnosti svých dat.

Záleží na velikosti?

Stejně jako existuje mnoho různých typů a velikostí podniků, které potřebují tiskárny, existuje také široká paleta kancelářských tiskáren, nabízející soubor funkcí a možností rozšíření. Kancelářské tiskárny se dají rozdělit do několika neformálně definovaných kategorií na základě objemu práce, pro kterou jsou určeny:

• Tiskárny pro vstupní úroveň nebo malé kanceláře/domácí kanceláře (SOHO): Tyto stroje jsou určeny pro malé prostředí s nízkým objemem tisku a kopírování, typicky pro pět nebo méně uživatelů, produkující maximálně několik set stran každý měsíc.

• Tiskárny pro střední velikosti nebo malé a střední podniky (SMB): Tato zařízení jsou navržena tak, aby pokryla potřeby přibližně pěti až 25 uživatelů ve středně velkých prostředích pro tisk a kopírování, s měsíčním objemem až několik tisíc stran.

• Tiskárny pro vysoký objem nebo podnikové použití: Zařízení této kategorie jsou určena k produkci tisíců stran každý měsíc. Často jsou součástí rozsáhlých tiskových flotil a nabízejí rozsáhlé možnosti zabezpečení. Jsou obvykle vysoce rozšiřitelné, někdy s možností přidání několika doplňků, jako jsou sešívačky, třídiče a zásobníky nebo koše s vysokou kapacitou.

Při výběru správné velikosti tiskárny pro konkrétní účely je klíčové posoudit očekávaný objem tisku, počet uživatelů, kterými bude tiskárna sloužit, a specifické funkční požadavky, jako je potřeba zabezpečení, možnosti rozšíření a podpora různých typů médií. Rozhodnutí by mělo být založeno na komplexním zhodnocení potřeb organizace, aby bylo zajištěno, že vybraná tiskárna nebude pouze vyhovovat současným potřebám, ale bude schopna přizpůsobit se i budoucím požadavkům na tisk a kopírování.