Jak uchopit business intelligence

MICHALA BENEŠOVSKÁ

Aby se činnost společnosti mohla opírat o data, je třeba použít strategii business intelligence neboli BI. Nástroje BI umožňují organizaci přijímat rozhodnutí, která se neřídí pouze neoficiálními údaji nebo malým souborem dat, ale jejich kompletním přehledem. Co znamená business intelligence, jak může podpořit podnikání a jaké aspekty hledat u jejích nástrojů?

Business intelligence je proces shromažďování a analýzy dat v organizaci za účelem přijímání informovaných obchodních rozhodnutí. BI zahrnuje široké spektrum technologií a metod, od způsobu, jakým jsou data organizována a analyzována, až po způsob, jakým jsou výsledky vykazovány. BI se používá k zodpovězení otázky, jak se podniku dařilo v minulosti a proč k těmto výsledkům došlo. BI vyžaduje organizaci sběru dat, jejich ukládání, analýzu a reportování s cílem získat poznatky.

Úspěšná strategie business intelligence vyžaduje důkladnou organizaci způsobu využití dat od začátku do konce:

- Sběr dat: podnik musí pochopit, kde může shromažďovat data od návštěvníků a zákazníků a jak je lze uspořádat do podoby, kterou lze analyzovat.

- Uložení dat: data důležitá pro podniky jsou početná a často rozsáhlá. Aby byla tato data užitečná, musejí být uložena na místě, ke kterému mají zainteresované strany spolehlivý přístup, například v databázi SQL. Řešení pro ukládání dat by mělo být vždy aktuální, aby podnik mohl rychle reagovat na změny v datech.

- Analýza dat: jádro business intelligence se zaměřuje na popisnou a diagnostickou analýzu, která odpovídá na otázky, kde se společnost nacházela, kde se nachází nyní a proč se věci mají tak, jak se mají. Nástroje BI musejí být schopny čerpat z datových úložišť a provádět tyto různé typy analýz.

- Reportování dat: všechna naše data a analýzy nebudou k ničemu, pokud se nedostanou k rozhodovacím orgánům a dalším zúčastněným stranám. BI by měla zprostředkovávat data a poznatky tak, aby je lidé s menšími souvislostmi stále rychle pochopili a mohli je použít k rozhodování.

K provedení těchto kroků je třeba použít více nástrojů a produktů. Zde je třeba zvážit dvě podskupiny nástrojů.

Datový kanál: sběr a ukládání dat

Jednou třídou nástrojů jsou nástroje používané ke sběru a ukládání dat. Nástroje jako Salesforce a Hubspot shromažďují data o různých aspektech návštěvníků společnosti. Produkty jako Amazon Redshift, Google BigQuery a Snowflake umožňují firmám ukládat data do škálovatelných datových skladů. A další produkty jako Fivetran a Stitch mohou usnadnit propojení generátorů dat do datových skladů.

Ačkoli produkty, které provádějí sběr a ukládání dat, jsou důležitou součástí procesu BI, obvykle nejsou tím, co si lidé představí, když se řekne business intelligence. Úsilí vložené do této části datové strategie organizace může sloužit nejen potřebám business intelligence, ale i dalším částem plánů datové analytiky. Místo toho se strategie, které podnik používá ke shromažďování a ukládání dat, často označují jako datové potrubí. Nástroje používané v datovém potrubí budou spadat pod označení datové inženýrství.

Nástroje business intelligence: analýza dat a reporting

Další nástroje se používají k analýze a reportování dat; jde o produkty, které se označují jako nástroje business intelligence. Nastavení těchto nástrojů BI umožňuje připojit se k datovým úložištím a dotazovat se na ně za účelem analýzy dat. Umožňují vytvářet vizualizace a ovládací panely, které jsou snadno čitelné a srozumitelné. Dobré nástroje BI umožňují vytvářet a rozesílat zprávy zúčastněným stranám, aby mohly sledovat ukazatele výkonnosti na vysoké úrovni.

Business intelligence vs. business analytics

Pojem „business analytics“ (BA) je termín příbuzný s pojmem business intelligence, přičemž existuje spousta nejasností ohledně toho, v čem se překrývají.

Běžné rozlišení mezi business intelligence a business analytics vychází z typu prováděné analýzy dat.

Business intelligence je často charakterizována jako zabývající se popisnou a diagnostickou úrovní analýzy. To znamená, že BI se snaží řešit otázky, co se dříve stalo, jaký je současný stav věcí a proč vznikl pozorovaný vzorec v metrikách.

Business analytics se naproti tomu zabývá prediktivní a preskriptivní analýzou. Tento typ analýzy zajímá předpověď toho, co se stane příště nebo co by měla společnost dělat dál. Provádění BA bývá specializovanější činností, protože vyžaduje dobrý popisný a diagnostický základ, který vychází z BI.

I když některé definice BI a BA rozlišují mezi nimi na základě metod analýzy nebo strategií, rozdíly v doméně mezi minulostí a současností vs. budoucností jsou poměrně standardní. Toto rozdělení mezi business intelligence a business analytics může pomoci zúžit, jaké druhy funkcí bude společnost využívat.

Jak business intelligence podporuje podniky

Obecným cílem business intelligence je umožnit podniku přijímat informovaná rozhodnutí. Společnost s fungující strategií BI bude mít k dispozici přesná, úplná a uspořádaná data. Business intelligence lze využít k zobrazení historických vzorců, které pomohou zúčastněným stranám posoudit stav organizace a upozorní je na problémy i možná zlepšení.

Business intelligence může také pomoci organizovat týmy a informovat je o klíčových ukazatelích výkonnosti (KPI). Informovanost o klíčových ukazatelích výkonnosti prostřednictvím řídicích panelů a reportů udržuje týmy v souladu a mohou se soustředit na své cíle. Snadný přístup k metrikám a klíčovým ukazatelům výkonnosti také uvolňuje čas a energii na úkoly, které budou mít vliv na výkonnost společnosti.

Využití business intelligence

Nástroje business intelligence mohou využívat všechny týmy ve společnosti včetně prodeje, marketingu a zákaznické podpory. Výstupy nástrojů BI mohou využívat jak členové týmů, tak vedoucí pracovníci. Datoví inženýři a datoví analytici mohou také využít výhody BI při provádění vlastních šetření.

Mezi příklady využití business intelligence patří např.:

- vizualizace objemu návštěvníků a uživatelů na webových stránkách v průběhu času,

- sledování potenciálních zákazníků během prodejního cyklu,

- měření výkonnosti obchodních ukazatelů v porovnání s referenčními hodnotami a cíli,

- vyhodnocování výkonnost marketingových kampaní a experimentů,

- segmentování uživatele podle demografických charakteristik,

- vytváření přehledů pro týmové a výkonné rozhodování.

Moderní business intelligence a samoobslužná BI

Hlavní hnací silou moderního business intelligence je zvýšení dostupnosti analýzy dat pro širší publikum. Tradičně výpočet metrik a sestavování reportů vyžadovalo specializovaného datového profesionála nebo tým, který by je vytvořil. To představovalo značnou překážku mezi tím, kdy si uživatel všiml zajímavého nebo znepokojivého trendu, a tím, kdy mohl svá pozorování diagnostikovat.

Nyní se řešení business intelligence sjednocují se samoobslužným BI. Díky samoobslužné BI může kdokoli přímo přistupovat k datům a provádět analýzy, aniž by musel projít přímo přes člena datového týmu. Samoobslužné nástroje BI mají obvykle grafická rozhraní, takže běžné datové úlohy lze snadno provádět bez znalosti dotazovacího jazyka. Datové týmy jsou sice stále důležité pro údržbu dat a pro to, kdo k nim má přístup, ale samoobslužná BI může uvolnit datové specialisty pro provádění složitějších a pokročilejších analýz.

Funkce softwaru business intelligence

K provádění úkolů business intelligence jsou nutná data, která se shromažďují a ukládají pomocí nástrojů datového inženýrství a následně zpřístupňují nástrojům business intelligence pro analýzu a reporting. Při hledání řešení, která umožní firmě čerpat poznatky z dat, je nutné věnovat pozornost níže uvedeným bodům:

- Připojení ke zdrojům dat

V první řadě je třeba mít přístup k datům. Je důležité se ujistit, že nástroj BI na straně analýzy je schopen se propojit s dalšími používanými řešeními, která se starají o ukládání dat. Mezi tyto zdroje dat mohou patřit databáze jako MySQL, datové sklady jako Amazon Redshift a Google BigQuery, nebo dokonce ad hoc datové soubory ve formátu CSV. Nástroj BI by měl mít také přístup k nejaktuálnějším datům, aby společnost mohla přijímat včasná rozhodnutí. Je dobré vyvarovat se pracovním postupům, které vyžadují nastavení vlastních datových pipeline, protože to může způsobit narušení, pokud dojde ke změně nebo neočekávané události v surových datech.

- Dotazování na data

Kromě schopnosti připojit se ke zdrojům dat se vyplatí také zkontrolovat, jak snadno se nástroj BI dokáže propojit mezi jednotlivými zdroji dat. Dobrý nástroj BI umožní snadno přebírat dotazy z různých datových zdrojů a spojovat je do nového. Propojení a sloučení dat z více datových zdrojů poskytuje příležitost k dalším poznatkům, které nejsou samy o sobě možné.

- Vizualizace dat a ovládací panely

Vizualizace dat je základní součástí většiny aplikací business intelligence. Dobrý graf dokáže zprostředkovat poznatky rychleji než prostá tabulka čísel. Při zvažování nástrojů BI je dobré ověřit, jaké druhy grafů mají k dispozici a jaká je u nich možná míra přizpůsobení. S poměrně malým počtem typů grafů lze dosáhnout překvapivých výsledků. Nástroj BI by měl také umět uspořádat skupiny grafů a tabulek do řídicích panelů. Dashboardy umožňují průběžné sledování důležitých podnikových ukazatelů na jednom místě. Zvolený nástroj BI dokáže automaticky aktualizovat své dashboardy, aby sledující vždy dostávali co nejaktuálnější informace.

- Analýza dat

Je důležité mít na paměti, jaký typ analýzy lze zvládnout pomocí dostupných dat. Pokud dojde k neočekávané změně metrik, měl by nástroj BI umožnit uživatelům proniknout do dat hlouběji. Moderní nástroj BI umožní uživatelům upravovat a doplňovat předchozí dotazy, aby získali hlubší vhled do dat. Další funkcí, která podporuje analýzu a zkoumání, jsou filtry na úrovni řídicího panelu, které mohou ovlivňovat více grafů najednou. BI bývá zaměřena na popisnou a diagnostickou analýzu. I když se může zdát atraktivní, aby nástroj BI obsahoval pokročilejší funkce, jako je strojové učení nebo umělá inteligence, nejsou zdaleka nezbytné. Smysluplné využití těchto pokročilých technik stále vyžaduje specializované znalosti z oboru a statistiky, aby bylo možné správně interpretovat to, co algoritmy zjistí. Vyzrálý datový tým může lépe provádět prediktivní a preskriptivní analýzy mimo rozsah funkcí nástrojů BI.

- Dostupnost dat

Je důležité vzít v úvahu volnost, kterou mohou nástroje business intelligence organizaci poskytnout. Moderní nástroje BI mohou zainteresovaným stranám v oblasti dat usnadnit provádění šetření, které samy potřebují, a uvolnit tak datové týmy pro provádění hlouběji zaměřených analýz.

Je dobré myslet také na to, jak snadno lze do nástroje BI přidávat nové uživatele a jak snadno mohou přistupovat k datům, která potřebují. Hodí se také různé typy účtů – samostatné uživatelské účty tvůrce, editora nebo nahlížejícího.

Zavedení samoobslužného nástroje BI může být skvělým způsobem, jak organizaci nasměrovat k tomu, aby se řídila daty. To platí zejména pro menší podniky, které nemusejí mít dostatek personálu, aby zvládly tradičnější strategii BI zaměřenou na specializovaný datový tým. Pokud je pro uživatele snazší se s nástrojem BI seznámit, tím rychleji může organizace svá data využívat a jednat na jejich základě.

- Způsob nasazení

Dalším důležitým faktorem při výběru nástroje business intelligence je způsob jeho nasazení. Tradiční software BI vyžadoval lokální nasazení včetně nastavení hardwaru a instalace softwaru.

Moderní business intelligence nástroje jsou cloudové. Cloudové nástroje BI nevyžadují žádné specifické nastavení hardwaru, někdy stačí pouze online připojení. Vzhledem k tomu, že ke zdrojům se přistupuje vzdáleně, je cloudová strategie BI rychleji uvedena do provozu a snáze se škáluje s potřebami dat společnosti. Díky této škálovatelnosti je nyní mnohem snazší provádět složité analýzy. I když lokální nasazení může mít určité drobné výhody s možností přizpůsobení, bude ve vašem nejlepším zájmu zůstat u cloudového řešení BI.

- Podpora aplikací

Každá aplikace BI má svou vlastní křivku učení, jejíž překonání může nějakou dobu trvat. To může být důležitým faktorem, zejména pokud chcete, aby software aktivně používalo mnoho lidí – včetně těch, kteří nemusejí mít velké technické nebo analytické zkušenosti.

Zjistěte si, jaké má každý nástroj BI k dispozici zdroje pro používání svého produktu, jako je dokumentace, výukové programy a často kladené dotazy. Někteří poskytovatelé mohou také nabízet aktivní linky podpory, které poskytují přímou pomoc s konkrétními dotazy zákazníků.

Zkušební verze produktu je ideální pro zjištění, zda řešení vyhovuje konkrétním potřebám podniku. Před zkušební verzí a během ní lze naplánovat a vyzkoušet implementaci některých případů použití v produktu. Pozornost by měly podniky věnovat ale nejen tomu, zda funkce produktu skutečně řeší jejich problém, ale také tomu, kde jsou případné nedostatky a jak s nimi pomohou zdroje podpory nástroje BI. S těmito problémy se po zakoupení produktu setkají i další uživatelé, takže znalost druhu podpory by rozhodně měla být důležitým faktorem při výběru nástroje BI.

Osvědčené postupy pro implementaci business intelligence

Zavedení business intelligence nekončí jen výběrem správných nástrojů: vyžaduje také náležitou podporu ze strany organizace a jejích lidí. Následující tipy zajistí, že investice do strategie BI a informace, které firmě přinese, budou stát za to.

- Nástroj BI musí odpovídat potřebám společnosti

Než dojde k zakoupení BI nástroje, je zapotřebí se ujistit, že jeho možnosti skutečně slouží jako řešení otázek organizace, a teprve poté se k němu definitivně zavázat. Plán očekávání, jak bude nástroj BI ve společnosti využíván, je perfektní vodítko. Výše uvedený seznam funkcí business intelligence usnadní pochopení priorit, které společnost potřebuje ve své strategii BI. Každý nástroj BI poskytuje kompromisy mezi svými funkcemi, proto je třeba určit, které funkce jsou pro firmu nejdůležitější, a vybrat nástroj, který nejlépe odpovídá konkrétním potřebám.

- Vytvoření funkčního datového toku

Získání smysluplných výstupů z nástroje BI vyžaduje smysluplné vstupy. Předpokladem pro provádění datových analýz je mít funkční datový kanál pro sběr a ukládání dat. Pokud nejsou data čistá, může být obtížné s nimi pracovat. Pokud nejsou data důkladná, pak mohou mezery v datech vést ke zkreslení výsledků.

Než dojde k analýze dat, je třeba se ujistit, že jsou strukturovaná a uspořádaná. Lidé, kteří data spravují, budou muset být v souladu s tím, co uživatelé potřebují, aby byla analýza užitečná a použitelná. Shromažďování dat z mnoha různých zdrojů a jejich ukládání v datových jezerech, skladech a podobně může představovat značné časové i finanční úsilí. Nácvik správné správy dat je nezbytným krokem k tomu, aby se firma stala datově informovanou, a práce, která je vynaložená na začátku, se rozhodně vyplatí.

- Podporujte aktivní využívání nástrojů business intelligence

Výchova zaměstnanců k používání zakoupených nástrojů BI může vyžadovat určité úsilí. Vzdělávání v oblasti správného používání nástrojů je nezbytné k zajištění toho, aby uživatelé z dat čerpali přesné poznatky. Nicméně i když se rozhraní aplikací BI stala intuitivnějšími, naučit se pracovat s nástrojem stále vyžaduje trpělivost.

- Může pomoci, když bude někdo pověřen vedením úsilí o zavedení nástrojů BI. Ať je to evangelista a vůdčí osobnost, aby se do používání nástrojů BI zapojilo více lidí. Vedoucí týmů a vedoucí pracovníci mohou také poskytnout cennou energii pro podporu budovatelského úsilí. Když bude analytické nástroje používat více lidí, tím efektivnější bude jejich implementace. Nejenže bude generováno více poznatků, ale uživatelé se mohou spolehnout jeden na druhého, že získají poznatky, které potřebují k provádění informovaného rozhodování.

Závěr

Business intelligence výrazně zlepšuje přístup společnosti k rozhodování tím, že využívá data k zodpovězení otázek týkajících se minulosti a současnosti společnosti. Mohou ji využívat týmy napříč organizací ke sledování klíčových ukazatelů a k organizaci na základě cílů. Moderní nástroje business intelligence využívají samoobslužná řešení, která zúčastněným stranám usnadňují přístup k datům a jejich vlastní zkoumání.

Business intelligence je klíčovou investicí, díky níž se podnik může lépe orientovat v datech. Pokud se nástroj BI používá v souladu s případy použití v podniku, může zaměstnancům uvolnit čas na smysluplné akce, které podnik posunou kupředu.

Zdroj: chartio.com