YAMMER, PLANNER, STREAM ANEB CO NEVÍTE O MICROSOFT 365

MICHALA BENEŠOVSKÁ

Klasické kancelářské aplikace, jako jsou Word, Excel nebo Outlook, jsou dnes nezbytnou součástí prostředí Microsoft 365, potažmo prakticky každé kanceláře. Jenže ekosystém Microsoft 365 nabízí mnohem více než jen tyto notoricky známé aplikace. Pojďme se podívat na některé méně známé nástroje, které možná nevíte, že máme, a mohou vám zefektivnit práci, zlepšit komunikaci, nebo dokonce zvýšit úroveň firemního řízení.

Historie kancelářských aplikací společnosti Microsoft sahá až do 80. let 20. století – například historie Wordu se začala psát v nástroji Multi-Tool Word, který debutoval v roce 1983 a byl určen pro systém MS-DOS. Balíček aplikací známý jako Microsoft Office byl uveden na trh v roce 1989 výhradně pro počítače Macintosh. Tento balíček zahrnoval aplikace Word, Excel a PowerPoint. Microsoft tehdy rozšiřoval svou nabídku softwaru pro uživatele značky Macintosh, aby získal podporu pro své produkty na této platformě.

Následně v roce 1990 byl balíček Microsoft Office s označením Office 1.0 uveden pro operační systém Windows. Stejně jako verze pro Macintosh, i tato verze obsahovala aplikace Word, Excel a PowerPoint. Od té doby se Microsoft Office stal jedním z nejrozšířenějších kancelářských balíčků na světě.

Office je Microsoft 365

V roce 2011 byl uveden Microsoft Office 365 jako cloudová služba, která zahrnovala Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote a další aplikace. Tato verze byla v dubnu 2020 přejmenována na Microsoft 365 a je pravidelně aktualizována novými funkcemi a vylepšeními. Od roku 2021 přibyla ještě on-premise verze Office 2021 pro Windows a Macintosh. Když si to sesumírujeme, vyšlo za posledních 40 let 20 verzí kancelářského balíčku Office, pokud zahrneme i Office 365 a Microsoft 365. Slušná dávka, že?

Přechod na model služby software-as-a-service (SaaS) přinesl řadu výhod pro uživatele i pro Microsoft. Jednou z těch klíčových je pravidelné a snadné získávání aktualizací a nových funkcí bez nutnosti manuálně instalovat nové verze softwaru. Navíc díky cloudovému zázemí je Microsoft 365 snadno přístupný z různých zařízení a umožňuje pracovat odkudkoli s připojením k internetu. Tento model také zjednodušuje správu licencí a nabízí flexibilní cenové plány, které usnadňují rozšíření nebo omezení služeb podle potřeb organizace.

Microsoft 365, jak ho neznáte

Outlook, Word, Excel a PowerPoint patří mezi posvátnou čtveřici aplikací, bez kterých by pravděpodobně většina kancelářských provozů nefungovala. V posledních letech tuto prominentní skupinu doplnila ještě aplikace Teams, která představuje jeden z nejoblíbenějších a nejrozšířenějších nástrojů pro týmovou spolupráci a online komunikaci. Microsoft 365 toho ale nabízí daleko víc a některé aplikace, o kterých ani nevíte, že je máte k dispozici, vám mohou významně usnadnit práci. Pokud si myslíte, že vás Microsoft 365 už nemá čím překvapit, dávejte pozor.

OneNote: Návykové poznámky

Začneme zlehka, protože OneNote je celkem hojně používaná aplikace. Už jste o ní pravděpodobně slyšeli a dost možná jste ji už někdy i spustili, ale víte, v čem je její největší síla? OneNote je výkonná aplikace pro pořizování poznámek a je navržena tak, aby uživatelům umožnila rychle a snadno zaznamenávat myšlenky, nápady, poznámky a informace ve formě textu, obrázků, webových stránek, zvukových záznamů či ručně psaných poznámek. OneNote nabízí flexibilní a intuitivní prostředí pro organizaci informací do sešitů, které lze dále členit na sekce a stránky. Tato struktura umožňuje uživatelům udržet si přehled o svých poznámkách, nápadech a úkolech, a to jak pro individuální projekty, tak pro týmovou spolupráci. Díky možnosti synchronizace napříč různými zařízeními a platformami lze k aplikaci OneNote přistupovat kdekoli a kdykoli, což usnadňuje práci na dálku a umožňuje sdílet poznámky s kolegy či kolegy v reálném čase. Díky integračním schopnostem s dalšími aplikacemi Microsoft 365, jako jsou Outlook a Teams, OneNote představuje komplexní řešení pro efektivní řízení informací, plánování a komunikaci v kancelářském prostředí.

Využití: záznamy z porad, plánování projektů, organizace úkolů, vytváření návodů či manuálů, sledování úkolů a priorit, záznamy z konferencí a přednášek, nápady a brainstorming, osobní/pracovní deník…

Planner: Projektový management na dosah ruky

Microsoft Planner je intuitivní nástroj pro správu úkolů a projektů, který má pomáhat týmům a jednotlivcům organizovat, sledovat a spolupracovat na různých projektech a úkolech. Planner poskytuje uživatelům možnost vytvářet plány, přiřazovat úkoly jednotlivým členům týmu, nastavovat termíny a priority a sledovat průběh práce pomocí vizuálních nástěnek (tzv. „kanban board“).

Tyto nástěnky zobrazují stav úkolů ve formě barevných karet, které lze snadno přetahovat mezi sloupci reprezentujícími různá stadia dokončení. Díky integraci s dalšími aplikacemi Microsoft 365 Planner umožňuje efektivní komunikaci a koordinaci mezi členy týmu, což zjednodušuje plánování a sledování projektů. Planner je navíc dostupný na různých platformách a zařízeních, což usnadňuje práci na dálku a umožňuje uživatelům zůstat v kontaktu s projekty a týmy kdekoli a kdykoli. Planner je důstojná náhrada aplikací, jako jsou Trello, Asana, Wrike, Basecamp, Monday.com a podobně, a navíc je defaultně k dispozici v prostředí Microsoft 365, takže pro správu projektů a úkolů není zapotřebí platit další nástroj.

Využití: plánování týmových projektů, organizace marketingových kampaní, správa událostí, řízení lidských zdrojů, koordinace týmu na dálku, řízení projektů…

Forms: Ankety i jejich vyhodnocení na pár kliků

Zatímco výše uvedené aplikace pravděpodobně znáte a některé z nich používáte, Forms je tak trochu neprávem opomíjený a často zůstává jeho potenciál nevytěžený. Jde o přístupný nástroj pro tvorbu dotazníků, anket, kvízů a formulářů, který umožňuje uživatelům snadno vytvářet a sdílet interaktivní formuláře s různými typy otázek, jako jsou výběr z možností, textové odpovědi, hodnocení a data. Navíc Forms disponuje funkcemi pro analýzu výsledků, jako jsou automatické shrnutí odpovědí, grafy a tabulky, které usnadňují vyhodnocování dat a získání užitečných informací. Díky možnosti integrace s dalšími aplikacemi Microsoft 365, jako jsou Excel, OneNote a Teams, Forms umožňuje efektivní komunikaci a spolupráci mezi členy týmu při shromažďování a analýze informací. Forms je plnohodnotnou náhradou za nástroje, jako jsou Google Forms, SurveMonkey, TypeForm a podobně.

Power BI: Co takhle Excel na steroidech

Excel je pro mnoho kanceláří přímo posvátný nástroj, na který se nesahá. Jsou však úlohy, na které už Excel zkrátka nestačí. Zato jeho stájový kolega, Power BI, to je jiná tabulka… Power BI je pokročilý nástroj pro analýzu dat, vizualizaci a tvorbu interaktivních reportů, který je ideální pro práci s velkými množstvími dat a umožňuje připojení k široké škále jejich zdrojů, jako jsou databáze, cloudové služby a soubory. Jeho hlavní výhody spočívají v pokročilých analytických a vizualizačních nástrojích, které usnadňují objevování vzorců, trendů a klíčových poznatků v datech.

Power BI je také ideální pro týmovou spolupráci a díky cloudovému prostředí umožňuje uživatelům snadno pracovat na projektech současně, sdílet reporty a získávat aktualizace v reálném čase.

Excel je stále vhodný pro menší úlohy, jako jsou výpočty, analýza menších datových souborů a jednoduché vizualizace. Power BI by měl nastoupit na scénu v situacích, kdy je potřeba většího rozsahu analýzy, práce s větším množstvím zdrojů dat a pokročilejší vizualizace pro lepší pochopení datových souvislostí. Tento nástroj je také vhodný pro organizace, které potřebují sdílet a spolupracovat na reportech s více uživateli.

Power BI může směle konkurovat nástrojům, jako jsou Tableau, Domo, Sisense nebo QlikView / Qlik Sense.

Yammer: Firemní sociální síť

Yammer je sociální síť pro firemní komunikaci a spolupráci, která vznikla v roce 2008 z iniciativy Davida Sackse a Adama Pisoniho. V roce 2012 ji získal Microsoft a integroval ji do svého balíčku Microsoft 365. Yammer je navržen tak, aby zlepšoval komunikaci, spolupráci a sdílení znalostí mezi zaměstnanci a týmy v organizaci.

Jeho hlavní výhodou je uzavřená, kontrolovaná a bezpečná platforma, která umožňuje uživatelům snadno komunikovat a sdílet informace s kolegy bez ohledu na jejich geografickou polohu. Yammer může být použit pro komunikaci mezi týmy, sdílení firemních novinek a oznámení, koncentraci nápadů a inovací nebo pro budování firemních komunit. Jeho rozhraní je intuitivní a podobné populárním sociálním sítím, což usnadňuje jeho použití. Yammer je hodnotným nástrojem pro organizace, protože nahrazuje a doplňuje tradiční komunikační nástroje, jako jsou e-mailové skupiny nebo interní fóra, a zároveň zvyšuje angažovanost a spolupráci mezi zaměstnanci.

Možná vám Yammer a jeho použití připomíná aplikaci Teams, ale Yammer je navržen jako sociální síť pro celou společnost, což z něj činí ideální platformu pro širokou komunikaci, sdílení firemních novinek, oznámení a oslovování celé organizace. Teams je více zaměřen na komunikaci a spolupráci v rámci konkrétních týmů a projektů.

Yammer podporuje informální a spontánní komunikaci mezi zaměstnanci, což může pomoci budovat firemní kulturu a povzbudit spolupráci. Teams je více zaměřen na formálnější a strukturovanější komunikaci, jako jsou chaty, hovory a online schůzky.

Yammer se hodí spíše do větších firem a korporací, umožňuje vytvářet skupiny a komunity založené na zájmech, odděleních nebo tématech, které zahrnují zaměstnance z různých částí organizace.

Stream

Microsoft Stream je aplikace pro sdílení a správu videí a byl představen v roce 2017 jako nástupce služby Office 365 Video. Jeho hlavním účelem je poskytnout organizacím bezpečné a efektivní řešení pro ukládání, sdílení a přehrávání videí pro interní použití. Stream může být využit pro různé účely, jako jsou školení a vzdělávání zaměstnanců, firemní prezentace, nahrávky konferencí nebo týmových schůzek, a dokonce i pro sdílení informačních nebo motivačních videí. Stream umožňuje uživatelům snadno nahrávat, spravovat a vyhledávat videa, a to s vysokou úrovní zabezpečení a kontroly přístupu. Jednou z jeho klíčových funkcí je schopnost automaticky generovat titulky a přepis videa pomocí pokročilého strojového učení, což usnadňuje vyhledávání a sledování obsahu. Stream je také úzce integrován s dalšími aplikacemi Microsoft 365, jako jsou Teams, SharePoint a OneDrive, což umožňuje snadnou spolupráci a sdílení videí napříč různými platformami. Tato aplikace přináší organizacím hodnotu tím, že zjednodušuje a zefektivňuje správu videí, podporuje interní komunikaci a posiluje vzdělávací a informační zdroje pro zaměstnance. Zjednodušeně řečeno jde vlastně o takový uzavřený firemní YouTube.

Microsoft Stream je vhodný pro širokou škálu organizací, bez ohledu na jejich velikost nebo odvětví. Je ideální pro firmy, které často využívají videoobsah pro školení, prezentace, nahrávky konferencí nebo týmových schůzek a potřebují efektivní a bezpečné řešení pro ukládání, sdílení a správu těchto videí. Stejně tak může být užitečný pro vzdělávací instituce, které potřebují poskytnout studentům nebo učitelům přístup k videím a snadno je spravovat.

Power Automate: Automatizace nebyly nikdy jednodušší

Power Automate (dříve známý jako Microsoft Flow) je platforma pro automatizaci podnikových procesů a umožňuje uživatelům vytvářet různé automatizované úkoly a tok dat bez nutnosti znalosti programování. Tyto úkoly lze vytvářet pomocí vizuálního designového rozhraní s využitím stovek předdefinovaných konektorů pro různé aplikace a služby, jako jsou SharePoint, OneDrive, Outlook, Teams, Salesforce a další. Power Automate umožňuje také vytvářet vlastní připojení pomocí otevřeného rozhraní API.

Power Automate se hodí pro firmy a organizace, které chtějí zefektivnit své procesy, snížit náklady na manuální práci a zvýšit produktivitu zaměstnanců. Pomocí Power Automate mohou uživatelé automatizovat různé úkoly, jako je například schvalování dokumentů, odesílání e-mailů, vytváření úkolů a mnoho dalšího. To všechno lze nastavit tak, aby procesy probíhaly rychleji a efektivněji.

Fungování Power Automate je velmi jednoduché. Uživatelé začínají vytvářením pravidla, které určuje podmínky a akce pro automatizaci určitého procesu. Poté se propojí různé aplikace a služby, které jsou zapojeny do daného procesu. Power Automate umožňuje uživatelům sledovat a řídit procesy pomocí jednotného dashboardu, který poskytuje přehled o všech běžících tocích dat a úloh.

Power Automate přináší mnoho výhod pro organizace, jako je zvýšení efektivity procesů, snížení nákladů na manuální práci, zlepšení přesnosti dat a zvýšení produktivity zaměstnanců. Tato platforma také umožňuje rychle reagovat na změny v procesech a snadno upravovat existující automatizace. Power Automate může být využit v mnoha odvětvích, od obchodu a financí po vzdělání a zdravotnictví, kde pomáhá organizacím zlepšovat a zefektivňovat jejich procesy.

Funkce Power Automate jsou podobné jako v případě nástrojů Zapier nebo IFTTT (If This Then That). Tyto nástroje také umožňují uživatelům vytvářet automatizace napříč různými aplikacemi a službami, ale mají méně konektorů a jsou často zaměřeny na spotřebitelský trh.

Pro podnikové prostředí však Power Automate nabízí širší spektrum funkcí a integrací. Power Automate má také výhodu těsné integrace s dalšími nástroji z balíčku Microsoft 365, jako jsou SharePoint, Teams nebo Power BI, což umožňuje uživatelům využít celou škálu funkcí pro automatizaci a zlepšení podnikových procesů.

Power Apps: Vlastní aplikace bez programování

Power Apps je platforma pro vytváření vlastních aplikací bez nutnosti znalosti programování a umožňuje uživatelům vytvářet aplikace pro různé operační systémy, včetně Windows, iOS a Android, a to buď jako samostatné aplikace nebo jako rozšíření stávajících aplikací v Microsoft 365.

Power Apps umožňuje uživatelům vytvářet aplikace pomocí vizuálního designového rozhraní s využitím různých šablon a komponent. Uživatelé mohou také využít více než 200 konektorů pro různé aplikace a služby, jako jsou SharePoint, OneDrive, Dynamics 365, Salesforce a další. Power Apps také umožňuje vytvářet vlastní připojení pomocí otevřeného rozhraní API.

Power Apps se hodí pro firmy a organizace, které potřebují vytvářet vlastní aplikace pro různé účely, jako jsou například aplikace pro správu projektů, aplikace pro správu kontaktů a zákazníků, aplikace pro interní komunikaci a další. Díky Power Apps mohou uživatelé vytvářet vlastní aplikace, které odpovídají přesně jejich potřebám, bez nutnosti zapojovat externí vývojáře a nutnosti znalosti programování.

Fungování Power Apps je velmi jednoduché. Uživatelé začínají vytvářením nové aplikace pomocí jedné ze šablon nebo od základů. Poté se propojí různé aplikace a služby, které jsou zapojeny do dané aplikace. Power Apps nabízí široké možnosti úprav a personalizace, aby aplikace co nejlépe odpovídala potřebám uživatele. Vytvořené aplikace lze následně sdílet s ostatními uživateli v organizaci nebo s externími uživateli.

Power Apps nabízí mnoho výhod pro organizace, jako je snížení nákladů na externí vývojáře, zrychlení vývojového cyklu a zvýšení flexibility. Vytváření vlastních aplikací pomocí Power Apps také umožňuje uživatelům vytvářet aplikace, které přesně odpovídají jejich potřebám, což zvyšuje efektivitu a produktivitu zaměstnanců.

Power Apps může být využit v mnoha odvětvích, od obchodu a financí po vzdělání a zdravotnictví.

Power Apps také nabízí integraci s dalšími nástroji v balíčku Microsoft 365, jako jsou SharePoint, Teams nebo Power BI. Tím umožňuje uživatelům využívat celou škálu funkcí pro vytváření a správu aplikací. Power Apps je také plně integrován s Power Automate, což umožňuje vytvářet automatizované procesy pro vlastní aplikace bez nutnosti programování.

Jednou z klíčových funkcí Power Apps je také schopnost vytvářet aplikace pro mobilní zařízení, což umožňuje zaměstnancům přistupovat k důležitým informacím a procesům z jakéhokoli místa a kdykoli. To zvyšuje produktivitu a flexibilitu zaměstnanců, kteří mohou být mimo kancelář nebo pracovat na dálku.

Power Apps je vhodný pro organizace různých velikostí a odvětví, které potřebují vytvářet vlastní aplikace, ale nemají k dispozici dostatek finančních prostředků nebo znalostí programování. Power Apps umožňuje vytvářet aplikace rychle a efektivně, což umožňuje organizacím zlepšovat a zrychlovat jejich procesy a zvyšovat produktivitu zaměstnanců.

Microsoft 365 je rostoucí ekosystém

Aplikace jako OneNote, Planner, Forms, Stream, Power Automate a Power Apps nabízejí nové možnosti pro organizaci a automatizaci procesů, zlepšení komunikace a spolupráce a zvýšení produktivity a efektivity práce. Ekosystém Microsoft 365 je velmi bohatý a stále se rozrůstá. Proto by organizace a jednotlivci měli sledovat nové nástroje a funkce, které v balíčku Microsoft 365 přibývají, a zvažovat jejich využití pro zlepšení své práce a efektivity.