TEMAS: Aplicación de tablas Elaboración de gráficos Construcción de listados OBJETIVO: Utilizar la aplicación de tablas y gráficos en el programa de Microsoft Excel para el desarrollo de cálculos, trabajos estadísticos y analices de información. 1. ¿Qué TIPOS DE TABLAS PUEDO GENERAR EN EXCEL? Tablas en Excel Las tablas no son más que un conjunto de filas y columnas que contienen datos relacionados y que son manejados de manera independiente por Excel. Las tablas son una herramienta muy poderosa que debes aprender a utilizar adecuadamente. Existen tablas numéricas, tablas de texto, tablas estadísticas, etc. Existe la tabla estática, que contiene información del mismo libro de Excel y dinámica, que se le puede añadir información virtual, de otros libros de Excel o anexar archivos. ¿Qué es una tabla en Excel? Las tablas son la manera en que Excel identifica un rango de celdas y de esa manera sabe que la información contenida en ellas está relacionada. La primera fila de una tabla siempre contendrá los encabezados de columna y el resto de las filas contendrán los datos. El utilizar tablas es muy conveniente porque Excel se hará cargo de los detalles del manejo de las tablas, como facilitar el agregar nuevas filas o eliminarlas, lo cual te permitirá enfocarte más en el análisis de los datos. Cómo crear una tabla Para crear una tabla en Excel todo lo que debes hacer es seleccionar el rango de celdas que contiene los datos y pulsar el botón Tabla que se encuentra dentro de la ficha Insertar.
El uso de las tablas en Excel es altamente recomendable así que a continuac ió n mencionaré 7 beneficios de utilizar las tablas de Excel. 1. Cambiar fácilmente el estilo de una tabla
Excel contiene algunos estilos de tabla predefinidos de los cuales podrás elegir alguno para aplicarlo a tu tabla. Solamente selecciona cualquier celda que se encuentra dentro de la tabla y cambia su estilo seleccionado la opción adecuada dentro del grupo Estilos de tabla que se encuentra dentro de la ficha Diseño de las Herramientas de tabla.
Si no te agrada ninguno de los estilos mostrados puedes hacer clic en la opción Nuevo estilo de tabla para crear un nuevo estilo. 2. Resaltar filas alternas de una tabla Cuando creas una nueva tabla, Excel aplicará un fondo especial a las filas impares. Si por alguna razón no deseas que se aplique este formato puedes deshabilita r lo con la opción Filas con bandas dentro de la ficha Herramientas de tabla.
3. Filtrar y ordenar datos de la tabla Cada tabla que se crea en Excel ya trae consigo filtros para cada columna, así como opciones de ordenamiento para cada columna.
4. Referencias estructuradas de una tabla Una de las ventajas más importantes de una tabla de Excel es que, en lugar de utilizar las referencias de celdas como las conocemos, podemos utilizar referencias estructuradas las cuales hacen uso del nombre de la tabla así como de los nombres de las columnas para hacer referencia a los datos.
Al igual que con las referencias tradicionales, las referencias estructuradas se actualiza n automรกticamente al insertar nuevos datos en la tabla o al removerlos. 5. Crear columnas calculadas fรกcilmente Una vez que sabes utilizar las referencias estructuras serรก muy sencillo crear columnas calculadas utilizando los nombres de las columnas. Por ejemplo:
6. Fila de totales de una tabla Se pueden agregar totales a una tabla con tan solo marcar la caja de selecciรณn Fila de totales:
Y por si fuera poco, podemos modificar la Fila de totales especificando la operaciรณn que deseamos aplicar.
7. Imprimir una tabla
Para imprimir una tabla debes seleccionar cualquiera de sus celdas y oprimir la combinación de teclas CTRL + P y posteriormente, en la sección de Configurac ió n, seleccionar la opción Imprimir la tabla seleccionada.
2. ¿CON QUE FINALIDAD SE ELABORAN LAS TABLAS EN EL PROGRAMA EXCELL? Las tablas en Excel son un objeto especial en las hojas de cálculo ya que nos ayudarán a organizar y visualizar nuestros datos de manera amigable. Además, una vez creada la tabla de Excel, podremos ordenar y filtrar los datos fácilmente. ¿PARA QUE ME SIRVEN LAS LISTAS DESPLEGABLES QUE SE CREAN EN EXCEL? Para facilitar la entrada de datos en Excel o limitar las entradas a determinados elementos, puedecrear una lista desplegable de entradas válidas que se compila a partir de celdas que se encuentren en otra parte del libro. Cuando crea una lista desplegable para una celda, se muestra una flecha. Para escribir información en dicha celda, haga clic en la flecha y luego haga clic en la entrada que desee.
Podemos crear una lista desplegable en Excel 2010 para facilitar la entrada de datos a nuestra hoja o para limitar las entradas que puede proporcionar un usuario reduciendo así la posibilidad de tener datos mal ingresados. ¿Cuál ES LA FUNCION DE LOS GRAFICOS? Los gráficos se usan para presentar series de datos numéricos en formato gráfico y así facilitan el análisis de grandes cantidades de información Presentar un comparativo de las diferentes variables que se puedan presentar, en determinados casos de computación de resultados, para darnos una idea del comportamiento de cada variable Tipos: Gráficos de columnas: Muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de un período de tiempo determinado o ilustra las comparaciones entre elementos.
Gráficos de líneas: Muestran las tendencias en los datos a intervalos idénticos.
Gráficos Circulares:
Muestran el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de datos, en función de la suma de los elementos. Siempre mostrará una única serie de datos y es útil cuando se desea destacar un elemento significativo.
Gráficos de Barras: Ilustran comparaciones entre elementos individuales.
Gráficos de áreas: Destacan la magnitud de los cambios con el transcurso del tiempo.
Gráficos Dispersión:
Muestran la relación entre los valores numéricos de varias serie de datos o trazan dos grupos de números como una única serie de coordenadas XY. Este tipo de gráfico se suele usar para datos científicos.
¿DE QUE FORMA CONSTRUYO LISTADOS EN EXCEL? Para crear una lista desplegable de un rango de celdas, utilice el comando Validación de datos en el grupo Herramientas de datos en la pestaña Datos. 1. Para crear una lista de las entradas válidas para la lista desplegable, escriba las entradas en una única fila o columna sin celdas en blanco. Por ejemplo: A 1
Ventas
2
Finanzas
3
I+D
4
TI 2. Si quiere usar otra hoja de cálculo, escriba la lista en dicha hoja de cálculo y, después, defina un nombre para la lista.
Cómo definir un nombre i. Seleccione la celda, el rango de celdas o las selecciones no adyacentes a los que desee poner un nombre. ii. Haga clic en el cuadro Nombre en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas.
iii. Escriba el nombre de las celdas, por ejemplo, DeptsVálids. iv. Presione ENTRAR. 3. Haga clic en la celda de la hoja de cálculo donde desee crear la lista desplegable. 4. En la pestaña Datos, del grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.
5. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. 6. En el cuadro Permitir, seleccione Lista. 7. Para especificar la ubicación de la lista de entradas válidas, haga lo siguiente: i. Si la lista está en la hoja de cálculo actual, escriba una referencia a la lista en el cuadro Origen. ii. Si la lista está en una hoja de cálculo diferente, escriba el nombre que haya definido en la lista en el cuadro Origen. En ambos casos, asegúrese de que la referencia o nombre va precedido de un signo igual (=). Por ejemplo, escriba=DeptsVálids.
Asegurarse de que la casilla Celda con lista desplegable esté activada Para especificar si la celda puede dejarse en blanco, active o desactive la casilla Omitir blancos Mostrar un mensaje de entrada al hacer clic en la celda.
CONCLUSION: Gracias a las distintas herramientas que ofrece Excel, nosotros como estudiantes y demás personas que usan este programa informático, se pueden favorecer de sus diversas funciones, sobre todo en la realización de tablas, creación de gráfico, realización de listados. Sobre todo a empresas, es de mucha ayuda el uso de Excel debido, a que por medio de las tablas, gráficos o listados se puede llevar una buena y clara contabilidad de la empresa, así mismo del desempeño de sus trabajadores y de la empresa misma. En el ámbito de salud, favorece mucho, para la comparación o estudio de pacientes con síntomas similares, gracias a la creación de gráficos, y también a tener una base de datos de los pacientes, con el listado que podemos generar y las tablas que podemos crear.