Sistema Contable Computarizado

UNIVERSIDAD YACAMBÚ VICERRECTORADO ACADÉMICO FACULTAD DE HUMANIDADES DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS GENERALES

Estudiante:  Kyssbel D. Mujica M.  Danyelis Noguera  Prof. Yelitza C. Oviedo U.

Venezuela- agosto 2019

Para comenzar a hablar de Contabilidad y Sistemas de Información es válido tener en cuenta que tanto un concepto como el otro es fruto de un recorrido histórico y de superación en la aplicación de instrumental o herramientas de La Administración para colaborar en el gestiona miento de los recursos de las organizaciones. La Contabilidad ha sido definida por algunos como una ciencia, un arte, una disciplina y por otros como una técnica, esa disputa terminológica no nos aporta mucho desde el punto de vista operativo o de gestión o para nuestra cátedra. Es importante destacar que cuando uno hace referencia a Contabilidad lo relacionamos en forma directa con los términos empresa, toma de decisiones, control, hacienda y patrimonio.

La Contabilidad inicia desde tiempos muy antiguos en vista de la necesidad del hombre, cuando se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades, debido a que su memoria no era suficiente para guardar toda la información de los movimientos que hacía.

Hoy en día y gracias a este proceso se ha demostrado a través de diversos historiadores que en épocas como la egipcia o romana, se empleaban técnicas contables que se derivaban del intercambio comercial.

Actualmente, dentro de lo que son los sistemas de información empresarial, la contabilidad se erige como uno de los sistemas más notables y eficaces.

Algunas definiciones de Contabilidad en el transcurso del tiempo: •La Contabilidad es la técnica basada en un conjunto de reglas, documentación y procedimientos, provee información y permite el control de las operaciones de una empresa con el objeto de tomar decisiones en orden a un patrimonio.

•En términos breves podemos afirmar que la Contabilidad es la TÉCNICA de la Información y el Control.

•La Contabilidad es la ciencia que estudia el patrimonio para la disposición de las haciendas.

El cual sirve para dar a conocer los diversos ámbitos de la información de las unidades de producción o empresas tanto privadas como públicas.

Y es así como hasta nuestros días el concepto ha evolucionado sobremanera, de forma que cada vez es mayor el grado de «especialización» de ésta disciplina dentro del entorno empresarial.

Por lo cual la Contabilidad se define como un sistema que está adaptado y se encuentra apto para clasificar los hechos económicos que ocurren en un determinado negocio.

Haciendo esto de tal manera que, se constituya en el eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la obtención de la previa información del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada.

Es decir la contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de dicho negocio con el fin primordial el cual es el de interpretar sus resultados.

Ya que gracias a este procedimiento los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos.

Sin embargo además estos datos permiten de tal manera conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos así como las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros.

Y así de esta manera se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa.

La ley exige llevar a cabo este proceso ya sea la empresa grande o pequeña.

Es por eso que la contabilidad es algo más que una obligación legal, también es un elemento importante para la empresa.

La razón es porque nos permite conocer la realidad económica y financiera de nuestro negocio.

También hay que destacar que los objetivos fundamentales de la contabilidad son por un lado, interpretar el pasado para tomar decisiones en la empresa.

Al mismo modo de satisfacer la demanda de información de distintos grupos de interés estos pueden ser los accionistas, prestamistas o administraciones públicas las cuales estén involucradas.

Por otro lado tiene el objetivo primordial de dejar constancia de todas las operaciones económicas y financieras.

Sin embargo el más destacado es conocer el estado financiero de la empresa.

Para que de esta forma tanto los socios como los directivos tengan el conocimiento de las cifras de compras y ventas, las partidas de clientes, las partidas de proveedores, entre otras cuestiones.

Documentación: sirve para tener todo organizado: saber de dónde vienen las entradas y salidas de dinero o capital de la empresa.

Declaración e información: es importante declarar e informar a las autoridades fiscales de cada uno de estos movimientos, ya sea a final del ciclo contable, del trimestre o cuando sea requerido.

Control: Es importante siempre llevar a cabo un control de estas entradas y salidas de dinero para poder llevar un seguimiento de lo que se conoce como presupuesto, es decir, cuánto dinero hay disponible.

Disposición: sirve para asegurarse de que el dinero está en el lugar correcto en el momento correcto y que la empresa tiene acceso a él.

Cuál Es El Objetivo De La Contabilidad El objetivo principal de la contabilidad es proporcionar información la cual de confianza sobre los resultados obtenidos de una empresa en un periodo de tiempo determinado.

Sistema De Información Contable Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las

actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones.

Estructura de un sistema contable Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.

2. Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones.

Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.

3. Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida.

Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa.

Es muy importante implementar un sistema contable Computarizado en tu empresa.

Uno de los factores más importantes para una empresa que desee ser exitosa y crecer continuamente, es mantener un control contable estricto, el cual debe ser fácil de organizar y analizar. No importa si se trata de una empresa pequeña, mediana o grande, mantener un control contable adecuado es esencial; de hecho, es común que muchas empresas que crecen sin un adecuado control sobre sus finanzas eventualmente se enfrenten a pérdidas, e incluso la posibilidad de enfrentar la bancarrota, porque a pesar de percibir una gran cantidad de ingresos, sus gastos y costos los terminan superando debido a una mala administración de fondos.

mayoría de las medianas y grandes empresas requieren de un sistema contable que les permita controlar todas las entradas y salidas de activos, pasivos y patrimonio, pero debido a limitaciones de cantidad de mercancía, clientela, rotación de inventario, entre otros, muchos pequeños negocios no necesitan un Sistema avanzado, y pueden mantener un orden adecuado en sus libros contables. A su vez, los negocios que se enfocan en la venta de artículos con altos precios y grandes márgenes de ganancia, pueden preferir no utilizar un sistema contable computarizado, puesto que la cantidad de entradas que se deben registrar son limitadas y fáciles de organizar.

Teniendo en cuenta la importancia de mantener una administración óptima de los recursos financieros de la empresa, cabe mencionar que la contabilidad se puede administrar de dos maneras, utilizando libros mayores tangibles (de papel), o un sistema contable computarizado (software contable).

Para aquellos negocios que sí deberían utilizar un sistema contable computarizado, que son la mayoría de los negocios medianos o grandes con un volumen de ventas que requiere la contratación de un contador a tiempo completo, se debe tomar en cuenta que esta es una inversión que no puede ser evitada.

El uso de software contable depende de dos factores, uno siendo el tamaño de la empresa, y segundo, el tipo de negocio. La

Los sistemas contables computarizados pueden ser algo intimidantes, puesto que requieren de una inversión monetaria

adicional al costo de mantener a los colaboradores del área contable, y requieren que el equipo aprenda a utilizarlos. Aparte de estos dos motivos, es común que se presente una resistencia al cambio por parte de empresas que han crecido utilizando un sistema de libros mayores (físicos), y lograban mantener un control adecuado hasta hace poco tiempo; sin embargo, efectuar el cambio lo antes posible es de vital importancia, no solo porque facilita la transición al haber menos datos que trasferir, pero debido a los muchos beneficios que estos sistemas ofrecen a los negocios que los utilizan.

Entre estas ventajas, o beneficios, se pueden mencionar los siguientes: Velocidad Puesto que los sistemas contables cuentan con la capacidad de procesamiento y las herramientas de búsqueda de un ordenador, llevar a cabo las tareas contables requiere de menos tiempo.

Automatización En muchos casos se pueden integrar dos programas, para que al momento de registrar una acción en un sistema el software contable se encargue automáticamente de crear los asientos contables correspondientes.

Disminución del error humano Puesto que la mayoría de los cálculos se realizan de forma automática al registrar ventas o compras, se asegura que se evitan errores humanos en el cálculo de los montos.

Informes Los sistemas contables computarizados permiten crear informes de Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes

Especiales rápidamente para que la administración pueda visualizar la información requerida y tomar decisiones.

En varios casos también es posible automatizar esta tarea, haciendo que el sistema se encargue de crear los reportes y exportarlos, o incluso enviarlos a un correo electrónico.

Documentos contables Todo negocio tiene una serie de documentos contables que debe emitir periódicamente o por evento, como lo son facturas, estados de CxC, estados de CxP, Cheques de Nominas, entre otros, y los sistemas contables son diseñados para ayudar con la elaboración de estos documentos para facilitar y acelerar el proceso.

Disminución de costos De forma indirecta, un software contable ayuda a disminuir los costos de la empresa, puesto que ayuda a evitar la necesidad de contratar más colaboradores para asistir en el departamento contable.

A pesar de que ciertos negocios no requerirán invertir en un sistema contable computarizado en este instante, si su empresa ya cuenta con un departamento contable, definitivamente se beneficiará por comenzar a utilizar uno.

Se presentan de una manera detalla tareas a realizar de un proyecto acerca de un sistema contable computarizado para ser implementado en la empresa

“KYSSBELRO” A.- DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO Actualmente se vive en la era de la tecnología, acompañada de la globalización. Por ello las empresas u organizaciones, sea cual fuere su actividad comercial, deben estar a la vanguardia de los avances tecnológicos que se utilizan, en este caso, se contempla la implementación de un SISTEMA CONTABLE COMPUTARIZADO que se adapte a las necesidades de la empresa KYSSBELRO y desde él, se pueda contar oportunamente con una información veraz y obtener los reportes según las exigencias del caso, manejadas eficazmente y con el fiel cumplimiento de la normativa legal y fiscal dictaminadas en el país.

Desde tal perspectiva, se plantea el presente proyecto, desde donde se modernizarán los procesos contables que son llevados a cabo en la empresa KYSSBELRO, para su planificación y control, el proyecto será desarrollado bajo una herramienta tecnológica denominada MS Project, desde allí, se realizará toda la organización lo que permitirá la organización requerida para su ejecución.

Fecha de Inicio: 10 de agosto de 2019 Fecha de culminación: 25 de agosto de 2019 B.-DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS Para llevar a cabo el proyecto que desde estas líneas se plantea, se hace propio detallar las tareas que son necesaria organizar para

llevarlo a su plena ejecución. A continuación se describen cada una d ellas.

Tareas No Vinculadas 1.- Contextualización de la Empresa en función a las actividades que realiza.

(Duración: 2 días) Esta tarea permitirá al ejecutor del proyecto, llamado de aquí en adelante Proveedor del sistema contable, conocer como son llevados los procesos contables, para determinar las necesidades y así situación Análisis de la empresa Recursos de trabajo: a.- Proveedor del sistema contable b.- Asistente Técnico Recurso Material a.- Cuaderno de anotaciones 2.- Diseño del Sistema contable Computarizado (Duración: 3 días) Recursos de trabajo: a.- Programador Recurso material a.- Sistema computarizado

contable

b.- Computadora c.- Impresora 3.- Instalación del Sistema Contable (Duración: 1 día) Recursos de trabajo: a.- Asistente Técnico del proveedor

Recurso material

Recurso material

a.- Sistema contable computarizado

a-. Manual de procedimiento

b.- Computadora c.- Impresora d.- Internet 4.- Talleres de Inducción al personal administrativo que va a hacer uso del sistema contable computarizado (Duración: 2 días) Recurso de trabajo a.- Administrador b.- Contador de la empresa

b-. Libro mayor 6.Transcripción del Balance de comprobación en el Sistema computarizado con sus respectivos montos y clasificado de acuerdo al catálogo de cuentas. (Duración: 3 días) Recurso de Trabajo a.- Contador de la empresa b.Asistente Administrativo c.- Técnico de soporte tecnológico Recurso material

c.- Asistente administrativo

a.- Manual de procedimiento del sistema contable computarizado

d.- Técnico de soporte tecnológico

b.- Libro diario y libro mayor

e.- Auditor

7.- Procesar las operaciones normales de la organización (nómina, entre otros) (Duración: 1)

Recurso material Manual de procedimiento del sistema contable computarizado

a.- Administrador de la empresa

Tareas Vinculadas

b.- Contador de la empresa

5.- Seguimiento y control en el uso del sistema contable computarizado: Preparar Catálogo de Cuentas y Manual de Procedimiento.

(Duración: 2 días)

c.- Asistente Administrativo

Recurso de trabajo

a.- Administrador de la empresa

a.- Contador de la empresa

b.- Contador de la empresa

B.-Asistente técnico

c.- Asistente Administrativo

Recurso de trabajo

8.- Impresión de reportes de prueba (Duración: 1 día) Recurso de trabajo

Recurso material a.- Manual de procedimiento del sistema contable computarizado 9.- Revisión técnica por el proveedor del Sistema contable computarizado (Duración: 1 día) Recurso de trabajo a.- Administrador de la empresa b.- Contador de la empresa c.- Asistente Administrativo

C.- CAPTURE DE PANTALLA Diagrama de GANTT SEGÚN EL SISTEMA PROJECT

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