Empresa macro distribuidora politicas

UNIVERSIDAD NACIONAL DE Chimborazo Facultad de ciencias políticas y administrativas Carrera de contabilidad y auditoría

Tema: Políticas sobre los activos fijos de la empresa macrodistribuciones Integrantes: Daniel López José Luis Bonifaz Bonifaz Erika Loaiza Patricia Guamán Edwin hipo Jessica cujano Verónica cabrera Adonis pulgar

Semestre: 3ro “B” Docente: Ms. Mario Delgado Fecha: 02/08/2016

EMPRESA MACRO DISTRIBUIDORA MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES POLITICAS DE ACTIVOS FIJOS OBJETIVO El objetivo de estas políticas es establecer la contabilización de los activos que caben dentro de la definición de propiedades planta y equipo, de tal forma que los usuarios de los estados financieros puedan conocer la información acerca de los mismos, y los cambios generados.

Presenta el reconocimiento contable de propiedades, planta y

equipo, su medición, los cargos por depreciación, valor de desmantelamiento, valor residual, pérdidas por deterioro y revelación.

ALCANCE Esta política abarcará la contabilidad de las propiedades, planta y equipo, así como, a las propiedades de inversión cuyo valor razonable no se pueda establecer sin un costo o esfuerzo desproporcionado; y que por lo tanto no irán dentro de las propiedades de inversión, sino que se incorporarán en esta política, como propiedad planta y equipo.

Dentro del alcance de la presente política, la entidad reconocerá como Propiedades, planta y equipo, aquellos activos tangibles que se conservan para el suministro de bienes o servicios, para arrendarlos a terceros (de acuerdo a las propiedades de inversión cuyo valor razonable no se pueda medir con fiabilidad sin costo o esfuerzo desproporcionado) o para fines de la administración y se esperan usar por más de un año.

Algunos ejemplos que caben dentro del alcance de esta política podemos encontrar:  Construcciones en curso  Edificaciones y Mejoras a las mismas  Equipo de computación y comunicación  Equipo de Oficina  Flota y equipo de transporte  Muebles y Enseres

 Terrenos Urbanos y/o Rurales  Bienes recibidos en comodato que cumplan con la definición de activo establecida en el literal a) del párrafo 2.15, sección 2 – Conceptos y Principios generales – de la NIIF para PYMES, o las normas que le modifiquen, regulen o sustituyan.

RECONOCIMIENTO Con base en lo establecido en el párrafo 17.4 de la NIIF para PYMES; la entidad aplicará los siguientes criterios (a) y (b) de reconocimiento (incorporación en los estados financieros) para determinar si se reconoce (Incorpora) o no un elemento de propiedades, planta o equipo.

Por lo tanto, la empresa Macro Distribuidora reconocerá el costo o valor económico de adquisición de un elemento de propiedades, planta y equipo como un activo solo si cumple con los dos siguientes requisitos:  Es probable que la entidad obtenga los beneficios económicos futuros asociados con ese elemento catalogado como propiedad, planta y equipo, y  El costo o valor económico del elemento puede medirse con fiabilidad.  La Empresa Macro Distribuidora reconocerá elementos catalogados como propiedad, planta y equipo, de acuerdo a los siguientes criterios:

Tipo de Activo

Equipo de

Método de

Vida Útil

Valor de

Valor

Depreciación

en Años

Desmantelamiento

Residual

5

0

0

15

0

0

Línea Recta

Computación y Comunicación Muebles y Enseres

Línea Recta

Construccione

Línea Recta

10% de su 100

sy

0

adquisición

edificaciones.

Flota y equipo

valor de

Línea recta

de transporte

1% de su 15

0

valor de adquisición

MEDICIÓN INICIAL La Empresa Macro Distribuidora registrará las partidas de propiedades, planta y equipo por su costo en el momento del reconocimiento inicial (adquisición o incorporación del elemento en los estados financieros).

El costo se compone de:  El precio de adquisición, que incluye los honorarios legales y de intermediación, los aranceles de importación y los impuestos no recuperables, después de deducir los descuentos comerciales y las rebajas.  Todos los costos directamente atribuibles a la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la gerencia. Estos costos pueden incluir los costos de preparación del emplazamiento, los costos de entrega y manipulación inicial, los de instalación y montaje y los de comprobación de que el activo funciona adecuadamente.  La estimación inicial de los costos de desmantelamiento o retiro del elemento, así como la rehabilitación del lugar sobre el que se asienta, la obligación en que incurre la entidad cuando adquiere el elemento o como consecuencia de haber utilizado dicho elemento durante un determinado periodo, con propósitos distintos al de producción de inventarios durante tal periodo.

Los valores económicos asociados con las operaciones durante la construcción o desarrollo de un elemento de propiedades, planta y equipo se reconocerán en resultados

si dichas operaciones no son necesarias para ubicar el elemento de propiedad, planta y equipo, en su lugar y condiciones de funcionamiento previstos.

Si al adquirir el elemento de propiedad, planta y equipo; su pago se aplaza mas allá de los términos normales de crédito; el costo es el valor presente de todos los pagos futuros.

MEDICIÓN POSTERIOR La Empresa Macro Distribuidora medirá todas las partidas de propiedades, planta y equipo, después de su reconocimiento inicial (después de adquirirlas) al costo menos la depreciación acumulada y cualquier pérdida por deterioro del valor acumulado.

La entidad reconocerá las cuantías o valores económicos del mantenimiento (diario o mensual), de una partida de propiedad, planta y equipo, en los resultados del periodo en el que incurra en dichos costos.

DEPRECIACIÓN La depreciación es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo a lo largo de su vida útil. La Empresa Macro Distribuidora, seleccionará un método de depreciación que refleje el patrón con base en el cual se espera consumir los beneficios económicos futuros del activo. Los métodos posibles de depreciación incluyen el método lineal, el método de depreciación decreciente y los métodos basados en el uso.

El importe depreciable de un activo equivale al costo del activo menos el valor residual.

El valor residual es el importe estimado que una entidad podría obtener en el momento presente por la disposición de un activo, después de deducir los costos de disposición estimados, si el activo hubiera alcanzado ya la antigüedad y las demás condiciones esperadas al término de su vida útil.

El cargo por depreciación para cada periodo se reconocerá en el resultado, a menos que otra política basada en la NIIF para PYMES o en las normas que le adicionen, modifiquen o sustituyan; requiera que el cargo por depreciación se reconozca como parte del costo de un activo.

Los valores residuales y la vida útil estimada de las propiedades planta y equipo se deberán revisar periódicamente para determinar que el método y periodo de depreciación corresponden a los beneficios económicos que de estas propiedades se ha previsto.

Los factores detallados a continuación podrían indicar que ha cambiado el valor residual o la vida útil de un activo desde la fecha sobre la que se informa, anual más reciente, a saber:  Un cambio en el uso del activo,  Un desgaste significativo inesperado,  Avances tecnológicos y  Cambios en los precios de mercado

Si estos indicadores están presentes, la Empresa Macro Distribuidora revisará sus estimaciones anteriores y, si las expectativas actuales son diferentes, modificará el valor residual, el método de depreciación o la vida útil. La Empresa Macro Distribuidora contabilizará el cambio en el valor residual, el método de depreciación o la vida útil como un cambio de estimación contable.

La depreciación de un activo comenzará cuando esté disponible para su uso, esto es, cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias para operar de la forma prevista por la administración. La depreciación de un activo cesa cuando se da de baja en cuentas.

La depreciación no cesará cuando el activo esté sin utilizar o se haya retirado del uso activo, a menos que se encuentre depreciado por completo. Sin embargo, si se utilizan métodos de depreciación en función del uso, el cargo por depreciación podría ser nulo cuando no tenga lugar ninguna actividad de producción.

VIDA ÚTIL Para determinar la vida útil de un activo, la Empresa Macro Distribuidora deberá considerar todos los factores siguientes:

a) La utilización prevista del activo. El uso se evalúa por referencia a la capacidad o al producto físico que se espere del mismo.

b) El desgaste físico esperado, que dependerá de factores operativos tales como el número de turnos de trabajo en los que se utilizará el activo, el programa de reparaciones y mantenimiento, y el grado de cuidado y conservación mientras el activo no está siendo utilizado.

c) La obsolescencia técnica o comercial procedente de los cambios en la demanda del mercado de los productos o servicios que se obtienen con el activo.

d) Los límites legales o restricciones similares sobre el uso del activo, tales como las fechas de caducidad de los contratos de arrendamiento relacionados.

DETERIORO En cada fecha sobre la que se informa; la Empresa Macro Distribuidora evaluará si sus activos clasificados como propiedades, planta y equipos se han visto deteriorados. De ser así; la entidad reconocerá, medirá y revelará dicho deterioro; con base en lo establecido en la NIIF

BAJA EN CUENTAS

Un elemento de propiedades, planta y equipo se dará de baja en cuentas por las siguientes razones:  Por su disposición  Por no obtención de beneficios económicos futuros por su uso o por su disposición.

Al dar de baja un elemento de propiedades, planta y equipo se reconoce dicha pérdida en el resultado del período.

REVELACIONES La Empresa Macro Distribuidora revelará para cada categoría de elementos de propiedad, planta y equipo, la siguiente información:

a) Las bases de medición utilizadas para determinar el importe en libros bruto.

b) Los métodos de depreciación utilizados.

c) Las vidas útiles o las tasas de depreciación utilizadas.

d) El importe bruto en libros y la depreciación acumulada (agregada con pérdidas por deterioro del valor acumuladas), al principio y final del periodo sobre el que se informa.

e) Una conciliación entre los importes en libros al principio y al final del periodo sobre el que se informa, que muestre por separado:

I. II.

Las adiciones realizadas.

Las disposiciones.

III.

Las adquisiciones mediante combinaciones de negocios.

IV.

Las transferencias a propiedades de inversión, si una medición fiable del valor razonable pasa a estar disponible.

V.

Las pérdidas por deterioro del valor reconocidas o revertidas en el resultado de acuerdo con la Sección 27 de la NIIF para PYMES.

VI. VII.

La depreciación.

Otros cambios.

a) La existencia e importes en libros de las propiedades, planta y equipo a cuya titularidad la entidad tiene alguna restricción o que está pignorada como garantía de deudas.

b) El importe de los compromisos contractuales para la adquisición de propiedades, planta y equipo.

RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO Y CONTROL GENERAL DE ACTIVOS FIJOS La propiedad planta y equipo como componente de la posición financiera reflejada en los Estados Financieros requiere un manejo y control riguroso en forma permanente ya que constituye el principal activo de la Institución y componente básico del patrimonio que periódicamente dado su materialidad debe estar sujeto de evaluación de los entes que dictaminan dichos estados.

El enfoque de control debe estar orientado a: 1. Que los inventarios físicos estén correctamente valorizados.

2. Que la información contable en pesos sea equivalente al inventario físico.

3. Que los activos asignados a cada dependencia queden bajo la responsabilidad de los empleados (Jefes del Área) no solamente en cuanto a su custodia sino también en cuanto al manejo y conservación; que a su vez puede ser delegado a sus subalternos sin perder el sentido de la responsabilidad principal.

4. Que exista un control riguroso en cuanto a transferencias y movimientos de activos dentro y fuera del Alma Mater, en todas las sedes que se encuentren en funcionamiento.

5. Que las responsables del manejo y control actúen coordinadamente en cuanto a las funciones que les compete para el manejo de los activos fijos. dentro de la empresa

ADQUISICION DE ACTIVOS Esta función debe estar centralizada en la Unidad de Compras y Suministros quien debe cumplir con los requisitos y niveles de autorización establecidos en el reglamento y será responsable de hacer cumplir la política institucional de adquisición de bienes acorde a las políticas de calidad, servicio al cliente por parte del proveedor, y condiciones económicas de pago. Igualmente, esta área tendrá la responsabilidad de decepcionar el(los) bien(es), del cual deberá enviar un documento con las características del mismo a la Gerencia Administrativa quien en conjunto con el responsable de ingreso de datos en el área de contabilidad se encarguen del respectivo ingreso de la información al sistema.

Compras y suministros participará en los inventarios que programe la Gerencia Administrativa con el apoyo de Auditoria Interna y las Áreas con activos a cargo.

CONTROL FISICO DE ACTIVOS FIJOS El control físico parte desde el ingreso del activo con el respectivo registro y paqueteo en la Unidad de Compras y Suministros. La Gerencia Administrativa programará un inventario total con la identificación numérica como punto de partida debidamente conciliado en los registros. Una vez determinado el ajuste en pesos se debe seguir un control riguroso de cada uno de los movimientos de activos (Entradas, salidas, prestamos, reubicaciones, movimientos por mantenimiento o reparación, baja por obsolescencia o desuso, etc.)

INVENTARIOS PERIODICOS DE CONTROL POR PARTE DE AUDITORIA INTERNA La Gerencia Administrativa solicitará periódicamente al Departamento de Auditoría Interna para que conjuntamente con las Áreas responsables de los Activos elaboren un plan de inventarios rotativos que permita mediante muestreos aleatorios detectar el comportamiento de los Activos, sus asignaciones y se establezca si está operando adecuadamente la política y gestión de los mismos al interior de la Empresa Macro distribuidora.

CONTROL FÍSICO PERMANENTE POR DEPENDENCIAS

El Departamento de Contabilidad que opera el aplicativo de control, conjuntamente con cada Área y La Gerencia Administrativa, programarán por dependencias, oficinas o bloques, las verificaciones selectivas que permitirán confirmar si los activos están correctamente ubicados y completos. Para este control se enviará el listado con los activos asignados a la dependencia responsable y esta lo devolverá debidamente firmado en señal de aceptación y confirmación de que los activos están en buen estado.

Los inventarios confirmados se enviarán tanto al Área como a La Gerencia Administrativa, para su verificación física en forma posterior y selectiva.

TRAMITE DE AJUSTES POR BAJAS O DESAHUCIO DE LOS ACTIVOS Las bajas o retiros por cualquier concepto deben ser verificadas por Auditoría Interna y el Área en cuestión y del Gerente Administrativo de acuerdo con la siguiente metodología: 1. Determinación técnica del estado del activo por parte del Responsable del 2. Área, técnico de la empresa Macro Distribuidora o técnico externo.

3. Si es un equipo que va a ser reemplazado pero se encuentra en buenas condiciones debe custodiarse a cargo de Auditoría Interna hasta que se determine su reubicación.

4. Si es un equipo que va a ser reemplazado debido a su mal funcionamiento y deficientes condiciones y no amerita su reparación El Área debe proponer la baja del activo tramitando el Formato único para el movimiento de Activos de la Empresa Macro Distribuidora autorizado por quien dio el dictamen técnico, El Área responsable, Auditoría Interna y la Gerencia Administrativa (generalmente con la firma única del señor gerente).

RESPONSABILIDADES 1. Usuario  Todo usuario es responsable del buen uso y manejo de activos fijos a su cargo, así como hacer cumplir la política de activos fijos.  Utilizar de manera responsable, para los usos y propósitos de trabajo, los activos fijos ubicados en las áreas comunes de la institución.  Recibir los activos fijos, firmar la tarjeta de responsabilidad y conservar una copia de la misma, la cual debe ser presentada cuando así se requiera.  Dar aviso de cualquier modificación o traslado en los activos fijos al Departamento de Servicios Generales, en los casos de Equipo de Computo se notificara al Departamento de Tecnología  Informar al Departamento de Servicios Generales o Departamento de Tecnología sobre el deterioro de un activo para determinar si procede cambio o reparación.  Al momento de baja o traslado de puesto de trabajo debe de entregar los activos fijos en buen estado, según tarjeta de responsabilidad, al personal de Departamento de Servicios Generales.

 Si necesita equipo móvil para realizar algún evento fuera de la institución y/o internamente, deberá de solicitarlos ingresando un ticket u otro medio utilizado por el usuario con previa anticipación de (15 días habíles) al Departamento de Servicios Generales y de (30 días habíles) al Departamento de Tecnología.

2. Departamento de Contabilidad y Finanzas  Asignar código y etiquetar los activos fijos de la Institución.  Emitir y entregar copia de la tarjeta de responsabilidad al usuario.  Custodiar la tarjeta de responsabilidad original debidamente firmada.  Realizar el registro contable de todos los activos fijos de la institución tanto en altas como en bajas por medio de libros auxiliares, códigos, etiquetas, tarjetas e imágenes.  Realizar el registro contable de depreciaciones de acuerdo a la ley del ISR y dejar un valor de desecho o valor residual de Q.1.00.  Actualizar periódicamente los registros de las tarjetas de responsabilidad de acuerdo a los cambios requeridos.  Realizar la toma de inventario físico de Activos Fijos.  Cuando exista una baja de personal el Departamento de Contabilidad y Finanzas debe de proporcionarle al Departamento de Servicios Generales la tarjeta de responsabilidad para la recepción de activos fijos bajo su responsabilidad.

3. Departamento de Recursos Humanos  Notificar al Departamento de Contabilidad y Finanzas, Departamento de Servicios Generales y Departamento de Tecnología las altas y bajas de personal en tiempo optimo, previo a que se realice, las gestiones relativas al manejo de activos fijos.  Integrar al finiquito laboral del colaborador la constancia de devolución de activos fijos según tarjeta de responsabilidad.

4. Departamento de Servicios Generales  Informar al Departamento de Contabilidad y Finanzas cualquier movimiento o retiro de activos fijos, por medio de ticket u otro medio ingresado por el usuario, para que se realicen los cambios correspondientes en la tarjeta de responsabilidad.  Al momento de baja de personal deberá realizar el conteo físico de los activos fijos en custodia del usuario, y a su vez informar por medio de una copia de la tarjeta de responsabilidad  Gestionar el mantenimiento preventivo y reparaciones necesarias de activos fijos.  Coordinar la baja anual de activos fijos que se consideren obsoletos, para su uso dentro de MACRO DISTRIBUCIONES, contando con el diagnostico correspondiente.  Es responsable de resguardar y brindar a los usuarios que soliciten equipo móvil, para uso en actividades de la institución.

5. Departamento de Tecnología  Custodiar el equipo de cómputo en stock y en reparación.  Informar a los Departamentos de Servicios Generales y Contabilidad y Finanzas por medio de ticket u otro medio ingresado por el usuario de cualquier movimiento o retiro de Equipo de Cómputo, para que se realicen los cambios correspondientes en la tarjeta de responsabilidad.  Gestionar el mantenimiento preventivo y reparaciones necesarias del Equipo de Cómputo.  Coordinar la baja anual de equipo de cómputo que se considere obsoleto, para su uso dentro de MACRO DISTRIBUCIONES, contando con el diagnostico correspondiente.  Es responsable de resguardar y brindar a los usuarios que soliciten equipo móvil de cómputo, para uso en actividades de la institución.

6. Gerente o Jefe de área  Velar por el resguardo de los activos fijos que están pendientes de asignar a nuevos usuarios, dentro de su departamento.

1. CONTENIDO DE LA POLITICA 1.1. Normas Generales

a)

Todas las áreas son responsables de hacer cumplir la

presente política activos fijos. b)

El uso inadecuado de los bienes, es una violación a las

normas y políticas de la Institución. c)

La etiqueta debe colocarse en un lugar de fácil acceso para

la toma de inventarios. d)

El responsable del bien deberá verificar constantemente

que la etiqueta esté en buen estado, en caso contrario deberá notificarlo

vía

correo

electrónico

al

Departamento

de

Contabilidad y Finanzas para ser etiquetado nuevamente. e)

La tarjeta de responsabilidad es individual y debe

elaborarse al momento de ingresar un usuario a la Institución y debe ser actualizada al momento de un traslado o retiro del usuario y/o por movimiento de activos fijos. f) Los bienes que estén en las áreas comunes y que no estén bajo la responsabilidad directa de una persona, serán registradas con una tarjeta de responsabilidad denominada “Área Común” bajo la custodia del Deparatmento de Servicios Generales.

Todos los usuarios deberán de estar familiarizados con la política de activos fijos. Es responsabilidad de todos y cada uno de los usuarios velar por la integridad de los bienes de la Institución aunque no estén a su cargo y reportar cualquier anomalía o incumplimiento a la política a cualquiera de los siguientes departamentos:

Departamento de Servicios Generales, Departamento de Tecnología, Departamento de Contabilidad y Finanzas, Gerencia Administrativa o Departamento de Contraloría.

1.2. Alta de Activos Fijos Es toda adquisición de activos fijos, la cual puede ser realizada por una compra con fondos propios o por una donación.

1.3. Adquisición con Fondos Propios

Todos los movimientos por altas de activos fijos deben ser previamente autorizados por el Jefe inmediato, y evaluado por el Departamento de Servicos Generales y el Departamento de Tecnología (únicamente en los casos de Equipo de Computo), luego de pasar la evaluación, se gestionara la compra por medio de solicitud de pedido al Departamento de Compras donde llevará las especificaciones de usuario responsable, código, clase de activo, quien realizará el proceso correspondiente de acuerdo a la política de compras.

1.4. Adquisición por Donación Toda alta de activos fijos por donación procede al momento de recibir el Acta Notarial en donde el donante especifica los bienes que transferirá de dominio a titulo gratuito para MACRO DISTRIBUCIONES.

1.5. Proceso de Identificación de Activos Fijos: Toda adquisición de activos fijos nuevos o usados los Departamentos de Servicios Generales y Tecnología solicitan la creación de su código respectivo, etiquetación, ubicación y se le asigna usuario por medio de la tarjeta de responsabilidad, en caso de ser con fondos de cooperantes deben cumplir con lo requerido por el donante.

1.6. Traslado de Activos Fijos: Los movimientos de activos fijos deben ser previamente autorizados por el Jefe Inmediato, y gestionados con el Departamento de Servicios Generales y Departamento de Tecnología (únicamente en casos de Equipo de Cómputo).

1.7. Baja de Activos Fijos por Deterioro: Los bienes que por su uso requieran ser reemplazados, el usuario deberá notificar al Departamento de Servicios Generales y/o Departamento de Tecnología, para que este

determine su reparación o baja, quien emitirá el dictamen si el equipo es útil o no. Si se determina que el bien no es útil debe darse de baja notificando al Departamento de Contabilidad y Finanzas, para realizar el registro contable correspondiente y actualizar la tarjeta de responsabilidad.

Nota: Toda baja por deterioro de activos fijos debe ser autorizada por el Jefe Inmediato, Jefe de Contabilidad y Finanzas o el Gerente Financiero Administrativo y adjuntar el dictamen emitido por el Departamento de Servicios Generales y/o Departamento de Tecnología.

1.8. Baja de Activos Fijos por Donación: Toda baja por donación de activos fijos, debe ser autorizada por la Dirección General, para lo cual se realizará un Acta Notarial para el archivo y registro contable, el Departamento de Contabilidad y Finanzas proveerá el valor actual de los activos fijos objeto de donación o baja, asi mismo deberá actualizar las tarjetas de responsabilidad correspondientes.

1.9. Baja de Activos Fijos por Venta:

Toda venta de activos fijos menor o igual a 500.00 debe ser autorizada por el Jefe del Departamento de Servicios Generales y/o la Gerencia Administrativa-Financiera, cuando su valor sea mayor debe ser autorizado por Gerencia Administrativa-Financiera y/o Contraloría, el Departamento de Contabilidad y Finanzas determinará su valor en libros para saber si en la venta existe ganancia o pérdida y poder determinar el impuesto correspondiente.

1.10. Repuestos de Activos Fijos: Cuando un activo fijo requiera por desgaste propio de su naturaleza o deterioro, cambio en alguna de sus partes o piezas, esta debe registrarse contablemente como un repuesto.

La pieza dañada se entregará al Departamento de Servicios Generales y/o Departamento de Tecnología para determinar su reparación o desecho.

1.11. Utilización de Activos Fijos No Movíles Fuera de las Instalaciones: Para los casos en que los activos fijos por la naturaleza del trabajo o actividad a realizar por parte del usuario, sea necesario retirarlo de las instalaciones ya sea en forma temporal o indefinida, deben tener una autorización por parte del Gerente o Jefe del Departamento. Estos serán retirados bajo total responsabilidad del usuario solicitante, ante robo, perdida o daño del bien.

7. FALTAS Y SANCIONES  El usuario que realice movimientos de activos fijos que no cuenten con autorización del Gerente o Jefe de area y no haya notificado a los Departamentos de Servicios Generales y/o Tecnología, será objeto de llamada de atención escrita y será responsable del valor económico del bien en caso no se encuentre físicamente el activo bajo su responsabilidad.  Cuando se retiren activos fijos de las instalaciones sin autorización previa, será considerado como una falta grave, lo cual es motivo de sanción y pago del uso o valor de los activos en caso sean extraviados o robados, según sea considerado por la administración.  Cuando los activos fijos por negligencia o deliberado descuido sufran pérdida o deterioro será considerado como una falta grave, lo cual es motivo de sanción y pago del costo de reposición del activo, sustitución por un bien nuevo de iguales o mejores características, o el costo de reparación según sea el caso.  En los casos de equipo electrónico es terminantemente prohibido el cambio, sustracción o utilización de las partes sin previa autorización y visto bueno del Departamento de Tecnología. El incumplimiento es considerado una falta grave.  La falta grave será documentada por escrito, como una llamada de atención, con copia al expediente personal.  Al momento de realizar inventario de los activos fijos que están bajo responsabilidad del usuario el que no se encuentre físicamente deberá de justificar el motivo del faltante, y si no hay justificación alguna es considerada una falta grave, lo cual es motivo de sanción y pago del valor del activo fijo.

Alcance Aplica para todos los activos fijos adquiridos en la organización, así como para todos los colaboradores que deben participar en la adquisición, administración y custodia de los activos fijos. Su vigencia será a partir de la fecha de publicación, razón por la cual los procedimientos existentes deberán ser revisados y ajustados a los lineamientos dados por la presente política.

El modelo deberá ser revisado y ajustado a las necesidades de cada compañía.

ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS Se propone que la responsabilidad del manejo físico de activos fijos esté centralizada en la Gerencia Administrativa a través de un Coordinador de Activos Fijos, que responda por la ejecución y coordinación de todas las actividades referentes a la operación de las políticas que se proponen en este manual y aplicativo de control con que actualmente se manejan los activos de La Universidad. Así mismo, las Áreas deben asumir la responsabilidad directa del manejo y control físico para apoyar los requerimientos de control exigidos por la Gerencia Administrativa en cuanto a movimientos, transferencias, salidas y reingresos por reparaciones, mantenimiento y demás situaciones que se puedan presentar.

INVENTARIOS 1. Codificar o etiquetar los activos fijos.

2.

Controlar las entradas y salidas del activo fijo

3.

Preservar en forma directa el mantenimiento de algunos bienes muebles e

inmuebles.

SALIDAS DE ACTIVO FIJO QUE POR SU NATURALEZA NECESITAN OTRA MANERA DE CONTROL. La empresa MACRO DISTRIBUIDORA para la autorización de la salida de vehículos a diseñado el siguiente esquema.

Valor residual El valor depreciable de un activo movilizado se determina después de deducir su valor residual. Generalmente, el valor residual de un activo a menudo es insignificante, y por tanto irrelevante en el cálculo del valor depreciable. El valor residual de un activo podría aumentar hasta igualar o superar el valor libros del activo. Si esto sucediese, el cargo por depreciación del activo será nulo, a menos que – y hasta que – ese valor residual disminuya posteriormente y se haga menor que el valor libros del activo. En general, Chubb aplicará un valor residual para sus activos movilizados de $1. Sin embargo, cuando existan excepciones respecto de la asignación de valor residual para un

activo movilizado, la Gerencia de Finanzas a través del departamento de Contabilidad será responsable de tal determinación.

Depreciación Los activos tendrán un monto a depreciar que se asignará sistemáticamente a lo largo de la vida útil estimada al bien. La estimación de la vida útil, se realizará de acuerdo a la utilización de los activos mobiliarios y a lo que se espera sea su expectativa de duración. Esta estimación debe ser revisada anualmente por la Gerencia de Finanzas, a través del departamento de Contabilidad y en caso de existir cambio a las estimaciones de las vidas útiles o errores contables, ambas se contabilizarán de acuerdo a la NIC 8 “Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y errores” (ver política contable específica).  Método de Depreciación El método de depreciación utilizado Chubb será el método lineal, el cual será revisado como mínimo al término de cada período anual por la Gerencia de Finanzas, a través del departamento de Contabilidad.  Inicio Depreciación La depreciación comenzará cuando el activo mobiliario esté en condiciones de ser utilizado, esto es, cuando la administración disponga del lugar y las condiciones establecidas, para comenzar a registrar depreciación. • Suspensión de la Depreciación La depreciación será suspendida sólo: - Cuando el activo se clasifica como mantenido para la venta ; o - Cuando el activo es eliminado de las cuentas contables.

Reconocimiento: activos no corrientes mantenidos para la venta Clasificará a un activo no corriente (o un grupo de activos para su disposición) como mantenido para la venta, si su valor en libros se recuperará fundamentalmente a través de una transacción de venta, en lugar de por su uso continuado. Para aplicar la clasificación anterior, el activo (o el grupo de activos para su disposición) debe estar disponible, en sus condiciones actuales, para su venta inmediata, sujeto exclusivamente a los términos usuales y habituales para la venta de estos activos (o grupos de activos para su venta), y su venta debe ser altamente probable. Se entenderá por altamente probable aquel nivel apropiado de la gerencia, para estar comprometido con un plan para vender el activo (o

grupo de activos para su disposición), y debe haberse iniciado de forma activa un programa para encontrar un comprador y completar dicho plan.

Determinación de evidencia de deterioro Pautas Generales del deterioro de propiedades, planta y equipo Los criterios generales que se enuncian a continuación, serán necesarios para reconocer evidencias de posibles deterioros de los activos. Los siguientes indicadores cuya respuesta afirmativa, puede afectar el valor de los activos de mobiliarios y equipos. Ante una respuesta positiva a los indicadores expuestos a continuación, se deben entregar las razones de la existencia de esta evidencia, en caso contrario, no es necesario respaldar dicha respuesta. En su estructura, MACRO DISTRIBUIDORA

tiene

un

conjunto

de

activos

movilizados

cuyos

componentes no se encuentran identificados como un valor recuperable en el mercado. Todos los activos que caen dentro del alcance de esta política serán evaluados al cierre de cada estado financiero, emitiéndose un informe con los resultados de los indicadores de deterioro señalados más adelante.

Baja de activo Se deben eliminar de las cuentas: • Cuando se enajene, o • Cuando no se espere obtener beneficios económicos futuros por su uso o enajenación. La ganancia o pérdida surgida al eliminar de las cuentas una partida de activo inmovilizado se incluirá en utilidad o pérdida del período cuando la partida sea eliminada de las cuentas Las ganancias no se clasificarán como ingresos ordinarios. La ganancia o pérdida derivada de la eliminación de las cuentas de una partida de activo inmovilizado, se determinará como la diferencia entre el monto neto que, en su caso, se obtenga por la enajenación y el valor libro de la partida.

DEFINICIONES Para efectos de esta política se define: .1 Activo Fijo Se considera Activo Fijo el bien mueble: a. Cuya vida útil es mayor a un año. b. No está destinado para la venta dentro del giro normal de la actividad económica de la Universidad. c. Se usa con la intención de emplearlo en forma permanente en la prestación de servicios o en el desarrollo de labores de la Universidad. d. Cuyo valor de adquisición, donación o construcción sea superior 10.000. Los activos fijos con un valor inferior al establecido, se registraran como activos fijos menores para efectos contables.

1.1.1 Activo Fijo Mueble Bien tangible móvil, usado para el desarrollo de la actividad económica de la Universidad, entre otros se encuentran: a. Equipos de cómputo b. Maquinaria y equipo c. Equipos de oficina d. Equipos de laboratorio e. Equipos de telecomunicaciones f. Equipos de radio y sonido g. Vehículos h. Obras de arte i. Equipos de proyección y filmación j. Muebles y enseres 1 Bien fabricado por partes adquiridas independientemente cuyo origen se puede dar por un proyecto académico o de investigación.

1.2 Características de los Activos Fijos 1.2.1 Activo Fijo Controlado Bien sobre el cual se realiza seguimiento administrativo (registro, seguimiento y control) por parte del Área de Gestión de Activos Fijos; para efectos de seguimiento y control no se tendrán en cuenta muebles y enseres.

1.2.2 Activo Fijo No Controlado Bien que no requiere seguimiento y control. La Unidad es responsable por su buen uso y cuidado.

1.3 Estado físico del activo fijo Es la condición de funcionamiento en la que se encuentra el activo, la cual se ha definido como adecuado y no adecuado.

1.3.1 Adecuado Activo Fijo que se encuentra en condiciones adecuadas de funcionamiento. 1.3.2 No adecuado Activo Fijo que presenta problemas o daños, que impiden su normal funcionamiento.

1.4 Novedades de Activos Fijos

1.4.1 Traslado Cambio de ubicación o centro de costo que tiene un Activo Fijo. No incluye el reintegro.

1.4.2 Cambio de responsable Cambio que tiene un activo fijo en cuanto a su responsable 11 Devolución de un activo fijo al Almacén del Departamento de Adquisiciones y Suministros. . 1.4.4 Reutilización Uso de un activo fijo previamente reintegrado.

2. POLÍTICAS GENERALES 2.1 Compra de Activos Fijos La compra de Activos Fijos Muebles Controlados, será tramitada únicamente por la Dirección Administrativa a través del Departamento de Adquisiciones y Suministros y asignará como responsable del bien al funcionario indicado en la Requisición de Bienes (CM02);en el caso de requerirse este funcionario deberá tramitar oportunamente la reasignación de los activos.

2.2 Valor mínimo establecido para registrar Activos Fijos Se registrarán como activos fijos muebles los bienes cuyo valor de adquisición, construcción o donación superen 10.000.

2.3 Identificación de Activos Fijos Muebles Todos los activos fijos propiedad de la Universidad serán registrados en el Sistema Administrativo y Financiero y se les asignará un número de identificación. El número de identificación deberá ser adherido al activo por el Departamento de Adquisiciones y Suministros a más tardar cinco (5) días después de haberse recibido por la Universidad. El Departamento de Adquisiciones y Suministros emitirá el Acta de Entrega de Activos Fijos (AF01) y una vez obtenida la firma del responsable, la enviará al Área de Gestión de Activos Fijos. El responsable del activo deberá reportar oportunamente al Área de Gestión de Activos Fijos el daño o pérdida del autoadhesivo que contiene el número de identificación, para efectos de su reposición. 2.4 Registro y control administrativo de Activos Fijos La Dirección Administrativa será la Unidad encargada de identificar, registrar y controlar los Activos Fijos de la Universidad, mediante su inclusión, a través del Departamento de Adquisiciones y Suministros, en la Base de Datos establecida para ello por la Universidad y su seguimiento administrativo por parte del Área de Gestión de Activos fijos. Las Unidades deberán informar al Área de Gestión de Activos Fijos la existencia de activos construidos o bienes recibidos en donación, para que sean incluidos en el inventario y dentro de la póliza de seguros respectiva. Responsables de Activos Fijos Los profesores (planta o cátedra), empleados (planta o temporales) y estudiantes vinculados con la Universidad bajo cualquier modalidad de contratación, serán

responsables de los activos fijos a su cargo, los cuales le serán entregados con “Acta de Entrega de Activos Fijos” (AF01) o “Acta de Cierre de Inventario” (AF02).