Informe de gestión Balcones de la Colina 2022

INFORME DE GESTIÓN AÑO 2022

Bogotá D. C., marzo de 2023

Señor(a)

Copropietario

CONJUNTO RESIDENCIAL BALCONES DE LA COLINA P.H. Ciudad

Respetado(a) señor(a)

En el presente documento usted encontrará la información básica a considerar en la Asamblea General Ordinaria que se llevará a cabo el SABADO 11 MARZO DE 2023 a las 1:00 p.m. de manera presencial

Junto con el consejo de administración se tomaron las mejores decisiones siempre pensando en optimizar los recursos y en procura del bienestar de la comunidad, cumpliendo con lo establecido en el Reglamento de Propiedad Horizontal y la Ley 675 /2001.

Con el propósito de brindar las explicaciones y lograr claridad sobre el informe, antes de la realización de la asamblea se ha dispuesto habilitar el día lunes 06 de marzo en el horario de 4:00 p.m. a 7:00p. m., para responder por parte de la administradora, la contadora y la revisora fiscal posibles observaciones y/o inquietudes.

Atentamente,

OLGA LUCIA MARTINEZ Administradora

MIEMBROS CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

CAS A/APTO NOMB R E Y APELLID O

CA SA 03 CON STA N ZA A LI CI A CA RDEN A S

CA SA 14 TERESA P EN A

CA SA 145 CLA RA P I N I LLA

CA SA 68 URI EL MEÑ A CA

CA SA 32 FA BI A N A RI OSEMEN A

T8- 231 J UA N CA RLOS MOYA

T10- 538 MI GUEL A N GEL TORRES

T3- 512 CA ROLI N A A LEX A N DRA A V I LA

CA SA 77 J OSEY SA TI ZA BA L

T11- 342 BETTY SA N CHEZ

T2- 106 DA N I EL ZUÑ I GA

CONTADOR MARTHA LUCIA FAJARDO

ADMINISTRADORA OLGA LUCIA MARTINEZ

ASISTENTE YESSICA AULLON GUERRERO

CONVOCATORIA

Bogotá. D.C., febrero 17 de 2023

Señor:

COPROPIETARIO

CONJUNTO RESIDENCIAL BALCONES DE LA COLINA Ciudad

CONVOCATORIA

La suscrita Administradora, en uso de las facultades que le confiere la LEY 675 de Propiedad Horizontal y el Reglamento de Propiedad Horizontal del CONJUNTO RESIDENCIAL BALCONES DE LA COLINA, previamente autorizada por el Consejo de Administración, CONVOCA a ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE PROPIETARIOS DEL CONJUNTO RESIDENCIAL BALCONES DE LA COLINA PH., CALLE 145 # 85 80, de forma PRESENCIAL que se realizará:

FECHA : SABADO 11 DE MARZO DE 2023

HORA : 1:00 P.M.

LUGAR : Parqueadero Portería No. 2

ORDEN DEL DIA

1. Registro de asistentes y verificación del quórum.

2 Elección presidente y secretario de la Asamblea.

3 Lectura y aprobación del orden del día

4. Informe de la Comisión de redacción y verificación del Acta del año anterior.

5. Elección del comité de verificación del acta de la presente Asamblea.

6. Presentación de informes de Administración y Consejo de Administración.

7. Presentación de informe Revisoría Fiscal

8. Presentación y aprobación Estados Financieros a 31 de diciembre 2022

9. Presentación y aprobación presupuesto 2023

10. Obras y mejoras necesarias a realizar

11 Aprobación Manual de Convivencia

12. Elección Consejo de Administración vigencia 2023

13. Elección Revisor Fiscal

14. Elección Comité de Convivencia

15. Proposiciones y varios

16. Cierre

Si convocada la Asamblea General Ordinaria de Propietarios, no es posible sesionar por falta de quórum, se convoca a una segunda reunión PRESENCIAL, que se realizará al tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial, el día m iércoles

15 de MARZO de 2023 a las 8:00 p.m., en la cual se deliberará válidamente con un número plural de propietarios sin tener en cuenta el coeficiente representado, siempre y cuando no sean decisiones que requieran de mayoría calificada.

PODERES: En caso de que usted no pueda asistir se puede hacer representar a través del poder que llegara al correo registrado en la página web; debe estar debidamente diligenciado y aceptado por su apoderado. No se aceptan poderes en blanco o sin diligenciar El apoderado no podrá representar más de cinco (5) unidades privadas, incluida la suya.

La NO asistencia a la Asamblea, o la NO permanencia hasta la terminación de la misma, causara una SANCION EQUIVALENTE UN DIA DEL VALOR DE SMLV. Se le recuerda que después de cerrada la hora de registro, usted podrá asistir a la asamblea, pero de igual forma la sanción será aplicada.

De conformidad con la ley 675 de 2001, las decisiones adoptadas de acuerdo con las normas legales y reglamentarias, son de obligatorio cumplimiento para todos los titulares de derecho de propiedad de bienes privados, arrendatarios, tenedores o poseedores a cualquier título,

SU ASISTENCIA ES IMPORTANTE PARA TOMAR DECISIONES EN PRO DEL CONJUNTO Y SU PATRIMONIO

INFORME DE GESTION 2022

ADMINISTRATIVO Y LEGAL

Revisor Fiscal:

La señora Zully Angelica Torres realiza el control continúo a las actividades contables de administración del conjunto

Contador:

La señora Martha Lucía Fajardo asumió el cargo desde el 01 de agosto de 2022, presenta los respectivos informes financieros mes a mes.

Póliza: Para el año 2023 se realizó la renovación la póliza de áreas comunes con AXA, a través de Seguros Colpatria, con vigencia hasta enero de 2024, el valor de la póliza ascendió a $33 477 707,99 el cual se cancela en la actualidad, en cuatro cuotas sin causación de intereses de financiación.

En el mes de febrero 2022, el Conjunto recibió una indemnización por valor de $10.089.180 por concepto de reclamación por el equipo de bombeo, valor empleado para cambio de tubería del equipo de presión de la etapa III.

Como valor agregado por la renovación del contrato se logró la actualización del avalúo. De acuerdo con esta actualización se estableció que la póliza tiene un infraseguro del 60%, por lo que se recomienda realizar el pago correspondiente a fin de no tener dificultad en la reclamación si se llegara a presentar algún siniestro, ya que la póliza solo respondería por el 40% valor por el cual está actualmente asegurada la copropiedad.

Contratos

Aseo y Mantenimiento:

El contrato con la empresa de aseo se renovó con la misma firma Multiservice Gold, a través del equipo asignado al Conjunto: tres operarias y dos toderos prestan el servicio tiempo completo.

Seguridad y Vigilancia:

El contrato con la empresa Seguridad superior está vigente, prestan el servicio con tres tripletas y un turno adicional de 12 horas para el parqueadero de las EPS.

Motobombas:

Se tiene un contrato de mantenimiento mensual con la firma Electrobombas Santafé.

Programa contable:

Se tiene contrato Admisys correspondiente al sistema contable Sisco, adquirido desde el mes de agosto. Después de haber realizado el análisis de programas como Helisa, Sínodo y Daytona, con el fin de actualizar el paquete contable existente.

Abogadas:

Llevan los procesos de cartera morosa de la copropiedad

a. Yina Paola Medina

b. Heidy Constanza Santos

Jurídico

A través de un profesional se dio a respuesta a varios derechos de petición y tutela impuesta contra el conjunto por parte del residente de la T-11 apto 341.

Por otro lado, Triada presentó un recurso contra la secretaria de Hábitat, el cual prosperó, de forma inmediata por parte del conjunto se dio respuesta través de un profesional, donde se solicitó copia del expediente desde su inicio, se está a la espera por parte de la secretaria del Hábitat frente a la continuidad del proceso.

Informe de Cartera

El cobro de cartera esta a cargo de dos profesionales externas las cuales adelantan las respectivas gestiones para recuperación de la misma:

Dra Heidy Santos

Durante la vigencia de 2022, se realizó gestión de cobro a 16 predios, logrando los siguientes resultados:

ESTADO DEL COBRO A DIC 2022

TOTAL PREDIOS

Pre j urídi co si n acue rdo 11

Sal e de cobro por sol i ci tud de A dmi ni straci ón 5

Total ge ne ral 16

Dra Yina Medina

Apto

CASA 149 Prejurídico sin acuerdo

APTO 10437 Prejurídico sin acuerdo

CASA 121 Prejurídico sin acuerdo

APTO 3210 Prejurídico sin acuerdo

APTO 7326 Prejurídico sin acuerdo

CASA 53 Prejurídico sin acuerdo

CASA 101 Prejurídico sin acuerdo

CASA 148 Prejurídico sin acuerdo

LOCAL 03 Prejurídico sin acuerdo

CASA 44 Prejurídico sin acuerdo

CASA 146 Prejurídico sin acuerdo

Estado

APTO 7427 Sale de cobro por solicitud de Administración

APTO 2308 Sale de cobro por solicitud de Administración

CASA 33 Sale de cobro por solicitud de Administración

CASA 75 Sale de cobro por solicitud de Administración

APTO 3412 Sale de cobro por solicitud de Administración

A la totalidad de la cartera morosa, durante el transcurso del mes, se ha estado haciendo el cobro por llamadas de voz y envío de mensajes de texto y WhatsApp, reiterando los diferentes medios de pagos con los cuales, cuenta la copropiedad

Recaudo cartera 2022: $31.319.492

Se sugiere que los procesos que actualmente están en cobro sin acuerdo de pago sean pasados a cobro ejecutivo debido a que no se ha demostrado voluntad de pago y, por el contrario, se corre el riesgo de prescripción de la deuda.

OPERATIVO

Aseo y Limpieza:

Con el personal de aseo y mantenimiento se realizan jornadas cotidianas y profundas en el conjunto, en coordinación con la administración y el apoyo del comité de obras del conjunto.

Limpieza de Sifones

Limpieza a Shut de Basuras

Brigadas de limpieza profunda

Mantenimiento de Jardines:

Mantenimientos a Luminaria:

Durante la gestión se ha evidenciado que el cableado actual presenta deficiencias ya que en varios sitios se presentan cortos imprevistos por lo que el personal de mantenimiento realiza cambios constantes de luminaria y se atiende a la comunidad con este tipo de requerimientos:

VALORES AGREGADOS EMPRESA DE SEGURIDAD

Con la renovación del contrato de Seguridad, en el año 2021 se otorgó un valor agregado por la suma de Setenta y Seis Millones de pesos ($76.000.000) los cuales fueron invertidos en su gran mayoría a seguridad en concordancia con las recomendaciones realizadas por la empresa de seguridad, según el estudio que ésta realiza anualmente.

CUEN TA DE COBRO BA LCON ES DE LA COLINA

nte rac� va cdp 2000V A /1200 Y

A /400W, tomas de sali da

aci on de ante nas uhf , ki t de brazos y mate ri al e

ni stro de Gabi ne te s de Pi so, Ll ave ros de prox i mi dad, Cabl e UTP, Pe li cul as de se guri dad i nstal adas e n porte ri a N o 02, Instal aci on de Radi o e nl ace s, tapa Gal vani zada, tubos EMT, Caj as pl as�

Obras Ejecutadas con valor agregado

a. Sistematización de puertas tanto peatonales como vehiculares.

b. Cambio de la puerta vehicular de la portería No.1

c. Instalación de películas de seguridad

d. Ampliación de memoria en DVR´S

e. Remarcación de líneas peatonales y vehiculares

EVENTOS:

Celebración día de los Niños: Se Realizó la decoración en las porterías y se entregó un detalle a los niños residentes

Decoración Navideña:

Se adornó el conjunto con motivo de las fiestas decembrinas, de acuerdo con el inventario de elementos existentes.

Desayuno cierre de año con personal de mantenimiento y seguridad

El 21 de diciembre se ofreció onces al personal de seguridad y mantenimiento para agradecer la gestión durante el año.

CAPACITACIONES

En concordancia con la puesta en funcionamiento de la página web del conjunto se capacitó al personal de seguridad en los módulos de propietarios, correspondencia y parqueaderos.

A través de la creación de la plataforma se logró agilizar procesos como:

Información de los propietarios

Adjudicación de parqueaderos

Registro de parqueadero de visitantes y cobro de los mismos.

Actualización de cartera.

Registro de acuerdos de pago

Conciliaciones bancarias e identificación de pagos.

Correspondencia y registro de visitantes.

CONVIVENCIA

Se realizan circulares haciendo llamado de atención a la cultura ciudadana y al buen comportamiento de todos los residentes, de igual manera se imponen multas por faltas, dentro del debido proceso.

En el mes de Julio se invitó a toda la comunidad interesada en abordar la problemática de inseguridad, habitantes de calle, alumbrado público, expendio de drogas y demás problemas de interés general del Conjunto y sus alrededores, a participar en una charla con la intervención de la Policía Nacional, la Alcaldía Local y la UAESP, que se celebró el día 13 de Julio en el salón social del conjunto.

EJECUCION DE PROYECTOS ESPECIFICOS:

Arreglo de zonas comunales con pintura gris nube

Arreglo Parque Infantil

Se arreglo el parque infantil, se levantó el adoquín para dar nivel al piso y a la caja de aguas lluvias.

Instalación de Luminaria en pasillos de áreas comunes:

Instalación de Bolardos:

En las dos porterías se instalaron bolardos con el fin de evitar el parqueo de los residentes que no solicitan parqueadero comunal y parquean en la parte de afuera impidiendo la circulación de los vehículos que ingresan o salen del conjunto.

Mejoras en Seguridad Perimetral sobre la Av. Suba:

Se instaló cerca eléctrica sobre el parqueadero de las EPS y en la parte de atrás de las mismas, se instaló reflector, y puerta interna para que el guarda de turno incluyera dentro del recorrido el área de los parqueaderos de las EPS

Equipo de Bombeo

Debido al estado de la tubería, se realizó el cambio e instalación de la tubería de descarga y de succión y el cambio del tanque hidrofló, así mismo el lavado de los tanques, se aprovechó para realizar el arreglo de la tubería del acueducto, se hizo la restauración del cuarto de bombeo de la portería No.2. El equipo de bombeo de la Etapa I se había cambiado el año anterior.

Arreglo Fachada Parqueadero de las EPS

Dado al deterioro y mal aspecto de la fachada de la pared del local No. 4 por parte de los propietarios se solicitó el arreglo de la misma, teniendo en cuenta que ésta hace parte de las áreas comunes.

FUMIGACION:

Se realiza fumigación contra insectos voladores, rastreros y roedores. Otorgado por la empresa de aseo y mantenimiento como valor agregado.

HUMEDADES

Se continúa haciendo los arreglos provisionales en casas y apartamentos de acuerdo con el presupuesto.

EXTINTORES

Se realizó la respectiva recarga y revisión de los extintores, vigencia a enero 2024.

ATENCIÓN A EMERGENCIAS POR RUPTURA DE REGISTROS

Teniendo en cuenta que la tubería instalada está en Galvanizado en varios apartamentos se presentan fugas las cuales son atendidas de forma inmediata, asimismo se han cambiado los registros principales de ingreso a las torres que así lo ha requerido.

COMUNICACIONES:

Mediante circulares constantes se mantiene informada a la comunidad sobre temas de interés, los cuales son enviados a través de la plataforma, al correo que cada propietario tiene registrado, así mismo se instalaron 5 carteleras distribuidas en el conjunto y se colocó un televisor; medios a través de los cuales se mantiene una comunicación permanente con los residentes.

Así mismo se atendieron las solicitudes especiales realizadas por la comunidad:

 REQUERIMIENTO IDIGER: La entidad envía un documento donde informan que la estabilidad del conjunto no se encuentra comprometida ante las cargas normales de servicio.

 REQUERIMIENTO AREA LIMPIA: Solicitud de especies arbóreas que generan peligro de estabilidad, impiden ingreso de luz

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO

Se realizó arreglo del archivo intermedio, mediante un largo proceso dentro de los cuales se realizaron las siguientes labores, con el fin de dejar clasificado y descrito de forma correcta:

Identificacion de archivos

Cambio de carpetas deterioradas

Reclasificacion de documentacion suelta

Acomodacion y marcacion de cada carpeta con su contenido Generacion de listado con descripcion de informacion almacenada en cada carpeta.

De esta manera la administración y el consejo de administración rinden el informe de la gestion realizada, siempre en pro de mejora continua para el conjunto y lograr bienestar hacia la comunidad.

Atentamente,

OLGA LUCIA MARTINEZ Administradora