30/11/2011
DEFINIÇÃO DE PROJECTO O que é um projecto: Um projecto é um plano concebido para introduzir uma mudança benéfica dentro de um determinado período de tempo, através de recursos específicos. Os projectos geralmente exigem a actividade coordenada de uma série de pessoas para atingirem um resultado e, muitas vezes, incluem um elemento de risco. No seu nível mais simples, um projecto define-se por 3 parâmetros: -Tempo; - Custo; - Qualidade. -Por outras palavras, são os meios através dos quais um determinado resultado é alcançado usando recursos específicos dentro de um período de tempo definido.
ESCOLA SECUNDÁRIA DE CALDAS DAS TAIPAS CURSO PROFISSIONAL TÉCNICO DE APOIO À GESTÃO DESPORTIVA Gestão de Programas e Projetos do Desporto
AS FASES DO PROJECTO
1. Iniciação
6. Revisão
2. Definição
FASES 5. Implementação
3. Planeamento
4. Controlo
ESCOLA SECUNDÁRIA DE CALDAS DAS TAIPAS CURSO PROFISSIONAL TÉCNICO DE APOIO À GESTÃO DESPORTIVA Gestão de Programas e Projetos do Desporto
1
30/11/2011
AS FASES DO PROJECTO 1. INICIAÇÃO Identificar o problema a ser resolvido ou a oportunidade a ser explorada; 2. DEFINIÇÃO Redefinir a sua compreensão do que quer alcançar, quando e com que recursos; 3. PLANEAMENTO Decidir em pormenor como atingir os objectivos – calendários, recursos, responsabilidades e comunicações; 4. CONTROLO Fazer o trabalho, monitorizar o progresso e ajustar o plano de acordo com as necessidades; 5. IMPLEMENTAÇÃO Passar o que criou aos que o vão usar, e ajudá-los a ajustarem-se às mudanças; 6. REVISÃO Avaliar o resultado e olhar para trás para ver se há algum aspecto que poderia ter feito de modo diferente ou melhor. ESCOLA SECUNDÁRIA DE CALDAS DAS TAIPAS CURSO PROFISSIONAL TÉCNICO DE APOIO À GESTÃO DESPORTIVA Gestão de Programas e Projetos do Desporto
COMPREENDER OS PAPÉIS ESSENCIAIS Cada projecto é único mas há uma série de papeis essenciais que se aplicam à maior parte dos projectos. A relação entre esses papéis é mais funcional do que hierárquica. - Gestor; - Patrocinador; - Cliente; - Especialistas técnicos; - Comprador; - Garantia de qualidade; - Utilizadores finais.
ESCOLA SECUNDÁRIA DE CALDAS DAS TAIPAS CURSO PROFISSIONAL TÉCNICO DE APOIO À GESTÃO DESPORTIVA Gestão de Programas e Projetos do Desporto
2
30/11/2011
PAPÉIS ESSENCIAIS DO PROJECTO 1. GESTOR Tem responsabilidades diárias sobre o projecto. O gestor e o patrocinador têm de estar de comum acordo sobre o que constitui o sucesso relativamente ao tempo, custo e qualidade; 2. PATROCINADOR A pessoa que detém os recursos necessários ao sucesso e que tem autoridade sobre o Projecto; 3. CLIENTE Coordena ou representa os interesses do grupo utilizador final. Se há mais do que um, com diferentes opiniões, pode haver uma série de clientes; 4. ESPECIALISTAS TÉCNICOS Em muitos projectos, o sucesso depende dos custos de produção de um pequeno número de pessoas com capacidades especiais, grandes níveis de acesso, ou poder decisório; 5. COMPRADOR Os compradores procuram ou encomendam projectos em nome dos utilizadores, e são sobretudo julgados pela sua capacidade de negociar fornecedores e contratos com taxas competitivas; 6. GARANTIA DE QUALIDADE Nos grandes projectos, uma equipa pode ser nomeada para assegurar que todas as metodologias prescritas são levadas a cabo; 7. UTILIZADORES FINAIS São muitas vezes representados pelo cliente, mas há momentos-chave na maior parte dos projectos em que é bom comunicar directamente com este grupo.
ESCOLA SECUNDÁRIA DE CALDAS DAS TAIPAS CURSO PROFISSIONAL TÉCNICO DE APOIO À GESTÃO DESPORTIVA Gestão de Programas e Projetos do Desporto
DOCUMENTOS CHAVE DO PROJECTO 1. INICIAÇÃO Mandato: Acordo da necessidade do projecto e os seus objectivos; Briefing: Uma descrição do assunto a resolver ou da oportunidade a explorar. 2. DEFINIÇÃO Documento de iniciação do projecto: Define o que o projecto deve conseguir e porquê; Processo negocial: As figuras financeiras atrás da oportunidade; Risco: Registo de todos os riscos e tentativas de resolução. 3. PLANEAMENTO Agenda e planos de recursos: O plano em pormenor, incluindo datas de conclusão e recursos necessários; Plano de qualidade: Que processos serão vigiados e como. 4. CONTROLO Mudanças ao âmbito: Alterações concordadas ao plano original; Momentos de revisão: Contrastar o progresso com a agenda e orçamento; Revisões de qualidade: Confirmar que os processos estão a ser seguidos. 5. IMPLEMENTAÇÃO Teste de aceitação do utilizador: Relatórios e documentos identificados dos utilizadores em todos os momentos; Agenda de implementação: O plano de como se vai transferir o projecto para os utilizadores finais. 6. REVISÃO Revisão pós-implementação: Avalia o que o projecto alcançou; Revisão das lições aprendidas: Como poderiam ter corrido melhor as coisas.
ESCOLA SECUNDÁRIA DE CALDAS DAS TAIPAS CURSO PROFISSIONAL TÉCNICO DE APOIO À GESTÃO DESPORTIVA Gestão de Programas e Projetos do Desporto
3
30/11/2011
CICLO DE VIDA DO PROJECTO O ciclo de vida significa a sequência de fases que vão do começo ao fim de um projecto. Normalmente, antes que uma fase termine, a próxima fase é iniciada.
PROGRAMA de FINANCIAMENTO
IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA
AVALIAÇÃO
EXECUÇÃO DO PROJECTO
FORMULAÇÃO DA SOLUÇÃO - PLANIFICAÇÃO FINANCIAMENTO E CONJUGAÇÃO DE RECURSOS
ESCOLA SECUNDÁRIA DE CALDAS DAS TAIPAS CURSO PROFISSIONAL TÉCNICO DE APOIO À GESTÃO DESPORTIVA Gestão de Programas e Projetos do Desporto
QUESTÕES PRÉVIAS AO LANÇAMENTO DO PROJECTO O QUÊ? (objecto) Qual é o projecto a realizar. Onde é que ele se integra no plano operacional? O que é que é necessário fazer (objectivos técnicos)? Quais são as condições em que o projecto é considerado como realizado? COMO? (método, estratégia) Como é que se vai conseguir realizar o objecto do planeamento? Qual é o ambiente e a complexidade do trabalho a realizar? Qual o caminho a seguir? Com que recursos humanos , materiais e financeiros? Com que constrangimento? Quais as actividades e tarefas a realizar? Qual o sistema de planeamento a utilizar? Quais são as questões que se colocam em relação à utilização do tempo? Quanto custa e quais são os recursos necessários? Quais os recursos disponíveis? Qual o balanço entre os recursos disponíveis e os necessários? Como é que funciona o sistema de controlo? QUANDO? (tempo) Quando é que a acção vai ser realizada? Quais os problemas relativos à gestão do tempo? Início e fim da acção? Quais as margens de folga? Tempos mais cedo e mais tarde do início e do fim… Quanto tempo é preciso para que o projecto produza efeitos? ONDE? (lugar) Onde é que tudo vai acontecer? Onde é que o projecto se vai realizar? POR QUEM? (executores) Por quem determina quem são os responsáveis? Pessoas e/ou entidades? Quem vai realizar o trabalho? Quem toma as decisões?
ESCOLA SECUNDÁRIA DE CALDAS DAS TAIPAS CURSO PROFISSIONAL TÉCNICO DE APOIO À GESTÃO DESPORTIVA Gestão de Programas e Projetos do Desporto
4
30/11/2011
QUESTÕES PRÉVIAS AO LANÇAMENTO DO PROJECTO COM QUEM? (envolvidos) Esta questão tem por objecto indicar as entidades individuais ou colectivas, públicas ou privadas (parceiros), a serem envolvidas, quer directa, quer indirectamente no projecto. PARA QUEM? (destinatários) Quem são os destinatários? Quais os segmentos sociais abrangidos? Estão de acordo com aquilo que se quer realizar? PARA QUÊ? (objectivo) Quais os objectivos que se pretendem atingir, através de uma acção ou projecto específico? Os objectivos só ganham sentido se estiverem de acordo com aquilo que se deseja fazer e com os destinatários.
ESCOLA SECUNDÁRIA DE CALDAS DAS TAIPAS CURSO PROFISSIONAL TÉCNICO DE APOIO À GESTÃO DESPORTIVA Gestão de Programas e Projetos do Desporto
5