Cartilla 1

UNA META Mร S Fortalecer los procesos administrativos en las organizaciones Proyecto ficha: 1323947 Tecnรณlogo en Gestiรณn Administrativa SENA CGA Bogotรก 2018

PROYECTO 886589 Fortalecer los procesos administrativos en las organizaciones

UNA META MÁS

El siguiente proyecto se evidenciara el desarrollo óptimo y evolución de los aprendices, teniendo como base fundamental la apropiación de las diferentes competencias puesto que en toda organización se desarrollan diferentes actividades relacionadas con la gestión administrativa, las cuales se complejizan con el tamaño de sus dependencias o áreas, de tal manera el SENA nos quiere formar objetivamente con el fin de que logremos organizar y contribuir con un gran volumen de actitudes administrativas para el desarrollo objetivo de nuestro proceso; por otro lado demostrar nuestras habilidades, actitudes y aptitudes en ambientes reales para lograr un empoderamiento con el fin de evaluar significativamente el apoyo que ofrecemos a la gestión de actividades administrativas en diferentes dependencias, mediante la formación de talento humano que permite mejorar la eficiencia y calidad de la organización.

UNA META MAS

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CONTENIDO UNA META MÁS .................................................................................................................................... 1 CONTENIDO ....................................................................................................................................... 2 CARTILLA DE INGLES ............................................................................................................................. 5 CARTILLA DE TIC´S I, II Y III ..................................................................................................................11 APLICAR TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION I .............................................................................12 APLICAR TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION II ............................................................................14 APLICAR TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN III ...........................................................................17 CARTILLA PRODUCIR DOCUMENTOS I Y II ..........................................................................................22 PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA DE LA LEGISLACIÓN VIGENTE I ...................................................22 REGLAS DE CIFRAS .....................................................................................................................22 USO DE MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS .......................................................................................24 ACENTO .......................................................................................................................................25 SIGNOS DE PUNTUACIÒN ............................................................................................................27

UNA META MÁS

CONECTORES .............................................................................................................................36 REGLAS .......................................................................................................................................37 TECLADO GUÌA ............................................................................................................................41 PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA DE LA LEGISLACIÓN VIGENTE II. .................................................43 DOCUMENTOS COMERCIALES ....................................................................................................44 CARTILLA DE ORGANIZAR EVENTOS ...................................................................................................86 CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BASICOS PARA LA EJECUCIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES .............86 CAPÍTULO II ...................................................................................................................................108 CLASIFICACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES Y SOCIALES...................................................108 CAPÍTULO III ..................................................................................................................................120 TIPOS DE EVENTOS...................................................................................................................120 CAPÍTULO IV ..................................................................................................................................133 CONCEPTOS BÁSICOS DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS .........................................................133 CAPÍTULO V ...................................................................................................................................143 COMITÉS PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS .....................................................................143 CAPÍTULO VI ..................................................................................................................................150 LOGISTICA GENERAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO EMPRESARIAL ......................150 CAPÍTULO VII .................................................................................................................................167

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LISTA DE CHEQUEO ..................................................................................................................167 CAPÍTULO VIII ................................................................................................................................171 HOJA DE CALIFICACIÓN ............................................................................................................171

CARTILLA DE COORDINAR ACTIVIDADES DE TALENTO HUMANO ....................................................175 APLICACIÓN EN LA EMPRESA ...................................................................................................178 NH ROYAL METROTEL ...............................................................................................................178 CARTILLA DE PROMOVER PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN .............................................................184 APLICACIÓN EN LA EMPRESA .......................................................................................................185 NH ROYAL METROTEL ...................................................................................................................185 CAPACITACIÓN SERVICIO AL CLIENTE ...........................................................................................194 TIPOS DE CLIENTES........................................................................................................................195 HABLAR CON ASERTIVIDAD ..........................................................................................................197 CARTILLA ORGANIZAR DOCUMENTOS ..............................................................................................200 POLÍTICA DE CREPES Y WAFFLES S.A PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS ....................................203 3. MARCO LEGAL ...........................................................................................................................204 3.1 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA .............................................................................204 3.2 CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL .....................................................................................205 3.3 CÓDIGO PENAL ....................................................................................................................208 3.5 CÓDIGO DE COMERCIO .......................................................................................................210 3.6 CÓDIGO SUSTANTIVO DE TRABAJO.....................................................................................211 4. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS..................................................................................................213 4.1 ACTIVIDADES .......................................................................................................................216 4.2 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO....................................................................................216

UNA META MÁS

3.4 CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO PENAL ..................................................................................209

4.2 RECEPCION DE DOCUMENTOS INTERNOS- FLUJOGRAMA..................................................217 4.3 RECEPCION DE DOCUMENTOS EXTERNOS - FLUJOGRAMA................................................218 4.4 RADICACIÓN ........................................................................................................................218 4.5 PROCEDIMIENTO PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS .......................................................222 4. 6 PLANILLAS DE CORRESPONDENCIA ...................................................................................223 4.7 ACTIVIDADES .......................................................................................................................226 5. ARCHIVO DE GESTIÓN – FLUJOGRAMA ....................................................................................227 6. ARCHIVO CENTRAL – FLUJOGRAMA .........................................................................................227 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO.............................................................................................229 8. CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DOCUMENTAL .......................................................................231 8.1 FUNDAMENTOS DE LA ORDENACIÓN .....................................................................................232 8. 2 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ......................................................................................233 ACTIVIDADES PARA ORGANIZAR SU ARCHIVO DE GESTIÓN .........................................................234 9.1 CLASIFICAR Y ORDENAR DOCUMENTOS DE ARCHIVO ........................................................234 9.2 CLASIFICAR Y ORDENAR DOCUMENTOS DE APOYO ...........................................................235

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10. SISTEMAS DE ORDENACIÓN ....................................................................................................238 10.1 SISTEMAS DE ORDENACIÓN ALFABÉTICOS .......................................................................239 10.2 SISTEMAS DE ORDENACIÓN TOPONÍMICO ........................................................................247 10.3 SISTEMAS DE ORDENACIÓN NUMÉRICO ...........................................................................249 10.4 ACTIVIDADES .....................................................................................................................251 11. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL...................................................................................252 11.1 APLICACIÓN DE LAS TRD ...................................................................................................252 11.2 FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL .........................................................253 11.3 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO ..................................................................................254 12. HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS ............................................................................................255 12.1 ONBASE .............................................................................................................................256 12.2 ORFEO ...............................................................................................................................258 12.3 LASERFICHE.......................................................................................................................260 12.4 DOKMEE .............................................................................................................................261 12.5 PRESIS ...............................................................................................................................262

UNA META MÁS

13. PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL. ................................................................264 13.1 FACTORES DE DETERIORO QUE SE PRESENTAN EN LOS DOCUMENTOS, Y LOS PROCEDIMIENTOS ADECUADOS PARA LA CONSERVACIÓN Y ASEO. .......................................267 13.2 ENFERMEDADES PROFESIONALES QUE SE ORIGINAN EN LA ESPECIALIDAD DE ARCHIVISTAS. ............................................................................................................................272 14. NORMAS DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL EN LAS FUNCIONES DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL. ..............................................................................................................................274 GLOSARIO..........................................................................................................................................279 BIBLIOGRAFIA....................................................................................................................................280 WEBGRAFIA .......................................................................................................................................281

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UNA META MÁS

INSTRUCTORES: -

CARTILLA DE INGLES

Diana Carolina Rojas Cubillo Juan Carlos Solano Cardenas

INTRODUCTION This competence has allowed us to know and understand much more about English, which is important for this project that opens the way to future work opportunities as we have the knowledge, the ability to produce and understand the text in English.

UNA META MĂ S

DESCRIPTION Avianca was founded in Barranquilla on December 5, of 1919, is the trademark that represents companies in Latin America integrated into Avianca Holdings S.A. Our team consisting of over 21,000 employees we have been featured for a good excellence in service, being specialized in the transportation of passengers and load, serving more than 100 destinations directly in 26 countries of America and Europe aboard a modern fleet of 172 aircraft of short, medium and long range.

GENERAL OBJECTIVE

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Reviewing the development of the strategic planning in business history, and provide the tools of analysis, formulation, deployment, monitoring and control of plans.

SPECIFIC OBJECTIVES ✓ Establish the methodological bases of a strategic planning process. ✓ To integrate the most current techniques of strategic planning, making an account of activities and tools for the development of a plan.

MISSION We connect the world with Latin America, looking to give ever more.

VISION With the best people and technology for an exceptional experience, we will be the Latin American Airlines Preferred in the world.

VALUES ✓ Live security

✓ We are one and we enjoy what we do ✓ We innovate with sustainable impact.

UNA META MÁS

✓ We serve with passion and integrity

ORGANIZATION CHART

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POSTER It takes 1 hour and 15 minutes to run through the Ostrava track in the Czech Republic in the athletic marathon.

In this race the winners complete the 30 kilometers in only one hour and 30 minutes and receive medals.

UNA META MĂ S

This race is individually, it is competed every third Monday with approximately 10,000 participants.

RECOMMENDATIONS

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AUDIO PRACTICE These audios are a practical exercise that we carry out in order to improve the pronunciation and learn more vocabulary

Visiting the Doctor.m4a

Christmas Time.m4a

Going to the Zoo.m4a

The Kind Dentist.m4a

Mom is Mad.m4a

The English language is now a "world" language so it is now necessary to learn and practice it. It is very important to know more information as it is spoken and to learn about the different types or classes of English it helps you to better understand GLOBAL English, understanding the different ways of speaking it and the accents we can understand more people and understand the language better.

UNA META MĂ S

CONCLUSIONS

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10 UNA META MÁS

CARTILLA DE TIC´S I, II Y III INSTURCTORES: -

Eliana Chaves Romero Julio Cesar Ríos Caviades INTRODUCCION

Como finalidad por medio de la explicación que se realizará a continuación la empresa podrá crear planes de contingencia, los cuales ayudarán a diseñar un fortalecimiento basándose en lo ya elaborado, y generando un mejoramiento continuo dentro de la misma.

OBJETIVO GENERAL Identificar los procesos en la empresa los cuales cuenten con un bajo rendimiento, e implementar las diferentes técnicas aprendidas en la competencia aplicar tecnologías de la información parte I, II y III.

UNA META MÁS

Esta cartilla se realiza con el fin de demostrar lo elaborado durante el proceso de formación en las competencias aplicar tecnologías de la información parte I, II Y III la cuales nos ayudarán a fortalecer los conocimientos en el momento de encontrarnos en la empresa, y demostrar lo aprendido en la etapa lectiva de nuestro tecnólogo en gestión administrativa.

Teniendo claro las actividades y el desarrollo que se tuvo mediante la realización de estas, ayudando a mejorar cada uno de los procesos en la organización y tener una mayor efectividad.

OBJETIVOS ESPECIFICOS • Identificar las falencias que se encuentran en la organización por parte de los integrantes que manejan los medios tecnológicos.

• Mejorar los procesos en la organización por medio de la implementación de los conocimientos adquiridos en las competencias.

• Generar actividades que hagan el trabajo más efectivo en la organización realizando un mejorado proceso en esta.

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APLICAR TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION I En esta competencia se vieron variedad de temas los cuales fueron expuestos y analizados para tener un mejor concepto y desarrollo de estos, cada uno de estos temas contara con una breve explicación para un mayor entendimiento, los temas son: • Seguridad informática

UNA META MÁS

Se debe de tener en cuenta que la seguridad informática es muy importante puesto que gracias a ella se mantendrá un estricto control de la información que se tiene tanto en la empresa como información personal.

• Mantenimiento de computadores El mantenimiento de los computadores es una de las tareas de mayor importancia que se deben realizar en cuanto a la tecnología de la organización, ya que no solo se habla del mantenimiento de las partes físicas (Hardware) del computador, sino que también de todos los programas (Software) que en él se encuentran.

• Smart art Es una forma rápida y sencilla de realizar una presentación visual de la información que queremos transmitirle a las diferentes persona o entidades. Esta cuenta con una variedad de diseños en el cual podemos escoger el que se acomode a nuestro gusto y sea agradable para el lector.

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• Virus

• Redes informáticas Es importante el conocimiento de aquellas reden informáticas para que la organización tenga una de las mejores, generando así una efectividad en el trabajo y realizando por parte de los trabajadores una mejor comunicación con diferentes empresas y de este modo estar al tanto de diferentes temas que son importantes para la organización.

UNA META MÁS

Todas las organizaciones deben tener conocimiento de aquellos virus que se pueden afectar el correcto funcionamiento de las computadoras, generando perdida de documentos importantes y de aquella información almacenada en dichos dispositivos.

Estos son unos de la gran variedad de temas fueron los verificados a fondo para una mejor comprensión y entendimientos de estos.

Finalmente se realizó una práctica básica en Word

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APLICAR TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION II INTRODUCCION Esta cartilla se hace con el fin de demostrar las diferentes actividades realizadas en la competencia, aplicar tecnologías de la información (TIC II), referente a Excel y los diferentes beneficios que este programa puede otorgar a la organización, dando unas bases de lo que se quiere aplicar en esta.

Atraves de la explicación se evidenciarán dos temas que serán fundamentales en el desarrollo de la organización, los cuales podrán ser implementados generando así una mayor efectividad, por tal razón se realizara y demostrara como es el desarrollo de aquellos temas dejando claro cuál es su beneficio y funcionalidad.

UNA META MÁS

OBJETIVO GENERAL Identificar y analizar los diferentes beneficios que nos otorga Excel dejando claro el funcionamiento de este, de tal modo que la organización tenga unas bases claras y un correcto manejo de dicho programa, ayudando así a obtener una mejora en el momento de poner en practica la información adquirida.

OBJETIVOS ESPECIFICOS • Identificar las diferentes herramientas que nos otorga Excel, poniendo en práctica todas ellas obteniendo así una mayor efectividad en la organización.

• Diseñar diferentes métodos para la aplicación de este programa en la organización, ayudando al correcto funcionamiento de esta.

• Analizar los beneficios que la organización obtendrá en el momento de implementar este programa en ella.

• Evidenciar el correcto manejo de esta herramienta, demostrando el uso de ella y la ayuda que otorga en las diferentes actividades de la organización.

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En esta competencia se vieron una variedad de funciones que fueron desarrolladas en las diferentes actividades durante el trimestre, se evidenciaran algunas de estas para tener un concepto de lo que se trabajó.

• Función contar

• Función contar blanco La función contar blanco se utiliza en el momento que se quiere saber el número de celdas en blanco que se encuentran en un documento Excel.

UNA META MÁS

La función contar cuenta la cantidad de celdas que contienen números y cuenta los números dentro de la lista de argumentos. Se usa la función contar para obtener la cantidad de entradas en un campo de número de un rango o matriz de números.

• Función contar si La función contar si nos da la oportunidad de contar el número de celdas de un rango que cumplan con un criterio establecido. Solamente cuando el valor de dichas celdas cumple la condición es considerada dentro de la cuenta.

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• Filtros Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones.

UNA META MÁS

• Ordenación En Excel puedes ordenar rápidamente una columna de datos utilizando los comandos Ordenar de A a Z y Ordenar de Z a A. Pero debes tener cuidado o de lo contrario solamente se ordenarán algunos de los datos.

Estas son algunas de las herramientas vistas que nos podrán facilitar el desarrollo de las actividades en la organización, por medio de la aplicación de Excel.

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APLICAR TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN III INTRODUCCION

Esta cartilla se hace con el fin de evidenciar cada una de las actividades realizadas durante la competencia aplicar tecnologías de la información III, referente a la aplicación Aceess la cual nos ayuda a realizar bases de datos se una forma más sencilla, y generando una efectividad en el momento de incorporarla a la empresa, teniendo un mejoramiento continuo y mayor fluidez.

OBJETIVO GENERAL

OBJETIVOS ESPECIFICOS

UNA META MÁS

Generar un mejoramiento y mayor fluidez en el trabajo de la organización con la implementación de esta aplicación, la cual ayudara a desarrollar las bases de datos de la empresa, teniendo un mayor orden y una mejor verificación de los datos que se necesitan.

• Evidenciar una mayor efectividad en la realización de las bases de datos.

• Identificar un orden en las bases de datos.

• Diseñar una mayor verificación en los datos importantes de estas bases.

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ACCESS

UNA META MÁS

En esta competencia se verifico la efectividad de utilizar la aplicación Aceess generando bases de datos de forma más sencilla y teniendo un orden definido de los diferentes datos que se encuentran en estas.

• Campos Estos campos son realizados con el fin de identificar los datos que se incluirán en estos.

Se debe tener en cuenta que en esta aplicación Aceess al momento de insertar el nombre del campo, debemos poner qué tipo de dato es.

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• La llave principal Esta llave principal ira en la primera fila del campo que pusimos, esta definirá y ayudará al momento de realizar las relaciones.

Estas relaciones se hacen con el fin de que los datos que insertamos en los campos concuerden y tengan un orden al inicio y final de los campos.

UNA META MÁS

• Relaciones

• Consultas Estas consultas se realizan con el fin de tener una verificación más sencilla de los datos que seleccionamos en el momento de hacerla.

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• Informes

UNA META MÁS

Estos informes se hacen con el fin de verificar solo una parte de los campos que se encuentran en la base de datos.

Estas son unas de las pocas funciones que podemos realizar en esta aplicación Aceess generando unas bases de datos ordenadas y más sencillas.

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UNA META MÁS

CARTILLA PRODUCIR DOCUMENTOS I Y II PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA DE LA LEGISLACIÓN VIGENTE I INSTRUCTORA: -

Adriana María Puentes Guevara

REGLAS DE CIFRAS AÑO: se escribe el año sin puntos.

• El grupo Bancolombia fue la mejor empresa en el año 2016.

UNA META MÁS

• Mateo fue patrocinado por el Banco Colpatria en el año 2015.

FECHAS COMPLETAS: se escribe el día seguido de la preposición de, luego el me en minúscula y después de nuevo la preposición de seguido del año.

• La aprendiz Delaia de la ficha 1323947 fue contratada por la empresa Ecopetrol S.A el 23 de febrero de 2017.

• La empresa Transmilenio aumentara el valor del pasaje desde el día 1 de abril de 2017.

FECHAS ABREVIADAS: se escribe el año separados de un guion el mes y el año.

• La actividad de inducción realizada por el centro de gestión administrativa del SENA se entregó el día: 2017-02-03 • La empresa de seguridad permanente LTDA tiene último día de pago de HORA: se escribe sin agregar am, pm • En el día de mañana la junta de acción comunal es a las 14:00 horas.

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• La mano de obra productiva empezó a laborar a las 13:00 horas.

CANTIDADES, CIFRAS Y OTRAS EXPRESIONES: Se escribe en número cuando es mayor a 10.

• Se deberá enviar las hojas de Word a la plataforma empresarial.

• Mariana lleva cinco llaves de la puerta del gerente.

• Éramos 44 personas en el sindicato.

CANTIDADES EN LETRAS • Juan Carlos tiene que pagar seiscientos mil en el banco de Bogotá.

• Inaltec C&G pagó ochocientos mil a el empleado del mes.

CIFRAS QUE REPRESENTAN DINERO: se escriben en número y letra.

• Bancolombia tiene que pagar 4’000.000, o (cuatro millones).

• Señor usuario su saldo es de 3.500, oo (tres mil quinientos).

CIFRAS EN DOCUMENTOS LEGALES

• El número telefónico de Call center Postobon es 431 0648 • El número del gerente general de Hierros Bogotá es 310 340 4785

UNA META MÁS

➢ TELEFÓNICO: Se escribe separado de grupos de números de tres.

➢ DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÒN: Se escribe las iniciales del documento, seguido de los números correspondientes.

• Señor Pérez su nueva cédula es 52102444 • Mariana tenía una entrevista y se presentó con identificación extrajera, su número correspondiente fue C.E 22345789. ➢ REGISTRO UNICO TROBUTARIO Y NÚMERO DE IDENTIFICACION TRIBUTARIO: se escriben las siglas RUT y NIT seguido de los números correspondientes.

• La empresa Lion Max está registrada como RUT: 83409567-2

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• La empresa le exige a Pedro el número de identificación tributario, el cual es NIT:876543-9238-4

USO DE MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS Se usa mayúscula para denominar nombres propios: • El director Juan Lozano inauguró una nueva sucursal en el centro de Bogotá.

• La gerente Laura Camila González presentó un mal manejo en la distribución de la cartera de negocios.

Se utiliza mayúscula cuando se nombra áreas geopolíticas: • El canal de Panamá benefició en la bolsa de valores de dicho país.

UNA META MÁS

• Selvianca S.A contribuyó su microempresa cerca al río Amazonas.

Se usa mayúscula a principio de un escrito: • Accionistas mayoritarios presentarse el día jueves 6 de mayo de 2018.

• El empresario mayorista de textiles, distribuye telas a nivel nacional.

Se usa mayúscula para nombrar ciudades, divisiones administrativas, espacios urbanos, vías de comunicación: • En la ciudad de Bogotá fue inaugurado un centro de atención al cliente más efectivo.

• En el centro de Bogotá encontrará el salón de los recuerdos de la empresa Bavaria S.A

Se usa minúscula cuando se nombran cursos o asignaturas: 24

• En el SENA, para el tecnólogo en gestión administrativa se asignó servicio al cliente como competencia.

• Juana aprobó exitosamente física.

Se usa minúsculas para nombres comunes, aunque se usen por formar una sigla o un símbolo: • Colombia no aprovechó el producto interno bruto.

Se usa minúscula para nombrar los meses, las estaciones y los puntos cardinales: • María Mercedes ingresó a Petroleras en el mes de agosto.

• En el mes de junio se entrega las primas a los empleados del área de salud ocupacional.

UNA META MÁS

• Coca-Cola prepara nuevas presentaciones para su producto ente verano.

ACENTO DIPTONGO: Se forma cuando se unen dos vocales en una misma silaba que cumplan una de las siguientes condiciones, teniendo en cuenta que una h intercalada no impide la formación del mismo.

Ejemplos: • Juan Luis arreglo la puerta de la oficina del subgerente el miércoles en la tarde.

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• Marcos con ayuda de Avianca conoció paisajes muy hermosos y ayudo al proyecto de la empresa.

TRIPTONGO: Es la combinación en una silaba de tres vocales, formado por una vocal abierta que ocupa la posición intermedia entre dos vocales cerradas.

Ejemplos: • Paraguay es un país muy pequeño, pero sus empresarios ayudan a la economía del país para lograr el desarrollo de la industria.

• La empresa más grande encargada de la adopción de animales domésticos se llama Miau S.A

UNA META MÁS

HIATO: Es la separación de dos vocales consecutivas en silabas distintas y por lo tanto no forman diptongo.

Ejemplos: • RCN televisión utiliza el helicóptero para trasformar a sus periodistas, ya que el medio aéreo es más efectivo y se logra una mejor cobertura en cuanto a la señal.

• Bancolombia es una de las mejores empresas de Colombia, gracias a su esfuerzo y productividad que ayudo al país a tener eficiencia financiera.

PALABRAS AGUDAS: Son las que llevan acento en la última silaba.

Ejemplos: • María no supo administrar el dinero de la empresa.

• En la escuela administrativa clásica Fayol incorporó 14 principios para aplicarlos en una empresa y entre ellos se encuentra la división del trabajo, primordial para el desempeño y la productividad.

PALABRAS GRAVES: Son las que llevan la intensidad de la voz en la penúltima sílaba. (No todas llevan acento ortográfico).

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Ejemplos: • La empresa Argos proporcionó el cemento necesario para la realización del túnel.

• Una contingencia es una estrategia que se utiliza para resolver un problema que se presente en alguna área de la empresa.

PALABRAS ESDRÙJULAS: Son las que llevan la intensidad de la voz en la antepenúltima sílaba.

Ejemplos: • América es un continente con alto índice de productividad a nivel agrícola.

• En las empresas, la máquina remplazó la mano de obra, esto produjo inconformidades y se generaron revoluciones.

PALABRAS SOBREESDRÙJULAS: Son las que llevan la intensidad de la voz en la silaba anterior a la antepenúltima.

• El trabajo en una empresa debe manejarse éticamente ya que esto facilita la comunicación.

• Marcela es ágilmente profesional en el área de las finanzas en una corporación.

UNA META MÁS

Ejemplo:

SIGNOS DE PUNTUACIÒN PUNTO

COMA

PUNTO Y COMA

(.)

(,)

SIGNO DE COMILLAS EXCLAMACIÓN ( ¡! )

(““)

(;)

PUNTOS SIGNO DE SUSPESIVOS INTERROGACIÓN (…)

( ¿? )

RAYA

DOS PUNTOS PARÉNTESIS

(-)

(:)

()

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USO DEL PUNTO

El punto señala la pausa con que se da fin al enunciado. Después del punto siempre se escribe mayúscula.

1.

2.

Hay tres clases de punto: el punto y seguido, el punto y aparte y el punto

Final.

El punto y seguido separa enunciados que integran un párrafo. Después del punto y seguido se sigue escribiendo en el mismo renglón. Si el punto está al final de renglón, se empieza en el siguiente sin dejar sangría.

3.

El punto y aparte separa dos párrafos distintos. Después de punto y aparte se escribe en una línea distinta. La primera línea debe dejar una sangría, o espacio interior.

4.

5.

El punto final es el que cierra un texto.

Por regla general, el punto se utiliza también después de las abreviaturas.

Sr., Ej., etc. No obstante existen numerosas excepciones; por ejemplo, los símbolos de los elementos químicos y de las unidades de peso y de medida, se escriben sin punto: kg, Na; tampoco llevan este signo los puntos cardinales N (Norte), S (Sur), etcétera.

UNA META MÁS

6.

Cuando se combine el punto con los paréntesis o las comillas, se coloca el punto siempre detrás de estos signos. Ejemplo: Ya escribimos estas palabras martianas: "Honrar, honra."

7.

No se escribe punto al final de títulos y subtítulos de libros, artículos, capítulos, obras de arte, etc., cuando aparezcan aislados.

8.

USO DE LA COMA

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La coma indica una pausa breve que se produce dentro del enunciado. Se emplea para:

Aislar el vocativo del resto de la oración. Ejemplo: Amigo, pronto verás los resultados.

1.

Separar los miembros de una enumeración, menos los que están precedidos por alguna de las conjunciones y, e, o, u. Ejemplo: Trajo libros, libretas, cuadernos y toda clase de tarjetas.

2.

Separar miembros gramaticalmente equivalentes dentro de un mismo enunciado, excepto si van precedidos por las conjunciones y, e, ni, o, u. Sin embargo, se coloca una coma delante de la conjunción cuando la secuencia que encabeza expresa un contenido distinto al elemento o elementos anteriores.

Ejemplos: Estudió la vida de José Martí, su producción literaria y sus escritos políticos. Pintaron las paredes de la habitación, cambiaron la disposición de los muebles, y quedaron encantados.

3.

Señalar que se ha omitido el verbo porque ha sido anteriormente mencionado o porque se sobrentiende. Ejemplo: Ella prefiere el piano; él, la guitarra.

4.

Separar los términos invertidos del nombre completo de una persona o los de un sintagma que integran una lista (bibliografía, índice...). Ejemplo: Bello, Andrés: Gramática de la lengua castellana destinada al uso de los americanos.

Los enunciados que aclaran o amplían lo dicho en una oración, se escriben entre comas. Se encuentran en ese caso: las aposiciones explicativas, las proposiciones adjetivas explicativas, cualquier comentario, explicación o precisión de algo dicho, la mención de un autor u obra citados. Ejemplos: Juan, su compañero de escuela, lo ayudará. Los buenos libros, que alimentan la mente y el corazón, son compañía para toda la vida. Nos explicó, después de muchos rodeos, su decisión.

6.

UNA META MÁS

5.

Es usual colocar una coma antes de una conjunción o locución conjuntiva que une las proposiciones de una oración compuesta, como en los casos siguientes: 7.

En las oraciones coordinadas adversativas introducidas por conjunciones como pero, mas, aunque, sino. Ejemplo: Puedes registrar en mis papeles, pero mantenlos como estaban. a)

Delante de las oraciones consecutivas introducidas por con que, así que, de manera que... Ejemplo: Dijiste que lo habías entendido todo, con que prepárate para responder las preguntas. b)

Delante de oraciones causales lógicas y explicativas. Ejemplo: Están en la casa, pues tienen la luz encendida. c)

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Se colocan comas al emplear frases como esto es, es decir, o sea, en fin, por último, por consiguiente, por tanto, en cambio, en primer lugar. También formas adverbiales como generalmente, posiblemente, efectivamente, finalmente, en definitiva, por regla general, quizás. Ejemplo: Por consiguiente, hay que lograr que estudies lo suficiente.

8.

Si estas expresiones van al inicio de la oración, se separan del resto por una coma. Pero si van en medio de la oración, se escriben entre comas.

9.

Ejemplo: Esas dos palabras son sinónimas, es decir, significan lo mismo.

También se colocan comas en el encabezamiento de las cartas, entre el lugar y la fecha. Ejemplo: 10.

La Habana, 28 de enero de 2002 USO DEL PUNTO Y COMA

UNA META MÁS

El punto y coma (;) indica una pausa superior a la marcada por la coma e inferior a la señalada por el punto. El punto y coma se utiliza: Para separar los elementos de una enumeración cuando se trata de expresiones complejas que incluyen comas en su redacción. Ejemplo: Trajo libros, todos llenos de bellas ilustraciones; libretas, algunas realmente voluminosas.

1.

Para separar oraciones yuxtapuestas, si son muy largas o llevan comas en su redacción. Ejemplo: Los visitantes llegaron muy alegres y dispuestos de la exposición; algunos ya quieren regresar.

2.

En ocasiones, puede emplearse punto y seguido en lugar de punto y coma.

La elección puede depender del vínculo de sentido entre las oraciones. Si este vínculo es débil, se prefiere el punto y seguido: si es más sólido, es preferible el punto y coma. También es correcto, en estos casos, emplear dos puntos.

3.

Suele colocarse punto y coma, en vez de coma, delante de conjunciones o locuciones conjuntivas como pero, más y aunque, así como sin embargo, por tanto, por consiguiente, en fin, etc., cuando los períodos son muy largos o llevan coma en su redacción. Si la longitud es extremadamente larga, es preferible usar el punto y seguido. Ejemplo: Los ejercicios eran largos y complicados; sin embargo, todos los respondieron sin dificultad.

4.

USO DE LOS DOS PUNTOS 30

Los dos puntos detienen el discurso para llamar la atención sobre lo que sigue. Se emplean:

Después de anunciar una enumeración. Ejemplo: Visitaremos las siguientes provincias: Pinar del Río, Matanzas, Cienfuegos y Holguín.

1.

2.

Para cerrar una enumeración, antes del anafórico que los sustituye.

Ejemplo: Natural, sana y equilibrada: así debe ser una buena alimentación.

3.

Antes de una cita textual. Ejemplo: De José Martí es la siguiente frase:

"Patria es Humanidad."

4.

Después de las fórmulas de saludo en las cartas y documentos. Ejemplo:

Querido amigo: He recibido con gusto tu carta...

Para significar la conexión de sentido entre oraciones relacionadas entre sí, sin necesidad de utilizar nexo gramatical; estas relaciones pueden ser: 5.

a)

Causa-efecto. Ejemplo: Sus padres están muy enfermos: no puede dejarlos

Conclusión o resumen de la oración anterior. Ejemplo: Antes del paso del ciclón los vecinos aseguraron las viviendas: no hubo accidentes. b)

Verificación o explicación de la oración anterior, que suele tener un sentido más general. Ejemplo: La redacción de una carta no ofrece dificultades: incluye un encabezamiento, un cuerpo o parte central y una despedida. c)

UNA META MÁS

solos.

También se emplean los dos puntos para separar la ejemplificación del resto de la oración. Ejemplo: Puedes investigar los cosos especiales de acentuación: el acento diacrítico, por ejemplo.

6.

En textos jurídicos y administrativos, se colocan dos puntos después del verbo, escrito con todas sus letras mayúsculas, que presenta el objetivo fundamental del documento. La primera palabra del texto que sigue a este verbo se escribe siempre con letra inicial mayúscula, y el texto forma un párrafo diferente.

7.

31

UNA META MÁS

USO DE LOS PUNTOS SUSPENSIVOS Los puntos suspensivos (...) suponen una interrupción de la oración o un final impreciso. Se emplean puntos suspensivos: Al final de enumeraciones abiertas o incompletas, con el mismo valor que la palabra etcétera. Ejemplo: Lee lo que más te guste: cuentos, novelas, ensayos...

1.

Cuando se quiere expresar que antes de lo que va a seguir ha habido un momento de duda, temor o vacilación. Ejemplo: Tal vez... no sé... Tengo que pensarlo más.

2.

En ocasiones, la interrupción del enunciado sirve para sorprender al lector con lo inesperado de la salida. Ejemplo: Su respuesta no me asombró... Me dejó sin habla.

3.

Para dejar un enunciado incompleto y en suspenso. Ejemplo: Yo se lo contaría pero...

4.

Cuando se reproduce una cita textual, sentencia o refrán, omitiendo una parte. Ejemplo: Hay un viejo refrán que dice: A Dios rogando...

5.

Se escriben tres puntos dentro de paréntesis (...) o corchetes [...] cuando al transcribir literalmente un texto se omite una parte de él. Ejemplo: La palma real (…) mereció su inclusión en nuestro escudo nacional por su grácil belleza, su esbeltez, su abundancia y su cubanía. (Se eliminó el término latino Roystonea regia).

6.

32

Tras los puntos suspensivos no se escribe nunca punto. Sin embargo, sí pueden colocarse otros signos de puntuación, como la coma, el punto y coma y los dos puntos. Los signos de interrogación o exclamación se escriben delante o detrás de los puntos suspensivos, dependiendo de que el enunciado que encierran esté completo o incompleto. Estos signos se escribirán sin dejar un espacio entre ellos, sino a continuación uno del otro.

USO DE LOS SIGNOS DE INTERROGACIÓN Y DE EXCLAMACIÓN Se emplean para delimitar enunciados interrogativos o exclamativos directos, e interjecciones.

Las normas para la utilización de estos signos son: Se emplearán dos: uno para indicar la apertura (¿¡) y otro para indicar el cierre (?!); estos signos se colocarán al principio y al final del enunciado interrogativo y exclamativo respectivamente. Ejemplos: ¿Qué hora es?

1.

¡Cuánto avanzamos!

Después de los signos que indican cierre de interrogación o exclamación no se escribe punto.

Los vocativos y las oraciones subordinadas cuando ocupan el primer lugar en el enunciado, se escriben fuera de la pregunta o de la exclamación. Sin embargo, si están colocados al final, se consideran dentro de ellas. Ejemplos: Carlos, ¿has avanzado en tus estudios? ¿Has avanzado en tus estudios?, Carlos.

3.

UNA META MÁS

2.

Cuando se escriben varias preguntas o exclamaciones seguidas y estas son breves, se puede optar por considerarlas oraciones independientes, con sus correspondientes signos de apertura y cierre, y con mayúscula al comienzo de cada una de ellas.

4.

No obstante, también es posible considerar el conjunto de las preguntas o exclamaciones como un enunciado único. En este caso hay que separarlas por comas o por puntos y comas, y solo en la primera se escribirá la palabra inicial con mayúscula. Ejemplos: ¿Ya regresó? ¿Saldrá temprano? ¿Ya regresó?, ¿saldrá temprano?, ¿podrás decirle que quiero verlo?

5.

USO DE LOS PARÉNTESIS Los paréntesis ( ) se emplean para encerrar elementos incidentales o aclaratorios que se intercalan en un enunciado. Se utilizan cuando: Se interrumpe el sentido del discurso con una aclaración o elemento incidental, sobre todo si es largo o de escasa relación con lo anterior o posterior.

1.

33

Ejemplo: Los asistentes (por cierto, todos pinareños) se pusieron rápidamente de acuerdo.

Se intercala algún dato (fechas, lugares, significado de siglas, el autor u obra citada, etc. Ejemplo: José Martí (1853 - 1895) es nuestro Héroe Nacional.

2.

Se desea introducir alguna alternativa en el texto. Puede encerrarse en el paréntesis una palabra completa o solo uno de sus segmentos. Ejemplo: En el informe se aclara el (los) día (s) en que ha estado enfermo.

3.

Se encierran tres puntos para dejar constancia de que se omite en la cita un fragmento del texto que se transcribe.

4.

Se escriben incisos encabezados por letras o números. Usualmente se escribe sólo el paréntesis de cierre tras estos caracteres.

5.

UNA META MÁS

Si el enunciado colocado entre paréntesis es interrogativo o exclamativo, los signos correspondientes a éstos se colocan dentro de los paréntesis.

USO DE LA RAYA O GUIÓN LARGO La raya (–) se emplea: Para encerrar aclaraciones que interrumpen el discurso. En este caso se coloca siempre una raya de apertura y otra de cierre al final. Las rayas pueden sustituirse por paréntesis o por comas, según como el que escribe perciba el grado de conexión entre los elementos. Ejemplo: Toda la vida -y ya he vivido bastante- ha sido así.

1.

Para señalar cada una de las intervenciones de un diálogo, sin mencionar el nombre de la persona o personaje al que corresponde. Para introducir o encerrar los comentarios o precisiones del narrador a las intervenciones de los personajes, se coloca una sola raya delante del comentario del narrador, sin necesidad de cerrarlo con otra, cuando las palabras del personaje no continúan inmediatamente después del comentario.

2.

Se escriben dos rayas, una de apertura y otra de cierre, cuando las palabras del narrador interrumpen la intervención del personaje y esta continúa después.

3.

34

Si fuera necesario colocar un signo de puntuación detrás de la intervención del narrador, se colocará después de sus palabras y tras la raya de cierre (si la hubiese).

En algunas listas, como índices alfabéticos o bibliografías, la raya sirve para indicar que en ese renglón se omite una palabra, ya sea un concepto antes citado o el nombre de un autor que se repite.

4.

Uso de las comillas Hay distintos tipos de comillas, que se emplean indistintamente, pero se alternan cuando deben usarse en un texto ya entrecomillado. Las comillas se emplean: 1.

Para reproducir citas textuales.

2.

Para no repetir un texto.

Para indicar que una palabra o expresión es impropia, o de otra lengua, o que se usa irónicamente o con un sentido especial.

3.

4.

Para citar títulos de artículos, poemas, cuadros, etc.

USO DEL GUIÓN

1.

Para separar los elementos que integran una palabra compuesta. Ejemplo:

teórico-práctico.

2.

Para dividir una palabra al final de renglón si no cabe completa.

UNA META MÁS

De menor longitud que la raya, se utiliza básicamente para hacer divisiones dentro de una palabra, y también:

Cuando se antepone el guion a una parte de una palabra (sílaba, morfema, etc.), indica que esta va en posición final. Ejemplos: -illo, -idad, -ar. Cuando se pospone el guion a esa misma parte, indica que esta va en posición inicial.

Ejemplos: post-, re-, cant-. Si el elemento en cuestión se coloca entre guiones, se entiende que está en interior de palabra.

3.

El guion también se emplea para unir palabras con un valor de enlace similar al de una preposición o una conjunción. Ejemplos: la cadena puerto transporte economía interna.

4.

35

CONECTORES

ADICIÒN: además, así mismo, del mismo modo, de la misma manera, igualmente, no solo, sino también, también.

UNA META MÁS

CAUSA: a causa de, como, debido, gracias a, por culpa de, porque, pues, puesto que, visto que, dado a que, ya que.

CONSECUENCIA: a consecuencia de, así, de ahí, en consecuencia, entonces, por consiguiente, por esa razón, por eso, es por eso que, por lo tanto.

CONDICIÒN: a menos que, con la condición de que, en caso de que, siempre que.

FINALIDAD: a fin de, a fin de que, con el fin de, con el objetivo de, de tal manera que, para qué.

ILUSTRACIÒN: a saber que, así, en efecto, en otras palabras, es decir, ósea, por ejemplo.

RESUMEN: como he mostrado, en conclusión, en definitiva, en pocas palabras, en resumen, para resumir.

OPOSICIÒN: a pesar de, al contrario, aunque, de lo contrario, no obstante, pero, sin embrago.

REFERENCIA: con respecto a, apropósito de, como he dicho, con relación a, de esa manera, en lo que respecta a, según.

ORDEN: ante todo, después, después de lo cual, en primer, finalmente, luego, para concluir, por otra parte, por último, sobre todo, y así sucesivamente.

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TEMPORALIDAD: a partir de ahí, actualmente, hoy en día, ahora que, al final, al principio, antes, apenas, tan pronto como, cuando, desde, desde entonces, durante, en otros días, en otro tiempo, enseguida, entonces, mientras que.

REGLAS USO DE B, V REGLAS DE LA B • Las formas de los verbos Ejemplo: El nuevo aprendiz debe saber el orden del cronograma en la empresa • Palabras que empiezan por bu-bus –bur.

Ejemplo: Decir Buenos días es una norma básica en toda organización para establecer un excelente entorno laboral.

• Las formas del verbo ir Ejemplo: Los gerentes íbamos a emplear a más de 100 aprendices, pero no cumplían los requisitos exigidos

• Las palabras que empiezan por adv- subv Ejemplo: Para implementar la seguridad de los empleados en la empresa es indispensable tener visibles los avisos de advertencia • Las formas del verbo ir

UNA META MÁS

REGLAS DE LA V

Ejemplo: Vamos asistir al consejo de empresarios el mes entrante • Palabras que empiezan por vi- vice y viz Ejemplo: El nuevo vicerrector de col fondos es muy joven para su experiencia USO DE G, J, H REGLAS DE LA G • Las palabras que comienzan por gene.

Ejemplo: El siglo XXI es de una generación avanzada e innovadora para la vida laboral.

• Todas las palabras que contienen el prefijo geo (“tierra”) Ejemplo: La geotecnia ayudo a la elaboración de los nuevos edificios del centro.

• Todas las palabras que contienen el grupo de letras inge, sin importar la posición en la que aparezca.

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Ejemplo: Todas las empresas deben tener una estrategia para evitar una posible contingencia.

REGLAS DE LA J • Las palabras terminadas en -aje.

Ejemplo: La empresa Avianca tiene un excelente almacenaje de los equipajes para los vuelos largos.

• Las palabras terminadas en -eje.

Ejemplo: En la edad media los herejes eran castigados con la muerte en este siglo las empresas respetan la libertad de pensamiento y culto.

• Las formas verbales con el sonido je o ji cuyos infinitivos no lo tienen.

UNA META MÁS

Ejemplo: Abstraje nuevos conocimientos para mejorar mi capacidad de respuesta en una próxima entrevista.

REGLAS DE LA H •

Las palabras que empiezan con hum- seguidos de vocal.

Ejemplo: La empresa realiza trabajo humanitario para los menos favorecidos.

Las palabras que empiezan con horm seguidos de vocal Ejemplo: Las empresas de ADN estudian la hormonoterapia.

• •

Las palabras que empiezan con horr- seguidos de vocal.

Ejemplo: Las empresas de tala de árboles tienen horribles los bosques de nuestro planeta.

USO DE Z, X, S, C REGLLAS DE LA Z • Los adjetivos terminados en az y oz llevan z al final.

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Ejemplo: El aprendiz es capaz de asumir nuevos restos en la organización que lo patrocino.

• Las terminaciones en azgo.

Ejemplo: Los administradores lograron un hallazgo de una nueva manera de administrar y lo donaron a la universidad del minuto.

• Las terminaciones zuelo y zuela.

Ejemplo: El banco de la republico envió sus vehículos al taller puesto que seles averió la portezuela del vehículo de valores.

REGLAS DE LA X • Palabras que empiezan por exa, exi, exo, exe.

Ejemplo: La nueva publicidad de la empresa fue reconocida como un éxito total para le venta de los nuevos productos.

• Las palabras que empiezan por ex y extra significan fuera de.

• Palabras que terminan con el sonido fuerte en X Ejemplo: Fénix es el nombre de la nueva empresa que se alió con la competencia

REGLAS DE LA S

UNA META MÁS

Ejemplo: El exgerente implanto un largo horario de almuerzo y el nuevo gerente lo redujo a diez minutos.

• Se escriben con s las terminaciones de los superlativos isimo- isima.

Ejemplo: La nueva sede de la empresa es grandísima a comparación de la antigua.

• Se escriben con s los gentilicios terminados en ense excepciones vascuences.

Ejemplo: El nuevo socio de colmotores es costarricense e implementara nuevas tácticas administrativas.

• Se escriben con s la terminación –se de los pretéritos imperfectos de subjuntivo de todos los verbos.

Ejemplo: La nueva administración partiese de los cimientos de los básicos y disfuncionales para la innovación.

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REGLAS DE LA C

• Las palabras que llevan c. cuando esta letra tiene un sonido fuerte ante o, u, l, r y antes de la última silaba.

Ejemplo: Los mejores empleados del año se ganarán un crucero por el pacifico declaro el nuevo gerente.

• Los verbos que terminan en clar. Así como las palabras de las cuales proceden y de las que se derivan de ellas. Se exceptúan los verbos ansiar, extasiar, lisiar y sus derivados.

Ejemplo: La empresa del año fue aquella que logro reciclar y disminuir los residuos tóxicos.

• Las palabras que terminan en ancia, ancio, encía, encio, unció. Las excepciones son ansia, hortensia.

UNA META MÁS

Ejemplo: Las madres solteras se podrán beneficiar si tiene niños que estén en su proceso de infancia puesto que les otorgaran en la organización sus subsidios de marcado adicional.

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TECLADO GUÌA

Asdf jklñ asdf jklñ asdf jklñ Asdf jklñ asdf jklñ asdf jklñ TECLADO SUPERIOR

UNA META MÁS

Ejemplos

Ejemplos Los perros de pepe el jefe y su queso teresa

TECLADO INFERIOR

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Ejemplos

UNA META MĂ S

Las personas les gustan toda clase de procesos n los que se sientan a gusto y que los haga felices.

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PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA DE LA LEGISLACIÓN VIGENTE II. INSTRUCTORA: -

Adriana Guzmán Suaza

INTRODUCCIÓN

Además, para la elaboración de la cartilla y de los documentos allí presentes se tendrá en cuenta la legislación y lo que en ella se enmarca con respecto a la producción de los mismos, es decir, se dará uso a la Guía Técnica Colombiana 185 y al acuerdo 060 de octubre de 2001(el uso de este acuerdo hace referencia a que cada una de las empresas tiene libre decisión en la presentación de los documentos ya sea para la distribución interna y externa).

Por este motivo, la empresa Bavaria S.A para la elaboración de documentos comerciales hace uso de la Guía Técnica Colombiana 185, claro está que no para la elaboración de la totalidad de los documentos, para ello se realiza un fortalecimiento a estos a través del contenido que se expone a lo largo de la cartilla.

UNA META MÁS

Por medio de una síntesis queremos diseñar e implementar una cartilla para hacer didáctico el aprendizaje, teniendo como base la producción de documentos (está dirigida a aprendices del servicio nacional de aprendizaje SENA), a través de actividades que se desarrollaron en el trascurso del trimestre. Contando con una recopilación de información argumentada en la práctica de diferentes documentos.

JUSTIFICACIÓN Esta cartilla interactiva se realiza con el fin de aportar al aprendizaje de los estudiantes SENA, con relación al descubrimiento de nuevos temas (básicos e imprescindibles) para un buen gestor administrativo. De tal manera, que el aprendiz desarrolle diferentes habilidades, teniendo en cuenta la producción de documentos, como cartas, memorandos, circulares, actas, informes, hojas de vida corporativa y demás documentos comerciales.

OBJETIVO GENERAL 43

Analizar los elementos que integran la producción de documentos, tomando como base los principios dados en la Guía Técnica Colombiana 185para la elaboración de los mismos, con el fin de promover el aprendizaje de los aprendices.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS Analizar los principales documentos que se tienen en cuenta en el desarrollo continuo de la organización.

Diseñar plantillas y documentos administrativos de acuerdo a la Guía Técnica colombiana 185.

Explicar el empleo de los diferentes documentos en la organización, a través de diferentes pautas acordes a la organización.

UNA META MÁS

DOCUMENTOS COMERCIALES La empresa Bavaria S.A para la elaboración de documentos comerciales hace uso de la Guía Técnica Colombiana 185 Para ello se hace un fortalecimiento a través de la elaboración de dichos documentos.

CARTAS: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados.

Existen tres clases de cartas independientemente del estilo y según su contenido, estas son: • Organizacionales: Se producen en el desarrollo de las actividades de la organización.

• Oficiales: Se producen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado.

• Personales: Se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje informal.

44

Se ha implementado unos modelos de cartas de acuerdo a las Guía Técnica Colombia 185 con su respectiva plantilla, para que de esta manera sea más fácil su realización, basándonos en la documentación que debería presentar Bavaria S.A

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UNA META MÁS

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UNA META MÁS

50 UNA META MÁS

MEMORANDOS: Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización. Estos memorandos pueden ser utilizados para informar sobre un hecho en forma breve, hacer requerimientos, tramitar, desarrollar o agilizar un asunto, solicitar o remitir información, entre otros.

UNA META MÁS

Se ha implementado unos modelos de memorandos de acuerdo a las Guía Técnica Colombia 185 con su respectiva plantilla, para que de esta manera sea más fácil su realización.

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UNA META MÁS

CIRCULARES: Son comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente. La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general.

Existen dos clases de circulares: • Circular general: Esta se dirige a un grupo específico de personas.

• Carta circular: Esta va dirigida en forma personalizada.

UNA META MÁS

Implementación de unos modelos de circulares de acuerdo a las Guía Técnica Colombia 185 con su respectiva plantilla, para que de esta manera sea más fácil su realización.

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ACTAS: Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación. Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido en una reunión o situación específica.

Existen varias clases de actas las cuales son: • Actas de comités.

• Actas del concejo municipal.

• Actas de consejos.

• Actas de junta directiva.

• Actas de asambleas.

• Actas de reuniones administrativas.

• Actas de baja de inventarios.

• Actas de eliminación de documentos.

• Actas de sociedades.

• Actas de entrega.

UNA META MÁS

• Actas de levantamientos de cadáveres.

En Bavaria S.A se ha implementado unos modelos de actas de acuerdo a las Guía Técnica Colombia 185 con su respectiva plantilla, para que de esta manera sea más fácil su realización.

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62 UNA META MÁS

INFORMES: Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de procesos administrativos. Los informes son utilizados para regular o aclarar situación, informar sobre un hecho, reiterar una información, presentar detalles sobre un aspecto determinado, entre otros.

Hay tres clases de informes, estos son: • Resumen ejecutivo: Este tiene de una a tres páginas.

• Informe corto: Este consta de una a 10 páginas.

• Informe extenso: Este consta de 11 páginas en adelante.

UNA META MÁS

Se ha implementado unos modelos de informes de acuerdo a las Guía Técnica Colombia 185 con su respectiva plantilla, para que de esta manera sea más fácil

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su realización.

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CERTIFICADOS: Es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial).

Con base en el hecho o acto que se prueba, pueden emitirse certificados de: • Calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos.

• Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción.

• Becas, donaciones, exenciones, créditos, paz y salvos, resultados médicos, documentos de identidad, entre otros.

UNA META MÁS

Implementación de unos modelos de certificados de acuerdo a las Guía Técnica Colombia 185 con su respectiva plantilla, para que de esta manera sea más fácil su realización.

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UNA META MÁS

CONSTANCIAS: Es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal.

Según el hecho o el acto, se clasifican en constancias para: • Tiempo de servicio.

• Experiencia.

• Salarios u honorarios.

• Clases de trabajo.

• Jornada laboral.

• Cumplimiento de comisiones.

UNA META MÁS

• Comportamiento del trabajador, entre otros

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Se ha implementado unos modelos de constancias de acuerdo a las Guía Técnica Colombia 185 con su respectiva plantilla, para que de esta manera sea más fácil su realización.

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UNA META MÁS

HOJA DE VIDA CORPORATIVA: Es un documento que se genera dentro de la organización y donde se registra la información del personal que labora dentro de la organización especificando, información laboral, académica y competencias de la persona y es registrada y archivada por la compañía.

Se recomienda que cada organización establezca tanto los datos que considere necesarios y relevantes, de acuerdo con las particularidades de su perfil y operación, así como el formato que más se ajuste a dichas necesidades.

UNA META MÁS

Se ha implementado un modelo de hoja de vida corporativa de acuerdo a las Guía Técnica Colombia 185 con su respectiva plantilla, para que de esta manera sea más fácil su realización.

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78 UNA META MÁS

SOBRES COMERCIALES: El sobre tiene el propósito de ser la cubierta de os documentos., para la entrega de estos se tiene en cuenta una serie de características.

• Se recomienda que el sobre coincida en el color, la calidad y el diseño.

• El sobre tenga impreso el membrete de la organización.

• Cuando se realicen sobres grandes se debe tener en cuenta las zonas.

• Para distribuir la mejor información • Para la impresión de datos del remitente en sobres grandes se debe realizar de forma horizontal.

• Para las empresas que manejan correo centralizado, se recomienda escribir en el sobre, el nombre y el código de la dependencia. que remite.

TARJETAS PROTOCOLARIAS: Forman parte de las comunicaciones organizacionales escritas para el manejo de relaciones públicas y de negocios.

Proyectan no solo la imagen corporativa, sino también la de los ejecutivos y de aquellas personas que manejan todo lo relacionado con oferta, venta de bienes y servicios.

UNA META MÁS

Al utilizar etiqueta, esa debe adherirse centrada en el segundo tercio del sobre.

TIPOS DE TARJETAS: • Tarjetas de presentación: Buscan facilitar, a quien las recibe, tener la información para contactar al directivo o funcionario requerido.

• Tarjetas de agradecimiento y felicitación: Las de agradecimiento incluyen mensajes que expresan gratitud. Su estilo requiere pertenencia de acuerdo a la ocasión y preferencias del remitente. Las de felicitaciones sirven para expresar sentimientos corporativos y personales.

• Tarjetas de invitación: Es la comunicación por la cual se pide a una persona, personas o entidad, que acuda a cierto acto social, evento, fiesta o cualquier clase de celebración.

Se ha implementado unos modelos de tarjetas protocolarias de acuerdo a las Guía Técnica Colombia 185 con su respectiva plantilla, para que de esta manera sea más fácil su realización.

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UNA META MÁS

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MENSAJES ELECTRÓNICOS:

UNA META MÁS

Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes (también denominados mensajes electrónicos o cartas digitales) mediante redes de comunicación electrónica.

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UNA META MÁS

CARTILLA DE ORGANIZAR EVENTOS

INSTRUCTORA: -

Yolanda Rosario Hidrobo Chaparro

CAPÍTULO I CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BASICOS PARA LA EJECUCIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES En la siguiente capítulo se encontraran los procesos que se realizan para la preparación y desarrollo de un evento empresarial, de la misma manera se explica cada uno de los aspectos que una organización debe identificar para cada uno de sus eventos.

UNA META MÁS

Es por ello que es importante conocer cómo se prepara y como se desarrolla un evento, debido a que el éxito de la labor al evento nos permite crear una imagen positiva de nuestra empresa y de los que trabajaron en ello.

En el presente capitulo encontraran una serie de conceptos y principios básicos para la ejecución de un evento empresarial, y la importancia administrativa para el presupuesto de dicho evento.

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CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BASICOS PARA LA EJECUCIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES

PRE- EVENTO ¿Qué es un evento? Es una reunión de personas que sobrelleva un motivo en específico, los eventos son una instrumentos de comunicación debido a que permiten transmitir información, conceptos, sentimientos, modelos de trabajo, establecer contacto directo con los clientes potenciales, introducir nuevos sistemas de promoción y comercialización.

Son eventos empresariales tiene principios los cuales son:

UNA META MÁS

nuevos productos o servicios y crear

1. La precisión.

• toda planeación debe ser precisa detallada.

2. Flexibilidad.

• Debe asumir los cambios de último momento.

3. La Unidad.

• Se debe diseñar para cada acción y luego coordinar entre sí.

Los eventos empresariales son los que plantean las empresas dentro de su estrategia de Marketing, ya sea para aumentar sus ventas o dar a conocer un nuevo producto, de esta manera se genera mas productividad en las organizaciones de

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alguna manera, ala hora de realizar cualquien tipo de evento debemos tener en cuenta el: ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Quiénes? ¿Recursos?.

Importancia de un evento.

• En primer lugar la organización de eventos es importante porque elimina la improvisación, es decir que permite desarrollar el acontecimiento con armonía y fluidez, según lo previsto.

• Tener claro el objetivo que se quiere llevar a cabo para que de esta forma se pueda crear una profunda conversacion teniendo en cuenta la tematica a utilizar, un evento debe proporcionar conocimientos mas a fondo a los que

UNA META MÁS

se tienen adquiridos.

Planificación de evento.

• Para realizar un evento es necesario planificar debidamente, ya que sin esto hay mucho riesgo de no alcanzar el éxito, es fundamental para una buena coordinación entre las partes que interviene en la realización de un evento permite aumentar las posibilidades de un resultado positivo.

Qué debe incluir la planificación de un evento.

• Los objetivos del evento.

• Las normas y políticas a seguir.

• El tema del evento.

• La descripción del tipo de participantes, oradores, organizadores y sponsors.

• Las funciones específicas y responsabilidades de las personas que participarán del evento.

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• Cómo proceder durante el evento.

• El presupuesto del evento.

• Las actividades que se desarrollarán en el evento, y las Posibles problemas que pueden presentarse y soluciones para cada uno de ellos.

El éxito de un evento está en los acertados detalles y aspectos organizativos, en una excelente convocatoria lograda, y en el reporte económico que genere.

El presupuesto es una importante herramienta que nos ayudará a obtener una visión más clara, amplia y realista de los recursos materiales y financieros que se requerirán para desarrollar con éxito el evento. El mismo debe elaborarse muy detallada, minuciosa y organizadamente.

El desarrollo de cualquier evento va a requerir siempre de una serie de gastos y costos. Preverlos y organizarlos es clave para evitar inconvenientes, y llegar .

El capital del que se dispone, determinará las decisiones que se tomen al elegir los distintos proveedores, en base a las necesidades específicas del evento.

UNA META MÁS

exitosamente a término.

Inversión.

• Esta no se realiza solo con dinero, sino también con el esfuerzo y el tiempo que se le dedica a la organización del evento.

• Es una importante herramienta que nos ayudará a obtener una visión más clara y amplia de los recursos materiales y financieros que se requerirán para desarrollar con éxito el evento.

• Es aconsejable también separar un 15 o 20% extra para gastos imprevistos.

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Tipos de preseupuesto.

1. Cuando el presupuesto se adapta al evento: • Es en el caso por ejemplo de la organización de congresos, conferencias, etc.

• Se proyecta un presupuesto de acuerdo a una planificación general, a necesidades específicas, y a objetivos pre establecido.

• Se debe estimar de la manera más realista, las posibilidades de recuperación de esos costos, o eventuales ganancias que reporte el evento.

2. Cuando el evento e adapta al presupuesto.

• Es el caso de eventos sociales en general, y empresariales como UNA META MÁS

lanzamientos, jornadas de capacitación, etc., donde los organizadores cuentan con un monto de dinero predeterminado, y deben adecuar la contratación de proveedores y servicios, de acuerdo al mismo.

3. Planificación de presupuesto.

• Una vez que se establecen las metas y objetivos del evento, se planifican las acciones y los tiempos, por lo que debemos cuantificar lo que va a representar cada una de estas tareas y etapas a desarrollar.

• Una buena técnica para que no se escape ningún detalle, es realizar el listado de elementos comenzando a imaginar el paso a paso de la celebración.

• El tener en cuenta cada uno de los detalles, nos llevará a lograr una idea más exacta del presupuesto requerido.

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¿Qué se debe considerar en la planificación de un presupuesto? Se debe representar el monto total invertido en la organización de un evento, es el total de gastos en que se incurre. Al planificar un evento y desarrollar su presupuesto, tenemos 2 tipos de costos o egresos: 1. Costos fijos.

• Los costos fijos son los que vamos a tener que cubrir independientemente de la cantidad de asistentes que lleguen al evento.

• Producción pre-evento, gastos de personal designado y papelería.

• Difusión, promoción del evento, publicidad y rueda de prensa. envío de invitaciones.

• Locación, el lugar dónde se hará el evento. Ocupará un importante porcentaje de los costos totales del evento.

UNA META MÁS

• Diseño, impresión y costo de

• Área y servicio de estacionamiento.

• Equipamiento técnico, sonido, proyección, decoración, fotografía y video.

• Viáticos, transporte y alojamiento de oradores e invitados especiales.

• Actos protocolares de apertura y cierre del evento.

• Traductores si fuera necesario.

• Sistema de inscripción y acreditación.

• Contratación de show o actividades, extra al evento.

• Cobertura de seguro de equipamiento y personal.

2. Costos Variables.

• Los costos variables están determinados por la cantidad de asistentes o invitados.

• Material de acreditación, credenciales,

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• programas, folletería, regalos, Servicio de Catering, coffee, breáis, almuerzos, cenas.

• Personal temporario.

• Estacionamiento.

• Computadoras y mobiliario.

• Gastos bancarios.

• Personal de seguridad y limpieza.

Imprevistos.

• Es importante tener en cuenta que existen una serie de imprevistos o

UNA META MÁS

contingencias durante la organización del evento, por lo que es bueno contar con un monto extra para poder cubrirlos.

Se recomienda considerar entre un 10% y 15% de los posibles egresos totales.

Esto nos dará la flexibilidad necesaria al presupuesto, para llegar al final del evento pudiendo cubrir cualquier contratiempo.

Cotización de presupuestos.

• Para cada rubro a cubrir, es muy importante

solicitar

más

de

3

cotizaciones, y así poder armar un presupuesto final más conveniente y ajustado para el evento.

Es factible que desde que se solicita el primer presupuesto, hasta el día de la 92

contratación, haya una modificación en

la

cotización, ya

que

los

proveedores manejan entre 15 días y un mes en la congelación de las c cotizaciones.

Carpeta de cotizaciones.

• Es vital contar con el respaldo de todas las cotizaciones que se soliciten, para tener presentes las condiciones de pago y entrega en cada caso. Eso además permitirá, si algún proveedor fallara, tener las demás opciones a mano.

También es importante guardar las tarjetas y números de contacto para casos de emergencia.

Organizador de eventos.

negociación de distintas actividades.

• Encontrar y reservar lugares adecuados.

• Comprobar los contratos de seguros, la concesión de licencias y el

UNA META MÁS

Los organizadores de eventos se involucran en la planificación, coordinación y

cumplimiento de la normativa salud y seguridad.

• Organizar las invitaciones y la publicidad.

• Procesar registros y pagos • Organizar el alojamiento y los servicios de comidas.

Las cualidades que debe tener organizador de eventos son: • Ser sociable, discreto, tranquilo y bien organizado.

• Planear el trabajo con anticipación y priorizar tareas.

• Estar dispuesto a viajar.

• Trabajar bien en equipo.

• Prestar atención a los detalles.

• Ser capaz de analizar y evaluar la información y de generar informes.

93

Plan B Organizar un evento es una tarea que requiere mucho foco y energía.

Quienes nos encargamos de esto tenemos que estar atentos a cada detalle y contar siempre con un plan B. Muchas veces existen factores externos sobre los cuales no tenemos control y que nos suelen causar varios dolores de cabeza.

Beneficios de los eventos empresariales.

• Mejorar las relaciones con clientes y fidelizar clientes potenciales: debido a que con este evento nuestro cliente se sienta satisfecho con la atención que UNA META MÁS

se le brindo durante el evento.

• Fortalecer relaciones con colaboradores y mejorar el clima laboral • Posicionar la compañía: al crear evento empresariales de buena calidad todos hablaran de nuestra organización y se verá mejor posicionada la compañía • Proyectar una imagen positiva a la empresa • Generar publicidad voz a voz: garantiza que tengamos una publicidad más notoria • Promover valores intangibles.

Items para tener encuentra.

Las principales inquietudes que pueden presentarse en la organización de un evento son: • ¿Qué productos ofrecer?

94

• ¿Quiénes asistirán?

• ¿Qué estrategia presentar?

• ¿Cómo satisfacer al público?

• ¿Qué se va a obtener a cambio?

Algunos de los problemas que se pueden dar son:

Es fundamental establecer cuáles son los objetivos que tiene la Gerencia para llevar a cabo el evento (motivación, fidelización, capacitación, integración del personal, etc.).

UNA META MÁS

• No tener en claro el objetivo del evento.

• Descuidar la comunicación interno.

95

Para eso hay que considerar qué quiere comunicar la gerencia, cuál es el resultado de la última encuesta de clima, y como se puede aprovechar la ocasión para dar algún tipo de respuesta o devolución al personal.

• No atender el aspecto logístico.

Conviene tener en cuenta la distancia y accesos en relación con el traslado de los elementos con los que se va a trabajar, del personal que armará y desarmará las estructuras, de la preparación y distribución de los alimentos.

UNA META MÁS

• Dejar que el evento lo realice una persona profesional.

En la realización de un evento deben trabajar juntas y de manera sincronizada muchas personas, de rubros muy diferentes. Por eso es importante saber del tema; considerar los tiempos y las múltiples necesidades en cada sector, y poder prever los problemas para anticiparse a cada uno.

Comencemos desde el principio. ¿Ya tienes la idea de lo que quieres lograr? Para dar el primer paso definir el propósito del evento es lo que necesitas para planificar y organizar las actividades junto con tu equipo de trabajo; básicamente de esto trata la primera fase, y a nivel general.

La clave de esta etapa está en planificar cada tarea, sin perder detalle de lo que cada una conlleva; elegir el responsable ideal es importantísimo. Trabajar juntos por el mismo fin, con reuniones esporádicas pero productivas jugará un papel un importante para el tema del manejo del tiempo. Entre más pro actividad y orientación al detalle, mejor, se debe tener en cuenta: • Objetivos del evento • Público objetivo • Tipo de evento • Lugar y fecha: búsqueda y reserva con anticipación 96

• Lista e invitación de invitados • Elaboración de Presupuesto • Definir programación del evento (agenda)

• Proveedores: cotización, evaluación y elección • Contratación de proveedores y facturación • Promoción y divulgación: Redes sociales, correo electrónico, boletín virtual, etc.

• Comercialización del evento • Diseño e Impresión: Material para escenografía, registro, entre otros.

EVENTO Ejecución del evento.

Organizar eventos promueve y facilita el logro de objetivos de posicionamiento y conocer las características de los eventos en donde la selección del tipo de evento debe responder a objetivos concretos de la organización en cuanto a: • Tipo de colectivo que desea reunir.

• Para qué desea recibirlos.

UNA META MÁS

promoción institucional de la organización frente a los públicos. La importancia de

• Cómo abordar el tema central por el que se les reúne.

• Qué

papel

desempeñan

o

pueden

desempeñar dichos colectivos para la organización.

97

Principios básicos.

• Principio de precisión.

Cuando se carece de planes precisos, cualquier

negocio

no

es

propiamente tal, sino una aventura, ya que mientras el fin buscado sea impreciso, los medios que se coordinen

serán,

necesaria

o

de

manera parcial.

Siempre habrá algo que no podrá planearse en los detalles, pero

UNA META MÁS

cuando mejor se fijen los planes, será menor ese campo de lo eventual.

• Principio de flexibilidad.

Flexible es lo que tiene una dirección básica, pero permite pequeñas adaptaciones momentáneas, pudiendo después volver a su dirección inicial.

Todo plan preciso debe prever, en lo posible, varios supuestos o cambios que puedan ocurrir.

• Principio de unidad.

Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno solo para cada función, y todos los que se aplican en la empresa deben estar de tal modo coordinado e integrado que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general. Al hablar de la dirección, se repetirá este principio exclusivamente para distinguirlo del de la unidad de mando.

98

• Principio de Participación.

Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán de estructurarlo. O que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento. La elaboración en grupo asegura un resultado más objetivamente eficiente, puesto que varios colaboran en formarlo con puntos de vista distintos y complementarios.

Duración de un evento.

Probablemente el día más estresante para todos los que trabajan tras bambalinas; en esta etapa, un poco critica por el nivel de estrés, se requiere toda tu atención a cada detalle de la agenda establecida, tu coordinación a todo el equipo y supervisión a la logística son cruciales para que el evento fluya como esperas, así que no olvides: • Registro de invitados.

• Señalización del evento.

• Montaje del salón (medios audiovisuales, decoración, equipos).

• Alimentación ( break, cena, buffet).

UNA META MÁS

• Programación u orden del día.

• Agradecimientos y recordatorios (asistentes, colaboradores, patrocinadores).

POS-EVENTO Las actividades de esta etapa dependen del tipo de evento, ya que unas requieren una mayor evaluación por parte del cliente y usuario final (invitados), pero sin duda también del equipo de trabajo en relación a cada tarea delegada.

Esta última parte, específicamente lo que tiene que ver con todos los puntos para realizar el tema de la evaluación, se realiza normalmente los primeros días después de realizado el evento.

99

• Desmontaje.

• Memorias del evento.

• Cierre financiero.

• Evaluación general y específica del evento.

• Calificación de los proveedores y exponentes (calidad y cumplimiento).

• Análisis final (puntos fuertes y a mejorar).

Esperamos que haya sido de provecho para que tengas en cuenta al momento de ejecutar lo que tienes en mente, pero sobre todo a organizarte mucho mejor para poder realizar una lista detallada de todo lo que puede implicar un evento.

Fracaso Pueden existir una serie de razones o motivos por los que un evento puede dar al

UNA META MÁS

traste con los objetivos esperados por sus organizadores, tal es el caso de las siguientes situaciones: • Lo ofrecido no satisface las expectativas creadas.

• Inexistente o pobre planificación con un enfoque práctico.

• Asistencia disminuida con relación a lo planificado.

• Baja motivación de organizadores y asistentes.

• Objetivos difusos desde un inicio.

• Mala preparación y atención del personal.

• Incumplimientos (puntuales o reiterados) en los tiempos y espacios.

100

EVALUACIÒN CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA EJECUCIÓN DE UN EVENTO EMPRESARIAL

Nombre:

Fecha:

De acuerdo con la información suministrada durante la conferencia, marque con una (X) la respuesta que considere correcta.

1. En qué consiste el principio de unidad a. Toda planeación debe ser detallada y aparecer descrita en acciones b. Se debe diseñar una planeación para cada acción y coordinarlas entre sí. c. Se debe dejar margen de flexibilidad, sujeta a cambios imprevistos. d. Se debe compartir las actividades planificadas del evento en sí.

UNA META MÁS

concretas.

2. Cuáles son los tres principios básicos a. Principio de precisión, flexibilidad y unidad. b. Principio de flexibilidad, unidad y detallada. c. Principio de unidad, detallada y precisión. d. Principio de flexibilidad, detallada y precisión.

3. Que es un evento empresarial a. Son una acción que se plantea para celebrar una ocasión b. Es una estrategia que se realiza de manera esporádica y positiva. c. Es una acción que involucra como temática principal el arte. d. Son los que la empresa plantea dentro de su estrategia de Marketing.

101

4. Cuรกl es la importancia de un evento empresarial a. Permite desarrollar el acontecimiento con fluidez segรบn lo previsto. b. Mejora las relaciones con clientes y fidelizar clientes potenciales. c. Promover valores intangibles. d. Mejorar y fortalecer las relaciones interpersonales.

5. Cuรกles son las 5 etapas para la planificaciรณn de un evento a. Previsiรณn, control, direcciรณn, planificaciรณn y perfecciรณn. b. Supervisiรณn, direcciรณn, perfecciรณn, disposiciรณn y presupuesto. c. Previsiรณn, organizaciรณn, integraciรณn, direcciรณn y control.

UNA META Mร S

d. Supervisiรณn, control, direcciรณn, presupuesto y planificaciรณn.

102

EJERCICIO PRÁCTICO Objetivo de la actividad: El objetivo lograr que todos los participantes, adquiera mas conocimientos acerca de un pre-evento, evento y pos-evento.

La actividad consiste en: • Se dividen por tres grupos con la misma cantidad de personas • Un participante elegido por el grupo sacara un papel donde dirá que les corresponde hacer puede que sea un pre-evento, evento y pos-evento.

• Cada Grupo debe identificar los conceptos y principios básicos de un evento empresarial, dependiendo de lo que les haya correspondido • En un pliego de papel ellos deberán dibujar los conceptos que relacionaron con la actividad correspondiente UNA META MÁS

• Por último pasaran exponer de manera detallada cada uno de sus dibujos

103

RESUMEN Un evento es ante todo una herramienta de gestión táctica del área Marketing y de Relaciones Públicas de una empresa o institución. Es decir importa beneficios tanto sea para la prosecución de los objetivos comerciales como para los comunicacionales e institucionales. Asimismo, por la naturaleza de los temas con lo que trabaja -imagen, vinculación con los públicos, negocios- , posee claras connotaciones estratégicas, de forma tal que un evento reporta una serie acciones que impactan en las metas organizacionales de corto, mediano plazo y largo plazo.

SELECCIONAR EL PÚBLICO OBJETIVO No se trata de preparar un evento para grandes masas, sino seleccionar los clientes, profesionales, invitados, ponentes y empleados más idóneos para la consecución UNA META MÁS

de los objetivos de cada evento, que previamente han de definirse lo mejor posible.

Un evento supone una inmejorable oportunidad de hacer networking de calidad, por lo que en la selección de invitados hay que tener en cuenta el prestigio y capacidad de influencia de cada uno de ellos.

Si queremos triunfar con el evento corporativo debemos preparar un lista de tareas, porque es realmente importante para la planificación y el organizador del evento.

Por este motivo, es necesario anotar todo lo que nos viene a la mente mientras estamos planificando u organizando el evento, porque es la mejor forma de que no se olvide ningún detalle y el evento sea un éxito rotundo.

La gran ventaja de tener preparada una lista de tareas cuando estás organizando un evento corporativo es que ayuda a realizar un seguimiento de todas las cosas que se hacen así como de las cosas que quedan por hacer, ya que hay numerosos detalles importantes que están involucrados.

104

Un símil de este ejemplo sería cuando vas al supermercado con la lista de la compra para no olvidarte nada, es decir, una lista con las cosas que necesitas comprar para tu casa como es la comida o cualquier otro producto.

Debes tener en cuenta que la organización de un evento corporativo supone hacer demasiadas gestiones como son: • Alquilar sala.

• Proveedores de bebidas, refrescos y café • Iluminación • Sonido • Exponentes • Entradas o Tarjetas de acceso Establecer el presupuesto Una de las claves principales para tener éxito con un evento empresarial es ahorrar al máximo los costes de la organización, y para conseguirlo es de vital No hay duda que el presupuesto dependerá en gran medida del tipo de evento o tamaño (número de asistentes) que se está organizando, pero igualmente es necesario abaratar los costes del evento para no perder dinero.

UNA META MÁS

importancia buscar patrocinadores que colaboren con el acontecimiento.

Sin embargo, aunque sea importante reducir los costes de la organización para el evento, debes tener en cuenta que este ahorro no puede afectar a la calidad del evento porque si no la reputación de tu empresa se verá perjudicada.

Plan b Otra cosa bastante importante que debes hacer cuando organizas un evento empresarial es tener un plan de emergencias o si lo prefieres un Plan B, porque siempre existe alguna posibilidad de que el evento salga mal o se produzca algún imprevisto (algo muy común).

La gran ventaja de tener un plan de emergencia o plan B es que evita sufrir malos ratos en el evento, y por tanto, garantiza estar preparado para ello si ocurriera.

Esto no quiere decir que seas un pesimista cuando organizas el evento, al contrario, es inteligente saber adelantarse a las situaciones para que no te cojan de imprevisto

105

sin saber qué hacer o cómo actuar, por ello es de vital importancia tener diseñado un plan B por si fuera necesario hacer uso de él.

Cuando realizas un plan B para el evento debes tener en cuenta cualquier situación o tarea pero siempre con sentido común, es decir, no tienes que contemplar todas las situaciones posibles aunque sí las más importantes

CONCLUSIONES • Por medio de esta cartilla dimos a conocer los conceptos y principios básicos para la realización de un evento empresarial siendo esto de gran ayuda y

UNA META MÁS

aprendizaje.

• Es importante conocer todos los momentos que se puedan dar como apoyo en la realización de un evento empresarial y dar interacción directa frente a tan importante tema que hace que un evento supere sus expectativas y haga que los clientes hagan una satisfacción total.

• Este trabajo es una herramienta para ser utilizada en el logro de las metas proyectadas para el enfoque de diversos eventos, siendo indispensable para el logro de las metas modernizadas, identificando las fortalezas y debilidades de los distintos factores, así como una visualización de las oportunidades y riesgos que se puedan presentar en el nuevo contexto del desarrollo de la actividad, valorizando las acciones de un camino de progreso para la creación y el éxito de un evento empresarial.

• Es indispensable que a la hora de realizar un evento empresarial tengamos en 106

cuenta los parámetros ya mencionados, para que este salga con total

satisfacciรณn determinando cada concepto y principio necesario para la

UNA META Mร S

realizaciรณn de este.

107

CAPÍTULO II CLASIFICACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES Y SOCIALES En el siguiente capítulo se podrá evidenciar la clasificación de los eventos empresariales y sociales, lo cual ayuda a tener un concepto claro sobre cada uno de estos, demostrando la importancia y lo que se debe tener en cuenta al momento de la realización. Por medio de este capítulo se tiene como finalidad el análisis y un mayor conocimiento referente a los diferentes eventos que se encuentran aquí.

UNA META MÁS

CLASIFICACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES Y SOCIALES Un evento es un suceso que requiere de una planificación bien elaborada, para que cada uno de los aspectos de esta se conformen adecuadamente y se tenga un orden y control en el proceso, estos eventos pueden ser motivados por diferentes causas las cuales son: 1. De acuerdo con la naturaleza del evento.

108

• Culturales: Los eventos culturales son un acontecimiento en el cual se difunde la cultura, creencias, valores y algunas de las tradiciones de las diferentes sociedades, estos eventos se toman como un acontecimiento que estimula creación y reproducción de fenómenos, como un acto que permita el conocimiento y un fortalecimiento por parte de los individuos y las comunidades que identifican esta cultura.

En diferentes países se realiza una variedad de eventos, que por medio de representaciones, competencias y encuentros de los diferentes creadores y audiencia, se promueve la difusión de la cultura nacional.

Se debe tener en cuenta:

1.

2.

3.

4.

¿Dónde y cuándo se realizara el evento? ¿A quién está dirigido? ¿Cuál es el motivo principal del evento? ¿Qué resultado se debe tener se con la organización del evento?

• Sociales:

Se debe tener en cuenta: 1.

2.

3.

4.

Espacio amplio.

Buena ubicación.

Excelentes montajes.

Buena planeación.

UNA META MÁS

Un evento social es un suceso importante que abarca cualquier área social, artística o deportiva, este tiene como objetivo principal la unión o relación de las personas invitadas, con el fin de generar un beneficio y un bien común en la organización la cual está realizando dicho evento.

• Comerciales: Un evento comercial ayuda a la exhibición de productos que facilitan las transacciones comerciales entre compradores y vendedores.

109

Cada uno de los eventos comerciales que se realizan pueden ayudar a determinar objetivos de negocios tales como dar a conocer nuevos productos, servicios, marca, esta clase de eventos ayuda a mejorar la productividad de la empresa, incentivar la fuerza de ventas.

Se debe tener en cuenta:

UNA META MÁS

1.

2.

3.

4.

5.

La organización.

Diseño de un evento.

Cronograma.

Objetivos.

Elaborar plan de contingencia.

•

Deportivos:

Un evento deportivo es un suceso realizado con el fin de integrar a los invitados, realizando actividades lúdicas o diferentes juegos deportivos que ayuden a la interacción y un buen ambiente para ellos.

Se debe tener en cuenta: 1. El objetivo del evento.

2. A quien está dirigido.

3. Se determina que deporte se realizara y quiénes serán los participantes.

• Educativos.

110

Son el conjunto de actividades de carácter profesional, artístico o técnico que implica algún tipo de enseñanza o capacitación.

Se debe tener en cuenta: 1. Qué quiero? Definición del objetivo, acciones y metas 2. ¿Qué necesito? Análisis de los recursos. ¿Con quién lo voy a conseguir?

• Políticos.

Se debe tener en cuenta: 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

El lanzamiento de la campaña.

Nombramiento de funcionarios.

Debates políticos.

Cierres de la campaña.

Reuniones de trabajo.

Eventos a beneficio.

Firmas de acuerdo.

Conferencia de prensas.

UNA META MÁS

Acontecimiento programado por entes públicos o gestores del estado que están regidos por las normativas de los mismos.

Ejemplo: Lanzamientos de campaña, Nombramiento de funcionarios, debates, congresos, cierre de campaña, reuniones de trabajo.

• Científicos.

111

Los eventos científicos son actividades claves para el proceso de difusión de conocimiento, para la presentación de nuevos hallazgos y para el desarrollo de la ciencia en una comunidad. Por ello, en distintas partes del mundo se llevan a cabo reuniones, ferias, congresos y conferencias que son un reflejo del progreso tecnológico y del desarrollo científico.

UNA META MÁS

Se debe tener en cuenta: 1. Se debe tener muy bien planeado el objetivo o el tema del que se tratara es lo más importante.

2. Tener un buen tiempo para la planificación.

3. Elija la fecha y locación correctas.

4. Crear una agenda balanceada.

5. Seleccionar cuidadosamente sus ayudantes claves.

6. Estar preparado para las emergencias.

2. De acuerdo con el grado de exclusividad.

• Publico.

Es aquel que independientemente de quien lo organice está destinado al público en general, ya que su objetivo es transmitir algo a la sociedad. Los eventos públicos pueden ser de participación ilimitada o a su vez para poder participar en ellos se requiere de una invitación o entrada.

112

• Privado.

Son aquellos que transmiten información confidencial que solo algunas personas están autorizadas a escuchar, lo que quiere de decir que para este tipo de eventos los participantes son escogidos cuidadosamente.

3. De acuerdo con el alcance y magnitud del evento.

Un evento mundial es aquel en el que participan naciones de todo el mundo. Se requiere escenarios para estimar la población del evento compuesta por espectadores, asistencia de actores tales como atletas, pero también la población que asiste a los eventos de acceso libre. Se necesita simulaciones para modelar la dispersión de la población del evento.

Los eventos grandes pueden ser clasificados en cuatro categorías, que son en: 1.

2.

3.

4.

UNA META MÁS

• Mundial.

Magnitud: Evento único o grupo de eventos.

Dispersión: Uno o múltiples sitios.

Frecuencia: Por única vez, habitual, bianual, otro.

Población: Personas que tiene parte en el evento, participantes, espectadores.

• Internacional.

113

Son aquellos que sean organizados por alguna institución internacional, donde cuya sede se ha decidido que será en nuestro país, aunque también se pueden determinar evento internacional cuando varias personas de otros países vienen a reuniones a nuestro país.

Este debe cumplir con ciertas características que son:

UNA META MÁS

1.

2.

3.

4.

5.

Salón.

Sede especial.

Accesibilidad.

Cantidad de invitados.

Presupuesto.

• Regional.

Son aquellos que se llevan a cabo en una región determinada del país, los cuales se realizan con la finalidad de celebrar algún evento cultural, informativo o académico.

• Nacional.

Son eventos generados por instituciones y organismos que son de carácter estrictamente nacional y que pueden llegar a tener o no invitados extranjeros, aunque este último aspecto no constituye a una condición fundamental.

RESUMEN

114

Un evento es un suceso que requiere de una planificación bien elaborada, para que cada uno de los aspectos de esta se conformen adecuadamente y se tenga un orden y control en el proceso Evento cultural: Los eventos culturales son un acontecimiento en el cual se difunde la cultura, creencias, valores y algunas de las tradiciones de las diferentes sociedades, estos eventos se toman como un acontecimiento que estimula creación y reproducción de fenómenos, como un acto que permita el conocimiento y un fortalecimiento por parte de los individuos y las comunidades que identifican esta cultura.

Evento social: Un evento social es un suceso importante que abarca cualquier área social, artística o deportiva, este tiene como objetivo principal la unión o relación de las personas invitadas, con el fin de generar un beneficio y un bien común en la organización la cual está realizando dicho evento.

Evento deportivo: Un evento deportivo es un suceso realizado con el fin de integrar a los invitados, realizando actividades lúdicas o diferentes juegos deportivos que ayuden a la interacción y un buen ambiente para ellos.

UNA META MÁS

Evento comercial: Un evento comercial ayuda a la exhibición de productos que facilitan las transacciones comerciales entre compradores y vendedores.

Evento educativo: Son el conjunto de actividades de carácter profesional, artístico o técnico que implica algún tipo de enseñanza o capacitación.

Evento político: Acontecimiento programado por entes públicos o gestores del estado que están regidos por las normativas de los mismos.

Ejemplo: Lanzamientos de campaña, Nombramiento de funcionarios, debates, congresos, cierre de campaña, reuniones de trabajo.

Evento Científico: Los eventos científicos son actividades claves para el proceso de difusión de conocimiento, para la presentación de nuevos hallazgos y para el desarrollo de la ciencia en una comunidad. Por ello, en distintas partes del mundo se llevan a cabo reuniones, ferias, congresos y conferencias que son un reflejo del progreso tecnológico y del desarrollo científico.

Evento mundial: Un evento mundial es aquel en el que participan naciones de todo el mundo. Se requiere escenarios para estimar la población del evento compuesta por espectadores, asistencia de actores tales como atletas, pero también la

115

población que asiste a los eventos de acceso libre. Se necesita simulaciones para modelar la dispersión de la población del evento.

Evento internacional: Son aquellos que sean organizados por alguna institución internacional, donde cuya sede se ha decidido que será en nuestro país, aunque también se pueden determinar evento internacional cuando varias personas de otros países vienen a reuniones a nuestro país.

Evento nacional: Son eventos generados por instituciones y organismos que son de carácter estrictamente nacional y que pueden llegar a tener o no invitados extranjeros, aunque este último aspecto no constituye a una condición fundamental.

EVALUACIÓN

UNA META MÁS

Nombre:

Fecha:

Marque con una X la respuesta correcta.

1. Los eventos se clasifican de acuerdo a : A. La naturaleza del evento, grado de exclusividad, alcance y magnitud del evento.

B. Sociales, Culturales, Científicos, Políticos y Tecnológicos.

C. Mundial, Internacional, Nacional, Regional y Local.

D. Públicos y Privados.

2. ¿Qué es un evento?

116

A.Es un suceso de importancia que se encuentra programado, el cual puede ser social, artístico o deportivo.

B. Es una confrontación de saber alcanzado en una determinada materia del conocimiento en el cual participan especialista y otras personas interesadas.

C.Es un tipo de exposición oral, impartida por especialistas, centrada en la presentación de un tema específico.

D.Son actividades de carácter profesional, artístico o técnico.

3. ¿Qué es lo primero que se debe tener en cuenta al momento de realizar un evento regional o internacional?

A. Se debe realizar un estudio en el cual se especifique la cantidad de personas que asistirán al evento.

B. Determinar objetivos de negocios tales como dar a conocer nuevos productos, servicios y marca.

C. Se tiene que designar cuál será el país y la ciudad sede en la que se realizara el evento.

D. Se debe tener designado un lugar específico donde los invitados puedan llegar fácilmente.

A. Es un tipo de exposición oral, impartida por especialistas, centrada en la presentación de un tema específico y de interés para el público al cual está destinada.

B. Es una herramienta imprescindible que las empresas utilizan para motivar, fidelizar y reconocer a sus clientes mediante la organización de eventos promocionales.

C. Es un tipo de exposición donde se busca promover el dialogo, crear sentimientos y marcar presencia.

D. Es un suceso de importancia que se encuentra programado, el cual puede ser social, artístico o deportivo.

UNA META MÁS

4. ¿En qué consiste la realización de un evento público?

5. ¿Qué es un seminario?

A. Son interacciones entre dos o más personas y en general son para transmitir información.

B. Es una reunión especializada, de naturaleza técnica o académica, que intenta desarrollar un estudio profundo sobre una determinada materia.

C. Reunión de personas en un lugar específico en el cual pueden divertirse o celebrar un acontecimiento.

D. Es un evento social, económico y cultural, el cual sirve para abarcar generalmente un tema o propósito común.

117

EJERCICIO PRÁCTICO

Para la terminación del tema se quiere ver los conocimientos que obtuvieron cada uno de los aprendices, para ello deben:

UNA META MÁS

1. Reunirse en sus grupos de trabajo.

2. Cada grupo deberá crear un evento empresarial 3. Deberán transcribir el paso a paso que tuvieron al realizar el evento teniendo en cuenta los siguientes factores:

118

• • • • • •

Lugar del evento Invitados Fecha y hora Presupuesto Logística Objetivos que quieren lograr

4. Se debe tener en cuenta la redacción y la idea principal que se tuvo al momento de crear el evento.

5. Un representante del grupo pasara al frente, este debe exponer como lo crearon y cuál es la idea principal que se tiene con la realización de este evento.

CONCLUSIÓN

UNA META MÁS

En conclusión nos queda que a través de la clasificación de eventos ya sean empresariales, sociales. Podemos llegar a alcanzar varios beneficios los cuales nos ayudaran a fortalecer el concepto básico que se tiene sobre cada uno de estos, y poder alcanzar una mayor efectividad y análisis en el momento de realizarlos.

119

UNA META MÁS

CAPÍTULO III TIPOS DE EVENTOS

El contenido que vera a continuación ilustra de manera explícita los tipos de eventos y como estos son necesarios y de gran beneficio a la hora de realizar un evento de cualquier índole basada en la organización, la calidad del servicio y la satisfacción del cliente.

Además, encontrará una actividad académica que servirá de guía a la hora de ejecutar un evento, con una gran organización donde se dé la calidad y satisfacción frente al servicio que se presente con cada uno de los recursos que sean necesarios en el desarrollo de este.

120

La realización de un evento es de gran importancia, ya que trae muchos beneficios para cualquier organización que a través del tiempo se han considerado como parte integral para mantener las buenas relaciones, es decir, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favoreciendo las relaciones empresa/cliente y facilitando la adaptación de su producto de forma directa sobre el mercado. Lo que repercutirá en el éxito del mismo.

TIPOS DE EVENTOS

Eventos empresariales.

Un evento empresarial es un acto que sirve a las empresas para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca y así dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que facilita la relación y genera fidelización.

Los eventos empresariales más utilizados son:

• Concentración entre la mayor parte de personas con intereses comunes, donde uno representa la oferta y la otra la demanda.

• Un coordinador registra el interés de cada parte y les fija una cita.

• Habitualmente se realizan en el marco de congresos, y exposiciones con exposiciones paralelas.

UNA META MÁS

1. Rueda de negocios.

2. Workshop.

• Taller de trabajo para profesionales de un mismo rubro, actividad o profesión.

• Es en ámbito dialogado y de intercambio informativo, entre colegas.

• Se impuso en turismo y se extendió a otros campos.

3. Desayuno de trabajo.

• Reuniones para tratar un tema predeterminado, 2hs aprox.

• Se intercambian ideas, dirigidas por un modelador, es un trabajo en equipo distendido.

121

UNA META MÁS

4. Asambleas.

• Son reuniones numerosas de personas con fines sociales, culturales o económicos.

• Reuniones que buscan consenso entre las partes sobre la toma de decisiones.

Asambleas ordinarias: aprobación de balances, presupuestos, etc.

Asambleas extraordinarias: aprobación especial del tema. Cuando la resolución no está prevista en el estatuto.

5. Simposio.

• Reunión de especialistas, profesionales e idóneos con el propósito e abordar materias de su particular interés.

• Cada uno expone sucesivamente diferentes aspectos del asunto o trabajo.

• Cada expositor dispone de un tiempo para disertar de entre 20 y 45 minutos aproximadamente, es una buena oportunidad para que el público, una vez finalizada la actividad, posea una visión integrada de la materia tratada.

6. Jornadas.

122

• Son encuentros donde los asistentes participan activamente con los profesionales disertantes. Por lo general, una vez finalizadas las exposiciones, se forman equipos de trabajo para experimentar sobre el tema tratado a través de talleres o work shops. Cada tema en 1 jornada y 1 día, o sea disertación, debate y conclusiones en un mismo día.

• Tiene como objetivo formar a los individuos que asistan al mismo. Los preparativos son elementales ya que quienes dictan los cursos deben tener el suficiente conocimiento de los temas a tratar y deben ser preparados aquellos elementos que vayan a ser usado. Se considera que los elementos utilizados durante la formación son elementales ya que son tan significativos como las instrucciones dadas.

Suelen combinarse elementos visuales, auditivos y actividades didácticas.

8. Presentaciones.

UNA META MÁS

7. Cursos:

• Estos eventos son utilizados para lanzar y publicitar servicios o productos.

Suelen durar algunas horas, pero es necesario generar mucho interés en aquellas personas que recurran a la presentación. Los temas tratados serán claves en estos eventos. Los comunicados deben ser emitidos de tal manera que no parezca propaganda.

Eventos Culturales.

Un evento cultural es un acontecimiento donde se difunde la cultura, creencias, valores, tradiciones de alguna sociedad, actividades que estimulan la creación, difusión y reproducción de fenómenos como actos que permiten un conocimiento, y fortalecimiento de la identidad cultural de los individuos y comunidades.

Los eventos culturales tienen como propósito propagar y difundir cuestiones culturales, sean estas musicales, de pintura, fotografía, baile, entre muchos otros.

Pueden ser presentadas en formas de charlas, exposiciones, cursos intensivos, debates, entre otros.

1. Congreso.

123

• Reunión periódica que reúne a miembros de una asociación, organización o entidad para debatir cuestiones previamente asignadas.

• Prevé tres sesiones preliminares; la inaugural, que informa sobre la finalidad y los temas a tratar; la media, donde se consideran los trabajos preliminares y las condiciones; y la etapa final, en la que se informan los resultados alcanzados.

• Se inicia con un acto de apertura, luego las reuniones plenarias paralelas y finaliza con una ceremonia de clausura.

UNA META MÁS

2. Seminario.

• Clase o encuentro en que se reúne un profesor o un profesional distinguido, relevante, con los discípulos o con los profesionales en etapa de perfeccionamiento, para llevar a cabo trabajos de investigación o análisis sobre determinados temas u opiniones propias de la actividad. La duración es relativa (puede ser de 1, 2 o más días).

• Estos pueden ser utilizados como medios comerciales Suele haber ponientes reconocidos, que no necesariamente tenga conocimientos específicos, pero es una manera de atraer mayor cantidad de gente.

3. Foro.

• El objetivo principal de un foro es permitir a un grupo de personas comunicarse entre ellas, hablar sobre temas que les interesen o que quieran conocer.

• En un foro las personas pueden expresar de forma libre sus ideas y opiniones, pueden hablar sobre cualquier tema de conocimiento, desde el más común al más extraño. La mayoría se caracterizan por la utilización de un lenguaje informal y coloquial, distribuyendo de forma igualitaria el uso de la palabra. Los temas a tratar pueden ser de todo tipo, política, economía, salud, deportes, etc.

124

4. Debate • El debate es una discusión ordenada entre varias personas que exponen sus diferentes opiniones sobre un tema determinado. No se trata de una lucha o una pelea, sino que el debate es un acto comunicacional que constituye una técnica o modalidad para discutir de manera formal a través de un moderador que dirige, guía y conduce el intercambio y la discusión.

• Puede darse luego de una asamblea, coloquio, simposio, etc. Discusión grupal e informal de aproximadamente 60 minutos.

5. Panel.

6. Espectáculos artísticos.

• La organización de un espectáculo, un certamen, una exposición, tiene el inconveniente de que aunque sea de una duración corta, requiere un periodo de preparación largo, ya que son muchos los aspectos y detalles a concretar para que todo se desarrolle como previsto; es precisamente esa corta duración la que no da opción a elaborar planes de contingencias exhaustivos, ya que las soluciones ante los inconvenientes han de implementarse en cuestión de horas, e incluso minutos.

UNA META MÁS

• Debate informal entre un grupo de hasta 8 personas, sobre un tema determinado. Moderador coordina la sesión de una hora y luego los disertantes pueden sintetizar sus ideas. El público puede realizar consultas a los panelistas.

7. Vernissage.

• Una vernissage es un evento cultural que organizan pintores, escultores y fotógrafos. Podría definirse como un encuentro previo a la inauguración de una muestra de arte.

125

• La finalidad es que los asistentes conozcan la obra del artista y la difundan.

Por este motivo, la calidad de la exposición y la organización del evento deberían ser impecable y causar la mejor impresión ante los visitantes.

8. Conmemoraciones.

• Es un evento que hace referencia al acto y el resultado de conmemorar: celebrar un aniversario, recordar a alguien o algo de manera solemne.

9. Concursos.

• Un concurso es un juego de competencia. Siempre consistente en que entre un grupo de individuos, uno o varios de sus miembros intenten alcanzar una meta superando una serie de obstáculos a través de la competición y ateniéndose a unas normas.

UNA META MÁS

10. Exposiciones y ferias.

126

• Este tipo de eventos profesionales son muy útiles como medios de publicidad y para obtener nuevos contactos. Estos eventos requieren mucha organización previa y durante el evento, siempre dependiendo esta de la cantidad de expositores que se presenten. En caso de ser exposiciones el tiempo debe ser cuidadosamente organizado, en el caso de las ferias son requeridos material ya que no se dispone de mucho tiempo para exponer. A diferencia de los eventos anteriores, estos permiten la interacción de grupos reducidos.

Eventos deportivos.

Los eventos deportivos son actividades que se realizan de manera esporádica y que tienen unas repercusiones positivas en el lugar donde se organizan.

La mayoría de las veces estos eventos son públicos, como lo son: 1.

2.

3.

4.

5.

Pruebas físicas.

Campeonatos.

Juegos.

Copas.

Torneos Relámpagos.

UNA META MÁS

Cada vez son más frecuentes.

Generalmente dependen de casas que los publiciten y patrocinen.

Algunos elementos que se deben tomar en cuenta son las autoridades y organizadores, por los medios que será transmitido, quienes concurrirán, donde será realizado, las medidas de seguridad, planificaciones por si surge algún tipo de emergencia entre otras cuestiones.

Eventos sociales.

Estos eventos son sucesos importantes programados con el fin de abarcar cualquier área, a su vez forman gran parte de la vida de las personas. Son comunes las fiestas de diversas índoles como los aniversarios.

Hay quienes consideran que dentro de estos eventos pueden ser incluidos los eventos deportivos o culturales. Sin embargo suelen ser diferenciados.

127

Estas organizaciones tienen como finalidad crear ambientes relajados donde las personas puedan relacionarse y divertirse. Como lo son los siguientes eventos: 1.

2.

3.

4.

5.

6.

Cumpleaños.

Aniversarios.

Desfiles.

Fiestas de egresados.

Fiestas de despedida.

Eventos infantiles.

Perfil de un buen organizador.

UNA META MÁS

Para la realización de un evento es necesario contar con un talento humano idóneo que se encargue de ejecutar el protocolo de cada una de las actividades que se desean organizar y para ello la persona encargada debe tener las siguientes características:

128

• Capacidad de liderar, delegar tareas y trabajar en equipo.

• Minuciosidad y apego a lo presupuestado..

• Observación sistemática y desagregada del entorno y el contexto.

• Actitud Pro activa y creatividad.

• Habilidades comunicacionales, empáticas y negociadoras.

• Conocedor de métodos científicos de investigación y planificación.

• Experiencia en el segmento en el que actúa.

• Disponer, a través de un grupo de proveedores externos, de una oferta de servicios de calidad, confiables y con precios justos.

Todo coordinador debe investigar para obtener información. La información es el elemento esencial para tomar decisiones, y él nos posibilita planificar, ejecutar y evaluar los resultados.

ACTIVIDAD ACADÉMICA

FICHA TÉCNICA Recursos: • • • •

Asistentes Ambiente amplio Mesas y sillas Tablero/ Computador.

1. Se deben reunir aproximadamente de 10 a 20 personas, con el fin de compartir sus opiniones del tema.

2. Una vez este organizado el grupo se hace una mesa redonda.

3. El grupo debe escoger tres personas, las cuales tendrán como finalidad la conducción de la actividad.

4. Una de esas tres personas, será el moderador ( debe crear 20 preguntas acerca del tema que se propuso), la siguiente persona será el conductor ( la finalidad de este será controlar los tiempos y realizar conclusiones cada 3 preguntas, esto servirá que el grupo comprenda mejor el tema; estas conclusiones las deberá anotar en la herramienta escogido por el grupo); por otro lado se encuentra el relator( esta persona debe tener una capacidad de análisis ágil, ya que dará conclusiones del tema y a su vez con su alta experiencia, realizará aportes cunado lo crea conveniente)

UNA META MÁS

Descripción de la actividad:

Los demás participantes darán opiniones de sus conocimientos acerca del tema.

129

EVALUACIÓN

Fecha: _____________________________________

Ciudad: __________________

Nombre: ____________________________________

Ficha: ___________________

1. Un evento es el momento perfecto para tener contacto directo con el objetivo principal, y de esta forma afianzar los lazos y vínculos entre las dos partes, según esto ¿Cuál sería el objetivo de un evento?. a) Fidelizar clientes y/o personal, comunicar novedades, compartir conocimiento, celebrar un acontecimiento (personal, profesional, empresarial), Potenciar negocios.

UNA META MÁS

b) Lograr cambios en el comportamiento del empleado con el propósito de mejorar las relaciones interpersonales. c) Desde dar a conocer nuevos avances en cualquier campo de la ciencia, la tecnología o la medicina, hasta tener un carácter cultural, social o político.

2. Si el seminario es una técnica de enseñanza basada en el trabajo en grupo y el intercambio de información de forma oral ¿Cuáles serían las características de un seminario? a) Los miembros tienen intereses comunes en cuanto al tema, además cuentan con un nivel de formación académica semejante. b) El tema o material del seminario exige la investigación o búsqueda especifica en diversas fuentes, un tema ya elaborado y expuesto en libros no justifica el trabajo de un seminario. c) Todas las anteriores.

3. Se reconoce como panel aquellas reuniones en las cuales se dialoga sobre un mismo tema, en el cual logran exponer sus puntos de vista y opiniones. ¿para realizar un panel es necesario una cantidad mínima y máxima de personas? ¿cuál es el número de integrantes?

130

a) No existe una cantidad específica para realizar un panel.

b) El panel Suele tener de tres a cinco integrantes; en todo caso, siete es el número máximo aceptable. c) Para realizar el panel debe ser de mínimo tres personas y de hay en adelante la cantidad de integrantes que quieran participar.

4. Toda mesa redonda cuenta con una persona la cual es llamada moderador ¿Cuál es la función del moderador en este tipo de evento? a) La función específica es convencer al auditorio de que lo que dice es válido y por consiguiente, lograr que el consenso del grupo se encauce por los caminos que él ha trazado. b) La persona encargada para esta función debe de ser imparcial y objetivo en sus intervenciones, resúmenes y conclusiones. Tendrá agilidad mental y capacidad de síntesis, y será muy prudente en el tiempo que tome para su participación.

5. El debate es conocido como la conversación entre varias personas en la cual exponen sus conocimientos sobre el tema en específico, para realizar esta clase de eventos los integrantes deben contar con el conocimiento necesario sobre el tema y así poder intervenir de forma exitosa. Según esto ¿Cuáles serían las reglas generales para crear un buen debate?

UNA META MÁS

c) Éste menciona el tema a tratar y explica cómo va proceder la actividad de manera que a todos les quede claro. Es quien cede la palabra y limita el tiempo de cada participante. Al final explica la conclusión alcanzada por los participantes

a. Dialogo ordenado y respetuoso, no es necesario contar con gran conocimiento sobre el tema. b. Es necesario tener conocimiento sobre el tema, pero varias personas pueden hablar al mismo tiempo no exigen el respeto por la opinión del otro. c. Es un evento donde el dialogo debe ser ordenado y respetuoso, dos personas no deben hablar al mismo tiempo y es de suma importancia que los participantes cuenten con los conocimientos necesarios sobre el tema.

131

Tema a Evaluar: Tipos de eventos

CONCLUSIÒN

UNA META MÁS

Para concluir este capítulo, logramos dar a conocer los diferentes tipos de eventos y la logística que se debe tener en cuenta para llegar a obtener un máximo resultado, teniendo en cuenta las necesidades que quiera satisfacer la empresa o el cliente tanto interno como externo, optimizando una planeación objetiva que se reconocerá en la ejecución del evento.

132

CAPÍTULO IV CONCEPTOS BÁSICOS DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Este capítulo abarcara diversos conceptos respecto a la organización de un evento empresarial. En primera instancia se deberá planificar la información teniendo en cuenta los conceptos básicos, es decir, ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Quiénes? Y ¿Con que recursos? Considerando que para la realización de un evento se debe tener una respectiva planeación, organización, control y evaluación, para que de esta manera obtengamos un buen resultado y sea satisfactorio para cada uno de los participantes.

¿Qué es un evento? Es una reunión de un determinado grupo de personas

UNA META MÁS

CONCEPTOS BÁSICOS DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

que trata un asunto en común; para que exista tiene que haber un objetivo.

Esta se logra llevar a cabo con tan solo dos individuos; es una actividad que requiere ser planeada, ejecutada, controlada y encaminada a lograr objetivos propuestos; bien sea de índole

empresarial,

asociativa

o

particular. ¿Cómo se hace un evento?

133

Para realizar un evento se debe tener en cuenta lo siguiente: • Fechas.

Las fechas determinan el día de la realización del evento, el establecimiento de esta permite empezar a gestionar el evento, si no se ha determinado no se puede reservar la sede ni contactar con proveedores ni mucho menos enviar invitaciones sin haber establecido la fecha del evento.

• Número de invitados.

El número de invitados afecta a la concepción estratégica del evento, las invitaciones se suelen enviar con un lapso entre 30-15 días. Dicha invitación debe ser contestada dentro de las 48 horas de haberle llegado para confirmar UNA META MÁS

cuantos asistirán al respectivo evento.cuantos asistirán al respectivo evento.

• Presupuesto.

Dependiendo el presupuesto asignado podremos planificar un proyecto más o menos ambicioso, por lo general se deben plantear varias propuestas con diferentes presupuestos mostrando estas detalladamente para saber en qué se distribuirá el dinero.

¿Cuándo realizar un evento?

El evento se realiza dependiendo la temática requerida, de ahí se identifica que día y a qué hora es conveniente la realización del evento. Teniendo en cuenta que no se debe realizar ni los lunes, viernes, sábados, domingos, festivos, día anterior o posterior a un puente. Así mismo se debe procurar que no se cruce con ningún tipo de agenda de los invitados ya que de esto depende el éxito del evento. ¿Dónde realizar un evento?

134

Se debe realizar en un lugar acorde a la temática requerida por el cliente.

Para determinar si un lugar es adecuado para celebrar un evento concreto es necesario realizar una prospección del espacio. Es decir que los organizadores del evento deberán tomar fotos del lugar en exteriores y de todos los espacios interiores para comprobar, que la localización cumple con lo que se está buscando.

También, es importante que el proveedor del lugar indique que lugares están a nuestra disposición y cuáles no, ya que, cuando se trata de espacios grandes cuyas dimensiones sobrepasan las necesidades expuestas habrá zonas por las que se puedan transitar y otras no.

¿Quién asistirá al evento?

información por medio del mensaje. La forma en que se dirige el mensaje estará influida por las características del

UNA META MÁS

Se trata del Público al que se dirige la

público objeto, puesto que, se debe tener en cuenta si es un público formal o informal.

Además, se deberá tener la información ampliada de los siguientes datos: • Nombres y apellidos de los invitados.

• Sector al que pertenecen.

• Cargo.

• Ciudades

o

países

procedencia.

• Idiomas que hablan.

de 135

• Restricciones alimenticias.

• Alergias y otras consideraciones medicas.

• Gustos, preferencias y hábitos. ¿Con que recursos?

Se debe hacer una estimación inicial del presupuesto que cubra los gastos más importantes como el alquiler del espacio de celebración, el equipo de logística, el material gráfico, contratación de personal, desplazamientos, etc.

Es aconsejable dejar un pequeño margen de emergencia por si surge algún inconveniente con el que no se contaba. Aunque no existe un presupuesto fijo para los eventos, ya que esto va a depender del nivel de asistentes, el espacio, el equipo

UNA META MÁS

y todos los servicios contratados; en todo caso es importante que predomine la

136

calidad antes que intentar ahorrar en algo que afecte la imagen del evento.

A continuación, el siguiente cuadro permitirá reconocer los ítems mencionados

UNA META MÁS

anteriormente:

137

EJERCICIO PRACTICO: Con el siguiente ejercicio práctico se podrán reforzar los conceptos anteriores NOMBRE DE LA ACTIVIDAD: Arma el Gusano MATERIALES: • Papel Calipso • Tijeras • Cinta • Cartulina negra

UNA META MÁS

• Cartilla con el tema

PASOS PARA CREACIÓN DEL GUSANO: • Con el papel calipso hacer 5 círculos que formaran el cuerpo del gusano, y hacer una cabeza.

• Con la cartulina negra hacer las patas y las antenas.

REGLAS: • El celular debe ser entregado a los organizadores del evento • Ninguno de los grupos se puede comunicar entre ellos.

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD: 138

1. Organizar 5 equipos de trabajo (Cada uno tendrá un circulo del cuerpo del gusano) 2. Entregar la cartilla a cada grupo

3. Dar 5 minutos para que los equipos lean e interpreten la información 4. Seleccionar un representante de cada grupo y darles a escoger una ficha en donde estarán los temas correspondientes.

5. Cada grupo de trabajo escribirá sobre el circulo la idea según el concepto escogido, para esto tendrá un tiempo de 10 minutos. Al terminar el tiempo el

representante de cada grupo pasara al frente a sustentar lo que redactaron.

Poco a poco se ira formado el gusano

UNA META MÁS

dado

Cada grupo de trabajo escribirá sobre el circulo la idea según el concepto escogido, para esto tendrá un tiempo de 10 minutos 6. Al terminar el tiempo dado el representante de cada grupo pasara al frente a sustentar lo que redactaron. Poco a poco se ira formado el gusano

7. Al finalizar los organizadores explicaran el resultado obtenido con la información recopilada.

“Al observar el evento creado se puede identificar que no tiene coherencia, ya que la falta de comunicación y además que cada grupo tiene ideas diferentes, permitió observar el margen de error. Gracias a esto los participantes comprenderán

139

importancia de la comunicación, planeación, organización, control y evaluación en el momento de crear cualquier tipo de evento.”

8. Cada grupo expondrá su punto de vista frente al resultado obtenido

EVALUACIÓN CONCEPTOS BASICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

Nombre:

Fecha:

UNA META MÁS

Ficha:

1. Actividad que requiere ser planeada, ejecutada, controlada y encaminada a lograr objetivos propuestos. a). Reunión de amigos b). Un evento c). Organización d). Ninguna de las anteriores 2. ¿Para la lograr la realización de un evento, se debe tener en cuenta? a). Fecha, hora, día b). Cuidad, hora, número de invitados c). Presupuesto, número de invitados, fecha, lugar d). Fechas, número de invitados, presupuesto 3. ¿Para garantizar la asistencia de los invitados a un evento, los organizadores

140

deberán tener en cuenta que se realice en los días? a). Martes, miércoles y jueves b). Domingo, viernes o sábado

c). Lunes, martes, jueves o sábado d).

Lunes,

viernes

o

domingo

4. Cuando se menciona “canal” en un evento, se refiere a: a). Quien b). Cómo c). Dónde d). Recursos 5. Cuando se habla de la organización de un evento, ¿qué conceptos se deben tener en cuenta? a). Hora, día, fecha, mes c). Qué, Cómo, Cuándo, Dónde, Quienes, Recursos disponibles d). Fecha, Qué, dónde, cuando

UNA META MÁS

b). Recursos, Como, Cuando, Donde

CONCLUSIÓN Gracias al capítulo anterior se puede lograr concluir que, para realizar cualquier tipo de evento sin importar su magnitud o clasificación, se debe tener una comunicación asertiva logrando un ambiente de trabajo óptimo con el fin de disminuir las falencias que se puedan llegar a presentar en la organización de un evento.

Además, se logra aducir la importancia de tener una planeación, comenzando desde el cronograma de actividades que incluyen los tiempos, fechas y organización de dicho evento para obtener los objetivos esperados en el evento, los organizadores deberán ejercer buena dirección, ejecución y control.

Por último, podemos decir que este capítulo servirá mucho para ejecutar cualquier tipo de evento, teniendo buen trabajo en equipo, una excelente planeación y saber

141

en realidad que es lo que se quiere realizar y con qué fin se realiza, para así lograr

UNA META MÁS

el objetivo propuesto por cada uno de los organizadores.

142

COMITÉS PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS En el siguiente capítulo, daremos a conocer todo lo relacionado con la clasificación

UNA META MÁS

CAPÍTULO V

de los comités dentro de un evento, puesto a que estos son parte primordial en la ejecución, control y organización de los mismos.

A continuación, encontraremos sus respectivas distinciones, funciones e integraciones para el progreso de los objetivos propuestos en desarrollo de un evento.

143

COMITÉS PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Los comités cumplen un factor principal para el éxito de un evento, puesto que estos se encargan de la coordinación y ejecución de lo que se quiere llevar a cabo. Aparte de esto planean y controlan los objetivos, con su respectivo plan de contingencia, en caso tal, de que no se generen contra tiempos. ¿Qué es un comité?

• Conjunto de personas que se encargan de desempeñar labores UNA META MÁS

determinadas, acorde al cargo y nivel de autoridad que se tiene sobre las mismas. ¿Cómo se conforma un comité?

• Lo conforman personas con experiencia acorde a lo que se trabajara, las cuales se dividen por medio de un coordinador o director encargado de la representación en cada comité de un evento, ya sea de manera logística, general o administrativa.

• Sus asistentes o apoyo general, personas a las cuales se les otorga una labor para la participación en un comité.

Funciones generales de un comité 1. Dar información general, acerca de los recursos materiales, económicos y humanos utilizados dentro del evento.

2. Desarrollar medidas de planificación y concreción de los procesos que 144

conforman el evento.

3. Implementar medidas de contingencia, en caso de alguna anormalidad dentro del evento.

4. Ofrecer apoyo administrativo para el cumplimiento óptimo de las actividades desarrolladas dentro del evento.

Tipos de comités en un evento • Coordinador General Su objetivo es la optimización de acciones en un Comité Organizador, quiere decir que el desarrollo y realización se lleva a cabo por medio de áreas de coordinación.

Siendo así, el responsable de que los objetivos establecidos, se cumplan

Entre sus funciones principales se encuentra: 1. Establecer los métodos de comercialización, evaluación y difusión.

2. Identificar el tema, nombre y logo del evento que se realizara.

UNA META MÁS

correctamente con eficiencia.

3. Definir los objetivos y la organización que se quiere efectuar.

4. Concretar que miembros conformaran el evento, tanto invitados como personal capacitado.

5. Verificar el presupuesto general para la administración, respecto al uso adecuado de las finanzas de un evento.

6. Controlar el desempeño de las actividades desde la planeación hasta la ejecución.

• Comité de logística.

Es el apoyo operativo, es decir que es el encargado de reservar, reproducir y montar cualquier material necesitado en el evento, ya sea el salón, ambiente,

145

o espacio con su respectivo personal técnico para el montaje de equipos tecnológicos.

Este

comité

cuenta

con

5

subcomités, los cuales son: 1. Transporte.

2. Alojamiento.

3. Alimentación.

4. Secretaria.

5. Servicios generales.

UNA META MÁS

• Comité técnico – Académica.

Tiene como fin realizar y organizar el desarrollo de las funciones ya establecidas dentro

de

un

evento,

para

así

poder

llevarlas

a

cabo.

Es decir que desempeña: 1. La elaboración del cronograma de las diferentes temáticas y actividades a tratar.

2. La coordinación de las acciones para la distribución de las mismas.

3. La ejecución del trabajo para el comité organizador.

• Comité de promoción, relaciones públicas y protocolo.

Se encarga del diseño y el manejo de reglas, de acuerdo al manual de los procedimientos, brindando la capacitación requerida en etiqueta y protocolo, indicando la ubicación de pancartas o logotipos en relación a la elaboración del distintivo y coordinación de las actividades propuestas en el evento.

146

Este comité abarca: 1. Las relaciones interinstitucionales.

2. El protocolo con los medios de comunicación.

3. Crea actos culturas y recreativos.

• Comité de festejo y creación.

Trabaja en la planificación, organización y ejecución de cualquier actividad en relación con excursión o celebración de fiestas.

Este comité genera programas para el entretenimiento o diversión del evento ya

UNA META MÁS

sea de manera cultural o artística.

ACTIVIDAD ACADEMICA Acorde al video, identifique las etapas y los comités que participan en este evento.

Link del video: https://www.youtube.com/watch?v=we1-cLiBEgM&t=421s

147

UNA META MÁS

EVALUACION

148

CONCLUSIONES

• Un comité, es la base de todo evento que se quiera realizar, sin importar la magnitud del mismo, ya que de estos depende todo el desarrollo de las funciones administrativas.

• Los comités permiten llevar a cabo exitosamente el procedimiento de un evento, estos rigen los elementos, recursos y desarrollo de toda actividad que esté relacionada con el mismo.

• Gracias a las actividades que desarrolla un comité, se pueden establecer las necesidades del evento y las medidas de contingencia para el progreso del mismo, ya que este, debe estar plenamente informado y al tanto de cualquier

UNA META MÁS

situación a presentarse.

149

UNA META MÁS

CAPÍTULO VI

LOGISTICA GENERAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO EMPRESARIAL

En este capítulo se da a conocer el proceso de logística de un evento el cual está dividido en tres fases Pre-Evento, Evento y Post-Evento, teniendo como base los parámetros y requerimientos requeridos para la planeación organización y ejecución del mismo: con el fin lograr un buen inicio, desarrollo y finalización de las actividades planteadas y realizadas por los coordinadores, comités y asistentes encargados del evento empresarial.

La logística de un evento de busca innovar y satisfacer a los participantes, disponiendo de los recursos humanos, financieros, los bienes y servicios requeridos para realizar un evento en el momento adecuado, el lugar correcto y en las mejores condicione. Generando una mayor rentabilidad en la empresa, obteniendo un mayor servicio, costo y calidad.

150

LOGISTICA GENERAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO EMPRESARIAL

¿Qué es la logística? La logística es el conjunto de métodos y medios idóneos para implementar en la organización, planificación, flujo y gestión de cualquier emprendimiento o servicio.

Es el puente que une producto y mercado, por lo que el éxito de un proyecto dependerá, en gran medida, de una buena estrategia logística, es decir, de un puente fuerte y sólido.

Las personas a cargo de la logística de cualquier proyecto, tendrá responsabilidades operacionales respecto a la implementación de medidas a ejecutar, tácticas en cuanto a cómo se organizan dichas medidas, y estratégicas en los resultados esperados y obtenidos, como consecuencia de la gestión a realizar.

La logística de un evento este distribuido en etapas la cuales son:

UNA META MÁS

El objetivo de la logística es colocar los bienes y servicios adecuados, en el momento preciso, en el lugar idóneo, y en las condiciones deseadas, de manera de generar la mayor rentabilidad, en una ecuación ideal de mejor servicio, costo y calidad.

• Pre-Evento: Planificación y organización.

• Evento: Dirección.

• Post-Evento: Evaluación.

151

PreEvento PosEvento

Evento

Pre-Evento

UNA META MÁS

Es la investigación planificación y organización del evento; El Pre-Evento son todas aquellos puntos que se establecen con anterioridad en la organización del evento.

El Pre-Evento tiene “pasos” determinados en los cuales se cumple una determinada función.

1. Se define: • El objetivo del evento: Es donde se plantea el fin que tiene el evento a realizar.

• Tipo de evento: Se debe definir el tipo de evento a realizar acorde al objetivo planteado.

• Nombre del evento: Se denomina el evento según el tema a tratar.

• Se determina el Que se quiere alcanzar con la realización del evento.

2. Se nombran el comité organizador:

152

• Coordinador General: Este es el responsable de todo el desarrollo en general del evento. Supervisa las labores de las comisiones y es el enlace de estas con una gran autoridad.

• Comisiones de trabajo: Son los equipos de personas que contribuyen a cumplir las etapas del Evento sistematizadamente.

Comisiones de Logística

Comisión técnico y académica

Comisión de promoción relacionales Comisión técnico – académica publicas y protocolo Esta encargado de:

❖ Atienden las actividades que abarcan la promoción y distribución del evento. ❖ Son los encargados de las relaciones institucionales. ❖ Son los encargados de la relación con el protocolo y asistencia de los participantes.

UNA META MÁS

Son los encargados de las actividades Son los responsables de : que hacen posible la ejecución del evento: ❖ Elaborar las normas para la presentación de trabajo en el evento. ❖ Transporte. ❖ Revisión del temario a ❖ Alojamiento. desarrollar. ❖ Alimentación. ❖ Determinación de la metodología ❖ Secretaria. de trabajo. ❖ Servicios generales. ❖ Coordina la reproducción y distribución de las ponencias.

Planifica y coordina :

❖ Las celebraciones de cocteles y fiestas. ❖ Los tours y excursiones para los participantes del evento. ❖ La presentación de grupos artísticos.

3. Selección de la fecha: • Se debe tener encuentra el tiempo de organización del evento.

• Evitar que el público invitado al evento tenga otro evento el mismo día.

• Se debe programar el evento durante la semana o a finales de esta.

153

4. Determinar el número y el tipo de asistentes al evento: •

Exponentes o ponentes: Son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento.

• Delegados: Los las personas que van en representación de una empresa.

• Invitados especiales: Son las personas que por su prestigio.

Reconocimiento científico social o político, le confieren notoriedad al evento.

• Acompañantes: Son los acompañantes de los ponentes, delegados o invitados especiales.

• Participantes: Invitados al evento.

5. Selección del lugar del evento:

UNA META MÁS

•

Ciudad sede: Esta debe ser defienda apropiadamente según el tipo de evento que se haya elegido realizar.

• Instalaciones: Estas deben ser acordes a la capacidad, comodidad, iluminación, equipos y acceso.

6. Elaboración del cronograma de actividades: •

Duración: El evento debe contar con un tiempo específico para realizar cada una de las actividades planeadas inicialmente.

• Objetivos: Ya definido el objetivo principal se deben plantear los objetivos secundarios 7. Estimación de recursos: •

Humanos: Personal especializado para la realización del evento.

• Materiales: Implementos necesarios para la realización del evento.

154

• Técnicos: Todos los elementos electrónicos requeridos para la realización del evento como equipos de sonido, luces programas etc.

8. Elaborar del presupuesto y determinar fuentes de financiamiento.

EGRESOS

❖ ❖ ❖ ❖ ❖ ❖ ❖ ❖ ❖ ❖ ❖

Publicidad y programación.

Impresos.

Alojamiento.

Alquiler y montaje de salones.

Transporte.

Eventos sociales.

Recursos humanos.

Servicios profesionales.

Papelería.

Alquiler de equipos.

Imprevistos.

IGRESOS

❖ ❖ ❖ ❖ ❖ ❖

Espacios públicos.

Actividades especiales.

Venta de comidas y bebidas.

Concesiones para venta.

Cuotas de registro al evento.

Donativos.

• Medios de comunicación: Este medio es utilizado cuando el tipo de evento es comercial o social, y se quieren obtener muchos invitados.

• Correo directo: Este es utilizado cuando se va a realizar un evento mas privado, este es utilizado generalmente por las empresas.

• Publicidad impresa: La publicidad impresa se utiliza cuando el evento tiene como fin solicitar un tipo de gente en general.

UNA META MÁS

9. Promoción del evento:

10. Adquisición: • Contratación de materiales, equipos y servicios.

11. Selección del personal: • Se debe realizar una capacitación del personal solicitado para la realización del evento.

Evento

Un evento es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una competición, una convención entre otros, y que, ya sea por las personas que acudirán a la misma o por el valor y la carga emotiva que un individuo

155

le ponga a una de estas, ostentan un carácter de acontecimiento importantísimo e imperdible al cual se debe asistir.

Se deben tener en cuenta el siguiente paso para realizar el desarrollo del evento: 1. Recepción de los participantes y traslado alojamiento.

• Se procede a la ejecución de lo organizado, se recogen los invitados se llevan a su lugar de alojamiento, al evento y al aeropuerto.

2. Registro de los participantes.

• Se realiza el registro y participación de todos los invitados al evento.

3. Realización del acto de inauguración.

UNA META MÁS

• Se da inicio al evento con una pequeña o grande bienvenida.

4. Realización coctel de bienvenida.

• Se realiza la cordial invitación a los invitados a un pequeño coctel de bienvenida donde los invitados interactúan entre ellos.

5. Implementación del programa general de actividades.

• Se realiza las actividades organizadas por los coordinadores y se ejecuta el evento.

6. Clausura del evento.

• Se realiza el cierre del evento, y se procede hacer la despedida y agradecimiento a los participantes.

156

7. Realización evento social de despedida.

• El evento social se hace con el fin de realiza un cierre de broche de oro, es donde los participantes del evento se reúnen e intercambian sus opiniones sobre el evento.

8. Traslado de los participantes a los terminales de trasporte.

• Se realiza el traslado de los participantes del evento al lugar donde se estas hospedando.

Post-Evento

1. Recopilación y archivo de la información pertinente al evento: • Conclusiones: Se realiza la respectiva conclusión del evento realizado identificando si se cumplió el objetivo propuesto.

UNA META MÁS

Es la recopilación y archivo de la información pertinente al evento, esta se realiza después de que haya ocurrido el evento, esta permite a los organizadores sepan con más exactitud los resultados obtenidos.

2. Evaluación del evento: • Participantes: Se debe realizar la respectiva evaluación acerca de los participantes del evento.

• Expositores: Se califica a los expositores del evento, se califican los aspectos de expresión, vestuario entre otros aspectos.

157

• Comité organizador: Se califican los comités que fueron encargados del organizar el evento. con el fin de identificar la calidad del evento realizado.

3. Evaluación: • Comparación cualitativa y cuantitativa entre lo programado, lo ejecutado y lo alcanzado.

4. Agradecimientos: • Se realiza el agradecimiento a todas aquellas personas que fueron parte de la construcción y éxito del evento como a los patrocinadores, ponentes y otros colaboradores.

UNA META MÁS

5. Cumplimiento de compromisos:

158

• Se debe realizar la cancelación de obligaciones con proveedores, el pago de recurso humano contratado pata trabajar durante el evento por ultimo devolución de cualquier material o quipo que se haya solicitado en préstamo.

EVALUCION INDIVIDUAL EVALUACION LOGISTICA GENERAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO EMPRESARIAL NOMBRE: FICHA: • A continuación, se realizarán algunas preguntas sobre el tema expuesto.

• Marque con una x la respuesta que crea correcta.

A. B. C. D.

Coordinador general, comisiones de trabajo.

Medios de comunicación, correo directo, publicidad impresa.

Pre-Evento, Evento, Post-Evento.

Planificación y organización, Dirección, Evaluación.

2. ¿Qué es la logística?

A. La logística de un evento es la que se encarga de cuantos asistentes participaran en un evento.

B. La logística es el conjunto de métodos y medios idóneos para implementar en la organización, planificación, flujo y gestión de cualquier emprendimiento o servicio.

C. La logística de un evento es la que archiva la información del evento.

D. la logística es la que prevé alguna inconsistencia durante el evento que se está llevando a cabo.

UNA META MÁS

1. ¿Cuáles son las etapas de un evento?

3. ¿Qué es el Pre-Evento?

A. El pre- evento es el que realiza y gestiona en donde se va a realizar el evento.

B. Es una evaluación que permitirá a los organizadores saber con más exactitud los resultados obtenidos.

C. Es la investigación planificación y organización del evento; El Pre-Evento son todas aquellos puntos que se establecen con anterioridad en la organización del evento.

159

D. Es el que determina que se quiere alcanzar con la realización del evento.

4. ¿Qué es el Post-Evento?

A. Es el que determina que se quiere alcanzar con la realización del evento.

B. Es la recopilación y archivo de la información pertinente al evento, esta se realiza después de que haya ocurrido el evento, esta permite a los organizadores sepan con más exactitud los resultados obtenidos.

C. Es un acontecimiento programado que responde a una finalidad específica en el cual es sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente.

D. Es el que realiza y gestiona en donde se va a realizar el evento.

UNA META MÁS

5. ¿Cuál es la clasificación de los eventos?

160

A. De acuerdo con la naturaleza del evento, con el grado de exclusividad, con el alcance y la magnitud del evento.

B. Eventos públicos y privados, sociales y empresariales C. Planificación y organización, Dirección, Evaluación.

D. Es un acontecimiento programado que responde a una finalidad específica en el cual es sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente.

RESUMEN LOGISTICA GENERAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO EMPRESARIAL La logística es el conjunto de métodos y medios idóneos para implementar en la organización, planificación, flujo y gestión de cualquier emprendimiento o servicio.

El objetivo de la logística es colocar los bienes y servicios adecuados, en el momento preciso, en el lugar idóneo, y en las condiciones deseadas, de manera de generar la mayor rentabilidad, en una ecuación ideal de mejor servicio, costo y calidad.

Es la investigación planificación y organización del evento; El Pre-Evento son todas aquellos puntos que se establecen con anterioridad en la organización del evento.

El Pre-Evento tiene “pasos” determinados en los cuales se cumple una determinada función.

1. Se define: • El objetivo del evento.

• Tipo de evento.

• Nombre del evento.

• Se determina el Que se quiere alcanzar con la realización del evento.

UNA META MÁS

La logística de un evento este distribuido en etapas la cuales son: • Pre-Evento: Planificación y organización.

• Evento: Dirección.

• Post-Evento: Evaluación.

Pre-Evento

2. Se nombran el comité organizador: • Coordinador General: Este es el responsable de todo el desarrollo en general del evento. Supervisa las labores de las comisiones y es el enlace de estas con una gran autoridad.

• Comisiones de trabajo: Son los equipos de personas que contribuyen a cumplir las etapas del Evento sistematizadamente.

161

Comisiones de Logística

Comisión técnico – académica

Son los encargados de las actividades Son los responsables de : que hacen posible la ejecución del ❖ Elaborar las normas para la evento: presentación de trabajo en el evento. ❖ Transporte. ❖ Revisión del temario a ❖ Alojamiento. desarrollar. ❖ Alimentación. ❖ Determinación de la ❖ Secretaria. metodología de trabajo. ❖ Servicios generales. ❖ Coordina la reproducción y distribución de las ponencias.

Comisión de promoción relacionales Comisión técnico – académica públicas y protocolo

UNA META MÁS

Esta encargado de: ❖ Atienden las actividades que abarcan la promoción y distribución del evento. ❖ Son los encargados de las relaciones institucionales. ❖ Son los encargados de la relación con el protocolo y asistencia de los participantes.

Planifica y coordina : ❖ Las celebraciones de cocteles y fiestas. ❖ Los tours y excursiones para los participantes del evento. ❖ La presentación de grupos artísticos.

3. Selección de la fecha: • Se debe tener encuentra el tiempo de organización del evento.

• Evitar que el público invitado al evento tenga otro evento el mismo día.

• Se debe programar el evento durante la semana o a finales de esta.

162

4. Determinar el número y el tipo de asistentes al evento: • Exponentes o ponentes: Son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento.

• Delegados: Los las personas que van en representación de una empresa.

• Invitados especiales: Son las personas que por su prestigio. Reconocimiento científico social o político, le confieren notoriedad al evento.

• Acompañantes: Son los acompañantes de los ponentes, delegados o invitados especiales.

• Participantes: Invitados al evento.

5. Selección del lugar del evento: • Ciudad sede.

• Instalaciones acordes a la capacidad, comodidad, iluminación, equipos y acceso.

6. Elaboración del cronograma de actividades: • Duración.

• Objetivos.

7. Estimación de recursos: • Humanos: Personal especializado para la realización del evento.

• Materiales: Implementos necesarios para la realización del evento.

• Técnicos: Todos los elementos electrónicos requeridos para la realización del evento como equipos de sonido, luces programas etc.

8. Elaborar del presupuesto y determinar fuentes de financiamiento.

❖ ❖ ❖ ❖ ❖ ❖ ❖ ❖ ❖ ❖ ❖

Publicidad y programación.

Impresos.

Alojamiento.

Alquiler y montaje de salones.

Transporte.

Eventos sociales.

Recursos humanos.

Servicios profesionales.

Papelería.

Alquiler de equipos.

Imprevistos.

IGRESOS ❖ Espacios públicos. ❖ Actividades especiales. ❖ Venta de comidas y bebidas. ❖ Concesiones para venta. ❖ Cuotas de registro al evento. ❖ Donativos.

UNA META MÁS

EGRESOS

9. Promoción del evento: • Medios de comunicación.

• Correo directo.

• Publicidad impresa.

10. Adquisición: • Contratación de materiales, equipos y servicios.

11. Selección del personal: • Capacitación del personal solicitado para la realización del evento.

Evento Un evento es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una competición, una convención entre otros, y que, ya sea por las personas que acudirán a la misma o por el valor y la carga emotiva que un individuo

163

le ponga a una de estas, ostentan un carácter de acontecimiento importantísimo e imperdible al cual se debe asistir.

1. Recepción de los participantes y traslado alojamiento.

2. Registro de los participantes.

3. Realización del acto de inauguración.

4. Realización coctel de bienvenida.

5. Implementación del programa general de actividades.

6. Clausura del evento.

7. Realización evento social de despedida.

8. Traslado de los participantes a los terminales de trasporte.

Post-Evento

UNA META MÁS

Es la recopilación y archivo de la información pertinente al evento, esta se realiza después de que haya ocurrido el evento, esta permite a los organizadores sepan con más exactitud los resultados obtenidos.

1. Recopilación y archivo de la información pertinente al evento: • Conclusiones.

• Elaboración de la memoria.

• Información de tipo académica y administrativa.

2. Evaluación del evento: • Participantes.

• Expositores.

• Comité organizador.

3. Evaluación: • Comparación cualitativa y cuantitativa entre lo programado, lo ejecutado y lo alcanzado.

4. Agradecimientos: • Patrocinadores.

• Ponentes.

• Otros colaboradores.

164

5. Cumplimiento de compromisos: • Cancelación de obligaciones con proveedores.

• Pago de recurso humano contratado pata trabajar durante el evento.

• Devolución de cualquier material o quipo que se haya solicitado en préstamo.

EJERCICIO PRÁCTICO

Tema a tratar: Logística General para la Organización de un evento empresarial.

Actividad: Conversatorio Objetivo: Establecer un espacio de participación y comunicación comunitaria el cual ayudara a orientar procesos Relacionados a la ejecución y conocimiento del tema a tratar.

Participantes: Experto, Moderador, Relator y Publico Participante del evento.

Por Una parte, se les brinda materiales e información necesaria para que los participantes del evento, cuente con algo del conocimiento sobre el tema para la buena ejecución y evaluación del evento, desde ese punto los participantes declamaran sus preguntas respecto al tema, para de esa manera lograr que tanto el experto, el moderador y el relator logren una correlación con nuestros participantes llegando en si a una conclusión sobre el tema.

Así mismo, se dará la oportunidad a 10 participantes, para que por medio de una pregunta tengan la oportunidad de interactuar con el experto respecto al tema a

UNA META MÁS

Metodología: Se cuenta con el espacio y materiales para la ejecución del conversatorio que cuenta con un aproximado de 23 participantes al evento cuyo objetivo es dar pie a la ejecución de los procesos que se deben de llevar al momento de la organización de los eventos empresariales en las empresas.

165

UNA META MÁS

CONCLUSIONES

166

• La planificación y producción de todas las acciones y gestiones que se van a realizar en un evento son la clave del éxito del mismo, ya que esta presenta el quipo, material y personal necesario, para el desarrollo del evento.

• Es muy importante contar con el montaje y disposición de equipamiento y tecnologías requeridas para un buen desarrollo de un evento.

• La ejecución del evento es el desarrollo de todo lo planificado por los coordinadores y asesores del mismo, se busca que en este estén presentes los invitados, participantes, colaboradores de evento, desarrollando las actividades, respetando los tiempos y realizando el cierre.

• Desmontaje de los equipos, retiro de los materiales y elementos utilizados en el evento realizado., se realiza la entrega final de los equipos e instalaciones solicitados a otras entidades.

• Evaluación de resultados del evento realizado, estableciendo el grado de cumplimiento de los objetivos planteados en la organización, se medirá el grado de efectividad y rentabilidad del evento.

• Recopilación de toda la información de la operación del evento realizado antes durante y después del mismo (Pre-Evento, Evento y Post-Evento).

LISTA DE CHEQUEO INTRODUCCIÓN

UNA META MÁS

CAPÍTULO VII

En el siguiente capítulo se encontrara las pautas a realizar para la elaboración de una lista de chequeo de un evento empresarial, explicando cada uno de los aspectos requeridos para la elaboración de la misma.

167

LISTA DE CHEQUEO

¿Qué es la lista de chequeo? La lista de chequeo es la herramienta más fácil de implementar y una de las más efectivas para el control de los procesos. Lo más conveniente es que la lista se origine del plan de seguimiento y medición de los procesos.

En esencia el principal beneficio de llevar una lista de chequeo es asegurar el cumplimiento de las actividades o procesos. Sin embargo, lo más importante es que se asegure el cumplimiento de los aspectos que afectan la calidad del resultado final del proceso o actividad.

UNA META MÁS

1. Objetivo: • Definir claramente que se busca con el evento y qué clase de evento es: social, político, académico, deportivo o protocolar.

2. Cantidad de invitados: • Permite definir el lugar adecuado y el presupuesto teniendo en cuenta temas como por ejemplo los refrigerios, material de apoyo, etc.

3. Características que debe tener el lugar: • En materia de seguridad, comodidad y accesibilidad.

4. Actividades por realizar: • Nos permite determinar si se requieren salones alternos y ayudas audiovisuales como video beams, computador portátil, etc.

5. Personalidades que quiero que asistan: 168

• Si es un invitado de alto rango, el evento debe agendar con tiempo y programarse una vez se confirme su asistencia.

6. Hora:

• Será determinada por la característica del evento. Por ejemplo, si es una rueda de prensa lo ideal es realizarla a las 10:00 a.m.

7. Fecha: • Confirmar que el evento no se cruce con otras actividades que le resten visibilidad 8

• Banderas: Deben estar siempre, para los actos de la Administración Municipal, la bandera de Colombia, Valle del Cauca y Cali. Las banderas irán atrás en el centro o a la derecha, de quienes presiden y según el espacio.

• Atril: Cuando al evento asiste el Señor alcalde, deben manejarse dos atriles.

• Presentador: Persona que orienta el evento • Habladores: Permiten identificar la ubicación de las personalidades en la mesa principal y en las primeras filas del lugar.

• Orden del día o programa: Se va desarrollando a medida que transcurre el evento. Según el programa de que se trate, se tendrá en cuenta: - Los himnos van de mayor a menor. - Los discursos van de menor a mayor. Esto significa que primero habla el anfitrión y, por último, la persona más importante o el homenajeado. Todo depende del evento y del papel de cada uno de los participantes.

• Mesa principal: Según el acto, habrá una mesa de honor vestida de mantel color verde billar. En esta mesa se ubicarán las personas que presiden el acto.

Siempre será en número impar.

• Sonido: Tener en cuenta que para un evento al aire libre se requiere mayor amplificación y es prudente, realizar pruebas antes de dar inicio al evento.

• Tarima: Verificar que la tarima cumpla con las expectativas de espacio de las actividades a desarrollar.

UNA META MÁS

Importante: Los actos que requieran organización protocolaria se comunicarán a la Asesoría de Relaciones Públicas y Protocolo, siempre que las circunstancias lo permitan, al menos con quince días de anticipación.

169

UNA META MÁS

170

• Ayudas audiovisuales: Verificar con los expositores el tipo de ayudas audiovisuales requeridas. Tener en cuenta que se deben hacer pruebas antes de iniciar el evento y que el video beams no se debe utilizar en espacios abiertos con luz día.

• Sillas, mesas y manteles: Dependen del número de invitados y las actividades a realizar • Flores: Se pueden utilizar para decorar el salón y en la mesa principal podrán situarse en el suelo, recostadas a la mesa o en el borde de la tarima. Nunca encima.

• Invitaciones: El diseño de las tarjetas debe tener el visto bueno de la Oficina Asesora de Relaciones Públicas y Protocolo. Por cortesía, deben enviarse a los invitados 15 días antes del evento.

• Listado de invitados: Debe definirse con claridad el público objetivo. En lo posible, confirmar la recepción de la tarjeta y la asistencia al evento.

• Transporte: En caso de que se requiera ya sea para los expositores o el público.

• Alimentación: Depende del horario, la duración del evento y la cantidad de invitados.

• Equipos de comunicación: En caso de que el personal de logística lo requiera para garantizar el normal desarrollo del evento.

• Seguridad y equipos de emergencia: Es un aspecto importante para garantizar la tranquilidad de la actividad. Se puede coordinar con la Secretaría de Gobierno, Convivencia y Seguridad Ciudadana.

• Material POP: Debe garantizarse la adecuada presencia institucional a través de pendones, pasacalles, camisetas, gorras, etc. En caso necesario, debe prepararse material de apoyo (cartillas, volantes, etc.)

UNA META MÁS

CAPÍTULO VIII

HOJA DE CALIFICACIÓN La hoja de calificación es una herramienta muy útil y versátil porque nos permite evaluar y comprobar los aspectos de un evento ya realizado; en el siguiente capítulo se encontraran las pautas, características y objetivos de una hoja de calificación.

171

HOJA DE CALIFICACIÓN

¿Qué es la hoja de calificación? Es una herramienta útil y versátil, la cual se utiliza para medir y comprobar los resultados de un evento, como el impacto que género en las personas que se hicieron participes, el cual se verifica para implementar cambios necesarios en futuros eventos a realizar. ¿Cuál es su objetivo? El objetivo de esta herramienta es evaluar el evento, mantener el aprendizaje, y dar una propia opinión como una crítica constructiva par así tener una mejora continua.

UNA META MÁS

1. Se debe tener en cuenta: • Se debe tener en cuenta cual es el objetivo al que se quiere llegar, para que de esa misma manera se puedan plantear las preguntas a evaluar.

• Se deben planear y diseñar diferentes estrategias las cuales darán varias fases al evento que ayudaran a que los invitados tengan más puntos de vistas. Y que la hoja de calificación tengas más conceptos a evaluar.

• Tener un buen nivel de calidad y cumplimiento en la redacción y diseño de la hoja de calificación.

2. Se debe realizar en el momento de: • Es ideal que soliciten y completen la encuesta u hoja de calificación al finalizar la actividad, cuyos datos serán dinámicos para mantener la calidad en futuros eventos. Cabe resaltar que para entregar una hoja de calificación no necesariamente se puede dar al finalizar el evento, podría hacerse durante la semana siguiente, para quienes la completen tengan todavía fresco lo que se trató en el evento.

3. Apoyo técnico:

172

• Lo más recomendable es tener un apoyo tecnológico u herramienta magnética, ya que es conveniente evitar que asistentes o suscriptores completen formularios de manera manuscrita. Es más ágil y efectivo exportar los datos en una base de datos bien ejecutada ya que tendremos menos posibilidad de perder una información y dar un dato errado.

• Es bueno tener en cuenta que cuanto más breve sea, es más posible que la mayoría de participantes la diligencien completa. Lo ideal es elaborar pocas preguntas.

Las preguntas deben ser relevantes para poder evaluar los resultados.

• Es conveniente realizar preguntas cerradas de tipo múltiple opción. Dando un máximo de cinco respuestas, como por ejemplo: excelente, muy bueno, bueno, regular, malo, o dando la posibilidad de responder con un puntaje sobre cada una de las áreas, del 1 al 10.

• Es importante además incluir un espacio en blanco para dejar sugerencias, comentarios y cualquier observación que se desee aportar.

UNA META MÁS

4. Diseño de la hoja de calificación:

173

174 UNA META MÁS

CARTILLA DE COORDINAR ACTIVIDADES DE TALENTO HUMANO

INSTRUCTORA: -

Grace Kelly Cuervo Rojas

TEORÍA ¿Qué es un organigrama?

ORGANIGRAMA HORIZONTAL

ORGANIGRAMA CIRCULAR

UNA META MÁS

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de la empresa, en donde se muestra la división de la entidad explicando así los diferentes niveles jerárquicos y la relación existente entre ellos; ofreciendo información fácil de comprender.

175

¿Que es un perfil del cargo?

Es la descripción detallada de los conocimientos específicos, las habilidades y las competencias básicas que debe tener o tiene una persona para poder ocupar un cargo

UNA META MÁS

¿Qué es un manual de funciones?

Es una herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada persona dentro de la organización

¿Qué es un manual de procesos?

Es una herramienta que facilita la identificación de los elementos básicos de los procesos y así mismo especifican los procedimientos que lo integran.

176

¿Qué es un manual de procedimientos?

UNA META MÁS

Instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa. Descripción de los pasos a seguir para realizar una función.

177

APLICACIÓN EN LA EMPRESA NH ROYAL METROTEL

A continuación, daremos a conocer todo lo que aprendimos en la competencia, aplicándolo a la empresa que escogimos.

UNA META MÁS

ORGANIGRAMA NH ROYAL METROTEL

178

UNA META MÁS

MANUALES

MANUAL DE FUNCIONES

NOMBRE DE LA EMPRESA:

NH ROYAL METROTEL

NOMBRE DEL CARGO: Coordinador de Activos DEPENDENCIA: Administrativa REPORTA A : Gerente General LE REPORTAN: No Aplica PERFIL DEL CARGO

179

Formación: Tecnólogo o profesional en Gestión Administrativa Habilidades: Buena manejo contable, de office y conocimientos acerca de mínimo un programa contable FUNCIONES

1. Revisar el capital con el que cuenta la compañía 2. Supervisar el correcto registro de activos en la base de datos del sistemas 3. Actualizar y controlar los requisitos del activo 4. Elaborar informes de activos que hayan sido solicitados

UNA META MÁS

5. Preparar y entregar al Gerente General la información necesaria para los registros contables 6. Proteger la información de propiedad del Hotel 7. Responder por la adecuada presentación y entrega de los balances y anexos exigidos por Gerencia 8. Coordinar con el área de sistemas que el registro de la información sea oportuna y confiable 9. Supervisar los activos oportunos a la administración de riesgos de las bajas para el aseguramiento del activo 10. Entregar reportes a al área de Recursos Humanos

OBJETIVOS Mantener actualizado el inventario en el sistema de activos, atendiendo las instrucciones del Gerente General y a la normativa legal vigente y así mismo las normas de gestión de calidad con el fin de que cada departamento cuente con lo necesario para realizar las actividades diarias 180

ELABORADO POR Contador

REVISADO POR

Gerente General

FECHA DE ULTIMA REVISION

17 de mayo de 2017

MANUAL DE PROCESOS NOMBRE DE LA EMPRESA: NH ROYAL METROTEL

DEPENDENCIA: Administrativa NOMBRE DEL PROCESO: Proceso contable

ALCANCE

UNA META MÁS

NOMBRE DEL CARGO: Coordinador de activos

Mantener la contabilidad estable en la organización

OBJETIVO Revisar constantemente los ingresos que tiene la compañía NH ROYAL METROTEL DESCRIPCIÓN DE PASOS

1. Revisar los documentos del capital de la compañía 2. Realizar un balance contable 3. Analizar las novedades presentadas en la empresa 4. Realizar un diagnóstico acerca de las novedades que se presentaron 5. Presentar una solución para las novedades presentadas

181

ELABORADO POR Contador REVISADO POR

Gerente General

FECHA DE LA ULTIMA REVISIÓN

17 de mayo de 2017

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

UNA META MÁS

NOMBRE DE LA EMPRESA: NH ROYAL METROTEL

NOMBRE DEL CARGO: Coordinador de activos DEPENDECIA: Administrativa NOMBRE DEL PROCESO: Proceso contable ALCANCE Mantener la contabilidad estable en la organización OBJETIVO Revisar constantemente los ingresos que tiene la compañía NH ROYAL METROTEL

182

DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

1

2

3

3

4

UNA META MÁS

FIN

ELABORADO POR Contador REVISADO POR

Gerente General

FECHA DE ULTIMA REVISIÓN

17 de Mayo de 2017

183

CARTILLA DE PROMOVER PROGRAMAS DE CAPACITACION TEORÍA CAPACITACIÓN Es el proceso de transmisión de conocimientos que requiere un trabajador para desarrollar sus capacidades y así mejorar su desempeño.

ENTRENAMIENTO Es la educación profesional que adopta el hombre para un cargo o función dentro de una organización, e implica la transmisión de conocimientos.

INDUCCIÓN

UNA META MÁS

Es el hecho de proporcionarles a los empleados la información básica sobre los antecedentes de la empresa.

PLAN DE CAPACITACIÓN Es la descripción detallada de un conjunto de actividades de instrucción – aprendizaje los cuales conducen a alcanzar los objetivos.

DNC El diagnóstico de necesidades de capacitación es el proceso que orienta el desarrollo de los programas o procesos que se deben de llevar a cabo dentro de una organización, el cual determina a quien (es), cuanto y cuando capacitar.

184

APLICACIÓN EN LA EMPRESA NH ROYAL METROTEL

A continuación daremos a conocer todo lo que aprendimos en la competencia, aplicándolo a la empresa que escogimos.

DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

NOMBRE DE LA EMPRESA: NH ROYAL METROTEL

UNA META MÁS

DNC

NOMBRE DE LA CAPACITACIÓN: Servicio Al Cliente INTRODUCCIÓN: El presente cuestionario tiene como finalidad identificar los requerimientos en materia de capacitación, por lo que gradecemos conteste con sinceridad los datos que se le solicitan, ya que esto tiene gran importancia para permitirnos que las capacitaciones que se programen cubran con las necesidades del personal. Por favor alinear todo el documento

185

OBJETIVO Analizar las falencias y fortalezas que presenta el personal en su función de servicio al cliente, logrando así implementar estrategias con el fin de mejorar la calidad del servicio prestado tanto a los clientes internos como a los externos de la compañía • GRACIAS POR SU ATENCIÓN PRESTADA CUESTIONARIO 1. Quiero fortalecerme en: a) Comunicación asertiva b) Empatía con el cliente

UNA META MÁS

c) Brindar información ágilmente d) Call center 2. Quiero desarrollar actitudes positivas hacia mis compañeros, mediante a) Buen trabajo en equipo b) Mejorar las relaciones interpersonales c) Comunicación asertiva d) Todas las anteriores 3. Como me siento al atender a algún cliente a) Satisfecho, Porque siento vocación por mi trabajo b) Confundido, Porque no estoy lo suficientemente capacitado c) Aburrido, Porque siento que pierdo mi tiempo d) Insatisfecho, Porque no me dan los recursos necesarios para prestar mi servicio 4. De qué manera atrae usted a los huéspedes y visitantes 186

a) Publicaciones Online

b) Llamadas c) Ofreciendo buenos precios d) Campañas publicitarias 5. Cuál es su postura frente a un cliente agresivo a) Ofensivo, Porque me gusta igualarme b) Indiferente, Porque no me importa lo que diga c) Tolerante, Porque comprendo su necesidad d) Empático, Porque intento entablar una conversación en donde pueda solucionar su necesidad 6. Maneja adecuadamente su inteligencia emocional

b) A veces, Porque me siento obligado c) Frecuentemente, Porque soy muy susceptible d) Nunca, Porque no me gusta mi trabajo

UNA META MÁS

a) Siempre, Porque me agrada

7. Se siente a gusto en su cargo a) Sí, Porque me gusta mi labor b) En ocasiones, Porque el trabajo es muy pesado c) No sé, Porque en ocasiones los clientes son ofensivos d) No, Porque no me gusta mi trabajo 8. Cuanto tiempo deja al cliente en espera a) De 1 a 3 Minutos b) De 4 a 8 Minutos c) De 10 a 30 Minutos d) De 40 Minutos a 1 Hora

187

9. En su ambiente laboral, le brinda la suficiente motivación a) Sí, Porque me dan incentivos b) A veces, Porque no son muy comprensivos c) Frecuentemente, Porque el nivel de exigencia es medio d) No, Porque les parece n desperdicio de tiempo 10. Le brinda información acerca de los cambios realizados en la organización a) Siempre, Porque piensan que es necesario que conozcamos los cambios b) A veces, Porque se les olvida informarnos c) Frecuentemente, Porque quieren que estemos actualizados

UNA META MÁS

d) Nunca, Porque no nos tienen en cuenta para nada

PLAN DE CAPACITACIÓN

PLAN DE CAPACITACIÓN

NOMBRE DE LA EMPRESA: NH Royal Metrotel

NOMBRE DE LA CAPACITACIÓN: Servicio Al Cliente 188

PASOS

11. Actividad de la empresa: Actividad mercantil de venta de servicios de alojamiento y gastronomía.

12. Justificación: La presente capacitación se hace con el fin de mejorar la eficiencia e incrementar la productividad, Además de esto, para que los empleados capacitados presten un mejor servicio al cliente y que las falencias que presentan se conviertan en fortalezas u oportunidades para poder mejorar su desempeño a la hora de prestar un buen servicio al cliente.

13. Alcance: Se van a capacitar a 50 personas del departamento de servicio al cliente tales como:

25 asesores de ventas cara a cara 14. Fines de la capacitación: De la capacitación se espera que los empleados presenten un mejor rendimiento en su desempeño a la hora de atender tanto a los clientes internos como externos, para poder incrementar el número de huéspedes y clientes, haciendo de este un mejor clima organizacional.

UNA META MÁS

25 call center

15. Objetivos: a. General: Se busca adapta a cada uno de los empleados capacitados en cuanto a las funciones y actividades a realizar, con el fin de mejorar su eficiencia, eficacia y efectividad logrando incrementar el desempeño en la productividad. Además se busca la ampliación de los conocimientos adquiridos por cada uno de los asistentes a la capacitación. b. Específicos: • Se evaluaron cada una de las necesidades expuestas por los empleados a capacitar

189

• Se buscaron las soluciones pertinentes para desarrollarlos en el plan de capacitación • Se verifico el tiempo destinado para obtener los resultados positivos • Se dio inicio al plan de capacitación por medio de las personas especializadas • Se evaluó cada empleado por medio de su desempeño en las funciones y actividades que se realizaron, con el fin de conocer los resultados positivos o negativos en cuanto al plan de capacitación

UNA META MÁS

16. Metas: Con esta capacitación se quiere llegar a ser una de las mejores empresas prestadoras de servicio; por medio de la capacitación que se les brindara a 50 integrantes del departamento de servicio al cliente, para que estos adquieran mejores conocimientos y los apliquen en su desempeño, así mismo los compartan con sus compañeros, logrando así que su departamento sea el mejor.

17. Estrategias: Para la presente capacitación se utilizara un video vean para proyectar videos e imágenes que harán reflexionar a los asistentes acerca de la prestación de servicio al cliente, Además de esto, se hará uso de simuladores de teléfonos para realizar un simulacro en el que se atenderá a un cliente vía telefónica y cara a cara.

Iniciando, el capacitador se presentara ante los asistentes a capacitar, y se procederá a proyectar el video destinado para la reflexión de los empleados, la cual tendrá un momento en la que ellos podrán expresar lo que piensan acerca de ello, seguido a esto se llevaran a cabo los simulacros en donde se revisara el desempeño de cada uno de los asistentes y por último se procederá a realizarles una encuesta de satisfacción.

18. Tipos 190

Inducida e inductiva a. Modalidades :

Formación y Complementación b. Niveles: Básico e intermedio 19. Acciones a desarrollar El tema que se va a desarrollar es el de Servicio al Cliente 20. Recurso Humano Capacitador: Capacitados: 50 Personas del departamento de servicio al cliente,, de las cuales 25 serán empleados nuevos y el otro 25 serán empleados antiguos

La capacitación se realizará en el auditorio de NH ROYAL METROTEL, se utilizarán mesas, sillas, video vean, teléfonos simuladores, esferos, hojas, al finalizar la capacitación se les dará un certificado que evidencia su asistencia al evento.

21. Financiamiento:

UNA META MÁS

10.2 Materiales:

La capacitación costará 23´810.000 y este dinero saldrá de la caja menor.

22. Presupuesto: CANT DETALLE

VALOR UNITARIO

VALOR TOTAL

50

Teléfonos simuladores

35.000

1´750.000

50

Esferos

50.000

50.000

1

Resma de papel

10.000

10.000

50

Sándwich

2.500

625.000

50

Jugos

15.000

375.000

TOTAL

112.500

2´810.000

191

UNA META MÁS

CANT DETALLE

VALOR UNITARIO

VALOR TOTAL

12 hras

1´500.000

21´000.000

Capacitador

DETALLE

VALOR TOTAL

Capacitador

21´000.000

Elementos

2´810.000

TOTAL

23´810.000

23. Cronograma CRONOGRAMA DE CAPCITACIÓN (5 SEMANAS) MES DE AGOSTO DESCRIPCION

LUNE MART S ES

1. Se realiza la debida presentación e inducción del tema a capacitar

2 HORAS 2 Agosto 2 HORAS

2. Proyección del video e imágenes de reflexión y puntos de vista de los capacitados 3. Realización de simulacros vía telefónica 192

MIERCOL JUEVE VIERN ES S ES

11 Agosto 2 HORA S

15 agosto 2HOR AS

4. Simulacros de servicio al cliente cara a cara

5. Encuesta de satisfacciรณn y entrega de Certificados

24 Agosto 2 HORAS 30 Agosto

UNA META Mร S

6. Entrega de refrigerios

193

CAPACITACIÓN SERVICIO AL CLIENTE

UNA META MÁS

¿QUÉ ES EL SERVICIO AL CLIENTE?

194

Es un conjunto de actividades interrelacionadas que ofrece una empresa con el fin de que el cliente obtenga el producto o información en el momento y lugar adecuado.

VALORES DE CALIDAD EN EL SERVICIO • Honestidad • Responsabilidad • Orden • Disciplina

La importancia de brindar un buen servicio o atención al cliente radica en los siguientes aspectos: ➢ La competencia es cada vez mayor. ➢ Los competidores cada vez más, se van equiparando en calidad y precio.

UNA META MÁS

IMPORTANCIA

➢ Los clientes son cada vez más exigentes por una buena atención. ➢ Si un cliente recibe un buen servicio o atención volverá con más clientes.

TIPOS DE CLIENTES EL AUTOSUFICIENTE: Clientes autosuficientes son aquellos que creen conocer todas las respuestas

195

.

EL DISTRAIDO: Tipo de cliente que parecen ausentes y que vagan por el establecimiento como si no supieran qué están haciendo allí.

UNA META MÁS

EL RESERVADO: Clientes reservados y que necesitan mucho tiempo para tomar una decisión.

EL HABLADOR: Clientes que sólo miran.

196

EL INDECISO: Son incapaces de decidir por sí mismos.

UNA META MÁS

HABLAR CON ASERTIVIDAD

EMPATIA Mantener una conexión con el cliente para lograr comprenderlo y solucionarle lo pedido.

197

UNA META MÁS

ERRORES DEL SERVICIO

198

CARTILLA ORGANIZAR UNA META MÁS

DOCUMENTOS

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CARTILLA ORGANIZAR DOCUMENTOS INSTRUCTORA: -

Yolanda Chancón

INTRODUCCIÓN

UNA META MÁS

Este proyecto se hace con el objetivo de lograr un mejor entendimiento y conocimiento sobre el manejo de diferentes medios o recursos que tiene una oficina, teniendo una visión más clara de lo que encontraremos y desarrollaremos, para hacer más factible el archivamiento, localización y consulta de los documentos de forma fácil y segura.

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Logrando así comprender diversos procesos como son la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición de información identificando así cada instrumento archivístico que maneja la organización, bajo políticas archivísticas, analizando y desarrollando un sistema integral acorde con los parámetros y normas archivísticas.

El proyecto da una orientación para la aplicación de la Gestión documental en la organización de acuerdo con el desarrollo en la entidad durante el ciclo vital de los archivos que se presenten en esta, dando a los documentos una centralización, administración y control a la hora de realizarse algún proceso de flujo interno o proceso de asequibilidad a la información guardada, otorgando de esta manera seguridad respecto al almacenamiento y distribución de documentos ya recopilados por este sistema, garantizando transparencia y reducción de tiempo en la entrega, aplicando diferentes infraestructuras para el soporte de la variedad de archivo que entra y sale, teniendo en cuenta su utilidad para mejorar y elevar los estándares de la empresa en cada una de sus dependencias, respondiendo así, correctamente a las labores de conservación y manejo del patrimonio documental.

JUSTIFICACIÓN

UNA META MÁS

En esta competencia conocemos e identificamos con practica y teoría el ordenamiento de los archivos bajo los parámetros de leyes como la 594 del 2000 o la ley general de archivos y el acuerdo 042 del consejo directivo del archivo general de la nación que nos ayuda a la definición de los lineamientos para la organización del archivo de gestión ofreciendo así instrumentos de fortalecimiento para esta función en la empresa.

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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL Aprender a ordenar, clasificar e identificar los documentos de las organizaciones basándose en las leyes de archivo como la 594 del 2000 o la ley general de archivos y el acuerdo 042 del consejo directivo del archivo general de la nación para la gestión documental de la organización.

OBJETIVO ESPECIFICO  Aplicar las leyes que conforman los procesos de gestión documental.

UNA META MÁS

 Conservar la documentación y realizar la gestión acorde al ciclo vital de los documentos.

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 Diligenciar y ordenar los formatos de envió y despacho de la documentación vigente bajo las leyes normativos de los procesos documentales en la organización.

POLÍTICA DE CREPES Y WAFFLES S.A PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS Especialmente la política que maneja CREPES Y WAFFLES S.A es de cumplimiento obligatorio en las actividades que desarrolle la organización involucrando el tratamiento de datos personales por parte de sus administradores, empleados y colaboradores, llevando a cabo operaciones en las que se recolectan datos de personas naturales y jurídicas con quienes la organización tiene relaciones contractuales y/o comerciales.

Esta política planteada por CREPES Y WAFFLES S.A es realizada bajo lineamientos legales como LA LEY 1581 de 2012 ‘' Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. ´´. EL DECRETO No. 1377 de 2013 ‘’El cual desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrada en el artículo 20 de la misma”. Y demás normas que los modifiquen, complementen o deroguen.

UNA META MÁS

Por tal motivo es necesaria la recolección y organización de información de todas las personas como son los clientes, los proveedores, los contratistas, empleados y cualquier otra que se encuentre vinculada con la organización, esto se hace con el propósito de ejecutar de manera adecuada las actividades sociales, administrativas y comerciales.

La política de CREPES Y WAFFLES S.A se complementa de principios, definiciones, exclusiones, medios y otros fines como la transferencia y transmisiones de internacionales de datos mostrando tanto las áreas responsables del manejo de información como la vigencia de la política tratada.

Con el proyecto a realizar de TGA se fortalecerán dichos procesos administrativos y con la competencia desarrollada se aplicarán conocimientos en los procesos de CREPES Y WAFFLES S.A en la organización de archivos y documentos.

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3. MARCO LEGAL Legislación de Archivos en Colombia

UNA META MÁS

3.1 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA

Artículo 8: Nuestros recursos naturales y riquezas culturales, no renovables no solo deben ser cuidadas por el estado, si no por cada uno de nosotros ya que todos dependemos de ellos.

Artículo 15: Como seres humanos, todos merecemos derecho a una privacidad e intimidad con nuestras vidas.

Artículo 20: Tenemos el derecho a opinar, argumentar y pensar sobre la información a la cual queremos ser partícipes.

Artículo 23: Es el derecho que se nos otorga para exigir o pedir ante las autoridades el dato sobre algún interés público o privado.

Artículo 27: Derecho a estudiar, observar, adquirir y desarrollar nuevos conocimientos.

Artículo 63: Es la seguridad y cuidado que se le brinda a los bienes públicos.

Artículo 70: Es obligación del Estado proteger y promocionar la cultura colombiana, por parte del aprendizaje.

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Artículo 71: El medio de comunicación visual generado por artista, es una expresión por la cual se adquieren conocimientos, por lo tanto, debe ser de manera abierta poder plasmarla.

Artículo 72: Nuestras herencias culturales deben de estar bajo custodia por las autoridades del Estado, para que así mismo, no se llegue a generar pérdidas en la historia de la documentación patrimonial.

Artículo 74: Todos nosotros tenemos el derecho al acceso y asequibilidad de documentos, a excepción de ser un archivo de la ley.

Artículo 94: Es la seguridad, y comunicación por la que se expresa una gran cantidad de derechos.

Artículo 95: Obligación moral a lo político, social y cívico.

UNA META MÁS

3.2 CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL

Artículo 175: Los documentos pueden servir de prueba para un dictamen judicial si estos llegan a ser testimonios realizados por terceros, si son indicios o dictámenes periciales, entre otros más.

Artículo 251: Existen diversas clases de documentos, como, por ejemplo; los escritos, los planos, los fotográficos, los de cintas cinematográficas, los de grabaciones magnetofónicas, las contraseñas, los sellos, en general todo documento que se de carácter representativo puede llegar a ser público o privado.

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Artículo 252: Se genera una copia autentica del documento original para que este sea evaluado por el mismo valor establecido que en el original, siendo archivado y almacenado de manera que no haya preocupación alguna si llega a perder.

Artículo 253: Los documentos para los procesos se pueden aportar en copia, originales o en transcripciones.

Artículo 254: El valor de las copias tendría la misma prioridad que el documento original, siempre y cuando hayan sido autorizadas por un notario o una autoridad competente, policía, juez entre otros, es decir las conocidas copias autenticadas.

Artículo 255: Cuando se alega con un documento, el original es solicitado y la copia autentica se utiliza para la inspección judicial.

UNA META MÁS

Artículo 256: Cuando se realiza la inscripción de un documento en un registro público, la copia de este mismo deberá llevar la nota de haberse efectuado en la misma.

Artículo 257: Una parte de las involucradas puede pedir una copia parcial de los documentos, los demás tienen derecho al que el costo de este se adiciona a lo que estimen necesario siempre y cuando este dentro de los tres días siguientes a las notificaciones de los autos que admiten las copias.

Artículo 258: Las pruebas que resulten de los documentos públicos y privados son indivisible desde los enunciados siempre que tenga relación directo con lo dispuesto en el acto.

Artículo 259: Los documentos públicos que provengan del extranjero deberán presentarse debidamente autenticados por la autoridad competente que puede ser el cónsul, agente diplomático lo cual hace presumir que se otorgaron conforme a la ley del respectivo país, dicha firma se validara por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, y si se trata de miembros diplomáticos de otro país se autenticara por las personas pertinentes.

Artículo 261: Aquellos documentos destruidos, rasgados o rayados, serán desechados a menos que el remitente o transcriptor de ese mismo les salve bajo una firma.

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Artículo 262: Las certificaciones son de carácter público y pueden ser expedidas por los jueces (según lo dispuesto al artículo 116), directores de oficinas públicas, registradores de instrumentos públicos, notarios autorizados por la ley.

Artículo 263: Las publicaciones en periódicos oficiales tendrán el valor de copias autenticadas de los documentos que allí se publiquen.

Artículo 264: Los documentos púbicos dan fe de su otorgamiento, fecha y declaraciones que en ellos contengan, validados por el funcionario que los autoriza, así como las declaraciones realizadas en escrituras públicas y tendrán un alcance probatorio como lo señale el artículo 258.

Artículo 265: La falta de documentos públicos no pueden ser suprimidos o subsanados con otras pruebas o contratos solemnes, esto en caso de que la ley lo requiera.

Artículo 266: Los documentos públicos que puedan ser puestos en duda por la incompetencia de los funcionarios se tendrán en cuenta como documentos privados.

Artículo 268: Las partes de algún documento privado serán tomadas como evidencia para realizar una copia, ya rectificada por notarios.

Artículo 269: Cuando un documento no es identificado, su valor prioritario solo sería válido si fuese aceptado por los cesionarios.

Artículo 272: El documento presentado de manera original, será reconocido por su mandatario, revisando la fecha en que fue aprobado.

UNA META MÁS

Artículo 267: las escrituras hechas alterando lo pacto en escritura pública no producirán efectos a terceros.

Artículo 273: El documento será revisado con un previo juramento, si este no está firmado, la persona encargada de dicha información deberá tener una declaración donde manifieste de manera clara si es o no es de él.

Artículo 279: Los documentos privados o públicos, serán válidos siempre y cuando hayan sido suscritos ante dos testigos.

Artículo 281: Generan crédito ante los remitentes de dichos documentos.

Artículo 282: Si algún documento llegara a ser firmado en la parte de la margen o del dorso de la hoja, llegaría a estar acreditado a favor del que no es correspondido.

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3.3 CÓDIGO PENAL

Artículo 119: Cualquier personaje que hurte o usurpe información del estado, podría llegar a estar doce años en prisión.

UNA META MÁS

Artículo 148: El mal manejo y control de información privada, ejercida por una persona, entidad o institución puede llegar a ser generada por deseo propio o ajeno, provocando consigo ir a prisión por un lapso de dos a seis años.

Artículo 154: Cualquier servidor público que comparta o distribuya información apartada o reservada, será multado.

Artículo 155: El servidor público que utilice información y datos de sus funciones, por deseo propio o ajeno, incurriría a prisión o multa.

Artículo 189: Si una persona llegara a incurrir sobre la privacidad de un bien mueble ajeno, incendiándolo o dañándolo, se le otorgaría cárcel y multa.

Artículo 218: Cualquier servidor público que falsifique un documento respecto a la función que debería ejercer, se le concedería prisión.

Artículo 219: Si algún documento público es ejercido, manipulado o modificado por un servidor, el cual ocultaría información, obtendría prisión.

Artículo 220: La persona que llegue a realizar alguna modificación alterando consigo algún documento público, se le concedería prisión de 16 años.

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Artículo 221: El que maneje y controle erróneamente algún documento privado que sea de ayuda para alguna tarea administrativa del Estado, seria encarcelado por seis años.

Artículo 222: Si un documento público falso, se llegara a compartir o a divulgar sin permiso o revisión, incurría a prisión

.

Artículo 223: Destrucción, supresión y ocultamiento de documento público quien hiciera lo anterior con un documento público que pueda servir de prueba incurrirá en prisión.

Artículo 224: Si se genera una pérdida o eliminación de algún documento privado total o parcial, se incurriría a prisión.

Artículo 225: Este artículo se asemeja a los anteriores, ya que, si los documentos generan una prueba conveniente para algún caso establecido, ya sea por medio de dibujo, fotografía, planos o cuadros no debería ser alterado o modificado.

Artículo 226: Si se llegara a realizar hurto o falsificación de algún documento personal, para la adquisición de algún documento público, se incurriría a prisión.

UNA META MÁS

3.4 CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO PENAL

Artículo 164: Cuando se elimina o abandona algún expediente para la operación de alguna labor, la persona encargada de este deberá acudir a un personal capacitado para la recuperación y restauración del mismo.

Artículo 165: Las copias realizadas sin argumentos válidos o coincidencias al original, se les otorgara un expediente para comprobar el contenido.

Artículo 166: Las copias de las providencias se realizan para el trámite de algún recurso dando paso a la exposición de la decisión tomada.

Artículo 248: Antes de la presentación de las pruebas, se puede llegar a practicar, estudiar o confeccionar el documento para la aparición de las pruebas pertinentes.

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Artículo 274: A los documentos ya registrados, se les llevara a cabo una copia autentica, en caso de que se llegara a solicitar de manera pertinente se ofrecería la copia.

Artículo 275: Si una persona natural o jurídica, tiene en sus manos un documento que sirve para el desarrollo de un caso penal, tiene como tal, el deber de cederlos ya que, si no, tendría una sanción.

Artículo 276: Si el documento ya identificado como falso, se utiliza para un caso penal, es de considerar que el juez pedirá el original, logrando de esta manera conocer los antecedentes de dicho documento.

UNA META MÁS

Artículo 277: Los documentos registrados de manera escrita, fotográfica, fonográfica o demás, serán de útil manejo para la finalidad de un proceso penal en la acusación o liberación de un sujeto.

Artículo 278: Los funcionarios podrán expresar a las entidades de manera escrita o verbal, que no quieren seguir siendo partícipes del proceso a seguir, el cual está programado para aclarecer la investigación penal.

Artículo 279: Los datos serán sometidos bajo juramento para explicar a fondo el origen de lo que se está archivando o almacenando.

Artículo 280: A los datos ya registrados y almacenados, se les dará un permiso de adquisición para que así mismo se puedan aclarar vacíos durante el transcurso del caso.

Artículo 291: Los testimonios realizados durante la audiencia, pueden llegar a ser archivados o almacenados, de tal manera que le sea factible su medición, para ser constados en el acta.

3.5 CÓDIGO DE COMERCIO Artículo 19: En este artículo observamos, que si una persona quiere ser un comerciante; primero se debe inscribir en el registro mercantil, segundo debe realizar un chequeo al historial documental, tercero debe cargar consigo el inventario de operaciones contables y, por último, guardar y contener con la ley, cualquier tipo de documento.

210

Artículo 27: Todos los registros serán observados por cámaras de comercio, dando así, paso a la distribución de información de manera regulada.

Artículo 28: Es el encargado de regular los procesos concursales inscritos en el registro mercantil tales como; las personas que ya ejercen profesionalmente el comercio, las capitulaciones matrimoniales, cargos públicos que habiliten al comercio, autorizaciones para el comercio, la apertura de nuevos puntos de venta, registro de accionistas, los embargos y las reformas estatutarias .

Artículo 43: Es un deber y derecho que cada servidor público, tenga la documentación y el registro mercantil al día, para que genere consigo, una copia autentica ya sea evaluada y rectificada por el presidente o secretaria de la Cámara de Comercio.

Artículo 48: Todo establecimiento público debe tener consigo un inventario real, de modo que, si se llega a presentar o realizar alguna auditoría, la revisión de documento o registros contables le sea de fácil acceso a la entidad de chequeo.

Artículo 49: Para poder entender los libros de comercio, es necesario tener un fácil acceso a los originales y a las copias establecidas.

Artículo 51: Es necesario guardar y almacenar cada factura realizada, ya sea de compra o de venta, para sustentarla diariamente en la correspondencia.

UNA META MÁS

Artículo 44: Es muy importante efectuar y conservar copias de los documentos registrados, ya que, si se llegara a presentar el caso de alguna pérdida de estos, se tendría una réplica exacta del documento siendo evaluada por el mismo valor probatorio que la original ante la Cámara de Comercio.

Artículo 54: Es un deber tanto para el establecimiento público como el cliente, guardar una copia exacta del producto vendido y adquirido.

Artículo 59: En cada comprobante contable debe de existir la correspondencia necesaria, haciendo que de esta manera el comerciante obtenga con mucha más facilidad, la copia autentica a la original.

3.6 CÓDIGO SUSTANTIVO DE TRABAJO Artículo 39: El contrato de trabajo escrito se puede llegar a generar con la cantidad de ejemplares necesarios de acuerdo con el número de interesados.

Artículo 41: Los patronos o empleados que no hayan celebrado un contrato escrito y no suministren a sus empleados con un carné, están en la obligación de llevar consigo, un registro de ingreso de los trabajadores, el cual debe ir firmado por ambas partes.

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Artículo 42: Para los empleadores con menos de 5 trabajadores, y que no hayan realizado algún contrato escrito, tendrán que elaborar una certificación por solicitud del trabajador donde consten; los nombres, la fecha, la naturaleza del contrato y su duración.

Artículo 46: El contrato termino fijo debe ser siempre por escrito y no puede ser superior a más de tres años. Este se puede renovar indefinidamente donde la terminación del mismo debe contar con una notificación en la cual de su conclusión un mes antes, si dicha información no se presenta, se dará por renovado.

UNA META MÁS

Artículo 264: Todas las empresas deben de estar obligadas al pago de la jubilación de sus trabajadores, de tal modo que deben guardar dichos archivos para aclarar el tiempo de servicio.

212

Artículo 393: Cuando se crea algún tipo de sindicato, este mismo debe generar y constar de un libro documentado con: Afiliación, actas de asamblea general, actas de junta directiva, actas de inventarios, ingresos y egresos previamente autenticados por las autoridades competentes, de no ser así, acarrearía multas, sanciones o hasta consecuencias penales.

4. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS La recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control de una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

DEFINICIÓN

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Consiste en recibir, verificar y hacer constancia de la entrega de documentos oficiales

*Inspección los documentos *Control en la entrada y distribución de documentos OBJETIVOS

MECANISMOS DE LLEGADA

ILUSTRACIÓN

UNA META MÁS

TÉRMINOS

*Normalización de los documentos de recibo y despacho

Son los medios por los cuales se reciben y se almacenan los documentos

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Estos medios permiten que los documentos puedan ser MEDIOS DE INGRESO DE ingresados, visualizados y controlados fácilmente por LOS DOCUMENTOS las empresas

UNA META MÁS

MENSAJERÍA

FAX

CORREO TRADICIONAL

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Consiste en llevar y entregar un documento o un bien, a una empresa o persona

Es él envió de documentos a través de una línea telefónica llegando a generar copias

Es el servicio postal por el cual se remite un documento escrito a varios países y lugares diferentes

Es el servicio de red por el cual se realizan envíos o CORREO ELECTRÓNICO entregas de documentos a varios usuarios(personas)

UNA META MÁS

PÁGINA WEB

Es el medio visual por el cual se presenta alguna información referente a una organización o a un tema en especifico

215

4.1 ACTIVIDADES En la distribución de los documentos externos se hace la identificación de las dependencias destinatarias para clasificar organizar y enrutar los documentos para realizar el registro de entrega de los documentos recibidos En la distribución de los documentos internos su proceso es más corto ya que se identifica las dependencias se enruta y se registra en el control de entrega de documentos internos

UNA META MÁS

Para la distribución de un documento enviado se debe realizar la definición de los medios e el cual se realizará la distribución este puede ser: personal, fax, correo tradicional, pagina web entre otros, se debe realizar un control de cumplimiento de los requisitos planteados por la organización, se debe realizar una gestión del correo realizando un control de firmas de planillas y devoluciones y por último el registro de control de envió de los documentos

4.2 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitución política Artículo 15: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden, judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

Derecho 2150 de 1995 Artículo 1, 11 y 32: Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos ventanilla única.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

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Artículo 3, 5, 8,10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

4.2 RECEPCION DE DOCUMENTOS INTERNOS- FLUJOGRAMA

Inicio

La unidad de correspondencia genera planilla para la distribución de los documentos

¿Conoce la dirección del documento?

Se consulta la directriz para la entrega de documento

¿Es de atribución a la dependencia?

Se vuelve a revisar la directriz del documento para realizar un reenvió

UNA META MÁS

La unidad de correspondencia entrega el documento a dicha dependencia

La dependencia deja evidenciado la entrega del documento en la planilla de registro de comunicación recibida

Fin

217

4.3 RECEPCION DE DOCUMENTOS EXTERNOS - FLUJOGRAMA Inicio

La unidad de correspondencia recibe los documentos para enviarlos a diferentes medios

¿El documento es pertinente para la entidad?

Se vuelve a revisar la directriz del documento para realizar un reenvió a la entidad

UNA META MÁS

La unidad de correspondencia verifica y revisa el documento para la radicación del mismo

La unidad de correspondencia revisa el documento en la tabla de retención documental para confirmar la dirección de entrega

La unidad de correspondencia exceptúa cualquier documento radicado que no haya sido remitido por comunicación

La unidad de correspondencia clasifica el documento recibido y lo ordena en la unidad de almacenamiento

Fin

4.4 RADICACIÓN 218

Es un proceso por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora

de recibido o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos que establezca la ley.

TÉRMINOS

DEFINICIÓN

RADICACIÓN

Es el medio por el cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejan constancia de la entrega y él envió.

ILUSTRACIÓN

Sellos Automáticos CLASES DE SELLOS

Numeradores metálicos Radiadores de correspondencia

UNA META MÁS

Sellos Manuales

Fechadores

Número de radicación Fecha de recibido Pase a Atendido PARTES DEL SELLO

Respuesta No Fecha Archivado en

219

Adquieren la calidad de documentos públicos, es decir, RADICACIÓN EN cualquier persona podrá tener acceso a ellos a través de los LIBROS certificados expedidos

Se realiza la radicación por medio de un sello sobre el documento para que este mismo indique que es perteneciente a la empresa

ANÁLISIS Y SÍNTESIS DE LA INFORMACIÓN

Es el proceso y composición de un tema a partir de la prelectura, la cual consiste en profundizar acerca de lo indagado por separado

TÉCNICAS DE LECTURA

Son herramientas valiosas para detectar defectos y mejorar la calidad del documento

UNA META MÁS

PROCEDIMIENTO PARA LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS

*Determinar cuál es la tesis o idea que defiende el autor 220

PAUTAS PARA RESUMIR

*Seleccionar las ideas más importantes

*Dejar de lado secundarias

ideas

El anรกlisis y desplazamiento de los documentos permite dar una identificaciรณn de estos mismos, en empresas para manejarlos correctamente

UNA META Mร S

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE DOCUMENTOS RECIBIDOS

las

221

UNA META Mร S

4.5 PROCEDIMIENTO PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS

222

A.D

Radicaciรณn

Registro

Recepciรณn

Revisiรณn

Reparto

Clasificaciรณn

Apertura

Dependencia

4. 6 PLANILLAS DE CORRESPONDENCIA Las planillas de correspondencia ayudan al recibo y despacho de documentos o archivos, esta función es responsabilidad de la unidad administrativa en la que los documentos ya sean recibidos o enviados deben ser bajo reglamentos especiales, como su registro, radicación y archivamiento, aprendiendo a llenar y diferenciar las planillas siendo una manera útil y practica para la correspondencia, sabiendo gestionar y organizar los documentos que lleguen a la organización.

UNA META MÁS

4.6.1 PLANILLA DE REGISTRO INTERNO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

223

UNA META MÁS

4.6.2 CONTROL DE MENSAJERIA

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4.6.3 REGISTRO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA DESPACHADA

UNA META MÁS

4.6.4 OBSERVACIONES A LA CORRESPONCIA ELABORADA

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4.7 ACTIVIDADES Se comprenden aspectos de origen, creación y diseño de formatos para el desarrollo de las funciones como son el despacho y radicación de correspondencia, en los que se usan formatos de uso común para ser adoptados a la entidad En la recepción de documentos se verifican que este completo concorde con lo enunciado identificando los folios, copias, anexos y firmas y realizado una constancia de recibo y que sea competente a la entidad para así poder radicar y registrar para dar inicio a los trámites correspondientes, estas comunicaciones se pueden recibir por distintos medios como lo son la tradicional la mensajería o el correo entre otros de acuerdo con los avances tecnológicos de cada organización.

UNA META MÁS

En la radicación de documentos se les asigna a los documentos un numero consecutivo, realizando el registro impreso de las planillas de radicación y control

226

Para el registro de los documentos se hace una constancia de recibo haciendo conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas

5. ARCHIVO DE GESTIÓN – FLUJOGRAMA Es el medio de consulta más frecuente, realizado por diferentes organizaciones, para servir como testimonio o información de algún tema en específico.

INICIO

Se deben identificar las necesidades que tiene la organización frente a la gestión documental

Comité de gestión documental

Afirmar el plan de trabajo archivístico

UNA META MÁS

Plan de trabajo archivístico

Realizar actividades según lo establecido en el plan de trabajo archivístico Representar informe de cumplimiento

FIN

227

6. ARCHIVO CENTRAL – FLUJOGRAMA Es el encargado de agrupar los diferentes documentos transferidos por las dependencias de una organización, siendo un medio de consulta para las propias oficinas.

INICIO

UNA META MÁS

El archivo central recibe de las dependencias las transferencias documentales primarias en las unidades de conservación

Cumple con los parámetros de elaboración

NO

Se realizan los ajustes necesarios

SI El archivo central ubica el documento de acuerdo con su estructura orgánica

Sabe el orden de los documentos en el archivo

NO

Consultar la organización de archivo central

SI Se debe mantener el inventario general de documentos actualizado para facilitar la localización de los mismos.

Elaborar los instrumentos de consulta requerida

228 FIN

7. ARCHIVO HISTORICO – FLUJOGRAMA

Son aquellos documentos que, por su contenido patrimonial, cultural, ciencia e investigación, se almacenan y conservan constantemente.

INICIO

Son adoptadas por la entidad y acorde con las directrices establecidas

Se debe consultar la organización, que permitan la ubicación de fondo, secciones, subsecciones, series, subseries. Velando por la correcta organización e instalación de áreas de deposito

UNA META MÁS

El archivo histórico ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgánica de los fondos, basándose de los criterios de la organización.

El archivo histórico propenderá disponible los documentos mediante instrumentos de consulta actualizados

FIN

229

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001) Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

ARTICULO PRIMERO: Establece lineamientos y procedimientos que permitan a unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumpliendo así con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.

UNA META MÁS

ARTICULO SEGUNDO:

230

Se deja constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, disponiendo información como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

8. CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DOCUMENTAL - CLASIFICACIÓN: la clasificación es la separación o división de documentos dependiendo su clase este es un proceso de identificación de agrupaciones en la que es aplicable la totalidad de un fondo.

- ORDENACIÓN: la ordenación es la agrupación de documentos que se encuentran en carpetas realizado sobre documentos de cada serie se podría decir que la ordenación comienza cuando la clasificación termina, al cumplir el orden establecido en los manuales de procedimiento se garantiza la ordenación permanente de los documentos y se garantiza la rápida localización para su consulta.

La organización de archivo es el medio por el cual se satisfacen las necesidades de una entidad, de manera que la estructura visual y lógica de un documento, de paso a la lectura hacia los diferentes cargos y actividades que se deben cumplir, generando así, un fácil acceso y localización de todos los documentos.

Estas necesidades son complacidas por dos funciones:

UNA META MÁS

DIFERENCIA ENTRE CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN

La clasificación, es la encargada de dividir los documentos de manera jerárquica y concisa para especificar las actividades de una dependencia en una organización.

La ordenación, es el proceso por el cual los documentos son organizados en carpetas, folders entre otros, para dar una fácil vista y mejora en el reconocimiento de los mismos.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Los principios de la organización de archivo consisten en respetar el documento original, realizado por la oficina fabricante del mismo.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Es el orden de los diferentes documentos, los cuales permanecen en la zona de origen, para conservarlos de manera seriada e integra.

231

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Es el orden interno de un documento, el cual permanece y se conserva dentro de cada fondo, según la secuencia en que se creó, de manera que da resolución a un asunto determinado.

8.1 FUNDAMENTOS DE LA ORDENACIÓN

PRINCIPIOS REVTORES DE LA ORGANIZACION DE ARCHIVO

UNA META MÁS

Manual de organización de documentos del archivo general de la nacion de colombia 1995.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Es el documento que se encuentra situado en el fondo documental

Este debe mantenerse en la unidad de la dependencia

Totalidad de documentación producida

232

Organizacion de achivos de acuerdo a su originalidad.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Ordenación interna de un fondo documental.

Este debe mantener la estructura que tuvo durante el servicio activo

Se aplican a partir de los conocimientos administrativos

UNA META MÁS

8. 2 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

233

ACTIVIDADES PARA ORGANIZAR SU ARCHIVO DE GESTIÓN

UNA META MÁS

9.1 CLASIFICAR Y ORDENAR DOCUMENTOS DE ARCHIVO

9.1.1 CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS Son archivos de información recibidos o enviados por una persona o entidad, que vallan concretas a sus funciones o actividades, estos tienen valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural, estos documentos son los que están listados en la tabla de retención documental.

9.1.2 ORDENAR LOS DOCUMENTOS Identificar y ordenar en carpetas los documentos a cada serie y subseries relacionados a la tabla de retención, teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite y mantener su estructura mientras se encuentre activo, el primer documento debe aparecer al abrir la carpeta.

9.1.3 FOLIACIÓN

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Es la numeración de los folios en el extremo superior derecho, en forma legible, empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta.

9.2 CLASIFICAR Y ORDENAR DOCUMENTOS DE APOYO

El documento de apoyo es de carácter general, incidente de funciones específicas, estas son generados de la misma organización o procedente de otra estos no de transfieren al archivo central y solo son destruidos por el jefe de oficina cuando estos pierdan utilidad o vigencia.

9.2.2 ORDENAR LOS DOCUMENTOS DE APOYO

UNA META MÁS

9.2.1 CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS

Cuando se organizan los archivos de la dependencia aparecerán unos que no se pueden ubicar allí, estos constituyen los documentos de apoyo que son de carácter general sirviendo únicamente de soporte a la gestión por lo tanto es intransferible al archivo central.

Los documentos de apoyo se organizan en orden alfabético y después de cumplir su función será eliminado y en constancia el jefe de unidad académicoadministrativa será apoyado por la secretaria o auxiliar diligenciado el formato único de inventario documental GDC-FO-07.

235

9.3 DESCRIPCIÓN

UNA META MÁS

9.3.1 IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN Se debe identificar y describir cada una de las carpetas en la esquina superior derecha con el formato GDC- FO-02 ubicando en la gaveta correspondiente, una vez ubicada las carpetas de los documentos de archivo se procede a ubicar los documentos de apoyo en orden alfabético.

9.3.2 NUMERACIÓN DE CARPETAS COLGANTES Se debe numerar las carpetas colgantes, utilizando el formato GDC-FO-03, ubicando en la gaveta correspondiente.

9.3.3 IDENTIFICAR LA GAVETA Identificar la gaveta y el archivador, utilizando el formato GDC- FO-04.

236

9. 4 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Según la LEY 594 del 2000 o la LEY GENERAL DE ARCHIVOS y el ACUERDO 042 del Consejo Directivo del Archivo General de la nación de fecha 31 de octubre de 2002 en la que se definen los lineamientos para la organización de los archivos de gestión.

9.5 ACTIVIDADES

UNA META MÁS

Se realizan instructivos para el diligenciamiento de formularios determinando el uso y su finalidad

237

UNA META MÁS

10. SISTEMAS DE ORDENACIÓN

La ordenación es la operación de unir elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros de acuerdo con una unidad- orden, para los archivos serán series dentro de las secciones o las unidades documentales.

La ordenación se hace a las series documentales según las características resultando incorrecto ordenar TODOS los documentos en un fondo documental o TODOS los documentos de una misma sección o subsección mediante el mismo sistema de ordenación.

- Sistema de ordenación alfabético - Sistema de ordenación numérico

238

Este sistema de ordenación se basa en el orden del alfabeto, es un sistema de ordenación directo ya que los documentos se pueden consultar con solo leer el nombre de la unidad de conservación.

UNA META MÁS

10.1 SISTEMAS DE ORDENACIÓN ALFABÉTICOS

Estos sistemas se dividen en tres: - Onomástico - Toponímico o Alfabético- Geográfico - Temático

239

10.1.1 SISTEMA ONOMÁSTICO

UNA META MÁS

Este sistema ordena los nombres ya sean de personas naturales o de razones y/o firmas sociales 10.1.1.1 REGLAS DE ORDENACIÓN DEL SISTEMA ONOMÁSTICO 10.1.1.1.1 REGLAS PARA ORDENAR NOMBRE DE PERSONAS NATURALES

1. REGLA: Los nombres de los individuos consta de dos unidades en la que la primera unidad consta de los apellidos y la segunda de los nombres, para la ordenación es necesario comparar letra por letra, siguiendo un total y correcto orden alfabético. Los apellidos se separan con una coma (,) de los nombres de pila.

240

Las guĂ­as telefĂłnicas utilizan un criterio para ordenar los nombres de los individuos:

3. REGLA: Si los nombres de los individuos son totalmente iguales se consideran por el documento de identidad, este no representa la unidad sino un elemento adicional.

UNA META MĂ S

2. REGLA: Si los nombres tienen la primera unidad igual, se considera la segunda.

241

UNA META MÁS

4. REGLA: Apellido con prefijo y apellidos compuestos, las preposiciones, contracciones, artículos y otras partes que compongan el apellido no se consideran elementos apartes, sino que hacen parte integral de cada elemento

242

5. REGLA: los títulos académicos, religiosos, militares o nobiliarios se escribe al final en paréntesis considerándose un elemento de ordenación si hay un homónimo

6. REGLA: Para el nombre de las mujeres casadas existen dos criterios en el que se encuentran el hispano; en la que se toma como primer apellido el paterno.

UNA META MÁS

Y el americano en el que se toma como primer apellido el del esposo

10.1.1.1.2 REGLAS PARA ORDENAR NOMBRE DE RAZONES O FIRMAS SOCIALES

1. REGLA: Los nombres se ordenan tal y como aparecen registrados, Los artículos serán considerados únicamente cuando vayan al comienzo de la razón social.

243

UNA META MÁS

2. REGLA: se deben evitar cualquier abreviatura evitando un error excepto si se encuentra registrada de esa forma, cuando la empresa no se conocida por su sigla esta podrá ser ubicada al final entre paréntesis como dato aclaratorio.

3. REGLA: cuando en el nombre de la empresa aparecen números estos deberán ser escritos en letras, excepto cuando el nombre de la razón social existe un número consecutivo, como es el caso de las notarías, juzgados entre otros, conservando el orden y la escritura numérica.

244

4. REGLA: cuando los nombres completos de personas naturales forman parte de la razón social, se toma como unidad de orden el primer apellido.

10.1.1.2 DISPOSICIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS

▪ GUÍAS: Son ayudas visuales encargadas de separar distintos grupos de documentos dividiéndose en auxiliares que llevan una escritura de expresión numérica o alfabética, y las principales que hacen referencia a la unidad de orden.

UNA META MÁS

Para facilitar la localización de los documentos estos de alojan en unidades de conservación ya sean carpetas, bolsas, sobres entre otros debidamente marcadas o rotuladas, empleándose guías y subguias que actúan como instrumento de localización

▪ SUBGUÍAS: Preceden a las divisiones de las guías principales El empleo de guías y subguias depende del sistema de ordenamiento

245

10.1.2 SISTEMA TEMÁTICO

Es la ordenación alfabética de series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido, este sistema permite tener juntos todos los documentos que se generan alrededor de una misma gestión administrativa.

UNA META MÁS

Para facilitar la localización de los documentos se emplean guías y subguías que actúan como instrumentos de localización, guías y subguías, los sistemas alfabéticos cada posición se ordena en estricto orden alfabético En el sistema temático se emplean:

Guías Auxiliares:

Guías Principales: Identifican las series. Segunda posición Subguías: requiere)

246

letras del alfabeto en primera posición

identifican las subseries. Tercera posición y Cuarta posición (si se

Es la ordenación de las series y subseries documentales alfabéticamente por nombres de lugares puede basarse en países, estados, territorios, zonas, direcciones, entre otros siempre teniendo en cuenta la necesidad administrativa.

10.2.1 DISPOSICIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS

UNA META MÁS

10.2 SISTEMAS DE ORDENACIÓN TOPONÍMICO

Para la ordenación del sistema toponímico se ordena por PAIS- CIUDAD Y ZONA si es necesario o por DEPARTAMENTO – CIUDAD Y ZONAS

247

UNA META MÁS

También se podría ordenar por DIRECCIONES siguiendo un orden alfabético y numérico

248

10.3 SISTEMAS DE ORDENACIÓN NUMÉRICO

10.3.1 SISTEMA ORDINAL

UNA META MÁS

Estos sistemas representan la ordenación basada en números, considerándose indirecto ya que al momento de localizar o archivar será necesario consultar una base de datos, un índice o registro numérico.

Este sistema consiste en asignar a cada documento, firma o asunto según la serie documental, un numero en forma progresiva facilitando la identificación de las unidades de conservación que conforman la serie documental, cuando los documentos siguen numeraciones consecutivas tales como facturas, órdenes de compra, pedidos, remisiones, pólizas, resoluciones entre otras, estas disponen en las respectivas unidades de conservación en forma progresiva.

Este archivo se complementa de Guías y subguias numéricas en las que se puede aparecer en distintas posiciones, según la aplicación que se vaya a realizar, estas pueden estar divididas en: milésimas o centenas y las subguias en decenas o veintenas. Carpetas estas contienen las unidades documentales, rotuladas con números consecutivos que reemplazan el nombre.

249

10.3.2 SISTEMA CRONOLÓGICO

UNA META MÁS

Este sistema toma el tiempo e importancia como elemento fundamental, este sistema maneja dos métodos, Cronología Rígida esta se basa en la ordenación por fechas y la Cronología Circunstancial esta debe estacionarse a través del tiempo para el cumplimiento de su objetivo

250

10.4 ACTIVIDADES Se identifican las dependencias productoras realizando la definición de tipologías documentales conforme a los formatos y formularios Este proceso de organización de os archivos se identifican las unidades administrativas y funcionales, en la que se aplica la tabla de retención, conformando series y subseries documentales realizando un control en el tratamiento y organización de los documentos

UNA META MÁS

Para la ubicación física de los documentos se debe realizar una ordenación documental en la que se hacen relaciones entre unidades documentales, series, subseries, y tipos de documentos conformando la apertura de los expedientes, para así determinar los sistemas de ordenación para organizar los documentos con los pasos metodológicos para terminar con la foliación

251

UNA META MÁS

11. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Las tablas de retención documental son listados de series, con correspondientes tipos de documentos en los que se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

SERIA DOCUMENTAL En la serie documental se encuentra un conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos SUBSERIE DOCUMENTAL Conjunto de unidades documentales que hacen parte de una serie estas son identificadas de forma separada por su contenido y características

11.1 APLICACIÓN DE LAS TRD

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Este es un instrumento de descripción archivística donde se identifica cada serie o subserie documental asociada a cada dependencia, sea una sección o subsección se debe tomar en cuenta el organigrama de la entidad y así otorgar un número correspondiente a cada oficina que produce el documento, cada número debe ser correspondiente a una serie de consideraciones.

Esta es utilizada para facilitar el manejo de información, racionalizar la producción documental, proporciona un servicio eficaz y eficiente en la administración de documentos, facilita el control y acceso a los documentos a traces de los tiempos de retención estipulados en ella, garantiza la sección y conservación de documentos, regula transferencias documentales, racionaliza los procesos administrativos

UNA META MÁS

11.2 FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

1. Entidad productora 2. Oficina productora 3. Código: el código es el número de dos dígitos consecutivos que son asignados de forma ascendente 4. Series y tipos de documentos 5. Retención: este corresponde a la valoración documental para determinar su tiempo de conservación del contenido en el archivo de gestión 6. Disposición final.

253

11.3 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO En este proceso se lleva a cabo lo establecido en el Acuerdo 4 de 2013 del Archivo General de la Nación:

UNA META MÁS

Artículo 15. Eliminación de documentos. La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos deberá estar basada en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental, y deberá ser aprobada por el correspondiente Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo según el caso. Se podrá elevar consulta al Archivo General de la Nación cuando no existan normas legales que regulen los plazos de retención de ciertos documentos: a su vez este podrá solicitar concepto al organismo cabeza de sector al que corresponda la documentación objeto de consulta.

254

12. HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS (El gran motor del cambio-la tecnología. -Alvin Toffler.)

 Orfeo  Laserfiche  Dokmee

UNA META MÁS

 Onbase

 Presis

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12.1 ONBASE Es una integración del software documental, que facilita la gestión de documentos, automatización de procesos empresariales y gestión de registros.

UNA META MÁS

Un aspecto destacable de OnBase es que ofrece dos posibilidades de implantación. Por una parte, con la implementación alojada se puede comprar el software y albergar la instancia en los servidores de Hyland, este Alberga información empresarial para administrar contenidos, casos y procesos.

OneBase Es una plataforma flexible con poco código que crea soluciones y configura las aplicaciones nuevas o ya existentes, basándose en una sola arquitectura de principio a fin y está disponible en las instalaciones o en la nube, esta plataforma permite:  Capturar imágenes  Completar formularios  Registrar información en campo  Acceder a la totalidad de la documentación almacenada las tareas relativas al flujo de trabajo con la documentación.

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Es un líder reconocido en el mercado de gestión de contenido empresarial.

Gestionando el contenido, desde su inicio y durante todo el ciclo de vida de la información, hasta su archivado y eliminación final.

Bancolombia es una de las empresas que manejan la herramienta Onbase, dándole de esta manera facilidad en el servicio al cliente, automatizando los procesos y administrando la base de datos que esta contiene, permitiéndole así, visibilidad respecto al estado de solicitudes, transacciones y pedidos generados por sus clientes.

Esta empresa ha logrado solucionar inquietudes frecuentes dando respuestas veraces y rápidas, por medio del recurso tecnológico Onbase, esto sin la necesidad de que tanto empleados como clientes tengan que moverse de su hogar para realizar respectivas labores.

UNA META MÁS

Otorgando facilidad a la hora de realizar pagos o consultas de cuentas, ya sea por línea o directo en la empresa, evitando así, la congestión provocada por el mal manejo de la organización de documentos de los clientes.

Otra empresa que cuenta con esta herramienta es el Grupo EPM, el cual le da utilidad y beneficio a la hora de manejar su público, brindando un excelente servicio al cliente por medio de la base de datos que esta misma cuenta, provocando interacción y solución hacia las preguntas generadas frecuentemente por sus clientes activos, de manera que estos, pueden estar pendientes respecto a los eventos, campañas o proyectos que crea la empresa.

El grupo EPM hoy en día está creciendo más y más, gracias a la reducción de los costos operativos y a la automatización de la gestión de registros creada por Onbase. Empezando a ser reconocida en diferentes lugares del mundo al ofrecer acceso instantáneo de su contenido y de los procesos que se generan, desde cualquier comodidad, ya sea directa o en línea.

257

12.2 ORFEO

¿Qué Es Orfeo?

Es un Sistema de Gestión Documental (SGD), desarrollado en Colombia por la Superintendencia de Servicios Públicos bajo la Licencia Pública General GNU/GP

UNA META MÁS

¿Qué permite?

Permite a la organización acceder fácilmente mediante cualquier navegador a través de Internet o Intranet para gestionar la trazabilidad de los documentos, evitando así en un gran porcentaje el manejo de documentos físicos.

ORFEO cuenta con:  Radicación.  Modificación.  Anulación.  Estadísticas.  Tablas de Retención Documental (TRD).  Consultas.  Módulo de Archivo.  Préstamo de documentos.  Expedientes virtuales.

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VENTAJAS - La administración y parametrización de tipos de radicación de documentos.

- La aplicabilidad del cumplimiento de las técnicas y prácticas de la administración de los flujos documéntales y archivísticos.

- La facilidad para llevar paralelamente el archivo.

- Su trazabilidad de la gestión realizada sobre los documentos.

- Reportes estadísticos e indicadores de gestión.

- Permite a los trabajadores el fácil acceso y trámite de tareas desde cualquier lugar donde haya conexión a Internet.

-

La aplicación de este tipo de sistemas conlleva una inversión monetaria importante.

-

Las personas no autorizadas pueden acceder ilícitamente a los datos sensibles en una computadora o un servidor.

-

Siempre hay que almacenar la información en servidor de respaldo secundario que esté ubicado a distancia para poder recuperar los datos en caso de robo, incendio o inundación.

-

Riesgo de violar alguna ley u otros reglamentos de rastreabilidad y resguardo de la información.

UNA META MÁS

DESVENTAJAS

259

12.3 LASERFICHE ¿QUE ES? Es una empresa de software que crea la gestión de contenidos empresariales, flujo de trabajo, gestión de registros y software de formulario web. Su objetivo es Terminar con la dificultad y la pérdida de tiempo que suponía realizar las búsquedas manuales entre toda la documentación en papel.

UNA META MÁS

CARACTERISTICAS - Interfaz fácil de usar: Actualiza documentos, agrega notas a documentos, elimina información confidencial y cambia metadatos de documentos desde una única interfaz.

- Búsqueda rica: Recupera instantáneamente documentos con las opciones de búsqueda rápida y avanzada según los derechos de seguridad de usuarios individuales.

- Metadatos robustos: Agrega, ve y modifica los metadatos de documentos para indexar, buscar y recuperar documentos.

Como compañía privada con base en California, Laserfiche desarrolla soluciones para captura, flujos de trabajo, formularios, firmas electrónicas y gestión de casos que ayudan a las organizaciones a impulsar el valor de sus negocios, y a tomar decisiones informadas oportunas. Este cuenta con 35,000 CLIENTES, 5 Millones DE USUARIOS y 29 AÑOS EN EL NEGOCIO

LA SECRETARIA DE MOVILIDAD DE BOGOTÀ

260

Es una de las empresas que maneja el laserfiche ya que les ha servido a crear soluciones sencillas y elegantes para la administración de documentos que ayudan a la organización a funcionar de manera más inteligente

12.4 DOKMEE Es un sistema de gestión documental diseñado para una variedad de propósitos, como captura de documentos Almacenamiento, búsqueda, recuperación y compartición de archivos, este Ofrece medios de almacenamiento, seguridad, capacidad de recuperación e indexación, captura documentos, generados por os sistemas de información ya sean digitalizados u ofimáticos, estos pueden incluir audios, videos, imágenes y correos electrónicos.

TIPOS DE DOKMEE: Dokmee Desktop: Solución de gestión documental independiente diseñada para la pequeña oficina o el usuario de oficina en casa

Dokmee Professional: Software de Gestor Documental que opera a través de la red, está diseñado para la pequeña o mediana empresa que necesita múltiples usuarios accedan a un repositorio central.

Dokmee Enterprise: Permitirá hacer restricciones a los usuarios a nivel de carpeta y archivo, control de versiones, integración de directorio activo y mucho más.

UNA META MÁS

Dokmee Desktop: Permite acceso a un gran número de usuarios sin incrementar el precio de la licencia completa.

Read Only: Permite acceso a un gran número de usuarios sin incrementar el precio de la licencia completa.

261

12.5 PRESIS

El sistema “Presis” está dirigido a todo tipo de empresas de logística, Correo Privado Nacionales e Internacionales, Milroom (Sala de correo), Freight Forwards ( Servicios Transitorios), Carga Aérea y Marítima, de Encomiendas, Mensajería, empresas de guarda y recuperación de archivos especialmente a aquellas que están en crecimiento o con problemas en el área operativa, Presis fue creada en 1994, dedicada al desarrollo de sistemas orientados al transporte, que ha logrado actualmente ser líder en sistemas para empresas de correos privados, tanto nacionales como internacionales y Freight Forwarders (Servicios Transitarios).

UNA META MÁS

SOFTWARE PARA MAILROOM Algunos conocen el mailroom como correo interno, correspondencia interna, conserjería. ¿A quién está dirigido el software de Mailroom?

• A empresas postales que se involucren dentro del funcionamiento de sus clientes en el sector de mailroom.

• A empresas de mucho volumen de correspondencia interna.

• A empresas que tercearicen sus envíos del sector de mailroom con muchos correos o distribuidores y necesiten mayor control de los envíos.

• A empresas que necesiten un control de gastos postales.

SOFTWARE PRESIS PARA SEGUIMIENTO DE RUTA El software consiste en la implementación en cualquier tipo de empresa y sector de un seguimiento satelital por celular en el cual se puede ver plasmado en un mapa inteligente por donde paso el personal 262

¿POR QUE ELEGIR PRESIS?

UNA META MÁS

Porque nuestros sistemas abarcan todo tipo de empresas de logística (correos privados nacionales e internacionales, empresas de micros, empresas de encomiendas, bolsines, transporte aéreo, terrestre y marítimo).

263

13. PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL.

UNA META MÁS

Después de haber observado los factores técnicos de la preservación documental digital es necesario asomarse a los aspectos legales de la misma. Algunas personas no le conceden a este punto la importancia debida y sin embargo es uno de los factores que hoy en día inciden más notoriamente en los proyectos de preservación documental.

264

El problema nace de la facilidad con que en los tiempos actuales se puede reproducir un documento. En esta era de computadoras, escáneres, impresoras láser, redes y libros virtuales nada más fácil que sacar una copia de un documento digital. Una vez que un documento de este tipo ha sido creado electrónicamente, ¿cómo evitar que rápidamente cientos, miles de copias no autorizadas circulen por la red? En general, a nivel mundial, el libro impreso en papel ha llegado a tal punto de equilibrio que, – aparte las consideraciones de propiedad–, salvo libros muy caros o raros, al público no le es práctico ni rentable, y por tanto no le resulta atractivo, fotocopiar íntegramente un libro en lugar de adquirir el original, y mucho menos atractivo resultaría hacer una copia mecanografiada del mismo.

El caso de un libro en forma electrónica es distinto; las maneras y soportes para copiarlo son variadas, y los costos de ello son prácticamente nulos. Cuando el propósito de un autor o editor es maximizar la distribución, —con pocas o nulas miras económicas—, la tecnología digital les permite hacerlo de manera muy eficaz y rentable. Pero cuando la edición tiene como propósito la venta y con ello una utilidad económica, el panorama cambia. Muchos editores se han detenido por mucho tiempo y se manejan, —con toda razón— con suma cautela ante este hecho para lanzar documentos digitales al mercado.

Lo que ha sucedido en las últimas décadas debido a lo anterior es que los editores, —quienes no han encontrado mecanismos de comercialización realmente

innovadores para sus productos, amenazados por el creciente número de editores no autorizados, así como la tradicional tendencia de los editores de arremeter de tiempo en tiempo contra los derechos de libre acceso de los usuarios y estirar a su favor las legislaciones para obtener otros ingresos extra—, han incrementado cada vez más y más las cortapisas legales a las posibilidades de hacer una copia documental por parte del público bien intencionado y de múltiples instituciones culturales, entre ellas bibliotecas, archivos, museos, etcétera.

Los editores, además de no resolver su problema de ventas, han creado otro grave problema de fondo: la falta de preservación y pérdida de materiales documentales.

Para ilustrar esto tomemos dos recientes estudios encargados por la Biblioteca del Congreso de los E.U.A. al CLIR –Consejo de Recursos en Bibliotecas e Información– o Council on Library and Información Resources. En ellos se reporta este fenómeno. En particular, se resalta el hecho de que, en 1972, el Congreso de ese país extendió una protección federal especial para los registros fonográficos hechos en los E.U.A. a partir de ese momento; pero también incluyó una serie de parches y enmiendas legales a lo grabado antes de ese año. Gracias a ello, –o, mejor dicho, desgraciadamente por ello– nada pasará al dominio público sino hasta el año 2067.

De acuerdo con esta legislación, un registro de audio puede ser copiado si el original se encuentra en un formato "obsoleto", pero de acuerdo con el estudio, obsoleto significa en esta legislación que el dispositivo para reproducirlo no se produce más

UNA META MÁS

En efecto, tal como en tiempos antiguos, muchos editores piensan que la mejor forma de proteger las obras contra daño o sustracción es imponer terribles amenazas y castigos para quienes lo hicieren: desde maldiciones, excomuniones y anatemas en la antigüedad hasta leyes y reglamentaciones, multas y cárcel, –entre otras medidas–, han sido lanzados contra los infractores por más de cuatro milenios.

O peor aún, simplemente la solución ha sido y todavía es, –por desgracia tiende a repetirse con chocante frecuencia–, el evitar prestar las obras. Por un milenio y medio ha probado también ser medida inútil para resolver el problema, lapso que incluye los tiempos actuales.

265

comercialmente. Por desgracia, las tornamesas para discos de 33, 45 y 78 r.p.m. se producen todavía y esto hace que no se permita hacer copias de todos estos materiales para preservación; por eso gran parte de esos materiales no han sido reeditados en soportes más modernos [Besek, 2005].

Por esta razón, el Congreso de los E.U.A. emitió el Acta Nacional de Preservación de Grabaciones del Año 2000 en la cual ordenó un estudio del derecho de copia y otras normatividades aplicables a las grabaciones de audio. Como resultado de esos estudios, se concluyó que:

UNA META MÁS

...con excepción de unos cuantos registros de algunas compañías cuyos acervos han sido abandonados o pasados al público, no existe el dominio público de grabaciones de audio en los e.u.a.…ya que sólo el propietario del derecho de copia puede legalmente hacer que los antiguos registros se vuelvan disponibles, los registros históricos están en grave riesgo tanto de pérdida física como de pasar desapercibidos de la memoria de audio del país [Brooks, 2005, p. 6].

Otro de los estudios concluye: Existe una clara evidencia de la necesidad de actualizar las leyes de propiedad para obtener ventajas de la tecnología digital para preservar y hacer accesible la mayor parte del acervo nacional de registros de audio [Besek, 2005, p. vii].

Los estudios también abarcan postulados iguales para los registros fílmicos y de video, donde el tétrico panorama no difiere mucho del presentado con respecto a los registros de audio.

Este ejemplo sirve para ilustrar un hecho que empieza a tomar tintes de problema grave: los ajustes hechos a las legislaciones a nivel mundial, promovidas por el aumento de piratería de editores ilegales, han desembocado en una serie de pegotes, parches y enmiendas legales hechas a tontas y a locas, los cuales responden a impulsos del momento o a presiones e intereses de grupos, sin un entendimiento ni una visión integral y a largo plazo de lo que el problema representa, y sin un análisis de las repercusiones que ello implicará y de que los males que se crean son inmensamente mayores que los beneficios. Las consecuencias pueden notarse ya: 266

•

El problema a nivel mundial de la piratería por parte de editores ilegales y sin escrúpulos no se ha resuelto; ni siquiera tiende a disminuir. Por el contrario, tiende a incrementarse, pese al aumento de legislaciones y el endurecimiento de sanciones al respecto.

•

Las restricciones para el público que no se dedica a la piratería y que obtiene copias ocasionales —y las más de las veces legales— empiezan a ser molestas para ese sector y ocasionan cada vez más confrontaciones entre ambos grupos de intereses, así como un incremento en el menosprecio que el público siente por los derechos del editor.

•

Se ha creado y se incrementa un enorme vacío de responsabilidad en la preservación documental, lo que pone ya enormes cantidades de material en riesgo de perecer y con lo cual incurrimos en una grave responsabilidad generacional.

13.1 FACTORES DE DETERIORO QUE SE PRESENTAN EN LOS DOCUMENTOS, Y LOS PROCEDIMIENTOS ADECUADOS PARA LA CONSERVACIÓN Y ASEO.

UNA META MÁS

De estos tres fenómenos, obviamente el que tiene que ver más con la preservación es el tercero, y por tanto abundaremos en esta idea.

AGENTE BIOLOGICO

• DE ORIGEN ANIMAL: Los insectos y los roedores se consideran dentro de este grupo. Éstos pueden eliminarse utilizando procedimientos químicos que están bastante perfeccionados en la actualidad. Se recomienda una esmerada limpieza del local.

267

La especialista R. De Zela (1989) anota: “Se conocen actualmente 67 especies de insectos que viven en los libros, se distribuyen en 8 órdenes: 32 coleópteros, 4 ortópteros, 9 tisanuros, 6 pseudoneurópteros (como las termitas u hormigas blancas son las más voraces), 1 himenópteros, 7 lepidópteros (con más de 1000 sub familias sólo en Europa), 2 arácnidos, corrodentia”. p. 5) Todas estas órdenes de insectos son muy nocivas para las publicaciones impresas.

Por ejemplo, las termitas destruyen todas las publicaciones, atacan la piel de los pergaminos o se alimentan de la cola o pasta de la encuadernación, entre otros daños.

UNA META MÁS

En nuestro medios los más conocidos son: los piojos de libros, los pescaditos de plata, las termitas, las polillas. En la investigación realizada en la Biblioteca Nacional del Perú por César Ugaz (1989) se llegó a la conclusión que la incidencia de estos agentes en el deterioro de la colección de libros era mínima.

Los otros agentes de origen animal son los roedores, voraces mamíferos que roen pergamino, papel, pieles, telas, cartones, etc., provocando su deterioro. Además, pueden atacar el revestimiento aislante de los conductores eléctricos. Su orina produce manchas imborrables. Es importante evitar los restos de comida derramadas en áreas de refrigerio para prevenir la presencia de estos animales.

• DE ORIGEN VEGETAL: El mayor peligro que atenta contra la integridad de los documentos impresos que están empastados o encuadernados está representado por la humedad, porque favorece la formación y desarrollo de parásitos vegetales, constituyéndose de esta forma en la flora de las unidades de información.

Los daños producidos por la humedad son graves, porque provocan la completa destrucción de la cola animal o vegetal que protege las fibras de las hojas y del pergamino. A falta de ellos se produce moho, que son manchas características de color marrón, verde, violeta, etc. contra el cual resulta eficaz un fuerte tratamiento químico. El moho incluye hongos y bacterias.

268

"‘Moho’ es la palabra comúnmente empleada para designar a los hongos criptográmicos, esto es, los que se producen mediante esporas". (Lee, 1988, p.5).

Muchos autores señalan que el moho para desarrollarse sobre el papel requiere condiciones favorables de humedad, temperatura y luz. Sin embargo, M. W. Lee (1988, p. 9) señala: "Existen tres factores esenciales para el crecimiento y la supervivencia del moho: la temperatura correcta, una humedad suficiente y los nutrientes adecuados". Además, anota, que no es importante que haya luz para el crecimiento del moho.

Los agentes biológicos que incidieron en las colecciones de la Biblioteca Nacional se debieron a catástrofes de diversa naturaleza, principalmente aquellos documentos que recibieron agua al apagarse el incendio de mayo de 1943.

• DE ORIGEN HUMANO:

El desgaste normal que causa la manipulación y la circulación diaria de los documentos. El ser humano deja grasa cuando moja al untarse saliva en los dedos para pasar las hojas, manipula los documentos con las manos sucias, deja sudoración de las manos, entre otros, maltratando generalmente los documentos.

La mutilación se produce por la mala manipulación de las publicaciones que originan la ruptura de páginas, o por la extracción intencionada por parte del lector, de páginas, dibujos, etc.

UNA META MÁS

Entre las causas de deterioro de factor humano, es decir, el deterioro causado por las personas que usan los documentos, tenemos:

Las anotaciones en las publicaciones son cansadas por inscripciones manuscritas, subrayado con tinta, o marcado con resaltadores que producen daños químicos por la oxidación de la tinta y la humedad. Otro factor de deterioro causado por los humanos es el robo de los documentos. Se produce por la falta de un sistema de seguridad adecuado y la falta de responsabilidad de los lectores. El robo continuo causa graves problemas de mantenimiento de la colección (incompletas) y molestias a los usuarios.

AGENTE FISICO Este puede ser causado por la luz ya que es necesaria una luz especial para los lugares en que se manipulan los documentos, fuego o la humedad produciendo un agente biológico como es de origen vegetal 269

AGENTE QUIMICO

Uno de los agentes que deterioran los documentos puede ser la oxidación de la tinta impidiendo la lectura de estos y la descomposición química de los ácidos que conforman el papel

PROCEDIMIENTOS DE CONSERVACIÓN. Tomando en cuenta las pautas dadas por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 48 del 2000, Acuerdo 49 del 2000, Acuerdo 50 del 2000 y la Ley 594 del 2000 (Ley General de Archivos para Colombia), se establecen las condiciones para los locales destinados como sedes de archivos, estantería, mobiliario, contenedores y para la conservación preventiva de documentos.

Capacidad de almacenamiento:

UNA META MÁS

Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta la disposición de espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento.

Condiciones ambientales generales: ✓ La ventilación interna debe permitir que las condiciones ambientales del depósito y espacio del mismo garanticen la conservación del documento, La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellos. ✓ En cuanto a la Iluminación. Se debe evitar la incidencia de luz directa sobre documentación y contenedores, cuando no sea posible suprimir las fuentes naturales de luz se deben utilizar cortinas en las ventanas. ✓ Las instalaciones eléctricas deben estar por fuera del local o lejos del depósito en lo posible y deben estar en perfectas condiciones.

Contenedores: ✓ Para los documentos de conservación total no se recomienda la perforación de los documentos ni que estén en contacto con material metálico. Si se almacena en fólderes AZ se debe utilizar acetatos para evitar rasgaduras y deformaciones.

270

✓ El material y el diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento debe estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamaño de la

documentación a conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos. ✓ Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el propósito de prolongar de una manera considerable la conservación de los mismos. ✓ Se recomienda que las Carpetas deben ser de un material que tenga pH neutro, de color preferiblemente claro, los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la abrasión y ser insolubles en agua. ✓ Los C.D. podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no desprenda vapores ácidos o contener moléculas ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación tendrá solo un C.D.

✓ Garantizar la limpieza de pisos y estantería con sustancias que no eleven el nivel de humedad en el ambiente. ✓ Se aconseja hacer recorridos periódicos de inspección para observar si los depósitos y la documentación se mantienen en excelentes condiciones de aseo y seguridad. La inspección debe confirmar entre otras que los extintores, si los hay, estén en condiciones de uso, que los sistemas de señalización correspondan a los inicialmente trazados.

UNA META MÁS

Mantenimiento de instalaciones:

Condiciones funcionales Las condiciones funcionales para los depósitos de Archivo propenden por el aprovechamiento de los espacios físicos basándose en la óptima distribución del mobiliario, su característica y disposición. Para cumplir las condiciones funcionales se debe tomar en cuenta:

Estantería

271

✓ El diseño de los estantes debe ser acorde con la cantidad de unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos. ✓ Se recomienda que los estantes sean construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable. ✓ Se recomienda que la estantería no esté recostada sobre los muros y se deje un espacio mínimo de 20 cm, entre éstos y la estantería.

Mobiliario

UNA META MÁS

✓ Los archivadores utilizados como mobiliario de oficina deben elaborarse en materiales estables para la conservación de documentos y proyectarse de acuerdo con la producción documental.

13.2 ENFERMEDADES PROFESIONALES QUE SE ORIGINAN EN LA ESPECIALIDAD DE ARCHIVISTAS.

Los síntomas que pueden llegar a tener un archivista son: • La disminución de atención.

• Tener distracción.

• Que se le olviden fácilmente las cosas.

• Aumento consecutivo de errores.

• Se le dificulta aprender algo nuevo.

272

• Tiene un aumento de enfermedades respiratorias.

• Suele sufrir de ansiedad, depresión, nerviosismo igual que irritabilidad y agresividad, haciendo que tenga una autoestima bajo.

ENFERMEDADES QUE PUEDE LLEGAR A TENER UN ARCHIVISTA • Estrés por carga laboral, esto puede llegar a generar fatiga la monotonía, exceso de ruido, preocupación, mala concentración, disminuyendo su trabajo mental.

• Los tétanos son bacterias que se encuentran en el polvo y en documentos que llevan bastante tiempo archivados, estos entran al cuerpo mediante una cortadura ya sean hechos con ganchos o grapas metálicas que se encuentren infectadas en muchas ocasiones es porque estos elementos se encuentran oxidados, los tétanos no se contagian de una persona a otra.

• Los documentos también pueden estar infectados de diversas bacterias entre ellas la micosis produciéndose al contacto con los documentos estos afectan la piel y las mucosas.

UNA META MÁS

• La dermatitis puede ser causado por el polvo y el papel ya que algunas personas reaccionan a estos componentes provocando un rascado y enrojecimiento de la piel haciendo que esta engruese y se endurezca, afectando partes específicas de la piel.

• También el archivista puede tener malestares dolorosos en las articulaciones como son la muñeca y la mano, a este se le llama síndrome del túnel del carpo, esto es ocasionado cuando los ligamentos o tendones se inflaman ya que se presionan contra el nervio mediano causando dolor y adormecimiento

273

14. NORMAS DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL EN LAS FUNCIONES DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL. DISPOSICIONES GENERAES Y DEFINICIONES

ARTÍCULO 1: Determina las bases de la organización y administración gubernamental de la salud ocupacional para la construcción posterior de un plan nacional para la prevención y precaución de los accidentes laborales.

Los decretos reglamentarios que se expidan para regular el título iii de la ley 9ª. De 1979 y del código sustantivo de trabajo, se ajustaran a la organización y administración que establece este decreto

UNA META MÁS

ARTÍCULO 2: OBJETOS DE LA SALUD OCUPACIONAL: a) Propender por el mejoramiento y mantenimiento de las condiciones de vida y salud de la población trabajadora; b) Prevenir todo daño para la salud de las personas, derivado de las condiciones de trabajo; c) Proteger a la persona contra los riesgos relacionados con agentes físicos, químicos, biológicos, psicosociales, mecánicos, eléctricos y otros derivados de la organización laboral que puedan afectar la salud individual o colectiva en los lugares de trabajo. d) Eliminar o controlar los agentes nocivos para la salud integral del trabajador en los lugares de trabajo; e) Proteger la salud de los trabajadores y de la población contra los riesgos causados por las radiaciones;

274

f) Proteger a los trabajadores y a la población contra los riesgos para la salud provenientes de la producción, almacenamiento, transporte, expendio, uso o disposición de sustancias peligrosas para la salud pública.

ARTÍCULO 3:

Campos de aplicación de las normas de Salud Ocupacional. Todos los campos de trabajo en el cual interactúen los empleados de las organizaciones para promover y proteger la salud de los mismos.

CONSTITUCIÓN Y RESPOSABILIDADES

ARTÍCULO 10: Constitución del Plan Nacional de Salud Ocupacional. Todas las actividades de Salud Ocupacional que sean implementadas tanto en las empresas públicas como en las privadas deben estar contempladas en el Plan Nacional de Salud Ocupacional.

1. Nivel Nacional normativo y de dirección: Constituido por los Ministerios de Trabajo y Seguridad Social y de Salud.

2. Nivel Nacional de Coordinación: Comité Nacional de Salud Ocupacional.

3. Nivel Nacional de ejecución gubernamental: Constituido por dependencias de los Ministerios, Institutos Descentralizados y demás entidades del orden nacional.

UNA META MÁS

Para la organización y administración del Plan Nacional se determinan los siguientes niveles:

4. Nivel Seccional y Local de ejecución gubernamental constituido por las dependencias seccionales, departamentales y locales.

5. Nivel privado de ejecución: Constituido por los empleadores, servicios privados de Salud Ocupacional y los trabajadores.

ARTÍCULO 11: Sujeción de otras entidades gubernamentales. Todas las demás entidades gubernamentales no determinadas en este decreto, que ejerzan actividades de Salud Ocupacional, igualmente deben estar integradas en el Plan de Salud Ocupacional, por tanto, deben ajustarse a las normas legales de esta área.

275

ARTÍCULO 12: Distribución de cobertura por entidades. Las cuales administren directamente el programa de Salud Ocupacional serán responsables de la vigilancia y del control en el desarrollo de los programas para la Salud para la población y las empresas de su área de influencia, de acuerdo con la siguiente distribución: a) El Instituto de Seguros Sociales y sus dependencias Seccionales, por la Salud Ocupacional en las empresas inscritas y los trabajadores afiliados a esa Institución; b) Las Cajas de Previsión Social y demás entidades de Seguridad y Previsión Social, por la Salud Ocupacional en las entidades afiliadas a dichas instituciones y los trabajadores afiliados a dichas instituciones;

UNA META MÁS

c) Los Servicios Seccionales de Salud, por la Salud Ocupacional en el resto de empresas y población no cubiertas por las anteriores instituciones.

Parágrafo- Compréndase estas competencias como vigilancia técnica y control preventivo.

PROCEDIMIENTO DE VIGILANCIA Y SANCIONES.

Artículo 41º.- Competencia. Corresponde a las entidades gubernamentales que participan en el plan de Salud Ocupacional, la aplicación del procedimiento de vigilancia que se establece en este decreto y de las sanciones y medidas preventivas consagradas en los artículos 577, 591 y demás disposiciones pertinentes de la Ley 9a. de 1979 y en el artículo 352 del Código Sustantivo del Trabajo, para garantizar el cumplimiento de las normas sobre Salud Ocupacional.

Artículo 42º.- Competencia exclusiva y obligación de colaboración. El sistema de vigilancia y control que establece para garantizar el cumplimiento de las normas y los programas de Salud Ocupacional se rige por las siguientes reglas:

276

a) Corresponde a las dependencias de Salud Ocupacional del Instituto de Seguros Sociales, de la Caja Nacional de Previsión Social y demás entidades de Seguridad y Previsión Social, ejercer las acciones de vigilancia y control para el cumplimiento de las normas y de los programas de Salud Ocupacional en las empresas y trabajadores afiliados;

b) Corresponde a las dependencias de Salud Ocupacional de los Servicios Seccionales de Salud, o los que hagan sus veces, ejercer las acciones de vigilancia y control para el cumplimiento de las normas y de los programas de Salud Ocupacional en las empresas y trabajadores no afiliados al Instituto de Seguros Sociales ni a otra entidad de Seguridad y Previsión Social;

d) Para la aplicación del procedimiento de vigilancia y sanciones que establece este Decreto, solamente habrá una autoridad de Salud Ocupacional competente para iniciar un proceso. En consecuencia, una vez iniciado un proceso por una determinada dependencia de Salud Ocupacional, las dependencias del mismo nivel tendrán la obligación de suministrar la información requerida por la que acogió el conocimiento del proceso y de prestarle la colaboración administrativa y técnica que requiera para el adelantamiento del mismo.

UNA META MÁS

c) Los servicios seccionales de salud, el Ministerio de Salud y El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, sin embargo, podrán directamente o a petición del Instituto de Seguros o de otra entidad de Seguridad Social, intervenir en el proceso de vigilancia y control para el cumplimiento de las normas y de los programas de Salud Ocupacional relacionados con sus empresas y trabajadores afiliados. Esta intervención podrá darse cuando se agote la competencia de estas Instituciones, por peligro inminente para la salud de los trabajadores o de la comunidad o en los casos especiales que determinen las autoridades de Salud o de Trabajo;

14.2 ASPECTOS DE SEGURIDAD SALUD OCUPACIONAL, NORMAS DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL (Que se aplican en el recibo de documentos y qué elementos de protección para el desempeño de las funciones.)

Las normas que rigen el recibo de documentos en las organizaciones son: ARTÍCULO 70.

Está orientado hacia la cantidad y calidad de iluminación que debe existir en los locales o establecimientos en donde se llevan a cabo los procesos de recibo de documentos. Implementando también condiciones de temperatura y ventilación para evitar el deterioro de la salud de los trabajadores. La iluminación con la que deben contar estos lugares de trabajo es de por lo menos 300 lux.

277

ARTÍCULO 80 Indica que los lugares de trabajo deben contar con las dimensiones correctas tanto como para la cantidad de empleados como para la cantidad de elementos documentales que se encuentren en el área, teniendo en cuenta que estos deben ser aplicados de acuerdo con los requerimientos de la industria.

Los establecimientos de trabajo en los que se encuentren expuestos los trabajadores al polvo, altas o bajas temperaturas, suciedad, humedad, etc... Deben contar con un salón especial en el cual los mismos puedan cambiar su ropa.

UNA META MÁS

Estos deben contar con una excelente limpieza y protegidos contra insectos y roedores. Cada trabajador debe contar así mismo con su lokcer metálico para facilitar el proceso.

278

Los siguientes son los elementos con los cuales los trabajadores deben cuidar de su integridad y que deben ser proporcionados por las organizaciones:

GLOSARIO Aduzca: Mostrar o esgrimir justificaciones o pruebas sobre algo.

Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.

Cotejo: Comparación y examen de dos cosas para apreciar sus semejanzas y diferencias Expidan: Extender por escrito un documento.

Fidedigna: Digno de ser creído o que merece crédito.

UNA META MÁS

Catedra: Materia particular o facultad que enseña un profesor.

Indicios: Permite conocer o inferir la existencia de algo que no se percibe.

Indivisible: Aquello que no se puede dividir.

Inviolabilidad: Privilegio de los diputados y senadores que los exime de la responsabilidad.

Microfilmación: Técnica para preservar imágenes a largo plazo, reconstruir documentos y almacenar archivos.

Prescindir: Dejar a una persona o una cosa fuera de un asunto.

Salvaguardar: Defender o proteger a alguien o algo.

279

BIBLIOGRAFIA http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=49981 http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=53646 http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=10551

UNA META MĂ S

http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/Documents/acuerdo-4-15mar2013.pdf

280

WEBGRAFIA • https://www.google.com.co/search?hl=esCO&ei=u8D9WvzHI8OZzwKyrazwCw&tbm=isch&q=gastos+de+la+empresa&o q=&gs_l=#imgrc=_ • https://www.google.com.co/search?hl=esCO&tbm=isch&sa=1&ei=vsD9WqSqFc2WzwKPja4Cw&q=evento&oq=evento&gs_l=img.3..0i67k1l5j0l5.1975822.1976489.0.1976 722.6.6.0.0.0.0.233.554.0j1j2.3.0....0...1c.1.64.img..3.3.554....0.RKXN8eBcztg#i mgrc=5tAOGnqcjuUdsM:

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UNA META MÁS

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UNA META MÁS

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https://es.slideshare.net/laresal/los-eventos-y-sus-etapas

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UNA META MÁS

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