procedimiento-arriendo-inmuebles-2021

CÓDIGO

GA/PRC-CORP-003.ABI

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO REVISIÓN Nº GERENCIA DE ABASTECIMIENTO ADMINISTRACIÓN CORPORATIVA

Procedimiento de Arriendo Bienes Inmuebles

FECHA INICIO VIGENCIA

1 01-08-2021

ARCHIVO

CONTENIDO

1.

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 2

2.

OBJETIVO ........................................................................................................................... 2

3.

ALCANCES .......................................................................................................................... 3

4.

RESPONSABLES ................................................................................................................... 3



Usuario Solicitante: .................................................................................................................................................... 3



Jefatura del Solicitante: .............................................................................................................................................. 4



Gerencia Jefatura:...................................................................................................................................................... 4



Gerencia de Personas: ................................................................................................................................................ 4



Vicepresidencia (VP): ................................................................................................................................................. 4



Administración Corporativa: ....................................................................................................................................... 4



Fiscalizadores de Contrato: ......................................................................................................................................... 6



Estudio Jurídico: ........................................................................................................................................................ 6



Contabilidad .............................................................................................................................................................. 7



Finanzas: ................................................................................................................................................................... 7

5.

NORMAS GENERALES .......................................................................................................... 7

6.

CLÁUSULAS DE UN CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE INMUEBLE .......................................... 8

7.

DEBERES EL USUARIO DEL DEPARTAMENTO ........................................................................... 9

8.

FLUJO DEL PROCESO............................................................................................................ 9



Solicitud de un Inmueble ............................................................................................................................................ 9



Gestión de un Contrato de Arrendamiento ................................................................................................................ 10



Proceso de Pago de un Contrato de Arrendamiento .................................................................................................... 10

9.

ANEXO 1. “FORMULARIO SOLICITUD INMUEBLE PARA VIVIENDA” ........................................... 10

10. ANEXO 2. “FORMULARIO SOLICITUD PRORROGA Y/O TÉRMINO ANTICIPADO” .......................... 10

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ABASTECIMIENTO

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CONTROL DE MODIFICACIONES

1.

Nº

Fecha

Revisión

Elaborado por

1

15-01-2021

Revisión I

Tania Gonzalez – Patricia Vargas

2

10-05-2021

Revisión II

Diego Olivares- Soledad de Palacios

3

08-07-2021

Revisión III

Gerencia Enaex Servicios

INTRODUCCIÓN

El arrendamiento es un contrato por el cual una parte se obliga a conceder el goce de una cosa, arrendador y, la otra, a pagar una renta por ese goce, arrendatario. Una vez que las partes firman un contrato de arrendamiento tanto el arrendador como el arrendatario estarán legalmente obligados a los términos del mismo, debiendo cumplir las cláusulas que regulan tal contrato.

2.

OBJETIVO

El presente Procedimiento de Contratación de Inmueble para la Vivienda, en adelante el Procedimiento, tiene por objetivo entregar los lineamientos asociados a la gestión de este proceso, establecer las normas, documentación necesaria y plazo definido para cada requerimiento.

Adicional, detalla unidades organizacionales que deben intervenir, y asigna las principales responsabilidades y obligaciones que tienen los distintos participantes en este proceso.

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3.

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ALCANCES

Este procedimiento Aplica a todas las áreas de Enaex S.A., Enaex Servicios S.A. y Filiales en Chile.

Los responsables involucrados dentro del proceso son las siguientes: - Usuario Solicitante - Jefatura del Solicitante - Gerencia Jefatura - Gerencia de Personas - Vicepresidencia - Administración Corporativa - Fiscalizadores de Contrato - Estudio jurídico - Contabilidad - Finanzas

4.

RESPONSABLES  Usuario Solicitante:

Es el(la) encargado(a) de enviar la solicitud de arrendamiento y/o prórroga de contrato de inmueble para vivienda, a Administración Corporativa Santiago.

El requerimiento de contrato y/o prórroga de arrendamiento, debe ser solicitado con a lo menos 30 días, previamente autorizado por escrito por Jefatura, Gerencia de Personas y Vicepresidencia que corresponda.

La solicitud debe ser mediante “Formulario Solicitud Inmueble para Vivienda” que se contiene en el Anexo.1, y contener como mínimo la siguiente información: - Vigencia: Indicar desde y hasta cuándo se solicita el arriendo, si debe ser renovable, si aplica término anticipado.

- Características: Indicar cuantos dormitorios, servicios higiénicos, estacionamientos, si se requiere amoblado o no, etc.

- Centro de Costo: Indicar centro de costo donde se debe cargar el gasto.

- OI: Indicar OI en caso de ser por un proyecto puntual.

- Propuestas: Enviar a lo menos una (1) propuesta de Inmueble en Arrendamiento, y los respectivos contactos del arrendador y/o corredora de propiedades.

- Reglamento uso de Vivienda

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Será el responsable de gestionar la autorización por parte de su jefatura, Gerencia de Personas y la Vicepresidencia que corresponda, para que se le autorice la solicitud de Inmueble para vivienda.

Sera responsable de enviar “reglamento de uso de vivienda”, firmado en conjunto con formulario de solicitud de vivienda.

Será responsabilidad del solicitante/ usuario del inmueble arrendado, gestionar con Gerencia de Personas la solicitud de prorrogar o dar término anticipado al inmueble, mediante “Formulario Solicitud Prórroga y/o Término Anticipado”, que se contiene en el Anexo.2, aprobado por la Jefatura, Gerencia de Personas y Vicepresidencia que corresponda.  Jefatura del Solicitante:

Será responsable de aprobar solicitud, prorroga y término de arrendamiento según corresponda cada caso.  Gerencia Jefatura: Será responsable de aprobar solicitud, prorroga y término de arrendamiento según corresponda cada caso.  Gerencia de Personas: Será encargado de autorizar al solicitante mediante formulario de solicitud, el requerimiento de arriendo de inmueble y/o Prorrogas.  Vicepresidencia (VP): Será encargado de autorizar mediante formulario de solicitud, el requerimiento de arriendo de inmueble y/o Prorrogas de este.  Administración Corporativa:

Al recibir requerimiento, mediante Formulario de Solicitud previamente autorizada, se realizarán las siguientes gestiones:

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I En caso de tener definida la opción de arrendamiento por parte del solicitante, solicitará la siguiente documentación al arrendador: - Nombre completo Propietario - Rut Propietario - Dirección Particular Propietario - Datos Bancarios Propietario - Título de Propiedad CBR - Certificado de Dominio Vigente - Certificado de hipotecas y gravámenes - Fotocopia CI Propietario - N° departamento en Arriendo - N° Estacionamiento/Bodega (si existe) - Monto mensual por Arriendo.

- Si el inmueble es amoblado, en cuyo caso está gravado con IVA. - Inventario de Mobiliario en caso de aplicar - Certificaciones (Gas, Ascensores, Extintores, etc.)

II En caso que la propiedad sea arrendada por una corredora de propiedades o persona jurídica, deben enviar adicionalmente lo siguiente: - Copia Rut Empresa - Antecedentes sociales. Copia de inscripción con vigencia de la sociedad y poderes - Dirección Comercial - Autorización de Corredora, Inmobiliaria, etc. según aplique.

En caso de no tener opción de inmueble por parte del solicitante que realiza el requerimiento: El área de administración corporativa revisará en un plazo de 10 días hábiles, opciones de arrendamiento en el sector solicitado. En caso de no encontrar opciones, se informará al solicitante a la brevedad de esta situación, para revisar otra opción de hospedaje con el área de Contratos de Gerencia de Abastecimiento (hotel, aplicación de hospedaje, etc.)

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La Administración Corporativa será la encargada de -

Gestionar a través del Estudio Jurídico, borrador de contrato y gestionar las firmas

correspondientes.

-

Gestionar las legalizaciones correspondientes.

-

Hacer llegar ejemplar original al arrendador, y copia en PDF al solicitante.

-

Crear como acreedor al arrendador en SAP.

-

Gestionar los pagos correspondientes a Mes de Garantía, Anticipo y Comisiones a

Corredores de Propiedades en caso de aplicar.

-

Informar a la Gerencia de Contabilidad y Finanzas, la existencia de un nuevo contrato de

arrendamiento, y si la renta de este será mediante factura (IVA) o solo con contrato de arrendamiento.

Además, debe indicar el centro de costo y cuenta de gasto, donde se debe cargar el gasto.

Cualquier reajuste o modificación de los valores en contratos de arrendamiento, debe informarlos a Gerencia de Contabilidad (cuentas por pagar).

 Fiscalizadores de Contrato: Será el responsable de gestionar el pago de los gastos adicionales que incurra el contrato de arrendamiento y que no sea la renta propiamente tal, por ejemplo, gastos comunes, gastos básicos, extracción de basura, etc.

Será el responsable de notificar al área de Administración Corporativa, el pago de los gastos anteriormente expuestos.

 Estudio Jurídico: Encargado de gestionar borrador de contrato, según las indicaciones que envíe Administración, dentro de un plazo de 5 días hábiles, luego de recibido el requerimiento por parte de Enaex.

Encargado de revisar y validar, posibles y futuras modificaciones al borrador de contrato.

Será apoyo a Enaex, desde el inicio al final del proceso de un contrato, prorroga y/o finiquito de arrendamiento.

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 Contabilidad Serán los responsables de gestionar los pagos correspondientes según solicitud de administración.

Serán los responsables del registro de las obligaciones informadas vía correo electrónico a cuentas por pagar (a lo menos tres días antes del vencimiento o según lo instruido por finanzas para lograr depósitos en fechas estipuladas), por el área de administración corporativa para su posterior pago.

Serán responsables de notificar al área de Administración Corporativa, las fechas de asignación de pago.  Finanzas: Los pagos de arrendamiento deben ser durante los primeros cinco días de cada mes, o contra factura (sin Orden de Compra), según lo indique el contrato.

Serán los responsables de generar los pagos de acuerdo a lo registrado por contabilidad.

5.

-

Normas Generales Las solicitudes de arrendamiento de inmuebles, serán a través de formularios mencionados

en punto 4.

-

Se procederá con la gestión por parte de Administración Corporativa, únicamente cuando

esté autorizada la solicitud de Contrato y/o Prorroga de Arrendamiento, por de la Vicepresidencia que corresponda.

-

La vigencia de un contrato de arrendamiento dependerá de la opción y exigencia que exista

en el mercado (corredora de propiedades, propietario del inmueble).

-

La vigencia de un arriendo de inmueble, debe ser por un periodo mínimo de 3 meses, no se

gestionarán solicitudes por menos de ese plazo.

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6.

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Cláusulas de un Contrato de Arrendamiento de Inmueble

Cuando se genera un contrato de arrendamiento de inmueble, se adquieren una serie de derechos y obligaciones tanto para el arrendador, como para el arrendatario.

Es de suma importancia plasmar dichas garantías y obligaciones en un documento que valide la transacción y que funcione como protección en caso de que ocurra una falta que afecte al arrendador o al arrendatario.

El contrato de arrendamiento deberá contener, al menos, las cláusulas que se exponen: Fecha - Comparecientes - Arrendador : Nombre; domicilio; Cédula de Identidad o RUT. - Arrendatario : Nombre; domicilio Cédula de Identidad o RUT. - Datos del Inmueble : Objeto (casa, departamento, terreno); Dirección; ROL. - Objeto del Contrato - Plazo - Renta - Reajuste - Mes de Garantía - Otros Pagos - Reajustes - Prohibiciones al Arrendatario - Restitución y Mantención del Inmueble - Visitas al Inmueble - Otros (otorgar responsabilidades en caso de robos, inundaciones, incendio, arreglos en el inmueble) - Morosidad - Estado del Inmueble - Anexos (Inventarios)

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7.

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Deberes el Usuario del Departamento

El trabajador que haga uso del inmueble arrendado deberá cumplir las obligaciones y prohibiciones que se enumeran enseguida: 1. Cumplir con las normas de funcionamiento del inmueble, especialmente, en los casos que exista un Reglamento de comunidad en la que se inserte el inmueble.

2. Mantener un trato de respeto con los vecinos y con las personas que trabajan en el lugar.

3. No realizar fiestas ni celebraciones 4. No ingresar ni permitir el ingreso de personas ajenas a la empresa o que no se encuentren autorizados ara e uso del inmueble.

5. Mantener en todo momento, mientras permanezca en el inmueble, una conducta de cuidado, evitando actos que ponga en riesgo su vida, salud o integridad y la de otras personas.

6. Reportar a Administración Corporativa Santiago, cualquier desperfecto que se registre en el inmueble.

7. No consumir bebidas alcohólicas.

Además, se recuerda que el usuario debe firmar reglamento de uso de vivienda, que considera todos los deberes como usuario responsable del contrato de arrendamiento.

8.

Flujo del Proceso  Solicitud de un Inmueble

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ADMINISTRACIÓN CORPORATIVA

 Gestión de un Contrato de Arrendamiento

 Proceso de Pago de un Contrato de Arrendamiento

9.

ANEXO 1. “Formulario Solicitud Inmueble para Vivienda”

10.

ANEXO 2. “Formulario Solicitud Prorroga y/o Término Anticipado”

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