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POLÍTICA COMUNICACIONES Y MARKETING INTERNO

ENAEX

POLITICA CORPORATIVA

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CONTENIDO 1. DEFINICIÓN ........................................................................................................................... 3 2. OBJETIVOS ........................................................................................................................... 3 3. ALCANCE ............................................................................................................................... 3 4. INDICADORES ....................................................................................................................... 3 5. MEDIOS ................................................................................................................................. 3 6. FLUJO SOLICITUD DE COMUNICACIONES ....................................................................... 6 7. INSTRUMENTOS/HERRAMIENTAS ..................................................................................... 7 8. RESPONSABLE CORPORATIVO ......................................................................................... 7 9. ANEXOS ................................................................................................................................. 8

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1. DEFINICIÓN Entendemos Comunicaciones y Marketing Interno como el flujo de información que se genera y difunde al interior de la Compañía. Opera como una palanca para alinear las acciones de los trabajadores del Grupo Enaex a la estrategia corporativa y asegurar el cumplimiento de nuestros objetivos estratégicos.

2. OBJETIVOS 2.1. GENERAL Establecer el marco de comunicaciones globales de la Compañía, otorgando los lineamientos para la adecuada administración de los contenidos, formatos e interlocutores.

2.2. ESPECÍFICOS • • • •

Unificar, estandarizar, regular, filtrar y jerarquizar información.

Asegurar que la información estratégica llegue a todos los trabajadores de la compañía a través de los medios adecuados a cada realidad.

Reforzar una cultura común en el grupo que desarrolle compromiso y sentido de pertenencia a través de campañas corporativas a nivel global.

Posicionar el rol de nuestros líderes como la primera fuente comunicadora.

3. ALCANCE Todos los trabajadores del Grupo Enaex, con comunicaciones globales y otras comunicaciones segmentadas en diferentes públicos objetivos.

4. INDICADORES Encuestas on line y en papel para medir recordación de campaña de cultura (concepto general y cada valor).

5. MEDIOS 5.1. COMUNICACIONES CORPORATIVAS Las comunicaciones corporativas tienen como propósito alinear los objetivos estratégicos de la Compañía en todos sus colaboradores. Para la definición de los objetivos y mensajes claves se realiza trimestralmente un Comité Editorial, con los principales ejecutivos y la vicepresidencia de Personas.

Las comunicaciones corporativas se basan principalmente en el uso de los diferentes medios o instancias comunicacionales para transmitir los mensajes que se envían desde la compañía hacia los colaboradores y viceversa.

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Esta información puede ser dirigida a toda la compañía o ir dirigidas a un grupo específico tal como una filial, gerencia, grupo de líderes, unidad, un área productiva, una planta de servicio.

5.1.1.

Comunicaciones Globales:

Éstas son las comunicaciones masivas dirigidas a todo el Grupo Enaex, administradas y canalizadas a través del área de Marketing Interno. Las comunicaciones se enviarán solo en inglés y español en el caso que corresponda, y las filiales serán las responsables de traducir a su idioma local.

Para solicitar alguna comunicación global, se debe realizar un brief (anexo 1) y el área de marketing interno analiza las solicitudes con una matriz de criterios (anexo 2).

Medios de comunicación globales Mailing corporativos: Todos los e-mails masivos de la Compañía son enviados a través de la cuenta de comunicaciones: comunicaciones@enaex.com. Esta definición surge con el fin de asegurar un flujo adecuado de mensajes (no se enviará más de 1 comunicado diario) y de línea editorial (uso del lenguaje, temática y forma en que se abordan los hechos).

Tipos de Mailing: •

We are one: Mailing dirigido a todo el Grupo Enaex, relacionado a nuestros valores corporativos. El contenido es definido por las áreas relacionadas con el valor a trabajar. Ej.: valor clientes, por lo que lo definen las áreas comerciales de Davey Bickford, Britanite y Enaex Servicios.

•

Comunicándonos: Por medio de este formato, Enaex comunica a sus colaboradores los temas de mayor relevancia de la compañía, tales como: o o o o

Noticias asociadas a la estrategia Mensajes clave de la compañía Noticias asociadas a la contingencia Información sobre salidas, incorporaciones y promociones en cargos gerenciales y vicepresidencias y/o cargos con impacto corporativo, visibilidad o influencia en varios equipos. En ambos casos, es la Red de Personas quien debe informar al área de marketing interno.

•

Leader´s News: Mensaje semanal dirigido a los líderes del Grupo Enaex sobre temas de liderazgo. El contenido es definido y escrito por el área de Desarrollo Organizacional, VP Personas.

•

Campañas: En un formato gráfico (afiches, colgantes) se entregan mensajes de las diferentes campañas comunicacionales. Ejemplo: Clima.

Al hablar de campañas globales, nos referimos a todo el universo del Grupo Enaex.

En este caso, la intervención de Marketing interno es en la definición de una estrategia comunicacional, de la identidad visual, traducción de las piezas gráficas y envío de originales. Toda implementación y comunicación de la campaña, debe

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estar coordinada localmente. Éstas son enviadas a las plantas/ los países a la Red de personas quienes se encargan de implementar la campaña (instalar afiches, branding, etc.).

•

5.1.2.

Comunicaciones asociadas a viajes de CEO y Vicepresidentes: se diseñan presentaciones en español e inglés con principales noticias de Enaex, más temas de RRHH que se estén desarrollando actualmente para que se presente a los colaboradores de los distintos países.

Comunicaciones Locales:

Cada localidad tiene o puede implementar algunos medios internos, tales como: •

Revistas en papel: En Chile tenemos la Nitro, en Brasil Fale com a Britanite y en Francia L’etincelle. Todas ellas contienen diversa información de la Compañía y tienen dos grandes beneficios: que pueden llegar a todos los colaboradores y es un medio que perdura en el tiempo.

•

Diario mural: Los diarios murales o ficheros tienen como propósito “recordar” sobre algún tema ya informado. Lo importante es mantenerlos actualizados, sino pierden el efecto comunicacional.

•

Intranet: Plataforma online que abarca las diferentes informaciones de la compañía, tales como noticias corporativas, beneficios, revistas en formato digital, política y procedimientos.

En Chile, también entrega acceso directo a otras plataformas como Clima, Evaluación de Competencias, KPI, Beneficios Flexibles, Portal de Auto consulta, SAP, entre otros.

•

Reuniones Ampliadas: Instancia comunicacional “cara a cara “de los líderes hacia los diferentes equipos. El área de Marketing Interno coordina solo las reuniones de la oficina de Santiago con todos los VP´s y CEO. Agendamos, proponemos temas, preparamos presentación y coordinamos el evento.

•

Newsletter: En Herý, Francia, semanalmente realizan un newsletter “Flash info HERY” vía mail, en el cual destacan las principales noticias.

En Chile se informan además: o o o

Movilidad: Una vez al mes se informan las promociones de Enaex y Davey Bickford Enaex Chile.

Seguridad: Mensualmente se reconoce a las oficinas y/o plantas de Chile que cumplen aniversario sin accidentes con tiempo perdido.

Bienestar y TI tiene acceso a las cuentas masivas y comunica directamente utilizando un formato estándar entregado por marketing interno.

5.2. MARKETING INTERNO

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El marketing interno trabaja en la construcción de la marca empleadora hacia los colaboradores, utilizando las herramientas tradicionales del marketing al servicio de la gestión de personas. Así surgen las campañas, las cuales deben estar alineadas a los objetivos estratégicos de la Compañía. Algunos ejemplos son la campaña SOMOS UNO (cultura) o posicionar “productos” internos de cara a las personas, tal como evaluación de competencias.

Una campaña debe ser solicitada con al menos 2 (dos) meses de anticipación a su lanzamiento, ya que requiere la elaboración de una estrategia, diseño e implementación. La solicitud de campañas debe realizarse por la misma vía del Flujo de Solicitud de Comunicaciones (Anexo 2) acompañadas del brief de solicitud de campaña (Anexo 4).

Marketing Interno, analizará la información y procederá a agendar una reunión para profundizar en el requerimiento.

Dado que se trata de una intervención comunicacional mayor, este requerimiento debe ser presentado y validado en el Comité Editorial y el presupuesto es cargado al Centro de Costo de la Gerencia solicitante.

6. FLUJO SOLICITUD DE COMUNICACIONES Para solicitar un mail Comunicándonos, se deben seguir los siguientes pasos: a) Enviar una solicitud de lo que se desea comunicar de acuerdo con el formato incluido en el anexo 1 (Brief Comunicaciones) dirigido al mail comunicaciones@enaex.com. b) Marketing Interno evaluará la solicitud utilizando la matriz de criterios (anexo 2 – matriz de criterios), con la que se valida si la información debe comunicarse masivamente, a qué público debe ir dirigida, el canal o canales de comunicación que se utilizarán y según su relevancia, la fecha de publicación. Su importancia dependerá de cuán relacionada esté la noticia con los objetivos estratégicos de la Compañía. c) Marketing Interno entregará una respuesta en un plazo no mayor a 3 días hábiles de recibido el requerimiento. Ésta indicará si la información es de carácter corporativo y, por lo tanto, publicable a través de Marketing Interno, e irá acompañada de una propuesta de difusión y fecha de publicación. d) Posterior a la validación de la propuesta por la persona o área requerida, Marketing Interno será responsable de publicar la noticia en el o los medios de comunicación que se hayan acordado.

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FLUJO DE SOLICITUD DE COMUNICACIONES

7. INSTRUMENTOS/HERRAMIENTAS 1. Brief de comunicaciones masivas: filtro para identificar relevancia temas (anexo 1) 2. Formato estándar Comunicación Salida, Incorporaciones y Promociones (anexo 2) 3. Brief Campaña Comunicacional (anexo 3)

8. RESPONSABLE • • •

Marketing Interno Comité Editorial: CEO con todos los Vicepresidentes, más marketing interno y externo.

Red de personas y/o administrativos: como apoyo local en plantas en la administración de diarios murales, afiches, etc.

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9. ANEXOS

1.

Brief Comunicaciones Masivas

Tema: Importancia (prioridad): Alta/Media/Baja Visto bueno jefatura: Adjuntar fotos: 1. ¿Qué necesitas comunicar? Especificar las razones que nos llevan a solicitar este requerimiento.

2. ¿A quién le vamos a hablar? Especificar la audiencia que recibirá el mensaje

3. ¿Cuál es el medio de comunicación que te gustaría que se publicará tu requerimiento?

Mailing (Comunicándonos, Leader´s News, Revista Nitro, Intranet, Diarios Murales

4. ¿En qué fecha requieres la publicación?

5. Algún comentario o sugerencia adicional

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Formato estándar Comunicación Salida, Incorporaciones y Promociones Este formato debe ser completado en lenguaje formal e informativo SALIDA Estimados: Les informamos que NOMBRE+APELLIDO, quien se desempeñaba como CARGO, ha dejado de pertenecer a Enaex.

Agradecemos a XXX por su aporte a Enaex y le deseamos lo mejor en sus nuevos desafíos personales y profesionales.

Las responsabilidades del CARGO las asumirá NOMBRE (2), a quien le deseamos el mayor de los éxitos en este nuevo desafío.

Atentamente, Nombre líder área Cargo PROMOCIÓN Estimados: Les informamos que NOMBRE+APELLIDO, quien se desempeñaba como CARGO, asumirá nuevos desafíos en el área xxxx. Esta promoción se debe a su excelente desempeño y compromiso con nuestra Compañía.

NOMBRE tendrá como objetivo lograr……

Le deseamos a NOMBRE éxito en este nuevo desafío.

Atentamente, Nombre líder área Cargo

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INCORPORACIÓN Estimados: Les informamos que NOMBRE+APELLIDO será la persona que a contar del día xxx asumirá como CARGO. Nombre es (lo más importante de su CV) El NUEVO CARGO tendrá como objetivo lograr……

Le damos la bienvenida y le deseamos éxito en este nuevo desafío.

Atentamente, Nombre líder área Cargo

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Brief Campaña Comunicacional Tema: Importancia (prioridad): Presupuesto aproximado: 1. ¿Por qué necesitamos una campaña? Especificar las razones que nos llevan a solicitar este trabajo (esa necesidad de comunicar algo)

2. ¿A quién le vamos a hablar? Especificar la audiencia objetivo que recibirá el mensaje

3. ¿Qué es lo que la audiencia piensa y hace hoy? En relación con el tema que trata el mensaje

4. ¿Cómo queremos que piensen y hagan como respuesta a este trabajo?

5. ¿Qué es lo que logrará el cambio? Cuál es la historia que tenemos que contar.

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6. ¿Qué necesitamos en concreto de la agencia?

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