PROTOCOLO E CERIMONIAL INSTITUCIONAL Introdução A Assessoria de Relações Públicas e Cerimonial faz parte do organograma da Prefeitura Municipal e está diretamente ligada ao gabinete do prefeito. Foi criada para dar suporte ao gestor na concepção, organização e realização dos eventos realizados pelo município, além de assessorá-lo em eventos para os quais é convidado, e conduzir visitas de autoridades à cidade. A Prefeitura Municipal de Vitória da Conquista tem como base o Decreto nº 70.274, de 9 de março de 1972, da Presidência da República, que aprova as normas do Cerimonial Público e discorre sobre a ordem geral de precedência, informações que devem ser observadas nas solenidades oficiais realizadas na Capital da República, nos Estados, nos Territórios Federais e nas missões diplomáticas do Brasil. Para acompanhar o ritmo de produção dos eventos do Governo, foram elaboradas seis normas, que servirão de orientação para cada Secretaria, quando da organização das diversas atividades que são realizadas pela Administração, no que diz respeito ao protocolo e à infraestrutura.
O que é Cerimonial Historicamente, a palavra Cerimonial vem do latim, Cerimonialis. Segundo o Aurélio, é o conjunto de formalidades que deve ser seguido num ato solene ou festa pública. O Cerimonial estabelece as normas a serem seguidas em todo e qualquer evento solene ou público, tais como: visita de autoridades, ordens de assinatura, congressos, inaugurações, etc., mas não deve ser entendido apenas como organização de eventos, por ter um critério protocolar para a sua realização. É mais apropriado conceituarmos o Cerimonial como uma atividade de comunicação e imagem, visto que trabalha com a figura do gestor e do Governo.
Protocolo e Ordem Geral de Precedência Da composição da mesa Segundo a professora Gilda Fleury, em um dos seus artigos publicados na internet: No mundo governamental, oficial e nas relações internacionais há necessidade, além da observância das regras de etiqueta e boas maneiras, da fixação de normas sobre o uso dos símbolos da pátria, o tratamento para com as pessoas e os lugares que elas ocuparão de acordo com a posição de seus cargos ou funções, entre outras. Assim, é preciso observar detalhes da composição da mesa e fazer-se cumprir o Protocolo, que é o cerne de um Cerimonial. Nos eventos da Prefeitura Municipal, o prefeito é a maior autoridade da cerimônia, tendo como lugar de honra o centro da mesa. O poder Legislativo vem na sequência, à direta, seguido do Poder Judiciário, à esquerda, intercalando, assim, as demais autoridades conforme hierarquia ou ordem de precedência, como mostrado na figura abaixo. Na ausência do Poder Judiciário, o gestor da Secretaria que realiza o evento poderá ser inserido, como geralmente ocorre nos eventos da Administração Municipal. 2
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É comum ao Cerimonial que a mesa tenha um número ímpar de componentes, assim, o anfitrião, que na maioria dos casos é o prefeito, tem destaque. Também se estabelece um número de até sete pessoas à mesa, para que ocorram discursos breves e atenção à fala final, que é do gestor municipal. Quando a mesa tiver um número par de participantes, será criado um meio imaginário, com a composição direita-esquerda, conforme ilustração a seguir.
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A decoração da mesa fica sob a responsabilidade do Cerimonial, contando com o apoio da Secretaria Municipal de Educação, que possui dispositivos e equipamentos para compor o ambiente, a exemplo de toalhas de mesa, mesas, tampões, etc. Da execução do Hino à Cidade A execução do Hino à Conquista deverá começar depois que o prefeito municipal e as demais autoridades da mesa diretiva tiverem ocupado os lugares que lhes estiverem reservados, salvo nas cerimônias sujeitas a regulamentos especiais. Nas ocasiões em que seja necessária a execução do Hino Nacional, este precede o da Cidade. Da disposição das Bandeiras As bandeiras podem aparecer em todos os eventos oficiais, compondo o pavilhão à direita da mesa de autoridades. A bandeira nacional estará sempre em composição com a bandeira da Bahia e a bandeira do município, em um suporte conhecido como panóplia. Deve estar sempre ao centro do dispositivo, sendo que, à sua direita, estará a bandeira do Estado, e à esquerda, a bandeira do município. Para memorizar a disposição, basta ter como base que somos a bandeira do Brasil, virada para o público. À direita, a segunda maior representação, e à esquerda, a terceira, conforme ilustrado ao lado. Programação cultural Sempre que possível, é importante que as atividades culturais aconteçam antes da composição da mesa, assim, é possível que autoridades e público prestigiem toda a programação. Vale ressaltar que a Secretaria de Cultura é
uma importante referência para auxiliar no convite aos artistas que vão se apresentar, garantindo a qualidade das apresentações culturais. Normas 1º - Deve-se observar, prioritária e antecipadamente, a agenda do Prefeito Municipal antes de agendar qualquer evento de determinada Secretaria, Coordenação ou Gerência, observando também os eventos externos, a fim de evitar congestionamento de agendas e o não comparecimento do gestor em atividades de importância para o Governo e para o município; 2º - O Cerimonial deve ser informado com antecedência, visto que é necessário produzir os convites junto à Secretaria de Comunicação, que serão encaminhados para as autoridades por meio desta Assessoria; 3º - A Secretaria deve definir, em conjunto com o Cerimonial, o local do evento, onde será realizada uma visita precursora para avaliar a condição física do espaço, a limpeza, a iluminação, as condições climáticas e demais itens. O objetivo da visita é verificar a qualidade do local e o conforto para os convidados, observando a preocupação com a imagem do Governo junto à imprensa que, geralmente, cobre os eventos do município; 4º - A composição da mesa, ordem de falas, programação cultural e demais itens pertinentes ao evento também deverão ser definidos em consonância com o Cerimonial; 5º - Para que o evento aconteça é necessário que a Secretaria solicite ou possua os seguintes itens: - equipamento de som; - microfones (com ou sem fio); - projetor multimídia; - telão; - notebook ou netbooks. Importante salientar que o Cerimonial dispõe destes equipamentos e de um técnico de som, e poderá disponibilizá-los a qualquer Secretaria solicitante, quando a mesma não possuir. Os equipamentos supracitados devem ser montados e testados com antece-
dência, conforme a realização do evento, a fim de evitar falhas na realização de qualquer atividade. Também é necessário que a Secretaria disponibilize uma pessoa para servir água e/ou café durante os pronunciamentos das autoridades. Esse serviço deve ser realizado sempre após a execução do Hino da Cidade, quando as autoridades iniciarem os discursos. É importante observar que a água para as autoridades deve ser servida pela direita, e oferecida apenas a quem estiver sentado. A retirada dos copos deve ser feita pela esquerda. 6º - Qualquer material audiovisual (vídeo, gravação, exibição de fotos em PowerPoint e mídias em geral) deve ser elaborado em conjunto com a Secretaria de Comunicação, garantindo a qualidade do conteúdo que será exibido, e que a marca do Governo esteja presente em todas as peças exibidas. 7º - A definição do buffet, quando necessário ao evento, pode ser realizada com o auxílio do cerimonial visando evitar que itens sejam servidos em contraste com a natureza e o período em que ocorrer o evento. Encerramento Compete ao Cerimonial e ao Protocolo promoverem entrosamento entre munícipes, convidados e autoridades, transformando eventos solenes em ocasiões de encontros, acontecimentos agradáveis, em que o nome do Governo Municipal possa ser apresentado de forma organizada, protocolar e cortês a todo o público envolvido no evento. Com a finalização de cada evento, é importante que a equipe organizadora realize um pós-evento, que deverá constar de: - avaliação do evento; - relatório final (quando necessário); - ofícios, cartas de agradecimentos ou mensagem (SMS) para patrocinadores, parceiros e convidados; - recorte de jornal (clipagem) sobre como o evento repercutiu na cidade; Para quaisquer esclarecimentos, a Assessoria de Relações Públicas e Cerimonial está à disposição.
BIBLIOGRAFIA MEIRELLES, Gilda Fleury. Protocolo e Cerimonial: normas, ritos e pompa. Brasília: Omega, 2001 http://www.sinprorp.org.br/Clipping/2001/CLIPPING2001-111.htm http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/D70274.htm IBRAP Instituto Brasileiro de Administração Pública
Elaboração: Cerimonial (77) 3424 8958 cerimonial@pmvc.ba.gov.br