Plan de acción
Integrantes comité de crisis comunicacional
A. COORDINADORGENERAL
CARGOEN CRISIS Coordinadorgeneral
Titular Suplente
Gestión:
Define nivel de crisis y estrategia a seguir.
Convoca y activa Comité de Crisis Comunicacional, de manera presencial o remota.
Dirige reuniones del Comité de Crisis.
Declara la finalización de la crisis en conjunto con los miembros del Comité.
Toma decisiones en situaciones adversas según monitoreo de la crisis con información entregada por el Jefe de Emergencias o quien corresponda según el tipo de evento.
Tareas de comunicación:
Comunica la situación a matriz, reportándoles de manera continua y permanente sobre la contingencia.
Informa y mantiene la comunicación con otros públicos de interés según necesidad. (Autoridades, empresas vecinas, clientes y aliados)
Recibe de Coord. de Administración y Logística, planillas con llamados de autoridades, empresas vecinas, clientes y/o aliados, toma contacto con ellos telefónica o presencialmente.
Revisa y aprueba, junto al vocero, los comunicados de prensa e información que se entregará a los medios de comunicación y públicos de interés según corresponda.
Revisa y aprueba junto al Coordinador Organizacional mensajes que se difundirán internamente.
B. VOCERO
CARGOEN CRISIS Vocero/a
Titular Suplente
Gestión:
Revisa y aprueba, junto al Coordinador General, los comunicados de prensa e información (realizados por el Coordinador de Comunicaciones) que se entregarán a los medios.
Se mantiene al tanto de la evolución de la crisis junto al Coordinador General, con información entregada por el Jefe de Emergencias o quien corresponda según el tipo de crisis.
Tareas de comunicación:
Es la cara visible de la empresa frente a la prensa.
Es el único que expresa opinión oficial a los medios.
Hace declaraciones a medios de comunicación, responde consultas y determina el momento de cierre de la interacción con ellos.
Comunica apropiadamente los mensajes y aprovecha criteriosamente las oportunidades que se le presentan (presencial o a través de medios digitales como audios o videos pregrabados).
Entrega señales apropiadas a las audiencias involucradas, lo que incluye coherencia en el lenguaje verbal y no verbal
C. COORDINADOR DE COMUNICACIONES
CARGOEN CRISIS
Coordinadordecomunicaciones Titular Suplente
Tareas de planificación:
Planifica e implementa estrategia comunicacional externa (proactiva o reactivamente).
Determina la secuencia y coherencia de la comunicación (si es una crisis con extensión en el tiempo).
Seguimiento comunicacional de la crisis:
Evalúa el impacto comunicacional y define los medios que se deben atender y el formato en que se hará. Cuenta con base de datos actualizada de medios de comunicación, asesores de prensa de entidades de emergencia, municipales y gubernamentales.
Mantiene monitoreo de medios de comunicación digitales, radiales y redes sociales más utilizadas para este tipo de contingencias como X (Ex-Twitter), Facebook, Tik Tok o Instagram.
Entrega al Comité el primer análisis comunicacional de la situación
Gestión de la comunicación:
Redacta mensajes idóneos en base a modelos del Manual.
Determina el formato de la comunicación (nota de prensa, carta, punto de prensa, etc).
Presenta la propuesta de comunicados de prensa y/o mensajes a disposición del Coord. General para su aprobación. Convoca a la prensa, si la situación lo amerita.
Envía comunicados de prensa y/o videos con declaraciones (cuñas).
Recibe del Coord. de Logística planillas de llamados y/o visitas de la prensa.
Devuelve llamados telefónicos a medios de comunicación. Recibe a los medios de comunicación y los contacta con el Vocero.
D. COORDINADORDE
ADMINISTRATIVAYLOGÍSTICA
CARGOEN CRISIS Coordinadorde administrativaylogística
Titular Suplente
Tareas de enlace:
Su puesto de trabajo mayoritariamente será en el ingreso de la planta, desarrollando labor de enlace entre quienes lleguen y los integrantes del comité.
Informa a personal en contacto (telefonistas, vigilantes y porteros) la situación en curso, recordándoles el procedimiento a seguir.
Recibe de personal en contacto las planillas de llamados o visitas y las deriva a quien corresponda (Familiares a Coord. Organizacional. Prensa a Coord. De Comunicaciones. Autoridades clientes y aliados a Coord. General)
Asegura el procedimiento de ingreso a la planta y lo deriva a quien corresponda (medios, familiares y otros).
Encargado de la recepción e ingreso, si corresponde, de Carabineros, Bomberos, mutualidad, autoridades, empresas vecinas y fiscalizadores.
Logística:
Acondiciona y equipa salas de operaciones del Comité de Crisis.
Asegura recursos para la operación del Comité.
Designa puntos de prensa dentro o fuera de la planta.
Escoge lugar donde se recibirá a familiares si fuese necesario. Coordina puesto de mando externo si fuese necesario.
Lleva registro de actas del Comité.
E. COORDINADOR ORGANIZACIONAL
CARGOEN
CRISIS
Coordinador
Organizacional
Titular Suplente
Tareas de coordinación:
Coordina las acciones relacionadas con el personal de la empresa, así como familiares, contratistas y proveedores.
Identifica las implicancias que la crisis puede tener sobre el personal, proveedores, contratistas y sus familias con el fin de detectar requerimientos para cada situación.
Establece contacto con personal interno afectados por la crisis para entregarles información oportuna tanto en planta como a contratistas.
Asegura que la gestión de los recursos necesarios en cada caso particular sea el adecuado para los distintos públicos internos involucrados.
Cuenta con base de datos de trabajadores, teléfonos, direcciones de familiares.
Evita el contacto y exposición de los familiares con los medios de comunicación.
Comunicaciones Internas:
Revisa y aprueba, junto al Coordinador General, mensajes que se difundirán internamente.
Recibe del Coordinador de Logística planillas de llamados y/o visitas de familiares.
Lidera, se comunica y recibe a familias de trabajadores afectados, si es necesario.
Si el evento crítico lo amerita, lidera la comunicación con empresa prestadora de servicios.
FLUJODEINFORMACIÓNSOBREVISITANTESO
LLAMADOSTELEFÓNICOSENTREINTEGRANTES
Coordinador
Organizacional: Familiares
Coordinadorde
Administracióny Logística
Recibeplanillasde recepcióndevisitaso llamadostelefónicos porpartedelpersonal encontacto.
Coordinadorde
Comunicaciones: Prensa
CoordinadorGeneral: Autoridades Aliados Empresas Vecinas
FLUJOGRAMADECRISIS
COMUNICACIONALDEOXY
CHILE
Se informa a Coordinador
General
Análisis de situación y estrategia
Detección de Contingencia
Gestión comunicacional y operativa
Se evalúa si tiene caracter de crisis
Evaluación del proceso
Conformación Comité de Crisis
Se archiva SÍ NO
Cierre de la Crisis Coord. General la da por terminada
Informe Final Evaluación del proceso y archivo