ALCANCES DE TRABAJO Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS EN CONTRATOS DE OBRAS

ALCANCES DE TRABAJO Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS EN CONTRATOS DE OBRAS

Escrito por Carlos Parra U. Ingeniería de Costos costosingenieria@gmail.com

formato debe tener o que aspectos debe incluir, sin embargo, la finalidad es la misma, la definición y control de lo que está y no está incluido en el proyecto.

Nota Técnica Internacional

1. Definición El alcance contractual es un conjunto de lineamientos con un inicio y fin determinados, dirigidas a cumplir un objetivo específico a través de un proceso administrativo donde se planifica, organiza, se dirige y se controlan actividades y recursos para alcanzar un objetivo.

2. Recomendaciones para estructurar un alcance y sus efectos en la administración del contrato Los alcances de trabajo en contratos de obras y servicios, se visualizan en objetivos generales y específicos. Los objetivos generales Indican el propósito central del proyecto en términos de largo plazo; busca responder a lo que es la intencionalidad en la ejecución del contrato.

Los objetivos específicos son los pasos que hay que ir dando para consolidar la consecución de los objetivos generales hacia los que apunta el contrato. En ese sentido, los alcances de trabajo buscan responder a través de los objetivos estas tres interrogantes:

¿Qué se va a hacer? ¿Cómo se va a hacer? ¿Para qué se va a hacer?

Los objetivos deben ser claros, precisos y pertinentes. Claros: Lenguaje comprensible. Preciso: Factible de alcanzar con los recursos disponibles, la estrategia adoptada y en los plazos previstos. Pertinente: Relación lógica con lo que se pretende resolver.

Existen diversas teorías de como desarrollar un alcance, que

Algunas recomendaciones útiles al momento de elaborar el alcance son:

a. Detallar claramente que actividades y procesos son parte del proyecto, es decir, el trabajo que debe ser realizado con el fin de entregar un producto con las características y especificaciones solicitadas (Estructura de Desagregada del Trabajo. EDT/WBS) b. De ser necesario, dividir el proyecto en fases más pequeñas, esto facilitará la administración. c. Definir los criterios que se utilizarán para determinar si el proyecto o fase ha finalizado exitosamente, es decir, los criterios de aceptación. d. Al definir el alcance, tener en mente que lo que no esté en el alcance está fuera del proyecto. e. Formalizar la aceptación del alcance con el cliente.

El alcance marca la pauta para la toma de decisiones futuras y nos ayuda a:

a. Mejorar la precisión en las estimaciones de tiempo, costo y recursos. b. Facilitar la asignación clara de responsabilidades. c. Definir la línea base para la medición del desempeño y control. d. Identificar, tanto el equipo de proyecto como el cliente, el objetivo final del proyecto y sus entregables. e. Desarrollar y confirmar un entendimiento común del proyecto entre ambas partes, cliente y equipo de proyecto. f. Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y solamente el trabajo para terminar exitosamente.

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Una vez formalizada la aceptación del alcance, no basta con guardarlo y olvidarse de él, es necesario llevar un control de los cambios que llegasen a surgir.

Durante el desarrollo del proyecto, se puede necesitar una revisión o redefinición del alcance para reflejar estos cambios; la clara definición del proyecto es crítica para el éxito del mismo. Entre los factores que pueden surgir en la administración de contratos y dificultar su desarrollo se encuentran:

a. La falta de entendimiento y/o comunicación b. Documentación pobre (escasa, nula o confusa). c. Objetivos ambiguos. d. Altos costos.

La definición del alcance es una de las herramientas utilizadas en la Administración de Contratos, que en conjunto buscan desarrollar la habilidad de administrar muchos proyectos con la menor cantidad de recursos.

En ocasiones, no se le dedica el tiempo y la importancia necesaria a este tipo de herramientas, sin embargo, es importante considerar que son la base para el cumplimiento de las expectativas del proyecto.

3. La estructura de desglose del trabajo (EDT/WBS) La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) es una descomposición jerárquica, orientada al producto entregable del trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos y crear los productos entregables requeridos. Organiza y define el alcance total al subdividir el trabajo en porciones de trabajo más pequeñas y fáciles de manejar, llamados paquetes de trabajo, que pueden programarse, costearse, supervisarse y controlarse.

El logro de los objetivos del proyecto requiere de una EDT que defina todos los esfuerzos requeridos, la asignación de las responsabilidades a un elemento definido de la organización y que a partir de la EDT se establezca un cronograma y presupuesto adecuado para la realización de los trabajos.

La EDT organiza y define el alcance total del proyecto y representa el trabajo especificado en la declaración del alcance del proyecto aprobada y vigente. El trabajo planificado está contenido en el nivel más bajo de los componentes de la EDT, denominados paquetes de trabajo.

Un paquete de trabajo puede ser programado, monitoreado, controlado, y su costo puede ser estimado. En el contexto de la EDT, trabajo se refiere a los productos o entregables del proyecto, que son el resultado del esfuerzo realizado, y no el esfuerzo en sí mismo.

4.Especificaciones técnicas Una especificación técnica es una descripción detallada donde se emiten las características fundamentales de las obras y servicios a ser contratados y de las condiciones en que se ejecutarán las actividades; debe incluir la descripción de los procesos y métodos de producción.

4.1 Elementos que definen la estructura de una especificación técnica. En la formulación de las especificaciones técnicas se define en forma clara y precisa los aspectos sustanciales de la obra o servicio que se necesita contratar, de modo tal que se precise el procedimiento de ejecución, características particulares de los materiales y equipos a utilizar, las cuadrillas de trabajo, la medición y la forma de pago.

Todos estos elementos describen en términos simples, las pautas que el contratista debe cumplir para asegurar al Ente Contratante que los productos cumplen con lo que está descrito en el Alcance y en sus Especificaciones.

Debe tenerse presente que una adecuada definición permitirá contar con aspectos claros y precisos, para evaluar las diferentes opciones que ofrece el mercado y que mejor se ajusten a las necesidades de Ente Contratante.

Las características técnicas deberán sujetarse a criterios objetivos, razonables y congruentes con la obra o servicio requerido y su costo total. De esta forma, se deberá evitar incluir requisitos innecesarios cuyo cumplimiento sólo favorezca a un determinado sector del mercado o a ciertos proveedores, de modo que no se afecte la concurrencia de la pluralidad de proveedores.

No se debe hacer referencia a marcas o nombres comerciales, patentes, diseños o tipos particulares, fabricantes determinados, ni descripción que orienten la contratación de marca, fabricante o tipo de producto específico, salvo que previamente el Ente Contratante haya aprobado un proceso de estandarización que justifique el uso de una marca en particular.

En el caso que corresponda para la formulación de las especificaciones técnicas, deberá atenderse a lo dispuesto en los reglamentos técnicos, normas nacionales e internacionales. La definición de las especificaciones técnicas y la formulación del requerimiento, marcan el inicio del proceso de contratación y determina en gran medida el resultado del mismo. Si las especificaciones técnicas están bien definidas, los contratistas podrán ofertar mejor, podrán ejecutar obras o servicios que se ajusten a nuestras necesidades.

Es importante verificar la existencia de antecedentes de la prestación que se requiere contratar, para obtener información acerca del plazo que demora concretar una contratación, el resultado alcanzado, el precio pagado, la evaluación de la calidad del producto o servicio contratado, la evaluación del desempeño de los contratistas, información sobre el mercado y los proveedores, entre otros.

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