IV. Westrust Bank (International) Limited

IV. Westrust Bank (International) Limited

1. Estructura de Gobierno Corporativo

2. Órganos Sociales

Los órganos sociales son los máximos responsables de la conducción, diseño de la estrategia de gestión y de la generación de las políticas centrales y más significativas del Gobierno Corporativo de la Institución. Dichos órganos son:

a) Asamblea General de Accionistas; b) Junta Directiva; y, c) Gerencia General.

2.1. Asamblea General de Accionistas

La Asamblea General de Accionistas es el órgano supremo de la Sociedad y de su Gobierno Corporativo y es el ámbito de decisión y control básico, para la protección de los intereses de los Accionistas.

2.2. Junta Directiva

La Junta Directiva es el órgano superior de administración de la Institución, designado por la Asamblea General de Accionistas, teniendo bajo su responsabilidad la dirección y gestión de los negocios de la misma.

Está integrada entre dos a siete Directores y por lo menos un Director deberá ser independiente y residir en las Bahamas. Durarán un año en sus funciones; sin embargo, mantendrán su posición hasta que sus sucesores sean elegidos y podrán ser reelectos. Los Directores, podrán elegir a un Presidente y Vicepresidente y determinar el período por el cual deben ocupar el puesto.

La Junta Directiva deberá reunirse como mínimo una vez por semana con el objeto de resolver asuntos relacionados con el negocio y presentar los informes que evidencien el adecuado manejo de las operaciones de la Institución.

2.2.1. Elección

El procedimiento de elección y nombramiento del Presidente, Vicepresidente y demás miembros, es realizado por la Asamblea General de Accionistas.

2.2.2. Integración

Nombre del Miembro

Julio Ramiro Castillo Arévalo

José Antonio Arzú Tinoco

Luis Rolando Lara Grojec

Luis Fernando Prado Ortiz

Arthur Talmage Peet Presidente

Cargo

Vicepresidente

Director Ejecutivo

Secretario

Director Independiente no Ejecutivo

La Asamblea General de Accionistas con fecha veintiocho de enero del año dos mil veintiuno, eligió a los miembros de la Junta Directiva, detallados anteriormente.

2.2.3. Cantidad de sesiones celebradas por la Junta Directiva durante el período

Durante el año 2021, se celebraron 48 sesiones.

Número de acta Fecha de sesión

Primera: Acta No. 1090 05/01/2021

Última: Acta No. 1137 23/12/2021

3. Comités de apoyo de la Junta Directiva

La Junta Directiva aprobó la actualización de los Reglamentos Internos del Comité de Cumplimiento y de Gestión de Riesgos, derivado de la modificación en la integración de cada Comité, dichos reglamentos fueron aprobados mediante resoluciones números JD004/2021 y JD099/2021, de fecha 20 de enero 2021 y 30 de diciembre 2021, respectivamente.

3.1. Comité Ejecutivo

Su objetivo principal es conocer, resolver, cumplir y ejecutar las responsabilidades y atribuciones delegadas por la Junta Directiva respecto a los negocios de la Institución, su administración y facultades especiales de Gobierno Corporativo, las cuales podrán ser ampliadas o restringidas por la Junta Directiva.

3.1.1. Miembros del Comité

El Comité está compuesto por 4 miembros designados por la Junta Directiva.

3.1.2. Sesiones

El Comité se reunirá ordinariamente la cantidad de veces que sea requerido y cuando la situación lo amerite.

3.1.3. Cantidad de sesiones celebradas por el Comité durante el período

Durante el año 2021 se celebraron 4 sesiones.

Número de acta Fecha de sesión

Primera: Acta No. 01-2021 16/03/2021

Última: Acta No. 04-2021 23/12/2021

3.1.4. Funciones del Comité

 Manejar los asuntos que requiere la revisión de la Junta Directiva, con el objeto de apoyar en la responsabilidad de revisar detalladamente la información y actividades operacionales;

 Proveer vigilancia general de todos los riesgos a que está expuesto la Institución;

 Asegurar que las actividades de la Institución relacionadas con asesorar o poseer, administrar o invertir los bienes de los clientes o de terceras personas sean conducidas de acuerdo a políticas, leyes y regulaciones vigentes;

 Supervisar las operaciones de la Institución relacionadas con tasa de interés, riesgo de mercado y riesgo de liquidez;

 Asegurar que la Institución mantenga fondos suficientes para cumplir con sus obligaciones y especialmente de liquidez;

 Monitorear y evaluar periódicamente el desempeño de los demás Comités autorizados por la Junta Directiva;

 Reportar a la Junta Directiva cuando lo solicite y cuando la situación lo amerite, sobre el resultado de su labor; y,

 Otras que le asigne la Junta Directiva.

3.2. Comité de Crédito

Constituido como órgano de apoyo a la Junta Directiva, su objetivo principal es la autorización de políticas y procedimientos de crédito, conocer la propuesta de nuevos productos crediticios y ser el órgano calificador a cargo de las solicitudes de crédito, de acuerdo a los límites de otorgamiento definidos por la Junta Directiva.

3.2.1. Miembros del Comité

El Comité está compuesto por 5 miembros designados por la Junta Directiva.

3.2.2. Sesiones

De conformidad con las funciones delegadas por la Junta Directiva, el Comité se reúne una vez por semana o cuando la situación lo amerite.

3.2.3. Cantidad de sesiones celebradas por el Comité durante el período

Durante el año 2021 se celebraron 48 sesiones.

Número de acta Fecha de sesión

Primera: Acta No. 736 05/01/2021

Última: Acta No. 783 23/12/2021

3.2.4. Funciones del Comité

 Autorizar políticas crediticias que proporcionen los lineamientos a seguir en la promoción y proceso de crédito;

 Conocer las solicitudes de crédito correspondientes, según los límites aprobados por la Junta Directiva;

 Conocer las desmembraciones y liberaciones de créditos hipotecarios estableciendo previo pago a la garantía liberada;

 Ampliación de términos de las resoluciones de la Junta Directiva que no afecten el monto autorizado ni la garantía;

 Conocer las solicitudes de prórroga de financiamientos que se hayan reducido en al menos un veinte por ciento de su monto original;

 Conocer las propuestas de nuevos productos crediticios;

 Procurar el cumplimiento de los reglamentos y políticas crediticias; y,

 Otras que le asigne la Junta Directiva.

3.3. Comité de Cumplimiento

Es el responsable de velar por el cumplimiento de las leyes y regulaciones relacionadas a la prevención y detección de lavado de dinero u otros activos y del financiamiento del terrorismo a los cuales puede estar expuesto directa o indirectamente la Institución, por los servicios y productos que ofrece, así mismo, el Comité tiene competencia para supervisar las actividades que realiza el Área de Cumplimiento y el Oficial de Cumplimiento, a efecto de asegurar que la Institución está cumpliendo con las leyes, regulaciones, instrucciones y requerimientos aplicables en las materias.

3.3.1. Miembros del Comité

El Comité está compuesto por 6 miembros designados por la Junta Directiva.

3.3.2. Sesiones

El Comité se reunirá ordinariamente por lo menos una vez cada trimestre o cuando la situación lo amerite.

3.3.3. Cantidad de sesiones celebradas por el Comité durante el período

Durante el año 2021 se celebraron 4 sesiones.

Número de acta Fecha de sesión

Primera: Acta No. 01-2021 23/02/2021

Última: Acta No. 04-2021 09/12/2021

3.3.4. Funciones del Comité

 Supervisar el cumplimiento de las políticas administrativas y procedimientos, así como las regulaciones establecidas para la prevención y detección de lavado de dinero u otros activos y del financiamiento del terrorismo tanto en Guatemala como en Bahamas;

 Supervisar las actividades que realiza el Oficial de Cumplimiento a efecto de asegurar que Westrust Bank está cumpliendo con las leyes, reglamentos, instrucciones u otros requerimientos;

 Supervisar el cumplimiento de las políticas administrativas del Manual de Cumplimiento, así como las regulaciones establecidas para la prevención del lavado de dinero u otros activos y de financiamiento del terrorismo;

 Conocer los informes, peticiones e iniciativas presentados por el Oficial de Cumplimiento; y,

 Presentar a la Junta Directiva el Informe Trimestral del Comité.

3.4. Comité de Inversiones

El objetivo principal del Comité es velar por el cumplimiento de las funciones y facultades delegadas por la Junta Directiva y autorizado para tomar resoluciones en los asuntos de su competencia, así como asegurar que las políticas de inversión sean las adecuadas considerando el riesgo que representan para la Institución.

3.4.1. Miembros del Comité

El Comité está compuesto por 4 miembros designados por la Junta Directiva.

3.4.2. Sesiones

El Comité se reunirá la cantidad de veces que sea requerido y cuando la situación lo amerite.

3.4.3. Cantidad de sesiones celebradas por el Comité durante el período

Durante el año 2021 se celebraron 12 sesiones.

Número de acta Fecha de sesión

Primera: Acta No. 01-2021 05/01/2021

Última: Acta No. 12-2021 07/12/2021

3.4.4. Funciones del Comité

 Asegurar que las políticas de inversión sean las adecuadas considerando el riesgo de dichas operaciones;

 Asegurar que las actividades relacionadas con el proceso de desembolso, control y recuperación de fondos sean conducidas de acuerdo con las políticas, leyes y regulaciones vigentes;

 Monitorear la calidad de las inversiones de la Institución para asegurar que la administración del proceso de inversiones es apropiado y efectivo;

 Monitorear los límites de inversión establecidos;

 Revisar las negociaciones de las inversiones;

 Reportar a la Junta Directiva cuando lo solicite y cuando la situación lo amerite, sobre el resultado de su labor;

 Conocer informes que le competen al Comité, así como las propuestas de inversión o ventas; y,

 Otras que le asigne la Junta Directiva.

3.5. Comité de Auditoría

Se encarga de velar por el cumplimiento de las políticas y procedimientos de Gobierno Corporativo y del Sistema de Control Interno, así como del adecuado funcionamiento de la Auditoría Interna y Auditoría Externa.

3.5.1. Miembros del Comité

El Comité está compuesto por 6 miembros designados por la Junta Directiva.

3.5.2. Sesiones

Se reunirá ordinariamente de forma trimestral o cuando la situación lo amerite.

3.5.3. Sesión celebrada por el Comité durante el período

Durante el año 2021, se celebraron 4 sesiones.

Número de acta Fecha de sesión

Primera: Acta No. 01-2021 21/01/2021

Última: Acta No. 04-2021 21/10/2021

3.5.4. Funciones del Comité

 Someter a consideración de la Junta Directiva, la propuesta de políticas y procedimientos de Gobierno Corporativo;

 Reportar a la Junta Directiva, al menos semestralmente y cuando la situación lo amerite, sobre el resultado de su labor;

 Proponer a la Junta Directiva, para su aprobación, el Sistema de Control Interno;

 Supervisar la función y actividades de auditoría interna;

 Conocer los informes de auditoría interna, entre otros, sobre la efectividad del Sistema de Control Interno y el cumplimiento de las políticas y procedimientos aprobados por la Junta Directiva, así como adoptar las medidas que tiendan a regularizar los casos de incumplimiento de dichas políticas y dar seguimiento a las mismas;

 Conocer los informes del área de Gobierno Corporativo, así como adoptar las medidas que tiendan a regularizar los casos de incumplimiento y dar seguimiento a las mismas;

 Proponer a la Junta Directiva, para su aprobación, los criterios de selección y las bases de contratación de auditores externos;

 Verificar el cumplimiento del contrato de auditoría externa, conocer los informes que de éste se deriven y en su caso, dar seguimiento al proceso de atención a las observaciones y recomendaciones emitidas por el auditor externo, conforme las instrucciones que para el efecto emita la Junta Directiva;

 Velar porque la preparación, presentación y revelación de información financiera de la Institución se ajuste a lo dispuesto en las normas aplicables, verificando que existan los controles que garanticen la confiabilidad, integridad y oportunidad;

 Velar porque se implemente y verificar el funcionamiento de un sistema que permita a los empleados informar de forma confidencial sobre cualquier posible práctica irregular o no ética que detecten en la Institución. Al respecto, informará a la Junta Directiva para que se realicen las investigaciones necesarias y en su caso, propondrá a la Junta Directiva las acciones a adoptar para regularizar dichas prácticas;

 Conocer los eventos que sean determinados por la Auditoría Interna que influyan directamente en una pérdida patrimonial significativa; y,

 Otras que le asigne la Junta Directiva.

3.6. Comité de Gestión de Riesgos

El objetivo principal del Comité es establecer una estructura de control del nivel integral de riesgos al que se encuentra expuesta la Institución, para garantizar su sostenibilidad económica, incluyendo los niveles de tolerancia, límites prudenciales y herramientas de mitigación necesarias para reducir y controlar cada tipo de riesgo.

3.6.1. Miembros del Comité

El Comité está compuesto por 8 miembros designados por la Junta Directiva.

Nota:

La integración del Comité descrita anteriormente, fue modificada mediante resolución de la Junta Directiva número JD089/2021 de fecha 29 de noviembre de 2021.

3.6.2. Sesiones

El Comité se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al mes o cuando la situación lo amerite.

3.6.3. Cantidad de sesiones celebradas por el Comité durante el período

Durante el año 2021 se celebraron 12 sesiones.

Número de acta Fecha de sesión

Primera: Acta No. 01-2021 26/01/2021

Última: Acta No. 12-2021 21/12/2021

3.6.4. Funciones del Comité

 Proponer a la Junta Directiva, para su aprobación, las políticas, procedimientos y sistemas para la Administración Integral de Riesgos, que incluyan los niveles de tolerancia y límites prudenciales para cada tipo de riesgo;

 Proponer a la Junta Directiva el Manual de Administración Integral de Riesgos, así como los manuales para la administración de cada tipo de riesgo;

 Analizar las propuestas sobre actualización de las políticas, procedimientos y sistemas y proponer a la Junta Directiva, cuando proceda, la actualización de los manuales indicados anteriormente;

 Definir la estrategia general para la implementación de las políticas, procedimientos y sistemas aprobados para la Administración Integral de Riesgos y su adecuado cumplimiento;

 Analizar y reportar a la Junta Directiva, los informes que le remita la Unidad de Administración de Riesgos, sobre la exposición total e individual por tipo de riesgo en sus principales líneas de negocio, los cambios sustanciales de tales exposiciones, su evolución en el tiempo y el cumplimiento de límites prudenciales, así como adoptar las medidas correctivas correspondientes;

 Analizar y reportar a la Junta Directiva la información que le remita la Unidad de Administración de Riesgos sobre el nivel de cumplimiento de las políticas y procedimientos aprobados, incluyendo los límites prudenciales para cada tipo de riesgo, así como evaluar las causas de los incumplimientos que hubiere y proponer a la Junta Directiva acciones a adoptar con relación a dichos incumplimientos; y,

 Otras que le asigne la Junta Directiva.

4. Estructura de la Alta Gerencia

4.1. Nombre y cargo del Gerente General y de los funcionarios que reportan a éste

Nombre del Funcionario Cargo

Luis Fernando Prado Ortiz Gerente General

Bernardo Gonzalo Yurrita Tabush Gerente Regional (Guatemala)

Ricardo Alberto Godoy Veliz Gerente Regional (Bahamas)

El Gerente General, así como los funcionarios que le reporten, deberán desarrollar sus funciones de acuerdo a las políticas y procedimientos de Gobierno Corporativo y directrices emitidas por la Junta Directiva, fomentar una cultura organizacional de administración de riesgos y ejecutar los actos de gestión y control, necesarios para la consecución de los objetivos de Westrust Bank (International) Limited.

Son facultades y obligaciones del Gerente General:

 Preparar el proyecto de presupuesto anual de productos y gastos para someterlo a consideración de la Junta Directiva;

 Formular y presentar a la Junta Directiva los proyectos, memoria e informes, destinados a la Asamblea General de Accionistas;

 Mantener informada a la Junta Directiva y a su Presidente sobre las operaciones de la Institución;

 Establecer la meta corporativa y los objetivos específicos;

 Presentar a la Junta Directiva para su consideración, el plan estratégico;

 Concurrir con voz, pero sin voto a las sesiones de la Junta Directiva y los que sean de su competencia;

 Proponer el nombramiento del personal que corresponda designar a la Junta Directiva;

 Nombrar y remover al personal administrativo cuya designación no corresponda a la Junta Directiva;

 Remover a cualquier miembro del personal de su nombramiento y proponer la remoción de los nombrados por la Junta Directiva;

 Emitir recomendación sobre las operaciones crediticias que concederá la Junta Directiva;

 Dirigir las operaciones de la Institución, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de ésta;

 Conceder préstamos dentro de los límites y condiciones fijados por la Junta Directiva;

 Autorizar la negociación de las inversiones;

 Optimizar los indicadores financieros y aumentar el nivel de desempeño con base a la ejecución;

 Velar y cumplir con las normativas, políticas y reglamentos vigentes que rigen a la Institución y las resoluciones que adopte la Junta Directiva; y,

 Las demás facultades y obligaciones que le correspondan de acuerdo a los Artículos de Asociación y las que le asigne la Junta Directiva.