CONVITE A.C.
Position: Financial Accountant HUT 709
Project Funded by: HelpAge International (HAI) - HelpAge Germany (HAD) – GFFO
Location Home-based, with travel. Candidates based in Colombia, preferably in Bogotá. Candidates must have the right to work in Colombia.
Contract Supervisor General Director of Convite A, C. with matrix coordination of the HAI Humanitarian Response Manager for HUT 709.
Type of contract Fixed-term employment contract, 12month term with the possibility of extension.
Programme Integrated response to address the Protection, WASH, Food Security, and Health needs of the most vulnerable migrants and their host communities, with a focus on indigenous populations in the Departments of Vichada and La Guajira in Colombia, and the States of Amazonas, Delta Amacuro and Bolivar in Venezuela.
Project reference HUT 709
About CONVITE A.C.
Convite Asociación Civil (Convite A.C.) is a nonprofit organisation created on 2 February 2006 in Venezuela. We work for human rights; we believe it is necessary to enforce the social rights of all people and to make visible the violations of these fundamental guarantees to vulnerable individuals or groups. Through the implementation of social projects, we have worked in the training of vulnerable groups, including women, young people, and the elderly.
We work with development and community-based 0NGs, academic organisations, and international, national, regional, and local public and private organisations on the following issues:
• Public Policies and Economic, Social and Cultural Rights (ESCR).
• Approaches to Well-being, Quality of Life, and Human Development.
• Social Protection Systems for Individuals and Social Groups.
• Agendas for the Development of Citizenship, Democracy, and Public Advocacy.
• Strengthening Public Institutionality and Social Fabric
In Colombia, we opened our operation in January 2023 and have worked on implementing responses to humanitarian alerts.
is a
CONVITE A.C.
Posición: Contador financiero HUT 709
Proyecto Financiado por: HelpAge International (HAI) – HelpAge Alemania (HAD) – GFFO
Ubicación Desde casa, con viajes. Candidatos basados en Colombia, preferiblemente en Bogotá. Los candidatos deben poseer el derecho a trabajar en Colombia.
Supervisor del Contrato Director General de Convite A,C. con coordinación matricial del Gerente de Respuesta Humanitaria HAI para HUT 709.
Tipo de contrato
Contrato laboral a término fijo, Plazo a 12 meses con posibilidad de prórroga
Programa Respuesta integrada para abordar las necesidades de Protección, WASH, Seguridad Alimentaria y Salud de los migrantes más vulnerables y sus comunidades de acogida, con énfasis en las poblaciones indígenas en los Departamentos de Vichada y La Guajira en Colombia y los Estados de Amazonas, Delta Amacuro y Bolívar en Venezuela.
Referencia del proyecto
HUT 709
Acerca de CONVITE A.C.
Convite Asociación Civil (Convite A.C.) es una organización sin fines de lucro creada el 2 de febrero de 2006 en Venezuela. Trabajamos por los derechos Humanos, creemos necesaria la exigibilidad de los derechos sociales de todas las personas y visibilizar las violaciones de estas garantías fundamentales a sujetos o grupos vulnerados. A través de la implementación de proyectos sociales hemos trabajado en la capacitación a grupos vulnerables incluidos mujeres, jóvenes y adultos mayores.
Trabajamos con ONGs de desarrollo y de base comunitaria, con organizaciones académicas y con organizaciones internacionales, nacionales, regionales y locales de carácter público o privado, en los siguientes temas:
• Políticas Públicas y Derechos Económicos, Sociales y Culturales (DESC).
• Enfoques de Bienestar, Calidad de Vida y Desarrollo Humano.
• Sistemas de Protección Social para Personas y Grupos Sociales.
• Agendas para el Desarrollo de la Ciudadanía, la Democracia y la Incidencia Pública
• Fortalecimiento de la Institucionalidad Pública y del Tejido Social
En Colombia, abrimos nuestra operación en enero de 2023 y hemos trabajado en la implementación de respuestas a alertas humanitarias.
non-profit organisation that was created under the initiative of a group of Venezuelans who are keen to promote the recognition and promotion of human rights, generating mechanisms that promote the integral development, capacity building, and empowerment of older adults. Its work is based on the recognition of diversity and respect for human rights and international humanitarian law.
About the position
The Financial Accountant will manage the accounting of the Convite Colombia Foundation and the projects of the Humanitarian Team (HUT) portfolio of HelpAge International Latin America and Caribbean (LAC) based in Colombia, in such a way that the accounting and financial information is always up to date, clear and organised in accordance with all processes, procedures, and accountability according to international standards, Convite, HelpAge and Colombian regulations. The Financial Accountant will work with LAC's Financial Partner and the accounting teams of partner organisations when necessary.
Key areas of impact/influence and responsibilities
1. Accounting management
• Maintain Convite and HelpAge International's Humanitarian portfolio accounts up to date.
• Monitoring and control of the general bank account and project accounts.
• Reconcile the bank accounts of the Convite and the HelpAge LAC humanitarian team.
• Review accounting information submitted by team members in relation to the coverage plan, accounting accounts, third parties, budget availability, and descriptions.
• Upload all accounting and banking information into the financial software.
• Prepare the extra-accounting ledgers in (name of financial software)
• Close (name of financial software).
• Prepare the Colombian accounts on a monthly basis in the software used by HelpAge and Convite.
• Perform HUT technical accounting tasks (DBS, PRM, cash books, service orders, contracts, etc.).
• Make payments from Convite and HelpAge LAC accounts in Colombia related to HUT.
2. Fiscal and tax management
• Prepare and submit monthly withholding tax returns to the DIAN.
• Prepare and submit the annual income tax return and supporting documentation.
• To meet the requirements of the DIAN.
• Reporting in accordance with IFRS
una organización sin ánimo de lucro que nace bajo la iniciativa de un grupo de venezolanos(as) con ahinco en promover el reconocimiento y la promoción de los derechos humanos; generando mecanismos que impulsen el desarrollo integral, el fortalecimiento de capacidades y el empoderamiento de las personas adultas mayores. Su labor se fundamenta en el reconocimiento de la diversidad y del respeto de los derechos humanos y del derecho internacional humanitario.
Acerca del puesto
El Contador Financiero gestionará la contabilidad de la Fundación Convite Colombia y de los proyectos del portafolio de Equipo Humanitario (HUT) de HelpAge
International América Latina y Caribe (LAC) con sede en Colombia, de tal manera que la información contable y financiera, esté siempre actualizada, clara y organizada de acuerdo con todos los procesos, procedimientos y rendición de cuentas según los estándares internacionales, los procesos de Convite, HelpAge y la normativa colombiana. Las prácticas contables deben demostrar la transparencia de nuestras actividades económicas y ayudar en la toma de decisiones financieras. seguimiento y control de El Contador Financiero trabajará con el Socio Financiero de LAC y con los equipos contables de las organizaciones asociadas cuando sea necesario.
Áreas clave de impacto/influencia y responsabilidades
1. Gestión contable
• Mantener al día la contabilidad de Convite y del portafolio Humanitario de HelpAge International
• Seguimiento y control de la cuenta bancaria general y de las cuentas de los proyectos.
• Conciliar las cuentas bancarias del Convite y del equipo humanitario HelpAge LAC.
• Revisar la información contable enviada por los miembros del equipo en relación con el plan de cobertura, las cuentas contables, los terceros, la disponibilidad presupuestaria y las descripciones.
• Cargar toda la información contable y bancaria en el software financiero.
• Preparar los libros extracontables en (nombre del programa informático financiero)
• Cerrar (nombre del software financiero).
• Preparar la contabilidad colombiana mensualmente en el software utilizado por HelpAge y Convite.
• Realizar tareas de contabilidad técnica de HUT (DBS, PRM, libros de caja, órdenes de servicio, contratos, etc.)
• Realizar pagos desde las cuentas de Convite y HelpAge LAC en Colombia relacionados con HUT.
2. Gestión fiscal y tributaria
• Preparar y presentar mensualmente las declaraciones de retención en la fuente a la DIAN.
• Preparar y presentar la declaración anual del impuesto sobre la renta y la documentación complementaria.
• Atender requerimientos de la DIAN.
3. Audit and compliance
• Prepare audit documentation and respond to audit queries and requests, following Convite and HelpAge International policies and procedures.
4. Treasury management
• Ensure that payments generated in coordination by cheques comply with all fiscal, ACH, documentation, and banking requirements.
5. Documentation management
• Ensure that the mission's archiving and accounting documentation is always complete and organised on a project-byproject basis.
6. Security
• Report any anomalies related to bank accounts that may be associated with fraud.
7. Other
• Provide support in the preparation of proposals, budgets, procurement, staffing, etc. to the global HUT team.
• To guide the work of the assistant accountant in such a way as to contribute to the achievement of the objectives of the accounting area.
• Perform those tasks inherent to the position that are requested according to the context and needs of the LAC team.
Skills and experience required
Compulsory:
1. Education:
• Professional university studies in accounting and professional card
2. Knowledge and experience:
• Knowledge of Colombian tax and accounting legislation.
• At least five years' proven experience in accounting management in public or private sector companies or organisations
3. Personal characteristics:
• Ability to work autonomously (organising and planning one's own work)
• Capacity for analysis and synthesis and written expression
• Proactive attitude
• Strategic and innovative vision
• Ability to work as part of a team
• Common sense, tact and diplomacy
• Sensitivity and humanitarian vocation
• Reportar de acuerdo a las Normas NIIF
3. Auditoría y cumplimiento
• Preparar la documentación para auditorías y atender las consultas y solicitudes de los auditores, siguiendo las políticas y procedimientos de Convite y HelpAge International
4. Gestión de tesorería
• Garantizar que los pagos generados en la coordinación mediante cheques cumplen todos los requisitos fiscales, de ACH, de documentación y bancarios.
5. Gestión de la documentación
• Velar por que el archivo y la documentación contable de la misión estén siempre completos y organizados en función de cada proyecto.
6. Seguridad
• Informar de cualquier anomalía relacionada con las cuentas bancarias que pueda estar asociada a un fraude.
7. Otros
• Prestar apoyo en la preparación de propuestas, presupuestos, compras, personal, etc. al equipo global de HUT.
• Orientar el trabajo del asistente contable de forma que contribuya a la consecución de los objetivos del área contable.
• Realizar aquellas tareas inherentes al puesto que le sean solicitadas en función del contexto y necesidades del equipo LAC.
Competencias y experiencia requeridas
Obligatorio:
1. Educación:
• Estudios universitarios profesionales en contabilidad y tarjeta profesional
2. Conocimientos y experiencia:
• Conocimiento de la legislación fiscal y contable Colombiana
• Experiencia demostrada de al menos cinco años en gestión contable en empresas u organizaciones del sector público o privado.
3. Características personales:
• Capacidad para trabajar de forma autónoma (organización y planificación del propio trabajo)
• Capacidad de análisis y síntesis y expresión escrita
• Actitud proactiva
• Visión estratégica e innovadora
• Capacidad de trabajo en equipo
• Sentido común, tacto y diplomacia
Desirable:
1. Basic English
2. Experience in international cooperation
Key behavioural competences
At CONVITE A.C. we believe in the importance of empowering our people to be agents of change and leaders at all levels. We expect our people to embrace and live our values, challenging themselves every day to identify the issues that matter most to older people and their communities, and to make an impact that matters.
In addition, as an employee of CONVITE A.C., you are expected to demonstrate the following core competencies:
Competences Description
Working in partnership with others
Adaptability and flexibility
Work collaboratively, building mutual trust and respect, with external organisations and partners to achieve our strategic goals and objectives; being accountable for the work we do together.
Adapt to new directions or opportunities that arise within the organisation and in our area of work; be flexible in our role, constantly using feedback to learn more and continue to evolve.
• Sensibilidad y vocación humanitaria
Deseable:
3. Inglés básico
4. Experiencia en cooperación internacional
Competencias conductuales clave
En CONVITE A.C. creemos en la importancia de empoderar a nuestra gente para que sean agentes de cambio y líderes a todos los niveles. Esperamos que nuestra gente adopte y viva nuestros valores, desafiándose a sí mismos cada día para identificar los temas que son más importantes para las personas mayores y sus comunidades, y para hacer un impacto que importe.
Además, como empleado de CONVITE A.C. se espera que demuestres las siguientes competencias básicas:
Competencias Descripción
Trabajar en colaboración con otros Trabajar en colaboración, fomentando la confianza y el respeto mutuos, con organizaciones y socios externos para alcanzar nuestras metas y objetivos estratégicos; siendo responsables del trabajo que hacemos juntos.
Adaptabilidad y flexibilidad
Supporting and facilitating change
Lead cultural and behavioural change through the adoption of a supportive, collaborative, and inclusive environment where everyone feels supported, respected, and engaged.
Apoyar y facilitar el cambio
Adaptarnos a las nuevas orientaciones u oportunidades que surjan dentro de la organización y en nuestra área de trabajo; ser flexibles en nuestro papel, utilizando constantemente la retroalimentación para aprender más y seguir evolucionando.
Dirigir el cambio cultural y de comportamiento mediante la adopción de un entorno de apoyo, colaboración e integración en el que todos se sientan respaldados, respetados y comprometidos.
Broadening the reach and impact of Convite Colombia
Expand the reach and impact of Convite Colombia by creating and identifying new business development opportunities and establishing relationships with new partners.
Ampliar el alcance y el impacto de Convite Colombia
Ampliar el alcance y el impacto de Convite Colombia creando e identificando nuevas oportunidades de desarrollo empresarial y estableciendo relaciones con nuevos socios.
Diversity and inclusion
Lead and promote a culture that includes the voices of older people in all our support, convening, and thought leadership roles, in a way that is transformative, empowering, and highly inclusive of people marginalised by gender, economic status, disability, and other discriminatory factors
Diversidad e inclusión
Leading others (for managers)
Demonstrate strong leadership in one's own unit/department and manage people well and credibly. Create an atmosphere of trust and an enabling environment in which staff can contribute their best and develop their potential.
Liderar a otros (para directivos)
Liderar y promover una cultura que incluya las voces de las personas mayores en todas nuestras funciones de apoyo, convocatoria y liderazgo intelectual, de una forma que sea transformadora, empoderadora y muy inclusiva para las personas marginadas por motivos de género, situación económica, discapacidad y otros factores de discriminación
Demostrar un fuerte liderazgo en la propia unidad/departamento y gestionar a las personas de forma correcta y acreditada. Crear una atmósfera de confianza y un entorno propicio en el que el personal pueda aportar lo mejor de sí mismo y desarrollar su potencial.
Safeguard
CONVITE A.C. is committed to safeguarding the communities it works with, its staff, and anyone else it comes into contact with The post holder will also be responsible for:
• Prevent harm and abuse of our staff, operations, and programmes to anyone who encounters our work.
• Report all safeguarding incidents you see, hear about, are told about, or suspect, using our internal reporting mechanism.
• Comply with all policies and practices of the safeguarding framework.
• Complete mandatory training courses related to
Salvaguarda
CONVITE A.C. se compromete a salvaguardar a las comunidades con las que trabaje, a su personal y a cualquier otra persona con la que entre en contacto. El titular del puesto también será responsable de:
• Prevenir daños y abusos de nuestro personal, operaciones y programas a cualquier persona que se encuentre con nuestro trabajo.
• Notificar todos los incidentes de salvaguardia que vea, oiga, le cuenten o sospeche, utilizando nuestro mecanismo interno de notificación
• Cumplir todas las políticas y prácticas del marco de salvaguardia.
our safeguarding policy framework and comply with HR vetting procedures.
• Completar los cursos de formación obligatorios relacionados con nuestro marco político de salvaguardia y cumplir con los procedimientos de investigación de RRHH.