Convocatoria a Posición de Asistente Administrativo y Financiero

CONVITE A.C. Position: Administrative and financial assistant HUT 709 Project Funded by: HelpAge International (HAI) HelpAge Germany (HAD) – GFFO Location

Home-based, with travel. Candidates based in Colombia, preferably in Bogotá. Candidates must have the right to work in Colombia.

Contract Supervisor

General Director of Convite A,C. with matrix coordination of the HAI Humanitarian Response Manager for HUT 709.

Type of contract

Fixed-term employment contract, 12month term with the possibility of extension.

Programme

Integrated response to address the Protection, WASH, Food Security and Health needs of the most vulnerable migrants and their host communities, with a focus on indigenous populations in the Departments of Vichada and La Guajira in Colombia and the States of Amazonas, Delta Amacuro and Bolivar in Venezuela.

Project reference

HUT 709

CONVITE A.C. Posición: Asistente administrativo y financiero HUT 709 Proyecto Financiado por: HelpAge International (HAI) – HelpAge Alemania (HAD) – GFFO Ubicación

Desde casa, con viajes. Candidatos basados en Colombia, preferiblemente en Bogotá. Los candidatos deben poseer el derecho a trabajar en Colombia.

Supervisor Director General de Convite A,C. con del Contrato coordinación matricial del Gerente de Respuesta Humanitaria HAI para HUT 709.

Tipo de contrato

Contrato laboral a término fijo, Plazo a 12 meses con posibilidad de prórroga

Programa

Respuesta integrada para abordar las necesidades de Protección, WASH, Seguridad Alimentaria y Salud de los migrantes más vulnerables y sus comunidades de acogida, con énfasis en las poblaciones indígenas en los Departamentos de Vichada y La Guajira en Colombia y los Estados de Amazonas, Delta Amacuro y Bolívar en Venezuela.

Referencia del proyecto

HUT 709

Acerca de CONVITE A.C. About CONVITE A.C. Convite Asociación Civil (Convite A.C.) es una Convite Asociación Civil (Convite A.C.) is a non- organización sin fines de lucro creada el 2 de febrero de profit organisation created on 2 February 2006 in 2006 en Venezuela. Trabajamos por los derechos Venezuela. We work for human rights, we believe it is Humanos, creemos necesaria la exigibilidad de los necessary to enforce the social rights of all people and derechos sociales de todas las personas y visibilizar las to make visible the violations of these fundamental violaciones de estas garantías fundamentales a sujetos o guarantees to vulnerable individuals or groups. grupos vulnerados. A través de la implementación de Through the implementation of social projects we proyectos sociales hemos trabajado en la capacitación a have worked in the training of vulnerable groups, grupos vulnerables incluidos mujeres, jóvenes y adultos including women, young people and the elderly. mayores.

Trabajamos con ONGs de desarrollo y de base We work with development and community-based comunitaria, con organizaciones académicas y con NGOs, academic organisations and international, organizaciones internacionales, nacionales, regionales y national, regional and local public and private locales de carácter público o privado, en los siguientes organisations on the following issues: temas: • Public Policies and Economic, Social and • Políticas Públicas y Derechos Económicos, Cultural Rights (ESCR).

Sociales y Culturales (DESC).

• Approaches to Well-being, Quality of Life and • Enfoques de Bienestar, Calidad de Vida y Human Development.

Desarrollo Humano.

• Social Protection Systems for Individuals and • Sistemas de Protección Social para Personas y Social Groups.

Grupos Sociales.

• Agendas for the Development of Citizenship, • Agendas para el Desarrollo de la Ciudadanía, la Democracy and Public Advocacy.

Democracia y la Incidencia Pública.

• Strengthening Public Institutionality and Social • Fortalecimiento de la Institucionalidad Pública y Fabric del Tejido Social In Colombia, we opened our operation in January En Colombia, abrimos nuestra operación en enero de 2023 and have worked on implementing 2023 y hemos trabajado en la implementación de responses to humanitarian alerts. respuestas a alertas humanitarias.

FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA (FCC) is a

non-profit organisation that was created under the initiative of a group of Venezuelans who are keen to LA FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA (FCC) es promote the recognition and promotion of human una organización sin ánimo de lucro que nace bajo la rights, generating mechanisms that promote the iniciativa de un grupo de venezolanos(as) con ahinco en integral development, capacity building and promover el reconocimiento y la promoción de los empowerment of older adults. Its work is based on the derechos humanos; generando mecanismos que impulsen recognition of diversity and respect for human rights el desarrollo integral, el fortalecimiento de capacidades y and international humanitarian law. el empoderamiento de las personas adultas mayores. Su labor se fundamenta en el reconocimiento de la diversidad y del respeto de los derechos humanos y del derecho internacional humanitario.

About the position

Acerca del puesto The Administrative and Financial Assistant will support the Financial Accountant in the management El Asistente Administrativo y Financiero apoyará al of the accounting of the Convite Colombia Contador Financiero en la gestión de la contabilidad de la Foundation and the Humanitarian Team (HUT) of Fundación Convite Colombia y del Equipo Humanitario HelpAge Latin America and the Caribbean (LAC) (HUT) de HelpAge América Latina y el Caribe (LAC) based in Colombia, so that the accounting information con sede en Colombia, de manera que la información is always updated, clear and organized in accordance contable esté siempre actualizada, clara y organizada de with all processes, procedures and accountability acuerdo con todos los procesos, procedimientos y de cuentas según los estándares according to international standards, Convite, rendición HelpAge processes and Colombian regulations. The internacionales, los procesos de Convite, HelpAge y la accounting practices must demonstrate the normativa colombiana. Las prácticas contables deben transparency of our economic activities and assist in demostrar la transparencia de nuestras actividades financial decision making.

The Finance and económicas y ayudar en la toma de decisiones Administrative Assistant will work with the LAC financieras. . El asistente administrativo y Financiero Finance Partner and partner organisations' accounting trabajará con el Socio Financiero de LAC y con los equipos contables de las organizaciones asociadas teams as required. cuando sea necesario.

Key areas of impact/influence and responsibilities Áreas clave de impacto/influencia y responsabilidades Apoyar al contable financiero en las siguientes tareas.

Support the financial accountant in the following tasks.

1. Gestión contable • Garantizar que toda la documentación de los 1. Accounting management • Ensure that all payment documentation is pagos esté completa y lista para archivarse física y digitalmente. complete and ready for physical and • Apoyar la elaboración y revisión de digital archiving.

• Support the preparation and review of comprobantes de egreso y otros documentos requeridos por el contador financiero. expense vouchers and other documents • Escanear todos los comprobantes y la required by the financial accountant.

• Scan all vouchers and monthly accounting contabilidad mensual bajo la calidad y clasificación requeridas. under the required quality and • Vale con sellos de donantes classification.

• Voucher with donor stamps 2. Gestión de tesorería • Apoyar al equipo en las reconciliaciones y el 2. Treasury management • Support the team in reconciliations and cierre de anticipos. closing of advances.

3. Auditoría y cumplimiento • Apoyar la preparación de documentación para 3. Audit and compliance • Support the preparation of audit auditorías y las consultas y solicitudes de los auditores. documentation and audit queries and • Asegurarse de que se han respetado todos los requests.

• Ensure that all procurement processes have procesos de contratación y de que la documentación justificativa está completa. been followed and that supporting • Apoyar la revisión de la contratación de documentation is complete.

• Support the review of partner compliance conformidad de los socios. recruitment.

4. Seguridad • Informar de cualquier anomalía relacionada 4. Security • Report any anomalies related to bank con las cuentas bancarias que pueda estar asociada a un fraude. accounts that may be associated with fraud.

5. Administrativo

5. Administrative • Support contracts, procurement and donations processes.

• Support planning processes, including updating and maintenance of scanning, funding and network membership records.

• Support team members in invoicing, payment processing, budgeting, accounting, reporting, quality control and other administrative functions to ensure proper execution of financial and administrative processes,

• Procurement support, including, but not limited to, the following: - Assistance in the identification and selection of suppliers - Supporting the procurement process for goods and services, including logistics (e.g. event planning and travel bookings) • Perform those tasks inherent to the position that are requested according to the context and needs of the LAC team.

Skills and experience required Compulsory: 1. Education: • Professional university studies in the administrative or accounting field 2. Knowledge and experience: • Knowledge of Colombian tax and accounting legislation.

• At least two years' proven experience in administration or accounting in public or private sector companies or organisations.

3. Personal characteristics: • Ability to work autonomously (organising and planning one's own work) • Capacity for analysis and synthesis and written expression • Proactive attitude • Strategic and innovative vision • Ability to work as part of a team • Common sense, tact and diplomacy • Sensitivity and humanitarian vocation

Desirable: 1. Basic English 2. Experience in international cooperation or projects with international donors

• Apoyar los procesos de contratos, compras y donaciones.

• Apoyar los procesos de planeación, incluida la actualización y el mantenimiento de los registros de escaneo, financiación y de miembros de la red.

• Apoyar a los miembros del equipo en la facturación, la tramitación de pagos, presupuesto, contabilidad, los informes, control de calidad y otras funciones administrativas para garantizar la correcta ejecución de los procesos financieros y administrativos, • Apoyo en materia de compras, incluyendo, entre otros, los siguientes: - Asistencia en la identificación y selección de proveedores - Apoyar el proceso de adquisición de bienes y servicios, incluido logístico (por ejemplo, planificación de eventos y reservas de viajes) • Realizar aquellas tareas inherentes al puesto que le sean solicitadas en función del contexto y necesidades del equipo LAC. Competencias y experiencia requeridas Obligatorio: 4. Educación: • Estudios universitarios profesionales en el ámbito administrativo o contable 5. Conocimientos y experiencia: • Conocimiento de la legislación fiscal y contable Colombiana • Experiencia demostrada de al menos dos años en administración o contabilidad en empresas u organizaciones del sector público o privado.

6. Características personales: • Capacidad para trabajar de forma autónoma (organización y planificación del propio trabajo) • Capacidad de análisis y síntesis y expresión escrita • Actitud proactiva • Visión estratégica e innovadora • Capacidad de trabajo en equipo • Sentido común, tacto y diplomacia • Sensibilidad y vocación humanitaria

Deseable: 3. Inglés básico 4. Experiencia en cooperación internacional o proyectos con donantes internacionales

Competencias conductuales clave En CONVITE A.C. creemos en la importancia de Key behavioural competences At CONVITE A.C. we believe in the importance of empoderar a nuestra gente para que sean agentes de empowering our people to be agents of change and cambio y líderes a todos los niveles. Esperamos que leaders at all levels. We expect our people to embrace nuestra gente adopte y viva nuestros valores, and live our values, challenging themselves every day desafiándose a sí mismos cada día para identificar los to identify the issues that matter most to older people temas que son más importantes para las personas and their communities, and to make an impact that mayores y sus comunidades, y para hacer un impacto que importe. matters.

Además, como empleado de CONVITE A.C. se espera In addition, as an employee of CONVITE A.C. you que demuestres las siguientes competencias básicas: are expected to demonstrate the following core competencies: Competences

Description

Working in partnership with others

Work collaboratively, building mutual trust and respect, with external organisations and partners to achieve our strategic goals and objectives; being accountable for the work we do together.

Adaptability and flexibility

Adapt to new directions or opportunities that arise within the organisation and in our area of work; be flexible in our role, constantly using feedback to learn more and continue to evolve.

Supporting and facilitating change

Lead cultural and behavioural change through the adoption of a supportive, collaborative and inclusive environment where everyone feels supported, respected and engaged.

Broadening the Expand the reach and impact of reach and impact of Convite Colombia by creating and Convite Colombia identifying new business development opportunities and establishing relationships with new partners.

Diversity and inclusion

Lead and promote a culture that includes the voices of older people in all our support, convening and thought leadership roles, in a way that is transformative, empowering and highly inclusive of people marginalised by gender, economic status, disability and other discriminatory factors.

Leading others (for Demonstrate strong leadership in managers) one's own unit/department and manage people well and credibly.

Create an atmosphere of trust and an enabling environment in which staff can contribute their best and develop their potential.

Competencias

Descripción

Trabajar en colaboración con otros

Trabajar en colaboración, fomentando la confianza y el respeto mutuos, con organizaciones y socios externos para alcanzar nuestras metas y objetivos estratégicos; siendo responsables del trabajo que hacemos juntos.

Adaptabilidad y flexibilidad

Adaptarnos a las nuevas orientaciones u oportunidades que surjan dentro de la organización y en nuestra área de trabajo; ser flexibles en nuestro papel, utilizando constantemente la retroalimentación para aprender más y seguir evolucionando.

Apoyar y facilitar el Dirigir el cambio cultural y de cambio comportamiento mediante la adopción de un entorno de apoyo, colaboración e integración en el que todos se sientan respaldados, respetados y comprometidos.

Ampliar el alcance y Ampliar el alcance y el impacto de el impacto de Convite Colombia creando e Convite Colombia identificando nuevas oportunidades de desarrollo empresarial y estableciendo relaciones con nuevos socios.

Diversidad e inclusión

Liderar y promover una cultura que incluya las voces de las personas mayores en todas nuestras funciones de apoyo, convocatoria y liderazgo intelectual, de una forma que sea transformadora, empoderadora y muy inclusiva para las personas marginadas por motivos de género, situación económica, discapacidad y otros factores de discriminación.

Liderar a otros (para Demostrar un fuerte liderazgo en la directivos) propia unidad/departamento y gestionar a las personas de forma correcta y acreditada. Crear una atmósfera de confianza y un entorno propicio en el que el personal pueda aportar lo mejor de sí mismo y desarrollar su potencial.

Salvaguarda CONVITE A.C. se compromete a salvaguardar a las comunidades con las que trabaje, a su personal y a Safeguard cualquier otra persona con la que entre en contacto. El titular del puesto también será responsable de: CONVITE A.C. is committed to safeguarding the • Prevenir daños y abusos de nuestro personal, communities it works with, its staff and anyone else it operaciones y programas a cualquier persona que comes into contact with. The post holder will also be se encuentre con nuestro trabajo. responsible for: • Notificar todos los incidentes de salvaguardia que • Prevent harm and abuse of our staff, operations vea, oiga, le cuenten o sospeche, utilizando and programmes to anyone who encounters nuestro mecanismo interno de notificación. our work.

• Cumplir todas las políticas y prácticas del marco de • Report all safeguarding incidents you see, hear salvaguardia. about, are told about or suspect, using our • Completar los cursos de formación obligatorios internal reporting mechanism.

• Comply with all policies and practices of the

safeguarding framework.

• Complete mandatory training courses related to

our safeguarding policy framework and comply with HR vetting procedures.

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relacionados con nuestro marco político de salvaguardia y cumplir con los procedimientos de investigación de RRHH.