CONVITE A.C.
Position: Administrative and financial assistant HUT 709
Project Funded by: HelpAge International (HAI)HelpAge Germany (HAD) – GFFO
Location Home-based, with travel. Candidates based in Colombia, preferably in Bogotá. Candidates must have the right to work in Colombia.
Contract Supervisor General Director of Convite A,C. with matrix coordination of the HAI Humanitarian Response Manager for HUT 709.
Type of contract Fixed-term employment contract, 12month term with the possibility of extension.
Programme Integrated response to address the Protection, WASH, Food Security and Health needs of the most vulnerable migrants and their host communities, with a focus on indigenous populations in the Departments of Vichada and La Guajira in Colombia and the States of Amazonas, Delta Amacuro and Bolivar in Venezuela.
Project reference HUT 709
About CONVITE A.C.
Convite Asociación Civil (Convite A.C.) is a nonprofit organisation created on 2 February 2006 in Venezuela. We work for human rights, we believe it is necessary to enforce the social rights of all people and to make visible the violations of these fundamental guarantees to vulnerable individuals or groups. Through the implementation of social projects we have worked in the training of vulnerable groups, including women, young people and the elderly.
We work with development and community-based NGOs, academic organisations and international, national, regional and local public and private organisations on the following issues:
• Public Policies and Economic, Social and Cultural Rights (ESCR).
• Approaches to Well-being, Quality of Life and Human Development.
• Social Protection Systems for Individuals and Social Groups.
• Agendas for the Development of Citizenship, Democracy and Public Advocacy.
• Strengthening Public Institutionality and Social Fabric
In Colombia, we opened our operation in January 2023 and have worked on implementing responses to humanitarian alerts.
FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA (FCC) is a
CONVITE A.C.
Posición: Asistente administrativo y financiero HUT 709
Proyecto Financiado por: HelpAge International (HAI) –HelpAge Alemania (HAD) – GFFO
Ubicación Desde casa, con viajes. Candidatos basados en Colombia, preferiblemente en Bogotá. Los candidatos deben poseer el derecho a trabajar en Colombia. Supervisor del Contrato Director General de Convite A,C. con coordinación matricial del Gerente de Respuesta Humanitaria HAI para HUT 709.
Tipo de contrato Contrato laboral a término fijo, Plazo a 12 meses con posibilidad de prórroga
Programa Respuesta integrada para abordar las necesidades de Protección, WASH, Seguridad Alimentaria y Salud de los migrantes más vulnerables y sus comunidades de acogida, con énfasis en las poblaciones indígenas en los Departamentos de Vichada y La Guajira en Colombia y los Estados de Amazonas, Delta Amacuro y Bolívar en Venezuela.
Referencia del proyecto HUT 709
Acerca de CONVITE A.C.
Convite Asociación Civil (Convite A.C.) es una organización sin fines de lucro creada el 2 de febrero de 2006 en Venezuela. Trabajamos por los derechos Humanos, creemos necesaria la exigibilidad de los derechos sociales de todas las personas y visibilizar las violaciones de estas garantías fundamentales a sujetos o grupos vulnerados. A través de la implementación de proyectos sociales hemos trabajado en la capacitación a grupos vulnerables incluidos mujeres, jóvenes y adultos mayores.
Trabajamos con ONGs de desarrollo y de base comunitaria, con organizaciones académicas y con organizaciones internacionales, nacionales, regionales y locales de carácter público o privado, en los siguientes temas:
• Políticas Públicas y Derechos Económicos, Sociales y Culturales (DESC).
• Enfoques de Bienestar, Calidad de Vida y Desarrollo Humano.
• Sistemas de Protección Social para Personas y Grupos Sociales.
• Agendas para el Desarrollo de la Ciudadanía, la Democracia y la Incidencia Pública.
• Fortalecimiento de la Institucionalidad Pública y del Tejido Social
En Colombia, abrimos nuestra operación en enero de 2023 y hemos trabajado en la implementación de respuestas a alertas humanitarias.
non-profit organisation that was created under the initiative of a group of Venezuelans who are keen to promote the recognition and promotion of human rights, generating mechanisms that promote the integral development, capacity building and empowerment of older adults. Its work is based on the recognition of diversity and respect for human rights and international humanitarian law.
LA FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA (FCC) es una organización sin ánimo de lucro que nace bajo la iniciativa de un grupo de venezolanos(as) con ahinco en promover el reconocimiento y la promoción de los derechos humanos; generando mecanismos que impulsen el desarrollo integral, el fortalecimiento de capacidades y el empoderamiento de las personas adultas mayores. Su labor se fundamenta en el reconocimiento de la diversidad y del respeto de los derechos humanos y del derecho internacional humanitario.
About the position
The Administrative and Financial Assistant will support the Financial Accountant in the management of the accounting of the Convite Colombia Foundation and the Humanitarian Team (HUT) of HelpAge Latin America and the Caribbean (LAC) based in Colombia, so that the accounting information is always updated, clear and organized in accordance with all processes, procedures and accountability according to international standards, Convite, HelpAge processes and Colombian regulations. The accounting practices must demonstrate the transparency of our economic activities and assist in financial decision making. The Finance and Administrative Assistant will work with the LAC Finance Partner and partner organisations' accounting teams as required.
Key areas of impact/influence and responsibilities
Support the financial accountant in the following tasks.
1. Accounting management
• Ensure that all payment documentation is complete and ready for physical and digital archiving.
• Support the preparation and review of expense vouchers and other documents required by the financial accountant.
• Scan all vouchers and monthly accounting under the required quality and classification.
• Voucher with donor stamps
2. Treasury management
• Support the team in reconciliations and closing of advances.
3. Audit and compliance
• Support the preparation of audit documentation and audit queries and requests.
• Ensure that all procurement processes have been followed and that supporting documentation is complete.
• Support the review of partner compliance recruitment.
4. Security
• Report any anomalies related to bank accounts that may be associated with fraud.
Acerca del puesto
El Asistente Administrativo y Financiero apoyará al Contador Financiero en la gestión de la contabilidad de la Fundación Convite Colombia y del Equipo Humanitario (HUT) de HelpAge América Latina y el Caribe (LAC) con sede en Colombia, de manera que la información contable esté siempre actualizada, clara y organizada de acuerdo con todos los procesos, procedimientos y rendición de cuentas según los estándares internacionales, los procesos de Convite, HelpAge y la normativa colombiana. Las prácticas contables deben demostrar la transparencia de nuestras actividades económicas y ayudar en la toma de decisiones financieras. . El asistente administrativo y Financiero trabajará con el Socio Financiero de LAC y con los equipos contables de las organizaciones asociadas cuando sea necesario.
Áreas clave de impacto/influencia y responsabilidades Apoyar al contable financiero en las siguientes tareas.
1. Gestión contable
• Garantizar que toda la documentación de los pagos esté completa y lista para archivarse física y digitalmente.
• Apoyar la elaboración y revisión de comprobantes de egreso y otros documentos requeridos por el contador financiero.
• Escanear todos los comprobantes y la contabilidad mensual bajo la calidad y clasificación requeridas.
• Vale con sellos de donantes
2. Gestión de tesorería
• Apoyar al equipo en las reconciliaciones y el cierre de anticipos.
3. Auditoría y cumplimiento
• Apoyar la preparación de documentación para auditorías y las consultas y solicitudes de los auditores.
• Asegurarse de que se han respetado todos los procesos de contratación y de que la documentación justificativa está completa.
• Apoyar la revisión de la contratación de conformidad de los socios.
4. Seguridad
• Informar de cualquier anomalía relacionada con las cuentas bancarias que pueda estar asociada a un fraude.
5. Administrativo
5. Administrative
• Support contracts, procurement and donations processes.
• Support planning processes, including updating and maintenance of scanning, funding and network membership records.
• Support team members in invoicing, payment processing, budgeting, accounting, reporting, quality control and other administrative functions to ensure proper execution of financial and administrative processes,
• Procurement support, including, but not limited to, the following:
- Assistance in the identification and selection of suppliers
- Supporting the procurement process for goods and services, including logistics (e.g. event planning and travel bookings)
• Perform those tasks inherent to the position that are requested according to the context and needs of the LAC team.
Skills and experience required
Compulsory:
1. Education:
• Professional university studies in the administrative or accounting field
2. Knowledge and experience:
• Knowledge of Colombian tax and accounting legislation.
• At least two years' proven experience in administration or accounting in public or private sector companies or organisations.
3. Personal characteristics:
• Ability to work autonomously (organising and planning one's own work)
• Capacity for analysis and synthesis and written expression
• Proactive attitude
• Strategic and innovative vision
• Ability to work as part of a team
• Common sense, tact and diplomacy
• Sensitivity and humanitarian vocation
Desirable:
1. Basic English
2. Experience in international cooperation or projects with international donors
Key behavioural competences
At CONVITE A.C. we believe in the importance of empowering our people to be agents of change and leaders at all levels. We expect our people to embrace and live our values, challenging themselves every day to identify the issues that matter most to older people and their communities, and to make an impact that matters.
• Apoyar los procesos de contratos, compras y donaciones.
• Apoyar los procesos de planeación, incluida la actualización y el mantenimiento de los registros de escaneo, financiación y de miembros de la red.
• Apoyar a los miembros del equipo en la facturación, la tramitación de pagos, presupuesto, contabilidad, los informes, control de calidad y otras funciones administrativas para garantizar la correcta ejecución de los procesos financieros y administrativos,
• Apoyo en materia de compras, incluyendo, entre otros, los siguientes:
- Asistencia en la identificación y selección de proveedores
- Apoyar el proceso de adquisición de bienes y servicios, incluido logístico (por ejemplo, planificación de eventos y reservas de viajes)
• Realizar aquellas tareas inherentes al puesto que le sean solicitadas en función del contexto y necesidades del equipo LAC.
Competencias y experiencia requeridas
Obligatorio:
4. Educación:
• Estudios universitarios profesionales en el ámbito administrativo o contable
5. Conocimientos y experiencia:
• Conocimiento de la legislación fiscal y contable Colombiana
• Experiencia demostrada de al menos dos años en administración o contabilidad en empresas u organizaciones del sector público o privado.
6. Características personales:
• Capacidad para trabajar de forma autónoma (organización y planificación del propio trabajo)
• Capacidad de análisis y síntesis y expresión escrita
• Actitud proactiva
• Visión estratégica e innovadora
• Capacidad de trabajo en equipo
• Sentido común, tacto y diplomacia
• Sensibilidad y vocación humanitaria
Deseable:
3. Inglés básico
4. Experiencia en cooperación internacional o proyectos con donantes internacionales
Competencias conductuales clave En CONVITE A.C. creemos en la importancia de empoderar a nuestra gente para que sean agentes de cambio y líderes a todos los niveles. Esperamos que nuestra gente adopte y viva nuestros valores, desafiándose a sí mismos cada día para identificar los temas que son más importantes para las personas mayores y sus comunidades, y para hacer un impacto que importe.
In addition, as an employee of CONVITE A.C. you are expected to demonstrate the following core competencies:
Competences Description
Working in partnership with others
Adaptability and flexibility
Work collaboratively, building mutual trust and respect, with external organisations and partners to achieve our strategic goals and objectives; being accountable for the work we do together.
Adapt to new directions or opportunities that arise within the organisation and in our area of work; be flexible in our role, constantly using feedback to learn more and continue to evolve.
Además, como empleado de CONVITE A.C. se espera que demuestres las siguientes competencias básicas:
Competencias
Trabajar en colaboración con otros
Supporting and facilitating change
Lead cultural and behavioural change through the adoption of a supportive, collaborative and inclusive environment where everyone feels supported, respected and engaged.
Broadening the reach and impact of Convite Colombia
Expand the reach and impact of Convite Colombia by creating and identifying new business development opportunities and establishing relationships with new partners.
Diversity and inclusion
Lead and promote a culture that includes the voices of older people in all our support, convening and thought leadership roles, in a way that is transformative, empowering and highly inclusive of people marginalised by gender, economic status, disability and other discriminatory factors
Adaptabilidad y flexibilidad
Descripción
Trabajar en colaboración, fomentando la confianza y el respeto mutuos, con organizaciones y socios externos para alcanzar nuestras metas y objetivos estratégicos; siendo responsables del trabajo que hacemos juntos.
Adaptarnos a las nuevas orientaciones u oportunidades que surjan dentro de la organización y en nuestra área de trabajo; ser flexibles en nuestro papel, utilizando constantemente la retroalimentación para aprender más y seguir evolucionando
Apoyar y facilitar el cambio
Dirigir el cambio cultural y de comportamiento mediante la adopción de un entorno de apoyo, colaboración e integración en el que todos se sientan respaldados, respetados y comprometidos.
Ampliar el alcance y el impacto de Convite Colombia
Ampliar el alcance y el impacto de Convite Colombia creando e identificando nuevas oportunidades de desarrollo empresarial y estableciendo relaciones con nuevos socios.
Diversidad e inclusión
Leading others (for managers)
Demonstrate strong leadership in one's own unit/department and manage people well and credibly. Create an atmosphere of trust and an enabling environment in which staff can contribute their best and develop their potential.
Safeguard
CONVITE A.C. is committed to safeguarding the communities it works with, its staff and anyone else it comes into contact with. The post holder will also be responsible for:
• Prevent harm and abuse of our staff, operations and programmes to anyone who encounters our work.
• Report all safeguarding incidents you see, hear about, are told about or suspect, using our internal reporting mechanism.
Liderar a otros (para directivos)
Liderar y promover una cultura que incluya las voces de las personas mayores en todas nuestras funciones de apoyo, convocatoria y liderazgo intelectual, de una forma que sea transformadora, empoderadora y muy inclusiva para las personas marginadas por motivos de género, situación económica, discapacidad y otros factores de discriminación
Demostrar un fuerte liderazgo en la propia unidad/departamento y gestionar a las personas de forma correcta y acreditada. Crear una atmósfera de confianza y un entorno propicio en el que el personal pueda aportar lo mejor de sí mismo y desarrollar su potencial.
Salvaguarda
CONVITE A.C. se compromete a salvaguardar a las comunidades con las que trabaje, a su personal y a cualquier otra persona con la que entre en contacto. El titular del puesto también será responsable de:
• Prevenir daños y abusos de nuestro personal, operaciones y programas a cualquier persona que se encuentre con nuestro trabajo.
• Notificar todos los incidentes de salvaguardia que vea, oiga, le cuenten o sospeche, utilizando nuestro mecanismo interno de notificación
• Cumplir todas las políticas y prácticas del marco de salvaguardia.
• Completar los cursos de formación obligatorios
• Comply with all policies and practices of the safeguarding framework.
• Complete mandatory training courses related to our safeguarding policy framework and comply with HR vetting procedures.
relacionados con nuestro marco político de salvaguardia y cumplir con los procedimientos de investigación de RRHH.