INFORME
OC-25- 89
6 de junio de 2025
Municipio de Las Marías
(Unidad 40 43 - Auditoría 15748)
Período auditado: 1 de marzo de 2020 al 31 de diciembre de 2024
1 - PAGOS POR $13,950 EN EXCESO A LO ADJUDICADO EN UNA SUBASTA
2 - $72,189 INVERTIDOS EN PROYECTO ECUESTRE SIN PERMISOS Y SIN UTILIDAD; Y OTRAS DEFICIENCIAS RELACIONADAS CON LOS EXPEDIENTES
3 - DEFICIENCIAS CON LOS COMPROBANTES DE DESEMBOLSOS Y LOS JUSTIFICANTES PARA EL PAGO DE COMBUSTIBLE, Y FALTA DE INFORMACIÓN EN LOS INFORMES DIARIOS DEL USO DE LOS
6 - AUSENCIA DE UN ADMINISTRADOR DE DOCUMENTOS PÚBLICOS, Y DEFICIENCIAS RELACIONADAS
A los funcionarios y a los empleados del Municipio de Las Marías, les exhortamos a velar por el cumplimiento de la ley y la reglamentación aplicables, y a promover el uso efectivo, económico, eficiente y ético de los recursos del Gobierno en beneficio de nuestro Pueblo. Les agradecemos la cooperación que nos prestaron durante nuestra auditoría.
Aprobado por:
Oficina del Contralor de Puerto Rico
Hicimos una auditoría de cumplimiento del Municipio de Las Marías a base de los objetivos de auditoría establecidos; y de la facultad que se nos confiere en el Artículo III, Sección 22 de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, y en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada; y en cumplimiento de nuestro Plan Anual de Auditorías
Este el primer informe, y contiene 3 hallazgos del resultado del examen que realizamos de los objetivos de auditoría; y 5 hallazgos y 1 comentario especial de otros asuntos surgidos. El mismo está disponible en nuestra página en Internet: www.ocpr.gov.pr
Opinión
Cualificada
Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder revelaron que las operaciones fiscales del Municipio objeto de este Informe se realizaron, en todos los aspectos significativos, de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicable; excepto por los hallazgos del 1 al 8.
Objetivos
General
Determinar si las operaciones fiscales del Municipio de Las Marías se efectuaron de acuerdo con el Código Municipal de 2020 1, según enmendado; la Ley de Municipios de 1991, según enmendada; y el Reglamento Municipal de 2016; entre otros.
Específicos
1 - ¿La adjudicación, la contratación, la construcción, la supervisión y los desembolsos relacionados con las obras y mejoras permanentes, y la repavimentación de caminos se realizaron de acuerdo con las leyes y los reglamentos aplicables?
2 - ¿La contratación, los servicios, la supervisión y los desembolsos relacionados con los servicios profesionales y consultivos se realizaron de acuerdo con la ley y los reglamentos aplicables?
3 - ¿La adquisición de bienes y servicios y los desembolsos se efectuaron de acuerdo con las leyes y los reglamentos aplicables?
No
Hallazgos 1 y 2
Sí No se comentan hallazgos
No Hallazgo 3-a. y b.
1 Este Código derogó la Ley de Municipios de 1991, y se creó para integrar, organizar y actualizar las leyes que disponen sobre la organización, la administración y el funcionamiento de los municipios.
Hallazgos
1 - Pagos por $13,950 en exceso a lo adjudicado en una subasta
El Municipio puede efectuar subastas generales por año para aquellos suministros o servicios recurrentes, y de esta manera evitar celebrar subastas individuales cada vez que sea necesario adquirirlos. Para realizar las compras, adquisiciones y servicios de los proveedores a los cuales les adjudicaron renglones, mediante una subasta general, el Municipio debe formalizar un contrato a esos fines. Cuando surja la necesidad de adquirir los suministros o servicios, se deben emitir órdenes de compra contra dicho contrato hasta que finalice su vigencia El contrato debe establecer los precios y los costos ofrecidos, la garantía del suplidor de honrar los mismos, y su vigencia debe ser por el término establecido en la subasta.
Durante el proceso de la apertura de las ofertas en una subasta está prohibido efectuar cambios o modificaciones a una oferta después de haberse abierto y leído en público. Además, cuando se trate de artículos o servicios adjudicados a través de una subasta general o que sean susceptibles de variación en el costo por cambios en el mercado, el Municipio debe incluir en las especificaciones, los contratos, los acuerdos o las ofertas, una cláusula en la que el licitador se compromete a honrar los precios ofrecidos, independientemente que ocurra un aumento en precio de los materiales o servicios durante el año subastado.
El Municipio cuenta con la Junta de Subastas (Junta), cuya responsabilidad principal es adjudicar todas las subastas requeridas por ley, ordenanza o reglamento. La Junta la dirige un presidente designado por el alcalde. Las funciones de la Junta se rigen por el Reglamento de Compras y Subastas del Municipio de 2022.
El alcalde y la directora de Finanzas y Presupuesto son responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de todos los gastos autorizados para pago. Además, la directora de Finanzas y Presupuesto es responsable de supervisar las tareas de preintervención y el procesamiento de los desembolsos; la contabilidad de las asignaciones, las obligaciones y los contratos. Esta responde al alcalde.
Criterio
Capítulo VIII, Parte II, Sección 7 del Reglamento Municipal de 2016
Criterios
Capítulo VIII, Parte II, secciones 9(4) y 12(3) del Reglamento Municipal de 2016; y Capítulo II, Artículo C.11.d; y Capítulo III, Artículo I.22 del Reglamento de Subastas y Adquisiciones del Municipio de 2019 2
Criterios
Artículos 2.090 y 2.007(c) del Código Municipal de 2020
2 Este fue derogado por el Reglamento de Subastas y Adquisiciones del Municipio de 2022 que incluye disposiciones similares
Efectos
Ocasionó que se efectuaran pagos en exceso por $13,950. También limitó la participación de los demás licitadores y expone al Municipio a litigios innecesarios
El 10 de mayo de 2022 se celebró la Subasta General 1, que incluía el renglón 13 para la adquisición de asfalto regado y compactado para el año fiscal 2022-23. En el apartado 4 de las Condiciones e Instrucciones Generales del pliego de licitación de la subasta 3, la Junta estableció lo siguiente:
Los precios ofrecidos por el licitador se mantendrán firmes durante los primeros 12 meses de la vigencia del contrato o adjudicación que emita el Municipio y no estarán sujetos a cambios por aumento en el mercado o de cualquier índole, ya sean previsibles o no.
En el apartado 2 del documento titulado Condiciones Generales, que formaba parte de los documentos que se les entregaban a los licitadores, se establece lo siguiente:
Los licitadores podrán enmendar o retirar sus ofertas indicándolo por escrito solo antes de la fecha y hora fijada para la apertura, explicando las razones para ello. [...]
El 3 de junio de 2022 la Junta adjudicó el renglón 13 a una corporación por $114.75 por tonelada de asfalto. El 12 de julio de 2022 (Contrato A) y el 30 de octubre de 2022 (Contrato B), el Municipio formalizó dos contratos con dicha corporación. Nuestro examen sobre el particular reveló que la Junta, contrario a la ley y la reglamentación citadas, autorizó que la corporación realizara ajustes de precio cada 90 días por las fluctuaciones del mercado. Esto, a pesar de que estaba expresamente prohibido en las especificaciones de la subasta general remitida a los licitadores, en el Reglamento Municipal de 2016 y en el Reglamento de Subastas y Adquisiciones del Municipio de 2022
A continuación, presentamos el detalle:
• El 21 de junio de 2022 el representante de la corporación solicitó una reunión con la Junta para que evaluaran la inclusión de una cláusula de ajuste de precio en el contrato, debido a los aumentos en los costos de los materiales y servicios.
• El 24 de junio de 2022 este le informó a la Junta que el precio ajustado era de $128.93. También indicó el lenguaje propuesto para la cláusula de ajuste de precio solicitada y que los precios podían honrarse por 90 días.
• El 29 de junio de 2022, luego de evaluar las cartas de la corporación, la Junta determinó aprobar un cambio en el precio adjudicado para aumentarlo conforme a la petición de dicha corporación.
• El 7 de julio de 2022 la Junta le notificó a la corporación que luego de realizar un análisis no tenía objeción al cambio de precio en el reglón 13. Esto siempre y cuando la compañía cumpliera con
3 En la subasta participaron dos licitadores, los cuales aceptaron los términos y condiciones establecidos en los pliegos de licitación.
notificar el nuevo precio 15 días antes de que culminaran los 90 días que se había comprometido a honrar el precio La Junta indicó que tomó en consideración que el nuevo precio no excedía los $135 por tonelada que había licitado la otra corporación que participó en la subasta.
• El 12 de julio de 2022 el Municipio formalizó el Contrato A con la corporación en el cual se estableció que los precios solo se podrían sostener por 90 días. No se efectuaron pagos con cargo a este contrato.
• El 5 de octubre de 2022 la corporación le notificó al Municipio que el precio ajustado, para el mes de octubre, por el asfalto regado y compactado sería de $125.70.
• El 31 de octubre de 2022 el Municipio y la corporación formalizaron el Contrato B por $96,168 4 para la repavimentación de la Carretera 409 del barrio Bucarabones, sector la Constancia. Como parte de los trabajos contratados la corporación supliría 598 toneladas de asfalto regado y compactado por $75,168. En el contrato, con vigencia del 1 de noviembre de 2022 al 15 de febrero de 2023, se estableció una tarifa de $125.70 por tonelada de asfalto, lo que representa un aumento de $10.95 por tonelada a lo que se adjudicó en la subasta. El 14 de febrero de 2023 se enmendó el contrato para añadir 802 toneladas de asfalto por $100,811 5 .
Una vez aceptada una oferta, los funcionarios municipales no tienen la facultad ni la autoridad para realizar dichas modificaciones en ausencia del resto de los licitadores.
A continuación, presentamos un resumen comparativo de los precios y del exceso pagado:
Cantidad de asfalto utilizado
1,274 toneladas
Precio pagado
$125.70 por tonelada
Total $160,141
Precio que debio pagar
$114.75 por tonelada
Total $146,191
Pago en exceso
$13,950
Causa: La Junta y el alcalde se apartaron de las disposiciones citadas. La presidenta de la Junta indicó que, la determinación se realizó conforme al asesoramiento legal recibido.
4 Incluye $21,000 para trabajos de escarificación.
5 El precio por tonelada de asfalto se mantuvo en $125.70.
Comentarios de la gerencia
Con relación al hallazgo señalado, es importante aclarar y contextualizar los hechos que rodearon la adjudicación y posterior modificación del precio en el renglón 13 de la subasta general, la cual fue otorgada el 3 de junio de 2022 a una compañía dedicada al asfalto, que originalmente ofertó un precio de $114.75 por tonelada de asfalto regado y compactado. [sic]
Posterior a esta adjudicación, específicamente el 21 de junio de 2022, el representante de dicha corporación solicitó una reunión con la Junta de Subastas para exponer la necesidad de considerar una cláusula de ajuste de precio, fundamentada en el aumento significativo en los costos de materiales y servicios, particularmente los derivados del petróleo. Como es costumbre en estos procesos, la Junta le requirió presentar dicha solicitud por escrito, exponiendo detalladamente los motivos y justificando el posible ajuste. [sic]
Dando cumplimiento a ese requerimiento, el 24 de junio de 2022 la empresa presentó formalmente su planteamiento, incluyendo el monto estimado del ajuste y la redacción sugerida para la cláusula de ajuste solicitada. Tras un análisis riguroso de la solicitud, la Junta de Subastas determinó el 7 de julio de 2022 que no tenía objeción al ajuste propuesto, bajo la condición de que la empresa notificara con al menos 15 días de anticipación cualquier cambio de precio aplicable a partir de los 90 días posteriores, según el comportamiento del mercado del petróleo. [sic]
Como resultado de este proceso, y cumpliendo con los términos establecidos por la Junta, el Municipio y la empresa formalizaron un contrato el 31 de octubre de 2022, con vigencia del 1 de noviembre de 2022 al 15 de febrero de 2023, en el cual se acordó un nuevo precio de $125.70 por tonelada, lo que representa un incremento de $10.95 respecto al precio original adjudicado. [sic]
Reconocemos que los pliegos de licitación establecen que los precios ofertados deben mantenerse firmes durante los primeros 12 meses de vigencia del contrato y que no estarán sujetos a cambios por aumentos de mercado. No obstante, también es cierto que la Junta de Subastas, en el ejercicio de su responsabilidad, tiene la facultad de evaluar solicitudes de reconsideración cuando las circunstancias así lo ameritan, siempre que se cumpla con la normativa aplicable. [sic]
Es importante destacar que en ningún momento el proponente modificó su oferta antes de la adjudicación. La petición de ajuste fue presentada una vez culminado ese proceso, y fue debidamente evaluada por la Junta, respetando el debido procedimiento. Además, el Reglamento para la Administración Municipal de 2016 establece que no se permitirá que un licitador modifique su oferta luego de ser abierta y leída en público, lo cual no ocurrió en este caso. La solicitud fue posterior a la adjudicación, y antes de formalizarse el contrato. [sic]
Este proceso se llevó a cabo con total transparencia, atendiendo tanto a las circunstancias extraordinarias del mercado como al marco normativo vigente. Nuestro compromiso es siempre actuar con responsabilidad fiscal, velando por los mejores intereses del Municipio y su gente, sin perder de vista la necesidad de mantener relaciones contractuales justas y sostenibles. [sic] alcalde
Consideramos las alegaciones del alcalde, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. Las especificaciones de una subasta general no pueden enmendarse, luego de adjudicada la misma, para incluir una cláusula en el contrato de ajuste de precios por fluctuaciones del mercado. Por otro lado, la corporación, en su licitación, se comprometió a honrar los precios ofrecidos en la subasta independientemente que ocurriera un aumento en los precios de los servicios durante el año subastado, ya que en las condiciones e instrucciones generales del pliego de licitación de la subasta, la Junta estableció lo siguiente: los precios ofrecidos por el licitador se mantendrán firmes durante los primeros 12 meses de la vigencia del contrato o adjudicación que emita el Municipio y no estarán sujetos a cambios por aumento en el mercado o de cualquier índole, ya sean previsibles o no.
El Municipio ni la junta de subasta tenían discreción o autoridad para dejar sin efecto las disposiciones citadas del Reglamento Municipal de 2016 y del Reglamento de Subastas y Adquisiciones del Municipio de 2019, y así permitir exclusivamente a la corporación modificar la oferta presentada luego de adjudicada la subasta.
Recomendaciones
Criterios
Reglas 1.6.7 y 3.2.1 del Reglamento Conjunto de 2019 6 [Apartado a.]
Criterios
Artículos 8.4A. y 9.12(a) de la Ley de Permisos de 2009 [Apartado a.]
2 - $72,189 invertidos en proyecto ecuestre sin permisos y sin utilidad; y otras deficiencias relacionadas con los expedientes de desembolsos de los proyectos
a. Los municipios realizan obras de construcción y de mejoras permanentes. Para llevar a cabo dichos trabajos, la Oficina de Gerencia de Permisos (OGPe) requiere que, para ciertas obras, obtengan un permiso antes de realizar los trabajos de construcción y de reconstrucción. Además, requiere un permiso para el uso de los terrenos.
En la Ley de Permisos de 2009 se establecen los requisitos básicos para la aprobación y autorización previa de los permisos, entre estos, todo uso, construcción, reconstrucción, alteración y demolición de obras. Además, en el Reglamento Conjunto de la OGPe se establecen las normas para obtener dichos permisos.
Criterios
Articulo 1.018(h) del Código Municipal de 2020; y Artículo 3.009(h) de la Ley de Municipios de 1991
Toda solicitud de recomendaciones, consultas, licencias, autorizaciones, certificaciones o permisos relacionados al desarrollo y uso de terrenos en Puerto Rico es promovida por el dueño, optante o arrendatario de la propiedad debidamente autorizado, por sí o a través de su representante autorizado, por el jefe de la agencia o su representante autorizado en el caso de los proyectos públicos. El alcalde debe realizar todas las gestiones necesarias, útiles o convenientes para ejecutar las funciones y facultades municipales con relación a las obras públicas.
Del 21 de febrero de 2020 al 6 de junio de 2024, el Municipio realizó 46 proyectos de construcción y reparación de estructuras y vías públicas por $7,430,454.
Examinamos 4 proyectos, para los cuales se otorgaron 4 contratos y 12 enmiendas por $1,566,676, del 16 de octubre de 2020 al 27 de febrero de 2024. El costo final de estos proyectos fue de $1,501,316, según se indica:
6 El 7 de junio de 2019 comenzó a regir el Reglamento Conjunto de 2019, el cual fue derogado por el Reglamento Conjunto de 2020 que entró en vigor el 2 de enero de 2021 El 4 de marzo 2020 y el 31 marzo 2021, el Tribual de Apelaciones declaró nulos los reglamentos conjuntos de 2019 y 2020. El 14 de marzo de 2023 el Tribunal Supremo de Puerto Rico confirmó una sentencia del Tribunal de Apelaciones que declaró nulo el Reglamento Conjunto de 2020, debido a que no se notificó adecuadamente a la ciudadanía sobre la intención de aprobar la referida regulación, como tampoco se brindó espacio suficiente para una amplia participación ciudadana El 16 de junio de 2023 el Tribunal Supremo de Puerto Rico declaró nulos los reglamentos conjuntos de 2019 y 2020 El 16 de junio de 2023 se aprobó el Reglamento Conjunto de 2023
Proyecto
Fecha del contrato
Costo final del proyecto
Reconstrucción pista municipal 20 abr. 22 $1,032,592
Repavimentación PR-409 31 oct. 22 189,048
Repavimentación de caminos municipales 31 oct 23 207,487
Construcción pista para caballos 16 oct. 20 72,189
Total
$1,501,316
Un ayudante especial tuvo a su cargo la supervisión de la construcción de la pista para caballos; el director de Relaciones Públicas, Cultura y Turismo (director de Relaciones Públicas) tuvo a su cargo la supervisión de la reconstrucción de la pista atlética; y un supervisor de trabajos de construcción y pavimentación (supervisor de pavimentación) tuvo a su cargo los proyectos de repavimentación de caminos. El supervisor de pavimentación responde al director de Obras Públicas Municipal. El ayudante especial, y los directores de Relaciones Públicas y de Obras Públicas Municipal, responden al alcalde.
Nuestro examen reveló que no se obtuvieron los permisos de construcción ni de uso para la pista para caballos. El 14 de noviembre de 2024 la OGPe nos certificó que no encontró ninguna solicitud de permisos para dicho proyecto.
Causas: El ayudante especial del alcalde, no se aseguró de obtener los permisos correspondientes a tenor con las disposiciones de ley y reglamentarias aplicables, que eran necesarios para poder comenzar la construcción u operación del proyecto [Apartado a.]
b. El alcalde, los funcionarios y empleados en quienes este delegue son responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de los documentos y de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto.
El director de Finanzas debe efectuar el pago de los compromisos municipales cuando estos estén debidamente comprobados o justificados por los documentos que presente la parte interesada. El examen de los expedientes de desembolsos relacionados con los proyectos que se mencionan en el apartado a. reveló que no contenían, ni el Municipio pudo proveernos, los informes de labor realizada de:
1) La construcción de la pista para caballos. El ayudante especial del alcalde, quien estuvo a cargo de la supervisión de esta obra, solo nos proveyó 6 fotos del proyecto.
2) La escarificación de 350 metros cúbicos de asfalto por $21,000 relacionados con la repavimentación de la PR-409. El pago de estos trabajos se realizó el 18 de mayo de 2023.
Efectos
No permitieron que la OGPe ejerciera su función reguladora, previo al inicio de la construcción. Tampoco ofreció al Municipio seguridad de que el proyecto se realizaría de acuerdo con las leyes y los reglamentos aplicables. Esto puede tener consecuencias adversas para el Municipio y para los usuarios. Además, exponen al Municipio a la imposición de multas y penalidades por parte de las agencias reguladoras. [Apartado a.]
Criterios
Artículo 2.090 del Código Municipal de 2020; y Capítulo IV, Sección 7 del Reglamento Municipal de 2016 [Apartados b. y c.]
Artículo 2.090 del Código Municipal de 2020; y Capítulo IV, Sección 10(2) del Reglamento Municipal de 2016 [Apartado b.]
Efectos
Impidió a esta Oficina verificar, en todos sus detalles, la legalidad, exactitud y corrección de los desembolsos efectuados. También pueden propiciar que se comentan irregularidades en los desembolsos [Apartado b.]
Efectos
Propició el deterioro de la pista y privó a los residentes del uso y disfrute de esta. Por otro lado, representó que el Municipio incurriera en desembolsos por $72,189 para la construcción de una obra sin utilidad [Apartado c.]
Recomendaciones 1, 5, 6.a. y 7
Causas: Los entonces directores de Finanzas no supervisaron adecuadamente los procesos de aprobación de los desembolsos para asegurarse de que los expedientes contaran con la evidencia sobre la ejecución de las obras. [Apartado b.]
El director de Obras Públicas Municipal no se aseguró de que el supervisor de los trabajos de construcción y pavimentación documentara los trabajos de la escarificación. [Apartado b.2)]
c. Los municipios ejercen los poderes Ejecutivo y Legislativo en todo asunto de naturaleza municipal que redunde en el bienestar de la comunidad y en su desarrollo económico, social y cultural; en la protección de la salud y seguridad de las personas; en fomentar el civismo y la solidaridad de las comunidades; y en el desarrollo de obras y actividades de interés colectivo. Además, en la adquisición de equipos necesarios y convenientes para la habilitación y operación de cualquier obra o instalación pública.
El Departamento de Recreación y Deportes del Municipio tiene a su cargo la administración y el mantenimiento de las instalaciones deportivas, inclusive la pista para caballos. Este Departamento lo dirige una directora que responde al alcalde.
El 9 de octubre de 2024 visitamos la pista para caballos, en compañía del director de Obras Públicas Municipal, y encontramos que esta estaba sin utilidad, deteriorada y sin mantenimiento. [Anejo 1]
Causa: La directora del Departamento de Recreación y Deportes del Municipio no cumplió con su responsabilidad de dar el mantenimiento a la pista para caballos Esta indicó que, no se le dio mantenimiento por falta de personal y equipo, y uso de la instalación [Apartado c.]
3 - Deficiencias con los comprobantes de desembolsos y los justificantes para el pago de combustible, y falta de información en los informes diarios del uso de los vehículos
a. El alcalde y el director de Finanzas son responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de todos los gastos autorizados para pago. Además, el director de Finanzas debe supervisar las tareas de preintervención y el procesamiento de los desembolsos; y la contabilidad de las asignaciones. Para verificar la corrección de los desembolsos, el Municipio cuenta con una oficinista, a quien se le delegó las funciones de preinterventora. Esta debe verificar que todos los documentos estén correctos y que contengan todos los justificantes antes de emitirse el pago.
La oficinista responde al director de Finanzas.
El 28 de junio de 2023 la Junta de Subasta adjudicó a una estación de gasolina la subasta para la compra de gasolina y diésel despachado en bomba. El 1 de agosto de 2023 el Municipio formalizó un contrato por $100,000 7 con la estación de gasolina en el cual, conforme a la subasta adjudicada, se estableció lo siguiente:
Criterios
Artículo 2.090 del Código Municipal de 2020; y Capitulo IV, secciones 7 y 8 del Reglamento Municipal de 2016; y primera, segunda y tercera cláusula del contrato [Apartado a.]
El Municipio se compromete a efectuar un prepago o depósito adelantado de $10,000 para poder brindar el servicio.
El precio facturado al Municipio será el que esté en bomba, al momento del despacho del combustible. Se puede facturar hasta un máximo de $0.30 por galón sobre el costo.
Los pagos se efectuarán mediante prepagos de $10,000. Una vez se alcance dicha cantidad, los representantes designados por las partes se reunirán en los siguientes tres días para el cuadre de las facturas correspondientes al período de prepago.
Podrá haber un próximo prepago de $10,000, mientras se trabaja con el cuadre de las facturas del período anterior, pero nunca podrá haber más de un prepago sin cuadrar antes de proceder con el próximo desembolso.
Una vez cuadrado el desembolso del período anterior, mediante la presentación de las facturas detalladas según el servicio prestado, estas deberán estar debidamente certificadas tanto por el representante de la segunda parte como por el representante autorizado por el alcalde, detallando los servicios prestados según el pliego.
7 Este se enmendó el 25 de enero y el 10 de mayo de 2024, para aumentar el mismo por $50,000 y $35,000, respectivamente, para un total de $185,000.
Efectos
Impidió a nuestra Oficina verificar, en todos sus detalles, la corrección, legalidad y propiedad de los desembolsos Además, se propicia la comisión de irregularidades con el consumo de combustible sin que se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades. [Apartado a.]
Puede propiciar que se efectúen pagos en exceso a la ganancia máxima por galón establecida en el contrato. [Apartado a.3)]
Del 16 de agosto de 2023 al 12 de junio de 2024, el Municipio emitió 17 comprobantes de desembolsos por $170,000 para el pago anticipado del combustible, según lo estipulado en el contrato. El examen reflejó lo siguiente:
1) No se prepararon los cuadres correspondientes para ninguno de los 17 prepagos efectuados. Estos tenían que ser preparados por los representantes del Municipio y de la estación de gasolina al tercer día, luego de alcanzar la cantidad del prepago con las facturas de despacho de combustible.
2) Nueve comprobantes de desembolso por $84,426 no estaban acompañados de las facturas que justificaban el consumo de combustible de dichos prepagos. Además, siete de estos por $70,000 tampoco estaban acompañados de los recibos individuales del despacho de combustible firmados por los empleados del Municipio que obtuvieron el servicio.
3) No se realizó una verificación para determinar si el precio del combustible facturado al Municipio no excedía de los $0.30 por galón de lo que el suplidor pagó, conforme a lo establecido en el contrato.
Causas: El entonces director de Finanzas no se aseguró de que se designaran las personas responsables de realizar los cuadres de los prepagos [Apartado a.1)] y que se incluyeran con los comprobantes de desembolso las facturas y los justificantes correspondientes sobre el consumo de combustible. Tampoco veló porque que se realizara la verificación correspondiente para corroborar que el precio del combustible facturado no excediera de los $0.30 por galón del costo del suplidor. [Apartado a.2) y 3)]
Criterios
Artículos IV y V20. del Reglamento de Vehículos de Motor y Equipo Pesado de 2003 [Apartado b.]
b. El director de cada dependencia municipal es responsable de velar por el buen uso, la custodia y el mantenimiento de los vehículos municipales que tenga asignados. Para esto, entre otras cosas, se utiliza el Informe Diario del Conductor (Informe Diario), en el cual se debe incluir el nombre y la firma del conductor; el millaje de salida y entrada; los niveles de combustible y fluidos; inspección visual de abolladuras y daños; y cualquier otra información requerida. El Informe Diario provee para la firma del director de la dependencia. Estos directores responden al alcalde.
Al 21 de enero de 2025, el Departamento de Obras Públicas Municipal contaba con una flota de 34 unidades que incluía vehículos y equipos pesados. Examinamos 94 informes diarios del Conductor correspondientes a tres vehículos de motor para el período del 1 de junio de 2024 al 21 de enero de 2025.
Nuestro examen reveló que 37 informes no fueron completados en todas sus partes. Estos carecían de la hora de entrada (28) y salida (6), el millaje recorrido (14), la firma del conductor (3) y los niveles de combustible y fluidos (4) Todos los informes tenían la firma del director de Obras Públicas Municipal.
Causa: El director de Obras Públicas Municipal se apartó de la disposición citada.
Comentarios de la gerencia
Reconocemos la importancia de mantener un estricto control y documentación adecuada sobre los pagos relacionados al combustible, conforme a los términos establecidos en los contratos vigentes. Por tal razón, se impartieron instrucciones claras al Director de Finanzas y al personal del área de Pre intervenciones para que, en lo sucesivo, no se procese ningún pago por concepto de combustible sin que se hayan preparado y presentado previamente los correspondientes cuadres o conciliaciones requeridas por el contrato. [sic] [Apartado a.]
Según lo reflejado en el hallazgo, el municipio sí mantiene un registro de vehículos actualizado, y en la mayoría de los casos la información requerida se encuentra debidamente documentada. No obstante, como parte de nuestro compromiso con la excelencia administrativa, se impartirán instrucciones al personal responsable del registro de vehículos para que se aseguren de completar toda la información requerida de manera uniforme y continua. [sic] [Apartado b.]
alcalde
4 - Ausencia de un auditor interno
El Municipio cuenta con la Unidad de Auditoría Interna (UAI), la cual tiene que estar dirigida por un auditor interno nombrado por el alcalde y confirmado por la Legislatura Municipal. Entre las funciones de la UAI está realizar intervenciones, y fiscalizar todas las operaciones municipales relacionadas con fondos públicos para determinar si se realizaron conforme a las leyes, las ordenanzas, las resoluciones y los reglamentos aplicables. También tienen que remitir informes al alcalde sobre el resultado de las auditorías que realiza, por lo menos, cada tres meses. Además, formular las recomendaciones que estime convenientes y necesarias. El puesto de auditor interno no lo puede ocupar un empleado de confianza ni mediante contrato.
Efectos
Impidió a nuestra oficina verificar, en todos sus detalles, la corrección, legalidad y propiedad del uso de los vehículos municipales. Además, se propicia el uso indebido de estos sin que se pueda detectar a tiempo para fijar responsabilidades. [Apartado b.]
Recomendaciones 1, 6 y 8
Criterio
Artículo 2.006 del Código Municipal de 2020
Efecto
El Municipio no tiene una fiscalización continua y eficaz de sus finanzas y operaciones, para tomar a tiempo las medidas correctivas necesarias.
Nuestro examen reveló que el puesto de auditor interno está vacante desde el 23 de agosto de 2023. La UAI solo cuenta con una secretaria.
Causa: La directora de Recursos Humanos indicó que el puesto ha sido uno de difícil reclutamiento.
Comentarios de la gerencia
Recomendaciones 1 y 9
Criterio
2CFR 200 512
Efectos
Puede afectar las asignaciones de fondos federales al Municipio. No permite contar de manera oportuna, con información financiera actualizada, completa y confiable de la situación financiera y el resultado de las operaciones, necesaria para la toma de decisiones.
Es correcto que el puesto de Auditor Interno permanece vacante desde el año 2023. Sin embargo, es importante aclarar que se trata de un cargo que requiere una preparación académica y profesional estrictamente definida por ley, lo cual ha dificultado significativamente el proceso de reclutamiento. [sic] alcalde
5 - Atraso en la entrega de los estados financieros auditados
En el Código de Regulaciones Federales (CFR, por sus siglas en inglés), se establecen los parámetros por los cuales se rige el proceso de auditoría sencilla (single audit) para los municipios que reciben fondos federales. Además, se dispone que el Municipio debe entregar el resultado de esta no más tarde de nueve meses después de terminado el año fiscal. Mediante el Memorando M-21-20, emitido por la Oficina de Gerencia y Presupuesto de los Estados Unidos (OMB, por sus siglas en inglés), se otorgó una prórroga de seis meses para entregar los estados financieros auditados correspondientes al año fiscal 2020-21. Es decir, el Municipio tenía hasta el 30 de septiembre de 2022 para remitirlo al Federal Audit Clearinghouse (FAC). Por otro lado, para los estados financieros auditados de los años fiscales 2021-22, 2022-23 y 2023-24, tenía hasta el 31 de marzo de 2023, 2024 y 2025 para remitirlos, según el CFR.
Nuestro examen sobre el particular reveló que, el Municipio remitió al FAC el estado financiero auditado del año fiscal 2021-22 el 2 de abril de 2024 y el del año fiscal 2022-23 el 22 de abril de 2025, con 368 y 387 días de atraso, respectivamente, de acuerdo con la fecha establecida por la reglamentación federal. Además, al 25 de abril de 2025 no había remitido el estado financiero auditado del año fiscal 2023-24.
Causas: El Municipio no proveyó a tiempo la información necesaria para que las compañías contratadas finalizaran las auditorías de los estados financieros de los años fiscales 2021-22 y 2022-23, de manera que pudieran remitirlos a la FAC, según requerido por ley. Las auditorías de los estados financieros de dichos años se finalizaron el 10 de marzo de 2024 y el 7 de abril de 2025, respectivamente.
Comentarios de la gerencia
La situación relacionada con la entrega de los informes auditados se debió, en gran medida, a la necesidad de atender confirmaciones requeridas por los auditores externos, las cuales eran esenciales para que pudieran
culminar sus trabajos conforme a los estándares establecidos. Este tipo de confirmaciones suele involucrar a instituciones externas y terceras partes, lo que en ocasiones puede generar retrasos ajenos al control del Municipio. [sic]
No obstante, es importante informar que los informes financieros auditados correspondientes a los años fiscales 2022 y 2023 ya han sido debidamente radicados ante las agencias reguladores correspondientes, cumpliendo así con nuestras obligaciones legales y reglamentarias. [sic]
Para el año fiscal 2024, el Municipio de Las Marías ya contrató los servicios de auditoría externa con la firma […], quienes están a cargo del proceso actualmente. Según el cronograma acordado, se espera que el Informe correspondiente sea completado y presentado en o antes del 30 de junio de 2025. [sic] alcalde
6 - Ausencia de un administrador de documentos públicos, y deficiencias relacionadas con el área designada para archivar los documentos públicos inactivos
El alcalde debe designar a un administrador de documentos públicos, quien es responsable de cumplir con las normas del Programa de Administración de Documentos Públicos, adscrito al Instituto de Cultura Puertorriqueña (ICP) 8, y de velar por que todas las fases de la administración de documentos funcionen adecuadamente. Este debe ocupar un puesto regular en el Municipio.
Luego de 30 días del cierre de cada año fiscal, el Municipio debe remitir al ICP un informe sobre el estatus de su Inventario y Plan de Retención de Documentos, donde establezca los documentos que serán retenidos y los que se destruirán. También, al menos una vez al año, debe preparar las listas sobre las disposiciones de los documentos.
El Municipio debe proteger los documentos fiscales contra fuego, huracán, inundaciones y otros riesgos. Al seleccionar el lugar de almacenaje, deben tomar las medidas necesarias para proteger los documentos fiscales contra toda clase de deterioro, como humedad excesiva, falta de ventilación adecuada, roedores, y polilla. Además, deben conservar, clasificar y archivar los documentos de forma tal que se puedan localizar, identificar y poner a la disposición del Contralor de Puerto Rico o de cualquier otro funcionario autorizado por ley, con prontitud y en la forma deseada.
Recomendaciones 1 y 10
Criterios
Artículos 10 y 11 del Reglamento de Administradores de Documentos de 1979; y Carta Circular 2017-PADP -005 [Apartado a.]
Criterios
Artículo 4(c)(1) y (d) de la Ley de Documentos Públicos de 1955; Artículo 15 del Reglamento de Documentos Públicos de 1990; y Carta Circular 2017-PADP -003 [Apartado a.]
Criterio
Artículo VIII.C. y D. del Reglamento para la Conservación de Documentos de 1988 [Aparado b.]
8 Mediante el Plan de Reorganización 3-2011 de la Administración de Servicios Generales (ASG), se transfirió el Programa al Archivo General de Puerto Rico, adscrito al ICP.
Efectos
No se habían remitido al ICP el inventario, el plan de retención y la lista de disposición de documentos públicos para los años fiscales del 2019-20 al 2023-24. Esto impide que se mantenga un control adecuado de sus documentos.
[Apartado a.]
Efecto
No permite mantener un control adecuado de los documentos públicos del Municipio, lo que pudiera propiciar la pérdida, el deterioro o la destrucción de documentos importantes y de valor histórico, que deben retenerse.
El Municipio cuenta con un área designada para archivar los documentos públicos inactivos bajo la supervisión de la secretaria municipal, quien responde al alcalde.
El examen realizado de dichas operaciones reveló lo siguiente:
a. El Municipio no contaba con un administrador de documentos públicos.
Causa: La directora de Recursos Humanos indicó que se identificó a una persona que cumplía con los requisitos del puesto, pero no mostró interés porque el salario es bajo. Por otro lado, el Municipio no ha realizado las gestiones para realizar una convocatoria para el puesto. [Apartado a.]
b. En una visita realizada, el 10 de julio de 2024, al área designada para archivar los documentos públicos inactivos, observamos lo siguiente:
1) no contaba con anaqueles suficientes para el almacenaje de las cajas con documentos. Había documentos en el suelo y en cajas unas encimas sobre las otras;
2) el acondicionador de aire y el detector de humo no funcionaban;
3) no contaba con alarmas contra incendios ni con un equipo de control de humedad y temperatura
Situaciones similares se comentaron en nuestro Informe de Auditoría M-22-08.
Causa: El alcalde no se aseguró de asignar los recursos para adquirir los equipos necesarios para la organización y protección de los documentos. [Apartado b.]
Comentarios de la gerencia
El Municipio de Las Marías continúa trabajando de manera diligente en el fortalecimiento de su estructura administrativa y el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables. Como parte de este esfuerzo, nos encontramos actualmente en el proceso de preparación del nuevo Plan de Clasificación y Retribución para el Servicio de Carrera y Confianza. Este plan tiene como objetivo actualizar y
organizar la estructura de puestos del municipio, conforme a nuestras necesidades operacionales y capacidades presupuestarias. [sic]
Dentro del plan en desarrollo se ha contemplado la inclusión de la plaza de Administrador de Documentos Públicos, figura clave para garantizar el manejo adecuado, conservación y acceso a los documentos oficiales del municipio. Una vez se complete la evaluación y obtengamos la aprobación final del plan, se procederá con el correspondiente proceso de reclutamiento y selección, en cumplimiento con lo establecido en la Ley Núm. 107 del 14 de agosto de 2020, según enmendada. [sic]
Paralelo a este proceso, el municipio ha comenzado a trabajar en el Reglamento para la Administración y Conservación de Documentos Públicos, el cual servirá de marco normativo para establecer procedimientos uniformes sobre el manejo, clasificación, conservación y disposición de documentos oficiales. [sic]
Adicionalmente, se ha iniciado la actualización del inventario de los documentos físicos almacenados actualmente, como parte de una estrategia más amplia para optimizar el control de acceso a la documentación municipal. [sic] [Apartado a.]
En cuanto al archivo inactivo, ya se ha identificado y destinado un espacio específico para su ubicación en el Edificio Santiago R. Palmer, el cual está siendo habilitado para estos fines. En esta etapa nos encontramos en el proceso de adquisición de anaqueles y cajas que permitan el debido resguardo, organización y conservación de los documentos históricos y administrativos que ya no están en uso activo, pero que deben preservarse según lo dispone la ley. [sic] [Apartado b.] alcalde
7 - Certificaciones anuales remitidas con tardanzas a la Oficina del Contralor de Puerto Rico
En la Ley de Auditorías de Entidades Gubernamentales de 2003, según enmendada, se faculta a la Oficina del Contralor de Puerto Rico (OCPR) a promulgar las guías que considere procedentes para que las entidades gubernamentales las cumplan, y a requerir la información que se establece en la Ley, mediante el uso de los medios electrónicos que se consideren apropiados y de acuerdo con los avances tecnológicos. En las cartas circulares emitidas por la OCPR, se establecen las fechas límites
Recomendaciones 1, 11 y 12
Criterios
Artículo 8 de la Ley de Auditoría a Entidades Gubernamentales de 2003; y cartas circulares OC-15-21, OC-21-12, OC-22-12 y OC-23-31
Efectos
Se privó a la OCPR de tener disponible y accesible información actualizada sobre las operaciones del Municipio, según requerido por ley. Además, la OCPR no tuvo certeza de que el Municipio cumplió con las disposiciones mencionadas.
para que el funcionario principal de la entidad remita la certificación anual 9 de cumplimiento de dicha Ley y la forma en que deben remitirla. En el Municipio no había nadie en particular designado a realizar dichas funciones.
Nuestro examen reveló que, las certificaciones de Cumplimiento de la Ley 273-2003, para los años fiscales del 2019-20 al 2021-22, se remitieron a la OCPR el 28 de octubre de 2024, lo que representó tardanzas de 1,063, 698 y 271 días, respectivamente. Estas debieron remitirse el 30 de noviembre de 2021 y 2022, y 31 de enero de 2024, respectivamente
Causa: El alcalde se apartó de las disposiciones citadas.
Comentarios de la gerencia
Con relación al hallazgo identificado, informamos que las certificaciones correspondientes ya fueron debidamente radicadas ante la Oficina del Contralor de PR, cumpliendo con lo requerido por ley. [sic]
Recomendaciones 1 y 13
Criterios
Artículo XIII, Sección A:2 del Reglamento de la Legislatura Municipal de 2018; Artículo 13.1.2 del Reglamento de la Legislatura Municipal de 2021
Efectos
La Legislatura no mantiene una fiscalización continua y eficaz de las finanzas ni de las operaciones del Municipio. Además, se propicia un ambiente para la comisión de irregularidades y deficiencias en las operaciones del Municipio, sin que se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades, y tomar las medidas correctivas necesarias
Como parte de nuestras medidas correctivas, se han impartido instrucciones claras tanto a la Oficina de Finanzas como a la Oficina de la Secretaría Municipal para asegurar que este tipo de situación no vuelva a repetirse en el futuro. Esto incluye el fortalecimiento de los procesos de control interno y el seguimiento riguroso a los plazos y requisitos establecidos por las agencias reguladoras. [sic] alcalde
8 - Falta de fiscalización de la Comisión de Auditoría
La Legislatura Municipal cuenta con la Comisión de Auditoría responsable de evaluar todas las auditorías internas y externas que se realicen al Municipio. Esta es dirigida por un presidente designado por el presidente de la Legislatura Municipal y cuenta con 5 miembros adicionales
Nuestro examen reveló que, del 1 de marzo de 2020 al 30 de septiembre de 2024, la Comisión de Auditoría no ejerció su función fiscalizadora. Esto, al no realizar reuniones para evaluar los estados financieros auditados de los años fiscales 2019-20 y 2021-22, que se emitieron del 1 de junio de 2021 y el 10 de marzo de 2024; y 4 informes de la UAI del Municipio emitidos del 31 de octubre de 2022 al 5 de julio de 2023. El 10 de octubre de 2024 la secretaria de la Legislatura Municipal certificó que la Comisión se reunió solamente en tres ocasiones durante el período indicado.
9 Formulario OC-DA-123, Certificación de Cumplimiento con la Ley 273-2003, según enmendada; y la Notificación de Envió de Cartas de Recomendaciones (Management Letters), Informes de Auditoría, Estados Financieros Auditados y Otros
Las reuniones se efectuaron el 17 de febrero y 9 de mayo de 2022 para atender asuntos relacionados con el Informe de Auditoría M-22-08 que emitió nuestra Oficina el 8 de octubre de 2021; y el 26 de abril de 2023 para atender asuntos relacionados con el single audit del año fiscal 2020-21 que se emitió el 6 de septiembre de 2022.
Causa: El presidente de la Comisión de Auditoría de la Legislatura Municipal no cumplió con las disposiciones citadas
Comentarios de la gerencia
[…] el 20 de febrero de 2025 en Primera Sección Ordinaria se aprobó la Resolución Interna #1, Serie 2024-2025 donde se enmienda el Reglamento Interno de la Legislatura Municipal para que así conste que la Comisión de Auditoría y Hacienda se estará reuniendo tres veces al año. [sic] presidente Legislatura
Comentario especial
10
El 58 % del presupuesto municipal cubierto con fondos estatales
La autonomía municipal conlleva autonomía fiscal. El presupuesto municipal representa el plan de operaciones del Municipio para sus distintos programas. Este comprende un estimado de los gastos propuestos para cada año fiscal y los recursos e ingresos estimados para financiarlos.
Los ingresos del Municipio son, entre otros, los siguientes:
rentas y producto de los bienes y servicios municipales
producto de la contribución básica sobre la propiedad
contribución adicional sobre toda propiedad sujeta a contribuciones
recaudaciones por patentes
derechos, arbitrios, impuestos y tarifas impuestas por ordenanza que no hayan sido objeto de tributación por el Estado
Recomendaciones 1 y 15
10 En esta sección se comentan situaciones que no necesariamente implican violaciones de leyes y de reglamentos, pero que son significativas para las operaciones de la entidad auditada. También se incluyen situaciones que no están directamente relacionadas con las operaciones de la entidad, las cuales pueden constituir violaciones de leyes o de reglamentos, que afectan al erario.
El examen realizado sobre los presupuestos operacionales del Municipio para los años fiscales del 2019-20 al 2023-24, reflejó que en promedio un 58 % de los ingresos incluidos para cubrir sus gastos provenían de asignaciones del Gobierno Estatal, según se indica:
Año fiscal
11
Comentarios de la gerencia
En cuanto al cálculo preparado por los auditores que incluye como aportaciones estatales el impuesto de ventas y uso (IVU) y la compensación de la Autoridad de Energía Eléctrica, es necesario aclarar que esto no es correcto. El impuesto de ventas y uso (IVU) que recibe el municipio corresponde al cargo cobrado por el Departamento de Hacienda en relación con el IVU Municipal, y no debe ser considerado una aportación estatal. [sic]
De igual forma, la compensación de la AEE corresponde a la Contribución en Lugar de Impuesto (CELI), la cual está establecida en la Sección 22 de la Ley #83 del 2 de mayo de 1941. Este fondo no debe clasificarse como una aportación estatal destinada a cubrir gastos operacionales, sino como una compensación por los servicios que el municipio brinda en lugar del estado. [sic]
Por otra parte, otro de los fondos que reciben los municipios es el fondo de equiparación, el cual ha sido establecido por décadas con el objetivo de compensar a los municipios por los subsidios que otorga el estado, los cuales afectan directamente las finanzas municipales. Además, este fondo está destinado a cubrir servicios que son responsabilidad del estado, como: Mantenimientos de las carreteras estatales, Plan de salud y sistema de retiro. [sic]
11 Incluye ingresos por concepto de patentes, IVU municipal, arbitrios de construcción, contribución sobre la propiedad, licencias y permisos, servicios de transportación, permisos de uso de estadios y coliseos, multas, renta de locales y propiedad municipal, y otros ingresos municipales.
12 Incluye ingresos por concepto de IVU estatal, aportaciones intergubernamentales y otras transferencias del gobierno central.
Por tanto, no se puede clasificar este fondo como un subsidio otorgado por el estado para cubrir gastos operacionales, sino como un mecanismo de compensación por los costos que los municipios asumen en lugar del gobierno central. [sic] alcalde
Consideramos las alegaciones del alcalde, pero determinamos que el Comentario especial prevalece. Los ingresos del IVU considerados en el análisis efectuado, corresponden al Fondo de Administración Municipal (FDM) creado en virtud del Artículo 7.298 del Código Municipal de 2020 y el mismo se nutre de los recaudos del IVU estatal. Excluimos del análisis los ingresos correspondientes al CELI.
Recomendaciones
Al director de la Oficina de Gerencia y Presupuesto
Recomendaciones 1 y 14
1. Velar por que la Oficina de Gerencia Municipal se asegure de que el Municipio cumpla con el Plan de Acción Correctiva establecido por esta Oficina. [Hallazgos del 1 al 8 y Comentario especial] Al alcalde
2. Solicitar al Departamento de Justicia una evaluación de la situación que se menciona en el Hallazgo 1 para que evalúe el recobro de los $13,950 pagados contrario a la reglamentación.
3. Abstenerse de formalizar contratos y enmiendas a estos para incluir cláusulas de ajustes en precios de bienes o servicios después de adjudicarse las ofertas en las subastas, y evitar que se repita una situación como la comentada en el Hallazgo 1.
4. Orientar a la presidenta de la Junta para que se abstenga de aceptar o realizar ajustes en precios de bienes o servicios después de adjudicar las subastas, para evitar que se repita una situación como la comentada en el Hallazgo 1.
5. Obtener de la OGPe los permisos de construcción y de uso, o cualquier otro, que sea requerido, antes de comenzar la construcción de obras y mejoras permanentes, y que no se repitan situaciones similares a las comentadas en el Hallazgo 2-a.
6. Orientar y supervisar al director de Finanzas y Presupuesto para que cumpla con lo siguiente:
a. Imparta instrucciones a los empleados a cargo de preintervenir los comprobantes de desembolso, para que procesen los comprobantes de desembolso solo cuando contengan los documentos necesarios para justificar el pago. [Hallazgos 2-b. y 3-a.2)]
b. Realice, conforme a las cláusulas de los contratos, los cuadres por concepto de los gastos de combustible correspondientes al mes anterior y corrobore los costos de combustible del suplidor antes de efectuar los pagos. [Hallazgo 3-a.1) y 3)]
7. Instruir a la directora de Recreación y Deportes a que asigne personal para que realice el mantenimiento requerido a la pista para caballos [Hallazgo 2-c.]
8. Instruir al director de Obras Públicas Municipal para que se asegure de que los Informes Diarios del Conductor contengan la información necesaria para poder tener un control del uso correcto de los vehículos municipales. [Hallazgo 3-b.]
9. Efectuar las gestiones correspondientes para ocupar el puesto de auditor interno, conforme a lo establecido en el Código Municipal de 2020. [Hallazgo 4]
10. Tomar las medidas correspondientes para que los estados financieros auditados estén disponibles a tiempo, de manera que se pueda cumplir con la entrega al FAC en el término establecido [Hallazgo 5]
11. Nombrar a un administrador de documentos públicos que cumpla con los requisitos, de manera que pueda estar certificado por el ICP. Asegurarse de que se cumpla con la ley y la reglamentación aplicables a la administración de los documentos públicos, en cuanto a preparar y enviar al ICP el Inventario y el Plan de Retención de Documentos; y la Lista de Disposición de Documentos. [Hallazgo 6-a.]
12. Archivar y organizar adecuadamente los documentos; y mantengan en condiciones adecuadas el área designada para estos. [Hallazgo 6-b.]
13. Asegurarse de designar la persona encargada de preparar y remitir, dentro del tiempo establecido, la Certificación de Cumplimiento de la Ley 273-2003. [Hallazgo 7]
14. Identificar y evaluar medidas que le permitan prepararse ante la reducción o eliminación de asignaciones del Gobierno Central. [Comentario especial]
Al presidente de la Legislatura Municipal
15. Asegurarse de que la Comisión de Auditoría efectúe reuniones en la que se evalúe y discuta los informes de auditoría interna, las monitorías y las auditorías externas, relacionadas con las operaciones del Municipio. [Hallazgo 8]
Información sobre la unidad auditada
El Municipio es una entidad del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico con personalidad jurídica. Sus operaciones se rigen por el Código Municipal de 2020; y el Reglamento Municipal de 2016. Este fue aprobado el 19 de diciembre de 2016 por el entonces comisionado de Asuntos Municipales, y comenzó a regir el 17 de enero de 2017 13 .
El Municipio tiene plenas facultades ejecutivas y legislativas en cuanto a su jurisdicción. Es una entidad jurídica con carácter permanente. Además, tiene existencia y personalidad legal independientes de las del Gobierno Estatal.
El sistema gubernamental del Municipio está compuesto por 2 poderes: el Ejecutivo y el Legislativo. El alcalde, como funcionario ejecutivo, ejerce las funciones administrativas y es electo cada 4 años en las elecciones generales de Puerto Rico. La Legislatura ejerce las funciones legislativas y está compuesta por 12 miembros, quienes también son electos en dichas elecciones.
Los anejos 2 y 3 contienen una relación de los funcionarios principales del Municipio y de la Legislatura, que actuaron durante el período auditado
El Municipio, para ofrecer sus servicios, cuenta con las siguientes dependencias en el área operacional: Servicios a la Comunidad; Control Ambiental; Policía Municipal; Recreación y Deportes; Programas Federales; Transportación y Obras Públicas; Centro Geriátrico; y Oficina Municipal para el Manejo de Emergencias.
La estructura organizacional está compuesta, además, por Secretaría Municipal, Recursos Humanos, Finanzas, Auditoría Interna, y Relaciones Públicas.
El presupuesto del Fondo General del Municipio, en los años fiscales del 2019-20 al 2023-24, ascendió a $5,908,523, $5,385,247, $6,807,437, $7,299,347 y $7,712,477, respectivamente.
El Municipio tenía preparados sus estados financieros, auditados por contadores públicos autorizados, para los años fiscales del 2019-20 al 2022-23. Las operaciones, para los años fiscales 2019-20, 2020-21 y 2022-23
13 Mediante la Ley 81-2017, se transfirieron las funciones de la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales a la Oficina de Gerencia y Presupuesto.
reflejaron superávits acumulados de $1,084,060, $485,078 y $312,625, respectivamente; y para el año fiscal 2021-22 un déficit acumulado de $455,789 14
Comunicación con la gerencia
Las situaciones determinadas durante la auditoría fueron remitidas al alcalde, Hon. Edwin Soto Santiago, mediante cartas de nuestros auditores, del 24 de octubre de 2024, 17 de enero y 12 de febrero de 2025 También comunicamos una situación al Hon. Roberto Santiago Acevedo, presidente de la Legislatura, por carta del 24 de octubre de 2024. En las referidas cartas se incluyeron anejos con detalles sobre las situaciones comentadas.
El alcalde remitió sus comentarios mediante cartas del 14 de noviembre de 2024, y 11 y 21 de febrero de 2025. El presidente de la Legislatura contestó por carta del 15 de noviembre de 2024. Estos comentarios se consideraron al redactar el borrador de este informe. Mediante correo electrónico del 26 de marzo de 2025, remitimos el borrador de este Informe para comentarios del alcalde y del presidente de la Legislatura Municipal. El alcalde remitió sus comentarios mediante correo electrónico del 25 de abril de 2025; y el presidente de la Legislatura mediante correo electrónico del 29 de abril. Los mismos se consideraron en la redacción final de este Informe; y se incluyeron en los hallazgos.
Control interno
La gerencia del Municipio de Las Marías es responsable de establecer y mantener una estructura del control interno efectiva para proveer una seguridad razonable en el logro de lo siguiente:
• la eficiencia y eficacia de las operaciones;
• la confiabilidad de la información financiera;
• el cumplimiento de las leyes y la reglamentación aplicables.
Nuestro trabajo incluyó la comprensión y evaluación de los controles significativos para los objetivos de esta auditoría. Utilizamos dicha evaluación como base para establecer los procedimientos de auditoría apropiados a
las circunstancias, pero no con el propósito de expresar una opinión sobre la efectividad de la estructura del control interno del Municipio.
En los hallazgos del 1 al 3 se comentan deficiencias de controles internos significativas, dentro del contexto de los objetivos de nuestra auditoría, identificadas a base del trabajo realizado.
En los hallazgos del 4 al 8 se comentan deficiencias de controles internos, las cuales no son significativas para los objetivos de auditoría, pero merecen que se tomen medidas correctivas.
Las deficiencias comentadas no contienen necesariamente todos los aspectos de control interno que pudieran ser situaciones objeto de hallazgo. Esto, debido a que dichas deficiencias fueron identificadas como resultado de la evaluación de las operaciones, los procesos, las actividades y los sistemas relacionados con los objetivos de la auditoría.
Alcance y metodología
La auditoría cubrió del 1 de marzo de 2020 al 31 de diciembre de 2024. En algunos aspectos se examinaron transacciones de fechas anteriores y posteriores. El examen lo efectuamos de acuerdo con las normas de auditoría gubernamental generalmente aceptadas contenidas en el Government Auditing Standards, emitido por la Oficina de Rendición de Cuentas del Gobierno de los Estados Unidos (GAO, por sus siglas en inglés), en lo concerniente a auditorías de desempeño. Estas normas requieren que planifiquemos y realicemos auditorías para obtener evidencia suficiente y apropiada que proporcione una base razonable para nuestra opinión y hallazgos, relacionados con los objetivos de la auditoría. En consecuencia, realizamos las pruebas que consideramos necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las circunstancias, según nuestros objetivos de auditoría. Realizamos pruebas tales como entrevistas a funcionarios, empleados y particulares; inspecciones físicas; exámenes y análisis de informes y de documentos generados por la unidad auditada o por fuentes externas; pruebas y análisis de información financiera, de procedimientos de control interno, y de otros procesos; y confirmación de información pertinente.
14 El déficit corriente fue de $940,867.
Consideramos que la evidencia obtenida proporciona una base razonable para nuestra opinión y hallazgos.
Evaluamos la confiabilidad de los datos obtenidos del módulo "Compras y Cuentas por Pagar" 15 del sistema Solución Integrada para Municipios Avanzados (SIMA), que contiene las transacciones relacionadas con las órdenes de compra, los comprobantes de desembolso y los cheques pagados a los contratistas. Como parte de dicha evaluación, entrevistamos a los funcionarios con conocimiento del sistema y de los datos; realizamos pruebas electrónicas para detectar errores evidentes de precisión e integridad; y revisamos la documentación e información existente sobre los datos y el sistema que los produjo. Determinamos que los datos eran suficientemente confiables para los objetivos de este Informe.
15 Evaluamos el registro e impresión de las órdenes de compra y la emisión de cheques. Además, validamos la información contenida en los comprobantes de desembolso.
