Manual de Usuario Sistema de Sorteos de Notarías p ara Contratos Provenientes del Sector Público V1.0
Contenido MANUAL DE USUARIO................................................................................................................... 1 “SISTEMA DE SORTEOS DE NOTARÍAS PARA CONTRATOS PROVENIENTES DEL SECTOR PÚBLICO” ....................................................................................................................................... 1 1.
Introducción ...................................................................................................................... 3
2.
Objetivo ............................................................................................................................. 4
3.
Alcance .............................................................................................................................. 4
4.
Normativa.......................................................................................................................... 4
5.
Definiciones ....................................................................................................................... 5
6.
Requisitos mínimos del sistema ...................................................................................... 10
7.
Manual de usuario .......................................................................................................... 11
7.1 Ingreso al sistema ............................................................................................................ 11
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SISTEMA DE SORTEOS DE NOTARÍAS PARA CONTRATOS PROVENIENTES DEL SECTOR PÚBLICO 1. Introducción El presente manual, contiene las directrices para el uso y aplicación del “Sistema de Sorteos de Notarías para Contratos Provenientes del Sector Público”, herramienta diseñada para automatizar los procesos de registro, sorteo de las notarías y notificación al notario y a las partes requirentes, con el fin de optimizar los tiempos y promover los principios de equidad y transparencia del proceso. Este documento constituye un complemento a la Resolución 217-2017, aprobada por el Pleno del Consejo de la Judicatura, que contiene el Reglamento del Sistema de Sorteos de Notarías para Contratos Provenientes del Sector Público, cuyo objeto es regular el sorteo de notarías, a través de un sistema informático de uso obligatorio por las Direcciones Provinciales en la jurisdicción donde estos se realicen.
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Ventajas del Sistema Sistematizar el proceso de sorteos con el objeto de optimizar recursos. Brindar agilidad al proceso reduciendo tiempos a través del uso de recursos tecnológicos de las Direcciones Provinciales. Estandarizar el proceso a nivel nacional. Automatizar el registro de sorteos de contratos que provienen del sector público Brindar al usuario la posibilidad de consultar el trámite en la página Web del Consejo de la Judicatura.
2. Objetivo Describir los procedimientos a seguir por los usuarios del Sistema de Sorteos de Notarías para Contratos Provenientes del Sector Público para el correcto uso de la herramienta.
3. Alcance El presente documento describe el proceso general que los usuarios de las Direcciones Provinciales deben cumplir de acuerdo al rol asignado dentro del sistema, desde el registro de los datos constantes en el formulario único para solicitud de sorteos de notarías para contratos provenientes del sector público,
el sorteo, hasta su
culminación con la notificación al notario y a los requirentes.
4. Normativa Constitución de la República del Ecuador. Código Orgánico de la Función Judicial. Ley Notarial. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
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Reglamento del Sistema de Sorteos de Notarías para Contratos Provenientes del Sector Público contenida en la Resolución 217-2017
5. Definiciones Manual de Usuario: Es un documento técnico de asistencia a los usuarios para la correcta utilización y aprovechamiento del Sistema de Sorteos de Notarías para
Contratos Provenientes del Sector Público.
Usuarios del sistema: Son funcionarios designados por los Directores Provinciales para ejecutar los roles dentro del sistema.
Usuarios externos: Son funcionarios de las Instituciones Públicas, y ciudadanos que solicitan el sorteo mediante el Formulario Único para Sorteo de Contratos Provenientes del Sector Público y tienen acceso a servicio de consultas por medio de la página Web del Consejo de la Judicatura.
Formulario Único para Sorteo de Notarías para Contratos Provenientes del Sector Público: Documento de solicitud, que se encuentra cargado en la página web del Consejo de la Judicatura, el mismo que debe ser llenado con la información del contrato a sortearse y demás información constante en el documento, el cual debe ser entregado para su registro y digitalización en la ventanilla de la Dirección Provincial que corresponda. Dicho formulario es el único documento que debe ser recibido en las Direcciones Provinciales del Consejo de la Judicatura. Cualquier otra documentación referente al contrato deberá ser entregada directamente en la notaría sorteada. No deben ser aceptados formularios diferentes al publicado en la página web del Consejo de la Judicatura, o que contengan alteraciones, tachones, borrones o enmendaduras.
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Código del Sorteo: Consiste en un código único para cada trámite de sorteo generado, que sirve para ingresar los casos de excepción, generar búsquedas y seguimientos de sorteos, está compuesto de la siguiente forma:
Categorización de contratos para los sorteos:
1. Cuantía determinada: Son contratos que por su naturaleza tienen una cuantía que se encuentra determinada. 2. Cuantía indeterminada: Son contratos y actos que por su naturaleza su cuantía no es posible de determinar. 3. Protocolizaciones: Son contratos que no necesitan ser elevados a escritura pública, pero que sin embargo es necesario que consten en el protocolo del notario. 4. Gratuidades: Son aquellos contratos que de conformidad con la Ley y el Reglamento del Sistema Notarial Integral de la Función tienen tarifa cero.
Casos de excepción
1. Excusa por parte del notario: Aquellas que por causas legales debidamente sustentadas se remitan por medio de oficio a la Dirección Provincial en virtud de una causa legal debidamente sustentada por el notario asignado que le impida proceder en un caso determinado.
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Por ejemplo: “Art. 20.- Se prohíbe a los Notarios: (…) 3.- Autorizar escrituras de personas incapaces, sin los requisitos legales; o en que tengan interés directo los mismos notarios, o en que intervengan como parte su cónyuge o sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad”.
2. Excusa por parte del notario - notaría única: Este caso es adicional a la excusa anterior para aquellas notarias que corresponden a un notario de un cantón con notaría única. Para el ejecutar el nuevo sorteo se deberá tomar en cuenta el cantón más cercano.
3. Solicitud de las partes requirentes: Cuando por alguna causa determinada en la Ley, posterior a la realización del sorteo las partes requieran la eliminación del sorteo.
Ejemplo: “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Publica Art. 33.- Declaratoria de Procedimiento Desierto.- La máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado, declarará desierto el procedimiento de manera total o parcial, en los siguientes casos: (…) c. Por considerarse inconvenientes para los intereses nacionales o institucionales todas las ofertas o la única presentada. La declaratoria de inconveniencia deberá estar sustentada en razones económicas, técnicas o jurídicas; d. Si una vez adjudicado el contrato, se encontrare que existe inconsistencia, simulación o inexactitud en la información presentada por el adjudicatario, detectada por la Entidad Contratante, la máxima autoridad de ésta o su delegado, de no existir otras ofertas calificadas que convengan técnica y
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económicamente a los intereses nacionales o institucionales, declarará desierto el procedimiento sin perjuicio del inicio de las acciones que correspondan en contra del adjudicatario fallido; y, e. Por no celebrarse el contrato por causas imputables al adjudicatario, siempre que no sea posible adjudicar el contrato a otro oferente.”
4. Solicitud interna: Cuando excepcionalmente por error del ejecutor del sorteo se haya ingresado alguna información errónea que afecte a la realización del sorteo, la misma que deberá efectuarse razonada y motivadamente por medio de notificación al Director Provincial.
Nota: La calificación de la aceptación o no de la causalidad legal de los casos de excepción anteriormente descritos lo realiza el Director Provincial, o su delegado bajo el rol de “Director Provincial - Suscriptor autorizado”.
Estados del trámite de sorteo:
1. Estado sorteado: Es el primer estado cuando se ha procedido al sorteo. 2. Estado sorteado - procesando firma: Es el estado que se asigna a un trámite posteriormente del sorteo mientras se procesa la firma electrónica en las actas de sorteo. 3. Estado firmado: Cuando se ha completado el proceso de firma electrónica en las actas de sorteo. 4. Estado notificado: Es el estado que se asigna luego de haberse realizado la notificación electrónica del sorteo a las partes y a la notaría sorteada. Este estado también se produce cuando se ha aprobado o rechazado alguna solicitud por caso de excepción, el cual también es notificado a las partes y a la notaría sorteada. 5. Estado revisión para trámite después de sorteo: Es el estado que se asigna a un trámite de sorteo cuando se efectúan solicitudes
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posteriores por casos de excepción. 6. Estado dado de baja: Es el estado que se produce cuando se ha aceptado uno de los casos de excepción existentes en el sistema, por solicitud de las partes o por excusa del notario, o solicitud interna, cuyo resultado es el cambio de sorteo al estado dado de baja. 7. Nuevo sorteo por excusa: Es el estado que se produce cuando se ha aceptado un caso de excepción ya sea por solicitud del notario o solicitud interna, cuyo resultado es la realización de un nuevo sorteo.
Roles del Sistema: 1. Ejecutor Sorteo.- Es el funcionario designado por los Directores Provinciales, para realizar el registro, sorteo, firma del acta y recepción de casos de excepción de trámites de sorteo. 2. Director Provincial - Suscriptor autorizado.- Es el funcionario encargado de efectuar las respuestas, aceptación o negación de los casos de excepción y los nuevos sorteos en los casos que correspondan, previa solicitud; además realiza consultas sobre los estados de los trámites de sorteos de su provincia. 3. Administrador del Sistema de Sorteos: Es el funcionario encargado de consultas de sorteos a nivel nacional. Nota: Es responsabilidad de los usuarios funcionales correcto uso de sus credenciales de acceso así como del adecuado uso del Sistema de Sorteo de Notarías para Contratos Provenientes del Sector Público.
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6. Requisitos mínimos del sistema Los requisitos mínimos para que el sistema funcione de una manera adecuada son:
Hardware – Computador Procesador mínimo:
Intel Core 2 Quad, AMD E1-1500
Procesador recomendado:
Intel Core i5, AMD Phenom II X6
Memoria RAM mínima:
1Gb
Memoria RAM recomendada:
4Gb
Conectividad – Conexión a internet Estructura de red mínima:
LAN por cableado
Estructura de red recomendada:
LAN por cableado + Wifi, Router, AP
Velocidad conexión internet mínima:
2Mbps
Velocidad conexión internet
Superior
recomendada:
computadores)
a
2Mbps
(más
de
2
Software Sistema operativo:
Windows 7, Linux, IOS 7
Navegador web: Herramientas office:
Chrome: al menos la versión 56 en adelante
PDF: Firefox: al menos la versión 52 en adelante MS Office 2007 Adobe reader
IMPORTANTE: Los funcionarios designados por las Direcciones Provinciales para la utilización del sistema de los roles del sistema deben contar de forma obligatoria el certificado remoto para firma electrónica de las Actas de Sorteos.
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7. Manual de usuario 7.1 Ingreso al sistema
Se ingresa al sistema por medio de la página Web del Consejo de la Judicatura, dentro del link Sistema Notarial – Sistema de Sorteos de Notarías Provenientes del Sector Público s, utilizando su usuario y contraseña. Descripción de todos los menús
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Ingreso: (Para uso del rol ejecutor sorteo) En la pestaña “Registro de Contratos”, el rol ejecutor sorteo realizará el ingreso de la información contenida en el Formulario Único para Sorteos de Notarías para Contratos Provenientes del Sector Público, el cual debe ser llenado en su integridad por la institución requirente.
Los campos deberán ser llenados bajo los siguientes parámetros: Nombre del Contrato: Nombre registrado en el SERCOP o el que se encuentra en el documento principal. Solicitado Por: Nombre de la Institución Pública que requiere el sorteo. Provincia: Este campo está definido automáticamente para cada Dirección Provincial.
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Se deberá seleccionar preferiblemente él o los cantones de la jurisdicción donde se efectuará el contrato o la obra como consta en el Formulario de solicitud. Se podrán efectuar sorteos provinciales realizando clic en el botón “todos” con lo cual se seleccionarán automáticamente todos los cantones de la provincia. Se podrá deseleccionar utilizando el botón “limpiar”. En caso de no existir notaría en el cantón seleccionado el sistema mostrará una alerta. Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios. Categoría:
Se seleccionará una de las cuatro categorías conforme el tipo de contrato a sortearse. Otorgado por y A favor de:
Dentro de estos campos se ingresará el número de RUC de los otorgantes, posteriormente se da clic en el botón “Buscar/Agregar” y se verifica con la información del formulario. Verificar:
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Se deberá dar clic en “Verificar” para validar en caso de existir un contrato anteriormente sorteado con las mismas características. El sistema mostrará una alerta referente a la verificación efectuada. En caso de existir un contrato previamente sorteado con los mismos datos se deberá dar clic en “Cancelar Ingreso”. Ejemplo:
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Clic en Continuar.
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Se deberá ingresar el usuario, contraseña, pin para “Recepcionista/Ejecutor”, con ello se generará:
la firma digital del Rol
1. Sorteo 2. Acta de Sorteo 3. Notificación a las partes.
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Una vez generado el sorteo se mostrará toda la información del trámite con su histórico, dentro del cual se podrá descargar los siguientes documentos: 1. Formulario Único Para Sorteo de Notarías Para Contratos Provenientes del Sector Público. 2. Acta de Sorteo de Notarías Para Contratos Provenientes del Sector Público. 3. Acta de Sorteo de Notarías Para Contratos Provenientes del Sector Público (Firmada Digitalmente)
De no de estar disponible el documento del acta para su respectiva descarga se deberá dar clic en la opción “Actualizar Página”
Notificación electrónica
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Se incluye dentro de la notificación el link denominado “Consulta de Sorteos” por medio del cual el Notario asignado y las partes, podrán revisar o verificar la documentación del sorteo. Para realizar la mencionada verificación, al usuario le aparecerá la siguiente pantalla:
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La firma electrónica podrá ser verificada digitalmente al abrir el documento por medio de la URL de consulta pública enviada al correo electrónico en la notificación.
Recepción de Casos de Excepción: (Para el rol ejecutor sorteo)
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Efectuará el ingreso la documentación para casos de excepción por medio del ingreso del número de sorteo correspondiente.
Ingresar el número de sorteo y dar clic en “Buscar” Agregar el documento de excusa (oficio remitido por las partes) Dar clic en “Ingresar Excusa”
Una vez que la excusa haya sido ingresada exitosamente el rol Director Provincial o Suscriptor Autorizado deberá contestarlo, aprobar o rechazarlo y en caso de aprobarlo el rol Director Provincial o Suscriptor Autorizado procederá de inmediato a la ejecución del nuevo sorteo. Se efectuará una notificación electrónica a las partes en la cual se indicará que el trámite ha pasado a estado “Revisión para trámite después de sorteo”
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Director Provincial o Suscriptor Autorizado
Seleccionar “Cargo” y clic en “Aceptar”. Resolución de casos de excepción. (Para el rol Director Provincial o suscriptor autorizado)
Se efectuará la respuesta de casos de excepción de los trámites que se encuentren en estado “Revisión para trámite después de sorteo”. Para ello se deberá seleccionar en el icono de alerta denominado “Revisión”.
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Seleccionar el “Caso de Excepción” que corresponda. Se deberá seleccionar “Aprobar excusa” o “Rechazar excusa” según corresponda. Para el caso de notaría única se deberá seleccionar para el nuevo sorteo el cantón más cercano. Una vez que se aprueba la excusa se asigna a cualquiera de las otras notarías disponibles, imposibilitándose que se pueda sortear nuevamente a la notaría que ya se excusó; el nuevo sorteo será de forma automática. Cargar el oficio de respuesta conforme el análisis efectuado por la Dirección Provincial
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Dar clic en “Continuar con la firma”
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Ingresar el usuario, contraseña y pin para la firma electrónica.
Consultas de sorteo para el rol Director Provincial o Suscriptor Autorizado:
Se mostrarán varios filtros que permite consultar los sorteos de acuerdo a: 1. 2. 3. 4. 5.
Estado del Sorteo: Categoría: Código del Sorteo: Fecha sorteo desde: Fecha sorteo hasta:
En todos los parámetros de búsqueda, se podrá visualizar los datos y el histórico del sorteo, por medio de clic en “opciones”
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Permitirá adicionalmente exportar a Excel sus consultas para efectuar reportes.
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Consultas Públicas de trámites de Sorteos Las consultas se efectuarán por medio de la página Web del Consejo de la Judicatura, en el link Sistema Notarial Sistema de Sorteos de Notarías Provenientes del Sector Público Consulta de sorteos, dentro del cual se podrá realizar búsqueda por medio de los siguientes criterios:
Estado de sorteo Código de Sorteo Fecha de ingreso desde Fecha de ingreso hasta Fecha de sorteo desde Fecha de sorteo hasta Notaría sorteada Categoría Otorgado por A favor de Provincial/Nacional Cantón
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