Libro Proceso de Transformación Archivística

ARCHIVOS JUDICIALES SECRETARÍA GENERAL

PROCESO DE TRANSFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA

HACEMOS DE LA JUSTICIA UNA PRÁCTICA DIARIA

ECUADOR 2013 - 2017

ARCHIVOS

METODOLOGÍA

INTERVENCIONES

DESAFÍOS A FUTURO

Presidente del Consejo de la Judicatura: ..

GUSTAVO JALKH ROBEN Vocales del Consejo de la Judicatura: ALEJANDRO SUBÍA SANDOVAL KARINA PERALTA VELÁSQUEZ ROSA JIMÉNEZ VANEGAS NÉSTOR ARBITO CHICA

Las proyecciones de la Secretaría General, mediante la Subdirección Nacional de Archivo y Gestión Documental, son: 1. Consolidar la Red de Archivos Judiciales RAJ, que opere a través de un conjunto articulado de los archivos de las unidades judiciales y archivos pasivos provinciales.

Secretario General: ANDRÉS SEGOVIA SALCEDO

2. Creación de protocolos archivísticos judiciales por materias.

Asesor: EFRAÍN VILLACÍS Subdirección Nacional de Archivo y Gestión documental: KARINA LOGROÑO SANTILLÁN

3. Gestión integral de documentos y administración electrónica: uso de técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos en el desarrollo de las actividades y procedimientos que competen a la red de archivos judiciales.

4. La digitalización de la documentación de los archivos judiciales.

Diseño gráfico: FRANCISCO RAMOS SALAS

5. Tablas de retención documental para el análisis de la documentación pasiva.

Fotografía: SECRETARÍA GENERAL

6. Implementar el módulo de inventario SATJE. 7. Aplicación del expediente y archivo electrónico.

8. Conservación, preservación y restauración del patrimonio documental de la Función Judicial.

9. Capacitación continua y permanente para los servidores judiciales y gestores de archivo.

USUARIO

Derecho de autor ISBN No. RED DE ARCHIVO PRIMERA EDICIÓN 2017

Quito-Ecuador

No se permite la reproducción parcial o total, el almacenamiento, el alquiler, la transmisión o la transformación de este libro, en cualquier forma o por cualquier medio, sea electrónico o mecánico, mediante fotografías, digitalización u otros métodos, sin el permiso previo y escrito del autor.

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1

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46

PROCESO DE TRANSFORMACIÓN EN LOS ARCHIVOS JUDICIALES

CONCLUSIONES

El buen gobierno de los papeles y derechos constitucionales 1 Carol Couture y Jean-Yves Rousseau, no se equivocaron cuando definieron que la creación de los archivos, respondía a la necesidad de tener información al alcance, para poder tomar decisiones y actuar con conocimiento de causa.2 En efecto, cualquier institución pública o privada, que se atribuya una organización moderna y de atención ciudadana eficiente, requiere un buen gobierno de los papeles, entendida como la implementación de un modelo de administración, custodia y mantenimiento de toda la información documental, desde su ingreso por una ventanilla, procesamiento de la respuesta y archivo provisional o definitivo.

Al amparo del derecho de petición,3 las actividades humanas se exteriorizan en un papel, que desencadena una serie interminable de actividades que concluyen con la custodia, física o digital del documento, que a su vez, son el sustento del derecho al acceso a la información, contenido en la normativa pertinente. Es decir, la administración de los archivos, su organización, orden, no son solo necesarias para el buen gobierno de una institución, sino que configuran el ejercicio pleno de los derechos constitucionales de petición y acceso a la información, base del Estado constitucional de derechos y justicia.

Adicionalmente, cabe reconocer que según el numeral 3 del artículo 379 de la Constitución de la República del Ecuador, los archivos son: “…parte del patrimonio cultural tangible e intangible relevante para la memoria e identidad de las personas y colectivos, y objeto de salvaguarda del Estado…”

Normativa sobre custodia de documentos La poca o nula importancia sobre el manejo documental, se refleja en la normativa vigente sobre este tema. Así, la Ley del Sistema Nacional de Archivos de 1982, define al patrimonio documental, pero crea una estructura institucional innecesaria, que: “vela por la conservación de las fuentes históricas y sociológicas del país, así como modernizar y tecnificar la organización y administración de los archivos.”

Desde mediados del 2014, el Consejo de la Judicatura, por intermedio de la Secretaría General, implementa y ejecuta el plan de transformación de los archivos judiciales, que se sustenta en una política pública clara, con técnicas archivísticas modernas, talento humano calificado, materiales adecuados y la implementación del Protocolo genérico de manejo documental y archivístico para las unidades judiciales.

Con todos estos elementos, se intervino en los archivos judiciales de las veinte y cuatro provincias del Ecuador, con el propósito fundamental de organizar, supervisar e implementar un nuevo modelo archivístico, que pretende atender eficientemente a los usuarios externos (ciudadanos, abogados, fiscales) y usuarios internos (jueces, ayudantes judiciales, entre otros).

Los resultados numéricos, luego de casi cuarenta meses de trabajo, suenan interesantes: cuatrocientas treinta y cinco (435) unidades judiciales intervenidas, que equivalen a trescientos diecisiete millones, doscientos ochenta y siete mil, cuatrocientos treinta (317´287.430) fojas, sin embargo el objetivo fundamental es institucionalizar el servicio público de archivos judiciales, como medio eficaz para solventar los requerimientos ciudadanos en materia judicial y efectivizar el principio de tutela judicial.

45

Quizá, la contribución más importante la realiza la Ley del Sistema Nacional de Registros de Datos Públicos, que en el artículo 4, prescribe: “Responsabilidad de la información.- Las instituciones del sector público y privado y las personas naturales que actualmente o en el futuro administren bases o registros de datos públicos, son responsables de la integridad, protección y control de los registros y bases de datos a su cargo. Dichas instituciones responderán por la veracidad, autenticidad, custodia y debida conservación de los registros...”

1

Tomado de la revista Justicia para todos, del Consejo de la Judicatura, Junio/septiembre, No.3, 2014, pp.96, 101.

2 COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean-Yves. “Los archivos en el siglo XX”.

Traducción Nora Settels Sandahl, Archivo General de la Nacional, Secretaría de Gobernación. 1988. Pág. 3.

3 Art. 66.- Se reconoce y garantizan a las personas: 23. El derecho a recibir quejar y peticiones individuales y colectivas a las autoridades y a recibir atención o respuestas motivadas. No se podrá dirigir peticiones a nombre del pueblo. (Constitución de la República del Ecuador.

Registro Oficial No. 449 de 20 de octubre de 2008)

ANTES 2

PLAN ESTRATÉGICO DE LA FUNCIÓN JUDICIAL Y RECTORÍA DE ARCHIVOS Para fortalecer y consolidar, los objetivos esenciales que caracterizan a una administración de justicia efectiva y eficiente, en relación con las responsabilidades de la administración documental y archivística, el Consejo de la Judicatura, en abril de 2013, aprobó el Plan Estratégico de la Función Judicial 2013-2019, cuyo objetivo 3 dispone a la Función Judicial, “Impulsar la mejora permanente y modernización de los servicios”, mediante la estrategia 3.3: “Fomentar, potenciar y desarrollar sistemas de información integrados, modernos que contengan información procesal e institucional, mejorando el acceso, el procesamiento y la seguridad en la conservación de datos;”

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

ZAMORA

10

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

9

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

1

Como complemento necesario, mediante resolución 100 de 2014 el Pleno del Consejo de la Judicatura, aprobó el Estatuto Organizacional por Procesos, norma, que por primera vez, concedió atribuciones específicas a la Secretaría General del Consejo de la Judicatura, para dirigir los procesos de gestión documental, archivo, certificación y registro en la Institución, y adicionalmente creó, como parte de dicha Secretaría General, la Subdirección Nacional de Archivo y Gestión Documental del Consejo de la Judicatura; es decir, la Función Judicial, ya contaba con la rectoría pública en materia archivística, para: a) La administración del sistema de gestión documental, b) Organizar y administrar el sistema de archivos; c) Elaborar proyectos de instructivos y manuales, normas técnicas archivísticas y de gestión documental, para los archivos jurisdiccionales, administrativos y notariales ; e,

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

d) Implementar las medidas de seguridad que permitan definir apropiados niveles de conservación del patrimonio documental.

AHORA

ANTES

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

32.974

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

970

81

ARCHIVO GENERAL DE ZAMORA

3

Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

44

TUNGURAHUA ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

ESTRUCTURA INTERNA

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

19

19 SECRETARÍA GENERAL SECRETARIO GENERAL PRODUCTOS

ENTE REGULADOR DE ARCHIVOS JUDICIALES

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

SUBDIRECCIÓN NACIONAL DE ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

100%

AHORA

A

JEFATURA DE ARCHIVO

B

JEFATURA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

C

BALCÓN DE SERVICIOS

SUBDIRECCIÓN NACIONAL DE CERTIFICACIÓN Y REGISTRO

A

JEFATURA DE REGISTRO CENTROS DE MEDIACIÓN Y APOSTILLAS

B

CERTIFICACIONES

- Archivo digital de la documentación transferida.

- Sistema integrado de gestión documental.

- Organizar espacios de archivo a nivel nacional.

- Reportar datos estadísticos de la documentación ingresada y generada.

- Protocolos e instructivos de técnicas archivísticas y de gestión documental.

PRODUCTOS - Certificado de la calidad que ostentan los funcionarios judiciales para trámites de apostilla.

- Registro de centros de mediación.

- Registro de jueces de paz.

- Registro de centros de arbitraje.

relacionados con la gestión institucional.

PRODUCTOS

SUBDIRECCIÓN NACIONAL DE GESTIÓN DE PROCESOS DEL PLENO

ANTES

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

1.300.061 31.651

43

SALA DE LO CIVIL DE LA CORTE PROVINCIAL DE TUNGURAHUA EN EL CANTÓN DE AMBATO

972

Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

A

JEFATURA DE ACTAS DEL PLENO

B

JEFATURA DE RESOLUCIONES DEL PLENO

- Resoluciones del Pleno del Consejo de la Judicatura elaboradas y legalizadas.

- Libros de actas del Pleno del Consejo de la Judicatura.

- Matriz de registro de expedientes de las sesiones del Pleno. y decisiones del Pleno.

4

TIPOS DE ARCHIVO

SUCUMBÍOS

Afirmamos, que para nosotros el archivo es el área en la cual se custodia, organiza y conserva de manera técnica y sistematizada, toda la documentación elaborada y/o recibida por personas naturales o jurídicas, públicas o privadas. Toda la información contenida en el archivo se procesa con talento humano calificado, que aplica normas y procedimientos que permiten administrar el patrimonio documental que está al servicio de la gestión institucional, la investigación y la cultura.

Una vez definidas las competencias específicas de la Secretaría General y la Subdirección de archivo y gestión documental, se implementó tres tipos de archivos que responden a las necesidades propias del servicio judicial, con características y contenidos particulares:

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

7

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

2

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

9

a) Archivo jurisdiccional es el área en la cual se custodia, organiza y conserva todos los procesos legales generados en las unidades judiciales, complejos judiciales, cortes provinciales y Corte nacional, que corresponden a una materia específica y a un juez, dentro de la jurisdicción conferida por la ley.

Dentro de los archivos jurisdiccionales se distinguen los archivos activos y pasivos. Los primeros son aquellos que reposan en las unidades judiciales descritas y que se encuentran en la jurisdicción del juez, para el trámite previsto en la ley. Por su parte, los archivos pasivos, son aquellos procesos, que una vez concluido su trámite judicial son trasladados a los archivos del Consejo de la Judicatura, para su custodia y conservación administrativa, además se restauran las causas históricas recuperadas en las intervenciones realizadas a nivel nacional. b) Archivo administrativo es el área en la cual se custodia toda la documentación administrativa generada por el Consejo de la Judicatura, propia de las competencias previstas en la Constitución de la República y el Código Orgánico de la Función Judicial. En estos archivos administrativos, cabe diferenciar aquellos documentos administrativos que reposan en cada una de las dependencias del Consejo, en cuyo caso se denominan archivos activos administrativos o de gestión . Cuando dicha documentación es transferida al Archivo General Administrativo del Consejo de la Judicatura, se transforman en archivos pasivos administrativos.

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

AHORA

c) Archivo notarial es toda la documentación notarial, que de acuerdo con la ley, el Consejo de la Judicatura recibirá de las notarías, para la prestación del servicio correspondiente.

A continuación un gráfico que describe los tipos de archivos:

ARCHIVOS JUDICIALES ARCHIVOS NOTARIALES

PROTOCOLOS NOTARIALES

ACTIVOS JURISDICCIONALES PASIVOS PROVINCIALES GENERAL DE LA FUNCIÓN JUDICIAL

5

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

DE GESTIÓN GENERAL ADMINISTRATIVO DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA

ANTES UNIDAD JUDICIAL MULTICOMPETENTE DEL CANTÓN SHUSHUFINDI Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

45.820

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

1.648

40

42

SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

ARCHIVO GENERAL ADMINISTRATIVO

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

7

7

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

La primera preocupación organizativa del Consejo de la Judicatura fue el archivo administrativo.

Así, en noviembre de 2013, con un grupo de archivistas, se trabajó en la organización y sistematización del Archivo General Administrativo del Consejo de la Judicatura. Debido a la importancia de la información administrativa se implementó un nuevo modelo de archivo, con el fin de centralizar la documentación que generan las direcciones y subdirecciones del Consejo de la Judicatura; todo esto permitió convertir al archivo administrativo en un verdadero espacio de custodia documental, preservación y fuente de consulta para auditorías, unidades administrativas y direcciones provinciales.

AHORA

Adicionalmente, se estandarizaron los procesos tales como: la validación, organización, clasificación, legalización e inventario, para lograr un control eficaz sobre la documentación que llega al archivo, y dar una respuesta eficiente a cualquier requerimiento por parte de organismos del Estado y otros usuarios.

SERIES DOCUMENTALES

ANTES

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

180.959

41

UNIDAD JUDICIAL DE FAMILIA MUJER NIÑEZ Y ADOLESCENCIA EN EL CANTÓN SANTO DOMINGO

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

5.631

280

Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

PLENO DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA PRESIDENCIA DIRECCIÓN GENERAL SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN NACIONAL FINANCIERA DIRECCIÓN NACIONAL ESTADÍSTICA DIRECCIÓN NACIONAL ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN NACIONAL JURÍDICA DIRECCIÓN NACIONAL PLANIFICACIÓN DIRECCIÓN EJECUTIVA DIRECCIÓN NACIONAL DE TIC DIRECCIÓN NACIONAL TALENTO HUMANO CENTROS DE MEDIACIÓN EJE DE INFRAESTRUCTURA CIVIL TRÁMITES EXTERNOS ESCUELA DE LA FUNCIÓN JUDICIAL UNIDAD DE CONTROL DISCIPLINARIO

FECHAS EXTREMAS DESDE 2000 1999 1999 2011 1981 2000 1997 2010 2009 2004 2013 2008 1999 2011 2012 2010 1994

HASTA 2011 2014 2015 2013 2009 2014 2015 2012 2013 2011 2013 2013 2015 2013 2016 2015 2016

6

ARCHIVO GENERAL DE LA FUNCIÓN JUDICIAL

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

SANTA ELENA ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

6

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

1

7

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

AHORA Este proyecto inició en el 2014, con el fin de custodiar los archivos jurisdiccionales pasivos, liberó espacio de las unidades judiciales, complejos judiciales, cortes provinciales y Corte nacional. En un área aproximada de 3.948.49m 2 , se custodian 1´669.030 causas, que equivalen a 124´675.050 fojas, de procesos judiciales desde el 1700 al 2017. Las causas se encuentran protegidas en cajas R3 reformadas y ubicadas en estanterías dexion.

Este importante proceso de creación y estructuración del Archivo General de la Función Judicial, realizado por un equipo de profesionales de la Secretaria General del Consejo de la judicatura, permitió no solo fortalecer el sistema integral de archivos de la institución, mediante el rescate, custodia y restauración de causas y procesos judiciales, sino también consolidar un verdadero servicio ciudadano, que a la fecha atiende, desde el año 2014, a aproximadamente 65.463 requerimientos ciudadanos.

ANTES SALA ÚNICA DE LA CORTE PROVINCIAL DEL CANTÓN SALINAS

7

Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

97.025

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

2.778

122

40

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

55

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

3

Requerimientos atendidos a ciudadanos en el Archivo General de la Función Judicial:

58

40.362 12.320

TOTAL REQUERIMIENTOS ATENDIDOS

8.438

4.343

65.463 2015

2014

2016

2017

enero - abril

PICHINCHA

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

Datos generales del Archivo General de la Función Judicial:

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

CAJAS DE CONSERVACIÓN R3 REFORMADAS

EXPEDIENTES

100%

1’669.030

AHORA

74.585

FOJAS

CAJAS DE CONSERVACIÓN T15

124’675.050

3.181

ÁREA DE CUSTODIA DE EXPEDIENTES

3.948.49 m² ESTANTERÍAS

2.842

Fondo documental:

MATERIAS

AÑOS

CIVIL PENAL TRÁNSITO FAMILIA CORTE PROVINCIAL CONTRAVENCIONES

ANTES

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

1.261.471 49.041 2.398

39

ARCHIVO GENERAL DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DE PICHINCHA CANTÓN QUITO

Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

1885 a 2014 1929 a 2016 1974 a 2015 2004 a 2013 1935 a 2011 2011 a 2014 COMISARÍAS DE LA MUJER A NIVEL NACIONAL 1994 a 2014 TRIBUNAL FISCAL 1945 a 2013 TRIBUNAL PENAL 1968 a 2009 TRIBUNAL CONTENCIOSO 1950 a 2013 CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO 1968 a 2005 FLAGRANCIA 2012 LABORAL 1972 a 2014 HISTÓRICO CHIMBORAZO, MANABÍ Y AZUAY 1806 a 1977 Fuente: Archivo General de la Función Judicial

8

METODOLOGÍA ARCHIVÍSTICA La metodología que se implementó, respondió a las características propias del servicio judicial y sobre todo a las condiciones particulares en las cuales se encontró la documentación.

Cabe señalar que la falta de un régimen jurídico de archivos judiciales, motivó el diseño y aplicación del Protocolo genérico de manejo documental y archivístico.

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

PASTAZA

6

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

5

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

1

La metodología aplicada se detalla a continuación:

1. ACOPIO DE DOCUMENTOS Recopilación de las causas de un lugar establecido. Este proceso es indispensable cuando la documentación se encuentra almacenada en varios sitios, sin un responsable definido.

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

AHORA

2. RECEPCIÓN DE TRANSFERENCIAS Se realiza cuando la documentación necesita ser trasladada de un lugar a otro, o de un archivo a otro.

3. ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL, CLASIFICACIÓN Se organizan las causas activas y pasivas, de acuerdo con el orden de procedencia que tuvieron o debieron tener en cada una de las judicaturas de origen.

9

ANTES SALA MULTICOMPETENTE DE LA CORTE PROVINCIAL DEL CANTÓN PASTAZA Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

70.000

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

-

-

38

ORELLANA ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

4. CODIFICACIÓN, ROTULACIÓN, SEÑALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

Es un proceso técnico por medio del cual se identifica la información que se encuentra en la caja. Son datos que permiten ubicar, con mayor facilidad, la documentación, por parte de los gestores del área de archivo.

8 8

5. UBICACIÓN TOPOGRÁFICA Y ELABORACIÓN DE INVENTARIOS La ubicación física de las cajas y estanterías, se realiza siempre de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. Luego, se procede a levantar un inventario esquemático descriptivo de todos los documentos existentes en el área de archivo activo o pasivo jurisdiccional y administrativo.

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

6. DIGITALIZACIÓN

AHORA

Este proceso consiste en digitalizar los documentos físicos, en formato PDF (Portable Document Format). Esto permite la conservación y acceso oportuno a la información.

7. CAPACITACIÓN

ANTES

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

32.523

37

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

2.507

69

SALA ÚNICA DE LA CORTE PROVINCIAL DEL CANTÓN ORELLANA Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

Dentro de la metodología, la capacitación es transversal, es decir necesaria en cada fase y de manera continua. Cabe precisar que la capacitación se ubica en este último punto, en lo relativo con el Protocolo genérico de manejo documental y archivístico para las unidades judiciales.

10

RECURSOS MATERIALES

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

NAPO

6

No existe intervención efectiva, si no se cuenta con los materiales adecuados. Los materiales utilizados para las intervenciones archivísticas jurisdiccionales, tales como cajas y estanterías metálicas fueron diseñados para cubrir las necesidades de la documentación que reposa en los archivos judiciales del Consejo de la Judicatura.

En la actualidad, los archivos judiciales a nivel nacional cuentan con equipamiento estandarizado para mantener en mejor estado la documentación y brindar un servicio oportuno y de calidad, tanto a usuarios internos como externos.

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

6

CAJAS DE CONSERVACIÓN T15: Son utilizadas para conservar la documentación durante los traslados de repositorios o áreas de archivo.

Soportan un peso aproximado de 15 kg.

CANTIDAD DE FOJAS 3000

PESO SATURADO 15 Kg

DIMENSIÓN 31 x 40 x 25 cm

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

CAJAS DE CONSERVACIÓN R3: Son elaboradas de cartón corrugado, y se utilizan en archivos judiciales activos y pasivos, para resguardar las causas de cualquier agente externo. Se pueden cargar y trasladar fácilmente. Estas cajas pueden soportar un peso aproximado de 7 Kg. CANTIDAD DE FOJAS 1500

PESO SATURADO 7 Kg

AHORA

DIMENSIÓN 30 x 18 x 38 cm

ESTANTERÍAS METÁLICAS TIPO DEXION: Las estanterías son indispensables para prestar un servicio judicial ágil, ya que por su forma es fácil acceder a ellas. Las estanterías miden 1m de ancho x 2.20m de alto x 0.40m de fondo, contienen 6 bandejas con separación entre bandejas de 0.35m. Están pintadas en polvo sellado de manera electrostática, para evitar corrosión y agentes externos como bacterias.

11

ANTES SALA MULTICOMPETENTE DE LA CORTE PROVINCIAL DEL CANTÓN NAPO Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

33.554

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

716

124

36

MORONA SANTIAGO ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

1

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

9

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

10 ETIQUETAS PARA ROTULACIÓN Sirven para identificar la caja R3 o T15. La información que contiene es básica para la localización de la causa. La etiqueta describe:

. nombre de la dirección provincial, . judicatura, . materia, . serie, . año, . ubicación topográfica.

DIRECCIÓN PROVINCIAL DE IMBABURA UNIDAD MULTICOMPETENTE ANTONIO ANTE

CAJA 4

SERIE: 1955

DP 10-309 13/13 S2E1B2

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

EQUIPOS TÉCNICOS Mascarilla, guantes de látex y un mandil son los insumos básicos para cuidar la salud de los técnicos o gestores de archivo. Estos accesorios son indispensables en toda área de archivo.

AHORA

EQUIPOS TECNOLÓGICOS

ANTES

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

16.200

35

UNIDAD JUDICIAL MULTICOMPETENTE EN EL CANTÓN PALORA

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

3.000

Para prestar un servicio adecuado, eficiente y eficaz, es necesario utilizar computadoras, scaners, copiadoras, cámaras y demás equipos tecnológicos de apoyo.

43

Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

12

DEPARTAMENTO DE RESTAURACIÓN Y CONSERVACIÓN En las intervenciones archivísticas, que se detallan en este documento, se evidenció la ausencia total de una política pública de custodia y conservación de las causas jurisdiccionales pasivas. Es así, que nos vimos en la necesidad de crear un espacio para la restauración y recuperación de procesos judiciales, libros y demás información jurisdiccional, que proviene de 1700 y 1800. Una muestra de lo recuperado, se detalla a continuación, con el apoyo de la Universidad Central del Ecuador, Biblioteca General - Área Histórica:

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

MANABÍ

45 ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

33

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

12

PORCENTAJE INTERVENCIÓN Causa encontrada en Portoviejo, provincia de Manabí ,(1835), luego del terremoto del 16 de abril de 2016. “Proceso legal: Criminales. Sobre la muerte de Pedro Rivas acaecida en el Cantón de Picoasá Jusgado 2. Municipio de Portoviejo año de 1835” “...Llama la atención el acercamiento a la reconstrucción del delito cuando se gráfica en escala real, el arma con la cual se cometió el ilícito e incluso el detalle gráfico rico en características”.

100%

AHORA

Manabí afrontó un terremoto que devastó alguna parte de sus cantones; por esta razón se tuvo la iniciativa de crear y trasladar los archivos judiciales en contenedores debidamente preparados: con aire acondicionado, cámaras de seguridad, estanterías metálicas DEXION y cajas R3.

Causa encontrada en Loja, provincia de Loja, (1831). Se refiere a la herencia de Benigno Carrión.

Allí se describe el tratamiento que recibían los seres humanos, quienes eran considerados como simples enseres de casa y se los vendía como parte integrante de la hacienda.

13

ANTES UNIDAD JUDICIAL PENAL DEL CANTÓN DE PORTOVIEJO Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

431.196

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

14.272

746

34

Sellos institucionales de la época Colonial o de principios de la República, con el escudo de armas que muestra en su interior la representación de siete estrellas las que simbolizan similar número de provincias, a partir de la creación del Estado Ecuatoriano: Quito, León, Imbabura, Guayaquil, Manabí, Cuenca y Loja. En su parte inferior se halla la representación del arco de meridiano terrestre que hace referencia a la ubicación del Equator en el globo terráqueo, es decir la línea equatorial de la cual tomará su nombre como “República del Ecuador”, incluso se representa iconográficamente con el sol al medio día para identificar a la mitad del mundo, a este se le da un rostro antropomorfo y se lo relaciona con Inti, el Dios Sol, deidad de los grupos étnicos prehispánicos, en la franja del zodíaco se hallan representados cuatro signos zodiacales cuyo simbolismo refiere el inicio de la libertad ecuatoriana con la Segunda Constituyente establecida en Ambato a partir del 21 de Junio al 22 de agosto de 1835, cuando se rompió definitivamente el nexo con la Gran Colombia, como Estado confederado. En el centro están representados dos cerros que se unen en sus faldas, se trata del sistema montañoso expresado en el decreto de creación del Escudo de Armas de Ecuador (14 de agosto de 1836) que dice entre otras características: “…dos cerros principales que hacen el nudo de la Cordillera de Pichincha, en el primer punto el Guagua Pichincha sobre el cual reposará un Cóndor, y en el segundo el Ruco Pichincha se colocará otro Cóndor que haga frente al que está sobre el cerro de la derecha” ...” alrededor de toda esta representación se hallan dos ramas, una de oliva y otra de laurel, simbolizan la paz después de la guerra, elementos fitomorfos presentes también en los picos de cada una de las aves que posan los cerros, estas últimas se tratan de dos cóndores que representan al poderío, grandeza y dignidad.”

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

LOS RÍOS

24 ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

13

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

11

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

Escudo de Armas. Cornucopias o cuernos de la abundancia / segur/ carcaz/arco y flechas Epígrafe: “REPÚBLICA DE COLOMBIA”

AHORA

ANTES

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

390.126

33

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

5.747

241

ARCHIVO GENERAL DEL CANTÓN BABAHOYO Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

Libro de la Orden de los jesuitas, escrito en latín y que su contenido se refiere al derecho canónico. Título: Tratactus de Nullitatibus Contractuum. Autor: D. Blassi Altimari; 1700, Italia.

14

ACCIONES EN ARCHIVOS

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

LOJA

24 Para prestar un servicio ciudadano ágil y acorde al plan estratégico de la Función Judicial, el Consejo de la Judicatura, a través de la Secretaría General implementó las siguientes acciones:

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

11

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

13

VISITAS TÉCNICAS: Identificación de necesidades de los archivos.

ELABORACIÓN DEL PROTOCOLO GENÉRICO DE MANEJO DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICO: Lineamientos archivísticos.

INTERVENCIONES ARCHIVÍSTICAS:

.. Talento humano. de conservación. . Cajas . Estanterías.

Levantamiento de inventarios.

CAPACITACIONES: Se realizan de forma permanente y continua a todos los funcionarios judiciales.

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

AHORA

ANTES

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

403.792

15

ARCHIVO GENERAL DEL CANTÓN LOJA Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

8.455

573

32

IMBABURA

INTERVENCIONES ARCHIVÍSTICAS

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

14 ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

13

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

1

Las intervenciones demostraron la necesidad de contar con espacios adecuados para los archivos en cada una de las unidades judiciales, así como también con el personal calificado. Con la metodología archivística descrita anteriormente se pudo acopiar, organizar, clasificar, codificar, etiquetar, ubicar topográficamente, levantar el inventario y capacitar, en las 24 provincias del Ecuador. Este proceso, contó con el apoyo de las direcciones provinciales del Consejo de la Judicatura, parte esencial para concluir los trabajos y sostener el servicio a la ciudadanía.

ANTES

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

DESARROLLO AHORA

AHORA ANTES

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

112.348

31

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

5.357

229

SALA MULTICOMPETENTE DE LA CORTE PROVINCIAL DE IMBABURA CANTÓN DE IBARRA Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

16

COMPLEJO JUDICIAL FLORIDA NORTE - GUAYAQUIL

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

GUAYAS

ÁREAS DE ARCHIVO

49

14

28

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR SECRETARÍA GENRAL ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

21

INAUGURACIÓN 9-10-2013

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

AHORA AQUÍ SE ENCUENTRAN: UNIDAD JUDICIAL CIVIL UNIDAD JUDICIAL DE TRABAJO UNIDAD JUDICIAL PENAL NORTE UNIDAD JUDICIAL DE ADOLESCENTES INFRACTORES UNIDAD JUDICIAL NORTE DE FAMILIA, MUJER, NIÑEZ Y ADOLESCENCIA UNIDAD JUDICIAL FLORIDA DE FAMILIA, MUJER, NIÑEZ Y ADOLESCENCIA UNIDAD JUDICIAL NORTE DE VIOLENCIA CONTRA LA MUJER Y LA FAMILIA

REQUERIMIENTOS SEMANALES

ESTANTERÍAS UTILIZADAS

1.091 17

CRECIMIENTO

-

INTERNOS

EXTERNOS

3.186

7.133

SUPERFICIE

2.735

m2

ANTES

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

448.421 SALA ESPECIALIZADA DE LO PENAL DE LA CORTE PROVINCIAL DE GUAYAS CANTÓN DE GUAYAQUIL Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

21.161 1.451

30

GALÁPAGOS

COMPLEJO JUDICIAL DE TUNGURAHUA

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

ÁREAS DE ARCHIVO

2 ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

2

2

INAUGURACIÓN 12-11-2015

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

AQUÍ SE ENCUENTRAN:

AHORA

ANTES

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

11.520

29

SALA CIVIL UNIDAD JUDICIAL CIVIL SALA DE GARANTÍAS PENALES UNIDAD JUDICIAL DE TRABAJO UNIDAD JUDICIAL DE TRÁNSITO PRESIDENCIA CORTE PROVINCIAL DE JUSTICIA MEDIACIÓN, FISCALÍA Y DEFENSORÍA PÚBLICA SALA DE FAMILIA, MUJER, NIÑEZ Y ADOLESCENCIA TRIBUNAL CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO Y TRIBUTARIO UNIDAD JUDICIAL DE FAMILIA, MUJER, NIÑEZ Y ADOLESCENCIA UNIDAD JUDICIAL CONTRA LA VIOLENCIA A LA MUJER O MIEMBROS DEL NÚCLEO FAMILIAR

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

384

24

UNIDAD JUDICIAL MULTICOMPETENTE EN EL CANTÓN SAN CRISTÓBAL Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

ESTANTERÍAS UTILIZADAS

519

CRECIMIENTO

10

REQUERIMIENTOS SEMANALES INTERNOS

2.175

SUPERFICIE

EXTERNOS

2.459 1.428

m2

18

COMPLEJO JUDICIAL QUITO NORTE

ESMERALDAS

ÁREAS DE ARCHIVO

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

14

9

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

13

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

1

INAUGURACIÓN 2-2-2017

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

AHORA AQUÍ SE ENCUENTRAN: UNIDAD PENAL TRIBUNALES PENALES UNIDAD JUDICIAL LABORAL UNIDAD JUDICIAL CIVIL COGEP JUZGADOS 1ro, 2do Y 3ro DE FAMILIA TRIBUNALES CONTENCIOSOS ADMINISTRATIVO Y TRIBUTARIO UNIDAD JUDICIAL CUARTA DE LA FAMILIA, MUJER, NIÑEZ Y ADOLESCENCIA

ESTANTERÍAS UTILIZADAS

1.254 19

CRECIMIENTO

268

REQUERIMIENTOS SEMANAL INTERNOS

EXTERNOS

5.694 2.669

SUPERFICIE

2.069

ANTES

m2

UNIDAD JUDICIAL CIVIL EN EL CANTÓN ESMERALDAS Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

183.999

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

4.861

202

28

COMPLEJO JUDICIAL ECHEANDÍA

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

EL ORO

ÁREAS DE ARCHIVO

26 ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

10

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

16

2

INAUGURACIÓN 23-3-2017

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

AHORA

AQUÍ SE ENCUENTRAN: UNIDAD JUDICIAL PENAL UNIDAD JUDICIAL DE TRABAJO UNIDAD JUDICIAL CIVIL Y MERCANTIL UNIDAD JUDICIAL DE ADOLESCENTES INFRACTORES UNIDAD JUDICIAL INQUILINATO Y RELACIONES VECINALES UNIDAD JUDICIAL FAMILIA, MUJER, NIÑEZ Y ADOLESCENCIA UNIDAD JUDICIAL DE CONTRAVENCIONES, TRÁNSITO Y CONSTITUCIONAL UNIDAD JUDICIAL DE VIOLENCIA CONTRA LA MUJER O MIEMBROS DEL NÚCLEO FAMILIAR

ANTES

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

262.138

27

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

3.284

221

UNIDAD JUDICIAL MULTICOMPETENTE PENAL EN EL CANTÓN PASAJE Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

ESTANTERÍAS UTILIZADAS

16

CRECIMIENTO

30

REQUERIMIENTOS SEMANALES INTERNOS

30

EXTERNOS

29

SUPERFICIE

53

m2

20

COMPLEJO JUDICIAL DE GUARANDA

CHIMBORAZO

ÁREAS DE ARCHIVO

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

17

2

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

16

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

1

INAUGURACIÓN 28-3-2017

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

AHORA AQUÍ SE ENCUENTRAN: UNIDAD JUDICIAL CIVIL UNIDADES JUDICIALES PENAL DEFENSORÍA PÚBLICA Y FISCALÍA TRIBUNAL DE GARANTÍAS PENALES UNIDAD JUDICIAL DE LA FAMILIA, MUJER, NIÑEZ Y ADOLESCENCIA UNIDAD DE VIOLENCIA A LA MUJER O MIEMBROS DEL NÚCLEO FAMILIAR,

ESTANTERÍAS UTILIZADAS

47 21

CRECIMIENTO

20

REQUERIMIENTOS SEMANALES INTERNOS

720

EXTERNOS

127

SUPERFICIE

93

m2

ANTES UNIDAD JUDICIAL CIVIL EN EL CANTÓN RIOBAMBA Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

230.773

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

6.400

213

26

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

CARCHI

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

AZUAY

26

10 ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

10

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

19

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

7

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

100%

AHORA

AHORA

ANTES

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

71.751

25

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

1.795

ANTES

211.880

119 UNIDAD JUDICIAL MULTICOMPETENTE DEL CANTÓN SANTA ISABEL

SALA ÚNICA MULTICOMPETENTE DE LA CORTE PROVINCIAL DE CARCHI, EN EL CANTÓN TULCÁN Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

4.810

247

22

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

BOLÍVAR

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

CAÑAR

15 ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

14

15

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

14

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

100%

AHORA

ANTES

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

81.144

23

AHORA

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

2.989

ANTES

132

63.117 UNIDAD JUDICIAL PENAL EN EL CANTÓN LA TRONCAL

TRIBUNAL DE GARANTÍAS PENALES DE BOLÍVAR EN EL CANTÓN DE GUARANDA Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

1.970

188

24

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

BOLÍVAR

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

CAÑAR

15 ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

14

15

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

14

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

100%

AHORA

ANTES

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

81.144

23

AHORA

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

2.989

ANTES

132

63.117 UNIDAD JUDICIAL PENAL EN EL CANTÓN LA TRONCAL

TRIBUNAL DE GARANTÍAS PENALES DE BOLÍVAR EN EL CANTÓN DE GUARANDA Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

1.970

188

24

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

CARCHI

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

AZUAY

26

10 ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

10

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

19

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

7

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

100%

AHORA

AHORA

ANTES

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

71.751

25

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

1.795

ANTES

211.880

119 UNIDAD JUDICIAL MULTICOMPETENTE DEL CANTÓN SANTA ISABEL

SALA ÚNICA MULTICOMPETENTE DE LA CORTE PROVINCIAL DE CARCHI, EN EL CANTÓN TULCÁN Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

4.810

247

22

COMPLEJO JUDICIAL DE GUARANDA

CHIMBORAZO

ÁREAS DE ARCHIVO

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

17

2

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

16

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

1

INAUGURACIÓN 28-3-2017

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

AHORA AQUÍ SE ENCUENTRAN: UNIDAD JUDICIAL CIVIL UNIDADES JUDICIALES PENAL DEFENSORÍA PÚBLICA Y FISCALÍA TRIBUNAL DE GARANTÍAS PENALES UNIDAD JUDICIAL DE LA FAMILIA, MUJER, NIÑEZ Y ADOLESCENCIA UNIDAD DE VIOLENCIA A LA MUJER O MIEMBROS DEL NÚCLEO FAMILIAR,

ESTANTERÍAS UTILIZADAS

47 21

CRECIMIENTO

20

REQUERIMIENTOS SEMANALES INTERNOS

720

EXTERNOS

127

SUPERFICIE

93

m2

ANTES UNIDAD JUDICIAL CIVIL EN EL CANTÓN RIOBAMBA Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

230.773

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

6.400

213

26

COMPLEJO JUDICIAL ECHEANDÍA

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

EL ORO

ÁREAS DE ARCHIVO

26 ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

10

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

16

2

INAUGURACIÓN 23-3-2017

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

AHORA

AQUÍ SE ENCUENTRAN: UNIDAD JUDICIAL PENAL UNIDAD JUDICIAL DE TRABAJO UNIDAD JUDICIAL CIVIL Y MERCANTIL UNIDAD JUDICIAL DE ADOLESCENTES INFRACTORES UNIDAD JUDICIAL INQUILINATO Y RELACIONES VECINALES UNIDAD JUDICIAL FAMILIA, MUJER, NIÑEZ Y ADOLESCENCIA UNIDAD JUDICIAL DE CONTRAVENCIONES, TRÁNSITO Y CONSTITUCIONAL UNIDAD JUDICIAL DE VIOLENCIA CONTRA LA MUJER O MIEMBROS DEL NÚCLEO FAMILIAR

ANTES

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

262.138

27

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

3.284

221

UNIDAD JUDICIAL MULTICOMPETENTE PENAL EN EL CANTÓN PASAJE Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

ESTANTERÍAS UTILIZADAS

16

CRECIMIENTO

30

REQUERIMIENTOS SEMANALES INTERNOS

30

EXTERNOS

29

SUPERFICIE

53

m2

20

COMPLEJO JUDICIAL QUITO NORTE

ESMERALDAS

ÁREAS DE ARCHIVO

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

14

9

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

13

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

1

INAUGURACIÓN 2-2-2017

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

AHORA AQUÍ SE ENCUENTRAN: UNIDAD PENAL TRIBUNALES PENALES UNIDAD JUDICIAL LABORAL UNIDAD JUDICIAL CIVIL COGEP JUZGADOS 1ro, 2do Y 3ro DE FAMILIA TRIBUNALES CONTENCIOSOS ADMINISTRATIVO Y TRIBUTARIO UNIDAD JUDICIAL CUARTA DE LA FAMILIA, MUJER, NIÑEZ Y ADOLESCENCIA

ESTANTERÍAS UTILIZADAS

1.254 19

CRECIMIENTO

268

REQUERIMIENTOS SEMANAL INTERNOS

EXTERNOS

5.694 2.669

SUPERFICIE

2.069

ANTES

m2

UNIDAD JUDICIAL CIVIL EN EL CANTÓN ESMERALDAS Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

183.999

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

4.861

202

28

GALÁPAGOS

COMPLEJO JUDICIAL DE TUNGURAHUA

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

ÁREAS DE ARCHIVO

2 ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

2

2

INAUGURACIÓN 12-11-2015

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

AQUÍ SE ENCUENTRAN:

AHORA

ANTES

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

11.520

29

SALA CIVIL UNIDAD JUDICIAL CIVIL SALA DE GARANTÍAS PENALES UNIDAD JUDICIAL DE TRABAJO UNIDAD JUDICIAL DE TRÁNSITO PRESIDENCIA CORTE PROVINCIAL DE JUSTICIA MEDIACIÓN, FISCALÍA Y DEFENSORÍA PÚBLICA SALA DE FAMILIA, MUJER, NIÑEZ Y ADOLESCENCIA TRIBUNAL CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO Y TRIBUTARIO UNIDAD JUDICIAL DE FAMILIA, MUJER, NIÑEZ Y ADOLESCENCIA UNIDAD JUDICIAL CONTRA LA VIOLENCIA A LA MUJER O MIEMBROS DEL NÚCLEO FAMILIAR

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

384

24

UNIDAD JUDICIAL MULTICOMPETENTE EN EL CANTÓN SAN CRISTÓBAL Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

ESTANTERÍAS UTILIZADAS

519

CRECIMIENTO

10

REQUERIMIENTOS SEMANALES INTERNOS

2.175

SUPERFICIE

EXTERNOS

2.459 1.428

m2

18

COMPLEJO JUDICIAL FLORIDA NORTE - GUAYAQUIL

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

GUAYAS

ÁREAS DE ARCHIVO

49

14

28

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR SECRETARÍA GENRAL ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

21

INAUGURACIÓN 9-10-2013

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

AHORA AQUÍ SE ENCUENTRAN: UNIDAD JUDICIAL CIVIL UNIDAD JUDICIAL DE TRABAJO UNIDAD JUDICIAL PENAL NORTE UNIDAD JUDICIAL DE ADOLESCENTES INFRACTORES UNIDAD JUDICIAL NORTE DE FAMILIA, MUJER, NIÑEZ Y ADOLESCENCIA UNIDAD JUDICIAL FLORIDA DE FAMILIA, MUJER, NIÑEZ Y ADOLESCENCIA UNIDAD JUDICIAL NORTE DE VIOLENCIA CONTRA LA MUJER Y LA FAMILIA

REQUERIMIENTOS SEMANALES

ESTANTERÍAS UTILIZADAS

1.091 17

CRECIMIENTO

-

INTERNOS

EXTERNOS

3.186

7.133

SUPERFICIE

2.735

m2

ANTES

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

448.421 SALA ESPECIALIZADA DE LO PENAL DE LA CORTE PROVINCIAL DE GUAYAS CANTÓN DE GUAYAQUIL Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

21.161 1.451

30

IMBABURA

INTERVENCIONES ARCHIVÍSTICAS

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

14 ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

13

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

1

Las intervenciones demostraron la necesidad de contar con espacios adecuados para los archivos en cada una de las unidades judiciales, así como también con el personal calificado. Con la metodología archivística descrita anteriormente se pudo acopiar, organizar, clasificar, codificar, etiquetar, ubicar topográficamente, levantar el inventario y capacitar, en las 24 provincias del Ecuador. Este proceso, contó con el apoyo de las direcciones provinciales del Consejo de la Judicatura, parte esencial para concluir los trabajos y sostener el servicio a la ciudadanía.

ANTES

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

DESARROLLO AHORA

AHORA ANTES

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

112.348

31

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

5.357

229

SALA MULTICOMPETENTE DE LA CORTE PROVINCIAL DE IMBABURA CANTÓN DE IBARRA Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

16

ACCIONES EN ARCHIVOS

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

LOJA

24 Para prestar un servicio ciudadano ágil y acorde al plan estratégico de la Función Judicial, el Consejo de la Judicatura, a través de la Secretaría General implementó las siguientes acciones:

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

11

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

13

VISITAS TÉCNICAS: Identificación de necesidades de los archivos.

ELABORACIÓN DEL PROTOCOLO GENÉRICO DE MANEJO DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICO: Lineamientos archivísticos.

INTERVENCIONES ARCHIVÍSTICAS:

.. Talento humano. de conservación. . Cajas . Estanterías.

Levantamiento de inventarios.

CAPACITACIONES: Se realizan de forma permanente y continua a todos los funcionarios judiciales.

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

AHORA

ANTES

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

403.792

15

ARCHIVO GENERAL DEL CANTÓN LOJA Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

8.455

573

32

Sellos institucionales de la época Colonial o de principios de la República, con el escudo de armas que muestra en su interior la representación de siete estrellas las que simbolizan similar número de provincias, a partir de la creación del Estado Ecuatoriano: Quito, León, Imbabura, Guayaquil, Manabí, Cuenca y Loja. En su parte inferior se halla la representación del arco de meridiano terrestre que hace referencia a la ubicación del Equator en el globo terráqueo, es decir la línea equatorial de la cual tomará su nombre como “República del Ecuador”, incluso se representa iconográficamente con el sol al medio día para identificar a la mitad del mundo, a este se le da un rostro antropomorfo y se lo relaciona con Inti, el Dios Sol, deidad de los grupos étnicos prehispánicos, en la franja del zodíaco se hallan representados cuatro signos zodiacales cuyo simbolismo refiere el inicio de la libertad ecuatoriana con la Segunda Constituyente establecida en Ambato a partir del 21 de Junio al 22 de agosto de 1835, cuando se rompió definitivamente el nexo con la Gran Colombia, como Estado confederado. En el centro están representados dos cerros que se unen en sus faldas, se trata del sistema montañoso expresado en el decreto de creación del Escudo de Armas de Ecuador (14 de agosto de 1836) que dice entre otras características: “…dos cerros principales que hacen el nudo de la Cordillera de Pichincha, en el primer punto el Guagua Pichincha sobre el cual reposará un Cóndor, y en el segundo el Ruco Pichincha se colocará otro Cóndor que haga frente al que está sobre el cerro de la derecha” ...” alrededor de toda esta representación se hallan dos ramas, una de oliva y otra de laurel, simbolizan la paz después de la guerra, elementos fitomorfos presentes también en los picos de cada una de las aves que posan los cerros, estas últimas se tratan de dos cóndores que representan al poderío, grandeza y dignidad.”

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

LOS RÍOS

24 ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

13

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

11

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

Escudo de Armas. Cornucopias o cuernos de la abundancia / segur/ carcaz/arco y flechas Epígrafe: “REPÚBLICA DE COLOMBIA”

AHORA

ANTES

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

390.126

33

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

5.747

241

ARCHIVO GENERAL DEL CANTÓN BABAHOYO Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

Libro de la Orden de los jesuitas, escrito en latín y que su contenido se refiere al derecho canónico. Título: Tratactus de Nullitatibus Contractuum. Autor: D. Blassi Altimari; 1700, Italia.

14

DEPARTAMENTO DE RESTAURACIÓN Y CONSERVACIÓN En las intervenciones archivísticas, que se detallan en este documento, se evidenció la ausencia total de una política pública de custodia y conservación de las causas jurisdiccionales pasivas. Es así, que nos vimos en la necesidad de crear un espacio para la restauración y recuperación de procesos judiciales, libros y demás información jurisdiccional, que proviene de 1700 y 1800. Una muestra de lo recuperado, se detalla a continuación, con el apoyo de la Universidad Central del Ecuador, Biblioteca General - Área Histórica:

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

MANABÍ

45 ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

33

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

12

PORCENTAJE INTERVENCIÓN Causa encontrada en Portoviejo, provincia de Manabí ,(1835), luego del terremoto del 16 de abril de 2016. “Proceso legal: Criminales. Sobre la muerte de Pedro Rivas acaecida en el Cantón de Picoasá Jusgado 2. Municipio de Portoviejo año de 1835” “...Llama la atención el acercamiento a la reconstrucción del delito cuando se gráfica en escala real, el arma con la cual se cometió el ilícito e incluso el detalle gráfico rico en características”.

100%

AHORA

Manabí afrontó un terremoto que devastó alguna parte de sus cantones; por esta razón se tuvo la iniciativa de crear y trasladar los archivos judiciales en contenedores debidamente preparados: con aire acondicionado, cámaras de seguridad, estanterías metálicas DEXION y cajas R3.

Causa encontrada en Loja, provincia de Loja, (1831). Se refiere a la herencia de Benigno Carrión.

Allí se describe el tratamiento que recibían los seres humanos, quienes eran considerados como simples enseres de casa y se los vendía como parte integrante de la hacienda.

13

ANTES UNIDAD JUDICIAL PENAL DEL CANTÓN DE PORTOVIEJO Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

431.196

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

14.272

746

34

MORONA SANTIAGO ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

1

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

9

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

10 ETIQUETAS PARA ROTULACIÓN Sirven para identificar la caja R3 o T15. La información que contiene es básica para la localización de la causa. La etiqueta describe:

. nombre de la dirección provincial, . judicatura, . materia, . serie, . año, . ubicación topográfica.

DIRECCIÓN PROVINCIAL DE IMBABURA UNIDAD MULTICOMPETENTE ANTONIO ANTE

CAJA 4

SERIE: 1955

DP 10-309 13/13 S2E1B2

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

EQUIPOS TÉCNICOS Mascarilla, guantes de látex y un mandil son los insumos básicos para cuidar la salud de los técnicos o gestores de archivo. Estos accesorios son indispensables en toda área de archivo.

AHORA

EQUIPOS TECNOLÓGICOS

ANTES

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

16.200

35

UNIDAD JUDICIAL MULTICOMPETENTE EN EL CANTÓN PALORA

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

3.000

Para prestar un servicio adecuado, eficiente y eficaz, es necesario utilizar computadoras, scaners, copiadoras, cámaras y demás equipos tecnológicos de apoyo.

43

Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

12

RECURSOS MATERIALES

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

NAPO

6

No existe intervención efectiva, si no se cuenta con los materiales adecuados. Los materiales utilizados para las intervenciones archivísticas jurisdiccionales, tales como cajas y estanterías metálicas fueron diseñados para cubrir las necesidades de la documentación que reposa en los archivos judiciales del Consejo de la Judicatura.

En la actualidad, los archivos judiciales a nivel nacional cuentan con equipamiento estandarizado para mantener en mejor estado la documentación y brindar un servicio oportuno y de calidad, tanto a usuarios internos como externos.

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

6

CAJAS DE CONSERVACIÓN T15: Son utilizadas para conservar la documentación durante los traslados de repositorios o áreas de archivo.

Soportan un peso aproximado de 15 kg.

CANTIDAD DE FOJAS 3000

PESO SATURADO 15 Kg

DIMENSIÓN 31 x 40 x 25 cm

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

CAJAS DE CONSERVACIÓN R3: Son elaboradas de cartón corrugado, y se utilizan en archivos judiciales activos y pasivos, para resguardar las causas de cualquier agente externo. Se pueden cargar y trasladar fácilmente. Estas cajas pueden soportar un peso aproximado de 7 Kg. CANTIDAD DE FOJAS 1500

PESO SATURADO 7 Kg

AHORA

DIMENSIÓN 30 x 18 x 38 cm

ESTANTERÍAS METÁLICAS TIPO DEXION: Las estanterías son indispensables para prestar un servicio judicial ágil, ya que por su forma es fácil acceder a ellas. Las estanterías miden 1m de ancho x 2.20m de alto x 0.40m de fondo, contienen 6 bandejas con separación entre bandejas de 0.35m. Están pintadas en polvo sellado de manera electrostática, para evitar corrosión y agentes externos como bacterias.

11

ANTES SALA MULTICOMPETENTE DE LA CORTE PROVINCIAL DEL CANTÓN NAPO Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

33.554

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

716

124

36

ORELLANA ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

4. CODIFICACIÓN, ROTULACIÓN, SEÑALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

Es un proceso técnico por medio del cual se identifica la información que se encuentra en la caja. Son datos que permiten ubicar, con mayor facilidad, la documentación, por parte de los gestores del área de archivo.

8 8

5. UBICACIÓN TOPOGRÁFICA Y ELABORACIÓN DE INVENTARIOS La ubicación física de las cajas y estanterías, se realiza siempre de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. Luego, se procede a levantar un inventario esquemático descriptivo de todos los documentos existentes en el área de archivo activo o pasivo jurisdiccional y administrativo.

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

6. DIGITALIZACIÓN

AHORA

Este proceso consiste en digitalizar los documentos físicos, en formato PDF (Portable Document Format). Esto permite la conservación y acceso oportuno a la información.

7. CAPACITACIÓN

ANTES

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

32.523

37

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

2.507

69

SALA ÚNICA DE LA CORTE PROVINCIAL DEL CANTÓN ORELLANA Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

Dentro de la metodología, la capacitación es transversal, es decir necesaria en cada fase y de manera continua. Cabe precisar que la capacitación se ubica en este último punto, en lo relativo con el Protocolo genérico de manejo documental y archivístico para las unidades judiciales.

10

METODOLOGÍA ARCHIVÍSTICA La metodología que se implementó, respondió a las características propias del servicio judicial y sobre todo a las condiciones particulares en las cuales se encontró la documentación.

Cabe señalar que la falta de un régimen jurídico de archivos judiciales, motivó el diseño y aplicación del Protocolo genérico de manejo documental y archivístico.

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

PASTAZA

6

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

5

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

1

La metodología aplicada se detalla a continuación:

1. ACOPIO DE DOCUMENTOS Recopilación de las causas de un lugar establecido. Este proceso es indispensable cuando la documentación se encuentra almacenada en varios sitios, sin un responsable definido.

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

AHORA

2. RECEPCIÓN DE TRANSFERENCIAS Se realiza cuando la documentación necesita ser trasladada de un lugar a otro, o de un archivo a otro.

3. ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL, CLASIFICACIÓN Se organizan las causas activas y pasivas, de acuerdo con el orden de procedencia que tuvieron o debieron tener en cada una de las judicaturas de origen.

9

ANTES SALA MULTICOMPETENTE DE LA CORTE PROVINCIAL DEL CANTÓN PASTAZA Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

70.000

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

-

-

38

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

55

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

3

Requerimientos atendidos a ciudadanos en el Archivo General de la Función Judicial:

58

40.362 12.320

TOTAL REQUERIMIENTOS ATENDIDOS

8.438

4.343

65.463 2015

2014

2016

2017

enero - abril

PICHINCHA

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

Datos generales del Archivo General de la Función Judicial:

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

CAJAS DE CONSERVACIÓN R3 REFORMADAS

EXPEDIENTES

100%

1’669.030

AHORA

74.585

FOJAS

CAJAS DE CONSERVACIÓN T15

124’675.050

3.181

ÁREA DE CUSTODIA DE EXPEDIENTES

3.948.49 m² ESTANTERÍAS

2.842

Fondo documental:

MATERIAS

AÑOS

CIVIL PENAL TRÁNSITO FAMILIA CORTE PROVINCIAL CONTRAVENCIONES

ANTES

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

1.261.471 49.041 2.398

39

ARCHIVO GENERAL DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DE PICHINCHA CANTÓN QUITO

Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

1885 a 2014 1929 a 2016 1974 a 2015 2004 a 2013 1935 a 2011 2011 a 2014 COMISARÍAS DE LA MUJER A NIVEL NACIONAL 1994 a 2014 TRIBUNAL FISCAL 1945 a 2013 TRIBUNAL PENAL 1968 a 2009 TRIBUNAL CONTENCIOSO 1950 a 2013 CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO 1968 a 2005 FLAGRANCIA 2012 LABORAL 1972 a 2014 HISTÓRICO CHIMBORAZO, MANABÍ Y AZUAY 1806 a 1977 Fuente: Archivo General de la Función Judicial

8

ARCHIVO GENERAL DE LA FUNCIÓN JUDICIAL

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

SANTA ELENA ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

6

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

1

7

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

AHORA Este proyecto inició en el 2014, con el fin de custodiar los archivos jurisdiccionales pasivos, liberó espacio de las unidades judiciales, complejos judiciales, cortes provinciales y Corte nacional. En un área aproximada de 3.948.49m 2 , se custodian 1´669.030 causas, que equivalen a 124´675.050 fojas, de procesos judiciales desde el 1700 al 2017. Las causas se encuentran protegidas en cajas R3 reformadas y ubicadas en estanterías dexion.

Este importante proceso de creación y estructuración del Archivo General de la Función Judicial, realizado por un equipo de profesionales de la Secretaria General del Consejo de la judicatura, permitió no solo fortalecer el sistema integral de archivos de la institución, mediante el rescate, custodia y restauración de causas y procesos judiciales, sino también consolidar un verdadero servicio ciudadano, que a la fecha atiende, desde el año 2014, a aproximadamente 65.463 requerimientos ciudadanos.

ANTES SALA ÚNICA DE LA CORTE PROVINCIAL DEL CANTÓN SALINAS

7

Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

97.025

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

2.778

122

40

SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

ARCHIVO GENERAL ADMINISTRATIVO

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

7

7

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

La primera preocupación organizativa del Consejo de la Judicatura fue el archivo administrativo.

Así, en noviembre de 2013, con un grupo de archivistas, se trabajó en la organización y sistematización del Archivo General Administrativo del Consejo de la Judicatura. Debido a la importancia de la información administrativa se implementó un nuevo modelo de archivo, con el fin de centralizar la documentación que generan las direcciones y subdirecciones del Consejo de la Judicatura; todo esto permitió convertir al archivo administrativo en un verdadero espacio de custodia documental, preservación y fuente de consulta para auditorías, unidades administrativas y direcciones provinciales.

AHORA

Adicionalmente, se estandarizaron los procesos tales como: la validación, organización, clasificación, legalización e inventario, para lograr un control eficaz sobre la documentación que llega al archivo, y dar una respuesta eficiente a cualquier requerimiento por parte de organismos del Estado y otros usuarios.

SERIES DOCUMENTALES

ANTES

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

180.959

41

UNIDAD JUDICIAL DE FAMILIA MUJER NIÑEZ Y ADOLESCENCIA EN EL CANTÓN SANTO DOMINGO

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

5.631

280

Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

PLENO DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA PRESIDENCIA DIRECCIÓN GENERAL SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN NACIONAL FINANCIERA DIRECCIÓN NACIONAL ESTADÍSTICA DIRECCIÓN NACIONAL ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN NACIONAL JURÍDICA DIRECCIÓN NACIONAL PLANIFICACIÓN DIRECCIÓN EJECUTIVA DIRECCIÓN NACIONAL DE TIC DIRECCIÓN NACIONAL TALENTO HUMANO CENTROS DE MEDIACIÓN EJE DE INFRAESTRUCTURA CIVIL TRÁMITES EXTERNOS ESCUELA DE LA FUNCIÓN JUDICIAL UNIDAD DE CONTROL DISCIPLINARIO

FECHAS EXTREMAS DESDE 2000 1999 1999 2011 1981 2000 1997 2010 2009 2004 2013 2008 1999 2011 2012 2010 1994

HASTA 2011 2014 2015 2013 2009 2014 2015 2012 2013 2011 2013 2013 2015 2013 2016 2015 2016

6

TIPOS DE ARCHIVO

SUCUMBÍOS

Afirmamos, que para nosotros el archivo es el área en la cual se custodia, organiza y conserva de manera técnica y sistematizada, toda la documentación elaborada y/o recibida por personas naturales o jurídicas, públicas o privadas. Toda la información contenida en el archivo se procesa con talento humano calificado, que aplica normas y procedimientos que permiten administrar el patrimonio documental que está al servicio de la gestión institucional, la investigación y la cultura.

Una vez definidas las competencias específicas de la Secretaría General y la Subdirección de archivo y gestión documental, se implementó tres tipos de archivos que responden a las necesidades propias del servicio judicial, con características y contenidos particulares:

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

7

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

2

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

9

a) Archivo jurisdiccional es el área en la cual se custodia, organiza y conserva todos los procesos legales generados en las unidades judiciales, complejos judiciales, cortes provinciales y Corte nacional, que corresponden a una materia específica y a un juez, dentro de la jurisdicción conferida por la ley.

Dentro de los archivos jurisdiccionales se distinguen los archivos activos y pasivos. Los primeros son aquellos que reposan en las unidades judiciales descritas y que se encuentran en la jurisdicción del juez, para el trámite previsto en la ley. Por su parte, los archivos pasivos, son aquellos procesos, que una vez concluido su trámite judicial son trasladados a los archivos del Consejo de la Judicatura, para su custodia y conservación administrativa, además se restauran las causas históricas recuperadas en las intervenciones realizadas a nivel nacional. b) Archivo administrativo es el área en la cual se custodia toda la documentación administrativa generada por el Consejo de la Judicatura, propia de las competencias previstas en la Constitución de la República y el Código Orgánico de la Función Judicial. En estos archivos administrativos, cabe diferenciar aquellos documentos administrativos que reposan en cada una de las dependencias del Consejo, en cuyo caso se denominan archivos activos administrativos o de gestión . Cuando dicha documentación es transferida al Archivo General Administrativo del Consejo de la Judicatura, se transforman en archivos pasivos administrativos.

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

AHORA

c) Archivo notarial es toda la documentación notarial, que de acuerdo con la ley, el Consejo de la Judicatura recibirá de las notarías, para la prestación del servicio correspondiente.

A continuación un gráfico que describe los tipos de archivos:

ARCHIVOS JUDICIALES ARCHIVOS NOTARIALES

PROTOCOLOS NOTARIALES

ACTIVOS JURISDICCIONALES PASIVOS PROVINCIALES GENERAL DE LA FUNCIÓN JUDICIAL

5

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

DE GESTIÓN GENERAL ADMINISTRATIVO DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA

ANTES UNIDAD JUDICIAL MULTICOMPETENTE DEL CANTÓN SHUSHUFINDI Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

45.820

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

1.648

40

42

TUNGURAHUA ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

ESTRUCTURA INTERNA

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

19

19 SECRETARÍA GENERAL SECRETARIO GENERAL PRODUCTOS

ENTE REGULADOR DE ARCHIVOS JUDICIALES

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

SUBDIRECCIÓN NACIONAL DE ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

100%

AHORA

A

JEFATURA DE ARCHIVO

B

JEFATURA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

C

BALCÓN DE SERVICIOS

SUBDIRECCIÓN NACIONAL DE CERTIFICACIÓN Y REGISTRO

A

JEFATURA DE REGISTRO CENTROS DE MEDIACIÓN Y APOSTILLAS

B

CERTIFICACIONES

- Archivo digital de la documentación transferida.

- Sistema integrado de gestión documental.

- Organizar espacios de archivo a nivel nacional.

- Reportar datos estadísticos de la documentación ingresada y generada.

- Protocolos e instructivos de técnicas archivísticas y de gestión documental.

PRODUCTOS - Certificado de la calidad que ostentan los funcionarios judiciales para trámites de apostilla.

- Registro de centros de mediación.

- Registro de jueces de paz.

- Registro de centros de arbitraje.

relacionados con la gestión institucional.

PRODUCTOS

SUBDIRECCIÓN NACIONAL DE GESTIÓN DE PROCESOS DEL PLENO

ANTES

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

1.300.061 31.651

43

SALA DE LO CIVIL DE LA CORTE PROVINCIAL DE TUNGURAHUA EN EL CANTÓN DE AMBATO

972

Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

A

JEFATURA DE ACTAS DEL PLENO

B

JEFATURA DE RESOLUCIONES DEL PLENO

- Resoluciones del Pleno del Consejo de la Judicatura elaboradas y legalizadas.

- Libros de actas del Pleno del Consejo de la Judicatura.

- Matriz de registro de expedientes de las sesiones del Pleno. y decisiones del Pleno.

4

PLAN ESTRATÉGICO DE LA FUNCIÓN JUDICIAL Y RECTORÍA DE ARCHIVOS Para fortalecer y consolidar, los objetivos esenciales que caracterizan a una administración de justicia efectiva y eficiente, en relación con las responsabilidades de la administración documental y archivística, el Consejo de la Judicatura, en abril de 2013, aprobó el Plan Estratégico de la Función Judicial 2013-2019, cuyo objetivo 3 dispone a la Función Judicial, “Impulsar la mejora permanente y modernización de los servicios”, mediante la estrategia 3.3: “Fomentar, potenciar y desarrollar sistemas de información integrados, modernos que contengan información procesal e institucional, mejorando el acceso, el procesamiento y la seguridad en la conservación de datos;”

TOTAL UNIDADES JUDICIALES

ZAMORA

10

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

9

ARCHIVOS INTERVENIDOS POR LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

1

Como complemento necesario, mediante resolución 100 de 2014 el Pleno del Consejo de la Judicatura, aprobó el Estatuto Organizacional por Procesos, norma, que por primera vez, concedió atribuciones específicas a la Secretaría General del Consejo de la Judicatura, para dirigir los procesos de gestión documental, archivo, certificación y registro en la Institución, y adicionalmente creó, como parte de dicha Secretaría General, la Subdirección Nacional de Archivo y Gestión Documental del Consejo de la Judicatura; es decir, la Función Judicial, ya contaba con la rectoría pública en materia archivística, para: a) La administración del sistema de gestión documental, b) Organizar y administrar el sistema de archivos; c) Elaborar proyectos de instructivos y manuales, normas técnicas archivísticas y de gestión documental, para los archivos jurisdiccionales, administrativos y notariales ; e,

PORCENTAJE INTERVENCIÓN

100%

d) Implementar las medidas de seguridad que permitan definir apropiados niveles de conservación del patrimonio documental.

AHORA

ANTES

VOLUMEN DOCUMENTAL INTERVENIDO (EXPEDIENTES)

32.974

CONTENEDORES ESTANTERÍAS R3 UTILIZADOS UTILIZADAS

970

81

ARCHIVO GENERAL DE ZAMORA

3

Fuente: Informe de intervención, Secretaría General.

44

PROCESO DE TRANSFORMACIÓN EN LOS ARCHIVOS JUDICIALES

CONCLUSIONES

El buen gobierno de los papeles y derechos constitucionales 1 Carol Couture y Jean-Yves Rousseau, no se equivocaron cuando definieron que la creación de los archivos, respondía a la necesidad de tener información al alcance, para poder tomar decisiones y actuar con conocimiento de causa.2 En efecto, cualquier institución pública o privada, que se atribuya una organización moderna y de atención ciudadana eficiente, requiere un buen gobierno de los papeles, entendida como la implementación de un modelo de administración, custodia y mantenimiento de toda la información documental, desde su ingreso por una ventanilla, procesamiento de la respuesta y archivo provisional o definitivo.

Al amparo del derecho de petición,3 las actividades humanas se exteriorizan en un papel, que desencadena una serie interminable de actividades que concluyen con la custodia, física o digital del documento, que a su vez, son el sustento del derecho al acceso a la información, contenido en la normativa pertinente. Es decir, la administración de los archivos, su organización, orden, no son solo necesarias para el buen gobierno de una institución, sino que configuran el ejercicio pleno de los derechos constitucionales de petición y acceso a la información, base del Estado constitucional de derechos y justicia.

Adicionalmente, cabe reconocer que según el numeral 3 del artículo 379 de la Constitución de la República del Ecuador, los archivos son: “…parte del patrimonio cultural tangible e intangible relevante para la memoria e identidad de las personas y colectivos, y objeto de salvaguarda del Estado…”

Normativa sobre custodia de documentos La poca o nula importancia sobre el manejo documental, se refleja en la normativa vigente sobre este tema. Así, la Ley del Sistema Nacional de Archivos de 1982, define al patrimonio documental, pero crea una estructura institucional innecesaria, que: “vela por la conservación de las fuentes históricas y sociológicas del país, así como modernizar y tecnificar la organización y administración de los archivos.”

Desde mediados del 2014, el Consejo de la Judicatura, por intermedio de la Secretaría General, implementa y ejecuta el plan de transformación de los archivos judiciales, que se sustenta en una política pública clara, con técnicas archivísticas modernas, talento humano calificado, materiales adecuados y la implementación del Protocolo genérico de manejo documental y archivístico para las unidades judiciales.

Con todos estos elementos, se intervino en los archivos judiciales de las veinte y cuatro provincias del Ecuador, con el propósito fundamental de organizar, supervisar e implementar un nuevo modelo archivístico, que pretende atender eficientemente a los usuarios externos (ciudadanos, abogados, fiscales) y usuarios internos (jueces, ayudantes judiciales, entre otros).

Los resultados numéricos, luego de casi cuarenta meses de trabajo, suenan interesantes: cuatrocientas treinta y cinco (435) unidades judiciales intervenidas, que equivalen a trescientos diecisiete millones, doscientos ochenta y siete mil, cuatrocientos treinta (317´287.430) fojas, sin embargo el objetivo fundamental es institucionalizar el servicio público de archivos judiciales, como medio eficaz para solventar los requerimientos ciudadanos en materia judicial y efectivizar el principio de tutela judicial.

45

Quizá, la contribución más importante la realiza la Ley del Sistema Nacional de Registros de Datos Públicos, que en el artículo 4, prescribe: “Responsabilidad de la información.- Las instituciones del sector público y privado y las personas naturales que actualmente o en el futuro administren bases o registros de datos públicos, son responsables de la integridad, protección y control de los registros y bases de datos a su cargo. Dichas instituciones responderán por la veracidad, autenticidad, custodia y debida conservación de los registros...”

1

Tomado de la revista Justicia para todos, del Consejo de la Judicatura, Junio/septiembre, No.3, 2014, pp.96, 101.

2 COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean-Yves. “Los archivos en el siglo XX”.

Traducción Nora Settels Sandahl, Archivo General de la Nacional, Secretaría de Gobernación. 1988. Pág. 3.

3 Art. 66.- Se reconoce y garantizan a las personas: 23. El derecho a recibir quejar y peticiones individuales y colectivas a las autoridades y a recibir atención o respuestas motivadas. No se podrá dirigir peticiones a nombre del pueblo. (Constitución de la República del Ecuador.

Registro Oficial No. 449 de 20 de octubre de 2008)

ANTES 2

DESAFÍOS A FUTURO

Presidente del Consejo de la Judicatura: ..

GUSTAVO JALKH ROBEN Vocales del Consejo de la Judicatura: ALEJANDRO SUBÍA SANDOVAL KARINA PERALTA VELÁSQUEZ ROSA JIMÉNEZ VANEGAS NÉSTOR ARBITO CHICA

Las proyecciones de la Secretaría General, mediante la Subdirección Nacional de Archivo y Gestión Documental, son: 1. Consolidar la Red de Archivos Judiciales RAJ, que opere a través de un conjunto articulado de los archivos de las unidades judiciales y archivos pasivos provinciales.

Secretario General: ANDRÉS SEGOVIA SALCEDO

2. Creación de protocolos archivísticos judiciales por materias.

Asesor: EFRAÍN VILLACÍS Subdirección Nacional de Archivo y Gestión documental: KARINA LOGROÑO SANTILLÁN

3. Gestión integral de documentos y administración electrónica: uso de técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos en el desarrollo de las actividades y procedimientos que competen a la red de archivos judiciales.

4. La digitalización de la documentación de los archivos judiciales.

Diseño gráfico: FRANCISCO RAMOS SALAS

5. Tablas de retención documental para el análisis de la documentación pasiva.

Fotografía: SECRETARÍA GENERAL

6. Implementar el módulo de inventario SATJE. 7. Aplicación del expediente y archivo electrónico.

8. Conservación, preservación y restauración del patrimonio documental de la Función Judicial.

9. Capacitación continua y permanente para los servidores judiciales y gestores de archivo.

USUARIO

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Quito-Ecuador

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1

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