Gestión Documental

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CONSEJO DE LA JUDICATURA

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AGENDA CAPACITACIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL FECHA: 11 – 06 - 2014 HORA: 08h30 LUGAR: DIRECCION NACIONAL DE TALENTO HUMANO

DETALLE

PARTICIPANTES

30 min

Introducción al Sistema de gestión documental y revisión de Grupos de Trabajo

Capacitador

10 min

Validación del formulario de roles del sistema de gestión documental de acuerdo a las Unidades de la estructura orgánica aprobada por el Pleno del Consejo

Equipo Gestión Documental

20 min

Presentación del flujo del sistema de gestión documental y estandarización del proceso documental

Capacitador

60 min

Capacitación al personal de la Secretaria General

60 min

Taller y evaluación al personal de la DNTH

Participantes y Capacitador Participantes y Capacitador 2

ANTECEDENTES

La Subdirección Nacional de Archivo y Gestión Documental como parte de la Secretaría General tiene como misión:

“Administrar y reglamentar la integridad del patrimonio documental del Consejo de la Judicatura y gestionar los procesos que permitan la regulación del flujo documental”

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ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES Con fecha 28 de abril de 2014 se expide la Resolución 070-2014 que puntualiza las atribuciones y responsabilidades de la Subdirección Nacional de Archivo y Gestión Documental donde se detalla los literales:

…a) Custodiar, manejar y asegurar la integridad del patrimonio documental; …c) Elaborar proyectos de instructivos, manuales, normas técnicas archivísticas y de gestión documental, para los archivos jurisdiccionales, administrativos y notariales; …e) Administrar el sistema de gestión documental institucional que permita la regulación del flujo documental; …f) Coordinar los procesos de gestión documental con las Direcciones Provinciales; Resolución 070-2014

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OBJETIVOS • Facilitar la comunicación entre dependencias, entregando información en tiempo real para ser atendida de una manera eficiente, eficaz y oportuna.

• Determinar los funcionarios responsables del uso del Sistema Documental.

• Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.

• Brindar un medio de almacenamiento y seguridad documental.

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NORMATIVA • ISO 30300:2011.- Control sistemático y corporativo de los documentos.

• ISO 30301:2011.- Requisitos que debe cumplir un sistema de gestión de documentos.

• ISO 15489.- Establece un marco de buenas prácticas para el mantenimiento de documentos.

• ISO 23081.- Importancia de los metadatos propios de la gestión de documentos.

• ISO TR 26122.- Directrices para la implementación de la digitalización responsable de documentos.

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DEFINICIONES Gestión documental

Gestión electrónica documental

Trámites externos Trámites internos Digitalización

Escanear

Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización.

Administrar documentos electrónicos o digitales desde una herramienta informática.

Todos los trámites que llegan de la ciudadanía, Instituciones Públicas y Privadas.

Todos los trámites iniciados en las unidades administrativas de la entidad.

Proceso mediante el cual se puede almacenar, administrar y consultar documentos en imágenes digitales.

Atrapar una imagen de cualquier documento, es un paso previo de la digitalización.

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DEFINICIONES Gestión documental Documento de archivo Gestión electrónica documental Memorando

Trámites externos Trámites internos Oficio Digitalización

Ver historial completo

Es Conjunto el registro de normas de información técnicas y recibida prácticaso producida usadas parapor administrar una persona el flujo o entidad de en razón documentos de sus actividades de todo tipooen funciones, una que tiene organización. valor administrativo, fiscal, legal, económico, histórico o cultural Administrar científico, documentos electrónicos o ydigitales que debe ser objeto de conservación. desde una herramienta Documento informática. escrito que se utiliza en una empresa comunicarse internamente Todos lospara trámites que llegan de la Es ciudadanía, de carácter Instituciones sumamente Públicas formal y u oficial Privadascomo su palabra lo indica, se utiliza portrámites lo regular en enoficinas de Todos los iniciados las gobierno, empresas, etc.,de puede ser para unidades administrativas la entidad pedir algo, enterarel sobre a alguna Proceso mediante cual sealgo puede persona en administrar particular, van dirigidas por lo almacenar, y consultar regular a unaen sola persona.digitales documentos imágenes Despliega las actividades realizadas y los antecedentes de un trámite 8

DEFINICIÓN DE FLUJOS El sistema divide a los trámites que se cumplen en el Consejo de la Judicatura en dos:

TRÁMITES EXTERNOS

TRÁMITES INTERNOS

• Ciudadanos, Instituciones Públicas y Privadas.

• Unidades Administrativas del Consejo de la Judicatura.

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ESTRUCTURA BÁSICA DE LA UNIDAD PARA IMPLEMENTAR EL SISTEMA Grupo 1.

2.

3.

4.

5.

Coordinación de Gestión Documental Jefes de Área Asistentes de Coordinación Asesores o Analistas Encargados del Archivo de Gestión

Número de personas 2 o 3 personas Los que existan en la Unidad 1 o 2 personas Los funcionarios que requiera la unidad Por lo menos uno para cada unidad

Infraestructura y equipamiento Formulario

 Espacio para el Archivo de Gestión (en cada unidad)  Escáneres y computadoras

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PROPUESTA DE FLUJOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL • FLUJOS GENÉRICOS DEL SISTEMA Trámite Externo Propuesto • FLUJOS GENÉRICOS DEL SISTEMA Trámite Interno Propuesto • FLUJOS GENÉRICOS DEL SISTEMA Trámite Externo de Salida Propuesto

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TIPOS DE USUARIOS Y ATRIBUCIONES • Administrador: Es aquel que tiene todos los privilegios y características que le permite administrar, acceder, modificar, cambiar la configuración que afectan a otros usuarios y obtener acceso a todos los archivos dentro del sistema.

• Usuario: Es aquel que accede a las funcionalidades específicas del Sistema de Gestión Documental de acuerdo al grupo de trabajo en el que se encuentra asignado.

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FUNCIONALIDADES •

Genera trámites externos e internos.

•

Permite direccionar trámites a las Direcciones Nacionales Administrativas del Consejo de la Judicatura.

•

Permite asignar trámites a un funcionario, se este Jefe y/o Analista.

•

Permite generar memorandos u oficios con sus respectivos números de trámites.

•

Permite adjuntar un documento con fe de recepción.

•

Permite indicar la ubicación de los documentos generados.

•

Permite buscar un trámite y desplegar la ruta que siguió.

•

Permite descargar y adjuntar documentos.

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BENEFICIOS La aplicación del Sistema de Gestión Documental ha permitido un incremento exponencial de la productividad en tiempo real en el Consejo de la Judicatura, ya que: • • • • • • • • • •

Facilita la ubicación y el manejo de la información.

Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel.

Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos.

Reducción de los costes de archivado.

Reducción de la recuperación de un documento.

Acceso concurrente a un documento.

Mejora de atención a los clientes.

Reducción de costes legales.

Reducción de costes de acceso a la documentación.

Incremento en la satisfacción de los usuarios internos.

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REFERENCIAS DE AYUDA • Manual del administrador.

• Manual de usuario.

• Manual de acceso al Sistema de Gestión Documental • ¿Cómo crear un documento desde plantilla?

• ¿Cómo generar un trámite interno?

• ¿Cómo generar un trámite interno para responder a usuario externo?

• Instructivo de uso del menú del Sistema de Gestión Documental.

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ESTADÍSTICAS DE USO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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TRÁMITES INGRESADOS 34.850 22.977

25.000

35.000 30.000

20.000 25.000

11.873

15.000

10.000

Interno

20.000

12.043

Externo

7.082

15.000

4.961 10.000 5.000 5.000 0 2013 (nov, dic)

2014

0 2013 (nov, dic)

2014

Total = 46, 893 trámites Fuente: Sistema de Gestión Documental Nov – Dic 2013, Ene– Abr 2014

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TRÁMITES EXTERNOS INGRESADOS

3.035

Abril

3.240

Marzo

2.849

Febrero

2.749

Enero

2.500

2.600

2.700

2.800

2.900

3.000

3.100

3.200

3.300

Total = 11, 873 trámites Fuente: Sistema de Gestión Documental Ene– Abr 2014

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TRÁMITES EXTERNOS INGRESADOS POR UNIDAD ADMINISTRATIVA 2500 2105

2025

2000

1669

1500

1221 966

1056

1000 436

388 376

500

216 37

1

0

23

190

40

165 100

210 41

126 147

3

107 162

55

8

0

19

SOPORTE TÉCNICO

289

Abril

252

Marzo

220

Febrero

365

Enero

262

Diciembre

253

Noviembre 0

50

100

150

200

250

300

350

400

Total = 1641 soportes Fuente: Registro Manual – Gestión Documental Nov, Dic 2013 – Abr 2014

20

CAPACITACIÓN

2

Mayo

9

Abril

15

Marzo

3

Febrero

10

Enero

12

Diciembre

30

Noviembre 0

5

10

15

20

25

30

Fuente: Registro Manual – Gestión Documental Nov, Dic 2013 – Abr 2014

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BENEFICIOS EN LA ENTREGA DE INFORMACIÓN LOTAIP A partir del mes de noviembre de 2013, la entrega de información LOTAIP se incrementó significativamente ya que al entrar en producción el sistema de gestión documental se cuenta con reportes que permiten tener el registro de todos los trámites de atención a la ciudadanía 663

700 600

536

500 400 300

2012

200

2013

100

68 1

0

36

0

42

1

33

2

29

0 14

1

41

6

44

71 3

54 1

4

3

0

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USUARIOS DEL SISTEMA DOCUMENTAL

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CAMBIOS SOLICITADOS A LA ESTRUCTURA ORGร NICA EN EL SISTEMA De acuerdo a la solicitud de las autoridades de las Unidades Administrativas se han realizado 6 cambios a la estructura orgรกnica lo que implica traslado de usuarios y trรกmites a la nueva estructura solicitada

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ESTRUCTURA BÁSICA DE LA UNIDAD PARA IMPLEMENTAR EL NUEVO SISTEMA SECRETARIA GENERAL ESTRUCTURA BÁSICA PARA UNA CORRECTA GESTIÓN DOCUMENTAL EN CADA UNIDAD

GRUPO DE COORDINACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL SUPERVISOR DE TRÁMITES

Je fe de la Un ida d: Tiene la potestad de cumplir y verificar todas las funciones del proceso de gestión documental

COORDINADOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL

F u n c io n a rio de c o n fia n za : Devuelve o asigna los trámites para ser atendidos.

Revisa los documentos para firma.

REEMPLAZO DE COORDINADOR (BACK UP)

F u n c io n a rio de s ign a do : Reemplaza al Coordinador de Gestión Documental cuando este ausente.

Comparte el trabajo si es excesivo

CONTINUAR

12 1

ESTRUCTURA BÁSICA DE LA UNIDAD PARA IMPLEMENTAR EL NUEVO SISTEMA JEFES DE ÁREA

Jefe de Área: Encargado de revisar y asignar la información que le competa a su unidad específica.

Revisa que las contestaciones dadas por los analistas estén correctas.

Hace firmar los documentos al Jefe de la Unidad para despacharlos.

CONTINUAR

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ESTRUCTURA BÁSICA DE LA UNIDAD PARA IMPLEMENTAR EL NUEVO SISTEMA GRUPO DE ASISTENTES DE LA COORDINACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL ASISTENTE I

ASISTENTE II

Escanean y digitalizan los documentos suscritos por el jefe.

Entregan documentos al mensajero para despacho.

Suben al sistema los documentos de contestación con fe de recepción para cerrar los trámites.

CONTINUAR

12 3

ESTRUCTURA BÁSICA DE LA UNIDAD PARA IMPLEMENTAR EL NUEVO SISTEMA GRUPO DE ANALISTAS - RESPONSABLES DE CONTESTACIÓN ANALISTAS

Contestan a los trámites que llegan a la unidad.

Generan documentos de respuesta para ser revisados y aprobados por el grupo de Coordinador de Gestión Documental

CONTINUAR

12 4

ESTRUCTURA BÁSICA DE LA UNIDAD PARA IMPLEMENTAR EL NUEVO SISTEMA RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE GESTIÓN

Recibe los documentos que entrega el mensajero con fe de recepción Digitaliza los documentos recibidos y los sube al sistema Archiva los documentos físicos que generó la unidad

CONTINUAR

12 5

PANTALLA DE BIENVENIDA

CONTINUAR

COPIAS

CONTINUAR

MIS TAREAS

CONTINUAR

MI HISTORIAL

CONTINUAR

TAREAS COMPLETADAS

CONTINUAR

PROCESOS INICIADOS POR MI

CONTINUAR

VER HISTORIAL COMPLETO

CONTINUAR

IMPRIMIR RESUMEN

CONTINUAR

INICIAR PROCESOS

CONTINUAR

INICIAR

CONTINUAR

asc & desc

CONTINUAR

COMPLETAR

CONTINUAR

PANEL DE DOCUMENTOS

CONTINUAR

PANEL DE PROPIEDADES

CONTINUAR

PANEL DE COPIAS

CONTINUAR

ADJUNTAR ARCHIVO

CONTINUAR

¿ES UN ARCHIVO GRANDE?

CONTINUAR

CREAR DOCUMENTO DESDE PLANTILLA

CONTINUAR

SELECCIONE UNA

CONTINUAR

GUARDAR COMO BORRADOR

CONTINUAR

GUARDAR COMO PDF

CONTINUAR

BUSCAR

CONTINUAR

FLUJOS GENร RICOS DEL SISTEMA Trรกmite Externo

CONTINUAR

FLUJOS GENร RICOS DEL SISTEMA Trรกmite Interno

CONTINUAR

FLUJOS GENร RICOS DEL SISTEMA Trรกmite Externo Propuesto

CONTINUAR

FLUJOS GENร RICOS DEL SISTEMA Trรกmite Interno Propuesto

CONTINUAR

FLUJOS GENร RICOS DEL SISTEMA Trรกmite Externo de Salida Propuesto

CONTINUAR

MENĂš DEL SISTEMA Copias

Documentos para conocimiento del usuario.

Indicador de nĂşmeros de tareas asignadas Mis Tareas pendientes de respuesta Refleja las actividades antiguas realizadas por el Mi historial usuario.

Presenta todas las tareas que ha completado el Tareas completadas usuario de todos los procesos en los cuales este involucrado.

Presenta todos los procesos que el usuario ha Procesos iniciados por mi iniciado.

Genera una hoja de resumen de contenido de Imprimir resumen cada una de las tareas.

CONTINUAR

MENÚ DEL SISTEMA Iniciar procesos

Muestra los procesos asignados al usuario, estos pueden ser: Trámite Externo o Trámite Interno.

Iniciar

Botón que permite iniciar el proceso escogido, creando un trámite externo o interno.

asc & desc (Indicador de visualización)

Indica el orden de visualización descendente o ascendente.

Completar

Graba los datos ingresados , indica al motor de la aplicación que se continúe con la siguiente tarea.

CONTINUAR

MENÚ DEL SISTEMA

Panel de propiedades

Panel @Copias Agregar ¿Es un archivo grande?

Formularios para ingresar información, cada tarea solicita información diferente según sea el caso. Los campos marcados con asterisco (*) son de ingreso obligatorio.

Permite agregar más usuarios para que se informen del proceso.

Adjunta un archivo desde su computador al sistema.

Marque el recuadro en el caso que el archivo a adjuntar sea mayor a 1 mega.

CONTINUAR

MENĂš DEL SISTEMA

Panel de Documentos

Cancelar Crear documento desde plantilla Seleccione una

Se presenta todos los documentos que se adjuntan en cada una de las tareas.

Permite anular las instrucciones dadas.

Se puede elaborar documentos, oficios o memorandos, de una manera mas eficiente.

Seleccione el tipo de plantilla que desee utilizar.

CONTINUAR

MENĂš DEL SISTEMA

Guardar como borrador

Guardar como PDF Buscar Cancelar

Permite guardar el documento creado como un borrador editable.

Guarda el documento en formato PDF. Permite buscar procesos, tramites usando palabras claves o asunto, estado, numero de cĂŠdula.

Permite anular las instrucciones dadas.

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