SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CONSEJO DE LA JUDICATURA
1
AGENDA CAPACITACIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL FECHA: 11 – 06 - 2014 HORA: 08h30 LUGAR: DIRECCION NACIONAL DE TALENTO HUMANO
DETALLE
PARTICIPANTES
30 min
Introducción al Sistema de gestión documental y revisión de Grupos de Trabajo
Capacitador
10 min
Validación del formulario de roles del sistema de gestión documental de acuerdo a las Unidades de la estructura orgánica aprobada por el Pleno del Consejo
Equipo Gestión Documental
20 min
Presentación del flujo del sistema de gestión documental y estandarización del proceso documental
Capacitador
60 min
Capacitación al personal de la Secretaria General
60 min
Taller y evaluación al personal de la DNTH
Participantes y Capacitador Participantes y Capacitador 2
ANTECEDENTES
La Subdirección Nacional de Archivo y Gestión Documental como parte de la Secretaría General tiene como misión:
“Administrar y reglamentar la integridad del patrimonio documental del Consejo de la Judicatura y gestionar los procesos que permitan la regulación del flujo documental”
3
ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES Con fecha 28 de abril de 2014 se expide la Resolución 070-2014 que puntualiza las atribuciones y responsabilidades de la Subdirección Nacional de Archivo y Gestión Documental donde se detalla los literales:
…a) Custodiar, manejar y asegurar la integridad del patrimonio documental; …c) Elaborar proyectos de instructivos, manuales, normas técnicas archivísticas y de gestión documental, para los archivos jurisdiccionales, administrativos y notariales; …e) Administrar el sistema de gestión documental institucional que permita la regulación del flujo documental; …f) Coordinar los procesos de gestión documental con las Direcciones Provinciales; Resolución 070-2014
4
OBJETIVOS • Facilitar la comunicación entre dependencias, entregando información en tiempo real para ser atendida de una manera eficiente, eficaz y oportuna. • Determinar los funcionarios responsables del uso del Sistema Documental. • Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.
• Brindar un medio de almacenamiento y seguridad documental.
5
NORMATIVA • ISO 30300:2011.- Control sistemático y corporativo de los documentos. • ISO 30301:2011.- Requisitos que debe cumplir un sistema de gestión de documentos.
• ISO 15489.- Establece un marco de buenas prácticas para el mantenimiento de documentos. • ISO 23081.- Importancia de los metadatos propios de la gestión de documentos. • ISO TR 26122.- Directrices para la implementación de la digitalización responsable de documentos. 6
DEFINICIONES Gestión documental
Gestión electrónica documental
Trámites externos Trámites internos Digitalización
Escanear
Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización. Administrar documentos electrónicos o digitales desde una herramienta informática. Todos los trámites que llegan de la ciudadanía, Instituciones Públicas y Privadas. Todos los trámites iniciados en las unidades administrativas de la entidad. Proceso mediante el cual se puede almacenar, administrar y consultar documentos en imágenes digitales. Atrapar una imagen de cualquier documento, es un paso previo de la digitalización. 7
DEFINICIONES Gestión documental Documento de archivo Gestión electrónica documental Memorando
Trámites externos Trámites internos Oficio Digitalización
Ver historial completo
Es Conjunto el registro de normas de información técnicas y recibida prácticaso producida usadas parapor administrar una persona el flujo o entidad de en razón documentos de sus actividades de todo tipooen funciones, una que tiene organización. valor administrativo, fiscal, legal, económico, histórico o cultural Administrar científico, documentos electrónicos o ydigitales que debe ser objeto de conservación. desde una herramienta Documento informática. escrito que se utiliza en una empresa comunicarse internamente Todos lospara trámites que llegan de la Es ciudadanía, de carácter Instituciones sumamente Públicas formal y u oficial Privadascomo su palabra lo indica, se utiliza portrámites lo regular en enoficinas de Todos los iniciados las gobierno, empresas, etc.,de puede ser para unidades administrativas la entidad pedir algo, enterarel sobre a alguna Proceso mediante cual sealgo puede persona en administrar particular, van dirigidas por lo almacenar, y consultar regular a unaen sola persona.digitales documentos imágenes Despliega las actividades realizadas y los antecedentes de un trámite 8
DEFINICIÓN DE FLUJOS El sistema divide a los trámites que se cumplen en el Consejo de la Judicatura en dos:
TRÁMITES EXTERNOS
TRÁMITES INTERNOS
• Ciudadanos, Instituciones Públicas y Privadas.
• Unidades Administrativas del Consejo de la Judicatura.
9
ESTRUCTURA BÁSICA DE LA UNIDAD PARA IMPLEMENTAR EL SISTEMA Grupo 1. 2. 3. 4. 5.
Coordinación de Gestión Documental Jefes de Área Asistentes de Coordinación Asesores o Analistas Encargados del Archivo de Gestión
Número de personas 2 o 3 personas Los que existan en la Unidad 1 o 2 personas Los funcionarios que requiera la unidad Por lo menos uno para cada unidad
Infraestructura y equipamiento Formulario
Espacio para el Archivo de Gestión (en cada unidad) Escáneres y computadoras
10
PROPUESTA DE FLUJOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL • FLUJOS GENÉRICOS DEL SISTEMA Trámite Externo Propuesto • FLUJOS GENÉRICOS DEL SISTEMA Trámite Interno Propuesto • FLUJOS GENÉRICOS DEL SISTEMA Trámite Externo de Salida Propuesto
11
TIPOS DE USUARIOS Y ATRIBUCIONES • Administrador: Es aquel que tiene todos los privilegios y características que le permite administrar, acceder, modificar, cambiar la configuración que afectan a otros usuarios y obtener acceso a todos los archivos dentro del sistema. • Usuario: Es aquel que accede a las funcionalidades específicas del Sistema de Gestión Documental de acuerdo al grupo de trabajo en el que se encuentra asignado.
12
FUNCIONALIDADES •
Genera trámites externos e internos.
•
Permite direccionar trámites a las Direcciones Nacionales Administrativas del Consejo de la Judicatura.
•
Permite asignar trámites a un funcionario, se este Jefe y/o Analista.
•
Permite generar memorandos u oficios con sus respectivos números de trámites.
•
Permite adjuntar un documento con fe de recepción.
•
Permite indicar la ubicación de los documentos generados.
•
Permite buscar un trámite y desplegar la ruta que siguió.
•
Permite descargar y adjuntar documentos. 13
BENEFICIOS La aplicación del Sistema de Gestión Documental ha permitido un incremento exponencial de la productividad en tiempo real en el Consejo de la Judicatura, ya que: • • • • • • • • • •
Facilita la ubicación y el manejo de la información. Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel. Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos. Reducción de los costes de archivado. Reducción de la recuperación de un documento. Acceso concurrente a un documento. Mejora de atención a los clientes. Reducción de costes legales. Reducción de costes de acceso a la documentación. Incremento en la satisfacción de los usuarios internos. 14
REFERENCIAS DE AYUDA • Manual del administrador. • Manual de usuario. • Manual de acceso al Sistema de Gestión Documental • ¿Cómo crear un documento desde plantilla? • ¿Cómo generar un trámite interno? • ¿Cómo generar un trámite interno para responder a usuario externo? • Instructivo de uso del menú del Sistema de Gestión Documental.
15
ESTADÍSTICAS DE USO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
16
TRÁMITES INGRESADOS 34.850 22.977
25.000
35.000 30.000
20.000 25.000
11.873
15.000
10.000
Interno
20.000
12.043
Externo
7.082
15.000
4.961 10.000 5.000 5.000 0 2013 (nov, dic)
2014
0 2013 (nov, dic)
2014
Total = 46, 893 trámites Fuente: Sistema de Gestión Documental Nov – Dic 2013, Ene– Abr 2014
17
TRÁMITES EXTERNOS INGRESADOS
3.035
Abril
3.240
Marzo
2.849
Febrero
2.749
Enero
2.500
2.600
2.700
2.800
2.900
3.000
3.100
3.200
3.300
Total = 11, 873 trámites Fuente: Sistema de Gestión Documental Ene– Abr 2014
18
TRÁMITES EXTERNOS INGRESADOS POR UNIDAD ADMINISTRATIVA 2500 2105
2025
2000
1669
1500
1221 966
1056
1000 436
388 376
500
216 37
1
0
23
190
40
165 100
210 41
126 147
3
107 162
55
8
0
19
SOPORTE TÉCNICO
289
Abril
252
Marzo
220
Febrero
365
Enero
262
Diciembre
253
Noviembre 0
50
100
150
200
250
300
350
400
Total = 1641 soportes Fuente: Registro Manual – Gestión Documental Nov, Dic 2013 – Abr 2014
20
CAPACITACIÓN
2
Mayo
9
Abril
15
Marzo
3
Febrero
10
Enero
12
Diciembre
30
Noviembre 0
5
10
15
20
25
30
Fuente: Registro Manual – Gestión Documental Nov, Dic 2013 – Abr 2014
21
BENEFICIOS EN LA ENTREGA DE INFORMACIÓN LOTAIP A partir del mes de noviembre de 2013, la entrega de información LOTAIP se incrementó significativamente ya que al entrar en producción el sistema de gestión documental se cuenta con reportes que permiten tener el registro de todos los trámites de atención a la ciudadanía 663
700 600
536
500 400 300
2012
200
2013
100
68 1
0
36
0
42
1
33
2
29
0 14
1
41
6
44
71 3
54 1
4
3
0
22
USUARIOS DEL SISTEMA DOCUMENTAL
23
CAMBIOS SOLICITADOS A LA ESTRUCTURA ORGร NICA EN EL SISTEMA De acuerdo a la solicitud de las autoridades de las Unidades Administrativas se han realizado 6 cambios a la estructura orgรกnica lo que implica traslado de usuarios y trรกmites a la nueva estructura solicitada
24
ESTRUCTURA BÁSICA DE LA UNIDAD PARA IMPLEMENTAR EL NUEVO SISTEMA SECRETARIA GENERAL ESTRUCTURA BÁSICA PARA UNA CORRECTA GESTIÓN DOCUMENTAL EN CADA UNIDAD
GRUPO DE COORDINACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL SUPERVISOR DE TRÁMITES
Je fe de la Un ida d: Tiene la potestad de cumplir y verificar todas las funciones del proceso de gestión documental
COORDINADOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL
F u n c io n a rio de c o n fia n za : Devuelve o asigna los trámites para ser atendidos. Revisa los documentos para firma.
REEMPLAZO DE COORDINADOR (BACK UP)
F u n c io n a rio de s ign a do : Reemplaza al Coordinador de Gestión Documental cuando este ausente. Comparte el trabajo si es excesivo
CONTINUAR
12 1
ESTRUCTURA BÁSICA DE LA UNIDAD PARA IMPLEMENTAR EL NUEVO SISTEMA JEFES DE ÁREA
Jefe de Área: Encargado de revisar y asignar la información que le competa a su unidad específica. Revisa que las contestaciones dadas por los analistas estén correctas. Hace firmar los documentos al Jefe de la Unidad para despacharlos.
CONTINUAR
12 2
ESTRUCTURA BÁSICA DE LA UNIDAD PARA IMPLEMENTAR EL NUEVO SISTEMA GRUPO DE ASISTENTES DE LA COORDINACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL ASISTENTE I
ASISTENTE II
Escanean y digitalizan los documentos suscritos por el jefe. Entregan documentos al mensajero para despacho. Suben al sistema los documentos de contestación con fe de recepción para cerrar los trámites.
CONTINUAR
12 3
ESTRUCTURA BÁSICA DE LA UNIDAD PARA IMPLEMENTAR EL NUEVO SISTEMA GRUPO DE ANALISTAS - RESPONSABLES DE CONTESTACIÓN ANALISTAS
Contestan a los trámites que llegan a la unidad. Generan documentos de respuesta para ser revisados y aprobados por el grupo de Coordinador de Gestión Documental
CONTINUAR
12 4
ESTRUCTURA BÁSICA DE LA UNIDAD PARA IMPLEMENTAR EL NUEVO SISTEMA RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE GESTIÓN
Recibe los documentos que entrega el mensajero con fe de recepción Digitaliza los documentos recibidos y los sube al sistema Archiva los documentos físicos que generó la unidad
CONTINUAR
12 5
PANTALLA DE BIENVENIDA
CONTINUAR
COPIAS
CONTINUAR
MIS TAREAS
CONTINUAR
MI HISTORIAL
CONTINUAR
TAREAS COMPLETADAS
CONTINUAR
PROCESOS INICIADOS POR MI
CONTINUAR
VER HISTORIAL COMPLETO
CONTINUAR
IMPRIMIR RESUMEN
CONTINUAR
INICIAR PROCESOS
CONTINUAR
INICIAR
CONTINUAR
asc & desc
CONTINUAR
COMPLETAR
CONTINUAR
PANEL DE DOCUMENTOS
CONTINUAR
PANEL DE PROPIEDADES
CONTINUAR
PANEL DE COPIAS
CONTINUAR
ADJUNTAR ARCHIVO
CONTINUAR
¿ES UN ARCHIVO GRANDE?
CONTINUAR
CREAR DOCUMENTO DESDE PLANTILLA
CONTINUAR
SELECCIONE UNA
CONTINUAR
GUARDAR COMO BORRADOR
CONTINUAR
GUARDAR COMO PDF
CONTINUAR
BUSCAR
CONTINUAR
FLUJOS GENร RICOS DEL SISTEMA Trรกmite Externo
CONTINUAR
FLUJOS GENร RICOS DEL SISTEMA Trรกmite Interno
CONTINUAR
FLUJOS GENร RICOS DEL SISTEMA Trรกmite Externo Propuesto
CONTINUAR
FLUJOS GENร RICOS DEL SISTEMA Trรกmite Interno Propuesto
CONTINUAR
FLUJOS GENร RICOS DEL SISTEMA Trรกmite Externo de Salida Propuesto
CONTINUAR
MENĂš DEL SISTEMA Copias
Documentos para conocimiento del usuario. Indicador de nĂşmeros de tareas asignadas Mis Tareas pendientes de respuesta Refleja las actividades antiguas realizadas por el Mi historial usuario. Presenta todas las tareas que ha completado el Tareas completadas usuario de todos los procesos en los cuales este involucrado. Presenta todos los procesos que el usuario ha Procesos iniciados por mi iniciado. Genera una hoja de resumen de contenido de Imprimir resumen cada una de las tareas. CONTINUAR
MENÚ DEL SISTEMA Iniciar procesos
Muestra los procesos asignados al usuario, estos pueden ser: Trámite Externo o Trámite Interno.
Iniciar
Botón que permite iniciar el proceso escogido, creando un trámite externo o interno.
asc & desc (Indicador de visualización)
Indica el orden de visualización descendente o ascendente.
Completar
Graba los datos ingresados , indica al motor de la aplicación que se continúe con la siguiente tarea. CONTINUAR
MENÚ DEL SISTEMA
Panel de propiedades
Panel @Copias Agregar ¿Es un archivo grande?
Formularios para ingresar información, cada tarea solicita información diferente según sea el caso. Los campos marcados con asterisco (*) son de ingreso obligatorio.
Permite agregar más usuarios para que se informen del proceso. Adjunta un archivo desde su computador al sistema. Marque el recuadro en el caso que el archivo a adjuntar sea mayor a 1 mega.
CONTINUAR
MENĂš DEL SISTEMA
Panel de Documentos
Cancelar Crear documento desde plantilla Seleccione una
Se presenta todos los documentos que se adjuntan en cada una de las tareas. Permite anular las instrucciones dadas. Se puede elaborar documentos, oficios o memorandos, de una manera mas eficiente. Seleccione el tipo de plantilla que desee utilizar.
CONTINUAR
MENĂš DEL SISTEMA
Guardar como borrador
Guardar como PDF Buscar Cancelar
Permite guardar el documento creado como un borrador editable. Guarda el documento en formato PDF. Permite buscar procesos, tramites usando palabras claves o asunto, estado, numero de cĂŠdula. Permite anular las instrucciones dadas. CONTINUAR