Comwells tjekliste for hybridmøder

TJEKLISTE

TIL AFHOLDELSE AF HYBRID VIDEOMØDER Vi har samlet et par gode råd, som du som mødeleder til et hybrid onlinemøde, kan bruge som inspiration og tjekliste.

HVAD ER ET HYBRIDMØDE? Et hybridmøde er en kombination af fysiske møder og et fælles online videomøde. Ved denne mødeform, mødes deltagere - der fysisk er samlet i ét eller flere af Comwells mødelokaler, rundt om i landet, - i ét fælles online videomøde. Deltagere, der ikke fysisk er til stede, kan tilkobles hybridmødet via deres laptop.

INDEN HYBRID ONLINEMØDE • Send link og evt. log-in information til mødedeltagerne til online videomødet i god tid • Sørg for at få kameraet ved de fysisk møder indstillet, som I ønsker. Eksempelvis at alle deltagere i de fysiske mødelokaler kan ses, men at der zoomes ind på den der taler, så ansigts- og kropssprog kan ses.

Comwells AV-teknikere hjælper gerne med dette ved opstart • Orientér deltagere der evt. skal deltage via laptop, at de skal logge på mødet med eller uden kamera.

Vi anbefaler, at have kameraet tændt, så man kan følge ansigtsudtryk og kropsbevægelser • Send agenda til deltagere i god tid • Tydeliggør forventninger til deltagernes involvering. Skal deltagere deltage i debat, skal spørgsmål forberedes, skal der gennemføres afstemning, skal dokumenter deles, præsentationer m.m.?

VED AFVIKLING • Test mødeplatformen inden mødet • Vi anbefaler, at mødeleder ankommer min. 30 min. før mødestart, så set-up kan testes med Comwells AV-tekniker • Mødeleder logger på fælles online møde i god tid • Byd deltagere velkommen efterhånden som de logger sig på mødet • Tjek at alle deltagere er logget på mødet • Start mødet med at præsentere deltagere og skitser retningslinjerne for mødet Eksempelvis: · Hvordan deltagere kan stille spørgsmål. Er det via chat, rækker man fingeren op, tages spørgsmål løbende eller er der spørgerunder? Skal man præsentere sig/sige eller skrive sit navn når der stilles spørgsmål m.m.? · Skal deltagere der er logget på fra laptop logge på med kamera? · For ikke at skabe unødig støj anbefaler vi, at deltagere der er logget på via laptop har slukket mikrofonen, når man ikke siger noget.

• Det er nemt at overse de deltagere, der ikke sidder på én af de fysiske mødelokationer, vær derfor opmærksom på de mødedeltagere der ikke fysisk er til stede • Ved mellemstore og store hybridmøder anbefaler vi, at have en mødemoderater eller ordstyrer, der sørger for at dagsorden holdes og tidsplanen fastholdes. Men samtidig også styrer talerækken, håndterer spørgsmål, afstemninger, deling af materiale online m.m.