w lo f k r o w je n a v Epicentrum
Slimme personal De huidige generatie online-agenda’s doet veel meer dan je herinneren aan afspraken en verjaardagen. Het zijn slimme persoonlijke assistenten die vergaderingen organiseren met anderen en die op een kaartje de locatie van de afspraak tonen. Ze waarschuwen zelfs wanneer je moet vertrekken, zodat je op tijd komt. Tekst Dirk Schoofs
D
e digitale agenda is het epicentrum van je workflow. Als je een online-agenda slim inzet in een moderne werkomgeving, dan wordt deze de controletoren van je leven. Vanuit daar houd je overzicht op alles wat er moet gebeuren. En privéaangelegenheden en professionele afspraken worden keurig van elkaar gescheiden. Daardoor blijf je zicht houden op de leuke dingen in het leven en de zaken die nu eenmaal moeten gebeuren. Een online-agenda zorgt er ook voor dat mobiele en desktoptoestellen alle belangrijke informatie voortdurend uitwisselen. Een agenda-app maakt het verder makkelijk om anderen bij bepaalde gebeurtenissen te betrekken. Ten slotte zijn er apps gespecialiseerd in een bepaalde taak; daarmee fungeren ze als sidekick van je gewone digitale agenda. We gaan de mogelijkheden eens bekijken.
Google Agenda
Gratis en makkelijk delen We beginnen met een stevige jongen. Je hebt geen handleiding nodig om aan de slag te gaan met Google Agenda. In deze gratis app maak je verschillende agenda’s aan voor de verschillende facetten van je leven; zoals verjaardagen, professionele afspraken, privé-afspraken en bezoekjes aan de sportclub. Omdat de agenda uit meerdere agenda’s bestaat, kun je de weergave aanpassen. Daarmee zie je alleen wat je werkelijk nodig hebt. Items die je toevoegt, kun je makkelijk laten herhalen. In de schermweergave bekijk je de volledige maand, de week of een bepaalde dag. Zoals bij alle Google-toepassingen is de grootste
troef de synchronisatie in de cloud en het gemak om afspraken en taken te delen met anderen. Met een gedeelde familiekalender zorg je dat niemand in de familie nog een excuus heeft om iemands verjaardag te vergeten. Mobiele gebruikers richten hun agenda vaak in op hun desktop en houden deze verder bij met hun telefoon. Het is ook mogelijk om een agenda openbaar te maken. In dat geval moet je het ics-bestand van de agenda delen, dan kunnen anderen de gedeelde agenda met de webbrowser bekijken.
Bekijk de agenda per dag, per week, per maand of bijvoorbeeld voor de komende vier dagen.
Microsoft Outlook In de Office-suite
Hoewel Outlook op de eerste plaats de e-mailclient is van de Microsoft Office-suite, is het tegelijk een onlineagenda, een taakmanager, een app voor contactbeheer en een tool om noties te maken. Organisaties gebruiken de software om via de Microsoft Het is makkelijk om terugkerende evenementen vast te leggen.
Exchange Server of SharePoint agenda’s te delen of afspraken in te plannen. Door de Outlook Agenda te delen, kun je zien of iemand op een bepaald tijdstip beschikbaar is. In de webversie van Outlook.com kun je met de browser zowel je e-mail behandelen als je agenda beheren, zonder daarbij een apart programma te gebruiken.
Speciale dagen Verjaardagen en feestdagen zitten al in je Google Agenda. De verjaardagen haalt de toepassing uit je Google Contacten. Je moet die informatie dus wel toevoegen in de contactenlijst. In de webversie klik je op het tandwieltje om de Instellingen te openen. Daarna ga je in de linkerkolom naar de categorie Agenda toevoegen om het onderdeel Door interessante agenda’s browsen te selecteren. Hier kun je aanvinken dat je regionale of religieuze feestdagen automatisch wilt toevoegen en bovenaan staat het item Je contacten.
36
24 | 2021
De verjaardagen haalt Google Agenda uit je contacten.
