Google Agenda

Nóg efficiënter werken Wat staat er in de planning?

Een meeting hier, een afspraak daar en voordat je het weet, ben je de draad kwijt. Alles goed inplannen is dan de oplossing. Dat lukt het best met een online-agenda, zoals die van Google. We hebben een aantal tips en trucs verzameld om nog efficiënter met Google Agenda aan de slag te gaan.

Tekst Toon van Daele

Een online-agenda biedt best veel voordelen. Niet alleen kun je die bijna overal (via desktop of mobiele apparaat) inkijken en bewerken; het is ook mogelijk die met familie, vrienden of collega’s te delen. Zo kun je makkelijker met elkaar een datum prikken.

Een van de populairste agenda’s is ongetwijfeld die van Google. De agenda is beschikbaar vanuit de browser (https://calendar.google.com), na aanmelding met je Google-account, en als mobiele app voor Android en iOS. In principe is het werken met zo’n agenda niet ingewikkeld. Je tikt een datum aan, geeft een gebeurtenisnaam, tijdstip, duur en locatie op en stelt eventueel een herinnering in. In dit artikel gaan we kijken naar uiteenlopende technieken om nog meer uit je Google Agenda te halen.

Desktop-synchronisatie

Met deze tool kun je tussen Outlook en Google Agenda twee richtingen op synchroniseren.

Liever een desktopapplicatie? Windows Agenda kan perfect met Google Agenda overweg.

Outlook-synchronisatie

Heb je de webapplicatie van Google Agenda liever op je bureaublad, dan kun je eenvoudig een snelkoppeling maken.

We nemen Chrome als uitgangspunt. Surf naar Google Agenda, druk op het knopje met de drie puntjes en kies Meer hulpprogramma’s / Snelle link maken. Geef de snelkoppeling een naam, plaats (eventueel) een vinkje bij Openen als venster en bevestig met Maken.

Het blijft natuurlijk een webapp en misschien vind je een heuse desktopapplicatie wel handiger. Je kunt Google Agenda dan openen in de standaardapp Windows Agenda. Start de app op en klik linksonder op het tandwielpictogram. Kies Accounts beheren / + Account toevoegen / Google en meld je aan met je Google-account. Bevestig met Toestaan: even later is de koppeling een feit en kun je ook vanuit deze app je Google-agenda beheren. Klik op het knopje met de drie puntjes en kies Synchroniseren om alles meteen op elkaar af te stemmen (afbeelding 1).

1

Werk je standaard met Microsoft Outlook, maar wil je ook een of meer Google-agenda’s importeren? Open dan het hoofdmenu van Google Agenda en klik op het knopje met de drie puntjes naast de agen2 da die je wilt exporteren. Kies Instellingen en delen. Scrol tot bij Agenda integreren en klik op het icoontje Kopiëren naar klembord bij Geheim adres in iCal-indeling. Gewapend met dit adres open je Outlook en open je Bestand / Accountinstellingen / Accountinstellingen. Ga naar het tabblad Internetagenda’s, klik op Nieuw en plak het adres in het veld. Druk op Toevoegen, geef een geschikte mapnaam op en bevestig met OK: de agenda wordt nu aan Outlook toegevoegd. Let wel, in tegenstelling tot de oplossing hierboven (met Windows Agenda) werkt deze methode slechts in één richting: wijzigingen in Google zetten zich door in Outlook, maar niet omgekeerd. Heb je liever toch een synchronisatie die beide kanten opgaat, dan kun je het gratis Outlook Google Calendar Sync overwegen (www.bit.ly/ogcsync). Op het tabblad Settings leg je alle opties voor configuratie vast (afbeelding 2). Op het tabblad Sync vind je de knop Start Sync terug en kun je alle operaties mooi volgen.

Site-inbedding

Ben je bijvoorbeeld secretaris van een vereniging en wil je de leden op de hoogte brengen van allerlei gebeurtenissen, dan kun je de agenda ook op de clubsite plaatsen. Klik weer op het knopje met de drie puntjes naast de beoogde agenda en kies Instellingen en delen. Scrol tot bij Agenda integreren en klik op Aanpassen.

Selecteer de gewenste items, kleur, venstergrootte en weergaves en druk vervolgens op het kopieerknopje rechtsboven zodat er een code naar het klembord wordt gekopieerd. Nu hoef je deze code alleen nog maar ergens in de html-code van de webpagina te plakken. Dit kun je trouwens ook lokaal snel testen door met het kladblok het tekstbestand agenda.html te creëren met de volgende code:

Wat staat er in de planning?

3

<html><head><title>Mijn agenda</title> </head><body> <ingeplakte iframe-code> </body></html> Dubbelklik op het html-bestand om dat in je browser te openen (afbeelding 3).

Dagelijkse mail

Heb je het geregeld druk, dan vind je het misschien handig om je dagelijkse agenda automatisch naar je doorgemaild te krijgen. Open hiervoor Google Agenda en ga naar het Menu Instellingen / Instellingen. Klik op je agenda bij Instellingen voor mijn agenda’s en scrol tot bij Overige meldingen. Bij Dagelijkse agenda kies je E-mail (afbeelding 4). Merk op dat je hier ook e-mails voor diverse andere gebeurtenissen kunt instellen, zoals Nieuwe afspraken en Geannuleerde afspraken.

De agenda heb je zo ingebed in een webpagina met een coderegel.

Snelle agendavulling

Spreadsheets zijn snel gevuld en nog sneller in je agenda geïmporteerd. Je kunt in Google Agenda natuurlijk ook herhaalafspraken opnemen. Maar wat als een afspraak net iets minder regelmatig is, of niet altijd op dezelfde dag of tijdstip plaatsvindt? Dan kun je via Google Spreadsheets snel alle afspraken invoeren en die vervolgens mooi in Google Agenda importeren.

Open hiervoor een nieuw rekenblad in https://docs. google.com/spreadsheets en vul op de bovenste rij de titels van de items in die je mee in je agenda wilt opnemen. Deze kolomtitels moeten wel herkenbaar zijn voor Google Agenda en die 5 horen er als volgt uit te zien: Subject; Start Date (bijvoorbeeld 07/13/2021), Start Time (bijvoorbeeld 9.15 AM of 3.45 PM), End Time (indien vermeld ook End Date opnemen), All Day Event (mogelijke waarden zijn True of False), Description, Location, Private (True of False). Alleen de eerste twee items zijn verplicht, de volgorde van je items maakt weinig uit. Bewaar het rekenblad, klik op Bestand en kies Downloaden als / Door komma’s

Best leuk, je eigen achtergrondafbeelding voor je agenda.

Graag een dagelijks agendaoverzicht? Google Agenda zorgt ervoor!

4

gescheiden waarden (.csv, huidig blad). Over nu naar Google Agenda, waar je Instellingen opent en Importeren en exporteren selecteert. Klik op Selecteer een bestand op je computer en verwijs naar je csv-bestand. Selecteer de gewenste agenda in het uitklapmenu en bevestig met Importeren. Als het goed is, verschijnt nu het bericht ‘x van x afspraken geïmporteerd’ (afbeelding 5).

Optimale weergave

Standaard krijg je een maandweergave in Google Agenda, maar dat kun je aanpassen. Hiervoor druk je rechtsboven op het pijlknopje. Selecteer een geschikte weergave, zoals Dag, Week, Maand of Jaar. De weergave Planning zet alle ingeplande afspraken netjes onder elkaar. De weergave

7

Google Agenda kun je ook gebruiken als taakplanner.

Zou je er ook een dubbele agenda op kunnen nahouden?

kiezen gaat trouwens nog iets sneller met de respectievelijke sneltoetsen D, W, M, Y en A. In ditzelfde uitklapmenu kun je verder aangeven of je weekenden en geannuleerde afspraken wilt zien. Om snel te zien of er geen overlappende afspraken zijn, kun je bijvoorbeeld de dag- of planningsweergave oproepen en in het linkervenster alle gewenste agenda’s zichtbaar maken.

Leuk voor wie Chrome gebruikt: via www.tiny.cc/ calendarskin vind je de extensie Custom Calendar Background. Daarmee kun je een online-afbeelding als achtergrond voor je Google Agenda instellen. Via Opties kun je ook per maand een ander plaatje kiezen (afbeelding 6).

Taakintegratie

Google Agenda is niet alleen handig om afspraken in te plannen, je kunt deze ook als taakplanner inzetten. Onderliggend maak je dan eigenlijk gebruik van Google

Tasks, maar deze module is wel mooi geïntegreerd in zowel Gmail als Google Agenda. Een taak invoeren doe je eenvoudig door in het rechtervenster de blauwe Tasks-knop in te drukken en Taak toevoegen te kiezen. Daarna geef je een titel op en eventueel verdere Details en een Datum/tijd.

Heb je een taak uitgevoerd, dan hoef je die slechts te selecteren (in het rechtervenster of rechtstreeks in je agenda) en een vinkje te plaatsen of Markeren als voltooid te selecteren. Houd je de taken toch liever buiten je reguliere agenda? Klik dan op het hamburgericoontje linksboven en verwijder het vinkje naast je Tasks-agenda (afbeelding 7).

Bij Rechten voor gasten vind je opties zoals Afspraak bewerken en Anderen uitnodigen.

Je bepaalt zelf met wie je agenda’s deelt en welke machtigingen je daarbij toekent.

8

9 Extra agenda’s

Je hoeft je natuurlijk niet tot één agenda te beperken. Zo kunnen we ons voorstellen dat je zowel een agenda voor privézaken als voor zakelijke afspraken wilt hebben. Klik hiervoor op het plusknopje bij Andere agenda’s, onderaan het linkervenster. Klik op Nieuwe agenda maken, geef een Naam en Omschrijving op en bevestig met Agenda maken. Je kunt een agenda trouwens op elk moment ook weer verwijderen. Een agenda zichtbaar maken voor anderen kan ook. Druk op het knopje met de drie puntjes naast de agenda, kies Instellingen en delen en scrol naar Delen met specifieke mensen. Kies Mensen toevoegen en vul het e-mailadres van een persoon of een Google-groep toe (meer informatie over groepsbeheer vind je via www.tiny.cc/groepsbeheer). In het uitklapmenu bij Rechten geef je aan wat die persoon met je agenda mag doen, van Alleen statusinformatie beschikbaar/bezet weergeven tot Wijzigingen aanbrengen en opties voor delen beheren (afbeelding 8). Bevestig met Verzenden.

Bijlagen

Je wilt een gebeurtenis inplannen en anderen daarvan op de hoogte brengen, maar het zou wel handig zijn als iedereen over de nodige documenten beschikt. Die kun je natuurlijk wel vooraf als bijlagen doormailen, maar het is veel handiger wanneer je alle nodige bestanden tegelijk met het inplannen van de gebeurtenis klaarzet.

Klik hiervoor op het gewenste tijdstip in je agenda en vul onder meer de titel en het tijdstip. Klik op Gasten toevoegen en vul de e-mailadressen in. Bij Rechten voor gasten vind je nuttige opties als Afspraak bewerken, Anderen uitnodigen en Gastenlijst bewerken. Klik vervolgens onderaan het venster op Bijlage toevoegen. Kies Mijn Drive, of Uploaden om lokale bestanden beschikbaar te stellen. De geselecteerde bestanden worden nu toegevoegd (afbeelding 9).

Ook goed om weten: via de knop Google Meet-videovergadering toevoegen voeg je meteen een link naar een geplande online-meeting toe. Of je klikt op Beschrijving toevoegen en je voegt zelf de url toe als je een andere dienst dan Google Meet gebruikt. Bevestig met Opslaan.